- 28 Aug 2024
- 21 Menit untuk dibaca
- Pdf
MultiTrace: Petunjuk panduan pengguna keterlacakan
- Diperbarui pada 28 Aug 2024
- 21 Menit untuk dibaca
- Pdf
Artikel ini membantu Anda menavigasi dan memahami cara menggunakan platform keterlacakan MultiTrace dan berbagai fiturnya.
1. Akses
MultiTrace dapat diakses di dalam Platform Sertifikasi Rainforest Alliance (RACP).
Masuk dengan nama pengguna dan kata sandi ke akun Anda di RACP menggunakan tautan ini.
Setelah berhasil memasuki akun, pada bilah atas Anda akan melihat tombol “Keterlacakan”. Klik pada tombol ini, lalu pada MultiTrace. Akun keterlacakan Anda akan terbuka di tab baru.
Catatan 1: tab "Keterlacakan" hanya tersedia setelah lisensi pertama Anda diaktifkan. Catatan 2: untuk mengakses akun lama Rainforest Alliance atau UTZ Anda, gunakan tautan ini. Nama pengguna dan kata sandi berbeda antar portal yang berbeda pula. |
1.1. Pengguna
Untuk menambah, mengedit, atau menghapus pengguna dari akun keterlacakan Anda, lihat bagian Pengguna dan kontak di manual RACP.
2. Definisi
2.1. Tingkat keterlacakan
Identitas Dipertahankan (IP) | Produk bersertifikasi Rainforest Alliance Certified (RAC) dapat ditelusuri hingga ke Pemegang Sertifikat kebun spesifik. IP Campuran adalah subjenis Identitas Dipertahankan: produk RAC ditelusuri kembali ke lebih dari satu Pemegang Sertifikat kebun RAC. | Fisik keterlacakan | Jaminan Fleksibilitas |
Segregasi (Segregation, SG) | Produk RAC tidak dapat ditelusuri kembali ke Pemegang Sertifikat kebun tertentu, tetapi kandungan produknya sepenuhnya RAC dan dipisahkan dari produk nonsertifikasi lain di seluruh rantai pasokan. | ||
Saldo Massa (Mass Balance, MB) | Hal ini memungkinkan Pemegang Sertifikat untuk mengklaim produk yang tidak disertifikasi sebagai bersertifikasi Rainforest Alliance (RAC), jika kuantitas yang setara bersumber dari RAC. | Keterlacakan administratif | |
Untuk informasi lebih lanjut, silakan tonton video ini. |
2.2 Istilah Lain yang Terkait Dengan MultiTrace
Volume Bersertifikasi | Volume yang diberikan dalam proses sertifikasi kepada pemegang sertifikat kebun, berdasarkan perkiraan panen dan carry over yang diindikasikan oleh lembaga sertifikasi. |
Produk Bersertifikasi | Penetapan volume ketika Volume Bersertifikasi dikonversi menjadi subproduk lainnya dalam sistem oleh pemegang sertifikat kebun (misalnya, kebun teh mengonversi volume bersertifikasi daun hijaunya menjadi teh olahan) |
Jejak | Informasi detail yang berlaku untuk semua aktivitas, seperti nama Pemegang Sertifikat kebun, negara, SD-SI, volume. Untuk produk multibahan, produk, dan informasi tingkat keterlacakan juga tersedia. |
Stok | Volume bersertifikasi Rainforest Alliance dari subproduk, varietas, klasifikasi, dan tingkat keterlacakannya. Stok dibuat ketika perkiraan volume produk disertifikasi, dilampirkan pada lisensi, dan setelah setiap aktivitas termasuk transaksi, campuran, konversi, atau penurunan. |
Produk berbahan tunggal | Produk yang hanya terdiri dari satu jenis tanaman atau bahan. Misalnya, sekantong kopi giling tergolong produk berbahan tunggal meskipun mengandung campuran biji kopi Arabika maupun Robusta. |
Produk multibahan | Produk yang mengandung lebih dari satu bahan, ketika setidaknya satu di antaranya bersertifikasi Rainforest Alliance. Misalnya, sebatang cokelat yang berbahan kakao bersertifikasi Rainforest Alliance dan mengandung banyak bahan lainnya. Contoh lain dari produk multibahan adalah es krim vanila, teh atau kopi siap minum, campuran teh herbal, karangan bunga, atau selai cokelat hazelnut. |
Referensi | Nomor teridentifikasi yang digunakan dalam perdagangan antara pemasok dan klien. Beberapa contoh meliputi nomor pesanan pembelian, nomor kontainer, nomor kontrak, dsb. |
Volume yang tersedia | Jumlah yang tersisa untuk dijual atau diproses dalam sistem dalam ringkasan stok. |
Total volume | Jumlah yang tersisa untuk dijual atau diproses selain dari jumlah yang masih belum dikonfirmasi dari penerima di sistem dalam ringkasan stok. |
Varietas | Jenis komoditas yang berbeda (misalnya, kopi Arabika, teh hitam). |
Klasifikasi | Sebutan khusus untuk kualitas komoditas (misalnya Arabika Grade 1, Robusta Superior). |
ID Stok | Kode pengenal unik yang digunakan untuk volume dalam sistem. Kode yang dimulai dengan "P-" (Pure) menunjukkan volume bahan tunggal, sedangkan kode yang dimulai dengan "N-" (Non-Pure) menunjukkan volume multibahan. |
Unit | Unit pengukuran volume yang diperdagangkan (misalnya kg untuk biji kakao, kotak untuk buah-buahan segar, batang untuk bunga, atau liter untuk kopi atau teh siap minum). Unit pengukuran dapat bervariasi untuk setiap tanaman. |
3. TJU
Mengapa saya perlu menggunakan sistem keterlacakan?
