Mendapatkan Sertifikasi sebagai Organisasi Rantai Pasok

1. Memulai Proses Sertifikasi untuk Pelaku Rantai Pasok

Setelah organisasi Anda telah disiapkan dan langkah-langkah prasyarat telah diselesaikan di dasbor MyRA Anda, Anda akan melihat bahwa bilah Sertifikasi sekarang dalam status “Terbuka”. Anda dapat memulai perjalanan sertifikasi Anda dengan mengklik ikon panah pada bilah “Sertifikasi” di dasbor.

Catatan: Pastikan pengguna yang bersangkutan telah diberikan peran “ Sertifikasi” yang benar sebelum menyetujui Syarat dan Ketentuan Sertifikasi.

Kiat: Jika bilah sertifikasi tampak terkunci seperti gambar di bawah ini, pastikan Anda menyelesaikan langkah prasyarat dengan mengikuti "Panduan Awal MyRA untuk Semua Pengguna".

Persyaratan pengaturan awal dapat ditemukan di bagian ini dari dashboard MyRA, yang hanya dapat diakses oleh Administrator organisasi, seperti yang tercantum di bawah ini. Tag status ditampilkan sebagai “Untuk Dikerjakan” atau “Selesai”.

1.1 Menyetujui Syarat & Ketentuan

Sebelum Anda memulai proses sertifikasi, Anda akan diminta untuk meninjau dan menyetujui Syarat & Ketentuan Sertifikasi jika ingin melanjutkan mengikuti layanan apa pun terkait dengan sertifikasi.

Ketentuan ini berlaku khusus untuk penggunaan Anda terhadap platform online yang mendukung sistem sertifikasi.

Dalam ketentuan ini dijelaskan:

• Cara organisasi Anda dapat mengakses dan menggunakan platform ini

• Tanggung jawab untuk login yang aman dan penggunaan yang tepat

• Ketersediaan sistem dan apa yang terjadi jika akses Anda ditangguhkan

Pada layar ini, periksa perjanjian dengan cermat. Setelah Anda siap, centang kotak di samping perjanjian dan klik “Daftar” untuk mengonfirmasi.

Anda akan diarahkan ke Dasbor Sertifikasi Rainforest Alliance Anda, di mana Anda dapat mulai menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk sertifikasi.

1.2 Gambaran Umum Sertifikasi MyRA

Untuk mengajukan permohonan Sertifikasi Rainforest Alliance, Anda harus terlebih dahulu menyediakan informasi dasar tentang organisasi Anda. Pada dasbor MyRA Anda, carilah bilah berlabel “Struktur Organisasi” dan “Lokasi”. Mengisi bagian-bagian ini adalah syarat wajib sebelum Anda dapat membuka dan memulai proses pengajuan sertifikasi.

Halaman Ringkasan Sertifikasi Anda dirancang untuk memandu Anda langkah demi langkah melalui proses sertifikasi.

Setiap “bilah” mewakili tugas atau kumpulan persyaratan tertentu yang harus Anda selesaikan sepanjang proses. Bilah mencakup deskripsi singkat untuk membantu Anda memahami apa yang diharapkan dan tindakan apa yang harus diambil.

Panduan ini akan memandu Anda melalui setiap langkah.

1.2.1 Bagian Pendaftaran

Ketika Anda membuka halaman Gambaran Umum Sertifikasi, Anda akan menemukan berbagai bagian berformat bilah di mana masukan Anda diperlukan, dimulai dari bagian “Registrasi”.

Di sini, tugas Anda adalah meninjau dan memverifikasi bahwa semua informasi yang berkaitan dengan struktur organisasi dan lokasi sudah akurat. Jika ada perubahan atau perbaikan yang perlu dilakukan, lakukan sekarang.

Ikuti langkah dalam panduan ini untuk mengonfirmasi informasi registrasi Anda dan berlanjut ke sertifikasi.

1.3 Tinjau Informasi Registrasi Anda

1.3.1 Tinjau Struktur Organisasi

Pastikan perwakilan hukum sudah benar dan jumlah pekerja sudah akurat.

Pekerja adalah orang yang melakukan pekerjaan untuk mendapatkan imbalan uang. Pekerja meliputi semua tipe orang yang bekerja terlepas dari status kontraknya; seperti permanen, sementara, musiman, migran, pekerja borongan, terdokumentasi, tak terdokumentasi, serta direkrut melalui penyedia tenaga kerja, orang yang dalam pelatihan, staf manajemen (kelompok), termasuk magang, dan juga orang yang sementara waktu tidak bekerja di perusahaan tempat mereka bekerja, karena sakit, cuti menjadi orangtua, liburan, pelatihan, atau sengketa industri.

Setelah informasi diperiksa, Anda dapat mengklik tombol “Selesai”.

Anda akan kembali ke dasbor MyRA. Cukup klik bilah “Sertifikasi” lagi untuk mengakses halaman Gambaran Umum Sertifikasi dan melanjutkan.

1.3.2 Periksa dan Konfirmasi Lokasi

Langkah selanjutnya dalam perjalanan sertifikasi Anda adalah meninjau dan mengonfirmasi lokasi-lokasi yang terhubung dengan organisasi Anda.

Dari Dasbor Sertifikasi Anda, klik bilah “Lokasi”. Hal ini akan membuka halaman Lokasi, di mana Anda akan melihat daftar semua lokasi yang telah dimasukkan oleh administrator organisasi.

Apa itu Lokasi?

Dalam Program Sertifikasi Rainforest Alliance, suatu lokasi merujuk pada setiap lokasi fisik tempat kegiatan yang berkaitan dengan sertifikasi dilakukan.

Lokasi dapat mencakup:

• Kantor pusat atau kantor

• Fasilitas pengolahan atau pengemasan

• Lokasi mana pun di mana produk bersertifikasi disimpan, ditangani, atau berinteraksi dengan siapa saja.

Setiap organisasi yang telah tersertifikasi wajib mendaftarkan setidaknya satu lokasi, dan salah satunya harus ditunjuk sebagai Lokasi Manajemen Pusat (CML), yaitu lokasi yang bertanggung jawab atas pengawasan dan pengelolaan kegiatan sertifikasi. CML akan ditandai dengan bintang di halaman lokasi.

Catatan:  Jika organisasi Anda hanya memiliki satu lokasi, lokasi tersebut akan secara otomatis ditandai sebagai Lokasi Manajemen Pusat (CML). Jika Anda memiliki beberapa lokasi, Anda dapat menetapkan CML dengan mencentang kotak pada halaman Informasi Umum saat memasukkan atau mengedit lokasi.

