1. Manajemen Pengguna
Manajemen pengguna di MyRA dikelola oleh administrator organisasi dan berlaku untuk Organisasi Kebun serta Rantai Pasok. Hal ini memastikan bahwa setiap anggota tim memiliki akses ke alat dan layanan yang sesuai berdasarkan peran mereka.
Admin dapat mengundang pengguna dan menetapkan peran yang terkait dengan area utama platform—sertifikasi, keterlacakan, klaim, atau entri data—sehingga setiap orang dapat berkontribusi sesuai kebutuhan.
Dalam bagian ini, Anda akan mempelajari cara:
Mengundang anggota tim ke organisasi Anda
Menetapkan peran
Memperbarui izin pengguna sesuai perkembangan kebutuhan.
Pengaturan akses pengguna yang tepat sejak awal akan mendukung kolaborasi yang aman, alur kerja yang lancar, dan kepatuhan terhadap persyaratan Rainforest Alliance.
Manajemen Pengguna dan Organisasi dilakukan melalui dua area di MyRA. Anda dapat mengaksesnya melalui tab Organisasi untuk pengaturan organisasi secara keseluruhan atau tab Profil untuk informasi pribadi dan akun Anda.
1.1 Menyunting Profil Anda Sendiri
Anda dapat memilih bahasa yang diinginkan melalui daftar dropdown pada ikon di samping profil Anda.
Ketika Anda mengklik ikon profil di pojok kanan atas halaman, Anda akan melihat daftar dropdown.
Di bagian ini, Anda dapat meninjau dokumen hukum resmi yang mengatur penggunaan MyRA dan layanan terkait. Dokumen-dokumen tersebut ditampilkan di panel sebelah kiri.
Klik salah satu item di menu untuk melihat isi lengkapnya. Dokumen-dokumen ini menjelaskan hak, tanggung jawab Anda, serta cara data Anda dikelola. Pengguna disarankan untuk meninjau setiap dokumen dengan saksama saat registrasi dan dapat mengaksesnya kembali kapan saja melalui panel navigasi.
Catatan: Jika Pemegang Sertifikat perlu mengubah nama hukum organisasinya, mereka harus menghubungi Tim Sukses Pelanggan Rainforest Alliance. Setelah permintaan diajukan, mereka juga wajib memberi tahu Lembaga Sertifikasi mengenai perubahan yang akan dilakukan.
1.2 Menambahkan Anggota Baru ke Organisasi yang Sudah Ada
Untuk mengundang anggota tim baru bergabung dengan organisasi Anda di MyRA, ikuti langkah-langkah berikut:
Langkah 1: Buka tab Organisasi [Organization]
Dari dasbor Anda, klik tab "Organisasi" [Organization] di bilah navigasi atas.
Anda akan diarahkan ke halaman Anggota [Members].
Di halaman ini, Anda dapat:
Melihat daftar anggota organisasi saat ini
Melihat undangan yang belum diterima
Langkah 2: Undang Anggota Baru
Untuk mengundang anggota baru, klik tombol “+ Undang Anggota” [+ Invite Members] di pojok kanan atas halaman.
Sebuah kolom input akan muncul, di mana Anda dapat:
Memasukkan alamat email pengguna
Menetapkan peran mereka dengan memilih dari menu dropdown:
Anggota – Pengguna standar dengan akses ke area platform yang ditugaskan (misalnya sertifikasi, keterlacakan, klaim)
Admin – Memiliki izin tambahan untuk mengelola pengguna, menentukan peran, dan memperbarui pengaturan organisasi
Setelah rincian diisi, klik “Tambah” [Add]. Anda akan melihat konfirmasi bahwa undangan telah dikirim, dan pengguna akan menerima email berjudul “Undangan untuk bergabung dengan organisasi”. Email ini berisi tautan untuk menerima undangan.
Pengguna yang diundang akan mengikuti proses registrasi standar untuk membuat profil MyRA mereka.
Catatan: Untuk panduan langkah demi langkah tentang proses registrasi, lihat [tautan ini].
Opsional: Keluar dari Organisasi
Jika Anda perlu keluar dari organisasi, Anda dapat mengklik tombol “Keluar dari Organisasi” [Leave Organization] di pojok kanan atas halaman Anggota. Pastikan ada Admin lain yang tetap bertanggung jawab mengelola tim jika Anda adalah administrator saat ini.
