1. Tạo hồ sơ người dùng mới
Để bắt đầu, bạn sẽ cần đăng ký vào cổng thông tin MyRA. Đây là nơi bạn tạo tài khoản người dùng và hồ sơ tổ chức của mình. Sau khi đăng ký, MyRA sẽ là điểm chung để truy cập tất cả các hệ thống Rainforest Alliance, bao gồm Nền tảng quản lý chứng nhận của Rainforest Alliance (RACP), truy nguyên sản phẩm, và yêu cầu công bố sản phẩm chứng nhận.
Quy trình tạo hồ sơ ban đầu được đặt sẵn ở chế độ tiếng Anh, bạn có thể đổi sang ngôn ngữ bạn muốn sau khi đăng ký và vào cổng thông tin MyRA.
Lưu ý: Mặc dù nền tảng hỗ trợ nhiều ngôn ngữ để điều hướng và chỉ dẫn, tất cả các trường thông tin (như tên tổ chức, thông tin chi tiết về cây trồng, và tài liệu) đều phải được điền bằng tiếng Anh.
Truy cập cổng thông tin MyRA bằng liên kết này https://my.ra.org và làm theo các bước hướng dẫn để nhập thông tin và xác minh email của bạn.
Trên màn hình đăng nhập, bạn sẽ thấy có hai lựa chọn sau đây:
Nếu bạn là người dùng mới, bấm “Đăng ký” [Sign Up] để tạo tài khoản.
Nếu bạn đã có tài khoản, bấm “Đăng nhập” [Log In] để tiếp tục.
1.1 Cách đăng ký
Bấm “Đăng ký” [Sign Up], bạn sẽ được chuyển tới trang mới để nhập địa chỉ email và tạo tài khoản như hình bên dưới. Email này sẽ được liên kết với hồ sơ của bạn và được Rainforest Alliance sử dụng để liên lạc chính thức. Khi sẵn sàng, hãy nhấp vào “Tạo tài khoản” [Create Account] để tiếp tục.
Sau khi bấm “Tạo tài khoản” [Create Account], bạn sẽ nhận được một mã xác minh qua email, được gửi từ địa chỉ email “Không cần trả lời” [DoNotReply] với tiêu đề “Xác minh địa chỉ email của bạn” [Verify your email address] giống như hình ảnh bên dưới (kiểm tra hòm thư rác nếu bạn không nhận được gì).
Sau khi nhận được mã, sao chép và dán vào trường thông tin trên trang web đăng ký và nhấp vào “Xác minh mã” [Verify Code].
Nếu bạn không nhận được mã, nhấp vào “Gửi mã mới” [Send New Code].
Bạn vẫn đang chờ? Hãy kiểm tra hòm thư rác - email có thể mất đến một phút để gửi đến.
Sau khi mã của bạn được xác minh, bạn sẽ được yêu cầu tạo mật khẩu để hoàn thành việc thiết lập tài khoản.
Hãy đảm bảo mật khẩu của bạn đáp ứng các yêu cầu an toàn nêu trên màn hình.
Để giữ cho tài khoản của bạn an toàn:
Hãy lưu mật khẩu của bạn ở nơi an toàn.
Không chia sẻ mật khẩu của bạn với bất kỳ ai khác.
Tài khoản MyRA của bạn cho phép bạn truy cập vào tất cả các hệ thống của Rainforest Alliance, vì vậy việc bảo vệ mật khẩu là rất quan trọng.
Lưu ý: Nếu bạn quên mật khẩu, bạn có thể đặt lại mật khẩu bằng cách làm theo các bước ở mục 7.
Bước 4 : Hoàn tất hồ sơ người dùng của bạn
Tiếp theo, bạn sẽ thấy các điều khoản và điều kiện sử dụng nền tảng MyRA.
Hãy dành thời gian xem xét nội dung này, sau đó đánh dấu vào ô vuông để xác nhận và tiếp tục.
Sau khi chấp thuận, bạn sẽ được đưa đến màn hình nơi bạn có thể cá nhân hóa hồ sơ của mình bằng cách nhập tên đầy đủ của bạn (chứ không phải tên công ty). Bạn cũng có thể đánh dấu vào ô vuông bên cạnh câu “Tôi đồng ý nhận email từ Rainforest Alliance” [I agree to receive emails from Rainforest Alliance] để chấp thuận việc nhận email thông báo từ Rainforest Alliance.
Giờ bạn đã có quyền truy cập vào trang tổng quan MyRA!
Nếu bạn đã đăng ký bằng liên kết từ quản trị viên công ty, hãy làm theo yêu cầu để tham gia một tổ chức hiện có.
Nếu không, bạn có thể chọn thiết lập một tổ chức mới và bắt đầu hành trình của mình với Rainforest Alliance.
