Manual de usuario de la RACP para Titulares de Certificados de Fincas

¿Qué puedes hacer en la RACP?

Inscríbase en RACP para formar parte del programa Rainforest Alliance 2020. Aquí puede crear su cuenta, obtener la certificación Rainforest Alliance, gestionar sus licencias, hacer informes de trazabilidad, consultar sus informaciones financieras, y presentar solicitudes de aprobación de declaraciones.

¿Quién necesita registrarse en la RACP?

La inscripción en la RACP aplica a:

• Productores: pequeñas fincas, grandes fincas, grupos de fincas
• Actores de la cadena de suministro (incluso minoristas, empresas de servicios alimentarios y propietarios de marcas)

¿Para qué sirve este manual de usuario?

Este manual de usuario ayuda a los Titulares de Certificados de Finca a navegar por la RACP durante el proceso de registro y certificación, el proceso de renovación de la certificación y cómo gestionar usuarios y contactos.

1. Presentar solicitud de registro

• Vaya a la página de registro de RACP aquí.
• Seleccione su idioma preferido en la ventana emergente o en la esquina superior derecha.
• Lea la información sobre las fincas y continúe.
• Proporcione la información de su organización:
  • Detalles de la organización:
    • nombre de la organización;
    • Si corresponde, su número de identificación existente de Rainforest Alliance/UTZ;
    • su cultivo principal;
    • cualquier otras actividades adicionales.
  • Dirección de la organización: es el lugar donde se gestiona la finca/grupo.
  • Datos personales: su nombre, apellidos y dirección de correo electrónico profesional.
  • Términos y condiciones:
    • Lea y acepte los Términos y condiciones.
    • Envíe su registro: haga clic en “Presentar participación”.

2. Cree su perfil de certificación

Ahora que ha recibido el correo electrónico de activación, haga clic en el enlace del correo electrónico para activar su nombre de usuario y establecer su nueva contraseña.

Usted será llevado a su Panel de Control en la siguiente pantalla:

Díganos qué desea certificar, indicando:

• una estimación de cuántas fincas pequeñas y/o grandes quiere certificar. Puede agregar más más tarde.
• si todas las fincas son propiedad o están alquiladas por una empresa o propietario:
  • Una finca individual o finca con varios sitios tiene un propietario. Si esto le aplica, seleccione Sí.
  • Un grupo de fincas tiene varias fincas con varios propietarios. Si esto le aplica, seleccione No.
• la dirección de la ubicación de administración central;
• si compra un producto certificado de otro poseedor del certificado de finca. Responda Sí solo si compra a un titular de certificado que no está incluido en su certificación.
• si tiene sitios/subcontratistas adicionales para agregar a su certificación;
• Resumen: Haga clic en "Enviar" para continuar con los pasos siguientes.

Para cualquier modificación necesaria, haga clic en el botón "Editar" bajo Acción.

Llegará a la sección "Visión general de la certificación", donde podrá ver el alcance de su certificación.

2.1. Añadir y mantener sitios/subcontratistas

En el sección “Alcance de la certificación”, puede editar su(s) sitio(s).

El sitio en esta descripción general es la ubicación de administración central (CML) que registró al crear su cuenta. Cada titular de certificado de finca debe tener al menos un sitio en su perfil para poder confirmar su alcance. Haga clic en 'Editar' para completar información adicional sobre la CML.

En el nuevo formulario, rellene la información según proceda:

1. Detalles: introduzca la información de su sitio.
2. Cultivos: seleccione el cultivo o cultivos Rainforest Alliance Certified vinculados a esta ubicación
3. Actividades: indique qué actividades se llevan a cabo en este lugar. Seleccione "Comercio" si no se aplican otras actividades a esta ubicación.
4. Entrada: indique qué (sub)productos se comercializan o transforman en este lugar.
5. Salida: indique qué (sub)productos salen de esta ubicación.
6. Trazabilidad: indique el tipo de trazabilidad de los productos manipulados en este lugar. Seleccione cualquier tipo de nivel de trazabilidad aplicable a su certificación.
7. Preguntas sobre la certificación: responda a las preguntas de esta sección para ayudarnos a identificar su alcance de certificación. Es posible que aparezcan más preguntas en función de sus respuestas. La plataforma prellenara algunas preguntas basándose en la información que ha facilitado en su perfil.
8. Resumen: aquí puede ver un resumen de la información que ha introducido hasta el momento. Si es necesario realizar alguna modificación, pulse el botón "Atrás" para editar las entradas anteriores. Si no es necesario realizar más modificaciones, haga clic en "Enviar" para continuar con los pasos siguientes.

Si tiene más sitios (por ejemplo, un sitio de procesamiento) o desea añadir subcontratistas a su alcance, haga clic en el botón verde "Añadir nuevo sitio" de la sección Alcance de la certificación y repita las acciones descritas anteriormente.

Nota: Si tiene varios sitios, asegúrese de que el sitio de administración esté seleccionado como Ubicación de administración central.

2.2. Confirmar el alcance de la certificación y ver los requisitos

Actualice y confirme su Alcance de Certificación Vaya a la sección de su alcance de certificación y haga clic en el botón verde "Confirmar alcance y ver requisitos".

Esto generará los requisitos aplicables a su organización, basándose en la información introducida en su perfil.