1.3 Menetapkan Peran Pengguna
Setelah pengguna melakukan registrasi di organisasi Anda, Anda dapat menetapkan peran yang sesuai berdasarkan tugas yang perlu mereka selesaikan di MyRA. Peran menentukan area platform yang dapat diakses setiap pengguna, seperti Sertifikasi, Klaim, Keterlacakan, atau Keuangan.
Langkah 1 – Buka Tab Organisasi [Organization]
Dari dasbor Anda, klik tab "Organisasi” [Organization] di bagian atas. Anda akan diarahkan ke halaman Anggota [Members], di mana Anda dapat melihat semua pengguna yang terhubung dengan organisasi Anda.
Langkah 2 – Buka Panel Edit Peran [Edit Roles]
Temukan pengguna yang ingin Anda perbarui, lalu klik ikon pensil di sebelah nama mereka. Tindakan ini akan membuka panel Edit Peran [Edit Roles].
Di sini, Anda akan melihat daftar semua area platform yang mendukung akses berbasis peran, termasuk:
Portal MyRA
Keterlacakan
Klaim
CFI (Farm Data)
Keuangan
Legal
Sertifikasi
Langkah 3 – Tentukan Peran yang Sesuai
Untuk setiap area fungsional, perluas bagiannya untuk melihat opsi peran yang tersedia. Centang kolom yang sesuai di samping peran yang perlu dimiliki pengguna.
Anda dapat menetapkan lebih dari satu peran kepada seorang pengguna, sesuai kebutuhan dan tanggung jawab mereka.
Langkah 4 – Simpan Perubahan Anda
Setelah memilih peran yang tepat, gulir ke bawah dan klik “Simpan Perubahan” [Save Changes]. Akses pengguna akan diperbarui secara langsung. Anda dapat membatalkan perubahan dengan mengklik tombol Batal [Cancel].
Hanya pengguna Administrator yang dapat menetapkan atau mengubah peran pengguna lain. Administrator juga tidak dapat menyunting peran Administrator miliknya sendiri; perubahan tersebut harus dilakukan oleh Administrator lainnya.
Untuk informasi lebih lanjut tentang peran pengguna, silakan lihat panduan “Panduan Awal MyRA untuk Semua Pengguna” [Getting Started With MyRA for All Users].
2. Manajemen Organisasi
Bagian Manajemen Organisasi di MyRA dapat diakses dengan mengklik tab di bagian atas dasbor.
Di sini, Anda dapat mengatur informasi penting tentang organisasi Anda, termasuk struktur, pengguna, peran, perjanjian hukum, dan lokasi.
Bagian ini sangat penting untuk memastikan pengaturan Anda sesuai dengan cara organisasi beroperasi di lapangan. Hal ini juga membantu Rainforest Alliance memahami ruang lingkup serta aktivitas organisasi Anda.
2.1 Menyunting Rincian Organisasi
Untuk memperbarui informasi organisasi Anda di MyRA, mulailah dengan mengklik tab “Organisasi” [Organization] dari dasbor Anda. Anda akan diarahkan ke halaman Anggota. Dari sana, buka “Rincian Organisasi” [Organization Details] di menu sebelah kiri.
Bagian ini menampilkan informasi umum organisasi Anda, sesuai dengan data yang dimasukkan saat pengaturan awal. Anda juga dapat melihat bagian-bagian lain yang dapat diedit pada panel sebelah kiri. Lakukan pembaruan dengan mengklik setiap bagian dan mengikuti langkah-langkah berikut.
Halaman Rincian
Di halaman ini, Anda dapat memperbarui informasi dasar organisasi Anda.
Sunting kolom-kolom berikut sesuai kebutuhan:
Nama organisasi
Nama resmi organisasi
ID nasional organisasi (jika ada)
Nomor telepon utama
URL situs web (opsional)
klik “lanjut” [next] untuk menyimpan perubahan anda.
Halaman Alamat Kunjungan
Ini adalah alamat lengkap kantor utama atau kantor pusat Anda, tempat lembaga sertifikasi dapat melakukan kunjungan atau mengirimkan korespondensi. Anda dapat menyunting atau mengganti alamat sesuai kebutuhan.
