RACP: Hướng Dẫn Sử Dụng Dành Cho Đơn Vị Sở Hữu Chứng Nhận Trang Trại

Bạn có thể làm gì trên RACP?

Vui lòng đăng ký trên RACP để tham gia chương trình Rainforest Alliance 2020. Tại đây, bạn có thể tạo tài khoản, nhận chứng nhận Rainforest Alliance, quản lý giấy phép, khai báo truy nguyên, gửi yêu cầu duyệt các công bố sản phẩm chứng nhận.

Ai cần đăng ký RACP?

Đăng ký trên RACP áp dụng cho:

• Các nhà sản xuất: các trang trại nhỏ, trang trại lớn, nhóm trang trại
• Tác nhân chuỗi cung ứng (bao gồm cả các đơn vị bán lẻ, công ty dịch vụ thực phẩm, Chủ sở hữu thương hiệu)

Hướng dẫn sử dụng này có mục đích gì?

Hướng dẫn sử dụng này giúp các đơn vị sở hữu Chứng nhận trang trại điều hướng RACP trong quá trình đăng ký và chứng nhận, quy trình gia hạn chứng nhận và cách quản lý người dùng và người liên hệ.

1. Nộp yêu cầu đăng ký của bạn

• Truy cập trang đăng ký trên RACP tại đây.
• Chọn ngôn ngữ ưa thích của bạn trong cửa sổ thông báo hoặc biểu tượng ngôn ngữ ở góc trên cùng bên phải.
• Đọc thông tin về các loại hình trang trại và nhấp vào 'Tiếp tục'.
• Cung cấp thông tin cho tổ chức của bạn:
  • Thông tin chi tiết về tổ chức:
    • tên tổ chức;
    • mã số thành viên của chương trình chứng nhận UTZ/Rainforest Alliance trước đây nếu có.
    • cây trồng chính của bạn.
    • bất kỳ hoạt động bổ sung nào.
  • Địa chỉ tổ chức: đây là địa điểm quản lý trang trại / nhóm.
  • Thông tin cá nhân: tên, họ và địa chỉ email làm việc của bạn.
  • Điều khoản & Điều kiện:
    • Đọc và chấp nhận các Điều khoản & Điều kiện.
    • Gửi đăng ký của bạn: nhấp vào 'Gửi yêu cầu đăng kí tham gia'.

2. Tạo hồ sơ chứng nhận của bạn

Sau khi bạn nhận được e-mail kích hoạt, hãy nhấp vào liên kết trong email để kích hoạt tên người dùng và đặt mật khẩu mới cho tài khoản của mình.

Bạn sẽ đến Bảng điều khiển của mình ở màn hình sau:

Hãy cho chúng tôi biết những hoạt động gì mà bạn muốn chứng nhận, bằng cách cho biết:

• Ước lượng số lượng các loại hình trang trại: qui mô nhỏ hoặc lớn mà bạn muốn chứng nhận. Bạn cũng có thể bổ sung thêm số lượng trang trại sau.
• Nếu tất cả các trang trại được sở hữu hoặc thuê bởi một công ty hoặc chủ sở hữu:
  • Một trang trại hoặc nhiều trang trại  có một chủ sở hữu. Nếu điều này áp dụng cho bạn, hãy chọn Có.
  • Một nhóm trang trại có một số trang trại với nhiều chủ trang trại. Nếu điều này áp dụng cho bạn, hãy chọn Không.
• địa chỉ của Địa điểm quản lý trung tâm.
• Nếu bạn mua sản phẩm được chứng nhận từ một chủ sở hữu giấy chứng nhận trang trại khác. Vui lòng chỉ trả lời Có nếu bạn mua từ đơn vị sở hữu chứng nhận không thuộc phạm vi chứng nhận của bạn
• bất kỳ địa điểm thực hiện / nhà thầu phụ bổ sung nào để thêm vào chứng nhận của bạn.
• Tóm tắt: Nhấp vào 'Gửi' để tiếp tục với các bước tiếp theo.

Đối với bất kỳ chỉnh sửa bắt buộc nào, hãy nhấp vào nút 'Chỉnh sửa' trong Hành động.

Bây giờ bạn sẽ đến phần 'Tổng quan về chứng nhận', nơi bạn có thể xem phạm vi Chứng nhận của mình.

2.1. Thêm và duy trì các cơ sở/ nhà thầu phụ

Trong phần 'Phạm vi chứng nhận', hãy chỉnh sửa (các) cơ sở của bạn.

Cơ sở ở phần tổng quan này là chính là vị trí Quản lý Trung tâm (CML) mà bạn đã chỉ định khi tạo tài khoản của mình. Mỗi Chủ sở hữu Giấy chứng nhận Trang trại phải có ít nhất một địa điểm trong hồ sơ của họ để có thể xác nhận phạm vi của họ. Nhấp vào 'Chỉnh sửa' để điền thông tin bổ sung về địa điểm quản lý trung tâm/CML.

Trong biểu mẫu mới, hãy điền thông tin nếu có:

1. Chi tiết: nhập thông tin về địa điểm thực hiện của bạn.
2. Cây trồng: chọn (các) loại cây trồng được chứng nhận Rainforest Alliance được liên kết với địa điểm này
3. Các hoạt động: cho biết những hoạt động nào được tiến hành tại địa điểm này. Chọn 'mua bán' nếu không có hoạt động nào khác áp dụng cho địa điểm này.
4. Đầu vào: cho biết những sản phẩm nào được mua bán hoặc chế biến tại địa điểm này.
5. Đầu ra: cho biết loại sản phẩm nào hiện có tại vị trí này.
6. Truy nguyên: cho biết loại cấp truy nguyên của các sản phẩm được xử lý/chế biến tại địa điểm này. Hãy chọn bất kỳ loại cấp độ truy nguyên nào áp dụng cho giấy chứng nhận của bạn.
7. Các câu hỏi về chứng nhận: trả lời các câu hỏi trong phần này để giúp chúng tôi xác định phạm vi của bạn. Nhiều câu hỏi có thể xuất hiện tùy thuộc vào câu trả lời của bạn. Một số câu hỏi được điền sẵn dựa trên thông tin bạn cung cấp trong hồ sơ của mình.
8. Tóm tắt: tại đây bạn có thể xem tóm tắt thông tin bạn đã nhập cho đến nay. Nếu có bất kỳ chỉnh sửa nào được yêu cầu, hãy nhấp vào nút 'Quay lại' để chỉnh sửa các mục trước đó. Nếu không cần chỉnh sửa thêm, hãy nhấp vào 'Gửi' để tiếp tục các bước tiếp theo.

Nếu bạn có nhiều cơ sở hơn (ví dụ: nhà máy chế biến) hoặc muốn thêm bất kỳ nhà thầu phụ nào vào phạm vi chứng nhận của mình, hãy nhấp vào nút màu xanh lá cây 'Thêm cơ sở mới' trong phần Phạm vi chứng nhận của bạn và lặp lại các bước như minh họa ở trên.

Lưu ý: Trong trường hợp có nhiều cơ sở, hãy đảm bảo địa điểm quản lý được chọn làm Địa điểm quản lý trung tâm.

2.2. Xác nhận phạm vi chứng nhận & Xem các yêu cầu

Bây giờ bạn có thể xác nhận phạm vi của mình. Chuyển đến phần Phạm vi chứng nhận của bạn và nhấp vào nút màu xanh lá cây 'Xác nhận phạm vi và xem yêu cầu'.

Hệ thống sẽ cho ra các yêu cầu áp dụng đối với tổ chức của bạn, dựa trên những thông tin mà bạn đã nhập trong hồ sơ chứng nhận của mình.

