RACP: manuale utente per i Titolari di Certificato della filiera
- 30 Jul 2024
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RACP: manuale utente per i Titolari di Certificato della filiera
- Aggiornato il 30 Jul 2024
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La Piattaforma di certificazione Rainforest Alliance (RACP) è la piattaforma di certificazione per i membri che desiderano far parte del programma di certificazione Rainforest Alliance 2020.
Versione 1.4
Registrati nella RACP per aderire al programma Rainforest Alliance 2020. Qui puoi creare il tuo account, ottenere la certificazione Rainforest Alliance, gestire le licenze, riportare la tracciabilità, visualizzare le informazioni finanziarie e inviare richieste di approvazione per l’uso del marchio Rainforest Alliance.
Chi deve registrarsi nella RACP?
La registrazione nella RACP si applica a:
- Produttori: piccole aziende agricole, grandi aziende agricole, gruppi di aziende agricole
- Attori della filiera (inclusi rivenditori, società di servizi alimentari, proprietari di marchi)
A cosa serve questo manuale utente?
Questo manuale utente aiuta i titolari di certificati della filiera (inclusi rivenditori, società di servizi di ristorazione e proprietari di marchi) a navigare nel RACP durante il processo di registrazione e certificazione, il processo di rinnovo della certificazione e come gestire utenti e contatti.
Passaggi per ottenere la certificazione della filiera
Puoi trovare maggiori informazioni sulla nostra pagina Come ottenere la certificazione della filiera: Una guida per le aziende.
1. Invia la tua richiesta di registrazione
- Vai alla pagina di registrazione RACP qui.
- Seleziona la tua lingua preferita nell'angolo in alto a destra.
- Clicca su Supply Chain Actor.
- NB: Se sei un rivenditore o un'azienda di servizi di ristorazione, fai invece clic su “Retailer” (Rivenditore).
- Fornisci le informazioni della tua organizzazione:
- Organization details (Dettagli dell'organizzazione):
- nome dell'organizzazione;
- se applicabile, il tuo vecchio ID Rainforest Alliance/UTZ.
- la tua coltura principale.
- eventuali attività aggiuntive.
- Organization address (Indirizzo dell'organizzazione): questa è la sede in cui viene gestito il certificato.
- Personal details (Dati personali): nome, cognome e indirizzo email aziendale.
- Terms & Conditions (Termini e condizioni):
- Leggi e accetta i Termini e Condizioni.
- Sottometti la tua registrazione: fai clic su ‘Submit participation’ (Invia partecipazione).
- Organization details (Dettagli dell'organizzazione):
| Nota: La tua richiesta di registrazione verrà esaminata dal team di Rainforest Alliance. Una volta approvato, riceverai un'email per attivare il tuo nome utente e impostare la nuova password. Controlla la tua casella di posta indesiderata se non hai ricevuto l'email. |
2. Crea il tuo profilo di certificazione
Dopo aver ricevuto l'email di attivazione, fai clic sul link contenuto nell'email per attivare il tuo nome utente e impostare la nuova password.
Accederai alla tua Dashboard nella schermata seguente:
Indica quale/i sito/i vuoi certificare, inserendo:
- la tua sede di gestione centrale (Central Management Location). Questo è l'indirizzo dell'ufficio di gestione;
- eventuali siti aggiuntivi che desideri includere nella certificazione (se applicabile).
Summary (Riepilogo): Fai clic su ‘Submit’ (Invia) per continuare con i passaggi successivi.
Per qualsiasi modifica, fai clic sul pulsante ‘Edit’ (Modifica) sotto ‘Action’.
Ora accederai alla sezione ‘Certification Overview’, dove puoi vedere la panoramica dei siti che rientrano nell'ambito della tua certificazione.
2.1. Aggiungere e gestire siti
Nel tuo ‘Certification scope’ (Ambito di certificazione), puoi trovare una panoramica dei tuoi siti.
Dovrai inserire ulteriori informazioni sui tuoi siti. Fai clic su ‘Edit’ (Modifica) e inserisci le informazioni applicabili:
- Details: inserisci le informazioni del tuo sito.
- Crops: seleziona le colture certificate Rainforest Alliance gestite a questo indirizzo. Fornisci una stima dei volumi (totale dei volumi certificati Rainforest Alliance, dei volumi non certificati e dei volumi certificati da altri schemi) che prevedi di acquistare o trasformare nei prossimi 12 mesi per ogni coltura selezionata. Utilizza il nostro calcolatore online per una stima dei tuoi volumi.
- Activities: indica quali attività sono applicabili a questa località.
- Rivenditori al dettaglio e società di servizi di ristorazione devono selezionare le attività “Retail” (Vendita al dettaglio) e “Brand Owner” (Proprietario del marchio).
- Input: indica quali prodotti provengono da o arrivano a questo indirizzo
- Rivenditori al dettaglio e società di servizi di ristorazione devono selezionare il prodotto pronto per il consumo.
- Output: indica quale/i prodotto/i escono da questa posizione.
- Rivenditori al dettaglio e società di servizi di ristorazione devono selezionare le stesse informazioni dell'input.
- Traceability: indicare il tipo di tracciabilità dei prodotti trattati in questa sede. Seleziona qualsiasi tipo di livello di tracciabilità applicabile alla tua certificazione. Questo è visibile nelle fatture e nella documentazione di spedizione. Se non lo sai, consulta il tuo fornitore.
- Certification questions: rispondi alle domande in questa sezione per aiutarci a identificare il tuo ambito. Potrebbero apparire altre domande a seconda delle risposte. Alcune domande sono precompilate in base alle informazioni che hai fornito nel tuo profilo. Se le risposte precompilate non sono corrette, è necessario aggiornare le voci precedenti. Fai clic su ‘Back’ (Indietro) per modificare le informazioni inserite nelle sezioni precedenti di questo sito.
| Nota: se il tuo sito ha un certificato di catena di custodia attivo per un altro schema di certificazione, puoi caricare una copia in questa sezione. Questo potrebbe aiutare a ridurre il livello di verifica. |
8. Summary: qui puoi vedere un riepilogo delle informazioni che hai inserito finora. Se sono necessarie modifiche, fai clic su ‘Back’ (Indietro) per modificare le voci precedenti. Se non sono necessarie ulteriori modifiche, fai clic su ‘Submit’ (Invia) per continuare con i passaggi successivi.
Ogni titolare del certificato deve avere almeno un sito. Questo é l’indirizzo di gestione centrale (CML) che hai indicato durante la creazione dell'account. In caso di certificazione multi-sito, vedrai anche gli altri siti elencati qui. Puoi anche aggiungere manualmente qualsiasi nuovo sito (vedi il successivo paragrafo 2.2).
2.2. Multi-sito e subappaltatori
Se disponi di una certificazione multi-sito o desideri aggiungere subappaltatori al tuo scopo di certificazione, fai clic sul pulsante verde ‘Add new site’ (Aggiungi nuovo sito) nella sezione ‘Certification scope’.
Ripeti le azioni illustrate sopra nel paragrafo 2.1 di questa guida per ogni sito/subappaltatore che desideri aggiungere.
