MultiTrace: Manual de guía para usuarios de Trazabilidad
  • 03 Aug 2023
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MultiTrace: Manual de guía para usuarios de Trazabilidad

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Este documento le ayudará a comprender cómo utilizar las distintas funciones de la plataforma de Trazabilidad MultiTrace.
Versión 1.3, 24 julio 2023

1. Introducción

1.a ¿Qué es MultiTrace?

MultiTrace es un sistema de trazabilidad diseñado para facilitar la creciente demanda de nuestros miembros para obtener datos fiables de las fincas certificadas. Permite una forma de trabajo nueva y mejorada entre Rainforest Alliance y los entes de certificación, los productores y las empresas, lo que garantizará una mejor calidad de los datos, accesibilidad y transparencia de los mismos.

MultiTrace marca la pauta para innovaciones futuras. Dentro de nuestra nueva visión de la certificación, el flujo de datos comienza con el productor y, con el tiempo, esto deberá también incluir a los pequeños productores. La capacidad futura para acceder a los datos de los productores y aprovechar otras fuentes de datos generará una visión más holística de la cadena de suministro. Esto nos dará una mejor comprensión para actuar, de manera que podamos contribuir conjuntamente para un mundo en el que las personas y la naturaleza prosperen en armonía.

1.b ¿Por qué es importante la trazabilidad?

El propósito de MultiTrace es salvaguardar la trazabilidad de los productos certificados a lo largo de la cadena de suministro y para hacer posible la certificación y la concesión de licencias. Un requisito del estándar de certificación de Rainforest Alliance es reportar las compras, ventas y las actividades de procesamiento de productos certificados.

Con regularidad, las partes interesadas, incluyendo a las marcas, consumidores, otras ONG y grupos de defensa del consumidor nos desafían a demostrar cómo garantizamos las declaraciones de contenido Certificado por Rainforest Alliance. La trazabilidad nos ayuda a confirmar que la declaración de cualquier producto que presente el sello de Rainforest Alliance proviene de orígenes con la Certificación Rainforest Alliance. Esto significa que tanto los consumidores, como las empresas pueden rastrear el origen de un producto hasta el titular del certificado de finca de Rainforest Alliance. Este proceso nos ayuda a salvaguardar la integridad del sello de Rainforest Alliance.

Al recolectar estos datos a nivel central en Rainforest Alliance, podemos tener una visión de la cadena de suministro, desde el origen hasta su distribución final, y, por consiguiente, podemos garantizar la integridad del sello de Rainforest Alliance.

Las empresas también pueden beneficiarse de la trazabilidad, ya que pueden hacer que sus cadenas de suministro sean más transparentes, identificar posibles deficiencias, además de ayudarles a trabajar en más mejoras. Y los productores no solo pueden seguir el desarrollo de las fincas, sino también acceder a nuevos mercados.

1.c Frecuencia de entrega de Reportes

Las transacciones deben reportarse en la plataforma de trazabilidad dentro de un plazo de dos semanas a partir del final del trimestre anual (enero-marzo, abril-junio, julio-septiembre, octubre-diciembre) en el que se haya realizado la transacción. Para mantener una mejor y más detallada descripción de sus volúmenes disponibles y las transacciones abiertas, le recomendamos actualizar y anunciar sus transacciones tan pronto como sea posible.

Es muy importante hacer las transacciones de manera que su comprador disponga de los volúmenes disponibles comprados para sus propias actividades de procesamiento/comercio en MultiTrace.

El uso del sistema de trazabilidad será examinado durante su auditoría, y de utilizarse de manera correcta, evitará la presencia de no conformidades.

2. Ingreso al sistema de Trazabilidad

Puede encontrar MultiTrace dentro de la Plataforma de Certificación de Rainforest Alliance (RACP).

2.a Inicio de Sesión

El enlace al portal es https://portal.ra.org/RA_Certification_Theme/Login y al entrar se encontrará la siguiente página de inicio de sesión.

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Introduzca su nombre de usuario. Si ha olvidado su contraseña, haga clic en «forgot password» (¿olvidó su contraseña?) en la página de inicio de sesión para solicitar restablecer la contraseña. En caso de que tenga un problema para recibir la nueva contraseña o entrar en el sistema, puede enviar un correo electrónico a customersuccess@ra.org.

Nota: Si está intentando acceder a su cuenta pre-fusión de Rainforest Alliance o UTZ, el enlace al portal es https://portal.ra.org/portal/. 
Los nombres de usuario y las contraseñas pueden variar entre los diferentes portales.

2.b Acceso a Trazabilidad

Una vez que haya iniciado sesión con éxito en su cuenta y de que tenga una licencia activa de dicha cuenta, encontrará la opción «Traceability» (Trazabilidad) en la barra superior. Puede seleccionar esta opción y se abrirá el módulo de MultiTrace en una nueva pestaña.