Penggunaan sistem keterlacakan diwajibkan oleh standar Rainforest Alliance. Hal ini akan diperiksa selama audit Anda, dan jika dilakukan dengan benar, maka akan menghindari ketidakpatuhan. Jika organisasi Anda dikecualikan dari audit, pemeriksaan akan dilakukan oleh Rainforest Alliance.
Kapan saja batas waktu untuk melaporkan keterlacakan di MultiTrace?
Aktivitas keterlacakan harus dilaporkan seperti yang dijabarkan di bawah ini:
Tahun | Aktivitas keterlacakan terjadi di antara: | Batas waktu pelaporan di MultiTrace: |
K1 | Januari – Maret | 15 April |
K2 | April – Juni | 15 Juli |
K3 | Juli – September | 15 Oktober |
K4 | Oktober – Desember | 15 Januari |
Mengapa transaksi yang telah saya lakukan menampilkan jumlah royalti?
Royalti dihitung untuk setiap tanaman sesuai penjelasan di Syarat dan Ketentuan Umum Perjanjian Lisensi Rainforest Alliance berdasarkan aktivitas yang dilakukan di keterlacakan. Royalti dibebankan sekali dalam rantai pasokan.
Mengapa tingkat keterlacakan secara otomatis berubah ketika saya melaporkan aktivitas?
Saat Anda melakukan aktivitas pada stok tertentu (mengonversi, menebus, menghapus, menjual), MultiTrace secara otomatis mengubah tingkat keterlacakan ke tingkat tertinggi yang Anda miliki dalam lisensi Anda. Misalnya, jika Anda hanya memiliki segregasi dalam lisensi Anda dan Anda menerima transaksi IP, Anda akan menerima stok sebagai IP. Ketika Anda selanjutnya menjual volume tersebut, MultiTrace secara otomatis menurunkan ke segregasi.
Bagaimana cara mencocokkan stok saya dengan aktivitas saya?
Baik ringkasan Aktivitas maupun Stok memiliki pengidentifikasi unik yang disebut ID Stok. Secara default, ringkasan Stok menampilkan kolom untuk ID Stok. Ringkasan Aktivitas memiliki opsi untuk menampilkan kolom “Ke ID Stok” dan “Dari ID Stok”. Kolom-kolom ini akan menampilkan ID Stok yang menunjukkan di mana suatu aktivitas berakhir di ringkasan Stok. Untuk menampilkan ID Stok dalam ringkasan Aktivitas, lihat bagian Aktivitas dan Stok.
Bagaimana sistem keterlacakan menentukan volume mana yang berasal dari produsen tertentu atau volume negara tertentu ketika dijual dari stok IP Campuran, Segregasi, atau Saldo Massa?
Sistem ini bekerja dengan model masuk pertama, keluar pertama (FIFO). Artinya, jejak stok terlama adalah yang akan pertama digunakan atau dijual.
Mengapa saya melihat detail jejak aktivitas, dan dapatkah saya menyembunyikannya dari klien saya?
Semua aktivitas memiliki detail jejak saat Anda memilih ID aktivitas atau membuka PDF. Tingkat keterlacakan yang digunakan akan berdampak pada detail jejak yang ditampilkan di layar. IP dan IP Campuran menampilkan lebih banyak detail, sedangkan Segregasi dan Saldo Massa menampilkan lebih sedikit detail:
Penutupan sebagian detail ini hanya dapat dilakukan dalam pelaporan multibahan. Lihat bagian Menutupi jejak untuk informasi lebih lanjut.
Catatan: Volume setara dalam informasi jejak aktivitas mengacu pada volume setara tanaman yang telah dibayarkan SD/SI-nya dan dicatat di MultiTrace. Tidak semua volume memiliki jumlah SD/SI yang telah terlampir. Oleh karena itu, mungkin terdapat perbedaan jika dibandingkan dengan volume keseluruhan yang ditunjukkan. |
Bagaimana cara mencampur asal?
Dalam aktivitas "Campuran", pilih satu atau beberapa ID Stok dengan nilai berbeda untuk Pemegang Sertifikat Asal.
Misalnya, untuk mencampur volume dengan dua asal yang berbeda dan membuat stok IP Campuran, pilih satu atau beberapa posisi IP dengan nilai yang berbeda untuk Pemegang Sertifikat Asal.
