Mengikuti Sertifikasi sebagai Kebun

1. Mendaftar untuk Sertifikasi

Catatan: Sebelum berlanjut ke Permohonan Sertifikasi, pastikan kegiatan penyiapan data organisasi telah diselesaikan, misalnya mendaftar dalam MyRA dan memberikan informasi dasar tentang organisasi Anda. Untuk informasi lebih lanjut tentang kegiatan ini, Anda dapat melihat panduan untuk “MyRA User & Organization Management” [Manajemen Organisasi & Pengguna MyRA].

Setelah data organisasi Anda disiapkan oleh Administrator, Anda akan melihat bilah [tile] Sertifikasi sekarang “Terbuka” [Unlocked]. Anda dapat memulai perjalanan sertifikasi dengan mengklik ikon panah pada bilah “Sertifikasi” [Certification] di bagian “Layanan yang Direkomendasikan" [Recommended Services] dalam Dasbor.

Catatan: Jika bilah sertifikasi tampak terkunci seperti gambar di bawah ini, pastikan Anda menyelesaikan langkah prasyarat dengan mengikuti "Panduan Awal MyRA untuk Semua Pengguna" [Getting Started with MyRA for All Users]

1.1 Menyetujui Syarat & Ketentuan

Sebelum Anda memulai proses sertifikasi, Anda akan diminta untuk meninjau dan menyetujui Syarat & Ketentuan yang berlaku untuk mengikuti Sertifikasi dan prosesnya.

Perjanjian ini harus disetujui untuk beralih ke layanan mana pun terkait sertifikasi.

1.1.1 Syarat & Ketentuan Rainforest Alliance untuk Kebun

Syarat dan Ketentuan ini menetapkan hubungan Anda dengan Program Sertifikasi Rainforest Alliance.

Perjanjian ini menguraikan kewajiban Anda untuk memperoleh dan mempertahankan sertifikasi, termasuk:

• mendaftarkan kebun Anda dan menyelesaikan audit;

• menggunakan Segel Rainforest Alliance dan membuat klaim keberlanjutan; dan

• mengelola keterlacakan, royalti, dan alih bagi data.

Anda dapat membaca salinan Syarat & Ketentuan Rainforest Alliance di sini.

1.2 Dasbor Sertifikasi Rainforest Alliance

Dasbor Sertifikasi dirancang untuk memandu Anda langkah demi langkah melewati seluruh perjalanan sertifikasi.

Setiap bilah merepresentasikan kegiatan tertentu atau serangkaian persyaratan yang perlu Anda penuhi di sepanjang perjalanan. Bilah mencantumkan deskripsi singkat untuk membantu Anda memahami apa yang diperlukan dan tindakan apa yang harus dilakukan.

Panduan ini akan membawa Anda melewati setiap langkah, sehingga Anda dapat melangkah maju dengan jelas dan percaya diri.

Knowledge Hub

Bilah pertama pada dasbor Anda dilabeli “Knowledge Hub.”

Anda dapat menggunakannya untuk mengakses semua panduan, pedoman, dan materi pendukung, termasuk panduan yang sedang Anda baca ini. Panduan ini adalah sumber utama untuk mendapatkan informasi yang andal dan terkini tentang proses sertifikasi serta cara menggunakan platform Rainforest Alliance dengan efektif.

Registrasi

Di bawah bilah Knowledge Hub, Anda akan menemukan berbagai bilah yang memerlukan input dari Anda, dimulai dengan kelompok bilah “Registrasi” [Registration].

Bagian ini mungkin tampak familier karena menampilkan informasi yang telah Anda masukkan sebelumnya saat menyiapkan data organisasi dalam MyRA. Demikian pula, dengan mengklik bilah ini, Anda akan beralih ke data yang sama dengan yang dimasukkan selama langkah prasyarat Sertifikasi.

Di sini, kegiatan Anda adalah meninjau dan memverifikasi bahwa semua informasi terkait struktur dan lokasi organisasi sudah akurat. Jika ada perubahan atau perbaikan yang perlu dilakukan, lakukan pembaruan sekarang.

Ikuti langkah dalam panduan ini untuk mengonfirmasi informasi registrasi Anda dan berlanjut ke sertifikasi.

2. Mendaftar untuk Sertifikasi

Untuk mendaftar Sertifikasi Rainforest Alliance, Anda perlu memberikan beberapa informasi mendasar tentang organisasi Anda. Pada dasbor MyRA Anda, carilah bilah berlabel “Struktur Organisasi” [Organization Structure] dan “Lokasi” [Sites]. Bagian ini telah diselesaikan oleh Administrator untuk membuka akses agar Anda dapat mendaftar Sertifikasi.

Tinjau informasi yang terkandung dalam bagian tersebut untuk memastikan keakuratannya, lalu selesaikan bagian yang belum lengkap terkait “Kebun” [Farms] dan informasi mengenai lokasi Kebun Anda.

Ikuti langkah yang dijelaskan di bawah ini untuk menyelesaikan registrasi Sertifikasi.

2.1 Memberikan Informasi Kebun

Catatan: Langkah untuk memberikan Informasi Kebun belum wajib dilakukan dalam tahap ini. Jika sudah memiliki informasi dan data yang diperlukan, Anda dapat menyelesaikan langkah ini sekarang. Jika memerlukan waktu lebih lama untuk mengumpulkan dan menyiapkan data ini, Anda dapat kembali ke langkah ini nanti dan untuk sementara berlanjut ke tahap permohonan sertifikasi.

Langkah penting dalam menyiapkan permohonan sertifikasi adalah memberikan informasi kebun Anda dalam platform. Data ini akan tercantum dalam Formulir Permohonan Sertifikasi dan membantu lembaga sertifikasi memahami ruang lingkup operasi Anda untuk memberikan penawaran yang akurat.

Dalam Dasbor Sertifikasi, klik bilah “Kebun”.

Dari layar selanjutnya, ada dua cara untuk menambahkan kebun ke profil organisasi Anda, dan metode yang Anda pilih bergantung pada struktur organisasi dan jumlah kebun yang Anda kelola.

1. Tambahkan Kebun secara Manual, direkomendasikan untuk:

• organisasi dengan satu kebun; dan

• organisasi dengan beberapa kebun saja untuk didaftarkan.

2. Impor Data Kebun Menggunakan Templat GMR [Daftar Anggota Kelompok] perlu digunakan untuk:

• kelompok petani kecil atau kebun; dan

• organisasi yang mengelola beberapa kebun sekaligus.

Di bawah ini akan dijelaskan kedua metode tersebut. Lanjutkan ke metode yang sesuai dengan Anda dan lewatkan bagian yang tidak berlaku.

2.1.1 Menambahkan Kebun secara Manual

Metode ini direkomendasikan untuk:

• organisasi dengan satu kebun; dan  

• organisasi dengan beberapa kebun saja untuk didaftarkan.

Untuk menambahkan Kebun, Klik tombol “+Tambahkan Kebun” [+Add Farm] untuk membuka layar pembuatan kebun di bawah ini.

Lengkapi bidang isian wajib di bawah setiap tajuk (heading):

• Info Umum

• Info Ketenagakerjaan

• Info Pelaksana Operasi/Manajer

Catatan: Di Brasil dan Turki, ID Nasional bersifat wajib.

Klik “Simpan” [Save] untuk membuat kebun dalam sistem ini. Kebun ini sekarang muncul di bagian Kebun dalam Dasbor Sertifikasi Anda. Jika Anda memiliki beberapa kebun lain untuk ditambahkan, ulangi proses ini untuk setiap kebun.

Anda juga dapat mengklik 3 titik di sisi kanan setiap nama kebun untuk mengedit informasi atau menghapusnya jika kebun tersebut tidak lagi menjadi bagian sertifikasi.

2.1.2 Informasi Tanaman

Tanaman mengacu pada produk pertanian tertentu yang dibudidayakan di kebun, misalnya kakao, kopi, teh, atau pisang. Saat Anda mendaftarkan kebun ke dalam platform, Anda perlu mencantumkan semua jenis tanaman yang dibudidayakan di kebun tersebut, yang relevan untuk sertifikasi.

Untuk melakukannya klik “Lihat/Edit” [View/Edit] dan Anda akan melihat Tab terkait setiap bagian di bagian atas halaman.