Cara Menambahkan dan Mengelola Lokasi

Di halaman Lokasi, Anda dapat:

• Menambahkan lokasi baru dengan mengklik tombol “+ Tambah Lokasi” di pojok kanan atas

• Mengedit lokasi yang sudah ada dengan mengklik ikon pensil di sebelahnya

• Menghapus lokasi yang sudah ada

Setiap lokasi akan meminta Anda untuk menyediakan informasi umum seperti:

• Nama

• Alamat

• Rincian negara dan lokasi

Menambahkan Tanaman ke sebuah Lokasi

Setelah informasi umum disimpan, Anda perlu memastikan bahwa setiap lokasi memiliki tanaman yang terkait.

1. Klik tombol “+ Tambah tanaman”

2. Pada jendela pop-up, pilih jenis tanaman yang sesuai dari daftar gulir.

3. Masukkan detail yang diperlukan tentang kegiatan Anda yang berkaitan dengan tanaman tersebut.

Bidang-bidang ini bervariasi tergantung pada jenis tanaman yang dipilih.

Ulangi proses ini untuk menambahkan semua tanaman atau varietas tanaman yang relevan untuk lokasi tersebut.

Varietas tidak dapat diubah setelah tanaman telah dibuat. Jika varietas perlu diubah, Anda harus menghapus tanaman tersebut dan membuat yang baru dengan varietas yang benar. Namun, Anda masih dapat mengedit aktivitas dan tingkat keterlacakan untuk suatu tanaman.

Jika Anda memiliki beberapa varietas dari tanaman yang sama, buatlah tanaman terpisah untuk setiap varietas.

Setelah selesai membuat atau mengedit lokasi, Anda akan kembali ke halaman gambaran umum Lokasi. Ketika Anda mengklik “Keluar”, Anda akan kembali ke dasbor MyRA. Cukup klik pada bilah “Sertifikasi” untuk kembali ke halaman gambaran umum Sertifikasi. Bilah lokasi sekarang harus menampilkan tag “selesai”.

Sekarang setelah data situs telah dikumpulkan, saatnya untuk melanjutkan ke langkah berikutnya – menyelesaikan Penilaian Risiko Rantai Pasok Anda.

2. Permohonan Sertifikasi untuk Pelaku Rantai Pasok

Catatan: Harap pastikan Anda mengikuti langkah-langkah di bawah ini secara berurutan, misalnya lakukan langkah 2.1 sebelum melanjutkan ke langkah-langkah berikutnya.

2.1 Lengkapi Penilaian Risiko Rantai Pasok

Sekarang Anda harus menyelesaikan Penilaian Risiko Rantai Pasok Lokasi untuk setiap lokasi yang terdaftar.

Langkah ini memastikan bahwa risiko-risiko spesifik lokasi yang penting didokumentasikan untuk dievaluasi sebelum proses audit dan sertifikasi.

Cara Melakukan Penilaian Risiko:

1. Dari dasbor MyRA, klik pada bilah Sertifikasi.

2. Di halaman gambaran umum sertifikasi, klik bilah “Lengkapi Lingkup Sertifikasi”.

3. Anda akan diberikan Syarat dan Ketentuan untuk RACP. Periksa syarat dan ketentuan, lalu setujui dengan mencentang kotak dan klik tombol “Daftar”.

4. Dari sana, Anda akan diarahkan ke Dasbor Platform Sertifikasi Rainforest Alliance (RACP).

5. Di dasbor, klik tab “Lokasi” di bilah navigasi atas.

6. Anda akan melihat tabel yang menampilkan semua situs yang terhubung dengan organisasi Anda.

7. Untuk setiap lokasi, klik ikon “halaman” di sisi kiri baris tersebut, ini akan membuka halaman Data Lokasi.

8. Di bilah navigasi atas, pilih tab “Pertanyaan Lokasi”.

9. Anda akan melihat daftar “Pertanyaan Sertifikasi Lokasi” yang berkaitan dengan risiko rantai pasok dan konteks operasional.

10. Gunakan daftar gulir untuk memilih jawaban yang paling sesuai untuk setiap pertanyaan.

11. Ulangi proses ini untuk setiap lokasi yang terdaftar di bawah organisasi Anda.

Semua pertanyaan untuk setiap lokasi harus diselesaikan sebelum Anda dapat melanjutkan untuk menyelesaikan Lingkup Sertifikasi Anda.

Setelah penilaian risiko rantai pasok selesai dilakukan untuk setiap lokasi dan disimpan, Anda dapat melanjutkan ke langkah berikutnya: Menandatangani Perjanjian Lisensi dengan Rainforest Alliance

2.2 Perjanjian Lisensi

Perjanjian ini memberikan hak kepada organisasi Anda untuk berpartisipasi dalam Program Sertifikasi Rainforest Alliance dan menggunakan nama serta merek dagang Rainforest Alliance dengan syarat-syarat tertentu.

Dengan menandatangani ini, organisasi Anda setuju untuk:

• Patuhi Dokumen Mengikat, yang meliputi Syarat dan Ketentuan Lisensi, standar, aturan, dan kebijakan yang berlaku (dapat dilihat di Knowledge Hub kami)

• Hanya gunakan logo Rainforest Alliance dengan persetujuan sebelumnya dan sesuai dengan persyaratan yang berlaku.

• Beritahukan Rainforest Alliance tentang segala penyalahgunaan atau pelanggaran yang berkaitan dengan merek dagangnya.

• Patuhi undang-undang pengendalian perdagangan yang berlaku, dan bekerja sama sepenuhnya dengan Rainforest Alliance jika diperlukan.

• Bayar royalti atau biaya jika berlaku, berdasarkan model bisnis dan transaksi produk Anda.

Mulailah dengan membuka bilah Perjanjian Lisensi.

Anda akan diarahkan ke halaman Perjanjian Lisensi di halaman Organisasi. Klik tombol “Tandatangani Perjanjian Lisensi” untuk meninjau perjanjian tersebut.

Anda dapat mencentang kotak untuk mengonfirmasi bahwa Anda setuju dengan isi Perjanjian dan mengirimkannya. Perjanjian ini dapat diakses kapan saja melalui dasbor organisasi Anda.

Perjanjian Lisensi merupakan persyaratan wajib. Tanpa itu, proses sertifikasi Anda tidak dapat diselesaikan, dan sertifikat tidak akan diberikan.

Jika Anda memiliki pertanyaan tentang perjanjian ini, Anda dapat menghubungi Tim Layanan Pelanggan di customersuccess@ra.org

2.3 Melengkapi Ruang Lingkup Sertifikasi

Ruang lingkup sertifikasi Anda menjelaskan:

• Lokasi dan kegiatan yang Anda sertifikasi.

• Produk atau tanaman yang Anda tangani.

• Tingkat keterlacakan yang berlaku untuk operasi Anda.

