Quy trình chứng nhận dành cho Trang trại

1. Đăng ký Cấp chứng nhận

Lưu ý: Trước khi tiếp tục với Đơn đăng ký Chứng nhận, hãy đảm bảo rằng các bước thiết lập tổ chức đã được hoàn tất, bao gồm việc đăng ký trong MyRA và cung cấp đầy đủ thông tin cơ bản của tổ chức. Để biết thêm thông tin về các bước này, bạn có thể tham khảo hướng dẫn “Quản lý Người dùng và Tổ chức trong MyRA”.

Khi tổ chức của bạn đã được Quản trị viên thiết lập xong, bạn sẽ thấy ô Chứng nhận trên hệ thống đã được “Mở khoá”. Bạn có thể bắt đầu quy trình chứng nhận của mình bằng cách nhấp vào biểu tượng mũi tên trong ô “Chứng nhận” [Certification] nằm trong phần “Các dịch vụ được đề xuất” [Recommended Services] trên Trang tổng quan.

Lưu ý: Nếu ô Chứng nhận vẫn hiển thị ở trạng thái bị khoá như hình minh hoạ bên dưới, hãy đảm bảo bạn đã hoàn thành các bước yêu cầu ban đầu bằng cách làm theo hướng dẫn trong tài liệu “Bắt đầu sử dụng MyRA dành cho tất cả người dùng

1.1 Chấp nhận các Điều khoản và Điều kiện Chứng nhận

Trước khi bắt đầu quy trình chứng nhận, hệ thống sẽ yêu cầu bạn xem xét và chấp nhận các Điều khoản và Điều kiện liên quan đến việc tham gia chương trình Chứng nhận và quy trình thực hiện của chương trình.

Bạn bắt buộc phải chấp nhận thoả thuận này để có thể tiếp tục sử dụng bất kỳ dịch vụ nào liên quan đến chứng nhận.

1.1.1 Điều khoản và Điều kiện dành cho Trang trại của Rainforest Alliance

Các Điều khoản và Điều kiện này quy định mối quan hệ giữa trang trại của bạn và Chương trình Chứng nhận của Rainforest Alliance.

Tài liệu này nêu rõ những yêu cầu mà trang trại của bạn cần đáp ứng để đạt được và duy trì chứng nhận, bao gồm:

• Đăng ký trang trại của bạn và hoàn tất các cuộc thanh tra

• Sử dụng Con dấu Rainforest Alliance và đưa ra các tuyên bố về tính bền vững

• Quản lý khả năng truy nguyên sản phẩm, phí bản quyền và việc chia sẻ dữ liệu

Bạn có thể xem bản đầy đủ của Điều khoản và Điều kiện của Rainforest Alliance tại đây.

1.2 Trang tổng quan Chứng nhận của Rainforest Alliance

Trang tổng quan Chứng nhận được thiết kế để hướng dẫn bạn từng bước một trong toàn bộ hành trình chứng nhận.

Mỗi ô trên trang tổng quan thể hiện một nhiệm vụ hoặc nhóm yêu cầu cụ thể mà bạn cần hoàn thành trong suốt hành trình chứng nhận. Các ô đều có phần mô tả ngắn gọn nhằm giúp bạn hiểu rõ những yêu cầu cần đáp ứng và các hành động cần thực hiện.

Hướng dẫn này sẽ đồng hành cùng bạn trong từng giai đoạn, giúp bạn triển khai một cách chính xác và tự tin.

Knowledge Hub

Ô đầu tiên trên trang tổng quan của bạn được gắn nhãn “Knowledge Hub”.

Sử dụng ô này để truy cập tất cả các sổ tay, tài liệu hướng dẫn và tài liệu hỗ trợ, bao gồm cả tài liệu hướng dẫn mà bạn hiện đang đọc. Đây là nguồn thông tin đáng tin cậy và cập nhật nhất về quy trình chứng nhận cũng như cách sử dụng hiệu quả các nền tảng của Rainforest Alliance.

Đăng ký

Bên dưới ô Knowledge Hub, bạn sẽ thấy các ô chức năng khác yêu cầu bạn nhập thông tin hoặc thực hiện hành động từ bạn, bắt đầu với nhóm ô “Đăng ký”.

Phần này có thể trông quen thuộc với bạn, vì nội dung của nó tương tự như những thông tin bạn đã nhập khi thiết lập tổ chức trong MyRA trước đó. Thực tế, khi bạn nhấp vào các ô này, hệ thống sẽ mở ra các dữ liệu đã được nhập trong các bước chuẩn bị trước khi đăng ký Chứng nhận.

Tại đây, nhiệm vụ của bạn là xem xét và xác minh rằng tất cả thông tin liên quan đến cơ cấu tổ chức và các địa điểm thực hiện đều chính xác. Nếu có bất kỳ thông tin nào thay đổi hoặc cần chỉnh sửa, đây là thời điểm thích hợp để cập nhật.

Hãy làm theo các bước được hướng dẫn trong tài liệu này để xác nhận thông tin đăng ký và tiếp tục quy trình chứng nhận.

2. Đăng ký cấp chứng nhận

Để đăng ký cấp chứng nhận của Rainforest Alliance, bạn cần cung cấp một số thông tin cơ bản về tổ chức của mình. Trên Trang tổng quan MyRA, hãy tìm các ô có nhãn “Cơ cấu tổ chức” [Organization Structure] và “Các địa điểm thực hiện” [Sites]. Các phần này đã được Quản trị viên của bạn hoàn tất nhằm kích hoạt quyền đăng ký tham gia Chứng nhận.

Hãy xem lại thông tin trong các mục này để bảo đảm tính chính xác, sau đó hoàn tất mục còn lại liên quan đến “Trang trại” và các thông tin về những địa điểm thực hiện thuộc Trang trại của bạn.

Hãy làm theo các bước được mô tả dưới đây để hoàn tất việc đăng ký Chứng nhận.

2.1 Cung cấp Thông tin Trang trại

Lưu ý: Hiện tại, bạn không bắt buộc phải thực hiện bước cung cấp Thông tin trang trại. Nếu đã có đầy đủ thông tin và dữ liệu cần thiết, bạn có thể hoàn thành bước này ngay. Nếu cần thêm thời gian để thu thập và chuẩn bị dữ liệu, bạn có thể quay lại sau; trước mắt, bạn cứ tiếp tục chuyển sang giai đoạn nộp đơn.

Một bước quan trọng trong việc chuẩn bị hồ sơ xin cấp chứng nhận là cung cấp đầy đủ thông tin về trang trại của bạn trên nền tảng. Thông tin này sẽ được đưa vào Đơn Đăng ký Chứng nhận, đồng thời giúp Tổ chức Chứng nhận nắm rõ phạm vi hoạt động của bạn để có thể đưa ra mức báo giá phù hợp và chính xác.

Trong Trang tổng quan Chứng nhận, hãy nhấp vào ô “Trang trại” [Farms].

Tại màn hình tiếp theo, bạn có thể thêm trang trại vào hồ sơ tổ chức theo hai cách khác nhau; việc lựa chọn cách nào sẽ tuỳ thuộc vào cơ cấu tổ chức và số lượng trang trại thuộc tổ chức của bạn.

1. Thêm trang trại theo cách thủ công, khuyến nghị áp dụng cho:

• Các tổ chức chỉ có một trang trại

• Các tổ chức có nhiều trang trại nhưng chỉ có vài trang trại cần đăng ký

2. Nhập Dữ liệu Trang trại bằng Mẫu GMR (Group Member Registry), áp dụng bắt buộc đối với:

• Các mô hình nông hộ nhỏ hoặc nhóm trang trại

• Các tổ chức quản lý số lượng lớn trang trại cùng lúc

Dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cả hai phương pháp; bạn hãy thực hiện theo phương pháp phù hợp với mình và bỏ qua phương pháp không áp dụng.

2.1.1 Thêm trang trại theo cách thủ công

Phương pháp này được khuyến nghị áp dụng cho:

• Các tổ chức chỉ có một trang trại  

• Các tổ chức có nhiều trang trại nhưng chỉ có vài trang trại cần đăng ký

Để thêm một Trang trại, hãy nhấp vào nút “+Thêm trang trại”[+Add Farm] để mở màn hình tạo trang trại như dưới đây.

Hoàn tất các trường bắt buộc trong từng mục sau:

• Thông tin chung

• Thông tin việc làm

• Thông tin Người điều hành/Quản lý

Lưu ý: Tại Brazil và Thổ Nhĩ Kỳ, Số Định danh Quốc gia là bắt buộc.

Nhấp “Lưu” [Save] để tạo trang trại trong hệ thống. Trang trại vừa tạo sẽ xuất hiện trong mục Trang trại trên Trang tổng quan Chứng nhận của bạn. Nếu muốn thêm trang trại khác, bạn có thể lặp lại quy trình để bổ sung.

