RACP: gebruikershandleiding voor Supply Chain Certificaathouders

Wat kunt u doen in het RACP?

Registreer u bij het RACP om deel te nemen aan het Rainforest Alliance 2020-programma. Hier kunt u uw account aanmaken, uw Rainforest Alliance-certificering verkrijgen, uw licenties beheren, traceerbaarheid rapporteren, uw financiële informatie bekijken en goedkeuringsverzoeken indienen.

Wie moet zich registreren in het RACP?

Registratie in RACP is van toepassing op:

• Producenten: kleine agrarische bedrijven, grote agrarische bedrijven, groepen van agrarische bedrijven
• Actoren in de toeleveringsketen (waaronder retailers, foodservicebedrijven, merkeigenaren)

Waar is deze handleiding voor?

Deze gebruikershandleiding helpt houders van toeleveringsketencertificaten (waaronder retailers, foodservicebedrijven, merkeigenaren) door het RACP te navigeren tijdens het registratie- en certificeringsproces, het certificeringsvernieuwingsproces en bij het beheren van gebruikers en contacten.

Stappen om certificering voor de toeleveringsketen te krijgen

U kunt meer informatie vinden op onze pagina Supply Chain-certificering verkrijgen: Een Handleiding voor bedrijven.

1. Dien uw registratieverzoek in

1. Klik hier om naar de RACP-registratiepagina te gaan .
2. Selecteer uw voorkeurstaal in de rechterbovenhoek.
3. Klik op de Supply Chain Actor-stroom.
   • Opmerking: Als u een retailer of foodservicebedrijf bent, klikt u op de knop Retailer stroom in plaats daarvan.
4. Geef de gegevens van uw organisatie op:
   1. Organisatiegegevens:
      1. naam van de organisatie;
      2. indien van toepassing, uw eerdere Rainforest Alliance/UTZ-ID.
      3. uw hoofdgewas.
      4. eventuele aanvullende activiteiten.
   2. Organisatieadres: dit is de locatie waar het certificaat wordt beheerd.
   3. Persoonlijke gegevens: uw voornaam, achternaam en zakelijk e-mailadres.
   4. Algemene voorwaarden:
      1. Lees en accepteer de Algemene voorwaarden.
      2. Dien uw inschrijving in: klik op 'Submit participation'.

2. Maak uw certificeringsprofiel aan

Nadat u de activatie-e-mail hebt ontvangen, klik u op de link in de e-mail om- uw gebruikersnaam te activeren en uw nieuwe wachtwoord in te stellen.

U komt op het volgende scherm terecht in uw Dashboard :

Vertel ons welke locatie(s) u wilt certificeren, door aan te geven:

• uw centrale beheerlocatie. Dit is het adres van het directiekantoor;
• eventuele aanvullende locaties die u in uw certificering wilt opnemen (indien van toepassing).

Samenvatting: Klik op 'Submit' om verder te gaan met de volgende stappen.

Voor eventuele bewerkingen klikt u op de knop 'Edit' onder Action.

U wordt nu naar de sectie 'Certificatieoverzicht' geleid, waar u het overzicht ziet van de locaties in uw certificeringscope.

2.1 locaties toevoegen en onderhouden

In uw 'Certificatiescope' vindt u een overzicht van uw vestigingen.

U moet meer informatie over uw locatie(s) invullen. Klik op 'Bewerken' en vul de gegevens in zoals van toepassing:

1. Details: voer de gegevens van uw locatie in.
2. Crops: selecteer de door Rainforest Alliance gecertificeerde gewassen die op deze locatie worden verwerkt. Geef voor elk van de gekozen gewassen een schatting van de volumes (totaal van de gecertificeerde Rainforest Alliance volumes, niet-gecertificeerde volumes en volumes gecertificeerd door andere programma's) die u in de komende 12 maanden verwacht te kopen of te verwerken. Gebruik onze online rekentool voor een schatting van uw volumes.
3. Activities: geef aan welke activiteiten van toepassing zijn op deze locatie.
   • Retailer en Foodservicebedrijven moeten de activiteiten Retail en Brand Owner selecteren.
4. Input: geef aan welk(e) product(en) worden ingekocht of aankomen op deze locatie.
   • Retailer en Foodservice-bedrijf moeten het consumentklare product selecteren.
5. Output: geef aan welk(e) product(en) deze locatie verlaten.
   • Retailer en Foodservicebedrijf moeten dezelfde informatie selecteren als de Input.
6. Traceability: geef het traceerbaarheidstype aan van de producten die op deze locatie worden verwerkt. Selecteer elk type traceerbaarheidsniveau dat van toepassing is op uw certificering. Dit is zichtbaar op uw facturen en verzenddocumenten. Als u dit niet weet, informeer dan bij uw leverancier.
7. Certification questions: beantwoord de vragen in deze sectie om ons te helpen uw scope te bepalen. De eventuele vervolgvragen worden bepaald door uw ingevoerde antwoorden. Sommige vragen zijn vooraf ingevuld op basis van de informatie die u in uw profiel hebt opgegeven. Als de vooraf ingevulde antwoorden onjuist zijn, moet u mogelijk de eerdere invoer bijwerken. Klik op 'Back' om de informatie die u in de vorige secties van deze locatie heeft ingevuld te bewerken.