2. Cách tạo một tổ chức mới
Nếu bạn chịu trách nhiệm thiết lập tổ chức của bạn trên hệ thống, hãy làm theo quy trình hướng dẫn sau đây.
Bước 1: Truy cập vào trang tổng quan
Sau khi đăng nhập, bạn sẽ được đưa đến trang tổng quan với thông điệp chào mừng.
Nhấp vào nút “Tạo tổ chức” [Create organization] màu vàng để bắt đầu thiếp lập hồ sơ tổ chức của bạn.
Bước 2: Tham gia hoặc tạo một tổ chức
Bạn sẽ được yêu cầu thực hiện một trong những điều sau đây:
Tham gia một tổ chức hiện có thông qua liên kết lời mời từ quản trị viên tổ chức của bạn, hoặc
Tạo một tổ chức mới, nếu bạn là người dùng đầu tiên từ tổ chức của bạn
Lưu ý: Chỉ chọn “Tạo tổ chức” [Create organization] nếu bạn chắc chắn rằng tổ chức của bạn chưa được đăng ký trên hệ thống. Nếu ai đó từ tổ chức của bạn đã đang dùng RACP, người đó có thể đăng nhập bằng thông tin đăng nhập của họ và mời người dùng tham gia tổ chức.
Nếu bạn không chắc liệu tổ chức của mình đã được đăng ký chưa, bạn có thể liên hệ bộ phận hỗ trợ khách hàng để xác minh qua customersuccess@ra.org.
Bạn sẽ bắt đầu bằng việc nhập thông tin pháp lý của tổ chức, bao gồm:
Tên tổ chức
Tên pháp lý của tổ chức (được sử dụng trên chứng nhận và tài liệu)
Mã số định danh quốc gia của tổ chức (nếu có)
Số điện thoại chính
Vị trí trang web (tùy chọn)
Mỗi trường thông tin đều có văn bản hỗ trợ để hướng dẫn bạn. Sau khi hoàn thành, bấm nút “Tiếp theo” [Next] màu vàng.
Bước 4: Điền địa chỉ trụ sở của bạn
Vui lòng cung cấp địa chỉ thực của văn phòng chính hoặc trụ sở của bạn. Việc điền địa chỉ đầy đủ và chính xác là rất quan trọng, vì địa chỉ này sẽ được dùng để liên hệ chung và phục vụ mục đích hành chính.
Bước 5: Điền liên hệ thanh toán
Nhập thông tin liên hệ thanh toán và địa chỉ thanh toán của bạn. Liên hệ thanh toán là người chịu trách nhiệm xử lý các vấn đề tài chính của tổ chức.
Để được chỉ định làm liên hệ thanh toán, người này phải được thêm vào MyRA và có hồ sơ ở trạng thái hoạt động. Nếu họ chưa được thêm vào hệ thống, quản trị viên có thể tự đăng ký làm liên hệ tạm thời.
Nếu địa chỉ thanh toán của bạn trùng với địa chỉ trụ sở, bạn chỉ cần nhấp vào “Sao chép địa chỉ trụ sở” [Copy visiting address] để điền nhanh thông tin chi tiết vào trường thông tin.
Bước 6: Lựa chọn chức năng của tổ chức
Đánh dấu ô vuông phù hợp để chọn chức năng áp dụng với tổ chức của bạn.
Điều này giúp điều chỉnh trải nghiệm trên MyRA của bạn, và đảm bảo bạn được chỉ dẫn tới các dịch vụ phù hợp. Nếu bạn không chắc liệu chức năng nào áp dụng với tổ chức của bạn, hãy đọc mục Các bên chính này để hiểu tổ chức của bạn phù hợp với hạng mục nào.
Lưu ý: Có thể đánh dấu nhiều hơn một ô nếu có nhiều chức năng áp dụng với tổ chức của bạn.
Bước cuối cùng: Nộp thông tin tổ chức của bạn
Bấm “Hoàn thành” [Finish] để hoàn tất việc thiết lập.
Giờ bạn sẽ có thể:
Truy cập các dịch vụ liên quan thông qua trang tổng quan MyRA của bạn
3. Mời người dùng và chỉ định vai trò
Rất quan trọng: Để truy cập Nền tảng quản lý chứng nhận của Rainforest Alliance (RACP), hãy đảm bảo có ít nhất một người dùng trong tổ chức của bạn được chỉ định vai trò chứng nhận trên MyRA.
Quản trị viên (Người dùng tạo ra tổ chức ban đầu) có thể chỉ định vai trò chứng nhận cho chính họ hoặc làm theo các bước sau đây để thêm người dùng khác vào quá trình chứng nhận.
