MultiTrace: Petunjuk panduan pengguna keterlacakan
  • 03 Aug 2023
  • 20 Menit untuk dibaca
  • Pdf

MultiTrace: Petunjuk panduan pengguna keterlacakan

  • Pdf

Article Summary

Dokumen ini akan membantu Anda memahami cara menggunakan berbagai fitur di platform keterlacakan MultiTrace
Versi 1.3, 24 Juli 2023

1. Pengantar

1.a Apa itu MultiTrace?

MultiTrace adalah sistem keterlacakan yang memfasilitasi permintaan mitra kami yang terus meningkat terkait data kebun besertifikat yang tepercaya. Sistem ini mendukung cara kerja baru yang lebih baik antara Rainforest Alliance dan lembaga sertifikasi, petani dan perusahaan yang akan memastikan kualitas data, aksesibilitas dan transparansi yang lebih baik.

MultiTrace menjadi dasar bagi inovasi di masa depan. Dalam visi baru sertifikasi kami, aliran data dimulai dari petani dan pada waktunya ini juga harus mencakup petani kecil. Bisa mengakses data petani di masa depan dan memanfaatkan sumber data lain akan menciptakan gambaran rantai pasokan yang lebih menyeluruh. Hal ini akan memberi kita semua wawasan yang lebih baik untuk bertindak, sehingga bersama-sama kita dapat berkontribusi pada dunia di mana manusia dan alam berkembang harmonis.

1.b Mengapa Keterlacakan Itu Penting?

Tujuan MultiTrace adalah untuk menjaga keterlacakan produk bersertifikat di seluruh rantai pasokan serta memungkinkan proses sertifikasi dan lisensi. Pelaporan aktivitas pembelian, penjualan, dan pengolahan produk besertifikat merupakan persyaratan standar sertifikasi Rainforest Alliance.

Pemangku kepentingan kami–termasuk konsumen, merek-merek, LSM lainnya, dan kelompok advokasi konsumen –selalu menuntut kami untuk menjamin klaim konten Besertifikat Rainforest Alliance. Keterlacakan membantu kami menguatkan klaim bahwa produk yang mendapat segel Rainforest Alliance memang berasal dari sumber Besertifikat Rainforest Alliance. Itu berarti konsumen dan perusahaan dapat menelusuri produk hingga pemegang sertifikat kebun Besertifikat Rainforest Alliance. Proses ini membantu kami melindungi integritas segel Rainforest Alliance.

Lewat pengumpulan data secara terpusat di Rainforest Alliance, kami dapat memantau seluruh rantai pasokan, dari asal hingga distribusi akhir, sehingga dapat menjamin integritas segel Rainforest Alliance.

Perusahaan juga diuntungkan oleh keterlacakan karena dapat menjadikan rantai pasokannya lebih transparan, mengidentifikasi titik lemah, dan membantu mereka mengupayakan perbaikan lebih lanjut. Dan petani pun dapat memantau perkembangan kebun, juga mampu membuka pasar baru.

1.c Frekuensi Pelaporan

Transaksi harus dilaporkan di platform keterlacakan dalam waktu 2 minggu sejak akhir kuartal dalam kalender (Januari–Maret, April–Juni, Juli–September, Oktober–Desember) di mana transaksi terjadi. Untuk menjaga gambaran yang lebih baik dan jelas tentang volume yang tersedia serta transaksi terbuka, kami menyarankan Anda untuk lebih cepat memperbarui transaksi Anda.

Sangat penting untuk melakukan transaksi agar pembeli Anda memiliki volume yang dibeli dan siap untuk aktivitas pemrosesan/perdagangan sendiri di MultiTrace.

Penggunaan sistem keterlacakan akan diperiksa selama audit, dan bila dilakukan dengan benar ini akan menghindari ketidakpatuhan.

2. Memasuki sistem Keterlacakan

MultiTrace berada di dalam Platform Sertifikasi Rainforest Alliance (RACP).

2.a Masuk

Tautan ke portal adalah https://portal.ra.org/RA_Certification_Theme/Login dan setelah masuk Anda akan melihat halaman login di bawah.

A screenshot of a login form  Description automatically generated

Masukkan nama pengguna Anda. Jika Anda lupa kata sandi, klik ‘forgot password’ ("lupa kata sandi") di halaman login untuk meminta pengaturan ulang kata sandi. Kirim email ke customersuccess@ra.org jika Anda kesulitan mendapatkan kata sandi baru atau akses ke sistem.

Catatan: Jika Anda ingin mengakses akun Rainforest Alliance atau UTZ Anda sebelum merger, ttautan ke portal adalah https://portal.ra.org/portal/. 
Nama pengguna dan kata sandi berbeda antar portal yang berbeda pula.

2.b Mengakses Traceability (Keterlacakan)

Setelah berhasil masuk ke akun Anda dan Anda memiliki lisensi aktif untuk akun itu, di bilah atas akan Anda lihat opsi "Traceability" (‘Keterlacakan’). Anda dapat memilih opsi ini dan modul untuk MultiTrace akan terbuka di tab baru.

Graphical user interface, website  Description automatically generated

2.c Peran Pengguna

Peran pengguna memungkinkan Anda mengelola izin yang dimiliki pengguna berbeda di MultiTrace.