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2.c Roles de Usuario

Los roles de usuario le permiten gestionar los permisos que tienen los diferentes usuarios dentro de MultiTrace.

2.c.1 Agregar Usuarios

Únicamente los usuarios administradores pueden añadir un nuevo usuario haciendo clic en «Users» (Usuarios) en la pestaña Organization (Organización) en su perfil y seleccionando «Add new user» (Agregar nuevo usuario). Puede añadir a la persona introduciendo sus datos y creando un nombre de usuario. Después de iniciar sesión, el nuevo usuario podrá cambiar la contraseña.

Nota: Por favor, utilice el correo electrónico del nuevo usuario como su nombre de usuario, ya que esta cuenta es única y fácil de recordar.

2.c.2 Eliminar Usuarios

Únicamente los administradores usuarios pueden eliminar un usuario haciendo clic en «User» (Usuario) en la pestaña Organization (Organización)en su perfil. Para eliminar un usuario de la RACP, haga clic en el nombre y en el formulario en la barra lateral, utilice el botón «Delete» (Eliminar) y confirme su decisión.

2.c.3 Actualización de Usuarios

Únicamente los administradores usuarios pueden actualizar el rol o función de un usuario haciendo clic en «Usuario» en la pestaña “Organization” (Organización) en su perfil. Es posible actualizar a la persona haciendo clic en el usuario de su preferencia. Aparecerá una barra lateral en el lado derecho en donde puede seleccionar los diferentes ajustes de usuario, como Administrador y Financiamiento.

3. Definiciones

3.a Niveles de Trazabilidad

Para más información, vea este video.
Identidad preservada (IP)Esta es la opción de trazabilidad para rastrear un ingrediente o producto con la certificación Rainforest Alliance hasta un titular de certificado de finca. Éste es el tipo de trazabilidad más estricto. No se mezclan ingredientes o productos certificados con productos o ingredientes sin certificación, o con productos o ingredientes certificados de diferentes orígenes. Si un producto certificado proviene de fuentes/fincas certificadas diferentes, pero la identidad se preserva a través de la cadena de suministro, se puede aplicar el subtipo Identidad Preservada Mixta (IP Mixta).
Segregación (SG)Esta es la opción de trazabilidad en la que el producto certificado se mantiene separado del producto no certificado, tanto físicamente como en la documentación. Esta segregación ocurre durante todas las etapas de recepción, procesamiento, empaque, almacenamiento y transporte de la cadena de suministro. No se mezclan productos no certificados con productos certificados. Esto significa que todo el contenido del producto está certificado, aunque puede provenir de diferentes orígenes/fincas certificadas, incluidos diferentes países de origen.
Balance de Masas (MB)Esta opción es una trazabilidad administrativa que permite al titular de certificado reclamar un producto que no esté certificado Rainforest Alliance cuando la cantidad equivalente haya sido adquirida como Rainforest Alliance Certified.

3.b Tipos de Volúmenes

Volumen CertificadoEl volumen asignado a un titular de certificado de finca basándose en la estimación de cosecha durante el proceso de certificación.
Producto CertificadoEl volumen designado cuando el Volumen certificado es convertido en otro subproducto en el sistema por parte del titular de certificado (p.ej. una finca de té que convierte sus volúmenes de hojas verdes para elaborar té).
ExistenciasVolumen que se ha comprado a otro titular de certificado en el sistema.

3.c Otros Términos

PosiciónVolumen de un subproducto de Rainforest Alliance, así como su variedad, clasificación y nivel de trazabilidad. Se crea una posición cuando un volumen estimado de un producto es certificado, se adjunta a una licencia y después a cada actividad que incluya la transacción, mezcla, conversión o degradado.
ReferenciaNúmero identificable utilizado en una transacción entre un proveedor y un cliente. Algunos ejemplos que se incluyen son: los números de órdenes de compra, números del contenedor, números de contrato, etc.
ProductoEl cultivo que está certificado.
SubproductoProducto resultante al ser convertido en el sistema (p.ej. en caso del tueste de café oro, el subproducto resultante es café tostado)
VariedadTipo diferente de un producto (por ej. café Arábiga)
ClasificaciónDesignación específica de calidad de un producto (p.ej. Café Arábica)
UdMAbreviatura de unidad de medida.

Resúmenes

Para más información, vea este video.

4.a Resumen de Posición

Este es el resumen principal del sistema. Muestra las existencias disponibles en el sistema para transacciones, conversión, o mezcla. Cada línea en el resumen representa una posición de existencias. Puede utilizar los filtros para buscar las diferentes posiciones de existencias que todavía están disponibles para su uso.