• Volume tahunan yang diperkirakan menjadi tanggung jawab Anda.

Informasi ini akan dibagikan kepada Lembaga Sertifikasi yang Anda pilih jika Anda memenuhi syarat untuk audit dan akan menjadi dasar untuk perencanaan audit dan penawaran harga.

Langkah 1: Buka RACP

Dari Dasbor MyRA, klik bilah “Sertifikasi” untuk mengakses halaman gambaran umum sertifikasi

Temukan bagian Aplikasi dan klik bilah yang bertuliskan “Lengkapi Ruang Lingkup Sertifikasi”.

Setelah mengklik “Lengkapi Ruang Lingkup Sertifikasi”, Anda akan diarahkan ke Platform Sertifikasi Rainforest Alliance (RACP), di mana Anda akan masuk secara otomatis asalkan Anda memiliki peran Sertifikat yang telah ditugaskan ke profil Anda di MyRA.

Langkah 2: Lengkapi Formulir Sertifikasi

Di Platform Sertifikasi Rainforest Alliance (RACP):

• Buka bagian “Persiapan Sertifikasi”

• Klik bagian “Ruang Lingkup Sertifikasi”

• Sebuah formulir akan terbuka, menampilkan beberapa bagian di sisi kanan yang sudah diisi sebelumnya dengan data yang Anda masukkan dari MyRA (misalnya, lokasi, tanaman, dan aktivitas Anda).

Catatan: Jangan mengubah data yang telah diisi sebelumnya. Jika ada koreksi yang perlu dilakukan pada data, silakan hubungi Tim Layanan Pelanggan di customersuccess@ra.org. Perubahan di sini dapat memengaruhi keakuratan informasi sertifikasi Anda.

• Periksa semua bidang. Pastikan semua informasi sudah akurat.

• Tindakan yang Diperlukan: Pastikan mengisi kolom “ Ambang Batas” di tabel Tanaman, menunjukkan apakah organisasi Anda menangani volume yang lebih besar atau lebih kecil dari volume yang disertifikasi oleh Rainforest Alliance untuk setiap jenis tanaman. Hal ini mencakup seluruh volume panen yang ditangani oleh organisasi Anda, termasuk yang tidak termasuk dalam lingkup sertifikasi Rainforest Alliance. Anda dapat merujuk pada panduan ambang batas volume di sini.

Perlu diperhatikan bahwa terdapat kotak centang konfirmasi dalam kuesioner. Kotak ini harus dicentang dengan “Ya” jika berlaku, dan jawaban yang sesuai di bagian di bawah kotak tersebut harus diisi dengan benar agar dapat mengirimkan Ruang Lingkup Sertifikasi.

Jika Anda menjawab “Tidak” pada salah satu pertanyaan dalam lingkup sertifikasi, ikon kecil di sisi kanan panel akan ditampilkan sebagai tanda ‘X’ berwarna merah. Bagian yang dijawab dengan “Ya” akan ditampilkan dengan tanda centang hijau seperti di bawah ini.

• Setelah selesai, klik “Simpan dan Validasi” di bagian atas formulir.

• Jika Anda menemukan kesalahan pada formulir, akan muncul blok peringatan berwarna merah yang menunjukkan jenis kesalahan tersebut. Jika Anda mengklik kesalahan tersebut, Anda akan diarahkan ke pertanyaan di mana kesalahan tersebut terjadi agar Anda dapat memperbaikinya.

• Jika semua langkah telah diselesaikan dengan benar, pesan konfirmasi berwarna hijau akan muncul.

• Selanjutnya, klik “Kirim” di pojok kanan bawah untuk diarahkan ke halaman lain.

• Pada halaman berikutnya, masukkan komentar apa pun jika ada, dan konfirmasikan bahwa informasi Anda benar dengan mencentang kotak, kemudian selesaikan dengan mengklik tombol “Kirim”.

2.4 Jalur Sertifikasi

Setelah Anda mengirimkan Ruang Lingkup Sertifikasi, permohonan Anda akan diproses. Proses ini butuh waktu antara 5 hingga 15 menit.

Setelah proses pengajuan Lingkup Sertifikasi Anda selesai, Anda akan menerima email dari Rainforest Alliance dengan subjek “Konfirmasi Pengajuan Lingkup Sertifikasi” yang mengonfirmasi jalur sertifikasi Anda dan memberikan langkah-langkah yang harus diikuti berdasarkan peringkat risiko:

Audit (Tingkat Risiko B-C) atau Endorsemen (Tingkat Risiko A).

Untuk penjelasan rinci mengenai Penilaian Risiko Rantai Pasokan dan cara penentuan jalur yang relevan, silakan merujuk ke manual “Proses Sertifikasi & Lini Masa”.

Prosedur yang harus Anda ikuti untuk kedua jalur tersebut dijelaskan secara lebih rinci dalam bagian-bagian di bawah ini.

2.4.1 Sertifikasi Melalui Audit

Jika organisasi Anda mendapatkan tingkat risiko rantai pasok B atau C, Anda akan mengikuti jalur audit.

Proses ini mencakup:

• Mengisi Formulir Permohonan Sertifikasi (Certification Application Form, CAF)

• Menjalin Kontrak dengan Lembaga Sertifikasi yang disetujui

• Melakukan audit eksternal untuk memverifikasi kepatuhan.

• Menerima Sertifikat setelah verifikasi berhasil

Sertifikat ini membuktikan bahwa operasi Anda memenuhi standar sertifikasi Rainforest Alliance dan memberikan izin untuk menggunakan merek dagang Rainforest Alliance.

Untuk petunjuk detail, silakan kunjungi bagian “3. Ajukan Permohonan Sertifikasi Baru dengan Audit”.

Jika Anda memiliki pertanyaan tentang jalur atau tingkat risiko, Anda dapat menghubungi Tim Layanan Pelanggan di customersuccess@ra.org

2.4.2 Sertifikasi Melalui Endorsemen

Jika organisasi Anda dinilai sebagai tingkat risiko rendah A, Anda berhak mendapatkan sertifikasi melalui Endorsemen.

Dalam hal ini:

• Anda akan mengisi Penilaian Mandiri berdasarkan Standar Pertanian Berkelanjutan.

• Rainforest Alliance akan meninjau pengajuan Anda secara internal.

• Jika informasi tidak dapat diverifikasi sepenuhnya, Anda mungkin akan diarahkan ke jalur Audit.

• Jika disetujui, Anda akan menerima Surat Endorsemen alih-alih sertifikat. Surat Endorsemen ini memberikan organisasi hak dan tanggung jawab yang sama di bawah sertifikasi seperti yang diberikan oleh sertifikat.