8. Summary: hier ziet u een samenvatting van de informatie die u tot nu toe hebt ingevoerd. Als u iets wilt aanpassen, klikt u op 'Back' om de vorige invoer te bewerken. Als er geen verdere bewerkingen nodig zijn, klikt u op 'Submit' om door te gaan met de volgende stappen.

Iedere Certificaathouder dient minimaal één vestiging te hebben. Dit is de Centrale Beheer Locatie (CML) die u heeft aangegeven bij het aanmaken van uw account. In het geval van een multi-locatie certificering, ziet u hier ook de andere locaties vermeld. U kunt ook handmatig nieuwe locaties toevoegen (zie de volgende paragraaf 2.2).

2.2 Multi-locatie & Onderaannemers

Als u een multi-locatie certificering heeft of onderaannemers aan uw certificatiescope wilt toevoegen, klikt u op de groene knop 'Nieuwe locatie toevoegen' in uw Certificatiescope-sectie.

Herhaal de acties zoals hierboven geïllustreerd in paragraaf 2.1 in deze handleiding voor elke locatie/onderaannemer die u wilt toevoegen.

Opmerking: Zorg er in het geval van meerdere locaties voor dat de beheerlocatie is geselecteerd als Centrale beheerlocatie. Dit komt op uw certificaat te staan.

2.3. Bevestig uw Certificeringsbereik en bekijk de vereisten

Nadat u al uw vestigingen/onderaannemers aan uw certificeringsscope heeft toegevoegd, kunt u uw scope bevestigen.

Klik in het gedeelte 'Certificatiescope' op de groene knop 'Confirm scope and view requirements'.

Op basis van de gegevens die in uw profiel zijn ingevoerd, worden de eisen gegenereerd die voor uw organisatie van toepassing zijn.

In het gedeelte Vereisten kunt u een Excel-bestand bekijken en downloaden met al uw toepasselijke vereisten. Als u klaar bent, klikt u op 'Back'.

2.4. Bereken uw verificatieniveaus

Keer terug naar uw sectie 'Certificeringsbereik' en klik op de lichtgroene knop 'Bereken mijn verificatieniveaus'. Dit is een verplichte stap om ervoor te zorgen dat de Rainforest Alliance het verzoek ontvangt om uw verificatieniveaus (risiconiveaus) te berekenen, zodat u verder kunt gaan met uw certificering.

Lees de informatie in het paneel 'Start verification', volg de instructies en klik vervolgens op 'Submit'.

Het verificatieniveau verwijst naar hoe vaak en welke beoordelingsprocessen nodig zijn om het risico op een specifieke locatie te beoordelen. Het certificeringsteam van Rainforest Alliance zal uw profiel binnen drie weken beoordelen. U ontvangt uw resultaten per e-mail.

Ga verder met het aanvragen of uploaden van uw licentieovereenkomst. Volg de stappen in hoofdstuk 3.

2.5. EUDR

Vanaf 15 januari 2024 kunnen certificaathouders met koffie en/of cacao in hun scope gegevens en analyses van de Rainforest Alliance certificering opvragen ter ondersteuning van hun EUDR (anti- ontbossingswet van de Europese Unie) due diligence verplichting, door de EUDR instelling op te nemen in hun scope in het Rainforest Alliance Certification Platform (RACP).

2.5.1. EUDR-optie opnemen

Om de EUDR optie op te nemen in uw certificeringsbereik, dient u een licentie te hebben met de status "in behandeling". U kunt de status van uw licentie controleren in het tabblad ''Certificeringsoverzicht''.

Log in op uw RACP account via deze link. Na het inloggen verschijnt er, als de gewassen cacao en/of koffie in scope zijn, een pop-up venster op het Dashboard, klik op de knop "Ga naar EUDR-instellingen". U kunt ook op de volgende manier naar de EUDR Settings (Instellingen) knop gaan:

- Ga naar uw 'Certificeringsoverzicht'.

- Klik op "Details" voor de licentie die momenteel de status "in behandeling" heeft.

- Zoek de knop "EUDR Settings" (EUDR-instellingen) boven het gedeelte Certificeringsbereik.

Klik in het scherm EUDR-instellingen op de knop "Edit" (Bewerken).

Selecteer "Ja" om EUDR toe te voegen aan uw certificeringsbereik, lees de Algemene voorwaarden en klik op "Save" (Opslaan) als u klaar bent.