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4.b Resumen de Operaciones

Este resumen muestra todas las operaciones, reembolsos, canjes, eliminaciones y retornos realizados en el sistema. Puede utilizar los filtros para buscar las diversas actividades que se han realizado. También puede descargar el archivo de Excel que le proporcionará más detalles de cada línea de datos.

4.c Resumen de la Gestión de Almacenamiento

Este resumen muestra todas las conversiones, mezclas, eliminaciones y la elaboración con múltiples ingredientes realizados en el sistema. Puede utilizar los filtros para buscar las diferentes posiciones de existencias que todavía están disponibles para su uso.

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5. Panel de Control - Mantener Socios Comerciales

Es posible declarar otras cuentas (proveedores y/o clientes) como de Trusted (de confianza) y/o Mandated (asignadas). Cuando se indica que una cuenta es de Confianza, todas las transacciones reportadas por dichos «socios de confianza» se confirmarán de forma automática (véase la sección 7.A).

Para realizar esta acción en Multitrace, vea este video.

Cuando se indica que una cuenta es Asignada y el vendedor tiene los volúmenes en su ubicación, el comprador podrá Comprar de entre las posiciones de existencias del propietario (vendedor). Esta acción puede realizarse mediante el uso de la función Purchase (Comprar) (véase la sección 6.B). Por favor, para gestionar a sus socios comerciales puede entrar a la sección «Maintain Trade Partners» (Gestionar socios comerciales), que se encuentra entre las Acciones del Panel de Control. Haga clic en «Add» (Agregar) en el extremo superior derecho para agregar un socio comercial a su lista. Seleccione «Trusted» (de confianza) y/o «Mandated» (Asignado). La selección realizada otorgará derechos al socio comercial agregado para llevar a cabo operaciones comerciales y actividades sobre las existencias a nombre suyo, basándose en su selección.

Para realizar esta acción en Multitrace, vea este video.

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Informe de Transacciones

6.a Venta

Venta le permite informar de una transacción de volumen desde su posición de existencias a un comprador, que representa una o múltiples entregas físicas.

La información en la transacción (volumen, calidad, etc.) debe ser la misma que la de la información reflejada en la documentación que acompaña la(s) transacción(es) física(s). Una vez que realice una venta, se generará una ID de la transacción, que aparecerá como registro en la pestaña Trade (Transacción).

Para procesar una transacción por medio del botón de Sell (Venta) es necesario llenar todos los campos obligatorios (aquellos señalados con un asterisco) en el formulario Report New Trade (Reportar nueva transacción):

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Para realizar esta acción en Multitrace, vea este video.

Nota: El campo de Referencia del Comprador será usado para identificar posiciones del comprador en el Resumen de Transacciones. El número de referencia aparecerá en las listas desplegables que usen dichas posiciones al elegir volúmenes para alguna actividad. Es importante rellenar este campo de común acuerdo con el comprador.

6.b Compra

Cuando una empresa ha creado una relación comercial con un Socio Comercial Asignado en el sistema (véase la sección 5), pueden utilizar la función de compra. Entonces, la función opera de la misma forma que la pantalla de venta y los detalles de la transacción deberían rellenarse en la misma.

Para realizar esta acción en Multitrace, vea este video.

6.c Diferencial de Sostenibilidad (DS), Inversiones de Sostenibilidad (IS) y Primas

Se mostrarán todos los campos para DS/IS y Premium (Prima) en todas las operaciones que se hayan creado a partir de un Volumen o Producto Certificado. En caso de que haya requisitos obligatorios de DS/IS o Prima para dicho cultivo, es necesario rellenar los campos de conformidad con el estándar (véase el Anexo al Capítulo 3- Ingresos y Responsabilidad Compartida). En caso de que no haya requisitos obligatorios para el cultivo en ese momento, puede seleccionar «No requerido» (No es necesario) y elegir la causa en el menú desplegable que aparece a continuación.

Para realizar esta acción en Multitrace, vea este video.

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7. Confirmación de Transacciones

Para realizar esta acción en Multitrace, vea este video.

7.a Confirmar

Todas las operaciones de su cuenta deben ser confirmadas de forma predeterminada. Para confirmar una transacción, haga clic en el Resumen de Operaciones. Seleccione la transacción que desea confirmar haciendo clic en el botón de ID o Confirm (Confirmar).

Esta acción le dirigirá a los detalles. En este punto, solo es posible actualizar el campo de referencia en la sección del Comprador de la transacción, y no otros detalles. Una vez que haya completado su revisión y que toda la información sea correcta, haga clic en Confirm (Confirmar) en la parte inferior de la pantalla.

Para omitir la acción de confirmar, debe agregar a su proveedor como Socio Comercial de Confianza (véase la Sección 5).