Trong phần Yêu cầu, bạn có thể xem lại và tải xuống tệp Excel với tất cả các yêu cầu áp dụng của mình. Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào nút 'Quay lại'.

Nếu cây trồng ca cao và/hoặc cà phê là một phần trong phạm vi chứng nhận của bạn, bạn sẽ thấy cửa sổ thông báo về chức năng áp dụng các yêu cầu tự chọn về EUDR trong phạm vi chứng nhận của bạn.

Hãy nhấn vào nút “Đi đến phần Cài đặt EUDR” và làm theo hướng dẫn tại đoạn 4.4. trong tài liệu hướng dẫn sử dụng này.

Nếu bạn đã thực hiện các thay đổi khác đối với phạm vi chứng nhận của mình (các trang trại và/hoặc các địa điểm thực hiện, bạn thêm tiêu chí EUDR), bạn cần xác nhận lại phạm vi của mình và xem lại các yêu cầu của mình. Để làm như vậy, hãy nhấp vào nút màu xanh lá cây ”Xác nhận lại phạm vi và xem các yêu cầu”.

2.3. Chỉnh sửa số lượng trang trại ước tính và tình trạng sở hữu

Nếu trong quá trình tạo hồ sơ chứng nhận, bạn đã nhập sai số lượng trang trại ước tính và/hoặc loại hình sở hữu trang trại, bạn có thể cập nhật thông tin này như sau:

• Trên tab Tổng quan về chứng nhận, nhấp vào 'Chỉnh sửa'.

Ở màn hình tiếp theo, bạn có thể:

• Cập nhật số lượng ước tính của các trang trại nhỏ và trang trại lớn.
• tình trạng sở hữu.

Nhấp vào 'Gửi' để lưu các thay đổi của bạn.

3. Áp dụng cho đánh giá của bạn

3.1. Liên hệ với Tổ chức thanh tra và cấp chứng nhận (CB) được ủy quyền

Bạn cũng cần ký thỏa thuận chứng nhận với CB đã chọn. Bạn có thể tìm thấy danh sách các CB được ủy quyền tại đây và yêu cầu báo giá.

Vui lòng gửi Mẫu đơn đăng ký cấp chứng nhận (CAF) cho CB của bạn, bao gồm các tài liệu được đề cập trong CAF của bạn.

3.2. Điền vào Đơn đăng kí cấp chứng nhận/CAF

Mẫu Đăng kí cấp chứng nhận (CAF) là tài liệu bắt buộc mà Đơn Vị Sở Hữu Chứng Nhận và Đơn Vị Thanh Tra Chứng Nhận phải điền trong Quy Trình cấp chứng nhận của Tiêu Chuẩn Nông Nghiệp Bền Vững 2020.

Hãy tải xuống phiên bản CAF mới nhất của bạn trên RACP (trong phần Tổ chức chứng nhận) hoặc trên trang web của Rainforest Alliance tại đây. Hãy chắc chắn rằng bạn sử dụng đúng mẫu tài liệu tùy thuộc vào tình hình trang trại của bạn:

• Trang trại đơn lẻ và Đa trang trại;
• Nhóm trang trại

Điền vào tab màu đỏ 1. Đơn đăng ký.

3.3. Xác nhận hợp đồng trên RACP (chức năng kết nối giữa đơn vị CB và đơn vị sở hữu chứng nhận/CB )

Sau khi bạn đã ký thỏa thuận chứng nhận với CB của mình, bạn cần xác nhận điều này trên RACP. Bước này sẽ giúp cho CB có thể truy vấn các thông tin cần thiết trong hồ sơ của bạn.

Có hai cách để làm điều này, như minh họa dưới đây.

3.3.a. Gửi yêu cầu đến CB của bạn

Để gửi yêu cầu đến CB của bạn, hãy làm theo các bước sau:

- Hãy chọn tab 'Tổng quan chứng nhận', nhấp vào nút 'Chi tiết' của giấy phép ở trạng thái “Đang chờ xử lý” .

- Nhấp vào tab 'Chuẩn bị cấp phép' của bạn;

- Trong phần 'Đơn vị thanh tra chứng nhận của bạn', nhấp vào 'Mở'.

- Bạn sẽ thấy danh mục các đơn vị thanh tra chứng nhận được ủy quyền tại đây. Nhấp vào 'Xác nhận hợp đồng' bên cạnh tên đơn vị CB mà bạn đã ký hợp đồng.

- Đơn vị CB sau đó sẽ nhận được yêu cầu của bạn. Trạng thái yêu cầu của bạn sẽ là Đang chờ phản hồi cho đến khi yêu cầu của bạn được đơn vị CB xác nhận

- Khi đơn vị CB của bạn chấp nhận yêu cầu này, lúc đó hợp đồng của bạn với đơn vị CB đó mới được được ký kết chính thức trên RACP.

3.3.b. Nhận yêu cầu từ Đơn vị CB của bạn

Nếu Đơn vị CB của bạn chủ động gửi cho bạn yêu cầu kí hợp đồng trước, hãy làm theo các bước sau:

- Hãy chọn tab 'Tổng quan chứng nhận', nhấp vào nút 'Chi tiết' của giấy phép ở trạng thái “Đang chờ xử lý” .

- Chuyển đến tab “Chuẩn bị giấy phép”.

- Trong phần 'Đơn vị thanh tra chứng nhận của bạn/CB', nhấp vào nút 'Mở'.

- Bạn sẽ nhận được lời mời từ đơn vị CB của mình. Nhấp vào nút màu xanh lá cây 'Xem lời mời'.

- Trong hộp thông báo ở phía bên tay phải, nhấp vào 'Có, chúng tôi đã ký hợp đồng', sau đó nhấp vào 'Chấp nhận lời mời'.

- Hợp đồng của bạn với đơn vị CB được chính thức ký kết trên RACP.

4. Chuẩn bị cho cuộc đánh giá của bạn

Khi bạn đã thực hiện tất cả các yêu cầu áp dụng, bạn có thể bắt đầu lập kế hoạch đánh giá của mình. Đảm bảo hoàn thành các bước sau:

• Thêm và/hoặc cập nhật thông tin Trang trại của bạn.
• Tải xuống, hoàn thành và tải lên bản tự đánh giá trên RACP.
• Điền vào dữ liệu chỉ báo của bạn.

Dưới đây bạn có thể tìm thấy tất cả các bước được giải thích.

4.1. Thêm hoặc cập nhật thông tin (các) trang trại của bạn

Hãy chọn tab 'Tổng quan chứng nhận', nhấp vào nút 'Chi tiết' của giấy phép ở trạng thái Đang chờ xử lý . Trong phần "Phạm vi chứng nhận", hãy nhấp vào nút màu vàng "Trang trại" để biết tổng quan về trang trại của bạn.

Bước tiếp theo của bạn là gì?

• Nếu bạn sở hữu một hoặc nhiều trang trại, hãy làm theo các hướng dẫn trong đoạn 4.1.1;
• Nếu bạn sở hữu nhóm trang trại, hãy làm theo các hướng dẫn trong đoạn 4.1.2.

