1. Proses Sertifikasi untuk Kebun
Catatan: Panduan ini bersifat kontekstual dan memberikan gambaran umum proses sertifikasi. Jika Anda memerlukan panduan lebih lanjut tentang penggunaan MyRA dan sistem daring Rainforest Alliance lainnya, lihat panduan berikut:
1.1 Gambaran Umum Proses Sertifikasi untuk Kebun
Berikut adalah gambaran umum proses bagi Pemegang Sertifikat Kebun, mencakup fase persiapan untuk sertifikasi pertama kali serta siklus berikutnya untuk memperpanjang sertifikasi. Keterangan selengkapnya dapat dilihat di standar ini.
1.2 Rincian Umum Proses Sertifikasi
Langkah 1: Registrasi & Pembuatan Profil
Untuk mulai menggunakan sistem daring Rainforest Alliance, Anda harus terlebih dahulu melakukan registrasi di MyRA, pusat utama untuk semua produk dan layanan Rainforest Alliance.
Saat registrasi, Anda akan mengikuti salah satu dari dua cara berikut:
Membuat Organisasi Baru – Jika organisasi Anda belum terdaftar di MyRA, Anda akan membuat akun pengguna sekaligus profil organisasi baru.
Bergabung dengan Organisasi yang Sudah Ada – Jika Administrator Anda telah membuat profil organisasi, Anda akan menerima tautan undangan melalui email.
Langkah registrasi awal ini memastikan Anda dan organisasi Anda terhubung ke sistem Rainforest Alliance dan siap untuk melakukan aktivitas terkait sertifikasi.
Langkah 2: Permohonan Sertifikasi
Setelah profil organisasi disiapkan, langkah berikutnya adalah mengajukan permohonan sertifikasi. Proses ini mencakup:
Menentukan ruang lingkup sertifikasi – jumlah dan lokasi kebun, unit kebun, serta tanaman yang akan disertifikasi.
Meninjau persyaratan Anda – memahami standar dan kriteria yang berlaku untuk organisasi Anda sesuai peran dan ruang lingkupnya.
Mengisi Formulir Permohonan Sertifikasi (CAF) – memberikan rincian operasional, lokasi, dan tanaman yang akan digunakan untuk penawaran, audit, dan keputusan sertifikasi.
Proses ini dimulai di MyRA dengan mengikuti panduan pada dasbor. Sebagian langkah dilakukan langsung di MyRA, sementara lainnya akan mengarahkan Anda ke Platform Sertifikasi (RACP) untuk mengisi informasi lebih rinci.
Tahap ini menjadi dasar bagi proses sertifikasi selanjutnya, memastikan Anda dan Lembaga Sertifikasi memiliki informasi yang diperlukan untuk melanjutkan proses.
Langkah 3: Pembuatan kontrak
Selama proses permohonan, Anda akan melihat daftar Lembaga Sertifikasi resmi yang berwenang bekerja di wilayah Anda. Anda juga dapat melihat daftar lengkapnya di sini.
Prosesnya sebagai berikut:
Di Dalam Platform: Pilih Lembaga Sertifikasi Potensial
Pilih satu atau lebih Lembaga Sertifikasi yang ingin Anda hubungi.
Di Luar Platform: Bagikan Formulir Permohonan Sertifikasi
Kirimkan Formulir Permohonan Sertifikasi yang telah diisi kepada Lembaga Sertifikasi pilihan Anda.
Minta penawaran untuk layanan audit dan sertifikasi.Formulir Permohonan Sertifikasi (CAF).
Di Luar Platform: Tinjau dan Tandatangani Kontrak
Bandingkan penawaran dan pilih Lembaga Sertifikasi yang paling sesuai.
Tandatangani kontrak langsung dengan mereka.
Di Dalam Platform: Konfirmasi Kontrak di Platform Sertifikasi (“Jabat Tangan”)
Kembali ke RACP dan lakukan proses Jabat Tangan dengan memilih Lembaga Sertifikasi yang telah Anda kontrak.
Langkah ini mengonfirmasi kontrak dan memberikan akses kepada Lembaga Sertifikasi untuk melihat data Anda dan menyiapkan audit.
Langkah 4: Persiapan untuk Audit
Setelah kontrak ditandatangani dengan Lembaga Sertifikasi, langkah selanjutnya adalah mempersiapkan audit. Ini memastikan semua data kebun dan tanaman lengkap, akurat, dan siap diverifikasi.
Di Platform Sertifikasi Rainforest Alliance (RACP), Anda akan:
Melakukan verifikasi data kebun dan tanaman yang telah diimpor dari MyRA
Mengisi Kuesioner Data Indikator dengan rincian terbaru mengenai produksi, tenaga kerja, dan operasional
Melakukan validasi data geospasial untuk keperluan EUDR
Langkah 5: Sertifikasi
Lembaga Sertifikasi akan melakukan audit berdasarkan data yang Anda kirimkan. Anda mungkin diminta untuk menyelesaikan temuan ketidakpatuhan. Proses ini berlangsung dalam periode yang ditentukan peraturan sertifikasi, yaitu 10 minggu setelah hari terakhir audit, dengan komunikasi rutin antara Anda dan Lembaga Sertifikasi. Setelah ketidakpatuhan diselesaikan, Lembaga Sertifikasi akan meninjau hasil audit dan menyelesaikannya.