Bạn có thể nhấp vào biểu tượng 3 chấm bên phải mỗi trang trại để chỉnh sửa thông tin hoặc xoá trang trại nếu trang trại đó không còn thuộc phạm vi chứng nhận.

2.1.2 Thông tin Cây trồng

Cây trồng là sản phẩm nông nghiệp cụ thể được canh tác tại trang trại — như ca cao, cà phê, chè hoặc chuối. Khi đăng ký một trang trại trên nền tảng, bạn cần liệt kê tất cả các loại cây trồng tại trang trại đó thuộc phạm vi áp dụng của chứng nhận.

Để liệt kê, hãy nhấp “Xem/Chỉnh sửa” [View/Edit] bạn sẽ thấy các Thẻ của từng mục xuất hiện ở phía trên trang.

Nhấp vào thẻ “Các loại cây trồng” [Crops], sau đó chọn nút “Thêm cây trồng” [Add Crop].

Chọn một loại cây trồng từ danh sách thả xuống, sau đó chọn giống bạn muốn.

Nhập các giá trị bắt buộc của cây trồng theo yêu cầu trong cửa sổ bật lên:

• Diện tích cây trồng (ha)

• Sản lượng thu hoạch ước tính (kg)

• Sản lượng thu hoạch của vụ mùa trước (kg)

• Khối lượng đã giao (kg)

Nhấp vào “Lưu cây trồng” [Save Crop].

Lặp lại quy trình này cho số lượng cây trồng áp dụng trên trang trại.

2.1.3 Đơn vị trang trại

Đơn vị trang trại là một phần diện tích đất liền mạch, có ranh giới rõ ràng và thuộc phạm vi của một trang trại. Một trang trại có thể bao gồm cả đơn vị trang trại nông nghiệp và phi nông nghiệp.

Đơn vị trang trại có thể bao gồm các cây trồng được chứng nhận, các cây trồng khác, công trình xây dựng, khu vực bảo tồn, v.v. Trong phạm vi ranh giới của một đơn vị trang trại, có thể có các đặc điểm như thảm thực vật tự nhiên, các vùng nước và những đặc điểm khác.

Việc thêm các đơn vị trang trại giúp Rainforest Alliance nắm rõ cấu trúc trang trại của bạn, xác định vị trí địa lý chính xác hơn và tiến hành thanh tra một cách tập trung, hiệu quả hơn.

Thêm Đơn vị trang trại bằng cách mở trang trại tương ứng, chuyển đến thẻ “Đơn vị” [Units], sau đó nhấp vào nút “+Thêm đơn vị trang trại” [+Add farm unit].

2.1.4 Nhập dữ liệu bằng Mẫu GMR (Danh mục Thành viên Nhóm)

Nếu bạn đang quản lý một nhóm trang trại, việc sử dụng mẫu GMR sẽ hữu ích hơn cho bạn.

Để nhập dữ liệu trang trại bằng mẫu này, hãy chuyển đến thẻ “Nhập GMR” [Import GMR] trong bảng điều khiển bên trái.

Sau đó, nhấp vào “Tải xuống mẫu GMR” [Download GMR Template] để tải tệp Excel xuống.

Lưu ý: Tệp này sẽ được tải xuống theo ngôn ngữ mà bạn đã thiết lập trong MyRA.

Sau khi tải xuống, bạn có thể mở tệp bằng Excel trên máy tính. Hãy bắt đầu với các thẻ ở phía dưới trang tính, theo thứ tự từ trái sang phải, bắt đầu từ Trang phủ.

Trang phủ GMR

• Mục đích: Cung cấp bối cảnh chung và xác nhận đây là mẫu GMR chính thức của Rainforest Alliance.

• Việc cần làm: Bạn không cần làm gì. Phần này chỉ dùng để tham khảo.

Hướng dẫn

• Mục đích: Cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách điền mẫu GMR. Phần này giải thích rõ mục đích của từng cột, loại dữ liệu cần nhập và các yêu cầu định dạng.

• Việc cần làm: Hãy đọc kỹ thẻ này trước khi nhập bất kỳ dữ liệu nào. Điều này sẽ giúp bạn nhập đúng định dạng và tránh lỗi khi tải dữ liệu lên hệ thống.

Mẹo: Nhấp vào bất kỳ tiêu đề cột nào trong trang tính để xem hướng dẫn về thông tin cần điền vào các ô tương ứng.

GMR 1. Thông tin Trang trại

• Mục đích: Thu thập các thông tin chung của từng trang trại.

• Việc cần làm: Đối với mỗi trang trại bạn muốn đăng ký, hãy điền đầy đủ các trường bắt buộc, bao gồm:

  • Mã số định danh trang trại

  • Tên Thành viên Nhóm

  • Quốc gia

  • Thông tin liên lạc

  • Mã định danh pháp lý

  • Diện tích trang trại, v.v.

  • Thẻ này đặc biệt quan trọng vì giúp nhận diện rõ ràng và không nhầm lẫn từng trang trại trong nhóm.

GMR 2. Cây trồng được chứng nhận

• Mục đích: Liệt kê các loại cây trồng được canh tác trên từng trang trại đã đăng ký.

• Việc cần làm: Đối với từng trang trại, hãy cung cấp:

  • Tên cây trồng

  • Giống Cây trồng

  • Diện tích đã trồng

  • Sản lượng thu hoạch ước tính và sản lượng thu hoạch mùa vụ trước

  • Khối lượng đã giao

• Dữ liệu này giúp liên kết từng loại cây trồng với các trang trại bạn đã nhập ở thẻ trước đó.

GMR 3. Đơn vị trang trại

• Mục đích: Thông tin chi tiết về từng đơn vị thuộc mỗi trang trại.

• Việc cần làm: Thêm một dòng cho mỗi đơn vị trang trại và điền các thông tin sau:

  • Mã Đơn vị (mã nhận dạng)

  • Mã Trang trại liên kết (lấy từ Thẻ 1. Thông tin Trang trại)

  • Diện tích (ha)

  • Toạ độ GPS (vĩ độ và kinh độ) – yêu cầu tối thiểu 4 chữ số thập phân và tối đa 8 chữ số thập phân  

• Thông tin này giúp xác định vị trí chính xác và đặc biệt hữu ích cho việc lập kế hoạch thanh tra.

• Hãy đảm bảo rằng toạ độ được nhập theo hệ quy chiếu WGS84 – EPSG: định dạng 4326.

GMR 4. Trang tổng quan

• Mục đích: Hiển thị bản tóm tắt tự động của dữ liệu bạn đã nhập, kèm theo các vấn đề được cảnh báo.

• Việc cần làm: Hãy kiểm tra thẻ này sau khi bạn đã nhập xong toàn bộ dữ liệu. Thẻ này giúp bạn phát hiện các trường còn thiếu hoặc lỗi định dạng trước khi tải dữ liệu lên nền tảng.

Hãy điền đầy đủ các trường bắt buộc trong tệp cho tất cả các trang trại, cây trồng và đơn vị liên quan đến chứng nhận.

Sau khi hoàn tất, hãy lưu tệp trên máy tính và quay lại thẻ “Nhập GMR” [Import GMR].

Nhấp vào “Tìm tệp” [Browse File] để tải tệp GMR của bạn lên, hoặc đơn giản là kéo và thả tệp vào ô vuông.

Tiếp theo, bạn cần chọn đúng ngôn ngữ của tệp bằng danh sách thả xuống.

Để tiếp tục nhập dữ liệu, hãy nhấp vào nút “Tải” [Load] để nhập dữ liệu.

Hệ thống sẽ kiểm tra và xác thực tính chính xác của dữ liệu được nhập từ tệp Excel.

2.1.5 Quy trình xác thực GMR và cách diễn giải dữ liệu

Sau khi tải GMR lên, bạn có thể gặp một trong vài kết quả sau đây.

Nếu tệp của bạn gặp vấn đề:

• Bạn sẽ thấy một cửa sổ thông báo yêu cầu bạn rà soát lại dữ liệu và các lỗi được liệt kê trong phần Tóm tắt thông tin xác thực ở đầu trang.

• Các dòng bị ảnh hưởng sẽ được đánh dấu cảnh báo màu đỏ ở phía bên trái.

• Các ô có lỗi sẽ được tô đỏ ở phía bên phải để cho biết rõ lỗi đang gặp phải.

Các lỗi thường gặp khi tải GMR lên hệ thống

Một số lỗi rất dễ khắc phục khi bạn biết cần kiểm tra những gì.

