MultiTrace: Nutzungshandbuch zur Rückverfolgbarkeit
  • 03 Aug 2023
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MultiTrace: Nutzungshandbuch zur Rückverfolgbarkeit

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Mithilfe dieses Dokuments verstehen Sie besser, wie die verschiedenen Funktionen der Rückverfolgbarkeitsplattform MultiTrace verwendet werden.
Version 1.3, 24 Juli 2023

1. Einleitung

1.a Was ist MultiTrace?

MultiTrace ist ein Rückverfolgbarkeitssystem, das die wachsende Nachfrage unserer PartnerInnen nach zuverlässigen Informationen über zertifizierte landwirtschaftliche Betriebe erfüllt. Es ermöglicht eine neue und verbesserte Zusammenarbeit zwischen der Rainforest Alliance auf der einen und Zertifizierungsstellen, ErzeugerInnen sowie Unternehmen auf der anderen Seite. Dadurch werden eine bessere Datenqualität, Zugänglichkeit und Transparenz gewährleistet.

MultiTrace legt den Grundstein für zukünftige Innovationen. In unserer neuen Vision der Zertifizierung beginnt der Datenfluss bei den ErzeugerInnen, und bald sollen hier auch Kleinbauern eingeschlossen werden. Die Möglichkeit, in Zukunft Zugriff auf Daten von ErzeugerInnen zu erhalten und andere Datenquellen nutzen zu können, wird eine ganzheitlichere Sicht auf die Lieferkette ermöglichen. Das bietet uns einen besseren Einblick, der als Handlungsgrundlage dafür dient, gemeinsam an einer Welt zu arbeiten, in der Mensch und Natur in Harmonie gedeihen.

1.b Warum ist Rückverfolgbarkeit wichtig?

MultiTrace soll die Rückverfolgbarkeit zertifizierter Produkte über die gesamte Lieferkette hinweg gewährleisten sowie die Zertifizierung und Lizenzierung ermöglichen. Der Rainforest-Alliance-Zertifizierungsstandard verlangt, dass Käufe, Verkäufe und Verarbeitungsaktivitäten in Bezug auf zertifizierte Produkte gemeldet werden.

Unsere Stakeholders, u. a. VerbraucherInnen, Marken, andere NGOs und Verbraucherschutzorganisationen, verlangen von uns regelmäßig Belege dafür, dass die Zusicherungen in Bezug auf Rainforest-Alliance-zertifizierte Produkte erfüllt sind. Dank der Rückverfolgbarkeit können wir garantieren, dass sämtliche Produkte mit dem Rainforest-Alliance-Siegel tatsächlich aus Rainforest-Alliance-zertifizierten Quellen stammen. VerbraucherInnen und Unternehmen können ein Produkt also bis zum/zur InhaberIn eines Rainforest-Alliance-Betriebszertifikats zurückverfolgen. Durch diesen Prozess können wir die Integrität des Rainforest-Alliance-Siegels gewährleisten.

Durch die zentrale Erfassung dieser Daten bei der Rainforest Alliance haben wir einen Überblick über die gesamte Lieferkette von der Herkunft bis zur Endbestimmung und können die Integrität des Siegels garantieren.

Für Unternehmen hat die Rückverfolgbarkeit außerdem den Vorteil, dass die Lieferketten transparenter, mögliche Schwachstellen identifiziert und weitere Verbesserungen realisiert werden können. ErzeugerInnen können die Entwicklung des Betriebs im Auge behalten und erhalten Zugang zu neuen Märkten.

1.c Häufigkeit der Meldungen

Transaktionen sind innerhalb von 2 Wochen nach Ende des Kalenderquartals (Januar- März, April-Juni, Juli-September, Oktober-Dezember), in dem sie erfolgt sind, in der Rückverfolgbarkeitsplattform zu melden. Um einen besseren und klareren Überblick über Ihre verfügbaren Mengen und offenen Transaktionen zu behalten, empfehlen wir Ihnen, Ihre Transaktionen so früh wie möglich zu aktualisieren und zu melden.

Es ist sehr wichtig, Transaktionen durchzuführen, damit der/die KäuferIn für seine/ihre eigenen Verarbeitungs-/Handelsaktivitäten in MultiTrace über die gekauften Mengen verfügen kann.

Die Nutzung des Rückverfolgbarkeitssystems wird während Ihres Audits überprüft. Bei korrekter Nutzung werden Nicht-Konformitäten vermieden.

2. Eingaben in das Rückverfolgbarkeitssystem

MultiTrace befindet sich auf der Rainforest-Alliance-Zertifizierungsplattform (RACP).

2.a Anmelden

Der Link zum Portal lautet https://portal.ra.org/RA_Certification_Theme/Login. Nach der Eingabe erscheint die nachstehende Anmeldeseite.

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Geben Sie Ihren Benutzernamen ein. Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, klicken Sie auf der Anmeldeseite auf „Forgot password“ (Passwort vergessen), damit das Passwort zurückgesetzt wird. Wenn Sie Probleme haben, ein neues Passwort zu erhalten oder auf das System zuzugreifen, senden Sie bitte eine E-Mail an customersuccess@ra.org.

Hinweis: Wenn Sie auf Ihr altes Rainforest-Alliance- oder UTZ-Konto aus der Zeit vor der Fusion zuzugreifen möchten, verenden Sie bitte den Link https://portal.ra.org/portal/. 
Benutzername und Passwort können je nach Portal unterschiedlich sein.

2.b Rückverfolgbarkeit aufrufen

Wenn Sie sich erfolgreich in Ihrem Konto angemeldet haben und über eine aktive Lizenz für dieses verfügen, wird in der oberen Leiste die Option „Traceability“ (Rückverfolgbarkeit) angezeigt. Wenn Sie diese auswählen, öffnet sich das MultiTrace-Modul in einer neuen Registerkarte.

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2.c Benutzerrollen

Mithilfe von Benutzerrollen können Sie die Berechtigungen der verschiedenen BenutzerInnen in MultiTrace verwalten.

