RACP: Manual del Usuario para Titulares de Certificados de la Cadena de Suministro

¿Qué puedes hacer en la RACP?

Inscríbase en RACP para formar parte del programa Rainforest Alliance 2020. Aquí puede crear su cuenta, obtener la certificación Rainforest Alliance, gestionar sus licencias, hacer informes de trazabilidad, consultar sus informaciones financieras, y presentar solicitudes de aprobación de declaraciones.

¿Quién necesita registrarse en la RACP?

La inscripción en la RACP aplica a:

• Productores: pequeñas fincas, grandes fincas, grupos de fincas
• Actores de la cadena de suministro (incluso minoristas, empresas de servicios alimentarios y propietarios de marcas)

¿Para qué sirve este manual de usuario?

Este manual de usuario ayuda a los Titulares de Certificado de la Cadena de Suministro (incluso minoristas, empresas de servicios alimentarios y propietarios de marcas) a navegar por la RACP durante el proceso de registro y certificación, el proceso de renovación de la certificación, y cómo gestionar usuarios y contactos. 

Pasos para obtener la Certificación de Cadena de Suministro

Encontrará más información en nuestra página Cómo obtener la certificación de la cadena de suministro: Una Guía para Empresas

1. Presentar solicitud de registro

1. Vaya a la página de registro de RACP aquí.
2. Seleccione su idioma preferido en la esquina superior derecha.
3. Haga clic en la opción para actor de la cadena de suministro. 
   • Nota: Si usted es Minorista o empresa de servicio de alimentos, haga clic en la opción Minorista.
4. Proporcione la información de su organización:
   1. Detalles de la organización:
      1. nombre de la organización;
      2. Si corresponde, su número de identificación existente de Rainforest Alliance/UTZ;
      3. su cultivo principal;
      4. cualquier otras actividades adicionales.
   2. Dirección de la organización: es el lugar donde se gestiona el certificado.
   3. Datos personales: su nombre, apellidos y dirección de correo electrónico profesional.
   4. Términos y condiciones:
      1. Lea y acepte los Términos y condiciones.
      2. Envíe su registro: haga clic en “Presentar participación”.

2. Cree su perfil de certificación

Ahora que ha recibido el correo electrónico de activación, haga clic en el enlace del correo electrónico para activar su nombre de usuario y establecer su nueva contraseña.

Usted será llevado a su Panel de Control en la siguiente pantalla:

Díganos qué sitios desea certificar, indicando:

• su Ubicación de la dirección central. Esta es la dirección de la oficina de gestión;
• cualquier sitio adicional que desee incluir en su certificación (si procede).

Resumen: Haga clic en "Enviar" para continuar con los pasos siguientes.

Para cualquier modificación necesaria, haga clic en el botón "Editar" bajo Acción.

Ahora se encontrará en la sección "Visión general de la certificación", donde podrá ver la visión general de los sitios en su alcance de certificación.

2.1 Agregar y mantener sitios

En su "Alcance de certificación" encontrará una visión general de sus sitios.

Debe rellenar más información sobre su(s) sitio(s). Haga clic en "Editar" y llene la información según proceda:

1. Detalles: introduzca la información de su sitio.
2. Cultivos: seleccione lo(s) cultivo(s) certificado(s) Rainforest Alliance vinculados a esta ubicación. Proporcione una estimación de los volúmenes (total de volúmenes certificados Rainforest Alliance, volúmenes no certificados, y volúmenes certificados por otros programas) que espera obtener o procesar en los próximos 12 meses para cada cultivo que seleccione. Utilice nuestra herramienta de cálculo en línea para estimar sus volúmenes.
3. Actividades: indique qué actividades son aplicables a esta ubicación.
   • Minoristas y empresas de servicio de alimentos deben seleccionar las actividades Minorista y Propietario de la marca
4. Entrada: indique qué producto(s) se abastece(n) o llega(n) a este lugar.
   • Minoristas y empresas de servicio de alimentos deben seleccionar el producto final para el consumidor.
5. Salida: indique qué producto(s) sale(n) de esta ubicación.
   • El minorista y la empresa de servicios de alimentos deben seleccionar la misma información que la entrada.
6. Trazabilidad: indique el tipo de trazabilidad de los productos manipulados en este lugar. Seleccione cualquier tipo de nivel de trazabilidad aplicable a su certificación. Esto es visible en sus facturas y documentación de envío. Si no lo sabe, consulte a su proveedor.
7. Preguntas sobre la certificación: responda a las preguntas de esta sección para ayudarnos a identificar su alcance de certificación. Es posible que aparezcan más preguntas en función de sus respuestas. La plataforma prellenara algunas preguntas basándose en la información que ha facilitado en su perfil. Si las respuestas prellenadas son incorrectas, deberá actualizar las entradas anteriores. Haga clic en "Atrás" para editar la información que ha llenado en las secciones anteriores de este sitio.

