MultiTrace: Manual de guía para usuarios de Trazabilidad
  • 28 Aug 2024
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MultiTrace: Manual de guía para usuarios de Trazabilidad

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Resumen del artículo

MultiTrace es la plataforma de trazabilidad de Rainforest Alliance para informar compras, ventas y actividades de procesamiento de productos certificados Rainforest Alliance, según lo exige el estándar de certificación Rainforest Alliance.

Versión 1.4 del 18 de julio de 2024

Este artículo le ayuda a navegar y a entender cómo usar la plataforma de trazabilidad MultiTrace y sus diferentes rasgos.

Acceso

Puede encontrar MultiTrace en la Plataforma de Certificación de Rainforest Alliance (RACP).

Ingrese con su nombre de usuario y clave a su cuenta en la RACP, con este enlace.

Una vez que haya ingresado a su cuenta, en la barra superior verá el botón que se llama Trazabilidad («Traceability»). Haga clic en este botón y luego en MultiTrace. Su cuenta de trazabilidad se abrirá en una nueva pestaña.

Nota 1: la pestaña de Trazabilidad está disponible únicamente después de que se ha activado su primera licencia.

Nota 2: para acceder a su cuenta antigua de Rainforest Alliance o UTZ, use este enlace. Los nombres de usuario y las contraseñas pueden variar entre los diferentes portales.

1.1. Usuarios

Para añadir, modificar o eliminar usuarios de su cuenta de trazabilidad, consulte la sección de usuarios y contactos (Users and contacts) en el manual de la RACP.

Definiciones

2.1. Niveles de Trazabilidad

Identidad preservada (IP)

El producto certificado Rainforest Alliance (RAC) se puede rastrear hasta el titular del certificado de la finca.

Una IP mixta es un tipo secundario de Identidad preservada: el producto RAC se rastrea a más de un Titular de certificado de finca RAC.

Trazabilidad

Física

Aseguramiento

Flexibilidad

Segregación (SG)

El producto RAC no se puede rastrear hasta el titular del certificado de finca específico; sin embargo, el contenido del producto es completamente RAC y se mantiene separado de otros productos no certificados a lo largo de toda la cadena de suministro.

Balance de Masa (MB)

La trazabilidad administrativa permite al titular de un certificado reclamar un producto que no está certificado Rainforest Alliance, cuando la cantidad equivalente se abasteció como certificada Rainforest Alliance.



Trazabilidad administrativa


Para más información, vea este video.

2.2 Otros términos relacionados con MultiTrace

Volumen Certificado

El volumen asignado en el proceso de certificación a un titular de certificado de finca basándose en la estimación de cosecha y cualquier cantidad trasladada al futuro indicado de un ente de certificación. 

Producto Certificado

La designación del volumen cuando el volumen certificado es convertido en otro subproducto en el sistema por parte del titular del certificado (p.ej. una finca de té que convierte sus volúmenes certificados de hojas verdes para elaborar té).

Huella digital 

Información detallada aplicable a todas las actividades, como nombre del titular del certificado de la finca, país, DS-IS, volúmenes. Para productos con múltiples ingredientes, también hay información disponible del producto y su grado de trazabilidad.

Existencias 

Volumen de un subproducto Certificado Rainforest Alliance, así como su variedad, clasificación y grado de trazabilidad.  Se crean existencias cuando un volumen estimado de un producto es certificado, se adjunta a una licencia y después a cada actividad que incluya transacción, mezcla, conversión o degradación.

Productos con un solo ingrediente

Un producto que solo incluye un cultivo o ingrediente Por ejemplo, una bolsa de café molido se clasificaría como producto de un solo ingrediente, incluso si contuviese una mezcla de granos de café Arábica y Robusta en la mezcla.

Producto con múltiples ingredientes

Un producto con múltiples ingredientes donde cuando menos uno es certificado Rainforest Alliance. Por ejemplo, una barra de chocolate para la que se obtuvo cacao certificado Rainforest Alliance y que contiene variedad de otros ingredientes. 

Otros ejemplos de productos con múltiples ingredientes son el helado de vainilla, el té o café listo para beber, las mezclas de tés de hierbas, los ramos de flores o la crema de chocolate y avellanas. 


Referencia

Número identificable utilizado en una transacción entre un proveedor y un cliente. Algunos ejemplos son: los números de órdenes de compra, números del contenedor, números de contrato, etc. 

Volúmenes disponibles

La cantidad que queda por vender o procesar en el sistema en la vista de las existencias.

Volúmenes totales

La cantidad que queda por vender o procesar además de la cantidad que permanece sin confirmar del destinatario en el sistema en la vista general de las existencias.  