Surat Endorsemen secara resmi mengonfirmasi kepatuhan Anda terhadap Standar Keberlanjutan Rainforest Alliance yang menjadi dasar penilaian Anda, memungkinkan Anda untuk memperdagangkan produk bersertifikat dan menggunakan merek dagang Rainforest Alliance sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Untuk penjelasan lebih rinci tentang cara mendapatkan sertifikasi melalui Endorsemen, Anda dapat mengunjungi bagian “4. Ajukan permohonan sertifikasi baru dengan Endorsemen” di bawah ini.

Jika Anda memiliki pertanyaan tentang jalur atau tingkat risiko, Anda dapat menghubungi Tim Layanan Pelanggan di customersuccess@ra.org

2.4.3 Cara Melanjutkan Proses Sertifikasi

Masuk ke portal MyRA dan masuk ke halaman gambaran umum sertifikasi

1. Masuk ke portal MyRA dan masuk ke halaman gambaran umum sertifikasi

2. Buka bagian “Aplikasi” di Dasbor Sertifikasi Anda.

3. Gunakan tombol toggle di bawah ini untuk memilih antara Audit atau Endorsemen.

4. Ikuti langkah-langkah yang ditampilkan untuk melanjutkan proses sertifikasi Anda.

3. Menjalin Kontrak & Sertifikasi dengan Audit

Catatan: Hanya baca bagian ini jika email dari Rainforest Alliance menginstruksikan Anda untuk mengikuti pendekatan audit dalam proses sertifikasi. Jika Anda memenuhi syarat untuk Sertifikasi melalui Endorsemen, Anda dapat langsung masuk ke bagian tersebut.

3.1 Permohonan dan Menjalin Kontrak

Permohonan Sertifikasi dan perjanjian dengan Lembaga Sertifikasi saling terkait erat dalam arti bahwa formulir permohonan berisi data terkait ruang lingkup yang digunakan oleh Lembaga Sertifikasi untuk memberikan penawaran audit kepada Anda.

3.1.1 Gambaran umum Proses

Berikut ini adalah gambaran umum tentang langkah-langkah yang terlibat dalam memilih Lembaga Sertifikasi dan mengajukan permohonan sertifikasi. Pastikan untuk mencatat tindakan mana yang dilakukan di dalam Platform Sertifikasi Rainforest Alliance (RACP) dan mana yang ditangani di luar platform. Panduan langkah demi langkah yang detail dapat ditemukan di bagian berikutnya.

1. Isi Formulir Aplikasi Sertifikasi (CAF) (di RACP Baru)

   • Lengkapi dan kirimkan CAF Anda untuk merangkum detail sertifikasi Anda.

2. Lihat daftar Lembaga Sertifikasi yang berwenang di wilayah Anda (di RACP)

   • CAF akan menampilkan daftar Lembaga Sertifikasi yang berhak melakukan audit di wilayah Anda dan untuk lingkup Anda (tanaman, kegiatan).

3. Pilih dan hubungi Lembaga Sertifikasi (di luar platform)

   • Periksa daftar Lembaga Sertifikasi yang tersedia dalam CAF dan hubungi mereka melalui telepon atau email menggunakan informasi yang terdapat dalam CAF yang telah Anda unduh untuk meminta penawaran.

4. Setujui penawaran dan tandatangani kontrak (di luar platform)

   • Semua pembahasan mengenai harga dan perjanjian kontrak dilakukan secara langsung dengan Lembaga Sertifikasi yang Anda pilih.

5. Kembali ke platform untuk memulai proses Handshake (dalam RACP)

   • Setelah kontrak ditandatangani, masuk kembali ke MyRA menggunakan kredensial Anda dan navigasikan ke RACP untuk memulai proses Handshake dan memberikan akses kepada Lembaga Sertifikasi untuk mengakses data sertifikasi Anda.

3.1.2 Isi dan Kirim Formulir Permohonan Sertifikasi (CAF)

Setelah Anda mengirimkan Ruang Lingkup Sertifikasi, langkah selanjutnya adalah mengisi Formulir Aplikasi Sertifikasi (CAF). Formulir ini mengumpulkan semua informasi organisasi Anda ke dalam ringkasan terstruktur yang dapat digunakan oleh Lembaga Sertifikasi untuk ditinjau dan digunakan selama proses penawaran dan perencanaan audit.

Langkah 1: Bukalah CAF

• Masuk ke Platform Sertifikasi Rainforest Alliance (RACP).

• Dari Dasbor RACP, temukan bagian “Persiapan Sertifikasi”

• Klik langsung baris berjudul “Formulir Permohonan Sertifikasi”

Langkah 2: Isi Formulir

Anda akan diarahkan ke formulir berbasis kuesioner yang berisi kolom-kolom yang butuh dijawab.

• Gulir formulir untuk meninjau dan memperbarui bidang-bidang yang perlu diisi.

• Di sisi kanan, lengkapi bagian daftar periksa untuk memastikan bahwa semua detail yang diperlukan telah diperiksa.

• Ketika sudah siap, klik “Simpan dan Validasi” di panel tugas atas.

• Setiap kolom atau pertanyaan yang belum diisi akan ditandai dengan warna merah. Cukup klik pada bar peringatan merah tersebut, dan sistem akan menampilkan kolom-kolom yang perlu diisi.

Jika semua informasi dimasukkan dengan benar, Anda akan melihat pesan konfirmasi berwarna hijau yang menunjukkan bahwa semuanya sudah benar. Seperti di bawah:

Kemudian klik tombol “Kirim Formulir” di pojok kanan bawah halaman untuk menyelesaikan pengajuan Anda.

Masukkan komentar tambahan yang berlaku untuk permohonan sertifikat Anda, lalu centang kotak Konfirmasi dan klik “Kirim” lagi.

Langkah 3: Unduh Dokumen CAF Anda

Setelah mengirim, kembalilah ke Dasbor RACP Anda dan buka menu “Dokumen”.

Di sini, Anda akan menemukan file PDF yang dapat diunduh berjudul “Permohonan Sertifikasi Rainforest Alliance”. Dokumen ini memuat semua informasi yang telah Anda kirimkan dan bermanfaat selama tahap penawaran dengan Lembaga Sertifikasi.

• Klik dan centang kotak di sebelah kiri baris untuk memilih dokumen.

• Kemudian, klik ikon “Unduh” di panel tugas bagian kanan atas

3.1.3 Pemilihan Lembaga Sertifikasi (CB) resmi

Setelah Anda mengirimkan Formulir Permohonan Sertifikasi (CAF), langkah selanjutnya adalah memilih Lembaga Sertifikasi untuk diajak bekerja sama dalam mendapatkan penawaran untuk melakukan audit.