7.b Anular

En caso de que la transacción haya sido realizada por error y que aún no haya sido confirmada por el comprador, es posible cancelar la transacción seleccionando Withdraw (Anular). Esta acción le dirigirá a la transacción. Una vez que haya completado su revisión, haga clic en Withdraw (Anular) en la parte inferior de la pantalla.

7.c Actualizar

Antes de la confirmación de la transacción, si usted o su comprador solicita cambiar algún detalle, puede actualizar la información seleccionando Update (Actualizar). Esta acción le dirigirá a la transacción. En este momento, podrá actualizar cualquier campo de la transacción. Una vez que haya completado su revisión, haga clic en el botón Submit (Enviar) en la parte inferior de la pantalla.

7.d Rechazar

En caso de que una transacción declarada a usted por un proveedor haya sido realizada por error, o sea incorrecta, puede rechazar dicha transacción. Esta acción le dirigirá a la transacción. En este punto, puede indicar la razón por la que rechaza la transacción. Una vez que haya completado su revisión, haga clic en el botón Reject (Rechazar) en la parte inferior de la pantalla.

7.e Archivo PDF de las Transacciones

Si necesita una copia de la transacción para compartirla con el cliente, puede descargar una copia de la transacción confirmada con solo buscarla en el Resumen de Operaciones. Una vez encontrada, haga clic en el icono del extremo derecho de la pantalla:

8. Conversiones

Con la función de conversión tiene la posibilidad de reflejar sus actividades de procesamiento y cambiar el producto en un derivado disponible. Para realizar una conversión, necesitará saber el volumen de entrada de materias primas que vaya a utilizar, así como el volumen de salida o la tasa de conversión entre el volumen de entrada y el de salida.

La conversión solamente se permite orientada hacia el procesamiento físico (posterior). El sistema le dará la posibilidad de realizar las diferentes Conversiones basándose en las actividades listadas en su licencia (p.ej. las actividades de procesamiento incluyendo la elaboración confieren derechos a la mayoría de las conversiones).

Para realizar esta acción en Multitrace, vea este video.

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9. Mezclas

La actividad de «Mezcla» se utiliza para mezclar volúmenes desde distintas posiciones hacia una nueva posición para que las transacciones puedan reportarse conforme a la realidad. Esto mejora la credibilidad de la trazabilidad.

Para realizar esta acción en Multitrace, vea este video.

Ejemplo:

Mezcla desde el Origen (Creación de una IP mixta).

Seleccione una o más posiciones de IP con diferentes valores para Titular de Certificado u Origen.

P. ej.:

  • Posición de entrada 1 = Origen del Titular de certificado A,
  • Posición de entrada 2 = Origen del Titular de certificado B
  • Posición de Salida = Mezcla con el Origen del Titular de Certificado A y Origen del Titular de Certificado B

La mezcla no puede deshacerse (en su estado físico), sin embargo, el titular de certificado que ha realizado la actividad de mezcla puede revertirla. Esto solo es posible cuando la mezcla no ha sido vendida en lo sucesivo.

Cuando se mezclan posiciones de existencias o niveles de trazabilidad, el nivel más bajo de trazabilidad será el predeterminado. Por ejemplo, si los componentes de la mezcla son tanto IP como de Segregación, entonces la nueva posición resultante será Segregación. Si los componentes de la mezcla son tanto Segregación como Balance de Masas, entonces la nueva posición resultante será Balance de Masas.

Para una guía específica sobre mezclas de cacao, consulte por favor la Sección 18.

Para una guía específica sobre mezclas de té, consulte por favor la Sección 19.

Para una guía específica sobre mezclas de hierbas y especias, consulte por favor la Sección 20.

10. Degradación

La opción de Degradación le permite mover el nivel de Trazabilidad de cualquier existencia de manera descendente. Los Titulares de Certificado pueden degradar el Nivel de Trazabilidad de las posiciones disponibles en su Resumen.

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Para realizar esta acción en Multitrace, vea este video.

Ejemplo: Solamente puede degradar IP a Segregado y a Balance de Masas (igualmente Segregado puede descender únicamente a Balance de Masas).

11. Canjear

La actividad «Redeem» (Canjear) marca el final de la trazabilidad en línea para los productos Certificados Rainforest Alliance. Las empresas deben reportar la actividad Canjear de sus existencias en todos los volúmenes con la Certificación Rainforest Alliance, cuando el producto certificado sea envasado y etiquetado como certificado.

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Para realizar esta acción en Multitrace, vea este video.

Si el propietario de la marca es un minorista o una marca de publicidad exterior Out of Home y han optado por el reporte de trazabilidad, entonces se emite una transacción de venta del producto certificado.