2.c.1 Menambahkan Pengguna

Hanya pengguna administrator yang dapat menambahkan pengguna baru dengan mengeklik "Users" (‘Pengguna’) di bawah tab Organisasi di profil mereka dan memilih "Add New User" ("’Tambahkan Pengguna Baru”). Anda dapat menambahkan orang dengan mengisi detailnya dan membuat nama pengguna. Setelah masuk, pengguna baru dapat mengubah kata sandinya.

Catatan: Gunakan alamat email pengguna baru sebagai nama penggunanya, karena ini unik dan mudah diingat.

2.c.2 Menghapus Pengguna

Hanya pengguna administrator yang dapat menghapus pengguna dengan mengeklik "User" (‘Pengguna’) di bawah tab Organization (Organisasi) di profil mereka. Untuk menghapus pengguna dari RACP, klik nama dan di formulir bilah samping, gunakan tombol "Delete" (‘Hapus’) dan konfirmasi keputusan Anda.

2.C.3Memperbarui Pengguna

Hanya pengguna administrator yang dapat memperbarui peran pengguna dengan mengeklik "User" (‘Pengguna’) di bawah tab Organization (Organisasi) di profil mereka. Anda dapat memperbarui orang dengan mengeklik pengguna yang Anda inginkan. Bilah samping akan terbuka di sebelah kanan sehingga Anda dapat memilih berbagai pengaturan bagi pengguna, misalnya Admin and Finance (Admin dan Keuangan).

3. Definisi

3.a Tingkat Keterlacakan

Untuk informasi lebih lanjut, silakan tonton video ini.
Identitas Dipertahankan (IP)Ini merupakan opsi keterlacakan untuk menelusuri bahan atau produk Besertifikat Rainforest Alliance hingga ke pemegang sertifikat kebun. Ini merupakan tipe keterlacakan paling ketat. Tidak ada pencampuran bahan atau produk bersertifikat dengan bahan atau produk yang tidak bersertifikat. Jika ada produk besertifikasi berasal dari sumber/kebun besertifikasi berbeda, tapi identitasnya dipertahankan di sepanjang rantai pasokan, maka dapat diterapkan subtipe Identitas Dipertahankan Campuran (IP Campuran).
Segregation (SG)Ini merupakan opsi keterlacakan di mana produk besertifikat dipisahkan dari produk yang tidak besertifikat, secara fisik maupun dalam dokumentasinya. Pemisahan ini dilakukan di semua tahap penerimaan, pengolahan, pengemasan, penyimpanan, dan pengangkutan sepanjang rantai pasokan. Tidak ada pencampuran poduk yang tidak besertifikat dengan produk besertifikat. Ini berarti seluruh kandungan produk itu besertifikat, meskipun dapat berasal dari sumber/pemegang sertifikat kebun besertifikat lainnya, termasuk negara asal yang berbeda.
Mass Balance (MB)Ini merupakan opsi untuk keterlacakan administrasi yang memungkinkan pemegang sertifikat mengklaim produk tidak besertifikat sebagai Besertifikat Rainforest Alliance ketika jumlah yang setara diambil sebagai Besertifikat Rainforest Alliance.

3.b Tipe Volume

Volume BesertifikasiVolume yang ditetapkan dalam proses sertifikasi kepada pemegang sertifikat kebun, berdasarkan perkiraan panen
Produk BesertifikasiPenetapan volume ketika Volume Besertifikasi dikonversi menjadi subproduk lainnya dalam sistem oleh pemegang sertifikat kebun (yaitu kebun teh mengonversi volume besertifikasi daun hijaunya menjadi teh olahan)
StokVolume yang telah dibeli dari pemegang sertifikat lainnya dalam sistem

3.c Istilah Lainnya

PosisiVolume Besertifikat Rainforest Alliance dari subproduk, varietas, klasifikasi, dan tingkat keterlacakannya. Posisi terbentuk ketika perkiraan volume produk besertifikat, yang terkait dengan suatu lisensi, dan setelah setiap aktivitas termasuk transaksi, pencampuran, konversi, atau penurunan kelas.
ReferensiNomor teridentifikasi yang digunakan dalam perdagangan antara pemasok dan klien. Beberapa contoh meliputi nomor pesanan pembelian, nomor kontainer, nomor kontrak, dsb.
KomoditasTanaman yang disertifikasi
SubprodukProduk yang dihasilkan ketika mengonversi dalam sistem (mis., ketika menyangrai kopi hijau, subproduk yang dihasilkan adalah kopi sangrai)
VarietasBeragam tipe dari suatu komoditas (misalnya, kopi Arabika)
KlasifikasiPenetapan kualitas tertentu dari suatu komoditas (misalnya, kopi Arabika)
UoMSingkatan dari unit pengukuran.

4. Ringkasan

Untuk informasi lebih lanjut, silakan tonton video ini.

4.a Ringkasan Posisi

Ini ringkasan utama dalam sistem. Ini menunjukkan stok milik Anda yang siap ditransaksikan, dikonversi, atau dicampur dalam sistem. Setiap baris dalam ringkasan ini menunjukkan posisi stok. Anda dapat memanfaatkan filter untuk mencari berbagai posisi stok yang masih siap untuk digunakan.