4. Ringkasan
Untuk informasi lebih lanjut, silakan tonton video ini. |
4.a Ringkasan Stok
Ini ringkasan utama dalam sistem. Ini menunjukkan stok milik Anda yang siap ditransaksikan, dikonversi, atau dicampur dalam sistem. Setiap baris dalam ringkasan ini menunjukkan posisi stok. Anda dapat memanfaatkan filter untuk mencari berbagai posisi stok yang masih siap untuk digunakan. Anda juga bisa mengunduh file Excel yang akan memberikan keterangan lebih lengkap untuk setiap baris data.
4.b Ringkasan Perdagangan
Ringkasan ini menampilkan semua perdagangan, penebusan, penghapusan, dan pembalikan yang telah dilakukan di sistem. Anda dapat menggunakan filter untuk mencari berbagai aktivitas yang telah dilakukan. Anda juga bisa mengunduh file Excel yang akan memberikan keterangan lebih lengkap untuk setiap baris data.
4.c Ringkasan Manajemen Stok
Ringkasan ini menampilkan semua konversi, pencampuran, penghapusan, dan manufaktur multi bahan yang telah dilakukan di sistem. Anda dapat memanfaatkan filter untuk mencari berbagai posisi stok yang masih siap untuk digunakan.
5. Dasbor-Mempertahankan Mitra Dagang
Anda dapat menyatakan akun lainnya (permasok dan/atau klien) sebagai tepercaya dan/atau diberi mandat. Ketika akun ditunjuk sebagai Tepercaya, semua transaksi yang dilaporkan oleh “mitra tepercaya” tersebut akan otomatis dikonfirmasi (lihat Bagian 7.A).
Untuk melakukan tindakan di MultiTrace, silakan tonton video ini. |
ketika akun ditunjuk sebagai Diberi mandat dan penjual memiliki volume di lokasinya, pembeli dapat Membeli dari posisi stok pemilik (yaitu penjual). Ini dapat dilakukan menggunakan fungsi Purchase (Beli) (lihat Bagian 6.B). Untuk mengelola mitra dagang Anda, masuk ke bagian "Maintain Trade Partners" ("Mempertahankan Mitra Dagang") di bawah Quick Action di Dasbor Anda. Klik "Add" ("Tambah") di kanan atas untuk menambahkan mitra dagang ke daftar Anda. Pilih “tepercaya” dan/atau “diberi mandat”. Pilihan Anda akan memberikan hak kepada mitra dagang yang ditambahkan untuk melakukan aktivitas perdagangan dan stok atas nama Anda, berdasarkan pilihan Anda.
Untuk melakukan tindakan di MultiTrace, silakan tonton video ini. |
6. Laporkan Perdagangan
6.a Jual
Jual memungkinkan Anda melaporkan perdagangan volume dari posisi stok Anda ke pembeli, yang mewakili satu atau beberapa pengiriman fisik.
Informasi dalam transaksi (volume, kualitas, dll.) harus sama dengan informasi yang terdapat dalam dokumentasi yang menyertai perdagangan fisik. Setelah Anda melakukan perdagangan jual, ID transaksi perdagangan akan dibuat yang akan terlihat sebagai log di tab Perdagangan Anda.
Untuk memproses perdagangan lewat tombol Jual, Anda harus mengisi bidang yang wajib (ditanda dengan tanda bintang merah) di formulir Laporkan Perdagangan Baru:
Untuk melakukan tindakan di MultiTrace, silakan tonton video ini. |
Catatan: Kolom Buyer Reference (Referensi Pembeli) akan digunakan untuk mengidentifikasi posisi untuk pembeli di Position Overview (Ringkasan Posisi) untuk transaksi. Nomor referensi ini akan terisi di menu dropdown berikutnya yang menggunakan posisi tersebut saat memilih volume untuk aktivitas. Penting untuk mengisi kolom ini sesuai dengan perjanjian dengan pembeli. |
6.b Beli
Ketika ada perusahaan membuat hubungan Mitra Dagang yang Diberi mandat di sistem (lihat Bagian 5), mereka dapat menggunakan fungsi beli. Fungsi ini bekerja sama persis seperti layar jual dan keterangan harus diisi sama.
Untuk melakukan tindakan di MultiTrace, silakan tonton video ini. |
6.c Sustainability Differential (SD), Sustainability Investment (SI), dan Premi
Untuk semua perdagangan yang dibuat dari Volume Besertifikat atau Produk Besertifikat, bidang untuk SD/SI dan akan menampilkan Premi.. Jika persyaratan SD dan SI atau Premi diwajibkan untuk tanaman itu, isi bidang yang diharuskan dalam standar (lihat Lampiran Bab 3- Pendapatan dan Tanggung Jawab Bersama). Jika tidak ada kewajiban untuk tanaman saat itu, maka pilih "Not Required" (“Tidak Wajib”) dan pilih alasan dari menu tarik turun yang muncul.
Untuk melakukan tindakan di MultiTrace, silakan tonton video ini. |
7. Mengonfirmasi Transaksi
Untuk melakukan tindakan di MultiTrace, silakan tonton video ini. |
7.a Konfirmasi
Secara default, semua perdagangan di akun Anda harus dikonfirmasi. Untuk mengonfirmasi transaksi, klik Ringkasan Perdagangan. Pilih transaksi yang ingin Anda konfirmasi dengan mengeklik ID atau tombol Confirm (Konfirmasi).