2.c.1 BenutzerInnen hinzufügen

Nur BenutzerInnen mit Administrator-Rolle können eine(n) neue(n) BenutzerIn hinzufügen. Klicken Sie hierfür unter der Registerkarte „Organization“ (Organisation) im jeweiligen Profil auf „Users“ (BenutzerInnen) und wählen Sie „Add New User“ (Neue(n) BenutzerIn hinzufügen). Sie können die Person hinzufügen, indem Sie ihre Daten eingeben und einen Benutzernamen erstellen. Nach der Anmeldung kann der/die neue BenutzerIn sein/ihr Passwort ändern.

Hinweis: Verwenden Sie bitte die E-Mail-Adresse des/der neuen Benutzers/Benutzerin als Benutzername. Diese ist einmalig und leicht zu merken.

2.c.2 BenutzerInnen löschen

Nur BenutzerInnen mit Administrator-Rolle können eine(n) BenutzerIn löschen. Klicken Sie hierfür unter der Registerkarte „Organization“ (Organisation) im jeweiligen Profil auf „User“ (BenutzerIn). Um eine(n) BenutzerIn aus der RACP zu löschen, klicken Sie auf den Namen und in der Seitenleiste auf die Schaltfläche „Delete“ (Löschen). Bestätigen Sie dann Ihre Auswahl.

2.c.3 BenutzerInnen aktualisieren

Nur BenutzerInnen mit Administrator-Rolle können eine(n) BenutzerIn aktualisieren. Klicken Sie hierfür unter der Registerkarte „Organization“ (Organisation) im jeweiligen Profil auf „User“ (BenutzerIn). Für eine Aktualisierung klicken Sie auf den/die gewünschte(n) BenutzerIn. Rechts öffnet sich eine Seitenleiste, in der Sie die Einstellungen für den/die BenutzerIn auswählen können (z. B. „Admin“ und „Finance“ (Finanzen)).

3. Begriffsbestimmungen

3.a Rückverfolgbarkeitsstufen

Weitere Informationen finden Sie in diesem Video.
Identitätssicherung (IP)Dies ist die Option für die Rückverfolgbarkeit einer von Rainforest Alliance zertifizierten Zutat oder eines von Rainforest Alliance zertifizierten Produkts bis zu einem/einer InhaberIn eines Betriebszertifikats. Dies ist der strengste Rückverfolgbarkeitstyp. Es gibt keine Vermischung von zertifizierten Zutaten oder Produkten mit nicht zertifizierten Zutaten oder Produkten oder mit zertifizierten Zutaten oder Produkten aus verschiedenen Quellen. Wenn ein zertifiziertes Produkt von verschiedenen zertifizierten Quellen/landwirtschaftlichen Betrieben stammt, aber die Identität in der gesamten Lieferkette erhalten bleibt, kann der Subtyp Gemischte Identitätssicherung (Mixed IP) angewendet werden.
Segregation (SG)Bei dieser Rückverfolgbarkeitsoption wird das zertifizierte Produkt sowohl physisch als auch in der Dokumentation von nicht zertifiziertem Produkt getrennt gehalten. Diese Segregation erfolgt in allen Phasen von Wareneingang, Verarbeitung, Verpackung, Lagerung und Transport in der Lieferkette. Es gibt keine Vermischung von nicht zertifiziertem Produkt mit zertifiziertem Produkt. Das bedeutet, dass der gesamte Produktinhalt zertifiziert ist, obwohl er von verschiedenen zertifizierten Quellen/InhaberInnen von Erzeugerzertifikat– einschließlich anderer Herkunftsländer – stammen kann.
Massenbilanz (MB)Dies ist die administrative Rückverfolgbarkeitsoption, die es ZertifikatsinhaberInnen ermöglicht, ein nicht als Rainforest-Alliance-zertifiziertes Produkt anzugeben, wenn die entsprechende Menge als Rainforest-Alliance-zertifiziert beschafft wurde.

3.b Mengentypen

Zertifizierte MengeDie im Zertifizierungsprozess einem/einer InhaberIn eines Erzeugerzertifikats aufgrund einer Ernteprognose zugewiesene Menge.
Zertifiziertes ProduktDie Mengenzuweisung, wenn die zertifizierte Menge im System vom/von der InhaberIn eines Erzeugerzertifikats in ein anderes Unterprodukt umgewandelt wird (z. B. Umwandlung einer zertifizierten Menge an grünen Teeblättern durch einen Teebetrieb für die Herstellung von Tee).
BestandDie Menge, die von einem/einer anderen ZertifikatsinhaberIn im System erworben wurde.

3.c Sonstige Begriffe

PositionEine Rainforest-Alliance-zertifizierte Menge eines Unterprodukts, seiner Sorte, seiner Klassifizierung und der Rückverfolgbarkeitsstufe. Eine Position wird erstellt, wenn eine geschätzte Menge eines Produkts zertifiziert und mit einer Lizenz verknüpft wird, und nach jeder Aktivität einschließlich einer Transaktion, einer Mischung, einer Umwandlung oder einer Herabstufung.
ReferenzEine identifizierbare Nummer, die bei einem Handelsgeschäft zwischen LieferantIn und KundIn verwendet wird. Beispiele hierfür sind Bestellnummern, Containernummern, Vertragsnummern usw.
RohstoffDie zertifizierte Nutzpflanze.
UnterproduktDas durch Umwandlung im System entstandene Produkt (z. B. ist beim Rösten von grünem Kaffee das entstandene Unterprodukt gerösteter Kaffee).
SorteEine andere Sorte eines Rohstoffs (z. B. Arabica-Kaffee).
KlassifizierungEine bestimmte Qualitätsbezeichnung eines Rohstoffs (z. B. Arabica-Kaffee).
MEDies ist die Abkürzung für Maßeinheit.

4. Übersichten

Weitere Informationen finden Sie in diesem Video.