Klik tab “Tanaman” [Crops], lalu klik tombol “Tambahkan Tanaman” [Add Crop].

Pilih jenis tanaman dari daftar tarik-turun, lalu pilih varietasnya.

Masukkan nilai-nilai yang diminta terkait tanaman dalam jendela pop-up (munculan):

• Luas tanaman (ha)

• Perkiraan panen (kg)

• Panen sebelumnya (kg)

• Volume terkirim (kg)

Klik “Simpan Tanaman” [Save Crop].

Ulangi proses ini untuk setiap jenis tanaman yang relevan di kebun tersebut.

2.1.3 Unit Kebun

Unit Kebun adalah sebidang lahan tak terputus dengan batas yang jelas, dan merupakan bagian dari kebun. Kebun dapat mencakup unit kebun untuk keperluan pertanian dan bukan pertanian.

Unit kebun dapat mencakup tanaman bersertifikasi, tanaman lainnya, fasilitas bangunan, kawasan konservasi, dll. Dalam batas suatu unit kebun mungkin terdapat fitur seperti vegetasi asli, badan air, dan fitur lainnya.

Dengan menambahkan unit kebun, Rainforest Alliance dapat lebih memahami struktur kebun Anda, memastikan keakuratan geolokasi, dan melakukan audit yang lebih terarah.

Tambahkan Unit dengan membuka kebun terkait dan beralik ke tab “Unit”, dari sini klik tombol “+Tambahkan unit kebun” [+Add farm unit].

2.1.4 Impor Data Menggunakan Templat Daftar Anggota Kelompok (GMR)

Jika Anda mengelola sekelompok kebun, penggunaan templat GMR akan lebih efisien.

Untuk mengimpor data kebun menggunakan templat ini, beralihlah ke tab “Impor GMR” di panel kiri.

Kemudian, klik “Unduh Templat GMR” [Download GMR Template] untuk mendapatkan file Excel.

Catatan: File ini akan diunduh dalam bahasa yang telah Anda tentukan dalam MyRA.

Setelah diunduh, Anda dapat membuka file tersebut dalam program Excel di komputer Anda. Mulailah dengan tab-tab di bagian bawah lembar kerja dari kiri ke kanan, dimulai dari Halaman sampul (Cover page).

Halaman sampul GMR

• Tujuan: Memberikan konteks umum dan mengidentifikasi file ini sebagai templat resmi GMR Rainforest Alliance.

• Tindakan yang perlu dilakukan: Tidak ada tindakan yang perlu dilakukan. Halaman ini hanya untuk referensi.

Panduan

• Tujuan: Memberikan instruksi terperinci untuk mengisi GMR. Menjelaskan tujuan setiap kolom, jenis data yang diharapkan, dan format yang harus digunakan.

• TIndakan yang perlu dilakukan: Baca tab ini terlebih dahulu sebelum memasukkan data apa pun. Dengan demikian, format yang benar dapat dipastikan dan kesalahan dapat dicegah selama pengunggahan.

Kiat: Klik tajuk kolom mana pun dalam lembar kerja untuk melihat instruksi tentang informasi yang perlu diberikan dalam sel.

GMR 1. Informasi Kebun

• Tujuan: Mengumpulkan informasi umum tentang setiap kebun.

• TIndakan yang perlu dilakukan: Untuk setiap kebun yang ingin didaftarkan, isilah bidang yang diperlukan seperti:

  • ID Kebun

  • Nama Anggota kelompok

  • Negara

  • Detail kontak

  • Identitas legal

  • Luas kebun, dll.

  • Tab ini penting untuk secara unik mengidentifikasi setiap kebun dalam kelompok Anda.

GMR 2. Tanaman bersertifikasi

• Tujuan: Mencantumkan berbagai tanaman yang dibudidayakan di setiap kebun terdaftar.

• Tindakan yang perlu dilakukan: Untuk setiap kebun, berikan:

  • nama tanaman;

  • varietas tanaman;

  • luas area tertanam;

  • kuantitas hasil panen estimasi dan sebelumnya; dan

  • volume terkirim.

• Data ini mengaitkan tanaman tertentu dengan kebun yang telah dimasukkan dalam tab sebelumnya.

GMR 3. Unit kebun

• Tujuan: Menyajikan detail unit dalam setiap kebun.

• Tindakan yang perlu dilakukan: Tambahkan baris untuk setiap unit kebun dan cantumkan:

  • ID (identitas) Unit

  • ID Kebun Terkait (dari Tab 1. Informasi Kebun)

  • Luas (ha)

  • Koordinat GPS (lintang dan bujur) - diperlukan minimum 4 desimal dan maksimum 8 desimal  

• Data ini mendukung keakuratan lokasi dan sangat bermanfaat untuk perencanaan audit.

• Pastikan koordinat tercantum dalam format WGS84 - EPSG: 4326.

GMR 4. Dasbor

• Tujuan: Menampilkan ringkasan otomatis mengenai data yang telah Anda masukkan dan persoalan yang ditemukan.

• Tindakan yang perlu dilakukan: Tinjau tab ini setelah memasukkan data Anda. Tab ini membantu Anda mendeteksi bidang isian yang belum lengkap atau kesalahan format sebelum mengunggah ke platform.

Isilah bidang yang diperlukan dalam file tersebut untuk semua kebun, tanaman, dan unit yang relevan untuk sertifikasi.

Setelah selesai, simpan file dalam komputer Anda dan kembalilah ke tab “Impor GMR”.

Klik “Cari File” [Browse File] dan unggah GMR Anda atau cukup seret dan lepaskan file ke dalam kotak yang tersedia.

Selanjutnya, pastikan bahasa dalam file telah ditentukan dengan benar menggunakan daftar tarik-turun.

Untuk berlanjut ke proses impor, klik Tombol “Muat” [Load] untuk mengimpor data.

Sistem akan memeriksa dan memvalidasi keakuratan data yang telah diimpor melalui dokumen Excel.

2.1.5 Proses Validasi GMR dan Interpretasi Data

Setelah mengunggah GMR, Anda mungkin akan melihat salah satu dari beberapa hasil berikut.

Jika ditemukan persoalan dalam file Anda:

• Akan muncul jendela pop-up yang memberitahu Anda untuk meninjau data dan eror/kesalahan dalam ringkasan Validasi di bagian atas halaman.

• Baris yang terpengaruh akan ditandai dengan peringatan berwarna merah di sebelah kiri.

• Sel tertentu dengan eror akan disorot merah di sebelah kanan, menunjukkan jenis erornya.

Kesalahan yang Umum Terjadi saat Mengunggah GMR

Beberapa eror/kesalahan dapat dengan mudah diperbaiki setelah Anda mengetahui penyebabnya.

Persoalan paling umum mencakup:

• ID unit kebun tidak unik

• Jenis kebun salah

• Istilah gender salah

• Koordinat yang sama untuk unit kebun yang berbeda

Pastikan koordinat Anda memiliki minimum 4 desimal dan maksimum 8 desimal

Informasi Kebun seperti nama dan luas harus sesuai dengan informasi Tanaman Kebun dan Unit Kebun

Periksa koordinat Anda dengan cermat sebelum mengunggahnya untuk mencegah terjadinya persoalan umum ini.

Cara Memperbaiki Kesalahan GMR

• Klik sel merah untuk melihat penjelasan tentang persoalannya.

• Pilih nilai yang benar dari daftar tarik-turun atau masukkan format yang sesuai.

• Anda dapat melakukan perbaikan yang sama terhadap semua eror/kesalahan serupa dengan mencentang kotak yang tersedia.

Jika semua eror telah diselesaikan, peringatan akan hilang, dan Anda akan melihat status hijau.

Anda sekarang dapat mengklik “Kirim Data” [Submit Data] untuk menyelesaikan pengunggahan.  

Setelah impor selesai, Anda dapat mengklik tombol “Lihat kebun” [View farms] dan Anda dapat melihat semua kebun yang telah diunggah dalam platform.

2.1.6 Cara Mengunggah Geodata Anda (Poligon)

Catatan: Langkah ini tidak wajib dilakukan saat ini. Jika sudah memiliki data poligon, Anda dapat menyelesaikan langkah ini sekarang. Jika memerlukan waktu lebih lama untuk mengumpulkan dan menyiapkan data ini, Anda dapat kembali ke langkah ini nanti ketika bersiap untuk Sertifikasi.

