Cómo Obtener la Certificación Como Actor de la Cadena de Suministro

1. Introducción a la certificación para actores de la cadena de suministro

Una vez que su organización esté configurada y se hayan completado los pasos previos necesarios en su panel de MyRA, notará que el recuadro de Certificación ahora está "Desbloqueado". Usted puede comenzar su proceso de certificación haciendo clic en el ícono de flecha en el recuadro “Certificación” en el panel de control.

Nota: Asegúrese de que a sus usuarios relevantes se les haya otorgado el rol de “Certificación” correcto antes de aceptar los Términos y Condiciones de certificación.

Sugerencia: si el recuadro de certificación aún aparece bloqueado, como se muestra en la imagen a continuación, asegúrese de que usted haya completado los pasos del prerrequisito siguiendo la guía “Primeros pasos con MyRA”.

Las entradas de configuración previas que son requeridas se pueden encontrar en esta sección del panel de MyRA, son solo visibles para los administradores de la organización, como se muestra a continuación. Las etiquetas de estado se muestran como “Por hacer” o “Completado”.

1.1 Aceptación de los Términos y Condiciones de certificación

Antes de comenzar el proceso de certificación, se le pedirá que revise y acepte los Términos y Condiciones de certificación si usted desea continuar con cualquier servicio relacionado con la certificación.

Estos términos se relacionan específicamente con el uso de las plataformas en línea que respaldan el sistema de certificación.

Estos describen:

• Cómo su organización puede acceder y utilizar la plataforma

• Responsabilidades para el inicio de sesión seguro y el uso apropiado

• Disponibilidad del sistema y qué sucede si se suspende el acceso

En esta pantalla, revise el acuerdo cuidadosamente. Una vez que esté listo, marque la casilla junto al acuerdo y haga clic en “Registrarse” para confirmar.

Luego será llevado a su Panel de Certificación de Rainforest Alliance, donde podrá comenzar a completar las tareas necesarias para la certificación.

1.2 Resumen General de la Certificación MyRA

Para inscribirse para obtener la Certificación de Rainforest Alliance, se le pide que proporcione información fundamental sobre su organización. En su panel de control de MyRA, busque los recuadros etiquetados “Estructura de la organización” y “Sitios”. Es necesario completar estas secciones antes de poder desbloquear y comenzar el proceso de solicitud de certificación.

El Resumen General de Certificación está diseñada para guiar a su organización paso a paso a través de todo el proceso de certificación.

Cada “recuadro” representa una tarea o un conjunto de requisitos específicos que usted deberá completar a lo largo del camino. Los recuadros incluyen descripciones breves para ayudar a comprender lo que se espera y las acciones que usted debe tomar.

Usted será guiado a través de cada paso.

1.2.1 Sección de Registro

Cuando llegue a la página de Descripción General de Certificación, encontrará las distintas secciones de recuadros donde se requiere su entrada, comenzando con la sección "Registro".

Aquí, su tarea es revisar y verificar que toda la información relacionada con la estructura de la organización y los sitios sea precisa. Si algo ha cambiado o necesita corregirse, ahora es el momento de actualizarlo.

Siga los pasos a continuación para confirmar su información de registro y proceder con la certificación.

1.3 Revise su información de registro

1.3.1 Revise la estructura de la organización

Asegúrese de que el representante legal sea correcto y que el número de trabajadores sea exacto.

Un trabajador es una persona que realiza un trabajo a cambio de una cantidad monetaria. Un trabajador engloba a todo tipo de personas que trabajan, independientemente de su estado contractual, como permanente, temporal, estacional, migrantes, a destajo, documentado, indocumentado, así como a los trabajadores contratados a través de un proveedor de mano de obra; personas en capacitación, personal de la administración (del grupo), incluidos pasantes y aprendices; también incluye a personas que están temporalmente ausentes del empleo o en la empresa que trabajaron recientemente por enfermedad, licencia parental, vacaciones, capacitación o disputa industrial

Una vez revisada la información usted podrá hacer clic en el botón “Finalizar”.

Regresará al panel de MyRA, simplemente haga clic en el recuadro “Certificación” nuevamente para acceder a la página Resumen General de la Certificación y continuar.

1.3.2 Revisar y confirmar sitios

El siguiente paso en su proceso de certificación es revisar y confirmar los sitios vinculados a su organización.

En el panel de control de Certificación, haga clic en el recuadro “Sitios”. Este abre la página Sitios, donde verá una lista de todos los sitios ya ingresados ​​por el administrador de la organización.

¿Qué es un sitio?

En el Programa de Certificación de Rainforest Alliance, se hace referencia a un sitio como cualquier ubicación física donde se llevan a cabo actividades relacionadas con la certificación.

Este puede incluir:

• Una sede o una oficina

• Una instalación de procesamiento o envasado

• Cualquier lugar donde se almacenen, manipulen o interactúen con productos certificados

Toda organización certificada debe registrar al menos un sitio, y uno de ellos debe ser designado como Ubicación de Gestión Central (CML), el sitio responsable de supervisar y gestionar las actividades de certificación. El CML será designado con una estrella en la página del sitio.

Nota: Si su organización solo tiene un sitio, este se marcará automáticamente como Ubicación de Administración Central (CML). Si tiene varios sitios, se puede asignar el CML marcando la casilla en la página Información general al ingresar o editar un sitio.