CAF Anda berisi daftar Lembaga Sertifikasi yang resmi dan berwenang untuk mensertifikasi organisasi Anda di bagian yang ditandai di bawah ini.

Anda dapat meminta penawaran dari beberapa Lembaga Sertifikasi dan memilih yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.

Langkah-langkah untuk berinteraksi dengan Lembaga Sertifikasi:

• Temukan detail kontak dari Lembaga Sertifikasi, Anda dapat mencarinya di bagian ini dari Knowledge Hub.

• Bagikan CAF Anda kepada mereka untuk meminta penawaran berdasarkan ruang lingkup sertifikasi Anda.

• Anda dan Lembaga Sertifikasi yang dipilih akan menangani semua pembicaraan mengenai harga dan perjanjian kontrak secara langsung, di luar platform.

• Setelah kontrak ditandatangani, Anda akan kembali ke platform untuk memulai proses Handshake dan secara resmi terhubung dengan Badan Sertifikasi Anda.

3.1.4 Selesaikan proses “Handshake” dengan Lembaga Sertifikasi

Setelah Anda menandatangani kontrak dengan Lembaga Sertifikasi pilihan Anda di luar platform, langkah selanjutnya adalah mendaftarkan perjanjian ini di dalam Platform. Proses ini disebut Handshake.

Proses handshake adalah langkah kritis yang memungkinkan pertukaran data yang aman antara organisasi Anda dan Lembaga Sertifikasi. Tanpa menyelesaikan langkah ini, Lembaga Sertifikasi yang Anda pilih tidak dapat mengakses permohonan Anda atau memulai perencanaan audit.

Proses Handshake

Berikut ini kegiatan yang terjadi selama dan setelah jabat tangan:

1. Pemegang Sertifikat Memulai Proses Handshake dalam RACP

   • Anda bertanggung jawab memulai proses handshake dalam RACP. Dengan demikian, Lembaga Sertifikasi yang telah Anda pilih memperoleh akses ke profil organisasi Anda, termasuk permohonan dan data indikator yang Anda kirimkan.

2. Konfirmasi Kontrak oleh Lembaga Sertifikasi

   • Setelah proses handshake dimulai, Lembaga Sertifikasi akan mendapatkan akses ke data Anda dan dapat mulai meninjau informasi yang telah Anda kirimkan sejauh ini.

3. Persiapan Audit

   • Dengan akses ke profil Anda, Lembaga Sertifikasi dapat mempersiapkan audit Anda, menggunakan data dan dokumen akurat yang disediakan melalui platform. Mereka akan membuat Pesanan Audit – ini mengonfirmasi bahwa perjanjian telah terdaftar dalam sistem dan mengunci kemampuan untuk mengganti lembaga sertifikasi untuk tahun-tahun yang ditentukan, sesuai dengan Peraturan Sertifikasi dan Audit untuk Rantai Pasok.

Langkah 1- Memulai Proses Handshake

Ikuti langkah berikut ini untuk memulai proses handshake dari dalam RACP:

1. Masuk ke MyRA dan navigasikan ke bilah “Sertifikasi” di bawah bagian “Layanan yang Direkomendasikan”. Klik untuk membukanya, lalu klik lagi pada bilah “ Lengkapi Ruang Lingkup Sertifikasi” – ini akan membawa Anda ke RACP.

2. Platform Sertifikasi Rainforest Alliance Di bagian atas layar pada panel tugas, klik menu “Kontrak”.

3. Di tab Kontrak, klik ikon “halaman” pada baris “Standar Pertanian Berkelanjutan” untuk membuka formulir kontrak.

4. Dalam formulir pop-up:

   • Klik ikon orang di jendela pop-up.

• Kemudian, di jendela berikutnya, cari nama Lembaga Sertifikasi yang telah Anda kontrak

• Pilih layanan yang relevan - Standar Pertanian Berkelanjutan [Rantai Pasok] dari menu gulir (jika belum dipilih)

• Masukkan tahun kontrak, tanggal mulai kontrak, dan tanggal berakhir kontrak untuk periode layanan (3 tahun setelah tanggal mulai).

• Klik “Simpan dan Tutup” [Save and Close] di bagian atas halaman untuk menyelesaikan langkah ini.

Langkah 2 – Memastikan Proses “Handshake”

Proses handshake ini akan dikirimkan ke Lembaga Sertifikasi Anda untuk konfirmasi. Setelah mereka membuat Pesanan Audit, proses verifikasi Anda selesai, dan akses mereka ke profil sertifikasi Anda diaktifkan.

Catatan: Setelah Pesanan Audit dibuat, sistem tidak akan lagi mengizinkan Anda untuk mengubah Lembaga Sertifikasi dalam periode kontrak yang telah ditentukan. Untuk informasi lebih lanjut, silakan merujuk pada Peraturan Sertifikasi dan Audit untuk Rantai Pasok

Langkah 3 – Menentukan tanggal audit

Dengan akses ke data Anda yang disimpan di RACP, Lembaga Sertifikasi dapat mulai merencanakan audit Anda. Langkah ini termasuk mereka menyusun Rencana Audit untuk melaksanakan kegiatan audit.

Catatan: Di beberapa negara (misalnya Ghana), staf Rainforest Alliance dapat menetapkan terlebih dahulu Lembaga Sertifikasi pada profil Anda. Dalam hal itu, Lembaga Sertifikasi yang diusulkan dalam permohonan Anda sudah memenuhi syarat. Anda sendiri masih perlu memulai proses Handshake untuk mengaktifkan kontrak.

3.2 Proses Audit dan Sertifikasi

3.2.1 Menyetujui Rencana Audit

Setelah Anda menyelesaikan proses Handshake dengan Lembaga Sertifikasi dan mereka telah meninjau informasi Anda, mereka akan menyusun rencana audit.
Rencana ini menjelaskan cara Lembaga Sertifikasi menyelenggarakan audit Anda dan akan dikirimkan langsung kepada Anda (bukan melalui platform).

Rencana ini mengandung informasi sebagai berikut:

• tanggal terencana untuk audit;

• durasi audit terencana;

• kegiatan selama durasi tersebut; dan

• Contoh lokasi yang direncanakan untuk audit

Di sini, Anda perlu:

• Meninjau rencana ini dengan cermat.

• Menyetujui atau meminta perubahan jika diperlukan.

Setelah Anda dan Lembaga Sertifikasi menyetujui rencana ini, Lembaga Sertifikasi akan mulai melakukan audit.

Catatan: Semua Komunikasi mengenai perencanaan audit terjadi di luar platform, secara langsung antara Anda dan Lembaga Sertifikasi.

3.2.2 Proses Audit dan Mengajukan Tindakan Perbaikan

Setelah ditunjuk, Lembaga Sertifikasi (LS) akan merencanakan dan melaksanakan audit independen terhadap operasional Anda sesuai dengan rencana yang telah disepakati.