Setelah memberikan Informasi Kebun Anda, termasuk data Tanaman dan Unit di layar “Ringkasa Unit Kebun” [Farm Unit Overview] dalam platform, Anda akan melihat kolom berlabel “Status Poligon” [Polygon Status] untuk setiap kebun.

Saat ini kolom tersebut bertuliskan “Belum Diunggah” [Not Uploaded].

Dalam langkah di bawah ini, kami akan memandu Anda dalam mengunggah file poligon yang benar untuk memperbarui status ini.

Untuk memenuhi persyaratan sertifikasi, setiap kebun harus mengirimkan data geospasial dalam bentuk poligon.

Poligon adalah batas geografis yang melingkupi area yang merepresentasikan kebun/unit kebun. Poligon semacam ini dapat dipetakan dan diberi kode dengan data penting tentang kebun tersebut (disebut sebagai atribut), misalnya ID kebun, luas kebun (hektare), area produksi, tanaman, pemilik, dan status sertifikasi.

Data spasial ini membantu memastikan transparansi dan keterlacakan dalam perjalanan sertifikasi Anda. Melalui data ini, Lembaga Sertifikasi juga dapat lebih baik menilai operasi Anda dan merencanakan audit.

Bagian ini akan membantu Anda memahami apa yang dimaksud dengan poligon, mengapa dibutuhkan, dan bagaimana cara mengunggahnya.

Apa yang Dimaksud dengan Poligon dan Bagaimana Membuat File yang Diperlukan

Untuk memenuhi persyaratan sertifikasi Rainforest Alliance, Anda perlu membuat file poligon yang menunjukkan batas setiap kebun atau unit kebun.  

Area ini harus sesuai dengan area unit kebun yang sebenarnya. Bentuk ini harus sesuai dengan area dan detail lokasi yang telah Anda berikan sebelumnya dalam platform.

Untuk membuat file poligon, diperlukan pemetaan area kebun secara digital dan mengekspornya ke dalam format file yang kompatibel.

Platform hanya menerima file poligon dengan ekstensi .json, .geojson, .kml, dan .kmz.

Persyaratan Dasar Geojson:

1. Format File

   • Harus berupa file .json atau .geojson file yang dikodekan UTF-8 dan valid.

   • Objek tingkat teratas harus berupa objek JSON ({ }), bukan larik (array).

   • CRS harus diproyeksikan hanya dalam WGS 84 (EPSG:4326)

2. Properti “Type”

   • Setiap file harus memiliki kunci/unsur "type".

   • Nilai yang diterima: "Feature", "Feature Collection", "Polygon", "Multi Polygon", dan "Geometry Collection".

   • Jangan gunakan "Line String" atau "Multi Line String" karena dapat menyebabkan eror/kesalahan poligon dalam sistem Certification and Farm Intelligence (CFI).

3. Objek Geometri

   • Harus memiliki "type" dan "coordinates" (koordinat).

   • Format koordinat: [bujur, lintang].

   • Rentang bujur: -180 hingga 180

   • Rentang lintang: -90 hingga 90

   • Kiat: Titik koordinat pertama dan terakhir harus identik agar terjadi temu gelang pada bentuk poligon.

Contoh file .geojson:

Catatan: Penting untuk diingat bahwa di dalam file poligon, penamaan setiap poligon bersifat sensitif terhadap huruf besar/kecil (case-sensitive) dan harus persis sama dengan ID Unit Kebun sebagaimana tercantum di bagian Informasi Unit Kebun.

Rekomendasi Praktik untuk Membuat Poligon

• Gunakan "Kumpulan Fitur" [Feature Collection] untuk beberapa unit kebun

• Gunakan “Kumpulan Geometri” [Geometry Collection] hanya jika diperlukan

• Tambahkan atribut terkait (misalnya ID Unit Kebun dan nama) dalam "properti"

• Gunakan penamaan yang jelas dan konsisten

Perlu Bantuan untuk Membuat File?

Jika Anda memiliki pengalaman teknis dan merasa nyaman untuk mencobanya sendiri, tersedia berbagai alat gratis seperti yang tercantum di bawah ini.

Jika belum terbiasa dengan alat pemetaan, kami menyarankan agar Anda:

• meminta bantuan seseorang yang memiliki pengalaman di bidang Sistem Informasi Geografis (SIG) atau pemetaan;

• menghubungi petugas lapangan atau tim bantuan teknis dalam organisasi Anda; atau

• menghubungi Tim Sukses Pelanggan di customersuccess@ra.org untuk mengetahui siapa perwakilan Rainforest Alliance Anda. Mereka tidak dapat membuat file untuk Anda, tetapi dapat memberikan panduan dan saran.

Alat Gratis yang Dapat Anda Gunakan untuk Membuat File Poligon

Anda tidak memerlukan program yang mahal untuk membuat poligon. Beberapa alat gratis tersedia secara online agar Anda dapat menggambar kebun pada peta dan mengekspor data ini. Berikut ini ada dua opsi sederhana:

1. Google Earth Web

• Kunjungi: https://earth.google.com/web/

• Gunakan alat “Projects” untuk menggambar poligon di atas lokasi kebun Anda.

• Setelah menggambar, ekspor file ini dengan mengklik menu tiga titik > Export as KML.

• Simpan file ini dalam komputer Anda untuk diunggah.

• Panduan Penjelas: Create a KML file with Google Earth

1. Geojson.io

• Kunjungi: https://geojson.io

• Gunakan peta untuk menggambar area kebun Anda menggunakan polygon tool.

• Setelah selesai, klik Save > GeoJSON dan unduh filenya.

• Video Penjelas: How to create a GeoJSON file using geojson.io

Langkah Akhir untuk Mengunggah Poligon Anda

Setela file poligon yang benar tersimpan dalam komputer Anda, ikuti langkah berikut ini untuk menyelesaikan pengunggahan.

1. Kembali ke tab Geodata KML/JSON di bawah bilah Kebun dalam dasbor Sertifikasi Rainforest Alliance

2. Klik Cari File, pilih file poligon Anda, lalu klik Impor

3. Tunggu konfirmasi, jika berhasil, Status Poligon akan berubah menjadi “Berhasil” dan Anda dapat berpindah ke bagian selanjutnya untuk menyelesaikan Penilaian Risiko. Jika gagal, bacalah bagian di bawah ini untuk memperbaikinya.

Apa yang Harus Dilakukan jika Status Data Poligon Gagal?

Jika pengunggahan poligon gagal, Anda akan melihat layar eror/kesalahan seperti di bawah ini. Layar ini menyoroti persoalan yang ditemukan dalam file Anda.

Kesalahan Umum saat Mengunggah Poligon

Kesalahan/eror ini umumnya terjadi karena satu atau dua alasan berikut:

• Nama poligon tidak sesuai dengan ID (nama) Unit Kebun atau lokasi yang tercantum dalam langkah sebelumnya; dan/atau

• persoalan format atau struktur yang tidak didukung dalam file poligon, lihat contoh dalam bagian “Apa yang Dimaksud dengan Poligon dan Bagaimana Membuat File yang Diperlukan”

Untuk memperbaiki eror/kesalahan ini pertama-tama Anda harus memeriksa kembali data Kebun dalam platform Sertifikasi Rainforest Alliance. Pastikan nama dan jumlah kebun beserta unitnya sudah benar.

Jika data kebun Anda sudah benar dalam MyRA, tinjaulah file poligon itu sendiri. Periksa apakah ada yang tidak konsisten dalam penamaan, koordinat, atau format.

Jika perlu, buat kembali poligon dengan menggunakan alat pemetaan (seperti Google Earth atau Geojson.io), lalu ekspor lagi poligon tersebut dalam format yang benar.

Setelah selesai, unggah kembali file yang sudah diperbaiki tersebut dalam tab Geodata KML/JSON seperti sebelumnya.

Jika Anda masih menemukan persoalan, Anda dapat menghubungi tim sukses pelanggan di customersuccess@ra.org untuk memperoleh bantuan.

Catatan: Tim Sukses Pelanggan dapat membantu mengidentifikasi persoalan yang muncul di platform dan menjelaskan fitur MyRA, tetapi tidak dapat membantu membuat file Poligon dengan menggunakan platform eksternal.

