1. Gestione degli utenti
Su MyRA, la gestione degli utenti è a carico degli amministratori dell’organizzazione e si applica sia alle Aziende agricole che alle Organizzazioni di filiera. Garantisce che i membri del team autorizzati possano accedere a strumenti e servizi adeguati in base al loro ruolo.
Gli amministratori possono invitare utenti e assegnare ruoli correlati a qualsiasi area della piattaforma (certificato, tracciabilità, reclami o inserimento dati) affinché ciascuno sia in grado di dare il proprio contributo ovunque sia necessario.
Questa sezione illustra come:
Invitare membri del team nell’organizzazione
Assegnare i ruoli
Aggiornare le autorizzazioni in base all’evoluzione delle necessità.
Configurare correttamente l’accesso degli utenti sin dall’inizio favorisce una collaborazione sicura, flussi di lavoro ottimali e la conformità ai requisiti di Rainforest Alliance.
Su MyRA, la gestione degli utenti e dell’organizzazione si effettua in due aree, alle quali si accede tramite la scheda Organizzazione [Organization] per l’intera organizzazione, o dalla scheda Profilo [Profile] per le informazioni personali e il proprio account.
1.1 Come modificare il proprio profilo
Scegliere la lingua preferita dall’elenco a discesa cliccando sull’icona accanto al profilo.
Facendo clic sull’icona del profilo nell’angolo in altro a destra della pagina, compare un elenco a discesa.
In questa sezione della piattaforma è possibile consultare i documenti legali ufficiali che sanciscono l’uso di MyRA e dei servizi collegati. I documenti sono elencati nel pannello di sinistra.
Cliccare su una voce qualsiasi del menu per visualizzarne tutti i contenuti. Tali documenti descrivono i propri diritti e responsabilità, nonché come vengono trattati i dati. Gli utenti sono invitati a leggere attentamente ogni documento durante la registrazione e possono tornare a consultarli in qualsiasi momento tramite il pannello di navigazione.
Nota: qualora un Titolare di Certificato debba modificare la denominazione legale della sua organizzazione, è tenuto a contattare il Customer Success di Rainforest Alliance; una volta presentata la richiesta, deve anche informare della modifica in sospeso l’Ente di certificazione competente.
1.2 Come aggiungere nuovi membri a un’organizzazione esistente
Per invitare su MyRA nuovi membri del team nell’organizzazione, seguire questi passaggi:
Step 1: Andare nella scheda Organizzazione [Organization]
Dalla dashboard, cliccare sulla scheda “Organizzazione” [Organization] nella barra di navigazione in alto.
si verrà indirizzati alla pagina Membri [Members].
Da qui, è possibile:
Consultare l’elenco degli attuali membri dell’organizzazione
Visualizzare eventuali inviti in sospeso che non sono ancora stati accettati
Step 2: Invitare un nuovo membro
Per invitare qualcuno, cliccare il pulsante “+ Invita membri” [+ Invite Members] in alto a destra nella pagina.
Comparirà un nuovo campo in cui è possibile:
Inserire l’indirizzo e-mail dell’utente
Assegnare il ruolo selezionandolo dal menu a discesa:
Membro [Member]: utente standard che ha accesso alle aree della piattaforma assegnate (ad es. certificato, tracciabilità, reclami)
Amministratore [Admin]: gode di autorizzazioni aggiuntive con cui può gestire gli utenti, assegnare ruoli e aggiornare le impostazioni dell’organizzazione
Una volta compilati i dettagli, cliccare su “Aggiungi” [Add]. Comparirà una conferma di invio dell’invito e l’utente riceverà un’e-mail intitolata “Invito a entrare nell’organizzazione” [Invitation to join organization]. L’e-mail contiene un link tramite cui accettare l’invito.
L’utente che ha ricevuto l’invito dovrà seguire la normale procedura di registrazione per creare il proprio profilo su MyRA.
Nota: per una guida dettagliata delle fasi di registrazione, fare riferimento a [questo link].
Facoltativo: come abbandonare un’organizzazione
Se è necessario rimuovere se stessi dall’organizzazione, cliccare il pulsante “Abbandona organizzazione” [Leave Organization] in alto a destra nella pagina Membri [Members] Se si ricopre il ruolo di amministratore, assicurarsi che rimanga presente un altro amministratore incaricato della gestione del team.
1.3 Come configurare il ruolo degli utenti
Una volta che un utente ha effettuato la registrazione all’organizzazione, è possibile assegnargli il/i ruolo/i appropriato/i sulla base delle attività che dovrà svolgere su MyRA. I ruoli determinano le parti della piattaforma a cui ogni utente può accedere, come Certificato [Certification], Reclami [Claims], Tracciabilità [Traceability] o Finanza [Finance]
Step 1 - Andare nella scheda Organizzazione [Organization]
Dalla dashboard, cliccare sulla scheda “Organizzazione” [Organization] in alto. Si aprirà la pagina Membri [Members], dove è possibile vedere tutti gli utenti collegati all’organizzazione.
Step 2 - Aprire il pannello Modifica ruoli [Edit Roles]
Trovare l’utente da aggiornare e cliccare l’icona della matita accanto al relativo nome. In questo modo si apre il pannello Modifica ruoli [Edit Roles]
Qui è presente l’elenco di tutte le aree della piattaforma che supportano l’accesso in base al ruolo, tra cui:
MyRA Portal
Tracciabilità [Traceability]
Reclami [Claims]
CFI (Dati delle azienda agricole)
Finanza [Finance]
Legale [Legal]
Certificato [Certification]
Step 3 - Come assegnare il/i ruolo/i appropriato/i
Per ciascuna area funzionale, espandere la sezione per visualizzare i ruoli utente disponibili. Spuntare la casella accanto al/i ruolo/i da assegnare all’utente.
È possibile assegnare più ruoli allo stesso utente a seconda delle sue responsabilità.
Step 4 - Come salvare le modifiche
Una volta selezionati i ruoli appropriati, scorrere verso il basso e cliccare su “Salva modifiche” [Save Changes]. L’accesso dell’utente verrà aggiornato immediatamente. È possibile annullare le modifiche cliccando sul pulsante Annulla [Cancel].
Solo gli utenti con ruolo di Amministratore possono assegnare o modificare i ruoli di altri utenti. Gli amministratori non possono modificare il proprio ruolo di Amministratore, ma lo deve fare un altro amministratore.
Per maggiori informazioni sui ruoli degli utenti, consultare la guida “Come usare MyRA per tutti gli utenti” [Getting Started With MyRA for All Users].
2. Gestione dell’organizzazione
Accedere alla sezione Gestione dell’organizzazione [Organization Management] su MyRA cliccando sulla scheda in alto nella dashboard.
Qui è possibile gestire le informazioni più importanti relative alla propria organizzazione, tra cui la struttura, gli utenti, i ruoli, gli accordi legali e le sedi.
Questa sezione è fondamentale per garantire che la configurazione sia in linea con il modo in cui l’organizzazione opera nella realtà. È anche utile a Rainforest Alliance per comprenderne lo scopo e le attività.
2.1 Come modificare i dettagli dell’organizzazione
Per aggiornare i dati dell’organizzazione su MyRA, cliccare sulla scheda “Organizzazione” [Organization] nella dashboard. Si verrà indirizzati sulla pagina Membri [Members]. Da qui, andare a “Dettagli dell’organizzazione” [Organization Details] nel menu a sinistra.
La sezione mostra le informazioni generali dell’organizzazione, ossia gli stessi dettagli inseriti durante la configurazione iniziale. Nel pannello di sinistra sono anche mostrate le altre sezioni modificabili. Per apportare modifiche, cliccare su ogni sezione e seguire i passaggi sottostanti.
Pagina Dettagli [Details]
Qui è possibile aggiornare le informazioni di base dell’organizzazione.
Modificare i seguenti campi secondo necessità:
Denominazione dell’organizzazione [Name of the organization]
Denominazione legale dell’organizzazione [Legal name of the organization]
Codice fiscale dell’organizzazione [Organization National ID] (se disponibile)
Numero di telefono principale [Main phone number]
l'URL del sito web (opzionale)
Cliccare su “Avanti” [Next] per salvare le modifiche.
Pagina Indirizzo per visite [Visiting Address]
Si tratta dell’indirizzo completo della sede principale o della sede legale che gli enti di certificazione possono visitare o presso il quale può essere recapitata la corrispondenza. È possibile modificare o sostituire l’indirizzo quando e come necessario.
Una volta aggiornato, cliccare su “Avanti” [Next] per salvare.
Pagina Referente per la fatturazione [Billing Contact]
In questa sezione è possibile:
Inserire o aggiornare l’indirizzo e-mail del referente per la fatturazione a cui inviare la corrispondenza
Fornire un indirizzo di fatturazione che deve essere riportato sui documenti finanziari
Se l'indirizzo di fatturazione è lo stesso dell’indirizzo per visite, è sufficiente cliccare su “Copia indirizzo per visite” [Copy visiting address] per applicarlo automaticamente e risparmiare tempo.
Cliccare su “Avanti” [Next] per salvare gli aggiornamenti.
Pagina Funzioni [Functions]
Usare questa sezione per indicare le attività dell’organizzazione. Col passare del tempo le attività possono ampliarsi o cambiare, ed è qui che è possibile aggiornare le funzioni dichiarate.
È possibile selezionare più di una funzione, se necessario
Le funzioni includono opzioni come Azienda agricola [Farm], Organizzazione di filiera [Supply Chain Organization], Rivenditore [Retailer] e Agenzia di design [Design Agency]
Nota: è importante scegliere le funzioni corrette in quanto determinano il modo in cui l’organizzazione interagisce con i sistemi e i servizi di Rainforest Alliance.
2.2 Gerarchia dell’organizzazione
Su MyRA, la funzione Gerarchia [Hierarchy] consente di plasmare la struttura reale della propria organizzazione, che si tratti di una società madre che supervisiona più entità o di una rete di organizzazioni correlate tra loro con responsabilità condivise. Ciò consente alle società madri di avere visibilità sulla configurazione e sulle informazioni del certificato delle organizzazioni subordinate.
È particolarmente utile per le aziende che hanno:
Sedi o divisioni regionali
Fornitori o affiliati certificati
Più unità operative sotto una licenza o un programma condivisi
La Società madre rappresenta, solitamente, la persona giuridica o la sede legale principale. Può supervisionare la certificazione, la concessione di licenze e l’accesso alla piattaforma delle unità correlate.
Un’Organizzazione subordinata è un’entità collegata alla società madre (come un gruppo di aziende agricole, una sede regionale o una società affiliata) che opera sotto la sua guida o è di sua proprietà.
Seguire questi passaggi per creare o collegare le organizzazioni che fanno parte della gerarchia.
Step 1: Andare alla sezione Gerarchia [Hierarchy]
Dalla dashboard, cliccare sulla scheda “Organizzazione” [Organization].
Nel menu a sinistra, selezionare “Gerarchia” [Hierarchy].
Qui è mostrata la struttura presente in quel momento, comprese eventuali Società madri od Organizzazioni subordinate.
Step 2: Come aggiungere una nuova organizzazione
Cliccare sul pulsante “+ Aggiungi organizzazione” [+ Add Organization] nell’angolo in alto a destra.
Comparirà una finestra che chiede di specificare:
Se si tratta di una nuova organizzazione, se è Società madre [Parent] o Organizzazione subordinata [Sub-Organization]
Se si tratta di un’organizzazione esistente già presente su MyRA o di una nuova che si desidera creare
Una volta specificato quanto sopra, procedere cliccando su “Collega/Crea organizzazione” [Connect/Create organization] in giallo in basso a destra.
Step 3 - Come collegare o creare l’organizzazione
Ora si hanno due opzioni:
Collegare un'organizzazione esistente:
Cercare l’organizzazione digitandone la denominazione
Cercare nell’elenco delle organizzazioni e selezionare quella corretta
Cliccare su “Collega organizzazione” [Connect organization]
Comparirà una finestra pop-up in cui confermare la scelta cliccando su “Conferma” [Confirm] per procedere o “Indietro” [Go Back] per annullare.
L’Amministratore dell’organizzazione specificata riceverà un’e-mail che lo inviata ad approvare o rifiutare il collegamento
Creare una nuova organizzazione:
Selezionare “Nuova organizzazione” [New organization]
Specificare la denominazione della nuova organizzazione
Cliccare su “Crea una nuova organizzazione” [Create a new organization]
A questo punto verrà chiesto di inserire i dettagli necessari dell’organizzazione come indicato nella sezione “Come modificare i dettagli dell’organizzazione”
Step 4: Confermare il collegamento con l’organizzazione
Per portare a termine la procedura, cliccare sul pulsante “Conferma” [Confirm] nella finestra pop-up.
Se si sta effettuando un collegamento con un’organizzazione esistente, verrà inviata una richiesta di conferma all’Amministratore di quella organizzazione.
Se si sta creando una nuova organizzazione, verrà chiesto di completarne la configurazione di base inserendo i dettagli aziendali necessari.
Nota: Per assistenza su come creare la nuova organizzazione, consultare la guida “Come creare una nuova organizzazione” [Creating a New Organization guide]
Come selezionare la propria organizzazione
Per sapere quale organizzazione si sta gestendo in quel momento o per cambiarla, è sufficiente cliccare sulla denominazione dell’organizzazione nella parte alta della dashboard e controllare quale denominazione ha il segno di spunta accanto. Verificare che sia contrassegnata la denominazione corretta.
2.3 Documenti legali e accordo di licenza
All’interno della scheda Organizzazione [Organization] su MyRA, nel pannello di sinistra si trovano sezioni che fanno riferimento al rapporto legale tra la propria organizzazione e i servizi di Rainforest Alliance.
Tali sezioni permettono di consultare gli accordi relativi all’uso della piattaforma e garantiscono che l’organizzazione operi in linea con i requisiti di Rainforest Alliance.
Sezione Documenti legali [Legal Documents]
Questa sezione fornisce una panoramica degli accordi legali sottoscritti dall’organizzazione in merito all’uso della piattaforma. Ha il solo scopo informativo e non vi è la possibilità di modificare o gestire i documenti. Sarà possibile vedere solamente i documenti applicabili alla tipologia della propria organizzazione, ossia specifici per Azienda agricola od Organizzazione di filiera.
In tale modalità di visualizzazione è possibile:
Controllare per quali servizi della piattaforma l’organizzazione ha accettato i termini
Consultare un registro delle dichiarazioni legali rese durante la configurazione o l’attivazione dei servizi
Sezione Accordi di licenza [License Agreements]
Questa sezione contiene l’Accordo di licenza di Rainforest Alliance, che illustra i termini secondo i quali la propria organizzazione si impegna nei confronti di Rainforest Alliance. Rappresenta l’accordo formale tra l’organizzazione e Rainforest Alliance in merito l’uso del certificato e degli altri servizi offerti tramite la piattaforma MyRa.
L’accordo:
Viene esaminato e accettato da un utente autorizzato all’inizio della procedura
Deve rimanere attivo e aggiornato per conservare lo stato del certificato
È un requisito preliminare per poter inviare il Modulo di domanda per la certificazione (CAF), procedere a un audit o accedere ai relativi strumenti di certificazione
Nota: L’accordo di licenza è in vigore solo se si opera con i reclami. Se la propria organizzazione non si occupa dell’elaborazione di reclami, ignorare questa sezione.
Per accettare un accordo di licenza, seguire i passaggi sottostanti.
Andare alla scheda Organizzazione [Organization] nella parte superiore della dashboard
Cliccare sulla scheda Accordo di licenza [License Agreement] nel pannello di sinistra
Cliccare sul pulsante “Sottoscrivi un accordo di licenza” [Sign a License Agreement]
Nella pagina successiva, cliccare sulla casella per confermare di aver letto il documento relativo all’accordo di licenza
Procedere quindi cliccando sul pulsante “Accetta accordo di licenza” [Accept License Agreement] in basso a destra nella pagina
Sarà poi possibile consultare l’accordo di licenza sottoscritto nella pagina Accordo di licenza [License Agreement] della dashboard dell’organizzazione
3. Serve altro aiuto?
Per ulteriore assistenza o per qualsiasi domanda sugli argomenti trattati sopra, contattare il Customer Success all’indirizzo customersuccess@ra.org