3.1 Thêm người dùng mới
Bước 1: Truy cập thẻ “Tổ chức” [Organization]
Trên trang tổng quan, nhấp vào thẻ “Tổ chức” [Organization] ở trên cùng màn hình. Đây là nơi bạn có thể quản lý cơ cấu tổ chức, thành viên, và vai trò của người dùng.
Bước 2: Mời hoặc xem thành viên
Trên trang Thành viên:
Để thêm người dùng mới, bấm nút “Mời thành viên” [Invite Members] và nhập địa chỉ email của họ.
Tốt nhất nên thông báo cho người dùng mới về lời mời để họ theo dõi hộp thư đến và hòm thư rác, xem có email từ địa chỉ “Không cần trả lời” [DoNotReply] trong đó có “Lời mời tham gia tổ chức” [Invitation to join organization] không
Để quản trị viên có thể chỉ định vai trò cho người dùng được mời, đầu tiên người dùng phải chấp nhận lời mời và đăng ký hồ sơ của họ
Nếu bạn muốn thêm một người dùng khác, bạn có thể nhập lại địa chỉ email bổ sung vào trường thông tin “địa chỉ email của thành viên” [member’s email address] và bấm nút “thêm” [add], lặp lại quá trình với địa chỉ email khác được thêm vào. Bạn cũng có thể quay lại bất cứ lúc nào để thêm thành viên.
3.2 Chỉ định vai trò cho thành viên
Để thêm hoặc chỉnh sửa vai trò của người dùng (bao gồm quản trị viên), bấm vào biểu tượng bút chì bên cạnh tên họ. Mục này sẽ chỉ tập trung vào vai trò chứng nhận, và có thể cấp nhiều vai trò cho người dùng theo cách tương tự.
Trong bảng “Chỉnh sửa vai trò” [Edit roles]:
Kéo xuống mục Chứng nhận.
Chọn vai trò “Người dùng chứng nhận” [Certification User] bằng cách đánh dấu vào ô vuông bên cạnh.
Nhấp vào “Lưu thay đổi” [Save changes] ở cuối để cập nhật thông tin.
Quan trọng! Hãy đảm bảo chỉ định vai trò chứng nhận cho ít nhất một người trong tổ chức được truy cập nền tảng quản lý chứng nhận của Rainforest Alliance trước khi bắt đầu quy trình chứng nhận.
3.3 Giải thích về các vai trò trên MyRA
Cổng thông tin MyRA – Vai trò quản trị viên
Đây là vai trò người dùng quản trị viên thường được chỉ định cho người dùng đầu tiên đăng ký trên nền tảng MyRA trong tổ chức của họ. Nó cũng có thể được quản trị viên ban đầu chỉ định cho những người dùng khác.
Nó cho phép người dùng:
Thiết lập và quản lý thông tin chi tiết của tổ chức
Tạo và quản lý cơ sở
Truy cập các dịch vụ thay mặt cho tổ chức
Xem và cập nhật liên hệ thanh toán
Cung cấp hoặc sửa đổi địa chỉ thanh toán
Chỉnh sửa cơ cấu tổ chức
Xác định người đại diện theo pháp luật và số lượng người lao động
Cổng thông tin MyRA – Vai trò người dùng
Đây là vai trò mặc định cho người dùng khi họ được quản trị viên của tổ chức thêm vào. Nó sẽ chỉ cho phép bạn truy cập vào trang tổng quan MyRA của tổ chức bạn, và thiết lập hồ sơ cá nhân của bạn.
Nếu bạn muốn xin quyền truy cập vào các mô-đun hoặc dịch vụ nhất định, tốt nhất nên yêu cầu quản trị viên chỉ định những vai trò này cho bạn.
Vai trò tài chính
Vai trò này quản lý các cài đặt liên quan đến thanh toán và tài chính trên MyRA.
Nó cho phép người dùng:
Được chỉ định làm liên hệ thanh toán
Cung cấp hoặc sửa đổi địa chỉ thanh toán
Hỗ trợ bất kỳ khoản thanh toán hoặc thông tin hợp đồng nào được tổ chức chứng nhận yêu cầu
Thường được chỉ định cho những người trong phòng ban tài chính hoặc hành chính chịu trách nhiệm về hóa đơn hoặc thông tin cấp phép.
Vai trò CFI
Vai trò CFI dành riêng cho nền tảng hỗ trợ thu thập dữ liệu cấp độ trang trại dành cho chứng nhận và tuân thủ EUDR.
Với vai trò này, người dùng có thể:
Nhập và đăng tải thành phần và cấu trúc trang trại
Quản lý dữ liệu vị trí địa lý (bản đồ khoanh vùng)
Gửi dữ liệu chỉ số liên quan đến các thực hành canh tác, lao động và đầu vào
Vai trò này quan trọng đối với các đơn vị sở hữu chứng nhận đang chuẩn bị cho hoạt động thanh tra và tuân thủ theo EUDR.