Variedad

Tipo diferente de un producto (por ej. café Arábiga, té negro)

Clasificación

Designación específica de calidad de un producto (p.ej. Café Arábica Grado 1, Robusta superior)

Identificación de las existencias 

Un código único de identificación que se emplea para volúmenes en el sistema. Un código que empieza con «P» (puro) refleja el volumen de un solo ingrediente, mientra que un código que empieza con «N» (no es puro) refleja un volumen con múltiples ingredientes.

Unidad

La unidad de medida en la que se comercia un volumen (por ej. kg. para granos de cacao, cajas para algunas frutas frescas, tallos para flores, o litros para café o té listo para consumirse). La unidad de medida puede variar según el cultivo.

3. Preguntas Frecuentes

¿Por qué debo usar el sistema de trazabilidad?

El estándar de Rainforest Alliance necesita el uso del sistema de trazabilidad. Será verificado durante su auditoría, y de utilizarse de manera correcta, evitará la presencia de no conformidades. Si su organización está exenta de auditoría, la verificación la hará Rainforest Alliance.

¿Cuáles son los marcos de tiempo para informar de la trazabilidad en MultiTrace?

Las actividades de trazabilidad se deben reportar como se indica a continuación.

Año

Las actividades de trazabilidad ocurren entre:

Fecha límite para informar en MultiTrace

T1

Enero - Marzo

15 de abril

T2

Abril - Junio

Jul

T3

Julio - Septiembre

15 de octubre

T4

Octubre - Diciembre

15 enero



¿Por qué es que una transacción que he realizado muestra un monto de regalías?

Las regalías para cada cultivo se calculan como se especifica en los Términos y Condiciones Generales del Acuerdo de Licencia de Rainforest Alliance (Rainforest Alliance License Agreement General Terms and Conditions), basándose en las actividades realizadas dentro de la trazabilidad. Las regalías se cobran una vez en la cadena de suministro.

¿Por qué cambia el nivel de trazabilidad automáticamente cuando informo de una actividad?

En el momento en que realiza una actividad en una acción en particular (convertir, canjear, eliminar, vender), MultiTrace cambia automáticamente el nivel de trazabilidad al nivel más alto que tenga en su licencia. Por ejemplo, si tiene segregación únicamente en su licencia y recibe una transacción de IP, recibirá la existencia como IP. Cuando vende ese volumen en lo sucesivo, MultiTrace automáticamente se degrada a segregación.

¿Cómo puedo lograr concordancia de mi existencia con mis actividades?

Tanto las vistas de conjunto de Actividades como de Existencias tienen identificadores únicos, llamados identificadores de Existencias. La vista de conjunto de las Existencias tiene visible las identificaciones de Existencias de manera predeterminada. La vista de conjunto de Actividades tiene la opción para mostrar columnas A identificaciones de existencias y de identificaciones de existencias Estos campos mostrarán las identificaciones de existencias que mostrarán cuando una actividad haya terminado en la vista general de Existencias. Para mostrar las identificaciones de existencias en la vista de conjunto de Actividades, consulte la sección Actividad y existencias.

¿Cómo determina el sistema de trazabilidad qué volumen proviene de un productor en particular o volumen de país cuando se vende desde existencias de IP Mixtas, Segregación o Balance de Masa?

El sistema funciona según el modelo de primero en entrar, primero en salir (FIFO), lo que significa que las huellas más antiguas son las primeras en ser utilizadas o vendidas.

¿Por qué veo detalles de la huella de las actividades y puedo ocultárselos a mi cliente?

Todas las actividades tienen detalles de la huella cuando selecciona la identificación de la actividad o abre el PDF. El nivel de trazabilidad utilizado afectará los detalles de la huella que se muestran en la pantalla. Identidad preservada e IP mixta muestran más detalles, mientras que Segregado y Balance de masa muestran menos:

Enmascarar algunos de estos detalles solo es posible en informes de múltiples ingredientes. Consulte la sección Enmascarar la huella para obtener más información.

Nota: El volumen equivalente en la información de la huella de la actividad se refiere a los volúmenes equivalentes de cultivos por los cuales se ha pagado y registrado DS/IS en MultiTrace. No todos los volúmenes tienen montos de DS/IS asignados a ellos todavía. Por lo tanto, podría haber discrepancias con respecto al volumen total indicado.


¿Cómo se mezclan orígenes?

Seleccione una o más posiciones de identificación de existencias con diferentes valores para Titular de Certificado de Origen.

Por ejemplo, para mezclar volúmenes con dos orígenes diferentes y crear existencias de IP mixta, seleccione una o más posiciones de IP con diferentes valores para Titular del certificado de origen.


4. Resúmenes

Para más información, vea este video.

4.a Vista general de las existencias 

Este es el resumen principal del sistema. Muestra las existencias disponibles en el sistema para transacciones, conversión, o mezcla. Cada línea en el resumen representa una posición de existencias. Puede utilizar los filtros para buscar las diferentes posiciones de existencias que todavía están disponibles para su uso. También puede descargar el archivo de Excel que le proporcionará más detalles de cada línea de datos.

