Gebruikershandleiding Claims Platform
- 12 Jan 2024
- 23 Minutes to read
- PDF
Gebruikershandleiding Claims Platform
- Updated on 12 Jan 2024
- 23 Minutes to read
- PDF
Article Summary
Share feedback
Thanks for sharing your feedback!
Alle organisaties die claims willen maken en de handelsmerken van Rainforest Alliance (Rainforest Alliance certificeringskeurmerk, Forest Allies keurmerk, bedrijfslogo, de naam Rainforest Alliance) willen gebruiken om hun duurzaamheidstoezeggingen te demonstreren, dienen hiervoor goedkeuring aan te vragen via het Claims Platform.
Versienr. 1.0
Vanaf 18 december 2023 is het Claims Platform rechtstreeks bereikbaar via het Rainforest Alliance Certification Platform (RACP) en vervangt dit platform Marketplace 2.0 voor alle goedkeuringen omtrent handelsmerken en claims.
Dit zijn een aantal van de voordelen van het Claims Platform:
- Rechtstreekse toegang via het Rainforest Alliance Certification Platform (RACP). Opnieuw inloggen is niet nodig.
- Rechten van uw gebruikers beheren, dankzij de toevoeging van nieuwe Claims gebruikersrollen.
- Een duidelijk overzicht van alle Claims die door uw organisatie, en indien van toepassing, namens u zijn ingediend.
- Eén aanvraag voor meerdere producten indienen.
- Tijd besparen door uw merken en producten rechtstreeks in het aanvraagformulier in te vullen.
- Claims sjablonen aanmaken en gebruiken.
- Sneller goedkeuringsaanvragen indienen met de functie ‘Copy Request’ [aanvraag kopiëren] om formulieren van vergelijkbare aanvragen automatisch in te vullen.
- Eenvoudiger aanvragen verlengen.
Om goedkeuring te ontvangen dient het materiaal te voldoen aan de regels inzake ons Labeling Policy en Seal Graphic Guidelines.
1. Toegang
In dit hoofdstuk vindt u meer informatie over de toegang tot het Claims Platform:
- Indien u een Rainforest Alliance 2020 certificaathouder bent (boerderij, actoren in de toeleveringsketen, retailer), ga dan naar paragraaf 1.1.
- Indien u lid bent van Forest Allies, ga dan naar paragraaf 1.2.
- Indien u een een ontwerpbureau bent, ga dan naar paragraaf 1.3.
- Indien uw organisatie niet tot een van de bovenstaande opties behoort en u verantwoordelijk bent voor de juridische overeenkomst van een bedrijvengroep of alleen aanvragen inzake handelsmerken indient en uw organisatie niet binnen het certificeringsbereik valt, ga dan naar paragraaf 1.4.
1.1. Toegang voor Rainforest Alliance 2020 certificaathouders
Voor toegang tot uw Claims-account, logt u hier in op het Rainforest Alliance Certification Platform (RACP) met uw gebruikersnaam en wachtwoord.
Opmerking: Bent u uw wachtwoord vergeten? Vul dan eerst uw gebruikersnaam in en klik vervolgens op 'forgot password' [wachtwoord vergeten], om een nieuw wachtwoord te ontvangen. Bij problemen met inloggen of het aanmaken van een nieuw wachtwoord, kunt u een e-mail sturen naar customersuccess@ra.org. |
Klik op het tabblad 'Claims' in uw RACP-account.
In het volgende scherm vindt u een knop waarmee u toegang krijgt tot uw Claims-account.
Daarnaast kunt u een organisatie delegeren om namens u goedkeuringsaanvragen in te dienen (zie hoofdstuk 2 voor meer informatie).
Om een nieuwe gebruiker toe te voegen aan uw Claims-account klikt u op 'Dashboard' en volgt u de stappen in de RACP-gebruikershandleiding voor boerderijen, of Supply Chain Actors/retailers.
Heeft uw organisatie nog geen RACP-account? Start uw certificeringsproces door een account bij ons aan te maken.
Indien u een boerderij certificaathouder bent, vindt u hier meer informatie.
Indien u een Supply Chain Actor of retailer bent, vindt u hier meer informatie.
1.2. Forest Allies-leden
Voor toegang tot uw Claims-account, logt u hier in op het Rainforest Alliance Certification Platform (RACP) met uw gebruikersnaam en wachtwoord.
Opmerking: Bent u uw wachtwoord vergeten? Vul dan eerst uw gebruikersnaam in en klik vervolgens op 'forgot password' [wachtwoord vergeten], om een nieuw wachtwoord te ontvangen. Bij problemen met inloggen of het aanmaken van een nieuw wachtwoord, kunt u een e-mail sturen naar customersuccess@ra.org. |
Na het inloggen verschijnt uw RACP-dashboard. Hier kunt u het volgende doen:
- Naar uw Claims-account gaan door te klikken op 'Go to your Claims account' [ga naar uw Claims-account].
