RACP manuel d'utilisation pour les Titulaires de Certificats de la Chaîne d’Approvisionnement

Que pouvez-vous faire dans la plateforme RACP ?

S'inscrire sur RACP pour rejoindre le programme Rainforest Alliance 2020. Vous pouvez y créer votre compte, obtenir votre certification Rainforest Alliance, gérer vos licences, signaler la traçabilité, soumettre des demandes d'étiquetage et de marque.

Qui doit s'inscrire sur RACP ?

L'inscription sur RACP s'applique aux :

• Producteurs : petites exploitations, grandes exploitations, groupements d'exploitations
• Acteurs de la chaîne d'approvisionnement (y compris les détaillants, les entreprises de restauration, les propriétaires de marques)

À quoi sert ce manuel d'utilisation ?

Ce manuel d'utilisation aide les Titulaires de Certificats de la Chaîne d’Approvisionnement à naviguer dans RACP durant le processus d'enregistrement et de certification, le processus de renouvellement de la certification et la gestion des utilisateurs et des contacts.

Étapes à suivre pour obtenir la certification de la chaîne d'approvisionnement

Vous trouverez de plus amples informations sur notre page Comment obtenir une certification de chaîne d'approvisionnement: Un Guide pour les Entreprises.

1. Envoyer votre demande d’inscription

1. Accéder à la page d'inscription à RACP ici.
2. Sélectionnez la langue de votre choix dans le coin supérieur droit.
3. Cliquez sur le flux Acteur de la chaîne d'approvisionnement.
4. Fournissez les informations relatives à votre organisation :
   1. Détails de l'organisation :
      1. nom de l'organisation ;
      2. le cas échéant, votre ancien numéro d'identification Rainforest Alliance/UTZ.
      3. votre culture principale.
      4. toute activité supplémentaire.
   2. Adresse de l'organisation: il s'agit de l'endroit où le certificat est géré.
   3. Données personnelles: votre prénom, votre nom de famille et votre adresse électronique professionnelle.
   4. Conditions générales d'utilisation :
      1. Lisez et acceptez les conditions générales.
      2. Soumettez votre inscription : cliquez sur "Soumettre la participation".

2. Créer votre profil de certification

Après avoir reçu l'e-mail d'activation, cliquez sur le lien contenu dans l'e-mail pour activer votre nom d'utilisateur et définir votre nouveau mot de passe.

Vous arriverez dans votre tableau de bord à l'écran suivant :

Dites-nous quel(s) site(s) vous voulez certifier, en indiquant :

• votre Site de gestion centrale (CML) Il s'agit de l'adresse du bureau de gestion ;
• tout autre site  quevous souhaitez inclure dans votre certification (le cas échéant).

Résumé : Cliquez sur "Soumettre" pour passer aux étapes suivantes.

Pour toute modification nécessaire, cliquez sur le bouton "Modifier" sous Action.

Vous arriverez dans la section "Profil de certification", où vous pouvez voir l'aperçu des sites dans votre champ d'application de certification.

2.1 Ajouter et entretenir les sites

Dans votre "champ d' application de certification", vous trouverez une vue d'ensemble de vos sites.

Vous devez fournir plus d'informations sur votre (vos) site(s). Cliquez sur "Modifier" et complétez les informations le cas échéant :

1. Détails: saisissez les informations relatives à votre site.
2. Cultures : sélectionnez la ou les cultures certifiées Rainforest Alliance liées à cet emplacement. Fournissez une estimation des volumes (total des volumes certifiés par Rainforest Alliance, des volumes non certifiés et des volumes certifiés par d'autres systèmes) que vous prévoyez d'acheter ou de traiter au cours des 12 prochains mois pour chaque culture sélectionnée. Utilisez notre calculateur en ligne pour obtenir une estimation de vos volumes.
3. Activités: indiquez les activités qui s'appliquent à ce lieu.
4. Entrée: indiquez quel(s) produit(s) provient(ent) ou arrive(nt) dans ce lieu.
5. Sortie: indiquer quel(s) produit(s) sort(ent) de ce lieu.
6. Traçabilité: indiquer le type de traçabilité des produits manipulés dans ce lieu. Sélectionnez n'importe quel type de niveau de traçabilité applicable à votre certification. Ceci est visible sur vos factures et documents d'expédition. Si vous ne le savez pas, vérifiez auprès de votre fournisseur.
7. Questions de certification: répondez aux questions de cette section pour nous aider à identifier votre champ d'application. D'autres questions peuvent apparaître en fonction de vos réponses. Certaines questions sont préremplies en fonction des informations que vous avez fournies dans votre profil. Si les réponses pré-remplies sont incorrectes, vous devez mettre à jour les entrées précédentes. Cliquez sur "Retour" pour modifier les informations que vous avez fournies dans les sections précédentes de ce site.