Vai trò truy nguyên sản phẩm
Vai trò này cho phép truy cập vào các hệ thống truy nguyên sản phẩm của Rainforest Alliance (như Multitrace), nơi theo dõi khối lượng sản phẩm được chứng nhận.
Với vai trò này, người dùng có thể:
Ghi nhận các giao dịch mua bán sản phẩm được chứng nhận
Tạo chứng nhận giao dịch (nếu áp dụng)
Đối chiếu khối lượng để thanh tra hoặc báo cáo
Vai trò pháp lý
Vai trò này cho phép người dùng xem và quản lý những thỏa thuận pháp lý và điều khoản liên quan đến chứng nhận hoặc việc sử dụng nền tảng.
Trách nhiệm bao gồm:
Xem xét và chấp nhận Thỏa thuận cấp phép chứng nhận
Quản lý quyền truy cập các tài liệu pháp lý của tổ chức
Thường được chỉ định cho người đại diện chính theo pháp luật hoặc một quản lý cấp cao được ủy quyền chấp nhận các điều khoản thay mặt cho tổ chức.
Vai trò yêu cầu công bố sản phẩm chứng nhận
Vai trò yêu cầu công bố sản phẩm chứng nhận cho phép truy cập vào nền tảng yêu cầu công bố sản phẩm chứng nhận của Rainforest Alliance, nơi người dùng có thể:
Gửi yêu cầu sử dụng nhãn hiệu Rainforest Alliance
Đăng tải thiết kế bao bì sản phẩm và tư liệu tiếp thị
Theo dõi tình trạng xem xét và phê duyệt yêu cầu công bố sản phẩm chứng nhận
Thường được chỉ định cho thành viên các phòng ban tiếp thị, thiết kế hoặc tuân thủ.
Vai trò chứng nhận
Đây là vai trò chủ chốt đối với bất kỳ người dùng nào đang tham gia tích cực vào quá trình chứng nhận.
Nó cấp quyền truy cập:
Đơn đăng ký cấp chứng nhận (CAF)
Để thiết lập phạm vi, tự đánh giá, và chuẩn bị cho hoạt động thanh tra
Để tương tác với tổ chức chứng nhận
Để gửi dữ liệu chỉ số và đóng các trường hợp không tuân thủ
Để tổ chức có thể bắt đầu và quản lý quy trình chứng nhận trên nền tảng quản lý chứng nhận của Rainforest Alliance (RACP), phải có ít nhất một người dùng có vai trò này.
4. Cách tham gia một tổ chức hiện có
Nếu tổ chức của bạn đã được đăng ký trên MyRA, bạn không cần tạo một tổ chức mới. Thay vào đó, bạn sẽ nhận được lời mời tham gia vào một tổ chức hiện có từ quản trị viên của nhóm bạn.
Bước 1: Mở email lời mời bạn nhận được
Bạn sẽ nhận được một email từ MyRA, trong đó có liên kết tới lời mời được bảo mật. Liên kết này dành riêng cho tổ chức và vai trò của bạn.
Bấm vào liên kết để mở nền tảng MyRA.
Bước 2: Đăng nhập hoặc tạo hồ sơ của bạn
Sau khi bấm vào liên kết, bạn sẽ được đưa đến màn hình đăng nhập MyRA:
Nếu bạn đã có tài khoản MyRA, bấm “Đăng nhập” [Log In]
Nếu bạn chưa có tài khoản, bấm “Đăng ký” [Sign Up] để tạo hồ sơ
Bạn sẽ làm theo các bước tương tự dành cho người dùng mới:
Nhập địa chỉ email của bạn
Xác minh email của bạn bằng mã
Tạo mật khẩu
Chấp nhận các điều khoản và điều kiện
Nhập tên đầy đủ của bạn
Nếu bạn cần thêm thông tin chi tiết về việc tạo hồ sơ người dùng, vui lòng xem hướng dẫn này: Tạo hồ sơ người dùng mới
Bước 3: Vào trang tổng quan của tổ chức bạn
Sau khi hồ sơ của bạn được thiết lập, bạn sẽ được tự động chuyển đến trang tổng quan của tổ chức bạn trên MyRA.
Từ đây, bạn có thể:
Xem thông tin tổ chức của bạn
Hoàn thành các nhiệm vụ theo vai trò của bạn
Truy cập chứng nhận hoặc các dịch vụ khác (dựa theo thiết lập tổ chức của bạn).
Để bắt đầu với chứng nhận hoặc các dịch vụ khác, bạn có thể:
Vào trang Hướng dẫn sử dụng để xem hướng dẫn từng bước dành cho vai trò của bạn
Hoặc, khám phá mục Thông tin chung về trang tổng quan bên dưới để làm quen với bố cục và các công cụ có sẵn.