4.1.1. Trang Trại Đơn Lẻ & Đa Trang Trại

Trong phần Thông tin trang trại, bạn có thể tìm thấy: 

1. Tổng quan về các trang trại (tham khảo hộp 1 trong hình trên) bạn đã nhập trong hồ sơ chứng nhận của mình. Đối với mỗi trang trại, bạn sẽ nhìn thấy thông báo có dòng chữ màu đỏ nhắc bạn cần Cung cấp thông tin. Để cập nhật thông tin yêu cầu, hãy nhấp vào 'Chỉnh sửa' trên mỗi trang trại đó. Hệ thống sẽ mở ra một biểu mẫu, bạn hãy điền vào các trường bắt buộc với dấu hoa thị màu đỏ như sau:
   1. Thông tin chung: thêm thông tin về từng trang trại. 
   2. Người điều hành / Quản lý trang trại: cung cấp chi tiết liên lạc của người điều hành / chủ trang trại (đây không phải là thông tin bắt buộc). 
   3. Thông tin việc làm: Thêm thông tin về số lượng người lao động đang làm việc tại trang trại này.
   4. Cây trồng và khối lượng: Cập nhật thông tin về cây trồng của bạn. Cây trồng của bạn đã được nhập trước đó ở phần đăng ký tài khoản. Nhấp vào biểu tượng để chỉnh sửa cây trồng của bạn. Tại đây bạn có thể thêm loại/giống cây trồng, diện tích cây trồng và khối lượng thu hoạch ước tính. Nếu trang trại này thu hoạch nhiều hơn một loại cây trồng, bạn có thể thêm cây trồng mới vào (nhấp vào nút 'Cây trồng mới').
   5. Các đơn vị trang trại: thêm ID đơn vị trang trại, diện tích đơn vị trang trại cũng như các điểm Vĩ độ và Kinh độ, nếu có. Các điểm sẽ được sử dụng trong quá trình đánh giá rủi ro. Bạn cũng có thể bổ sung các loại cây trồng cho từng đơn vị trang trại, nếu cần.
   6. Nhấp vào 'Cập nhật' để quay lại màn hình 'Thông tin trang trại' của bạn. 
2. Thêm trang trại mới (tham khảo hộp 2 trong hình trên): sử dụng nút này để nhập thêm trang trại nếu cần. 
3. Thu hoạch và khối lượng sản phẩm (tham khảo hộp 3 trong hình trên): sau khi bạn đã cung cấp thông tin về tất cả các trang trại của mình, hãy nhấp vào 'Cung cấp dữ liệu thu hoạch của bạn' để điền vào cột Sản phẩm (trong trường hợp có nhiều hơn một sản phẩm, hãy chọn sản phẩm chính) và Ngày bắt đầu vụ thu hoạch. Sau đó nhấp vào 'Lưu'.

Khi thông tin về trang trại của bạn đã hoàn tất, hãy chuyển đến đoạn 4.2 để tiếp tục với chứng nhận của bạn.

4.1.2. Nhóm trang trại

Là một nhóm trang trại, bạn có thể dễ dàng thêm các trang trại của mình vào hồ sơ chứng nhận bằng cách tải lên Bản danh sách đăng kí thành viên nhóm (GMR). Ngoài ra, bạn cũng có thể thêm trang trại vào hồ sơ chứng nhận của mình theo cách thủ công bằng cách nhấp vào nút Thêm trang trại mới và điền vào biểu mẫu.

Trong phần Thông tin trang trại, nhấp vào nút 'Sử dụng GMR'. Điều này cho phép bạn tải xuống và tải lên Bản danh sách đăng kí thành viên nhóm (GMR) của mình.

Tải xuống và tải lên Danh sách đăng ký thành viên nhóm (GMR) của bạn

Trong phần GMR import, bạn có ba tùy chọn:

1. Tải lên Bản danh sách thành viên nhóm (GMR) của bạn:

• Bạn có thể tải bản GMR lên để gửi dữ liệu về nhóm trang trại của mình. Lưu ý ngôn ngữ sử dụng trong bản mẫu GMR phải cùng với ngôn ngữ mà bạn đang sử dụng trên hệ thống RACP khi tải tệp tài liệu lên. 

2. Tải xuống Danh sách thành viên nhóm (GMR) của bạn:

• Cho phép tải đúng phiên bản mẫu GMR xuống. 
• Bạn chỉ cần điền các cột từ cột A đến Z của Trang 1 “Thông tin trang trại”; từ cột A đến G của Trang 2 “Cây trồng được chứng nhận” và từ cột A đến E của Trang 3 “Các đơn vị trang trại”. 
• Bạn không cần phải điền bất cứ thông tin nào vào bảng “trang tổng quan”.
• Nếu bạn đã cung cấp dữ liệu - dữ liệu đó sẽ được cập nhật vào chính phiên bản GMR này.

3. Tải xuống Báo cáo lỗi:

• Báo cáo lỗi được tạo khi GMR được tải lên và chứa hơn 50 lỗi (dữ liệu không chính xác). Điều này sẽ giúp bạn sửa các lỗi trong bản GMR. Sau khi bạn đã cập nhật bản GMR, hãy tải lại tệp này lên bằng cách lặp lại quy trình tải lên.

Diễn giải dữ liệu

Để biết thêm thông tin về cách diễn giải bất kỳ lỗi nào trong quá trình tải lên GMR, vui lòng xem bên dưới:

• Nếu có ít hơn 50 lỗi trong quá trình tải lên của bạn, hãy làm theo các bước trong đoạn Quy trình xác thực GMR và diễn giải dữ liệu (<50 lỗi).
• Nếu có hơn 50 lỗi trong quá trình tải lên của bạn, hãy làm theo các bước trong đoạn Quy trình xác thực GMR và diễn giải dữ liệu (>50 lỗi).

Quy trình rà soát đánh giá GMR và giải đoán dữ liệu (<50 lỗi)

Sau khi bản GMR của bạn được tải lên, bạn sẽ được hướng dẫn thông qua quy trình rà soát đánh giá để giúp chúng tôi diễn giải các dữ liệu của bạn. Ở bước này, bạn có thể cung cấp thiếu một số dữ liệu và con số quan trọng nào đó và tìm ra các lỗi để sửa. Vui lòng điền thông tin vào những chỗ trống và nhấp vào "Tiếp tục".

Trong tab cuối cùng 'Kiểm tra xác thực', bạn sẽ thấy kết quả đánh giá của mình. Tại đây, bạn cũng có thể nhìn thấy các Cảnh báo mà chúng tôi khuyến nghị bạn nên kiểm tra để giúp cho bản GMR của bạn chính xác hơn.

Nếu bạn muốn cập nhật những thay đổi trên bản GMR của mình, hãy nhấp vào 'Hủy tải lên' ở phía bên trái, sau đó lặp lại quy trình tải lên như được mô tả ở bên trên.

Khi GMR của bạn đã sẵn sàng, bạn có thể tiếp tục bằng cách nhấp vào "Xác nhận" để tải lên thành công GMR của mình.

Quy trình rà soát đánh giá GMR và diễn giải dữ liệu (<50 lỗi)

Nếu xác định ra có hơn 50 lỗi khi tải tệp GMR của bạn lên, hệ thống sẽ tạo ra một báo cáo lỗi. Báo cáo này chỉ rõ cho bạn về những dữ liệu không chính xác trong tài liệu của bạn. Báo cáo lỗi giúp cho bạn xác định rõ các lỗi trong bản GMR của mình và biết rõ cần làm gì để khắc phục những lỗi này.

Một thông báo nảy hướng dẫn bạn 'Tải xuống' báo cáo lỗi của mình.