Proses audit dapat mencakup:

• Rapat pembukaan

• Memeriksa data yang telah Anda kirimkan di RACP dan dokumen-dokumen lainnya.

• Mengunjungi lokasi Anda (untuk pemeriksaan fisik) dan melakukan wawancara

• Memverifikasi implementasi praktik keberlanjutan dan sistem pengendalian.

• Mengidentifikasi ketidaksesuaian apa pun dan meminta tindakan korektif, jika diperlukan.

Untuk rincian lebih lanjut dan penjelasan detail mengenai audit dan aturannya, Anda dapat merujuk ke bagian ini di Knowledge Hub.

Pada tahap ini dalam proses audit Anda, Lembaga Sertifikasi telah menyelesaikan audit untuk memeriksa apakah organisasi Anda memenuhi standar Rainforest Alliance yang telah Anda pilih.

Jika mereka menemukan ketidaksesuaian dengan persyaratan, Anda perlu:

1. Menjelaskan tindakan perbaikan yang akan diambil untuk mengatasi ketidaksesuaian.

2. Analisis penyebab utama ketidaksesuaian (analisis penyebab utama sesuai dengan aturan kami)

3. Menjelaskan rencana Anda untuk melaksanakan tindakan perbaikan

Lembaga Sertifikasi akan memverifikasi bahwa bukti yang diajukan cukup untuk menutup ketidaksesuaian. Mereka juga mungkin meminta Anda untuk menyediakan bukti bahwa masalah-masalah tersebut telah diselesaikan.

Anda perlu mengirimkan analisis akar masalah, tindakan korektif, dan tindakan perbaikan melalui platform RACP.

Untuk mengirimkannya, ikuti langkah-langkah di bawah ini.

Langkah 1- Masuk ke Platform RACP

Masuk ke platform RACP.

• Di dasbor Anda, buka bagian “Temuan” (Findings). Di sini Anda akan melihat laporan/temuan audit yang dihasilkan oleh auditor setelah audit Anda dilakukan. Bagian ini memerinci berbagai aspek kepatuhan dan ketidakpatuhan yang teridentifikasi selama audit.

• Klik ganda temuan yang terkait dengan audit Anda. Dengan demikian, tampilan laporan secara terperinci akan terbuka.

Langkah 2- Tinjau Temuan Audit

Bacalah laporan secara menyeluruh. Anda harus memberikan masukan/penjelasan yang relevan untuk setiap persyaratan yang belum dipatuhi organisasi Anda,

• Analisis Penyebab Utama Di sini Anda memberikan alasan yang mendasari terjadinya ketidakpatuhan. Analisis ini dilakukan tidak hanya dengan mengamati persoalan yang tampak di permukaan, tetapi juga menggali lebih dalam untuk menemukan kegagalan sistemis atau di tingkat proses yang menyebabkan terjadinya masalah.

• Perbaikan: Di sini Anda menyajikan tindakan langsung yang akan diambil untuk memperbaiki ketidakpatuhan dan mengembalikan situasi dijalankannya kepatuhan.

• Tindakan Perbaikan: Di sini Anda memberikan solusi jangka panjang untuk mengatasi penyebab utama guna mencegah terulangnya kembali ketidakpatuhan.

Lihat bagian-bagian dalam gambar di bawah ini:

Langkah 3- Kirimkan Tindakan Perbaikan dan Unggah Berkas

Platform menyediakan fitur untuk melampirkan dokumen untuk dibagikan dengan Lembaga Sertifikasi.

Sebagai contoh, untuk memberikan bukti koreksi terhadap suatu ketidakpatuhan, Anda dapat melampirkan berbagai jenis dokumen atau gambar pendukung yang menunjukkan bahwa persoalan telah teratasi. Lampiran ini membantu Lembaga Sertifikasi untuk memverifikasi bahwa koreksi telah dilakukan secara efektif.

• Gunakan tab "Berkas” untuk mengunggah berkas yang ingin Anda lampirkan pada temuan.

Setelah memberikan semua informasi yang diperlukan, Anda perlu mengirimkannya kepada Lembaga Sertifikasi.

• Untuk mengirimkannya, pilih opsi “kirim tindakan perbaikan” dari panel gulir di pojok kanan atas layar sebagaimana ditunjukkan dalam gambar di atas dan klik tombol “Lakukan” untuk mengirim berkas.

Anda akan menyadari saat kembali ke dasbor RACP, temuan yang Anda tinjau telah menghilang dari dasbor Anda. Data ini sekarang tersedia untuk ditinjau Lembaga Sertifikasi Anda.

Lembaga Sertifikasi akan berkomunikasi langsung dengan Anda terkait dokumen pendukung tambahan, penyesuaian, atau keputusan positif terkait pengajuan tindakan perbaikan Anda. Jika tinjauan berhasil dan ketidaksesuaian ditutup, Anda dapat melanjutkan ke langkah berikutnya untuk melihat sertifikat.

3.2.3 Lihat Sertifikat Saya

Bagian ini menunjukkan cara cepat mengakses dan melihat sertifikasi Anda melalui platform. Jika Anda perlu memeriksa status sertifikat, mengonfirmasi tanggal penting, atau mengunduh sebuah salinan untuk dibagikan, panduan ini akan membantu Anda menjalankan berbagai langkah untuk menemukan semua yang Anda butuhkan di satu tempat.

Ikuti langkah sederhana berikut ini untuk melihat dan mengunduh sertifikat Anda:

1. Masuklah ke platform MyRA dengan menggunakan kredensial Anda seperti biasa.

2. Setelah berada di dasbor, cari bagian “Layanan yang direkomendasikan”

3. Klik bilah “Sertifikasi” untuk beralih ke detail sertifikasi Anda.

4. Jendela baru akan terbuka, dan Anda masuk ke Platform Sertifikasi Rainforest Alliance (RACP).

5. Setelah berada di dasbor sertifikasi, gulir ke bawah hingga Anda melihat bagian “Sertifikat” yang disorot di bawah ini.

6. Di bagian “Sertifikat”, temukan sertifikat yang ingin Anda unduh.

7. Klik tombol Unduh, yaitu ikon pertama dalam baris, yang ditandai dengan simbol medali.

8. Sertifikat akan diunduh langsung ke perangkat Anda dalam format PDF.

Catatan: Sertifikat Anda dilengkapi dengan kode QR. Anda dapat memindainya dengan perangkat seluler untuk melihat sertifikat dengan cepat di layar lain, yang bagus untuk dibagikan atau digunakan sebagai referensi singkat!