4.b Resumen de Operaciones

Este resumen muestra todas las operaciones, reembolsos, canjes, eliminaciones y retornos realizados en el sistema. Puede utilizar los filtros para buscar las diversas actividades que se han realizado. También puede descargar el archivo de Excel que le proporcionará más detalles de cada línea de datos.

4.c Resumen de la Gestión de Almacenamiento

Este resumen muestra todas las conversiones, mezclas, eliminaciones y la elaboración con múltiples ingredientes realizados en el sistema. Puede utilizar los filtros para buscar las diferentes posiciones de existencias que todavía están disponibles para su uso.

5. Panel de Control - Mantener Socios Comerciales

Es posible declarar otras cuentas (proveedores y/o clientes) como de Trusted (de confianza) y/o Mandated (asignadas). Cuando se indica que una cuenta es de Confianza, todas las transacciones reportadas por dichos «socios de confianza» se confirmarán de forma automática (véase la sección 7.A).

Para realizar esta acción en Multitrace, vea este video.

Cuando se indica que una cuenta es Asignada y el vendedor tiene los volúmenes en su ubicación, el comprador podrá Comprar de entre las posiciones de existencias del propietario (vendedor). Esta acción puede realizarse mediante el uso de la función Purchase (Comprar) (véase la sección 6.B). Por favor, para gestionar a sus socios comerciales puede entrar a la sección «Maintain Trade Partners» (Gestionar socios comerciales), que se encuentra entre las Acciones del Panel de Control. Haga clic en «Add» (Agregar) en el extremo superior derecho para agregar un socio comercial a su lista. Seleccione «Trusted» (de confianza) y/o «Mandated» (Asignado). La selección realizada otorgará derechos al socio comercial agregado para llevar a cabo operaciones comerciales y actividades sobre las existencias a nombre suyo, basándose en su selección.

Para realizar esta acción en Multitrace, vea este video.

Informe de Transacciones

6.a Venta

Venta le permite informar de una transacción de volumen desde su posición de existencias a un comprador, que representa una o múltiples entregas físicas.

La información en la transacción (volumen, calidad, etc.) debe ser la misma que la de la información reflejada en la documentación que acompaña la(s) transacción(es) física(s). Una vez que realice una venta, se generará una ID de la transacción, que aparecerá como registro en la pestaña Trade (Transacción).

Para procesar una transacción por medio del botón de Sell (Venta) es necesario llenar todos los campos obligatorios (aquellos señalados con un asterisco) en el formulario Report New Trade (Reportar nueva transacción):

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Para realizar esta acción en Multitrace, vea este video.

Nota: El campo de Referencia del Comprador será usado para identificar posiciones del comprador en el Resumen de Transacciones. El número de referencia aparecerá en las listas desplegables que usen dichas posiciones al elegir volúmenes para alguna actividad. Es importante rellenar este campo de común acuerdo con el comprador.

6.b Compra

Cuando una empresa ha creado una relación comercial con un Socio Comercial Asignado en el sistema (véase la sección 5), pueden utilizar la función de compra. Entonces, la función opera de la misma forma que la pantalla de venta y los detalles de la transacción deberían rellenarse en la misma.

Para realizar esta acción en Multitrace, vea este video.

6.c Diferencial de Sostenibilidad (DS), Inversiones de Sostenibilidad (IS) y Primas

Se mostrarán todos los campos para DS/IS y Premium (Prima) en todas las operaciones que se hayan creado a partir de un Volumen o Producto Certificado. En caso de que haya requisitos obligatorios de DS/IS o Prima para dicho cultivo, es necesario rellenar los campos de conformidad con el estándar (véase el Anexo al Capítulo 3- Ingresos y Responsabilidad Compartida). En caso de que no haya requisitos obligatorios para el cultivo en ese momento, puede seleccionar «No requerido» (No es necesario) y elegir la causa en el menú desplegable que aparece a continuación.

Para realizar esta acción en Multitrace, vea este video.

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7. Confirmación de Transacciones

Para realizar esta acción en Multitrace, vea este video.

7.a Confirmar

Todas las operaciones de su cuenta deben ser confirmadas de forma predeterminada. Para confirmar una transacción, haga clic en el Resumen de Operaciones. Seleccione la transacción que desea confirmar haciendo clic en el botón de ID o Confirm (Confirmar).

Esta acción le dirigirá a los detalles. En este punto, solo es posible actualizar el campo de referencia en la sección del Comprador de la transacción, y no otros detalles. Una vez que haya completado su revisión y que toda la información sea correcta, haga clic en Confirm (Confirmar) en la parte inferior de la pantalla.

Para omitir la acción de confirmar, debe agregar a su proveedor como Socio Comercial de Confianza (véase la Sección 5).

7.b Anular

En caso de que la transacción haya sido realizada por error y que aún no haya sido confirmada por el comprador, es posible cancelar la transacción seleccionando Withdraw (Anular). Esta acción le dirigirá a la transacción. Una vez que haya completado su revisión, haga clic en Withdraw (Anular) en la parte inferior de la pantalla.

7.c Actualizar

Antes de la confirmación de la transacción, si usted o su comprador solicita cambiar algún detalle, puede actualizar la información seleccionando Update (Actualizar). Esta acción le dirigirá a la transacción. En este momento, podrá actualizar cualquier campo de la transacción. Una vez que haya completado su revisión, haga clic en el botón Submit (Enviar) en la parte inferior de la pantalla.

7.d Rechazar

En caso de que una transacción declarada a usted por un proveedor haya sido realizada por error, o sea incorrecta, puede rechazar dicha transacción. Esta acción le dirigirá a la transacción. En este punto, puede indicar la razón por la que rechaza la transacción. Una vez que haya completado su revisión, haga clic en el botón Reject (Rechazar) en la parte inferior de la pantalla.

7.e Archivo PDF de las Transacciones

Si necesita una copia de la transacción para compartirla con el cliente, puede descargar una copia de la transacción confirmada con solo buscarla en el Resumen de Operaciones. Una vez encontrada, haga clic en el icono del extremo derecho de la pantalla:

8. Conversiones

Con la función de conversión tiene la posibilidad de reflejar sus actividades de procesamiento y cambiar el producto en un derivado disponible. Para realizar una conversión, necesitará saber el volumen de entrada de materias primas que vaya a utilizar, así como el volumen de salida o la tasa de conversión entre el volumen de entrada y el de salida.

La conversión solamente se permite orientada hacia el procesamiento físico (posterior). El sistema le dará la posibilidad de realizar las diferentes Conversiones basándose en las actividades listadas en su licencia (p.ej. las actividades de procesamiento incluyendo la elaboración confieren derechos a la mayoría de las conversiones).

Para realizar esta acción en Multitrace, vea este video.

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9. Mezclas

La actividad de «Mezcla» se utiliza para mezclar volúmenes desde distintas posiciones hacia una nueva posición para que las transacciones puedan reportarse conforme a la realidad. Esto mejora la credibilidad de la trazabilidad.

Para realizar esta acción en Multitrace, vea este video.

Ejemplo:

Mezcla desde el Origen (Creación de una IP mixta).

Seleccione una o más posiciones de IP con diferentes valores para Titular de Certificado u Origen.

P. ej.:

  • Posición de entrada 1 = Origen del Titular de certificado A,
  • Posición de entrada 2 = Origen del Titular de certificado B
  • Posición de Salida = Mezcla con el Origen del Titular de Certificado A y Origen del Titular de Certificado B

La mezcla no puede deshacerse (en su estado físico), sin embargo, el titular de certificado que ha realizado la actividad de mezcla puede revertirla. Esto solo es posible cuando la mezcla no ha sido vendida en lo sucesivo.

Cuando se mezclan posiciones de existencias o niveles de trazabilidad, el nivel más bajo de trazabilidad será el predeterminado. Por ejemplo, si los componentes de la mezcla son tanto IP como de Segregación, entonces la nueva posición resultante será Segregación. Si los componentes de la mezcla son tanto Segregación como Balance de Masas, entonces la nueva posición resultante será Balance de Masas.

Para una guía específica sobre mezclas de cacao, consulte por favor la Sección 18.

Para una guía específica sobre mezclas de té, consulte por favor la Sección 19.

Para una guía específica sobre mezclas de hierbas y especias, consulte por favor la Sección 20.

10. Degradación

La opción de Degradación le permite mover el nivel de Trazabilidad de cualquier existencia de manera descendente. Los Titulares de Certificado pueden degradar el Nivel de Trazabilidad de las posiciones disponibles en su Resumen.

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Para realizar esta acción en Multitrace, vea este video.

Ejemplo: Solamente puede degradar IP a Segregado y a Balance de Masas (igualmente Segregado puede descender únicamente a Balance de Masas).

11. Canjear

La actividad «Redeem» (Canjear) marca el final de la trazabilidad en línea para los productos Certificados Rainforest Alliance. Las empresas deben reportar la actividad Canjear de sus existencias en todos los volúmenes con la Certificación Rainforest Alliance, cuando el producto certificado sea envasado y etiquetado como certificado.

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Para realizar esta acción en Multitrace, vea este video.

Si el propietario de la marca es un minorista o una marca de publicidad exterior Out of Home y han optado por el reporte de trazabilidad, entonces se emite una transacción de venta del producto certificado.

Nota: Canjear (o redimir) no es actualmente una opción disponible u obligatoria para productos con múltiples ingredientes (véase la Sección 15.E).