5. Thông tin chung về trang tổng quan MyRA
Trang tổng quan MyRA của bạn là nơi mà từ đó bạn có thể truy cập các hệ thống trực tuyến của Rainforest Alliance. Tùy thuộc vào vai trò mà tổ chức chỉ định cho bạn, bạn sẽ được truy cập vào nhiều dịch vụ và khu vực khác nhau trên hệ sinh thái trực tuyến của Rainforest Alliance, cũng như mục hồ sơ để quản lý hồ sơ cá nhân và cài đặt ngôn ngữ của bạn.
Trang tổng quan của bạn hiển thị các ô liên quan đến vai trò của bạn và được chia thành các mục. Những ô này hướng dẫn bạn cách nhập và quản lý thông tin cần thiết đối với Chứng nhận Rainforest Alliance và các dịch vụ khác được cung cấp.
Trang tổng quan của quản trị viên
Nếu bạn có vai trò quản trị viên, bạn sẽ:
Thấy các ô liên quan đến thiết lập tổ chức cần phải hoàn thành trước khi được sử dụng dịch vụ (ví dụ: thêm thông tin chi tiết về tổ chức, địa điểm và cây trồng)
Có quyền truy cập thẻ Tổ chức, nơi bạn có thể cập nhật thông tin chi tiết về tổ chức và quản lý thành viên
Có thể chỉnh sửa và cập nhật dữ liệu được gửi trước đó qua các ô
Quản trị viên có trách nhiệm hoàn thành và duy trì việc thiết lập tổ chức để nhóm có thể tiến hành thực hiện chứng nhận hoặc các dịch vụ khác.
Để xem hướng dẫn từng bước cho việc hoàn thành các nhiệm vụ thiết lập tổ chức, tham khảo mục 6 của hướng dẫn này.
Để xem hướng dẫn chi tiết về cách quản lý tổ chức với vai trò quản trị viên, vui lòng tham khảo Hướng dẫn quản lý người dùng & tổ chức tên MyRA.
Trang tổng quan của người dùng không phải là quản trị viên
Nếu bạn là người dùng không có vai trò quản trị viên, trang tổng quan của bạn sẽ:
Chỉ hiển thị những ô và nhiệm vụ liên quan đến vai trò được chỉ định của bạn
Cho phép bạn truy cập để đóng góp dữ liệu và hoạt động cho các dịch vụ mà bạn tham gia
Không bao gồm thẻ Tổ chức và các ô thiết lập tổ chức, do đây là vai trò của quản trị viên
5.1 Thông tin chung về trang tổng quan – Dịch vụ
Sau khi quản trị viên hoàn thành việc thiết lập tổ chức ban đầu, họ sẽ có khả năng tương tác với ô Chứng nhận Rainforest Alliance và bất kỳ dịch vụ liên quan nào khác từ Rainforest Alliance.
Để xem hướng dẫn chi tiết hơn về cách hoàn thành quy trình chứng nhận, vui lòng làm theo hướng dẫn sử dụng phù hợp dành cho trang trại hoặc tổ chức chuỗi cung ứng.
Sau khi đạt được chứng nhận, bạn sẽ có thêm dịch vụ khả dụng trên trang tổng quan MyRA.
Bạn có thể xem hướng dẫn về những dịch vụ bổ sung này trên Knowledge Hub.
6. Hoàn tất việc thiết lập tổ chức của bạn
Để kích hoạt các dịch vụ của Rainforest Alliance như chứng nhận, trước tiên quản trị viên của tổ chức phải hoàn tất việc thiết lập tổ chức.
Quan trọng là thông tin này phải được duy trì liên tục và chính xác nhất có thể để đảm bảo bạn tránh được các vấn đề có thể xảy ra.
Đầu tiên, bạn sẽ được yêu cầu cung cấp một số thông tin cơ bản về tổ chức của bạn trong mục “Cùng làm quen” [Let's get familiarized] trên trang tổng quan.
Bấm vào những ô có trạng thái “cần hoàn thành” [To Do] và điền vào các trường thông tin. Sau khi quá trình thiết lập tổ chức của bạn hoàn tất, bạn có thể bắt đầu sử dụng các dịch vụ trên MyRA.
Để xem hoặc cập nhật thông tin, bấm vào biểu tượng bút chì trên ô cần xem hoặc cập nhật thông tin.
Đọc tiếp bên dưới để hiểu hơn về những gì bạn cần làm để hoàn thành quá trình thiết lập tổ chức.
6.1 Cung cấp thông tin chung
Trong mục Thông tin chung này, bạn sẽ phải nhập thông tin liên hệ chi tiết cũng như thông tin pháp lý chính của tổ chức. Thông tin này bao gồm tên tổ chức của bạn, tên pháp lý, mã định danh quốc gia (nếu có), số điện thoại chính, và trang web.
