1. Quản lý người dùng
Việc quản lý người dùng trong MyRA được thực hiện bởi các quản trị viên của tổ chức, và áp dụng với cả tổ chức chuỗi cung ứng và trang trại. Điều này đảm bảo rằng thành viên nhóm phù hợp có quyền truy cập vào đúng công cụ và dịch vụ dựa theo vai trò của họ.
Quản trị viên có thể mời người dùng và chỉ định vai trò liên quan đến bất kỳ lĩnh vực chính nào trên nền tảng - chứng nhận, truy nguyên sản phẩm, yêu cầu công bố sản phẩm chứng nhận, hoặc nhập liệu, để mỗi người có thể đóng góp khi cần.
Trong phần này, bạn sẽ học cách:
Mời thành viên nhóm vào tổ chức của bạn
Chỉ định vai trò
Cập nhật quyền của người dùng khi nhu cầu của bạn thay đổi.
Việc thiết lập đúng quyền truy cập của người dùng ngay từ đầu sẽ giúp mang đến sự hợp tác an toàn, quy trình làm việc suôn sẻ và sự tuân thủ với các yêu cầu của Rainforest Alliance.
Việc quản lý người dùng và quản lý tổ chức được thực hiện ở hai nơi trên MyRA, bạn có thể truy cập những mục này qua thẻ Tổ chức đối với tổ chức chung, hoặc qua thẻ Hồ sơ đối với thông tin và tài khoản cá nhân của bạn.
1.1 Chỉnh sửa hồ sơ của bạn
Bạn có thể chọn ngôn ngữ mặc định trong danh sách thả xuống từ biểu tượng bên cạnh hồ sơ của bạn.
Khi nhấp vào biểu tượng hồ sơ ở góc phải trang, bạn sẽ thấy danh sách thả xuống.
Ở phần này của nền tảng, bạn có thể xem lại các tài liệu pháp lý chính thức có ảnh hưởng đến việc sử dụng MyRA cũng như các dịch vụ liên kết. Những tài liệu này được liệt kê trong bảng ở phía bên trái.
Nhấp vào bất kỳ mục nào trong menu để xem toàn bộ nội dung. Những tài liệu này nêu rõ quyền và trách nhiệm của bạn, cũng như cách dữ liệu của bạn được xử lý. Người dùng nên xem xét kỹ lưỡng từng tài liệu trong quá trình đăng ký, và có thể xem lại tài liệu bất cứ lúc nào thông qua bảng điều hướng.
Lưu ý: Nếu đơn vị sở hữu chứng nhận cần thay đổi tên pháp lý cho tổ chức của mình, họ nên liên hệ bộ phận hỗ trợ khách hàng của Rainforest Alliance, và sau khi gửi yêu cầu, họ phải thông báo với tổ chức chứng nhận về thay đổi đang chờ xét duyệt này.
1.2 Thêm thành viên mới vào tổ chức hiện tại
Để mời thành viên nhóm mới tham gia vào tổ chức của bạn trên MyRA, hãy làm theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập thẻ Tổ chức
Trên trang tổng quan, nhấp vào thẻ “Tổ chức” [Organization] ở thanh điều hướng trên cùng.
Bạn sẽ được điều hướng đến trang Thành viên.
Tại đây, bạn có thể:
Xem lại danh sách các thành viên tổ chức hiện tại
Xem bất kỳ lời mời nào chưa được chấp nhận
Bước 2: Mời một thành viên mới
Để mời thành viên mới, nhấp vào nút “+ Mời thành viên” [+ Invite Members] ở góc phải của trang.