8. Resumen: aquí puede ver un resumen de la información que ha introducido hasta el momento. Si es necesario realizar alguna modificación, haga clic al botón "Atrás" para editar las entradas anteriores. Si no es necesario realizar más modificaciones, haga clic en "Enviar" para continuar con los pasos siguientes.

Cada titular de certificado debe tener al menos un sitio. El sitio en esta descripción general es la ubicación de administración central (CML por sus siglas en inglés) que registró al crear su cuenta. En el caso de una certificación multi-sitio, verá los otros sitios listados aquí también. También puede añadir manualmente cualquier sitio nuevo (vea la siguiente sección 2.2).

2.2 Multisitios y Subcontratistas

Si dispone de una certificación para varios sitios o desea añadir subcontratistas a su alcance de certificación, haga clic en el botón verde "Añadir nuevo sitio" del área Alcance de certificación.

Repita los pasos descritos en la sección 2.1 de esta guía para cada sitio/subcontratista que desee añadir.

Nota: Si tiene varios sitios, asegúrese de que el sitio de administración esté seleccionado como Ubicación de administración central. Esto aparecerá en su certificado.

2.3. Confirmar el alcance de la certificación y ver los requisitos

Después de añadir todos sus sitios/subcontratistas a su alcance de certificación, puede confirmar su alcance.

Vaya a la sección de su “Alcance de certificación” y haga clic en el botón verde "Confirmar alcance y ver requisitos".

Esto generará los requisitos aplicables a su organización, basándose en la información introducida en su perfil.

En la sección Requisitos, puede revisar y descargar un archivo Excel con todos los requisitos aplicables. Una vez hecho esto, haga clic en "Atrás".

2.4. Calcule sus niveles de verificación

Vuelva a la sección "Alcance de certificación" y haga clic en el botón verde claro "Calcular mis niveles de verificación". Este es un paso obligatorio para asegurarse de que Rainforest Alliance recibe la solicitud para calcular sus niveles de verificación (riesgo), de modo que pueda proceder a su certificación.

Lea la información en el panel "Iniciar verificación", siga las instrucciones y haga clic en "Enviar".

El nivel de verificación se refiere a la frecuencia y los procesos de revisión necesarios para evaluar el riesgo en un lugar específico. El equipo de certificación de Rainforest Alliance revisará su perfil en un plazo de tres semanas. Recibirá los resultados por correo electrónico.

Por favor, proceda a solicitar o cargar su Acuerdo de Licencia. Sigue los pasos del capítulo 3.

2.5. RUED (EUDR)

A partir del 15 de enero, 2024, los Titulares de Certificado con café y/o cacao dentro de su alcance pueden solicitar datos y análisis de la certificación Rainforest Alliance para respaldar las obligaciones con debida diligencia del RUED (Reglamento de la Unión Europea sobre Productos Libres de Deforestación), al incluir la configuración RUED dentro de su alcance en la Plataforma de Certificación Rainforest Alliance (RACP).

2.5.1. Incluya la opción RUED

Para incluir la opción RUED en el alcance de su certificación, debe tener una licencia en estado “pendiente”. Puede revisar el estado de su licencia en la pestaña ”Resumen general de la Certificación”.

Inicie sesión en su cuenta de RACP usando este enlace. Al iniciar sesión, una ventana emergente aparecerá en su Panel de Control, si los cultivos cacao y/café están en su alcance: haga clic en el botón ”Ir a ajustes de RUED”. Como alternativa, puede acceder a los ajustes de RUED de la siguiente manera:

- Vaya a su "Resumen general de la Certificación".

-           Haga clic en “Detalles” de la licencia en estado “Pendiente”.

-           Localice el botón “Ajustes RUED” que se encuentra arriba de la sección Alcance de Certificación.

En la pantalla Ajustes RUED, haga clic en el botón “editar”.