8. Résumé: vous pouvez voir ici un résumé des informations que vous avez saisies jusqu'à présent. Si des modifications sont nécessaires, cliquez sur le bouton "Précédent" pour modifier les entrées précédentes. Si aucune autre modification n'est nécessaire, cliquez sur "Soumettre" pour passer aux étapes suivantes.

Chaque titulaire de certificat doit avoir au moins un site. Le site présenté dans cet aperçu est le site de gestion centrale (CML) que vous avez indiqué lors de la création de votre compte. Dans le cas d'une certification multisite, les autres sites sont également répertoriés ici. Vous pouvez également ajouter manuellement de nouveaux sites (voir le paragraphe suivant 2.2).

2.2 Multi-sites et sous-traitants

Si vous avez une certification multisite ou si vous souhaitez ajouter des sous-traitants à votre champ d' application de certification, cliquez sur le bouton vert "Ajouter un nouveau site" dans la section "champ d' application de certification".

Répétez les actions illustrées ci-dessus au paragraphe 2.1 de ce guide pour chaque site/sous-traitant que vous souhaitez ajouter.

Note : En cas de sites multiples, assurez-vous que le site de gestion est sélectionné en tant qu'emplacement de gestion central. Cette mention figurera sur votre certificat.

2.3. Confirmer le champ d'application de la certification et les exigences de visualisation

Après avoir ajouté tous vos sites/sous-traitants à votre champ d'application de certification, vous pouvez le confirmer.

Accédez à la section "Profil de certification" et cliquez sur le bouton vert "Confirmer le champs d’application et visualiser les exigences".

Cette procédure génère les exigences applicables à votre organisation, sur la base des informations saisies dans votre profil.

Dans la section Exigences, vous pouvez consulter et télécharger un fichier Excel contenant toutes les exigences applicables. Une fois cela fait, cliquez sur "Précédent".

2.4. Calculez vos niveaux de vérification

Retournez dans votre section "Profil de certification" et cliquez sur le bouton vert clair "Calculer mon/mes niveau(x) de vérification". Il s'agit d'une étape obligatoire pour s'assurer que Rainforest Alliance reçoit la demande de calcul de vos niveaux de vérification (risque), afin que vous puissiez procéder à votre certification.

Lisez les informations dans le panneau "Commencer la vérification", suivez les instructions et cliquez sur "Soumettre".

Le niveau de vérification se réfère à la fréquence et aux processus d'examen nécessaires pour évaluer le risque sur un site spécifique. L'équipe de certification de Rainforest Alliance examinera votre profil dans un délai de trois semaines ouvrables. Vous recevrez vos résultats par courrier électronique.

Veuillez procéder à la demande ou au téléchargement de votre contrat de licence. Suivez les étapes du chapitre 3.

2.5 RDUE

À partir du 15 janvier 2024, les titulaires de certificats ayant du café et/ou du cacao dans leur champ d'application peuvent demander des données et des analyses à Rainforest Alliance Certification pour soutenir leur obligation de diligence raisonnable RDUE (règlement de l'Union européenne sur les produits exempts de déforestation), en incluant le cadre EUDR dans leur champ d'application dans la plateforme de certification Rainforest Alliance (RACP).

2.5.1. Inclure l'option RDUE

Pour inclure l'option RDUE dans votre champ de certification, vous devez avoir une licence en statut "en attente". Vous pouvez vérifier le statut de votre licence dans l'onglet ''Aperçu de la certification''.

Connectez-vous à votre compte sur le RACP en utilisant ce lien. Lors de la connexion, une fenêtre pop-up apparaîtra sur votre tableau de bord, si les cultures de cacao et/ou de café sont dans le champ d'application : cliquez sur le bouton "Go to EUDR Settings" (Aller aux paramètres du RDUE). Vous pouvez également accéder au bouton Paramètres EUDR de la manière suivante :

- Accédez à votre "Profil de certification".

- Cliquez sur "Détails" pour la licence actuellement en statut "en attente".

- Localisez le bouton "EUDR Settings" situé au-dessus de la section Certification scope.

Dans l'écran Paramètres du RDUE, cliquez sur le bouton "Modifier".

