Hệ thống Quản lý Truy nguyên Sản phẩm mới: Tất cả những gì bạn cần biết

1. Điều gì đang thay đổi và vì sao

Truy nguyên sản phẩm là trụ cột quan trọng của chứng nhận Rainforest Alliance. Quy trình này đảm bảo rằng mọi sản phẩm mang nhãn hiệu Rainforest Alliance đều có xuất xứ được chứng nhận, cho phép các công ty và người tiêu dùng truy xuất nguồn gốc sản phẩm về các trang trại được chứng nhận, hoặc xác minh khối lượng hàng hóa được chứng nhận trong chuỗi cung ứng. Sự minh bạch này đảm bảo tính toàn vẹn của nhãn hiệu và các công bố về sản phẩm được chứng nhận, đồng thời củng cố niềm tin đối với Rainforest Alliance.

Bằng cách thu thập và tập hợp dữ liệu này về một hệ thống, chúng tôi có thể theo dõi toàn bộ chuỗi cung ứng, từ đó dễ dàng truy xuất nguồn gốc sản phẩm và duy trì độ tin cậy của các công bố về sản phẩm được chứng nhận.

Xây dựng một hệ thống tốt hơn

Dựa trên phản hồi của người dùng nền tảng MultiTrace, chúng tôi đang ra mắt hệ thống quản lý truy nguyên sản phẩm mới để cải thiện việc quản lý sản phẩm, mối quan hệ trong chuỗi cung ứng, hàng lưu kho và các giao dịch. Nền tảng này phù hợp hơn với nhu cầu của chương trình và nhằm mục đích giúp quy trình báo cáo truy nguyên sản phẩm trở nên nhất quán và hiệu quả hơn, từ khâu sản xuất cho đến sản phẩm cuối cùng.

Đây không đơn thuần là việc nâng cấp hệ thống. Nền tảng mới này tinh giản các hoạt động truy nguyên sản phẩm hàng ngày, củng cố cơ sở hạ tầng, đồng thời hỗ trợ các cải tiến trong tương lai và nhu cầu kinh doanh đang ngày càng thay đổi. Truy cập hệ thống quản lý truy nguyên sản phẩm mới trên MyRA

Hành trình của bạn bắt đầu tại MyRA, không gian tích hợp duy nhất để quản lý hiệu quả các nhiệm vụ chứng nhận và truy nguyên sản phẩm. Từ MyRA, bạn cũng có thể truy cập Hệ thống quản lý truy nguyên sản phẩm mới để theo dõi sản phẩm, đối tác, hàng lưu kho và giao dịch—tất cả trên một nền tảng tập trung.

Dưới đây là một số cải tiến chính mà bạn sẽ nhận thấy trong hệ thống quản lý truy nguyên sản phẩm mới:

Bảng điều khiển mới

Một trong những thay đổi đầu tiên bạn sẽ nhận thấy là bảng điều khiển mới. Bảng điều khiển mới giúp bạn truy cập nhanh hơn vào các đường liên kết chính và thông tin quan trọng, giúp điều hướng hệ thống và dễ dàng tìm kiếm những gì bạn cần.

Các mục tổng quan được nâng cấp

Cấu trúc của các mục tổng quan cũng đã được cập nhật. Mặc dù mục Tổng quan hàng lưu kho vẫn tách biệt, các hoạt động trước đây được gộp chung vào phần quản lý hàng lưu kho giờ được phân chia thành các hạng mục rõ ràng hơn, bao gồm Giao dịch, Khai báo kết thúc truy nguyên, Loại bỏ, Giao hàng và Sản xuất. Sự phân chia này giúp cho việc quan sát và theo dõi các hoạt động cụ thể trở nên dễ dàng hơn.

Tùy chỉnh mục tổng quan của bạn: Giờ đây người dùng có thể kiểm soát tốt hơn cách hiển thị thông tin. Các cột thông tin có thể để ẩn hoặc hiện, được thay đổi thứ tự và tải xuống dựa theo bộ lọc được áp dụng trên màn hình. Những tùy chỉnh này được lưu lại, cho phép người dùng duy trì giao diện làm việc được cá nhân hóa.

Trong mục Tổng quan hàng lưu kho, giờ đây người dùng có thể xem lịch sử biến động hàng lưu kho và truy cập thông tin chi tiết hơn bằng cách nhấp vào từng mục hàng lưu kho riêng lẻ. Điều này mang lại tính minh bạch và khả năng truy nguyên sản phẩm tốt hơn theo thời gian.

Tạo Đối tác thương mại và Sản phẩm

Quy trình tạo Đối tác thương mại và Sản phẩm đã được tích hợp vào hành trình người dùng mới. Điều này đảm bảo rằng tất cả thông tin bắt buộc đều được xác thực trước khi giao dịch có thể diễn ra. Bằng cách xác nhận dữ liệu về đối tác và sản phẩm ngay từ đầu, hệ thống giúp giảm thiểu sai sót và ngăn ngừa tình trạng chậm trễ ở giai đoạn sau trong quá trình giao dịch.

Đối với người dùng chuyển từ nền tảng MultiTrace sang, thông tin về đối tác và sản phẩm hiện có sẽ được chuyển sang nền tảng mới, nhưng phải được xác minh trước khi thực hiện giao dịch. Các đơn vị sở hữu chứng nhận mới sẽ cần tạo đối tác thương mại và sản phẩm của mình trước khi có thể bắt đầu tạo và xác nhận các giao dịch.