4.a Positionsübersicht

Dies ist die Hauptübersicht im System. Sie zeigt, was für Transaktionen, Umwandlungen oder Mischungen im System verfügbar ist. Jede Zeile der Übersicht steht für eine Bestandsposition. Mithilfe der Filter können Sie nach verschiedenen Bestandspositionen suchen, die noch für eine Verwendung verfügbar sind.

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4.b Handelsübersicht

Diese Übersicht enthält alle Handelsgeschäfte, Einlösungen, Entfernungen und Rückgängigmachungen, die im System durchgeführt wurden. Mithilfe der Filter können Sie nach verschiedenen durchgeführten Aktivitäten suchen. Sie können auch eine Excel-Datei mit Einzelzeiten zu jeder Datenzeile herunterladen.

4.c Bestandsmanagementübersicht

Diese Übersicht enthält alle Umwandlungen, Mischungen, Entfernungen und Herstellungen mit mehreren Zutaten, die im System durchgeführt wurden. Mithilfe der Filter können Sie nach verschiedenen Bestandspositionen suchen, die noch für eine Verwendung verfügbar sind.

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5. Dashboard - HandelspartnerInnen verwalten

Sie können andere Konten (LieferantInnen und/oder KundInnen) als „trusted“ (vertrauenswürdig) und/oder „mandated“ (beauftragt) markieren. Wenn Konten als vertrauenswürdig angegeben wurden, werden alle von diesen „trusted partners“ (vertrauenswürdige PartnerInnen) gemeldeten Transaktionen automatisch bestätigt (siehe Abschnitt 7.A).

Um diese Aktion in MultiTrace durchzuführen, sehen Sie sich dieses Video an.

Wenn Konten als „beauftragt“ angegeben wurden und sich die Mengen am Standort des/der VerkäuferIn befinden, kann der/die KäuferIn Käufe aus den Bestandspositionen des/der EigentümerIn (VerkäuferIn) tätigen. Dazu kann die Funktion „Purchase“ (Einkauf) verwendet werden (siehe Abschnitt 6.B). Um Ihre HandelspartnerInnen zu verwalten, rufen Sie in Ihrem Dashboard unter „Actions“ (Aktionen) den Bereich „Maintain Trade Partners“ (HandelspartnerInnen verwalten) auf. Klicken Sie rechts oben auf „Add“ (Hinzufügen), um eine(n) HandelspartnerIn zu Ihrer Liste hinzuzufügen. Wählen Sie dann „trusted“ (vertrauenswürdig) und/oder „mandated“ (beauftragt). Durch Ihre Auswahl erhält der/die hinzugefügte HandelspartnerIn die Berechtigung, auf der Grundlage Ihrer Auswahl für Sie Handels- und Bestandsaktivitäten auszuführen.

Um diese Aktion in MultiTrace durchzuführen, sehen Sie sich dieses Video an.

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6. Handel melden

6.a Verkauf

Über einen “Sell”(Verkauf) können Sie einen Handel mit einer Menge aus Ihrer Bestandsposition an eine(n) KäuferIn melden. Dies entspricht einer oder mehreren physischen Lieferung(en) dar.

Die Informationen in der Transaktion (Menge, Qualität usw.) müssen mit den in den Begleitdokumenten zum physischen Handel enthaltenen Informationen übereinstimmen. Bei einem Verkaufshandel wird dann eine Transaktions-ID generiert, die als Log auf der Registerkarte „Trade“ (Handel) angezeigt wird.

Um einen Handel über die Schaltfläche „Sell“ (Verkauf) verarbeiten zu können, müssen alle Pflichtfelder (markiert mit Sternchen) auf dem Formular „Report New Trade“ (Neuen Handel melden) ausgefüllt werden:

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Um diese Aktion in MultiTrace durchzuführen, sehen Sie sich dieses Video an.

Hinweis: Das Feld mit der Käuferreferenz wird zur Identifizierung von Positionen für den/die KäuferIn in der Positionsübersicht für transaktionen verwendet. Diese Referenznummer wird bei der Auswahl von Mengen für Aktivitäten auch in folgende Dropdown-Menüs eingepflegt, die diese Positionen verwenden. Dieses Feld muss unbedingt nach Rücksprache mit dem/der KäuferIn ausgefüllt werden.

6.b Kauf

Wenn ein Unternehmen im System eine Beziehung zu einem/einer beauftragten HandelspartnerIn erstellt hat (siehe Abschnitt 5), kann die “Purchase”- Funnktion (Kauffunktion) verwendet werden. Diese funktioniert dann analog zum Verkaufsmenü und auch die Daten sind in der gleichen Weise einzugeben.

Um diese Aktion in MultiTrace durchzuführen, sehen Sie sich dieses Video an.

6.c Nachhaltigkeitsbonus (Sustainability differential, SD), Nachhaltigkeitsinvestitionen (sustainability investment,SI) und Prämien

Für alle Handelsgeschäfte, die auf der Grundlage einer zertifizierten Menge oder eines zertifizierten Produkts erstellt werden, werden die Felder SD/SI und “Premium”(Prämie) angezeigt. Wenn für die betreffende Nutzpflanze SD- und SI- oder Prämienanforderungen gelten, müssen alle Felder wie im Standard vorgeschrieben ausgefüllt werden (siehe Anhang zu Kapitel 3 - Einkommen und geteilte Verantwortung). Wenn es für die Nutzpflanze zum betreffenden Zeitpunkt keine Anforderungen gibt, wählen Sie „Not required“ (Nicht erforderlich) und aus dem erscheinenden Ausklappmenü den zugehörigen Grund aus.

Um diese Aktion in MultiTrace durchzuführen, sehen Sie sich dieses Video an.

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7. Transaktionen bestätigen

Um diese Aktion in MultiTrace durchzuführen, sehen Sie sich dieses Video an.

7.a Bestätigen

Grundsätzlich müssen alle Handelsgeschäfte in Ihrem Konto bestätigt werden. Klicken Sie dafür auf die Handelsübersicht. Wählen Sie die zu bestätigende Transaktion aus, indem Sie auf die ID oder auf die Schaltfläche „Confirm“ (Bestätigen) klicken.