Uw verzoek om EUDR-gegevens toe te voegen aan uw certificeringsbereik is nu opgenomen.  Gegevens over nieuwe door de EUDR goedgekeurde licenties komen later dit jaar beschikbaar.

2.5.2 EUDR-optie uitsluiten

Volg de onderstaande stappen om de EUDR-optie uit te sluiten van uw certificeringsbereik: 

Log in op uw account op de RACP via deze link . 

- Ga naar uw 'Certificeringsoverzicht'.

- Klik op "Details" voor de licentie die momenteel de status "in behandeling" heeft.

- Zoek de knop "EUDR Settings" (EUDR-instellingen) boven het gedeelte Certificeringsbereik.

- Klik in het scherm EUDR-instellingen op de knop "Bewerken" .

- Selecteer "Nee" en klik vervolgens op "Opslaan". 

- Sluit het venster EUDR-instellingen.

Uw verzoek om EUDR-gegevens toe te voegen aan uw certificeringsbereik is nu uitgesloten.

2.6. FAQ: Registratie & Certificering

3. Juridische overeenkomst (versie 2020)

Om uw bestaande Licentieovereenkomst te ondertekenen of te uploaden, logt u in op uw RACP-account en klikt u op het tabblad 'Legal'.

In het volgende scherm kunt u uw juridische hiërarchie instellen.

• Parent organization: Organisatie die een controlerend belang heeft in een of meer organisaties.
• Child organization: Organisatie waarvoor een andere entiteit wettelijk verantwoordelijk is.
• Standalone organization: Organisatie die geen dochteronderneming is van en/of niet juridisch verbonden is met een andere onderneming.

Selecteer uw type organisatie en klik op 'Continue'.

Klik op de knop ‘Request your legal agreement’.

In het volgende scherm kunt u aangeven of u al een bestaande (geldige) licentieovereenkomst hebt.

Als u een bestaande en geldige Licentieovereenkomst (versie 2020) heeft, kunt u deze uploaden in RACP. Klik op‘Yes, I have an existing License Agreement (2020 Version) en volg de instructies in paragraaf 3.1.

Als u geen bestaande licentieovereenkomst (versie 2020) heeft, kunt u deze in het RACP aanvragen. Klik op 'No, I do not have an existing License Agreement (2020 version)' en volg de stappen in paragraaf 3.2.

3.1. Upload uw bestaande licentieovereenkomst (versie 2020)

Als uw bedrijf al een geldige licentieovereenkomst (versie 2020) heeft, volgt u onderstaande stappen:

1) Selecteer "Ja, ik heb een bestaande licentieovereenkomst (versie 2020)".

2) Upload uw document.

3) Klik op 'Continue'.

Vermeld eventuele sublicentiehouders indien van toepassing. Goedgekeurde sublicentiehouders vallen onder uw Licentieovereenkomst. Als u geen sublicentiehouders heeft, klikt u direct op Send to the Rainforest Alliance’ om uw verzoek in te dienen.

Uw aanvraag heeft nu de status 'In afwachting van beoordeling door de Rainforest Alliance'.

Het Rainforest Alliance-team zal uw verzoek beoordelen. U ontvangt feedback per e-mail.

Zodra uw licentieovereenkomst is gevalideerd door de Rainforest Alliance, wordt deze weergegeven als 'Valid' op uw tabblad Juridische zaken.

3.2. Onderteken uw nieuwe licentieovereenkomst

Indien u nog geen licentieovereenkomst (License Agreement (2020 version) heeft ondertekend, vraag deze dan aan en onderteken deze op het RACP. De overeenkomst kan rechtstreeks in het systeem met DocuSign (indien beschikbaar in uw land) worden ondertekend.

Volg onderstaande stappen:

1) Selecteer "No, I do not have an existing License Agreement (2020 version)”.

2) Klik op ‘Continue’.

In het scherm ‘Select who will be part of your legal agreement’:

1) Voeg eventuele sublicentiehouders toe. Goedgekeurde sublicentiehouders vallen onder uw Licentieovereenkomst. Als u geen sublicentiehouders heeft, gaat u verder met stap 2.

2) Selecteer de voorkeurstaal van uw Licentieovereenkomst.

3) Klik op ‘Continue'.

Om door te gaan met uw handtekening heeft u twee opties:

1) Onderteken de licentieovereenkomst met DocuSign. Volg de stappen in paragraaf 3.2.1.

2) Onderteken de licentieovereenkomst met natte handtekening. Volg de stappen in paragraaf 3.2.2.

Opmerking: Als het gebruik van elektronische handtekeningen in uw land niet is toegestaan, ziet u een informatief vak in de handtekeningvelden waarin u wordt gevraagd het document af te drukken en handmatig te ondertekenen. Volg de stappen in paragraaf 3.2.2 van deze gebruikershandleiding.