- Een organisatie delegeren om namens u goedkeuringsaanvragen in te dienen (zie hoofdstuk 2).
- Een nieuwe gebruiker toevoegen aan uw Claims-account: klik op 'Organizations' [organisaties] op de balk bovenin het scherm en vervolgens op 'Users' [gebruikers]. Klik in het volgende scherm op 'Add New User' [nieuwe gebruiker toevoegen] en vul de velden in.
Opmerking: Bij het aanmaken van een nieuwe gebruiker raden we aan om het e-mailadres van de gebruiker als gebruikersnaam te gebruiken. Houd er rekening mee dat het tot 30 minuten kan duren voordat wijzigingen ten aanzien van gebruikers zichtbaar worden op het Claims-platform (zoals toevoegen van nieuwe gebruikers, gebruikersrollen wijzigen etc.). |
Heeft uw organisatie nog geen RACP-account? Maak hier een Forest Allies-account aan.
1.3. Ontwerpbureaus
Voor toegang tot uw Claims-account, logt u hier in op het Rainforest Alliance Certification Platform (RACP) met uw gebruikersnaam en wachtwoord.
Opmerking: Bent u uw wachtwoord vergeten? Vul dan uw gebruikersnaam in en klik vervolgens op 'forgot password' [wachtwoord vergeten], om een nieuw wachtwoord te ontvangen. Bij problemen met inloggen of het aanmaken van een nieuw wachtwoord, kunt u een e-mail sturen naar customersuccess@ra.org. |
In het scherm dat verschijnt kunt u het volgende doen:
- Naar uw Claims-account gaan door te klikken op 'Go to your Claims account' [ga naar uw Claims-account].
- Zien welke organisaties uw ontwerpbureau hebben gedelegeerd om goedkeuringsaanvragen te mogen indienen namens hen (zie paragraaf 2.2 voor meer informatie).
- Een nieuwe gebruiker toevoegen aan uw Claims-account: klik op 'Organizations' [organisaties] op de balk bovenin het scherm en vervolgens op 'Users' [gebruikers]. Klik in het volgende scherm op 'Add New User' [nieuwe gebruiker toevoegen] en vul de velden in.
Opmerking: Bij het aanmaken van een nieuwe gebruiker raden we aan om het e-mailadres van de gebruiker als gebruikersnaam te gebruiken. Houd er rekening mee dat het tot 30 minuten kan duren voordat wijzigingen ten aanzien van gebruikers zichtbaar worden op het Claims-platform (zoals toevoegen van nieuwe gebruikers, gebruikersrollen wijzigen etc.). |
Heeft uw organisatie nog geen RACP-account? Maak hier een account voor uw ontwerpbureau aan.
1.4. Andere organisaties
Voor toegang tot uw Claims-account, logt u hier in op het Rainforest Alliance Certification Platform (RACP) met uw gebruikersnaam en wachtwoord.
Opmerking: Bent u uw wachtwoord vergeten? Vul dan eerst uw gebruikersnaam in en klik vervolgens op 'forgot password' [wachtwoord vergeten], om een nieuw wachtwoord te ontvangen. Bij problemen met inloggen of het aanmaken van een nieuw wachtwoord, kunt u een e-mail sturen naar customersuccess@ra.org. |
Klik op het tabblad 'Claims' in uw RACP-account.
In het volgende scherm vindt u een knop waarmee u toegang krijgt tot uw Claims-account.
Daarnaast kunt u een andere organisatie delegeren om namens u goedkeuringsaanvragen in te dienen (zie hoofdstuk 2 van deze handleiding voor meer informatie).
Heeft uw organisatie nog geen RACP-account? Maak hier uw account aan. Klik hier voor meer informatie over het ondertekenen van een juridische overeenkomst.
2. Delegatie
Elke organisatie (bijv. merkeigenaren, retailers) die het indienen van goedkeuringsaanvragen delegeert aan een andere organisatie (zoals private label-producenten en ontwerpbureaus), moet dit eerst zelf in het RACP instellen, voordat deze gedelegeerden namens hen goedkeuringsaanvragen kunnen indienen.
Delegatie wordt slechts één keer ingesteld door de delegerende organisatie. Zie de tabel hieronder voor meer informatie.
Situatie | Actie |
Een private label-producent dient goedkeuringsaanvragen in namens een merkeigenaar/retailer | De merkeigenaar/retailer stelt in hun eigen RACP-account de delegatie in |
Een ontwerpbureau dient goedkeuringsaanvragen in namens een merkeigenaar/retailer | De merkeigenaar/retailer stelt in hun eigen RACP-account de delegatie in |
De merkeigenaar/retailer dient zijn eigen goedkeuringsaanvragen in via zijn eigen account | Geen actie nodig wat betreft delegatie |
In de volgende hoofdstukken vindt u instructies voor het delegeren en ontvangen van een delegatie van een andere organisatie.