Báo cáo lỗi ở định dạng Excel và bao gồm 4 trang :

1. Thông tin trang trại:
    Cho biết các lỗi xảy ra trong trang "1. thông tin trang trại" của bảng GMR. Bạn hãy sửa tất cả các lỗi này để tiếp tục tiến hành việc tải bản GMR lên.
2. Cây trồng được chứng nhận:
    Cho biết các lỗi xảy ra trong trang "2. Cây trồng được chứng nhận" của bảng GMR. Bạn hãy sửa tất cả các lỗi này để tiếp tục tiến hành việc tải bản GMR lên.
3. Các đơn vị trang trại:
    Cho biết các lỗi xảy ra trong trang “3. Các đơn vị trang trại" của bảng GMR. Bạn hãy sửa tất cả các lỗi này để tiếp tục tiến hành việc tải bản GMR lên.
4. Các cảnh báo:
    Các cảnh báo để lưu ý với bạn tham khảo về các dữ liệu liên quan. Việc chỉnh sửa dữ liệu ở phần này là không bắt buộc, và bạn vẫn có thể tiếp tục qui trình tải bản GMR mà không bị hệ thống chặn lại nếu những lỗi này không được chỉnh sửa.

Thay vào đó, bạn có thể tải xuống báo cáo lỗi của mình trong tab 'Chuẩn bị cấp phép' và trên 'Nhập danh sách thành viên Nhóm'. Trong menu tiếp theo, nhấp vào 'Chọn' và sau đó nhấp vào 'Tải xuống Báo cáo lỗi'.

Tải lại GMR của bạn sau khi các lỗi của bạn đã được sửa, bằng cách thực hiện theo các bước được chỉ ra trong đoạn Tải xuống và tải lên Sổ đăng ký thành viên nhóm (GMR) của bạn.

Làm thế nào để biết liệu bạn đã tải GMR lên thành công hay chưa

Khi GMR được điền chính xác và tải lên thành công, thông tin trong GMR sẽ được hiển thị theo cấu trúc trên RACP và sẽ tự động cập nhật hồ sơ của bạn. Thông báo dưới đây sẽ xuất hiện trên màn hình GMR của bạn:

Một thông báo sẽ xuất hiện trên màn hình nếu có các lỗi trong GMR và việc tải lên không thành công.

Tải xuống báo cáo lỗi của bạn và thực hiện theo hướng dẫn trong  đoạn “Tải xuống và tải lên Danh sách đăng lý thành viên nhóm của bạn” trong sổ tay hướng dẫn này.

Sau đây là một số lỗi thường gặp và giải pháp để giúp bạn có thể tải GMR hợp lệ lên khi quá trình tải lên không thành công:

4.1.3. Sản phẩm thu hoạch và khối lượng

Sau khi bạn đã tải lên GMR thành công, hãy quay lại phần Thông tin trang trại để thêm sản phẩm thu hoạch và khối lượng sản phẩm của bạn. Nhấp vào 'Cung cấp dữ liệu thu hoạch của bạn' để điền vào Sản phẩm (trong trường hợp có nhiều hơn một sản phẩm, bạn có thể chọn sản phẩm chính) và Ngày bắt đầu thu hoạch. Sau đó nhấp vào 'Lưu'.

4.2. Duy trì và chỉnh sửa các trang trại

Nếu cần, bạn có thể cập nhật thông tin trong bất kỳ trang trại hiện có nào của mình. Hãy làm theo các bước sau:

1. Đi tới ‘Tổng quan về chứng nhận’ và nhấp vào mục “Chi tiết”.
2. Nhấp vào nút màu vàng 'Các trang trại'.
3. Trong phần Thông tin trang trại, bạn sẽ thấy tổng quan về các trang trại mà bạn đã nhập trong hồ sơ chứng nhận của mình. Để cập nhật thông tin hiện có, hãy nhấp vào 'Chỉnh sửa'.
4. Điền vào các trường bắt buộc với dấu hoa thị màu đỏ trong biểu mẫu:
   • Thông tin chung: cập nhật thông tin về trang trại cụ thể.
   • Người điều hành / Quản lý trang trại: cập nhật chi tiết liên lạc của người điều hành / chủ trang trại (đây không phải là thông tin bắt buộc).
   • Thông tin việc làm: cập nhật thông tin về số lượng nhân viên làm việc tại trang trại này.
   • Cây trồng và khối lượng: Cập nhật thông tin về cây trồng của bạn. Nhấp vào biểu tượngđể chỉnh sửa cây trồng của bạn. Tại đây bạn có thể thêm loại/giống cây trồng, diện tích cây trồng và khối lượng thu hoạch ước tính. Nếu trang trại này thu hoạch nhiều hơn một cây trồng, bạn có thể thêm cây trồng mới tại đây.
   • Đơn vị trang trại: cập nhật mã ID đơn vị trang trại và diện tích của đơn vị trang trại. Nhấp vào 'Lưu' để tiếp tục. Bạn có thể thêm nhiều đơn vị trang trại nếu muốn và thực hiện theo cách tương tự. Bạn cũng có thể chỉnh sửa cây trồng cho từng đơn vị trang trại tại phần tổng quan này.
   • Nhấp vào 'Cập nhật' để quay lại màn hình thông tin Trang trại của bạn .

4.3. Tải các bản đồ khoanh vùng lên

Để cung cấp dữ liệu bản đồ bản đồ khoanh vùng, hãy đăng nhập vào RACP,  chuyển đến tab 'Tổng quan về chứng nhận', nhấp vào nút 'Chi tiết' của giấy phép ở trạng thái Đang chờ xử lý. 

Trong phần ‘Phạm vi chứng nhận’ của bạn, hãy nhấn vào nút màu vàng ‘Các trang trại’ và khi vào phần ‘Thông tin trang trại’, hãy nhấn vào phần ‘Thông tin tổng quan về các trang trại đơn vị’.

Bằng việc nhấn vào nút ‘Tới Thông tin tổng quan về các trang trại đơn vị’, bạn sẽ truy cập vào mục ‘Thông tin về các dữ liệu địa lý’. Tại đây, bạn có thể tìm thấy thông tin tổng quan về các trang trại trong phạm vi, và bạn có thể tải các bản đồ khoanh vùng của mình lên hệ thống. 

Để tải lên bản đồ chu vi của bạn ở định dạng .KML và/hoặc .JSON, hãy nhấp vào nút ‘Nhấp vào đây’ dưới Tải lên tệp dữ liệu địa lý. Nhấp vào ‘Chọn tệp’, lựa chọn tệp trong thư mục máy tính của bạn rồi sau đó nhấp vào ‘Tải tệp lên’.

Một màn hình mới sẽ mở ra với kết quả xác thực của các bản đồ chu vi mà bạn cung cấp. 

Trên màn hình này, bạn có thể thấy hai phần với các kết quả: Đơn vị trang trại và Bản đồ chu vi. 

Các kết quả sẽ cho bạn biết liệu có bất cứ lỗi nào với bản đồ chu vi được tải lên hay không.

Đơn vị trang trại: Phần này cung cấp thông tin về ID đơn vị trang trại được gán cho các bản đồ chu vi.  

Bản đồ khoanh vùng: Phần này cung cấp thông tin về việc thực hiện xác minh trên các bản đồ khoanh vùng thực tế 

Nếu không có bất kỳ thông báo lỗi nào, vui lòng nhấp vào ‘Xác nhận’ để tải các bản đồ khoanh vùng của bạn lên hệ thống. Bạn sẽ nhận được một thông báo màu xanh lá cây với nội dung là các bản đồ khoanh vùng của bạn đã được tải lên thành công. 

Nếu gặp phải các lỗi, hãy nhấp vào ‘Xác nhận’. Ở màn hình tiếp theo, bạn có thể tải báo cáo lỗi của mình xuống.  