3.2.1. Onderteken uw nieuwe licentieovereenkomst met DocuSign

Volg de onderstaande stappen om uw licentieovereenkomst met DocuSign te ondertekenen:

1. Selecteer de taal voor DocuSign (klik op 'Change language').
2. Vink het vakje 'I agree to use electronic records and signature' aan. Vervolgens op de gele knop ''Continue''.
3. Lees het document. Selecteer op pagina 2 van de licentieovereenkomst een stijl voor uw handtekening, voer uw volledige naam, functietitel en bedrijfsadres in.
4. Herhaal stap 3 voor het tweede handtekeningblok hieronder.
5. Als u klaar bent, voltooit u het ondertekeningsproces door op de gele knop 'Voltooien' te klikken.
6. Dien de ondertekende licentieovereenkomst in: klik op de knop 'Verzenden naar de Rainforest Alliance'.

Uw aanvraag heeft nu de status 'In afwachting van beoordeling door de Rainforest Alliance'.

Het Rainforest Alliance-team zal uw verzoek nu beoordelen. U ontvangt feedback per e-mail.

Zodra uw licentieovereenkomst is gevalideerd door de Rainforest Alliance, wordt deze weergegeven als 'Geldig' op uw tabblad Juridische zaken.

3.2.2. Onderteken uw nieuwe licentieovereenkomst met natte handtekening

Met deze optie kunt u de licentieovereenkomst met natte handtekening downloaden, afdrukken en ondertekenen.

Volg onderstaande stappen:

1. Selecteer de taal van de DocuSign-applicatie (klik op 'Taal wijzigen').
2. Vink het vakje 'Ik ga akkoord met het gebruik van elektronische gegevens en handtekeningen' aan.
3. Klik op 'Overige acties' (1) en vervolgens op 'Print & Sign' (2).

1. Klik in het pop-upvenster op 'Download' om het document in PDF te genereren.
2. Print het document en onderteken het met een natte handtekening. Klik in hetzelfde pop-upvenster op 'Document retourneren' om het ondertekende document te uploaden. Als u de pop-up hebt gesloten, of bent uitgelogd bij het RACP, gaat u terug naar het tabblad Juridisch en herhaalt u stap 3 en 4 om terug te keren naar de optie 'Document retourneren'.
3. Upload uw bestand en klik op 'Voltooien'.
4. Dien de ondertekende licentieovereenkomst in: klik op de knop 'Verzenden naar de Rainforest Alliance'.

Uw aanvraag heeft nu de status 'In afwachting van beoordeling door de Rainforest Alliance'.

Het Rainforest Alliance-team zal uw verzoek nu beoordelen. U ontvangt feedback per e-mail.

Zodra uw licentieovereenkomst is gevalideerd door de Rainforest Alliance, wordt deze weergegeven als 'Geldig' op uw tabblad Juridische zaken.

3.3. FAQ: Licentieovereenkomst

4. Ontvangen verificatieniveaus: volgende stappen

Op basis van de resultaten die u in de e-mail met uw verificatieniveau heeft ontvangen, moet u zich voorbereiden op uw goedkeuringsbrief of op uw audit.

Volg de onderstaande stappen voor de locatie(s) die hebben ontvangen:

- Verificatieniveau A: bereid u voor op uw goedkeuringsbrief. Ga naar paragraaf 4.1.

- Verificatieniveau B t/m E: bereid u voor op uw audit. Ga naar paragraaf 4.2.

4.1. Verificatieniveau A: bereid u voor op uw goedkeuringsbrief

Als u verificatieniveau A heeft ontvangen, bent u vrijgesteld van een audit. U moet doorgaan met uw goedkeuringsproces om een goedkeuringsbrief te verkrijgen.

Voer de volgende stappen uit:

• Download, vul in en upload uw zelfbeoordeling.
• Een geldige licentieovereenkomst hebben (versie 2020).
• Vraag Goedkeuring (endorsement) aan.

Deze stappen worden hieronder in meer detail uitgelegd.

4.1.1. Download uw zelfbeoordeling, vul deze in en upload de ingevulde beoordeling

Volg de onderstaande stappen om uw zelfbeoordeling te downloaden:

- Ga naar de sectie 'Certification Overview' en klik vervolgens op de knop 'Details' van de licentie in de statusPending .

Klik op het tabblad 'License preparation' (licentievoorbereiding).
Onder de sectie 'self-assessment' (zelfbeoordeling), klikt u op 'Open'.

- Download uw zelfbeoordeling De gedownloade zelfbeoordeling omvat alleen de vereisten die voor uw organisatie van toepassing zijn, op basis van de informatie die tijdens de registratie is verstrekt.

- Vul in het Excel-bestand kolom D in met “conformiteit” of “non-conformiteit” en werk in kolom E uit wat uw bevindingen zijn, om aan te geven hoe uw bedrijf aan elke eis voldoet. Indien u 'niet-conform' heeft ingevuld, vermeldt u in kolommen G – J de stappen en maatregelen die zijn genomen om de non-conformiteit op te te lossen.

