MultiTrace: Guida per l’utente sulla tracciabilità
  • 02 Dec 2024
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MultiTrace: Guida per l’utente sulla tracciabilità

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Sommario dell'articolo

Questo articolo aiuta a orientarsi e a capire come utilizzare la piattaforma di tracciabilità MultiTrace e le sue diverse funzioni.
Versione 1.4, 18 luglio 2024

1. Accesso

È possibile accedere a MultiTrace all'interno della Piattaforma di certificazione di Rainforest Alliance (RACP).

Effettuare il login con nome utente e password al proprio account sulla RACP utilizzando il seguente link.

Una volta effettuato l'accesso al proprio account, nella barra superiore si trova il pulsante "Traceability” (Tracciabilità). Fare clic su questo pulsante quindi su MultiTrace. L’account di tracciabilità si aprirà in una nuova scheda.

Nota 1: la scheda "Traceability" (Tracciabilità) è disponibile solo dopo l'attivazione della prima licenza.

Nota 2: per accedere al proprio account Rainforest Alliance o UTZ, utilizzare il seguente link.

I nomi utente e le password possono differire tra i vari portali.

1.1. Utenti

Per aggiungere, modificare o eliminare utenti dal proprio account di tracciabilità, consultare la sezione Utenti e contatti del manuale della RACP.

2. Definizioni

2.1. Livelli di tracciabilità

Identità preservata (IP)

Il prodotto Rainforest Alliance Certified (RAC) può essere ricondotto alla specifica azienda agricola titolare di certificato.

L'IP misto è un sottotipo di Identità preservata: il prodotto RAC è riconducibile a più di un titolare di certificato di azienda agricola RAC.





Tracciabilità

Fisica



Assicurazione

Shape


Flessibilità

Segregazione (SG)

Il prodotto RAC (Rainforest Alliance Certified) non può essere ricondotto al titolare di certificato dell'azienda agricola, ma il contenuto del prodotto è interamente RAC e viene tenuto separato da altri prodotti non certificati lungo tutta la filiera.

Bilancio di massa (MB)

Questo consente ad un titolare di certificato di dichiarare un prodotto non certificato come "Rainforest Alliance Certified" (RAC) quando la quantità equivalente è approvvigionata come RAC.



Tracciabilità amministrativa



Per maggiori informazioni, guarda questo video

2.2 Altri termini relativi a MultiTrace

Volume certificato

Il volume assegnato nel processo di certificazione al titolare di un certificato agricolo, sulla base di una stima del raccolto e qualsiasi riporto indicato da un organismo di certificazione.

Prodotto certificato

La designazione del volume quando il volume certificato viene convertito in un altro sottoprodotto nel sistema dal titolare di certificato agricolo (ad esempio un’azienda produttrice di tè che converte il volume certificato di foglie verdi in tè pronto per l'infusione).

Impronta (‘’Footprint’’)

Informazioni dettagliate applicabili a tutte le attività, come il nome del titolare di certificato dell'azienda agricola, il paese, l'SD-SI, i volumi. Per i prodotti multi-ingrediente, sono disponibili anche informazioni sul prodotto e sul livello di tracciabilità.

Scorte (‘’Stock’’)

Un volume certificato Rainforest Alliance di un prodotto, la sua varietà, classificazione e livello di tracciabilità. Viene creato uno stock quando un volume stimato di un prodotto viene certificato, collegato a una licenza e dopo ogni attività, incluse transazioni, miscelazioni, conversioni o retrocessioni.

Prodotto mono-ingrediente

Un prodotto che include solo una coltura o un ingrediente. Ad esempio, un sacchetto di caffè macinato verrebbe classificato come prodotto mono-ingrediente, anche se contiene una miscela di chicchi di Arabica e Robusta.

Prodotto multi-ingrediente

Un prodotto che include più di un ingrediente, di cui almeno uno è certificato Rainforest Alliance. Ad esempio, una tavoletta di cioccolato per la quale è stato acquistato cacao certificato Rainforest Alliance e che contiene diversi altri ingredienti.

Altri esempi di prodotti multi-ingrediente sono il gelato alla vaniglia, il tè o il caffè pronti da bere, le miscele di tisane, i bouquet floreali o la crema spalmabile al cioccolato e nocciole.

Riferimento

Un numero identificabile utilizzato in uno scambio tra fornitore e cliente, ad esempio i numeri degli ordini di acquisto, i numeri dei container, i numeri dei contratti, ecc.

Volumi disponibili

L'importo rimasto da vendere o elaborare nel sistema nella panoramica dello stock.

Volumi totali

L'importo rimasto da vendere o elaborare in aggiunta all'importo non confermato dal destinatario nel sistema nella panoramica dello stock.

Varietà

Un diverso tipo di materia prima (ad esempio, caffè arabica, tè nero).

Classificazione

Designazione specifica della qualità di una merce (ad esempio, Arabica Grade 1, Robusta Superior).