Cómo agregar y administrar sitios

En la página Sitios, se puede:

• Agregue un nuevo sitio haciendo clic en el botón “+ Agregar sitio” en la esquina superior derecha

• Edite cualquier sitio existente haciendo clic en el ícono de lápiz que está al lado

• Eliminar un sitio existente

Cada sitio le solicitará que proporcione información general como:

• Nombre

• Dirección

• Detalles del país y la ubicación

Agregar cultivos a un sitio

Una vez guardada la información general, deberá asegurarse de que haya cultivos asociados con cada sitio.

1. Haga clic en el botón “+ Agregar cultivo”

2. En la ventana emergente, seleccione el cultivo correspondiente de la lista desplegable

3. Ingrese los detalles requeridos sobre sus actividades relacionadas con ese cultivo

Estos campos varían según el tipo de cultivo seleccionado.

Repita este proceso para agregar todos los cultivos o variantes de cultivos relevantes para el sitio.

Las variedades no se pueden editar una vez que se ha creado un cultivo. Si es necesario cambiar la variedad, deberá eliminar el cultivo y crear uno nuevo con la variedad correcta. Sin embargo, aún se pueden editar las actividades y los niveles de trazabilidad de un cultivo.

Si tiene múltiples variedades del mismo cultivo, cree un cultivo individual para cada variedad.

Cuando termine de crear o editar sitios, volverá a la página Resumen General de Sitios y, cuando haga clic en "Salir", regresará al Panel de MyRA. Simplemente haga clic en el recuadro “Certificación” para volver a la página Resumen General de la Certificación. El recuadro de sitios ahora debería mostrar una etiqueta “completo”.

Ahora que se han capturado los datos del sitio, está listo para pasar al siguiente paso: completar la evaluación de riesgos de la cadena de suministro.

2. Solicitud de Certificación para Actores de la Cadena de Suministro

Nota: Asegúrese de seguir los pasos a continuación en orden, es decir, realice el paso 2.1 antes de continuar con los pasos restantes.

2.1 Completar la evaluación de riesgos de la cadena de suministro

Ahora debe completar una Evaluación de Riesgos de la Cadena de Suministro del sitio para cada uno de sus sitios enumerados.

Este paso garantiza que los riesgos clave específicos del sitio se documenten para su evaluación antes del proceso de auditoría y certificación.

Cómo completar la evaluación de riesgos:

1. Desde el panel de MyRA, haga clic en el recuadro Certificación.

2. En la página Resumen General de la Certificación, haga clic en el recuadro “Completar alcance de la certificación”.

3. Se le presentarán los Términos y Condiciones del RACP. Revise los términos y condiciones y acéptelos marcando la casilla y luego haciendo clic en el botón “Registrarse”.

4. Desde allí usted será dirigido a la Plataforma de Certificación de Rainforest Alliance (RACP).

5. En el panel de control, haga clic en la pestaña “Sitios” en la barra de navegación superior.

6. Verá una tabla que muestra todos los sitios vinculados a su organización.

7. Para cada sitio, haga clic en el ícono “página” en el lado izquierdo de la fila; esto abre la página Datos del sitio.

8. En la barra de navegación superior, seleccione la pestaña “Preguntas del sitio”.

9. Ahora verá una lista de “Preguntas de certificación del sitio” relacionadas con el riesgo de la cadena de suministro y el contexto operativo.

10. Utilice las listas desplegables para seleccionar las respuestas más adecuadas para cada pregunta.

11. Repita este proceso para cada sitio que figure en su organización.

Se deben completar todas las preguntas de cada sitio antes de poder continuar para finalizar su Alcance de Certificación.

Una vez completadas y guardadas las evaluaciones de riesgo de la cadena de suministro para cada sitio, usted puede continuar con el siguiente paso: Firma de un acuerdo de licencia con Rainforest Alliance

2.2 Acuerdo de Licencia

Este acuerdo otorga a su organización el derecho a participar en el Programa de Certificación de Rainforest Alliance y a utilizar el nombre y las marcas comerciales de Rainforest Alliance bajo condiciones específicas.

Al firmarlo, su organización acepta:

• Cumplir con los Documentos Vinculantes, que incluyen los Términos y Condiciones de la Licencia, los estándares, reglas y políticas aplicables (visibles en nuestro Knowledge Hub)

• Utilice las marcas de Rainforest Alliance únicamente con aprobación previa y de acuerdo con los requisitos

• Notificar a Rainforest Alliance sobre cualquier mal uso o infracción relacionada con sus marcas registradas

• Cumplir con las leyes de control comercial pertinentes y cooperar plenamente con Rainforest Alliance si es necesario

• Pague regalías o tarifas si corresponde, según su modelo de negocio y las transacciones de sus productos

Comience abriendo el recuadro del Acuerdo de Licencia.

Accederá a una página de acuerdo de licencia en la página Organización, haga clic en el botón “Firmar un acuerdo de licencia” para revisar el acuerdo.

Luego usted puede marcar la casilla que confirma que está de acuerdo con el contenido del Acuerdo y enviarlo. Siempre se puede acceder a este acuerdo en cualquier momento a través del panel de control de su organización.

El Acuerdo de Licencia es un requisito obligatorio. Sin ella no se podrá finalizar el proceso de certificación y no se otorgará el certificado.

Si usted tiene preguntas sobre el acuerdo, puede ponerse en contacto con Atención al Cliente en customersuccess@ra.org

2.3 Confirmación del alcance de la certificación

Su alcance de su certificación define:

• Los sitios y actividades que usted está certificando.

• Los productos o cultivos que usted maneja.