Sie gelangen dann zu den Details. Hier können Sie lediglich das Referenzfeld im Käuferabschnitt der Transaktion und keine anderen Details aktualisieren. Wenn Sie die Überprüfung abgeschlossen haben und alle Angaben korrekt sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Confirm“ (Bestätigen).

Wenn Sie die Bestätigung umgehen möchten, müssen Sie Ihre(n) LieferantIn als vertrauenswürdige(n) HandelspartnerIn hinzufügen (siehe Abschnitt 5).

7.b Widerrufen

Wenn eine Transaktion versehentlich erstellt und vom/von der KäuferIn noch nicht bestätigt wurde, können Sie sie mit der Funktion „Withdraw“ (Widerrufen) zurückziehen. Sie gelangen dann zur betreffenden Transaktion. Wenn Sie die Überprüfung abgeschlossen haben, klicken Sie unten auf dem Bildschirm auf „Withdraw“ (Widerrufen).

7.c Aktualisieren

Bevor Sie eine Transaktion bestätigen, können Sie auf eigene Initiative oder auf Verlangen des/der KäuferIn die Details aktualisieren, indem Sie „Update“ (Aktualisieren) auswählen. Sie gelangen dann zur betreffenden Transaktion. Hier können Sie jedes Feld der Transaktion aktualisieren. Wenn Sie die Überprüfung abgeschlossen haben, klicken Sie unten auf dem Bildschirm auf „Submit“ (Senden).

7.d Ablehnen

Wenn eine Transaktion, die ein(e) LieferantIn Ihnen gemeldet hat, versehentlich erstellt wurde oder nicht korrekt ist, können Sie sie ablehnen. Sie gelangen dann zur betreffenden Transaktion. Hier können Sie einen Grund für die Ablehnung angeben. Wenn Sie die Überprüfung abgeschlossen haben, klicken Sie unten auf dem Bildschirm auf „Reject“ (Ablehnen).

7.e PDF zu Transaktionen

Wenn Sie einem/einer KundIn eine Kopie für eine Transaktionen übermitteln möchten, können Sie eine solche für eine bestätigte Transaktion herunterladen, indem Sie in der Handelsübersicht nach der Transaktion suchen und auf das Icon ganz rechts auf dem Bildschirm klicken:

8. Umwandlungen

Mit der Umwandlungsfunktion können Sie Ihre Verarbeitungsaktivitäten wiedergeben und das Produkt in ein verfügbares Unterprodukt umwandeln. Für eine Umwandlung müssen die Eingangsmenge des verwendeten Rohstoffs und entweder die Ausgangsmenge oder der Umwandlungsfaktor zwischen Ein- und Ausgang bekannt sein.

Die Umwandlung ist nur in Richtung der physischen Verarbeitung (vorwärts) erlaubt. Das System gibt Ihnen die Möglichkeit, die Umwandlungen auf Grundlage der in Ihrer Lizenz angeführten Aktivitäten durchzuführen (d. h. Verarbeitung einschließlich Herstellung berechtigt zu den meisten Umwandlungen).

Um diese Aktion in MultiTrace durchzuführen, sehen Sie sich dieses Video an.

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9. Mischen

Die Aktivität „Mixing“ (Mischen) wird zum Mischen von Mengen aus mehreren Positionen zu einer neuen Position verwendet, damit die Transaktionen der Realität entsprechend gemeldet werden können. Dadurch wird die Glaubwürdigkeit der Rückverfolgbarkeit erhöht.

Um diese Aktion in MultiTrace durchzuführen, sehen Sie sich dieses Video an.

Beispiel:

Mischen des Ursprungs (Erstellung einer Gemischten IP).

Wählen Sie eine oder mehrere IP-Positionen mit unterschiedlichen Werten für den/die InhaberIn des Ursprungszertifikats.

Zum Beispiel:

Eingangsposition 1 = ZertifikatsinhaberIn Herkunft A

Eingangsposition 2 = ZertifikatsinhaberIn Herkunft B

Ausgangsposition = Mischung mit ZertifikatsinhaberIn Herkunft A und ZertifikatsinhaberIn Herkunft B

Mischungen können nicht entmischt (und somit wieder in ihren ursprünglichen physischen Zustand versetzt) werden, aber der/die ZertifikatsinhaberIn, der/die die Mischaktivität durchgeführt hat, kann die Mischung rückgängig machen. Dies ist nur möglich, wenn die Mischung nicht weiterverkauft wurde.

Wenn Bestandspositionen verschiedener Rückverfolgbarkeitsstufen gemischt werden, ist die niedrigste Rückverfolgbarkeitsstufe der Standard. Wenn zum Beispiel sowohl IP als auch Segregation Bestandteile der Mischung sind, gilt für die entstandene Position Segregation. Wenn sowohl Segregation als auch Massenbilanz Bestandteile der Mischung sind, gilt für die entstandene Position Massenbilanz.

Eine Anleitung zum Mischen speziell für Kakao finden Sie in Abschnitt 18.

Eine Anleitung zum Mischen speziell für Tee finden Sie in Abschnitt 19.

Eine Anleitung zum Mischen für Kräuter und Gewürze finden Sie in Abschnitt 20.

10. Herabstufung

Mit der Option „Downgrade“ (Herabstufung) können Sie die Rückverfolgbarkeitsstufe eines beliebigen Bestands nach unten verschieben. ZertifikatsinhaberInnen können die Rückverfolgbarkeitsstufe der in ihrer Übersicht verfügbaren Positionen herabstufen.

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Um diese Aktion in MultiTrace durchzuführen, sehen Sie sich dieses Video an.

Beispiel: Sie dürfen IP nur auf Segregation und Massenbilanz herabstufen (ebenso kann Segregation nur auf Massenbilanz herabgestuft werden).