Ini akan membawa Anda ke detailnya. Di sini, Anda dapat memperbarui bidang referensi di bagian Pembeli dari transaksi dan bukan detail lainnya. Setelah Anda selesai meninjau dan jika semua informasi sudah benar, klik Confirm (Konfirmasi) di bagian bawah layar.
Untuk menghindari konfirmasi, Anda harus menambahkan pemasok Anda sebagai Mitra Dagang Tepercaya (lihat Bagian 5).
7.b Tarik
Jika transaksi dilakukan keliru dan belum dikonfirmasi oleh pembeli, Anda dapat menarik transaksi dengan memilih Withdraw (Tarik). Ini akan membawa Anda ke transaksi. Setelah Anda selesai meninjau, klik Withdraw (Tarik) di bagian bawah layar.
7.c Perbarui
Sebelum mengonfirmasi transaksi, jika Anda atau pembeli Anda meminta Anda mengubah detilnya, Anda dapat memperbarui detailnya dengan memilih Update (Perbarui). Ini akan membawa Anda ke transaksi. Di sini, Anda dapat memperbarui kolom apa saja di transaksi. Setelah Anda selesai meninjau, klik Submit (Kirim) di bagian bawah layar.
7.d Tolak
Jika ada transaksi yang dinyatakan untuk Anda oleh pemasok dilakukan keliru atau salah, Anda dapat menolak transaksi itu. Ini akan membawa Anda ke transaksi. Di sini, Anda dapat memberikan alasan penolakan. Setelah Anda selesai meninjau, klik Reject (Tolak) di bagian bawah layar.
7.e PDF transaksi
Jika Anda membutuhkan salinan transaksi untuk dibagikan kepada klien, Anda dapat mengunduh salinan transaksi terkonfirmasi dengan mencari transaksi di Ringkasan Perdagangan dan mengeklik ikon di layar paling kanan:
8. Konversi
Dengan fungsi konversi, Anda dapat memperlihatkan aktivitas pengolahan Anda dan mengubah produk menjadi subproduk yang tersedia. Untuk melakukan konversi, Anda harus mengetahui input volume bahan baku yang Anda gunakan dan volume output atau laju konversi antara input dan output.
Konversi hanya diperbolehkan dalam arah pengolahan fisik (maju). Sistem akan memungkinkan Anda melakukan Conversions (Konversi) yang berbeda-beda berdasarkan aktivitas yang tercantum di lisensi Anda (yaitu pengolahan termasuk manufaktur melakukan konversi terbanyak).
Untuk melakukan tindakan di MultiTrace, silakan tonton video ini. |
9. Pencampuran
Aktivitas ‘Pencampuran’ digunakan untuk mencampur volume dari berbagai posisi menjadi satu posisi baru sehingga transaksi dapat dilaporkan sesuai kenyataan. Hal ini meningkatkan kredibilitas keterlacakan.
Untuk melakukan tindakan di MultiTrace, silakan tonton video ini. |
Contoh:
Mencampurkan Asal (Membuat IP Campuran).
Pilih satu atau beberapa posisi IP dengan beragam nilai untuk Pemegang Sertifikat Asal.
Cth.:
Posisi Input 1 = Pemegang Sertifikat Asal A,
Posisi Input 2 = Pemegang Sertifikat Asal B
Posisi Output = Campuran dengan Pemegang Sertifikat Asal A dan Pemegang Sertifikat Asal B
Pencampuran tidak bisa dipisahkan (di status fisiknya) tetapi bisa dibalik oleh pemegang sertifikat yang sudah melakukan aktivitas pencampuran. Ini hanya mungkin jika campuran tersebut belum dijual dan seterusnya.
Ketika posisi stok dari berbagai tingkat keterlacakan dicampur, tingkat keterlacakan terendah dijadikan default. Misalnya, jika IP maupun Segregasi adalah komponen campuran, maka posisi baru yang dihasilkan adalah Segregasi. Jika Segregasi maupun Saldo Massa adalah komponen campuran, maka posisi baru yang dihasilkan adalah Saldo Massa.
Untuk panduan khusus kakao tentang pencampuran, lihat Bagian 18.
Untuk panduan khusus teh tentang pencampuran, lihat Bagian 19.
Untuk panduan khusus tanaman obat dan rempah tentang pencampuran, lihat Bagian 20.
10. Penurunan
Opsi Downgrade (Penurunan) memungkinkan Anda memindahkan tingkat Keterlacakan stok ke hilir. Pemegang Sertifikat dapat menurunkan Tingkat Keterlacakan posisi yang ada di Ringkasan mereka.
Untuk melakukan tindakan di MultiTrace, silakan tonton video ini. |
Contoh: Anda hanya bisa menurunkan IP ke Segregasi dan Saldo massa (demikian pula Segregasi dapat diturunkan ke Saldo Massa saja). |
11. Tebus
Aktivitas "Redeem" ("Penukaran") menandai akhir dari sistem keterlacakan daring untuk produk Besertifikat Rainforest Alliance. Perusahaan harus melaporkan aktivitas stok Tukar untuk semua volume Besertifikat Rainforest Alliance ketika produk besertifikat dikemas dan dilabeli sebagai besertifikat.