Sélectionnez "Oui" pour ajouter le RDUE à votre champ de certification, lisez les conditions générales et, lorsque vous êtes prêt, cliquez sur "Enregistrer". 

Votre demande d'ajout de données RDUE à votre périmètre de certification est désormais prise en compte.  Les données relatives aux nouvelles licences approuvées par le RDUE seront disponibles plus tard dans l'année.

2.5.2. Exclure l'option RDUE

Pour exclure votre option EUDR de votre champ de certification, suivez les étapes ci-dessous: 

Connectez-vous à votre compte sur le RACP en utilisant ce lien. 

- Accédez à votre "Profil de certification".

- Cliquez sur "Détails" pour la licence actuellement en statut "en attente".

- Localisez le bouton "EUDR Settings" situé au-dessus de la section Certification scope.

- Dans l'écran Paramètres RDUE, cliquez sur le bouton "Modifier".

- Sélectionnez "Non", puis cliquez sur "Sauvegarder". 

- Fermez la fenêtre Paramètres RDUE.

Votre demande d'ajout de données RDUE à votre périmètre de certification est désormais exclue.

2.6. FAQ Inscription et certification

3. Accord juridique (version 2020)

Pour signer ou télécharger votre Contrat de License existant, connectez-vous à votre compte RACP et cliquez sur l'onglet Mentions Légal

Dans l'écran suivant, vous pouvez définir votre hiérarchie juridique.

• Organisation mère: Organisation qui détient une participation majoritaire dans une ou plusieurs organisations.
• Organisation enfant: Organisation dont une autre entité est légalement responsable.
• Organisation autonome: Organisation qui n'est pas une filiale d'une autre entreprise et/ou qui n'est pas liée juridiquement à une autre entreprise.

Sélectionnez votre type d'organisation et cliquez sur "Continuer".

Cliquez sur le bouton "Demander votre agrément juridique".
Dans l'écran suivant, vous pouvez indiquer si vous disposez déjà d'un contrat de licence (valide).

Si vous disposez d'un contrat de licence existant et valide (version 2020), vous pouvez le télécharger dans RACP. Cliquez sur "Oui, j'ai un contrat de licence existant (version 2020)" et suivez les instructions du paragraphe 3.1.

Si vous n'avez pas de contrat de licence existant (version 2020), vous pouvez en faire la demande dans RACP. Cliquez sur "Non, je n'ai pas de contrat de licence existant (version 2020)" et suivez les étapes du paragraphe 3.2.

3.1. Téléchargez votre contrat de licence existant (version 2020)

Si votre entreprise dispose déjà d'un contrat de licence valide (version 2020), suivez les étapes ci-dessous :

1) Sélectionnez "Oui, j'ai un contrat de licence existant (version 2020)".

2) Téléchargez votre document.

3) Cliquez sur "Continuer".

Le cas échéant, inclure les sous-licenciés. Les sous-licenciés approuvés seront couverts par votre contrat de licence. Si vous n'avez pas de sous-licenciés, cliquez directement sur "Envoyer à Rainforest Alliance" pour soumettre votre demande.

Votre demande a maintenant le statut "En attente d'examen par Rainforest Alliance".

L'équipe de Rainforest Alliance examinera votre demande. Vous recevrez un retour d'information par courrier électronique.

Une fois que votre contrat de licence a été validé par Rainforest Alliance, il apparaîtra comme "Valide" dans votre onglet juridique.

3.2. Signez votre nouveau contrat de licence

Si vous n’avez pas encore signé de contrat de licence (version 2020), veuillez le demander et le signer dans RACP. Vous pouvez signer directement dans le système avec DocuSign, si celui-ci est disponible dans votre pays.

Suivez les étapes ci-dessous :

1) Sélectionnez "Non, je n'ai pas de contrat de licence existant (version 2020)".

2) Cliquez sur "Continuer".

Dans l'écran "Sélectionnez qui fera partie de votre accord juridique" :

1) Inclure tous les sous-licenciés. Les sous-licenciés approuvés seront couverts par votre contrat de licence. Si vous n'avez pas de sous-licenciés, passez à l'étape 2.

2) Sélectionnez la langue préférée de votre contrat de licence.

3) Cliquez sur "Continuer".

Pour poursuivre votre signature, vous avez deux possibilités :

1) Signer le contrat de licence avec DocuSign. Suivre les étapes du paragraphe 3.2.1.

2) Signer le contrat de licence avec une signature manuscrite. Suivre les étapes du paragraphe 3.2.2.