11. Einlösen

Die Aktivität „Redeem“ (Einlösen) markiert das Ende der Online-Rückverfolgbarkeit für Rainforest-Alliance-zertifizierte Produkte. Unternehmen müssen die Bestandsaktivität „Redeem“ (Einlösen) für alle Rainforest-Alliance-zertifizierten Mengen melden, wenn das zertifizierte Produkt verpackt und als zertifiziert etikettiert wird.

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Um diese Aktion in MultiTrace durchzuführen, sehen Sie sich dieses Video an.

Wenn es sich beim/bei der MarkeninhaberIn um eine(n) EinzelhändlerIn oder eine Eigenmarke handelt und diese(r) sich für eine Berichterstattung zur Rückverfolgbarkeit entschieden hat, wird eine Verkaufstransaktion für das zertifizierte Produkt ausgestellt.

Hinweis: Für Produkte mit mehreren Zutaten ist das Einlösen aktuell nicht möglich bzw. erforderlich (siehe Abschnitt 15.E).

12. Entfernen

In folgenden Fällen müssen Mengen aus dem Rückverfolgbarkeitssystem entfernt werden:

  • wenn sie unbrauchbar sind (durch Schimmel, Schädlinge, Brand usw.) und daher nicht mehr verwendet werden können
  • wenn sie im Rahmen eines anderen Zertifizierungsschemas als Rainforest Alliance oder als konventionell verkauft werden

Im Fall von Massenbilanz kann die zertifizierte Menge physisch als konventionell weiterverkauft werden und entsprechende Massenbilanzguthaben können behalten werden.

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Um diese Aktion in MultiTrace durchzuführen, sehen Sie sich dieses Video an.

Hinweis: Für Produkte mit mehreren Zutaten ist das Entfernen aktuell nicht möglich bzw. erforderlich (siehe Abschnitt 15.E).

13. Rückgängig machen

Alle im System abgeschlossenen Aktivitäten (Verkauf, Kauf, Einlösung, Entfernung, Mischen, Umwandlung, Herstellung) können dort auch rückgängig gemacht werden, wenn sie im System nicht verarbeitet oder weiterverkauft wurden. Für die solche Rückgängigmachung verwenden Sie die bei der Aktivität, die rückgängig gemacht werden soll, die Option „Reverse“ (Rückgängig machen). Eine Rückgängigmachung von Handelsgeschäften muss vom/von der LieferantIn bestätigt werden.

Die Schaltflächen für die Rückgängigmachung von Handelsgeschäften, Einlösungen und Entfernungen finden Sie auf der Registerkarte Handelsübersicht bei der betreffenden Transaktions-ID:

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Hinweis: Für die Rückgängigmachung einer Entfernung im System muss im Entfernungsmenü als Beleg ein Anhang hinzugefügt werden.

14. Mengenaggregation

Standardmäßig werden im Rückverfolgbarkeitssystem mengen bei Transaktionen, Umwandlungen oder beim Mischen im System getrennt.

Hinweis: Für einige Kakaoprodukte gilt eine Ausnahme. Siehe dazu Abschnitt 18.

14.a Rohstoffeinstellungen - aggregierte Positionen

Im Dashboard können Sie durch Auswahl der Rohstoffeinstellungen für jeden Rohstoff bestimmte Einstellungen ändern:

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Die Option „Aggregate Positions“ (Aggregierte Positionen) in den „Commodity Settings“ (Rohstoffeinstellungen) ermöglicht es BenutzerInnen, alle Handelsgeschäfte für die angegebene Rückverfolgbarkeitsstufe mit ähnlichen Merkmalen bei der Bestätigung eines Handelsgeschäfts in einer Bestandsposition zusammenzufassen (z. B. Rohstoff, Unterprodukt, Sorte usw.). Mithilfe dieser Einstellung wird die Verwaltung des Rückverfolgbarkeitssystems vereinfacht. Außerdem werden mit dieser Option Referenzen aus der Handels- und Bestandsübersicht positionen entfernt.

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Um diese Aktion in MultiTrace durchzuführen, sehen Sie sich dieses Video an.

15. Rückverfolgbarkeit bei mehreren Zutaten

Produkte mit mehreren Zutaten sind solche Produkte, die mehr als nur eine zertifizierte Zutat enthalten. Dabei kann es sich um halbfertige oder um Endprodukte wie Schokoladenkuvertüre, trinkfertiger Tee, Kräuterteemischung oder Haselnusspaste handeln, um nur einige zu nennen.

15.a Produkte mit mehreren Zutaten verwalten

Um ein Produkt für die Verwendung in Meldungen für Produkte mit mehreren Zutaten zu konfigurieren, rufen Sie den Abschnitt für die Meldung von Produkten mit mehreren Zutaten auf und klicken Sie auf „Maintain Multi-Ingredient“ (Produkte mit mehreren Zutaten verwalten).

Füllen Sie dann die Pflichtfelder aus. Wenn Sie fertig sind und die Angaben Ihrer Meinung nach korrekt sind, aktivieren Sie das Kästchen „Is active“ (Ist aktiv) und klicken Sie auf „Submit“ (Senden).

Produkte können auf verschiedene Weise erstellt werden, je nachdem welche Vereinbarungen Sie mit Ihren KundInnen zu den Meldeanforderungen treffen.

Um diese Aktion in MultiTrace durchzuführen, sehen Sie sich dieses Video an.

15.a.1 Lagerhaltungseinheit (LHE) - Produktebene

Dies ist die genaueste Ebene für die Rückverfolgbarkeit von Produkten mit mehreren Zutaten. Das Beispiel zeigt, wie ein Produkt erstellt wird:

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15.a.2 Produkttypebene

Bei einer Produktkategorie kann es sich beispielsweise um eine Produktlinie für trinkfertigen Eistee oder für Süßwaren handeln. Das Beispiel zeigt, wie ein Produkt erstellt wird:

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15.a.3 Massenabsatzebene

Beispiele für einen Massenabsatz sind etwa die verschiedenen Produkte, die Sie in einem bestimmten Zeitraum (Monat, Quartal usw.) an eine(n) KundIn verkauft haben, etwa Kräuterteemischungen oder Blumensträuße. Das Beispiel zeigt, wie ein Produkt auf Massenabsatzebene erstellt wird:

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Sobald das Produkt hinzugefügt wurde, wird es in der Übersicht für Produkte mit mehreren Zutaten angezeigt. Das Endprodukt wird über die Aktion „Report Manufacturing“ (Herstellung melden) erstellt.