Untuk melakukan tindakan di MultiTrace, silakan tonton video ini. |
Jika pemilik merek adalah peritel atau merek Di Luar Rumah, dan mereka memilih menerima pelaporan keterlacakan, maka transaksi penjualan produk besertifikat dikeluarkan.
Catatan: Penukaran saat ini bukan opsi atau diwajibkan untuk produk multi bahan (lihat Bagian 15.E). |
12. Hapus
Volume harus dihapus dari sistem keterlacakan jika:
- tercemar (karena jamur, hama, kebakaran, dsb.) sehingga tidak dapat digunakan
- dijual dalam skema sertifikasi lainnya yang bukan Rainforest Alliance atau dijual sebagai konvensional
Dalam hal saldo massa, volume bersertifikat secara fisik dapat dijual lagi sebagai konvensional, dan kredit saldo massa terkait dapat tetap dipertahankan.
Untuk melakukan tindakan di MultiTrace, silakan tonton video ini. |
Catatan: Penghapusan saat ini bukanlah opsi atau diwajibkan untuk produk multi bahan (lihat Bagian 15.E) |
13. Pembalikan
Aktivitas apa pun yang telah selesai di sistem (jual, beli, tebus, hapus, campur, konversi, manufaktur) bisa ditangguhkan dalam sistem jika belum diproses atau dijual selanjutnya dalam sistem. Untuk menangguhkan aktivitas tersebut, Anda harus menggunakan opsi reverse (Pembalikan) di aktivitas yang ingin Anda tangguhkan. Untuk perdagangan yang harus dibalikkan, pembalikan harus dikonfirmasi oleh pemasok.
Untuk menemukan tombol balik untuk perdagangan, penebusan, dan penghapusan, buka tab tampilan Perdagangan dan cari ID transaksi yang ingin Anda balik:
Catatan: Untuk membalikkan Remove (Penghapusan) di sistem, Anda harus menambahkan lampiran sebagai dokumen pendukung di layar penghapusan. |
14. Agregasi Volume
Di sistem keterlacakan, secara default semua volume akan dipisah ketika dilakukan transaksi, konversi, atau pencampuran di sistem.
Catatan: Ada pengecualian untuk beberapa produk kakao. Lihat Bagian 18. |
14.a Pengaturan Komoditas-Posisi Agregat
Anda bisa menyesuaikan pengaturan tertentu untuk setiap komoditas di tab Dashboard (Dasbor) dan memilih Pengaturan Komoditas:
Di Commodity Setting (Pengaturan Komoditas), "Aggregate Position" ("Posisi Agregat") membuat pengguna dapat menggabungkan semua perdagangan untuk level keterlacakan dengan karakteristik serupa yang diindikasikan ke dalam satu posisi stok saat mengonfirmasi suatu perdagangan (contoh; komoditas, subproduk, varietas, dsb.). Pengaturan ini dapat digunakan untuk membuat administrasi sistem keterlacakan menjadi lebih mudah. Opsi ini juga akan menghapus referensi dari Ringkasan Posisi Perdagangan & Stok.
Untuk melakukan tindakan di MultiTrace, silakan tonton video ini. |
15. Keterlacakan Multi Bahan
Produk multi bahan adalah produk yang berisi satu atau beberapa bahan besertifikat. Ini dapat berupa produk setengah jadi atau jadi seperti cokelat couverture, teh siap minum, campuran teh herbal, atau selai kacang hazel cokelat.
15.a Mempertahankan Multi Bahan
Untuk mengonfigurasi produk untuk digunakan dalam pelaporan multi bahan, Anda harus membuka bagian Laporkan Multi Bahan dan mengeklik Pertahankan Multi Bahan.
Isi bidang yang wajib. Jika Anda sudah siap menggunakan pelaporan multi bahan dan detailnya sudah benar, centang kotak Aktif dan klik Kirim.
Ada beberapa cara untuk membuat produk, tergantung kebutuhan pelaporan yang disepakati Anda dan klien Anda.
Untuk melakukan tindakan di MultiTrace, silakan tonton video ini. |
15.a.1 Tingkat Produk Stock Keeping Unit (SKU)
Ini merupakan level keterlacakan multi bahan paling rinci. Contoh ini menunjukkan cara membuat produk:
15.a.2 Tingkat Tipe Produk
Contoh kategori produk adalah lini produk es teh yang siap minum, lini produk produk kembang gula. Contoh ini menunjukkan cara membuat produk:
15.a.3 Tingkat Penjualan Curah
Contoh penjualan curah adalah semua produk berbeda yang Anda jual kepada pelanggan di setiap periode (bulan, kuartal, dsb.), misalnya campuran teh herbal atau buket bunga. Contoh ini menunjukkan cara membuat produk tingkat penjualan curah:
Setelah ditambahkan, Anda dapat melihatnya di Product Configuration (Konfigurasi Produk) untuk Multi Bahan. Buat Produk jadi melalui tindakan Laporkan Manufaktur.