Graphical user interface, text, application  Description automatically generated

4.b Ringkasan Perdagangan

Ringkasan ini menampilkan semua perdagangan, penebusan, penghapusan, dan pembalikan yang telah dilakukan di sistem. Anda dapat menggunakan filter untuk mencari berbagai aktivitas yang telah dilakukan. Anda juga bisa mengunduh file Excel yang akan memberikan keterangan lebih lengkap untuk setiap baris data.

4.c Ringkasan Manajemen Stok

Ringkasan ini menampilkan semua konversi, pencampuran, penghapusan, dan manufaktur multi bahan yang telah dilakukan di sistem. Anda dapat memanfaatkan filter untuk mencari berbagai posisi stok yang masih siap untuk digunakan.

Graphical user interface, application  Description automatically generated

5. Dasbor-Mempertahankan Mitra Dagang

Anda dapat menyatakan akun lainnya (permasok dan/atau klien) sebagai tepercaya dan/atau diberi mandat. Ketika akun ditunjuk sebagai Tepercaya, semua transaksi yang dilaporkan oleh “mitra tepercaya” tersebut akan otomatis dikonfirmasi (lihat Bagian 7.A).

Untuk melakukan tindakan di MultiTrace, silakan tonton video ini.

ketika akun ditunjuk sebagai Diberi mandat dan penjual memiliki volume di lokasinya, pembeli dapat Membeli dari posisi stok pemilik (yaitu penjual). Ini dapat dilakukan menggunakan fungsi Purchase (Beli) (lihat Bagian 6.B). Untuk mengelola mitra dagang Anda, masuk ke bagian "Maintain Trade Partners" ("Mempertahankan Mitra Dagang") di bawah Quick Action di Dasbor Anda. Klik "Add" ("Tambah") di kanan atas untuk menambahkan mitra dagang ke daftar Anda. Pilih “tepercaya” dan/atau “diberi mandat”. Pilihan Anda akan memberikan hak kepada mitra dagang yang ditambahkan untuk melakukan aktivitas perdagangan dan stok atas nama Anda, berdasarkan pilihan Anda.

Untuk melakukan tindakan di MultiTrace, silakan tonton video ini.

Graphical user interface, application  Description automatically generated

6. Laporkan Perdagangan

6.a Jual

Jual memungkinkan Anda melaporkan perdagangan volume dari posisi stok Anda ke pembeli, yang mewakili satu atau beberapa pengiriman fisik.

Informasi dalam transaksi (volume, kualitas, dll.) harus sama dengan informasi yang terdapat dalam dokumentasi yang menyertai perdagangan fisik. Setelah Anda melakukan perdagangan jual, ID transaksi perdagangan akan dibuat yang akan terlihat sebagai log di tab Perdagangan Anda.

Untuk memproses perdagangan lewat tombol Jual, Anda harus mengisi bidang yang wajib (ditanda dengan tanda bintang merah) di formulir Laporkan Perdagangan Baru:

Graphical user interface, application, email  Description automatically generated

Untuk melakukan tindakan di MultiTrace, silakan tonton video ini.

Catatan: Kolom Buyer Reference (Referensi Pembeli) akan digunakan untuk mengidentifikasi posisi untuk pembeli di Position Overview (Ringkasan Posisi) untuk transaksi. Nomor referensi ini akan terisi di menu dropdown berikutnya yang menggunakan posisi tersebut saat memilih volume untuk aktivitas. Penting untuk mengisi kolom ini sesuai dengan perjanjian dengan pembeli.

6.b Beli

Ketika ada perusahaan membuat hubungan Mitra Dagang yang Diberi mandat di sistem (lihat Bagian 5), mereka dapat menggunakan fungsi beli. Fungsi ini bekerja sama persis seperti layar jual dan keterangan harus diisi sama.

Untuk melakukan tindakan di MultiTrace, silakan tonton video ini.

6.c Sustainability Differential (SD), Sustainability Investment (SI), dan Premi

Untuk semua perdagangan yang dibuat dari Volume Besertifikat atau Produk Besertifikat, bidang untuk SD/SI dan akan menampilkan Premi.. Jika persyaratan SD dan SI atau Premi diwajibkan untuk tanaman itu, isi bidang yang diharuskan dalam standar (lihat Lampiran Bab 3- Pendapatan dan Tanggung Jawab Bersama). Jika tidak ada kewajiban untuk tanaman saat itu, maka pilih "Not Required" (“Tidak Wajib”) dan pilih alasan dari menu tarik turun yang muncul.

Untuk melakukan tindakan di MultiTrace, silakan tonton video ini.

Graphical user interface, text, application, email  Description automatically generated

7. Mengonfirmasi Transaksi

Untuk melakukan tindakan di MultiTrace, silakan tonton video ini.

7.a Konfirmasi

Secara default, semua perdagangan di akun Anda harus dikonfirmasi. Untuk mengonfirmasi transaksi, klik Ringkasan Perdagangan. Pilih transaksi yang ingin Anda konfirmasi dengan mengeklik ID atau tombol Confirm (Konfirmasi).

Ini akan membawa Anda ke detailnya. Di sini, Anda dapat memperbarui bidang referensi di bagian Pembeli dari transaksi dan bukan detail lainnya. Setelah Anda selesai meninjau dan jika semua informasi sudah benar, klik Confirm (Konfirmasi) di bagian bawah layar.

Untuk menghindari konfirmasi, Anda harus menambahkan pemasok Anda sebagai Mitra Dagang Tepercaya (lihat Bagian 5).