4. Sertifikasi Melalui Endorsemen

Setelah menyelesaikan Ruang Lingkup Sertifikasi Anda, Anda mungkin menerima email dari Rainforest Alliance yang mengonfirmasi bahwa organisasi Anda memenuhi syarat untuk sertifikasi melalui Endorsemen daripada jalur Audit standar.

Hal ini berarti organisasi Anda telah dinilai sebagai risiko rendah (Tingkat Risiko A) melalui Penilaian Risiko Rantai Pasok (SCRA) dan tidak memerlukan audit pihak ketiga secara penuh. Sebaliknya, Anda akan melakukan Penilaian Mandiri, yang akan direview langsung oleh Rainforest Alliance.

Jika disetujui, Anda akan menerima Surat Endorsemen, pengakuan resmi bahwa operasi Anda memenuhi persyaratan sertifikasi Rainforest Alliance. Berbeda dengan sertifikat, yang diterbitkan setelah audit lengkap dan memungkinkan penggunaan merek dagang bersertifikasi Rainforest Alliance, Surat Endorsemen memiliki validitas yang sama dengan sertifikat. Hal ini membuktikan bahwa organisasi berisiko rendah mematuhi standar keberlanjutan dalam Program Sertifikasi Rainforest Alliance.

Jika terdapat celah yang teridentifikasi selama proses tinjauan, organisasi Anda mungkin akan diarahkan ke jalur Audit untuk menyelesaikan proses sertifikasi standar.

4.1 Peninjauan dan Verifikasi Penilaian

Endorsemen menggantikan Audit dengan tinjauan berbasis dokumen:

1. Anda mengisi dan mengirimkan Formulir Penilaian Mandiri

2. Rainforest Alliance mengevaluasi pengajuan Anda.

3. Anda mungkin diminta untuk memberikan klarifikasi atau koreksi.

4. Jika tidak disetujui, satu-satunya cara Anda untuk mendapatkan sertifikasi adalah melalui jalur Audit.

5. Jika disetujui, Anda akan menerima sertifikat Anda melalui Surat Endorsemen

4.1.1 Melengkapi Penilaian Mandiri

• Masuk ke MyRA

• Buka Dasbor Sertifikasi Anda

• Gulir ke bawah ke bagian Jalur Sertifikasi.

• Klik tombol toggle untuk opsi Endorsemen

• Klik tombol hijau pada bilah yang bertuliskan “Kirim Penilaian Mandiri”

Dari sana, Anda akan diarahkan ke Dasbor Platform Sertifikasi Rainforest Alliance (RACP) untuk mulai penilaian.

Di RACP:

• Anda akan melihat Penilaian Mandiri Standar Pertanian Berkelanjutan v1.4

• Formulir ini disusun berdasarkan bab, dengan persyaratan khusus yang mengikuti kepatuhan dan implementasi.

• Untuk setiap pertanyaan, pilih salah satu dari berikut ini:

  • Kepatuhan

  • Ketidakpatuhan

  • Tidak berlaku

Gunakan penjelasan yang disediakan dalam formulir di samping setiap persyaratan untuk membantu mengevaluasi operasi saat ini Anda terhadap setiap persyaratan.

Berikan penilaian selengkap dan seakurat mungkin, karena penilaian mandiri ini menjadi dasar keputusan sertifikasi Anda.

Setelah Anda berhasil menjawab setiap bagian dengan bukti yang cukup, Anda dapat mengklik tombol “kirim” dan konfirmasi di halaman berikutnya.

Data tersebut akan dikirimkan ke Rainforest Alliance untuk dievaluasi dan diverifikasi.

4.1.2 Evaluasi dan Verifikasi oleh Rainforest Alliance

Tim peninjau Rainforest Alliance akan mengevaluasi dengan cermat penilaian mandiri Anda bersama dengan data yang telah Anda kirimkan selama proses aplikasi.

Sebagai bagian dari tinjauan ini, Anda mungkin diminta untuk memberikan klarifikasi atau bukti pendukung tambahan untuk memvalidasi jawaban Anda.

Proses ini memastikan bahwa operasi Anda memenuhi persyaratan standar dan bahwa integritas sistem sertifikasi tetap terjaga.

Berdasarkan hasil evaluasi ini, Rainforest Alliance dapat:

• Menerbitkan Surat Endorsemen, memberikan sertifikasi tanpa perlu audit, atau

• Mengalihkan organisasi Anda ke jalur audit jika beberapa elemen tidak dapat diverifikasi secara memadai hanya melalui dokumen saja.

Jika Anda diarahkan ke jalur audit, silakan merujuk ke bagian “Ajukan Sertifikasi Baru Melalui Audit” untuk langkah selanjutnya.

4.2 Pemberian dan Peninjauan Surat Endorsemen

Rainforest Alliance akan mengirimkan pemberitahuan melalui email kepada Anda setelah proses evaluasi dan verifikasi data Anda selesai. Jika hasil tinjauan positif dan diputuskan untuk menerbitkan Surat Endorsemen, Anda akan diberitahu.

Surat Endorsemen akan tersedia di RACP, di mana Anda dapat melihat dan mengunduhnya. Rainforest Alliance biasanya menerbitkan Surat Endorsemen dalam waktu hingga 2 minggu sejak pengajuan. Hal ini dapat bervariasi tergantung pada kelengkapan pengajuan Anda dan volume pemrosesan saat ini di Rainforest Alliance.

Sebagai pengingat, surat Endorsemen dianggap setara dengan sertifikat dalam konteks kepatuhan keberlanjutan Rainforest Alliance.

Untuk melihat dan mengunduh surat endorsemen Anda, ikuti langkah-langkah berikut:

• Masuk ke platform MyRA menggunakan kredensial Anda.

• Dari dasbor Anda, navigasikan ke bagian “Layanan yang Direkomendasikan”

• Klik pada bilah “Sertifikasi” dan jendela baru akan terbuka dengan detail tab Sertifikasi.

• Pilih bilah “Tinjau surat endorsemen”.

• Anda akan diarahkan ke dasbor RACP.

• Dari dasbor RACP Anda, gulir ke bagian “Sertifikat”. Di sini Anda akan menemukan surat endorsemen yang tercantum.

• Klik tombol Unduh. Itu adalah simbol medali di depan baris surat endorsemen.

• Surat Endorsemen Anda akan diunduh sebagai file PDF ke perangkat Anda, dan Anda dapat membukanya dari sana.

4.3 Apa yang Harus Dilakukan Setelah Sertifikasi

Setelah organisasi Anda mendapatkan sertifikasi, Anda akan mendapatkan akses ke dua alat kunci yang mendukung transparansi dan pengadaan yang bertanggung jawab: Keterlacakan dan Klaim.