Nota: In caso di più siti, assicurati che il sito di gestione sia selezionato come sede di gestione centrale (Central Management Location). Questo verrà visualizzato sul tuo certificato. |
2.3. Conferma l'ambito della certificazione e visualizza i requisiti
Dopo aver aggiunto tutti i siti/subappaltatori all'ambito di certificazione, puoi confermarlo.
Nella sezione ‘Certification scope’, fai clic sul pulsante verde ‘Confirm scope and view requirements’ (Conferma ambito e visualizza i requisiti).
Questo genererà i requisiti applicabili alla tua organizzazione, in base alle informazioni inserite nel tuo profilo.
Nella sezione ‘Requirements’ (Requisiti), puoi visionare e scaricare un file Excel con tutti i requisiti applicabili. Una volta fatto, fai clic su ‘Back’ (Indietro).
2.4. Calcola i livelli di verifica
Torna alla sezione ‘Certification scope’ e fai clic sul pulsante verde chiaro Calculate my verification levels’.(Calcola i miei livelli di verifica). Questo è un passaggio obbligatorio per assicurarti che Rainforest Alliance riceva la richiesta di calcolo dei livelli di verifica (rischio), in modo da poter procedere con la certificazione.
Leggi le informazioni nel pannello ‘Start verification’ (Avvia verifica), segui le istruzioni e poi fai clic su ‘Submit’ (Invia).
Il livello di verifica si riferisce alla frequenza e ai processi di revisione necessari per valutare il rischio in un sito specifico. Il team di certificazione di Rainforest Alliance esaminerà il tuo profilo entro tre settimane. Riceverai i risultati via email.
Procedi con la richiesta o il caricamento del License Agreement. Segui i passaggi indicati nel capitolo 3.
2.5. EUDR
| Applicabile solo alle colture caffè/cacao. |
A partire dal 15 gennaio 2024, i titolari di certificati con caffè e/o cacao in scopo di certificazione possono richiedere dati e analisi dalla certificazione Rainforest Alliance per supportare il loro obbligo di due diligence EUDR (Regolamento Europeo sui prodotti a deforestazione zero), includendo l'impostazione EUDR nel loro ambito di certificazione nella piattaforma di certificazione Rainforest Alliance (RACP).
2.5.1. Includi l'opzione EUDR
Per includere l'opzione EUDR nell'ambito della certificazione, è necessario disporre di una licenza con stato “pending” ("in sospeso"). Puoi controllare lo stato della tua licenza nella scheda “Certification Overview” (''Panoramica della certificazione'').
Accedi al tuo account RACP utilizzando questo link. Al momento dell'accesso, apparirà una finestra pop-up sulla tua Dashboard, se le colture di cacao e/o caffè rientrano nel tuo ambito: clicca sul pulsante "Vai alle Impostazioni EUDR". In alternativa, puoi anche accedere al pulsante EUDR Settings (Impostazioni EUDR) nel modo seguente:
- Vai alla tua ‘Certification Overview’ (Panoramica della certificazione).
- Cliccalic su “details” ("Dettagli") per visualizzare la licenza attualmente in stato “pending” ("in sospeso").
- Individua il pulsante “EUDR Settings” ("Impostazioni EUDR") posizionato sopra la sezione dell’ambito della certificazione.
Nella schermata Impostazioni EUDR (“EUDR Settings”), clicca sul pulsante “Edit” ("Modifica").
Seleziona "Sì" per aggiungere l'EUDR a tuoambito della certificazione, leggi i Termini e condizioni e, quando sei pronto, fai clic su “Save” ("Salva"). 
La tua richiesta di aggiungere i dati EUDR all'ambito della tua certificazione è ora salvata. I dati sulle nuove licenze approvate con EUDR saranno resi disponibili nel corso dell'anno.
Nota 1: se non hai ancora una licenza in stato “pending”("in attesa"), clicca sul pulsante “Renew Certification” ("Rinnova certificazione") nella tua Dashboard. È possibile rinnovare la licenza a partire da sei mesi prima della data di scadenza della licenza corrente. Nota 2: Gli attori della catena di approvvigionamento devono effettuare transazioni nei livelli di tracciabilità Identità Preservata (Identity Preserved,IP) o Identità preservata mista (Mixed Identity Preserved,Mixed IP) nel sistema di tracciabilità di Rainforest Alliance e devono essere sottoposti a audit per i requisiti di IP o Mixed IP. |
2.5.2. Escludi l'opzione EUDR
Per escludere l'opzione EUDR dall'ambito della certificazione, procedi nel seguente modo:
Accedi al tuo account sul RACP utilizzando questo link.
- Vai alla tua “Certification Overview” (Panoramica della certificazione).
- Clicca su “details” ("Dettagli") per visualizzare la licenza attualmente in stato “pending” ("in sospeso").
- Individua il pulsante “EUDR Settings” ("Impostazioni EUDR") posizionato sopra la sezione dell’ambito della certificazione.
- Nella schermata Impostazioni EUDR, fai clic sul pulsante “Edit” ("Modifica").
- Seleziona "No" e fai clic su “Save” ("Salva").
- Chiudi la finestra EUDR Settings (Impostazioni EUDR).
La richiesta di aggiungere i dati EUDR all'ambito della certificazione è ora esclusa.
2.6. Domande Frequenti: Registrazione e certificazione
Qual è il link per registrarsi nella RACP? | Puoi registrarti a questo link: https://portal.ra.org/CertificateHolder_Registration/ Se sei un Supply Chain Actor, fai clic sul pulsante Supply Chain Actor (Filiera). Se sei un rivenditore (Retailer), fai clic sul pulsante Retailer |
Il mio account è stato approvato. Dove posso accedere? | Segui il link contenuto nell'email che hai ricevuto per impostare la password. Puoi accedere al link sottostante dopo aver impostato una nuova password: https://portal.ra.org/RA_Certification_Theme/Login |
Come posso aderire al programma di certificazione Rainforest Alliance 2020? | È necessario registrarsi nella RACP, rispettare i requisiti applicabili e ottenere un certificato e una licenza Rainforest Alliance 2020. |
Ho dimenticato la password. Come posso recuperarla? | Se hai dimenticato la password, puoi recuperarla facendo clic su ‘Forgot your password?’ (Hai dimenticato la password?) nella schermata di accesso. |
Dove posso trovare le regole per ottenere la certificazione in base al programma di certificazione Rainforest Alliance 2020? | Puoi consultare le regole di certificazione e revisione nel nostro documento vincolante Regole di certificazione e controllo 2020. Per altri documenti vincolanti, consulta la nostra pagina di certificazione. |
In quale situazione aggiungo un subappaltatore alla mia certificazione? | Consulta il nostro documento Documento Orientativo di Rainforest Alliance Tracciabilità per scoprire quali entità possono essere incluse nell'ambito della certificazione. |
Ho bisogno di aiuto con il mio processo di registrazione/certificazione. A chi posso rivolgermi? | Contatta il nostro team Customer Success via email all'indirizzo CustomerSuccess@ra.org o visita la nostra pagina Contattaci. Per assistenza tecnica, usa la nostra live chat sul RACP. |
3. Legal Agreement (versione 2020)
Per firmare o caricare il License Agreement esistente, accedi al tuo account RACP e fai clic sulla scheda ‘Legal’.
