RACP Panduan Pengguna Untuk Pemegang Sertifikat Kebun

Apa yang dapat Anda lakukan di RACP?

Daftar di RACP untuk mengikuti program Rainforest Alliance 2020. Di sini, Anda dapat membuat akun, memperoleh sertifikat Rainforest Alliance, mengelola lisensi, melaporkan keterlacakan, memeriksa informasi keuangan, dan mengirimkan permintaan persetujuan klaim.

Siapa yang perlu mendaftar di RACP?

Pendaftaran di RACP berlaku untuk:

• Produsen: kebun kecil, kebun besar, kelompok kebun
• Pelaku Rantai Pasokan (termasuk Retailer, Perusahaan Jasa Makanan, Pemilik Merek)

Apa kegunaan panduan pengguna ini?

Panduan pengguna ini membantu Pemegang Sertifikat Kebun menavigasi RACP selama proses pendaftaran dan sertifikasi, proses perpanjangan sertifikasi, dan cara mengelola pengguna dan kontak.

1. Mengirim permintaan pendaftaran Anda

• Buka halaman pendaftaran RACP di sini.
• Tentukan bahasa pilihan Anda di pop-up atau di pojok kanan atas.
• Baca informasi tentang kebun dan klik “Lanjutkan”.
• Berikan informasi organisasi Anda:
  • Rincian organisasi:
    • nama organisasi;
    • jika berlaku, ID Rainforest Alliance/UTZ lama Anda.
    • tanaman utama Anda.
    • semua aktivitas tambahan.
  • Alamat organisasi: ini adalah lokasi tempat kebun/kelompok dikelola.
  • Detail pribadi: nama depan, nama belakang, dan alamat email bisnis Anda.
  • Syarat & Ketentuan:
    • Baca dan terima Syarat & Ketentuan.
    • Kirimkan pendaftaran Anda: klik "Kirim partisipasi".

2. Membuat profil sertifikasi Anda

Setelah Anda menerima email aktivasi, klik tautan di email untuk mengaktifkan nama pengguna dan mengatur kata sandi baru Anda.

Anda akan mendarat di Dasbor Anda di layar berikut:

Beri tahu kami apa yang ingin Anda sertifikasi, dengan menunjukkan:

• Sebutkan berapa banyak kebun kecil dan/atau besar yang ingin Anda sertifikasi. Anda dapat menambahkan lebih banyak belakangan.
• jika semua kebun dimiliki atau disewa oleh satu perusahaan atau pemilik:
  • Sebuah kebun tunggal atau multi-kebun memiliki satu pemilik. Jika ini berlaku untuk Anda, pilih Ya.
  • Sebuah kelompok kebun memiliki beberapa kebun dengan beberapa pemilik kebun. Jika ini berlaku untuk Anda, pilih Tidak.
• alamat Lokasi Manajemen Pusat.
• jika Anda membeli produk bersertifikasi dari pemegang sertifikat kebun lain. Harap jawab Ya hanya jika Anda membeli dari pemegang sertifikat yang tidak termasuk dalam ruang lingkup Anda.
• semua lokasi/subkontraktor tambahan untuk ditambahkan ke sertifikasi Anda.
• Ringkasan: Klik "Kirim" untuk melanjutkan ke langkah berikutnya.

Untuk setiap pengeditan yang diperlukan, klik tombol "Edit" di bawah Tindakan.

Anda sekarang berada di bagian "Ringkasan Sertifikasi", tempat Anda dapat melihat ruang lingkup Sertifikasi Anda.

2.1. Menambah dan mengelola lokasi/subkontraktor

Di bagian “Cakupan sertifikasi”, edit lokasi Anda.

Situs dalam ringkasan ini adalah Lokasi Manajemen Pusat (Central Management Location, CML) yang Anda sebutkan saat membuat akun. Setiap Pemegang Sertifikat Kebun harus memiliki setidaknya satu lokasi di profil mereka untuk dapat mengonfirmasi ruang lingkup. Klik "Edit" untuk mengisi informasi tambahan tentang CML.

Dalam formulir baru, isi informasi yang berlaku:

1. Rincian: masukkan informasi lokasi Anda.
2. Tanaman: pilih tanaman bersertifikasi Rainforest Alliance yang terhubung dengan lokasi ini
3. Kegiatan: menunjukkan kegiatan apa yang dilakukan di lokasi ini. Pilih "Perdagangan" jika tidak ada aktivitas lain yang berlaku untuk lokasi ini.
4. Input: menunjukkan apa (sub) produk yang diperdagangkan dari atau diproses di lokasi ini.
5. Output: menunjukkan apa (sub) produk yang keluar dari lokasi ini.
6. Keterlacakan: tunjukkan jenis keterlacakan produk yang ditangani di lokasi ini. Pilih semua jenis tingkat keterlacakan yang berlaku untuk sertifikasi Anda.
7. Pertanyaan sertifikasi: jawab pertanyaan di bagian ini untuk membantu kami mengidentifikasi ruang lingkup Anda. Lebih banyak pertanyaan mungkin muncul tergantung pada jawaban Anda. Beberapa pertanyaan diisi sebelumnya berdasarkan informasi yang Anda berikan di profil.
8. Ringkasan: di sini Anda dapat melihat ringkasan informasi yang Anda masukkan sejauh ini. Jika perlu mengedit, klik tombol "Kembali" untuk mengedit entri sebelumnya. Jika tidak diperlukan, klik "Kirim" untuk melanjutkan ke langkah berikutnya.