Tahap registrasi kini telah selesai dan Anda dapat berlanjut ke langkah selanjutnya.

3. Permohonan Sertifikasi untuk Kebun

Setelah organisasi Anda terdaftar dan penyiapan dasar telah dilakukan, kini saatnya mempersiapkan permohonan sertifikasi Anda. Tahap ini menjembatani antara pekerjaan awal yang telah dilakukan administrator dan langkah selanjutnya yang melibatkan Lembaga Sertifikasi.

Dalam bagian sebagai berikut, kami akan memandu Anda melewati setiap langkah untuk menyelesaikan permohonan.

3.1 Mengonfirmasi Ruang Lingkup Sertifikasi

Sebelum Lembaga Sertifikasi dapat memberikan penawaran atau merencanakan audit Anda, mereka perlu memahami ruang lingkup sertifikasi Anda. Ruang lingkup sertifikasi adalah serangkaian kegiatan, proses, pelaku, dan produk yang tercakup dalam sertifikat Pemegang Sertifikat.

Ikuti langkah di bawah ini untuk mengonfirmasi ruang lingkup Anda:

Langkah 1 - Bukalah Ruang Lingkup Sertifikasi

Dari dasbor Rainforest Alliance Anda, gulir ke bagian “Permohonan” [Application] dan klik bilah berlabel “Lengkapi Ruang Lingkup Sertifikasi” [Complete Certification Scope].

Anda mungkin akan diminta untuk memasukkan kembali kredensial MyRA Anda (email dan kata sandi Anda).

Setelah masuk, Anda akan diarahkan kembali ke Platform Sertifikasi Rainforest Alliance, yaitu portal utama Anda untuk mengirimkan data kepada Lembaga Sertifikasi.

Sebagian besar informasi dalam platform ini telah terisi dari langkah penyiapan sebelumnya yang Anda lakukan dalam MyRA.

Langkah 2- Isilah Kuesioner Ruang Lingkup Sertifikasi

Setelah masuk Platform Sertifikasi Rainforest Alliance, temukan bagian “Persiapan Sertifikasi” [Certification Preparation] di bawah kotak bertuliskan selamat datang dan klik “Ruang Lingkup Sertifikasi” [Certification Scope].

Anda akan melihat kuesioner yang telah terisi sebelumnya dengan data yang Anda berikan selama penyiapan data organisasi dan lokasi.

Tindakan yang perlu dilakukan:

• Tinjau setiap bagian dengan cermat.

• Jawab setiap pertanyaan yang belum terisi dengan mengklik jawaban yang benar, contohnya pertanyaan “Pembeli Pertama” [First Buyer] di bawah ini

• Jangan mengubah data apa pun yang sudah ada. Jika ada informasi yang perlu diperbaiki, kembali ke bagian terkait dalam MyRA dan perbarui informasi di dalamnya dan kirimkan lagi, lalu kembali ke sini untuk mengonfirmasinya.

• Klik “Kirim” [Submit] setelah Anda memastikan semua informasi sudah akurat.

Selanjutnya, Anda akan diarahkan ke halaman “Akhir Penilaian Mandiri" [End of Self-Assessment] sehingga Anda dapat:

• menambahkan komentar atau klarifikasi untuk Lembaga Sertifikasi;

• mencentang kotak untuk mengonfirmasi bahwa informasi sudah benar; dan

• klik “Kirim” kembali untuk menyelesaikan prosesnya.

Tanda Berlangsungnya Pengolahan

Setelah dikirimkan, unsur baris “Ruang Lingkup Sertifikasi” akan menghilang dari bagian Persiapan Sertifikasi dalam dasbor Platform Sertifikasi Rainforest Alliance (RACP) Anda.

Dengan demikian, hal ini menandakan data sedang diolah. Sistem mungkin memerlukan waktu beberapa menit untuk memperbarui progres Anda.

Pada tahap ini, ruang lingkup sertifikasi Anda dianggap terkonfirmasi, dan informasi Anda akan diterima dan disimpan untuk proses penawaran dan perencanaan audit.

3.2 Melihat dan Mengunduh Persyaratan

Setelah Anda mengirimkan Ruang Lingkup Sertifikasi, platform akan secara otomatis memunculkan daftar persyaratan khusus yang harus dilengkapi sebagi bagian dari Formulir Permohonan Sertifikasi (CAF) Anda.

Daftar persyaratan ini didasarkan pada informasi yang Anda berikan dan mencerminkan apa yang harus dipenuhi organisasi Anda untuk mematuhi Standar Pertanian Berkelanjutan 1.4. Agar persyaratan ini tersedia untuk Anda dalam platform, biasanya diperlukan beberapa menit untuk pengolahan.

Cara Mengakses Persyaratan Anda:

1. dalam Platform Sertifikasi Rainforest Alliance, bukalah menu utama; dan

2. klik “Persyaratan Saya” [My Requirements] yang terletak tepat di bawah opsi “Portal Pihak yang Diaudit” [Auditee Portal].

3. Anda akan melihat daftar semua persyaratan yang berlaku untuk proses sertifikasi Anda

Anda mungkin akan diminta memilih Layanan Sertifikasi (Standar) yang sesuai dengan jenis sertifikasi yang Anda ajukan. Anda dapat memilihnya di bagian atas halaman melalui daftar tarik-turun.

Setelah dipilih, layar akan diperbarui untuk menampilkan daftar persyaratan yang sesuai dengan jenis dan ruang lingkup sertifikasi Anda.

Ekspor dan Tinjau

Setelah meninjau daftar persyaratan Anda, klik opsi ekspor untuk mengunduh salinan.

Kami menyarankan untuk menyimpan dokumen ini sebagai referensi selama Anda melewati langkah akhir pembuatan permohonan Anda.

3.3 Menyelesaikan dan Mengirimkan Formulir Permohonan Sertifikasi (CAF)

Setelah Anda mengirimkan Data Indikator, langkah selanjutnya adalah menyelesaikan Formulir Permohonan Sertifikasi (CAF). Formulir ini menggabungkan semua informasi organisasi Anda ke dalam ringkasan terstruktur untuk ditinjau dan digunakan oleh Lembaga Sertifikasi dalam proses penawaran dan perencanaan audit.

Langkah 1: Bukalah CAF

• Masuk kembali ke MyRA dengan menggunakan kredensial Anda dan klik bilah “Certification”.

• Setelah masuk ke halaman Sertifikasi, klik bilah “Isi Formulir Permohonan Sertifikasi” [Fill In Certification Application Form] untuk mengakses Platform Sertifikasi Rainforest Alliance (RACP) lagi.

• Dari Dasbor RACP, temukan bagian “Persiapan Sertifikasi” [Certification Preparation].

• Klik langsung baris berjudul “Formulir Permohonan Sertifikasi” [Certification Application Form]

Langkah 2: Lengkapi Formulir Permohonan

Anda akan diarahkan ke kuesioner yang tampilannya serupa dengan Ruang Lingkup Sertifikasi.

• Gulir ke bawah untuk meninjau semua bidang isian dalam kuesioner.

• Di sisi kanan layar, lengkapi bagian “respons” untuk memastikan bahwa semua detail yang diperlukan telah diberikan.

• Jika sudah lengkap, klik “Simpan dan Validasi” [Save and Validate].

Jika terdapat eror/kesalahan seperti respons yang belum diisi, Anda akan menerima peringatan berwarna merah yang memberitahu adanya eror.

Jika semua informasi telah dimasukkan dengan benar, Anda akan melihat pesan konfirmasi hijau yang menandakan bahwa semuanya sudah sesuai.

Kemudian klik “Kirim” untuk menyelesaikan permohonan Anda.

Langkah 3: Unduh Dokumen CAF Anda

Setelah mengirim, kembalilah ke Dasbor RACP Anda dan buka menu “Dokumen”.

Di sini, Anda akan menemukan file PDF yang dapat diunduh berjudul “Permohonan Sertifikasi Rainforest Alliance” [Rainforest Alliance Certification Application]. Dokumen ini memuat semua informasi yang telah Anda kirimkan dan bermanfaat selama tahap penawaran dengan Lembaga Sertifikasi.