Nota: Canjear (o redimir) no es actualmente una opción disponible u obligatoria para productos con múltiples ingredientes (véase la Sección 15.E).

12. Eliminar

Los volúmenes deberán eliminarse del sistema de trazabilidad cuando:

  • se hayan estropeado (a causa de moho, plagas, fuego, etc.), por lo que no pueden utilizarse
  • se hayan vendido a través de otro sistema de certificación que no sea Rainforest Alliance o hayan sido vendidos como convencional.

Para el balance de masas, el volumen certificado puede venderse físicamente a partir de ese momento como convencional, y se pueden mantener los créditos del balance de masas correspondientes.

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Para realizar esta acción en Multitrace, vea este video.

Nota: Eliminar no es una opción disponible u obligatoria para productos con múltiples ingredientes (véase la Sección 15.E)

13. Marcha atrás

Cualquier actividad que se haya completado en el sistema (vender, comprar, canjear, eliminar, mezcla, conversión, elaboración) puede deshacerse en el sistema si no ha sido procesada o vendida en adelante en el sistema. Para deshacer estas actividades, es necesario usar la opción Marcha atrás en la actividad que desee eliminar. Es necesario que el proveedor confirme la marcha atrás de las operaciones que sea necesario revertir.

Puede encontrar el botón para dar Reverse (Marcha atrás) a operaciones, canjear o eliminar si va a la pestaña de resumen de Trade (Operaciones) y ubica la ID de transacción que desea revertir.

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Nota: Para dar marcha atrás a una Eliminación del sistema, es necesario que agregue un archivo adjunto con la documentación de apoyo en la pantalla para eliminar.

14. Agregar Volumen

En el sistema de trazabilidad, todos los volúmenes, por defecto, serán separados de forma predeterminada al hacer transacciones, conversiones o mezclas dentro del sistema.

Nota: Hay una excepción para algunos productos de cacao. Véase por favor la Sección 18.

14.a Ajustes del Producto - Agregar posiciones

Es posible configurar algunos ajustes de cada producto en la pestaña de Dashboard (Panel de Control) si selecciona Commodity Settings (Ajustes del Producto):

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La opción «Agregar Posiciones», en Commodity Settings (Ajustes del Producto), permitirá a los usuarios fusionar todas las operaciones de Identidad Preservada o con características similares en una posición de existencias cuando se confirme una operación (p.ej. producto, derivado, variedad, etc.). Esta función puede ser utilizada para ayudar a hacer que la administración de un sistema de trazabilidad de Identidad Preservada sea más fácil. Esta opción también elimina las referencias de posiciones de Identidad Preservada del Resumen de Comercio y Almacenamiento.

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Para realizar esta acción en Multitrace, vea este video.

15. Trazabilidad de Ingredientes Múltiples

Los productos con múltiples ingredientes son aquellos que contienen uno o más ingredientes certificados. Estos pueden incluir productos semiacabados o productos finales como cobertura de chocolate, té listo para beber, mezclas de té herbal, o pasta de avellanas y chocolate, por nombrar algunos ejemplos.

15.a Conservar Ingredientes Múltiples

Para configurar un producto para su uso en reportes de ingredientes múltiples, es necesario desplazarse a la sección Reportar Ingredientes Múltiples y hacer clic en Maintain Multi-Ingredient (Conservar Ingredientes Múltiples),

Rellene los campos obligatorios. Una vez que esté listo para comenzar el reporte de ingredientes múltiples y vea que todos los detalles sean correctos, verifique el recuadro Active (Está Activo) y haga clic en Submit (Enviar).

Existen diferentes maneras de crear productos, dependiendo de cómo usted y sus clientes acuerden reportar las necesidades correspondientes.

Para realizar esta acción en Multitrace, vea este video.

15.a.1 Unidad de Mantenimiento de Existencias (SKU) Nivel de Producto

Este es el nivel más detallado de trazabilidad de ingredientes múltiples. En este ejemplo se muestra cómo puede crear un producto:

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15.a.2 Nivel de Tipo de Producto

Los ejemplos de una categoría de producto podrían ser una línea de productos de té listo para beber, una línea de productos de confitería, entre otros. En este ejemplo se muestra cómo puede crear un producto:

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15.a.3 Nivel de Venta a Granel

Los ejemplos de una venta a granel podrían ser todos los diferentes productos que haya vendido a un cliente durante un periodo determinado (mes, trimestre, etc.), como una mezcla de té herbal o ramos de flores. En este ejemplo se muestra cómo puede crear un producto a nivel de venta a granel:

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Una vez añadido, podrá ver la página de Resumen de Productos para Ingredientes Múltiples. Cree el producto terminado por medio de la acción Reportar Elaboración.

15.b Informar sobre Elaboración

Una vez que se hayan configurado los productos con múltiples ingredientes, seleccione «Report Manufacturing» (Reportar elaboración).