Seleccione “Si” para añadir el RUED a su alcance de certificación, lea los Términos y Condiciones, y cuando esté listo, haga clic en “guardar”.

Su solicitud para incluir los datos RUED en el alcance de su certificación ahora se ha incluido.  Información sobre nuevas licencias aprobadas con RUED estará disponible más adelante en el año.

2.5.2. Excluir la opción RUED

Para excluir la opción RUED del alcance de su certificación, siga los siguientes pasos: 

Inicie sesión en su cuenta de RACP usando este enlace. 

- Vaya a su "Resumen general de la Certificación".

-           Haga clic en “Detalles” de la licencia en estado “Pendiente”.

-           Localice el botón “Ajustes RUED” que se encuentra arriba de la sección Alcance de Certificación.

-           En la pantalla Ajustes RUED, haga clic en el botón “editar”.

-           Seleccione “No” y luego haga clic en “guardar”. 

-           Cierre la ventana de ajustes RUED.

Su solicitud para excluir los datos RUED de su alcance de certificación se ha aceptado.

2.6. preguntas frecuentes: Registro y Certificación

3. Acuerdo Legal (versión 2020)

Para firmar o cargar su Acuerdo de Licencia existente, inicie sesión en su cuenta en la RACP y haga clic en la pestaña Legal.

En la siguiente pantalla puede configurar su jerarquía jurídica.

• Organización matriz: Organización que tiene intereses de control en una o más organizaciones.
• Organización infantil: Organización de la que otra entidad es legalmente responsable.
• Organización autónoma: Organización que no es filial y/o no está vinculada jurídicamente a otra empresa.

Seleccione su tipo de organización y haga clic en "Continuar".

Haga clic en el botón "Solicite su acuerdo legal".
En la siguiente pantalla, puede indicar si ya tiene un Acuerdo de Licencia válido.

Si tiene un Acuerdo de Licencia existente y válido (Versión 2020), puede cargarlo en la RACP. Haga clic en "Sí, tengo un Acuerdo Legal actual (Versión 2020)" y siga las instrucciones del párrafo 3.1.

Si no dispone de un Acuerdo de Licencia (Versión 2020), puede solicitarlo en la RACP. Haga clic en "No, no tengo un Acuerdo Legal actual (Versión 2020)" y siga los pasos del párrafo 3.2.

3.1. Cargue su Acuerdo de licencia existente (versión 2020)

Si su empresa ya dispone de un Acuerdo de Licencia válido (Versión 2020), siga los pasos que se indican a continuación:

1) Seleccione "Si, cuento con un Acuerdo Legal actual (Versión 2020)".

2) Cargue su documento.

3) Haga clic en "Continuar".

Si procede, incluya a cualquier sublicenciatario. Los sublicenciatarios aprobados estarán cubiertos por su Acuerdo de Licencia. Si no tiene sublicenciatarios, haga clic directamente en "Enviar a Rainforest Alliance" para enviar su solicitud.

Su solicitud está ahora en estado “Pendiente de revisión por Rainforest Alliance”.

El equipo de Rainforest Alliance revisará su solicitud. Recibirá información por correo electrónico.

Una vez que su Acuerdo de Licencia haya sido validado por Rainforest Alliance, aparecerá como “Válido” en su pestaña Legal.

3.2. Firme su nuevo Acuerdo De Licencia

En caso de que todavía no haya firmado el Acuerdo de Licencia (Versión 2020), por favor solicítelo y firme este documento en la RACP. Puede firmarlo directamente en el sistema con DocuSign si esta opción está disponible en su país.

Siga los pasos que se indican a continuación:

1) Seleccione "No, no tengo un Acuerdo Legal actual (Versión 2020)".

2) Haga clic en "Continuar".

En la pantalla "Seleccione quién formará parte de su acuerdo legal":

1) Incluya a cualquier sublicenciatario. Los sublicenciatarios aprobados estarán cubiertos por su Acuerdo de Licencia. Si no tiene sublicenciatarios, vaya al paso 2.

2) Seleccione el idioma preferido para el Acuerdo Legal.

3) Haga clic en "Continuar".

Para continuar con su firma, tiene dos opciones:

1) Firme el Acuerdo Legal con DocuSign. Siga los pasos indicados en el párrafo 3.2.1.