4. Menjalin Kontrak dengan Lembaga Sertifikasi

Setelah kegiatan persiapan dan penilaian selesai, sebagian besar informasi Anda yang diperlukan telah dikirim melalui sistem Rainforest Alliance. Langkah selanjutnya adalah memulai proses kontrak dengan Lembaga Sertifikasi yang akan bertanggung jawab untuk melakukan audit dan menerbitkan sertifikat Anda.

Meskipun platform telah memusatkan data Anda dan membantu mengelola keseluruhan aliran kerja, beberapa bagian dari proses kontrak terjadi di luar platform, yaitu secara langsung antara organisasi anda dan Lembaga Sertifikasi.

Kami akan memandu Anda melewati setiap langkah dan menunjukkan dengan jelas tindakan yang dilakukan di dalam sistem dan tindakan yang memerlukan kontak dan koordinasi langsung dengan Lembaga Sertifikasi Anda.

Catatan: Pada tahap mana pun dalam proses ini, Anda dapat memperoleh kembali akses ke Platform Sertifikasi Rainforest Alliance dengan kembali ke dasbor MyRA dan mengklik bilah Lengkapi Ruang Lingkup Sertifikasi.

4.1 Memperoleh Penawaran dari Lembaga Sertifikasi yang Berwenang

Catatan: Tahap ini dilakukan di luar platform. Setelah Anda menghubungi Lembaga Sertifikasi dan menandatangani kontrak, Anda akan kembali ke platform untuk mengonfirmasi kontrak (jabat tangan) dan berlanjut ke audit Anda.

Di bagian bawah dokumen CAF, Anda akan melihat daftar Lembaga Sertifikasi yang berwenang berdasarkan wilayah dan ruang lingkup sertifikasi Anda.

Saat ini Anda dapat:

• meninjau dokumen CAF Anda yang telah diunduh ke komputer dari RACP;

• menghubungi langsung via email Lembaga Sertifikasi pilihan Anda dengan melampirkan dokumen CAF; dan

• meminta penawaran berdasarkan permohonan yang telah Anda kirimkan.

Setelah Anda memperoleh penawaran dari satu Lembaga Sertifikasi atau lebih, Anda dapat meninjaunya dan menjalin kontrak dengan lembaga yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.

Catatan: Setelah kontrak terjalin, Pemegang Sertifikat hanya dapat dialihkan dari satu Lembaga Sertifikasi ke Lembaga Sertifikasi lainnya di antara siklus sertifikasi, artinya peralihan ini hanya dapat dilakukan sekali dalam 3 tahun.

4.2 Mengonfirmasi Kontrak dengan Lembaga Sertifikasi (Jabat Tangan)

Setelah Anda menandatangani kontrak dengan Lembaga Sertifikasi pilihan Anda di luar platform, langkah selanjutnya adalah mendaftarkan perjanjian ini dalam Platform. Proses ini disebut Jabat Tangan.

Jabat tangan adalah langkah penting yang menandai dimulainya kontrak antara Anda dan Lembaga Sertifikasi.

4.2.1 Jabat Tangan

Berikut ini kegiatan yang terjadi selama dan setelah jabat tangan:

1. Permulaan oleh Pemegang Sertifikat

   • Anda bertanggung jawab memulai jabat tangan dalam RACP. Dengan demikian, Lembaga Sertifikasi yang telah Anda pilih memperoleh akses ke profil organisasi Anda, termasuk permohonan dan data indikator yang Anda kirimkan.

2. Akses untuk Lembaga Sertifikasi

   • Setelah jabat tangan dimulai, Lembaga Sertifikasi dapat mulai meninjau data yang Anda berikan untuk diaudit.

3. Persiapan audit

   • Dengan akses ke profil Anda, Lembaga Sertifikasi dapat dengan saksama menyiapkan audit Anda, menggunakan data dan dokumentasi akurat yang telah disediakan melalui platform.

4.2.2 Cara Memulai Jabat Tangan

Ikuti langkah berikut ini untuk memulai jabat tangan dari dalam platform:

1. Masuk ke MyRA dan buka bilah “Sertifikasi”. Klik tombol untuk membuka halaman gambaran umum Sertifikasi, lalu klik bilah ruang lingkup atau bilah Formulir Permohonan Sertifikasi untuk mengakses RACP.

2. Anda akan masuk ke Dasbor RACP. Di bagian atas layar, klik menut “Kontrak” [Contracts].

3. Dalam tab Standar Pertanian Berkelanjutan, klik ikon halaman tersebut untuk membuka formulir kontrak baru.

4. Dalam formulir pop-up:

   • Klik ikon orang dalam bidang Lembaga Sertifikasi dan pilih lembaga yang telah Anda libatkan dalam kontrak.

• Pastikan layanan (standar) yang benar ditampilkan (Standar Pertanian Berkelanjutan [Kebun]) pada halaman selanjutnya. (Jika layanan (standar) yang tidak benar ditampilkan, Anda harus menghubungi Tim Sukses Pelanggan di customersuccess@ra.org, karena hal ini menandakan bahwa persyaratan dalam ruang lingkup Anda juga salah)

  • Masukkan tahun audit, tanggal awal Kontrak (tanggal ketika kontrak ditandatangani dan diberlakukan dengan lembaga sertifikasi, dan tanggal akhir Kontrak sesuai periode layanan (standar), yaitu tepat 3 tahun setelah tanggal mulai.

  • Klik “Simpan dan Tutup” [Save and Close] di bagian atas halaman untuk menyelesaikan langkah ini.

Catatan: Sangat disarankan untuk memilih Lembaga Sertifikasi yang tepat dalam langkah-langkah di atas, karena setelah dipilih, Lembaga Sertifikasi tidak dapat diubah kecuali Anda mengajukan permohonan resmi kepada Lembaga Sertifikasi. Informasi lebih lanjut tentang pengubahan Lembaga Sertifikasi dapat ditemukan di Peraturan Sertifikasi untuk Kebun.

Setelahnya, Lembaga Sertifikasi dapat mengakses data Anda dalam RACP. Mereka akan melanjutkan proses persiapan audit, langkah pertamanya untuk dipersiapkan adalah Urutan Audit, setelah urutan ini disusun, proses jabat tangan dianggap selesai.

Kontrak yang ditandatangani bersama Lembaga Sertifikasi memiliki durasi minimum tiga tahun, sesuai dengan panjang siklus sertifikasi.

Anda dapat membaca lebih lanjut tentang hubungan antara Anda dan Lembaga Sertifikasi di Peraturan Sertifikasi untuk Kebun. Pemegang Sertifikat hanya dapat dialihkan dari satu Lembaga Sertifikasi ke Lembaga Sertifikasi lainnya di antara siklus sertifikasi, artinya peralihan ini hanya dapat dilakukan sekali dalam 3 tahun.

Catatan: Di beberapa negara (misalnya Ghana), staf Rainforest Alliance dapat menetapkan terlebih dahulu Lembaga Sertifikasi pada profil Anda. Anda sendiri masih perlu memulai jabat tangan untuk mengonfirmasi kontrak.

5. Persiapan untuk Audit

Untuk berlanjut ke audit, Anda perlu memasukkan detail utama tentang kebun Anda. Detail ini mencakup informasi seperti jenis dan varietas tanaman, luas kebun, lokasi, geodata, dll.

Data ini membantu menetapkan ruang lingkup operasi Anda yang akan diaudit dan dimasukkan dalam sertifikasi.

Dalam bagian-bagian berikut ini, kami akan memandu Anda melalui setiap langkah untuk mempersiapkan audit.

5.1 Memberikan Informasi Kebun

Agar Lembaga Sertifikasi dapat melakukan audit, mereka perlu memahami jumlah dan struktur kebun yang membentuk organisasi Anda.

Upaya ini dilakukan dengan memberikannya Informasi Kebun di MyRA.

Jika upaya ini belum dilakukan sebelumnya di bagian 2.1 dalam panduan ini, maka sekarang saatnya untuk melengkapi informasi ini. Lihat bagian di atas untuk menyelesaikan langkah-langkah memberikan Informasi Kebun Anda.

5.2 Melaporkan Data Indikator Anda

Data Indikator adalah serangkaian informasi terstruktur yang mencerminkan bagaimana operasi kebun dan organisasi Anda selaras dengan persyaratan Standar Pertanian Berkelanjutan Rainforest Alliance, dan langkah ini penting bagi Lembaga Sertifikasi dalam melakukan audit.