Describa la elaboración rellenando todos los campos obligatorios. Los productos configurados en Maintain Multi-Ingredient (Conservar ingredientes Múltiples) aparecerán ahora en el menú desplegable de Productos.

Es necesario que agregue al menos una posición en la sección From Positions (Desde Posiciones) haciendo clic en el menú desplegable Posición y seleccionado una posición. En caso de que su producto contenga múltiples ingredientes, es posible seleccionar otra posición y elegir ingredientes adicionales. Reportar la elaboración se refiere a la cantidad de volumen certificado de un producto determinado y su(s) derivado(s) correspondientes que resultarán en un volumen de salida que contabiliza todos los ingredientes utilizados.

Por ejemplo, si se elabora una barra de chocolate con licor y manteca de cacao, y esta contiene además otros ingredientes sin certificación (como azúcar), es necesario que indique la cantidad utilizada de manteca y licor de cacao certificado en los ingredientes que desea añadir, y el volumen de salida reflejaría la cantidad total de chocolate (ingredientes certificados más ingredientes sin certificación) del producto final. En el siguiente ejemplo hemos utilizado 200 kg de licor de cacao certificado y 100 kg de manteca de cacao para crear el producto «Barra de Chocolate» de 2000 kg:

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Para realizar esta acción en Multitrace, vea este video.

Nota: El volumen creado puede representar un agregado sobre la cantidad de un producto que se está elaborando a lo largo del tiempo. En el ejemplo anterior, la elaboración podría representar un mes de producción y no la unidad individual.

15.c Resumen de Existencias de Ingredientes Múltiples

Después de que las operaciones comerciales de productos con ingredientes múltiples se hayan confirmado o creado por medio de un reporte de elaboración, vaya a la pantalla de Overview (Resumen) de Posición (véase la Sección 4.A). Para ver las posiciones, haga clic en la opción «Multi Ingredient» (Ingredientes Múltiples):

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15.d Venta de un Producto con Ingredientes Múltiples

La venta de ingredientes múltiples tiene el mismo proceso que el de los productos con un solo ingrediente (véase la Sección 6.A). Para seleccionar un producto con ingredientes múltiples elija la opción Multi Ingredient (Ingredientes Múltiples) en la pantalla de transacción de la sección de Trade (Operaciones).

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Para realizar esta acción en Multitrace, vea este video.

15.d. 1 Ocultar Huella

Considerando que los productos con ingredientes múltiples pueden contener información confidencial, las empresas cuentan con la opción de borrar la huella de los productos con ingredientes múltiples al realizar una operación. Para realizar esta acción, consulte la casilla Mask Footprint (Ocultar Huella) en la sección de posiciones:

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Al marcar esta casilla se ocultará la información al comprador sobre el titular de certificado de finca, materia prima, derivado y país de origen, sin embargo, el total de volúmenes y las cifras del DS y la IS sí serán visibles.

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15.e Canjear y eliminar un Producto con Ingredientes Múltiples

La opción para canjear o eliminar un producto con ingredientes múltiples no está disponible en el sistema, y por el momento no es necesaria dentro del estándar.

16. Carga de Archivo Excel

Para realizar esta acción en Multitrace, vea este video.

Para ayudar a reportar las transacciones en bloque en lugar de hacerlo individualmente, MultiTrace cuenta con las funciones «Transaction Upload» (Cargar Transacción) o «Excel Upload» (Cargar archivo de Excel), que le permitirán procesar las siguientes acciones:

  • Operaciones de comercio (Venta, Compra, Canje, Eliminar) para Ingrediente Único (vídeo)
  • Transacción para Ingredientes Múltiples (vídeo)
  • Combinación
  • Conversión
  • Informar sobre la fabricación (vídeo)

Puede encontrar la función Transaction Upload (Subir Transacciones) bajo la pestaña Overview (Resumen) de Operaciones.

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16.a Descargar Plantillas para Uso

Es necesario rellenar la plantilla de Excel que está disponible en el sistema para descarga. Puede descargar las diferentes plantillas de forma directa del sistema después de hacer clic en la casilla Upload Transactions (Subir Transacciones). Una vez que se encuentre en la pantalla, haga clic en Download Templates (Descargar Plantillas) y seleccione la plantilla que desee utilizar.

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Nota: Después de descargar las plantillas encontrará que cada una cuenta con una pestaña de guía en donde se indican los campos obligatorios y no obligatorios de la plantilla de Excel.

16.b Mapeo de Datos

Antes de proseguir con la función Excel Upload (Carga de Archivo Excel), es necesario que los usuarios configuren el Data Mapping (Mapeo de Datos) para «mapear» el idioma de los sistemas externos al idioma de la plataforma MultiTrace.