2) Firme el Acuerdo Legal con firma de puño y letra. Siga los pasos indicados en el párrafo 3.2.2.

Nota: Si en su país no está permitido utilizar firmas electrónicas, verá un recuadro informativo en los campos de firma pidiéndole que imprima y firme el documento manualmente. Siga los pasos indicados en el párrafo 3.2.2 de este manual de usuario.

3.2.1. Firme su nuevo Acuerdo de Licencia con DocuSign

Para firmar su Acuerdo de Licencia con DocuSign, siga los pasos que se indican a continuación:

1. Seleccione el idioma de la aplicación DocuSign (Haga clic en "Cambiar idioma").
2. Marque la casilla "Acepto utilizar registros y firmas electrónicos". A continuación, haga clic al botón amarillo "Continuar".
3. Lea el documento. En la página 2 del Acuerdo de Licencia, seleccione un estilo para su firma, introduzca su nombre completo, cargo y dirección de la empresa.
4. Repita el paso 3 para la segunda área para su firma.
5. Cuando esté listo, complete el proceso de firma haciendo clic al botón amarillo "Finalizar".
6. Envíe el Acuerdo de Licencia firmado: haga clic en el botón "Enviar a Rainforest Alliance".

Su solicitud está ahora en estado “Pendiente de revisión por Rainforest Alliance”.

El equipo de Rainforest Alliance revisará su solicitud. Recibirá información por correo electrónico.

Una vez que su Acuerdo de Licencia haya sido validado por Rainforest Alliance, aparecerá como “Válido” en su pestaña Legal.

3.2.2. Firme su nuevo Acuerdo de Licencia con puño y letra

Esta opción le permite descargar, imprimir y firmar el Acuerdo Legal con firmas hechas a mano.

Siga los pasos que se indican a continuación:

1. Seleccione el idioma de la aplicación DocuSign (Haga clic en "Cambiar idioma").
2. Marque la casilla "Acepto utilizar registros y firmas electrónicos".
3. Haga clic en "Otras acciones" (1) y, a continuación, en "Imprimir y firmar" (2).

1. En la ventana emergente, haga clic en "Descargar" para generar el documento en PDF.
2. Imprima el documento y fírmelo con firma de puño y letra. En la misma ventana emergente, haga clic en "Devolver documento" para cargar el documento firmado. Si ha cerrado la ventana emergente, o ha salido del RACP, vuelva a la pestaña Legal y repita los pasos 3 y 4 para volver a la opción "Devolver documento".
3. Cargue su archivo y haga clic en "Finalizar".
4. Envíe el Acuerdo de Licencia; firmado: haga clic en el botón "Enviar a Rainforest Alliance".

Su solicitud está ahora en estado “Pendiente de revisión por Rainforest Alliance'”.

El equipo de Rainforest Alliance revisará su solicitud. Recibirá información por correo electrónico.

Una vez que su Acuerdo de Licencia haya sido validado por Rainforest Alliance, aparecerá como “Válido” en su pestaña Legal.

3.3. Preguntas frecuentes: Acuerdo De Licencia

4. Niveles de verificación recibidos: próximos pasos

En función de los resultados que haya recibido en el correo electrónico con su nivel de verificación, deberá prepararse para su carta de endoso o para su auditoría. 

Siga los pasos que se indican a continuación para el sitio o sitios que haya recibido:

Verificación de Nivel A: prepárese para su Carta de Endoso. Vaya al párrafo 4.1.

- Nivel de verificación B a E: prepárese para su auditoría. Vaya al párrafo 4.2.

4.1. Verificación Nivel A: prepárese para su Certificado de Endoso

Si ha recibido el nivel de verificación A, significa que está exento de una auditoría. Debe seguir adelante con el proceso de endoso para obtener una carta de endoso. 

Complete los siguientes pasos:

• Descargar, completar y enviar su autoevaluación
• Tener un Acuerdo de Licencia válido (versión 2020).
• Solicitar endoso.

Estos pasos se explican con más detalle a continuación. 

Estos pasos se explican con más detalle a continuación.

4.1.1. Completar y enviar su autoevaluación

Para descargar su autoevaluación, siga los siguientes pasos:

- Vaya a la sección “Descripción general de la certificación” y luego haga clic en el botón “Detalles” de la licencia en estado "Pendiente".

Haga clic en la pestaña “Preparación de la Licencia”.
En el área “autoevaluación”, haga clic en “Abrir”.