Anda akan melengkapi Data Indikator Anda langsung dalam Platform Sertifikasi Rainforest Alliance (RACP). Sebagian besar informasi telah terisi sebelumnya berdasarkan apa yang telah Anda kirimkan di langkah-langkah sebelumnya (misalnya saat registrasi dan konfirmasi ruang lingkup). Kegiatan Anda adalah meninjau, melengkapi, dan mengirimkan himpunan data tersebut.

5.2.1 Menggunakan FieldEntry (opsional)

Untuk kelompok Kebun yang tidak memiliki visibilitas atas semua data Kebunnya, Rainforest Alliance telah memperkenalkan sebuah alat (FieldEntry) untuk membantu kelompok kebun memenuhi persyaratan pelaporan data indikator.

Alat ini memiliki dua komponen, yaitu Aplikasi web KOBO dan FieldEntry. Kedua komponen ini dirancang untuk bekerja sama, sehingga memudahkan kelompok kebun untuk mengumpulkan data di tingkat anggota kelompok, mengagregasikan, dan melaporkan data indikator dalam Platform Sertifikasi Rainforest Alliance (RACP).

Untuk informasi tentang cara menggunakan alat ini, lihat panduan ini.

5.2.2 Menyelesaikan Kuesioner Data Indikator

Langkah 1: Bukalah Platform Sertifikasi

• Masuk ke MyRA dengan menggunakan kredensial Anda dan klik bilah Sertifikasi [Certification].

Langkah 2: Bukalah Platform Data Indikator

• Di halaman Sertifikasi, gulir ke bawah hingga Bagian berjudul “Persiapan” [Preparation].

• Anda akan melihat bilah berlabel “Data Indikator” [Indicator Data], klik bilah ini untuk membuka dasbor data Indikator.

• Anda akan dialihkan ke halaman baru yang menunjukkan data Indikator.

Langkah 3: Mulailah pengisian Kuesioner

• Klik Mulai [Start] di bawah tab Umum untuk memulai.

• Status Kuesioner akan berubah menjadi Sedang Berjalan (In Progress).

Langkah 4: Lengkapi Kuesioner

• Klik tombol “Berikutnya” (Next) untuk mulai mengisi Kuesioner.

• Kerjakan setiap pertanyaan dengan cermat dan berikan tanggapan yang diperlukan.

• Kerjakan semua halaman dengan mengklik “berikutnya” untuk melanjutkan.

• Jika sewaktu-waktu Anda perlu kembali ke halaman sebelumnya, klik tombol “Sebelumnya” (Previous).

• Di halaman terakhir, setelah semua jawaban telah terisi, tombol “Berikutnya” menjadi tidak aktif dan Anda hanya dapat menekan “Selesai” (Complete).

• Setelah selesai, Anda akan kembali ke dasbor Indikator utama dan melihat status Kuesioner berubah menjadi “Selesai”, dan Kuesioner Kebun lainnya akan terlihat.

Catatan: jika Anda mengklik “Selesai” pada saat masih ada poin yang belum terselesaikan, sistem akan menandainya dengan warna merah.

Langkah 5: Ulangi jika Diperlukan

• Jika organisasi Anda memiliki sejumlah kuesioner (tergantung pada penyiapan Anda), ulangi proses yang sama untuk setiap Kebun.

Langkah 6: Kirimkan untuk Ditinjau

• Setelah semua kuesioner diselesaikan, tekan Minta Tinjauan (Request to Review) untuk mengirimkan data indikator Anda untuk dievaluasi.

• Anda dapat melihat ringkasan semua data yang disajikan di bawah Kuesioner Kebun.

Setelah Data Indikator dikirimkan, data tersebut dapat dilihat oleh Lembaga Sertifikasi untuk memvalidasi permohonan Anda dan memulai proses perencanaan audit.

5.2.3 Cara memperbaiki Kuesioner

Jika Lembaga Sertifikasi perlu melakukan penyesuaian atau perbaikan, mereka akan mengomunikasikan hal ini dengan Anda.

Lembaga Sertifikasi akan membuka kembali Kuesioner untuk diedit, Anda perlu membuka kembali Kuesioner terkait dengan melakukan langkah yang telah dijelaskan di atas dan memperbaiki data tersebut.

5.2.4 Mengunduh laporan data indikator Anda

Anda dapat mengunduh dokumen PDF berisi data yang telah Anda berikan dengan mengklik tombol “unduh PDF” (download PDF) di sebelah kanan atas. Dokumen ini dapat digunakan sebagai referensi saat offline atau tidak menggunakan komputer.

Tampilan umum prosesnya dapat dilihat di bawah ini.

5.3 Menyelesaikan Penilaian Risiko Anda

Penilaian Risiko adalah proses sistematis untuk mengidentifikasi dan menganalisis persoalan yang dapat berdampak terhadap pemenuhan persyaratan Standar Rainforest Alliance dan mencapai hasil keberlanjutan yang diharapkan. Rainforest Alliance telah mengembangkan Alat Penilaian Risiko untuk membantu analisis ini.

Alat ini terhubung dengan Sistem Informasi Geografis (SIG) global yang memeriksa data lokasi kebun Anda yang telah diberikan pada langkah-langkah sebelumnya untuk mendeteksi tanda awal adanya risiko keberlanjutan tertentu, misalnya deforestasi dan perambahan ke kawasan lindung.

Setiap unit kebun akan menerima rating risiko Rendah, Menengah, atau Tinggi untuk kedua kategori di atas. Risiko rendah (hijau) 0%, risiko menengah (oranye) hingga 1,2%, dan risiko tinggi (merah) tumpang tindih lebih dari 1,2%.

Penilaian ini berperan penting dalam tahap awal proses sertifikasi Anda. Penilaian ini membantu mendeteksi lokasi berisiko tinggi mana pun sebelum menjadwalkan audit.

Penilaian risiko menggunakan titik dan poligon geolokasi yang Anda unggah saat persiapan audit. Penilaian ini juga memeriksa apakah setiap unit kebun:

• berada di daratan/lahan;

• berada dalam negara yang termasuk dalam ruang lingkup sertifikasi Anda; dan

• tidak bertumpang tindih dengan unit kebun lainnya dalam organisasi yang sama.

Validasi EUDR

Bersamaan dengan Penilaian Risiko, sistem juga melakukan pemeriksaan untuk validasi EUDR. Pemeriksaan dilakukan terhadap desimal koordinat dan data poligon yang harus diunggah untuk kebun dengan luas lebih dari atau sama dengan 4 ha.

Jika penilaian risiko berhasil diselesaikan, hasil validasi EUDR juga akan tampil. Validasi ini berkaitan dengan persyaratan EUDR1 dan EUDR2 sesuai dengan gambar di bawah ini.

Catatan: untuk informasi lebih lanjut tentang EUDR dan persyaratan untuk Kebun, lihat dokumen ini dalam Knowledge Hub Rainforest Alliance.

5.3.1 Cara Menemukan Penilaian Risiko

Anda dapat menggunakan dua metode untuk mengakses halaman Penilaian Risiko sebagaimana dijelaskan di bawah ini.

Opsi 1: Di Halaman Kebun

1. Kunjungi dasbor Sertifikasi (Certification).

2. Buka bilah Kebun (Farms).

3. Klik tab Penilaian Risiko (Risk Assessment) di panel kiri layar.

Opsi 2: Di Dasbor Sertifikasi

1. Dari dasbor Sertifikasi, gulir ke bawah hingga bagian Persiapan (Preparation).

2. Klik bilah Penilaian Risiko.

5.3.2 Menyinkronkan Tanaman untuk Validasi EUDR

Terdapat sebuah tombol di sebelah "Mulai penilaian risiko" (Start risk assessment) yang bertuliskan "Sinkronkan tanaman untuk EUDR" (Sync crops for EUDR).

Jika Anda ingin, atau diwajibkan agar, ikut serta untuk validasi EUDR, Anda dapat menyinkronkan data tanaman dari kebun ke unit kebun.

Ada 3 metode yang dapat digunakan untuk menyinkronkan data ini.

Metode 1:

Sinkronisasi tanaman untuk EUDR dilakukan dengan menggunakan tombol yang ditampilkan di samping tombol “Mulai Penilaian Risiko” (Start Risk Assessment), dan tombol ini akan aktif jika Anda memiliki Kakao atau Kopi sebagai tanaman.