Những thông tin chi tiết này cấu thành nên hồ sơ chính thức cho tổ chức trên MyRA và được sử dụng cho mọi tài liệu liên quan đến chứng nhận và dịch vụ. Đảm bảo thông tin chính xác và được cập nhật trước khi tiếp tục.
Các mục khác ở bảng bên trái
Địa chỉ trụ sở – Nêu rõ địa điểm trụ sở hoặc văn phòng chính của bạn. Đây là địa chỉ được sử dụng cho các chuyến thăm và mục đích liên lạc chính thức.
Địa chỉ thanh toán – Cung cấp thông tin đầu mối liên hệ và địa chỉ sử dụng cho tất cả các vấn đề liên quan đến hóa đơn và thanh toán. Nếu địa chỉ này trùng với địa chỉ trụ sở của bạn, bạn chỉ cần sao chép thông tin sang.
Chức năng – Lựa chọn chức năng hoặc hoạt động mà tổ chức của bạn thực hiện (ví dụ: canh tác, chuỗi cung ứng, bán lẻ). Bạn có thể chọn nhiều hơn một chức năng nếu phù hợp.
6.2 Đầu vào cơ cấu tổ chức
Trong mục này, bạn sẽ cung cấp tổng quan về cơ cấu và hoạt động của tổ chức. Điều này giúp tổ chức chứng nhận hiểu được phạm vi thanh tra để phục vụ cho mục đích báo giá.
Bạn sẽ được hướng dẫn điền các trường thông tin, bao gồm:
Người đại diện theo pháp luật – Ai là người đại diện hợp pháp cho tổ chức của bạn?
Tổ chức trang trại: Quản lý trang trại – Ai có trách nhiệm thực hiện các hoạt động hàng ngày?
Thành phần trang trại – Tổ chức của bạn bao gồm loại trang trại hoặc đơn vị trang trại nào?
Cây trồng – Nêu rõ cây trồng và số lượng áp dụng cho chứng nhận?
Việc cung cấp thông tin rõ ràng và đầy đủ ở đây rất quan trọng, nếu có thể, vui lòng cung cấp dự tính chính xác nhất cho các chu kỳ tiếp theo, do thông tin sẽ được sử dụng trên đơn đăng ký cấp chứng nhận (CAF) của bạn.
Để bắt đầu, hãy nhấp vào biểu tượng mũi tên xanh trên ô.
Trong cửa sổ mở ra, bạn sẽ được yêu cầu điền năm lĩnh vực chính được liệt kê ở phía bên trái trang, bắt đầu từ mục Người đại diện theo pháp luật.
Bước 1: Người đại diện theo pháp luật
Người đại diện theo pháp luật: Dưới mục “Chủ sở hữu hoặc người đại diện theo pháp luật” [Owner or Legal Representative], chọn địa chỉ email thích hợp từ menu thả xuống. Người này là liên hệ pháp lý cho tổ chức của bạn.
Người thực hiện chứng nhận: Trong mục “Người thực hiện chứng nhận” [Certification Implementer], chọn địa chỉ email của người chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động chứng nhận trên hệ thống.
Sau khi chỉ định hai vai trò này, bấm “Tiếp theo” [Next] để tiếp tục. Bạn sẽ được đưa đến trang Quản lý trang trại để hoàn thiện bước tiếp theo trong quá trình thiết lập.
Bước 2: Quản lý trang trại
Trên trang Quản lý trang trại, chọn tổng số trang trại trong tổ chức của bạn.
Nếu bạn chọn từ 2 trang trại trở lên, hệ thống sẽ hỏi có phải tất cả các trang trại đều được sở hữu bởi cùng một công ty hoặc chủ sở hữu duy nhất không.
Nếu thiết lập của bạn đủ điều kiện là Đa trang trại (một chủ sở hữu, nhiều trang trại), hãy chọn “Có” [Yes] và bấm “Tiếp theo” [Next].
Nếu bạn hoạt động như một Nhóm trang trại (nhiều trang trại sở hữu riêng lẻ, được quản lý theo một chứng nhận), hãy chọn “Không” [No] và bấm “Tiếp theo” [Next].
Bước 3: Thành phần trang trại
Trên trang Thành phần trang trại, bạn sẽ phải điền thông tin chi tiết về cơ cấu và quy mô các trang trại của mình. Các trường thông tin mà bạn cần điền sẽ phụ thuộc vào việc tổ chức của bạn được thiết lập là Đa trang trại hay Nhóm trang trại.
