MultiTrace: Guida per l’utente sulla tracciabilità
  • 03 Aug 2023
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MultiTrace: Guida per l’utente sulla tracciabilità

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Article Summary

Questo documento aiuta a comprendere come utilizzare le varie funzioni della piattaforma di tracciabilità MultiTrace
Versione 1.3, 24 luglio 2023

1. Introduzione

1.a Cos’è MultiTrace?

MultiTrace è un sistema di tracciabilità che agevola la crescente domanda da parte dei nostri partner di avere dati attendibili sui prodotti agricoli certificati. La piattaforma supporta l’introduzione di un modo di lavorare nuovo e ottimizzato tra Rainforest Alliance e gli enti di certificazione, gli agricoltori e le aziende, al fine di garantire dati migliori a livello di qualità, accessibilità e trasparenza.

MultiTrace pone le basi per le innovazioni future. Secondo la nostra nuova concezione della certificazione, il flusso di dati inizia presso l’azienda agricola e, con il tempo, dovrebbe arrivare a includere anche i piccoli agricoltori. In futuro, la capacità di accedere alle informazioni degli agricoltori e attingere ad altre fonti di dati creerà una visione più olistica della filiera. In tal modo potremo disporre di tutti gli elementi necessari per prendere decisioni consapevoli, così da contribuire tutti insieme a un mondo in cui l’uomo e la natura prosperano in armonia.

1.b Perché la tracciabilità è importante?

Lo scopo di MultiTrace è quello di salvaguardare la tracciabilità dei prodotti certificati lungo l’intera filiera e consentire il rilascio di certificazioni e licenze. Riportare acquisti, vendite e attività di lavorazione di prodotti certificati è un requisito dello standard di certificazione di Rainforest Alliance.

I nostri stakeholder, tra cui consumatori, marchi, altre organizzazioni non governative e gruppi di difesa dei consumatori, ci incitano regolarmente a dimostrare come garantiamo le dichiarazioni relative a contenuti certificati Rainforest Alliance. La tracciabilità ci aiuta a giustificare l’affermazione secondo cui tutti i prodotti recanti il marchio Rainforest Alliance provengono da fonti certificate Rainforest Alliance. Ciò significa che consumatori e aziende possono rintracciare un prodotto fino a un’azienda agricola titolare di certificato Rainforest Alliance. Questo processo ci aiuta a salvaguardare l'integrità del marchio Rainforest Alliance.

La raccolta di questi dati a livello centrale presso Rainforest Alliance ci consente di avere visibilità attraverso l'intera filiera di fornitura, dall'origine alla distribuzione finale, e quindi può garantire l'integrità del marchio Rainforest Alliance.

Anche le aziende possono beneficiare della tracciabilità, perché la tracciabilità può rendere più trasparenti le loro filiere, identificare possibili punti deboli e aiutarle a lavorare su ulteriori miglioramenti. Gli agricoltori, da parte loro, possono monitorare lo sviluppo dell’azienda agricola, ma anche accedere a nuovi mercati.

1.c Frequenza di segnalazione

Le transazioni devono essere riportate nella piattaforma di tracciabilità entro 2 settimane dalla fine del trimestre solare (gennaio-marzo, aprile-giugno, luglio-settembre, ottobre-dicembre) in cui le transazioni hanno avuto luogo. Per beneficiare di una panoramica più chiara ed efficace dei volumi disponibili e delle transazioni aperte, consigliamo di aggiornare e annunciare le transazioni il prima possibile.

È molto importante che le transazioni vengano riportate, in modo tale che l’acquirente abbia a disposizione i volumi acquistati ai fini delle proprie attività di lavorazione/commercio in MultiTrace.

Il corretto utilizzo del sistema di tracciabilità, accertato durante l’audit, permette di evitare non conformità.

2. Accesso al sistema di tracciabilità

MultiTrace si trova all'interno della Piattaforma di certificazione di Rainforest Alliance (RACP).

2.a Accesso

Il link al portale è https://portal.ra.org/RA_Certification_Theme/Login. Verrà visualizzata la pagina di login riportata sotto.

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Immettere il nome utente. Se si dimentica la password, fare clic su "Forgot password” (Password dimenticata) nella pagina di accesso per richiedere un recupero della password. In caso di problemi con la ricezione di una nuova password o con l'accesso al sistema, inviare un’e-mail all’indirizzo customersuccess@ra.org.

NB: Per accedere all’account Rainforest Alliance o UTZ precedente alla fusione, il link al portale è https://portal.ra.org/portal/
I nomi utente e le password possono differire tra i vari portali.

2.b Accesso alla tracciabilità

Una volta effettuato l'accesso al proprio account e se si dispone di una licenza attiva per tale account, sulla barra superiore viene visualizzata l'opzione “Traceability”. È possibile selezionare questa opzione per aprire il modulo MultiTrace in una nuova scheda.