• Los niveles de trazabilidad aplicables a sus operaciones.

• Los volúmenes anuales estimados de los que usted es responsable.

Esta información se compartirá con el ente de certificación seleccionado si califica para una auditoría y formará la base para la planificación y cotización de la auditoría.

Paso 1: Abra el RACP

Desde el panel de MyRA, haga clic en el recuadro “Certificación” para acceder a la página Resumen General de la Certificación

Localice la sección Solicitud y haga clic en el recuadro denominado “Alcance de certificación completo”.

Después de hacer clic en “Completar el alcance de la certificación”, usted será dirigido a la Plataforma de certificación de Rainforest Alliance (RACP), donde iniciará sesión automáticamente siempre que tenga el rol de certificado asignado a su perfil en MyRA.

Paso 2: Complete el Formulario de Certificación

En la Plataforma de Certificación de Rainforest Alliance (RACP):

• Vaya a la sección “Preparación para la certificación”

• Haga clic en “Alcance de la certificación”

• Se abrirá un formulario que mostrará varias secciones en el lado derecho ya rellenadas previamente con los datos que ingresó desde MyRA (por ejemplo, sus sitios, cultivos y actividades).

Nota: No altere los datos previamente completados, si hay alguna corrección en los datos que deba realizarse, comuníquese con Atención al Cliente a customersuccess@ra.org. Los cambios aquí podrían afectar la precisión de su información de certificación.

• Revise todos los campos. Asegúrese de que todo sea exacto.

• Acción requerida: asegúrese de completar la columna “Umbral” en la tabla cultivos, indicando si su organización maneja más o menos los volúmenes Rainforest Alliance Certified para cada cultivo. Esto incluye todos los volúmenes de cultivos manejados por su organización, incluso aquellos que no están dentro del alcance de la certificación de Rainforest Alliance. Puede consultar la guía del umbral de volumen aquí.

Es importante tener en cuenta que hay un cuadro de selección de confirmación en el cuestionario, este debe marcarse como “Sí”, si corresponde y las respuestas correspondientes en la sección debajo del cuadro completado para poder enviar el Alcance de la Certificación.

Si respondió “No” a cualquiera de las preguntas en el alcance de la Certificación, el pequeño ícono en el lado derecho del panel se mostrará como una “X” roja, las secciones que hayan sido respondidas con sí mostrarán una marca de “Verificación” verde como se muestra a continuación.

• Cuando termine, haga clic en “Guardar y validar” en la parte superior del formulario.

• Si tiene algún error en el formulario aparecerá un bloque de advertencia rojo indicando cuál es el error, si hace clic en el error se va a la pregunta donde existe el error para que lo resuelva.

• Si todo se ha completado correctamente aparecerá un mensaje de confirmación verde.

• A continuación, haga clic en “Enviar” en la parte inferior derecha para acceder a otra página.

• En la siguiente página, ingrese cualquier comentario si tiene alguno y confirme que su información es veraz marcando la casilla, finalmente complete haciendo clic en el botón “Enviar”.

2.4 Ruta de certificación

Después de enviar su alcance de certificación, este será procesado. Esto puede tardar entre 5 y 15 minutos.

Una vez completado el procesamiento del Alcance, usted recibirá un correo electrónico de Rainforest Alliance titulado "Confirmación de Envío del Alcance de Certificación" que confirma su ruta de certificación y le proporciona los pasos a seguir según las calificaciones de riesgo:

Auditoría (Nivel de riesgo B-C) ​ o Endoso (Nivel de riesgo A).

Para obtener una descripción detallada de la evaluación de riesgos de la cadena de suministro y cómo se determina la ruta relevante, consulte el manual “Proceso de Certificación y Plazos”.

El proceso que usted debe seguir para ambos caminos se describe con más detalle en las secciones siguientes.

2.4.1 Certificación mediante auditoría

Si su organización recibe un nivel de riesgo de cadena de suministro de B o C, seguirá la ruta de Auditoría.

Esto implica:

• Completar el Formulario de Solicitud de Certificación (CAF)

• Contratación con un ente de certificación aprobado

• Someterse a una auditoría externa para verificar el cumplimiento

• Recibir un certificado tras una verificación exitosa

Este certificado confirma que sus operaciones cumplen con los estándares de certificación de Rainforest Alliance y permite el uso de las marcas registradas de Rainforest Alliance.

Para obtener instrucciones detalladas, vaya a la sección 3. “Solicitar nueva certificación con auditoría”.

Si tiene preguntas sobre las vías o los niveles de riesgo, puede comunicarse con Atención al Cliente en customersuccess@ra.org

2.4.2 Certificación mediante endoso

Si su organización está evaluada como de nivel de riesgo bajo A, usted es elegible para obtener la certificación a través de endoso.

En este caso:

• Completará una autoevaluación basada en el Estándar de Agricultura Sostenible

• Rainforest Alliance revisará su envío internamente

• Si la información no se puede verificar completamente, es posible que sea redirigido a la ruta de Auditoría

• Si se aprueba, usted recibirá una Carta de Endoso en lugar de un certificado; esta carta otorga a la organización los mismos derechos y responsabilidades bajo certificación como el Certificado.

La Carta de Endoso confirma formalmente su cumplimiento con los Estándares de Sostenibilidad de Rainforest Alliance con los que es evaluado, lo que le permite comercializar productos certificados y utilizar las marcas comerciales de Rainforest Alliance cuando corresponda.