Note : Si l'utilisation des signatures électroniques n'est pas autorisée dans votre pays, vous verrez apparaître une boîte d'information dans les champs de signature vous invitant à imprimer et à signer le document manuellement. Suivez les étapes décrites au paragraphe 3.2.2 de ce manuel d'utilisation.

3.2.1. Signez votre nouvel contrat de licence avec DocuSign

Pour signer votre contrat de licence avec DocuSign, suivez les étapes ci-dessous :

1. Sélectionnez la langue de l'application DocuSign (cliquez sur "Modifier la langue").
2. Cochez la case "J'accepte d'utiliser des enregistrements et des signatures électroniques". Cliquez ensuite sur le bouton jaune "Continuer".
3. Lire le document. À la page 2 de le contrat de licence, sélectionnez un style de signature, saisissez votre nom complet, votre fonction et l'adresse de votre entreprise.
4. Répétez l'étape 3 pour le deuxième bloc de signature ci-dessous.
5. Lorsque vous êtes prêt, terminez la procédure de signature en cliquant sur le bouton jaune "Terminer".
6. Soumettre le contrat de licence signé : cliquer sur le bouton "Envoyer à Rainforest Alliance".

Votre demande a maintenant le statut "En attente d'examen par Rainforest Alliance".

L'équipe de Rainforest Alliance va maintenant examiner votre demande. Vous recevrez un retour d'information par courrier électronique.

Une fois que votre contrat de licence a été validé par Rainforest Alliance, il apparaîtra comme "Valide" dans votre onglet juridique.

3.2.2. Signer votre nouveau contrat de licence avec une signature manuscrite.

Cette option vous permet de télécharger, d'imprimer et de signer le contrat de licence avec une signature manuscrite.

Suivez les étapes ci-dessous :

1. Sélectionnez la langue de l'application DocuSign (cliquez sur "Modifier la langue").
2. Cochez la case "J'accepte d'utiliser des enregistrements et des signatures électroniques".
3. Cliquez sur "Autres actions" (1) puis sur "Imprimer et signer" (2).

1. Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur "Télécharger" pour générer le document au format PDF.
2. Imprimez le document et signez-le avec une signature manuscrite. Dans la même fenêtre, cliquez sur "Renvoyer le document" pour télécharger le document signé. Si vous avez fermé la fenêtre contextuelle ou si vous vous êtes déconnecté du système RACP, retournez à l'onglet Mentions Légales et répétez les étapes 3 et 4 pour revenir à l'option "Renvoyer le document".
3. Téléchargez votre fichier et cliquez sur "Terminer".
4. Soumettre le contrat de licence signé : cliquer sur le bouton "Envoyer à Rainforest Alliance".

Votre demande a maintenant le statut "En attente d'examen par Rainforest Alliance".

L'équipe de Rainforest Alliance va maintenant examiner votre demande. Vous recevrez un retour d'information par courrier électronique.

Une fois que votre contrat de licence a été validé par Rainforest Alliance, il apparaîtra comme "Valide" dans votre onglet juridique.

3.3. FAQ Contrat de licence

4. Niveaux de vérification reçus : prochaines étapes

En fonction des résultats que vous avez reçus par courriel avec votre niveau de vérification, vous devez vous préparer pour votre certificat d'approbation ou pour votre audit. 

Suivez les étapes indiquées ci-dessous pour le(s) site(s) reçu(s) :

- Niveau de vérification A : préparez votre certificat d'approbation Passez au paragraphe 4.1.

- Niveau de vérification B à E : préparez votre audit. Passez au paragraphe 4.2.

4.1. Niveau de vérification A : préparez votre certificat d'approbation

Si vous avez obtenu le niveau de vérification A, cela signifie que vous n'êtes pas soumis à un audit. Vous devez poursuivre la procédure d'approbation pour obtenir un certificat d'approbation. 

Effectuez les étapes suivantes :

• Téléchargez, complétez et chargez votre auto-évaluation
• Disposer d'un contrat de licence valide (version 2020).
• Demander l’approbation

Ces étapes sont expliquées plus en détail ci-dessous. 

4.1.1. Téléchargez, complétez et chargez votre auto-évaluation

Pour télécharger votre auto-évaluation, suivez les étapes ci-dessous :

- Dans l'onglet "Profil de certification", cliquez sur le bouton "Détails" de la licence en attente.

- Cliquez sur l’onglet « Préparation à la licence ».
- Dans la section « auto-évaluation », cliquez sur « Ouvrir ».

- Téléchargez votre auto-évaluation. L’auto-évaluation téléchargée ne contient que les exigences applicables à votre organisation en fonction des informations fournies lors de votre l’inscription.