Setelah diperbarui, klik “Lanjut” [Next] untuk menyimpan.
Halaman Kontak Penagihan
Di bagian ini, Anda dapat:
Memasukkan atau memperbarui alamat email kontak penagihan untuk korespondensi
Menambahkan alamat penagihan yang akan dicantumkan pada dokumen keuangan
Jika alamat penagihan sama dengan alamat kunjungan, cukup klik “Salin Alamat Kunjungan” [Copy Visiting Address] untuk menerapkannya secara otomatis dan menghemat waktu.
Klik “Lanjut” [Next] untuk menyimpan perubahan Anda.
Halaman Fungsi
Gunakan bagian ini untuk menentukan aktivitas yang dilakukan organisasi Anda. Seiring waktu, aktivitas dapat berkembang atau berubah, dan Anda dapat memperbaruinya di sini.
Anda dapat memilih lebih dari satu fungsi jika berlaku
Fungsi mencakup opsi seperti Kebun, Organisasi Rantai Pasok, Retailer, atau Agen Desain
Catatan: Memilih fungsi yang benar sangat penting karena menentukan cara organisasi Anda berinteraksi dengan sistem dan layanan Rainforest Alliance.
2.2 Hierarki Organisasi
Di MyRA, fitur Hierarki membantu Anda membuat model struktur organisasi sesuai kondisi di lapangan, baik berupa perusahaan induk tunggal yang mengawasi beberapa entitas, maupun jaringan organisasi terkait dengan tanggung jawab bersama. Fitur ini memudahkan organisasi induk dalam memantau informasi pengaturan dan sertifikasi sub-organisasi.
Fitur ini sangat berguna bagi bisnis yang memiliki:
Kantor regional atau divisi
Pemasok atau afiliasi bersertifikasi
Unit operasional multipel di bawah lisensi atau program bersama
Organisasi Induk biasanya merupakan entitas hukum utama atau kantor pusat. Organisasi ini dapat mengelola sertifikasi, lisensi, dan akses platform bagi unit terkait.
Sub-Organisasi adalah entitas yang terhubung dengan organisasi induk (seperti kelompok pertanian, kantor regional, atau perusahaan afiliasi) yang beroperasi di bawah bimbingan atau kepemilikan organisasi induk.
Ikuti langkah-langkah berikut untuk membuat atau menghubungkan organisasi dalam hierarki Anda.
Langkah 1: Buka Bagian Hierarki
Dari dasbor Anda, klik tab “Organisasi” [Organization].
Di menu sebelah kiri, pilih “Hierarki” [Hierarchy].
Di halaman ini, Anda akan melihat struktur organisasi saat ini, termasuk organisasi induk atau sub-organisasi yang sudah terhubung.
Langkah 2: Tambahkan Organisasi Baru
Klik tombol “+ Tambahkan Organisasi” [+ Add Organization] di pojok kanan atas.
Sebuah jendela akan muncul yang meminta Anda menentukan:
Apakah organisasi baru ini merupakan Induk atau Sub-Organisasi
Apakah organisasi tersebut sudah ada di MyRA atau merupakan organisasi baru yang ingin Anda buat
Setelah menentukan kedua opsi tersebut, klik tombol kuning “Hubungkan/Buat Organisasi” [Connect/Create Organization] di pojok kanan bawah.
Langkah 3: Hubungkan atau Buat Organisasi
Anda memiliki dua pilihan:
Untuk menghubungkan organisasi yang sudah ada:
Ketik nama organisasi di kolom pencarian
Tinjau daftar hasil pencarian dan pilih organisasi yang sesuai
Klik “Hubungkan Organisasi” [Connect Organization]
Sebuah jendela sembulan akan muncul untuk meminta konfirmasi. Klik “Konfirmasi” [Confirm] untuk melanjutkan atau “Kembali” [Go Back] untuk membatalkan.