Stock ID

Un codice di identificazione univoco utilizzato per i volumi nel sistema. Il codice che inizia con "P-" (Pure) indica il volume di un singolo ingrediente, mentre il codice che inizia con "N-" (Non-Pure) indica il volume di più ingredienti.

Unità

L'unità di misura in cui viene scambiato un volume (ad esempio, kg per le fave di cacao, cassette per alcuni frutti freschi, steli per i fiori o litri per il caffè o il tè pronti da bere). L'unità di misura può variare a seconda della coltura.

3. Domande frequenti

Perché devo utilizzare il sistema di tracciabilità?

L'utilizzo del sistema di tracciabilità è richiesto dallo standard Rainforest Alliance. Il corretto utilizzo del sistema di tracciabilità, accertato durante l’audit, permette di evitare non conformità. Se l’organizzazione è esente da audit, il controllo sarà effettuato da Rainforest Alliance.

Quali sono le tempistiche per segnalare la tracciabilità in MultiTrace?

Le attività di tracciabilità devono essere segnalate come indicato di seguito:

Anno

Le attività di tracciabilità si svolgono tra:

La scadenza per la segnalazione in MultiTrace:

1° trimestre

Gennaio - marzo

15 aprile

2° trimestre

Aprile – giugno

15 luglio

3° trimestre

Luglio - settembre

15 ottobre

4° trimestre

Ottobre - dicembre

15 gennaio

Perché in una transazione che ho effettuato viene visualizzato l'importo della royalty?

Le commissioni di partecipazione (Royalties) sono calcolate per ciascun prodotto, come specificato nel License Agreement di Rainforest Alliance - Termini e condizioni generali in base alle attività svolte nella tracciabilità. Le commissioni di partecipazione vengono addebitate una sola volta nella filiera.

Perché il livello di tracciabilità cambia automaticamente quando segnalo un'attività?

Nel momento in cui si esegue un'attività su un determinato stock (conversione, riscatto, rimozione, vendita), MultiTrace porta automaticamente il livello di tracciabilità al livello più alto previsto dalla licenza. Ad esempio, se la licenza prevede solo la segregazione e si riceve una transazione IP, si riceverà lo stock come IP. Quando si vende questo volume, MultiTrace passa automaticamente alla segregazione.

Come posso associare i miei stock alle mie attività?

Sia la panoramica delle attività che quella degli stock hanno degli identificatori unici chiamati ID stock. Come impostazione predefinita, nella panoramica degli stock è visibile la colonna degli ID stock. Nella panoramica delle attività è possibile visualizzare le colonne "A ID stock" e "Da ID stock". In questi campi vengono visualizzati gli ID degli stock che indicano la posizione di un'attività nella panoramica degli stock. Per visualizzare gli ID degli stock nella panoramica delle attività, vedere la sezione Attività e stock.

Come fa il sistema di tracciabilità a determinare quale volume proviene da un particolare produttore o paese quando viene venduto da uno stock misto IP, di segregazione o di bilancio di massa?

 Il sistema e' basato sul modello "primo ad entrare, primo ad uscire" (FIFO), il che significa che le transazioni più vecchie in termini di data devono essere le prime ad essere utilizzate o vendute.

Perché vedo i dettagli dell'impronta sulle attività e posso nasconderli al mio cliente?

Tutte le attività hanno dettagli sull'impronta quando si seleziona l'ID dell'attività o si apre il PDF. Il livello di tracciabilità utilizzato influisce sui dettagli dell'impronta visualizzati nella schermata. Identità preservata e IP misto mostrano maggiori dettagli, mentre Segregato e Bilancio di massa ne mostrano di meno:

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Nascondere alcuni di questi dettagli è possibile solo nei report multi-ingrediente. Vedere la sezione Nascondere l'impronta per maggiori informazioni.

NB: Il volume equivalente nelle informazioni sull'impronta dell'attività si riferisce ai volumi equivalenti di coltura per i quali è stato pagato l'SD/SI e registrati in MultiTrace. Non tutti i volumi hanno ancora importi SD/SI collegati. Pertanto, potrebbero esserci delle discrepanze rispetto al volume complessivo indicato.

Come si combinano le origini?

Nell’attività “Mix”, selezionare uno o più ID stock con valori diversi per il titolare del certificato di origine.

Ad esempio, per combinare volumi con due origini diverse e creare uno stock IP misto, selezionare una o più posizioni IP con valori diversi per Titolare del certificato di origine.


4. Panoramiche

Per maggiori informazioni, guarda questo video.

4.a Panoramica delle scorte

Si tratta della panoramica principale del sistema. Mostra ciò che è disponibile per effettuare transazioni, conversioni o miscelazioni nel sistema. Ogni riga della panoramica rappresenta una posizione di magazzino. È possibile utilizzare i filtri per cercare diverse posizioni di magazzino ancora disponibili per l’uso. È inoltre possibile scaricare un file Excel che fornirà ulteriori dettagli su ciascuna riga di dati.