7.b Tarik

Jika transaksi dilakukan keliru dan belum dikonfirmasi oleh pembeli, Anda dapat menarik transaksi dengan memilih Withdraw (Tarik). Ini akan membawa Anda ke transaksi. Setelah Anda selesai meninjau, klik Withdraw (Tarik) di bagian bawah layar.

7.c Perbarui

Sebelum mengonfirmasi transaksi, jika Anda atau pembeli Anda meminta Anda mengubah detilnya, Anda dapat memperbarui detailnya dengan memilih Update (Perbarui). Ini akan membawa Anda ke transaksi. Di sini, Anda dapat memperbarui kolom apa saja di transaksi. Setelah Anda selesai meninjau, klik Submit (Kirim) di bagian bawah layar.

7.d Tolak

Jika ada transaksi yang dinyatakan untuk Anda oleh pemasok dilakukan keliru atau salah, Anda dapat menolak transaksi itu. Ini akan membawa Anda ke transaksi. Di sini, Anda dapat memberikan alasan penolakan. Setelah Anda selesai meninjau, klik Reject (Tolak) di bagian bawah layar.

7.e PDF transaksi

Jika Anda membutuhkan salinan transaksi untuk dibagikan kepada klien, Anda dapat mengunduh salinan transaksi terkonfirmasi dengan mencari transaksi di Ringkasan Perdagangan dan mengeklik ikon di layar paling kanan:

8. Konversi

Dengan fungsi konversi, Anda dapat memperlihatkan aktivitas pengolahan Anda dan mengubah produk menjadi subproduk yang tersedia. Untuk melakukan konversi, Anda harus mengetahui input volume bahan baku yang Anda gunakan dan volume output atau laju konversi antara input dan output.

Konversi hanya diperbolehkan dalam arah pengolahan fisik (maju). Sistem akan memungkinkan Anda melakukan Conversions (Konversi) yang berbeda-beda berdasarkan aktivitas yang tercantum di lisensi Anda (yaitu pengolahan termasuk manufaktur melakukan konversi terbanyak).

Untuk melakukan tindakan di MultiTrace, silakan tonton video ini.

Graphical user interface, text, application, email  Description automatically generated

9. Pencampuran

Aktivitas ‘Pencampuran’ digunakan untuk mencampur volume dari berbagai posisi menjadi satu posisi baru sehingga transaksi dapat dilaporkan sesuai kenyataan. Hal ini meningkatkan kredibilitas keterlacakan.

Untuk melakukan tindakan di MultiTrace, silakan tonton video ini.

Contoh:

Mencampurkan Asal (Membuat IP Campuran).

Pilih satu atau beberapa posisi IP dengan beragam nilai untuk Pemegang Sertifikat Asal.

Cth.:

Posisi Input 1 = Pemegang Sertifikat Asal A,

Posisi Input 2 = Pemegang Sertifikat Asal B

Posisi Output = Campuran dengan Pemegang Sertifikat Asal A dan Pemegang Sertifikat Asal B

Pencampuran tidak bisa dipisahkan (di status fisiknya) tetapi bisa dibalik oleh pemegang sertifikat yang sudah melakukan aktivitas pencampuran. Ini hanya mungkin jika campuran tersebut belum dijual dan seterusnya.

Ketika posisi stok dari berbagai tingkat keterlacakan dicampur, tingkat keterlacakan terendah dijadikan default. Misalnya, jika IP maupun Segregasi adalah komponen campuran, maka posisi baru yang dihasilkan adalah Segregasi. Jika Segregasi maupun Saldo Massa adalah komponen campuran, maka posisi baru yang dihasilkan adalah Saldo Massa.

Untuk panduan khusus kakao tentang pencampuran, lihat Bagian 18.

Untuk panduan khusus teh tentang pencampuran, lihat Bagian 19.

Untuk panduan khusus tanaman obat dan rempah tentang pencampuran, lihat Bagian 20.

10. Penurunan

Opsi Downgrade (Penurunan) memungkinkan Anda memindahkan tingkat Keterlacakan stok ke hilir. Pemegang Sertifikat dapat menurunkan Tingkat Keterlacakan posisi yang ada di Ringkasan mereka.

Graphical user interface, text, application, email  Description automatically generated

Untuk melakukan tindakan di MultiTrace, silakan tonton video ini.

Contoh: Anda hanya bisa menurunkan IP ke Segregasi dan Saldo massa (demikian pula Segregasi dapat diturunkan ke Saldo Massa saja).

11. Tebus

Aktivitas "Redeem" ("Penukaran") menandai akhir dari sistem keterlacakan daring untuk produk Besertifikat Rainforest Alliance. Perusahaan harus melaporkan aktivitas stok Tukar untuk semua volume Besertifikat Rainforest Alliance ketika produk besertifikat dikemas dan dilabeli sebagai besertifikat.

Graphical user interface, text, application, email  Description automatically generated

Untuk melakukan tindakan di MultiTrace, silakan tonton video ini.

Jika pemilik merek adalah peritel atau merek Di Luar Rumah, dan mereka memilih menerima pelaporan keterlacakan, maka transaksi penjualan produk besertifikat dikeluarkan.

Catatan: Penukaran saat ini bukan opsi atau diwajibkan untuk produk multi bahan (lihat Bagian 15.E).