- Als u klaar bent, uploadt u uw zelfbeoordeling in dezelfde sectie. Klik op 'Uw bestand uploaden'.

4.1.2. Een geldige licentieovereenkomst hebben (versie 2020)

Zorg ervoor dat u een geldige licentieovereenkomst (License Agreement (2020 version)) op het Rainforest Alliance Certification Platform (RACP) heeft.

Als uw bedrijf al een geldige licentieovereenkomst (versie 2020) heeft, kunt u deze uploaden naar het RACP. Indien u nog geen licentieovereenkomst (License Agreement (2020 version)) heeft ondertekend, vraag deze dan aan en onderteken deze op het RACP.

Volg de stappen om de Licentieovereenkomst (versie 2020) te ondertekenen of te uploaden in hoofdstuk 3 van deze handleiding.

4.1.3. Vraag bevestiging (endorsement) aan

Ga naar uw 'Certificatieoverzicht'. Klik op uw aangevraagde licentie op 'Details'.

Aan de rechterkant van het scherm ziet u de knop 'Aanvraag goedkeuring'.

Wanneer alle vereiste informatie is verwerkt, zal Rainforest Alliance contact met u opnemen voor verdere informatie (controleer uw postvak met ongewenste berichten) of om u te laten weten dat u een Goedkeuringsbrief ontvangt.

U ontvangt een e-mail wanneer u de goedkeuringsbrief (endorsement letter) krijgt toegekend.

Het certificaat wordt geüpload in de sectie 'Documents' (documenten) op het tabblad 'License preparation' (licentievoorbereiding).

4.2. Verificatieniveau B t/m E: bereid u voor op uw audit

Als u verificatieniveau B t/m E krijgt, betekent dit dat u een certificatie-audit moet ondergaan. U moet doorgaan met uw auditproces om een auditcertificaat te verkrijgen.

Voer de volgende stappen uit om te beginnen met het plannen van uw audit:

• 4.2.1. Download uw zelfbeoordeling, vul deze in en upload de ingevulde beoordeling
• 4.2.2. Vul het aanvraagformulier voor certificering (CAF) in
• 4.2.3. Neem contact op met een bevoegde Certificeringsinstantie
• 4.2.4. Een geldige licentieovereenkomst hebben (versie 2020)
• 4.2.5. Bevestig het contract in RACP (Handshake)

Deze stappen worden hieronder in meer detail uitgelegd.

4.2.1. Download uw zelfbeoordeling, vul deze in en upload de ingevulde beoordeling

Volg de onderstaande stappen om uw zelfbeoordeling te downloaden:

- Ga naar de sectie 'Certification Overview' en klik vervolgens op de knop 'Details' van de licentie in de statusPending .

Klik op het tabblad 'License preparation' (licentievoorbereiding).
Onder de sectie 'self-assessment' (zelfbeoordeling), klikt u op 'Open'.

- Download uw zelfevaluatie. De gedownloade zelfbeoordeling omvat alleen de vereisten die voor uw organisatie van toepassing zijn, op basis van de informatie die tijdens de registratie is verstrekt.

- Vul in het Excel-bestand kolom D in met “conformiteit” of “non-conformiteit” en werk in kolom E uit wat uw bevindingen zijn, om aan te geven hoe uw bedrijf aan elke eis voldoet. Indien u 'niet-conform' heeft ingevuld, vermeldt u in kolommen G - J de stappen en maatregelen die zijn genomen om de non-conformiteit op te te lossen.

- Als u klaar bent, uploadt u uw zelfbeoordeling in dit gedeelte. Klik op 'Uw bestand uploaden'.

4.2.2. Vul het CAF in

Het certificeringsaanvraagformulier (CAF) is een verplicht document dat moet worden ingevuld door certificaathouders en certificeringsinstellingen tijdens het certificeringsproces.

Download de nieuwste versie van uw Formulier voor Aanvraag van Certificering (CAF) in het RACP (in de sectie Certificatie-instelling, zie screenshot hieronder) of op de Rainforest Alliance-weblocatie hier.

Zorg ervoor dat u het juiste document met de naam Supply chain gebruikt.

Vul het rode tabblad 1 in. Aanvraagformulier.

4.2.3. Neem contact op met een bevoegde certificeringsinstantie

U dient een certificatieovereenkomst te ondertekenen met een geselecteerde Certificeringsinstantie (CB) U kunt hier een lijst met erkende CB's vinden en een offerte aanvragen.

Stuur de volgende documentatie naar uw CB:

- Aanvraagformulier Certificering (CAF).

- Uw zelfbeoordeling ingevuld volgens de instructies.

- Uw e-mail met de resultaten van het verificatieniveau.