Opmerking: Delegatie is alleen van toepassing op organisaties die goedkeuringsaanvragen indienen namens een andere organisatie. |
2.1. Een organisatie delegeren
Om een delegatie in te stellen, logt u in op het RACP en gaat u naar het tabblad 'Claims' (zie hoofdstuk 1 voor meer informatie over hoe u moet inloggen).
In de sectie 'Delegate to Another Organization' [delegeren aan een andere organisatie] klikt u vervolgens op 'Add a delegate' [een gedelegeerde toevoegen].
In het volgende scherm kunt u een organisatie autoriseren om namens u aanvragen in te dienen. Klik hiervoor op 'Add delegate' [gedelegeerde toevoegen].
Er verschijnt nu een pop-up scherm waarin u naar de organisatie kunt zoeken (de betreffende organisatie moet een RACP-account hebben). Selecteer de juiste organisatie en klik op 'Continue' [verder].
De gedelegeerde organisatie verschijnt nu in uw lijst Delegated organizations [gedelegeerde organisaties].
Om de delegatiedetails van een organisatie te bewerken, klikt u op de knop 'Delegate organization' [delegeer organisatie] onder de sectie 'Delegate to Another Organization' [delegeer aan een andere organisatie], en vervolgens op het potloodje 
naast de naam van de organisatie. Hier kunt u de rol aanpassen, de startdatum wijzigen en de status van actief naar inactief veranderen en andersom.
Om een gedelegeerde organisatie te verwijderen uit uw lijst, klikt u op de knop 'Delegate organization' [delegeer organisatie] onder de sectie 'Delegate to Another Organization' [delegeer aan een andere organisatie], en vervolgens op het prullenbakje 
naast de naam van de organisatie. Om de actie te bevestigen, klikt u op 'Remove' [verwijderen].
Opmerking: Wanneer uw organisatie een delegatie heeft bevestigd of verwijderd, kan het tot 30 minuten duren voordat dit zichtbaar is in het account van de betreffende organisatie. |
2.2. Gedelegeerd worden
Om te zien welke organisaties uw organisatie hebben gedelegeerd om namens hen goedkeuringsaanvragen te doen, logt u in op RACP en gaat u naar het tabblad 'Claims' (zie hoofdstuk 1 voor meer informatie over toegang tot het platform).
In de sectie 'Organizations I can submit claims on behalf of' [organisaties namens wie ik claims kan aanvragen] klikt u op 'Organization authorizations' [organisatie-autorisaties].
De organisaties die u hier ziet hebben uw organisatie geautoriseerd om namens hen goedkeuringsaanvragen in te dien. U kunt deze sectie niet bewerken.
In het geval u gedelegeerd moet worden, neem dan contact op met de delegerende organisatie, en vraag hun de stappen te volgen in paragraaf 2.1. Nadat uw organisatie is gedelegeerd, ontvangt de beheerder van het account een e-mail ter bevestiging.
Opmerking: Nadat uw organisatie is gedelegeerd, kan het tot 30 minuten duren voordat dit zichtbaar wordt in uw account. |
3. Uw Claims-account
Voor toegang tot uw Claims-account, logt u in op het RACP (zie hoofdstuk 1 voor meer informatie), en klikt u op 'Go to your Claims account' [ga naar uw Claims-account]. Er verschijnt een nieuw venster met een navigatiepaneel aan de linkerzijde.
In de volgende schermafbeelding vindt u meer informatie over de verschillende knoppen.
Extra tips en richtlijnen
Wanneer u uitlogt uit uw Claims-account of er een pop-up venster verschijnt met een uitlog-foutmelding, dient u opnieuw in te loggen via het RACP (zie hoofdstuk 1). | |
| Tekstbalonnen met meer informatie zijn beschikbaar op het platform. Klik op het symbool voor meer informatie over specifieke acties of velden. |
| Klik op dit icoontje om een pop-up venster te openen. Voer uw zoekopdracht in of klik op het volgende vergrootglas |
icoon om een lijst met alle beschikbare zoekopdrachten te bekijken.4. Home
In deze sectie vindt u de goedkeuringsaanvragen die via uw account zijn ingediend.
Hieronder vindt u een uitleg bij elke knop:
Tasks [taken] | Hier vindt u een overzicht van de goedkeuringsaanvragen waarvoor actie vereist is door uw organisatie. |
All requests [alle aanvragen] | Hier vindt u alle goedkeuringsaanvragen die zijn ingediend door alle actieve gebruikers van het account, en door andere organisaties namens u (indien van toepassing). |
Expiring Approvals [aflopende goedkeuringen] | Hier vindt u een overzicht van alle goedkeuringsaanvragen die op het punt staan te verlopen. Zie paragraaf 7.5 voor meer informatie. |
Notifications [notificaties] | Hier vindt u alle notificaties en updates over de goedkeuringsaanvragen die via uw account zijn ingediend. Zie paragraaf 10 voor meer informatie. |
Tip: Gebruik de snelzoekfunctie 'Quick search' in 'Tasks' [taken] en 'Notifications' [notificaties] om uw zoekresultaten te personaliseren. In de secties 'All Requests' [alle aanvragen] en 'Expiring Approvals' [aflopende goedkeuringen] kunt u de zoekresultaten filteren door te klikken op 'Show Advanced Filter' [toon geavanceerd filteren]. |
5. Merken en producten
In deze sectie vindt u de merken en producten die in dit account zijn aangemaakt door alle gebruikers van het account. Dit omvat de merken met een Rainforest Alliance-claim en alle producten die worden verkocht als Rainforest Alliance gecertificeerd, ongeacht of deze wel of niet het Rainforest Alliance keurmerk dragen. Indien nodig kunt u nieuwe merken en producten aanmaken.