12. Hapus

Volume harus dihapus dari sistem keterlacakan jika:

  • tercemar (karena jamur, hama, kebakaran, dsb.) sehingga tidak dapat digunakan
  • dijual dalam skema sertifikasi lainnya yang bukan Rainforest Alliance atau dijual sebagai konvensional

Dalam hal saldo massa, volume bersertifikat secara fisik dapat dijual lagi sebagai konvensional, dan kredit saldo massa terkait dapat tetap dipertahankan.

Graphical user interface, application, email  Description automatically generated

Untuk melakukan tindakan di MultiTrace, silakan tonton video ini.

Catatan: Penghapusan saat ini bukanlah opsi atau diwajibkan untuk produk multi bahan (lihat Bagian 15.E)

13. Pembalikan

Aktivitas apa pun yang telah selesai di sistem (jual, beli, tebus, hapus, campur, konversi, manufaktur) bisa ditangguhkan dalam sistem jika belum diproses atau dijual selanjutnya dalam sistem. Untuk menangguhkan aktivitas tersebut, Anda harus menggunakan opsi reverse (Pembalikan) di aktivitas yang ingin Anda tangguhkan. Untuk perdagangan yang harus dibalikkan, pembalikan harus dikonfirmasi oleh pemasok.

Untuk menemukan tombol balik untuk perdagangan, penebusan, dan penghapusan, buka tab tampilan Perdagangan dan cari ID transaksi yang ingin Anda balik:

Graphical user interface, application, email  Description automatically generated

Catatan: Untuk membalikkan Remove (Penghapusan) di sistem, Anda harus menambahkan lampiran sebagai dokumen pendukung di layar penghapusan.

14. Agregasi Volume

Di sistem keterlacakan, secara default semua volume akan dipisah ketika dilakukan transaksi, konversi, atau pencampuran di sistem.

Catatan: Ada pengecualian untuk beberapa produk kakao. Lihat Bagian 18.

14.a Pengaturan Komoditas-Posisi Agregat

Anda bisa menyesuaikan pengaturan tertentu untuk setiap komoditas di tab Dashboard (Dasbor) dan memilih Pengaturan Komoditas:

Icon  Description automatically generated with medium confidence

Di Commodity Setting (Pengaturan Komoditas), "Aggregate Position" ("Posisi Agregat") membuat pengguna dapat menggabungkan semua perdagangan untuk level keterlacakan dengan karakteristik serupa yang diindikasikan ke dalam satu posisi stok saat mengonfirmasi suatu perdagangan (contoh; komoditas, subproduk, varietas, dsb.). Pengaturan ini dapat digunakan untuk membuat administrasi sistem keterlacakan menjadi lebih mudah. Opsi ini juga akan menghapus referensi dari Ringkasan Posisi Perdagangan & Stok.

Graphical user interface, text  Description automatically generated

Untuk melakukan tindakan di MultiTrace, silakan tonton video ini.

15. Keterlacakan Multi Bahan

Produk multi bahan adalah produk yang berisi satu atau beberapa bahan besertifikat. Ini dapat berupa produk setengah jadi atau jadi seperti cokelat couverture, teh siap minum, campuran teh herbal, atau selai kacang hazel cokelat.

15.a Mempertahankan Multi Bahan

Untuk mengonfigurasi produk untuk digunakan dalam pelaporan multi bahan, Anda harus membuka bagian Laporkan Multi Bahan dan mengeklik Pertahankan Multi Bahan.

Isi bidang yang wajib. Jika Anda sudah siap menggunakan pelaporan multi bahan dan detailnya sudah benar, centang kotak Aktif dan klik Kirim.

Ada beberapa cara untuk membuat produk, tergantung kebutuhan pelaporan yang disepakati Anda dan klien Anda.

Untuk melakukan tindakan di MultiTrace, silakan tonton video ini.

15.a.1 Tingkat Produk Stock Keeping Unit (SKU)

Ini merupakan level keterlacakan multi bahan paling rinci. Contoh ini menunjukkan cara membuat produk:

Graphical user interface  Description automatically generated

15.a.2 Tingkat Tipe Produk

Contoh kategori produk adalah lini produk es teh yang siap minum, lini produk produk kembang gula. Contoh ini menunjukkan cara membuat produk:

Graphical user interface  Description automatically generated

15.a.3 Tingkat Penjualan Curah

Contoh penjualan curah adalah semua produk berbeda yang Anda jual kepada pelanggan di setiap periode (bulan, kuartal, dsb.), misalnya campuran teh herbal atau buket bunga. Contoh ini menunjukkan cara membuat produk tingkat penjualan curah:

Graphical user interface, application  Description automatically generated

Setelah ditambahkan, Anda dapat melihatnya di Product Configuration (Konfigurasi Produk) untuk Multi Bahan. Buat Produk jadi melalui tindakan Laporkan Manufaktur.

15.b Laporkan Manufaktur

Setelah produk multi bahan terkonfigurasi, pilih ‘Report Manufacturing (‘Laporkan Manufaktur’):

Jelaskan proses manufaktur itu dengan mengisi semua bidang wajib yang diharuskan. Produk yang dikonfigurasi di Pertahankan Multi Bahan harusnya sekarang muncul di menu tarik turun Produk.