12. Eliminar

Los volúmenes deberán eliminarse del sistema de trazabilidad cuando:

  • se hayan estropeado (a causa de moho, plagas, fuego, etc.), por lo que no pueden utilizarse
  • se hayan vendido a través de otro sistema de certificación que no sea Rainforest Alliance o hayan sido vendidos como convencional.

Para el balance de masas, el volumen certificado puede venderse físicamente a partir de ese momento como convencional, y se pueden mantener los créditos del balance de masas correspondientes.

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Para realizar esta acción en Multitrace, vea este video.

Nota: Eliminar no es una opción disponible u obligatoria para productos con múltiples ingredientes (véase la Sección 15.E)

13. Marcha atrás

Cualquier actividad que se haya completado en el sistema (vender, comprar, canjear, eliminar, mezcla, conversión, elaboración) puede deshacerse en el sistema si no ha sido procesada o vendida en adelante en el sistema. Para deshacer estas actividades, es necesario usar la opción Marcha atrás en la actividad que desee eliminar. Es necesario que el proveedor confirme la marcha atrás de las operaciones que sea necesario revertir.

Puede encontrar el botón para dar Reverse (Marcha atrás) a operaciones, canjear o eliminar si va a la pestaña de resumen de Trade (Operaciones) y ubica la ID de transacción que desea revertir.

Nota: Para dar marcha atrás a una Eliminación del sistema, es necesario que agregue un archivo adjunto con la documentación de apoyo en la pantalla para eliminar.

14. Agregar Volumen

En el sistema de trazabilidad, todos los volúmenes, por defecto, serán separados de forma predeterminada al hacer transacciones, conversiones o mezclas dentro del sistema.

Nota: Hay una excepción para algunos productos de cacao. Véase por favor la Sección 18.

14.a Ajustes del Producto - Agregar posiciones

Es posible configurar algunos ajustes de cada producto en la pestaña de Dashboard (Panel de Control) si selecciona Commodity Settings (Ajustes del Producto):

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La opción «Agregar Posiciones», en Commodity Settings (Ajustes del Producto), permitirá a los usuarios fusionar todas las operaciones de Identidad Preservada o con características similares en una posición de existencias cuando se confirme una operación (p.ej. producto, derivado, variedad, etc.). Esta función puede ser utilizada para ayudar a hacer que la administración de un sistema de trazabilidad de Identidad Preservada sea más fácil. Esta opción también elimina las referencias de posiciones de Identidad Preservada del Resumen de Comercio y Almacenamiento.

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Para realizar esta acción en Multitrace, vea este video.

15. Trazabilidad de Ingredientes Múltiples

Los productos con múltiples ingredientes son aquellos que contienen uno o más ingredientes certificados. Estos pueden incluir productos semiacabados o productos finales como cobertura de chocolate, té listo para beber, mezclas de té herbal, o pasta de avellanas y chocolate, por nombrar algunos ejemplos.

15.a Conservar Ingredientes Múltiples

Para configurar un producto para su uso en reportes de ingredientes múltiples, es necesario desplazarse a la sección Reportar Ingredientes Múltiples y hacer clic en Maintain Multi-Ingredient (Conservar Ingredientes Múltiples),

Rellene los campos obligatorios. Una vez que esté listo para comenzar el reporte de ingredientes múltiples y vea que todos los detalles sean correctos, verifique el recuadro Active (Está Activo) y haga clic en Submit (Enviar).

Existen diferentes maneras de crear productos, dependiendo de cómo usted y sus clientes acuerden reportar las necesidades correspondientes.

Para realizar esta acción en Multitrace, vea este video.

15.a.1 Unidad de Mantenimiento de Existencias (SKU) Nivel de Producto

Este es el nivel más detallado de trazabilidad de ingredientes múltiples. En este ejemplo se muestra cómo puede crear un producto:

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15.a.2 Nivel de Tipo de Producto

Los ejemplos de una categoría de producto podrían ser una línea de productos de té listo para beber, una línea de productos de confitería, entre otros. En este ejemplo se muestra cómo puede crear un producto:

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15.a.3 Nivel de Venta a Granel

Los ejemplos de una venta a granel podrían ser todos los diferentes productos que haya vendido a un cliente durante un periodo determinado (mes, trimestre, etc.), como una mezcla de té herbal o ramos de flores. En este ejemplo se muestra cómo puede crear un producto a nivel de venta a granel:

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Una vez añadido, podrá ver la página de Resumen de Productos para Ingredientes Múltiples. Cree el producto terminado por medio de la acción Reportar Elaboración.

15.b Informar sobre Elaboración

Una vez que se hayan configurado los productos con múltiples ingredientes, seleccione «Report Manufacturing» (Reportar elaboración).