4.2.4. Een geldige licentieovereenkomst hebben (versie 2020)

Zorg ervoor dat u een geldige licentieovereenkomst (License Agreement (2020 version)) op het Rainforest Alliance Certification Platform (RACP) heeft.

Als uw bedrijf al een geldige licentieovereenkomst (versie 2020) heeft, kunt u deze uploaden naar het RACP. Indien u nog geen licentieovereenkomst (License Agreement (2020 version)) heeft ondertekend, vraag deze dan aan en onderteken deze op het RACP.

Volg de stappen om de Licentieovereenkomst (versie 2020) te ondertekenen of te uploaden in hoofdstuk 3 van deze handleiding.

4.2.5. Bevestig het contract in RACP (Handshake)

Nadat u een certificatieovereenkomst met uw CB heeft ondertekend, dient u deze te bevestigen in het RACP. Deze stap geeft de CB toegang tot de benodigde informatie in uw profiel.

Er zijn twee manieren om dit te doen, zoals hieronder geïllustreerd.

Stuur een verzoek naar uw CB.

Volg de onderstaande stappen om een verzoek naar uw CB te sturen:

- Ga naar het tabblad 'Certificatieoverzicht', klik op de knop 'Details' van de licentie in Pending status.

Klik op het tabblad 'License preparation' (licentievoorbereiding).

- Klik in de sectie 'Uw certificatie-instelling' op 'Openen'.

- Er verschijnt een lijst met bevoegde certificatie-instellingen. Klik op 'Bevestig contract' naast de naam van de CB waarmee u een contract hebt afgesloten.

- De CB ontvangt uw verzoek. Totdat dit is bevestigd, is de status van uw verzoek In afwachting van antwoord.

- Wanneer uw CB uw aanvraag accepteert, wordt uw contract met uw CB officieel ondertekend in het RACP.

Ontvang een verzoek van uw CB.

Als uw CB u een contractaanvraag heeft gestuurd, volgt u de onderstaande stappen:

- Ga naar het tabblad 'Certificatieoverzicht', klik op de knop 'Details' van de licentie in Pending status.

- Ga naar het tabblad Licentievoorbereiding.

- Klik in de rubriek 'Uw Certificatie Instelling' op de knop 'Openen'.

- Je ziet een uitnodiging van uw CB. Klik op de groene knop 'Uitnodiging bekijken'.

- Klik in het paneel aan de rechterkant op 'Ja, we hebben het contract ondertekend' en vervolgens op 'Uitnodiging accepteren'.

- Uw contract met uw CB is nu officieel ondertekend in het RACP.

4.3. FAQ: Verificatieniveau

5. Verleng uw certificaat/licentie

U ontvangt 6 maanden voordat uw licentie verloopt een melding. Dit betekent dat u ervoor moet zorgen dat u uw certificering en/of licentie verlengt voordat deze verloopt.

Hieronder vindt u de belangrijkste stappen die u in het RACP moet nemen om uw certificering te verlengen.

5.1. Update en bevestig uw bereik

Log in op uw account via deze link met uw gebruikersnaam en wachtwoord.

6 maanden voordat uw huidige licentie verloopt, verschijnt er een pop-upbericht. Klik op Ja om te beginnen met het verlengen van uw certificering.

Uw Certificeringsbereik is gekopieerd van uw vorige Certificeringsbereik, u hoeft dus niet alle informatie opnieuw in te voeren. Klik op het tabblad 'Certificatieoverzicht'.

Klik in de licentie in status in behandeling op 'Details' om naar uw 'Certificeringsbereik' te gaan.

In uw Certificeringsbereik vindt u een kopie van de locatie(s) in uw vorige licentie.

Zorg ervoor dat u de bestaande informatie in uw locatie(s) verifieert en update deze indien nodig (bijvoorbeeld nieuwe gewassen, boerderijen, locaties, activiteiten, traceerbaarheidsniveaus etc. die u wilt opnemen), door te klikken op de knop 'Bewerken' op de rechterkant van uw locatie.

Volg de instructies in hoofdstuk 2 van deze gebruikershandleiding voor meer informatie.

Als u klaar bent, bevestigt u uw certificeringsscope door te klikken op 'Confirm scope and view requirements' in uw 'Certification scope' .

Op basis van de gegevens die in uw profiel zijn ingevoerd, worden de eisen gegenereerd die voor uw organisatie van toepassing zijn.

In het gedeelte Vereisten kunt u een Excel-bestand bekijken en downloaden met al uw toepasselijke vereisten. Als u klaar bent, klikt u op de knop 'Terug'.

5.2. Bereken uw verificatieniveaus

Keer terug naar uw sectie 'Certificeringsbereik' en klik op de lichtgroene knop 'Bereken mijn verificatieniveaus'. Dit is een verplichte stap om ervoor te zorgen dat de Rainforest Alliance het verzoek ontvangt om uw verificatieniveaus (risiconiveaus) te berekenen, zodat u verder kunt gaan met uw hercertificering.