Anda harus menambahkan minimal satu posisi di bagian dari Posisi dengan mengeklik menu tarik turun Position (Posisi) dan memilih satu posisi. Jika produk Anda mengandung beberapa bahan, Anda dapat memilih posisi lain dan memilih bahan tambahan. Laporkan manufaktur menunjukkan berapa banyak volume besertifikat untuk suatu komoditas dan subproduk terkaitnya akan menghasilkan volume output yang mewakili semua bahan yang digunakan.

Misalnya, jika cokelat batang dibuat dengan bubur kakao dan lemak kakao dan mengandung bahan tidak besertifikat lainnya (misalnya gula), Anda harus menyebutkan jumlah bubuk dan bubur kakao besertifikat yang digunakan dalam bahan yang ingin Anda tambahkan, dan volume outputnya akan menunjukkan total cokelat (bahan besertifikat ditambah bahan tidak besertifikat) produk jadi tersebut. Dalam contoh di bawah, kita menggunakan 200 kg bubur kakao besertifikat dan 100 kg lemak kakao besertifikat untuk membuat produk ‘Cokelat Batang’ seberat 2000 kg:

Graphical user interface, text, application, email  Description automatically generated

Untuk melakukan tindakan di MultiTrace, silakan tonton video ini.

Catatan: Volume yang terbentuk seiring waktu dapat menunjukkan secara agregat seberapa banyak suatu produk diproduksi. Dalam contoh di atas, proses manufaktur menunjukkan produksi sebulan dan bukan unit individual.

15.c Ringkasan Stok Multi Bahan

Setelah perdagangan produk multi bahan dikonfirmasi atau dibuat melalui laporkan manufaktur terisi di layar Position Overview (Ringkasan Posisi) (lihat Bagian 4.A). Untuk melihat posisi, klik opsi untuk "Multi Ingredient" (‘Multi Bahan’):

Graphical user interface, application  Description automatically generated

15.d Menjual Produk Multi Bahan

Menjual produk multi bahan mengikuti proses yang sama seperti produk bahan tunggal (Lihat Bagian 6.A). Untuk memilih produk multi bahan Anda, pilih opsi Multi Ingredient (Multi Bahan) di layar transaksi di bagian Trade (Perdagangan):

Graphical user interface, text, application, email  Description automatically generated

Untuk melakukan tindakan di MultiTrace, silakan tonton video ini.

15.d.1 Menutupi Jejak

Karena produk multi bahan dapat mengandung informasi sensitif, perusahaan memiliki opsi untuk menutupi jejak produk multi bahan ketika berdagang. Untuk melakukannya, centang kotak Mask Footprint (Tutup Jejak) di bagian posisi:

Graphical user interface, text, application, email  Description automatically generated

Ketika mencentang kotak ini, informasi pemegang sertifikat kebun, komoditas, subproduk, dan negara asal akan disembunyikan dari pembeli, tapi volume total dan angka SD dan SI terkait akan terlihat.

A screenshot of a computer screen  Description automatically generated with low confidence

15.e Menebus dan Menghapus Produk Multi Bahan

Opsi untuk menebus atau menghapus produk multi bahan tidak tersedia di sistem dan saat ini tidak diwajibkan dalam standar.

16. Unggahan Excel

Untuk melakukan tindakan di MultiTrace, silakan tonton video ini.

Untuk membantu melaporkan transaksi secara massal, bukan pelaporan individual, Multitrace memiliki fungsi "Transaction Upload" (‘Unggah Transaksi’) atau unggahan Excel yang memungkinkan Anda memproses tindakan berikut:

  • Perdagangan Sell, Purchase, Redeem, Remove (Jual, Beli, Tebus, Hapus) untuk Bahan Tunggal (Video)
  • Trade for Multi-ingredient (Perdagangan untuk Multi Bahan) (Video)
  • Mix (Campur)
  • Conversion (Konversi)
  • Report Manufacturing (Laporkan Manufaktur) (Video)

Anda dapat menemukan fitur Transaction Upload (Unggah Transaksi) di bawah tab Trade Overview (Ringkasan Perdagangan) dan Upload Transaction (Unggah Transaksi):

Graphical user interface, application  Description automatically generated

16.a Mengunduh Templat untuk Digunakan

Anda harus mengisi templat Excel yang bisa diunduh dari sistem. Templat yang berbeda bisa diunduh langsung dari sistem mengeklik Upload Transaction (Unggah Transaksi). Setelah layar terbuka, klik Download Template (Unduh Templat) dan pilih templat mana yang ingin digunakan:

Graphical user interface, text, application, chat or text message  Description automatically generated

Catatan: Setelah diunduh, setiap templat memiliki tab berisi panduan yang menjelaskan apa yang dan tidak dibutuhkan di templat Excel.

16.b Pemetaan Data

Sebelum melanjutkan di fitur Excel Upload (Unggahan Excel), pengguna harus mengatur Data Mapping (Pemetaan Data) untuk "memetakan’ bahasa sistem eksternal untuk bahasa MultiTrace.

Graphical user interface, application  Description automatically generated

Anda dapat mengeklik tombol Add mapping (Tambahkan Pemetaan) untuk mencantumkan terminologi baru atau mencantumkan entri baru yang akan menjadi bagian pemetaan Anda.

Untuk melakukan tindakan di MultiTrace, silakan tonton video ini.

Catatan: Pemetaan sangat penting karena hanya bidang yang dipetakan yang akan diambil saat melakukan unggahan Excel.