Jika Anda memiliki lebih banyak lokasi (misalnya fasilitas pemrosesan) atau ingin menambahkan subkontraktor apa pun ke ruang lingkup sertifikasi Anda, klik tombol hijau "Tambahkan lokasi baru" di bagian “ruang lingkup Sertifikasi” Anda, dan ulangi langkah di atas.

Catatan: Dalam kasus adanya beberapa lokasi, pastikan lokasi manajemen dipilih sebagai Lokasi Manajemen Pusat.

2.2. Mengonfirmasi ruang lingkup sertifikasi & lihat persyaratan

Kini Anda dapat mengonfirmasi ruang lingkup Anda Buka bagian ruang lingkup Sertifikasi Anda, dan klik tombol hijau "Konfirmasi ruang lingkup dan lihat persyaratan".

Hal ini akan menghasilkan persyaratan yang berlaku untuk organisasi Anda, berdasarkan informasi yang dimasukkan dalam profil Anda.

Di bagian Persyaratan, Anda dapat meninjau dan mengunduh file Excel dengan semua persyaratan yang berlaku. Setelah selesai, klik tombol "Kembali".

Jika telah membuat perubahan lebih lanjut pada ruang lingkup sertifikasi (kebun dan/atau lokasi), Anda perlu mengonfirmasi ulang ruang lingkup dan melihat persyaratan lagi. Untuk melakukannya, klik tombol hijau "Konfirmasi ulang ruang lingkup dan lihat persyaratan".

 

2.3. Mengedit nomor estimasi & kepemilikan kebun Anda

Jika selama pembuatan profil sertifikasi Anda telah memasukkan jumlah yang salah dari perkiraan kebun, dan/atau jenis kepemilikan kebun, Anda dapat memperbarui informasi ini sebagai berikut:

• Pada tab Ringkasan Sertifikasi, klik "Edit".

Di layar berikutnya Anda dapat:

• memperbarui perkiraan jumlah kebun kecil dan kebun besar.
• status kepemilikan.

Klik "Kirim" untuk menyimpan perubahan Anda.

Butuh Bantuan?

Telusuri TJU di akhir panduan pengguna ini untuk informasi lebih lanjut.

3. Mendaftarkan audit Anda

3.1. Menghubungi Badan Sertifikasi (CB) resmi

Anda harus menandatangani perjanjian sertifikasi dengan CB yang dipilih. Anda dapat menemukan daftar CB resmi di sini dan meminta penawaran.

Silakan kirim Formulir Permohonan Sertifikasi (CAF) ke CB Anda, termasuk dokumentasi yang disebutkan dalam CAF Anda.

3.2. Mengisi CAF

Formulir Permohonan Sertifikasi (CAF) merupakan dokumen wajib diisi oleh Pemegang Sertifikat dan Lembaga Sertifikasi sepanjang Proses Sertifikasi Standar kebun Berkelanjutan 2020.

Unduh versi terbaru CAF Anda di RACP (di bagian Badan Sertifikasi) atau di situs web Rainforest Alliance di sini. Pastikan Anda menggunakan dokumen yang benar tergantung pada situasi kebun Anda:

• Kebun tunggal dan Multi-kebun;
• Kelompok kebun

Isi tab merah 1. Formulir permohonan.

3.3. Mengonfirmasi kontrak di RACP (jabat tangan)

Setelah menandatangani perjanjian sertifikasi dengan CB, Anda perlu mengonfirmasi hal ini di RACP. Langkah ini akan memberi CB akses ke informasi yang diperlukan di profil Anda.

Ada dua cara untuk melakukan ini, seperti yang diilustrasikan di bawah ini.

3.3.a. Kirim permintaan ke CB Anda

Untuk mengirim permintaan ke CB, ikuti langkah-langkah di bawah ini:

- Buka tab "Ringkasan Sertifikasi", klik tombol "Detail" lisensi dalam status Tertunda.

- Klik pada tab "Persiapan lisensi" Anda;

- Di bagian "Badan Sertifikasi Anda", klik "Buka".

- Daftar Badan Sertifikasi resmi akan muncul. Klik "Konfirmasi kontrak" di sebelah nama CB yang telah menandatangani kontrak dengan Anda.

- CB akan menerima permintaan Anda. Sebelum hal ini dikonfirmasi, status permintaan Anda akan Menunggu tanggapan.

- Saat CB menerima permintaan Anda, kontrak Anda dengan CB secara resmi ditandatangani di RACP.

3.3.b. Menerima permintaan dari CB Anda

Jika CB mengirimi Anda permintaan kontrak, ikuti langkah-langkah di bawah ini:

- Buka tab "Ringkasan Sertifikasi", klik tombol "Detail" lisensi dalam status Tertunda.

- Buka tab persiapan Lisensi Anda.

- Di bagian "Badan Sertifikasi Anda", klik tombol "Buka".

- Anda akan melihat undangan dari CB Anda. Klik pada tombol hijau "Lihat undangan".

- Pada panel di sisi kanan, klik "Ya, kami telah menandatangani kontrak", dan kemudian pada "Terima Undangan".

- Kontrak Anda dengan CB Anda sekarang resmi ditandatangani di RACP.