Các lỗi thường gặp nhất bao gồm:

• Mã Đơn vị trang trại không phải là duy nhất

• Sai loại trang trại

• Sai thuật ngữ giới tính

• Trùng toạ độ giữa các đơn vị trang trại khác nhau

Hãy đảm bảo toạ độ có tối thiểu 4 chữ số thập phân và tối đa 8 chữ số thập phân

Thông tin Trang trại, bao gồm tên và diện tích, phải tương ứng với thông tin về Cây trồng của Trang trại và các Đơn vị trang trại

Trước khi tải lên, hãy kiểm tra kỹ các toạ độ để tránh các vấn đề thường gặp.

Cách Khắc phục Các Lỗi GMR

• Nhấp vào ô màu đỏ để xem giải thích về vấn đề.

• Chọn giá trị đúng từ danh sách thả xuống hoặc nhập định dạng chấp nhận được.

• Bạn có thể áp dụng một nội dung chỉnh sửa cho tất cả các lỗi trùng khớp cùng lúc bằng cách đánh dấu vào ô chọn.

Khi tất cả các lỗi được giải quyết, cảnh báo sẽ biến mất và bạn sẽ thấy trạng thái màu xanh.

Bây giờ bạn có thể nhấp vào “Gửi dữ liệu” [Submit Data] để hoàn tất việc tải lên.  

Khi việc nhập liệu hoàn tất, bạn có thể nhấp vào nút “Xem trang trại” [View farms] để xem tất cả các trang trại đã được tải lên trên nền tảng.

2.1.6 Cách tải lên Dữ liệu địa lý (Bản đồ khoanh vùng)

Lưu ý: Hiện tại, bạn không bắt buộc phải thực hiện bước này. Nếu bạn đã có dữ liệu bản đồ khoanh vùng, bạn có thể hoàn thành bước này ngay bây giờ; nếu cần thêm thời gian để thu thập và chuẩn bị dữ liệu, bạn có thể quay lại ở giai đoạn sau, khi chuẩn bị cho Chứng nhận.

Sau khi cung cấp Thông tin trang trại, bao gồm dữ liệu về Cây trồng và Đơn vị trong màn hình “Tổng quan về đơn vị trang trại” [Farm Unit Overview] trên nền tảng, bạn sẽ thấy một cột có nhãn “Trạng thái bản đồ khoanh vùng” [Polygon Status] cho mỗi trang trại.

Hiện tại, cột này sẽ hiển thị “Chưa tải” [Not Uploaded].

Trong các bước dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tải đúng tệp bản đồ khoanh vùng lên để cập nhật trạng thái này.

Để đáp ứng yêu cầu về chứng nhận, mỗi trang trại phải nộp dữ liệu không gian địa lý dưới dạng bản đồ khoanh vùng.

Bản đồ khoanh vùng là một ranh giới địa lý bao quanh một khu vực đại diện cho một trang trại/đơn vị trang trại. Các bản đồ khoanh vùng có thể được lập bản đồ và mã hoá bằng dữ liệu cần thiết về trang trại (được gọi là thuộc tính), chẳng hạn như mã trang trại, diện tích trang trại (ha), diện tích sản xuất, cây trồng, chủ sở hữu, trạng thái chứng nhận.

Dữ liệu không gian này giúp đảm bảo tính minh bạch và khả năng truy nguyên sản phẩm trong hành trình chứng nhận của bạn. Dữ liệu này cũng giúp Tổ chức Chứng nhận đánh giá tốt hơn hoạt động của bạn và lên kế hoạch cho việc thanh tra.

Phần này sẽ giúp bạn hiểu bản đồ khoanh vùng là gì, mục đích sử dụng và cách nộp bản đồ khoanh vùng.

Bản đồ khoanh vùng là gì và Cách tạo tệp yêu cầu

Để đáp ứng yêu cầu về chứng nhận của Rainforest Alliance, bạn cần tạo một tệp bản đồ khoanh vùng thể hiện ranh giới của mỗi trang trại hoặc đơn vị trang trại.  

Khu vực này cần tương ứng với diện tích thực tế của các đơn vị trang trại. Hình dạng này cần khớp với thông tin về diện tích và vị trí mà bạn đã cung cấp trên nền tảng trước đó.

Để tạo tệp bản đồ khoanh vùng, bạn cần vẽ khu vực trang trại trên máy tính và lưu tệp ở định dạng phù hợp.

Nền tảng chỉ chấp nhận các tệp bản đồ khoanh vùng với các định dạng sau: .json, .geojson, .kml, .kmz.

Yêu cầu cơ bản đối với GeoJSON:

1. Định dạng tệp

   • Phải là tệp .json hoặc .geojson hợp lệ, được mã hoá UTF-8.

   • Đối tượng cấp cao nhất phải là một đối tượng JSON ({ }), không phải một mảng.

   • Hệ toạ độ (CRS) chỉ được phép là WGS 84 (EPSG:4326)

2. Thuộc tính Type

   • Mỗi tệp phải bao gồm một thuộc tính "type".

   • Các giá trị được chấp nhận: "Feature", "Feature Collection", "Polygon", "Multi Polygon", "Geometry Collection".

   • Không sử dụng "Line String" hoặc "Multi Line String", vì những giá trị này sẽ gây lỗi bản đồ khoanh vùng trong hệ thống Chứng nhận và Thông tin Trang trại (CFI).

3. Đối tượng Hình học

   • Phải bao gồm các thuộc tính "type" và "coordinates".

   • Định dạng toạ độ: [kinh độ, vĩ độ].

   • Phạm vi kinh độ: -180 đến 180

   • Phạm vi vĩ độ: -90 đến 90

   • Gợi ý: Toạ độ đầu tiên và cuối cùng phải giống nhau để đóng hình dạng bản đồ khoanh vùng.

Ví dụ về tệp .geojson:

Lưu ý: Điều quan trọng cần lưu ý là trong tệp bản đồ khoanh vùng, tên của mỗi bản đồ khoanh vùng sẽ phân biệt chữ hoa chữ thường và phải khớp chính xác với Mã Đơn vị trang trại có trong mục Thông tin Đơn vị trang trại.

Các bước Tham khảo để Tạo Bản đồ Khoanh vùng đúng cách

• Sử dụng "Feature Collection" cho nhiều đơn vị trang trại

• Chỉ sử dụng "Geometry Collection" khi thực sự cần thiết

• Thêm các thuộc tính liên quan (ví dụ: Mã đơn vị trang trại, tên) vào phần "properties"

• Sử dụng cách đặt tên rõ ràng và nhất quán

Bạn cần hỗ trợ tạo tệp?

Nếu bạn có kinh nghiệm kỹ thuật và muốn thử tự thực hiện, bạn có thể sử dụng một số công cụ miễn phí được liệt kê bên dưới.

Nếu chưa quen với các công cụ lập bản đồ, bạn nên:

• Nhờ người có kinh nghiệm về GIS hoặc lập bản đồ hỗ trợ bạn

• Liên hệ với cán bộ hiện trường hoặc bộ phận hỗ trợ kỹ thuật trong tổ chức của bạn

• Hoặc liên hệ với bộ phận Hỗ trợ Khách hàng tại customersuccess@ra.org để biết ai là đại diện Rainforest Alliance của bạn và được tư vấn. Họ không thể tạo tệp thay bạn nhưng có thể cung cấp hướng dẫn và tư vấn.

Các Công cụ Miễn phí Có thể dùng để Tạo Tệp Bản đồ khoanh vùng

Bạn không cần phần mềm đắt tiền để tạo bản đồ khoanh vùng. Có nhiều công cụ miễn phí trực tuyến cho phép bạn vẽ trang trại của mình trên bản đồ và xuất dữ liệu. Dưới đây là hai lựa chọn đơn giản:

1. Google Earth Web

• Truy cập: https://earth.google.com/web/

• Sử dụng công cụ “Dự án” [Projects] để vẽ bản đồ khoanh vùng trên vị trí trang trại của bạn.

• Sau khi vẽ xong, xuất tệp bằng cách nhấp vào trình đơn ba chấm > Xuất dưới dạng KML [ Export as KML].

• Lưu tệp vào máy tính của bạn để sau này tải lên.

• Sổ tay giải thích: Tạo tệp KML bằng Google Earth

2. Geojson.io

• Truy cập: https://geojson.io

• Sử dụng bản đồ để vẽ khu vực trang trại của bạn bằng công cụ bản đồ khoanh vùng.

• Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp Lưu [Save] > GeoJSON và tải tệp xuống.