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Puede hacer clic en el botón Add Mapping (Añadir Mapa) para incluir nueva terminología o para incluir una nueva entrada que forme parte de su mapeo.

Para realizar esta acción en Multitrace, vea este video.

Nota: El mapeo es muy importante ya que solo los campos que hayan sido mapeados serán seleccionados al subir el archivo Excel.

16.c Subir Plantilla

Una vez que haya finalizado con los Pasos A y B, es necesario continuar con la carga de la plantilla completada.

Haga clic en el botón Upload Excel (Cargar Plantilla Excel), tal y como se muestra en la siguiente captura de pantalla.Graphical user interface, application  Description automatically generated

MultiTrace le solicitará que añada el archivo para su carga:

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Seleccione el tipo de Plantilla que va a cargar haciendo clic en «Choose File» (seleccionar Archivo), elija el archivo que desea subir y haga clic en «Upload» (Subir).

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Una vez que el archivo se haya procesado con éxito, MultiTrace le llevará al paso 2 y aquí le indicará las filas procesadas a cargar (esto varía de acuerdo con las líneas de datos que haya añadido en el archivo).

En caso de que se detecten errores, el sistema le especificará lo que debe corregir. La carga de archivos no proseguirá hasta que no se hayan corregido todos los errores.

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Una vez que los datos se hayan validado correctamente, el sistema habilitará la función de carga masiva previamente seleccionada. Una vez que se haya iniciado la carga masiva de archivos, no puede cancelarse, y de ser necesario, las transacciones deberán corregirse manualmente.

17. Especificaciones para Café

17.a Entrega y Recibo

Entrega: Es posible almacenar volúmenes en la ubicación de otro miembro (p. ej. un almacén), sin que se transfiera la propiedad de estos. Use la función «Deliver» (Entrega) para reportar volúmenes que haya transferido a otro miembro.

Es necesario que esta entrega sea confirmada por el miembro que la recibe.

Recepción: «Receipt» (Recepción) indica el cambio de ubicación de un producto, es similar a la de Entrega, pero es indicada por el receptor donde el producto es almacenado.

18. Especificaciones para Cacao

18.a Comprobación de Origen y Mezclas

La comprobación de origen se introdujo para responder a la demanda sobre cómo el cacao certificado de un país específico podría beneficiar a los productores de dicho país y exige a las empresas la adquisición de cacao certificado de los países que pueden comprobar el origen del cacao utilizado en los productos de consumo certificados.

Dentro del sistema de trazabilidad, no es posible mezclar los granos de cacao seco y las semillas de cacao provenientes de diferentes países u orígenes.

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Para realizar esta acción en Multitrace, vea este video.

19. Especificaciones para Té

19.a Marcas de Venta

Es necesario seleccionar una marca de venta al reportar la actividad de procesamiento de Hojas Verdes a Té Elaborado o al utilizar la función a granel. Añadir marcas de venta debe hacerse siempre ingresando a la pestaña Dashboard (Panel de Control) y después haciendo clic en Selling Marks (Marcas de Venta):

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En caso de que la marca de venta no aparezca en el listado, será necesario crear una nueva marca de venta antes de reportarla. Primero tiene que hacer clic en el botón Add (Agregar), como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

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A continuación, puede nombrar su marca de venta e indicar una fecha de inicio y una fecha final. En caso de que no desee proporcionar una fecha final, siempre tendrá la opción de utilizar esta función cuando así lo necesite.

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Una vez que se hayan procesado las posiciones (mezcla, descafeinado o convertidas en té instantáneo) perderán su marca de venta.

Para realizar esta acción en Multitrace, vea este video.

Nota: Si su cliente le indica que el nombre de la marca de venta es incorrecto en el sistema y usted desea actualizarlo, puede seleccionar la marca de venta y editar el nombre. Esta acción se reflejará en todas las transacciones que contengan el nombre de dicha marca de venta.

19.b Mezclas

19.b.1 Mezclado

Mezclado es una opción para las mezclas de té. La opción Mezclado eliminará la marca de venta de una posición.

Blend

Para realizar esta acción en Multitrace, vea este video.

Para realizar esta acción a través de la carga de Excel, vea este vídeo.

19.b.2 A granel

En caso de hacer clic en la opción bulk (a granel), aparecerá la marca de venta, en donde podrá asignar una nueva marca de venta. Es necesario que seleccione las posiciones y las cantidades que desea agrupar y enviar a su actividad de mezcla, que agrupará sus posiciones de existencias.

Tenga en consideración que debe crear su propia marca de venta antes de iniciar el proceso de agrupar.

Bulk

Para realizar esta acción en Multitrace, vea este video.