Setelah proses sertifikasi selesai dan Anda menerima sertifikat sebagai Pemegang Sertifikat Kebun, Anda akan dapat mengakses Layanan Keterlacakan dan layanan sertifikasi lainnya melalui MyRA.
2. Proses Sertifikasi untuk Organisasi Rantai Pasok
Catatan: Panduan ini bersifat kontekstual dan memberikan gambaran umum proses sertifikasi. Jika Anda memerlukan panduan tentang penggunaan MyRA dan sistem daring Rainforest Alliance lainnya, lihat panduan berikut:
2.1 Gambaran Umum Proses untuk Organisasi Rantai Pasok
Berikut adalah gambaran umum proses bagi Organisasi Rantai Pasok, yang menjelaskan fase dan tahapan menuju sertifikasi untuk Organisasi Rantai Pasok.
Setelah Organisasi Rantai Pasok menyelesaikan ruang lingkup sertifikasi, informasi tersebut akan digunakan untuk melakukan Penilaian Risiko Rantai Pasok (SCRA).
Berdasarkan hasil SCRA, Rainforest Alliance menentukan tingkat risiko dan alur sertifikasi yang sesuai, seperti berikut:
Jalur Audit – Organisasi Rantai Pasok dengan risiko tinggi (Tingkat Risiko B–C) wajib menjalani audit pihak ketiga penuh oleh Lembaga Sertifikasi yang berwenang.
Jalur Endorsemen – Organisasi Rantai Pasok dengan risiko rendah (Tingkat Risiko A) dapat disertifikasi melalui proses tinjauan internal yang difasilitasi oleh Rainforest Alliance melalui penilaian mandiri.
Meskipun alur akhirnya berbeda, semua Organisasi Rantai Pasok memulai proses sertifikasi dengan cara yang sama: mendaftar di MyRA, mengisi rincian operasional, dan mengirimkan Ruang Lingkup Sertifikasi.
Setelah Anda mengirimkan Ruang Lingkup Sertifikasi, Rainforest Alliance akan mengonfirmasi alur sertifikasi yang ditetapkan melalui email. Untuk informasi lebih lanjut mengenai rentang waktu dan persyaratan, silakan merujuk ke Peraturan Sertifikasi dan Audit untuk Rantai Pasokan.
Di bawah ini adalah rincian proses untuk kedua alur, yaitu Audit dan Endorsemen.
2.2 Sertifikasi melalui Audit (Jalur 1)
Ini adalah jalur standar untuk Organisasi Rantai Pasok yang mengelola volume bersertifikasi, menangani keterlacakan, atau beroperasi pada titik kontrol kritis dalam rantai pasok, sehingga dikategorikan memiliki tingkat risiko lebih tinggi (B–C).
Sebuah sertifikat akan diterbitkan ketika Organisasi Rantai Pasok berhasil menyelesaikan seluruh proses sertifikasi, termasuk audit yang dilakukan oleh pihak independen yang berwenang, yaitu Lembaga Sertifikasi. Sertifikat ini merupakan pengakuan resmi bahwa operasi Anda sepenuhnya mematuhi persyaratan sertifikasi Rainforest Alliance terkait keberlanjutan, keterlacakan, dan tanggung jawab sosial.
Langkah 1: Registrasi & Pembuatan Profil
Untuk mulai menggunakan sistem daring Rainforest Alliance, Anda harus terlebih dahulu melakukan registrasi di MyRA, pusat utama untuk semua produk dan layanan Rainforest Alliance.
Langkah registrasi awal ini memastikan Anda dan organisasi Anda terhubung ke sistem Rainforest Alliance dan siap untuk melakukan aktivitas terkait sertifikasi.
Untuk informasi lebih lanjut tentang cara melakukan registrasi, silakan lihat panduan “Panduan Awal MyRA untuk Semua Pengguna [Getting Started With MyRA for All Users]”
Langkah 2: Permohonan Sertifikasi
Untuk mengajukan aplikasi, Anda akan diminta menyediakan informasi utama yang diperlukan untuk menentukan ruang lingkup sertifikasi Anda, termasuk lokasi, tanaman, dan operasi Anda.
Setelah seluruh rincian yang diperlukan dikirimkan, Rainforest Alliance akan meninjau informasi tersebut dan menetapkan tingkat risiko Anda. Hasil penilaian risiko akan dikirimkan melalui email, disertai instruksi untuk melanjutkan ke tahap audit sertifikasi.
Selanjutnya, Anda akan mengikuti langkah-langkah untuk menyelesaikan Formulir Permohonan Sertifikasi (CAF) dan menjalani audit sesuai ketentuan yang berlaku.