Một trường nhập liệu mới sẽ xuất hiện, trong đó bạn có thể:
Nhập địa chỉ email của người dùng
Chỉ định vai trò cho người dùng bằng cách chọn từ menu thả xuống:
Thành viên – Người dùng tiêu chuẩn có quyền truy cập vào các mục được chỉ định trên nền tảng (ví dụ: chứng nhận, truy nguyên sản phẩm, yêu cầu công bố sản phẩm chứng nhận)
Quản trị viên – Có thêm quyền quản lý người dùng, chỉ định vai trò, và cập nhật cài đặt tổ chức
Sau khi điền đầy đủ thông tin chi tiết, nhấp vào “Thêm” [Add]. Bạn sẽ thấy xác nhận rằng lời mời đã được gửi đi, và người dùng sẽ nhận được email có tiêu đề “Lời mời tham gia tổ chức”. Email này có chứa liên kết để chấp nhận lời mời.
Người dùng được mời sẽ làm theo quy trình đăng ký tiêu chuẩn để tạo hồ sơ MyRA của họ.
Lưu ý: Để xem hướng dẫn chi tiết các bước đăng ký, vui lòng tham khảo [liên kết này].
Tùy chọn: Rời tổ chức
Nếu bạn cần rời khỏi tổ chức, bạn có thể nhấp vào nút “Rời tổ chức” [Leave Organization] ở góc phải của trang Thành viên. Nếu bạn đang là quản trị viên, hãy đảm bảo vẫn còn một Quản trị viên khác sẵn sàng quản lý nhóm.
1.3 Thiết lập vai trò của người dùng
Sau khi người dùng đăng ký vào tổ chức của bạn, bạn có thể chỉ định (những) vai trò phù hợp cho họ dựa theo nhiệm vụ mà họ cần hoàn thành trên MyRA. Vai trò kiểm soát việc người dùng có thể truy cập vào phần nào trên nền tảng, chẳng hạn như chứng nhận, yêu cầu công bố sản phẩm chứng nhận, truy nguyên sản phẩm, hoặc tài chính.
Bước 1 - Truy cập thẻ Tổ chức
Trên trang tổng quan, nhấp vào thẻ “Tổ chức” [Organization] ở trên cùng. Bạn sẽ được đưa đến trang Thành viên, nơi bạn có thể thấy tất cả những người dùng được liên kết với tổ chức của bạn.
Bước 2 - Mở bảng chỉnh sửa vai trò
Tìm người dùng bạn muốn cập nhật thông tin và nhấp vào biểu tượng bút chì bên cạnh tên họ. Bảng chỉnh sửa vai trò sẽ hiển thị.
Tại đây bạn sẽ thấy một danh sách những mục trên nền tảng có thể được truy cập theo vai trò, bao gồm:
Cổng thông tin MyRA
Truy nguyên sản phẩm
Yêu cầu công bố sản phẩm chứng nhận
CFI (dữ liệu trang trại)
Tài chính
Pháp lý
Chứng nhận
Bước 3 - Chỉ định (những) vai trò phù hợp
Đối với mỗi mục chức năng, mở rộng mục đó để xem vai trò có sẵn của người dùng. Đánh dấu vào ô vuông bên cạnh (những) vai trò mà người dùng nên có.
Bạn có thể chỉ định nhiều vai trò khác nhau cho một người dùng, tùy vào trách nhiệm của họ.
Bước 4 - Lưu thay đổi của bạn
Sau khi lựa chọn các vai trò phù hợp, kéo xuống và nhấp vào “Lưu thay đổi” [Save Changes]. Quyền truy cập của người dùng sẽ được cập nhật ngay lập tức. Bạn có thể hủy bỏ thay đổi bằng cách nhấp vào nút Hủy.
Chỉ người dùng là quản trị viên mới có thể chỉ định hoặc thay đổi vai trò của người dùng khác. Quản trị viên cũng không thể tự chỉnh sửa vai trò quản trị viên của mình, một quản trị viên khác sẽ phải làm điều đó cho họ.
Xem thông tin về vai trò của người dùng trong hướng dẫn “Làm quen với MyRA dành cho tất cả người dùng” [Getting Started With MyRA for All Users].
2. Quản lý tổ chức
Bạn có thể truy cập mục quản lý tổ chức trên MyRA bằng cách nhấp vào thẻ trên cùng trang tổng quan.