15.b Herstellung melden

Nach der Konfiguration von Produkten mit mehreren Zutaten wählen Sie „Report manufacturing“ (Herstellung melden):

Beschreiben Sie die Herstellung, indem Sie alle zugehörigen Pflichtfelder ausfüllen. Die unter „Maintain Multi-Ingredient“ (Produkt mit mehreren Zutaten verwalten) konfigurierten Produkte sollten jetzt im Produkt-Ausklappmenü erscheinen.

Sie müssen mindestens eine Position im Abschnitt „From Positions“ (Von Positionen) hinzufügen, indem Sie auf das Positionsausklappmenü klicken und eine Position auswählen. Wenn Ihr Produkt mehrere Zutaten enthält, können Sie eine weitere Position und zusätzliche Zutaten auswählen. „Report manufacturing“ (Herstellung melden) gibt an, aus welcher zertifizierten Menge eines bestimmten Rohstoffs und des/der zugehörigen Unterprodukts/-produkte sich eine Ausgangsmenge ergibt, die alle verwendeten Zutaten abdeckt.

Wenn zum Beispiel ein Schokoriegel aus Kakaomasse und Kakaobutter hergestellt wird und dieser andere, nicht zertifizierte Zutaten enthält (z. B. Zucker), geben Sie bei den Zutaten, die Sie hinzufügen möchten, die verwendete Menge an zertifiziertem Kakaopulver und zertifizierter Kakaomasse an. Die Ausgangsmenge entspricht dann dem Gesamtgehalt an Schokolade (zertifizierte plus nicht zertifizierte Zutaten) des Endprodukts. Im Beispiel unten wurden 200 kg zertifizierte Kakaomasse und 100 kg zertifizierte Kakaobutter verwendet, um das Produkt „Schokoriegel“ mit 2000 kg zu erstellen:

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Um diese Aktion in MultiTrace durchzuführen, sehen Sie sich dieses Video an.

Hinweis: Die erstellte Menge kann für eine zeitliche Aggregation der von einem Produkt hergestellten Menge stehen. Im Beispiel oben könnte die Herstellung für den Produktionswert eines Monats anstelle einer einzelnen Einheit stehen.

15.c Bestandsübersicht für Produkte mit mehreren Zutaten

Wenn Handelsgeschäfte für Produkte mit mehreren Zutaten bestätigt oder mithilfe von „Report manufacturing“ (Herstellung melden) erstellt wurden, füllen Sie bitte die Positionsübersicht aus (siehe Abschnitt 4.A). Wenn Sie auf „Multi Ingredient“ (Mehrere Zutaten) klicken, werden die Positionen angezeigt.

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15.d Produkt mit mehreren Zutaten verkaufen

Beim Verkauf eines Produkts mit mehreren Zutaten gehen Sie genauso vor, wie bei einem Produkte mit einer Zutat (siehe Abschnitt 6.A). Um das Produkte mit mehreren Zutaten auszuwählen, klicken Sie im Transaktionsmenü im Abschnitt „Trade“ (Handel) auf „Multi Ingredient“ (Mehreren Zutaten):

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Um diese Aktion in MultiTrace durchzuführen, sehen Sie sich dieses Video an.

15.d.1 Fußabdruck verbergen

Da die Angaben zu Produkten mit mehreren Zutaten sensibel sein können, gibt es für Unternehmen die Möglichkeit, den Fußabdruck von solchen Produkten beim Handel zu verbergen. Aktivieren Sie dazu das Kästchen „Mask Footprint“ (Fußabdruck verbergen) im Abschnitt für Positionen.

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In diesem Fall werden der/die InhaberIn des Betriebszertifikats, der Rohstoff, das Unterprodukt und das Herkunftsland für den/die KäuferIn verborgen. Die Gesamtmengen und die zugehörigen NB- und NI-Werte sind dagegen sichtbar.

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15.e Produkt mit mehreren Zutaten einlösen und entfernen

Die Option zum Einlösen oder Entfernen von Produkten mit mehreren Zutaten ist im System nicht verfügbar und wird aktuell im Standard nicht verlangt.

16. Excel-Upload

Um diese Aktion in MultiTrace durchzuführen, sehen Sie sich dieses Video an.

Damit Transaktionen chargenweise gemeldet werden können (anstelle von Einzelmeldungen), gibt es in MultiTrace die Funktion „Transaction Upload“ (Transaktionsupload) bzw. Excel-Upload, mit der Sie folgende Aktionen durchführen können:

  • Handel (Verkauf, Kauf, Einlösen, Entfernen) für einzelne Zutat (Video)
  • Handel für mehrere Zutaten (Video)
  • Mischung
  • Umwandlung
  • Herstellung melden (Video)

Sie finden die Funktion „Transaction Upload“ (Transaktionen hochladen) auf der Registerkarte für die Handelsübersicht:

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16.a Vorlagen zur Verwendung herunterladen

Sie müssen die Excel-Vorlage, die im System zum Download verfügbar ist, ausfüllen. Die einzelnen Vorlagen können nach Anklicken von „Upload Transactions“ (Transaktionen hochladen) direkt aus dem System heruntergeladen werden. Klicken Sie im betreffenden Menü auf „Download Templates“ (Vorlagen herunterladen) und wählen Sie die gewünschte Vorlage aus:

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Hinweis: Jede heruntergeladene Vorlage umfasst eine Registerkarte mit einer Anleitung, in der erläutert wird, welche Angaben erforderlich sind und welche nicht.