15.b Laporkan Manufaktur
Setelah produk multi bahan terkonfigurasi, pilih ‘Report Manufacturing (‘Laporkan Manufaktur’):
Jelaskan proses manufaktur itu dengan mengisi semua bidang wajib yang diharuskan. Produk yang dikonfigurasi di Pertahankan Multi Bahan harusnya sekarang muncul di menu tarik turun Produk.
Anda harus menambahkan minimal satu posisi di bagian dari Posisi dengan mengeklik menu tarik turun Position (Posisi) dan memilih satu posisi. Jika produk Anda mengandung beberapa bahan, Anda dapat memilih posisi lain dan memilih bahan tambahan. Laporkan manufaktur menunjukkan berapa banyak volume besertifikat untuk suatu komoditas dan subproduk terkaitnya akan menghasilkan volume output yang mewakili semua bahan yang digunakan.
Misalnya, jika cokelat batang dibuat dengan bubur kakao dan lemak kakao dan mengandung bahan tidak besertifikat lainnya (misalnya gula), Anda harus menyebutkan jumlah bubuk dan bubur kakao besertifikat yang digunakan dalam bahan yang ingin Anda tambahkan, dan volume outputnya akan menunjukkan total cokelat (bahan besertifikat ditambah bahan tidak besertifikat) produk jadi tersebut. Dalam contoh di bawah, kita menggunakan 200 kg bubur kakao besertifikat dan 100 kg lemak kakao besertifikat untuk membuat produk ‘Cokelat Batang’ seberat 2000 kg:
Untuk melakukan tindakan di MultiTrace, silakan tonton video ini. |
Catatan: Volume yang terbentuk seiring waktu dapat menunjukkan secara agregat seberapa banyak suatu produk diproduksi. Dalam contoh di atas, proses manufaktur menunjukkan produksi sebulan dan bukan unit individual. |
15.c Ringkasan Stok Multi Bahan
Setelah perdagangan produk multi bahan dikonfirmasi atau dibuat melalui laporkan manufaktur terisi di layar Position Overview (Ringkasan Posisi) (lihat Bagian 4.A). Untuk melihat posisi, klik opsi untuk "Multi Ingredient" (‘Multi Bahan’):
15.d Menjual Produk Multi Bahan
Menjual produk multi bahan mengikuti proses yang sama seperti produk bahan tunggal (Lihat Bagian 6.A). Untuk memilih produk multi bahan Anda, pilih opsi Multi Ingredient (Multi Bahan) di layar transaksi di bagian Trade (Perdagangan):
Untuk melakukan tindakan di MultiTrace, silakan tonton video ini. |
15.d.1 Menutupi Jejak
Karena produk multi bahan dapat mengandung informasi sensitif, perusahaan memiliki opsi untuk menutupi jejak produk multi bahan ketika berdagang. Untuk melakukannya, centang kotak Mask Footprint (Tutup Jejak) di bagian posisi:
Ketika mencentang kotak ini, informasi pemegang sertifikat kebun, komoditas, subproduk, dan negara asal akan disembunyikan dari pembeli, tapi volume total dan angka SD dan SI terkait akan terlihat.
15.e Menebus dan Menghapus Produk Multi Bahan
Opsi untuk menebus atau menghapus produk multi bahan tidak tersedia di sistem dan saat ini tidak diwajibkan dalam standar.
16. Unggahan Excel
Untuk melakukan tindakan di MultiTrace, silakan tonton video ini. |
Untuk membantu melaporkan transaksi secara massal, bukan pelaporan individual, Multitrace memiliki fungsi "Transaction Upload" (‘Unggah Transaksi’) atau unggahan Excel yang memungkinkan Anda memproses tindakan berikut:
- Perdagangan Sell, Purchase, Redeem, Remove (Jual, Beli, Tebus, Hapus) untuk Bahan Tunggal (Video)
- Trade for Multi-ingredient (Perdagangan untuk Multi Bahan) (Video)
- Mix (Campur)
- Conversion (Konversi)
- Report Manufacturing (Laporkan Manufaktur) (Video)
Anda dapat menemukan fitur Transaction Upload (Unggah Transaksi) di bawah tab Trade Overview (Ringkasan Perdagangan) dan Upload Transaction (Unggah Transaksi):
16.a Mengunduh Templat untuk Digunakan
Anda harus mengisi templat Excel yang bisa diunduh dari sistem. Templat yang berbeda bisa diunduh langsung dari sistem mengeklik Upload Transaction (Unggah Transaksi). Setelah layar terbuka, klik Download Template (Unduh Templat) dan pilih templat mana yang ingin digunakan:
Catatan: Setelah diunduh, setiap templat memiliki tab berisi panduan yang menjelaskan apa yang dan tidak dibutuhkan di templat Excel. |
16.b Pemetaan Data
Sebelum melanjutkan di fitur Excel Upload (Unggahan Excel), pengguna harus mengatur Data Mapping (Pemetaan Data) untuk "memetakan’ bahasa sistem eksternal untuk bahasa MultiTrace.
Anda dapat melewati sebagian besar pemetaan data dengan menggunakan ID Stok di templat unggahan Excel.
Anda dapat mengeklik tombol Add mapping (Tambahkan Pemetaan) untuk mencantumkan terminologi baru atau mencantumkan entri baru yang akan menjadi bagian pemetaan Anda.