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2.c Ruoli utente

I ruoli utente consentono di gestire le autorizzazioni di cui dispongono i vari utenti in MultiTrace.

2.c.1 Aggiunta di utenti

Solo gli utenti con diritti di amministratore (Admin) possono aggiungere un nuovo utente facendo clic su “Users” nella scheda “Organization” del proprio profilo e selezionando ”Add New User” (Aggiungi nuovo utente). È possibile aggiungere la persona compilando i relativi dettagli e creando un nome utente. Dopo l’accesso, il nuovo utente sarà libero di modificare la password.

NB: Utilizzare l’indirizzo e-mail del nuovo utente come nome utente, poiché è univoco e facile da ricordare.

2.c.2 Rimozione di utenti

Solo gli utenti con diritti di amministratore possono rimuovere un utente facendo clic su “User” nella scheda “Organization” del proprio profilo. Per eliminare un utente dalla RACP, fare clic sul nome, selezionare “Delete” dalla barra laterale e confermare.

2.c.3 Aggiornamento di utenti

Solo gli utenti con diritti di amministratore possono aggiornare il ruolo di un utente facendo clic su “User” nella scheda “Organization” del proprio profilo. È possibile aggiornare la persona facendo clic sull’utente desiderato. Sulla destra verrà visualizzata una barra laterale da cui selezionare le diverse impostazioni per l’utente, ad esempio Amministrazione e Finanza.

Definizioni

3.a Livelli di tracciabilità

Per maggiori informazioni, guarda questo video
Identità preservata (IP)Si tratta dell’opzione di tracciabilità che permette di ricondurre un ingrediente o prodotto certificato Rainforest Alliance ad un’azienda agricola titolare di certificato. SI tratta del tipo di tracciabilità di livello massimo. Non è prevista la miscelazione di ingredienti o prodotti certificati con ingredienti o prodotti non certificati, né con ingredienti o prodotti certificati da altre fonti. Se un prodotto certificato proviene da fonti/aziende certificate diverse, ma l’identità viene preservata lungo la filiera, è possibile applicare il sottotipo Identità preservata mista (Mixed Identity Preserved - Mixed IP).
Segregazione (SG)Si tratta dell’opzione di tracciabilità con cui il prodotto certificato viene tenuto separato dal prodotto non certificato, sia fisicamente sia a livello di documentazione. La segregazione ha luogo durante tutte le fasi di ricezione, lavorazione, imballaggio, stoccaggio e trasporto della filiera. Non vengono mescolati prodotti non certificati con prodotti certificati. Ciò significa che l’intero contenuto del prodotto è certificato, anche se può provenire da diverse fonti certificate/aziende agricole titolari di certificato, compresi paesi di origine diversi.
Bilancio di massa (MB)Si tratta dell’opzione per la tracciabilità amministrativa, che consente ad un titolare di certificato di dichiarare un prodotto non certificato come "certificato Rainforest Alliance" quando la quantità equivalente è di provenienza "certificata Rainforest Alliance".

3.b Tipi di volumi

Volume certificatoIl volume assegnato nel processo di certificazione al titolare di un certificato agricolo, sulla base di una stima del raccolto.
Prodotto certificatoLa designazione del volume quando il volume certificato viene convertito in un altro sottoprodotto nel sistema dal titolare di certificato agricolo (ad esempio un’azienda produttrice di tè che converte il volume certificato di foglie verdi in tè pronto per l'infusione).
ScorteIl volume acquistato da un altro titolare di certificato nel sistema.

3.c Altri termini

PosizioneUn volume certificato Rainforest Alliance di un sottoprodotto, la sua varietà, classificazione e livello di tracciabilità. Viene creata una posizione quando un volume stimato di un prodotto viene certificato, collegato a una licenza e dopo ogni attività, incluse transazioni, miscelazioni, conversioni o retrocessioni.
RiferimentoUn numero identificabile utilizzato in uno scambio tra fornitore e cliente, ad esempio i numeri degli ordini di acquisto, i numeri dei container, i numeri dei contratti, ecc.
Materia primaIl raccolto oggetto di certificazione.
SottoprodottoIl prodotto risultante nell’ambito della conversione nel sistema (ad es. durante la torrefazione del caffè verde, il sottoprodotto risultante è il caffè tostato).
VarietàUn tipo diverso di materia prima (ad es. caffè arabica).
ClassificazioneUna denominazione specifica della qualità di una materia prima (ad es. caffè arabica).
UdMÈ l'abbreviazione di unità di misura.

4. Panoramiche

Per maggiori informazioni, guarda questo video

4.a Panoramica della posizione

Si tratta della panoramica principale del sistema. Mostra ciò che è disponibile per effettuare transazioni, conversioni o miscelazioni nel sistema. Ogni riga della panoramica rappresenta una posizione di magazzino. È possibile utilizzare i filtri per cercare diverse posizioni di magazzino ancora disponibili per l’uso.