4. Mempersiapkan audit Anda

Setelah menerapkan semua persyaratan yang berlaku, Anda dapat mulai merencanakan audit. Pastikan untuk menyelesaikan langkah-langkah berikut:

• Tambahkan dan/atau perbarui informasi Kebun Anda.
• Mengunduh, menyelesaikan, dan mengunggah penilaian mandiri di RACP.
• Mengisi data Indikator Anda.

Di bawah ini Anda dapat menemukan semua langkah yang dijelaskan.

4.1. Menambahkan atau memperbarui informasi kebun Anda.

Buka tab "Ringkasan Sertifikasi", klik tombol "Detail" lisensi dalam status Tertunda. Dalam "Ruang lingkup sertifikasi" Anda, klik tombol kuning "Kebun" untuk ringkasan kebun Anda.

Apa langkah Anda selanjutnya?

• untuk kebun tunggal atau multi-kebun, ikuti petunjuk dalam paragraf 4.1.1;
• untuk kelompok kebun, ikuti petunjuk dalam paragraf 4.1.2.

4.1.1. Kebun tunggal & multi-kebun

Di bagian Informasi Kebun, Anda dapat menemukan: 

1. Ringkasan kebun (lihat kotak 1 pada gambar di atas) yang Anda masukkan di profil sertifikasi. Untuk setiap kebun, pemberitahuan berwarna merah akan mengingatkan Anda untuk Memberikan informasi. Untuk melakukannya, klik "Edit" di setiap kebun. Formulir baru akan terbuka, isi bidang wajib dengan tanda bintang merah sebagai berikut:
   1. Informasi umum: tambahkan informasi tentang satu kebun. 
   2. Operator/Manajer Kebun: berikan rincian kontak operator kebun/pemilik (ini bukan informasi wajib). 
   3. Informasi Ketenagakerjaan: Tambahkan informasi tentang jumlah karyawan yang bekerja di kebun ini.
   4. Tanaman dan Volume: Perbarui informasi tentang tanaman Anda. Tanaman Anda telah dimasukkan sebelumnya saat mendaftarkan akun. Klik ikonntuk mengedit tanaman Anda. Di sini Anda dapat menambahkan varietas tanaman, luas tanaman dan perkiraan volume panen. Jika kebun ini memanen lebih dari satu tanaman, Anda dapat menambahkan tanaman baru (klik tombol “Tanaman baru“).
   5. Unit kebun: masukkan ID unit kebun, luas unit kebun, serta garis lintang dan garis bujur, jika ada. Garis lintang dan garis bujur akan digunakan selama penilaian risiko.
   6. Klik “Perbarui“ untuk kembali ke layar “Informasi kebun“ Anda. 
2. Tambahkan kebun baru (lihat kotak 2 pada gambar di atas): gunakan tombol ini untuk memasukkan lebih banyak kebun, jika diperlukan. 
3. Hasil panen dan volume produk (lihat kotak 3 pada gambar di atas): setelah memberikan informasi tentang semua kebun Anda, klik “Berikan data panen Anda“ untuk mengisi Subproduk (jika ada lebih dari satu subproduk, pilih subproduk utama) dan Tanggal mulai panen. Kemudian klik “Simpan“.

Setelah informasi kebun Anda selesai, buka paragraf 4.2 untuk melanjutkan sertifikasi.

4.1.2. Kelompok kebun

Sebagai Kelompok kebun, Anda dapat dengan mudah menambahkan kebun Anda ke profil sertifikasi Anda dengan mengunggah Daftar Anggota Grup (GMR) Anda. Atau, Anda juga dapat menambahkan kebun secara manual ke profil sertifikasi dengan mengeklik tombol Tambahkan kebun baru dan mengisi formulir.

Di bagian Informasi Kebun klik tombol "Gunakan GMR". Hal ini memungkinkan Anda untuk mengunduh dan mengunggah Daftar Anggota Grup (GMR) Anda.

Unduh dan unggah Daftar Anggota Kelompok (GMR)

Di bagian Impor GMR, Anda memiliki tiga opsi:

1. Unggah daftar anggota grup (GMR) Anda:

• Anda dapat mengunggah GMR Anda untuk memasukkan kebun Anda. Pastikan templat GMR Anda dalam bahasa yang sama dengan RACP saat mengunggah file Anda.

2. Unduh daftar anggota grup Anda (GMR):

• Unduh versi yang benar dari GMR. 
• Anda hanya perlu mengisi kolom A sampai Z di lembar 1 “Informasi kebun“; kolom A sampai G di lembar 2 “Tanaman Bersertifikasi“, dan kolom A sampai E di lembar 3 “Unit Kebun“. 
• Anda tidak perlu mengisi apa pun di lembar “dasbor“.
• Jika telah diberikan, data akan digunakan untuk mengisi GMR ini.

3. Unduh Laporan Kesalahan:

• Laporan kesalahan dibuat saat GMR diunggah dan berisi lebih dari 50 kesalahan (data tidak tepat). Ini akan membantu Anda memperbaiki kesalahan dalam GMR. Setelah memperbarui GMR Anda, unggah lagi dengan mengulangi proses pengunggahan.

Interpretasi data

Untuk informasi lebih lanjut tentang cara menafsirkan kesalahan apa pun selama pengunggahan GMR, silakan lihat di bawah ini:

• • • Jika ada kurang dari 50 kesalahan dalam unggahan Anda, ikuti langkah-langkah di paragraf Proses Validasi GMR dan interpretasi data (<50 kesalahan).
    • Jika ada lebih dari 50 kesalahan dalam unggahan Anda, ikuti langkah-langkah di paragraf Proses Validasi GMR dan interpretasi data (>50 kesalahan).

Proses Validasi GMR dan interpretasi data (<50 kesalahan)

Setelah mengunggah GMR, Anda akan dipandu dalam proses validasi untuk membantu kami menginterpretasikan data Anda. Di sini Anda dapat memberikan data dan angka yang belum tercantum dan mengidentifikasi kesalahan. Isi bagian yang kosong dan klik “Lanjutkan”.

Di tab terakhir “Pemeriksaan validasi” Anda akan melihat hasil validasi. Di sini Anda juga akan melihat Peringatan, yang kami sarankan untuk dibaca agar GMR Anda makin akurat.

Jika Anda ingin melakukan perubahan pada GMR, klik “Batalkan unggahan” di sisi kiri, lalu ulangi proses pengunggahan sesuai penjelasan di atas.

Saat GMR siap, Anda dapat melanjutkan dengan mengeklik “Konfirmasi” untuk benar-benar mengunggah GMR.

Proses Validasi GMR dan interpretasi data (>50 kesalahan)

Jika lebih dari 50 kesalahan diidentifikasi saat mengunggah GMR Anda, laporan kesalahan akan dibuat. Ini menandai data yang salah dalam dokumen Anda. Laporan kesalahan membantu Anda menemukan kesalahan di GMR Anda dan memahami apa yang diperlukan untuk memperbaikinya.

Pesan pop up akan memandu Anda untuk "Unduh" laporan kesalahan.

Laporan kesalahan dalam format Excel dan terdiri dari 4 lembar:

1. Informasi kebun:
    Tunjukkan kesalahan yang terjadi di lembar “1. informasi kebun” dari GMR. Perbaiki semua kesalahan untuk melanjutkan.
2. Tanaman bersertifikasi:
    Tunjukkan kesalahan yang terjadi di  lembar “2. Tanaman bersertifikasi” dari GMR. Perbaiki semua kesalahan untuk melanjutkan.
3. Unit kebun:
    Tunjukkan kesalahan yang terjadi di lembar “3. Unit kebun” dari GMR. Perbaiki semua kesalahan untuk melanjutkan.
4. Peringatan:
    Sorot peringatan yang mungkin menarik perhatian Anda. Koreksi tidak wajib, dan unggahan tidak diblokir jika kesalahan tidak diperbaiki.

Sebagai alternatif, Anda dapat mengunduh laporan kesalahan Anda di tab "Persiapan lisensi" dan pada "Daftar anggota Grup Impor". Di menu berikutnya, klik "Pilih" dan kemudian "Unduh Laporan Kesalahan".

Unggah ulang GMR Anda setelah kesalahan diperbaiki, dengan mengikuti langkah-langkah yang ditunjukkan dalam paragraf Unduh dan unggah Daftar Anggota Kelompok (GMR) Anda.

Cara mengetahui pengunggahan GMR Anda berhasil dilakukan

Jika GMR diisi dengan benar dan berhasil diunggah, informasi dalam GMR akan ditampilkan secara terstruktur di RACP, dan profil Anda otomatis diperbarui. Notifikasi di bawah ini akan tampil di layar GMR Anda:

Jika ada kesalahan dalam GMR dan pengunggahan tidak berhasil, akan ada notifikasi yang ditampilkan di layar.

Unduh laporan kesalahan dan ikuti petunjuknya di paragraf “Mengunduh dan Mengunggah Daftar Anggota Kelompok “ di panduan ini.

Berikut ini beberapa kesalahan umum beserta solusinya untuk membantu Anda mengunggah GMR yang valid, jika pengunggahan tidak berhasil:

4.1.3. Panen dan volume produk

Setelah berhasil mengunggah GMR Anda, kembali ke bagian Informasi kebun untuk menambahkan hasil panen dan volume produk. Klik "Berikan data panen Anda" untuk mengisi Subproduk (jika ada lebih dari satu subproduk, Anda dapat memilih subproduk utama) dan Tanggal mulai panen. Kemudian klik "Simpan".

4.2. Memelihara dan mengedit kebun

Jika diperlukan, Anda dapat memperbarui informasi di salah satu kebun yang ada. Ikuti langkah-langkah berikut:

1. Buka “Ringkasan Sertifikasi” dan klik “Detail”.
2. Klik pada tombol kuning "Kebun".
3. Di bagian Informasi kebun, Anda akan melihat ringkasan kebun yang Anda masukkan di profil sertifikasi Anda. Untuk memperbarui informasi yang ada, klik "Edit".
4. Isi bidang wajib dengan tanda bintang merah dalam formulir:
   • Informasi umum: perbarui informasi tentang kebun tertentu.
   • Operator/Manajer Kebun: perbarui detail kontak operator kebun/pemilik (ini bukan informasi wajib).
   • Informasi Ketenagakerjaan: perbarui informasi tentang jumlah karyawan yang bekerja di kebun ini.
   • Tanaman dan Volume: Perbarui informasi tentang tanaman Anda. Klik padauntuk mengedit tanaman Anda. Di sini Anda dapat menambahkan varietas tanaman, luas tanaman dan perkiraan volume panen. Jika kebun ini memanen lebih dari satu tanaman, Anda dapat menambahkan tanaman baru di sini.
   • Unit kebun: perbarui ID unit kebun dan area unit kebun. Klik "Simpan" untuk melanjutkan. Anda dapat menambahkan lebih banyak unit kebun jika diperlukan dengan cara yang sama.
   • Klik "Perbarui" untuk kembali ke layar Informasi kebun Anda.

4.3. Mengunggah Poligon Anda

Untuk memberikan data poligon, masuk ke RACP, buka tab “Ringkasan Sertifikasi”, dan klik tombol “Detail” lisensi dalam status Tertunda. 

Di bagian “Ruang Lingkup sertifikasi”, klik tombol “Kebun” dan di bagian “Informasi kebun” klik “Gunakan Data Geo”.

Dengan mengeklik tombol “Gunakan Data Geo”, Anda mengakses bagian “Informasi Geodata”. Di bagian ini, Anda dapat menemukan ringkasan ruang lingkup kebun, dan dapat mengunggah poligon. 

Untuk mengunggah poligon dalam format .KML dan/atau .JSON, klik tombol “Klik di sini” di bawah Unggah file Geodata. Klik “Pilih file”, lalu pilih file di folder komputer, kemudian klik “Unggah file”.

Layar baru akan terbuka yang menampilkan hasil validasi poligon yang diberikan. 

Di layar ini, Anda dapat melihat dua bagian yang memuat hasil validasi tersebut, yaitu: Unit kebun dan Poligon. 

Dari hasil validasi ini Anda dapat mengetahui ada tidaknya kesalahan pada poligon yang diunggah.

Unit kebun: Bagian ini menyajikan informasi mengenai ID unit kebun yang dicantumkan di poligon.  

Poligon: Bagian ini menyajikan informasi mengenai validasi yang dilakukan pada poligon yang aktual.

Jika tidak ada kesalahan, klik “Konfirmasi” untuk mengunggah poligon. Pesan pop-up berwarna hijau akan muncul menginformasikan bahwa poligon berhasil diunggah. 

Jika tidak ada kesalahan, klik “Konfirmasi”. Di layar selanjutnya, Anda dapat mengunduh laporan Kesalahan.  

Setelah kesalahan dalam file diperbaiki, unggah kembali file tersebut dengan mengikuti petunjuk di paragraf ini.

4.4. Penilaian risiko

Penilaian Risiko GIS (GIS Risk Assessment) merupakan alat yang dikembangkan oleh Rainforest Alliance untuk mengidentifikasi risiko deforestasi dan perambahan kawasan lindung, yang dapat mengancam terpenuhinya kepatuhan terhadap persyaratan standar dan perkiraan hasil keberlanjutan di tahap awal. 

Penilaian risiko didasarkanpada titik geolokasi dan/atau poligon yang diberikan di RACP pada persiapan lisensi dan dilakukan di RACP. Penilaian risiko akan melakukan pemeriksaan untuk memastikan bahwa unit kebun berada di lahan, negara dalam ruang lingkup sertifikasi, dan bahwa tidak ada tumpang tindih di antara poligon unit kebun. Tiap unit kebun diberi tingkat risiko deforestasi dan perambahan ke kawasan lindung.

4.4.1. Memulai Penilaian Risiko

Untuk memulai penilaian risiko, masuk ke RACP, buka tab “Ringkasan Sertifikasi”, dan klik tombol “Detail” lisensi dalam status Tertunda. 

Di bagian “Ruang Lingkup sertifikasi”, klik tombol “Kebun” dan di bagian “Informasi kebun” klik “Gunakan Data Geo”. 

Dengan mengeklik tombol “Gunakan Data Geo”, Anda akan tiba di bagian “Informasi Geodata”. Klik tombol “Penilaian Risiko”.

Di layar Penilaian Risiko, Anda dapat memulai penilaian risiko, dengan mengeklik tombol “Memulai penilaian risiko”.

Pesan pop-up akan muncul di layar Anda. Baca informasi dengan saksama dan ketika siap, klik “Konfirmasi” untuk memulai penilaian risiko. Jangan tutup layar selama proses ini berlangsung.

4.4.2. Cara mengunduhhasil Penilaian Risiko 

Jika kami mengonfirmasi bahwa semua geodata Anda berada di lahan, di negara yang menjadi ruang lingkup sertifikasi, dan tidak ada poligon yang tumpang tindih,penilaian risiko Anda akan muncul dengan status “Dalam proses”. Berdasarkan titik GPS dari GMR (untuk kelompok kebun) dan/atau poligon, hasil penilaian risiko akan dipersiapkan oleh Rainforest Alliance. 

Setelah hasil penilaian risiko tersedia di akun RACP, Anda akan menerima email. Untuk mengunduh hasil, ikuti langkah-langkah berikut ini:

• Masuk ke RACP.
• Buka tab “Ringkasan Sertifikasi”.
• Klik tombol “Detail” lisensi dalam status Tertunda. 
• Dalam “Ruang lingkup sertifikasi”, klik tombol kuning “Kebun” dan lanjutkan ke “Gunakan Geo Data”.
• Klik “Penilaian Risiko” dan klik tombol “Unduh hasil”. 

Di layar ini, Anda akan mengetahui apakah penilaian risiko sudah selesai (lihat paragraf 4.4.2.a), atau (lihat paragraf 4.4.2.b.) jika penilaian risiko tidak berhasil.

4.4.2.a. Hasil: penilaian risiko Anda selesai

Jika penilaian risiko berhasil, akan muncul status “Selesai” dan Anda akan dapat melihat hasil tingkat risiko untuk tiap unit kebun di layar yang sama. 

Dengan mengeklik “Unduh hasil”, file zip akan langsung terunduh ke komputer Anda. File zip ini memuat empat (4) dokumen:

1. Indikasi Penilaian Risiko Deforestasi (.pdf file)
2. Risiko Perambahan ke Kawasan Lindung (.pdf file)
3. Tabel Hasil Risiko (.xlxs file)
4. Panduan GeoPDF Rainforest Alliance (.pdf file).

4.4.2.b. Hasil: penilaian risiko Anda gagal

Jika penilaian risiko tidak berhasil atau gagal, Anda akan melihat notifikasi berwarna merah di layar. 

Ada tiga alasan notifikasi “Gagal” berwarna merah ini muncul di layar:

• ada tumpang tindih di antara poligon unit kebun (kolom “Tumpang tindih”), dan/atau
• geodata tidak berada di lahan (kolom “Di lahan”), dan/atau 
• koordinat GPS atau poligon yang Anda berikan tidak berada di negara yang sama dengan Lokasi Manajemen Pusat (Kolom “Di Negara”).

Kemungkinan ada beberapa kesalahan untuk unit kebun yang sama.

Dengan mengeklik “Unduh hasil”, file zip akan langsung terunduh ke komputer Anda. Dalam file zip ini, Anda akan menemukan tabel Validasi (.xlsx file) yang dapat Anda gunakan untuk memfilter dan mengidentifikasi unit kebun yang perlu diperbaiki. Anda juga dapat menggunakan ikon filter di samping setiap nama kolom untuk mengidentifikasi unit kebun yang perlu diperbaiki. Validasi unit kebun yang gagal dapat diketahui dari teks “Gagal” berwarna merah di kolom validasi bersangkutan.

Untuk tindakan selanjutnya, Anda dapat memperbarui kekeliruan informasi tersebut. Anda dapat membaca paragraf 4.1 untuk memperbarui unit kebun, dan paragraf 4.3 untuk mengunggah kembali poligon. Kemudian, mulai kembali Penilaian Risiko (lihat paragraf 4.4.1.).

4.5. Mengunduh, menyelesaikan, dan mengunggah penilaian mandiri Anda

Untuk mengunduh penilaian mandiri Anda, ikuti langkah-langkah di bawah ini:

- Buka tab "Ringkasan Sertifikasi", klik tombol "Detail" lisensi dalam status Tertunda.

Di sini klik tab "Persiapan lisensi”.
- Di bagian "penilaian mandiri", klik "Buka".

- Unduh penilaian mandiri Anda. File Excel ini berisi persyaratan yang berlaku untuk organisasi Anda berdasarkan informasi yang diberikan selama pendaftaran.

- Di Excel, isi kolom D dengan “kepatuhan” atau “ketidakpatuhan” dan jelaskan di kolom E apa temuan Anda dan bagaimana organisasi Anda mematuhi setiap persyaratan. Jika Anda belum (belum) patuh, silakan isi kolom G – J yang menjelaskan langkah dan tindakan yang telah diambil untuk menyelesaikan ketidaksesuaian ini.

- Saat siap, unggah penilaian mandiri Anda di bagian ini. Klik tombol "Unggah file Anda".

4.6. Data indikator

Pemegang Sertifikat Kebun (CH) yang menerapkan persyaratan Standar 2020 Rainforest Alliance harus mengumpulkan informasi (Data indikator) untuk persiapan audit mereka.

Per Juli 2023, data ini perlu diisi dan dimasukkan di RACP. Tab “Data indikator” di RACP menggantikan file Excel “Templat Indikator Standar 2020”. Setelah Data indikator diserahkan dan jabat tangan dilakukan dengan CB, CB juga akan dapat melihat dan mengunduh Data indikator.

CH harus melakukan koreksi atau amandemen yang diperlukan yang teridentifikasi selama audit serta mengirimkan versi final yang benar dalam ruang lingkup sertifikasi mereka sebelum CB membuat permintaan lisensi ke RA.

4.6.1. Mengisi data Indikator Anda

Untuk mengisi data Indikator Anda, ikuti langkah-langkah di bawah ini:

- Buka tab "Ringkasan Sertifikasi", klik tombol "Detail" lisensi dalam status Tertunda.

- Klik pada tab “Data indikator”. 

Anda akan melihat bagian yang mengharuskan Anda memberikan informasi tentang:

• Manajemen (hanya berlaku bagi Kelompok kebun)
• Penilaian Risiko dan Rencana Manajemen
• Sustainability Differential (SD)
• Sustainability Investment (SI)
• Pengkajian-dan-Penanganan
• Upah Layak

Untuk mengisi formulir, klik pada setiap bagian untuk membuka panel dan isi data yang diminta.

Untuk setiap bagian yang diselesaikan, simbol hijau akan muncul di samping nama bagian, seperti yang ditampilkan di bawah ini.

Data yang dimasukkan disimpan secara otomatis saat menutup setiap panel. Anda juga dapat menyimpan dengan tombol “Simpan” di bagian bawah halaman.

Setelah semua bagian selesai, klik tombol “Kirim”. File pdf dari data Indikator Anda akan dibuat. CB Anda akan memiliki akses ke laporan terbaru saat kontrak (jabat tangan) telah dikonfirmasi (lihat paragraf 3.3).

Jika Anda melakukan perubahan apa pun pada ruang lingkup sertifikasi Anda (lihat paragraf 2.3), data Indikator Anda dapat berubah. Anda perlu mengonfirmasi kembali ruang lingkup Anda (lihat paragraf 2.2) dan mengisi data Indikator baru seperti yang dijelaskan dalam paragraf ini. Pastikan semua indikator sudah diperbarui sesuai dengan ruang lingkup sertifikasi baru Anda.

4.6.2. Mengunduh laporan data Indikator Anda

Setelah dikirimkan, Anda dapat mengunduh laporan data Indikator Anda:

- Buka tab "Ringkasan Sertifikasi", klik tombol "Detail" lisensi dalam status Tertunda.

- Klik pada tab “Data indikator”.

- Klik tombol “Unduh”.

4.7. EUDR

Mulai 15 Januari 2024, Pemegang Sertifikat dengan ruang lingkup kopi dan/atau kakao dapat menambahkan persyaratan pilihan sendiri yang sesuai dengan persyaratan EUDR (Regulasi Uni Eropa tentang Produk bebas Deforestasi) ke dalam ruang lingkup mereka di Platform Sertifikasi Rainforest Alliance (RACP).

4.7.1. Menyertakan opsi EUDR

Untuk menyertakan persyaratan pilihan sendiri EUDR Anda di dalam ruang lingkup sertifikasi, Anda harus memiliki lisensi dengan status “tertunda”. 

Masuk ke akun Anda di RACP menggunakan tautan ini. Setelah masuk, jendela pop-up akan tampil di Dasbor Anda: klik tombol “Ke Pengaturan EUDR”. Sebagai alternatif, Anda juga dapat mengakses tombol Pengaturan EUDR dengan cara berikut:

- Buka Ringkasan Sertifikasi Anda.

- Klik "Detail" untuk lisensi yang saat ini berada dalam status "tertunda".

- Cari tombol "Pengaturan EUDR" yang ada di atas bagian Ruang Lingkup Sertifikasi.

Pada layar Pengaturan EUDR, klik tombol "Edit".

Pilih "Ya" untuk menambahkan persyaratan EUDR pilihan sendiri ke dalam ruang lingkup sertifikasi Anda, baca Syarat & Ketentuan, dan jika sudah siap, klik "Simpan".

Tutup jendela dan kembali ke ruang lingkup Sertifikasi Anda (lisensi tertunda). Klik “Konfirmasi ruang lingkup dan lihat persyaratan”.

Persyaratan pilihan sendiri EUDR sekarang telah ditambahkan ke ruang lingkup sertifikasi Anda. 

4.7.2. Mengecualikan persyaratan EUDR

Untuk mengecualikan persyaratan pilihan sendiri EUDR dari ruang lingkup sertifikasi Anda, ikuti langkah-langkah di bawah ini.

Masuk ke akun Anda di RACP menggunakan tautan ini. Setelah masuk, jendela pop-up akan tampil di Dasbor Anda: klik tombol “Ke Pengaturan EUDR”. Atau, akses tombol Pengaturan EUDR dengan cara berikut:

- Buka Ringkasan Sertifikasi Anda.

- Klik "Detail" untuk lisensi yang saat ini berada dalam status "tertunda".

- Cari tombol "Pengaturan EUDR" yang ada di atas bagian Ruang Lingkup Sertifikasi.

- Pada layar Pengaturan EUDR, klik tombol "Edit".

- Pilih "Tidak" lalu klik "Simpan". 

- Tutup jendela Pengaturan EUDR.

- Di bagian ruang lingkup Sertifikasi Anda, klik "Konfirmasi ruang lingkup dan lihat persyaratan".

Persyaratan pilihan sendiri EUDR sekarang telah dikecualikan dari ruang lingkup sertifikasi Anda. 

Butuh Bantuan?

Telusuri TJU di akhir panduan pengguna ini untuk informasi lebih lanjut.

5. Memperpanjang Sertifikasi Anda

Anda menerima pemberitahuan 6 bulan sebelum lisensi Anda berakhir. Ini berarti Anda perlu memastikan bahwa Anda memperbarui sertifikasi dan/atau lisensi Anda sebelum berakhir.

Di bawah ini Anda dapat menemukan langkah-langkah utama yang harus diambil dalam RACP untuk memperbarui sertifikasi Anda.

5.1 Memperbarui dan mengonfirmasi ruang lingkup Anda

Masuk ke akun Anda di tautan ini dengan nama pengguna dan kata sandi Anda yang diterima saat Anda mendaftar di RACP.

Pesan pop-up akan muncul 6 bulan sebelum lisensi Anda saat ini berakhir. Klik Ya untuk mulai memperbarui sertifikasi Anda.

Ruang lingkup sertifikasi Anda disalin dari ruang lingkup sertifikasi sebelumnya, sehingga Anda tidak perlu memasukkan semua informasi lagi. Klik pada tab "Ringkasan Sertifikasi" dan ikuti langkah-langkah di bawah ini:

1. Klik "Edit" untuk meninjau status kepemilikan kebun Anda. Jika perubahan diperlukan, perbarui informasinya (lihat instruksi di paragraf 2).
2. Klik "Detail" untuk membuka bagian "Ruang lingkup sertifikasi" Anda.