Nella schermata successiva puoi impostare la tua gerarchia legale.
- Parent organization Organizzazione che ha un interesse di controllo su una o più organizzazioni.
- Child organization: Organizzazione per la quale un'altra entità è legalmente responsabile.
- Standalone organization: Organizzazione autonoma che non è una filiale e/o non è legalmente collegata a un'altra società.
Seleziona il tipo di organizzazione e fai clic su ‘Continue’ (Continua).
Fai clic sul pulsante ‘Request your legal agreement’ (Richiedi il tuo accordo legale).
Nella schermata successiva, puoi indicare se hai già un License Agreement esistente (valido).
Se disponi di un License Agreement esistente e valido (versione 2020), puoi caricarlo nella RACP. Fai clic su ‘Yes, I have an existing License Agreement (2020 Version) (Sì, ho un License Agreement esistente (versione 2020)) e segui le istruzioni del paragrafo 3.1.
Se non disponi di un License Agreement esistente (versione 2020), puoi richiederlo nella RACP. Fai clic su ‘No, I do not have an existing License Agreement (2020 version)’ (No, non ho un License Agreement esistente (versione 2020)) e segui i passaggi indicati nel paragrafo 3.2.
3.1. Carica il tuo License Agreement esistente (versione 2020)
Se la tua azienda dispone già di un License Agreement valido (versione 2020), procedi nel seguente modo:
1) Seleziona ‘Yes, I have an existing License Agreement (2020 version)’ (Sì, ho un License Agreement esistente (versione 2020).
2) Carica il tuo documento.
3) Fai clic su ‘Continue’ (Continua).
| Nota: Assicurati di caricare un documento valido, con la firma di convalida di Rainforest Alliance. |
Se applicabile, includere eventuali sublicenziatari. I sublicenziatari approvati saranno coperti dal License Agreement. Se non disponi di sublicenziatari, fai clic direttamente su ‘Send to the Rainforest Alliance’ (Invia a Rainforest Alliance) per inviare la richiesta.
La tua richiesta è ora nello stato ‘Pending review by the Rainforest Alliance’ (In attesa di revisione da parte della Rainforest Alliance).
Il team di Rainforest Alliance esaminerà la tua richiesta. Riceverai feedback via email.
Una volta convalidato da Rainforest Alliance, il License Agreement verrà visualizzato come «Valido» nella scheda Informazioni legali.
3.2. Firma il tuo nuovo License Agreement
Se non ha ancora firmato il License Agreement (versione 2020), lo dovrà richiedere e firmare nella RACP. È possibile firmare direttamente con DocuSign nel sistema, se disponibile nel suo paese.
Segui i passaggi seguenti:
1) Seleziona “No, I do not have an existing License Agreement (2020 version)” (No, non ho un License Agreement esistente (versione 2020)).
2) Fai clic su ‘Continue’ (Continua).
Nella schermata ‘Select who will be part of your legal agreement’ (Seleziona chi farà parte del tuo accordo legale):
1) Includi eventuali sublicenziatari. I sublicenziatari approvati saranno coperti dal License Agreement. Se non disponi di sublicenziatari, vai al passaggio 2.
2) Seleziona la lingua preferita del License Agreement.
3) Fai clic su ‘Continue’ (Continua).
Per continuare con la tua firma, hai due opzioni:
1) Firma il License Agreement con DocuSign. Segui i passaggi indicati nel paragrafo 3.2.1.
2) Firma il License Agreement con firma a penna. Segui i passaggi indicati nel paragrafo 3.2.2.
Nota: Se non è consentito utilizzare le firme elettroniche nel tuo paese, nei campi della firma verrà visualizzata una casella informativa che ti chiederà di stampare e firmare a penna il documento. Seguire i passaggi indicati nel paragrafo 3.2.2 di questo manuale utente. |
3.2.1. Firma il tuo nuovo License Agreement con DocuSign
Per firmare il License Agreement con DocuSign, procedi nel seguente modo:
- Seleziona la lingua dell'applicazione DocuSign (fai clic su ‘Change language’ (Cambia lingua)).
- Seleziona la casella ‘I agree to use electronic records and signatures.’ (Accetto di utilizzare registrazioni e firme elettroniche). Quindi sul pulsante giallo ‘Continue’ (Continua).
- Leggi il documento. A pagina 2 del License Agreement, seleziona uno stile per la tua firma, inserisci il tuo nome completo, la qualifica e l'indirizzo dell'azienda.
- Ripeti il passaggio 3 per il secondo blocco di firma riportato di seguito.
- Quando sei pronto, completa il processo di firma facendo clic sul pulsante giallo ‘Finish’ (Fine).
- Invia il License Agreement firmato: fai clic sul pulsante 'Send to the Rainforest Alliance' (Invia alla Rainforest Alliance).
La tua richiesta è ora nello stato ‘Pending review by the Rainforest Alliance’ (In attesa di revisione da parte della Rainforest Alliance).
Il team di Rainforest Alliance esaminerà ora la tua richiesta. Riceverai feedback via email.
Una volta convalidato da Rainforest Alliance, il License Agreement verrà visualizzato come «Valido» nella scheda Informazioni legali.
3.2.2. Firma il tuo nuovo License Agreement con firma a penna
Questa opzione consente di scaricare, stampare e firmare il License Agreement con firma a penna.
Segui i passaggi seguenti:
- Seleziona la lingua dell'applicazione DocuSign (fai clic su ‘Change language’ (Cambia lingua)).
- Seleziona la casella ‘I agree to use electronic records and signatures.’ (Accetto di utilizzare registrazioni e firme elettroniche).
- Fai clic su ‘Other actions’ (Altre azioni) (1) e quindi su ‘Print & Sign’ (Stampa e firma) (2).
- Nella finestra pop-up, fai clic su ‘Download’ (Scarica) per generare il documento in PDF.
- Stampa il documento e firmalo a penna. Nella stessa finestra pop-up, fai clic su ‘Return document’ (Restituisci documento) per caricare il documento firmato. Se hai chiuso il pop-up o ti sei disconnesso dalla RACP, torna alla schermata Legal e ripeti i passaggi 3 e 4 per tornare all'opzione ‘Return document’ (Restituisci documento).
- Carica il file e fai clic su ‘Finish’ (Fine).
- Invia il License Agreement firmato: fai clic sul pulsante 'Send to the Rainforest Alliance' (Invia alla Rainforest Alliance).
La tua richiesta è ora nello stato ‘Pending review by the Rainforest Alliance’ (In attesa di revisione da parte della Rainforest Alliance).
Il team di Rainforest Alliance esaminerà ora la tua richiesta. Riceverai feedback via email.