Metode 2:

Untuk menyinkronkan tanaman ini, gunakan tombol serupa berlabel “Salin tanaman ke Unit kebun” (Copy crops to Farm units) dalam tab Kebun.

Metode 3:

Jika Anda mengklik Kebun (Farm) dan beralih ke halaman Ringkasan Unit Kebun, klik tombol di kanan atas yang bertuliskan “Sinkronkan tanaman ke unit kebun” (Sync crops to farm units).

5.3.3 Menjalankan Penilaian Risiko

1. Di jendela Penilaian Risiko, klik Mulai Penilaian Risiko (Start Risk Assessment).

2. Akan muncul pesan pop-up yang mengonfirmasi bahwa penilaian telah dimulai. Tutup pesan ini.

3. Statusnya akan berubah menjadi Sedang Berjalan (In Progress).

Sistem ini akan mulai menganalisis data kebun Anda.

Setelah selesai (proses ini biasanya butuh waktu sekitar 10 menit), status akan berubah, dan hasilnya akan ditampilkan.

5.3.4 Memahami Hasil Penilaian Risiko

Untuk setiap unit kebun, Anda akan melihat area yang dinilai berikut ini:

• Pemeriksaan Tumpang Tindih (Overlap Check) – Lulus/Gagal

• Pemeriksaan di Lahan (On Land Check) – Lulus/Gagal

• Pemeriksaan dalam Negara (In Country Check) – Lulus/Gagal

• Risiko Deforestasi (Deforestation Risk) – Tinggi / Menengah / Rendah

• Risiko Kawasan Lindung (Protected Area Risk) – Tinggi / Menengah / Rendah

Jika hasilnya lulus, platform akan menampilkan rangkuman yang mengonfirmasi hal ini.

Jika ada persoalan, Anda akan melihat detail untuk setiap kegagalan, dan Anda dapat membaca penjelasan lebih lanjut di bawah ini untuk mengetahui cara memperbaikinya.

5.3.5 Meninjau dan Memperbaiki Persoalan dalam Penilaian Risiko

Untuk melihat hasil:

• Gulir ke bawah dalam halaman yang sama tempat Anda memulai Penilaian Risiko.

• Hasil akan dicantumkan per unit kebun, yang menunjukkan bagian yang lulus dan yang gagal.

  • Kesalahan Geometri Tidak Valid (Invalid Geometry Errors) – Lulus/Gagal

    • Pemeriksaan Tumpang Tindih

    • Persilangan diri (Self-intersections)

    • Segmen Pendek (Short Segments)

    • Kesalahan topologi (Topology errors)

    • Bentuk lancip (Spikes)

    • Titik terduplikasi (Duplicated points)

  • Pemeriksaan di Lahan – Lulus/Gagal

  • Pemeriksaan dalam Negara – Lulus/Gagal

Jika ada pemeriksaan yang gagal:

• Tinjau dan perbaiki data dalam Tanaman/Unit Kebun (Farm Crop/Unit) Anda atau file poligon Anda.

• Pastikan koordinat, bentuk poligon, dan batas kebun Anda sudah akurat dan sesuai dengan data yang Anda kirimkan sebelumnya.

• Setelah diperbaiki, unggah kembali data yang telah diperbarui dan jalankan kembali penilaian risiko.

Jika semua persoalan telah diselesaikan, Anda akan lulus dari penilaian risiko dan siap untuk langkah selanjutnya dalam perjalanan sertifikasi Anda.

Informasi Anda sekarang dapat dilihat oleh Lembaga Sertifikasi di RACP (data ini tidak perlu diunduh).

5.3.6 Memberitahukan Lembaga Sertifikasi bahwa Anda Siap untuk Audit

Setelah semua langkah di atas diselesaikan, sistem kini telah memuat semua data yang diperlukan bagi Lembaga Sertifikasi untuk berlanjut ke kegiatan Audit.

Anda perlu menghubungi Lembaga Sertifikasi melalui metode (email atau telepon) pilihan Anda dan memberitahukan mereka bahwa Anda telah menyelesaikan langkah-langkah yang diperlukan dan siap untuk menjalani Audit.

6. Proses Audit dan Sertifikasi

6.1 Menyetujui Rencana Audit

Setelah Anda menandatangani kontrak dengan Lembaga Sertifikasi dan mereka telah meninjau informasi Anda, mereka akan menyusun rencana audit.
Rencana ini menjelaskan cara Lembaga Sertifikasi menyelenggarakan audit Anda dan akan dikirimkan langsung kepada Anda (bukan melalui platform).

Rencana ini mengandung informasi sebagai berikut:

• tanggal terencana untuk audit;

• durasi audit terencana;

• kegiatan selama durasi tersebut; dan

• sampel kebun atau lokasi.

Di sini, Anda perlu:

• meninjau rencana ini dengan cermat; dan

• menyetujuinya atau berdiskusi dengan Lembaga Sertifikasi jika Anda memerlukan perubahan.

Setelah Anda dan Lembaga Sertifikasi menyetujui rencana ini, Lembaga Sertifikasi akan mulai melakukan audit.

Catatan: Semua Komunikasi mengenai perencanaan audit terjadi di luar platform, secara langsung antara Anda dan Lembaga Sertifikasi.

6.2 Proses dan Penyelesaian Ketidakpatuhan

Pada tahap ini dalam proses audit Anda, Lembaga Sertifikasi telah menyelesaikan audit untuk memeriksa apakah organisasi Anda memenuhi standar Rainforest Alliance yang telah Anda pilih.

Jika Lembaga Sertifikasi menemukan aspek tertentu yang tidak sepenuhnya dipatuhi oleh organisasi Anda, maka Anda perlu:

1. Menjelaskan tindakan yang akan Anda ambil untuk mengatasi ketidakpatuhan.

   1. Peraturan yang berlaku menguraikan semua langkah yang harus Anda ikuti untuk mengatasi ketidakpatuhan yang teridentifikasi selama audit. Lihat bagian 3.2 dalam Peraturan Sertifikasi.

2. Sampaikan cara Anda merencanakan pencegahannya agar tidak terulang kembali.

Lembaga Sertifikasi akan meninjau tindakan perbaikan yang Anda usulkan untuk mengetahui apakah tindakan ini memadai. Lembaga Sertifikasi juga mewajibkan Anda untuk memberikan bukti untuk menunjukkan bahwa ketidakpatuhan telah diatasi setelah tindakan diambil.

Anda perlu mengirimkan rencana tindakan Anda dan segala bukti pendukung melalui platform RACP.

Untuk mengirimkan tindakan perbaikan, ikuti langkah di bawah ini.

Langkah 1- Masuk ke Platform RACP

Masuk ke platform RACP.

• Di dasbor Anda, buka bagian “Temuan” (Findings). Di sini Anda akan melihat laporan/temuan audit yang dihasilkan oleh auditor setelah audit Anda dilakukan. Bagian ini memerinci berbagai aspek kepatuhan dan ketidakpatuhan yang teridentifikasi selama audit.

• Klik ganda temuan yang Anda kaitkan dengan audit Anda. Dengan demikian, tampilan laporan secara terperinci akan terbuka.

Langkah 2- Tinjau Temuan Audit

Bacalah laporan secara menyeluruh. Di setiap titik kendali ditemukannya ketidakpatuhan organisasi Anda, Anda harus memberikan masukan/penjelasan yang relevan. Berikan informasi yang sama sebagaimana disebutkan di peraturan sertifikasi untuk memastikan konsistensi informasi terkait analisis penyebab utama, perbaikan, dan tindakan perbaikan:

• Analisis Penyebab Utama Di sini Anda memberikan alasan yang mendasari terjadinya ketidakpatuhan. Analisis ini dilakukan tidak hanya dengan mengamati persoalan yang tampak di permukaan, tetapi juga menggali lebih dalam untuk menemukan kegagalan sistemis atau di tingkat proses yang menyebabkan terjadinya masalah.

• Perbaikan: Di sini Anda menyajikan tindakan langsung yang akan diambil untuk memperbaiki ketidakpatuhan dan mengembalikan situasi dijalankannya kepatuhan.