En la sección Requisitos, puede revisar y descargar un archivo Excel con todos los requisitos aplicables. Una vez hecho esto, haga clic en el botón 'Atrás'.

Si los cultivos de cacao y/o café son parte de su alcance de certificación, aparecerá una ventana emergente en su pantalla de Requisitos para incluir los criterios autoseleccionados del RUED en su alcance de certificación. 

 Haga clic en el botón “Ir a Configuración de RUED” y siga las instrucciones del párrafo 4.4.de este manual de usuario

Si ha realizado más cambios en el alcance de su certificación (fincas y/o sitios, incluyó criterios de RUED), deberá volver a confirmar su alcance y consultar de nuevo sus requisitos. Para ello, haga clic en el botón azul "Reconfirmar alcance y ver requisitos".

2.3. Editar el número de estimación de la finca y la titularidad

Si durante la creación de su perfil de certificación ha introducido un número incorrecto de fincas estimadas, y/o el tipo de titularidad de la finca, puede actualizar esta información del siguiente modo:

• En la pestaña Descripción general de la certificación, haga clic en "Editar".

En la siguiente pantalla puede:

• actualizar el número estimado de fincas pequeñas y de fincas grandes.
• el estado de la propiedad.

Haga clic en "Enviar" para guardar los cambios.

Nota: Tras cargar un GMR o añadir manualmente una finca, ya no es posible editar el número de fincas pequeñas o grandes a través de esta pantalla. Sin embargo, aún puede editar el estado de propiedad de las fincas.

3. Solicite su auditoría

3.1. Contacte a un ente de certificación autorizado (ec)

Debe firmar un acuerdo de certificación con el EC seleccionado. Puede encontrar una lista de OC autorizados aquí y solicitar una cotización.

Envíe el Formulario de solicitud de certificación (CAF) a su EC, incluida la documentación mencionada en su CAF.

3.2. Rellenar el CAF

El Formulario de Solicitud de Certificación (CAF) es un documento obligatorio para llenar por los Titulares de Certificados y Organismos de Certificación a lo largo del Proceso de Certificación.

Descargue la última versión de su CAF en la RACP (en la sección Ente de Certificación) o en el sitio web de Rainforest Alliance aquí. Asegúrese de utilizar el documento correcto según la situación de su finca:

• fincas individuales y fincas con varios sitios.
• Grupos de fincas.

Rellene la pestaña roja 1. Formulario de aplicación.

3.3. Confirmar el contrato en RACP (Handshake)

Una vez que haya firmado un acuerdo de certificación con su EC, deberá confirmarlo en la RACP. Este paso permitirá al EC acceder a la información necesaria de su perfil.

Hay dos formas de hacer esto, que se ilustran a continuación.

3.3.a. Envíe una solicitud a su EC

Para enviar una solicitud a su EC, siga los siguientes pasos:

- Vaya a la sección 'Descripción general de la certificación' y luego haga clic en el botón 'Detalles' de la licencia en estado "Pendiente".

- Vaya a la pestaña de preparación de su Licencia;

- En la sección 'Su Ente de Certificación', haga clic en el botón 'Abrir'.

- Aparecerá una lista de Organismos de Certificación autorizados. Haga clic en 'Confirmar contrato' junto al nombre del OC con el que ha firmado un contrato.

- El EC recibirá su solicitud. Hasta que no se confirme, el estado de su solicitud será 'En espera de respuesta'.

- Cuando su EC acepte su solicitud, su contrato con su EC se firma oficialmente en la RACP.

3.3.b. Reciba una solicitud de su EC

Si su EC le ha enviado una solicitud de contrato, siga los pasos a continuación:

- Vaya a la sección 'Descripción general de la certificación' y luego haga clic en el botón 'Detalles' de la licencia en estado "Pendiente".

- Vaya a la pestaña de preparación de su Licencia;

- En la sección 'Su Ente de Certificación', haga clic en el botón 'Abrir'.

- Verás una invitación de tu EC. Haga clic en el botón verde 'Ver invitación'.

- En el panel de la derecha, haz clic en 'Sí, hemos firmado el contrato' y luego en 'Aceptar invitación'.

- Su contrato con su EC ya está oficialmente firmado en la RACP.

4. Prepárese para su auditoría

Una vez que haya implementado todos los requisitos aplicables, puede comenzar a planificar su verificación de auditoría. Asegúrese de completar los siguientes pasos:

• Añadir y/o actualizar la información de su finca.
• Descargue, complete y cargue la autoevaluación en RACP.
• Complete sus datos del indicador.

A continuación, puede encontrar todos los pasos explicados.

4.1. Añadir y/o actualizar la información de su(s) finca(s)

- Vaya a la sección 'Descripción general de la certificación' y luego haga clic en el botón 'Detalles' de la licencia en estado "Pendiente". En su "Alcance de certificación", haga clic en el botón amarillo "fincas" para obtener una visión general de sus fincas.

¿Cuáles son sus próximos pasos?

• si se trata de una finca individual o finca con varios sitios, siga las instrucciones del apartado 4.1.1;
• si se trata de un grupo de fincas, siga las instrucciones del apartado 4.1.2.

4.1.1. Fincas individuales y fincas con varios sitios

En el apartado Información de la Finca verá:

1. La descripción general de las fincas (consulte la casilla 1 en la imagen que aparece arriba) que ingresó en su perfil de certificación. Para cada finca, una notificación en rojo le recordará que proporcione información.Para hacerlo, haga clic en 'Editar' en cada finca. Se abrirá un nuevo formulario, complete los campos obligatorios con el asterisco rojo, en lo siguiente:
   • Información general: agregue información sobre una finca. 
   • Operador/Administrador de la finca: proporcione los datos de contacto del operador/propietario de la finca (esta información no es obligatoria). 
   • Información sobre el empleo: Agregue información sobre la cantidad de empleados que trabajan en esta finca.
   • Cosechas y Volúmenes: Actualice la información de sus cultivos. Su cultivo ya se ingresó anteriormente al registrar la cuenta. Haga clic en el iconoara editar tu cultivo. Aquí puede agregar la variedad de cultivo, el área de cultivo y el volumen de cosecha estimado. Si esta finca cosecha más de un cultivo, puede añadir un nuevo cultivo (haga clic en el botón "Nuevo cultivo").
   • Unidades anexadas a la finca: agreguen la identificación de la unidad anexada a la finca, el área de la unidad anexada a la finca y los puntos de latitud y longitud, si corresponde. Los puntos se emplearán durante su evaluación de riesgos. Para cada unidad anexada a la finca puede también añadir sus cultivos, si corresponde.
   • Haga clic en 'Actualizar' para volver a la pantalla de "información de finca”.
2. Agregar nueva finca: (consulte la casilla 2 en la imagen de arriba) use este botón para ingresar más fincas, si es necesario. 
3. Cosecha y volúmenes del producto: (consulte la casilla 3 en la imagen de arriba) una vez que haya facilitado información sobre todas sus fincas, haga clic en "Facilite sus datos de cosecha" para rellenar el Subproducto (en caso de que haya más de un subproducto, seleccione el subproducto principal) y la fecha de inicio de la cosecha. Luego haga clic en 'Guardar'.

Una vez completada la información de la finca, vaya al apartado 4.2 para continuar con su certificación.

4.1.2. Grupos de fincas

Como grupo de fincas, puede agregar fácilmente sus fincas a su perfil de certificación cargando su Registro de miembros del grupo (GMR). Alternativamente, también es posible agregar fincas manualmente a su perfil de certificación haciendo clic en el botón Agregar nueva finca y completando el formulario.

En la sección Información de la finca, haga clic en el botón 'Usar GMR'. Esto le permite descargar y cargar su Registro de miembros del grupo (GMR).

Descargue y cargue su Registro de Miembros del Grupo (GMR)

En la sección Importación de GMR, tiene tres opciones:

1. Cargue el registro de miembros de su grupo (GMR):

• Puede subir su GMR para ingresar a sus fincas. Asegúrese de que su plantilla de GMR está en el mismo idioma que la RACP cuando cargue su archivo.

2. Descargue el registro de miembros de su grupo (GMR):

• Para descargar la versión correcta del GMR. 
• Solo necesita rellenar las columnas de la A a la Z de la ficha 1 «Información de la finca», de la A a la G de la ficha 2 «Cultivos certificados» y de la A a la E de la ficha 3 «unidades anexadas a la finca». 
• No necesita llenar nada en la ficha del «tablero».
• Si ya proporcionó datos, se completarán en este GMR.

3. Descargar informe de errores:

• Se crea un informe de errores cuando se carga el GMR y contiene más de 50 errores (datos incorrectos). Esto le ayudará a corregir los errores en el GMR. Después de haber actualizado su GMR, cárguelo nuevamente repitiendo el proceso de carga.

Interpretación de los datos

Para más información sobre cómo interpretar cualquier error durante la carga del GMR, véase más abajo:

• • • • Si hay menos de 50 errores en su carga, siga los pasos del apartado Proceso de validación GMR e interpretación de datos (<50 errores).
      • Si hay más de 50 errores en su carga, siga los pasos del apartado Proceso de validación GMR e interpretación de datos (> 50 errores).

Proceso de validación e interpretación de los datos (<50 errores)

Después de haber cargado el archivo GMR, será guiado a través del proceso de Validación para ayudarnos a interpretar los datos que ha presentado. Aquí puede proporcionar cualquier dato o cifra esencial, así como identificar errores. Por favor, rellene los espacios y haga clic en «Continuar».

En la última plantilla «Comprobación de validación» podrá observar sus resultados de validación. Aquí también podrá encontrar sus Advertencias, que recomendamos revise para, así,hacer su GMR más exacto.

Si desea hacer cambios en su GMR, haga clic en «Cancelar carga», y repita el proceso de carga como se describe en esta guía de usuario.

Cuando su GMR esté listo, puede presionar en «Confirmar» para cargar exitosamente su GMR.

Proceso de validación GMR e interpretación de los datos (> 50 errores)

Si se detectan más de 50 errores al cargar su GMR, se crea un informe de errores. Esto señala cualquier dato incorrecto en su documento. El informe de errores le ayuda a localizar los errores en su GMR y a comprender lo que se necesita para solucionarlos.

Un mensaje emergente le guiará para 'Descargar' su informe de error.

El informe de errores está en formato Excel y consta de 4 fichas:

1. Información de la finca:
    Indica los errores que se han producido en la ficha 1.del RMG «Información de la finca». Corrija todos los errores para continuar.
2. Cultivo certificado:
    indica los errores que se han producido en "ficha 2. "Cultivo certificado" del RMG. Corrija todos los errores para continuar.
3. Unidad anexada a la finca:
    indica los errores que se han producido en "Ficha 3. "Unidad anexada a la finca" del RMG. Corrija todos los errores para continuar.
4. Advertencias:
   destaca las advertencias que pueden interesarle. La corrección no es obligatoria, y la carga no se bloquea si no se corrigen los errores.

Como alternativa, puede descargar su informe de errores en la pestaña "Preparación de licencias" y en "Importar registro de miembros del grupo". En el siguiente menú, haga clic en "Seleccionar" y, a continuación, en "Descargar informe de errores".

Vuelva a cargar su GMR una vez corregidos los errores, siguiendo los pasos indicados en el apartado Descargue y cargue su Registro de miembros del grupo (GMR).

Cómo saber si cargó bien su GMR

Cuando se ha rellenado y cargado bien el GMR, la información del GMR se muestra estructuralmente en la RACP y su perfil se actualiza automáticamente. En su pantalla del GMR aparecerá la siguiente notificación:

Si el GMR contiene errores y no se puede cargar, en la pantalla aparecerá una notificación. 

Descargue su informe de los errores y siga las instrucciones del párrafo «Descargue y cargue su Registro de Miembros del Grupo» de este manual.

Estos son algunos errores y soluciones comunes para ayudarle a cargar un GMR válido cuando no lo pudo cargar:

4.1.3. Cosecha y volúmenes de productos

Una vez que haya cargado con éxito su GMR, regrese a la sección Información de la finca para agregar la Cosecha y los volúmenes de su producto. Haga clic en 'Proporcione sus datos de cosecha' para completar el Subproducto (en caso de más de un subproducto, puede seleccionar el subproducto principal) y la Fecha de inicio de cosecha. Luego haga clic en 'Guardar'.

4.2. Mantener y editar fincas

Si es necesario, puede actualizar la información de cualquiera de sus fincas existentes. Siga estos pasos:

1. Vaya a “Descripción general de la certificación” y haga clic en “Detalles”.
2. Haga clic en el botón amarillo 'fincas'.
3. En la sección Información de la finca, verá la descripción general de las fincas que ingresó en su perfil de certificación. Para actualizar la información existente, haga clic en 'Editar'.
4. Rellene los campos obligatorios con asterisco rojo en el formulario:
   • Información general: actualice la información sobre la finca específica.
   • Operador/Administrador de la Finca: actualice los datos de contacto del operador/propietario de la finca (esta información no es obligatoria).
   • Información de empleo: actualice la información sobre el número de empleados que trabajan en esta finca.
   • Cosechas y Volúmenes: Actualice la información de sus cultivos. Clickea en elpara editar tu cultivo. Aquí puede agregar la variedad de cultivo, el área de cultivo y el volumen de cosecha estimado. Si esta finca cosecha más de un cultivo, puede agregar un nuevo cultivo aquí.
   • Unidades anexadas a la finca: actualice la identificación de la unidad de finca y el área de la unidad de finca. Haga clic en 'Guardar' para continuar. Puede agregar más unidades anexadas a la finca si es necesario de la misma manera. También puede editar el cultivo para cada unidad anexada a la finca a través de esta vista general.
   • Haga clic en 'Actualizar' para volver a la pantalla de información de su finca.

4.3. Cargue sus polígonos

Para proporcionar datos de polígonos, ingrese a la RACP,  vaya a la pestaña de «Descripción general de la certificación” y haga clic en el botón “Detalles” de la licencia en estado pendiente. 

En su “alcance de la certificación” haga clic en el botón amarillo de “Fincas” y cuando esté en “Información de la finca” haga clic en “Ir a la vista general de la unidad anexada a la finca".

Al hacer clic en el botón ‘Ir a la vista general de la unidad anexada a la finca’, obtiene acceso a la sección ‘de información de datos geográficos’. Aquí encuentra una descripción general del alcance de sus fincas y puede cargar sus polígonos.  

Para cargar sus polígonos en formato KML y/o JSON, haga clic en el botón “haga clic aquí” en Cargar archivos de datos geográficos. Haga clic en “seleccionar archivo, seleccione el archivo en su carpeta de la computadora y luego haga clic en “cargue el archivo”. 

Se abrirá una nueva pantalla con los resultados de la validación de los polígonos proporcionados. 

En esta pantalla puede ver dos secciones con resultados: Unidad anexada a la finca y polígono 

Los resultados le dirán si hay errores con los polígonos cargados o no.

Unidad anexada a la finca: Esta sección proporciona información sobre las identificaciones de unidades anexadas a la finca asignadas a los polígonos.  

Polígono: Esta sección proporciona información sobre la validación realizada en los polígonos mismos 

Si no hay errores, haga clic en “confirmar” para cargar sus polígonos. Aparecerá un mensaje en verde que le informará que los polígonos se han cargado bien. 

Si hay errores, haga clic en “Confirmar». En la siguiente pantalla puede descargar su informe de errores.  

Después de corregir los errores en su archivo, vuelva a cargar el archivo siguiendo las instrucciones de este párrafo.

4.4. RUED

A partir del 15 de enero de 2024, los Titulares de Certificados con café y/o cacao en su alcance pueden agregar los requisitos autoseleccionados que se alinean con los requisitos del RUED (Reglamento de la Unión Europea sobre Productos Libres de Deforestación) en su alcance en la Plataforma de Certificación Rainforest Alliance (RACP). 

4.4.1. Exclusión de los requisitos del RUED (EUDR)

Para incluir la opción RUED en el alcance de su certificación, debe tener una licencia en estado “pendiente”. 

Inicie sesión en su cuenta de RACP usando este enlace. Al iniciar sesión aparecerá una ventana emergente en su Panel de Control: haga clic en el botón “Ir a ajustes de RUED”. Como alternativa, puede acceder a los ajustes de RUED de la siguiente manera:

• Vaya a su "Resumen general de la Certificación".
• Haga clic en “Detalles” de la licencia en estado “Pendiente”.
• Localice el botón “Ajustes RUED” que se encuentra arriba de la sección Alcance de Certificación.

• En la pantalla de Configuración de RUED, haga clic en el botón “editar”.

Seleccione “Sí” para añadir el RUED a su alcance de certificación, lea los Términos y Condiciones, y cuando esté listo, haga clic en “guardar”.

Una vez que haya aceptado incluir los criterios de RUED en su alcance, el siguiente paso es vincular sus cultivos a sus unidades anexadas a la finca. Puede hacerlo rápidamente haciendo clic en el botón "Vincular cultivos a unidades anexadas a la finca" en la siguiente ventana emergente, o en otro momento siguiendo los pasos que se describen aquí.   

 Sus cultivos están ahora vinculados a sus unidades anexadas a la finca y disponibles en la pantalla de validación de RUED. Para obtener más información, consulte el párrafo 4.4.2. 

Haga clic en “Cerrar”, vuelva a su alcance de certificación (licencia pendiente) y haga clic en "Confirmar alcance y ver requisitos". 

Los requisitos autoseleccionados de RUED están ahora añadidos a su alcance de certificación. 

 
Sincronice su cultivo con las unidades de finca

Si prefiere sincronizar sus cultivos a sus unidades anexadas a la finca en otro momento, lo puede hacer de la siguiente manera: 

• En su alcance de certificación (pendiente de la licencia) haga clic en el botón de “Fincas» para tener acceso al módulo de información sobre la finca.
• Haga clic en “Ir a la Vista General de Unidad de Finca”
• Sincronice los cultivos con las unidades de finca

Si es necesario editar algún cultivo de una unidad anexada a la finca o desea agregar cultivos manualmente a las unidades anexadas a la finca, siga los pasos del párrafo 4.2. En la sección “Unidades anexadas a la finca” puede añadir un cultivo ingresándolo en el campo, o puede retirar un cultivo haciendo clic en la cruz.

 4.4.2. Validación de RUED

Después de completar los pasos ilustrados en el párrafo 4.4.1. , la pestaña “Validación de EUDR” estará disponible. Para navegar a esta pestaña:

• Vaya a su “Alcance de Certificación” (pendiente de la licencia).
• Haga clic en el botón amarillo de “Fincas”.
• Haga clic en “Ir a la Vista General de Unidad de Finca” 

• En la siguiente pantalla, navegue a la sección “Validación de RUED”.

Aquí solo verá las unidades anexadas a la finca que contengan por lo menos un cultivo RUED (cacao/café). 

Si aún no ha vinculado sus cultivos a sus unidades agrícolas, puede hacerlo ahora haciendo clic en el botón "Sincronizar fincas con unidades anexadas" (consulte más información en 'Sincronizar sus cultivos con unidades anexadas a la finca").

En la columna Datos de RUED puede ver el estado "'Válido" o "No válido" para cada ID de unidad anexada a la finca. Si el estado es "No válido", coloque el cursor sobre la notificación para ver qué información falta. 

Tenga en cuenta que para cada unidad anexada a la finca debe proporcionar 6 decimales y si la unidad anexada a la finca es de 4 hectáreas o más debe proporcionarlos en formato de polígono.

Cuando se necesitan puntos de GPS, haga clic en el botón “Editar” próximo a la ID de la unidad anexada a la finca inválida.   

En la siguiente pantalla rellene sus 6 puntos decimales del GPS en los campos de latitud y longitud y haga clic en “Enviar”. 

Cuando se necesita un polígono con 6 decimales, necesita cargar su archivo de datos geográficos. Va instrucciones de cómo cargar datos geográficos en el párrafo 4.3. 

Después de haber cargado bien sus polígonos, navegue de vuelta a la pestaña de “Validación de RUED”.

Si sus ID de unidades anexadas a la finca siguen apareciendo como “Inválidas”, repita las acciones anteriores.

Una vez que ha proporcionado su información de datos geográficos correctamente para cada ID de unidad anexada a la finca, la condición se mostrará como Válida. 

Ahora está listo para iniciar su evaluación de riesgos (vea el párrafo 4.5). 

4.4.3. Exclusión de los requisitos del RUED (EUDR)

Para excluir la opción RUED del alcance de su certificación, siga los siguientes pasos:

Inicie sesión en su cuenta de RACP usando este enlace. Al iniciar sesión aparecerá una ventana emergente en su Panel de Control: haga clic en el botón “Ir a ajustes de RUED”. Como alternativa, puede acceder a los ajustes de RUED de la siguiente manera:

- Vaya a su "Resumen general de la Certificación".

- Haga clic en “Detalles” de la licencia en estado “Pendiente”.

- Localice el botón “Ajustes RUED” que se encuentra arriba de la sección Alcance de Certificación.

- En la pantalla Ajustes RUED, haga clic en el botón “editar”.

- Seleccione “No” y luego haga clic en “guardar”. 

- Cierre la ventana de ajustes RUED.

Vaya a la sección de su “Alcance de certificación” y haga clic en el botón verde "Confirmar alcance y ver requisitos".

Los requisitos autoseleccionados de RUED están ahora añadidos a su alcance de certificación. 

4.5. Evaluación del riesgo

Es una herramienta de SIG desarrollada por Rainforest Alliance para identificar los riesgos de deforestación e invasión de Áreas Protegidas, lo que a su vez, podría poner en peligro el cumplimiento de los requisitos del estándar y los resultados de sostenibilidad esperados. 

La evaluación de riesgos se basa en puntos de geolocalización y/o polígonos proporcionados en la RACP cuando se preparó para su licencia, y se realiza en la RACP. La evaluación de riesgos realizará verificaciones para confirmar que las unidades anexadas a una finca están ubicadas en terrenos, en el país del alcance de su certificación, y que no hay traslapo entre los polígonos de las unidades anexadas a la finca. Cada unidad anexada a la finca recibe un nivel de riesgo de deforestación e invasión de las áreas protegidas.

4.5.1. Inicie su Evaluación de Riesgos

Para proporcionar datos de polígonos, ingrese a la RACP,  vaya a la pestaña de «Descripción general de la certificación” y haga clic en el botón “Detalles” de la licencia en estado pendiente. 

En su “alcance de la certificación” haga clic en el botón amarillo de “Fincas” y cuando esté en “Información de la finca” haga clic en “Use datos geográficos”. 

Al hacer clic en el botón ‘Ir a la vista general de la unidad anexada a la finca’, obtiene acceso a la sección de “Información de datos geográficos”. Haga clic en el botón 'Evaluación de riesgos'.

En la pantalla de Evaluación de riesgos, puede iniciar su evaluación de riesgos haciendo clic en el botón "Iniciar evaluación de riesgos".

Aparecerá un mensaje en su pantalla. Lea cuidadosamente la información y, cuando esté listo, haga clic en “confirmar” para iniciar su evaluación de riesgo. Durante este proceso no cierre la pantalla.

4.5.2. Cómo descargar sus resultados de su Evaluación de riesgos 

Si confirmamos que todos sus datos geográficos están en la tierra, en el país de su alcance de certificación y sin polígonos que se traslapan, nuestro estado de su evaluación de riesgos se mostrará como "En progreso". Con base en los datos de puntos de GPS de su RMG (para grupos de fincas) y/ o para polígonos, Rainforest Alliance preparará los resultados de la evaluación de riesgos. 

Recibirá un correo electrónico cuando los resultados estén disponibles en su cuenta RACP. Para descargar su autoevaluación, siga los siguientes pasos:

• Ingrese a la RACP.
• Haga clic en la pestaña "Descripción general de la certificación".
• Haga clic en el botón de “Detalles” de la licencia en estado Pendiente. 
• En su "Alcance de certificación", haga clic en el botón amarillo “Fincas" y luego en “Uso de datos geográficos”
• Haga clic en “Evaluación de Riesgo” y luego en el botón “Descargar resultados”. 

En esta pantalla verá si su evaluación de riesgo está completa (vea el párrafo 4.4.2.a) o si ha fallado (vea el párrafo 4.4.2.b).

4.5.2.a. Resultados: su evaluación de riesgo está completa

Si su evaluación de riesgos fue exitosa, se mostrará como estado "Completa" y podrá ver los resultados del nivel de riesgo para cada unidad anexada a la finca en la misma pantalla. 

Si hace clic en “Descargar resultados” automáticamente descargará un archivo comprimido en su computadora. In este archivo comprimido encontrará 4 documentos:

1. Indicación de evaluación de riesgo de deforestación (archivo .pdf)
2. Riesgo de invasión de áreas protegida (archivo .pdf)
3. Cuadro de resultado de los riesgos (archivo .xlxs)
4. Guía GeoPDF de Rainforest Alliance (archivo .pdf)

4.5.2.b. Resultados: su evaluación de riesgo está completa

Si su evaluación de riesgo no tuvo éxito verá una notificación en rojo en su pantalla. 

Puede haber tres razones indicadas con una notificación de “falla” en rojo:

• hay traslapo entre el polígono de las unidades anexadas a la finca (columna de “Traslapo”) y/o
• los datos geográficos no están en la tierra (columna “en la tierra”), y/o 
• las coordenadas del GPS o los polígonos que proporcione no están en el mismo país de la ubicación central de gestión (columna de “en el país”).

Puede haber múltiples errores para la misma unidad anexada a la finca.

Si hace clic en “Descargar resultados” automáticamente descargará un archivo comprimido en su computadora. En este archivo comprimido encontrará el cuadro de Validación (archivo .xlsx) donde podrá filtrar e identificar qué unidades anexadas a la finca deben corregirse. También puede utilizar el icono de filtro ubicado junto al nombre de cada columna para identificar qué unidades anexadas a la finca deben corregirse. Las validaciones de las unidades anexadas a la finca que fallaron se pueden identificar con un texto en rojo que dice “falla” en la columna de validación correspondiente.

Como una siguiente acción, por favor actualice la información incorrecta. Puede consultar el párrafo 4.1 para actualizar sus unidades anexadas a la finca y el párrafo 4.3 para volver a cargar sus polígonos. Luego inicie nuevamente su evaluació0n de riesgo (vea el párrafo 4.4.1).

4.6. Completar y enviar su autoevaluación

Para descargar su autoevaluación, siga los siguientes pasos:

- Vaya a la sección 'Descripción general de la certificación' y luego haga clic en el botón 'Detalles' de la licencia en estado "Pendiente".

Haga clic en la pestaña «Preparación de la Licencia».
En la sección «autoevaluación», haga clic en «Abrir».

- Descargue su autoevaluación. La autoevaluación descargada contiene solamente los requisitos aplicables a su organización, que se basan en la información proporcionada durante su registro.

- En el Excel, rellene la columna D con "conformidad" o "no conformidad" y explique en la columna E cuáles son sus conclusiones y cómo cumple su organización cada requisito. Por favor, en caso de que aún no cumpla con los requisitos, complete las columnas G-J especificando los pasos y medidas que haya tomado para resolver esta no-conformidad.

- Cuando esté listo, cargue su autoevaluación en esta sección. Haz clic en el botón 'Sube tu archivo'.

4.7. Datos de Indicador

Los titulares de certificados agrícolas (TC) que implementan los requisitos del estándar Rainforest Alliance 2020 deben recopilar información (datos del indicador) en preparación para su auditoría.

A partir de julio de 2023, estos datos deben ser llenados y presentados en la RACP. La pestaña 'Datos del indicador' en la RACP reemplaza el archivo de Excel 'Plantilla de indicador estándar 2020'. Una vez que se hayan enviado los datos del indicador y se haya realizado un apretón de manos con un EC, los EC también podrán ver y descargar los datos del indicador.

Los TC deben realizar las correcciones o enmiendas necesarias identificadas durante la auditoría y enviar una versión final correcta en su alcance de certificación antes de que el OC realice la solicitud de licencia a RA.

4.7.1. Complete sus datos del indicador

Para completar los datos de su Indicador, siga los pasos a continuación:

- Vaya a la sección 'Descripción general de la certificación' y luego haga clic en el botón 'Detalles' de la licencia en estado "Pendiente".

- Haga clic en la pestaña 'Datos del indicador'. 

Verá las secciones sobre las que debe proporcionar información:

• Gestión (solo aplicable a grupos de fincas)
• Evaluación de Riesgos y Plan de Manejo
• Diferencial sostenibilidad (DS)
• Inversiones en Sostenibilidad (IS)
• Evaluación y abordaje
• Salario Digno

Para completar el formulario, haga clic en cada sección para abrir un panel y complete los datos requeridos.

Por cada sección completada, aparecerá un símbolo verde junto al nombre de la sección, como se muestra a continuación.

Los datos introducidos se guardan automáticamente al cerrar cada panel. También puede guardar con el botón 'Guardar' en la parte inferior de la página.

Cuando todas las secciones estén completas, haga clic en el botón 'Enviar'. Se generará un archivo pdf de los datos de su indicador. Su EC tendrá acceso a su último informe cuando se haya confirmado el contrato (apretón de manos) (consulte el apartado 3.3).

Si realiza algún cambio en el alcance de su certificación (consulte el apartado 2.3), los datos de su indicador pueden cambiar. Deberá volver a confirmar su alcance (consulte el apartado 2.2) y completar los nuevos datos del indicador como se ilustra en este apartado. Asegúrese de que todos los indicadores estén actualizados de acuerdo con su nuevo alcance de certificación.

4.7.2. Descarga el informe de datos de su Indicador

Una vez enviado, puede descargar su informe de datos del indicador:

• Vaya a la sección 'Descripción general de la certificación' y luego haga clic en el botón 'Detalles' de la licencia en estado "Pendiente".
• Haga clic en la pestaña 'Datos del indicador'.
• Haga clic en el botón 'Descargar'.

5. Renueve su certificación

Recibirá una notificación 6 meses antes de que caduque su licencia. Esto significa que debe asegurarse de renovar su certificación y/o licencia antes de que caduque.

A continuación, encontrará los principales pasos que debe dar en la RACP para renovar su certificación.

5.1 Actualice y confirme su Alcance de Certificación

Acceda a su cuenta en este enlace con el nombre de usuario y la contraseña que recibió al registrarse en la RACP.

Aparecerá un mensaje emergente 6 meses antes de que caduque su licencia actual. Haga clic en Sí para iniciar la renovación de su certificación.

Su alcance de certificación se copia de su alcance de certificación anterior, por lo que no necesita volver a introducir toda la información. Haga clic en la pestaña "Visión general de la certificación" y siga los pasos que se indican a continuación:

1. Haga clic en "Editar" para revisar el estado de propiedad de sus fincas. Si es necesario realizar algún cambio, actualice la información (véanse las instrucciones del apartado 2).
2. Haga clic en "Detalles" para ir a la sección "Alcance de certificación".

Asegúrese de verificar la información existente en su(s) finca(s) y sitio(s), y actualice si es necesario (por ejemplo, nuevos cultivos, fincas, sitios, actividades, niveles de trazabilidad, etc. que desee incluir), haciendo clic en el botón "Editar" situado en la parte derecha de su sitio.

Para continuar con su certificación, solicitar y prepararse para su auditoría, siga las instrucciones de los capítulos 3 y 4 de este manual de usuario.

¿Necesita ayuda?

Consulte las FAQ al final de este manual de usuario para más información.

6. Organización: Usuarios y contactos

 En este capítulo encontrará instrucciones sobre cómo añadir, editar y eliminar usuarios y contactos de su cuenta RACP.

6.1. Usuarios

En la pestaña Organización, haga clic en Usuarios para ver, editar o añadir nuevos usuarios. 

A cada usuario se le pueden asignar 3 funciones, en función de sus actividades en la RACP.

De forma predeterminada, a la persona que ha registrado la cuenta se le asignan los tres roles (Finanzas, Administrador, Usuario). 

Además de las funciones de usuario indicadas arriba, los usuarios que trabajan con solicitudes de aprobación de Declaraciones pueden asumir una de las siguientes funciones: 

6.1.1. Añadir nuevo usuario

Para añadir un nuevo usuario, haga clic en "Usuarios" y utilice el botón "Añadir nuevo usuario". Complete el formulario, incluidos los roles designados como se explicó anteriormente. Por defecto, a los usuarios nuevos se les asignará el rol básico de «Usuario».

6.1.2. Editar usuario

Los administradores pueden editar la información del usuario, como nombre, apellido, dirección de correo electrónico y funciones. Para ello, haga clic en el usuario y actualice la información requerida.

Puede haber varios usuarios con el rol «Finanzas» y «Administrador».

Si corresponde, como Administrador, puede eliminar su función de Finanzas haciendo clic en su nombre y desactivando la casilla de verificación correspondiente, después de haber asignado la función de Finanzas a un usuario diferente.

6.1.3. Borrar usuario

Para eliminar un usuario, haga clic en su nombre y, a continuación, en el botón "Eliminar". En la ventana emergente, haga clic en "Confirmar".

6.2. Contactos

En la pestaña Organización, haga clic en "Contactos" para ver, editar o añadir nuevos contactos.

Un empleado registrado como Usuario también aparece automáticamente como Contacto.

Cuando añade a un empleado como Contacto, esto es para indicar su responsabilidad en su organización, que puede ser relevante para Rainforest Alliance o un Ente de Certificación, y no le asigna automáticamente un rol de usuario en RACP.

6.2.1. Añadir nuevo contacto

Para añadir un nuevo contacto, haga clic en "Añadir nuevo contacto". Complete el formulario con la información requerida y guarde el contacto.

Haga clic de nuevo en el nombre del contacto recién creado y vaya a la sección "Tipo de contacto". Aquí puede asignar su tipo de contacto (Admin, Facturación) para la organización y cada sitio/subcontratista que haya registrado.

6.2.2. Borrar contacto

Para eliminar un contacto, pulse sobre el contacto que desea eliminar. Se abrirá un panel, haga clic en el botón rojo "Eliminar contacto".

Confirme la ventana emergente haciendo clic en "Eliminar" y el contacto se eliminará de su cuenta.

6.3. Usuario en varias cuentas

Es posible ser un usuario activo en varias cuentas. Para mantener un nombre de usuario para todas las cuentas, le recomendamos que utilice la misma dirección de correo electrónico (y nombre de usuario) cuando realice el proceso de registro para todos los Titulares Certificados para los que necesita acceso en RACP.

Al acceder a RACP con su nombre de usuario vinculado a más de una cuenta, puede seleccionar para qué organización desea iniciar sesión.

Si ya ha iniciado sesión, puede cambiar a otra cuenta. Vaya a la pestaña Panel de control y haga clic en el texto naranja (-> Haga clic aquí para cambiar) en la esquina superior derecha.

7. Glosario

En el cuadro a continuación encontrará los términos y abreviaturas más utilizados y su significado para trabajar con la RACP. Es necesario comprender estos términos para completar su registro de forma precisa.

Consulte también nuestro glosario enlínea para obtener una explicación de la terminología que encontrará en los documentos y herramientas del Programa de Certificación Rainforest Alliance 2020.

8. Preguntas frecuentes

9. Historial De Cambios

10. Descargo de responsabilidad

El presente Manual de Usuario se elaboró paralelamente al desarrollo de la Plataforma de Certificación de Rainforest Alliance (RACP). Por tanto, las pantallas y los formularios a los que hace referencia pueden diferir ligeramente respecto la versión de la RACP actualmente disponible en Internet, debido al desarrollo y las mejoras constantes.

Descargo de responsabilidad sobre la traducción 

Para cualquier duda sobre el significado preciso de la información contenida en la traducción por favor consulte la versión oficial que es la versión en inglés.