19.c DS/IS para el té

Para todos los volúmenes de té que se canjeen (consulte la Sección 11) a partir del 1 de julio de 2023, se exigirá el Diferencial de Sostenibilidad (SD) y la Inversión de Sostenibilidad (SI) Al final de un trimestre del año calendario se generará un informe que debe llenar. El (los) administrador(es) de la cuenta recibirá(n) aviso por correo electrónico cuando el informe esté disponible.

Para acceder al informe, haga clic en la pestaña 'Informes sobre DS/IS'. Aquí tendrá una vista general de los informes disponibles para llenar. Si el informe muestra la condición ‘Abierta’, necesita completarse. Para editar un informe, haga clic en el número de identificación del informe.

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Vea las instrucciones de cómo llenar un informe en la Sección 19.C.2.

19.c.1 Configuración de tasas predeterminadas de DS/IS

El sistema establece automáticamente las tarifas para el DS en $10 por tonelada métrica y para la IS en $40 por tonelada métrica. Puede configurar una tarifa para establecer una tarifa predeterminada diferente a usar en las pantallas de informes de DS/IS. Para ajustar la tarifa predeterminada haga clic en ‘Configurar tarifa predeterminada para DS/IS’

Esto abrirá una pantalla en la que puede editar las tarifas. Cuando haya terminado de editar las tarifas, haga clic en ‘Guardar’:

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19.c.2 Informe sobre DS/IS para el té

Después de hacer clic en la identificación del informe en la vista de ‘Informes sobre DS/IS’ verá el informe a completar. El sistema prellenará las tarifas de DS e IS con base en lo que haya configurado de forma predeterminada. Las tarifas de DS e IS pueden ajustarse por línea del informe.

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Para guardar la información que actualizó y volver al formulario más adelante, puede hacer clic en ‘Guardar’ Para restablecer toda la información a las tarifas predeterminadas y comenzar de nuevo, puede hacer clic en ‘Restablecer’.

Una vez que el informe esté completo y preciso, haga clic en ‘Finalizar’. Se le solicitará un descargo de responsabilidad legal. Una vez presione el botón 'Acepto', Rainforest Alliance emitirá la factura por los totales indicados en el formulario completo. La factura se enviará por correo electrónico.

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20. Especificaciones para Hierbas y Especias

20.a Mezclas de Té herbal

Es posible crear Mezclas de té herbal en el sistema si sigue la guía señalada en la Sección 15.A.3. Es posible mezclar diferentes hierbas y especias en una venta a granel y posteriormente venderse utilizando la función Mask Footprint (Ocultar Huella).

21. Especificaciones para Flores

21.a Unidad de Medida

Todas las flores se reportan en la unidad de medida «número de tallos», no en kilogramos.

21.b Ramos

Para reportar ramos en el sistema, las empresas pueden utilizar la función de ingredientes múltiples (véase la Sección 15)

22. Especificaciones para Bananos y Fruta Fresca

22.a Unidades de Medida

Tiene la opción para reportar piñas, naranjas y bananos en diferentes unidades de medida de cajas en la transacción. La unidad de medida puede cambiarse en la sección de Posición de la transacción:

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Para realizar esta acción en Multitrace, vea este video.

23. Especificaciones para Frutas procesadas

23.a Brix

Es necesario que las empresas rellenen el campo de Brix dentro de una transacción para todas las transacciones de jugos frescos procesados y purés. Puede indicar el Brix en la sección posición de la transacción.

Para realizar esta acción en Multitrace, vea este video.

24. Regalías

Las regalías para cada cultivo se calculan como se especifica en los Términos y Condiciones Generales del Acuerdo de Licencia de Rainforest Alliance (Rainforest Alliance License Agreement General Terms and Conditions), basándose en las actividades realizadas dentro de la trazabilidad. Las regalías se cobran una vez en la cadena de suministro.

La pestaña Finanzas en la pantalla de inicio muestra las Regalías por producto, así como un resumen de las facturas. Este resumen no incluye un historial de pagos.

25. Historial De Cambios

Versión No.  

Fecha de 
Vigencia  

Cambios Significativos  

Versión 
Versión No.  

1.0 

Octubre de 2022 

Versión Nueva 

N/A

1.1

Abril de 2023

Se eliminó información de la conversión de té antes de la acción de redimir o canjear.

1.0

1.2

Mayo de 2023

Información actualizada sobre Agregar (sección 14) y nuevo campo obligatorio de referencia en la pantalla de Ventas, Conversión y Redimir.

1.1

1.3

Julio de 2023

Nueva sección para el DS/la IS para el té (Sección 19.C)

1.2


Descargo de responsabilidad sobre la traducción

Para cualquier duda sobre el significado preciso de la información contenida en la traducción por favor consulte la versión oficial que es la versión en inglés.




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