Para una descripción más detallada de cómo obtener la certificación a través de Endoso usted puede ir a la sección 4. “Solicite una nueva certificación con Endoso” a continuación.

Si tiene preguntas sobre las vías o los niveles de riesgo, puede comunicarse con Atención al Cliente en customersuccess@ra.org

2.4.3 Cómo proceder con la certificación

Una vez que reciba su correo electrónico con su ruta asignada:

1. Inicie sesión en el portal MyRA e ingrese a la página Resumen General de la Certificación

2. Vaya a la sección “Solicitud” de su Panel de Certificación

3. Utilice el botón de alternancia que se encuentra debajo para seleccionar Auditoría o Endoso

4. Siga los pasos correspondientes que se muestran para continuar con su certificación

3. Contratación y Certificación con Auditoría

Nota: lea esta sección solo si el correo electrónico de Rainforest Alliance le indicó que debe seguir el enfoque de Auditoría para la Certificación. Si usted es elegible para la Certificación a través de Endoso, puede pasar directamente a esa sección.

3.1 Solicitud y Contratación

La Solicitud de Certificación y la contratación con un Ente de Certificación están estrechamente vinculadas en el sentido de que el formulario de solicitud contiene los datos relativos al alcance que el mismo utiliza para cotizar la auditoría.

3.1.1 Resumen General del Proceso

A continuación se presenta un resumen general de alto nivel de los pasos necesarios para elegir un ente de certificación y solicitar la certificación. Asegúrese de tener en cuenta qué acciones tienen lugar dentro de la Plataforma de Certificación de Rainforest Alliance (RACP) y cuáles se gestionan fuera de la plataforma. En la siguiente sección usted encontrará una guía detallada paso a paso.

1. Completar el Formulario de Solicitud de Certificación (CAF) (en el nuevo RACP)

   • Finalice y envíe su CAF para resumir los detalles de su certificación.

2. Ver la lista de Entes de Certificación autorizados en su región (en RACP)

   • El CAF mostrará una lista de Entes de Certificación elegibles para realizar una auditoría en su región y para su alcance (cultivo, actividad).

3. Seleccionar y contactar con un Ente de Certificación (fuera de plataforma)

   • Revise los entes de certificación disponibles enumerados en el CAF y comuníquese por teléfono o correo electrónico utilizando la información en su CAF descargado para solicitar una cotización.

4. Acordar una cotización y firmar un contrato (fuera de la plataforma)

   • Todas las discusiones sobre precios y acuerdos contractuales se llevan a cabo directamente con el ente de certificación elegido.

5. Regresar a la plataforma para iniciar una confirmación del acuerdo (en RACP)

   • Una vez que haya un contrato establecido, vuelva a iniciar sesión en MyRA con sus credenciales y navegue hasta el RACP para iniciar la confirmación del acuerdo y otorgarle al ente de certificación acceso a sus datos de certificación.

3.1.2 Completar y enviar el Formulario de Solicitud de Certificación (CAF)

Una vez que haya enviado su Alcance de Certificación, el siguiente paso es completar el Formulario de Solicitud de Certificación (CAF). Este formulario consolida toda la información de su organización en un resumen estructurado para que los entes de certificación lo revisen y utilicen durante el proceso de planificación de cotizaciones y auditorías.

Paso 1: entrar al CAF

• Inicie sesión en la Plataforma de Certificación de Rainforest Alliance (RACP)

• Desde el Panel de Control, localice la sección “Preparación de la Certificación”

• Haga clic en la fila titulada “Formulario de solicitud de certificación”

Paso 2: completar el formulario

Ahora será dirigido a un formulario basado en un cuestionario con campos que requieren respuestas.

• Desplácese por el formulario para revisar y actualizar los campos obligatorios

• En el lado derecho, complete la sección de lista de verificación para confirmar que se hayan revisado todos los detalles requeridos

• Cuando esté listo, haga clic en “Guardar y validar” en la barra de tareas superior.

• Cualquier campo o pregunta pendiente se resaltará en rojo, simplemente haga clic en la barra de advertencia roja y le mostrará los campos para completar.

Si toda la información se ingresa correctamente, verá un mensaje de confirmación verde de que todo está en orden. Como se muestra a continuación:

Luego haga clic en el botón “Enviar formulario” en la parte inferior derecha de la página para finalizar su solicitud.

Ingrese cualquier comentario adicional aplicable a su Solicitud de Certificado, luego marque la casilla de Confirmación y haga clic en “Enviar” nuevamente.

Paso 3: Descargue su documento CAF

Después de enviar el formulario, regrese a su panel de RACP y diríjase al menú “Documentos”.

Ahí encontrará un archivo PDF descargable titulado “Solicitud de certificación de Rainforest Alliance”; este documento compila toda la información que ha enviado y será útil durante la fase de cotización con los entes de certificación.

• Haga clic y marque la casilla a la izquierda de la línea para seleccionar el documento

• Luego, haga clic en el ícono “Descargar” en la barra de tareas superior derecha

3.1.3 Selección de un ente de certificación autorizado (EC)

Una vez que haya enviado su Formulario de Solicitud de Certificación (CAF), el siguiente paso es seleccionar un Ente de Certificación con el que contratar para obtener cotizaciones para realizar la auditoría.

Su CAF contiene una lista de entes de certificación autorizados elegibles para certificar su organización en la sección resaltada a continuación.

Podrá solicitar cotizaciones a varios Entes de Certificación y contratar con el que mejor se adapte a sus necesidades.