Administrator organisasi tersebut akan menerima surel undangan untuk menyetujui atau menolak untuk dihubungkan
Untuk membuat organisasi baru:
Pilih “Organisasi Baru” [New Organization]
Masukkan nama organisasi baru
Klik “Buat Organisasi Baru” [Create a New Organization]
Anda akan diminta melengkapi rincian organisasi sesuai langkah-langkah dalam bagian “Menyunting Rincian Organisasi” [Editing Organization Details]
Langkah 4: Konfirmasi Koneksi ke Organisasi
Untuk menyelesaikan proses, klik tombol “Konfirmasi” [Confirm] di jendela sembulan.
Jika Anda menghubungkan organisasi yang sudah ada, undangan akan dikirim ke Administrator organisasi tersebut untuk disetujui.
Jika Anda membuat organisasi baru, Anda harus menyelesaikan pengaturan awal dengan mengisi rincian perusahaan yang diperlukan.
Catatan: Jika Anda memerlukan bantuan dalam membuat organisasi baru, lihat panduan “Membuat Organisasi Baru”
Memilih Organisasi Anda
Jika Anda ingin mengetahui atau mengganti organisasi yang sedang Anda kelola, klik nama organisasi di bagian atas dasbor. Periksa nama yang memiliki tanda centang di sampingnya. Pastikan organisasi yang tepat telah dipilih.
2.3 Dokumen Hukum & Perjanjian Lisensi
Di dalam tab Organisasi [Organization] di MyRA, Anda akan menemukan beberapa bagian di panel kiri yang berkaitan dengan hubungan hukum organisasi Anda dengan layanan Rainforest Alliance.
Bagian-bagian ini memberikan gambaran mengenai perjanjian yang mengatur penggunaan platform dan membantu memastikan bahwa organisasi Anda beroperasi sesuai dengan persyaratan Rainforest Alliance.
Bagian Dokumen Hukum
Bagian ini menampilkan ringkasan perjanjian hukum yang telah disetujui oleh organisasi Anda selama penggunaan platform. Bagian ini bersifat informasi saja; tidak ada fungsi untuk menyunting atau mengelola dokumen. Anda hanya akan melihat dokumen yang relevan dengan jenis organisasi Anda, baik sebagai Organisasi Kebun maupun Rantai Pasok.
Dalam bagian ini, Anda dapat:
Meninjau layanan platform yang telah disetujui oleh organisasi Anda
Melihat rekam pengakuan hukum yang dibuat selama proses pengaturan atau aktivasi layanan
Bagian Perjanjian Lisensi
Bagian ini berisi Perjanjian Lisensi Rainforest Alliance, yang menjelaskan syarat-syarat interaksi organisasi Anda dengan Rainforest Alliance. Perjanjian ini merupakan kesepakatan formal antara organisasi Anda dan Rainforest Alliance mengenai penggunaan sertifikasi dan layanan lain yang tersedia di MyRA.
Perjanjian ini:
Ditinjau dan disetujui oleh pengguna berwenang saat proses awal dimulai
Harus tetap aktif dan diperbarui agar status sertifikasi tetap berlaku
Menjadi persyaratan wajib sebelum mengirimkan Formulir Permohonan Sertifikasi (CAF), melanjutkan ke audit, atau mengakses alat terkait sertifikasi
Catatan: Perjanjian lisensi hanya relevan jika organisasi Anda memproses klaim. Jika tidak, Anda dapat mengabaikan bagian ini.
Ikuti langkah-langkah berikut untuk menyetujui perjanjian lisensi:
Buka tab Organisasi [Organization] di bagian atas dasbor
Klik Perjanjian Lisensi [License Agreement] pada panel kiri
Klik tombol “Tandatangani Perjanjian Lisensi” [Sign a License Agreement]
Pada halaman berikutnya, centang kotak untuk mengonfirmasi bahwa Anda telah membaca dokumen Perjanjian Lisensi
Klik tombol “Setujui Perjanjian Lisensi” [Accept License Agreement] di pojok kanan bawah
Anda dapat melihat perjanjian lisensi yang telah diterima pada halaman Perjanjian Lisensi di dasbor Organisasi [Organization]
3. Masih Perlu Bantuan?
Jika Anda memerlukan bantuan lebih lanjut atau memiliki pertanyaan mengenai topik-topik di atas, silakan hubungi Tim Sukses Pelanggan melalui: customersuccess@ra.org