• Video giải thích: Cách tạo tệp GeoJSON bằng geojson.io

Các bước cuối cùng để hoàn tất việc tải bản đồ khoanh vùng lên

Khi bạn đã lưu đúng tệp bản đồ khoanh vùng trên máy tính, hãy thực hiện các bước sau để hoàn tất việc tải lên:

1. Quay lại thẻ Geodata KML/JSON trong ô Trang trại trên trang tổng quan Chứng nhận Rainforest Alliance

2. Nhấp  vào Tìm tệp [Browse File], chọn tệp bản đồ khoanh vùng của bạn, sau đó nhấp vào Nhập [Import]

3. Chờ xác nhận — nếu tải lên thành công, Trạng thái Bản đồ khoanh vùng sẽ chuyển sang “Đạt” [Pass] và bạn có thể tiếp tục sang phần tiếp theo để hoàn thành Đánh giá rủi ro. Nếu nhận thông báo lỗi, hãy đọc phần bên dưới để khắc phục.

Phải làm gì nếu Trạng thái Dữ liệu Bản đồ khoanh vùng là Không đạt?

Nếu việc tải lên bản đồ khoanh vùng thất bại, bạn sẽ thấy một màn hình thông báo lỗi như hình bên dưới. Màn hình này sẽ làm nổi bật các vấn đề được phát hiện trong tệp của bạn.

Các lỗi phổ biến khi tải lên bản đồ khoanh vùng lên

Những lỗi này thường xảy ra do một hoặc cả hai nguyên nhân sau:

• Tên bản đồ khoanh vùng không khớp với Mã Đơn vị trang trại (tên) hoặc vị trí đã được chỉ định trong các bước trước

• Các vấn đề về định dạng tệp hoặc cấu trúc không được hỗ trợ trong tệp bản đồ khoanh vùng – tham khảo ví dụ trong mục “Bản đồ khoanh vùng là gì và Cách tạo tệp yêu cầu”

Để khắc phục các lỗi này, trước tiên bạn nên kiểm tra kỹ lại Dữ liệu trang trại trên nền tảng Chứng nhận Rainforest Alliance. Đảm bảo rằng tên, số lượng trang trại và các đơn vị trang trại thuộc trang trại là chính xác.

Nếu dữ liệu trang trại của bạn trong MyRA đã chính xác, hãy kiểm tra lại tệp bản đồ khoanh vùng. Kiểm tra xem có bất kỳ sự không nhất quán nào về tên, toạ độ hoặc định dạng không.

Nếu cần, hãy tạo lại bản đồ khoanh vùng bằng công cụ bản đồ (như Google Earth hoặc Geojson.io), sau đó xuất lại tệp theo định dạng đúng.

Khi đã thực hiện xong, hãy tải lại tệp đã chỉnh sửa trong thẻ Geodata KML/JSON như trước.

Nếu vẫn gặp vấn đề, bạn có thể liên hệ với Bộ phận Hỗ trợ Khách hàng qua email customersuccess@ra.org để được trợ giúp.

Lưu ý: Bộ phận Hỗ trợ Khách hàng có thể giúp xác định vấn đề mà nền tảng đang hiển thị và hỗ trợ bạn với các tính năng của MyRA, nhưng họ không thể hỗ trợ việc tạo tệp bản đồ khoanh vùng bằng các nền tảng bên ngoài.

Giai đoạn đăng ký hiện đã hoàn tất và bạn có thể tiếp tục.  

3. Đơn Đăng ký Chứng nhận cho Trang trại

Khi tổ chức của bạn đã được đăng ký và các thiết lập nền tảng đã sẵn sàng, đã đến lúc chuẩn bị cho đơn đăng ký chứng nhận. Giai đoạn này kết nối cơ sở nền tảng mà quản trị viên đã thiết lập với bước tiếp theo là làm việc với Tổ chức Chứng nhận.

Trong các phần tiếp theo, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước để hoàn tất đơn đăng ký.

3.1 Xác nhận Phạm vi Chứng nhận

Trước khi Tổ chức Chứng nhận có thể đưa ra báo giá hoặc lên kế hoạch thanh tra, họ cần hiểu rõ phạm vi chứng nhận của bạn. Phạm vi chứng nhận bao gồm các hoạt động, quy trình, đơn vị tham gia và sản phẩm được bao phủ bởi chứng nhận của một Đơn vị Sở hữu Chứng nhận.

Thực hiện các bước sau để xác nhận phạm vi chứng nhận của bạn:

Bước 1 – Truy cập vào Phạm vi chứng nhận

Từ trang tổng quan Rainforest Alliance của bạn, hãy di chuyển xuống mục “Đăng ký” [Application] và nhấp vào ô có nhãn “Hoàn thành phạm vi chứng nhận” [Complete Certification Scope].

Bạn có thể được yêu cầu nhập lại thông tin đăng nhập MyRA (email và mật khẩu đã đăng ký).

Sau khi đăng nhập, bạn sẽ được chuyển hướng đến Nền tảng Chứng nhận Rainforest Alliance, đây là cổng chính để gửi dữ liệu cho Tổ chức Chứng nhận.

Hầu hết thông tin trong nền tảng này đã được điền sẵn từ các bước thiết lập trước đó trong MyRA.

Bước 2 – Hoàn tất Bảng câu hỏi Phạm vi chứng nhận

Khi vào Nền tảng Chứng nhận Rainforest Alliance, tìm mục “Chuẩn bị cấp chứng nhận” [Certification Preparation] dưới băng quảng cáo chào mừng và nhấp vào “Phạm vi chứng nhận” [Certification Scope].

Bạn sẽ thấy một bảng câu hỏi, trong đó được điền sẵn dữ liệu mà bạn đã cung cấp trong quá trình thiết lập tổ chức và trang trại.

Việc cần làm:

• Xem lại từng phần một cách cẩn thận

• Trả lời bất kỳ câu hỏi nào chưa được điền sẵn bằng cách nhấp vào câu trả lời đúng; một ví dụ là câu hỏi “Người mua đầu tiên” dưới đây

• Không thay đổi bất kỳ dữ liệu nào; nếu có gì cần chỉnh sửa, vui lòng quay lại phần liên quan trong MyRA, cập nhật thông tin và gửi lại, sau đó quay lại đây để xác nhận.

• Nhấp vào “Gửi” [Submit] sau khi bạn đã xác nhận mọi thông tin là chính xác

Sau đó, bạn sẽ được chuyển đến trang “Kết thúc tự đánh giá” [End of Self-Assessment], nơi bạn có thể:

• Thêm bình luận hoặc giải thích cho Tổ chức Chứng nhận

• Đánh dấu ô xác nhận rằng thông tin là chính xác và trung thực

• Nhấp “Gửi” [Submit] một lần nữa để hoàn tất

Ghi chú về Quá trình Xử lý

Khi đã gửi, mục “Phạm vi chứng nhận” [Certification Scope] sẽ biến mất khỏi phần Chuẩn bị cấp chứng nhận trên trang tổng quan RACP của bạn.

Điều này là bình thường vì có nghĩa là dữ liệu đang được xử lý. Hệ thống có thể mất vài phút để cập nhật tiến trình của bạn.

Ở giai đoạn này, phạm vi chứng nhận của bạn được coi là đã xác nhận, và thông tin của bạn sẽ được ghi nhận và lưu trữ cho quá trình báo giá và lập kế hoạch thanh tra.

3.2 Xem và Tải xuống Yêu cầu

Sau khi bạn gửi Phạm vi chứng nhận, nền tảng sẽ tự động tạo danh sách các yêu cầu tuỳ chỉnh mà bạn phải hoàn thành trong Đơn Đăng ký chứng nhận (CAF).

Các yêu cầu này dựa trên thông tin bạn đã cung cấp và phản ánh những gì tổ chức của bạn phải thực hiện để đáp ứng Tiêu chuẩn Nông nghiệp Bền vững 1.4. Để các yêu cầu này hiển thị trên nền tảng, thường sẽ mất vài phút để hệ thống xử lý.

Cách Truy cập các Yêu cầu của bạn:

1. Trong Nền tảng Chứng nhận Rainforest Alliance, mở trình đơn chính

2. Nhấp vào “Yêu cầu dành cho tôi” [My Requirements] (nằm ngay dưới mục “Cổng thông tin thanh tra viên” [Auditee Portal])

3. Bạn sẽ thấy danh sách tất cả các yêu cầu áp dụng cho quá trình chứng nhận của bạn

Bạn có thể được yêu cầu chọn Dịch vụ Chứng nhận (Tiêu chuẩn) phù hợp với loại chứng nhận mà bạn đang đăng ký, bạn có thể chọn bằng cách di chuyển đến phần trên cùng của trang trong trình đơn thả xuống.

Khi đã chọn xong, màn hình sẽ cập nhật và hiển thị danh sách các yêu cầu được tuỳ chỉnh theo loại chứng nhận và phạm vi của bạn.

Xuất và Xem lại

Sau khi xem lại danh sách các yêu cầu, hãy nhấp vào tuỳ chọn xuất để tải một bản sao xuống.

Bạn nên giữ tài liệu này làm tài liệu tham khảo khi tiếp tục các bước cuối cùng trong quá trình đăng ký.