Una volta convalidato da Rainforest Alliance, il License Agreement verrà visualizzato come «Valido» nella scheda Informazioni legali.
| Nota: Assicurati di stampare e firmare il documento con una firma a penna. Non accettiamo immagini di firme (o schermate), nomi dattiloscritti o firme disegnate digitalmente. La tua richiesta verrà rifiutata. |
3.3. Domande Frequenti: License Agreement
Cos'è un License Agreement? | Si tratta di un documento contrattuale firmato tra Rainforest Alliance e la tua organizzazione che stabilisce i termini e le condizioni e gli obblighi di Rainforest Alliance da seguire. |
Perché devo firmare un License Agreement? | La firma dell'accordo legale è necessaria per ottenere la certificazione presso la Rainforest Alliance e per utilizzare i marchi. |
Quali entità posso coprire con il mio License Agreement? | Un License Agreement può riguardare più entità chiamate sublicenziatari o organizzazioni minorenni. |
Cos'è DocuSign? | Per firmare un License Agreement, utilizziamo DocuSign per il processo di firma elettronica. DocuSign fornisce un processo di firma digitale dei contratti online sicuro e legalmente vincolante, che sostituisce la gestione cartacea dei contratti per paesi specifici, ove consentito. |
DocuSign è disponibile in tutti i paesi? | DocuSign non è disponibile in tutti i paesi. Se le firme elettroniche non sono consentite nel tuo paese, segui le istruzioni del paragrafo 3.2.2. |
Lo stato del mio License Agreement è «In attesa della firma dell'account». Cosa significa? | Ciò significa che hai iniziato la tua richiesta, ma non l'hai ancora inviata alla Rainforest Alliance. Segui i passaggi indicati nel paragrafo 3.2. per inviare la tua richiesta. |
Ho domande sul mio License Agreement. A chi posso rivolgermi? | Contatta il nostro team Customer Success via email all'indirizzo CustomerSuccess@ra.org o visita la nostra pagina Contattaci. Per assistenza tecnica, usa la nostra live chat sul RACP. |
4. Livelli di verifica ricevuti: fasi successive
In base ai risultati che hai ricevuto nell'email con il tuo livello di verifica, devi prepararti per ottenere la lettera di Endorsement o il certificato di audit.
Segui i passaggi indicati di seguito per il/i sito/i ricevuto/i:
- Livello di verifica A: prepara la tua lettera di Endorsement. Vai al paragrafo 4.1.
- Livello di verifica da B a E: preparati per l'audit. Vai al paragrafo 4.2.
4.1. Livello di verifica A: prepara la tua lettera di Endorsement
Se hai ricevuto il livello di verifica A, significa che sei esonerato da un audit. È necessario procedere con il processo di Endorsement per ottenere una lettera di Endorsement.
Completa i seguenti passaggi:
- Scarica, completa e carica la tua autovalutazione (self-assessment).
- Assicurati di avere un License Agreement valido (versione 2020).
- Richiedi l’Endorsement.
Questi passaggi sono spiegati più dettagliatamente di seguito.
4.1.1. Scarica, completa e carica la tua autovalutazione
Per scaricare l'autovalutazione, procedi nel seguente modo:
- Vai alla sezione ‘Certification Overview’ (Panoramica della certificazione), quindi fai clic sul pulsante ‘Details’ (Dettagli) della licenza in stato pending.
- Fare clic sulla scheda "License preparation".
- Nella sezione "self-assessment", clicca su "Open".
- Scarica la tua autovalutazione. L'autovalutazione scaricata contiene solo i requisiti applicabili alla tua organizzazione in base alle informazioni fornite durante la registrazione.
- Nel file Excel, compila la colonna D con «conformità» o «non conformità» ed elabora nella colonna E quali sono i tuoi risultati, per indicare in che modo la tua azienda rispetta ciascun requisito. Se l’azienda non è conforme, compilare le colonne G – J spiegando quali misure sono state adottate per risolvere la non conformità.
| NB: Per i rivenditori al dettaglio e le società di servizi di ristorazione si applica uno specifico sottoinsieme di requisiti della catena di fornitura dello standard di agricoltura sostenibile 2020. Tale elenco è specificato a questo link. Per tutti i requisiti che non si applicano, compila N/A (non applicabile) nella colonna D e lasciare vuota la colonna E. |
- Una volta completato, carica la tua autovalutazione nella stessa sezione. Fai clic su ‘Upload your file’ (Carica il tuo file).
| Consiglio: Consulta il documento Guida generale per l'implementazione dello standard agricolo sostenibile per assistenza nell'interpretazione e nell'implementazione dei requisiti applicabili. |
4.1.2. Assicurati di avere un License Agreement valido (versione 2020)
Assicurati di avere un License Agreement valido (versione 2020) nella piattaforma di certificazione di Rainforest Alliance (RACP).
Se la tua azienda dispone già di un License Agreement valido (versione 2020), puoi caricarlo sulla RACP. Se non ha ancora firmato il License Agreement (versione 2020), lo dovrai richiedere e firmare nella RACP.
Segui i passaggi per firmare o caricare il License Agreement (versione 2020) nel capitolo 3 di questo manuale.
4.1.3. Richiedi l’endorsement
Vai alla tua ‘Certification Overview’ (Panoramica della certificazione). Nella licenza in sospeso (pending), fai clic su ‘Details’ (Dettagli).
Sul lato destro dello schermo, puoi vedere il pulsante ‘Request Endorsement’.
Una volta esaminate tutte le informazioni richieste, Rainforest Alliance ti contatterà per ulteriori chiarimenti o per rilasciare la lettera di endorsement e la licenza per la tracciabilità.
Quando la lettera di Endorsement è stata emessa, riceverai un'email.
La lettera sarà visibile nella sezione ‘Documents’ (Documenti) della scheda ‘License preparation’.
| Nota: Il pulsante ‘Request endorsement’ diventa attivo solo dopo aver completato i passaggi 4.1.1 e 4.1.2. Il completamento di questo passaggio è essenziale per ricevere la lettera Endorsement e la licenza per la tracciabilità. |
4.2. Livello di verifica da B a E: preparati per l'audit
Se ricevi un livello di verifica da B a E, significa che devi sottoporti a un audit di certificazione. È necessario procedere con il processo di audit per ottenere un certificato di audit.
Per iniziare a pianificare l'audit, completa i seguenti passaggi:
- 4.2.1. Scarica, completa e carica la tua autovalutazione
- 4.2.2. Compila il modulo di domanda di certificazione (CAF)
- 4.2.3. Contatta un Ente di Certificazione autorizzato (CB)
- 4.2.4. Assicurati di avere un License Agreement valido (versione 2020)
- 4.2.5. Conferma il contratto nella RACP (Handshake)
Questi passaggi sono spiegati più dettagliatamente di seguito.
4.2.1. Scarica, completa e carica la tua autovalutazione
Per scaricare l'autovalutazione, procedi nel seguente modo:
- Vai alla sezione ‘Certification Overview’ (Panoramica della certificazione), quindi fai clic sul pulsante ‘Details’ (Dettagli) della licenza in stato pending.
- Fare clic sulla scheda "License preparation".
Nella sezione "self-assessment", fare clic su "Open".
- Scarica la tua autovalutazione. L'autovalutazione scaricata contiene solo i requisiti applicabili alla tua organizzazione in base alle informazioni fornite durante la registrazione.
- Nel file Excel, compila la colonna D con «conformità» o «non conformità» ed elabora nella colonna E quali sono i tuoi risultati, per indicare in che modo la tua azienda rispetta ciascun requisito. Se l’azienda non è conforme, compilare le colonne G – J spiegando quali misure sono state adottate per risolvere la non conformità.