Opmerking: Nieuwe merken en producten hoeven maar één keer te worden aangemaakt, en alleen voor gelabelde eindproducten. Tip: U kunt ook tegelijkertijd met het indienen van een nieuwe goedkeuringsaanvraag nieuwe merken en nieuwe producten toevoegen (zie hoofdstuk 7). |
5.1 Een nieuw merk toevoegen
Om een nieuw merk toe te voegen, gaat u naar 'Brands and Products' [merken en producten] en klikt u onder 'Brands' [merken] op 'Add' [toevoegen].
Er verschijnt een nieuw pop-up venster. Vul de velden in en klik op 'Save' [opslaan].
Opmerking: In het geval u een goedkeuringsaanvraag indient namens een andere organisatie door wie u bent gedelegeerd, beantwoord de vraag 'Are you the brand owner?' [ben u de merkeigenaar?] dan met 'No' [nee] en selecteer de merkeigenaar uit de lijst. Indien de merkeigenaar niet voorkomt in de lijst, bent u nog niet gedelegeerd (zie paragraaf 2.2 voor meer informatie). Tip: Door te klikken op 'Show Products per Brand' [toon producten per merk] onder 'Brands' [merken] ziet u alleen de producten die gerelateerd zijn aan het geselecteerde merk. Klik op 'Clear Brand Filter' [merkfilter wissen] om uw filters te verwijderen. |
5.2. Een nieuw product toevoegen
Om een nieuw product toe te voegen, gaat u naar 'Brands and Products' [merken en producten] en klikt u onder 'Products' [producten] op 'Add' [toevoegen].
Er verschijnt een nieuw pop-up venster. Vul de velden in en klik op 'Save' [opslaan]. Met de knop 'Save and New' [opslaan en nieuwe] kunt u gelijk beginnen met het aanmaken van een nieuw product.
Tip: Om uw gecertificeerde gewas(sen) toe te voegen, klikt u op het vergrootglas Opmerking: Gebruik de snelzoekfunctie 'Quick search' om uw zoekresultaten te personaliseren. |
. Er verschijnt een pop-up venster. Klik nog eens op het vergrootglas 
om een lijst te zien van alle gewassen en gerelateerde traceerbaarheidsniveaus die beschikbaar zijn in uw account. Selecteer het gewas en klik 'Ok' om het pop-up venster te sluiten. Klik vervolgens op 'Add' [toevoegen] om het gewas toe te voegen.5.3. Lijst exporteren
De knop 'Export List' [lijst exporteren] is beschikbaar onder zowel 'Brands' [merken] als 'Products' [producten]. Klik op deze knop om een Excel-bestand te downloaden met alle merken/producten die op het moment van downloaden actief zijn in uw account.
Indien u een filter hebt gebruikt, worden alleen de gefilterde items getoond in het Excel-bestand.
5.4 Archiveren
De knop 'Archive' [archiveren] is beschikbaar onder zowel 'Brands' [merken] als 'Products' [producten]. Met deze functie kunt u een merk of product dat niet meer wordt gebruikt of verkeerd is aangemaakt archiveren/deactiveren.
Klik hiervoor op de regel met het merk/product dat u wilt deactiveren en klik vervolgens op 'Archive' [archiveren].
Opmerking: Merken en producten kunnen niet worden bewerkt. In het geval u bij het aanmaken een fout hebt gemaakt, kunt u het archiveren en een nieuw merk/product aanmaken. |
6. Producenten
In het geval het product of de producten waarvoor u goedkeuring aanvraagt door een producent buiten uw certificeringsscope zijn vervaardigd, kunt u in deze sectie de organisatie(s) toevoegen die verantwoordelijk zijn voor de productie van uw product(en).
Opmerking: In elke goedkeuringsaanvraag dient de producent van uw product(en) te worden vermeld. Opmerking: Deze sectie is niet van toepassing indien u zelf de producent bent van alle producten waarvoor u goedkeuring aanvraagt. |
6.1. Producent toevoegen
Om een producent toe te voegen, gaat u naar het tabblad 'Manufacturers' [producenten] en klikt u op 'Add Manufacturer' [producent toevoegen].
Er verschijnt een nieuw pop-up venster. Vul de velden in en klik op 'Save' [opslaan].
Opmerking: Na het toevoegen van een producent aan de lijst kan deze niet meer worden bewerkt. Indien u een fout heeft gemaakt, kunt u de producent archiveren (zie paragraaf 6.2) en een nieuwe producent toevoegen. |
6.2. Producent archiveren
Met de knop 'Archive Manufacturer' [producent archiveren] kunt u een producent uit uw lijst met producenten verwijderen, bijvoorbeeld wanneer u niet langer met deze producent werkt of wanneer de producent foutief is toegevoegd.
7. Goedkeuringsaanvragen voor claims
7.1. Een nieuwe aanvraag aanmaken (Rainforest Alliance-certificeringskeurmerk en -logo)
Om een nieuwe goedkeuringsaanvraag aan te maken, klikt u op 'New Request' [nieuwe aanvraag] in het menu aan de linkerzijde en vervolgens vult u de velden in.
Opmerking: In het geval u een goedkeuringsaanvraag namens een organisatie indient, bijv. wanneer u voor een ontwerpbureau of private label-producent werkt, selecteert u de andere organisatie in het veld 'Requested on behalf of' [aanvraag namens]. Dit veld is alleen beschikbaar wanneer de andere organisatie u gedelegeerd heeft in het RACP. Zie hoofdstuk 2 van deze handleiding voor meer informatie hierover. |
Selecteer vervolgens het soort handelsmerk dat u gebruikt op uw materiaal en klik daarna op 'Next' [volgende] om verder te gaan.
Nu is de nieuwe goedkeuringsaanvraag aangemaakt en kunt u verdergaan met het toevoegen van meer informatie over uw product en het uploaden van uw ontwerp.
Bovenaan het scherm ziet u de volgende knoppen:
De sectie 'Request Details' [aanvraagdetails] toont een overzicht van uw aanvraag. Dit omvat onder andere het aanvraagnummer/-ID, de status van uw aanvraag (zie paragraaf 7.6 voor meer informatie), de naam van de aanvrager en de datum waarop de aanvraag is aangemaakt.
In dit scherm wordt u gevraagd of dit materiaal gerelateerd is aan een of meerdere specifieke producten.
Voor de volgende stappen gaat u naar paragraaf 7.1.1 in het geval uw materiaal gerelateerd is aan een specifiek product, of naar paragraaf 7.1.2 in het geval uw materiaal niet gerelateerd is aan een specifiek product.
7.1.1. Materiaal gerelateerd aan een specifiek product
Wanneer uw antwoord op deze vraag 'Yes' [ja] is, selecteer dan een merk uit de lijst (of maak een nieuw Merk aan door te klikken op 'Add Brand' [merk toevoegen] indien het merk nog niet is aangemaakt), en geef aan of u de producent van het product bent.
Indien u niet de producent van het product bent, selecteer dan 'No' [nee] en selecteer een producent uit de lijst.
Opmerking: Als de betreffende producent nog niet is toegevoegd aan uw account, kunt u eenvoudig een nieuwe producent toevoegen door te klikken op 'Add Manufacturer' [producent toevoegen]. |
In de volgende stap moet u aangeven voor welk product u goedkeuring aanvraagt. Klik op de knop 'Add' [toevoegen]:
Vul de gevraagde informatie in, upload uw bestand en klik op 'Save' [opslaan].
Om meerdere producten (SKU’s) te uploaden in dezelfde aanvraag, klikt u op 'Add' [toevoegen] of 'Copy Product' [product kopiëren]. Voor het kopiëren van een product klikt u op het nieuw toegevoegde product en vervolgens op 'Edit' [bewerken], om de informatie te bewerken en het bestand te uploaden.
Opmerking: Alleen als de producten van hetzelfde merk en dezelfde producent zijn kunt u in één aanvraag goedkeuring aanvragen voor meerdere producten (SKU's). |
Om de informatie over de producten die u hebt toegevoegd aan uw aanvraag te bewerken selecteert u het product en klikt u op 'Edit' [bewerken].
Om een product te verwijderen uit uw goedkeuringsaanvraag selecteert u het product en klikt u vervolgens op 'Delete' [verwijderen].
Wanneer u klaar bent, klikt u rechtsboven in het scherm op 'Submit' [verzenden]. Het Rainforest Alliance team zal uw verzoek beoordelen.
7.1.2. Materiaal niet gerelateerd aan een specifiek product
Wanneer uw antwoord op deze vraag 'No' [nee] is, selecteer dan een merk uit de lijst (of maak een nieuw Merk aan door te klikken op 'Add Brand' [merk toevoegen] indien het merk nog niet is aangemaakt), en vul de vereiste informatie in over uw materiaal.
Klik op 'Upload your file(s)' [uw bestanden uploaden] en vervolgens op 'Add file' [bestand toevoegen] om uw bestand(en) te uploaden.
Wanneer uw aanvraag klaar is om in te dienen, klikt u rechtsboven in het scherm op 'Submit' [verzenden]. Het Rainforest Alliance team zal uw verzoek beoordelen.