3.3 Hoàn tất và Nộp Mẫu đăng ký cấp chứng nhận (CAF)

Sau khi bạn đã gửi Dữ liệu Chỉ số, bước tiếp theo là hoàn tất Mẫu đăng ký cấp chứng nhận (CAF). Đơn này tổng hợp tất cả thông tin của tổ chức bạn thành một bản tóm tắt có cấu trúc để Tổ chức Chứng nhận xem xét và sử dụng trong quá trình báo giá và lập kế hoạch thanh tra.

Bước 1: Truy cập vào CAF

• Đăng nhập lại vào MyRA bằng thông tin đăng nhập của bạn và nhấp vào ô “Chứng nhận” [Certification]

• Khi vào trang Chứng nhận, nhấp vào ô “Điền vào mẫu đăng ký cấp chứng nhận” [Fill in Certification Application Form] để truy cập lại Nền tảng Chứng nhận Rainforest Alliance (RACP)

• Từ trang tổng quan RACP, tìm mục “Chuẩn bị cấp chứng nhận” [Certification Preparation]

• Nhấp vào dòng có tiêu đề “Mẫu đăng ký cấp chứng nhận” [Certification Application Form]

Bước 2: Hoàn thành Đơn Đăng ký

Bạn sẽ được chuyển đến một bảng câu hỏi tương tự như Phạm vi Chứng nhận.

• Cuộn qua bảng câu hỏi để xem xét các trường thông tin

• Ở phía bên phải, hoàn thành phần “phản hồi” [responses] để đảm bảo rằng tất cả các thông tin yêu cầu đã được cung cấp đầy đủ

• Khi đã sẵn sàng, nhấp “Lưu và Xác thực” [Save and Validate]

Nếu có bất kỳ lỗi nào, chẳng hạn như thiếu câu trả lời, bạn sẽ nhận được cảnh báo màu đỏ thông báo về lỗi.

Nếu tất cả thông tin đã được nhập đúng, bạn sẽ thấy thông báo xác nhận màu xanh thông báo rằng mọi thứ đã được hoàn tất đúng.

Sau đó, nhấp “Gửi” [Submit] để hoàn tất mẫu đăng ký.

Bước 3: Tải tài liệu CAF xuống

Sau khi gửi, quay lại trang tổng quan RACP và vào trình đơn “Tài liệu” [Documents].

Tại đây, bạn sẽ tìm thấy một tệp PDF có thể tải xuống với tiêu đề “Đăng ký Chứng nhận Rainforest Alliance”  [Rainforest Alliance Certification Application], tài liệu này tổng hợp tất cả thông tin bạn đã gửi và sẽ hữu ích trong giai đoạn báo giá với Tổ chức Chứng nhận.

4. Ký hợp đồng với Tổ chức Chứng nhận

Khi các công việc chuẩn bị và đánh giá đã hoàn tất, hầu hết thông tin bạn bắt buộc phải cung cấp hiện đã được nộp thông qua hệ thống của Rainforest Alliance. Bước tiếp theo là bắt đầu quá trình ký hợp đồng với Tổ chức Chứng nhận, đơn vị sẽ chịu trách nhiệm thực hiện thanh tra và cấp chứng nhận cho bạn.

Mặc dù nền tảng này tập trung dữ liệu của bạn và giúp quản lý quy trình tổng thể, nhưng một số phần của quá trình ký hợp đồng sẽ diễn ra ngoài nền tảng, trực tiếp giữa tổ chức của bạn và Tổ chức Chứng nhận.

Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước và chỉ rõ những hành động nào diễn ra trong hệ thống và những hành động nào cần liên hệ trực tiếp và phối hợp với Tổ chức Chứng nhận.

Lưu ý: Bất kỳ lúc nào trong quá trình này, bạn có thể truy cập lại Nền tảng Chứng nhận Rainforest Alliance bằng cách quay lại trang tổng quan MyRA và nhấp vào ô Hoàn thành phạm vi chứng nhận.

4.1 Nhận báo giá từ Tổ chức Chứng nhận được uỷ quyền

Lưu ý: Giai đoạn này được thực hiện ngoài nền tảng. Sau khi đã làm việc với Tổ chức Chứng nhận và ký hợp đồng, bạn sẽ quay lại nền tảng để xác nhận hợp đồng (bắt tay) và tiếp tục với quá trình thanh tra.

Ở cuối tài liệu CAF, bạn sẽ thấy danh sách các Tổ chức Chứng nhận được uỷ quyền dựa trên khu vực và phạm vi chứng nhận của bạn.

Bạn có thể thực hiện các bước sau:

• Xem lại tài liệu CAF đã tải về trên máy tính của bạn từ RACP

• Liên hệ trực tiếp qua email với Tổ chức Chứng nhận mà bạn chọn, gửi cho họ tài liệu CAF

• Yêu cầu báo giá dựa trên đơn đăng ký mà bạn đã gửi

Sau khi nhận được báo giá từ một hoặc nhiều Tổ chức Chứng nhận, bạn có thể xem xét và tiếp tục ký hợp đồng với tổ chức phù hợp nhất với nhu cầu của mình.

Lưu ý: Sau khi ký hợp đồng hoàn tất, Đơn vị Sở hữu Chứng nhận chỉ có thể chuyển từ một Tổ chức Chứng nhận này sang Tổ chức Chứng nhận khác giữa các chu kỳ chứng nhận, tức là việc chuyển nhượng chỉ có thể diễn ra 3 năm 1 lần.

4.2 Xác nhận Hợp đồng với Tổ chức Chứng nhận (Bắt tay)

Sau khi đã ký hợp đồng với Tổ chức Chứng nhận mà bạn chọn ngoài nền tảng, bước tiếp theo là đăng ký hợp đồng này trong Nền tảng. Quá trình này được gọi là Bắt tay.

Bắt tay là một bước quan trọng, đánh dấu sự bắt đầu của hợp đồng giữa bạn và Tổ chức Chứng nhận.

4.2.1 Bắt tay

Dưới đây là các bước sẽ diễn ra trong và sau khi bắt tay hoàn tất:

1. Khởi đầu bởi Đơn vị Sở hữu Chứng nhận

   • Bạn có trách nhiệm khởi động quá trình bắt tay trong RACP. Sau bước này, Tổ chức Chứng nhận bạn chọn sẽ được phép truy cập vào hồ sơ tổ chức của bạn, bao gồm đơn đăng ký và dữ liệu chỉ số đã gửi.

2. Quyền truy cập cho Tổ chức Chứng nhận

   • Sau khi quá trình bắt tay được khởi động, Tổ chức Chứng nhận sẽ có thể bắt đầu xem dữ liệu bạn đã cung cấp để chuẩn bị cho quá trình thanh tra.

3. Chuẩn bị thanh tra

   • Khi có quyền truy cập vào hồ sơ của bạn, Tổ chức Chứng nhận có thể chuẩn bị kỹ lưỡng cho quá trình thanh tra, sử dụng dữ liệu chính xác và tài liệu bạn đã cung cấp thông qua nền tảng.

4.2.2 Cách Khởi động Quá trình Bắt tay

Hãy làm theo các bước sau để khởi động quá trình bắt tay từ trong nền tảng:

1. Đăng nhập vào MyRA và vào ô “Chứng nhận” [Certification]. Nhấp vào nút để mở trang Tổng quan về chứng nhận và sau đó nhấp vào ô phạm vi hoặc Mẫu đăng ký cấp chứng nhận để truy cập RACP.

2. Bạn sẽ được chuyển đến trang tổng quan RACP. Ở đầu màn hình, nhấp vào trình đơn “Hợp đồng”.

3. Trong thẻ Tiêu chuẩn Nông nghiệp Bền vững, hãy nhấp vào biểu tượng trang để mở mẫu hợp đồng mới.

4. Trong biểu mẫu bật lên:

   • Nhấp vào biểu tượng người trong trường Tổ chức Chứng nhận và chọn Tổ chức Chứng nhận mà bạn đã ký hợp đồng

• Đảm bảo chỉ định đúng dịch vụ (tiêu chuẩn) (Tiêu chuẩn Nông nghiệp Bền vững [Trang trại]) trên trang tiếp theo. (Nếu dịch vụ (tiêu chuẩn) không đúng, bạn nên liên hệ với Customer Success qua email customersuccess@ra.org
  , vì điều này có thể có nghĩa là yêu cầu trong phạm vi của bạn cũng không đúng)

  • Nhập năm thanh tra, ngày bắt đầu Hợp đồng (ngày ký hợp đồng với Tổ chức Chứng nhận) và ngày kết thúc hợp đồng của dịch vụ (tiêu chuẩn) (chính xác là 3 năm sau ngày bắt đầu hợp đồng)

  • Nhấp vào “Lưu và đóng” ở đầu trang để hoàn tất bước này

Lưu ý: Việc chọn đúng Tổ chức Chứng nhận là rất quan trọng, vì sau khi chọn, bạn không thể thay đổi Tổ chức Chứng nhận trừ khi bạn gửi yêu cầu chính thức tới Tổ chức Chứng nhận. Xem thêm thông tin về việc thay đổi Tổ chức Chứng nhận trong Các quy tắc Chứng nhận đối với Trang trại.