Untuk melakukan tindakan di MultiTrace, silakan tonton video ini. |
Catatan: Pemetaan sangat penting karena hanya bidang yang dipetakan yang akan diambil saat melakukan unggahan Excel. |
16.c Mengunggah Templat
Setelah Anda menyelesaikan Langkah A & B, langkah berikutnya adalah Anda harus mengunggah templat yang telah diisi.
Klik tombol Upload Excel (Unggah Excel) seperti terlihat pada gambar berikut:
MultiTrace akan meminta Anda menambahkan file untuk diunggah:
Pilih tipe templat yang akan Anda unggah dengan mengeklik "Choose File" (‘Pilih File’), pilih file yang ingin Anda unggah, dan klik "Upload" (‘Unggah’):
Setelah berhasil memproses file, MultiTrace akan membawa Anda ke langkah 2 dan di sini akan ditampilkan jumlah baris yang telah diproses untuk diunggah (ini berbeda-beda tergantung jumlah baris data yang Anda tambahkan di file).
Jika kesalahan terdeteksi, sistem akan menjelaskan perbaikan yang dibutuhkan. Unggahan tidak akan dilanjutkan hingga semua kesalahan diperbaiki.
Setelah data berhasil divalidasi, sistem akan mengaktifkan aktivitas unggahan massal yang sudah dipilih. Setelah unggahan massal diaktifkan, itu tidak dapat dibatalkan, dan transaksi yang dibuat harus diperbaiki secara manual, jika diperlukan.
17. Spesifikasi Kopi
17.a Pengiriman & Penerimaan
Kirim: Tanpa mengalihkan kepemilikan, Anda dapat menyimpan volume di anggota lain (gudang misalnya). Gunakan fungsi "Deliver" ("Kirim") untuk melaporkan volume yang telah Anda transfer ke anggota lain.
Pengiriman ini perlu dikonfirmasi oleh anggota penerima.
Terima: "Receipt" (‘Terima’) menunjukkan perubahan lokasi produk, seperti Kirim tapi dimasukkan dari pihak penerima di mana produk disimpan.
18. Spesifikasi Kakao
18.a Pencocokan Asal dan Pencampuran
Pencocokan asal diperkenalkan untuk memenuhi permintaan bagaimana kakao bersertifikat dari negara tertentu menguntungkan petani dari negara itu dan mengharuskan perusahaan membeli kakao bersertifikat dari negara yang sesuai dengan asal kakao yang digunakan dalam produk konsumen bersertifikat.
Di sistem keterlacakan, biji kakao kering dan keping kakao dari berbagai negara asal tidak boleh dicampur.
Untuk melakukan tindakan di MultiTrace, silakan tonton video ini. |
19. Spesifikasi Teh
19.a Tanda Jual
Tanda Jual harus dipilih saat melaporkan aktivitas pengolahan dari Daun Hijau menjadi Teh Olahan atau ketika menggunakan fungsi curah. Menambahkan tanda jual selalu dilakukan di tab Dashboard (Dasbor) dan mengeklik Selling Marks (Tanda Jual):
Jika tanda jual tidak tercantum, tanda jual yang baru harus dibuat sebelum melaporkan. Pertama, Anda harus mengeklik tombol tambah seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah:
Anda lalu dapat memberi nama merek penjualan Anda dan memberinya tanggal mulai dan berakhir. Jika Anda tidak ingin memberikan tanggal akhir, Anda dapat menggunakannya setiap kali Anda butuhkan.
Setelah posisi diproses (dicampur, di-dekafein, atau dibuat menjadi teh instan), tanda jualnya akan hilang.
Untuk melakukan tindakan di MultiTrace, silakan tonton video ini. |
Catatan: Jika klien Anda menunjukkan nama tanda jual salah di sistem dan Anda ingin memperbarui nama itu, Anda dapat memilih tanda jual dan mengedit namanya. Ini akan tampil di semua transaksi dari tanda jual itu. |
19.b Pencampuran
19.b.1 Pencampuran
Pencampuran merupakan opsi mencampur teh. Pencampuran akan menghapus tanda jual dari posisi.
Untuk melakukan tindakan di MultiTrace, silakan tonton video ini. Untuk melakukan tindakan melalui Excel Upload, silakan tonton video ini. |
19.b.2 Penggabungan
Jika Anda mengeklik opsi curah, tanda jual akan muncul dan Anda dapat menetapkan tanda jual baru. Anda harus memilih posisi Anda dan kuantitas yang ingin Anda jadikan jumlah curah dan mengirimkan aktivitas campuran Anda yang akan menggabungkan posisi stok Anda.
Harap dicatat bahwa Anda harus membuat merek penjualan Anda sendiri sebelum melakukan bulking.
Untuk melakukan tindakan di MultiTrace, silakan tonton video ini. |
19.c SD/SI Teh
Untuk semua volume teh yang ditebus (lihat Bagian 11) mulai 1 Juli 2023, Sustainability Differential (SD) dan Sustainability Investment (SI) akan diwajibkan. Di akhir kuartal tahun kalender, laporan akan dibuat untuk Anda lengkapi. Administrator akun akan diberi tahu lewat email saat laporan sudah tersedia.
Untuk mengakses laporan, klik tab “Laporan SD/SI”. Di sini Anda akan melihat ikhtisar laporan yang tersedia untuk diisi. Status laporan “Terbuka” artinya harus dilengkapi. Untuk mengedit laporan, klik nomor ID Laporan.
Untuk petunjuk tentang cara mengisi laporan, lihat Bagian 19.C.2.
19.c.1 Mengatur Tarif Default SD/SI
Sistem secara otomatis mengatur tarif untuk SD sebesar $10 per Metrik Ton dan untuk SI sebesar $40 per Metrik Ton. Untuk mengatur tarif default berbeda agar digunakan dalam layar pelaporan SD/SI, Anda dapat menentukan suatu tarif. Untuk menyesuaikan tarif default, klik “Konfigurasikan Tarif Default SD/SI”:
Ini akan membuka layar tempat Anda dapat mengedit tarif. Saat Anda sudah selesai mengedit tarif, klik “Simpan”:
19.c.2 Pelaporan SD/SI Teh
Setelah mengeklik ID laporan di ikhtisar “Laporan SD/SI”, Anda akan melihat laporan untuk dilengkapi. Pada laporan tersebut, tarif SD dan SI sudah diisi terlebih dahulu berdasarkan konfigurasi default Anda. Tarif SD dan SI dapat disesuaikan per baris laporan.
Untuk menyimpan informasi yang telah Anda perbarui dan kelak kembali lagi ke formulir, Anda dapat mengeklik “Simpan”. Untuk mengatur ulang semua informasi kembali ke tarif default dan mulai dari awal, Anda dapat mengeklik “Atur ulang”.
Setelah laporan sudah lengkap dan akurat, klik “Selesaikan”. Anda akan diminta menyelesaikan penafian hukum. Setelah Anda mengeklik “Setuju”, Rainforest Alliance akan menerbitkan faktur untuk jumlah total yang tertera di formulir akhir. Faktur akan dikirim lewat email.
20. Spesifikasi Tanaman Herbal & Rempah
20.a Campuran Teh Herbal
Campuran teh herbal dapat dibuat di sistem mengikuti panduan yang dijelaskan di Bagian 15.A.3. Beragam tanaman herbal dan rempah dapat dicampur dalam satu penjualan gabungan dan dijual seterusnya menggunakan fitur Mask Footprint (Tutup Jejak).
21. Spesifikasi Bunga
21.a Unit Pengukuran
Semua bunga dilaporkan dalam unit pengukuran “jumlah tangkai” bukan kilogram.
21.b Buket
Untuk melaporkan buket dalam sistem, perusahaan dapat menggunakan fungsi multi bahan (lihat Bagian 15)
22. Spesifikasi Pisang & Buah Segar
22.a Unit Pengukuran
Nanas, jeruk, dan pisang memiliki opsi untuk memilih pelaporan dalam berbagai unit pengukuran hingga kotak di transaksi. Unit pengukuran dapat diubah di bagian posisi dari transaksi:
Untuk melakukan tindakan di MultiTrace, silakan tonton video ini. |
23. Spesifikasi Buah Olahan
23.a Brix
Semua transaksi jus buah dan puree olahan mengharuskan perusahaan mengisi bidang Brix di transaksi. Brix dapat dimasukkan di bagian posisi dari transaksi:
Untuk melakukan tindakan di MultiTrace, silakan tonton video ini. |
24. Royalti
Royalti dihitung untuk setiap tanaman sesuai penjelasan di Syarat dan Ketentuan Umum Perjanjian Lisensi Rainforest Alliance berdasarkan aktivitas yang dilakukan di keterlacakan. Royalti dibebankan sekali dalam rantai pasokan.
Tab Finance (Keuangan) di layar awal memperlihatkan royalti per komoditas dan menampilkan ringkasan faktur. Tinjauan ini tidak menyertakan riwayat pembayaran.
25. Riwayat Perubahan
Versi no. | Berlaku Tanggal | Perubahan Signifikan | Sebelumnya Versi no. |
1.0 | Oktober 2022 | Versi baru | T/A |
1.1 | April 2023 | Penghapusan informasi tentang konversi Teh sebelum tindakan Redeem (Penukaran). | 1.0 |
1.2 | Mei 2023 | Pembaruan informasi mengenai agregasi (bagian 14) dan bagian referensi wajib baru di layar Sale (Penjualan), Conversion (Konversi), dan Redeem (Penukaran/Tebus). | 1.1 |
1.3 | Juli 2023 | Bagian baru untuk SD/SI teh (Bagian 19.C) | 1.2 |
1.4 | 18 Juli 2024 | Bagian 1: informasi Akses baru Bagian 2: definisi baru dan yang disempurnakan Bagian 3: TJU baru Bagian 4: Fitur ID Stok baru dalam Ringkasan. | 1.3 |
Penafian Penerjemahan
Untuk pertanyaan terkait akurasi informasi dalam naskah terjemahan ini, harap lakukan klarifikasi dengan versi resmi berbahasa Inggris.