- Dans le fichier Excel, remplissez la colonne D avec la mention "conformité" ou "non-conformité" et développez dans la colonne E vos conclusions et la manière dont votre organisation se conforme à chaque exigence. En cas de non-conformité, veuillez remplir les colonnes G à J et expliquez les étapes et mesures prises pour résoudre la non-conformité.

- Lorsque vous êtes prêt, téléchargez votre auto-évaluation dans cette section. Cliquez sur "Télécharger votre fichier".

4.1.2. Disposer d'un contrat de licence valide (version 2020)

Assurez-vous de disposer d’un contrat de licence valide (version 2020) sur la Plateforme de Certification de Rainforest Alliance (RACP).

Si votre entreprise dispose déjà d'un contrat de licence valide (version 2020), vous pouvez le télécharger vers le RACP. Si vous n’avez pas encore signé de contrat de licence (version 2020), veuillez le demander et le signer sur la RACP.

Suivez les étapes pour signer ou télécharger le contrat de licence (version 2020) dans le chapitre 3 de ce manuel.

4.1.3. Demander l’approbation

Accédez à votre "Profil de certification". Sur votre licence en cours , cliquez sur "Détails".

Sur le côté droit de l'écran, vous pouvez voir le bouton "Demander votre approbation".

4.2. Niveau de vérification B à E : préparez-vous à l'audit

Si vous obtenez le niveau de vérification B à E, cela signifie que vous devez vous soumettre à un audit de certification. Vous devez poursuivre votre processus d'audit pour obtenir un certificat d'audit.

Pour commencer à planifier votre audit, suivez lesétapes suivantes:

• 4.2.1. Téléchargez, complétez et chargez votre auto-évaluation
• 4.2.2. Remplir le formulaire de demande de certification (CAF)
• 4.2.3. Contacter un organisme certificateur autorisé (OC)
• 4.2.4. Disposer d'un contrat de licence valide (version 2020)
• 4.2.5. Confirmer le contrat dans RACP (Handshake)

Ces étapes sont expliquées plus en détail ci-dessous.

4.2.1. Téléchargez, complétez et chargez votre auto-évaluation

Pour télécharger votre auto-évaluation, suivez les étapes ci-dessous :

- Dans l'onglet "Profil de certification", cliquez sur le bouton "Détails" de la licence en attente.

- Cliquez sur l’onglet « Préparation à la licence ».
Dans la section « auto-évaluation », cliquez sur « Ouvrir ».

- Téléchargez votre auto-évaluation. L’auto-évaluation téléchargée ne contient que les exigences applicables à votre organisation en fonction des informations fournies lors de votre l’inscription.

- Dans le fichier Excel, remplissez la colonne D avec la mention "conformité" ou "non-conformité" et développez dans la colonne E vos conclusions et la manière dont votre organisation se conforme à chaque exigence. En cas de non-conformité, veuillez remplir les colonnes G à J et expliquez les étapes et mesures prises pour résoudre la non-conformité.

- Lorsque vous êtes prêt, téléchargez votre auto-évaluation dans cette section. Cliquez sur "Télécharger votre fichier".

4.2.2. Remplir le CAF

Le formulaire de candidature à la certification (CAF) est un document obligatoire que les titulaires de certificat et les Organismes de Certification (OC) doivent remplir lors du processus de certification de la norme pour l’agriculture durable 2020.

Téléchargez la dernière version de votre CAF dans RACP (dans la section Votre organisme de certification) ou sur le site web de Rainforest Alliance ici.

Veillez à utiliser le bon document intitulé Chaîne d'approvisionnement (Supply Chain).

Remplir l'onglet rouge 1. Formulaire de demande (Application Form).

4.2.3. Contacter un Organisme Certificateur Autorisé (OC)

Vous devrez signer un accord de certification avec l’OC sélectionné. Vous pouvez trouver une liste d'OC autorisés ici et demander un devis.

Veuillez envoyer les documents suivants à votre OC :

Formulaire de candidature à la certification (CAF)

- Votre auto-évaluation remplie selon les instructions.

- Votre courriel avec les résultats du niveau de vérification.

Préparation de l’audit : vous devez envoyer une copie de l’auto-évaluation réalisée et le plan de gestion à l’OC au plus tard quatre semaines avant le premier jour de l’audit programmé.

4.2.4. Disposer d'un contrat de licence valide (version 2020)

Assurez-vous de disposer d’un contrat de licence valide (version 2020) sur la Plateforme de Certification de Rainforest Alliance (RACP).

Si votre entreprise dispose déjà d'un contrat de licence valide (version 2020), vous pouvez le télécharger vers le RACP. Si vous n’avez pas encore signé de contrat de licence (version 2020), veuillez le demander et le signer sur la RACP.

Suivez les étapes pour signer ou télécharger le contrat de licence (version 2020) dans le chapitre 3 de ce manuel.

4.2.5. Confirmer le contrat dans RACP (Handshake)

Après avoir signé un accord de certification avec votre OC, vous devez le confirmer dans RACP. Cette étape permettra à l'OC d'accéder aux informations nécessaires dans votre profil.

Il y a deux façons de procéder, comme illustré ci-dessous.

Envoyez une demande à votre OC

Pour envoyer une demande à votre OC, suivez les étapes ci-dessous :

- Dans l'onglet "Profil de certification", cliquez sur le bouton "Détails" de la licence en attente.

Cliquez sur l’onglet « Préparation à la licence ».

- Dans la section "Votre organisme de certification", cliquez sur "Ouvrir".

- Une liste des organismes de certification agréés s'affiche. Cliquez sur "Confirmer le contrat" à côté du nom de l'OC avec lequel vous avez signé un contrat.

- L‘OC recevra votre demande. Jusqu'à ce que cela soit confirmé, le statut de votre demande sera " En attente de réponse".

- Lorsque votre OC accepte votre demande, votre contrat avec votre OC est officiellement signé dans RACP.

Recevoir une demande de votre OC

Si votre OC vous a envoyé une demande de contrat, suivez les étapes ci-dessous :

- Dans l'onglet "Profil de certification", cliquez sur le bouton "Détails" de la licence en attente.

- Allez dans l'onglet Préparation de la licence.

- Dans la section "Votre organisme de certification", cliquez sur le bouton "Ouvrir".

- Vous verrez une invitation de votre OC. Cliquez sur le bouton vert "Voir l'invitation".

- Dans le panneau de droite, cliquez sur "Oui, nous avons signé le contrat", puis sur "Accepter l'invitation".

- Votre contrat avec votre OC est maintenant officiellement signé dans RACP.

4.3. FAQ Niveau de vérification

5. Renouveler votre certificat/licence

Vous recevez une notification 6 mois avant l'expiration de votre licence. Cela signifie que vous devez vous assurer que vous renouvelez votre certification et/ou votre licence avant qu'elle n'expire.

Vous trouverez ci-dessous les principales étapes à suivre au sein de RACP pour renouveler votre certification.

5.1. Mise à jour et confirmation du champ d'application

Connectez-vous à votre compte en cliquant sur ce lien avec votre nom d'utilisateur et votre mot de passe.

Un message contextuel apparaîtra 6 mois avant l'expiration de votre licence actuelle. Cliquez sur Oui pour commencer à renouveler votre certification.

Votre champ d' application de certification est copié à partir de votre champ d' application de certification précédent, de sorte que vous n'avez pas besoin de saisir à nouveau toutes les informations. Cliquez sur l'onglet "Profil de certification".

Dans la licence en cours, cliquez sur "Détails" pour accéder à la section "Champ d’application de la certification".

Dans votre champ d'application de certification, vous trouverez une copie du ou des sites dans votre licence précédente.

Veillez à vérifier les informations existantes dans vos exploitations et sites, et à les mettre à jour si nécessaire (par exemple, les nouvelles cultures, exploitations, sites, activités, niveaux de traçabilité, etc. que vous souhaitez inclure), en cliquant sur le bouton "Modifier" sur le côté droit de votre site.

Suivez les instructions du chapitre 2 de ce manuel d'utilisation.

Lorsque vous êtes prêt, confirmez votre champ d' application de certification en cliquant sur «Confirmez votre champ d'application et voir exigences» dans votre "Champ d’application’’.

Cette procédure génère les exigences applicables à votre organisation, sur la base des informations saisies dans votre profil.

Dans la section «Exigences», vous pouvez consulter et télécharger un fichier Excel contenant toutes les exigences applicables. Une fois cela fait, cliquez sur le bouton "Retour".

5.2. Calculez vos niveaux de vérification

Retournez dans votre section "Profil de certification" et cliquez sur le bouton vert clair "Calculer mon/mes niveau(x) de vérification". Il s'agit d'une étape obligatoire pour s'assurer que Rainforest Alliance reçoit la demande de calcul de vos niveaux de vérification (risque), afin que vous puissiez procéder à votre re-certification.