Giờ đây, Tổ chức Chứng nhận sẽ có thể truy cập dữ liệu của bạn trong RACP. Họ sẽ tiếp tục quá trình chuẩn bị cho thanh tra, bước đầu tiên trong quá trình này được gọi là Đặt lệnh thanh tra. Khi lệnh thanh tra này được tạo, quá trình bắt tay của bạn coi như đã hoàn tất.

Hợp đồng ký kết với Tổ chức Chứng nhận sẽ có thời gian tối thiểu là ba năm, tương ứng với thời gian của chu kỳ chứng nhận.

Bạn có thể tìm hiểu thêm về mối quan hệ giữa bạn và Tổ chức Chứng nhận trong Các quy tắc Chứng nhận đối với Trang trại. Đơn vị Sở hữu Chứng nhận chỉ có thể chuyển từ một Tổ chức Chứng nhận sang Tổ chức Chứng nhận khác trong giữa các chu kỳ chứng nhận, có nghĩa là việc chuyển nhượng chỉ có thể diễn ra 3 năm 1 lần.

Lưu ý: Tại một số quốc gia (chẳng hạn như Ghana), nhân viên Rainforest Alliance có thể gán sẵn Tổ chức Chứng nhận cho hồ sơ của bạn. Tuy nhiên, bạn vẫn cần phải khởi động quá trình bắt tay để xác nhận hợp đồng.

5. Chuẩn bị cho Thanh tra

Để tiếp tục với quá trình thanh tra, bạn cần nhập các thông tin quan trọng về các trang trại của mình. Thông tin này bao gồm các dữ liệu như loại cây trồng và giống, diện tích, vị trí, dữ liệu địa lý của trang trại và nhiều thông tin khác.

Dữ liệu này giúp xác định phạm vi hoạt động của bạn sẽ được thanh tra và đưa vào chứng nhận.

Trong các phần tiếp theo, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước để chuẩn bị cho quá trình thanh tra.

5.1 Cung cấp Thông tin Trang trại

Để Tổ chức Chứng nhận có thể thực hiện thanh tra, họ cần hiểu về số lượng và cấu trúc các trang trại tạo thành tổ chức của bạn.

Việc này được thực hiện bằng cách cung cấp Thông tin về Trang trại trong MyRA.

Nếu bạn chưa thực hiện việc này trong phần 2.1 của tài liệu hướng dẫn, thì đây chính là thời điểm để hoàn thành thông tin này. Vui lòng tham khảo phần trên để hoàn tất các bước cung cấp Thông tin Trang trại.

5.2 Báo cáo Dữ liệu Chỉ số

Dữ liệu Chỉ số là một bộ thông tin có cấu trúc, phản ánh cách thức hoạt động của trang trại và tổ chức của bạn phù hợp với các yêu cầu của Tiêu chuẩn Nông nghiệp Bền vững Rainforest Alliance và là yếu tố quan trọng để Tổ chức Chứng nhận thực hiện thanh tra.

Bạn sẽ hoàn thành Dữ liệu Chỉ số trực tiếp trong Nền tảng Chứng nhận Rainforest Alliance (RACP). Rất nhiều thông tin sẽ đã được điền sẵn dựa trên những gì bạn đã cung cấp trong các bước trước (ví dụ, trong quá trình đăng ký và xác nhận phạm vi). Nhiệm vụ của bạn là xem lại, hoàn thiện và nộp bộ dữ liệu này.

5.2.1 Sử dụng FieldEntry (không bắt buộc)

Đối với những Nhóm trang trại không có khả năng truy cập toàn bộ Dữ liệu của các trang trại, Rainforest Alliance đã giới thiệu một công cụ – FieldEntry – để giúp những nhóm trang trại đáp ứng yêu cầu báo cáo Dữ liệu Chỉ số.

Công cụ này bao gồm hai thành phần: KOBO và Ứng dụng Web FieldEntry. Các thành phần này được thiết kế để hoạt động cùng nhau, giúp các nhóm trang trại dễ dàng thu thập dữ liệu ở cấp độ thành viên nhóm, tổng hợp và báo cáo Dữ liệu Chỉ số trong Nền tảng Chứng nhận Rainforest Alliance (RACP).

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng công cụ này, vui lòng tham khảo sổ tay hướng dẫn này.

5.2.2 Hoàn thành Bảng câu hỏi Dữ liệu Chỉ số

Bước 1: Bước 1: Truy cập Nền tảng Chứng nhận

• Đăng nhập vào MyRA bằng thông tin đăng nhập của bạn và nhấp vào ô Chứng nhận

Bước 2: Truy cập Nền tảng Dữ liệu Chỉ số

• Trên trang Chứng nhận, di chuyển xuống Phần có tiêu đề “Chuẩn bị”

• Bạn sẽ thấy một ô có nhãn “Dữ liệu Chỉ số”, nhấp vào đó để mở trang tổng quan Dữ liệu Chỉ số.

• Bạn sẽ được chuyển hướng đến một trang mới hiển thị Dữ liệu Chỉ số.

Bước 3: Bắt đầu Bảng câu hỏi

• Nhấp vào Bắt đầu [Start] dưới thẻ Chung [General] để bắt đầu.

• Trạng thái bảng câu hỏi sẽ chuyển sang Đang thực hiện.

Bước 4: Hoàn thành Bảng câu hỏi

• Nhấp vào nút “Tiếp theo” để bắt đầu điền vào bảng câu hỏi

• Xem kỹ từng câu hỏi và đưa ra câu trả lời bắt buộc

• Sau khi hoàn thành một trang, nhấp vào “tiếp theo” để hoàn thành tất cả các trang

• Nếu bạn cần quay lại trang trước, nhấn nút “Trang trước” [Previous]

• Trang cuối: sau khi trả lời xong, bạn sẽ không thể bấm nút “Tiếp theo” [Next] nữa, mà chỉ có thể bấm “Hoàn thành” [Complete]

• Sau khi hoàn thành, bạn sẽ quay lại trang chính của Dữ liệu Chỉ số, lúc này trạng thái bảng câu hỏi sẽ được cập nhật là “Hoàn thành” và các bảng câu hỏi của các trang trại khác sẽ hiển thị

Lưu ý: Nếu bạn nhấn “Hoàn thành” [Complete] và còn những mục chưa hoàn thành, chúng sẽ được hiển thị bằng màu đỏ.

Bước 5: Lặp lại nếu cần thiết

• Nếu tổ chức của bạn có nhiều bảng câu hỏi (tuỳ thuộc vào cấu trúc), hãy lặp lại quy trình trên cho mỗi Trang trại.

Bước 6: Gửi để Xem xét

• Sau khi hoàn thành tất cả các bảng câu hỏi, hãy nhấn Yêu cầu xem xét [Request to Review] để gửi dữ liệu chỉ số để đánh giá.

• Bạn có thể xem tóm tắt tất cả dữ liệu đã cung cấp dưới các Bảng câu hỏi dành cho Trang trại.

Sau khi bạn gửi Dữ liệu Chỉ số, Tổ chức Chứng nhận sẽ có thể nhìn thấy dữ liệu này, và dựa vào đó để xác thực đơn đăng ký của bạn và bắt đầu quá trình lập kế hoạch thanh tra.

5.2.3 Cách chỉnh sửa Bảng câu hỏi

Nếu Tổ chức Chứng nhận yêu cầu chỉnh sửa hoặc điều chỉnh dữ liệu, họ sẽ liên hệ với bạn.

Tổ chức Chứng nhận sẽ mở lại Bảng câu hỏi để chỉnh sửa, và bạn cần làm theo các bước trên để chỉnh sửa lại dữ liệu trong Bảng câu hỏi đó.

5.2.4 Tải báo cáo dữ liệu chỉ số xuống

Bạn có thể tải xuống tài liệu PDF chứa dữ liệu đã cung cấp bằng cách nhấn nút “Tải xuống PDF” [Download PDF] ở góc trên bên phải. Tài liệu này có thể được sử dụng để tham khảo khi không có mạng hoặc khi bạn đang không sử dụng máy tính.

Bên dưới là phần tóm tắt quy trình ở mức tổng quan.

5.3 Thực hiện Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro là quy trình được thực hiện một cách có hệ thống nhằm xác định và phân tích những vấn đề có thể ảnh hưởng đến việc tuân thủ các yêu cầu của Bộ Tiêu chuẩn Rainforest Alliance và đến khả năng đạt được các kết quả bền vững mong đợi. Rainforest Alliance đã phát triển Công cụ Đánh giá rủi ro để hỗ trợ việc phân tích này.