Nếu bạn chọn Đa trang trại, vui lòng điền các thông tin dưới đây (giá trị từ 0 đến 1 triệu):
Số lượng trang trại quy mô nhỏ
Số lượng trang trại quy mô lớn
Tổng diện tích tất cả các trang trại tính bằng héc-ta
Số lượng tất cả các đơn vị trang trại
Nếu bạn chọn Nhóm trang trại, vui lòng điền những thông tin sau (giá trị từ 0 đến 1 triệu):
Số lượng trang trại quy mô nhỏ
Diện tích cây trồng trung bình của trang trại quy mô nhỏ, tính bằng héc-ta
Số lượng trang trại quy mô lớn
Diện tích cây trồng trung bình của trang trại quy mô lớn, tính bằng héc-ta
Tổng diện tích tất cả các trang trại tính bằng héc-ta
Sau khi hoàn thành, bấm “Tiếp theo” [Next] để tiếp tục.
Bước 4: Các loại cây trồng
Tiếp theo, bạn sẽ được yêu cầu cung cấp thông tin chi tiết về cây trồng chính và việc canh tác cây trồng này. Đây là thông tin quan trọng để xác định phạm vi chứng nhận của bạn và đảm bảo báo cáo chính xác.
Lưu ý: Lựa chọn về giống cây trồng và sản phẩm phụ thay đổi theo từng loại cây trồng
Hoàn thiện mẫu đơn với những nội dung sau:
Cây trồng chính (ví dụ: cà phê)
Giống cây trồng (ví dụ: cà phê chè)
Sản phẩm phụ (ví dụ: hạt cà phê nhân)
Khối lượng ước tính của sản phẩm phụ này (ví dụ: 1,000 kg)
Diện tích sản xuất tính bằng héc-ta (ví dụ: 20 ha)
Thời kỳ thu hoạch – chọn mùa thu hoạch chính hoặc chọn thu hoạch liên tục nếu có
Ngày bắt đầu vụ thu hoạch (ví dụ: ngày 1 tháng 1)
Ngày kết thúc vụ thu hoạch (ví dụ: ngày 31 tháng 12)
Lưu ý: Nếu trang trại của bạn có hai vụ thu hoạch mỗi năm, hãy chọn “vụ thu hoạch chính” [main harvest] là mùa vụ có khối lượng lớn nhất. Điều này đảm bảo dữ liệu phản ánh chính xác mùa vụ sản xuất chính của tổ chức.
Khi hoàn thành, bấm “Tiếp theo” [Next].
Bước 5: Người lao động
Giờ hãy nhập số lượng người lao động tham gia vào hoạt động canh tác của bạn. Cung cấp số lượng ước tính cho cả lao động dài hạn và lao động tạm thời:
Lao động dài hạn
Người có hợp đồng lao động không xác định ngày kết thúc hợp đồng lao động. (số phải nằm trong khoảng từ 0 đến 1 triệu)
Số lượng nam giới
Số lượng nữ giới
Số lượng người lao động dưới 18 tuổi
Lao động tạm thời
Người lao động/nhân viên có hợp đồng hoặc thời gian làm việc dự kiến dưới 12 tháng. (số phải nằm trong khoảng từ 0 đến 1 triệu)
Số lượng nam giới
Số lượng nữ giới
Số lượng người lao động dưới 18 tuổi
Lưu ý: Xin hãy nhớ rằng không thể đề cả số người lao động dài hạn và tạm thời cùng bằng 0.
Bấm nút “Hoàn thành”. Bạn sẽ được đưa về trang tổng quan, trong đó trạng thái cơ cấu tổ chức hiện lên là “Đã hoàn thành”.
6.3 Thông tin đầu vào về các cơ sở
Ô thứ ba và cuối cùng trong quy trình thiết lập tổ chức là ô về Cơ sở.
Nhấp vào biểu tượng mũi tên để mở ô này.
Mỗi đơn vị sở hữu chứng nhận trang trại phải đăng ký ít nhất một cơ sở trong hồ sơ của mình. Cơ sở này là địa điểm quản lý trung tâm, địa điểm chính nơi các hoạt động chứng nhận của bạn được quản lý. Đây là bước bắt buộc để xác nhận phạm vi chứng nhận của bạn.
Làm theo các bước trong mục này để đảm bảo thông tin cơ sở của bạn đầy đủ, chính xác, và phù hợp với thiết lập hoạt động của bạn.
Bước 1: Thêm cơ sở trang trại đầu tiên
Trong cửa sổ hiện lên, bạn sẽ được yêu cầu thêm các cơ sở là một phần của tổ chức. Nhấp vào thẻ “Thêm cơ sở đầu tiên” [Add first site].
Lưu ý: Đơn vị trang trại không phải là cơ sở. Để hiểu sự khác biệt giữa đơn vị và cơ sở, vui lòng xem định nghĩa đầy đủ về đơn vị trang trại và cơ sở trong phụ lục danh mục các thuật ngữ.