4.b Panoramica delle operazioni

Questa panoramica mostra tutte le operazioni, i riscatti, le rimozioni e le inversioni eseguite nel sistema. È possibile utilizzare i filtri per cercare le varie attività eseguite. È inoltre possibile scaricare un file Excel che fornirà ulteriori dettagli su ciascuna riga di dati.

4.c Panoramica della gestione delle scorte

Questa panoramica mostra tutte le conversioni, le miscelazioni, le rimozioni e le produzioni multi-ingrediente eseguite nel sistema. È possibile utilizzare i filtri per cercare diverse posizioni di magazzino ancora disponibili per l’uso.

5. Dashboard - Mantain Trade Partners (Mantieni partner commerciali)

È possibile indicare altri account (fornitori e/o clienti) come fidati e/o autorizzati. Quando gli account sono indicati come “Trusted” (fidati), tutte le transazioni segnalate da tali “partner fidati” saranno automaticamente confermate (cfr. Sezione 7.A).

Per effettuare questa azione in MultiTrace, guarda questo video.

Quando gli account sono indicati come “Mandated” (autorizzati) e il venditore ha i volumi presso la sua sede, l’acquirente potrà acquistare dalle posizioni di magazzino del proprietario (il venditore). Questa operazione può essere eseguita utilizzando la funzione di acquisto (vedere la Sezione 6.B). Per gestire i partner commerciali, accedere alla sezione “Maintain Trade Partners” (Mantieni partner commerciali) nell’area “Actions” del Dashboard. Fare clic su “Add” (Aggiungi) in alto a destra per aggiungere un partner commerciale all’elenco. Selezionare “Trusted” (fidato) e/o “Mandated” (autorizzato). La selezione conferirà al partner commerciale aggiunto il diritto di eseguire attività di scambio e magazzino per vostro conto, in base alla selezione effettuata.

Per effettuare questa azione in MultiTrace, guarda questo video.

6. Segnalare transazioni

6.a Vendita

La vendita permette di registrare uno scambio di volumi dalla propria posizione in magazzino a un acquirente, pari a una o più consegne fisiche.

Le informazioni relative allo scambio (volume, qualità, ecc.) devono essere le stesse riportate sulla documentazione che accompagna la transazione o le transazioni fisiche. Una volta effettuata una transazione di vendita, verrà generato un numero di transazione commerciale (ID) che verrà visualizzato come registro nella scheda "Trade".

Per elaborare una transazione tramite il pulsante “Sell” (vendita), è necessario compilare tutti i campi obbligatori (quelli contrassegnati da un asterisco rosso) nel modulo “Report New Trade” (Registra nuova transazione):

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Per effettuare questa azione in MultiTrace, guarda questo video.

NB: Il campo “Buyer Reference” (riferimento acquirente) verrà utilizzato per identificare le posizioni per l’acquirente nella Panoramica posizioni per le transazioni. Questo numero di riferimento verrà inserito nei menu a tendina successivi che utilizzano tali posizioni quando si scelgono i volumi per le attività. È importante compilare questo campo in accordo con l'acquirente.

6.b Acquisto

Quando un'azienda ha autorizzato una relazione con un partner commerciale fidato nel sistema (vedere la Sezione 5), può utilizzare la funzione di acquisto. La funzionalità è simile a quella della schermata di vendita e i dettagli devono essere compilati nello stesso modo.

Per effettuare questa azione in MultiTrace, guarda questo video.

6.c Differenziale di Sostenibilità (SD), Investimenti di Sostenibilità (SI) e Premi

Per tutte le transazioni create da Volume certificato o Prodotto certificato, verranno visualizzati i campi SD/SI e Premium. Se per un raccolto specifico sono necessari i requisiti SD e SI o Premium, compilare i campi come richiesto dallo standard (cfr. Allegato Capitolo 3 - Reddito e responsabilità condivisa). Se in quel momento non sono presenti requisiti per quel prodotto, selezionare “Not Required” e scegliere una motivazione dal menu a tendina che verrà visualizzato.

Per effettuare questa azione in MultiTrace, guarda questo video.

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7. Confermare le transazioni

Per effettuare questa azione in MultiTrace, guarda questo video.

7.a Conferma

Per impostazione predefinita, tutte le transazioni ricevute nel proprio account devono essere confermate. Per confermare una transazione, fare clic sulla Panoramica delle operazioni ("Trade Overview”). Selezionare la transazione che si desidera confermare facendo clic su “ID” o “Confirm”.

In questo modo verranno visualizzati i dettagli. A questo punto è possibile aggiornare solo il campo del riferimento nella sezione “Buyer” (Acquirente) della transazione e nessun altro dettaglio. Una volta completata la verifica e se tutte le informazioni sono corrette, fare clic su “Confirm” nella parte inferiore della schermata.

