Gebruikershandleiding Claims Platform

Vanaf 18 december 2023 is het Claims Platform rechtstreeks bereikbaar via het Rainforest Alliance Certification Platform (RACP) en vervangt dit platform Marketplace 2.0 voor alle goedkeuringen omtrent handelsmerken en claims.

Dit zijn een aantal van de voordelen van het Claims Platform:

• Rechtstreekse toegang via het Rainforest Alliance Certification Platform (RACP). Opnieuw inloggen is niet nodig. 
• Rechten van uw gebruikers beheren, dankzij de toevoeging van nieuwe Claims gebruikersrollen. 
• Een duidelijk overzicht van alle Claims die door uw organisatie, en indien van toepassing, namens u zijn ingediend. 
• Eén aanvraag voor meerdere producten indienen.
• Tijd besparen door uw merken en producten rechtstreeks in het aanvraagformulier in te vullen. 
• Claims sjablonen aanmaken en gebruiken.
• Sneller goedkeuringsaanvragen indienen met de functie ‘Copy Request’ [aanvraag kopiëren] om formulieren van vergelijkbare aanvragen automatisch in te vullen.
• Eenvoudiger aanvragen verlengen.

Om goedkeuring te ontvangen dient het materiaal te voldoen aan de regels inzake ons Labeling Policy en Seal Graphic Guidelines.

1. Toegang

In dit hoofdstuk vindt u meer informatie over de toegang tot het Claims Platform:

• Indien u een Rainforest Alliance 2020 certificaathouder bent (boerderij, actoren in de toeleveringsketen, retailer), ga dan naar paragraaf 1.1.
• Indien u lid bent van Forest Allies, ga dan naar paragraaf 1.2.
• Indien u een een ontwerpbureau bent, ga dan naar paragraaf 1.3.
• Indien uw organisatie niet tot een van de bovenstaande opties behoort en u verantwoordelijk bent voor de juridische overeenkomst van een bedrijvengroep of alleen aanvragen inzake handelsmerken indient en uw organisatie niet binnen het certificeringsbereik valt, ga dan naar paragraaf 1.4.

1.1. Toegang voor Rainforest Alliance 2020 certificaathouders

Voor toegang tot uw Claims-account, logt u hier in op het Rainforest Alliance Certification Platform (RACP) met uw gebruikersnaam en wachtwoord.

Klik op het tabblad 'Claims' in uw RACP-account.

In het volgende scherm vindt u een knop waarmee u toegang krijgt tot uw Claims-account.

Daarnaast kunt u een organisatie delegeren om namens u goedkeuringsaanvragen in te dienen (zie hoofdstuk 2 voor meer informatie).

Om een nieuwe gebruiker toe te voegen aan uw Claims-account klikt u op 'Dashboard' en volgt u de stappen in de RACP-gebruikershandleiding voor boerderijen, of Supply Chain Actors/retailers.

Heeft uw organisatie nog geen RACP-account? Start uw certificeringsproces door een account bij ons aan te maken.

Indien u een boerderij certificaathouder bent, vindt u hier meer informatie.

Indien u een Supply Chain Actor of retailer bent, vindt u hier meer informatie.

1.2. Forest Allies-leden

Voor toegang tot uw Claims-account, logt u hier in op het Rainforest Alliance Certification Platform (RACP) met uw gebruikersnaam en wachtwoord.

Na het inloggen verschijnt uw RACP-dashboard. Hier kunt u het volgende doen:

• Naar uw Claims-account gaan door te klikken op 'Go to your Claims account' [ga naar uw Claims-account].

• Een organisatie delegeren om namens u goedkeuringsaanvragen in te dienen (zie hoofdstuk 2).
• Een nieuwe gebruiker toevoegen aan uw Claims-account: klik op 'Organizations' [organisaties] op de balk bovenin het scherm en vervolgens op 'Users' [gebruikers]. Klik in het volgende scherm op 'Add New User' [nieuwe gebruiker toevoegen] en vul de velden in.

Heeft uw organisatie nog geen RACP-account? Maak hier een Forest Allies-account aan.

1.3. Ontwerpbureaus

Voor toegang tot uw Claims-account, logt u hier in op het Rainforest Alliance Certification Platform (RACP) met uw gebruikersnaam en wachtwoord.