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4.b Panoramica delle operazioni

Questa panoramica mostra tutte le operazioni, i riscatti, le rimozioni e le inversioni eseguite nel sistema. È possibile utilizzare i filtri per cercare le varie attività eseguite. È inoltre possibile scaricare un file Excel che fornirà ulteriori dettagli su ciascuna riga di dati.

4.c Panoramica della gestione delle scorte

Questa panoramica mostra tutte le conversioni, le miscelazioni, le rimozioni e le produzioni multi-ingrediente eseguite nel sistema. È possibile utilizzare i filtri per cercare diverse posizioni di magazzino ancora disponibili per l’uso.

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5. Dashboard - Mantain Trade Partners (Mantieni partner commerciali)

È possibile indicare altri account (fornitori e/o clienti) come fidati e/o autorizzati. Quando gli account sono indicati come “Trusted” (fidati), tutte le transazioni segnalate da tali “partner fidati” saranno automaticamente confermate (cfr. Sezione 7.A).

Per effettuare questa azione in MultiTrace, guarda questo video.

Quando gli account sono indicati come “Mandated” (autorizzati) e il venditore ha i volumi presso la sua sede, l’acquirente potrà acquistare dalle posizioni di magazzino del proprietario (il venditore). Questa operazione può essere eseguita utilizzando la funzione di acquisto (vedere la Sezione 6.B). Per gestire i partner commerciali, accedere alla sezione “Maintain Trade Partners” (Mantieni partner commerciali) nell’area “Actions” del Dashboard. Fare clic su “Add” (Aggiungi) in alto a destra per aggiungere un partner commerciale all’elenco. Selezionare “Trusted” (fidato) e/o “Mandated” (autorizzato). La selezione conferirà al partner commerciale aggiunto il diritto di eseguire attività di scambio e magazzino per vostro conto, in base alla selezione effettuata.

Per effettuare questa azione in MultiTrace, guarda questo video.

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6. Segnalare transazioni

6.a Vendita

La vendita permette di registrare uno scambio di volumi dalla propria posizione in magazzino a un acquirente, pari a una o più consegne fisiche.

Le informazioni relative allo scambio (volume, qualità, ecc.) devono essere le stesse riportate sulla documentazione che accompagna la transazione o le transazioni fisiche. Una volta effettuata una transazione di vendita, verrà generato un numero di transazione commerciale (ID) che verrà visualizzato come registro nella scheda "Trade".

Per elaborare una transazione tramite il pulsante “Sell” (vendita), è necessario compilare tutti i campi obbligatori (quelli contrassegnati da un asterisco rosso) nel modulo “Report New Trade” (Registra nuova transazione):

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Per effettuare questa azione in MultiTrace, guarda questo video.

NB: Il campo “Buyer Reference” (riferimento acquirente) verrà utilizzato per identificare le posizioni per l’acquirente nella Panoramica posizioni per le transazioni. Questo numero di riferimento verrà inserito nei menu a tendina successivi che utilizzano tali posizioni quando si scelgono i volumi per le attività. È importante compilare questo campo in accordo con l'acquirente.

6.b Acquisto

Quando un'azienda ha autorizzato una relazione con un partner commerciale fidato nel sistema (vedere la Sezione 5), può utilizzare la funzione di acquisto. La funzionalità è simile a quella della schermata di vendita e i dettagli devono essere compilati nello stesso modo.

Per effettuare questa azione in MultiTrace, guarda questo video.

6.c Differenziale di Sostenibilità (SD), Investimenti di Sostenibilità (SI) e Premi

Per tutte le transazioni create da Volume certificato o Prodotto certificato, verranno visualizzati i campi SD/SI e Premium. Se per un raccolto specifico sono necessari i requisiti SD e SI o Premium, compilare i campi come richiesto dallo standard (cfr. Allegato Capitolo 3 - Reddito e responsabilità condivisa). Se in quel momento non sono presenti requisiti per quel prodotto, selezionare “Not Required” e scegliere una motivazione dal menu a tendina che verrà visualizzato.

Per effettuare questa azione in MultiTrace, guarda questo video.

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7. Confermare le transazioni

Per effettuare questa azione in MultiTrace, guarda questo video.

7.a Conferma

Per impostazione predefinita, tutte le transazioni ricevute nel proprio account devono essere confermate. Per confermare una transazione, fare clic sulla Panoramica delle operazioni ("Trade Overview”). Selezionare la transazione che si desidera confermare facendo clic su “ID” o “Confirm”.

In questo modo verranno visualizzati i dettagli. A questo punto è possibile aggiornare solo il campo del riferimento nella sezione “Buyer” (Acquirente) della transazione e nessun altro dettaglio. Una volta completata la verifica e se tutte le informazioni sono corrette, fare clic su “Confirm” nella parte inferiore della schermata.