Pasos para contactar a un Ente de Certificación:

• Encontrar los datos de contacto de los Entes de Certificación, puede buscarlos en esta sección de Knowledge Hub.

• Compartir su CAF con ellos para solicitar una cotización basada en el alcance de su certificación.

• Usted y EC seleccionado manejarán todas las discusiones sobre precios y acuerdos contractuales directamente, fuera de la plataforma.

• Una vez que el contrato esté vigente, regresará a la plataforma para iniciar una confirmación del acuerdo y conectarse formalmente con su ente de certificación.

3.1.4 Completar la confirmación del acuerdo con el ente de certificación

Una vez que haya firmado un contrato con su Ente de Certificación preferido fuera de la plataforma, el siguiente paso es registrar este acuerdo dentro de la Plataforma. Este proceso es conocido como confirmación del acuerdo.

La confirmación del acuerdo es un paso fundamental que permite compartir datos de forma segura entre su organización y el ente de certificación. Sin completar este paso, el ente de certificación seleccionado no podrá acceder a su solicitud ni comenzar a planificar la auditoría.

Proceso de confirmación del acuerdo

Esto es lo que ocurre durante y después de que se completa la confirmación del acuerdo:

1. El titular del Certificado inicia la confirmación del acuerdo en RACP

   • Usted es responsable por iniciar la confirmación del acuerdo en la plataforma. Esto otorga a su ente de certificación seleccionado acceso al perfil de su empresa, incluyendo su solicitud enviada y los datos de indicadores.

2. Confirmación del contrato por el ente de certificación

   • Una vez iniciada la confirmación del acuerdo, el ente de certificación tendrá acceso a sus datos y podrá comenzar a revisar la información que ha enviado hasta el momento.

3. Preparación de la auditoría

   • Con acceso a su perfil, el Ente de Certificación puede prepararse para su auditoría, utilizando datos precisos y documentación proporcionada a través de la plataforma que ellos crearán y la Orden de Auditoría: esto confirma que la contratación está en su lugar en el sistema y bloquea la capacidad de cambiar los entes de certificación para los años especificados, de acuerdo con las Reglas de Certificación y Auditoría para la Cadena de Suministro.

Paso 1: cómo iniciar la confirmación del acuerdo

Siga estos pasos para iniciar la confirmación del acuerdo dentro de RACP:

1. Inicie sesión en MyRA y navegue hasta el recuadro “Certificación” en la sección “Servicios recomendados”. Haga clic para abrirlo y luego haga clic nuevamente en el recuadro “Completar alcance de certificación”; usted será llevado a RACP.

2. Dentro de la Plataforma de Certificación de Rainforest Alliance. En la parte superior de la pantalla, en la barra de tareas, haga clic en el menú “Contratos”.

3. En la pestaña Contratos, haga clic en el ícono de “página” en la línea de “Estándar de Agricultura Sostenible” para abrir el formulario de contrato.

4. En el formulario emergente:

   • Haga clic en el icono de la persona en la ventana emergente.

• Luego en la siguiente ventana busque el nombre del Ente de Certificación que ha contratado

• Seleccione el servicio correspondiente - Estándar de Agricultura Sostenible [Cadena de Suministro] del menú desplegable (si aún no está seleccionado)

• Ingrese el año del contrato, la fecha de inicio del contrato y la fecha de finalización del período de servicio (3 años después del inicio)

• Haga clic en “Guardar y cerrar” en la parte superior de la página para completar el paso

Paso 2: confirmación del acuerdo “Handshake”

La confirmación del acuerdo ahora se enviará a su ente de certificación para su confirmación. Una vez creada la orden de auditoría, su confirmación de acuerdo está completa y su acceso a su perfil de certificación está activo.

Nota: Una vez creada la orden de auditoría, el sistema ya no le permitirá cambiar de ennte de certificación dentro del período de contrato especificado. Para obtener más información, consulte las Reglas de certificación y auditoría para la cadena de suministro

Paso 3: planificación de una fecha de auditoría

Con acceso a sus datos almacenados en RACP, el ente de certificación ahora puede comenzar a planificar su auditoría. Esto implicará la creación de un plan de auditoría para ejecutar las actividades de auditoría.

Nota: En algunos países (como Ghana), el personal de Rainforest Alliance puede preasignar un ente de certificación a su perfil. En ese caso, los Entes de Certificación sugeridos que se muestran en su solicitud ya son elegibles. Usted mismo necesitará aún iniciar la confirmación de acuerdo para activar el contrato.

3.2 Proceso de auditoría y certificación

3.2.1 Aceptación de un plan de auditoría

Después de que usted haya firmado una confirmación de acuerdo con un ente de certificación y este haya revisado su información, el mismo preparará un plan de auditoría.
Este plan explica cómo llevarán a cabo su auditoría y se le enviará directamente a usted (no a través de la plataforma).

El plan contiene la siguiente información:

• Fechas planificadas para la auditoría

• La duración planificada de la auditoría

• Actividades que se realizarán durante el periodo de auditoría

• Muestra de sitios planificados para auditoría

Usted deberá:

• Revisar el plan cuidadosamente.

• Aprobarlo o solicitar cambios si es necesario.

Una vez que ambos estén de acuerdo con el plan, el ente de certificación procederá con la auditoría.

Nota: toda la comunicación relativa a la planificación de la auditoría se realiza fuera de la plataforma, directamente entre usted y el ente de certificación.

