1. Benutzerverwaltung
Die Benutzerverwaltung in MyRA wird von Organisationsadministratoren verwaltet und gilt sowohl für landwirtschaftliche Betriebe als auch für Lieferketten-Organisationen. Sie stellt sicher, dass die richtigen Teammitglieder basierend auf ihrer Rolle Zugang zu den richtigen Tools und Diensten haben.
Admins können BenutzerInnen einladen und Rollen zuweisen, die sich auf jeden wichtigen Bereich der Plattform beziehen – Zertifizierung, Rückverfolgbarkeit, Claims oder Dateneingabe, damit jede Person dort beitragen kann, wo sie gebraucht wird.
In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie:
Teammitglieder zu Ihrer Organisation einladen
Rollen zuweisen
Benutzerberechtigungen aktualisieren, wenn sich Ihre Anforderungen ändern.
Die korrekte Einrichtung des Benutzerzugangs von Anfang an unterstützt die sichere Zusammenarbeit, reibungslose Arbeitsabläufe und die Einhaltung der Rainforest-Alliance-Anforderungen.
Die Benutzer- und Organisationsverwaltung wird in zwei Bereichen in MyRA durchgeführt. Sie können auf diese Bereiche über Ihren Organisations-Tab für die gesamte Organisation oder über Ihren Profil-Tab für Ihre persönlichen Informationen und Ihr Konto zugreifen.
1.1 Bearbeitung Ihres eigenen Profils
Sie können Ihre bevorzugte Sprache über die Dropdown-Liste auswählen, die Sie über das Symbol neben Ihrem Profil erreichen.
Wenn Sie auf Ihr Profilsymbol oben rechts auf der Seite klicken, wird Ihnen eine Dropdown-Liste angezeigt.
In diesem Abschnitt der Plattform können Sie die offiziellen rechtlichen Dokumente einsehen, die Ihre Nutzung von MyRA und den verbundenen Dienstleistungen regeln. Die Dokumente sind im linken Bereich aufgelistet.
Klicken Sie auf einen beliebigen Menüpunkt, um dessen vollständigen Inhalt anzuzeigen. Diese Dokumente beschreiben Ihre Rechte, Pflichten und wie Ihre Daten verarbeitet werden. BenutzerInnen werden ermutigt, jedes Dokument während der Registrierung sorgfältig zu prüfen und können jederzeit über das Navigationsfeld darauf zurückgreifen.
Hinweis: Wenn ein/e ZertifikatsInhaberIn den rechtlichen Namen seiner/ihrer Organisation ändern muss, sollte er/sie den Rainforest Alliance Customer Success kontaktieren, und sobald die Anfrage gestellt wurde, muss er/sie auch seine/ihre Zertifizierungsstelle über die anstehende Änderung informieren.
1.2 Neue Mitglieder zu einer bestehenden Organisation hinzufügen
Um neue Teammitglieder einzuladen, Ihrer Organisation in MyRA beizutreten, befolgen Sie diese Schritte:
Schritt 1: Gehen Sie zum Organisations-Tab
Klicken Sie von Ihrem Dashboard aus auf den Tab „Organisation“ [Organization] in der oberen Navigationsleiste.
Sie werden zur Mitglieder-Seite weitergeleitet.
Hier können Sie:
Die Liste der aktuellen Organisationsmitglieder einsehen
Ausstehende Einladungen einsehen, die noch nicht angenommen wurden
Schritt 2: Ein neues Mitglied einladen
Um jemanden neu einzuladen, klicken Sie auf die Schaltfläche „+ Mitglieder einladen“ [+ Invite Members] oben rechts auf der Seite.