Lees de informatie in het paneel 'Verificatie starten', volg de instructies en klik vervolgens op 'Verzenden'.

Het certificeringsteam van Rainforest Alliance beoordeelt uw profiel binnen 3 weken. U ontvangt uw resultaten per e-mail.

5.3. Ontvangen verificatieniveaus: volgende stappen

Op basis van de resultaten die u in de e-mail met uw verificatieniveau heeft ontvangen, moet u zich voorbereiden op uw goedkeuringsbrief/-licentie of op uw audit.

Volg de stappen in paragraaf 4.1 om uw goedkeuringslicentie/certificaat te vernieuwen.

Om uw CB-auditlicentie/certificaat te verlengen, volgt u de stappen in paragraaf 4.2.

5.4. FAQ: Certificering vernieuwing

6. Organisatie: Gebruikers & Contacten

In dit hoofdstuk vindt u instructies voor het toevoegen, bewerken en verwijderen van gebruikers en contactpersonen aan uw RACP-account.

6.1. Gebruikers

Klik in het tabblad Organisatie op Gebruikers om nieuwe gebruikers te bekijken, te bewerken of toe te voegen.

Aan elke gebruiker kunnen 3 verschillende rollen worden toegewezen, op basis van hun activiteiten en verantwoordelijkheden in het RACP.

Standaard worden alle drie de rollen toegewezen aan de persoon die het account heeft geregistreerd (Admin, Finance, User).

Naast de hierboven genoemde gebruikersrollen, kunnen gebruikers die werken met goedkeuringsverzoeken een van de volgende rollen hebben: 

6.1.1. Voeg een nieuwe gebruiker toe

Om een nieuwe gebruiker toe te voegen, klikt u op 'Users' gebruikt u de knop 'Add New User’'. Vul het formulier in, inclusief de toegewezen rol(len) zoals hierboven uitgelegd. Een nieuwe gebruiker heeft standaard de basisrol 'User'.

6.1.2. Bewerk gebruiker

Beheerders kunnen de informatie van de gebruiker bewerken, zoals naam, achternaam, e-mailadres en rollen. Om dit te doen, klikt u op de gebruiker en werkt u de vereiste informatie bij.

Meerdere gebruikers kunnen de rol 'Finance' en 'Administrator' hebben.

Indien van toepassing kunt u als beheerder uw Finance-rol verwijderen door op uw naam te klikken en het bijbehorende selectievakje uit te schakelen, nadat u de Finance-rol aan een andere gebruiker heeft toegewezen.

Opmerking: In elk account moet er altijd minimaal één gebruiker zijn met de rol Beheerder. Om uw beheerdersrol te verwijderen, wijst u deze eerst toe aan een andere gebruiker en deselecteert u vervolgens de rol van uw gebruikersnaam.

6.1.3. Verwijder gebruiker

Om een gebruiker te verwijderen, klikt u op de gebruikersnaam en vervolgens op de knop 'Verwijderen'. Klik in de pop-up op 'Bevestigen'.

6.2. Contacten

Klik in het tabblad Organisatie op 'Contacten' om contacten te bekijken, te bewerken of nieuwe toe te voegen.

Een medewerker die geregistreerd staat als Gebruiker wordt automatisch ook vermeld als Contactpersoon.

Wanneer u een medewerker als contactpersoon toevoegt, is dit om hun verantwoordelijkheid in uw organisatie aan te geven, dit kan relevant zijn voor de Rainforest Alliance of een certificeringsinstantie, en wijst hen niet automatisch een gebruikersrol toe in RACP.

6.2.1. Voeg nieuw contact toe

Om een nieuw contact toe te voegen, klikt u op 'Nieuw contact toevoegen'. Vul het formulier in met de vereiste gegevens en sla het contact op.

Klik nogmaals op de naam van het nieuw aangemaakte contact en ga dan naar de sectie 'Contacttype'. Hier kunt u hun contacttype (Admin, Facturering) toewijzen voor de organisatie en elke vestiging/onderaannemer die u heeft geregistreerd.

6.2.2. Verwijder contact

Om een contact te verwijderen, klikt u op het contact dat u wilt verwijderen. Er opent zich een paneel, klik op de rode knop 'Contact verwijderen'.

Bevestig de pop-up door op 'Verwijderen' te klikken en het contact wordt uit je account verwijderd.

6.3. Gebruiker in meerdere accounts

Het is mogelijk om als gebruiker actief te zijn in meerdere accounts. Om één gebruikersnaam voor alle accounts te behouden, raden we aan hetzelfde e-mailadres (en gebruikersnaam) te gebruiken bij het doorlopen van het registratieproces voor alle Certificaathouders waarvoor u toegang nodig heeft in RACP.

Wanneer u het RACP opent met uw gebruikersnaam gekoppeld aan meer dan één account, kunt u selecteren voor welke organisatie u wilt inloggen.