3.2.2 Proceso de auditoría y presentación de medidas correctivas

Una vez contratado, el Ente de Certificación (EC) planificará y llevará a cabo una auditoría independiente de sus operaciones de acuerdo con el plan acordado.

La auditoría puede implicar:

• Una reunión de apertura

• Revisión de los datos enviados en RACP y otra documentación

• Visitar sus sitios (para realizar controles físicos) y realizar entrevistas

• Verificar la implementación de prácticas de sostenibilidad y controles del sistema

• Identificar cualquier no conformidad y solicitar medidas correctivas, si es necesario.

Para obtener más detalles y un desglose de los aspectos específicos relacionados con la auditoría y sus reglas, puede consultar esta sección de Knowledge Hub.

En este punto de su proceso de auditoría, el ente de certificación ha completado la auditoría para verificar si su empresa cumple con los estándares de Rainforest Alliance que usted eligió.

Si se encuentran no conformidades con los requisitos, usted deberá:

1. Explicar qué correcciones usted tomará para resolver las no conformidades

2. Analizar la causa raíz de la no conformidad (análisis de causa raíz en nuestras normas)

3. Compartir cómo planea implementar la medida correctiva

El Ente de Certificación verificará que la evidencia presentada sea suficiente para cerrar las no conformidades. También pueden pedirle que proporcione evidencia de que los problemas se han resuelto.

Usted debe enviar tanto su análisis de causas principales, como la corrección y la medida correctiva a través de la plataforma RACP.

Para enviarlos, siga los pasos a continuación.

Paso 1: iniciar sesión en la Plataforma RACP

Inicie sesión en la plataforma RACP.

• En su panel de control, vaya a la sección "Hallazgos". En esta sección, usted verá el informe o los hallazgos de la auditoría generados por el auditor después de su auditoría. Esta detalla las áreas de conformidades y de no conformidades identificadas durante la auditoría.

• Haga doble clic en los hallazgos asociados a su auditoría. Esto abrirá la vista detallada del informe

Paso 2: revisar los hallazgos de la auditoría

Lea el informe completo. En cada requisito en el que su organización no haya cumplido, se espera que usted proporcione información para estas secciones:

• Análisis de la causa principal: Aquí usted proporciona la razón subyacente de por qué ocurrió la no conformidad. Esto va más allá del problema inmediato para identificar la falla sistémica o a nivel de proceso que permitió que ocurriera el problema.

• Corrección: Aquí usted proporciona la acción inmediata que tomará para corregir la no conformidad y reestablecer la situación y garantizar el cumplimiento nuevamente

• Medidas correctivas: Aquí usted proporciona una solución a largo plazo que aborda la causa principal para prevenir la recurrencia de la no conformidad

Véase las secciones en la imagen a continuación:

Complete aquí el análisis de causa raíz

Complete la corrección aquí

Complete las medidas correctivas aquí

Paso 3: enviar la medida correctiva y cargar archivos

La plataforma permite adjuntar documentos para ser compartidos con los entes de certificación.

Por ejemplo: para proporcionar pruebas de corrección de una no conformidad, usted puede adjuntar varios tipos de documentos de respaldo o imágenes que demuestren que el problema ha sido abordado. Estos archivos adjuntos ayudan a los entes de certificación a verificar que la corrección se ha implementado de manera eficaz.

• Utilice la pestaña "Archivos" para cargar los archivos que desea adjuntar a los hallazgos

Una vez que haya proporcionado toda la información necesaria, usted debe enviarla a su ente de certificación.

• Esto se realiza seleccionando la opción "Enviar medida correctiva" del panel desplegable en la esquina superior derecha de su pantalla, como se ilustra en la imagen de arriba, y haciendo clic en el botón "Ejecutar" para enviar los archivos.

Usted notará, cuando regrese a su panel, que el hallazgo que revisó ha desaparecido. Ahora estará disponible para ser revisado por su ente de certificación.

El ente de certificación se comunicará directamente con usted para cualquier documento de respaldo adicional, ajustes o decisiones positivas a la presentación de sus medidas correctivas. Si la revisión es exitosa y se cierra la no conformidad, puede pasar al siguiente paso de visualización del certificado.

3.2.3 Ver mi certificado

Esta sección le mostrará cómo acceder y revisar rápidamente su certificación a través de la plataforma. Ya sea que usted necesite verificar el estado de su certificado, confirmar fechas claves o descargar una copia para compartir, esta guía camina a través de los pasos para encontrar todo lo que usted necesita en un solo lugar.

Siga estos pasos simples para ver y descargar su certificado:

1. Inicie sesión en su plataforma MyRA utilizando sus credenciales habituales.

2. Una vez que usted esté en su panel de control, busque la sección "Recomendar servicios".

3. Haga clic en el recuadro "Certificación", será dirigido a los detalles de la certificación.

4. Se abrirá una nueva ventana. Será dirigido a la plataforma de certificación, RACP.

5. Una vez que esté en el panel de control RACP, simplemente desplácese hacia abajo hasta que vea la sección "Certificados" resaltada a continuación.

6. En la sección "Certificados", localice el certificado que desea descargar.

7. Haga clic en el botón Descargar, es el primer icono de la fila, marcado con el símbolo de una medalla.

8. Su certificado se descargará directamente a su dispositivo como un archivo PDF.

Organización de suministros

Nota: Su certificado incluye un código QR. ¡Usted puede escanearlo con un dispositivo móvil para ver rápidamente su certificado en otra pantalla, es perfecto para compartir o para una referencia rápida!