7.2. Nieuwe aanvraag aanmaken (Forest Allies-keurmerk)
Klik in het menu aan de linkerzijde op 'New Request' [nieuwe aanvraag] om een nieuwe goedkeuringsaanvraag aan te maken.
Vul de verplichte velden in, selecteer het soort handelsmerk dat u gebruikt op uw materiaal en klik vervolgens op 'Ok' om verder te gaan.
Nu is de nieuwe goedkeuringsaanvraag aangemaakt en kunt u meer informatie over uw product toevoegen en uw ontwerp uploaden.
Bovenaan het scherm ziet u de volgende knoppen:
De sectie 'Request Details' [aanvraagdetails] toont een overzicht van uw aanvraag. Deze omvatten onder andere het aanvraagnummer/-ID, de status van uw aanvraag (zie paragraaf 7.6 voor meer informatie), de naam van de aanvrager en de datum waarop de aanvraag is aangemaakt.
In dit scherm wordt u gevraagd het soort materiaal aan te geven in het uitklapmenu.
- Advertising and Website material [marketing- en websitemateriaal]: vul de verplichte velden in en upload uw bestand(en). Wanneer u klaar bent, klikt u rechtsboven in het scherm op 'Submit' [verzenden]. Het Rainforest Alliance team zal uw verzoek beoordelen.
- On-pack Design material [verpakkingsontwerpen]: vul de verplichte velden in en geef aan voor welk product u de goedkeuring aanvraagt. Klik op 'Add' [toevoegen], vul de verplichte velden in, upload uw bestand(en) en klik op 'Save'.
Om meerdere producten (SKU’s) te uploaden in dezelfde aanvraag, klikt u op 'Add' [toevoegen] of 'Copy Product' [product kopiëren]. Voor het kopiëren van een product klikt u op het nieuw toegevoegde product en vervolgens op 'Edit' [bewerken], om de informatie te bewerken en het bestand te uploaden.
Opmerking: Alleen als de producten van hetzelfde merk zijn kunt u in één aanvraag goedkeuring aanvragen voor meerdere producten (SKU's). |
Om de informatie over de producten die u hebt toegevoegd aan uw goedkeuringsaanvraag te bewerken selecteert u het product en klikt u op 'Edit' [bewerken].
Om een product te verwijderen uit uw goedkeuringsaanvraag selecteert u het product en klikt u vervolgens op 'Delete' [verwijderen].
Wanneer u klaar bent, klikt u rechtsboven in het scherm op 'Submit' [verzenden]. Het Rainforest Alliance team zal uw verzoek beoordelen.
7.3. Aanvraag opnieuw indienen
In het geval het team van Rainforest Alliance van mening is dat u uw goedkeuringsaanvraag moet aanpassen, ontvangt u hierover een e-mail, waarna u uw gewijzigde aanvraag opnieuw kunt indienen.
Ga naar 'Home' en vervolgens naar 'Tasks' [taken] Hier vindt u de aanvragen waarvoor u nog actie moet ondernemen. Selecteer de aanvraag en klik op 'Open task' [taak openen].
Uw goedkeuringsaanvraag wordt nu getoond. In de e-mail staat beschreven wat er moet worden veranderd en dit vindt u ook onder de knop 'History' [geschiedenis]. Voer de benodigde wijzigingen door en klik vervolgens op 'Save and Resubmit' [opslaan en opnieuw verzenden].
Uw aanvraag wordt nu verplaatst van de sectie 'Tasks' [taken] naar de sectie 'All Requests' [alle aanvragen].
Het Rainforest Alliance team zal uw opnieuw ingediende aanvraag in behandeling nemen.
7.4. Uw goedkeuringsbrief downloaden
Wanneer een aanvraag de status approved [goedgekeurd] of approved with exception [goedgekeurd met uitzondering] heeft, kunt u uw goedkeuringsbrief downloaden. Dit is ook mogelijk voor aanvragen die door een andere organisatie namens u zijn ingediend.
Ga naar 'Home' en vervolgens naar 'All Requests' [alle aanvragen]. Hier vindt u de goedgekeurde aanvragen. Door te klikken op 'Show Advanced Filter' [toon geavanceerd filteren], kunt u geavanceerde filters gebruiken.
Om de goedkeuringsbrief te downloaden, selecteert u de aanvraag (met status approved [goedgekeurd] of approved with exception [goedgekeurd met uitzondering]) en klikt u op 'Download Approval Letter' [goedkeuringsbrief downloaden].
Er wordt een PDF-bestand gedownload op uw computer.
Opmerking: Het is momenteel niet mogelijk om meerdere goedkeuringsbrieven tegelijk te downloaden. U kunt per aanvraag één goedkeuringsbrief downloaden. |
7.5. Aflopende goedkeuringen
Goedkeuringen die binnen 3 maanden zullen verlopen of in de afgelopen 3 maanden zijn verlopen, kunnen via het Claims Platform worden verlengd. Een voorwaarde is dat er geen verdere wijzigingen van toepassing zijn op de aanvraag (bijv. percentage gecertificeerd gewas, distributielanden, product, merkinformatie etc.) en het geüploade materiaal.
Om een aanvraag te verlengen, gaat u naar 'Home' en klikt u op 'Expiring Approvals' [aflopende goedkeuringen]. Hier vindt u alleen aanvragen waarvoor verlenging mogelijk is.
Open de aanvraag die u wilt verlengen en klik op 'Request Extension' [verlenging aanvragen].
Het platform zal de aanvraag automatisch goedkeuren. De aanvraag is nu te vinden onder 'All Requests' [alle aanvragen], met de status Approved [goedgekeurd].
Opmerking: Wanneer u een verlenging aanvraagt voor goedkeuringen met de status Approved with Exception [goedgekeurd met uitzondering], wordt uw aanvraag nogmaals beoordeeld door de Rainforest Alliance. Gebruik de knop 'Copy Request' [aanvraag kopiëren] in de aanvraag, om snel een nieuwe aanvraag van dezelfde soort aan te maken. |
7.6. Status van de goedkeuringsaanvragen
Uw goedkeuringsaanvraag kan verschillende statussen hebben. In de tabel vindt u meer informatie over de verschillende soorten statussen en de betekenissen.
Status | Wat betekent het? | Waar te vinden? |
Draft | Uw aanvraag is aangemaakt, maar nog niet verzonden naar RA. | Home – All requests [alle aanvragen] |
Awaiting Review | Uw aanvraag is ter beoordeling naar RA verzonden. | Home – All requests [alle aanvragen] |
Under Review | Uw aanvraag wordt door het RA team behandeld. | Home – All requests [alle aanvragen] |
Changes Required | Het RA team heeft uw aanvraag beoordeeld en aangegeven dat er iets moet worden gewijzigd aan het geüploade materiaal en/of de aanvraag. | Home – Tasks [taken] |
Resubmitted | U hebt uw goedkeuringsaanvragen opnieuw ingediend nadat u de door RA gevraagde wijzigingen hebt doorgevoerd. Deze aanvraag wordt nu opnieuw beoordeeld door RA. | Home – Tasks [taken] |
Approved pending Legal Agreement | Het RA team heeft de inhoud van uw aanvraag goedgekeurd, maar de organisatie die wordt vermeld als Merkeigenaar heeft nog geen geldige Licentieovereenkomst (versie 2020). Dit betekent dat uw aanvraag nog niet volledig is goedgekeurd en u uw materiaal nog niet mag afdrukken en/of publiceren. | Home – All requests [alle aanvragen] |
Approved pending Certification License | Het RA team heeft de inhoud van uw aanvraag goedgekeurd, maar de organisatie die wordt vermeld als producent heeft nog geen geldige certificeringslicentie. Dit betekent dat uw aanvraag nog niet volledig is goedgekeurd en u uw materiaal nog niet mag afdrukken en/of publiceren. | Home – All requests [alle aanvragen] |
Approved pending Certification License & Legal Agreement | Het RA team heeft de inhoud van uw aanvraag goedgekeurd, maar de organisatie die wordt vermeld als producent heeft nog geen geldige certificeringslicentie en de organisatie die wordt vermeld als Merkeigenaar heeft nog geen geldige Licentieovereenkomst (versie 2020). | Home – All requests [alle aanvragen] |
Approved | Uw aanvraag is goedgekeurd. U kunt uw goedkeuringsbrief downloaden en uw materiaal mag worden afgedrukt/gepubliceerd. | Home – All requests [alle aanvragen] |
Approved with Exception | Uw aanvraag is goedgekeurd, maar er is een (tijdelijke) uitzondering van toepassing. U kunt uw goedkeuringsbrief downloaden en uw materiaal mag worden afgedrukt/gepubliceerd. Meer informatie hierover vindt u in de goedkeuringsbrief. | Home – All requests [alle aanvragen] |
Rejected | Na beoordeling door het RA team is uw aanvraag afgewezen. | Home – All requests [alle aanvragen] |
Cancelled | U hebt een nieuwe aanvraag aangemaakt, maar u heeft deze aanvraag na verzending aan RA geannuleerd. | Home – All requests [alle aanvragen] |
Expired | Een goedkeuringsaanvraag is verlopen wanneer de vervaldatum is verstreken. | Home – All requests [alle aanvragen]; Home – Expiring Approvals* [aflopende goedkeuringen] |
Revoked | Het team van RA heeft de goedkeuring die eerder was verleend ingetrokken (bijv. bij frauduleus gebruik van onze handelsmerken). | Home – All requests [alle aanvragen] |
*Binnen 3 maanden na het verlopen van de goedkeuringsaanvraag.
7.7. Aanvraag kopiëren en opslaan als sjabloon
Om sneller goedkeuringsaanvragen in te dienen, bestaat de mogelijkheid om een bestaande aanvraag te kopiëren. In het geval u in de toekomst vergelijkbare aanvragen moet indienen, kunt u de aanvraag ook opslaan als sjabloon om later te gebruiken.
Om een aanvraag te kopiëren, gaat u naar 'Home', klikt u op 'All Requests' [alle aanvragen] en opent u de gewenste aanvraag. Klik vervolgens op 'Copy Request' [aanvraag kopiëren].
Er wordt dan een nieuwe aanvraag aangemaakt, waarin alle velden al zijn ingevuld met de gegevens uit de originele aanvraag.
Tip: Gebruik deze functionaliteit voor het aanmaken van aanvragen die lijken op aanvragen die u al eerder hebt ingediend en bijvoorbeeld hetzelfde handelsmerk, product en merk betreffen. |
Om daarnaast de aanvraag op te slaan als sjabloon, opent u de goedkeuringsaanvraag en klikt u vervolgens op 'Save As Template' [opslaan als sjabloon].
U kunt zoveel sjablonen opslaan als u wilt en u vindt het overzicht met alle sjablonen die zijn opgeslagen in het account aan de linkerzijde in het scherm, onder 'Claim Templates' [sjablonen voor claimaanvragen] (zie paragraaf 7.8).
Opmerking: U kunt alleen een kopie maken van een aanvraag en/of een aanvraag opslaan als sjabloon wanneer de betreffende aanvraag een van de volgende statussen heeft: approved [goedgekeurd], approved with exception [goedgekeurd met uitzondering], under review [wordt beoordeeld], awaiting review [in afwachting van beoordeling], cancelled [geannuleerd] en expired [verlopen]. |
7.8. Sjablonen voor claimaanvragen
In dit overzicht vindt u alle sjablonen voor goedkeuringsaanvragen betreffende claims die door de gebruikers van het account zijn aangemaakt.
Hier kun je een nieuwe goedkeuringsaanvraag starten vanuit een sjabloon. Hiervoor gaat u naar 'Claim Templates' [sjablonen voor claimaanvragen], selecteert u de sjabloon die u wilt gebruiken en klikt u op 'New request from template' [nieuwe aanvraag van sjabloon].
Er verschijnt nu een pop-up melding met het bericht dat er een nieuwe goedkeuringsaanvraag is aangemaakt aan de hand van de sjabloon en vervolgens wordt u doorgeleid naar de nieuwe aanvraag.
Om een sjabloon te verwijderen, klikt u op 'Archive' [archiveren]. Wanneer een sjabloon de status 'Archived' [gearchiveerd] heeft, kunt u deze niet meer gebruiken om een nieuwe goedkeuringsaanvraag mee te maken.
8. Keurmerk downloaden
In deze sectie kunt u de handelsmerken van de Rainforest Alliance voor de gecertificeerde gewassen in verschillende talen downloaden.
Gebruik de filters om het handelsmerk te vinden dat u wilt gebruiken in uw artwork en download vervolgens het bestand door te klikken op 'Download'.
9. Help/FAQ
Deze sectie verwijst u door naar dit artikel in de Rainforest Alliance Knowledge Hub. Hier vindt u ondersteunende documentatie en de veelgestelde vragen in het kader van het goedkeuringsaanvraagproces, delegaties en het gebruik van het platform.
10. Gebruikersinstellingen
Hier kunt u uw voorkeuren instellen ten aanzien van e-mailnotificaties over uw goedkeuringsaanvragen en de taal selecteren van uw Claims-account.
10.1. E-mail-updates
U ontvangt automatisch via e-mail updates over uw goedkeuringsaanvragen.
Indien u geen e-mails wenst te ontvangen van het Claims Platform, selecteer dan 'No' [nee] in het veld 'Receive email updates' [e-mailupdates ontvangen] en klik vervolgens op 'Save' [opslaan]. Via het tabblad 'Home', onder 'Notifications' [notificaties] heeft u altijd toegang tot alle notificaties over uw goedkeuringsaanvragen.
Opmerking: Elke gebruiker van een account van een organisatie kan persoonlijke notificatie-instellingen selecteren. |
10.2. Talen
Het Claims Platform wordt standaard in het Engels weergegeven. Om dit te wijzigen, selecteert u uw voorkeurstaal in het uitklapmenu en klikt u op 'Save' [opslaan].
Opmerking: U kunt op elke gewenst moment uw instellingen opnieuw aanpassen. |
11. Herzieningen
Ingangsdatum | Significante wijzigingen | Vorige | |
1.0 | 18 december 2023 | Nieuwe bepaling | N.v.t. |
Verklaring over de vertaling
Voor vragen met betrekking tot de precieze betekenis van de informatie in de vertaling, dient u de Engelse officiële versie te raadplegen voor verduidelijking.
Enige discrepanties of betekenisverschillen als gevolg van de vertaling zijn niet bindend en hebben geen effect voor audit- of certificeringsdoeleinden.
Was this article helpful?