Pastikan Anda memverifikasi informasi yang ada di kebun dan lokasi Anda, dan perbarui jika diperlukan (misalnya tanaman, kebun, lokasi, aktivitas, tingkat keterlacakan baru, dll. yang ingin Anda sertakan), dengan mengeklik tombol "Edit" di sisi kanan situs Anda.

Untuk melanjutkan sertifikasi Anda, ajukan dan persiapkan audit Anda dengan mengikuti petunjuk di bab 3 dan 4 panduan pengguna ini.

Butuh Bantuan?

Telusuri TJU di akhir panduan pengguna ini untuk informasi lebih lanjut.

6. Organisasi: Pengguna & Kontak

Pada bab ini, Anda akan menemukan petunjuk tentang cara menambah, mengedit, dan menghapus pengguna dan kontak pada akun RACP Anda.

6.1. Pengguna

Di tab Organisasi, klik Pengguna untuk melihat, mengedit, atau menambahkan pengguna baru.

Setiap pengguna dapat diberi berbagai peran, berdasarkan aktivitas dan tanggung jawab mereka di RACP.

Secara default, orang yang mendaftarkan akun ditugaskan dengan ketiga peran tersebut (Keuangan, Administrator, Pengguna).

Selain peran pengguna yang disebutkan di atas, pengguna yang mengurus permintaan persetujuan Claims dapat memiliki salah satu peran berikut: 

6.1.1. Menambahkan pengguna baru

Untuk menambahkan pengguna baru, klik "Pengguna" dan gunakan tombol "Tambahkan Pengguna Baru". Lengkapi formulir, termasuk peran yang ditunjuk seperti yang dijelaskan di atas. Secara default, pengguna baru akan diberi peran dasar "Pengguna".

6.1.2. Mengedit pengguna

Administrator dapat mengedit informasi pengguna, seperti nama, nama belakang, alamat email, dan peran. Untuk melakukannya, klik pada pengguna dan perbarui informasi yang diperlukan.

Beberapa pengguna dapat diberi peran "Keuangan" dan "Administrator".

Jika berlaku, sebagai Administrator, Anda dapat menghapus peran Keuangan Anda dengan mengeklik nama Anda dan menonaktifkan kotak centang yang sesuai, setelah Anda menetapkan peran Keuangan ke pengguna lain.

6.1.3. Menghapus pengguna

Untuk menghapus pengguna, klik nama pengguna dan kemudian tombol "Hapus". Pada pop up, klik "Konfirmasi".

6.2. Kontak

Di tab Organisasi, klik "Kontak" untuk melihat, mengedit, atau menambahkan kontak baru.

Karyawan yang terdaftar sebagai Pengguna secara otomatis juga terdaftar sebagai Kontak.

Saat menambahkan karyawan sebagai Kontak, hal ini menunjukkan tanggung jawabnya dalam organisasi Anda, yang mungkin relevan untuk Rainforest Alliance atau Badan Sertifikasi, tetapi tidak secara otomatis menetapkan peran pengguna kepadanya dalam RACP.

6.2.1. Tambahkan kontak baru

Untuk menambahkan kontak baru, klik "Tambahkan kontak baru". Isi formulir dengan informasi yang diperlukan dan simpan kontak.

Klik lagi pada nama kontak yang baru dibuat dan kemudian pergi ke bagian "Jenis kontak". Di sini Anda dapat menetapkan jenis kontak mereka (Admin, Penagihan) untuk organisasi dan setiap lokasi/subkontraktor yang telah Anda daftarkan.

6.2.2. Menghapus kontak

Untuk menghapus kontak, klik kontak yang ingin Anda hapus. Panel akan terbuka, klik tombol merah "Hapus kontak".

Konfirmasikan pop-up dengan mengeklik "Hapus" dan kontak dihapus dari akun Anda.

6.3. Pengguna di beberapa akun

Menjadi pengguna aktif di beberapa akun dapat dilakukan. Untuk menyimpan satu nama pengguna untuk semua akun, kami sarankan Anda menggunakan alamat email (dan nama pengguna) yang sama saat mengikuti proses pendaftaran untuk semua Pemegang Sertifikat yang perlu Anda akses di RACP.

Saat mengakses RACP dengan nama pengguna Anda yang ditautkan ke lebih dari satu akun, Anda dapat memilih organisasi mana yang ingin Anda masuki.

Setelah masuk, Anda dapat beralih ke akun lain. Buka tab Dasbor Anda, dan klik pada teks oranye (-> Klik di sini untuk mengubah) di sudut kanan atas.

7. Glosarium

Tabel di bawah mencantumkan istilah dan singkatan yang sering digunakan beserta penjelasannya saat menggunakan RACP. Anda perlu memahami istilah tersebut agar akurat saat menyelesaikan pendaftaran.

Lihat juga glosarium online kami, untuk penjelasan terminologi yang akan Anda temukan dalam dokumen dan alat bantu Program Sertifikasi Rainforest Alliance 2020.

8. TJU

9. Riwayat Perubahan

10. Penafian

Petunjuk Pengguna ini dibuat sejalan dengan pengembangan sistem RACP, sehingga layar mungkin sedikit berbeda dari versi aktif RACP karena pengembangan terus-menerus.

Penafian Penerjemahan

Untuk pertanyaan terkait akurasi informasi dalam naskah terjemahan ini, harap lakukan klarifikasi dengan versi resmi berbahasa Inggris.