Per evitare le attività di conferma, è necessario aggiungere il fornitore come Partner commerciale fidato (cfr. la Sezione 5).

7.b Annulla

Se la transazione è stata effettuata per errore e non è stata ancora confermata dall'acquirente, è possibile annullarla selezionando “Withdraw”. In questo modo verrà visualizzata la transazione. Una volta completata la verifica, fare clic su “Withdraw” nella parte inferiore della schermata.

7.c Aggiorna

Prima di confermare una transazione, se l'utente o l'acquirente richiede di modificare i dettagli, è possibile aggiornarli selezionando “Update”. In questo modo verrà visualizzata la transazione. A questo punto, è possibile aggiornare qualsiasi campo della transazione. Una volta completata la verifica, fare clic su “Submit” nella parte inferiore della schermata.

7.d Rifiuta

Se una transazione dichiarata da un fornitore è stata eseguita per errore o è errata, è possibile rifiutarla. Cliccare su “Reject”. In questo modo verrà visualizzata la transazione. A questo punto, è possibile indicare un motivo per il rifiuto. Una volta completata la verifica, fare clic su “Reject” (Rifiuta) nella parte inferiore della schermata.

7.e PDF delle transazioni

Per ottenere una copia della transazione da condividere con un cliente, è possibile scaricare la copia di una transazione confermata cercando la transazione nella Panoramica delle operazioni (“Trade Overview”)e facendo clic sull'icona nella parte destra dello schermo:

8. Conversioni

Con la funzionalità di conversione è possibile inserire le attività di lavorazione e modificare il prodotto in un sottoprodotto disponibile. Per eseguire una conversione, è necessario conoscere il volume di input della materia prima utilizzata e il volume di output o il tasso di conversione tra l’input e l’output.

La conversione è consentita solo nella direzione dell’elaborazione fisica (in avanti). Il sistema consente di eseguire le varie conversioni a seconda delle attività elencate nella licenza (le attività di lavorazione, inclusa la fabbricazione, danno diritto a gran parte delle conversioni).

Per effettuare questa azione in MultiTrace, guarda questo video.

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9. Miscelazione

L’attività "Mixing" (Miscelazione) viene utilizzata per miscelare volumi da più posizioni in una nuova posizione in modo che le transazioni possano essereregistrate in modo conforme alla realtà. Così facendo si aumenta la credibilità della tracciabilità.

Per effettuare questa azione in MultiTrace, guarda questo video.

Esempio:

Miscelazione dell’origine (creazione di un’identità preservata mista).

Selezionare una o più posizioni IP con valori diversi per il titolare del certificato di origine.

E.g.:

Posizione di input 1 = Titolare di certificato Origine A,

Posizione di input 2 = Titolare di certificato Origine B

Posizione di output = Miscelazione con Titolare di certificato Origine A e Titolare di certificato Origine B.

La miscelazione non può essere revocata (allo stato fisico), ma può essere invertita dal titolare del certificato che ha eseguito l’attività di miscelazione. Ciò è possibile solo se la miscela non è stata venduta successivamente.

Quando si miscelano posizioni di magazzino con livelli di tracciabilità diversi, il livello di tracciabilità più basso è quello predefinito. Ad esempio, se IP e Segregazione sono entrambi componenti della miscela, la nuova posizione risultante sarà Segregazione. Se Segregazione e Bilancio di massa sono entrambi componenti della miscela, la nuova posizione risultante sarà Bilancio di massa.

Per indicazioni specifiche al cacao per la miscelazione, vedere la Sezione18.

Per indicazioni specifiche al tè per la miscelazione, vedere la Sezione 19.

Per indicazioni specifiche a erbe e spezie per la miscelazione, vedere la Sezione 20.

10. Declassare

L’opzione "Downgrade" consente di declassare il livello di tracciabilità di qualunque scorta. I titolari di certificati possono declassare il livello di tracciabilità delle posizioni disponibili nella loro Panoramica (Overview).

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Per effettuare questa azione in MultiTrace, guarda questo video.

Esempio: È possibile declassare solo da IP a Segregazione e Bilancio di massa (e, allo stesso modo, la Segregazione può essere declassata solo a Bilancio di massa).

11. Riscatto

L’attività "Redeem" (Riscatta) segna la fine del sistema di tracciabilità online per i prodotti certificati Rainforest Alliance. Le aziende devono segnalare l’attività di magazzino “Redeem” per tutti i volumi certificati Rainforest Alliance quando il prodotto certificato viene imballato ed etichettato come certificato.

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Per effettuare questa azione in MultiTrace, guarda questo video.

Se il proprietario del marchio è un rivenditore (retailer) o un marchio out-of-home che ha aderito al reporting sulla tracciabilità, viene emessa una transazione di vendita del prodotto certificato.