Lisez les informations dans le panneau "Commencer la vérification", suivez les instructions et cliquez sur "Soumettre".

L'équipe de certification de Rainforest Alliance examinera votre profil dans un délai de trois semaines. Vous recevrez vos résultats par courrier électronique.

5.3. Niveaux de vérification reçus : prochaines étapes

En fonction des résultats que vous avez reçus par courriel avec votre niveau de vérification, vous devez vous préparer pour votre certificat/licence d'approbation ou pour votre audit. 

Pour renouveler votre licence/certificat d'approbation, suivez les étapes décrites au paragraphe 4.1.

Pour renouveler votre licence/certificat d'audit, suivez les étapes décrites au paragraphe 4.2.

5.4. FAQ Renouvellement de la certification

6. Organisation : Utilisateurs et contacts

Dans ce chapitre, vous trouverez des instructions sur la manière d'ajouter, de modifier et de supprimer des utilisateurs et des contacts dans votre compte RACP.

6.1. Utilisateurs

Dans l'onglet Organisation, cliquez sur Utilisateurs pour afficher, modifier ou ajouter de nouveaux utilisateurs.

Chaque utilisateur peut se voir attribuer différents rôles, en fonction de ses activités dans RACP. 

Par défaut, la personne qui a enregistré le compte se voit attribuer les trois rôles (Finance, Administrateur, Utilisateur).

Outre les rôles susmentionnés, les utilisateurs qui travaillent avec les demandes d’approbation sur Claims peuvent endosser l’une des fonctions suivantes : 

6.1.1. Ajouter un nouvel utilisateur

Pour ajouter un nouvel utilisateur, cliquez sur "Utilisateurs" et utilisez le bouton "Ajouter un nouvel utilisateur". Remplir le formulaire, y compris le(s) rôle(s) désigné(s) comme expliqué ci-dessus. Par défaut, un nouvel utilisateur aura le rôle de base « Utilisateur ».

6.1.2. Modifier l'utilisateur

Les administrateurs peuvent modifier les informations relatives à l'utilisateur, telles que le nom, le prénom, l'adresse électronique et les rôles. Pour ce faire, cliquez sur l'utilisateur et mettez à jour les informations requises.

Plusieurs utilisateurs peuvent avoir le rôle « Finance » et « Administrateur ».

Le cas échéant, en tant qu'administrateur, vous pouvez supprimer votre rôle Finance en cliquant sur votre nom et en désactivant la case à cocher correspondante, après avoir attribué le rôle Finance à un autre utilisateur.

6.1.3. Supprimer un utilisateur

Pour supprimer un utilisateur, cliquez sur son nom et ensuite sur le bouton "Supprimer". Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur "Confirmer".

6.2. Contacts

Dans l'onglet Organisation, cliquez sur "Contacts" pour afficher, modifier ou ajouter de nouveaux contacts.

Un employé enregistré en tant qu'utilisateur est automatiquement répertorié en tant que contact.

Lorsque vous ajoutez un employé en tant que Contact, c'est pour indiquer sa responsabilité dans votre organisation, qui peut être pertinente pour Rainforest Alliance ou un organisme de certification, et ne lui attribue pas automatiquement un rôle d'utilisateur dans RACP.

6.2.1. Ajouter un nouveau contact

Pour ajouter un nouveau contact, cliquez sur "Ajouter un nouveau contact". Remplissez le formulaire avec les informations requises et enregistrez le contact.

Cliquez à nouveau sur le nom du contact nouvellement créé et accédez à la section "Type de contact". Ici, vous pouvez assigner leur type de contact (Admin, Facturation) pour l'organisation et chaque site/sous-traitant que vous avez enregistré.

6.2.2. Supprimer un contact

Pour supprimer un contact, cliquez sur le contact à supprimer. Un panneau s'ouvre, cliquez sur le bouton rouge "Supprimer le contact".

Confirmez la fenêtre contextuelle en cliquant sur "Supprimer" et le contact est supprimé de votre compte.

6.3. Utilisateur dans plusieurs comptes

Il est possible d'être un utilisateur actif dans plusieurs comptes. Afin de conserver un seul nom d'utilisateur pour tous les comptes, nous vous recommandons d'utiliser la même adresse électronique (et le même nom d'utilisateur) lors de la procédure d'enregistrement pour tous les titulaires de certificats pour lesquels vous avez besoin d'un accès dans RACP.

Lorsque vous accédez à RACP avec votre nom d'utilisateur lié à plus d'un compte, vous pouvez sélectionner l'organisation pour laquelle vous souhaitez vous connecter.

Si vous êtes déjà connecté, vous pouvez changer de compte. Allez dans l'onglet Tableau de bord et cliquez sur le texte orange (-> Cliquez ici pour changer) dans le coin supérieur droit.

7. Finance

Pour accéder à vos informations financières, cliquez sur l'onglet "Finances" dans RACP.

Dans l'onglet Finance, vous pouvez voir :

• Redevances: dans cette section, vous trouverez un aperçu des redevances que vous devez payer.
• Factures: dans cette section, vous trouverez un aperçu de toutes vos redevances (payées et en attente de paiement).
• Réaffectations : cette section permet de configurer les réaffectations des redevances. Ne s'applique qu'au café. Voir le paragraphe 7.1. ci-dessous pour plus d'informations.

7.1. Réaffectation des factures (uniquement pour le café)

La plateforme de certification Rainforest Alliance (RACP) permet aux entreprises d'attribuer la facture de la redevance aux fournisseurs, aux acheteurs ou aux entreprises enregistrées dans la chaîne d'approvisionnement. De plus amples informations sur la redevance sont disponibles ici.

Les instructions ci-dessous vous guideront dans la procédure de réaffectation des factures dans le système RACP.

7.1.1. Types de réaffectation des factures

7.1.2. Demandes de réaffectation

Pour accéder à la réaffectation des factures, connectez-vous à votre compte RACP et allez dans l'onglet "Finances".

Allez dans l'onglet "Réaffectations". Vous y trouverez deux sections :

• Demandes soulevées: Affiche les réaffectations de factures en attente et actives traitées par le compte. Cette section ne concerne que les comptes qui ont conclu un accord de réaffectation avec un autre compte.
• Demandes reçues : Affiche les réaffectations de factures en attente et actives reçues par le compte à confirmer. Cette section ne concerne que les comptes qui ont reçu l'accord de réaffectation d'un autre compte.

Mise en place d'une nouvelle réaffectation

1. Allez à la page Demande de fonds collectés.
2. Cliquez sur le bouton En attente .
3. Cliquez sur le bouton Nouvelle demande de réaffectation .

Pour ajouter une convention de réaffectation, remplissez les informations obligatoires (astérisques rouges) dans la fenêtre qui s'affiche :

Une fois l'accord de réattribution ajouté, le détenteur de certificat qui a reçu la demande de réattribution doit confirmer le processus. L'accord sera visible dans la section "Réaffectations". Dans la rubrique "Demandes soulevées", vous verrez que la demande est en attente jusqu'à ce que l'autre partie l'ait confirmée.

Retirer une demande en cours

1. Allez à la page Demande de fonds collectés.
2. Cliquez sur le bouton En attente .
3. Cliquez sur le bouton Retirer .

Accepter ou rejeter une demande en attente

1. Aller à Demande reçue.
2. Cliquez sur le bouton En attente .
3. Cliquez sur le bouton Accepter/Rejeter .

Révoquer une demande acceptée

1. Allez à la page Demande de fonds collectés.
2. Cliquez sur le bouton Actif .
3. Cliquez sur le bouton Révoquer .

7.2. Facturation

RACP calcule la redevance applicable au cours du cycle de facturation (par exemple, mensuellement pour la redevance sur le café) et la facture en conséquence à la fin du cycle.

Lorsqu'un compte a sélectionné l'un des types de réaffectation de facture dans RACP, les lignes de facture sont débitées puis créditées en conséquence.

7.3. FAQ Finance

8. Glossaire

Le tableau ci-dessous répertorie les termes et abréviations les plus fréquemment utilisés et leur signification pour travailler avec RACP. Il est nécessaire de comprendre ces termes pour compléter votre inscription dans les règles.

Voir aussi notre glossaire en ligne, pour une explication de la terminologie utilisée dans les documents et outils du programme de certification Rainforest Alliance 2020.

9. Historique des changements

10. Avertissement

Ce manuel d’utilisation est rédigé parallèlement au développement de RACP, les écrans et les formulaires peuvent donc légèrement différer de la version live de la RACP en raison du développement en cours et des améliorations.

Décharge de responsabilité concernant la traduction

Pour toute question liée à la signification précise des informations contenues dans ce document traduit, veuillez vous référer à la version officielle en anglais pour en obtenir la clarification.

Note 1 : si vous n'avez pas encore de licence en statut "en attente", cliquez sur le bouton "Renouveler la certification" sur votre tableau de bord. Vous pouvez renouveler votre licence six mois avant la date d'expiration de votre licence actuelle