4. Certificación con endoso

Después de completar su Alcance de Certificación, es posible que reciba un correo electrónico de Rainforest Alliance confirmando que su organización califica para la certificación a través del Endoso en lugar de la ruta de Auditoría estándar.

Esto significa que su organización ha sido evaluada como de bajo riesgo (Nivel de riesgo A) a través de la Evaluación de riesgos de la cadena de suministro (SCRA) y no requiere una auditoría completa de terceros. En su lugar, completará una autoevaluación, que será revisada directamente por Rainforest Alliance.

Si se aprueba, recibirá una Carta de Endoso, un reconocimiento formal de que sus operaciones cumplen con los requisitos de certificación de Rainforest Alliance. A diferencia de un certificado, que se emite después de una auditoría completa y permite el uso de las marcas registradas de Rainforest Alliance Certified, la Carta de Endoso tiene la misma validez que un certificado. Confirma que las organizaciones de bajo riesgo cumplen con los estándares de sostenibilidad bajo el Programa de Certificación Rainforest Alliance.

Si se identifican brechas durante la revisión, su organización puede ser redirigida a la ruta de Auditoría para completar el proceso de certificación estándar.

4.1 Revisión y verificación de la evaluación

La aprobación reemplaza la auditoría por una revisión basada en documentos:

1. Complete y envíe una autoevaluación

2. Rainforest Alliance evalúa su presentación

3. Es posible que se le soliciten aclaraciones o correcciones.

4. Si no es aprobado, su única opción para certificarse será a través de la ruta de Auditoría.

5. Si es aprobado, recibirá su certificado mediante una Carta de Endoso.

4.1.1 Completar la autoevaluación

• Inicie sesión en MyRA

• Abra su panel de control de certificación

• Despliéguese hacia abajo en la sección Ruta de Certificación.

• Haga clic en el botón de alternancia para la opción de Endoso

• Haga clic en el botón verde en el recuadro denominado "Enviar autoevaluación".

Será redirigido a la Nueva Plataforma de Certificación de Rainforest Alliance (RACP) para comenzar la evaluación.

En RACP:

• Verá la Autoevaluación del Estándar de Agricultura Sostenible v1.4

• El formulario está estructurado por capítulo, con requisitos específicos según el cumplimiento y la implementación.

• Para cada pregunta, indique una de las siguientes:

  • Conformidad

  • No conformidad

  • No es aplicable (N/A)

Utilice las explicaciones proporcionadas en el formulario junto a cada requisito para ayudar a evaluar sus operaciones actuales en relación con cada requisito.

Sea lo más minucioso y preciso posible, ya que esta autoevaluación constituye la base de su decisión de certificación.

Cuando haya respondido exitosamente cada sección con evidencia suficiente, puede hacer clic en el botón “enviar” y confirmar en la página siguiente.

Los datos ahora se enviarán a Rainforest Alliance para su evaluación y verificación.

4.1.2 Evaluación y verificación por Rainforest Alliance

El equipo de revisión de Rainforest Alliance evaluará cuidadosamente su autoevaluación junto con los datos que ya ha enviado durante su solicitud.

Como parte de esta revisión, es posible que se le solicite que proporcione aclaraciones o evidencia de respaldo adicional para validar sus respuestas.

Este proceso garantiza que sus operaciones cumplan con los requisitos de la norma y que se mantenga la integridad del sistema de certificación.

Con base en el resultado de esta evaluación, Rainforest Alliance puede:

• Emitir una Carta de Endoso, otorgando la certificación sin necesidad de auditoría, o

• Redirija su organización a la ruta de Auditoría si ciertos elementos no pueden verificarse de manera suficiente únicamente mediante documentación.

Si es redirigido a la ruta de auditoría, consulte la sección “Solicitar nueva certificación mediante auditoría” para conocer los próximos pasos.

4.2 Adjudicación y visualización de la carta de endoso

Rainforest Alliance le enviará una notificación por correo electrónico una vez que se haya completado la evaluación y verificación de sus datos. Si el resultado de la revisión es positivo y se toma la decisión de emitir una Carta de Endoso, se le informará.

La Carta de Endoso estará disponible en RACP donde podrá verla y descargarla. Rainforest Alliance normalmente emite la Carta de Endoso dentro de las dos semanas siguientes a su presentación. Esto puede variar dependiendo de la integridad de su envío y el volumen de procesamiento actual en Rainforest Alliance.

Un recordatorio de que una carta de respaldo se considera el equivalente a un certificado en el contexto del cumplimiento de la sostenibilidad de Rainforest Alliance.

Para ver y descargar su carta de endoso, siga los siguientes pasos:

• Inicie sesión en la plataforma MyRA con sus credenciales

• Desde su panel de control, navegue hasta la sección “Servicios recomendados”.

• Haga clic en el “Recuadro de Certificación” y se abrirá una nueva ventana con los detalles de la pestaña de Certificación.

• Seleccionar el recuadro de “Revisión de la carta de endoso”.

• Usted será dirigido al panel RACP.

• Desde el panel de RACP, desplácese hasta la sección “Certificados”. Aquí encontrará la carta de endoso listada.

• Haga clic en el botón Descargar. Es el símbolo de la medalla que se encuentra frente a la fila de la carta de endoso.

• Su carta de endoso se descargará como PDF en su dispositivo y podrá verla desde allí.