Per evitare le attività di conferma, è necessario aggiungere il fornitore come Partner commerciale fidato (cfr. la Sezione 5).

7.b Annulla

Se la transazione è stata effettuata per errore e non è stata ancora confermata dall'acquirente, è possibile annullarla selezionando “Withdraw”. In questo modo verrà visualizzata la transazione. Una volta completata la verifica, fare clic su “Withdraw” nella parte inferiore della schermata.

7.c Aggiorna

Prima di confermare una transazione, se l'utente o l'acquirente richiede di modificare i dettagli, è possibile aggiornarli selezionando “Update”. In questo modo verrà visualizzata la transazione. A questo punto, è possibile aggiornare qualsiasi campo della transazione. Una volta completata la verifica, fare clic su “Submit” nella parte inferiore della schermata.

7.d Rifiuta

Se una transazione dichiarata da un fornitore è stata eseguita per errore o è errata, è possibile rifiutarla. Cliccare su “Reject”. In questo modo verrà visualizzata la transazione. A questo punto, è possibile indicare un motivo per il rifiuto. Una volta completata la verifica, fare clic su “Reject” (Rifiuta) nella parte inferiore della schermata.

7.e PDF delle transazioni

Per ottenere una copia della transazione da condividere con un cliente, è possibile scaricare la copia di una transazione confermata cercando la transazione nella Panoramica delle operazioni (“Trade Overview”)e facendo clic sull'icona nella parte destra dello schermo:

8. Conversioni

Con la funzionalità di conversione è possibile inserire le attività di lavorazione e modificare il prodotto in un sottoprodotto disponibile. Per eseguire una conversione, è necessario conoscere il volume di input della materia prima utilizzata e il volume di output o il tasso di conversione tra l’input e l’output.

La conversione è consentita solo nella direzione dell’elaborazione fisica (in avanti). Il sistema consente di eseguire le varie conversioni a seconda delle attività elencate nella licenza (le attività di lavorazione, inclusa la fabbricazione, danno diritto a gran parte delle conversioni).

Per effettuare questa azione in MultiTrace, guarda questo video.

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9. Miscelazione

L’attività "Mixing" (Miscelazione) viene utilizzata per miscelare volumi da più posizioni in una nuova posizione in modo che le transazioni possano essereregistrate in modo conforme alla realtà. Così facendo si aumenta la credibilità della tracciabilità.

Per effettuare questa azione in MultiTrace, guarda questo video.

Esempio:

Miscelazione dell’origine (creazione di un’identità preservata mista).

Selezionare una o più posizioni IP con valori diversi per il titolare del certificato di origine.

E.g.:

Posizione di input 1 = Titolare di certificato Origine A,

Posizione di input 2 = Titolare di certificato Origine B

Posizione di output = Miscelazione con Titolare di certificato Origine A e Titolare di certificato Origine B.

La miscelazione non può essere revocata (allo stato fisico), ma può essere invertita dal titolare del certificato che ha eseguito l’attività di miscelazione. Ciò è possibile solo se la miscela non è stata venduta successivamente.

Quando si miscelano posizioni di magazzino con livelli di tracciabilità diversi, il livello di tracciabilità più basso è quello predefinito. Ad esempio, se IP e Segregazione sono entrambi componenti della miscela, la nuova posizione risultante sarà Segregazione. Se Segregazione e Bilancio di massa sono entrambi componenti della miscela, la nuova posizione risultante sarà Bilancio di massa.

Per indicazioni specifiche al cacao per la miscelazione, vedere la Sezione18.

Per indicazioni specifiche al tè per la miscelazione, vedere la Sezione 19.

Per indicazioni specifiche a erbe e spezie per la miscelazione, vedere la Sezione 20.

10. Declassare

L’opzione "Downgrade" consente di declassare il livello di tracciabilità di qualunque scorta. I titolari di certificati possono declassare il livello di tracciabilità delle posizioni disponibili nella loro Panoramica (Overview).

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Per effettuare questa azione in MultiTrace, guarda questo video.

Esempio: È possibile declassare solo da IP a Segregazione e Bilancio di massa (e, allo stesso modo, la Segregazione può essere declassata solo a Bilancio di massa).

11. Riscatto

L’attività "Redeem" (Riscatta) segna la fine del sistema di tracciabilità online per i prodotti certificati Rainforest Alliance. Le aziende devono segnalare l’attività di magazzino “Redeem” per tutti i volumi certificati Rainforest Alliance quando il prodotto certificato viene imballato ed etichettato come certificato.

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Per effettuare questa azione in MultiTrace, guarda questo video.

Se il proprietario del marchio è un rivenditore (retailer) o un marchio out-of-home che ha aderito al reporting sulla tracciabilità, viene emessa una transazione di vendita del prodotto certificato.

NB: Il riscatto non è attualmente un’opzione o un requisito obbligatorio per i prodotti multi-ingrediente (cfr. la Sezione 15.E).

12. Rimozione

I volumi devono essere rimossi dal sistema di tracciabilità se:

  • sono andati a male (dovuti a muffa, parassiti, fuoco, ecc.) e quindi non possono essere usati.
  • sono venduti nell’ambito di un altro schema di certificazione diverso da Rainforest Alliance o sono venduti come convenzionali.

Nel caso del bilancio di massa, il volume certificato può essere venduto fisicamente nelle fasi successive come convenzionale, ed i crediti corrispondenti relativi al bilancio di massa possono essere conservati.

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Per effettuare questa azione in MultiTrace, guarda questo video.

NB: La rimozione non è attualmente un’opzione o un requisito obbligatorio per i prodotti multi-ingrediente (cfr. la Sezione 15.E)

13. Inversione

Tutte le attività completate nel sistema (vendita, acquisto, riscatto, rimozione, miscelazione, conversione, fabbricazione) possono essere revocate a condizione che non siano state elaborate o vendute più avanti nel sistema. Per annullare queste attività, occorre utilizzare l’opzione “Reverse” sull’attività che si desidera annullare. Per le operazioni che devono essere annullate, l'inversione dovrà essere confermata dal fornitore.

Per individuare il pulsante di inversione per transazioni, riscatti e rimozioni, andare alla scheda “Trade” e individuare l’ID della transazione da invertire:

NB: Per invertire una rimozione nel sistema, occorre aggiungere un allegato come documentazione di supporto nella schermata di rimozione.

14. Aggregazione dei volumi

Nel sistema di tracciabilità, per impostazione predefinita, tutti i volumi saranno separati durante le transazioni, le conversioni o le miscelazioni nel sistema.

NB: Esiste un'eccezione per alcuni prodotti derivati dal cacao. Vedere la Sezione 18.

14.a Impostazioni relative alle materie prime - Posizioni aggregate

È possibile modificare alcune impostazioni per le varie materie prime nella scheda “Dashboard”, selezionando “Commodity Settings”:

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In “Commodity Settings”, l’opzione “Aggregate Positions” consente agli utenti di unire tutte le transazioni con caratteristiche simili in un'unica posizione di magazzino alla conferma della transazione (ad es. materia prima, sottoprodotto, varietà, ecc.) per il livello di tracciabilità indicato. Questa impostazione può essere utilizzata per semplificare l'amministrazione del sistema di tracciabilità. Questa opzione rimuoverà anche i riferimenti in ciascuna posizione nella panoramica di “Trade & Stock”.

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Per effettuare questa azione in MultiTrace, guarda questo video.

15. Tracciabilità multi-ingrediente

I prodotti multi-ingrediente sono prodotti che includono uno o più ingredienti certificati, ad esempio prodotti semilavorati o finiti come cioccolato per copertura, tè pronto da bere, miscele per tisane o crema spalmabile al cioccolato e nocciole.

15.a Mantieni multi-ingredienti

Per configurare un prodotto da utilizzare per riportare transazioni di ingredienti multipli, occorre andare alla sezione “Report Multi-Ingredient” e fare clic su “Mantain Multi-Ingredient”.

Compilare i campi obbligatori. Quando si è pronti a iniziare a utilizzare la segnalazione di ingredienti multipli e i dettagli sono corretti, selezionare la casella “Is Active” (È attivo) e fare clic su “Submit” (Invia).

Esistono diversi modi per creare prodotti, a seconda degli accordi presi con i clienti sulle esigenze di segnalazione.

Per effettuare questa azione in MultiTrace, guarda questo video.

15.a.1 Livello di prodotto Unità di conservazione delle scorte (SKU)

Si tratta del livello più dettagliato di tracciabilità multi-ingrediente. In questo esempio viene mostrato come creare un prodotto:

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15.a.2 Livello Tipo di prodotto

Tra gli esempi di categorie di prodotti figurano una linea di prodotti di tè freddo pronto da bere o una linea di prodotti dolciari. In questo esempio viene mostrato come creare un prodotto:

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15.a.3 Livello Vendita in blocco (Bulk sale)

Tra gli esempi di vendita in blocco figurano tutti i vari prodotti venduti ad un cliente in ciascun periodo (mese, trimestre, ecc.), come una miscela di tisane o un bouquet di fiori. In questo esempio viene mostrato come creare un prodotto a livello di vendita in blocco:

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Una volta aggiunto, sarà possibile visualizzarlo nella Panoramica del prodotto per Ingredienti multipli. Creare il prodotto finito tramite l'azione “Report Manufacturing” (Segnala produzione).

15.b Segnala produzione

Una volta configurati i prodotti multi-ingrediente, selezionare “Report Manufacturing” (Segnala produzione):

Definire la produzione compilando tutti i campi obbligatori. I prodotti configurati in “Maintain Multi-Ingredient” dovrebbero ora comparire nel menu a tendina “Product”.

Occorre aggiungere almeno una posizione nella sezione “From Positions” facendo clic sul menu a tendina “Position” e selezionando una posizione. Se il prodotto contiene più ingredienti, è possibile selezionare un'altra posizione e ingredienti aggiuntivi. La segnalazione della produzione rappresenta la quantità di volume certificato per una data materia prima e il/i sottoprodotto/i corrispondente/i determinerà un volume di output pari a tutti gli ingredienti utilizzati.

Ad esempio, se si produce una tavoletta di cioccolato con massa di cacao e burro di cacao ma anche con altri ingredienti non certificati (come lo zucchero), occorrerà indicare le quantità utilizzate di polvere e massa di cacao certificate tra gli ingredienti che si desidera aggiungere, mentre il volume di output rifletterà il cioccolato totale (ingredienti certificati + ingredienti non certificati) del prodotto finale. Nell'esempio riportato di seguito, abbiamo utilizzato 200 kg di massa di cacao certificata e 100 kg di burro di cacao certificato per creare un prodotto “Barra di cioccolato” da 2.000 kg:

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Per effettuare questa azione in MultiTrace, guarda questo video.

NB: Il volume creato può rappresentare un aggregato nel tempo della quantità di prodotto fabbricata. Nell'esempio precedente, la fabbricazione potrebbe rappresentare un mese di produzione e non la singola unità.

15.c Panoramica delle scorte multi-ingrediente

Dopo che le transazioni relative a prodotti multi-ingrediente vengono confermate o create tramite l’opzione di segnalazione della produzione, verranno visualizzate nella schermata di panoramica delle posizioni (cfr. Sezione 4.A). Per visualizzare le posizioni, fare clic sull'opzione “Multi Ingredient”:

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15.d Vendita di un prodotto multi-ingrediente

La vendita di un prodotto multi-ingrediente segue lo stesso processo di un prodotto a ingrediente singolo (cfr. Sezione 6.A). Per selezionare il prodotto multi-ingrediente, scegliere l'opzione “Multi-Ingredient” dalla schermata della transazione, nella sezione “Trade”:

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Per effettuare questa azione in MultiTrace, guarda questo video.

15.d.1 Nascondere l'impronta

Siccome i prodotti multi-ingrediente possono contenere informazioni sensibili, le aziende hanno la possibilità di nascondere l'impronta dei prodotti multi-ingrediente durante le transazioni. A tale scopo, selezionare la casella “Mask Footprint” (Nascondi impronta) nella sezione “Position”:

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Selezionando questa casella, le informazioni su titolare del certificato agricolo, materie prime, sottoprodotti e paese di origine verranno nascoste all'acquirente, mentre saranno visibili i volumi totali e i relativi dati su SD e SI.

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15.e Riscatto e rimozione di un prodotto multi-ingrediente

L'opzione di riscatto o rimozione di prodotti multi-ingrediente non è disponibile nel sistema e attualmente non è richiesta nello standard.

16. Caricamento Excel

Per effettuare questa azione in MultiTrace, guarda questo video.

Per aiutare a riportare le transazioni in blocco anziché singolarmente, MultiTrace offre la funzionalità “Transaction Upload” o “Excel Upload”, che consente di elaborare le seguenti azioni:

  • Transazioni (vendita, acquisto, riscatto, rimozione) per ingredienti singoli (Video)
  • Transazioni di ingredienti multipli (Video)
  • Miscelazione
  • Conversione
  • Segnalazione della produzione (Video)

La funzione “Transaction Upload” è disponibile nella scheda “Trade Overview”, selezionando “Upload Transactions”:

16.a Scarica i modelli da utilizzare

Sarà necessario compilare il modello Excel, il quale é disponibile per il download nel sistema. I vari modelli possono essere scaricati direttamente dal sistema dopo aver fatto clic su “Upload Transactions” (Carica transazioni). Una volta aperta la schermata, fare clic su “Download Templates” (Scarica modelli) e selezionare il modello che si desidera utilizzare:

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NB: Una volta effettuato il download, sarà possibile visualizzare in ogni modello una scheda esplicativa su cosa occorre inserire o meno sul modello Excel.

16.b Mappatura dei dati

Prima di procedere con la funzione “Excel Upload”, gli utenti devono impostare la mappatura dei dati in modo che la lingua dei sistemi esterni sia impostata su MultiTrace.

È possibile ovviare alla maggior parte della mappatura dei dati richiesta utilizzando l'ID Scorta (Stock ID) nel modello di caricamento Excel.

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È possibile fare clic sul pulsante "Add Mapping" (Aggiungi mappatura) per includere una nuova terminologia oppure includere una nuova voce da inserire nella mappatura.

Per effettuare questa azione in MultiTrace, guarda questo video.

NB: La mappatura è molto importante poiché solo i campi mappati verranno considerati quando si esegue il caricamento del file Excel.

16.c Caricamento del modello

Una volta completati i passaggi A e B, occorre caricare il modello popolato.