- Descargue su autoevaluación. La autoevaluación descargada contiene solamente los requisitos aplicables a su organización, que se basan en la información proporcionada durante su registración.

- En el Excel, complete la columna D con “conformidad” o “no conformidad” y elabore en la columna E cuáles son sus hallazgos, para indicar cómo su empresa está cumpliendo con cada requisito. Por favor, en caso de que no cumpla con los requisitos, complete las columnas G – J especificando los pasos y medidas que haya tomado para resolver esta no-conformidad. 

- Cuando esté listo, cargue su autoevaluación en esta sección. Haga clic en "Cargar su archivo". 

4.1.2. Disponer de un Acuerdo de Licencia válido (Versión 2020)

Por favor, asegúrese de contar con un Acuerdo de Licencia (Versión 2020) válido en la Plataforma de Certificación de Rainforest Alliance (RACP).

Si su empresa ya dispone de un Acuerdo de Licencia válido (Versión 2020), puede cargarlo en la RACP. En caso de que todavía no haya firmado el Acuerdo de Licencia (Versión 2020), por favor solicítelo y firme este documento en la RACP.

Siga los pasos para firmar o cargar el Acuerdo de Licencia (Versión 2020) en el capítulo 3 de este manual.

4.1.3. Solicitar Endoso

Vaya a su "Visión general de la Certificación". En su licencia pendiente, haga clic en "Detalles".

En la parte derecha de la pantalla, puede ver el botón "Solicitar endoso".

Una vez que toda la información haya sido recibida por Rainforest Alliance, esta decidirá si le contactará para obtener más aclaraciones o para emitir su carta de endoso y licencia para compraventa. 

Una vez que se haya emitido su certificado de endoso, recibirá un correo electrónico. 

Podrá encontrar su certificado en la sección «Documentos» en la pestaña « Preparación de la Licencia».

4.2. Niveles de verificación B a E: prepárese para su auditoría

Si recibe un nivel de verificación de B a E, significa que debe someterse a una auditoría de certificación. Debe seguir adelante con su proceso de auditoría para obtener un Certificado de auditoría.

Para empezar a planificar su auditoría, siga los siguientes pasos:

• 4.2.1. Descargar, completar, y cargar su autoevaluación
• 4.2.2. Completar el Formulario de Aplicación para Certificación (CAF por sus siglas en inglés)
• 4.2.3. Contactar a un ente de certificación autorizado (EC)
• 4.2.4. Disponer de un Acuerdo de Licencia válido (Versión 2020)
• 4.2.5. Confirmar el contrato en la RACP (“Handshake”).

Estos pasos se explican con más detalle a continuación.

4.2.1. Completar y enviar su autoevaluación

Para descargar su autoevaluación, siga los siguientes pasos:

- Vaya a la sección “Resumen general de la certificación” y luego haga clic en el botón ”Detalles” de la licencia en estado "Pendiente".

Haga clic en la pestaña “Preparación de la Licencia”.
En la sección “autoevaluación”, haga clic en “Abrir”.

- Descargue su autoevaluación. La autoevaluación descargada contiene solamente los requisitos aplicables a su organización, que se basan en la información proporcionada durante su registración.

- En el Excel, complete la columna D con “conformidad” o “no conformidad” y elabore en la columna E cuáles son sus hallazgos, para indicar cómo su empresa está cumpliendo con cada requisito. Por favor, en caso de que no cumpla con los requisitos, complete las columnas F – I especificando los pasos y medidas que haya tomado para resolver esta no-conformidad.

- Cuando esté listo, cargue su autoevaluación en esta sección. Haga clic en "Cargar su archivo".

4.2.2. Rellenar el CAF

El Formulario de Aplicación para Certificación (CAF por sus siglas en inglés) es un documento obligatorio para llenar por los Titulares de Certificados y entes de certificación a lo largo del proceso de certificación.

Descargue la última versión de su CAF en la RACP (en la sección Ente de Certificación, vea el pantallazo abajo) o en el sitio web de Rainforest Alliance aquí.

Asegúrese de utilizar el documento correcto denominado Cadena de suministro.

Rellene la pestaña roja 1. Formulario de aplicación.

4.2.3. Contacte a un ente de certificación (EC) autorizado

Debe firmar un acuerdo de certificación con el EC seleccionado. Puede encontrar una lista de ECs autorizados aquí y solicitar una cotización.