16.c Mengunggah Templat

Setelah Anda menyelesaikan Langkah A & B, langkah berikutnya adalah Anda harus mengunggah templat yang telah diisi.

Klik tombol Upload Excel (Unggah Excel) seperti terlihat pada gambar berikut:Graphical user interface, application  Description automatically generated

MultiTrace akan meminta Anda menambahkan file untuk diunggah:

Graphical user interface, text, application  Description automatically generated

Pilih tipe templat yang akan Anda unggah dengan mengeklik "Choose File" (‘Pilih File’), pilih file yang ingin Anda unggah, dan klik "Upload" (‘Unggah’):

Graphical user interface, text, application  Description automatically generated

Setelah berhasil memproses file, MultiTrace akan membawa Anda ke langkah 2 dan di sini akan ditampilkan jumlah baris yang telah diproses untuk diunggah (ini berbeda-beda tergantung jumlah baris data yang Anda tambahkan di file).

Jika kesalahan terdeteksi, sistem akan menjelaskan perbaikan yang dibutuhkan. Unggahan tidak akan dilanjutkan hingga semua kesalahan diperbaiki.

Graphical user interface, text, application  Description automatically generated

Setelah data berhasil divalidasi, sistem akan mengaktifkan aktivitas unggahan massal yang sudah dipilih. Setelah unggahan massal diaktifkan, itu tidak dapat dibatalkan, dan transaksi yang dibuat harus diperbaiki secara manual, jika diperlukan.

17. Spesifikasi Kopi

17.a Pengiriman & Penerimaan

Kirim: Tanpa mengalihkan kepemilikan, Anda dapat menyimpan volume di anggota lain (gudang misalnya). Gunakan fungsi "Deliver" ("Kirim") untuk melaporkan volume yang telah Anda transfer ke anggota lain.

Pengiriman ini perlu dikonfirmasi oleh anggota penerima.

Terima: "Receipt" (‘Terima’) menunjukkan perubahan lokasi produk, seperti Kirim tapi dimasukkan dari pihak penerima di mana produk disimpan.

18. Spesifikasi Kakao

18.a Pencocokan Asal dan Pencampuran

Pencocokan asal diperkenalkan untuk memenuhi permintaan bagaimana kakao bersertifikat dari negara tertentu menguntungkan petani dari negara itu dan mengharuskan perusahaan membeli kakao bersertifikat dari negara yang sesuai dengan asal kakao yang digunakan dalam produk konsumen bersertifikat.

Di sistem keterlacakan, biji kakao kering dan keping kakao dari berbagai negara asal tidak boleh dicampur.

Diagram  Description automatically generated A picture containing diagram  Description automatically generated

Untuk melakukan tindakan di MultiTrace, silakan tonton video ini.

19. Spesifikasi Teh

19.a Tanda Jual

Tanda Jual harus dipilih saat melaporkan aktivitas pengolahan dari Daun Hijau menjadi Teh Olahan atau ketika menggunakan fungsi curah. Menambahkan tanda jual selalu dilakukan di tab Dashboard (Dasbor) dan mengeklik Selling Marks (Tanda Jual):

Chart  Description automatically generated

Jika tanda jual tidak tercantum, tanda jual yang baru harus dibuat sebelum melaporkan. Pertama, Anda harus mengeklik tombol tambah seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah:

Graphical user interface, text, application  Description automatically generated

Anda lalu dapat memberi nama merek penjualan Anda dan memberinya tanggal mulai dan berakhir. Jika Anda tidak ingin memberikan tanggal akhir, Anda dapat menggunakannya setiap kali Anda butuhkan.

Graphical user interface, website  Description automatically generated

Setelah posisi diproses (dicampur, di-dekafein, atau dibuat menjadi teh instan), tanda jualnya akan hilang.

Untuk melakukan tindakan di MultiTrace, silakan tonton video ini.

Catatan: Jika klien Anda menunjukkan nama tanda jual salah di sistem dan Anda ingin memperbarui nama itu, Anda dapat memilih tanda jual dan mengedit namanya. Ini akan tampil di semua transaksi dari tanda jual itu.

19.b Pencampuran

19.b.1 Pencampuran

Pencampuran merupakan opsi mencampur teh. Pencampuran akan menghapus tanda jual dari posisi.

Blend

Untuk melakukan tindakan di MultiTrace, silakan tonton video ini.

Untuk melakukan tindakan melalui Excel Upload, silakan tonton video ini.

19.b.2 Penggabungan

Jika Anda mengeklik opsi curah, tanda jual akan muncul dan Anda dapat menetapkan tanda jual baru. Anda harus memilih posisi Anda dan kuantitas yang ingin Anda jadikan jumlah curah dan mengirimkan aktivitas campuran Anda yang akan menggabungkan posisi stok Anda.

Harap dicatat bahwa Anda harus membuat merek penjualan Anda sendiri sebelum melakukan bulking.

Bulk

Untuk melakukan tindakan di MultiTrace, silakan tonton video ini.

19.c SD/SI Teh

Untuk semua volume teh yang ditebus (lihat Bagian 11) mulai 1 Juli 2023, Sustainability Differential (SD) dan Sustainability Investment (SI) akan diwajibkan. Di akhir kuartal tahun kalender, laporan akan dibuat untuk Anda lengkapi. Administrator akun akan diberi tahu lewat email saat laporan sudah tersedia.