Đây là nơi bạn quản lý thông tin chính về tổ chức của mình, bao gồm cơ cấu, người dùng, vai trò, thỏa thuận pháp lý, và các trang.
Đây là phần thiết yếu để đảm bảo việc thiết lập của bạn phù hợp với cách tổ chức của bạn vận hành trong thực tế. Nó cũng giúp Rainforest Alliance hiểu về phạm vi và các hoạt động của bạn.
2.1 Chỉnh sửa thông tin chi tiết về tổ chức
Để cập nhật thông tin tổ chức của bạn trên MyRA, bắt đầu bằng cách nhấp vào thẻ “Tổ chức” [Organization] trên trang tổng quan của bạn. Bạn sẽ được đưa đến trang Thành viên. Từ đó, truy cập vào “Thông tin chi tiết về tổ chức” [Organization Details] ở menu phía bên trái.
Mục này hiển thị thông tin chung về tổ chức của bạn, những thông tin chi tiết mà bạn đã cung cấp trong quá trình thiết lập ban đầu. Bạn cũng sẽ thấy các mục có thể chỉnh sửa khác ở bảng bên trái. Bạn có thể thay đổi bằng cách nhấp vào mỗi mục và làm theo các bước sau đây.
Trang thông tin chi tiết
Ở đây, bạn có thể cập nhật thông tin cơ bản về tổ chức của mình.
Chỉnh sửa bất kỳ trường thông tin nào cần thiết:
Tên tổ chức
Tên pháp lý của tổ chức
Mã số định danh quốc gia của tổ chức (nếu có)
Số điện thoại chính
Vị trí trang web (tùy chọn)
Nhấp vào “Tiếp tục” [Next] để lưu thay đổi.
Trang địa chỉ trụ sở
Đây là địa chỉ đầy đủ của văn phòng chính hoặc trụ sở, nơi tổ chức chứng nhận có thể đến thăm, hoặc địa chỉ để gửi thư từ cho bạn. Bạn có thể chỉnh sửa hoặc thay địa chỉ khi cần thiết.
Sau khi cập nhật, nhấp “Tiếp tục” [Next] để lưu.
Trang liên hệ thanh toán
Trong mục này bạn có thể:
Nhập hoặc cập nhật địa chỉ email để phục vụ cho việc liên hệ thanh toán
Cung cấp địa chỉ liên hệ thanh toán cần được đưa vào các tài liệu tài chính
Nếu địa chỉ thanh toán của bạn trùng với địa chỉ trụ sở, bạn chỉ cần nhấp vào “Sao chép địa chỉ trụ sở” [Copy Visiting Address] để điền tự động và tiết kiệm thời gian.
Nhấp vào “Tiếp tục” [Next] để lưu cập nhật.
Trang chức năng
Sử dụng mục này để xác định tổ chức của bạn làm gì. Theo thời gian, các hoạt động của bạn có thể mở rộng hoặc thay đổi, đây là nơi bạn có thể cập nhật chức năng được khai báo của mình.
Bạn có thể chọn nhiều hơn một chức năng nếu phù hợp
Chức năng bao gồm các tùy chọn như trang trại, tổ chức chuỗi cung ứng, đơn vị bán lẻ, hoặc đơn vị thiết kế
Lưu ý: Việc lựa chọn chức năng chính xác rất quan trọng vì nó quyết định cách tổ chức của bạn tương tác với các hệ thống và dịch vụ của Rainforest Alliance.
2.2 Hệ thống phân cấp của tổ chức
Trong MyRA, tính năng phân cấp cho phép bạn mô hình hóa cơ cấu tổ chức thực tế của mình, cho dù đó là một công ty mẹ đang giám sát nhiều đơn vị, hay một mạng lưới các tổ chức liên quan có trách nhiệm chung. Điều này cho phép các tổ chức chủ quản thấy được thông tin thiết lập và chứng nhận của tổ chức con.
Điều này đặc biệt hữu dụng đối với doanh nghiệp có:
Văn phòng hoặc phòng ban khu vực
Nhà cung ứng hoặc đơn vị liên kết được chứng nhận
Nhiều đơn vị hoạt động theo một giấy phép hoặc chương trình chung
Tổ chức chủ quản thường đại diện cho pháp nhân chính hoặc trụ sở chính. Họ có thể giám sát việc cấp chứng nhận, cấp giấy phép, và quyền truy cập vào nền tảng của các đơn vị liên quan.
Tổ chức con là bất kỳ thực thể nào được liên kết với đơn vị chủ quản (chẳng hạn như một nhóm trang trại, văn phòng khu vực, hoặc công ty liên kết) và hoạt động dưới sự hướng dẫn hoặc quyền sở hữu của tổ chức chủ quản.
Làm theo những bước sau đây để tạo hoặc kết nối tổ chức trong hệ thống phân cấp của bạn.
Bước 1: Truy cập mục hệ thống phân cấp
Trên trang tổng quan, nhấp vào thẻ “Tổ chức” [Organization].
Trong menu phía bên trái, chọn “Hệ thống phân cấp” [Hierarchy].
Ở đây bạn có thể thấy cơ cấu hiện tại, bao gồm bất kỳ tổ chức chủ quản hoặc tổ chức con nào.
Bước 2: Thêm một tổ chức mới
Nhấp vào nút “+ Thêm tổ chức” [+ Add Organization] ở góc trên cùng bên phải.
Một cửa sổ sẽ hiện lên và yêu cầu bạn xác định:
Liệu tổ chức mới là tổ chức chủ quản hay tổ chức con
Liệu tổ chức hiện tại đã ở trong MyRA chưa hay đó là tổ chức mới mà bạn muốn tạo
Sau khi xác định được những nội dung trên, nhấp vào nút “Kết nối/Tạo tổ chức” [Connect/Create organization] màu vàng ở góc phải bên dưới để tiếp tục.
Bước 3 - Liên kết hoặc tạo tổ chức
Bây giờ bạn có hai lựa chọn:
Liên kết một tổ chức hiện có:
Tìm kiếm tổ chức bằng cách nhập tên
Tìm kiếm danh sách tổ chức và lựa chọn tổ chức chính xác
Nhấp vào “Kết nối tổ chức” [Connect organization]
Bạn sẽ thấy một cửa sổ hiện lên xác nhận lựa chọn của bạn, hãy bấm “xác nhận” [confirm] để tiếp tục hoặc “quay lại” [Go Back] để hủy.
Quản trị viên được chỉ định của tổ chức sẽ nhận được lời mời kết nối qua email để chấp thuận hoặc từ chối
Tạo một tổ chức mới:
Chọn “Tổ chức mới” [New organization]
Ghi rõ tên tổ chức mới
Nhấp vào “Tạo một tổ chức mới” [Create a new organization]
Bạn sẽ được yêu cầu hoàn thành các thông tin chi tiết cần thiết về tổ chức theo mục “Chỉnh sửa thông tin chi tiết về tổ chức” [Editing Organization Details]
Bước 4: Xác nhận kết nối với tổ chức
Để hoàn tất quy trình, bấm nút “Xác nhận” [Confirm] ở cửa sổ hiện lên.
Nếu bạn đang kết nối với một tổ chức hiện có, lời mời sẽ được gửi tới quản trị viên của tổ chức đó để được chấp thuận.
Nếu bạn đang tạo một tổ chức mới, bạn sẽ được yêu cầu hoàn thành việc thiết lập cơ bản bằng cách nhập những thông tin chi tiết bắt buộc về công ty.
Lưu ý: Nếu bạn cần trợ giúp trong việc tạo tổ chức mới, vui lòng xem “Hướng dẫn tạo tổ chức mới” [Creating a New Organization guide”]
Chọn tổ chức của bạn
Nếu bạn muốn biết hoặc thay đổi tổ chức bạn đang quản lý, bạn có thể nhấp vào tên tổ chức ở trên cùng trang tổng quan và xem tên nào có dấu kiểm bên cạnh. Hãy đảm bảo tên đúng được đánh dấu.
2.3 Tài liệu pháp lý & Thỏa thuận cấp phép
Trong thẻ Tổ chức trên MyRA, bạn sẽ thấy các mục ở bảng bên trái mà trong đó bạn có thể tham khảo mối quan hệ pháp lý của tổ chức mình với các dịch vụ của Rainforest Alliance.
Phần này cho phép bạn xem những thỏa thuận liên quan đến việc sử dụng nền tảng của bạn và giúp đảm bảo tổ chức của bạn hoạt động theo các yêu cầu của Rainforest Alliance.
Mục tài liệu pháp lý
Mục này cung cấp tổng quan về các thỏa thuận pháp lý mà tổ chức của bạn đã tham gia trong suốt quá trình sử dụng nền tảng. Mục này chỉ mang tính cung cấp thông tin; không có chức năng chỉnh sửa hay quản lý tài liệu. Bạn sẽ chỉ xem được những tài liệu áp dụng cho loại hình tổ chức của bạn, cụ thể là trang trại hoặc tổ chức chuỗi cung ứng.
Ở đây, bạn có thể:
Kiểm tra xem tổ chức của bạn đã chấp thuận điều khoản của dịch vụ nào trên nền tảng
Xem hồ sơ xác nhận pháp lý được thực hiện trong quá trình thiết lập hoặc kích hoạt dịch vụ
Mục thỏa thuận cấp phép
Mục này bao gồm thỏa thuận cấp phép của Rainforest Alliance, trong đó nêu rõ các điều khoản mà tổ chức của bạn phải tuân thủ khi làm việc với Rainforest Alliance. Tài liệu này là thỏa thuận chính thức giữa tổ chức của bạn và Rainforest Alliance về việc sử dụng chứng nhận và những dịch vụ khác được cung cấp thông qua nền tảng MyRA.
Thỏa thuận này:
Được xem xét và chấp thuận bởi một người dùng được cấp quyền khi quá trình lần đầu được khởi động
Phải duy trì hiệu lực và được cập nhật để duy trì trạng thái chứng nhận của bạn
Đây là điều kiện tiên quyết để nộp đơn đăng ký chứng nhận (CAF), tiến hành thanh tra, hoặc truy cập các công cụ chứng nhận liên quan
Lưu ý: Thỏa thuận cấp phép chỉ áp dụng trong trường hợp bạn đang có yêu cầu công bố sản phẩm chứng nhận. Nếu tổ chức của bạn không liên quan đến việc xử lý yêu cầu công bố sản phẩm chứng nhận, bạn có thể bỏ qua mục này.
Để chấp nhận một thỏa thuận cấp phép, hãy làm theo những bước sau đây.
Truy cập thẻ Tổ chức ở trên cùng trang tổng quan
Bấm vào thẻ Thỏa thuận cấp phép ở bảng bên trái
Bấm nút “Ký thỏa thuận cấp phép” [Sign a License Agreement]
Ở trang tiếp theo, nhấp vào ô vuông để xác nhận bạn đã đọc tài liệu thỏa thuận cấp phép
Sau đó tiếp tục bấm nút “Chấp nhận thỏa thuận cấp phép” [Accept License Agreement] ở góc phải phía dưới trang
Bạn có thể xem thỏa thuận cấp phép ở trang Thỏa thuận cấp phép trong trang tổng quan của tổ chức
3. Bạn vẫn cần hỗ trợ?
Nếu bạn cần trợ giúp thêm hoặc có thắc mắc về bất cứ chủ đề nào phía trên, vui lòng liên hệ bộ phận hỗ trợ khách hàng qua customersuccess@ra.org