Por favor, envíe la siguiente documentación a su EC:

- Formulario de solicitud de la certificación (CAF)

- Su autoevaluación cumplimentada según las instrucciones.

- Su correo electrónico con los resultados del nivel de verificación.

4.2.4. Disponer de un Acuerdo de Licencia válido (Versión 2020)

Por favor, asegúrese de contar con un Acuerdo de Licencia (Versión 2020) válido en la Plataforma de Certificación de Rainforest Alliance (RACP).

Si su empresa ya dispone de un Acuerdo de Licencia válido (Versión 2020), puede cargarlo en la RACP. En caso de que todavía no haya firmado el Acuerdo de Licencia (Versión 2020), por favor solicítelo y firme este documento en la RACP.

Siga los pasos para firmar o cargar el Acuerdo de Licencia (versión 2020) en el capítulo 3 de este manual.

4.2.5. Confirmar el contrato en la RACP (“Handshake”)

Una vez que haya firmado un acuerdo de certificación con su EC, deberá confirmarlo en la RACP. Este paso permitirá que el EC acceda a la información necesaria de su perfil.

Hay dos formas de hacer esto, que se ilustran a continuación.

Envíe una solicitud a su EC

Para enviar una solicitud a su EC, siga los siguientes pasos:

- Vaya a la sección “Resumen general de la certificación” y luego haga clic en el botón “Detalles” de la licencia en estado "Pendiente".

- Vaya a la pestaña “Preparación de la Licencia”;

- En la sección “Su Ente de Certificación”, haga clic en el botón “Abrir”.

- Aparecerá una lista de entes de certificación autorizados. Haga clic en “Confirmar contrato” junto al nombre del EC con el que ha firmado un contrato.

- El EC recibirá su solicitud. Hasta que no se confirme, el estado de su solicitud será “En espera de respuesta”.

- Cuando su EC acepte su solicitud, su contrato con su EC estará oficialmente firmado en la RACP.

Reciba una solicitud de su EC

Si su EC le ha enviado una solicitud de contrato, siga los pasos a continuación:

- Vaya a la sección “Resumen general de la certificación” y luego haga clic en el botón “Detalles” de la licencia en estado "Pendiente".

- Vaya a la pestaña “Preparación de la Licencia”;

- En la sección “Su Ente de Certificación”, haga clic en el botón ”Abrir”.

- Verás una invitación de tu EC. Haga clic en el botón verde “Ver invitación”.

- En el panel de la derecha, haz clic en “Sí, hemos firmado el contrato” y luego en “Aceptar invitación”.

- Su contrato con su EC ya está oficialmente firmado en la RACP.

4.3. Preguntas frecuentes: Nivel de verificación

5. Renovar su certificado o licencia

Recibirá una notificación 6 meses antes de que caduque su licencia. Esto significa que debe asegurarse de renovar su certificación y/o licencia antes de que caduque.

A continuación, encontrará los principales pasos que debe dar en la RACP para renovar su certificación.

5.1. Actualice y confirme su Alcance de Certificación

Acceda a su cuenta en este enlace con su nombre de usuario y contraseña.

Aparecerá un mensaje emergente 6 meses antes de que caduque su licencia actual. Haga clic en Sí para iniciar la renovación de su certificación.

Su alcance de certificación se copia de su alcance de certificación anterior, por lo que no necesita volver a introducir toda la información. Haga clic en la pestaña "Resumen de la certificación".

En la licencia en estado pendiente haga clic en "Detalles" para ir a su sección "Alcance de certificación".

En su alcance de certificación, puede encontrar una copia del sitio o sitios de su licencia anterior.

Asegúrese de verificar la información existente en su(s) finca(s) y sitio(s), y actualícela si es necesario (por ejemplo, nuevos cultivos, fincas, sitios, actividades, niveles de trazabilidad, etc. que desee incluir), haciendo clic en el botón "Editar" situado en la parte derecha de su sitio.

Para ayuda, siga las instrucciones del capítulo 2 de este manual de usuario.

Cuando esté listo, confirme su alcance de certificación haciendo clic en "Confirmar alcance y ver requisitos" en su "Alcance de certificación".

Esto generará los requisitos aplicables a su organización, basándose en la información introducida en su perfil.

En la sección Requisitos, puede revisar y descargar un archivo Excel con todos sus requisitos aplicables. Una vez que haga esto, haga clic en el botón “Atrás”.