In het scherm dat verschijnt kunt u het volgende doen:

• Naar uw Claims-account gaan door te klikken op 'Go to your Claims account' [ga naar uw Claims-account].

• Zien welke organisaties uw ontwerpbureau hebben gedelegeerd om goedkeuringsaanvragen te mogen indienen namens hen (zie paragraaf 2.2 voor meer informatie).
• Een nieuwe gebruiker toevoegen aan uw Claims-account: klik op 'Organizations' [organisaties] op de balk bovenin het scherm en vervolgens op 'Users' [gebruikers]. Klik in het volgende scherm op 'Add New User' [nieuwe gebruiker toevoegen] en vul de velden in.

Heeft uw organisatie nog geen RACP-account? Maak hier een account voor uw ontwerpbureau aan.

1.4. Andere organisaties

Voor toegang tot uw Claims-account, logt u hier in op het Rainforest Alliance Certification Platform (RACP) met uw gebruikersnaam en wachtwoord.

Klik op het tabblad 'Claims' in uw RACP-account.

In het volgende scherm vindt u een knop waarmee u toegang krijgt tot uw Claims-account.

Daarnaast kunt u een andere organisatie delegeren om namens u goedkeuringsaanvragen in te dienen (zie hoofdstuk 2 van deze handleiding voor meer informatie).

Heeft uw organisatie nog geen RACP-account? Maak hier uw account aan. Klik hier voor meer informatie over het ondertekenen van een juridische overeenkomst.

2. Delegatie

Elke organisatie (bijv. merkeigenaren, retailers) die het indienen van goedkeuringsaanvragen delegeert aan een andere organisatie (zoals private label-producenten en ontwerpbureaus), moet dit eerst zelf in het RACP instellen, voordat deze gedelegeerden namens hen goedkeuringsaanvragen kunnen indienen.

Delegatie wordt slechts één keer ingesteld door de delegerende organisatie. Zie de tabel hieronder voor meer informatie.

In de volgende hoofdstukken vindt u instructies voor het delegeren en ontvangen van een delegatie van een andere organisatie.

2.1. Een organisatie delegeren

Om een delegatie in te stellen, logt u in op het RACP en gaat u naar het tabblad 'Claims' (zie hoofdstuk 1 voor meer informatie over hoe u moet inloggen).

In de sectie 'Delegate to Another Organization' [delegeren aan een andere organisatie] klikt u vervolgens op 'Add a delegate' [een gedelegeerde toevoegen].

In het volgende scherm kunt u een organisatie autoriseren om namens u aanvragen in te dienen. Klik hiervoor op 'Add delegate' [gedelegeerde toevoegen].

Er verschijnt nu een pop-up scherm waarin u naar de organisatie kunt zoeken (de betreffende organisatie moet een RACP-account hebben). Selecteer de juiste organisatie en klik op 'Continue' [verder].

De gedelegeerde organisatie verschijnt nu in uw lijst Delegated organizations [gedelegeerde organisaties].

Om de delegatiedetails van een organisatie te bewerken, klikt u op de knop 'Delegate organization' [delegeer organisatie] onder de sectie 'Delegate to Another Organization' [delegeer aan een andere organisatie], en vervolgens op het potloodje  naast de naam van de organisatie. Hier kunt u de rol aanpassen, de startdatum wijzigen en de status van actief naar inactief veranderen en andersom.

Om een gedelegeerde organisatie te verwijderen uit uw lijst, klikt u op de knop 'Delegate organization' [delegeer organisatie] onder de sectie 'Delegate to Another Organization' [delegeer aan een andere organisatie], en vervolgens op het prullenbakje  naast de naam van de organisatie. Om de actie te bevestigen, klikt u op 'Remove' [verwijderen].

2.2. Gedelegeerd worden

Om te zien welke organisaties uw organisatie hebben gedelegeerd om namens hen goedkeuringsaanvragen te doen, logt u in op RACP en gaat u naar het tabblad 'Claims' (zie hoofdstuk 1 voor meer informatie over toegang tot het platform).

In de sectie 'Organizations I can submit claims on behalf of' [organisaties namens wie ik claims kan aanvragen] klikt u op 'Organization authorizations' [organisatie-autorisaties].

De organisaties die u hier ziet hebben uw organisatie geautoriseerd om namens hen goedkeuringsaanvragen in te dien. U kunt deze sectie niet bewerken.