- Quando sei pronto, carica la tua autovalutazione in questa sezione. Fai clic su ‘Upload your file’ (Carica il tuo file).
| Nota: Scarica l'autovalutazione dopo aver ricevuto i livelli di verifica. Alcune informazioni potrebbero cambiare nel tuo ambito di certificazione, il che può influire sulla lista dei requisiti applicabili. Suggerimento: Consulta il documento Guida generale per l'implementazione dello standard agricolo sostenibile per assistenza nell'interpretazione e nell'implementazione dei requisiti applicabili. |
4.2.2. Compila il CAF
Il modulo di domanda di certificazione (Certification Application Form, CAF) è un documento obbligatorio che deve essere compilato dai titolari di certificati e dagli organismi di certificazione durante il processo di certificazione.
Scarica la versione più recente del tuo CAF nella RACP (nella sezione ‘Certification Body’ (ente di certificazione) vedi screenshot qui sotto) o sul sito web di Rainforest Alliance qui.
Assicurati di utilizzare il documento corretto denominato Supply chain.
Compila la scheda rossa 1. Modulo di domanda.
4.2.3. Contatta un Ente di Certificazione autorizzato (CB)
È necessario firmare un accordo di certificazione con un ente selezionato. Puoi trovare un elenco di enti autorizzati qui e richiedere un preventivo.
Invia la seguente documentazione all’ente di tua scelta:
- Modulo di domanda di certificazione (CAF).
- La tua autovalutazione (self-assessment) è stata compilata secondo le istruzioni.
- La tua email con i risultati del livello di verifica ricevuta da Rainforest Alliance.
| Nota: assicurati di inviare una copia dell'autovalutazione e del piano di gestione (management plan) compilati al proprio ente di certificazione almeno quattro settimane prima del primo giorno dell'audit previsto. |
4.2.4. Assicurati di avere un License Agreement valido (versione 2020)
Assicurati di avere un License Agreement valido (versione 2020) nella piattaforma di certificazione di Rainforest Alliance (RACP).
Se la tua azienda dispone già di un License Agreement valido (versione 2020), puoi caricarlo sulla RACP. Se non ha ancora firmato il License Agreement (versione 2020), lo dovrai richiedere e firmare nella RACP.
Segui i passaggi per firmare o caricare il License Agreement (versione 2020) nel capitolo 3 di questo manuale.
4.2.5. Conferma il contratto nella RACP (Handshake)
Dopo aver firmato un accordo di certificazione con il tuo ente, devi confermarlo nella RACP. Questo passaggio consentirà all’ente di accedere alle informazioni necessarie nel tuo profilo.
Esistono due modi per farlo, come illustrato di seguito.
Invia una richiesta al tuo ente di certificazione
Per inviare una richiesta al tuo ente, procedi nel seguente modo:
- Vai alla scheda ‘Certification Overview’, fai clic sul pulsante ‘Details’ (Dettagli) della licenza in stato pending.
- Clicca sulla scheda "License preparation".
- Nella sezione ‘Your Certification Body’ (Il tuo ente di certificazione), fai clic su ‘Open’ (Apri).
- Apparirà un elenco di enti di certificazione autorizzati. Fai clic su ‘Confirm contract’ (Conferma contratto) accanto al nome dell’ente con cui hai firmato un contratto.
- L’ente riceverà la tua richiesta. Fino alla conferma, lo stato della richiesta sarà ‘Awaiting response’ (In attesa di risposta).
- Quando l’ente accetta la richiesta, il contratto viene firmato ufficialmente nella RACP.
Ricevi una richiesta dal tuo ente di certificazione.
Se il tuo ente ti ha inviato una richiesta di contratto, procedi nel seguente modo:
- Vai alla scheda ‘Certification Overview’, fai clic sul pulsante ‘Details’ (Dettagli) della licenza in stato pending.
- Vai alla scheda License preparation.
- Nella sezione ‘Your Certification Body’ (Il tuo ente di certificazione), fai clic sul pulsante ‘Open’ (Apri).
- Riceverai un invito dal tuo ente di certificazione. Fai clic sul pulsante verde ‘View invitation’ (Visualizza invito).
- Nel pannello a destra, fai clic su ‘Yes, we have signed the contract’ (Sì, abbiamo firmato il contratto), quindi su ‘Accept Invitation’ (Accetta l'invito).
- Il contratto con il tuo ente è ora ufficialmente firmato nel RACP.
4.3. Domande Frequenti: Livello di verifica
Cos’è il livello di verifica? | Il livello di verifica è il risultato della valutazione del rischio della filiera (SCRA) e definisce la frequenza e l'intensità dell’audit di verifica necessarie per valutare correttamente il rischio associato ai tuoi siti. I tuoi livelli di verifica indicheranno quali siti del tuo profilo necessitano di un audit, di che tipo sarà l’audit e/o se uno dei tuoi siti è idoneo per un Endorsement, laddove non è richiesto alcun audit di verifica. |
Quando riceverò il mio livello di verifica? | Dopo aver inoltrato la richiesta di calcolare i livelli di verifica nella RACP, Rainforest Alliance esaminerà la stessa entro 3 settimane. |
Come mai alcuni dei miei siti sono esenti da audit e altri richiedono un audit? | Anziché un approccio generalizzato alla certificazione, Rainforest Alliance adotta un approccio basato sul rischio per rendere più efficiente il processo di assicurazione. Ogni sito all'interno del suo profilo di certificazione viene esaminato in base alle attività che si svolgono in quel luogo. Questo ci permette di individuare i rischi all'interno della sua filiera ed evitare di richiedere audit eccessivi laddove non sono necessari. |
Ho ricevuto il livello di rischio tra B e E, come sarà il mio programma di audit? | La panoramica che segue fornisce un'indicazione del programma di audit a seconda del livello di verifica. |
Non sono mai stato sottoposto a un audit per uno dei vecchi programmi e ora mi viene richiesto di sottopormi a un audit per ottenere la certificazione, come mai? | Il nuovo programma di certificazione di Rainforest Alliance è più completo del precedente e può succedere che i livelli di verifica di molti titolari di certificati possano cambiare. Per determinare il livello di verifica vengono presi in considerazione diversi fattori, come l'ubicazione del sito, i volumi per coltura che vengono acquistati/processati in ogni sito, l'attività svolta nel sito, se vengono trattati solo prodotti certificati Rainforest Alliance, se il sito è il primo acquirente di un prodotto, ecc. La maggiore garanzia del programma può comportare un livello di verifica più elevato. |
Ho commesso un errore nelle informazioni fornite circa il mio scopo/siti di certificazione, ma non posso più apportare modifiche. Come posso aggiornare queste informazioni? | Una volta cliccato su "Calcola i miei livelli di verifica" o ricevuto il livello di verifica per i suoi siti, non è più possibile apportare modifiche. Se è necessario apportare modifiche, si prega di contattare con le informazioni corrette il seguente indirizzo customersuccess@ra.org. Si noti che tali modifiche potrebbero comportare un diverso livello di verifica. Se desideri aggiungere un altro sito al tuo scopo di certificazione, puoi farlo cliccando su "Add sites", compilando tutte le informazioni necessarie, riconfermando lo scopo di certificazione e cliccando nuovamente su "Calculate my verification levels" per ricevere il livello assegnato per questo sito aggiuntivo. |
Non riesco a trovare la mia domanda in questa FAQ. Cosa posso fare? | Consulta le Domande Frequenti sulla nostra pagina Come ottenere la certificazione della filiera: Una guida per le aziende. Per ulteriori informazioni, contatta il nostro team Customer Success via email all'indirizzo CustomerSuccess@ra.org o visita la nostra pagina Contattaci. |
5. Rinnova il tuo certificato/licenza
Riceverai una notifica 6 mesi prima della scadenza della licenza. Ciò significa che devi assicurarti di rinnovare la certificazione e/o la licenza prima della scadenza.