• Tindakan Perbaikan: Di sini Anda memberikan solusi jangka panjang untuk mengatasi penyebab utama guna mencegah terulangnya kembali ketidakpatuhan.

Lihat bagian-bagian dalam gambar di bawah ini:

Masukkan deskripsi tindakan perbaikan di sini

Langkah 3- Lampirkan dokumen atau bukti yang diperlukan

Platform menyediakan fitur untuk melampirkan dokumen agar Lembaga Sertifikasi dapat mengaksesnya. Sebagai contoh, untuk memberikan bukti perbaikan terhadap suatu ketidakpatuhan, Anda dapat melampirkan berbagai jenis dokumen atau gambar pendukung yang menunjukkan bahwa persoalan telah teratasi. Lampiran ini membantu Lembaga Sertifikasi untuk memverifikasi bahwa perbaikan telah dilakukan secara efektif.

• Gunakan tab "File” untuk mengunggah file yang ingin Anda lampirkan pada temuan.

Langkah 4- Kirimkan Tindakan Perbaikan

Setelah memberikan semua informasi yang diperlukan, Anda perlu mengirimkannya kepada Lembaga Sertifikasi.

• Untuk mengirimkannya, pilih opsi “kirim tindakan perbaikan” [submit corrective action] dari panel tarik-turun di pojok kanan atas layar sebagaimana ditunjukkan dalam gambar di atas dan klik tombol “Lakukan” [Execute].

Anda akan menyadari saat kembali ke dasbor RACP, temuan yang Anda tinjau telah menghilang. Data ini sekarang tersedia untuk Lembaga Sertifikasi Anda yang akan meninjaunya.

Lembaga Sertifikasi dapat meminta informasi tambahan jika diperlukan guna memastikan ketidakpatuhan telah teratasi. Hanya setelah semua ketidakpatuhan diselesaikan, Lembaga Sertifikasi dapat membuat keputusan sertifikasi.

6.3 Melihat Sertifikat Saya

Bagian ini menunjukkan cara cepat mengakses dan meninjau sertifikasi Anda melalui platform. Jika Anda perlu memeriksa status sertifikat, mengonfirmasi tanggal penting, atau mengunduh sebuah salinan untuk dibagikan, panduan ini akan membantu Anda melewati berbagai langkah untuk menemukan semua yang Anda butuhkan di satu tempat.

Ikuti langkah sederhana berikut ini untuk melihat dan mengunduh sertifikat Anda:

• Masuklah ke platform MyRA dengan menggunakan kredensial Anda seperti biasa.

• Setelah berada di dasbor, cari bagian “Layanan yang direkomendasikan” (Recommended services).

• Klik bilah “Sertifikasi” (Certification) untuk beralih ke detail sertifikasi Anda.

• Jendela baru akan terbuka, dan Anda masuk ke Platform Sertifikasi Rainforest Alliance (RACP).

• Setelah berada di dasbor sertifikasi, gulir ke bawah hingga Anda melihat bagian “Sertifikat” (Certificates).

• Di bagian “Sertifikat” (Certificates), temukan sertifikat yang ingin Anda unduh.

• Klik tombol Unduh, yaitu ikon pertama dalam baris, yang ditandai dengan simbol medali.

• Sertifikat akan diunduh langsung ke perangkat Anda dalam format PDF.

Catatan: Sertifikat Anda dilengkapi dengan kode QR. Anda dapat memindainya dengan perangkat seluler untuk melihat sertifikat dengan cepat di layar lain, yang bagus untuk dibagikan atau digunakan sebagai referensi singkat!

7. Perluasan Ruang Lingkup Sertifikat

Perluasan ruang lingkup adalah pembaruan resmi pada sertifikat Rainforest Alliance Anda yang masih berlaku, yang mencerminkan perubahan signifikan dalam operasi Anda, misalnya menambahkan kebun, tanaman, atau lokasi baru, ataupun meningkatkan volume bersertifikasi. Dengan demikian, dapat dipastikan sertifikasi Anda tetap akurat, tepercaya, dan sesuai dengan standar Rainforest Alliance.

7.1 Memahami Perluasan Ruang Lingkup Sertifikasi

Di bawah ini adalah aspek-aspek tertentu terkait Perluasan Ruang Lingkup Sertifikat yang perlu Anda pahami sebagai kebun tunggal, multikebun, atau kelompok kebun.

7.1.1 Apa yang dimaksud dengan perluasan ruang lingkup?

Perluasan ruang lingkup adalah pembaruan resmi pada sertifikasi Anda yang mencerminkan perubahan dalam operasi organisasi Anda. Dengan demikian, Anda dapat menambahkan unsur baru seperti lebih banyak volume, kebun atau lokasi tambahan, tanaman baru, kegiatan, or tingkat keterlacakan ke sertifikat Anda sebelum masa berlakunya habis.

7.1.2 Mengapa dan Kapan Perluasan diperlukan?

Anda harus mengajukan permohonan perluasan ruang lingkup jika Anda:

• meningkatkan volume, luas area, atau anggota kelompok bersertifikasi;

• menambahkan tanaman, lokasi, atau kegiatan pengolahan baru; dan/atau

• mengubah tingkat keterlacakan (misalnya dari Saldo Massa/Mass Balance menjadi Identitas Dipertahankan).

Perubahan ini harus diperbarui di MyRA dan mungkin memerlukan audit perluasan tergantung pada risiko dan skala perubahan.

7.1.3 Siapa yang memulai Perluasan?

Anda sebagai Pemegang Sertifikat Kebun bertanggung jawab untuk memulai perluasan ruang lingkup.

Ketika operasi Anda berubah, misalnya karena penambahan volume, kebun, atau tanaman, Anda harus melakukan langkah sebagai berikut:

Langkah 1: Beritahukan Lembaga Sertifikasi (Certification Body/CB) Anda        

Sampaikan kepada CB bahwa Anda berencana memperluas ruang lingkup. Langkah ini penting untuk koordinasi dan

menentukan apakah audit perluasan diperlukan.

Langkah 2: Perbarui informasi detail Anda di MyRA dan Ruang Lingkup Sertifikasi di RACP

• Ikuti langkah terkait yang dijelaskan di bagian “Mendaftar untuk Sertifikasi” (Register for Certification) dalam panduan di atas untuk memberikan detail perluasan yang diperlukan, misalnya informasi volume, kebun, atau tanaman di MyRA.

• Iktui langkah terkait yang dijelaskan di bagian “Mengonfirmasi Ruang Lingkup Sertifikasi” (Confirming the Certification Scope) untuk memperbarui formulir ruang lingkup di RACP.

Langkah 3: Pastikan Lembaga Sertifikasi menerima Ruang Lingkup yang telah Diperbarui

Pastikan semua perubahan yang relevan tercermin dalam ruang lingkup terbaru.

Jika Lembaga Sertifikasi perlu melakukan audit perluasan berdasarkan perubahan tersebut, mereka akan membuat Perintah Audit (Audit Order) dan melanjutkan proses dengan cara yang sama dengan yang Anda lakukan untuk Audit Pengawasan Sertifikasi awal.

Jika audit tidak diperlukan, CB akan memberikan persetujuan perluasan pada sertifikat di platform dan Anda akan diberitahu via email setelah menerima sertifikat yang telah diperbarui.

7.2 Opsi Perluasan untuk Kebun dan Pemicu Audit

Untuk pengetahuan lebih mendalam tentang Perluasan, lihat Peraturan Pengauditan untuk Kebun dan Peraturan Sertifikasi untuk Kebun.

8. Permohonan Peralihan Lembaga Sertifikasi

Peralihan Lembaga Sertifikasi adalah pemindahan pengawasan sertifikasi Anda dari satu Lembaga Sertifikasi yang berwenang ke Lembaga Sertifikasi lainnya. Proses ini memastikan bahwa sertifikasi Anda tetap sah dan diakui, sekaligus mengganti organisasi yang bertanggung jawab untuk audit dan pemantauan kepatuhan Anda.

Untuk informasi lebih detail tentang peralihan Lembaga Sertifikasi, lihat Peraturan Sertifikasi untuk Kebun guna mempertahankan integritas sertifikasi Anda. Sangat disarankan untuk memulai proses ini dengan benar dan berkomunikasi secara jelas dengan Lembaga Sertifikasi baru Anda.