Es erscheint ein neues Eingabefeld, in dem Sie:
die E-Mail-Adresse des Benutzers/der Benutzerin eingeben
Ihre Rolle zuweisen können, indem Sie aus dem Dropdown-Menü auswählen:
Mitglied – ein/e Standard-BenutzerIn mit Zugang zu zugewiesenen Plattformbereichen (z. B. Zertifizierung, Rückverfolgbarkeit, Claims)
Administrator – hat zusätzliche Berechtigungen zur Verwaltung von BenutzerInnen, Zuweisung von Rollen und Aktualisierung der Organisationseinstellungen
Sobald Sie die Details ausgefüllt haben, klicken Sie auf „Hinzufügen“ [Add] Sie erhalten eine Bestätigung, dass die Einladung gesendet wurde, und der Benutzer/die Benutzerin erhält eine E-Mail mit dem Titel „Einladung zum Beitritt zur Organisation“. Diese E-Mail enthält einen Link zur Annahme der Einladung.
Der/die eingeladene BenutzerIn folgt dann dem Standard-Registrierungsprozess, um sein/ihr MyRA-Profil zu erstellen.
Hinweis: Für eine detaillierte Anleitung zu den Registrierungsschritten siehe [dieser Link].
Optional: Eine Organisation verlassen
Wenn Sie sich selbst aus der Organisation entfernen müssen, können Sie auf die Schaltfläche „Organisation verlassen“ [Leave Organization] oben rechts auf der Mitglieder-Seite klicken. Stellen Sie sicher, dass ein/e andere/r AdministratorIn vorhanden ist, um das Team zu verwalten, falls Sie der/die aktuelle AdministratorIn sind.
1.3 Rollen eines Benutzers/einer Benutzerin festlegen
Sobald sich ein/e BenutzerIn bei Ihrer Organisation registriert hat, können Sie ihm/ihr die entsprechende(n) Rolle(n) basierend auf den Aufgaben zuweisen, die er/sie in MyRA erledigen muss. Rollen steuern, auf welche Teile der Plattform jede/r BenutzerIn zugreifen kann, wie z. B. Zertifizierung, Claims, Rückverfolgbarkeit oder Finanzen.
Schritt 1 – Gehen Sie zum Organisations-Tab
Klicken Sie von Ihrem Dashboard aus auf den Tab „Organisation“ [Organization] in der oberen Navigationsleiste. Sie gelangen zur Mitglieder-Seite, auf der Sie alle BenutzerInnen sehen können, die mit Ihrer Organisation verknüpft sind.
Schritt 2 – Öffnen Sie das Bearbeitungsfeld für Rollen
Suchen Sie den Benutzer/die Benutzerin, den/die Sie aktualisieren möchten, und klicken Sie auf das Stiftsymbol neben seinem/ihrem Namen. Dies öffnet das Bearbeitungsfeld für Rollen.
Hier sehen Sie eine Liste aller Plattformbereiche, die rollenbasierten Zugriff unterstützen, einschließlich:
MyRA Portal
Rückverfolgbarkeit
Claims
CFI (Betriebsdaten)
Finanzen
Rechtliches
Zertifizierung
Schritt 3 – Weisen Sie die entsprechende(n) Rolle(n) zu
Klappen Sie für jeden Funktionsbereich den Abschnitt aus, um die verfügbaren Benutzerrollen anzuzeigen. Aktivieren Sie das entsprechende Kästchen neben der/den Rolle(n), die der Benutzer/die Benutzerin haben sollte.
Sie können einem/einer einzelnen BenutzerIn mehrere Rollen zuweisen, abhängig von seinen/ihren Verantwortlichkeiten.
Schritt 4 – Speichern Sie Ihre Änderungen
Sobald Sie die entsprechenden Rollen ausgewählt haben, scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf „Änderungen speichern“ [Save Changes]. Der Zugang des Benutzers/der Benutzerin wird sofort aktualisiert. Sie können die Änderungen verwerfen, indem Sie auf die Schaltfläche Abbrechen klicken.
Nur Administrator-BenutzerInnen können für andere BenutzerInnen Rollen zuweisen oder ändern. AdministratorInnen können ihre eigene Administrator-Rolle auch nicht bearbeiten, ein/e andere/r AdministratorIn muss dies für sie tun.
Für Informationen über Benutzerrollen siehe bitte den Leitfaden „ Erste Schritte mit MyRA für alle BenutzerInnen“ [Getting Started With MyRA for All Users].