16.b Datenmapping

Bevor Sie mit dem Excel-Upload fortfahren, muss das Datenmapping eingerichtet werden, damit die Sprache der externen Systeme und die Sprache von MultiTrace „gemappt“ werden.

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Durch Klicken auf die Schaltfläche „Add Mapping“ (Mapping hinzufügen) können Sie neue Terminologie hinzufügen oder einen neuen Eintrag in Ihr Mapping aufnehmen.

Um diese Aktion in MultiTrace durchzuführen, sehen Sie sich dieses Video an.

Hinweis: Das Mapping ist sehr wichtig, da nur die zugeordneten Felder bei der Durchführung eines Excel-Uploads verwendet werden.

16.c Vorlage hochladen

Nach Abschluss der Schritte A und B müssen Sie im nächsten Schritt die ausgefüllte Vorlage hochladen.

Klicken Sie, wie im Screenshot unten dargestellt, auf die Schaltfläche „Upload Excel“ (Excel-Datei hochladen):Graphical user interface, application  Description automatically generated

MultiTrace fordert Sie auf, die Datei hinzuzufügen, die hochgeladen werden soll:

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Wählen Sie mithilfe von „Choose file“ (Datei auswählen) die Art der Vorlage aus, die hochgeladen werden soll, wählen Sie dann die betreffende Datei und klicken Sie auf „Upload“ (Hochladen):

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Nach erfolgreicher Verarbeitung der Datei führt MultiTrace Sie zu Schritt 2. Sie erhalten eine Mitteilung, wie viele Zeilen bereits für den Upload verarbeitet wurden (dies hängt davon ab, wie viele Datenzeilen die Datei enthält).

Falls irgendwelche Fehler erkannt werden, gibt das System an welche Korrekturen erforderlich sind. Der Upload wird nicht durchgeführt, bis sämtliche Fehler behoben sind.

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Wenn die Daten erfolgreich geprüft wurden, gibt das System den anfänglich ausgewählten chargenweisen Upload frei. Wenn dieser initiiert wurde, kann er nicht mehr abgebrochen werden. Erstellte Transaktionen müssen erforderlichenfalls manuell korrigiert werden.

17. Besonderheiten für Kaffee

17.a Lieferung & Wareneingang

Lieferung: Sie können Mengen bei einem anderen Mitglied (z. B. einem Lager) lagern, ohne das Eigentum zu übertragen. Verwenden Sie die Funktion „Deliver“ (Lieferung), um Mengen zu melden, die an ein anderes Mitglied übertragen wurden.

Die Lieferung muss vom Empfangsmitglied bestätigt werden.

Wareneingang: Wie bei der Lieferung wird mit dem „Receipt“ (Wareneingang) ein Standortwechsel des Produkts angegeben. Dieser wird aber vom/von der EmpfängerIn eingegeben, bei dem/der das Produkt gelagert wird.

18. Besonderheiten für Kakao

18.a Herkunftsbestimmung und Mischen

Die Herkunftsbestimmung wurde eingeführt, um die Frage zu beantworten, wie zertifizierter Kakao aus einem bestimmten Land ErzeugerInnen zugutekommen und Unternehmen zum Kauf von zertifiziertem Kakao aus den Ländern verpflichten kann, die mit dem Ursprung des in zertifizierten Konsumgütern verwendeten Kakaos übereinstimmen.

Im Rückverfolgbarkeitssystem können getrocknete Kakaobohnen und Kakaonibs aus verschiedenen Herkunftsländern nicht gemischt werden.

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Um diese Aktion in MultiTrace durchzuführen, sehen Sie sich dieses Video an.

19. Besonderheiten für Tee

19.a Verkaufskennungen

Bei der Meldung einer Verarbeitung von Grünes Blatt zu Teezubereitung oder bei Verwendung der Chargenfunktion muss eine Verkaufskennung ausgewählt werden. Verkaufskennungen werden immer auf der Registerkarte Dashboard durch Klick auf „Selling Marks“ (Verkaufskennungen) hinzugefügt:

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Wenn die betreffende Verkaufskennung nicht aufgeführt ist, muss vor der Meldung eine neue erstellt werden. Klicken Sie, wie unten dargestellt, dazu zuerst auf die Schaltfläche „Add“ (Hinzufügen):

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Geben Sie dann die Bezeichnung Ihrer Verkaufskennung sowie ein Start- und ein Enddatum ein. Wenn kein Enddatum eingegeben wird, kann die Kennung jederzeit verwendet werden.

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Wenn Positionen verarbeitet sind (Blending, entkoffeiniert oder zu Instant-Tee verarbeitet), verlieren sie ihre Verkaufskennung.

Um diese Aktion in MultiTrace durchzuführen, sehen Sie sich dieses Video an.

Hinweis: Wenn ein(e) KundIn auf eine fehlerhafte Bezeichnung einer Verkaufskennung im System hinweist und Sie diese aktualisieren möchten, wählen Sie die entsprechende Kennung aus und ändern Sie den Namen. Die Änderung wirkt sich auf alle Transaktionen mit der Verkaufskennung aus.

19.b Mischen

19.b.1 Blending

Blending ist eine Möglichkeit, Tee zu mischen. Durch Blending wird die Verkaufskennung von einer Position entfernt.

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Um diese Aktion in MultiTrace durchzuführen, sehen Sie sich dieses Video an.

Sehen Sie sich dieses Video an, um diese Aktion über Excel-Upload durchzuführen.

19.b.2 Als Massengut (Bulking)

Wenn Sie auf die Massengut-Option klicken, wird die Verkaufskennung angezeigt und Sie können eine neue zuweisen. Sie müssen dabei Ihre Positionen und die Menge für das Bulking auswählen. Geben Sie dann Ihre Mischaktivität ein und das Bulking für die Bestandspositionen wird durchgeführt.

Denken Sie daran, dass Sie vor dem Bulking eine eigene Verkaufskennung erstellen müssen.

Bulk

Um diese Aktion in MultiTrace durchzuführen, sehen Sie sich dieses Video an.