5.2. Calcule sus niveles de verificación

Vuelva a su sección "Alcance de certificación" y haga clic en el botón verde claro "Calcular mis niveles de verificación". Este es un paso obligatorio para asegurarse de que Rainforest Alliance recibe la solicitud para calcular sus niveles de verificación (riesgo), de modo que pueda proceder con su recertificación.

Lea la información en el panel "Iniciar verificación", siga las instrucciones y haga clic en "Enviar".

El equipo de certificación de Rainforest Alliance revisará su perfil en un plazo de 3 semanas. Recibirá los resultados por correo electrónico.

5.3. Niveles de verificación recibidos: próximos pasos

En función de los resultados que haya recibido en el correo electrónico con su nivel de verificación, deberá prepararse para su carta/licencia de endoso o para su auditoría. 

Para renovar su licencia/certificado de aval, siga los pasos indicados en el párrafo 4.1.

Para renovar su licencia/certificado de auditoría por un EC, siga los pasos indicados en el párrafo 4.2.

5.4. Preguntas frecuentes: Renovación de la certificación

6. Organización: Usuarios y contactos

En este capítulo encontrará instrucciones sobre cómo añadir, editar y eliminar usuarios y contactos de su cuenta RACP.

6.1. Usuarios

En la pestaña Organización, haga clic en Usuarios para ver, editar o añadir nuevos usuarios.

A cada usuario se le pueden asignar 3 funciones, en función de sus actividades en la RACP.

De forma predeterminada, a la persona que registró la cuenta se le asignan los tres roles (Finanzas, Administrador, Usuario).

Además de las funciones de usuario indicadas arriba, los usuarios que trabajan con solicitudes de aprobación de Declaraciones pueden asumir una de las siguientes funciones: 

6.1.1. Añadir nuevo usuario

Para añadir un nuevo usuario, haga clic en "Usuarios" y utilice el botón "Añadir nuevo usuario". Complete el formulario, incluidos los roles designados como se explicó anteriormente. Por defecto, a los usuarios nuevos se les asignará el rol básico de “Usuario”.

6.1.2. Editar usuario

Los administradores pueden editar la información del usuario, como nombre, apellido, dirección de correo electrónico y funciones. Para ello, haga clic en el usuario y actualice la información requerida.

Puede haber varios usuarios con el rol “Finanzas” y “Administrador”.

Si corresponde, como Administrador, puede eliminar su función de Finanzas haciendo clic en su nombre y desactivando la casilla de verificación correspondiente, después de haber asignado la función de Finanzas a un usuario diferente.

6.1.3. Borrar usuario

Para eliminar un usuario, haga clic en su nombre y, a continuación, en el botón "Eliminar". En la ventana emergente, haga clic en "Confirmar".

6.2. Contactos

En la pestaña Organización, haga clic en "Contactos" para ver, editar o añadir nuevos contactos.

Un empleado registrado como Usuario también aparece automáticamente como Contacto.

Cuando añade a un empleado como Contacto, esto es para indicar su responsabilidad en su organización, que puede ser relevante para Rainforest Alliance o un ente de certificación, y no le asigna automáticamente un rol de usuario en la RACP.

6.2.1. Añadir nuevo contacto

Para añadir un nuevo contacto, haga clic en "Añadir nuevo contacto". Complete el formulario con la información requerida y guarde el contacto.

Haga clic de nuevo en el nombre del contacto recién creado y vaya a la sección "Tipo de contacto". Aquí puede asignar su tipo de contacto (Admin, Facturación) para la organización y cada sitio/subcontratista que haya registrado.

6.2.2. Borrar contacto

Para eliminar un contacto, haga clic al contacto que desea eliminar. Se abrirá un panel, haga clic en el botón rojo "Eliminar contacto".

En la ventana emergente confirme la acción haciendo clic en "Borrar" y el contacto se eliminará de su cuenta.

6.3. Usuario en varias cuentas

Es posible ser un usuario activo en varias cuentas. Para mantener un nombre de usuario para todas las cuentas, le recomendamos que utilice la misma dirección de correo electrónico (y nombre de usuario) cuando realice el proceso de registro para todos los Titulares Certificados para los cual necesita acceso en la RACP.

Al acceder a la RACP con su nombre de usuario vinculado a más de una cuenta, puede seleccionar para qué organización desea iniciar sesión.