Langkah 3: Pembuatan kontrak
Selama proses permohonan, Anda akan melihat daftar Lembaga Sertifikasi resmi yang berwenang bekerja di wilayah Anda. Anda juga dapat melihat daftar lengkapnya di sini.
Untuk melanjutkan proses penandatanganan kontrak, kirimkan Formulir Permohonan Sertifikasi (CAF) yang telah diisi kepada satu atau lebih Lembaga Sertifikasi melalui email dan mintalah penawaran harga.
Setelah menyetujui persyaratan, Anda akan menandatangani kontrak dengan Lembaga Sertifikasi pilihan Anda.
Terakhir, kontrak tersebut harus dikonfirmasi di Platform Sertifikasi Rainforest Alliance (RACP) melalui proses yang disebut “Jabat Tangan”, yang menghubungkan organisasi Anda dengan Lembaga Sertifikasi di dalam sistem.
Langkah 4: Persiapan untuk Audit
Setelah kontrak ditandatangani dengan Lembaga Sertifikasi, langkah selanjutnya adalah mempersiapkan audit. Langkah ini memastikan bahwa semua data terkait tanaman dan rantai pasok lengkap, akurat, dan siap diverifikasi.
Anda akan menggunakan Platform Sertifikasi Rainforest Alliance (RACP) untuk melakukan verifikasi data tanaman dan rantai pasok tersebut.
Langkah 5: Sertifikasi
Lembaga Sertifikasi akan melakukan audit berdasarkan data yang Anda berikan selama fase permohonan sertifikasi.
Jika ditemukan ketidakpatuhan, Anda mungkin diminta untuk melakukan tindakan koreksi dan menyediakan bukti tambahan. Setelah semua ketidakpatuhan terselesaikan, Lembaga Sertifikasi akan meninjau hasil dan menyelesaikan audit.
Setelah proses sertifikasi selesai, Anda akan menerima sertifikat Anda. Sebagai Organisasi Rantai Pasokan bersertifikasi, Anda dapat terus menggunakan MyRA untuk mengakses layanan Keterlacakan, Klaim, dan layanan Rainforest Alliance lainnya.
2.3 Sertifikasi melalui Endorsemen (Jalur 2)
Ini adalah jalur yang disederhanakan dan tersedia bagi Organisasi Rantai Pasok yang menerima penilaian “risiko rendah” (tingkat A) berdasarkan Penilaian Risiko Rantai Pasok.
Dalam jalur ini, Surat Endorsemen diterbitkan tanpa memerlukan audit penuh. Surat ini menjadi pengakuan resmi bahwa operasi Anda memenuhi persyaratan sertifikasi Rainforest Alliance terkait keberlanjutan, keterlacakan, dan tanggung jawab sosial.
Langkah 1: Registrasi & Pembuatan Profil
Untuk mulai menggunakan sistem daring Rainforest Alliance, Anda harus terlebih dahulu mendaftar di MyRA seperti dijelaskan sebelumnya.
Langkah 2: Permohonan Sertifikasi
Untuk mengajukan aplikasi, Anda akan diminta menyediakan informasi utama yang diperlukan untuk menentukan ruang lingkup sertifikasi Anda, termasuk lokasi, tanaman, dan operasi Anda.
Setelah seluruh rincian yang diperlukan dikirimkan, Rainforest Alliance akan meninjau informasi tersebut dan menetapkan tingkat risiko Anda. Hasil penilaian risiko akan dikirimkan melalui email, disertai instruksi untuk melanjutkan ke tahap endorsemen sertifikasi.
Langkah 3: Penilaian Mandiri
Anda kemudian akan melakukan penilaian mandiri di RACP.
Penilaian mandiri ini berupa kuesioner daring berdasarkan Standar Pertanian Berkelanjutan Rainforest Alliance. Kuesioner meminta Anda untuk meninjau praktik organisasi dan mengonfirmasi apakah praktik tersebut menunjukkan kepatuhan, ketidakpatuhan, atau tidak berlaku. Setiap bagian dilengkapi panduan dan penjelasan untuk membantu Anda menjawab secara akurat.
Langkah 4: Sertifikasi
Data Anda akan diverifikasi oleh tim Rainforest Alliance. Anda mungkin diminta memberikan klarifikasi tambahan selama proses peninjauan.
Jika disetujui, Anda akan menerima Surat Endorsemen yang mengonfirmasi kepatuhan terhadap persyaratan lisensi dan keterlacakan.
Jika tidak disetujui, Anda mungkin diarahkan untuk menjalani proses Audit guna mendapatkan sertifikasi.
Setelah disetujui, Anda akan terdaftar sebagai Organisasi Rantai Pasokan Bersertifikasi dan dapat menggunakan layanan Keterlacakan, Klaim, serta layanan lainnya di MyRA.
3. Masih Perlu Bantuan?
Jika Anda membutuhkan bantuan dalam menggunakan sistem daring Rainforest Alliance atau menavigasi proses sertifikasi, Anda dapat menemukan informasi tambahan pada panduan berikut.
Terima kasih telah meninjau panduan ini. Jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut, silakan hubungi customersuccess@ra.org