Tạo và xác nhận các giao dịch (Khai báo kết thúc truy nguyên, Loại bỏ và Hoàn tác) và thực hiện các hoạt động truy nguyên sản phẩm (Chuyển đổi, Trộn lẫn, Hạ cấp độ truy nguyên)

Quy trình giao dịch đã được tinh giản với một số cải tiến thiết thực:

• Giờ đây người dùng có thể xác nhận, từ chối hoặc hoàn tác nhiều giao dịch cùng một lúc.

• Có thể chọn Khai báo kết thúc truy nguyên và Loại bỏ đối với tất cả các loại hàng lưu kho, bao gồm cả sản phẩm có một thành phần và sản phẩm có nhiều thành phần; có thể khai báo kết thúc truy nguyên hoặc loại bỏ nhiều mục hàng lưu kho cùng một lúc.

• Các trường thông tin bổ sung đã được thêm vào quá trình xác nhận giao dịch. Người dùng giờ đây có thể nhập thông tin tham chiếu nội bộ, chẳng hạn như số container và chọn nhiều thông tin tham chiếu nếu cần. Điều này giúp làm rõ những gì người bán muốn thể hiện cho từng giao dịch.

• Hệ thống cũng cho phép người dùng nêu rõ việc khai báo kết thúc truy nguyên là cho ai, và cho biết khi nào họ đang khai báo kết thúc truy nguyên thay cho một người dùng khác.

• Các giao dịch và hoạt động có thể được lưu dưới dạng bản nháp và hoàn tất sau, giúp cho việc vận hành hàng ngày được linh hoạt hơn.

• Các hoạt động trộn lẫn, chuyển đổi và báo cáo sản xuất nay được gộp chung thành một chức năng là Sản xuất. Điều này cho phép người dùng kết hợp những bước này hiệu quả hơn.

Thông báo hệ thống

Tất cả người dùng đều có thể sử dụng tính năng thông báo trên hệ thống. Thông báo được bật theo mặc định và được gửi đến người dùng theo vai trò trên MyRA của họ. Tuy nhiên, người dùng có thể lựa chọn tắt thông báo nếu muốn.

2. Lịch trình chuyển đổi đối với từng loại cây trồng

Việc chuyển đổi sang hệ thống quản lý truy nguyên mới sẽ diễn ra theo từng giai đoạn. Sau mỗi giai đoạn chuyển đổi, chúng tôi sẽ đánh giá và cải thiện quy trình. Bảng dưới đây cung cấp thông tin về lịch trình chuyển đổi đối với từng loại cây trồng.

Hạn chót để khai báo và xác nhận giao dịch trên MultiTrace là ngày mà tất cả người dùng phải nhập các giao dịch mới và xác nhận các giao dịch hiện có trên hệ thống.

*Lưu ý quan trọng: Rainforest Alliance bảo lưu quyền hoàn trả tất cả các giao dịch và khối lượng bị hủy giao dịch chưa được xác nhận trước hạn chót ghi trong bảng này. Những giao dịch này sẽ được hoàn trả về hàng lưu kho của công ty khởi tạo.

3. Thông báo về chủ đề này

Truy cập các thông báo trước đây về hệ thống quản lý truy nguyên sản phẩm mới tại đây:

• Email dành cho đơn vị sở hữu chứng nhận các loại hạt - ngày 29 tháng 5 - Giải thích về việc chúng tôi đang ra mắt hệ thống quản lý truy nguyên sản phẩm mới.

• Email dành cho đơn vị sở hữu chứng nhận các loại hạt - ngày 18 tháng 8 - Nhắc nhở đơn vị sở hữu chứng nhận các loại hạt về thay đổi sắp tới, yêu cầu họ xác nhận các giao dịch đang mở, và hướng dẫn cách quản lý các sản phẩm có nhiều thành phần trong quá trình chuyển đổi.

• Email dành cho đơn vị sở hữu chứng nhận các loại hạt - ngày 7 tháng 9 - Hệ thống quản lý truy nguyên sản phẩm mới đã chính thức hoạt động

• Email dành cho đơn vị sở hữu chứng nhận cà phê - ngày 17 tháng 9 - Thông báo cho các đơn vị sở hữu chứng nhận cà phê về việc chúng tôi đang ra mắt hệ thống quản lý truy nguyên sản phẩm mới, thông báo rằng các giao dịch mở cần được xác nhận, và hướng dẫn cách quản lý các sản phẩm có nhiều thành phần trong quá trình chuyển đổi.

4. Tập huấn về chủ đề này

Hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý truy nguyên sản phẩm mới

Hướng dẫn sử dụng Hệ thống quản lý truy nguyên sản phẩm mới là tài liệu hướng dẫn chính thức dành cho các đơn vị sở hữu chứng nhận. Tài liệu này có sẵn các phiên bản dịch thuật và bao gồm các video Synthesia cung cấp hướng dẫn trực quan rõ ràng, giúp bạn dễ dàng làm theo từng bước và thao tác trên hệ thống.

Bạn có thể xem Hướng dẫn sử dụng Hệ thống quản lý truy nguyên sản phẩm mới tại đây.

Hội thảo trực tuyến dành cho người tham gia bên ngoài

Hãy tham gia các hội thảo trực tuyến sắp tới của chúng tôi để khám phá hệ thống quản lý truy nguyên sản phẩm mới dành cho các loại hạt. Đăng ký ngay và chọn ngôn ngữ ưu tiên của bạn để hiểu rõ cách thức hoạt động hiện tại của hệ thống.

Bạn có thể xem thêm thông tin tại Lịch hội thảo trực tuyến về Hệ thống quản lý truy nguyên sản phẩm mới - Các loại hạt

5. Các câu hỏi thường gặp