NB: Il riscatto non è attualmente un’opzione o un requisito obbligatorio per i prodotti multi-ingrediente (cfr. la Sezione 15.E).

12. Rimozione

I volumi devono essere rimossi dal sistema di tracciabilità se:

  • sono andati a male (dovuti a muffa, parassiti, fuoco, ecc.) e quindi non possono essere usati.
  • sono venduti nell’ambito di un altro schema di certificazione diverso da Rainforest Alliance o sono venduti come convenzionali.

Nel caso del bilancio di massa, il volume certificato può essere venduto fisicamente nelle fasi successive come convenzionale, ed i crediti corrispondenti relativi al bilancio di massa possono essere conservati.

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Per effettuare questa azione in MultiTrace, guarda questo video.

NB: La rimozione non è attualmente un’opzione o un requisito obbligatorio per i prodotti multi-ingrediente (cfr. la Sezione 15.E)

13. Inversione

Tutte le attività completate nel sistema (vendita, acquisto, riscatto, rimozione, miscelazione, conversione, fabbricazione) possono essere revocate a condizione che non siano state elaborate o vendute più avanti nel sistema. Per annullare queste attività, occorre utilizzare l’opzione “Reverse” sull’attività che si desidera annullare. Per le operazioni che devono essere annullate, l'inversione dovrà essere confermata dal fornitore.

Per individuare il pulsante di inversione per transazioni, riscatti e rimozioni, andare alla scheda “Trade” e individuare l’ID della transazione da invertire:

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NB: Per invertire una rimozione nel sistema, occorre aggiungere un allegato come documentazione di supporto nella schermata di rimozione.

14. Aggregazione dei volumi

Nel sistema di tracciabilità, per impostazione predefinita, tutti i volumi saranno separati durante le transazioni, le conversioni o le miscelazioni nel sistema.

NB: Esiste un'eccezione per alcuni prodotti derivati dal cacao. Vedere la Sezione 18.

14.a Impostazioni relative alle materie prime - Posizioni aggregate

È possibile modificare alcune impostazioni per le varie materie prime nella scheda “Dashboard”, selezionando “Commodity Settings”:

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In “Commodity Settings”, l’opzione “Aggregate Positions” consente agli utenti di unire tutte le transazioni con caratteristiche simili in un'unica posizione di magazzino alla conferma della transazione (ad es. materia prima, sottoprodotto, varietà, ecc.) per il livello di tracciabilità indicato. Questa impostazione può essere utilizzata per semplificare l'amministrazione del sistema di tracciabilità. Questa opzione rimuoverà anche i riferimenti in ciascuna posizione nella panoramica di “Trade & Stock”.

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Per effettuare questa azione in MultiTrace, guarda questo video.

15. Tracciabilità multi-ingrediente

I prodotti multi-ingrediente sono prodotti che includono uno o più ingredienti certificati, ad esempio prodotti semilavorati o finiti come cioccolato per copertura, tè pronto da bere, miscele per tisane o crema spalmabile al cioccolato e nocciole.

15.a Mantieni multi-ingredienti

Per configurare un prodotto da utilizzare per riportare transazioni di ingredienti multipli, occorre andare alla sezione “Report Multi-Ingredient” e fare clic su “Mantain Multi-Ingredient”.

Compilare i campi obbligatori. Quando si è pronti a iniziare a utilizzare la segnalazione di ingredienti multipli e i dettagli sono corretti, selezionare la casella “Is Active” (È attivo) e fare clic su “Submit” (Invia).

Esistono diversi modi per creare prodotti, a seconda degli accordi presi con i clienti sulle esigenze di segnalazione.

Per effettuare questa azione in MultiTrace, guarda questo video.

15.a.1 Livello di prodotto Unità di conservazione delle scorte (SKU)

Si tratta del livello più dettagliato di tracciabilità multi-ingrediente. In questo esempio viene mostrato come creare un prodotto:

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15.a.2 Livello Tipo di prodotto

Tra gli esempi di categorie di prodotti figurano una linea di prodotti di tè freddo pronto da bere o una linea di prodotti dolciari. In questo esempio viene mostrato come creare un prodotto:

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15.a.3 Livello Vendita in blocco (Bulk sale)

Tra gli esempi di vendita in blocco figurano tutti i vari prodotti venduti ad un cliente in ciascun periodo (mese, trimestre, ecc.), come una miscela di tisane o un bouquet di fiori. In questo esempio viene mostrato come creare un prodotto a livello di vendita in blocco:

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Una volta aggiunto, sarà possibile visualizzarlo nella Panoramica del prodotto per Ingredienti multipli. Creare il prodotto finito tramite l'azione “Report Manufacturing” (Segnala produzione).