4.3 Qué hacer después de la certificación

Una vez que su organización esté certificada, usted desbloqueará el acceso a dos herramientas clave que respaldan la transparencia y el abastecimiento responsable: trazabilidad y solicitudes

4.3.1 Mantenimiento de la certificación

Para permanecer certificado, el titular de un certificado debe:

1. Mantener el cumplimiento de la norma

   • Los titulares de certificados deben cumplir consistentemente con el Estándar de Agricultura Sostenible de Rainforest Alliance o el Estándar de Cadena de Suministro aplicable durante todo el ciclo.

   • Los mismos deben implementar medidas correctivas cuando surjan no conformidades.

2. Respeto al uso de las marcas registradas de Rainforest Alliance

   • El uso del sello de Rainforest Alliance debe seguir las pautas de la marca y los términos del acuerdo de licencia.

   • El mal uso puede dar lugar a la suspensión o retirada de la certificación.

3. Evitar la suspensión o retiro del certificado

   • Los entes de certificación podrán suspender o retirar un certificado si:

     • No se realizan auditorías

     • Las no conformidades no se resuelven

     • Se violan las reglas de certificación

4.3.2 Trazabilidad

Como organización de la cadena de suministro, la trazabilidad le permite rastrear productos certificados a medida que avanzan a través de la cadena de suministro desde los productores hasta los procesadores, exportadores y más allá. Esto garantiza que los productos certificados estén debidamente documentados y puedan verificarse en cada etapa. Ayuda a mantener la credibilidad ante los compradores y socios y respalda el cumplimiento de los estándares de sostenibilidad.

Para obtener más información sobre cómo utilizar nuestro sistema de trazabilidad, MultiTrace, consulte esta guía.

4.3.3 Solicitudes

Las solicitudes le permiten comunicar su estado de certificación a clientes y partes interesadas. Esto incluye el uso de logotipos, etiquetas o declaraciones aprobados en envases, sitios web y materiales promocionales. Todas las solicitudes deben seguir pautas específicas para garantizar que sean claras, precisas y alineadas con las reglas de certificación.

Para obtener más información sobre cómo utilizar nuestro sistema de Solicitudes, consulte esta guía.

5. Extensiones del alcance del certificado

Una ampliación del alcance es una actualización oficial de su certificado vigente de Rainforest Alliance que refleja cambios significativos en sus operaciones, tales como la adición de nuevas fincas, cultivos, sitios, o el aumento del volumen certificado. Este garantiza que su certificación se mantenga precisa, confiable y conforme a los estándares de Rainforest Alliance.

5.1 Comprensión de las ampliaciones del alcance de la certificación

A continuación se presentan algunos aspectos determinados sobre las extensiones del alcance del certificado que usted, como organización de la cadena de suministro, debe comprender.

5.1.1 ¿Qué es una ampliación de alcance?

Una ampliación del alcance es una actualización formal de su certificación que refleja cambios en las operaciones de su empresa. Le permite agregar nuevos elementos como más volumen, fincas o sitios adicionales, nuevos cultivos, actividades o niveles de trazabilidad a su certificado existente antes de que expire.

5.1.2 ¿Por qué y cuándo se requiere una ampliación?

Usted debe solicitar una ampliación de alcance si usted:

• Aumenta el volumen, área o miembros del grupo certificados

• Agrega un nuevo cultivo, sitio o actividad de procesamiento

• Cambia su nivel de trazabilidad (por ejemplo, de balance de masas a identidad preservada)

Estos cambios deben actualizarse en MyRA y pueden requerir una auditoría de ampliación dependiendo del riesgo y la magnitud del cambio.

5.1.3 ¿Quién inicia la ampliación?

Usted, como titular de certificado de finca, es responsable de iniciar una ampliación del alcance.

Cuando sus operaciones cambien, como por ejemplo si agrega volumen, si cambia de sitio, de trazabilidad o de cultivos, debe hacer lo siguiente:

Paso 1: notificar a su ente de certificación (EC)        

Hágales saber que usted planea una ampliación de su alcance. Esto es esencial para la coordinación y

para determinar si se necesita una auditoría de ampliación.

Paso 2: el organismo de certificación asume la responsabilidad del proceso de ampliación

El Ente de Certificación revisará su solicitud.

Si el ente de certificación necesita realizar una auditoría de ampliación con base en los cambios, entonces emitirá una orden de auditoría y procederá de la misma manera en que se llevó a cabo la auditoría de control de certificación inicial.

Si no es necesaria una auditoría, el ente de certificación otorgará la ampliación del certificado en la plataforma y usted será notificado por correo electrónico al recibir el certificado actualizado.

Para obtener más información sobre ampliaciones, consulte las Reglas de certificación y auditoría para la cadena de suministro

5.2 ¿Cuándo se requiere una auditoría de ampliación?

Para obtener más información sobre ampliaciones, consulte las Reglas de certificación y auditoría para la cadena de suministro.

6. Solicitud de transferencia del ente de certificación

Una transferencia de ente de certificación significa mover la supervisión de su certificación de un ente de certificación autorizado a otro. Este proceso garantiza que su certificación siga siendo válida y reconocida, mientras cambia la organización responsable de sus auditorías y del monitoreo del cumplimiento.

Las transferencias deben seguir las reglas establecidas en las Reglas de Certificación y Auditoría de la Cadena de Suministro para mantener la integridad de su certificación. Es importante iniciar el proceso correctamente y comunicarse de forma clara con su nuevo ente de certificación.

Nota: no se pueden iniciar transferencias para no conformidades cerradas con un plan que requiera verificación de seguimiento dentro de los 12 meses a partir de la fecha de inicio de la auditoría anterior.