RACP: hướng dẫn sử dụng dành cho chủ sở hữu chứng nhận chuỗi cung ứng

Bạn có thể làm gì trong RACP?

Vui lòng đăng ký trên RACP để tham gia chương trình Rainforest Alliance 2020. Tại đây, bạn có thể tạo tài khoản, nhận chứng nhận Rainforest Alliance, quản lý giấy phép, khai báo truy nguyên, nộp yêu cầu duyệt các công bố sản phẩm chứng nhận.

Ai cần đăng ký RACP?

Việc đăng ký RACP áp dụng cho:

• Nhà sản xuất: trang trại quy mô nhỏ, trang trại quy mô lớn, nhóm trang trại
• Các bên tham gia chuỗi cung ứng (bao gồm Nhà bán lẻ, Công ty dịch vụ thực phẩm, Chủ sở hữu thương hiệu)

Hướng dẫn sử dụng này để làm gì?

Hướng dẫn sử dụng này giúp đơn vị sở hữu chứng nhận chuỗi cung ứng thao tác trên nền tảng RACP trong quá trình đăng ký và chứng nhận, quy trình gia hạn chứng nhận và cách quản lý người dùng và thông tin liên lạc.

Các bước để có được Chứng nhận chuỗi cung ứng

Bạn có thể tìm thêm thông tin trên trang của chúng tôi Cách Nhận Chứng nhận Chuỗi Cung ứng: Hướng dẫn dành cho các công ty.

1. Nộp yêu cầu đăng ký của bạn

1. Truy cập trang đăng ký trên RACP tại đây.
2. Chọn ngôn ngữ ưu tiên của bạn trong cửa sổ bật lên hoặc ở góc trên cùng bên phải.
3. Nhấp vào quy trình Tác nhân chuỗi cung ứng .
4. Cung cấp thông tin về tổ chức của bạn:
   1. Thông tin chi tiết về tổ chức:
      1. tên tổ chức;
      2. ID Rainforest Alliance/UTZ kế thừa của bạn nếu có.
      3. cây trồng chính của bạn.
      4. bất kỳ hoạt động bổ sung nào.
   2. Địa chỉ tổ chức: đây là địa điểm chịu trách nhiệm quản lý chứng nhận
   3. Thông tin cá nhân: họ, tên và địa chỉ email doanh nghiệp của bạn.
   4. Điều khoản & Điều kiện:
      1. Đọc và chấp nhận các Điều khoản &; Điều kiện.
      2. Gửi đăng ký của bạn: nhấp vào 'Gửi yêu cầu tham gia'.

2. Tạo hồ sơ chứng nhận của bạn

Sau khi bạn nhận được email kích hoạt, hãy nhấp vào liên kết trong email để kích hoạt tài khoản của bạn và đặt mật khẩu mới.

Bạn sẽ đến Bảng điều khiển ở màn hình sau:

Hãy cho chúng tôi biết những địa điểm thực hiện nào mà bạn muốn chứng nhận, bằng cách cho biết:

• Địa điểm quản lý trung tâm (Central Management Location - CML) Đây là địa chỉ của văn phòng quản lý;
• bất kỳ địa điểm thực hiện bổ sung nào mà bạn muốn đưa vào phạm vi chứng nhận của mình (nếu có).

Tóm tắt: Nhấp vào 'Gửi' để tiếp tục với các bước tiếp theo.

Đối với bất kỳ chỉnh sửa bắt buộc nào, hãy nhấp vào nút 'Chỉnh sửa' dưới phần Hành động.

Ở bước này, bạn vào phần 'Tổng quan về chứng nhận', ở đây bạn có thể thấy tổng quan về các địa điểm thực hiện trong phạm vi chứng nhận của mình.

2.1 Thêm và duy trì các địa điểm thực hiện

Trong 'Phạm vi chứng nhận', bạn có thể thấy thông tin tổng quan về các địa điểm thực hiện của mình.

Bạn cần điền thêm thông tin về (các) tđịa điểm thực hiện của mình. Nhấp vào 'Chỉnh sửa' và điền thông tin nếu có:

1. Chi tiết: nhập thông tin về địa điểm thực hiện của bạn.
2. Cây trồng: chọn (các) loại cây trồng chứng nhận Rainforest Alliance đang được xử lý/kinh doanh tại địa điểm này Cung cấp ước tính khối lượng (tổng khối lượng chứng nhận Rainforest Alliance, khối lượng không được chứng nhận và khối lượng được chứng nhận theo các chương trình khác) mà bạn dự kiến mua bán hoặc xử lý, chế biến trong 12 tháng tới cho mỗi loại cây trồng bạn chọn. Hãy sử dụng công cụ máy tính trực tuyến của chúng tôi để ước tính khối lượng của bạn.
3. Hoạt động: cho biết những hoạt động nào được áp dụng cho địa điểm này.
4. Đầu vào: cho biết (những) sản phẩm nào có nguồn gốc hoặc là sản phẩm nguyên liệu đầu vào tại địa điểm này.
5. Đầu ra: cho biết (những) sản phẩm nào được bán ra khỏi địa điểm này.
6. Truy xuất nguồn gốc: cho biết loại truy xuất nguồn gốc của các sản phẩm được xử lý tại địa điểm này. Chọn bất kỳ loại cấp độ truy xuất nguồn gốc nào áp dụng cho giấy chứng nhận của bạn. Thông tin này có thể nhìn thấy trên các hóa đơn và hồ sơ vận chuyển hoàng hóa của bạn. Nếu bạn không biết thông tin này, vui lòng kiểm tra với nhà cung cấp của bạn.
7. Câu hỏi về chứng nhận: trả lời các câu hỏi trong phần này để giúp chúng tôi xác định phạm vi của bạn. Nhiều câu hỏi có thể xuất hiện tùy thuộc vào câu trả lời của bạn. Một số câu hỏi được điền sẵn dựa trên thông tin bạn cung cấp trong hồ sơ của mình. Nếu các câu trả lời điền sẵn không chính xác, bạn cần cập nhật các trường nhập thông tin trước đó. Nhấp vào 'Quay lại' để chỉnh sửa thông tin bạn đã điền trong các phần trước của địa điểm này.

    8. Tóm tắt: tại đây bạn có thể xem một bản tóm tắt thông tin bạn đã nhập cho đến nay. Nếu có bất kỳ nhu cầu chỉnh sửa nào, hãy nhấp vào nút 'Quay lại' để chỉnh sửa các trường nhập thông tin trước đó. Nếu không cần chỉnh sửa thêm, hãy nhấp vào 'Gửi đi' để tiếp tục các bước tiếp theo.

Mỗi đơn vị sở hữu chứng nhận cần phải có ít nhất một địa điểm. Đây chính là địa điểm quản lý trung tâm (CML) mà bạn đã chỉ định khi thiết lập tài khoản của mình. Trong trường hợp có nhiều địa điểm thực hiện trong phạm vi chứng của mình, bạn cũng sẽ thấy các địa điểm khác cũng được liệt kê ở đây. Bạn cũng có thể thêm bất kỳ địa điểm thực hiện mới nào theo cách thủ công (xem đoạn 2.2 tiếp theo).

2.2 Nhiều/Đa địa điểm thực hiện & Nhà thầu phụ

Nếu bạn có nhiều địa điểm thực hiện khác nhau hoặc bạn muốn thêm bất kỳ nhà thầu phụ nào vào phạm vi chứng nhận của mình, hãy nhấp vào nút màu lá 'Thêm địa điểm mới' trong phần Phạm vi chứng nhận của bạn.

Lặp lại các thao tác như được minh họa ở trên trong mục 2.1 của phần hướng dẫn này cho từng địa điểm/nhà thầu phụ mà bạn muốn thêm.

Lưu ý: Trong trường hợp có nhiều địa điểm thực hiện, hãy đảm bảo địa điểm quản lý được chọn làm Địa điểm quản lý trung tâm. Địa điểm quản lý trung tâm sẽ xuất hiện trên chứng thư của bạn.

2.3. Xác nhận phạm vi chứng nhận & Xem các yêu cầu

Sau khi bạn đã thêm tất cả các địa điểm/nhà thầu phụ vào phạm vi chứng nhận của mình, bạn có thể xác nhận phạm vi của mình.

Chuyển đến phần “Phạm vi chứng nhận của bạn”, vui lòng nhấp vào nút màu xanh lá cây 'Xác nhận phạm vi và xem các yêu cầu'.

Điều này sẽ tạo ra các yêu cầu có thể phù hợp với tổ chức của bạn, dựa trên thông tin có trong hồ sơ.

Trong phần Yêu cầu, bạn có thể xem lại và tải xuống tệp Excel với tất cả các yêu cầu phù hợp của mình. Sau khi hoàn tất, vui lòng nhấp vào 'Quay lại'.

2.4. Tính toán các mức xác minh của bạn

Quay lại phần 'Phạm vi chứng nhận' của bạn và nhấp vào nút màu lá nhạt 'Ctính các mức xác minh của tôi'. Đây là bước bắt buộc để đảm bảo Rainforest Alliance nhận được yêu cầu của bạn để rà soát và tính toán mức xác minh (rủi ro) của bạn, từ đó bạn có thể tiến hành quá trình cấp chứng nhận của mình.

Đọc thông tin trong bảng 'Bắt đầu xác minh', làm theo hướng dẫn rồi nhấp vào 'Gửi'.

Cấp độ xác minh đề cập đến tần suất và quy trình xem xét nào là cần thiết để đánh giá rủi ro tại một địa điểm cụ thể. Bộ phận quản lý chứng nhận Rainforest Alliance sẽ xem xét hồ sơ của bạn trong vòng ba tuần. Bạn sẽ nhận được kết quả của mình qua email.

Vui lòng tiếp tục gửi yêu cầu hoặc tải bản Thỏa thuận cấp phép của bạn lên hệ thống. Thực hiện theo các bước trong chương 3.

2.5. EUDR

Từ ngày 15/1/2024, các đơn vị sở hữu chứng nhận về cà phê và/hoặc ca cao trong phạm vi của mình có thể yêu cầu chia sẻ dữ liệu và kết quả phân tích từ Chương trình chứng nhận Rainforest Alliance để hỗ trợ chứng tỏ cho việc tuân thủ các yêu cầu về EUDR (Qui định của Liên Minh Châu Âu về các sản phẩm không liên quan đến phá rừng).

2.5.1. Bao gồm quyền chọn EUDR

Đưa quyền chọn EUDR của bạn vào trong phạm vi chứng nhận của mình, bạn cần phải có giấy phép đang ở trạng thái “chờ xử lý”. Bạn có thể kiểm tra tình trạng giấy phép của mình ở tab “Tổng quan chứng nhận”

Đăng nhập vào tài khoản của bạn trên RACP bằng cách sử dụng đường link Ngay sau khi đăng nhập vào, bạn sẽ thấy 1 màn hình thống báo xuất hiện ngay trên trang tổng quan chính của mình, nếu bạn có cà phê và/hoặc ca cao trong phạm vi chứng nhận của mình thì nhấp vào nút “Đi đến phần cài đặt các thuộc tính EUDR” Hoặc theo cách khác, bạn cũng có thể tiếp cận đến nút cài đặt các thuộc tính EUDR theo cách sau đây:

- Chuyển đến 'Tổng quan về chứng nhận' của bạn.

- Nhấp vào phần “Các chi tiết” của giấy phép hiện đang ở trạng thái “chờ xử lý”. 

- Vào thẳng nút “Cài đặt các thuộc tính EUDR” được đặt ở ngay phía trên mục phạm vi Chứng nhận.

Ở màn hình “Cài đặt các thuộc tính EUDR”, Bạn hãy nhấp vào nút “Hiệu chỉnh”.

Bạn hãy chọn “Đồng ý” để bổ sung EUDR vào phạm vi chứng nhận của mình, đọc Các điều khoản tham chiếu, và khi đã sẵn sàng thì nhấp vào nút “Lưu lại/save”.

Yêu cầu của bạn về bổ sung dữ liệu EUDR vào trong phạm vi chứng nhận của mình hiện đã được đưa vào.   Dữ liệu về các giấy phép có EUDR đã được duyệt sẽ có thể sẵn sàng vào cuối năm nay.

2.5.2. Không bao gồm quyền chọn EUDR

Để không đưa quyền chọn EUDR vào phạm vi chứng nhận 

Đăng nhập vào tài khoản của mình trên RACP theo đường link: 

- Chuyển đến 'Tổng quan về chứng nhận' của bạn.

- Nhấp vào phần “Các chi tiết” của giấy phép hiện đang ở trạng thái “chờ xử lý”. 

- Vào thẳng nút “Cài đặt các thuộc tính EUDR” được đặt ở ngay phía trên mục phạm vi Chứng nhận.

- Ở màn hình các cài đặt EUDR, bạn hãy nhấp vào nút “Hiệu chỉnh”.

- Hãy chọn “Không” và sau đó nhấp vào nút “Lưu lại”   

- Đóng cửa sổ về cài đặt các thuộc tính EUDR.

Yêu cầu về việc bổ sung dữ liệu EUDR trong phạm vi chứng nhận của bạn hiện không được đưa vào.

2.6. Hỏa và đáp/FAQ Đăng ký & Cấp Chứng nhận

3. Thỏa thuận pháp lý (phiên bản 2020)

Để ký hoặc tải bản Thỏa thuận cấp phép hiện tại lên của bạn, hãy đăng nhập vào tài khoản RACP của bạn và nhấp vào tab “Pháp lý”

Trong màn hình tiếp theo, bạn có thể thiết lập sơ đồ tổ chức pháp lý của đơn vị mình.

• Tổ chức mẹ: Tổ chức có quyền kiểm soát đối với một hoặc nhiều tổ chức.
• Tổ chức con: Tổ chức mà một thực thể khác chịu trách nhiệm pháp lý.
• Tổ chức độc lập: Tổ chức không phải là công ty con của và/hoặc không được liên kết hợp pháp với công ty khác.

Chọn loại tổ chức của bạn và nhấp vào 'Tiếp tục'.

Nhấp vào nút 'gửi yêu cầu thỏa thuận pháp lý của bạn'.
Trong màn hình tiếp theo, bạn có thể cho biết liệu bạn đã có Thỏa thuận cấp phép (có hiệu lực) hiện có hay chưa.

Nếu bạn có bản Thỏa thuận cấp phép hiện đang có hiệu lực (phiên bản 2020), bạn có thể tải nó lên trong RACP. Nhấp vào 'Có, tôi hiện có Thỏa thuận cấp phép (Phiên bản 2020) và làm theo hướng dẫn trong đoạn 3.1.

Nếu bạn không có Thỏa thuận cấp phép còn hiệu lực (phiên bản 2020), bạn có thể yêu cầu bản Thỏa thuận cấp phép trên RACP. Nhấp vào 'Không, tôi hiện không có Thỏa thuận cấp phép có hiệu lực (phiên bản 2020) và làm theo các bước trong mục 3.2.

3.1. Tải bản Thỏa thuận cấp phép hiện tại của bạn lên hệ thống (phiên bản 2020)

Nếu công ty của bạn đã có Thỏa thuận cấp phép còn hiệu lực (phiên bản 2020), vui lòng làm các bước bên dưới:

1) Chọn “Có, tôi hiện có Thỏa thuận cấp phép (phiên bản 2020)”.

2) Tải tài liệu của bạn lên

3) Nhấp vào 'Tiếp tục'.

Nếu có thể, hãy bao gồm bất kỳ đơn vị được cấp phép phụ (sublicensees). Bản Thỏa thuận cấp phép của bạn sẽ bao gồm cả các đơn vị được cấp phép phụ mà bạn đã đăng kí. Nếu bạn không có đơn vị được cấp phép phụ, hãy nhấp trực tiếp vào 'Gửi đến Rainforest Alliance' để gửi yêu cầu của bạn.

Yêu cầu của bạn hiện ở trạng thái 'Đang chờ xem xét bởi Rainforest Alliance'.

Bộ phận liên quan của Rainforest Alliance sẽ xem xét yêu cầu của bạn. Bạn sẽ nhận được phản hồi qua email.

Khi Thỏa thuận cấp phép của bạn đã được Rainforest Alliance xác thực, thỏa thuận này sẽ hiển thị là 'có hiệu lực' trong tab “Pháp lý” của bạn.

3.2. Ký Thỏa thuận cấp phép mới của bạn

Nếu bạn chưa ký Thỏa thuận cấp phép (phiên bản 2020), vui lòng yêu cầu và ký Thỏa thuận trên nền tảng RACP. Bạn có thể ký trực tiếp bằng ứng dụng kí điện tử (DocuSign) trên RACP, nếu quốc gia của bạn chấp thuận.

Vui lòng thực hiện các bước dưới đây:

1) Chọn “Không, tôi không có Thỏa thuận cấp phép hiện tại (phiên bản 2020)”.

2) Nhấp vào 'Tiếp tục'.

Trên màn hình 'Chọn ai sẽ là một phần của thỏa thuận pháp lý của bạn':

1) Bao gồm bất kỳ người/đơn vị được cấp phép phụ nào. Bản Thỏa thuận cấp phép của bạn sẽ bao gồm cả các đơn vị được cấp phép phụ mà bạn đã đăng kí. Nếu bạn không có người/đơn vị được cấp phép lại, hãy chuyển sang bước 2.

2) Lựa chọn ngôn ngữ sử dụng của Thỏa thuận cấp phép của bạn.

3) Nhấp vào 'Tiếp tục.

Để tiếp tục với chữ ký của mình, bạn có hai tùy chọn:

1) Ký Thỏa thuận cấp phép với ứng dụng DocuSign. Thực hiện theo các bước trong mục 3.2.1.

2) Ký Thỏa thuận cấp phép bằng chữ ký gốc. Thực hiện theo các bước trong mục 3.2.2.

Lưu ý: Nếu chữ ký điện tử không được phép sử dụng ở quốc gia của bạn, bạn sẽ thấy một hộp thông tin trong các trường chữ ký nhắc bạn in và ký tài liệu theo cách thủ công. Làm theo các bước trong mục 3.2.2 của bản hướng dẫn sử dụng này.

3.2.1. Ký Thỏa thuận cấp phép mới của bạn với ứng dụng DocuSign

Để ký Thỏa thuận cấp phép của bạn với DocuSign, hãy làm theo các bước dưới đây:

1. Chọn ngôn ngữ của ứng dụng DocuSign (Nhấp vào 'Thay đổi ngôn ngữ').
2. Đánh dấu vào ô 'Tôi đồng ý sử dụng hồ sơ và chữ ký điện tử.' Sau đó, trên nút màu vàng 'Tiếp tục'.
3. Đọc Bản thỏa thuận mẫu. Ở trang 2 của Thỏa thuận cấp phép, hãy chọn kiểu chữ ký của bạn, nhập tên đầy đủ, chức danh công việc và địa chỉ công ty.
4. Lặp lại bước 3 cho khu vực cung cấp thông tin và chữ ký thứ hai bên dưới.
5. Khi đã sẵn sàng, hãy hoàn tất quy trình ký bằng cách nhấp vào nút màu vàng 'Hoàn tất'.
6. Gửi Thỏa thuận cấp phép đã ký: nhấp vào nút 'Gửi tới Rainforest Alliance'.

Yêu cầu của bạn hiện ở trạng thái 'Đang chờ xem xét bởi Rainforest Alliance'.

Bộ phận liên quan của Rainforest Alliance sẽ xem xét yêu cầu của bạn. Bạn sẽ nhận được phản hồi qua email.

Khi Thỏa thuận cấp phép của bạn đã được Rainforest Alliance xác thực, thỏa thuận này sẽ hiển thị là 'có hiệu lực' trong tab “Pháp lý” của bạn.

3.2.2. Ký Thỏa thuận cấp phép mới của bạn bằng chữ ký gốc

Tùy chọn này cho phép bạn tải xuống, in và ký Thỏa thuận cấp phép bằng chữ ký gốc

Vui lòng thực hiện các bước dưới đây:

1. Chọn ngôn ngữ của ứng dụng DocuSign (Nhấp vào 'Thay đổi ngôn ngữ').
2. Đánh dấu vào ô 'Tôi đồng ý sử dụng hồ sơ và chữ ký điện tử.'
3. Nhấp vào 'Thao tác khác' (1) và sau đó nhấp vào 'In & Ký' (2).

1. Trong cửa sổ bật lên, nhấp vào 'Tải xuống' để tạo tài liệu ở dạng PDF.
2. In tài liệu và ký tên bằng chữ ký gốc. Trong cùng một cửa sổ bật lên, hãy nhấp vào 'Gửi lại tài liệu' để tải tài liệu đã ký lên. Nếu bạn đã đóng cửa sổ bật lên hoặc đã đăng xuất khỏi RACP, hãy quay lại tab Pháp lý và lặp lại bước 3 và 4 để quay lại tùy chọn 'Trả lại tài liệu'.
3. Tải tệp của bạn lên và nhấp vào 'Hoàn tất'.
4. Gửi Thỏa thuận cấp phép đã ký: nhấp vào nút 'Gửi tới Rainforest Alliance'.

Yêu cầu của bạn hiện ở trạng thái 'Đang chờ xem xét bởi Rainforest Alliance'.

Bộ phận liên quan của Rainforest Alliance sẽ xem xét yêu cầu của bạn. Bạn sẽ nhận được phản hồi qua email.

Khi Thỏa thuận cấp phép của bạn đã được Rainforest Alliance xác thực, thỏa thuận này sẽ hiển thị là 'có hiệu lực' trong tab “Pháp lý” của bạn.

3.3. Hỏi đáp Thỏa thuận cấp phép

4. Các mức xác minh đã nhận được: các bước tiếp theo

Nếu bạn nhận được mức xác minh A, điều này có nghĩa là bạn được miễn thanh tra đánh giá. Bạn cần tiến hành quy trình cấp chứng nhận để Rainforest Alliance phê duyệt và cấp Thư miễn thanh tra.

Thực hiện theo các bước đề cập dưới đây cho (các) địa điểm đã nhận được kết quả là:

- Cấp độ xác minh A: chuẩn bị cho Thư miễn thanh tra của bạn. Chuyển đến mục 4.1.

- Cấp độ xác minh từ B đến E: chuẩn bị cho cuộc thanh tra đánh giá của bạn. Chuyển đến mục 4.2.

4.1. Cấp độ xác minh A: chuẩn bị cho Giấy chứng nhận do Rainforest Alliance cấp

Nếu bạn nhận được mức xác minh A, điều này có nghĩa là bạn được miễn thanh tra đánh giá. Bạn cần tiến hành quy trình cấp chứng nhận để Rainforest Alliance phê duyệt và cấp chứng thư.

Hoàn thành các bước sau:

• Tải xuống, hoàn thành và tải bản tự đánh giá của bạn lên hệ thống
• Có Thỏa thuận cấp phép hiệu lực (phiên bản 2020).
• Yêu cầu cấp chứng thư miễn thanh tra

Các bước này được giải thích chi tiết hơn bên dưới.

4.1.1. Tải xuống, hoàn thành và tải lên bản tự đánh giá của bạn

Để tải xuống bản tự đánh giá của bạn, hãy làm theo các bước sau:

- Chuyển đến tab 'Tổng quan về chứng nhận', nhấp vào nút 'Chi tiết' của giấy phép ở trạng thái Đang chờ xử lý.

- Nhấp vào tab 'Chuẩn bị giấy phép'.
- Trong phần 'tự đánh giá', nhấp vào 'Mở'.

- Tải bản tự đánh giá của bạn xuống. Tệp Excel này chứa các yêu cầu áp dụng cho tổ chức của bạn dựa trên thông tin được cung cấp trong quá trình đăng ký.

- Trong Excel, điền vào cột D với "tuân thủ" hoặc "không tuân thủ" và giải thích chi tiết trong cột E những phát hiện của bạn là gì và tổ chức của bạn tuân thủ từng yêu cầu như thế nào. Nếu bạn thấy chưa tuân thủ, vui lòng điền vào cột G - J giải thích các bước và biện pháp đã được thực hiện để giải quyết việc không tuân thủ này (NC).

- Khi đã sẵn sàng, bạn hãy tải bản tự đánh giá của mình lên ở phần tương tự này. Nhấp vào 'Tải tệp của bạn lên'.

4.1.2. Có Thỏa thuận cấp phép có hiệu lực (phiên bản 2020)

Đảm bảo có Thỏa thuận cấp phép có hiệu lực (phiên bản 2020) trên nền tảng Chứng nhận Rainforest Alliance (RACP).

Nếu công ty của bạn đã có Thỏa thuận cấp phép còn hiệu lực (phiên bản 2020), thì bạn có thể tải bản cấp phép này lên RACP. Nếu bạn chưa ký Thỏa thuận cấp phép (phiên bản 2020), bạn có thể yêu cầu và ký thỏa thuận này trên RACP.

Làm theo các bước để ký hoặc tải bản Thỏa thuận cấp phép (phiên bản 2020) lên trong chương 3 của hướng dẫn này.

4.1.3. Yêu cầu cấp chứng thư (miễn thanh tra và do RA cấp)

Chuyển đến 'Tổng quan về chứng nhận' của bạn. Trên giấy phép đang chờ xử lý của bạn, nhấp vào 'Chi tiết'.

Ở bên phải màn hình, bạn có thể thấy nút 'Yêu cầu cấp chứng thư'.

Sau khi tất cả thông tin bắt buộc đã được xem xét, Rainforest Alliance sẽ liên hệ với bạn để làm rõ thêm hoặc cấp Thư miễn thanh tra và giấy phép giao dịch mua bán cho bạn. 

Bạn sẽ nhận được email thông báo, ngay sau khi RA ban hành Thư miễn thanh tra cho đơn vị mình. 

Bạn có thể thấy và tải xuống chứng thư của mình ở  mục 'Tài liệu' trong tab 'Chuẩn bị giấy phép'.

4.2. Cấp độ xác minh từ B đến E: chuẩn bị cho cuộc đánh giá của bạn

Nếu bạn nhận được mức xác minh từ B đến E, điều này có nghĩa là bạn cần phải thực hiện một cuộc thanh tra cấp chứng nhận. Bạn cần tiến hành quy trình thanh tra đánh giá để lấy Chứng thư thanh tra (do đơn vị thanh tra chứng nhận - CB cấp).

Để bắt đầu lập kế hoạch thanh tra, hãyhoàn thành các bước sau:

• 4.2.1. Tải xuống, hoàn thành và tải lên bản tự đánh giá của bạn
• 4.2.2. Điền vào Mẫu đơn cấp chứng nhận (CAF)
• 4.2.3. Liên hệ với Tổ chức thanh tra và cấp chứng nhận (CB) được ủy quyền
• 4.2.4. Có Thỏa thuận cấp phép có hiệu lực (phiên bản 2020)
• 4.2.5. Xác nhận hợp đồng trong RACP (Bắt tay)

Các bước này được giải thích chi tiết hơn bên dưới.

4.2.1. Tải xuống, hoàn thành và tải lên bản tự đánh giá của bạn

Để tải xuống bản tự đánh giá của bạn, hãy làm theo các bước sau:

- Chuyển đến tab 'Tổng quan về chứng nhận', nhấp vào nút 'Chi tiết' của giấy phép ở trạng thái Đang chờ xử lý.

- Nhấp vào tab 'Chuẩn bị giấy phép'.
- Trong phần 'tự đánh giá', nhấp vào 'Mở'.

- Tải bản tự đánh giá của bạn xuống. Tệp Excel này chứa các yêu cầu áp dụng cho tổ chức của bạn dựa trên thông tin được cung cấp trong quá trình đăng ký.

- Trong Excel, điền vào cột D với "tuân thủ" hoặc "không tuân thủ" và giải thích chi tiết trong cột E những phát hiện của bạn là gì và tổ chức của bạn tuân thủ từng yêu cầu như thế nào. Nếu bạn thấy chưa tuân thủ, vui lòng điền vào cột G - J giải thích các bước và biện pháp đã được thực hiện để giải quyết việc không tuân thủ này (NC).

- Khi đã sẵn sàng, hãy tải bản tự đánh giá của bạn lên ngay tại phần này. Nhấp vào 'Tải tệp của bạn lên'.

4.2.2. Điền vào CAF

Mẫu đơn đăng ký chứng nhận (CAF) là tài liệu bắt buộc mà Đơn vị sở hữu chứng nhận và Tổ chức chứng nhận phải điền trong Quy trình chứng nhận.

Tải phiên bản CAF mới nhất của bạn xuống tại RACP (trong phần Tổ chức thanh tra chứng nhận) hoặc trên trang web của Rainforest Alliance  tại đây.

Đảm bảo rằng bạn sử dụng đúng tài liệu có tên Chuỗi cung ứng.

Điền vào tab màu đỏ 1. Đơn đăng ký.

4.2.3. Liên hệ với Tổ chức thanh tra và cấp chứng nhận (CB) được ủy quyền

Bạn cũng cần ký thỏa thuận chứng nhận với CB đã chọn. Bạn có thể tìm thấy danh sách các CB được ủy quyền tại đây và yêu cầu báo giá.

Vui lòng gửi tài liệu sau cho CB của bạn:

Mẫu Đăng ký cấp chứng nhận

- Bản tự đánh giá đã điền thông tin theo như hướng dẫn.

- Email về kết quả cấp độ xác minh mà bạn đã nhận được từ Rainforest Alliance

4.2.4. Có Thỏa thuận cấp phép có hiệu lực (phiên bản 2020)

Lưu ý bạn cũng cần có bản Thỏa thuận cấp phép có hiệu lực (phiên bản 2020) trên nền tảng quản lý Chứng nhận Rainforest Alliance (RACP).

Nếu công ty của bạn đã có Thỏa thuận cấp phép còn hiệu lực (phiên bản 2020), thì bạn có thể tải bản cấp phép này lên RACP. Nếu bạn chưa ký Thỏa thuận cấp phép (phiên bản 2020), bạn có thể yêu cầu và ký thỏa thuận này trên RACP.

Làm theo các bước để ký hoặc tải bản Thỏa thuận cấp phép (phiên bản 2020) lên trong chương 3 của hướng dẫn này.

4.2.5. Xác nhận hợp đồng trong RACP (Bắt tay)

Sau khi bạn đã ký thỏa thuận chứng nhận với CB của mình, bạn cần xác nhận điều này trong RACP. Bước này sẽ cung cấp cho CB quyền truy cập vào các thông tin cần thiết trong hồ sơ của bạn.

Có hai cách để làm điều này, như minh họa dưới đây.

Gửi yêu cầu đến CB của bạn

Để gửi yêu cầu đến đơn vị CB của mình, bạn hãy làm theo các bước sau:

- Chuyển đến tab 'Tổng quan về chứng nhận', nhấp vào nút 'Chi tiết' của giấy phép ở trạng thái Đang chờ xử lý .

- Nhấp vào tab 'Chuẩn bị giấy phép' của bạn;

- Trong phần 'Tổ chức chứng nhận của bạn', nhấp vào 'Mở'.

- Danh sách các Tổ chức chứng nhận được ủy quyền sẽ xuất hiện. Nhấp vào 'Xác nhận hợp đồng' bên cạnh tên của CB mà bạn đã ký hợp đồng.

- CB sẽ tiếp nhận yêu cầu của bạn. Cho tới khi được xác nhận, trạng thái yêu cầu của bạn sẽ là Đang chờ phản hồi.

- Khi CB của bạn chấp nhận yêu cầu của bạn, hợp đồng của bạn với CB của bạn được ký chính thức trong RACP.

Nhận yêu cầu từ CB của bạn.

Nếu CB của bạn đã gửi cho bạn yêu cầu hợp đồng, hãy làm theo các bước sau:

- Chuyển đến tab 'Tổng quan về chứng nhận', nhấp vào nút 'Chi tiết' của giấy phép ở trạng thái Đang chờ xử lý .

- Chuyển đến tab Chuẩn bị giấy phép của bạn.

- Trong phần 'Tổ chức chứng nhận của bạn', nhấp vào nút 'Mở'.

- Bạn sẽ thấy một lời mời từ CB của bạn. Nhấp vào nút màu xanh lá cây 'Xem lời mời'.

- Trong bảng điều khiển ở phía bên tay phải, nhấp vào 'Có, chúng tôi đã ký hợp đồng', sau đó nhấp vào 'Chấp nhận lời mời'.

- Hợp đồng của bạn với CB của bạn hiện đã chính thức được ký kết trong RACP.

4.3. Hỏi đáp Cấp độ xác minh

5. Gia hạn Giấy chứng nhận/Giấy phép của bạn

Bạn nhận được thông báo 6 tháng trước khi giấy phép của bạn hết hạn. Điều này có nghĩa là bạn cần đảm bảo rằng chứng nhận và / hoặc giấy phép của bạn được gia hạn trước khi hết hạn.

Dưới đây, bạn có thể tìm thấy các bước chính cần thực hiện trong RACP để gia hạn chứng nhận của mình.

5.1. Cập nhật và xác nhận phạm vi của bạn

Đăng nhập vào tài khoản của bạn tại liên kết này với tên người dùng và mật khẩu của bạn.

Một thông báo bật lên sẽ xuất hiện 6 tháng trước khi giấy phép hiện tại của bạn hết hạn. Nhấp vào Có để bắt đầu qui trình gia hạn chứng nhận của bạn.

Phạm vi chứng nhận của bạn được sao chép từ phạm vi chứng nhận trước đó của bạn, vì vậy bạn không cần phải nhập lại tất cả thông tin. Nhấp vào tab 'Tổng quan về chứng chỉ'.

Ở mục giấy phép, xem phần “trạng thái” đang chờ xử lý, hãy nhấp vào 'Chi tiết' để chuyển đến phần 'Phạm vi chứng nhận' của bạn.

Bạn có thể thấy các thông tin của (các) địa điểm thực hiện trong giấy phép trước đây được sao lưu/copy sang mục phạm vi chứng nhận của bạn.

cần lưu ý xác minh thông tin hiện có về (các) cơ sở/địa điểm của bạn và cập nhật thông tin đó nếu được yêu cầu (ví dụ: thông tin mới về cây trồng mới, trang trại, cơ sở, hoạt động, mức độ truy nguyên v.v. mà bạn muốn bổ sung) bằng cách nhấp vào nút 'Chỉnh sửa' ở phía bên phải của địa điểm thực hiện đó.

Làm theo hướng dẫn trong chương 2 của sách hướng dẫn sử dụng này để được chỉ dẫn.

Khi đã sẵn sàng, hãy xác nhận phạm vi chứng nhận của bạn bằng cách nhấp vào 'Xác nhận phạm vi và xem các yêu cầu' trong 'Phạm vi chứng nhận' của bạn.

Điều này sẽ tạo ra các yêu cầu có thể phù hợp với tổ chức của bạn, dựa trên thông tin có trong hồ sơ.

Trong phần Yêu cầu, bạn có thể xem lại và tải xuống tệp Excel với tất cả các yêu cầu phù hợp của mình. Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào nút 'Quay lại'.

5.2. Tính toán các mức xác minh của bạn

Quay lại phần 'Phạm vi chứng nhận' của bạn và nhấp vào nút màu lá nhạt 'Ctính các mức xác minh của tôi'. Đây là bước bắt buộc để đảm bảo Rainforest Alliance nhận được yêu cầu tính toán mức xác minh (rủi ro) của bạn, để bạn có thể tiến hành qui trình cấp chứng nhận lại.

Đọc thông tin trong bảng 'Bắt đầu xác minh', làm theo hướng dẫn rồi nhấp vào 'Gửi'.

Bộ phận quản lý chứng nhận của Rainforest Alliance sẽ rà soát hồ sơ của bạn trong vòng 3 tuần. Bạn sẽ nhận được kết quả của mình qua email.

5.3. Các mức xác minh đã nhận được: các bước tiếp theo

Dựa trên kết quả bạn nhận được qua email về cấp độ xác minh của mình, bạn cần chuẩn bị cho giấy phép/thư miễn thanh tra,hoặc cho cuộc thanh tra cấp chứng nhận của mình.

Để gia hạn giấy phép/chứng nhận từ RA (Endorsement) của mình,bạn hãy làm theo các bước trong mục 4.1.

Để gia hạn giấy phép/chứng nhận đánh giá từ đơn vị CB của bạn, hãy làm theo các bước trong mục 4.2.

5.4. Hỏi đáp Gia hạn chứng nhận

6. Tổ chức: Người dùng & Liên hệ

Trong chương này, bạn có thể tìm thấy các hướng dẫn về làm thế nào để thêm mới, chỉnh sửa và xóa (các) người dùng và thông tin liên lạc trong tài khoản RACP của mình.

6.1. Người dùng

Trong tab Tổ chức, nhấp vào Người dùng để xem, chỉnh sửa hoặc thêm người dùng mới.

Mỗi người dùng có thể được chỉ định các vai trò khác nhau, dựa trên các hoạt động và trách nhiệm của họ trên RACP.

Theo mặc định, người đăng ký tài khoản sẽ được chỉ định cả ba vai trò (Tài chính, Quản trị viên, Người dùng).

Bên cạnh các vai trò người dùng đã được đề cập ở trên, người dùng làm việc với Yêu cầu duyệt các công bố sản phẩm chứng nhận có thể đảm nhận một trong những vai trò sau đây: 

6.1.1. Thêm người dùng mới

Để thêm người dùng mới, hãy nhấp vào 'Người dùng' và sử dụng nút 'Thêm người dùng mới'. Hoàn thành biểu mẫu, bao gồm (các) vai trò được chỉ định như đã giải thích ở trên. Người dùng mới sẽ có vai trò cơ bản là “User” (Người dùng) theo mặc định.

6.1.2. Chỉnh sửa người dùng

Quản trị viên có thể chỉnh sửa thông tin của người dùng, chẳng hạn như tên, họ, địa chỉ email và vai trò. Để làm như vậy, hãy nhấp vào người dùng và cập nhật thông tin cần thiết.

Có thể có nhiều người dùng giữ vai trò ‘Finance’ (Tài Chính) và ‘Administrator’ (Quản Trị Viên).

Nếu có, với tư cách là Quản trị viên, bạn có thể xóa vai trò Tài chính của mình bằng cách nhấp vào tên của bạn và hủy kích hoạt tại ô tương ứng sau khi gán vai trò Tài chính cho một người dùng khác.

6.1.3. Xóa người dùng

Để xóa người dùng, hãy nhấp vào tên của người dùng và sau đó nhấp vào nút 'Xóa'. Trong cửa sổ bật lên, nhấp vào 'Xác nhận'.

6.2. Liên hệ

Trong tab Tổ chức, nhấp vào 'Danh bạ' để xem, chỉnh sửa hoặc thêm địa chỉ liên hệ mới.

Một nhân viên đã đăng ký là Người dùng cũng tự động được liệt kê là Người liên hệ.

Khi bạn thêm nhân viên làm Liên hệ, điều này cho biết trách nhiệm của họ trong tổ chức của bạn, có thể liên quan đến Rainforest Alliance hoặc Tổ chức Chứng nhận và không tự động gán cho họ vai trò người dùng trong RACP.

6.2.1. Thêm liên hệ mới

Để thêm liên hệ mới, hãy nhấp vào 'Thêm liên hệ mới'. Điền vào biểu mẫu với các thông tin cần thiết và lưu liên hệ.

Nhấp lại vào tên của liên hệ mới được tạo và sau đó chuyển đến phần 'Loại liên hệ'. Tại đây bạn có thể chỉ định loại liên hệ của họ (Quản trị viên, Thanh toán) cho tổ chức và từng cơ sở / nhà thầu phụ mà bạn đã đăng ký.

6.2.2. Xóa liên hệ

Để xóa một liên hệ, hãy nhấp vào liên hệ bạn muốn xóa. Một bảng điều khiển sẽ mở ra, nhấp vào nút màu đỏ 'Xóa liên hệ'.

Xác nhận cửa sổ bật lên bằng cách nhấp vào 'Xóa' và liên hệ sẽ bị xóa khỏi tài khoản của bạn.

6.3. Người dùng trong nhiều tài khoản

Một người dùng có thể hoạt động trong nhiều tài khoản. Để giữ một tên người dùng cho tất cả các tài khoản, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng cùng một địa chỉ email (và tên người dùng) khi thực hiện quy trình đăng ký cho tất cả Chủ sở hữu chứng chỉ mà bạn cần truy cập trong RACP.

Khi truy cập RACP bằng tên người dùng của bạn được liên kết với nhiều tài khoản, bạn có thể chọn tổ chức bạn muốn đăng nhập.

Nếu bạn đã đăng nhập, bạn có thể chuyển sang tài khoản khác. Chuyển đến tab Bảng điều khiển của bạn và nhấp vào văn bản màu cam (-> Nhấp vào đây để thay đổi) ở góc trên cùng bên phải.

7. Finance (Tài Chính)

Để truy cập thông tin Tài chính của bạn, hãy nhấp vào tab 'Tài chính' trên RACP.

Trong tab Tài chính, bạn có thể thấy:

• Phí: trong phần này, bạn có thể tìm thấy thông tin tổng quan về phí Bản quyền/phí chương trình mà bạn cần phải trả.
• Hóa đơn: trong phần này, bạn có thể tìm thấy thông tin tổng quan về tất cả các khoản phí Bản quyền (đã thanh toán và chưa thanh toán).
• Ủy quyền thanh toán phí: trong phần này, bạn có thể thiết lập việc ủy quyền thanh toán phí bản quyền. Mới chỉ áp dụng cho cà phê. Xem mục 7.1. bên dưới để biết thêm thông tin.

7.1 Ủy quyền thanh toán phí (chỉ dành cho cà phê)

Nền tảng quản lý Chứng nhận Rainforest Alliance (RACP) cho phép các công ty ủy quyền thanh toán hóa đơn trả tiền bản quyền hộ sang cho các nhà cung cấp, người mua hoặc công ty đã đăng ký trong chuỗi cung ứng. Xem thêm thông tin về phí bản quyền/chương trình ở đây.

Các hướng dẫn bên dưới sẽ hướng dẫn bạn quy trình ủy quyền thanh toán hóa đơn thu phí trên RACP.

7.1.1. Các loại hình thức ủy quyền thanh toán hóa đơn thu phí

7.1.2. Các yêu cầu về ủy quyền thanh toán phí

Để truy cập vào chức năng “Ủy quyền thanh toán phí”, hãy đăng nhập vào tài khoản RACP của bạn và chuyển đến tab 'Tài chính'.

Chuyển đến tab 'Ủy quyền thanh toán phí'. Ở đây bạn sẽ thấy hai phần:

• Các yêu cầu phát sinh: Hiển thị các ủy quyền thanh toán phí cho những hóa đơn phải trả trong kỳ hoặc những hóa đơn còn nợ chưa thanh toán trên Tài khoản đó. Mục thông tin này chỉ dành cho những tài khoản nào đã xác lập đồng ý việc ủy quyền thanh toán phí với tài khoản khác.
• Các yêu cầu nhận được: Hiển thị các yêu cầu nhận được về ủy quyền thanh toán phí cho hóa đơn phát sinh trong kỳ hoặc hóa đơn nợ chưa thanh toán mà tài khoản được ủy quyền cần xác nhận. Phần này chỉ dành cho các tài khoản đã nhận được thỏa thuận ủy quyền thanh toán phí từ một tài khoản khác.

Thiết lập một ủy quyền thanh toán phí mới

1. Đi tới mục “Yêu cầu phát sinh”
2. Nhấp vào nút Đang chờ xử lý .
3. Nhấp vào nút Yêu cầu mới về ủy quyền thanh toán phí.

Để thêm Thỏa thuận ủy quyền thanh toán phí, hãy điền vào các chi tiết bắt buộc (dấu hoa thị màu đỏ) trong cửa sổ bật lên:

Sau khi Thỏa thuận ủy quyền thanh toán phí được thêm vào, những CH đã nhận được yêu cầu ủy quyền thanh toán phí cần xác nhận quy trình. Thỏa thuận sẽ hiển thị trong phần 'ủy quyền thanh toán phí'. Trong phần 'các yêu cầu phát sinh', bạn sẽ thấy yêu cầu Đang chờ xử lý cho đến khi bên kia xác nhận yêu cầu đó.

Rút lại một yêu cầu đang chờ xử lý

1. Đi tới mục “Yêu cầu phát sinh”
2. Nhấp vào nút Đang chờ xử lý .
3. Nhấp vào nút Rút lại/hủy .

Chấp nhận hoặc từ chối yêu cầu đang chờ xử lý

1. Chuyển đến Yêu cầu đã nhận.
2. Nhấp vào nút Đang chờ xử lý .
3. Nhấp vào nút Chấp nhận/Từ chối .

Thu hồi một yêu cầu được chấp nhận

1. Đi tới mục “Yêu cầu phát sinh”
2. Nhấp vào nút Hiệu lực.
3. Nhấp vào nút Thu hồi .

7.2. xuất hóa đơn thu phí

Hệ thống RACP tính toán số tiền bản quyền áp dụng trong chu kỳ thanh toán đó (ví dụ: hàng tháng đối với tiền bản quyền cà phê) và lập hóa đơn tương ứng vào cuối kỳ phát sinh.

Khi một tài khoản đã chọn bất kỳ loại hình ủy quyền thanh toán phí trên RACP, các dòng Hóa đơn được ghi nợ và sau đó được ghi có tương ứng.

7.3. Hỏi đáp Finance (Tài Chính)

8. Danh mục một số thuật ngữ

Dưới đây là Bảng liệt kê các thuật ngữ và từ viết tắt được sử dụng nhiều nhất và mang tính đặc thù khi sử dụng hệ thống RACP. Bạn cần phải nắm rõ những thuật ngữ/từ viết tắt này để hoàn tất quá trình đăng ký của đơn vị mình một cách chính xác.

Xem thêm bảng thuật ngữ trực tuyến của chúng tôi, để nhận được giải thích về thuật ngữ mà bạn sẽ tìm thấy trong các tài liệu và công cụ của Chương trình Chứng nhận Rainforest Alliance 2020.

9. Lược sử quá trình thay đổi

10. Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm

Hướng dẫn sử dụng này được biên soạn song song với quá trình xây dựng hệ thống RACP. Do đó, các ảnh chụp màn hình có thể có chút khác biệt với phiên bản thực tế của RACP do quá trình phát triển và hoàn thiện vẫn đang được thực hiện.

Phần ghi chú miễn trừ trách nhiệm dịch thuật

Vui lòng tham khảo văn bản chính thức bằng Tiếng Anh để hiểu rõ nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến ý nghĩa chính xác của thông tin trong bản dịch.