Als u al bent ingelogd, kunt u overschakelen naar een ander account. Ga naar uw Dashboard-tabblad en klik op de oranje tekst (-> Klik hier om te wijzigen) in de rechterbovenhoek.

7. Financiën

Om toegang te krijgen tot uw financiële informatie, klikt u op het tabblad 'Finance' in het RACP.

Op het tabblad Financiën ziet u:

• Vergoedingen: in deze sectie vindt u het overzicht van de royalties die u moet betalen.
• Facturen: in deze sectie vindt u het overzicht van al uw royalties (betaald en in afwachting van betaling).
• Hertoewijzingen: in deze sectie kunt u de hertoewijzingen van royalties instellen. Alleen van toepassing op koffie. Zie paragraaf 7.1. hieronder voor meer informatie.

7.1 Factuur opnieuw toewijzen (alleen koffie)

Het Rainforest Alliance Certification Platform (RACP) heeft de mogelijkheid voor bedrijven om de factuur voor de royalties toe te wijzen aan leveranciers, kopers of geregistreerde bedrijven in de toeleveringsketen. Meer informatie over de royalties vindt u hier.

De onderstaande instructies helpen u bij het opnieuw toewijzen van facturen in het RACP.

7.1.1. Soorten factuurhertoewijzing

7.1.2. Aanvragen voor herplaatsing

Om toegang te krijgen tot de Factuur Hertoewijzing logt u in op uw RACP-account en gaat u naar het tabblad 'Finance'.

Ga naar het tabblad 'Hertoewijzingen'. Hier ziet u twee secties:

• Verzoeken ingediend: Toont de lopende en actieve hertoewijzingen van facturen die door de account zijn verwerkt. Deze sectie is alleen voor de accounts die de overeenkomst voor hertoewijzing met een ander account hebben geregistreerd.
• Ontvangen verzoeken: Toont de lopende en actieve hertoewijzingen van facturen die door de account ter bevestiging zijn ontvangen. Deze sectie is alleen voor de accounts die de overeenkomst voor hertoewijzing van een ander account hebben ontvangen.

Stel een nieuwe toewijzing in

1. Ga naar Verzoek ingediend.
2. Klik op de knop In behandeling .
3. Klik op de knop Nieuw herplaatsingsverzoek .

Om een Herplaatsingsovereenkomst toe te voegen, vult u de verplichte gegevens (rode sterretjes) in het pop-upvenster in:

Zodra de Herplaatsingsovereenkomst is toegevoegd, moeten de Certificaathouders die het herplaatsingsverzoek hebben ontvangen het proces bevestigen. De overeenkomst wordt zichtbaar in de rubriek 'Herplaatsingen'. Onder 'Requests Raised' ziet u het verzoek in behandeling totdat de andere partij het heeft bevestigd.

Trek een lopende aanvraag in

1. Ga naar Verzoek ingediend.
2. Klik op de knop In behandeling .
3. Klik op de knop Intrekken .

Accepteer of weiger een wachtend verzoek

1. Ga naar Aanvraag ontvangen.
2. Klik op de knop In behandeling .
3. Klik op de knop Accepteren/weigeren .

Een geaccepteerd verzoek intrekken

1. Ga naar Verzoek ingediend.
2. Klik op de knop Actief .
3. Klik op de knop Revoke .

7.2. Facturering

Het RACP berekent de van toepassing zijnde royalties over de factureringscyclus (bijvoorbeeld maandelijks voor koffieroyalties) en factureert deze dienovereenkomstig aan het einde van de cyclus.

Wanneer een account een van de factuurhertoewijzingstypes in RACP heeft geselecteerd, worden de factuurregels gedebiteerd en vervolgens dienovereenkomstig gecrediteerd.

7.3. FAQ: Financiën

8. Woordenlijst

In onderstaande tabel staan de meest gebruikte termen en afkortingen en hun betekenis voor het werken met RACP. Het begrijpen van deze voorwaarden is noodzakelijk om uw registratie correct te voltooien.

Zie ook onze online verklarendewoordenlijst voor een uitleg van de terminologie die u kunt vinden in de documenten en tools van het Rainforest Alliance 2020-certificeringsprogramma.

9. Herzieningen

10. Disclaimer

Deze gebruikershandleiding wordt parallel met de ontwikkeling van het RACP-systeem gemaakt, daarom kunnen de schermafbeeldingenenigszins afwijken van de live-versie van RACP als gevolg van voortdurende ontwikkeling.

Vertaling Disclaimer 

Voor vragen met betrekking tot de precieze betekenis van de informatie in de vertaling, dient u de Engelse officiële versie te raadplegen voor verduidelijking. Enige discrepanties of betekenisverschillen als gevolg van de vertaling zijn niet bindend en hebben geen effect voor audit- of certificeringsdoeleinden.