In het geval u gedelegeerd moet worden, neem dan contact op met de delegerende organisatie, en vraag hun de stappen te volgen in paragraaf 2.1. Nadat uw organisatie is gedelegeerd, ontvangt de beheerder van het account een e-mail ter bevestiging.

3. Uw Claims-account

Voor toegang tot uw Claims-account, logt u in op het RACP (zie hoofdstuk 1 voor meer informatie), en klikt u op 'Go to your Claims account' [ga naar uw Claims-account]. Er verschijnt een nieuw venster met een navigatiepaneel aan de linkerzijde.

In de volgende schermafbeelding vindt u meer informatie over de verschillende knoppen.

Extra tips en richtlijnen

4. Home

In deze sectie vindt u de goedkeuringsaanvragen die via uw account zijn ingediend.

Hieronder vindt u een uitleg bij elke knop:

5. Merken en producten

In deze sectie vindt u de merken en producten die in dit account zijn aangemaakt door alle gebruikers van het account. Dit omvat de merken met een Rainforest Alliance-claim en alle producten die worden verkocht als Rainforest Alliance gecertificeerd, ongeacht of deze wel of niet het Rainforest Alliance keurmerk dragen. Indien nodig kunt u nieuwe merken en producten aanmaken.

5.1 Een nieuw merk toevoegen

Om een nieuw merk toe te voegen, gaat u naar 'Brands and Products' [merken en producten] en klikt u onder 'Brands' [merken] op 'Add' [toevoegen].

Er verschijnt een nieuw pop-up venster. Vul de velden in en klik op 'Save' [opslaan].

5.2. Een nieuw product toevoegen

Om een nieuw product toe te voegen, gaat u naar 'Brands and Products' [merken en producten] en klikt u onder 'Products' [producten] op 'Add' [toevoegen].

Er verschijnt een nieuw pop-up venster. Vul de velden in en klik op 'Save' [opslaan]. Met de knop 'Save and New' [opslaan en nieuwe] kunt u gelijk beginnen met het aanmaken van een nieuw product.

5.3. Lijst exporteren

De knop 'Export List' [lijst exporteren] is beschikbaar onder zowel 'Brands' [merken] als 'Products' [producten]. Klik op deze knop om een Excel-bestand te downloaden met alle merken/producten die op het moment van downloaden actief zijn in uw account.

Indien u een filter hebt gebruikt, worden alleen de gefilterde items getoond in het Excel-bestand.

5.4 Archiveren

De knop 'Archive' [archiveren] is beschikbaar onder zowel 'Brands' [merken] als 'Products' [producten]. Met deze functie kunt u een merk of product dat niet meer wordt gebruikt of verkeerd is aangemaakt archiveren/deactiveren.

Klik hiervoor op de regel met het merk/product dat u wilt deactiveren en klik vervolgens op 'Archive' [archiveren].

6. Producenten

In het geval het product of de producten waarvoor u goedkeuring aanvraagt door een producent buiten uw certificeringsscope zijn vervaardigd, kunt u in deze sectie de organisatie(s) toevoegen die verantwoordelijk zijn voor de productie van uw product(en).

6.1. Producent toevoegen

Om een producent toe te voegen, gaat u naar het tabblad 'Manufacturers' [producenten] en klikt u op 'Add Manufacturer' [producent toevoegen].

Er verschijnt een nieuw pop-up venster. Vul de velden in en klik op 'Save' [opslaan].

6.2. Producent archiveren

Met de knop 'Archive Manufacturer' [producent archiveren] kunt u een producent uit uw lijst met producenten verwijderen, bijvoorbeeld wanneer u niet langer met deze producent werkt of wanneer de producent foutief is toegevoegd.

7. Goedkeuringsaanvragen voor claims

7.1. Een nieuwe aanvraag aanmaken (Rainforest Alliance-certificeringskeurmerk en -logo)

Om een nieuwe goedkeuringsaanvraag aan te maken, klikt u op 'New Request' [nieuwe aanvraag] in het menu aan de linkerzijde en vervolgens vult u de velden in.

Selecteer vervolgens het soort handelsmerk dat u gebruikt op uw materiaal en klik daarna op 'Next' [volgende] om verder te gaan.

Nu is de nieuwe goedkeuringsaanvraag aangemaakt en kunt u verdergaan met het toevoegen van meer informatie over uw product en het uploaden van uw ontwerp.

Bovenaan het scherm ziet u de volgende knoppen:

De sectie 'Request Details' [aanvraagdetails] toont een overzicht van uw aanvraag. Dit omvat onder andere het aanvraagnummer/-ID, de status van uw aanvraag (zie paragraaf 7.6 voor meer informatie), de naam van de aanvrager en de datum waarop de aanvraag is aangemaakt.

In dit scherm wordt u gevraagd of dit materiaal gerelateerd is aan een of meerdere specifieke producten.

Voor de volgende stappen gaat u naar paragraaf 7.1.1 in het geval uw materiaal gerelateerd is aan een specifiek product, of naar paragraaf 7.1.2 in het geval uw materiaal niet gerelateerd is aan een specifiek product.

7.1.1. Materiaal gerelateerd aan een specifiek product

Wanneer uw antwoord op deze vraag 'Yes' [ja] is, selecteer dan een merk uit de lijst (of maak een nieuw Merk aan door te klikken op 'Add Brand' [merk toevoegen] indien het merk nog niet is aangemaakt), en geef aan of u de producent van het product bent.

Indien u niet de producent van het product bent, selecteer dan 'No' [nee] en selecteer een producent uit de lijst.

In de volgende stap moet u aangeven voor welk product u goedkeuring aanvraagt. Klik op de knop 'Add' [toevoegen]:

Vul de gevraagde informatie in, upload uw bestand en klik op 'Save' [opslaan].
Om meerdere producten (SKU’s) te uploaden in dezelfde aanvraag, klikt u op 'Add' [toevoegen] of 'Copy Product' [product kopiëren]. Voor het kopiëren van een product klikt u op het nieuw toegevoegde product en vervolgens op 'Edit' [bewerken], om de informatie te bewerken en het bestand te uploaden.

Om de informatie over de producten die u hebt toegevoegd aan uw aanvraag te bewerken selecteert u het product en klikt u op 'Edit' [bewerken].

Om een product te verwijderen uit uw goedkeuringsaanvraag selecteert u het product en klikt u vervolgens op 'Delete' [verwijderen].

Wanneer u klaar bent, klikt u rechtsboven in het scherm op 'Submit' [verzenden]. Het Rainforest Alliance team zal uw verzoek beoordelen.

7.1.2. Materiaal niet gerelateerd aan een specifiek product

Wanneer uw antwoord op deze vraag 'No' [nee] is, selecteer dan een merk uit de lijst (of maak een nieuw Merk aan door te klikken op 'Add Brand' [merk toevoegen] indien het merk nog niet is aangemaakt), en vul de vereiste informatie in over uw materiaal.

Klik op 'Upload your file(s)' [uw bestanden uploaden] en vervolgens op 'Add file' [bestand toevoegen] om uw bestand(en) te uploaden.

Wanneer uw aanvraag klaar is om in te dienen, klikt u rechtsboven in het scherm op 'Submit' [verzenden]. Het Rainforest Alliance team zal uw verzoek beoordelen.

7.2. Nieuwe aanvraag aanmaken (Forest Allies-keurmerk)

Klik in het menu aan de linkerzijde op 'New Request' [nieuwe aanvraag] om een nieuwe goedkeuringsaanvraag aan te maken.

Vul de verplichte velden in, selecteer het soort handelsmerk dat u gebruikt op uw materiaal en klik vervolgens op 'Ok' om verder te gaan.

Nu is de nieuwe goedkeuringsaanvraag aangemaakt en kunt u meer informatie over uw product toevoegen en uw ontwerp uploaden.

Bovenaan het scherm ziet u de volgende knoppen:

De sectie 'Request Details' [aanvraagdetails] toont een overzicht van uw aanvraag. Deze omvatten onder andere het aanvraagnummer/-ID, de status van uw aanvraag (zie paragraaf 7.6 voor meer informatie), de naam van de aanvrager en de datum waarop de aanvraag is aangemaakt.

In dit scherm wordt u gevraagd het soort materiaal aan te geven in het uitklapmenu.