Sau khi sửa các lỗi trong tệp tin của mình, bạn hãy tải lại tệp tin này lên hệ thống theo những chỉ dẫn sau ở phần hướng dẫn này.  

4.4. EUDR

Từ ngày 15 tháng 01 năm 2024, các Đơn vị sở hữu chứng nhận sở hữu về cà phê và/hoặc ca cao trong phạm vi có thể bổ sung thêm các yêu cầu tự chọn để đáp ứng các quy định EUDR (Các quy định của Liên minh châu Âu về các sản phẩm không liên quan đến phá rừng) vào phạm vi của mình trên Nền tảng Quản lý Chứng nhận của Rainforest Alliance (RACP).

4.4.1. Thêm các yêu cầu EUDR

Để đưa các yêu cầu tự chọn về EUDR vào phạm vi chứng nhận của mình, bạn cần có giấy phép đang ở trạng thái “chờ xử lý”. 

Đăng nhập vào tài khoản của mình trên RACP theo đường link: Ngay sau khi đăng nhập vào, bạn sẽ thấy 1 cửa sổ thoại thống báo xuất hiện ngay trên trang tổng quan chính của mình, nhấp vào nút “Đi đến phần cài đặt các thuộc tính EUDR” Hoặc theo cách khác, bạn cũng có thể truy cập vào nút cài đặt các thuộc tính EUDR theo cách sau đây:

- Chuyển đến 'Tổng quan về chứng nhận' của bạn.

- Nhấp vào phần “Các chi tiết” của giấy phép hiện đang ở trạng thái “chờ xử lý”.

- Vào thẳng nút “Cài đặt các thuộc tính EUDR” được đặt ở ngay phía trên mục phạm vi Chứng nhận.

 Ở màn hình Cài đặt EUDR, hãy nhấn vào nút “Chỉnh sửa”.

Chọn “Có” để bổ sung các yêu cầu EUDR tự chọn vào phạm vi chứng nhận của bạn, đọc các Điều khoản & Điều kiện, và khi sẵn sàng thì nhấn vào nút “Lưu”.

Một khi đã đồng ý thêm tiêu chí EUDR vào phạm vi của mình, bước tiếp theo là liên kết các cây trồng tới các đơn vị trang trại của bạn. Bạn có thể thao tác nhanh bằng cách nhấn vào nút “Liên kết cây trồng tới các đơn vị trang trại” trong cửa sổ hiện lên tiếp theo, hoặc vào thời điểm khác bằng cách làm theo các bước sau đây. 

Các cây trồng của bạn đã được liên kết vào các đơn vị trang trại và hiển thị trên màn hình Xác thực EUDR. Xem mục 4.4.2. để biết thêm thông tin. 

Nhấn vào “Đóng”, quay lại mục Phạm vi chứng nhận (giấy phép chờ xử lý) và nhấn vào “Xác nhận phạm vi và xem yêu cầu”. 

Các yêu cầu tự chọn EUDR đã được thêm vào phạm vi chứng nhận của bạn. 

 Đồng bộ dữ liệu các loại cây trồng của bạn với các Đơn vị trang trại

Nếu bạn muốn đồng bộ dữ liệu cây trồng với các đơn vị trang trại của mình vào thời điểm khác, bạn có thể làm theo cách sau đây: 

• Trong phạm vi chứng nhận của mình (giấy phép chờ xử lý), hãy nhấn vào nút “Các trang trại” để truy cập vào mô-đun Thông tin trang trại.
• Nhấn vào “Tới Tổng quan đơn vị trang trại”.
• Sau đó nhấn vào “Đồng bộ dữ liệu các cây trồng tới các đơn vị trang trại”.

Nếu có bất kỳ cây trồng trong đơn vị trang trại nào cần được chỉnh sửa hoặc nếu bạn muốn tự bổ sung cây trồng vào các đơn vị trang trại, làm theo các bước ở mục 4.2. Tại mục “Các đơn vị trang trại”, bạn có thể bổ sung cây trồng bằng cách điền vào trường thông tin hoặc loại bỏ cây trồng bằng cách nhấn vào biểu tượng dấu chéo.

4.4.2. Xác thực EUDR

Sau khi đã hoàn thành các bước được mô tả ở mục 4.4.1, tab “Xác minh EUDR” sẽ hiển thị. Để tới được tab này:

• Tới “Phạm vi chứng nhận” của bạn (giấy phép chờ xử lý).
• Nhấn vào nút màu vàng “Các trang trại”.
• Nhấn vào “Tới Tổng quan đơn vị trang trại”. 

• Trên màn hình tiếp theo, điều hướng đến mục “Xác thực EUDR”.

Tại đây, bạn sẽ chỉ thấy các đơn vị trang trại mà có ít nhất một cây trồng thuộc phạm vi điều chỉnh của EUDR (ca cao/cà phê). 

Nếu bạn chưa liên kết các cây trồng vào các đơn vị trang trại của mình, bạn có thể làm việc này luôn bằng cách nhấn vào nút “Đồng bộ dữ liệu các trang trại đến tới các đơn vị trang trại” (đi đến phần Đồng bộ dữ liệu cây trồng tới các đơn vị trang trại để biết thêm thông tin).

Dưới cột Dữ liệu EUDR, bạn có thể thấy trạng thái “Hợp lệ” hay “Không hợp lệ” cho từng mã định danh (ID) đơn vị trang trại. Nếu trạng thái là “Không hợp lệ”, đến phần thông báo để biết các thông tin nào còn bị thiếu. 

Lưu ý với mỗi đơn vị trang trại, bạn phải cung cấp đủ 6 chữ số thập phân và nếu đơn vị trang trại có diện tích từ 4 héc-ta trở lên, bạn phải cung cấp những dữ liệu này ở dạng bản đồ khoanh vùng.

Khi được yêu cầu cung cấp điểm GPS, nhấn vào nút “Chỉnh sửa” bên cạnh ID đơn vị trang trại không hợp lệ.  

Tại màn hình tiếp theo, điền điểm GPS có 6 chữ số thập phân của bạn vào các trường Vĩ độ và Kinh độ, rồi nhấn “Nộp”. 

Khi được yêu cầu về bản đồ khoanh vùng có 6 số thập phân, bạn cần tải tệp dữ liệu địa lý của mình lên hệ thống. Về các hướng dẫn cách đăng tải dữ liệu địa lý, xem mục 4.3.
Sau khi đăng tải thành công các bản đồ khoanh vùng của bạn, quay lại tab “Xác thực EUDR”.

Nếu các mã định danh (ID) Đơn vị Trang trại của bạn vẫn hiện “không hợp lệ”, lặp lại các bước trên. 

Một khi bạn cung cấp chính xác thông tin dữ liệu địa lý của mình cho từng ID đơn vị trang trại, trạng thái sẽ hiển thị là Hợp lệ. 

Bây giờ bạn đã sẵn sàng để tiến hành đánh giá rủi ro (xem mục 4.5.) 

4.4.3. Loại bỏ yêu cầu EUDR

Để không đưa quyền chọn EUDR vào phạm vi chứng nhận, hãy thực hiện theo các bước bên dưới.

Đăng nhập vào tài khoản của mình trên RACP theo đường link: Ngay sau khi đăng nhập vào, bạn sẽ thấy 1 cửa sổ thoại thống báo xuất hiện ngay trên trang tổng quan chính của mình, nhấp vào nút “Đi đến phần cài đặt các thuộc tính EUDR” Hoặc theo cách khác, truy cập vào nút cài đặt các thuộc tính EUDR theo cách sau đây:

- Chuyển đến 'Tổng quan về chứng nhận' của bạn.