Fare clic sul pulsante “Upload Excel” come illustrato nella seguente schermata:

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MultiTrace chiederà di aggiungere il file da caricare:

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Selezionare il tipo di modello che si sta caricando facendo clic su “Choose File”, selezionare il file da caricare e fare clic su “Upload”:

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Una volta elaborato correttamente il file, MultiTrace passerà al punto 2 e indicherà in questo momento quante righe sono state elaborate in vista del caricamento (questo valore varia in base al numero di righe di dati aggiunte nel file).

Se vengono rilevati errori, il sistema specifica le correzioni necessarie. Il caricamento non proseguirà fino a quando tutti gli errori non saranno stati risolti.

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Una volta convalidati correttamente i dati, il sistema avvia l'attività di caricamento delle transazioni di massa selezionata inizialmente. Una volta avviato, il caricamento in blocco non può essere annullato e le transazioni create dovranno essere corrette manualmente, se necessario.

17. Funzioni specifiche per il caffè

17.a Consegna e ricezione

Consegna: Senza trasferire la proprietà, è possibile immagazzinare i volumi presso un altro membro (ad esempio un magazzino). Utilizzare la funzione “Deliver” per segnalare i volumi trasferiti a un altro membro.

La consegna deve essere confermata dal membro ricevente.

Ricezione: “Receipt” indica una variazione della posizione del prodotto. È simile alla consegna, ma viene inserita dal destinatario presso cui è conservato il prodotto.

18. Funzioni specifiche per il cacao

18.a Corrispondenza con l'origine e miscelazione

La corrispondenza con l’origine (Origin matching) è stata introdotta per affrontare la questione di come far sì che il cacao certificato proveniente da un paese specifico giovasse agli agricoltori di tale paese e richiede alle aziende di acquistare cacao certificato dai paesi corrispondenti all’origine del cacao impiegato nei prodotti di consumo certificati.

Nel sistema di tracciabilità, le fave secche di cacao e la granella di cacao provenienti da paesi di origine diversi non possono essere miscelate.

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Per effettuare questa azione in MultiTrace, guarda questo video.

19. Funzioni specifiche per il tè

19.a Marchi di vendita

Occorre selezionare un marchio di vendita (“Selling mark”) quando si segnala l'attività di trasformazione da foglia verde (Green leaf) a tè pronto per l'infusione (Made tea) o quando si utilizza la funzione in blocco. L'aggiunta di un marchio di vendita ha sempre luogo nella scheda “Dashboard”, facendo clic su “Selling Marks”:

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Se il marchio di vendita non è presente nell'elenco, occorre creare un nuovo marchio di vendita prima di effettuare la segnalazione. Per prima cosa occorre fare clic sul pulsante “Add”, come illustrato nella schermata seguente:

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A questo punto è possibile attribuire un nome al marchio di vendita e assegnare una data di inizio e fine. Se non si desidera assegnare una data di fine, è possibile utilizzarlo in qualsiasi momento.

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Una volta che le posizioni sono state elaborate (miscelato, decaffeinato o trasformato in tè istantaneo), queste perderanno il marchio di vendita.

Per effettuare questa azione in MultiTrace, guarda questo video.

NB: Se il cliente indica che il nome del marchio di vendita non è corretto nel sistema e si desidera aggiornare il nome, è possibile selezionare il marchio di vendita e modificare il nome. Questa azione si rifletterà su tutte le transazioni relative a quel marchio di vendita.

19.b Miscelazione

19.b.1 Blending

“Blending” è un'opzione per la miscelazione del tè. Questa attività rimuoverà il marchio di vendita (selling mark) da una posizione.

Blend

Per effettuare questa azione in MultiTrace, guarda questo video.

Per effettuare questa azione tramite l'azione di caricamento Excel, guarda questo video.

19.b.2 Bulking (Aggiunta in blocco)

Facendo clic su questa opzione, viene visualizzato il marchio di vendita (selling mark) ed è possibile assegnare un nuovo marchio di vendita. Occorrerà selezionare le posizioni e la quantità che si desidera aggiungere in blocco e inviare l'attività di miscelazione, che consentirà di aggiungere in blocco le posizioni di magazzino.

Si prega di notare che sarà necessario creare il proprio marchio di vendita prima dell'aggiunta in blocco.

Bulk

Per effettuare questa azione in MultiTrace, guarda questo video.

19.c Tè SD/SI

Per tutti i volumi di tè riscattati (vedere Sezione 11) a partire dal 1° luglio 2023, saranno richiesti Sustainability Differential (SD) e Sustainability Investment (SI). Alla fine di un trimestre dell'anno solare, verrà generato un report da completare. Gli amministratori dell'account riceveranno una notifica via e-mail quando il report sarà disponibile.

Per accedere al report, fare clic sulla scheda "SD/SI Reports". Qui si vedrà una panoramica dei report disponibili da compilare. Se il report ha lo stato "Open", dovrà essere completato. Per modificare un report, fare clic sul numero identificativo del report nella colonna ‘Report ID’.