4.3.1 Mempertahankan Sertifikasi

Untuk tetap bersertifikat, Pemegang Sertifikat harus:

1. Memelihara Kepatuhan terhadap Standar.

   • Pemegang Sertifikat wajib secara konsisten memenuhi Standar Pertanian Berkelanjutan Rainforest Alliance atau Standar Rantai Pasok yang berlaku sepanjang siklus.

   • Mereka harus menerapkan tindakan korektif ketika ketidaksesuaian terjadi.

2. Penggunaan Merek Dagang Rainforest Alliance secara Tepat

   • Penggunaan segel Rainforest Alliance harus mengikuti pedoman merek dan ketentuan perjanjian lisensi.

   • Penyalahgunaan dapat mengakibatkan penangguhan atau pencabutan sertifikasi.

3. Hindari Penangguhan atau Pencabutan Sertifikat

   • Lembaga Sertifikasi dapat menangguhkan atau mencabut sertifikat jika:

     • Audit tidak dilakukan.

     • Ketidaksesuaian tidak diselesaikan

     • Aturan sertifikasi dilanggar

4.3.2 Keterlacakan

Sebagai organisasi rantai pasok, keterlacakan memungkinkan Anda melacak produk bersertifikat saat mereka bergerak melalui rantai pasok dari produsen ke pengolah, eksportir, dan seterusnya. Hal ini memastikan bahwa barang-barang yang bersertifikat didokumentasikan dengan benar dan dapat diverifikasi pada setiap tahap. Hal ini membantu Anda mempertahankan kredibilitas dengan pembeli dan mitra, serta mendukung kepatuhan terhadap standar keberlanjutan.

Untuk informasi lebih lanjut tentang cara menggunakan sistem keterlacakan kami, MultiTrace, silakan lihat panduan ini.

4.3.3 Klaim

Klaim memungkinkan Anda untuk menyampaikan status terverifikasi Anda kepada pelanggan dan pemangku kepentingan. Hal ini termasuk penggunaan logo, label, atau pernyataan yang disetujui pada kemasan, situs web, dan bahan promosi. Semua klaim harus mengikuti pedoman khusus untuk memastikan bahwa klaim tersebut jelas, akurat, dan sesuai dengan aturan sertifikasi.

Untuk informasi lebih lanjut tentang cara menggunakan sistem Claims kami, lihat panduan ini.

5. Perluasan Ruang Lingkup Sertifikat

Perluasan ruang lingkup adalah pembaruan resmi pada sertifikat Rainforest Alliance Anda yang masih berlaku, yang mencerminkan perubahan signifikan dalam operasi Anda, misalnya menambahkan kebun, tanaman, atau lokasi baru, ataupun meningkatkan volume bersertifikasi. Dengan demikian, dapat dipastikan sertifikasi Anda tetap akurat, tepercaya, dan sesuai dengan standar Rainforest Alliance.

5.1 Memahami Perluasan Ruang Lingkup Sertifikasi

Berikut adalah beberapa aspek tertentu terkait Perluasan Ruang Lingkup Sertifikat yang perlu Anda pahami sebagai organisasi rantai pasok.

5.1.1 Apa yang dimaksud dengan perluasan ruang lingkup?

Perluasan ruang lingkup adalah pembaruan resmi pada sertifikasi Anda yang mencerminkan perubahan dalam operasi organisasi Anda. Ini memungkinkan Anda untuk menambahkan elemen baru seperti peningkatan volume, tambah lahan pertanian atau lokasi, tanaman baru, aktivitas, atau tingkat keterlacakan ke sertifikat yang sudah ada sebelum masa berlakunya habis.

5.1.2 Mengapa dan Kapan Perluasan diperlukan?

Anda harus mengajukan permohonan perluasan ruang lingkup jika Anda:

• Meningkatkan volume, luas area, atau anggota kelompok bersertifikasi;

• Menambahkan tanaman, lokasi, atau kegiatan pengolahan baru; dan/atau

• Mengubah tingkat keterlacakan (misalnya dari Saldo Massa menjadi Identitas Dipertahankan).

Perubahan ini harus diperbarui di MyRA dan mungkin memerlukan audit perluasan tergantung pada risiko dan skala perubahan.

5.1.3 Siapa yang memulai Perluasan?

Anda sebagai Pemegang Sertifikat bertanggung jawab untuk memulai perluasan ruang lingkup.

Ketika operasi Anda berubah, misalnya karena penambahan volume, kebun, atau tanaman, Anda harus melakukan langkah sebagai berikut:

Step1: Beritahukan Lembaga Sertifikasi (Certification Body/CB) Anda        

Sampaikan kepada CB bahwa Anda berencana memperluas ruang lingkup. Langkah ini penting untuk koordinasi dan

menentukan apakah audit perluasan diperlukan.

Langkah 2: Lembaga Sertifikasi bertanggung jawab atas proses perluasan

Lembaga Sertifikasi bertanggung jawab atas proses perluasan

Jika mereka perlu melakukan audit perpanjangan berdasarkan perubahan tersebut, mereka akan membuat pesanan audit dan melaksanakannya dengan cara yang sama seperti yang Anda lakukan untuk audit sertifikasi awal atau audit pengawasan.

Jika audit tidak diperlukan, Lembaga Sertifikasi akan memperpanjang sertifikat di platform dan Anda akan diberitahu melalui email setelah menerima sertifikat yang diperbarui.

Untuk informasi lebih lanjut mengenai perpanjangan, silakan merujuk pada Peraturan Sertifikasi dan Audit untuk Rantai Pasok.

5.2 Mengapa dan Kapan Perluasan diperlukan?

Untuk informasi lebih lanjut mengenai Perluasan, silakan merujuk pada Peraturan Sertifikasi dan Audit untuk Rantai Pasok.

6. Permohonan Peralihan Lembaga Sertifikasi

Peralihan Lembaga Sertifikasi adalah pemindahan pengawasan sertifikasi Anda dari satu Lembaga Sertifikasi yang berwenang ke Lembaga Sertifikasi lainnya. Proses ini memastikan bahwa sertifikasi Anda tetap sah dan diakui, sekaligus mengganti organisasi yang bertanggung jawab untuk audit dan pemantauan kepatuhan Anda.

Penerimaan barang harus mengikuti aturan yang telah ditetapkan dalam Peraturan Sertifikasi dan Audit Rantai Pasok untuk menjaga integritas sertifikasi Anda. Sangat disarankan untuk memulai proses ini dengan benar dan berkomunikasi secara jelas dengan Lembaga Sertifikasi baru Anda.

Catatan: Transfer tidak dapat diajukan untuk ketidaksesuaian yang ditutup dengan rencana yang memerlukan verifikasi lanjutan dalam jangka waktu 12 bulan sejak tanggal dimulainya audit sebelumnya.