Untuk mengakses laporan, klik tab “Laporan SD/SI”. Di sini Anda akan melihat ikhtisar laporan yang tersedia untuk diisi. Status laporan “Terbuka” artinya harus dilengkapi. Untuk mengedit laporan, klik nomor ID Laporan.

A screenshot of a computer  Description automatically generated with medium confidence

Untuk petunjuk tentang cara mengisi laporan, lihat Bagian 19.C.2.

19.c.1 Mengatur Tarif Default SD/SI

Sistem secara otomatis mengatur tarif untuk SD sebesar $10 per Metrik Ton dan untuk SI sebesar $40 per Metrik Ton. Untuk mengatur tarif default berbeda agar digunakan dalam layar pelaporan SD/SI, Anda dapat menentukan suatu tarif. Untuk menyesuaikan tarif default, klik “Konfigurasikan Tarif Default SD/SI”:

Ini akan membuka layar tempat Anda dapat mengedit tarif. Saat Anda sudah selesai mengedit tarif, klik “Simpan”:

A screenshot of a computer screen  Description automatically generated with low confidence

19.c.2 Pelaporan SD/SI Teh

Setelah mengeklik ID laporan di ikhtisar “Laporan SD/SI”, Anda akan melihat laporan untuk dilengkapi. Pada laporan tersebut, tarif SD dan SI sudah diisi terlebih dahulu berdasarkan konfigurasi default Anda. Tarif SD dan SI dapat disesuaikan per baris laporan.

A screenshot of a computer  Description automatically generated with medium confidence

Untuk menyimpan informasi yang telah Anda perbarui dan kelak kembali lagi ke formulir, Anda dapat mengeklik “Simpan”. Untuk mengatur ulang semua informasi kembali ke tarif default dan mulai dari awal, Anda dapat mengeklik “Atur ulang”.

Setelah laporan sudah lengkap dan akurat, klik “Selesaikan”. Anda akan diminta menyelesaikan penafian hukum. Setelah Anda mengeklik “Setuju”, Rainforest Alliance akan menerbitkan faktur untuk jumlah total yang tertera di formulir akhir. Faktur akan dikirim lewat email.

A screenshot of a computer  Description automatically generated with medium confidence

20. Spesifikasi Tanaman Herbal & Rempah

20.a Campuran Teh Herbal

Campuran teh herbal dapat dibuat di sistem mengikuti panduan yang dijelaskan di Bagian 15.A.3. Beragam tanaman herbal dan rempah dapat dicampur dalam satu penjualan gabungan dan dijual seterusnya menggunakan fitur Mask Footprint (Tutup Jejak).

21. Spesifikasi Bunga

21.a Unit Pengukuran

Semua bunga dilaporkan dalam unit pengukuran “jumlah tangkai” bukan kilogram.

21.b Buket

Untuk melaporkan buket dalam sistem, perusahaan dapat menggunakan fungsi multi bahan (lihat Bagian 15)

22. Spesifikasi Pisang & Buah Segar

22.a Unit Pengukuran

Nanas, jeruk, dan pisang memiliki opsi untuk memilih pelaporan dalam berbagai unit pengukuran hingga kotak di transaksi. Unit pengukuran dapat diubah di bagian posisi dari transaksi:

Graphical user interface, text, application, email  Description automatically generated

Untuk melakukan tindakan di MultiTrace, silakan tonton video ini.

23. Spesifikasi Buah Olahan

23.a Brix

Semua transaksi jus buah dan puree olahan mengharuskan perusahaan mengisi bidang Brix di transaksi. Brix dapat dimasukkan di bagian posisi dari transaksi:

Untuk melakukan tindakan di MultiTrace, silakan tonton video ini.

24. Royalti

Royalti dihitung untuk setiap tanaman sesuai penjelasan di Syarat dan Ketentuan Umum Perjanjian Lisensi Rainforest Alliance berdasarkan aktivitas yang dilakukan di keterlacakan. Royalti dibebankan sekali dalam rantai pasokan.

Tab Finance (Keuangan) di layar awal memperlihatkan royalti per komoditas dan menampilkan ringkasan faktur. Tinjauan ini tidak menyertakan riwayat pembayaran.

25. Riwayat Perubahan

Versi no.  

Berlaku  Tanggal  

Perubahan Signifikan  

Sebelumnya  Versi no.  

1.0 

Oktober 2022 

Versi baru 

T/A

1.1

April 2023

Penghapusan informasi tentang konversi Teh sebelum tindakan Redeem (Penukaran).

1.0

1.2

Mei 2023

Pembaruan informasi mengenai agregasi (bagian 14) dan bagian referensi wajib baru di layar Sale (Penjualan), Conversion (Konversi), dan Redeem (Penukaran/Tebus).

1.1

1.3

Juli 2023

Bagian baru untuk SD/SI teh (Bagian 19.C)

1.2

Penafian Penerjemahan

Untuk pertanyaan terkait akurasi informasi dalam naskah terjemahan ini, harap lakukan klarifikasi dengan versi resmi berbahasa Inggris.




Apakah artikel ini bermanfaat?

Changing your password will log you out immediately. Use the new password to log back in.
First name must have atleast 2 characters. Numbers and special characters are not allowed.
Last name must have atleast 1 characters. Numbers and special characters are not allowed.
Enter a valid email
Enter a valid password
Your profile has been successfully updated.