2. Organisationsverwaltung
Der Abschnitt Organisationsverwaltung in MyRA kann aufgerufen werden, indem Sie oben im Dashboard auf den Tab klicken.
Hier verwalten Sie wichtige Informationen über Ihre Organisation, einschließlich Ihrer Struktur, BenutzerInnen, Rollen, rechtlichen Vereinbarungen und Standorte.
Dieser Abschnitt ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass Ihre Einrichtung damit übereinstimmt, wie Ihre Organisation im wirklichen Leben arbeitet. Er hilft der Rainforest Alliance auch dabei, Ihren Umfang und Ihre Aktivitäten zu verstehen.
2.1 Bearbeitung der Organisationsdetails
Um die Informationen Ihrer Organisation in MyRA zu aktualisieren, klicken Sie zunächst auf den Tab „Organisation“ [Organization] in Ihrem Dashboard. Sie werden auf der Mitglieder-Seite landen. Navigieren Sie von dort zu „Details zur Organisation“ [Organization Details] im linken Menü.
Dieser Abschnitt zeigt die allgemeinen Informationen Ihrer Organisation an, dieselben Details, die Sie während der ersten Einrichtung eingegeben haben. Sie werden auch andere bearbeitbare Abschnitte im linken Bereich sehen. Sie können Aktualisierungen vornehmen, indem Sie auf jeden Abschnitt klicken und die folgenden Schritte befolgen.
Details-Seite
Hier können Sie die grundlegenden Informationen Ihrer Organisation aktualisieren.
Bearbeiten Sie bei Bedarf eines der folgenden Felder:
Name der Organisation
Offizieller Name der Organisation
Nationale ID der Organisation (falls zutreffend)
Haupttelefonnummer
Website-URL (optional)
Klicken Sie auf „Weiter“ [Next], um Ihre Änderungen zu speichern.
Besucheranschrift-Seite
Dies ist die vollständige Adresse Ihres Hauptbüros oder Hauptsitzes, wo Zertifizierungsstellen zu Besuch kommen können oder Korrespondenz an Sie gesendet werden kann. Sie können die Adresse bei Bedarf bearbeiten oder ersetzen.
Sobald aktualisiert, klicken Sie auf „Weiter“ [Next], um zu speichern.
Rechnungskontakt-Seite
In diesem Abschnitt können Sie:
Die E-Mail-Adresse des Rechnungskontakts für Korrespondenz eingeben oder aktualisieren
Eine Rechnungsadresse angeben, die auf Finanzdokumenten erscheinen muss
Wenn Ihre Rechnungsadresse mit Ihrer Besuchsadresse übereinstimmt, klicken Sie einfach auf „Besucheranschrift kopieren“ [Copy Visiting Address], um sie automatisch zu übernehmen und Zeit zu sparen.
Klicken Sie auf „Weiter“ [Next], um Ihre Änderungen zu speichern.
Funktionen-Seite
Nutzen Sie diesen Abschnitt, um zu definieren, was Ihre Organisation tut. Im Laufe der Zeit können sich Ihre Aktivitäten erweitern oder ändern, hier können Sie Ihre deklarierten Funktionen aktualisieren.
Sie können mehr als eine Funktion auswählen, falls zutreffend
Funktionen umfassen Optionen wie landwirtschaftlicher Betrieb, Lieferketten-Organisation, Einzelhändler oder Design-Agentur
Hinweis: Die Auswahl der richtigen Funktionen ist wichtig, da sie bestimmt, wie Ihre Organisation mit den Systemen und Diensten der Rainforest Alliance interagiert.
2.2 Organisationshierarchie
In MyRA ermöglicht Ihnen die Hierarchie-Funktion, Ihre reale Organisationsstruktur abzubilden, egal ob dies ein einzelnes Mutterunternehmen bedeutet, das mehrere Einheiten beaufsichtigt, oder ein Netzwerk verbundener Organisationen mit gemeinsamen Verantwortlichkeiten. Dies ermöglicht übergeordneten Organisationen Einblick in die Einrichtung und Zertifizierungsinformationen von Unterorganisationen.