Công cụ này được kết nối với Hệ thống Thông tin Địa lý (GIS) toàn cầu, dùng để kiểm tra dữ liệu vị trí trang trại mà bạn đã cung cấp ở các bước trước, nhằm phát hiện sớm các rủi ro liên quan đến tính bền vững — cụ thể là nguy cơ mất rừng và xâm lấn vào các khu vực được bảo vệ.

Mỗi đơn vị trang trại sẽ được xếp hạng Rủi ro Thấp, Trung bình, hoặc Cao cho cả hai nhóm rủi ro trên. Rủi ro thấp (màu xanh) 0%, rủi ro trung bình (màu cam) đến 1,2%, và rủi ro cao, trong đó diện tích chồng lấn cao hơn 1,2%.

Đánh giá này giữ vai trò rất quan trọng ở giai đoạn đầu của quá trình chứng nhận. Đánh giá này giúp nhận diện các vị trí có rủi ro cao trước khi lên kế hoạch thanh tra.

Đánh giá rủi ro sử dụng các điểm toạ độ và tệp bản đồ khoanh vùng mà bạn đã tải lên trong phần chuẩn bị thanh tra. Quá trình đánh giá này cũng kiểm tra để đảm bảo rằng mỗi đơn vị trang trại:

• Nằm trên phần diện tích đất hợp lệ

• Thuộc phạm vi quốc gia nằm trong phạm vi chứng nhận của bạn

• Không chồng lấn với các đơn vị trang trại khác của cùng tổ chức.

Xác thực theo EUDR

Cùng với Đánh giá Rủi ro, hệ thống cũng thực hiện bước kiểm tra để xác thực theo EUDR. Kiểm tra này bao gồm việc xác thực số chữ số thập phân của toạ độ và yêu cầu các trang trại có diện tích từ 4 ha trở lên phải có tệp bản đồ khoanh vùng được tải lên.

Khi bước đánh giá rủi ro được hoàn tất thành công, bạn sẽ thấy kết quả xác thực theo EUDR. Việc Xác thực này liên quan đến các yêu cầu EUDR1 và EUDR2 như hình minh hoạ bên dưới.

Lưu ý: Để biết thêm thông tin về EUDR và các yêu cầu áp dụng cho Trang trại, vui lòng tham khảo tài liệu này trong Knowledge Hub  của Rainforest Alliance.

5.3.1 Cách xem Đánh giá Rủi ro

Bạn có thể mở trang Đánh giá Rủi ro bằng hai cách như sau.

Cách 1: Từ trang Trang trại

1. Chuyển đến trang tổng quan Chứng nhận.

2. Mở mục Trang trại.

3. Nhấp vào thẻ Đánh giá Rủi ro ở ngăn bên trái của màn hình.

Phương án 2: Từ Trang tổng quan Chứng nhận

1. Trên trang tổng quan Chứng nhận, di chuyển xuống phần “Chuẩn bị”.

2. Nhấp vào ô Đánh giá Rủi ro.

5.3.2 Đồng bộ cây trồng để xác thực EUDR

Bên cạnh nút “Bắt đầu đánh giá rủi ro” [Start risk assessment] có nút “Đồng bộ cây trồng để xác thực theo EUDR” [Sync crops for EUDR].

Nếu bạn muốn hoặc được yêu cầu tham gia xác thực theo EUDR, bạn có thể sử dụng nút này để đồng bộ danh mục cây trồng từ trang trại sang từng đơn vị trang trại.

Có 3 cách để đồng bộ dữ liệu này.

Cách 1:

Sử dụng nút Đồng bộ cây trồng để xác thực theo EUDR [Sync crops for EUDR] nằm cạnh nút “Bắt đầu đánh giá rủi ro” [Start Risk Assessment]. Nút này sẽ được bật nếu trang trại của bạn có cây Ca cao hoặc Cà phê.

Cách 2:

Sử dụng nút tương tự có nhãn “Sao chép cây trồng vào đơn vị trang trại” [Copy crops to Farm units] trong thẻ Trang trại [Farms] để đồng bộ cây trồng sang các đơn vị trang trại.

Cách 3:

Nếu bạn nhấp vào Trang trại [Farm] và mở trang Tổng quan về đơn vị trang trại [Farm Unit Overview], hãy nhấp vào nút “Đồng bộ cây trồng vào đơn vị trang trại” [Sync crops to farm units] ở góc trên bên phải

5.3.3 Thực hiện Đánh giá Rủi ro

1. Trong cửa sổ Đánh giá Rủi ro, hãy nhấp Bắt đầu đánh giá rủi ro [Start Risk Assessment].

2. Một cửa sổ sẽ bật lên để xác nhận rằng quá trình đánh giá đã bắt đầu. Đóng thông báo này.

3. Trạng thái sẽ được cập nhật thành Đang thực hiện.

Hệ thống sẽ bắt đầu phân tích dữ liệu trang trại của bạn.

Khi hoàn tất (thông thường mất khoảng 10 phút), trạng thái sẽ thay đổi và kết quả sẽ được hiển thị.

5.3.4 Hiểu Kết quả Đánh giá Rủi ro

Đối với mỗi đơn vị trang trại, bạn sẽ thấy các hạng mục đánh giá sau:

• Kiểm tra chồng lấn - Đạt/Không đạt

• Kiểm tra trên đất - Đạt/Không đạt

• Kiểm tra trong quốc gia – Đạt/Không đạt

• Rủi ro mất rừng – Cao / Trung bình / Thấp

• Rủi ro khu vực được bảo vệ – Cao / Trung bình / Thấp

Nếu kết quả đạt yêu cầu, nền tảng sẽ hiển thị bản tóm tắt xác nhận điều này.

Nếu có vấn đề, bạn sẽ thấy chi tiết cho từng lỗi, và bạn có thể xem phần bên dưới để biết cách khắc phục.

5.3.5 Rà soát và Khắc phục Các Vấn đề trong Đánh giá Rủi ro

Để xem kết quả:

• Di chuyển xuống ngay trong trang nơi bạn đã bắt đầu Đánh giá Rủi ro.

• Kết quả sẽ được hiển thị theo từng đơn vị trang trại, cho biết mục nào đạt và mục nào không đạt.

  • Lỗi Hình học Không hợp lệ  – Đạt/Không đạt

    • Kiểm tra chồng lấn

    • Tự cắt chính nó

    • Đoạn thẳng quá ngắn

    • Lỗi tô pô

    • Gai nhọn

    • Điểm trùng lặp

  • Kiểm tra trên đất – Đạt/Không đạt

  • Kiểm tra trong quốc gia – Đạt/Không đạt

Nếu bất kỳ mục kiểm tra nào không đạt:

• Hãy rà soát và chỉnh sửa dữ liệu trong thông tin Cây trồng/Đơn vị trang trại hoặc trong tệp bản đồ khoanh vùng của bạn.

• Đảm bảo rằng toạ độ, hình dạng bản đồ khoanh vùng và ranh giới trang trại chính xác và trùng khớp với dữ liệu bạn đã gửi trước đó.

• Sau khi hoàn tất chỉnh sửa, hãy tải lên lại dữ liệu đã cập nhật và chạy lại Đánh giá Rủi ro.

Khi tất cả vấn đề được khắc phục, đánh giá rủi ro của bạn sẽ đạt yêu cầu và bạn sẽ sẵn sàng bước sang giai đoạn tiếp theo trong hành trình chứng nhận.

Thông tin của bạn sẽ được hiển thị cho Tổ chức Chứng nhận trong RACP — bạn không cần tải xuống.

5.3.6 Thông báo cho Tổ chức Chứng nhận rằng bạn đã sẵn sàng cho cuộc thanh tra

Khi tất cả các bước trên đã được hoàn tất, hệ thống hiện đã có đầy đủ dữ liệu cần thiết để Tổ chức Chứng nhận tiến hành các hoạt động Thanh tra.

Bạn cần liên hệ với Tổ chức Chứng nhận bằng phương thức phù hợp (email hoặc điện thoại) và thông báo rằng bạn đã hoàn thành các bước cần thiết và đã sẵn sàng để bắt đầu cuộc Thanh tra.

6. Quy trình Thanh tra và Chứng nhận

6.1 Chấp thuận Kế hoạch Thanh tra

Sau khi bạn ký hợp đồng với Tổ chức Chứng nhận và họ đã rà soát thông tin của bạn, họ sẽ xây dựng một kế hoạch thanh tra.
Kế hoạch này giải thích cách họ sẽ tiến hành cuộc thanh tra và sẽ được gửi trực tiếp cho bạn (không thông qua nền tảng).