Di seguito puoi trovare i passaggi principali da eseguire nella RACP per rinnovare la certificazione.
5.1. Aggiorna e conferma il tuo scopo
Accedi al tuo account a questo link con il tuo nome utente e password.
6 mesi prima della scadenza della licenza attuale apparirà un messaggio pop-up sul tuo schermo. Fai clic su Sì per iniziare a rinnovare la certificazione.
| Nota: 1. Se fai clic su No, potrai rinnovare la certificazione in un secondo momento facendo clic su‘Certification Overview’ (Panoramica della certificazione) e sul pulsante ‘Edit’ (Modifica) sulla licenza in stato pending. 2. Se non vedi il messaggio pop-up, significa che hai già un nuovo scopo di certificazione per la tua prossima licenza in attesa (pending) nella tua ‘Certification Overview’. |
Lo scopo di certificazione viene copiato da quello precedente. In questo modo non sarà necessario inserire nuovamente tutte le informazioni. Fai clic sulla scheda ‘Certification Overview’.
Nello stato della licenza in attesa (pending), fai clic su ‘Details’ (Dettagli) per accedere alla sezione ‘Certification scope’.
Qui puoi trovare una copia del sito o dei siti contenuti nella licenza precedente.
Assicurati di verificare le informazioni esistenti nei tuoi siti e di aggiornarle se necessario (ad esempio nuove colture, aziende agricole, siti, attività, livelli di tracciabilità ecc. che desideri includere), facendo clic sul pulsante «Modifica» sul lato destro del sito.
Segui le istruzioni nel capitolo 2 di questo manuale per ulteriori indicazioni.
Quando sei pronto, conferma il tuo scopo di certificazione facendo clic su ‘Confirm scope and view requirements’ (Conferma scopo e visualizza i requisiti) nella sezione ‘Certification scope’.
Questo genererà i requisiti applicabili alla tua organizzazione, in base alle informazioni inserite nel tuo profilo.
Nella sezione ‘Requirements’ (Requisiti), puoi visionare e scaricare un file Excel con tutti i requisiti applicabili. Una volta fatto, fai clic sul pulsante ‘Back’ (Indietro).
5.2. Calcola i livelli di verifica
Torna alla sezione ‘Certification scope’ e fai clic sul pulsante verde chiaro Calculate my verification levels’.(Calcola i miei livelli di verifica). Questo è un passaggio obbligatorio per assicurarti che Rainforest Alliance riceva la richiesta di calcolo dei livelli di verifica (rischio), in modo da poter procedere con il rinnovo della certificazione.
Leggi le informazioni nel pannello ‘Start verification’ (Avvia verifica), segui le istruzioni e poi fai clic su ‘Submit’ (Invia).
Il team di certificazione di Rainforest Alliance esaminerà il tuo profilo entro 3 settimane. Riceverai i risultati via email.
5.3. Livelli di verifica ricevuti: fasi successive
In base ai risultati che hai ricevuto nell'email con il tuo livello di verifica, devi prepararti per il certificato/licenza di approvazione o per l'audit.
Per rinnovare la licenza/certificato Endorsement, segui i passaggi indicati nel paragrafo 4.1.
Per rinnovare la licenza/certificato di audit, segui i passaggi indicati nel paragrafo 4.2.
5.4. Domande Frequenti: Rinnovo della certificazione
Sto rinnovando la mia licenza. Perché devo scegliere la licenza in attesa (pending)? | La prima licenza include tutte le informazioni (scopo di certificazione, informazioni sulla preparazione dell'audit, ecc.) della certificazione precedente. La licenza in attesa rappresenta il nuovo ciclo di certificazione per i titolari di certificato della filiera, ed è qui che è possibile modificare le informazioni. |
Ho bisogno di aiuto con il mio processo di certificazione. A chi posso rivolgermi? | Contatta il nostro team Customer Success via email all'indirizzo CustomerSuccess@ra.org o visita la nostra pagina Contattaci. Per assistenza tecnica, usa la nostra live chat sul RACP. |
6. Organizzazione: Utenti e contatti
In questo capitolo puoi trovare le istruzioni su come aggiungere, modificare ed eliminare utenti e contatti nel tuo account RACP.
6.1. Utenti
Nella scheda ‘Organization’ (Organizzazione), fai clic su ‘Users’ (Utenti) per visualizzare, modificare o aggiungere nuovi utenti.
A ogni utente possono essere assegnati ruoli diversi, in base alle proprie attività è responsabilità nella RACP.
Ruolo | Funzioni disponibili in RACP |
Amministratore | Può aggiungere utenti, modificare i ruoli degli utenti, modificare le informazioni, contattare enti di certificazione o membri e caricare o inserire le informazioni richieste |
Finanza | Può modificare le informazioni finanziarie e visualizzare le informazioni sull’azienda agricola e sito |
Utente | Può modificare le informazioni, contattare enti di certificazione o membri, caricare o inserire le informazioni richieste |
Per impostazione predefinita, alla persona che ha registrato l'account vengono assegnati tutti e tre i ruoli (Finanza, Amministratore, Utente).
Oltre ai ruoli di cui sopra, gli utenti che lavorano con le richieste di approvazione dei Claims possono assumere uno dei seguenti ruoli:
Ruoli dei Claims | Funzioni disponibili nell'account Claims |
Admin | Può aggiungere utenti, modificare i ruoli degli utenti, impostare deleghe, inviare richieste di approvazione dei claims, aggiungere/aggiornare informazioni (ad es. marchi, prodotti, produttori, modelli ecc.) nell'account Claims. |
Utente (User) | Può impostare deleghe, inviare richieste di approvazione dei claims, aggiungere/aggiornare informazioni (ad es. marchi, prodotti, produttori, modelli ecc.) nell'account Claims. |
Sola lettura (Read-only) | Può visualizzare solo gli utenti, le deleghe e le informazioni (ad esempio, le richieste di approvazione, i marchi, i prodotti, i produttori, i modelli di richiesta ecc.) nell'account Claims. |
6.1.1. Aggiungere un nuovo utente
Per aggiungere un nuovo utente, fai clic su ‘Users’ (Utenti) e utilizza il pulsante ‘Add New User’ (Aggiungi nuovo utente). Compila il modulo, includendo il/i ruolo/i designato/i come spiegato sopra. Per impostazione predefinita, un nuovo utente avrà il ruolo base ‘User’ (Utente).
| Nota: Quando crei un nuovo utente, ti consigliamo di utilizzare l'indirizzo email dell'utente come nome utente. |
6.1.2. Modificare un utente
Gli amministratori possono modificare le informazioni dell'utente, come nome, cognome, indirizzo email e ruoli. Per farlo, fai clic sull'utente e aggiorna le informazioni richieste.