1. Advertising and Website material [marketing- en websitemateriaal]: vul de verplichte velden in en upload uw bestand(en). Wanneer u klaar bent, klikt u rechtsboven in het scherm op 'Submit' [verzenden]. Het Rainforest Alliance team zal uw verzoek beoordelen.
2. On-pack Design material [verpakkingsontwerpen]: vul de verplichte velden in en geef aan voor welk product u de goedkeuring aanvraagt. Klik op 'Add' [toevoegen], vul de verplichte velden in, upload uw bestand(en) en klik op 'Save'.

Om meerdere producten (SKU’s) te uploaden in dezelfde aanvraag, klikt u op 'Add' [toevoegen] of 'Copy Product' [product kopiëren]. Voor het kopiëren van een product klikt u op het nieuw toegevoegde product en vervolgens op 'Edit' [bewerken], om de informatie te bewerken en het bestand te uploaden.

Om de informatie over de producten die u hebt toegevoegd aan uw goedkeuringsaanvraag te bewerken selecteert u het product en klikt u op 'Edit' [bewerken].

Om een product te verwijderen uit uw goedkeuringsaanvraag selecteert u het product en klikt u vervolgens op 'Delete' [verwijderen].

Wanneer u klaar bent, klikt u rechtsboven in het scherm op 'Submit' [verzenden]. Het Rainforest Alliance team zal uw verzoek beoordelen.

7.3. Aanvraag opnieuw indienen

In het geval het team van Rainforest Alliance van mening is dat u uw goedkeuringsaanvraag moet aanpassen, ontvangt u hierover een e-mail, waarna u uw gewijzigde aanvraag opnieuw kunt indienen.
Ga naar 'Home' en vervolgens naar 'Tasks' [taken] Hier vindt u de aanvragen waarvoor u nog actie moet ondernemen. Selecteer de aanvraag en klik op 'Open task' [taak openen].

Uw goedkeuringsaanvraag wordt nu getoond. In de e-mail staat beschreven wat er moet worden veranderd en dit vindt u ook onder de knop 'History' [geschiedenis]. Voer de benodigde wijzigingen door en klik vervolgens op 'Save and Resubmit' [opslaan en opnieuw verzenden].

Uw aanvraag wordt nu verplaatst van de sectie 'Tasks' [taken] naar de sectie 'All Requests' [alle aanvragen].

Het Rainforest Alliance team zal uw opnieuw ingediende aanvraag in behandeling nemen.

7.4. Uw goedkeuringsbrief downloaden

Wanneer een aanvraag de status approved [goedgekeurd] of approved with exception [goedgekeurd met uitzondering] heeft, kunt u uw goedkeuringsbrief downloaden. Dit is ook mogelijk voor aanvragen die door een andere organisatie namens u zijn ingediend.

Ga naar 'Home' en vervolgens naar 'All Requests' [alle aanvragen]. Hier vindt u de goedgekeurde aanvragen. Door te klikken op 'Show Advanced Filter' [toon geavanceerd filteren], kunt u geavanceerde filters gebruiken.

Om de goedkeuringsbrief te downloaden, selecteert u de aanvraag (met status approved [goedgekeurd] of approved with exception [goedgekeurd met uitzondering]) en klikt u op 'Download Approval Letter' [goedkeuringsbrief downloaden].

Er wordt een PDF-bestand gedownload op uw computer.

7.5. Aflopende goedkeuringen

Goedkeuringen die binnen 3 maanden zullen verlopen of in de afgelopen 3 maanden zijn verlopen, kunnen via het Claims Platform worden verlengd. Een voorwaarde is dat er geen verdere wijzigingen van toepassing zijn op de aanvraag (bijv. percentage gecertificeerd gewas, distributielanden, product, merkinformatie etc.) en het geüploade materiaal.

Om een aanvraag te verlengen, gaat u naar 'Home' en klikt u op 'Expiring Approvals' [aflopende goedkeuringen]. Hier vindt u alleen aanvragen waarvoor verlenging mogelijk is.

Open de aanvraag die u wilt verlengen en klik op 'Request Extension' [verlenging aanvragen].

Het platform zal de aanvraag automatisch goedkeuren. De aanvraag is nu te vinden onder 'All Requests' [alle aanvragen], met de status Approved [goedgekeurd].

7.6. Status van de goedkeuringsaanvragen

Uw goedkeuringsaanvraag kan verschillende statussen hebben. In de tabel vindt u meer informatie over de verschillende soorten statussen en de betekenissen.