- Nhấp vào phần “Các chi tiết” của giấy phép hiện đang ở trạng thái “chờ xử lý”.

- Vào thẳng nút “Cài đặt các thuộc tính EUDR” được đặt ở ngay phía trên mục phạm vi Chứng nhận.

- Ở màn hình các cài đặt EUDR, bạn hãy nhấp vào nút “Hiệu chỉnh”.

- Hãy chọn “Không” và sau đó nhấp vào nút “Lưu lại” 

- Đóng cửa sổ về cài đặt các thuộc tính EUDR.

- Chuyển đến phần “Phạm vi chứng nhận của bạn”, vui lòng nhấp vào “Xác nhận phạm vi và xem các yêu cầu”.

Các yêu cầu tự chọn EUDR đã được loại bỏ khỏi phạm vi chứng nhận của bạn. 

4.5. Đánh giá Rủi ro

Đánh giá Rủi ro về hệ thống thông tin địa lý là một công cụ được tổ chức Rainforest Alliance xây dựng để xác định các nguy cơ rủi ro về phá rừng và xâm lấn các khu vực phòng hộ với mục tiêu để đảm bảo việc tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn, cũng như những kết quả dự kiến về công tác quản lý bền vững ở giai đoạn sơ khởi ban đầu.  

Đánh giá rủi ro này được dựa vào các tọa độ điểm địa lý và/hoặc các bản đồ khoanh vùng được tải lên hệ thống RACP trong quá trình chuẩn bị hồ sơ cấp phép của bạn và qui trình này được thực hiện trên RACP.  Đánh giá rủi ro này sẽ tiến hành kiểm tra để xác nhận rằng các đơn vị trang trại nằm trên đất liền, trong một quốc gia thuộc phạm vi chứng nhận của bạn và không có chồng chéo giữa các bản đồ khoanh vùng của các đơn vị trang trại.  Sau đó, mỗi đơn vị trang trại được chỉ định mức độ rủi ro về tình trạng phá rừng và xâm lấn các khu vực phòng hộ.

4.5.1. Bắt đầu việc đánh giá rủi ro của bạn

Để bắt đầu việc đánh giá rủi ro của bạn, hãy đăng nhập vào hệ thống RACP,  nhấp vào tab 'Tổng quan về chứng nhận', nhấp vào nút 'Chi tiết' của giấy phép ở trạng thái Đang chờ xử lý. 

Trong phần ‘Phạm vi chứng nhận’ của bạn, hãy nhấn vào nút màu vàng ‘Các trang trại’ và khi vào phần ‘Thông tin trang trại’, hãy nhấn vào phần ‘Thông tin tổng quan về các trang trại đơn vị’. 

Bằng việc nhấn vào nút ‘Tới Tổng quan đơn vị trang trại’, bạn sẽ đến được mục ‘Thông tin dữ liệu địa lý’. Nhấp vào nút ‘Đánh giá rủi ro’.

Trong màn hình Đánh giá rủi ro, bạn có thể bắt đầu việc đánh giá rủi ro của mình bằng cách nhấp vào nút ‘Bắt đầu đánh giá rủi ro’.

Bạn sẽ thấy có một thông báo sẽ hiển thị trên màn hình của mình Đọc thật kỹ thông tin và khi sẵn sàng, hãy nhấp vào ‘Xác nhận’ để bắt đầu việc đánh giá rủi ro. Lưu ý bạn không tắt màn hình trong suốt quá trình này.

4.5.1.1 CÁC LỖI GẶP PHẢI KHI XỬ LÝ ĐÁNH GIÁ RỦI RO

Sau khi bắt đầu thực hiện đánh giá rủi ro, có thể có 2 lỗi cần được lưu ý khi thấy có thông báo màu đỏ mà nền tảng hiển thị:

Hình học không hợp lệ: Bạn nhận được thông báo lỗi khi có lỗi với bản đồ đa giác, cùng với các lỗi khác.

 

Bạn có thể tải báo cáo lỗi xuống bằng cách nhấp vào “Tải các kết quả xuống”

Đây sẽ là một tài liệu Excel có 2 cột mô tả lỗi cụ thể.

Các lỗi của đơn vị trang trại: Thông báo lỗi nhận được khi thông tin bị thiếu hoặc không chính xác tại các đơn vị trang trại xác định.

Để biết thông tin nào không chính xác, bạn sẽ cần kiểm tra tất cả thông tin về đơn vị trang trại được mô tả ở phần thông báo màu đỏ.

4.5.2. Tải  các Kết quả đánh giá rủi ro xuống 

Nếu chúng tôi xác nhận tất cả dữ liệu địa lý của bạn nằm trên đất liền, trong một quốc gia thuộc phạm vi chứng nhận của bạn và không bị chồng chéo giữa các bản đồ khoanh vùng, thì trạng thái đánh giá rủi ro của bạn sẽ hiển thị là ‘Đang tiến hành’. Dựa vào các tọa độ điểm GPS trong bản GMR của bạn (đối với nhóm trang trại) và/hoặc các bản đồ khoanh vùng đã tải lên hệ thống, Rainforest Alliance sẽ rà soát và đưa ra các kết quả đánh giá rủi ro. 

Bạn sẽ nhận được email thông báo khi mà các kết quả đánh giá rủi ro có sẵn trên tài khoản RACP của mình. Để tải các kết quả của bạn xuống, vui lòng thực hiện các bước sau:

• Đăng nhập vào hệ thống RACP.
• Di chuyển tab 'Tổng quan về chứng nhận'.
• Nhấp vào nút 'Các chi tiết' ở phần giấy phép đang ở trạng thái Đang chờ xử lý. 
• Trong phần ‘Phạm vi chứng nhận’ của mình, hãy nhấn vào nút màu vàng ‘Trang trại’ rồi nhấn tiếp vào ‘Tới Tổng quan đơn vị trang trại’.
• Nhấp vào ‘Đánh giá rủi ro’ và sau đó nhấp tiếp vào nút ‘Tải các kết quả xuống’. 

Tại màn hình này, bạn sẽ biết liệu việc đánh giá rủi ro của bạn đã hoàn thành hay chưa(xem đoạn 4.4.2.a) hay đã bị thất bại (xem đoạn 4.4.2.b.)

4.5.2.a. Các kết quả: việc đánh giá rủi ro của bạn đã hoàn thành

Nếu đánh giá rủi ro của bạn thành công, thì sẽ hiển thị ở trạng thái ‘Đã hoàn thành’ và bạn có thể xem các kết quả về mức độ rủi ro cho từng đơn vị trang trại trên cùng một màn hình. 

Nhấp vào chức năng ‘Tải các kết quả xuống’, một tệp tin dạng nén zip sẽ được tự động tải về máy tính của bạn. Có 4 tài liệu trong tệp tin nén zip này:

1. Chỉ tiêu đánh giá rủi ro về phá rừng (tệp tin định dạng .pdf)
2. Nguy cơ rủi ro về xâm lấn các khu vực phòng hộ (tệp tin định dạng .pdf)
3. Bảng các kết quả rủi ro (tệp tin định dạng .xlxs)
4. Tài liệu hướng dẫn GeoPDF của Rainforest Alliance (tệp tin định dạng .pdf).

4.5.2.b. Các kết quả: việc đánh giá rủi ro của bạn đã thất bại

Nếu việc đánh giá rủi ro của bạn bị thất bại, thì bạn sẽ nhận được một thông báo màu đỏ trên màn hình của mình. 