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Per le modalità di compilazione del report, si veda il Paragrafo 19.C.2.

19.c.1 Impostazione delle tariffe predefinite di SD/SI

Il sistema imposta automaticamente le tariffe per SD a $10 per tonnellata e per SI a $40 per tonnellata. Per impostare una tariffa predefinita diversa da utilizzare nelle schermate dei report SD/SI, è possibile configurare una tariffa. Per modificare la tariffa predefinita, fare clic su "Configure SD/SI Default Rate":


Si aprirà una schermata in cui è possibile modificare le tariffe. Quando hai completato la modifica delle tariffe, fai clic su "Save’’ (Salva):

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19.c.2 Riportare SD/SI in tè

Dopo aver fatto clic sul numero identificativo del report nella panoramica "SD/SI Reports", verrà visualizzato un report da completare. Il sistema precompilerà le tariffe SD e SI in base a ciò che é stato configurato come predefinito. Le tariffe SD e SI possono essere modificate per ogni riga del report.

A screenshot of a computer  Description automatically generated with medium confidence

Per salvare le informazioni aggiornate e tornare al modulo in un secondo momento, fare clic su "Salva". Per reimpostare tutte le informazioni sulle tariffe predefinite e ricominciare da capo, fare clic su "Reset" (Ripristina).

Una volta che il report è completo e accurato, fai clic su "Finalize” (Finalizzare). Verrà visualizzato un disclaimer legale. Dopo aver fatto clic su "Agree” (Accetta), Rainforest Alliance emetterà la fattura per i totali indicati nel modulo finalizzato. La fattura verrà inviata via email.

A screenshot of a computer  Description automatically generated with medium confidence

20. Funzioni specifiche per erbe e spezie

20.a Miscele per tisane

Le miscele per tisane possono essere create nel sistema seguendo le istruzioni riportate nella Sezione 15.A.3. Erbe e spezie diverse possono essere miscelate nell’ambito di una vendita in blocco e vendute da lì in poi utilizzando la funzione “Nascondi impronta” (Mask Footprint).

21. Funzioni specifiche per i fiori

21.a Unità di misura

Tutti i fiori sono segnalati con l'unità di misura “number of stems” (numero di gambi) e non in chilogrammi.

21.b Bouquet

Per segnalare i bouquet nel sistema, le aziende possono utilizzare la funzionalità multi-ingrediente (cfr. Sezione 15).

22. Funzioni specifiche per banane e frutta fresca

22.a Unità di misura

Per gli ananas, le arance e le banane è possibile effettuare la segnalazione selezionando un’unità di misura diversa (cassa) sulla transazione. L'unità di misura può essere modificata nella sezione “Position” della transazione:

Graphical user interface, text, application, email  Description automatically generated

Per effettuare questa azione in MultiTrace, guarda questo video.

23. Funzioni specifiche per la frutta lavorata

23.a Brix

Tutte le transazioni relative a succhi e puree di frutta trasformata richiedono alle aziende di compilare il campo Brix sulla transazione. L'unità Brix può essere immessa nella sezione “Position” della transazione.

Per effettuare questa azione in MultiTrace, guarda questo video.

24. Commissioni di partecipazione (royalties)

Le commissioni di partecipazione (Royalties) sono calcolate per ciascun prodotto, come specificato nel License Agreement di Rainforest Alliance - Termini e condizioni generali in base alle attività svolte nella tracciabilità. Le commissioni di partecipazione vengono addebitate una sola volta nella filiera.

La scheda "Finance" nella schermata iniziale mostra le commissioni di partecipazione per prodotto ed una panoramica delle fatture. La panoramica non include la cronologia dei pagamenti.

25. Cronologia delle modifiche

Versione no.  

In Vigore Dal  

Modifiche  

Precedente  Versione no.  

1.0 

Ottobre 2022 

Nuova versione 

N/A

1.1

Aprile 2023

Le istruzioni sulla conversione dei volumi di tè prima di effettuare l’operazione di riscatto (redeem) del tè sono state rimosse.

1.0

1.2

Maggio 2023

Le istruzioni sull’aggregazione dei volumi (Sezione 14) sono state aggiornate. Il campo ‘Reference’ (Riferimento) è ora obbligatorio nelle schermate Vendita, Conversioni e Riscatto.

1.1

1.3

luglio 2023

Nuova sezione per il tè SD/SI (Sezione 19.C)

1.2

1.418 luglio 2024

Sezione 1: informazioni su nuovo accesso

Sezione 2: definizioni nuove e aggiornate

Sezione 3: nuove FAQ

Sezione 4: Nuova funzione ID Scorte nelle panoramiche.
1.3


Esclusione di responsabilità per la traduzione

Per chiarire eventuali dubbi sull'esatto significato delle informazioni contenute nella traduzione, occorre fare riferimento alla versione ufficiale in inglese.





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