Describa la elaboración rellenando todos los campos obligatorios. Los productos configurados en Maintain Multi-Ingredient (Conservar ingredientes Múltiples) aparecerán ahora en el menú desplegable de Productos.

Es necesario que agregue al menos una posición en la sección From Positions (Desde Posiciones) haciendo clic en el menú desplegable Posición y seleccionado una posición. En caso de que su producto contenga múltiples ingredientes, es posible seleccionar otra posición y elegir ingredientes adicionales. Reportar la elaboración se refiere a la cantidad de volumen certificado de un producto determinado y su(s) derivado(s) correspondientes que resultarán en un volumen de salida que contabiliza todos los ingredientes utilizados.

Por ejemplo, si se elabora una barra de chocolate con licor y manteca de cacao, y esta contiene además otros ingredientes sin certificación (como azúcar), es necesario que indique la cantidad utilizada de manteca y licor de cacao certificado en los ingredientes que desea añadir, y el volumen de salida reflejaría la cantidad total de chocolate (ingredientes certificados más ingredientes sin certificación) del producto final. En el siguiente ejemplo hemos utilizado 200 kg de licor de cacao certificado y 100 kg de manteca de cacao para crear el producto «Barra de Chocolate» de 2000 kg:

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Para realizar esta acción en Multitrace, vea este video.

Nota: El volumen creado puede representar un agregado sobre la cantidad de un producto que se está elaborando a lo largo del tiempo. En el ejemplo anterior, la elaboración podría representar un mes de producción y no la unidad individual.

15.c Resumen de Existencias de Ingredientes Múltiples

Después de que las operaciones comerciales de productos con ingredientes múltiples se hayan confirmado o creado por medio de un reporte de elaboración, vaya a la pantalla de Overview (Resumen) de Posición (véase la Sección 4.A). Para ver las posiciones, haga clic en la opción «Multi Ingredient» (Ingredientes Múltiples):

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15.d Venta de un Producto con Ingredientes Múltiples

La venta de ingredientes múltiples tiene el mismo proceso que el de los productos con un solo ingrediente (véase la Sección 6.A). Para seleccionar un producto con ingredientes múltiples elija la opción Multi Ingredient (Ingredientes Múltiples) en la pantalla de transacción de la sección de Trade (Operaciones).

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Para realizar esta acción en Multitrace, vea este video.

15.d. 1 Ocultar Huella

Considerando que los productos con ingredientes múltiples pueden contener información confidencial, las empresas cuentan con la opción de borrar la huella de los productos con ingredientes múltiples al realizar una operación. Para realizar esta acción, consulte la casilla Mask Footprint (Ocultar Huella) en la sección de posiciones:

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Al marcar esta casilla se ocultará la información al comprador sobre el titular de certificado de finca, materia prima, derivado y país de origen, sin embargo, el total de volúmenes y las cifras del DS y la IS sí serán visibles.

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15.e Canjear y eliminar un Producto con Ingredientes Múltiples

La opción para canjear o eliminar un producto con ingredientes múltiples no está disponible en el sistema, y por el momento no es necesaria dentro del estándar.

16. Carga de Archivo Excel

Para realizar esta acción en Multitrace, vea este video.

Para ayudar a reportar las transacciones en bloque en lugar de hacerlo individualmente, MultiTrace cuenta con las funciones «Transaction Upload» (Cargar Transacción) o «Excel Upload» (Cargar archivo de Excel), que le permitirán procesar las siguientes acciones:

  • Operaciones de comercio (Venta, Compra, Canje, Eliminar) para Ingrediente Único (vídeo)
  • Transacción para Ingredientes Múltiples (vídeo)
  • Combinación
  • Conversión
  • Informar sobre la fabricación (vídeo)

Puede encontrar la función Transaction Upload (Subir Transacciones) bajo la pestaña Overview (Resumen) de Operaciones.

16.a Descargar Plantillas para Uso

Es necesario rellenar la plantilla de Excel que está disponible en el sistema para descarga. Puede descargar las diferentes plantillas de forma directa del sistema después de hacer clic en la casilla Upload Transactions (Subir Transacciones). Una vez que se encuentre en la pantalla, haga clic en Download Templates (Descargar Plantillas) y seleccione la plantilla que desee utilizar.

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Nota: Después de descargar las plantillas encontrará que cada una cuenta con una pestaña de guía en donde se indican los campos obligatorios y no obligatorios de la plantilla de Excel.

16.b Mapeo de Datos

Antes de proseguir con la función Excel Upload (Carga de Archivo Excel), es necesario que los usuarios configuren el Data Mapping (Mapeo de Datos) para «mapear» el idioma de los sistemas externos al idioma de la plataforma MultiTrace.

Puede omitir la mayoría de las asignaciones de datos necesarias utilizando la identificación de las existencias en la plantilla de carga en Excel.