Khi nhận được thông báo “Thất bại” mà đỏ, có thể nghĩ đến ba lý do sau:

- Có thể có chồng chéo giữa bản đồ khoanh vùng của các đơn vị trang trại có sự chồng chéo (cột ‘Chồng chéo’), và/hoặc

- dữ liệu địa lý không nằm trên đất liền (cột ;’Trên đất liền’), và/hoặc 

- tọa độ GPS hoặc bản đồ khoanh vùng mà bạn cung cấp không ở cùng một quốc gia với đơn vị quản lý trung tâm (Cột ‘Trong quốc gia’).

Có thể có nhiều lỗi khác nhau cho cùng một đơn vị trang trại.

Nhấp vào chức năng ‘Tải các kết quả xuống’, một tệp tin dạng nén zip sẽ được tự động tải về máy tính của bạn. Trong tệp tin định dạng zip này bạn có thể tìm thấy bảng kế quả đánh giá (tệp định dạng .xlsx) để bạn có thể lọc và xác định (các) đơn vị trang trại nào cần chỉnh sửa cho đúng. Bạn cũng có thể sử dụng chức năng lọc thông tin ở ngay bên cạnh mỗi cột tên để xác định (các) đơn vị trang trại nào cần chỉnh sửa. Việc rà soát đánh giá của các đơn vị trang trại bị thất bại có thể được xác định bằng nội dung ‘Thất bại’ màu đỏ trong cột xác thực tương ứng.

Bước tiếp theo là vui lòng cập nhật các thông tin không chính xác. Bạn có thể tham khảo đoạn 4.1 để cập nhật các đơn vị trang trại của mình, và đoạn 4.3 để tải lại các bản đồ khoanh vùng của mình lên hệ thống. Rồi sau đó bắt đầu lại việc Đánh giá rủi ro của mình (xem đoạn 4.4.1.).

Trợ giúp?

Tham khảo thêm Câu hỏi thường gặp ở cuối Bản hướng dẫn sử dụng này để biết thêm thông tin.

4.6. Tải xuống, hoàn thành và tải lên bản tự đánh giá của bạn

Để tải xuống bản tự đánh giá của bạn, hãy làm theo các bước sau:

- Chuyển đến tab 'Tổng quan về chứng nhận', nhấp vào nút 'Chi tiết' của giấy phép ở trạng thái Đang chờ xử lý .

- Nhấp vào tab 'Chuẩn bị giấy phép'.
- Trong phần 'tự đánh giá', nhấp vào 'Mở'.

- Tải xuống bản tự đánh giá của bạn. Tệp Excel này chứa các yêu cầu áp dụng cho tổ chức của bạn dựa trên thông tin được cung cấp trong quá trình đăng ký.

- Trong Excel, hãy điền vào cột D với "tuân thủ" hoặc "không tuân thủ" và diễn giải ở cột E những phát hiện gì và tổ chức của bạn tuân thủ từng yêu cầu như thế nào. Nếu bạn không (chưa) tuân thủ, vui lòng điền vào cột G – J giải thích các bước và biện pháp đã được thực hiện để giải quyết sự không tuân thủ này.

- Khi đã sẵn sàng, hãy tải bản tự đánh giá của bạn lên ngay tại phần này. Nhấp vào nút 'Tải lên tệp của bạn'.

4.7. Dữ liệu về các chỉ số

Các đơn vị sở hữu chứng nhận trang trại (CHs) tuân thủ các yêu cầu Tiêu chuẩn 2020 của Rainforest Alliance phải thu thập thông tin (Dữ liệu chỉ báo) để chuẩn bị cho cuộc đánh giá của họ.

Kể từ tháng 7 năm 2023, dữ liệu này cần được điền và gửi trong RACP. Tab 'Dữ liệu chỉ báo' trong RACP thay thế tệp Excel 'Mẫu chỉ báo tiêu chuẩn năm 2020'. Khi dữ liệu chỉ báo đã được gửi và quá trình ký kết đã được tiến hành với CB, CB cũng sẽ có thể xem và tải xuống dữ liệu chỉ báo.

CH cần thực hiện bất kỳ chỉnh sửa hoặc sửa đổi cần thiết nào được xác định trong quá trình kiểm tra và gửi phiên bản cuối cùng chính xác trong phạm vi chứng nhận của họ trước khi CB đưa ra yêu cầu cấp phép cho RA.

4.7.1. Điền dữ liệu về các chỉ số của bạn

Để điền vào dữ liệu chỉ báo của bạn, hãy làm theo các bước dưới đây:

- Chuyển đến tab 'Tổng quan về chứng nhận', nhấp vào nút 'Chi tiết' của giấy phép ở trạng thái Đang chờ xử lý .

- Nhấp vào tab 'Dữ liệu chỉ báo'. 

Bạn sẽ thấy các phần bạn được yêu cầu cung cấp thông tin về:

• Quản lý (chỉ áp dụng cho Nhóm trang trại)
• Kế hoạch quản lý và đánh giá rủi ro
• Khoản Tiền Chi Trả Cho Sự Khác Biệt Của Sản Phẩm Chứng Nhận Bền Vững (Chênh lệch bền vững – SD)
• Khoản Chi Phí Thực Hiện Công Tác Bền Vững Đối Với Sản Phẩm Được Chứng Nhận (Đầu Tư Bền Vững – SI)
• Đánh giá và Xử lý
• Mức lương cơ bản

Để điền vào biểu mẫu, nhấp vào từng phần để mở bảng điều khiển và nhập dữ liệu cần thiết.

Đối với mỗi phần đã hoàn thành, một biểu tượng màu xanh lá cây sẽ xuất hiện bên cạnh tên của phần đó, như minh họa bên dưới.

Dữ liệu đã nhập được lưu tự động khi đóng từng bảng. Bạn cũng có thể lưu bằng nút 'Lưu' ở cuối trang.

Khi tất cả các phần hoàn tất, nhấp vào nút 'Gửi'. Tệp pdf chứa dữ liệu chỉ báo của bạn sẽ được tạo. CB của bạn sẽ có quyền truy cập vào báo cáo mới nhất của bạn khi hợp đồng (ký kết) đã được xác nhận (xem đoạn 3.3).

Nếu bạn thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với phạm vi chứng nhận của mình (xem đoạn 2.3), dữ liệu chỉ báo của bạn có thể thay đổi. Bạn sẽ cần xác nhận lại phạm vi của mình (xem đoạn 2.2) và điền vào bất kỳ dữ liệu chỉ báo mới nào như được minh họa trong đoạn này. Đảm bảo rằng tất cả các chỉ số đều được cập nhật theo phạm vi chứng nhận mới của bạn.

4.7.2. Tải xuống báo cáo dữ liệu chỉ báo của bạn

Sau khi gửi, bạn có thể tải xuống báo cáo dữ liệu chỉ báo của mình:

- Hãy chọn tab 'Tổng quan chứng nhận', nhấp vào nút 'Chi tiết' của giấy phép ở trạng thái Đang chờ xử lý.

- Nhấp vào tab 'Dữ liệu chỉ báo'.

- Nhấp vào nút 'Tải xuống'.

5. Gia hạn chứng nhận của bạn

Bạn nhận được thông báo 6 tháng trước khi giấy phép của bạn hết hạn. Điều này có nghĩa là bạn cần đảm bảo rằng bạn gia hạn chứng nhận và / hoặc giấy phép của mình trước khi hết hạn.

Dưới đây, bạn có thể tìm thấy các bước chính cần thực hiện trên RACP để gia hạn chứng nhận của mình.