19.c Tee NB/NI

Für alle Teemengen, die ab dem 1. Juli 2023 eingelöst werden (siehe Abschnitt 11), sind Nachhaltigkeitsbonus (NB) und Nachhaltigkeitsinvestition (NI) fällig. Am Ende eines Quartals eines Kalenderjahres wird ein Bericht erstellt, den Sie ausfüllen müssen. Der bzw. die AdministratorIn(nen) des Kontos werden per E-Mail benachrichtigt, sobald der Bericht verfügbar ist.

Zum Aufrufen des Berichts klicken Sie auf die Registerkarte „NB/NI-Berichte“. Hier erhalten Sie eine Übersicht über die verfügbaren Berichte, die Sie ausfüllen müssen. Berichte mit dem Status „Offen“ müssen ausgefüllt werden. Zum Bearbeiten des Berichts klicken Sie auf die Kennnummer des Berichts.

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Eine Anleitung zum Ausfüllen des Berichts finden Sie unter Abschnitt 19.C.2.

19.c.1 Standardraten für NB/NI eingeben

Das System stellt die Raten automatisch ein: für NB auf 10 $ pro metrische Tonne und für NI auf 40 $ pro metrische Tonne. Um eine andere Standardrate festzulegen, die in den NB/NI-Berichtsbildschirmen verwendet werden, können Sie eine Rate konfigurieren. Zur Anpassung der Standardrate klicken Sie auf „NB/NI-Standardrate konfigurieren“.

Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Raten bearbeiten können. Nach vollständiger Bearbeitung der Raten klicken Sie auf „Speichern“.

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19.c.2 Tee NB/NI-Berichterstattung

Nachdem Sie in der Übersicht „NB/NI-Berichte“ auf die Kennnummer geklickt haben, erscheint ein Bericht, den Sie ausfüllen müssen. Die NB- und NI-Raten sind auf Grundlage der von Ihnen konfigurierten Standardraten vorausgefüllt. Die NB- und NI-Raten können für jede Zeile des Berichts angepasst werden.

A screenshot of a computer  Description automatically generated with medium confidence

Um die aktualisierten Angaben zu speichern und zu einem späteren Zeitpunkt zum Formular zurückzukehren, klicken Sie auf „Speichern“. Um alle Angaben auf die Standardraten zurückzusetzen und neu zu beginnen, klicken Sie auf „Zurücksetzen“.

Wenn der Bericht vollständig und korrekt ausgefüllt ist, klicken Sie auf „Abschließen“. Sie werden aufgefordert, einem Haftungsausschluss zuzustimmen. Sobald Sie auf „Ich stimme zu“ klicken, stellt die Rainforest Alliance die Rechnung für die auf dem ausgefüllten Formular angegebenen Summen aus. Die Rechnung erhalten Sie per E-Mail.

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20. Besonderheiten für Kräuter & Gewürze

20.a Kräutertee-Blends

Kräutertee-Blends können im System gemäß der Anleitung in Abschnitt 15.A.3 erstellt werden. Verschiedene Kräuter und Gewürze können in einem Massenabsatz gemischt und mithilfe der Funktion „Mask Footprint“ (Fußabdruck verbergen) weiterverkauft werden.

21. Besonderheiten für Blumen

21.a Maßeinheit

Die Meldung für alle Blumen erfolgt in der Maßeinheit „number of stems“ (Anzahl Stängel) und nicht in Kilogramm.

21.b Sträuße

Wenn im System Sträuße gemeldet werden sollen, können Unternehmen die Funktion für mehrere Zutaten verwenden (siehe Abschnitt 15).

22. Besonderheiten für Bananen & frisches Obst

22.a Maßeinheiten

Bei Meldungen für Ananas, Orangen und Bananen können in der Transaktion verschiedene Maßeinheiten (bis hin zu Boxen) ausgewählt werden. Die Maßeinheit kann im Positionsabschnitt der Transaktion geändert werden:

Graphical user interface, text, application, email  Description automatically generated

Um diese Aktion in MultiTrace durchzuführen, sehen Sie sich dieses Video an.

23. Besonderheiten für verarbeitetes Obst

23.a Brix

Bei sämtlichen Transaktionen für verarbeitete Fruchtsäfte und Pürees muss das Feld „Brix“ ausgefüllt werden. Der Brix-Gehalt kann im Positionsabschnitt der Transaktion eingegeben werden.

Um diese Aktion in MultiTrace durchzuführen, sehen Sie sich dieses Video an.

24. Lizenzgebühren (Royalty)

Lizenzgebühren werden, wie im Dokument Rainforest Alliance - Allgemeine Geschäftsbedingungen für Lizenzverträge angegeben, auf der Grundlage der erfolgten Rückverfolgbarkeitsaktivitäten für jede Nutzpflanze berechnet. Lizenzgebühren werden in der Lieferkette nur einmal in Rechnung gestellt.

Die Registerkarte „Finance“ (Finanzen) im Home-Menü zeigt die Lizenzgebühren pro Rohstoff und eine Übersicht der Rechnungen an. Diese Übersicht enthält keine Zahlungshistorie.

25. Änderungshistorie

Versionsnr.  

Datum des Inkrafttretens 

Wesentliche Änderungen  

Vorige  Versionsnr.  

1.0 

Oktober 2022 

Neue Version 

n. z.

1.1

April 2023

Informationen über die Umwandlung von Tee vor der Aktion Einlösen wurden entfernt.

1.0

1.2

Mai 2023

Aktualisierte Informationen zur Aggregation (Abschnitt 14) und neues obligatorisches Referenzfeld in den Bildschirmen Verkauf, Umrechnung und Einlösung.

1.1

1.3

Juli 2023

Neuer Abschnitt für Tee NB/NI (Abschnitt 19.C)

1.2


Haftungsausschluss für Übersetzungen

Für sämtliche Fragen bezüglich der genauen Bedeutung der in der Übersetzung enthaltenen Angaben ist die offizielle englische Version zurate zu ziehen.




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