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Puede hacer clic en el botón Add Mapping (Añadir Mapa) para incluir nueva terminología o para incluir una nueva entrada que forme parte de su mapeo.

Para realizar esta acción en Multitrace, vea este video.

Nota: El mapeo es muy importante ya que solo los campos que hayan sido mapeados serán seleccionados al subir el archivo Excel.

16.c Subir Plantilla

Una vez que haya finalizado con los Pasos A y B, es necesario continuar con la carga de la plantilla completada.

Haga clic en el botón Upload Excel (Cargar Plantilla Excel), tal y como se muestra en la siguiente captura de pantalla.Graphical user interface, application  Description automatically generated

MultiTrace le solicitará que añada el archivo para su carga:

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Seleccione el tipo de Plantilla que va a cargar haciendo clic en «Choose File» (seleccionar Archivo), elija el archivo que desea subir y haga clic en «Upload» (Subir).

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Una vez que el archivo se haya procesado con éxito, MultiTrace le llevará al paso 2 y aquí le indicará las filas procesadas a cargar (esto varía de acuerdo con las líneas de datos que haya añadido en el archivo).

En caso de que se detecten errores, el sistema le especificará lo que debe corregir. La carga de archivos no proseguirá hasta que no se hayan corregido todos los errores.

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Una vez que los datos se hayan validado correctamente, el sistema habilitará la función de carga masiva previamente seleccionada. Una vez que se haya iniciado la carga masiva de archivos, no puede cancelarse, y de ser necesario, las transacciones deberán corregirse manualmente.

17. Especificaciones para Café

17.a Entrega y Recibo

Entrega: Es posible almacenar volúmenes en la ubicación de otro miembro (p. ej. un almacén), sin que se transfiera la propiedad de estos. Use la función «Deliver» (Entrega) para reportar volúmenes que haya transferido a otro miembro.

Es necesario que esta entrega sea confirmada por el miembro que la recibe.

Recepción: «Receipt» (Recepción) indica el cambio de ubicación de un producto, es similar a la de Entrega, pero es indicada por el receptor donde el producto es almacenado.

18. Especificaciones para Cacao

18.a Comprobación de Origen y Mezclas

La comprobación de origen se introdujo para responder a la demanda sobre cómo el cacao certificado de un país específico podría beneficiar a los productores de dicho país y exige a las empresas la adquisición de cacao certificado de los países que pueden comprobar el origen del cacao utilizado en los productos de consumo certificados.

Dentro del sistema de trazabilidad, no es posible mezclar los granos de cacao seco y las semillas de cacao provenientes de diferentes países u orígenes.

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Para realizar esta acción en Multitrace, vea este video.

19. Especificaciones para Té

19.a Marcas de Venta

Es necesario seleccionar una marca de venta al reportar la actividad de procesamiento de Hojas Verdes a Té Elaborado o al utilizar la función a granel. Añadir marcas de venta debe hacerse siempre ingresando a la pestaña Dashboard (Panel de Control) y después haciendo clic en Selling Marks (Marcas de Venta):

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En caso de que la marca de venta no aparezca en el listado, será necesario crear una nueva marca de venta antes de reportarla. Primero tiene que hacer clic en el botón Add (Agregar), como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

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A continuación, puede nombrar su marca de venta e indicar una fecha de inicio y una fecha final. En caso de que no desee proporcionar una fecha final, siempre tendrá la opción de utilizar esta función cuando así lo necesite.

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Una vez que se hayan procesado las posiciones (mezcla, descafeinado o convertidas en té instantáneo) perderán su marca de venta.

Para realizar esta acción en Multitrace, vea este video.

Nota: Si su cliente le indica que el nombre de la marca de venta es incorrecto en el sistema y usted desea actualizarlo, puede seleccionar la marca de venta y editar el nombre. Esta acción se reflejará en todas las transacciones que contengan el nombre de dicha marca de venta.

19.b Mezclas

19.b.1 Mezclado

Mezclado es una opción para las mezclas de té. La opción Mezclado eliminará la marca de venta de una posición.

Blend

Para realizar esta acción en Multitrace, vea este video.

Para realizar esta acción a través de la carga de Excel, vea este vídeo.

19.b.2 A granel

En caso de hacer clic en la opción bulk (a granel), aparecerá la marca de venta, en donde podrá asignar una nueva marca de venta. Es necesario que seleccione las posiciones y las cantidades que desea agrupar y enviar a su actividad de mezcla, que agrupará sus posiciones de existencias.

Tenga en consideración que debe crear su propia marca de venta antes de iniciar el proceso de agrupar.

Bulk

Para realizar esta acción en Multitrace, vea este video.

19.c DS/IS para el té

Para todos los volúmenes de té que se canjeen (consulte la Sección 11) a partir del 1 de julio de 2023, se exigirá el Diferencial de Sostenibilidad (SD) y la Inversión de Sostenibilidad (SI) Al final de un trimestre del año calendario se generará un informe que debe llenar. El (los) administrador(es) de la cuenta recibirá(n) aviso por correo electrónico cuando el informe esté disponible.