Dies ist besonders nützlich für Unternehmen mit:
Regionalbüros oder Abteilungen
Zertifizierten Lieferanten oder Tochtergesellschaften
Mehreren Betriebseinheiten unter einer gemeinsamen Lizenz oder einem gemeinsamen Programm
Eine übergeordnete Organisation repräsentiert typischerweise die wichtigste rechtliche Einheit oder den Hauptsitz. Sie kann Zertifizierung, Lizenzierung und Plattformzugang für verbundene Einheiten beaufsichtigen.
Eine Unterorganisation ist jede Einheit, die mit der Mutterorganisation verbunden ist (wie eine landwirtschaftliche Gruppe, ein Regionalbüro oder ein verbundenes Unternehmen), die unter ihrer Leitung oder ihrem Eigentum operiert.
Befolgen Sie die folgenden Schritte, um Organisationen in Ihrer Hierarchie zu erstellen oder zu verbinden.
Schritt 1: Gehen Sie zum Hierarchie-Abschnitt
Klicken Sie von Ihrem Dashboard aus auf den Tab „Organisation“ [Organization].
Wählen Sie im linken Menü „Hierarchie“ [Hierarchy] aus.
Hier sehen Sie Ihre aktuelle Struktur, einschließlich aller bestehenden übergeordneten oder Unterorganisationen.
Schritt 2: Neue Organisation hinzufügen
Klicken Sie auf die Schaltfläche „+ Organisation hinzufügen“ [+ Add Organization] in der oberen rechten Ecke.
Ein Fenster erscheint, in dem Sie Folgendes definieren müssen:
Ob es sich bei der neuen Organisation um eine übergeordnete Organisation oder eine Unterorganisation handelt
Ob es sich um eine bereits in MyRA bestehende Organisation handelt oder um eine neue, die Sie erstellen möchten
Sobald das Obige definiert ist, klicken Sie auf die gelbe Schaltfläche „Organisation verbinden/erstellen“ [Connect/Create organization] unten rechts, um fortzufahren.
Schritt 3 – Organisation verknüpfen oder erstellen
Sie haben nun zwei Optionen:
Um eine bestehende Organisation zu verknüpfen:
Suchen Sie nach der Organisation, indem Sie den Namen eingeben
Durchsuchen Sie die Liste der Organisationen und wählen Sie die richtige aus
Klicken Sie auf „Organisation verbinden“ [Connect organization]
Es erscheint ein Pop-up zur Bestätigung Ihrer Auswahl. Klicken Sie entweder auf „Bestätigen“ [confirm], um fortzufahren, oder auf „Zurück“ [Go Back], um abzubrechen.
Der/Die angegebene AdministratorIn der Organisation erhält dann eine E-Mail-Einladung, um die Verbindung zu genehmigen oder abzulehnen
Um eine neue Organisation zu erstellen:
Wählen Sie „Neue Organisation“ [New organization]
Geben Sie den Namen dieser neuen Organisation an
Klicken Sie auf „Neue Organisation erstellen“ [Create a new organization]
Sie werden dann aufgefordert, die notwendigen Organisationsdetails gemäß dem Abschnitt „Bearbeitung der Organisationsdetails“ [Editing Organization Details] zu vervollständigen
Schritt 4: Verbindung zur Organisation bestätigen
Um den Vorgang abzuschließen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Bestätigen“ [Confirm] im Pop-up-Fenster.
Wenn Sie eine Verknüpfung zu einer bestehenden Organisation herstellen, wird eine Einladung an den/die AdministratorIn dieser Organisation zur Genehmigung gesendet.
Wenn Sie eine neue Organisation erstellen, werden Sie aufgefordert, die grundlegende Einrichtung abzuschließen, indem Sie die erforderlichen Unternehmensdaten eingeben.