Trong mục Thông tin chung, điền vào tất cả các trường thông tin bắt buộc được đánh dấu sao (*), cùng bất kỳ thông tin chi tiết nào mà bạn muốn thêm vào:
Tên cơ sở*
Địa chỉ*
Quốc gia (chọn từ menu thả xuống)
Thành phố / bang
Mã định danh quốc gia (nếu có)
Sau khi nhập tất cả các thông tin cần thiết, nhấp vào “Tiếp theo” [Next] để tiếp tục.
Lưu ý: Ô vuông bên cạnh câu “Đây có phải là địa điểm quản lý trung tâm không” [Is this a Central Management Location] được chọn sẵn theo mặc định. Mỗi tổ chức phải có sẵn một địa điểm quản lý trung tâm để có thể tiến hành triển khai chứng nhận.
Bạn có thể cập nhật địa điểm quản lý trung tâm về sau khi cần thiết.
Khi tạo cơ sở mới, bạn có thể đánh dấu đó là địa điểm quản lý trung tâm, thao tác này sẽ tự động xóa cơ sở đã chọn trước đó như bên dưới:
Trên trang Cây trồng, bấm nút “Thêm cây trồng” [Add Crop]. Trong menu thả xuống, chọn cây trồng sẽ được chứng nhận và áp dụng với cơ sở của bạn, chẳng hạn như bơ, ca cao, hoặc bất kỳ tùy chọn liên quan nào khác.
Tiếp theo, chọn giống cây trồng và chọn tất cả các hoạt động liên quan áp dụng với cơ sở của bạn, ví dụ: canh tác, lưu kho, hoặc thương mại. Sau đó, chọn cấp độ truy nguyên phù hợp cho cây trồng.
Sau khi hoàn tất việc lựa chọn, nhấp vào “Xác nhận” [Confirm] để lưu thông tin chi tiết về cây trồng.
Trang sẽ tải lại, và bạn sẽ thấy cơ sở mới được thêm vào, cùng với cây trồng, giống cây trồng, và các hoạt động liên quan đã chọn. Lặp lại quy trình với các cây trồng và/hoặc giống cây trồng bổ sung đang cần được chứng nhận trong phạm vi.
Bấm “Hoàn thành” [Finish] để lưu thiết lập cơ sở của bạn.
Để thêm cơ sở vào tổ chức của bạn, nhấp vào “thêm cơ sở” [add another site] và thực hiện các bước tương tự như trên.
Bạn có thể thêm bao nhiêu cơ sở tùy muốn.
Lưu ý: Không thể chỉnh sửa thông tin về cây trồng. Nếu bạn muốn thay đổi thông tin về cây trồng, bạn sẽ phải xóa thông tin hiện tại và nhập lại thông tin chính xác về cây trồng mới.
Giờ thì bạn đã điền xong tất cả các thông tin liên quan đến chứng nhận, sẵn sàng để đi tiếp rồi.
7. Cách đặt lại mật khẩu của bạn
Nếu bạn quên mật khẩu hoặc cần tạo mật khẩu mới, bạn có thể đặt lại mật khẩu một cách dễ dàng từ màn hình đăng nhập MyRA.
Vào trang đăng nhập MyRA
Nhấp vào “Quên mật khẩu?” [Forgot password?] ngay bên dưới trường thông tin mật khẩu.
Nhập địa chỉ email liên kết với tài khoản MyRA của bạn.
Bấm “Gửi mã xác thực” [Send verification code].
Kiểm tra hộp thư đến của bạn xem có email từ MyRA không. Tróng đó có mã xác minh 6 chữ số. Email này sẽ đến từ địa chỉ email DoNotReply@ra.org và
Lưu ý: Nếu bạn chưa nhận được mã, vui lòng chờ đợi trong giây lát và kiểm tra hòm thư rác. Nếu vẫn chưa nhận được, hãy bấm “gửi mã mới” [Send new code] để thử lại. Nếu vấn đề vẫn tiếp diễn, xin liên hệ bộ phận hỗ trợ khách hàng qua customersuccess@ra.org để được trợ giúp.
Nhập mã xác minh trên màn hình và bấm “Xác minh mã” [Verify code].
Sau khi xác minh, bạn sẽ được yêu cầu tạo mật khẩu mới. Hãy đảm bảo mật khẩu mới đáp ứng yêu cầu bảo mật được nêu và lưu lại mật khẩu ở đâu đó an toàn.
Bấm “Tiếp tục” [Continue] để đăng nhập bằng mật khẩu mới của bạn.
Bạn cần hỗ trợ?
Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần trợ giúp thêm, vui lòng liên hệ bộ phận hỗ trợ khách hàng của chúng tôi qua customersuccess@ra.org. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ!