1. Qu’est-ce qui change et pourquoi ?
La traçabilité est l’épine dorsale de la certification Rainforest Alliance. Elle garantit que chaque produit portant le label Rainforest Alliance provient de sources certifiées, permettant ainsi aux entreprises et aux consommateurs de retracer l’origine des produits jusqu’aux exploitations certifiées ou de vérifier les volumes certifiés au sein de la chaîne d’approvisionnement. Cette transparence protège l’intégrité du label et des déclarations et renforce la confiance accordée à Rainforest Alliance.
En collectant ces données de manière centralisée, nous gagnons en visibilité sur l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement, ce qui facilite le suivi des produits et préserve la crédibilité des déclarations liées à la certification.
Construire un meilleur système
Sur la base des retours des utilisateurs de MultiTrace, nous lançons une nouvelle plateforme de traçabilité pour améliorer la gestion des produits, des relations au sein de la chaîne d’approvisionnement, des stocks et des transactions. La plateforme répond mieux aux besoins de notre programme et vise à favoriser un suivi de la traçabilité plus cohérent et plus efficace, de l’agriculteur jusqu’au produit final.
Il ne s’agit pas seulement d’une mise à niveau du système. Elle simplifie les activités de traçabilité quotidiennes, renforce l’infrastructure sous-jacente et s’adapte aux développements futurs ainsi qu’à l’évolution des besoins des entreprises. Accéder à la nouvelle plateforme de traçabilité sur MyRA
Votre parcours commence sur MyRA, l’espace unique et intégré pour gérer efficacement les tâches liées à la certification et à la traçabilité. Depuis MyRA, vous pourrez également accéder à la nouvelle plateforme de traçabilité pour suivre les produits, les partenaires, les stocks et les transactions, le tout sur un espace centralisé.
Voici quelques-unes des principales améliorations que vous remarquerez dans la nouvelle plateforme de traçabilité :
Un nouveau tableau de bord
L’un des premiers changements que vous remarquerez est le nouveau tableau de bord. Il offre un accès plus rapide aux liens clés et aux informations importantes, ce qui permet de naviguer dans le système et de rechercher ce dont vous avez besoin plus facilement.
Des aperçus améliorés
La structure des aperçus a également été mise à jour. Bien que l’aperçu du stock soit toujours présenté séparément, les activités qui étaient auparavant regroupées dans la catégorie Gestion des stocks sont désormais divisées en catégories plus claires, notamment : Transactions, Rachat, Suppression, Livraison et Fabrication. Cette séparation permet une meilleure visibilité et un suivi plus facile des activités spécifiques.
Personnalisez votre aperçu : Les utilisateurs disposent désormais d’un plus grand contrôle sur la manière dont les informations sont affichées. Les colonnes peuvent être masquées ou affichées, réorganisées et téléchargées en fonction des filtres appliqués à l’écran. Ces personnalisations sont enregistrées, permettant ainsi aux utilisateurs de conserver un affichage personnalisé.
L’aperçu du stock permet désormais de consulter l’historique des mouvements de stock et d’accéder à des informations plus détaillées en cliquant sur chaque entrée. Cela offre une plus grande transparence et une meilleure traçabilité au fil du temps.
Créer des partenaires commerciaux et des produits
Le processus de création de partenaires commerciaux et de produits a été intégré au nouveau flux utilisateur. Cela garantit que toutes les informations requises sont validées avant que les transactions puissent avoir lieu. En confirmant les données des partenaires et des produits en amont, le système réduit les erreurs et évite les retards ultérieurs dans le processus de transaction.
Pour les utilisateurs effectuant la transition depuis MultiTrace, les informations existantes sur les partenaires et les produits seront migrées vers la nouvelle plateforme, mais devront être vérifiées avant que des transactions puissent être effectuées. Les nouveaux Titulaires de certificat devront créer leurs partenaires commerciaux et leurs produits avant de pouvoir commencer à créer et à confirmer des transactions.
Créer et confirmer des transactions (Rachat, Suppression et Annulation) et effectuer des activités de traçabilité (Conversions, Mélanges, Déclassements)
Le processus de transaction a été simplifié grâce à plusieurs améliorations pratiques :
Les utilisateurs peuvent désormais confirmer, rejeter ou annuler plusieurs transactions à la fois.
Les options « Racheter » et « Supprimer » sont disponibles pour tous les types de stock, y compris les produits mono-ingrédient et multi-ingrédients, et plusieurs entrées « stock » peuvent être rachetées ou supprimées simultanément.
Des champs supplémentaires ont été introduits lors de la confirmation de la transaction. Les utilisateurs peuvent désormais ajouter des références internes, telles que des numéros de conteneur, et sélectionner plusieurs références si nécessaire. Cela permet de clarifier ce que le vendeur indique pour chaque transaction.
Le système permet également aux utilisateurs de préciser à qui un rachat est destiné et d’indiquer lorsqu’ils effectuent un rachat pour le compte d’un autre utilisateur.
Les transactions et les activités peuvent être enregistrées en tant que brouillons et finalisées ultérieurement, offrant ainsi plus de flexibilité dans les opérations quotidiennes.
Les mélanges, les conversions et les déclarations de fabrication sont désormais regroupés en une seule fonction appelée « Fabrication ». Cela permet aux utilisateurs de combiner ces étapes plus efficacement.
Notifications système
Les notifications système sont désormais disponibles pour tous les utilisateurs. Les notifications sont activées par défaut et envoyées aux utilisateurs en fonction de leurs rôles sur MyRA. Cependant, les utilisateurs ont la possibilité de désactiver les notifications s’ils le souhaitent.
2. Calendrier de transition par culture
La transition vers le nouveau système de traçabilité se fera par phases. Après chaque migration, nous procéderons à une révision et à une amélioration du processus. Le tableau ci-dessous présente le calendrier de transition par culture.
Culture | Date limite pour déclarer et confirmer des transactions sur MultiTrace (ancienne plateforme de traçabilité)* | Période de gel - aucune transaction ne peut être effectuée sur MultiTrace | Les Titulaires de certificat ont accès à la nouvelle plateforme de traçabilité |
Noix, y compris la noisette, la noix de cajou, l’amande, la noix de macadamia, l’arachide et la pistache. | 31 août | Entre le 1er et le 7 septembre | 7 septembre |
Café | Fin octobre | Novembre (date à confirmer) | Novembre (date à confirmer) |
Toutes les autres cultures | à confirmer | à confirmer | à confirmer |
La date limite pour déclarer et confirmer des transactions sur MultiTrace correspond à la date à laquelle tous les utilisateurs doivent à la fois saisir les nouvelles transactions et confirmer celles existantes dans le système.
Remarque importante : Rainforest Alliance se réserve le droit de rejeter toutes les transactions et annulations n’ayant pas été confirmées avant la date limite communiquée dans ce tableau. Ces transactions seront réintégrées dans le stock de l’entreprise à l’origine de la transaction.
3. Communication sur ce sujet
Accédez aux communications précédentes concernant la nouvelle plateforme de traçabilité ici :
E-mail à l’intention des Titulaires de certificat pour les noix - 29 mai - Explique que nous lançons une nouvelle plateforme de traçabilité.
E-mail à l’intention des Titulaires de certificat pour les noix - 18 août - Rappelle aux Titulaires de certificat pour les noix le changement à venir, leur demande de confirmer les transactions en cours et décrit comment gérer les produits multi-ingrédients pendant la transition.
E-mail à l’intention des Titulaires de certificat pour les noix - 7 septembre - La nouvelle plateforme de traçabilité est en ligne.
E-mail à l’intention des Titulaires de certificat pour le café - 17 septembre - Informe les Titulaires de certificat pour le café que nous lançons une nouvelle plateforme de traçabilité, que les transactions en cours doivent être confirmées et décrit comment gérer les produits multi-ingrédients pendant la transition.
4. Formations sur ce sujet
Manuel d’utilisation de la nouvelle plateforme de traçabilité
Le manuel d’utilisation de la nouvelle plateforme de traçabilité est le manuel officiel conçu pour les Titulaires de certificat. Il est disponible dans plusieurs langues et inclut des vidéos Synthesia pour fournir des orientations visuelles claires, afin que vous puissiez facilement suivre chaque étape et action au sein de la plateforme de traçabilité.
Vous trouverez le manuel d’utilisation de la nouvelle plateforme de traçabilité ici.
Webinaires externes
Rejoignez nos prochains webinaires pour découvrir la nouvelle plateforme de traçabilité pour les noix. Inscrivez-vous dès maintenant et sélectionnez la langue de votre choix pour bien comprendre le fonctionnement actuel de la plateforme.
Vous trouverez plus d’informations sur le Calendrier des webinaires sur la nouvelle plateforme de traçabilité - Noix.
Langue | Date | Créneau horaire (CET) | Lien d’inscription |
Anglais | 16 septembre | 15 h - 16 h (CET) | ID du webinaire : 879 8685 5748 Mot de passe : 524727 |
Allemand | 22 septembre | 11 h - 12 h (CET) | ID du webinaire : 893 7095 3938 Mot de passe : 400281 |
Français | 23 septembre | 11 h - 12 h (CET) | ID du webinaire : 884 2019 8748 Mot de passe : 149270 |
Turc | 24 septembre | 11 h - 12 h (CET) | ID du webinaire : 896 6189 7068 Mot de passe : 347847 |
5. Foire aux Questions
Comment les produits multi-ingrédients devront-ils être déclarés pendant la transition ?
Comme la transition se fera par phases, nous publierons une Politique relative aux produits multi-ingrédients qui décrira les exigences de déclaration spécifiques pour les produits multi-ingrédients.
Un produit multi-ingrédients est un produit composé de plusieurs ingrédients certifiés Rainforest Alliance.
Exemple : Une tablette de chocolat fabriquée avec du cacao et de la noisette certifiés Rainforest Alliance.
Que se passe-t-il si j’achète du café, du thé et du cacao certifiés, mais que toutes les cultures ne sont pas migrées en même temps ?
Vous continuerez à utiliser MultiTrace et le nouveau système séparément jusqu’à ce que tout soit entièrement migré vers le nouveau système.
Quand le café, le cacao, le thé et les autres cultures seront-ils migrés vers le nouveau système ?
La migration des autres cultures vers le nouveau système aura lieu dans un deuxième temps. Nous communiquerons bientôt les calendriers pour les autres cultures.
Combien de temps à l’avance les entreprises seront-elles informées de la migration à venir ?
Les entreprises seront informées au plus tard 3 mois avant la date de migration.
Rainforest Alliance proposera-t-elle aux entreprises une formation et des manuels sur l’utilisation du nouveau système ?
Des manuels, des cours en ligne et d’autres documents d’accompagnement seront mis à la disposition des entreprises afin qu’elles puissent se familiariser avec tous les aspects pertinents liés à l’utilisation du nouveau système.
Tous mes utilisateurs seront-ils migrés ?
Oui. Tous les utilisateurs qui avaient des rôles d’administrateur ou d’utilisateur sur notre ancienne plateforme de traçabilité (MultiTrace) seront migrés en tant qu’utilisateurs sur MyRA et auront accès à la nouvelle plateforme de traçabilité. Vérifiez que le rôle Traçabilité a été attribué à votre utilisateur sur MyRA.
Les utilisateurs conserveront-ils le même identifiant et le même mot de passe ?
Oui, les informations de connexion resteront les mêmes car la nouvelle plateforme sera toujours accessible via MyRA.
Quelles licences seront migrées ?
Les licences suivantes seront migrées vers la nouvelle plateforme :
Accordée
Annulée
Non accordée
Rejetée
Suspendue
Expirée
Exception
Si une organisation a une licence rejetée et aucun stock, elle ne sera pas incluse dans la migration.
Pour les licences avec le statut :
En attente
Nouvelle demande
Brouillon
Seule la licence la plus récente sera migrée.
Quelles informations relatives à la traçabilité seront migrées ?
Tous les stocks mono-ingrédient et multi-ingrédients
Exception : les stocks multi-ingrédients avec du cacao et de la noisette qui seront transférés lors de la migration du cacao.
Tous les produits mono-ingrédient et multi-ingrédients
Y compris les noms de sous-produits utilisés dans les transactions sur MultiTrace.
Toutes les informations sur les partenaires commerciaux de confiance.
Quelles informations relatives à la traçabilité ne seront pas migrées ?
Historique des transactions : Comme nous migrerons les stocks vers la nouvelle plateforme, aucune transaction et aucun volume en attente sur MultiTrace ne sera transféré.
Historique de gestion du stock
Règles d’agrégation
Quelles informations relatives à la traçabilité ont été modifiées ?
Les stocks multi-ingrédients devant désormais faire l’objet d’une traçabilité, nous ajoutons un niveau de traçabilité à ces stocks. Ce niveau correspondra au niveau le plus bas de l’empreinte. Par exemple, si l’empreinte indique « Ségrégation » et « Bilan massique », le niveau indiqué sera « Bilan massique ».
Les informations d’empreinte antérieures relatives au Différentiel de Durabilité (DD) et aux Investissements de durabilité (ID) seront regroupées sous l’appellation « Prime ».
Dans le cadre de la mise à jour de la fonctionnalité relative aux partenaires commerciaux, nous migrons également les relations commerciales existantes (vendeurs-acheteurs) vers la nouvelle section « partenaires commerciaux » sur la base des transactions sur MultiTrace.
Les licences seront transformées en certificats.
Que dois-je faire pour réussir ma migration ?
Confirmez vos transactions à temps. Voir la section « Calendrier de transition par culture ».
Que se passe-t-il si je ne confirme pas les volumes à temps ?
Toutes les transactions et annulations qui ne sont pas confirmées seront réintégrées dans le stock de l’entreprise à l’origine de la transaction.
Si les transactions ne sont pas migrées, pourrai-je tout de même les consulter ? Si oui, comment ?
Les entreprises migrées auront toujours accès à MultiTrace en lecture seule pour cette culture et pourront toujours télécharger leurs activités et leurs stocks.
Quels autres changements seront mis en place ?
Le modèle que vous utilisez pour déclarer via Excel va changer. Les modèles seront disponibles sur votre tableau de bord principal lorsque vous vous connecterez au système de traçabilité, dans la rubrique « Téléchargements des modèles d’importation Excel ».
Veuillez noter que vous devrez créer ou vérifier les informations de votre partenaire commercial dans le système avant de pouvoir créer une nouvelle transaction. Si vous utilisez un nouveau type de produit, vous devrez également le créer dans le système au préalable. Vous pouvez suivre les étapes du manuel d’utilisation de la nouvelle plateforme de traçabilité.