Hinweis: Wenn Sie Hilfe beim Erstellen der neuen Organisation benötigen, siehe den „Leitfaden zur Erstellung einer neuen Organisation“ [Creating a New Organization guide]
Ihre Organisation auswählen
Wenn Sie wissen oder ändern möchten, welche Organisation Sie derzeit verwalten, können Sie einfach auf den Organisationsnamen oben in Ihrem Dashboard klicken und sehen, welcher Name das Häkchen daneben hat. Stellen Sie sicher, dass der relevante Name markiert ist.
2.3 Rechtsdokumente & Lizenzvereinbarung
Im Organisations-Tab in MyRA finden Sie im linken Bereich Abschnitte, die auf die rechtliche Beziehung Ihrer Organisation mit den Diensten der Rainforest Alliance verweisen.
Diese Abschnitte bieten Einblick in die Vereinbarungen, die mit Ihrer Nutzung der Plattform verbunden sind, und helfen sicherzustellen, dass Ihre Organisation in Übereinstimmung mit den Anforderungen der Rainforest Alliance arbeitet.
Abschnitt Rechtsdokumente
Dieser Abschnitt bietet einen Überblick über die rechtlichen Vereinbarungen, die Ihre Organisation im Laufe ihrer Nutzung der Plattform eingegangen ist. Er dient nur zur Information; es gibt hier keine Funktion zum Bearbeiten oder Verwalten von Dokumenten. Sie sehen nur die Dokumente, die für Ihren Organisationstyp relevant sind, d.h. spezifisch für landwirtschaftliche Betriebe oder Lieferketten-Organisationen.
In dieser Ansicht können Sie:
Überprüfen, für welche Plattformdienste Ihre Organisation Bedingungen akzeptiert hat
Eine Aufzeichnung der rechtlichen Bestätigungen einsehen, die während der Einrichtung oder Dienstaktivierung gemacht wurden
Abschnitt Lizenzvereinbarungen
Dieser Abschnitt enthält die Rainforest Alliance-Lizenzvereinbarung, die die Bedingungen festlegt, unter denen Ihre Organisation mit der Rainforest Alliance zusammenarbeitet. Sie stellt die formelle Vereinbarung zwischen Ihrer Organisation und der Rainforest Alliance hinsichtlich der Nutzung von Zertifizierung und anderen über die MyRA-Plattform angebotenen Diensten dar.
Diese Vereinbarung:
Wird von einem/einer autorisierten BenutzerIn überprüft und akzeptiert, wenn der Prozess erstmals eingeleitet wird
Muss aktiv und aktuell bleiben, um Ihren Zertifizierungsstatus aufrechtzuerhalten
Ist eine Voraussetzung für die Einreichung Ihres Zertifizierungsantragsformulars (CAF), den Übergang zum Audit oder den Zugriff auf zugehörige Zertifizierungs-Tools
Hinweis: Die Lizenzvereinbarung ist nur anwendbar, wenn Sie mit Claims arbeiten. Wenn Ihre Organisation keine Claims-Verarbeitung umfasst, können Sie diesen Abschnitt ignorieren.
Um eine Lizenzvereinbarung zu akzeptieren, befolgen Sie die folgenden Schritte.
Navigieren Sie zum Organisations-Tab oben im Dashboard
Klicken Sie auf den Tab Lizenzvereinbarung im linken Bereich
Klicken Sie auf den Button „Lizenzvereinbarung unterzeichnen“ [Sign a License Agreement]
Aktivieren Sie auf der nächsten Seite das Kontrollkästchen, um zu bestätigen, dass Sie das Dokument der Lizenzvereinbarung gelesen haben
Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Lizenzvereinbarung akzeptieren“ [Accept License Agreement] unten rechts auf der Seite
Sie können dann die akzeptierte Lizenzvereinbarung auf der Lizenzvereinbarungs-Seite des Organisations-Dashboards einsehen
3. Benötigen Sie noch Hilfe?
Wenn Sie weitere Unterstützung benötigen oder Fragen zu einem der oben genannten Themen haben, kontaktieren Sie bitte Customer Success unter customersuccess@ra.org