Si ya ha iniciado sesión, puede cambiar a otra cuenta. Vaya a la pestaña Panel de control y haga clic en el texto naranja (-> Haga clic aquí para cambiar) en la esquina superior derecha.

7. Finanzas

Para acceder a su información financiera, haga clic en la pestaña "Finanzas" de la RACP.

En la pestaña Finanzas puede ver:

• Cuotas: en esta sección encontrará un resumen de las cuotas de regalías que debe pagar.
• Facturas: en esta sección encontrará un resumen de todas sus tarifas de regalías (pagadas y pendientes de pago).
• Reasignaciones: en esta sección puede configurar las reasignaciones de sus cuotas de regalías. Sólo aplicable al café. Para más información, véa el párrafo 7.1.

7.1 Reasignación de facturas (sólo café)

La Plataforma de Certificación Rainforest Alliance (RACP) ofrece a las empresas la posibilidad de asignar la factura de la regalía a proveedores, compradores o empresas registradas en la cadena de suministro. Más información sobre la regalía aquí.

Las siguientes instrucciones le guiarán en el proceso de reasignación de facturas en la RACP.

7.1.1. Tipos de reasignación de facturas

7.1.2. Solicitudes de reasignación

Para acceder a la reasignación de facturas, inicie sesión en su cuenta en la RACP y vaya a la pestaña "Finanzas".

Vaya a la pestaña "Reasignaciones". Aquí verá dos secciones:

• Solicitudes presentadas: Muestra las reasignaciones de facturas pendientes y activas procesadas por la cuenta. Esta sección es sólo para las cuentas que han registrado un acuerdo de reasignación con otra cuenta.
• Solicitudes recibidas: Muestra las reasignaciones de facturas pendientes y activas recibidas por la cuenta para confirmar. Esta sección es sólo para las cuentas que han recibido el acuerdo de reasignación de otra cuenta.

Establecer una nueva reasignación

1. Ir a Solicitudes presentadas .
2. Haga clic en el botón Pendiente.
3. Haga clic en el botón Nueva solicitud de reasignación.

Para añadir un acuerdo de reasignación, rellene los datos obligatorios (asteriscos rojos) en la ventana emergente:

Una vez que el acuerdo de reasignación es añadido, el titular del certificado que ha recibido la solicitud de reasignación debe confirmar el proceso. El acuerdo será visible en la sección "Reasignaciones". En "Solicitudes presentadas", verá cualquier solicitud pendiente hasta que la otra parte la haya confirmado.

Retirar una solicitud pendiente

1. Ir a Solicitudes presentadas.
2. Haga clic en el botón Pendiente
3. Haga clic en el botón Retirar

Aceptar o rechazar una solicitud pendiente

1. Ir a Solicitudes presentadas.
2. Haga clic en el botón Pendiente
3. Haga clic en el botón Aceptar/Rechazar 

Revocar una solicitud aceptada

1. Ir a Solicitudes presentadas.
2. Haga clic en el botón Activo
3. Haga clic en el botón Revocar

7.2. Facturación

La RACP calcula la regalía cobrada aplicable a lo largo del ciclo de facturación (por ejemplo, mensualmente para la regalía de café) y la factura en consecuencia al final del ciclo.

Cuando una cuenta ha seleccionado cualquiera de los tipos de reasignación de facturas en la RACP, las líneas de factura se cobrarán y luego se acreditan en consecuencia.

7.3. Preguntas frecuentes: Finanzas

8. Glosario

En la tabla a continuación encontrará los términos y abreviaturas más utilizados y su significado para trabajar con la RACP. Es necesario comprender estos términos para completar su registro de forma precisa.

Consulte también nuestro glosario en línea para obtener una explicación de la terminología que encontrará en los documentos y herramientas del Programa de Certificación Rainforest Alliance 2020.

9. Historial De Cambios

10. Descargo de responsabilidad

El presente Manual de Usuario se elaboró paralelamente al desarrollo de la RACP. Por tanto, las capturas de pantalla pueden diferir ligeramente a la versión de la RACP actualmente disponible en el Internet, debido al desarrollo y las mejoras constantes.

Descargo de responsabilidad sobre la traducción

Para cualquier duda sobre el significado preciso de la información contenida en la traducción por favor consulte la versión oficial que es la versión en inglés.