5.1 Cập nhật và xác nhận phạm vi của bạn

Đăng nhập vào tài khoản của bạn tại lên kết này bằng tên người dùng và mật khẩu bạn nhận được khi đăng ký trên RACP.

Bạn sẽ thấy một thông báo hiển thị lên vào thời điểm trước 6 tháng khi giấy phép hiện tại của bạn hết hạn. Hãy chọn trả lời Có để bắt đầu gia hạn chứng nhận của bạn.

Lúc đó phạm vi chứng nhận của bạn sẽ được sao chép từ phạm vi chứng nhận trước đó của bạn, vì vậy bạn không cần phải nhập lại tất cả thông tin. Nhấp vào tab 'Tổng quan chứng nhận' và làm theo các bước sau:

1. Nhấp vào 'Chỉnh sửa' để xem trạng thái sở hữu trang trại của bạn. Nếu có bất kỳ thay đổi nào được yêu cầu, hãy cập nhật thông tin (xem hướng dẫn trong đoạn 2).
2. Nhấp vào 'Chi tiết' để chuyển đến phần 'Phạm vi chứng nhận' của bạn.

Cần đảm bảo xác minh thông tin hiện có về (các) trang trại và (các) cơ sở của bạn và cập nhật thông tin đó theo yêu cầu (ví dụ: các cây trồng mới, trang trại, cơ sở, hoạt động, cấp truy nguyên v.v. mà bạn muốn đưa vào) bằng cách nhấp vào nút 'Chỉnh sửa' ở phía bên phải cơ sở của bạn.

Để tiếp tục đạt được chứng nhận, hãy đăng ký và chuẩn bị cho cuộc đánh giá của bạn, làm theo hướng dẫn trong chương 3 và 4 của sách hướng dẫn sử dụng này.

Trợ giúp?

Tham khảo thêm Câu hỏi thường gặp ở cuối Bản hướng dẫn sử dụng này để biết thêm thông tin.

6. Tổ chức: Người dùng & Liên hệ

Trong phần này, bạn có thể tìm thấy hướng dẫn về cách thêm người dùng và địa chỉ liên hệ trong tài khoản RACP của mình.

6.1. Người dùng

Trong tab Tổ chức, nhấp vào Người dùng để xem, chỉnh sửa hoặc thêm người dùng mới.

Mỗi người dùng có thể được chỉ định các vai trò khác nhau, dựa trên các hoạt động và trách nhiệm của họ trên RACP.

Theo mặc định, người đã đăng ký tài khoản được chỉ định cả ba vai trò (Tài chính, Quản trị viên, Người dùng).

Bên cạnh các vai trò người dùng đã được đề cập ở trên, người dùng làm việc với Yêu cầu duyệt các công bố sản phẩm chứng nhận có thể đảm nhận một trong những vai trò sau đây: 

6.1.1. Thêm người dùng mới

Để thêm người dùng mới, hãy nhấp vào 'Người dùng' và sử dụng nút 'Thêm người dùng mới'. Hoàn thành biểu mẫu, bao gồm (các) vai trò được chỉ định như đã giải thích ở trên. Người dùng mới sẽ có vai trò cơ bản là “User” (Người dùng) theo mặc định.

6.1.2. Chỉnh sửa người dùng

Quản trị viên có thể chỉnh sửa thông tin của người dùng, chẳng hạn như tên, họ, địa chỉ email và vai trò. Để làm như vậy, hãy nhấp vào người dùng và cập nhật thông tin cần thiết.

Có thể có nhiều người dùng giữ vai trò‘Finance’ (Tài Chính) và ‘Administrator’ (Quản Trị Viên).

Nếu có, với tư cách là Quản trị viên, bạn có thể xóa vai trò Tài chính của mình bằng cách nhấp vào tên của bạn và hủy kích hoạt hộp kiểm tương ứng, sau khi bạn đã gán vai trò Tài chính cho một người dùng khác.

6.1.3. Xóa người dùng

Để xóa người dùng, hãy nhấp vào tên của người dùng và sau đó nhấp vào nút 'Xóa'. Trong cửa sổ bật lên, nhấp vào 'Xác nhận'.

6.2. Liên hệ

Trong tab Tổ chức, nhấp vào 'Danh bạ' để xem, chỉnh sửa hoặc thêm địa chỉ liên hệ mới.

Một nhân viên đã đăng ký là Người dùng cũng tự động được liệt kê là Người liên hệ.

Khi bạn thêm nhân viên làm Liên hệ, điều này cho biết trách nhiệm của họ trong tổ chức của bạn, có thể liên quan đến Rainforest Alliance hoặc Tổ chức Chứng nhận và không tự động gán cho họ vai trò người dùng trong RACP.

6.2.1. Thêm liên hệ mới

Để thêm liên hệ mới, hãy nhấp vào 'Thêm liên hệ mới'. Điền vào biểu mẫu với các thông tin cần thiết và lưu liên lạc.

Nhấp lại vào tên của liên hệ mới được tạo và sau đó chuyển đến phần 'Loại liên hệ'. Tại đây bạn có thể chỉ định loại liên hệ của họ (Quản trị viên, Thanh toán) cho tổ chức và từng địa điểm/nhà thầu phụ mà bạn đã đăng ký.

6.2.2. Xóa liên hệ

Để xóa một liên hệ, hãy nhấp vào liên hệ bạn muốn xóa. Một bảng điều khiển sẽ mở ra, nhấp vào nút màu đỏ 'Xóa liên hệ'.

Xác nhận cửa sổ bật lên bằng cách nhấp vào 'Xóa' và liên hệ sẽ bị xóa khỏi tài khoản của bạn.

6.3. Người dùng trong nhiều tài khoản

Một người dùng có thể hiển thị trong nhiều tài khoản. Để giữ một tên người dùng cho tất cả các tài khoản, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng cùng một địa chỉ e-mail (và tên người dùng) khi thực hiện quy trình đăng ký cho tất cả Chủ sở hữu chứng chỉ mà bạn cần quyền truy cập trong RACP.

Khi truy cập RACP bằng tên người dùng của bạn được liên kết với nhiều tài khoản, bạn có thể chọn tổ chức bạn muốn đăng nhập.

Nếu bạn đã đăng nhập, bạn có thể chuyển sang tài khoản khác. Chuyển đến tab Bảng điều khiển của bạn và nhấp vào dòng chữ màu cam (-> Nhấp vào đây để thay đổi) ở góc trên cùng bên phải.

7. Danh mục một số thuật ngữ

Dưới đây là Bảng liệt kê các thuật ngữ và từ viết tắt được sử dụng nhiều nhất và mang tính đặc thù khi tương tác trên hệ thống RACP. Bạn cần phải nắm rõ những thuật ngữ/từ viết tắt này để hoàn tất quá trình đăng ký của đơn vị mình một cách chính xác.

Xem thêm bảng thuật ngữ trực tuyến của chúng tôi, để biết giải thích về thuật ngữ bạn sẽ tìm thấy trong các tài liệu và công cụ của Chương trình Chứng nhận Rainforest Alliance 2020.

8. FAQ

9. Lược sử quá trình thay đổi

10. Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm

Hướng dẫn sử dụng này được biên soạn song song với quá trình xây dựng hệ thống RACP. Do đó, các màn hình và mẫu có thể có chút khác biệt với phiên bản trực tiếp của RACP do quá trình phát triển và hoàn thiện vẫn đang được thực hiện.

Phần ghi chú miễn trừ trách nhiệm dịch thuật

Vui lòng tham khảo văn bản chính thức bằng Tiếng Anh để hiểu rõ nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến ý nghĩa chính xác của thông tin trong bản dịch.