15.b Segnala produzione

Una volta configurati i prodotti multi-ingrediente, selezionare “Report Manufacturing” (Segnala produzione):

Definire la produzione compilando tutti i campi obbligatori. I prodotti configurati in “Maintain Multi-Ingredient” dovrebbero ora comparire nel menu a tendina “Product”.

Occorre aggiungere almeno una posizione nella sezione “From Positions” facendo clic sul menu a tendina “Position” e selezionando una posizione. Se il prodotto contiene più ingredienti, è possibile selezionare un'altra posizione e ingredienti aggiuntivi. La segnalazione della produzione rappresenta la quantità di volume certificato per una data materia prima e il/i sottoprodotto/i corrispondente/i determinerà un volume di output pari a tutti gli ingredienti utilizzati.

Ad esempio, se si produce una tavoletta di cioccolato con massa di cacao e burro di cacao ma anche con altri ingredienti non certificati (come lo zucchero), occorrerà indicare le quantità utilizzate di polvere e massa di cacao certificate tra gli ingredienti che si desidera aggiungere, mentre il volume di output rifletterà il cioccolato totale (ingredienti certificati + ingredienti non certificati) del prodotto finale. Nell'esempio riportato di seguito, abbiamo utilizzato 200 kg di massa di cacao certificata e 100 kg di burro di cacao certificato per creare un prodotto “Barra di cioccolato” da 2.000 kg:

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Per effettuare questa azione in MultiTrace, guarda questo video.

NB: Il volume creato può rappresentare un aggregato nel tempo della quantità di prodotto fabbricata. Nell'esempio precedente, la fabbricazione potrebbe rappresentare un mese di produzione e non la singola unità.

15.c Panoramica delle scorte multi-ingrediente

Dopo che le transazioni relative a prodotti multi-ingrediente vengono confermate o create tramite l’opzione di segnalazione della produzione, verranno visualizzate nella schermata di panoramica delle posizioni (cfr. Sezione 4.A). Per visualizzare le posizioni, fare clic sull'opzione “Multi Ingredient”:

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15.d Vendita di un prodotto multi-ingrediente

La vendita di un prodotto multi-ingrediente segue lo stesso processo di un prodotto a ingrediente singolo (cfr. Sezione 6.A). Per selezionare il prodotto multi-ingrediente, scegliere l'opzione “Multi-Ingredient” dalla schermata della transazione, nella sezione “Trade”:

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Per effettuare questa azione in MultiTrace, guarda questo video.

15.d.1 Nascondere l'impronta

Siccome i prodotti multi-ingrediente possono contenere informazioni sensibili, le aziende hanno la possibilità di nascondere l'impronta dei prodotti multi-ingrediente durante le transazioni. A tale scopo, selezionare la casella “Mask Footprint” (Nascondi impronta) nella sezione “Position”:

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Selezionando questa casella, le informazioni su titolare del certificato agricolo, materie prime, sottoprodotti e paese di origine verranno nascoste all'acquirente, mentre saranno visibili i volumi totali e i relativi dati su SD e SI.

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15.e Riscatto e rimozione di un prodotto multi-ingrediente

L'opzione di riscatto o rimozione di prodotti multi-ingrediente non è disponibile nel sistema e attualmente non è richiesta nello standard.

16. Caricamento Excel

Per effettuare questa azione in MultiTrace, guarda questo video.

Per aiutare a riportare le transazioni in blocco anziché singolarmente, MultiTrace offre la funzionalità “Transaction Upload” o “Excel Upload”, che consente di elaborare le seguenti azioni:

  • Transazioni (vendita, acquisto, riscatto, rimozione) per ingredienti singoli (Video)
  • Transazioni di ingredienti multipli (Video)
  • Miscelazione
  • Conversione
  • Segnalazione della produzione (Video)

La funzione “Transaction Upload” è disponibile nella scheda “Trade Overview”, selezionando “Upload Transactions”:

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16.a Scarica i modelli da utilizzare

Sarà necessario compilare il modello Excel, il quale é disponibile per il download nel sistema. I vari modelli possono essere scaricati direttamente dal sistema dopo aver fatto clic su “Upload Transactions” (Carica transazioni). Una volta aperta la schermata, fare clic su “Download Templates” (Scarica modelli) e selezionare il modello che si desidera utilizzare:

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NB: Una volta effettuato il download, sarà possibile visualizzare in ogni modello una scheda esplicativa su cosa occorre inserire o meno sul modello Excel.

16.b Mappatura dei dati

Prima di procedere con la funzione “Excel Upload”, gli utenti devono impostare la mappatura dei dati in modo che la lingua dei sistemi esterni sia impostata su MultiTrace.

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È possibile fare clic sul pulsante "Add Mapping" (Aggiungi mappatura) per includere una nuova terminologia oppure includere una nuova voce da inserire nella mappatura.

Per effettuare questa azione in MultiTrace, guarda questo video.