Para acceder al informe, haga clic en la pestaña 'Informes sobre DS/IS'. Aquí tendrá una vista general de los informes disponibles para llenar. Si el informe muestra la condición ‘Abierta’, necesita completarse. Para editar un informe, haga clic en el número de identificación del informe.

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Vea las instrucciones de cómo llenar un informe en la Sección 19.C.2.

19.c.1 Configuración de tasas predeterminadas de DS/IS

El sistema establece automáticamente las tarifas para el DS en $10 por tonelada métrica y para la IS en $40 por tonelada métrica. Puede configurar una tarifa para establecer una tarifa predeterminada diferente a usar en las pantallas de informes de DS/IS. Para ajustar la tarifa predeterminada haga clic en ‘Configurar tarifa predeterminada para DS/IS’

Esto abrirá una pantalla en la que puede editar las tarifas. Cuando haya terminado de editar las tarifas, haga clic en ‘Guardar’:

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19.c.2 Informe sobre DS/IS para el té

Después de hacer clic en la identificación del informe en la vista de ‘Informes sobre DS/IS’ verá el informe a completar. El sistema prellenará las tarifas de DS e IS con base en lo que haya configurado de forma predeterminada. Las tarifas de DS e IS pueden ajustarse por línea del informe.

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Para guardar la información que actualizó y volver al formulario más adelante, puede hacer clic en ‘Guardar’ Para restablecer toda la información a las tarifas predeterminadas y comenzar de nuevo, puede hacer clic en ‘Restablecer’.

Una vez que el informe esté completo y preciso, haga clic en ‘Finalizar’. Se le solicitará un descargo de responsabilidad legal. Una vez presione el botón 'Acepto', Rainforest Alliance emitirá la factura por los totales indicados en el formulario completo. La factura se enviará por correo electrónico.

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20. Especificaciones para Hierbas y Especias

20.a Mezclas de Té herbal

Es posible crear Mezclas de té herbal en el sistema si sigue la guía señalada en la Sección 15.A.3. Es posible mezclar diferentes hierbas y especias en una venta a granel y posteriormente venderse utilizando la función Mask Footprint (Ocultar Huella).

21. Especificaciones para Flores

21.a Unidad de Medida

Todas las flores se reportan en la unidad de medida «número de tallos», no en kilogramos.

21.b Ramos

Para reportar ramos en el sistema, las empresas pueden utilizar la función de ingredientes múltiples (véase la Sección 15)

22. Especificaciones para Bananos y Fruta Fresca

22.a Unidades de Medida

Tiene la opción para reportar piñas, naranjas y bananos en diferentes unidades de medida de cajas en la transacción. La unidad de medida puede cambiarse en la sección de Posición de la transacción:

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Para realizar esta acción en Multitrace, vea este video.

23. Especificaciones para Frutas procesadas

23.a Brix

Es necesario que las empresas rellenen el campo de Brix dentro de una transacción para todas las transacciones de jugos frescos procesados y purés. Puede indicar el Brix en la sección posición de la transacción.

Para realizar esta acción en Multitrace, vea este video.

24. Regalías

Las regalías para cada cultivo se calculan como se especifica en los Términos y Condiciones Generales del Acuerdo de Licencia de Rainforest Alliance (Rainforest Alliance License Agreement General Terms and Conditions), basándose en las actividades realizadas dentro de la trazabilidad. Las regalías se cobran una vez en la cadena de suministro.

La pestaña Finanzas en la pantalla de inicio muestra las Regalías por producto, así como un resumen de las facturas. Este resumen no incluye un historial de pagos.

25. Historial De Cambios

Versión No.  

Fecha de 
Vigencia  

Cambios Significativos  

Versión 
Versión No.  

1.0 

Octubre de 2022 

Versión Nueva 

N/A

1.1

Abril de 2023

Se eliminó información de la conversión de té antes de la acción de redimir o canjear.

1.0

1.2

Mayo de 2023

Información actualizada sobre Agregar (sección 14) y nuevo campo obligatorio de referencia en la pantalla de Ventas, Conversión y Redimir.

1.1

1.3

Julio de 2023

Nueva sección para el DS/la IS para el té (Sección 19.C)

1.2

1.418 de julio de 2024

Sección 1: nueva información de acceso

Sección 2: definiciones nuevas y actualizadas

Sección 3: nuevas preguntas frecuentes

Sección 4. Nueva característica de identificación de existencias en las Vistas generales
1.3


Descargo de responsabilidad sobre la traducción

Para cualquier duda sobre el significado preciso de la información contenida en la traducción por favor consulte la versión oficial que es la versión en inglés.







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