Più utenti possono avere i ruoli ‘Finance’ (Finanza) e ‘Administrator’ (Amministratore).
Se applicabile, in qualità di Amministratore, puoi rimuovere il tuo ruolo finanziario facendo clic sul tuo nome e disattivando la casella di controllo corrispondente, dopo aver assegnato il ruolo ‘Finance’ a un altro utente.
6.1.3. Eliminare un utente
Per eliminare un utente, fai clic sul nome dell'utente e quindi sul pulsante «Elimina». Nel pop-up, fai clic su ‘Confirm’ (Conferma).
6.2. Contatti
Nella scheda ‘Organization’ (Organizzazione), fai clic su ‘Contacts’ (Contatti) per visualizzare, modificare o aggiungere nuovi contatti.
Un dipendente registrato come utente viene automaticamente elencato anche come contatto.
Quando si aggiunge un dipendente come contatto, ciò indica la sua responsabilità all'interno dell'organizzazione, che può essere rilevante per Rainforest Alliance o un ente di certificazione. Un contatto non é automaticamente un utente nella RACP.
| Nota: solo gli amministratori possono aggiungere e modificare i contatti. |
6.2.1. Aggiungere un nuovo contatto
Per aggiungere un nuovo contatto, fai clic su ‘Add new contact’ (Aggiungi nuovo contatto). Compila il modulo con le informazioni richieste e salva il contatto.
Fai nuovamente clic sul nome del contatto appena creato, quindi vai alla sezione ‘Contact type’ (Tipo di contatto). Qui puoi assegnare il tipo di contatto (amministratore, fatturazione) all'organizzazione e a ciascun sito/subappaltatore che hai registrato.
6.2.2. Eliminare un contatto
Per eliminare un contatto, fai clic sul contatto che desideri eliminare. Si aprirà un pannello, fai clic sul pulsante rosso ‘Delete contact’ (Elimina contatto).
Conferma il pop-up facendo clic su ‘Delete’ (Elimina) e il contatto viene rimosso dal tuo account.
6.3. Utente attivo in più di un account
È possibile essere un utente attivo in più di un account. Per mantenere un nome utente per tutti gli account, ti consigliamo di utilizzare lo stesso indirizzo email (e nome utente) durante il processo di registrazione per tutti i titolari di certificato per i quali devi accedere nella RACP.
Quando accedi alla RACP con il tuo nome utente collegato a più di un account, puoi selezionare per quale organizzazione desideri accedere.
Se hai già effettuato l'accesso, per cambiare account, vai alla scheda Dashboard e fai clic sul testo arancione ‘-> Click here to change’ (-> Fai clic qui per cambiare) nell'angolo in alto a destra.
7. Finanza
Per accedere alle informazioni finanziarie, fai clic sulla scheda ‘Finance’ (Finanza) nella RACP.
Nella scheda Finanza puoi vedere:
- Commissioni: in questa sezione puoi trovare una panoramica delle commissioni (Royalty) che devi pagare.
- Fatture: in questa sezione puoi trovare una panoramica di tutte le tue commissioni Royalty (pagate e in sospeso).
- Riassegnazioni: in questa sezione puoi impostare le riassegnazioni delle commissioni royalty. Applicabile solo alla coltura caffè. Cfr. paragrafo 7.1. di seguito per maggiori informazioni.
7.1 Riassegnazione della fattura (solo per la coltura Caffè)
La Piattaforma di certificazione Rainforest Alliance (RACP) offre alle aziende la possibilità di assegnare la fattura delle royalty a fornitori, acquirenti o società registrate nella filiera. Ulteriori informazioni sulle commissioni sono disponibili qui.
Le istruzioni seguenti ti guideranno nel processo di riassegnazione delle fatture in RACP.
7.1.1. Tipi di riassegnazione delle fatture
Opzione di riassegnazione | Definizione | Esempio |
Riassegnazione del venditore | La commissione (royalty) viene riassegnata al fornitore. Questa opzione è applicabile ai titolari di certificati che hanno confermato una transazione tra loro nella piattaforma di tracciabilità MultiTrace. | La società B stabilisce una riassegnazione del venditore alla società A in RACP. Esiste una transazione tra la società A e la società B. Alla società B viene addebitata la royalty, tuttavia, dopo la riassegnazione del venditore, la royalty per quella transazione viene ora fatturata alla società A. |
Riassegnazione dell'acquirente | La commissione royalty viene riassegnata a qualsiasi acquirente che acquista il volume fatturato. | Esiste una transazione (transazione 1) tra la società A e la società B e alla società B viene addebitata la royalty. La società B organizza una riassegnazione dell'acquirente nella RACP alla società C. Esiste una transazione (transazione 2) tra la società B e la società C. Le royalty associate alla Transazione 1 vengono riassegnate dalla Società B alla Società C. |
Riassegnazione completa | L'intera commissione di royalty fatturata per un ciclo di fatturazione può essere riassegnata a qualsiasi membro autorizzato elencato nella RACP. | Ci sono tre transazioni tra la società A e la società B. Alla società B viene addebitata la royalty per tutte e tre le transazioni. La società B stabilisce una riassegnazione completa alla società C nella RACP. Le royalty associate a tutte le transazioni vengono riassegnate dalla società B alla società C. |
7.1.2. Richieste di riassegnazione
Per accedere alla riassegnazione delle fatture, accedi al tuo account RACP e vai alla scheda ‘Finance’ (Finanza).
Vai alla scheda ‘Re-assignments’ (Riassegnazioni). Qui vedrai due sezioni:
- Richieste create: Mostra le riassegnazioni delle fatture in sospeso e attive create dall'account. Questa sezione è riservata agli account che hanno registrato l'accordo per la riassegnazione con un altro account.
- Richieste ricevute: Mostra le riassegnazioni delle fatture in sospeso e attive da confermare, ricevute dall'account. Questa sezione è riservata solo agli account che hanno ricevuto l'accordo per la riassegnazione da un altro account.
Imposta una nuova riassegnazione
- Vai su ‘Request Raised’.
- Fai clic sul pulsante ‘Pending’ (In sospeso).
- Fai clic sul pulsante ‘New Reassignment Request’ (Nuova richiesta di riassegnazione).
Per aggiungere un accordo di riassegnazione, inserisci i dettagli obbligatori (asterischi rossi) nella finestra pop-up:
Una volta aggiunto l'accordo di riassegnazione, i titolari del certificato che hanno ricevuto la richiesta di riassegnazione devono confermare il processo. L'accordo sarà visibile nella sezione ‘Re-assignments’ (Riassegnazioni). In ‘Requests Raised’ vedrai la richiesta in sospeso fino a quando l'altra parte non l'avrà confermata.
Annullare una richiesta in sospeso
- Vai su ‘Request Raised’.
- Fai clic sul pulsante ‘Pending’ (In sospeso).
- Fai clic sul pulsante Withdraw (annulla).
Accettare o rifiutare una richiesta in sospeso
- Vai su Request Received (Richiesta ricevuta).
- Fai clic sul pulsante ‘Pending’ (In sospeso).
- Fai clic sul pulsante Accept/Reject (Accetta/Rifiuta).
Revocare una richiesta accettata
- Vai su ‘Request Raised’.
- Fai clic sul pulsante ‘Active’ (Attivo).
- Fai clic sul pulsante ‘Revoke’ (Revoca).
7.2. Fatturazione
La RACP calcola le royalty applicabili durante il ciclo di fatturazione (ad esempio mensilmente per le royalty sul caffè) e le fattura di conseguenza alla fine del ciclo.
Quando un account ha selezionato uno dei tipi di riassegnazione delle fatture nella RACP, le righe della fattura vengono addebitate e quindi accreditate.
7.3. Domande Frequenti: Finanza
Perché non vedo la scheda ‘Finance’ (Finanza) nel mio account RACP? | La scheda Finance sarà visibile nel tuo account RACP dopo l'attivazione della prima licenza. |
Posso retrodatare il contratto di riassegnazione delle fatture? | L'accordo può essere avviato solo a partire dal giorno corrente e non può essere retrodatato. |
Nella riassegnazione dell'acquirente (Buyer Reassignment), la parte riassegnata può essere qualsiasi membro della filiera? | No, la parte riassegnata può essere solo l'Acquirente che acquista direttamente dal titolare di certificato a cui è stata addebitata la royalty sul caffè. |
Per quanto tempo è valida la riassegnazione? | È valido fino al ritiro, alla revoca o al raggiungimento della data di fine dell'Accordo. |
Devo avere una licenza per farmi riassegnare una fattura? | Sì, la scheda Finance non è visibile agli utenti finché non ottengono la licenza nel sistema. Questi non possono accettare riassegnazioni di fatture fino a quel momento. |
Posso riassegnare una fattura da un account precedente alla fusione (ME01_0000) a un conto RACP (RA_000000000)? | No, la riassegnazione è disponibile solo tra account RACP nella scheda RACP Finance. |
La riassegnazione delle fatture è disponibile per il Tè o altre colture? | Attualmente nella RACP è disponibile soltanto per la coltura Caffè. |
Ho una fattura con una riassegnazione. Dove posso vedere la transazione? | Puoi vedere l'ID e i dettagli della transazione nella scheda ‘Invoice’ (Fattura). |
Perché vedo righe negative e positive nella riga relativa alla commissione Royalty con lo stesso numero di transazione? | In questo caso la tua azienda (Società A) é inizialmente responsabile della royalty, e questa é stata riassegnata alla Società B. Per questo motivo nella riga Commissioni puoi vedere una linea di debito e una linea di credito. Di conseguenza, verrà creata una linea di debito per il membro riassegnato (Società B) nel suo account. |
Ho bisogno di aiuto con il processo di riassegnazione o le fatture. A chi posso rivolgermi? | Contatta il nostro team Customer Success via email all'indirizzo CustomerSuccess@ra.org o visita la nostra pagina Contattaci. Per assistenza tecnica, usa la nostra live chat sul RACP. |
8. Glossario
La tabella seguente elenca i termini e le abbreviazioni usati più frequentemente e la loro importanza per navigare la RACP. La comprensione di questi termini è necessaria per completare con precisione la registrazione.
Consulta anche il nostro glossario online, per una spiegazione della terminologia che troverai nei documenti e negli strumenti del programma di certificazione Rainforest Alliance 2020.
TERMINE | Definizione |
Sede di gestione centrale (Central Management Location, CML) | Luogo in cui si svolge la maggior parte delle attività di gestione. Ciò include la gestione dei processi e delle procedure necessari per ottenere la certifiazione e rimanere certificati. |
Certificate Scope (Ambito del certificato) | Una serie di attività, processi, attori e prodotti coperti nella certificazione di un titolare del certificato. |
Certification Profile (Profilo di certificazione) | La pagina nella RACP in cui il titolare del certificato può inoltrare le informazioni sul proprio scopo di Certificazione. |
Multi-sito | Un attore della catena di approvvigionamento che non ha l'agricoltura nell'ambito della certificazione Rainforest Alliance e ha una sede centrale identificata in cui operano due o più siti. |
SCRA | In quanto parte del sistema di assurance, i dati vengono raccolti attraverso la valutazione del rischio di filiera (SCRA), integrata nel processo di registrazione e completamento del profilo. La SCRA valuta i potenziali rischi per le operazioni di un'organizzazione a livello di ogni singolo sito, al fine di determinare il tipo e la frequenza delle verifiche necessarie. |
Sito | Un'entità geograficamente separata appartenente a un titolare del certificato (azienda agricola o attore della catena di approvvigionamento) in cui vengono condotte un numero specifico e un tipo specifico di operazioni. |
Subappaltatore | Un'organizzazione o una persona incaricata di eseguire una o più operazioni specifiche sui prodotti certificati, ad esempio la lavorazione, lo stoccaggio, l'imballaggio e/o l'etichettatura dei prodotti. |
Sublicenziatario | Un contratto legale (Legal Agreement) può coprire più entità chiamate sublicenziatari. I sublicenziatari autorizzati ereditano i diritti e gli obblighi del Contratto legale firmato dall'organizzazione. |
Attore della filiera | Qualsiasi organizzazione non agricola collegata al prodotto certificato dalla sua produzione fino alla vendita finale. |
Livello di verifica | Il livello di verifica è il risultato della valutazione del rischio della filiera (SCRA) e definisce il tipo, l'intensità e la frequenza dell’audit di verifica richiesti. |
9. Cronologia delle modifiche
Versione no. | In vigore dal | Modifiche | Precedente |
1.0 | marzo 2023 | Nuovo articolo | Sostituisce la versione del 16 giugno 2022 |
1.1 | Ottobre 2023 | - paragrafi 4.1.1 e 4.2.1: aggiornamento delle istruzioni per la compilazione dell'autovalutazione. - FAQ 2.5: aggiornato il link alla guida sulla tracciabilità per i subappaltatori. | 1.0 |
1.2 | 18 dicembre 2023 | - "Certificato di endorsement" è sostituito da "lettera di Endorsement". - Il paragrafo 6.1 è aggiornato con i nuovi ruoli utente Claims. | 1.1 |
| 1.3 | 15 gennaio 2024 | - Nuova sezione 2.5. su EUDR | 1.2 |
| 1.4 | 14 giugno 2024 | - Ai paragrafi 2.1 e 4.1.1. sono aggiunte le informazioni per i rivenditori e le aziende di ristorazione. | 1.3 |
10. Esclusione di responsabilità
Questo manuale utente viene creato parallelamente allo sviluppo del sistema RACP, pertanto le schermate potrebbero differire leggermente dalla versione live della RACP a causa delle modifiche continue.
Esclusione di responsabilità per la traduzione
Per chiarire eventuali dubbi sull'esatto significato delle informazioni contenute nella traduzione, occorre fare riferimento alla versione ufficiale in inglese.
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