NB: La mappatura è molto importante poiché solo i campi mappati verranno considerati quando si esegue il caricamento del file Excel.

16.c Caricamento del modello

Una volta completati i passaggi A e B, occorre caricare il modello popolato.

Fare clic sul pulsante “Upload Excel” come illustrato nella seguente schermata:

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MultiTrace chiederà di aggiungere il file da caricare:

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Selezionare il tipo di modello che si sta caricando facendo clic su “Choose File”, selezionare il file da caricare e fare clic su “Upload”:

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Una volta elaborato correttamente il file, MultiTrace passerà al punto 2 e indicherà in questo momento quante righe sono state elaborate in vista del caricamento (questo valore varia in base al numero di righe di dati aggiunte nel file).

Se vengono rilevati errori, il sistema specifica le correzioni necessarie. Il caricamento non proseguirà fino a quando tutti gli errori non saranno stati risolti.

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Una volta convalidati correttamente i dati, il sistema avvia l'attività di caricamento delle transazioni di massa selezionata inizialmente. Una volta avviato, il caricamento in blocco non può essere annullato e le transazioni create dovranno essere corrette manualmente, se necessario.

17. Funzioni specifiche per il caffè

17.a Consegna e ricezione

Consegna: Senza trasferire la proprietà, è possibile immagazzinare i volumi presso un altro membro (ad esempio un magazzino). Utilizzare la funzione “Deliver” per segnalare i volumi trasferiti a un altro membro.

La consegna deve essere confermata dal membro ricevente.

Ricezione: “Receipt” indica una variazione della posizione del prodotto. È simile alla consegna, ma viene inserita dal destinatario presso cui è conservato il prodotto.

18. Funzioni specifiche per il cacao

18.a Corrispondenza con l'origine e miscelazione

La corrispondenza con l’origine (Origin matching) è stata introdotta per affrontare la questione di come far sì che il cacao certificato proveniente da un paese specifico giovasse agli agricoltori di tale paese e richiede alle aziende di acquistare cacao certificato dai paesi corrispondenti all’origine del cacao impiegato nei prodotti di consumo certificati.

Nel sistema di tracciabilità, le fave secche di cacao e la granella di cacao provenienti da paesi di origine diversi non possono essere miscelate.

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Per effettuare questa azione in MultiTrace, guarda questo video.

19. Funzioni specifiche per il tè

19.a Marchi di vendita

Occorre selezionare un marchio di vendita (“Selling mark”) quando si segnala l'attività di trasformazione da foglia verde (Green leaf) a tè pronto per l'infusione (Made tea) o quando si utilizza la funzione in blocco. L'aggiunta di un marchio di vendita ha sempre luogo nella scheda “Dashboard”, facendo clic su “Selling Marks”:

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Se il marchio di vendita non è presente nell'elenco, occorre creare un nuovo marchio di vendita prima di effettuare la segnalazione. Per prima cosa occorre fare clic sul pulsante “Add”, come illustrato nella schermata seguente:

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A questo punto è possibile attribuire un nome al marchio di vendita e assegnare una data di inizio e fine. Se non si desidera assegnare una data di fine, è possibile utilizzarlo in qualsiasi momento.

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Una volta che le posizioni sono state elaborate (miscelato, decaffeinato o trasformato in tè istantaneo), queste perderanno il marchio di vendita.

Per effettuare questa azione in MultiTrace, guarda questo video.

NB: Se il cliente indica che il nome del marchio di vendita non è corretto nel sistema e si desidera aggiornare il nome, è possibile selezionare il marchio di vendita e modificare il nome. Questa azione si rifletterà su tutte le transazioni relative a quel marchio di vendita.

19.b Miscelazione

19.b.1 Blending

“Blending” è un'opzione per la miscelazione del tè. Questa attività rimuoverà il marchio di vendita (selling mark) da una posizione.

Blend

Per effettuare questa azione in MultiTrace, guarda questo video.

Per effettuare questa azione tramite l'azione di caricamento Excel, guarda questo video.

19.b.2 Bulking (Aggiunta in blocco)

Facendo clic su questa opzione, viene visualizzato il marchio di vendita (selling mark) ed è possibile assegnare un nuovo marchio di vendita. Occorrerà selezionare le posizioni e la quantità che si desidera aggiungere in blocco e inviare l'attività di miscelazione, che consentirà di aggiungere in blocco le posizioni di magazzino.

Si prega di notare che sarà necessario creare il proprio marchio di vendita prima dell'aggiunta in blocco.

Bulk

Per effettuare questa azione in MultiTrace, guarda questo video.

19.c Tè SD/SI

Per tutti i volumi di tè riscattati (vedere Sezione 11) a partire dal 1° luglio 2023, saranno richiesti Sustainability Differential (SD) e Sustainability Investment (SI). Alla fine di un trimestre dell'anno solare, verrà generato un report da completare. Gli amministratori dell'account riceveranno una notifica via e-mail quando il report sarà disponibile.

Per accedere al report, fare clic sulla scheda "SD/SI Reports". Qui si vedrà una panoramica dei report disponibili da compilare. Se il report ha lo stato "Open", dovrà essere completato. Per modificare un report, fare clic sul numero identificativo del report nella colonna ‘Report ID’.

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Per le modalità di compilazione del report, si veda il Paragrafo 19.C.2.

19.c.1 Impostazione delle tariffe predefinite di SD/SI

Il sistema imposta automaticamente le tariffe per SD a $10 per tonnellata e per SI a $40 per tonnellata. Per impostare una tariffa predefinita diversa da utilizzare nelle schermate dei report SD/SI, è possibile configurare una tariffa. Per modificare la tariffa predefinita, fare clic su "Configure SD/SI Default Rate":


Si aprirà una schermata in cui è possibile modificare le tariffe. Quando hai completato la modifica delle tariffe, fai clic su "Save’’ (Salva):

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19.c.2 Riportare SD/SI in tè

Dopo aver fatto clic sul numero identificativo del report nella panoramica "SD/SI Reports", verrà visualizzato un report da completare. Il sistema precompilerà le tariffe SD e SI in base a ciò che é stato configurato come predefinito. Le tariffe SD e SI possono essere modificate per ogni riga del report.

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Per salvare le informazioni aggiornate e tornare al modulo in un secondo momento, fare clic su "Salva". Per reimpostare tutte le informazioni sulle tariffe predefinite e ricominciare da capo, fare clic su "Reset" (Ripristina).

Una volta che il report è completo e accurato, fai clic su "Finalize” (Finalizzare). Verrà visualizzato un disclaimer legale. Dopo aver fatto clic su "Agree” (Accetta), Rainforest Alliance emetterà la fattura per i totali indicati nel modulo finalizzato. La fattura verrà inviata via email.

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20. Funzioni specifiche per erbe e spezie

20.a Miscele per tisane

Le miscele per tisane possono essere create nel sistema seguendo le istruzioni riportate nella Sezione 15.A.3. Erbe e spezie diverse possono essere miscelate nell’ambito di una vendita in blocco e vendute da lì in poi utilizzando la funzione “Nascondi impronta” (Mask Footprint).

21. Funzioni specifiche per i fiori

21.a Unità di misura

Tutti i fiori sono segnalati con l'unità di misura “number of stems” (numero di gambi) e non in chilogrammi.

21.b Bouquet

Per segnalare i bouquet nel sistema, le aziende possono utilizzare la funzionalità multi-ingrediente (cfr. Sezione 15).

22. Funzioni specifiche per banane e frutta fresca

22.a Unità di misura

Per gli ananas, le arance e le banane è possibile effettuare la segnalazione selezionando un’unità di misura diversa (cassa) sulla transazione. L'unità di misura può essere modificata nella sezione “Position” della transazione:

Graphical user interface, text, application, email  Description automatically generated

Per effettuare questa azione in MultiTrace, guarda questo video.

23. Funzioni specifiche per la frutta lavorata

23.a Brix

Tutte le transazioni relative a succhi e puree di frutta trasformata richiedono alle aziende di compilare il campo Brix sulla transazione. L'unità Brix può essere immessa nella sezione “Position” della transazione.

Per effettuare questa azione in MultiTrace, guarda questo video.

24. Commissioni di partecipazione (royalties)

Le commissioni di partecipazione (Royalties) sono calcolate per ciascun prodotto, come specificato nel License Agreement di Rainforest Alliance - Termini e condizioni generali in base alle attività svolte nella tracciabilità. Le commissioni di partecipazione vengono addebitate una sola volta nella filiera.

La scheda "Finance" nella schermata iniziale mostra le commissioni di partecipazione per prodotto ed una panoramica delle fatture. La panoramica non include la cronologia dei pagamenti.

25. Cronologia delle modifiche

Versione no.  

In Vigore Dal  

Modifiche  

Precedente  Versione no.  

1.0 

Ottobre 2022 

Nuova versione 

N/A

1.1

Aprile 2023

Le istruzioni sulla conversione dei volumi di tè prima di effettuare l’operazione di riscatto (redeem) del tè sono state rimosse.

1.0

1.2

Maggio 2023

Le istruzioni sull’aggregazione dei volumi (Sezione 14) sono state aggiornate. Il campo ‘Reference’ (Riferimento) è ora obbligatorio nelle schermate Vendita, Conversioni e Riscatto.

1.1

1.3

luglio 2023

Nuova sezione per il tè SD/SI (Sezione 19.C)

1.2

Esclusione di responsabilità per la traduzione

Per chiarire eventuali dubbi sull'esatto significato delle informazioni contenute nella traduzione, occorre fare riferimento alla versione ufficiale in inglese.





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