*Binnen 3 maanden na het verlopen van de goedkeuringsaanvraag.

7.7. Aanvraag kopiëren en opslaan als sjabloon

Om sneller goedkeuringsaanvragen in te dienen, bestaat de mogelijkheid om een bestaande aanvraag te kopiëren. In het geval u in de toekomst vergelijkbare aanvragen moet indienen, kunt u de aanvraag ook opslaan als sjabloon om later te gebruiken.

Om een aanvraag te kopiëren, gaat u naar 'Home', klikt u op 'All Requests' [alle aanvragen] en opent u de gewenste aanvraag. Klik vervolgens op 'Copy Request' [aanvraag kopiëren].

Er wordt dan een nieuwe aanvraag aangemaakt, waarin alle velden al zijn ingevuld met de gegevens uit de originele aanvraag.

Om daarnaast de aanvraag op te slaan als sjabloon, opent u de goedkeuringsaanvraag en klikt u vervolgens op 'Save As Template' [opslaan als sjabloon].

U kunt zoveel sjablonen opslaan als u wilt en u vindt het overzicht met alle sjablonen die zijn opgeslagen in het account aan de linkerzijde in het scherm, onder 'Claim Templates' [sjablonen voor claimaanvragen] (zie paragraaf 7.8).

7.8. Sjablonen voor claimaanvragen

In dit overzicht vindt u alle sjablonen voor goedkeuringsaanvragen betreffende claims die door de gebruikers van het account zijn aangemaakt.

Hier kun je een nieuwe goedkeuringsaanvraag starten vanuit een sjabloon. Hiervoor gaat u naar 'Claim Templates' [sjablonen voor claimaanvragen], selecteert u de sjabloon die u wilt gebruiken en klikt u op 'New request from template' [nieuwe aanvraag van sjabloon].

Er verschijnt nu een pop-up melding met het bericht dat er een nieuwe goedkeuringsaanvraag is aangemaakt aan de hand van de sjabloon en vervolgens wordt u doorgeleid naar de nieuwe aanvraag.

Om een sjabloon te verwijderen, klikt u op 'Archive' [archiveren]. Wanneer een sjabloon de status 'Archived' [gearchiveerd] heeft, kunt u deze niet meer gebruiken om een nieuwe goedkeuringsaanvraag mee te maken.

8. Keurmerk downloaden

In deze sectie kunt u de handelsmerken van de Rainforest Alliance voor de gecertificeerde gewassen in verschillende talen downloaden.

Gebruik de filters om het handelsmerk te vinden dat u wilt gebruiken in uw artwork en download vervolgens het bestand door te klikken op 'Download'.

9. Help/FAQ

Deze sectie verwijst u door naar dit artikel in de Rainforest Alliance Knowledge Hub. Hier vindt u ondersteunende documentatie en de veelgestelde vragen in het kader van het goedkeuringsaanvraagproces, delegaties en het gebruik van het platform.

10. Gebruikersinstellingen

Hier kunt u uw voorkeuren instellen ten aanzien van e-mailnotificaties over uw goedkeuringsaanvragen en de taal selecteren van uw Claims-account.

10.1. E-mail-updates

U ontvangt automatisch via e-mail updates over uw goedkeuringsaanvragen.

Indien u geen e-mails wenst te ontvangen van het Claims Platform, selecteer dan 'No' [nee] in het veld 'Receive email updates' [e-mailupdates ontvangen] en klik vervolgens op 'Save' [opslaan]. Via het tabblad 'Home', onder 'Notifications' [notificaties] heeft u altijd toegang tot alle notificaties over uw goedkeuringsaanvragen.

10.2. Talen

Het Claims Platform wordt standaard in het Engels weergegeven. Om dit te wijzigen, selecteert u uw voorkeurstaal in het uitklapmenu en klikt u op 'Save' [opslaan].

11. Herzieningen

Verklaring over de vertaling

Voor vragen met betrekking tot de precieze betekenis van de informatie in de vertaling, dient u de Engelse officiële versie te raadplegen voor verduidelijking.

Enige discrepanties of betekenisverschillen als gevolg van de vertaling zijn niet bindend en hebben geen effect voor audit- of certificeringsdoeleinden.