Kế hoạch bao gồm các thông tin sau:

• Ngày dự kiến tiến hành thanh tra

• Thời lượng thanh tra dự kiến

• Các hoạt động sẽ được thực hiện trong thời gian thanh tra

• Danh sách các trang trại hoặc địa điểm được chọn mẫu

Bạn sẽ cần thực hiện các bước sau:

• Xem xét kế hoạch một cách cẩn thận

• Phê duyệt kế hoạch, hoặc trao đổi với Tổ chức Chứng nhận nếu bạn cần điều chỉnh

Khi hai bên đã thống nhất về kế hoạch, Tổ chức Chứng nhận sẽ tiến hành cuộc thanh tra.

Lưu ý: Tất cả trao đổi liên quan đến việc lập kế hoạch thanh tra đều diễn ra bên ngoài nền tảng, trực tiếp giữa bạn và Tổ chức Chứng nhận.

6.2 Quy trình và Đóng Các Trường hợp Không Tuân thủ

Tại giai đoạn này của quy trình thanh tra, Tổ chức Chứng nhận đã hoàn tất cuộc thanh tra để kiểm tra xem tổ chức của bạn có đáp ứng các tiêu chuẩn Rainforest Alliance mà bạn đã chọn hay không.

Nếu họ phát hiện bất kỳ trường hợp không tuân thủ nào, bạn sẽ cần:

1. Giải thích những hành động bạn sẽ thực hiện để khắc phục các trường hợp không tuân thủ đó

   1. Các quy tắc mô tả đầy đủ mọi bước bạn phải thực hiện để xử lý các trường hợp không tuân thủ được xác định trong quá trình thanh tra. Vui lòng tham khảo Mục 3.2 của Các quy tắc Chứng nhận.

2. Chia sẻ cách bạn dự định ngăn chặn các trường hợp này tái diễn.

Tổ chức Chứng nhận sẽ rà soát các hành động khắc phục mà bạn đề xuất để đánh giá xem như vậy là đủ chưa. Họ cũng yêu cầu bạn cung cấp bằng chứng cho thấy các trường hợp không tuân thủ đã được giải quyết sau khi bạn thực hiện hành động khắc phục.

Bạn cần gửi kế hoạch hành động và các bằng chứng liên quan thông qua nền tảng RACP.

Để gửi hành động khắc phục, hãy làm theo các bước dưới đây.

Bước 1 – Đăng nhập vào nền tảng RACP

Đăng nhập vào nền tảng RACP.

• Trên trang tổng quan, di chuyển đến mục “Phát hiện” [Findings]. Tại đây, bạn sẽ thấy báo cáo/kết quả thanh tra được tạo bởi thanh tra viên sau cuộc thanh tra. Báo cáo nêu rõ các nội dung tuân thủ và không tuân thủ được xác định trong quá trình thanh tra.

• Nhấp đúp vào kết quả tương ứng với cuộc thanh tra của bạn. Bạn sẽ thấy giao diện chi tiết của báo cáo.

Bước 2- Rà soát Kết quả Thanh tra

Đọc kỹ toàn bộ báo cáo. Tại mỗi điểm khống chế mà tổ chức của bạn không tuân thủ, bạn cần cung cấp thông tin. Trình bày đầy đủ các nội dung theo đúng hướng dẫn trong các quy tắc chứng nhận, để đảm bảo thông tin nhất quán về phân tích nguyên nhân gốc rễ, biện pháp điều chỉnh và biện pháp khắc phục:

• Phân tích Nguyên nhân Gốc rễ: Tại đây, bạn nêu lý do cốt lõi khiến trường hợp không tuân thủ xảy ra. Mục tiêu là tìm ra lỗi thuộc về hệ thống hoặc quy trình, chứ không chỉ dừng ở vấn đề trước mắt.

• Biện pháp Điều chỉnh: Bạn mô tả những việc cần làm ngay để sửa trường hợp không tuân thủ và đưa tình hình trở lại đúng yêu cầu

• Hành động Khắc phục: Đây là giải pháp dài hạn, nhằm xử lý tận gốc nguyên nhân gây ra vấn đề để tránh tái diễn trong tương lai

Hãy điền nội dung theo các mục hiển thị trong hình:

Chèn mô tả hành động khắc phục tại đây

Bước 3 – Đính kèm tài liệu hoặc bằng chứng cần thiết

Nền tảng cho phép bạn đính kèm các tài liệu muốn chia sẻ với Tổ chức Chứng nhận. Ví dụ: để cung cấp bằng chứng khắc phục cho một trường hợp không tuân thủ, bạn có thể đính kèm nhiều loại tài liệu hoặc hình ảnh chứng minh rằng vấn đề đã được xử lý. Những tệp đính kèm này giúp Tổ chức Chứng nhận xác minh rằng biện pháp khắc phục đã được thực hiện hiệu quả.

• Hãy sử dụng thẻ “Tệp” [Files] để tải lên những tệp bạn muốn đính kèm vào phần kết quả thanh tra

Bước 4 – Gửi Hành động Khắc phục

Sau khi đã cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết, bạn phải gửi thông tin này đến Tổ chức Chứng nhận.

• Thao tác này được thực hiện bằng cách chọn mục “gửi hành động khắc phục” [submit corrective action] từ danh sách thả xuống ở góc trên bên phải màn hình (như minh hoạ trong hình trên), sau đó nhấp vào nút “Triển khai” [Execute].

Khi quay lại trang tổng quan RACP, bạn sẽ thấy mục kết quả thanh tra mà bạn vừa xử lý đã biến mất. Mục này giờ đã được chuyển sang cho Tổ chức Chứng nhận để họ xem xét.

Tổ chức Chứng nhận có thể yêu cầu bạn cung cấp thêm thông tin nếu cần để bảo đảm rằng trường hợp không tuân thủ đã được giải quyết. Chỉ khi tất cả các trường hợp không tuân thủ đã được đóng, Tổ chức Chứng nhận mới đưa ra quyết định chứng nhận.

6.3 Xem Chứng nhận của Tôi

Mục này hướng dẫn bạn cách dễ dàng truy cập và xem chứng nhận của mình ngay trên nền tảng. Dù bạn muốn kiểm tra trạng thái chứng nhận, xác nhận các mốc thời gian quan trọng, hay tải bản sao để chia sẻ, hướng dẫn này sẽ giúp bạn tìm tất cả ở cùng một nơi.

Hãy làm theo các bước sau để dễ dàng xem và tải chứng nhận của bạn:

• Đăng nhập vào nền tảng MyRA bằng thông tin đăng nhập bạn vẫn thường dùng.

• Sau khi vào trang tổng quan, tìm mục “Các dịch vụ được đề xuất” [Recommended Services]

• Nhấp vào ô “Chứng nhận” [Certification] – từ đây, bạn sẽ thấy thông tin chi tiết về chứng nhận của bạn.

• Một cửa sổ mới sẽ hiện ra, đưa bạn đến nền tảng Chứng nhận của Rainforest Alliance (RACP).

• Khi đã vào trang tổng quan chứng nhận trên RACP, chỉ cần di chuyển xuống cho đến khi bạn thấy mục “Chứng nhận” [Certificates].

• Trong mục “Chứng nhận” [Certificates], chọn chứng nhận bạn muốn tải xuống.

• Nhấp vào nút Tải [Download] – đây là biểu tượng đầu tiên trong hàng, được đánh dấu bằng hình huy chương.

• Chứng nhận của bạn sẽ được tải xuống thiết bị dưới dạng tệp PDF.

Lưu ý: Chứng nhận của bạn có kèm mã QR. Bạn có thể quét mã này bằng thiết bị di động để mở nhanh chứng nhận trên một màn hình khác—rất tiện cho việc chia sẻ hoặc tra cứu nhanh!

7. Mở Rộng Phạm Vi Chứng nhận

Mở rộng phạm vi là một cập nhật chính thức đối với chứng nhận Rainforest Alliance còn hiệu lực của bạn, nhằm phản ánh những thay đổi đáng kể trong hoạt động — ví dụ như bổ sung trang trại mới, các loại cây trồng mới, các địa điểm thực hiện mới, hoặc tăng sản lượng được chứng nhận. Việc này giúp bảo đảm chứng nhận của bạn luôn chính xác, đáng tin cậy, và tuân thủ các tiêu chuẩn của Rainforest Alliance.

7.1 Hiểu về Mở rộng Phạm vi Chứng nhận

Dưới đây là một số nội dung về Mở rộng Phạm vi Chứng nhận mà bạn — dù là Trang trại đơn, Trang trại nhiều đơn vị, hay Nhóm Trang trại — đều cần nắm rõ.

7.1.1 Mở rộng phạm vi là gì?

Mở rộng phạm vi là một cập nhật chính thức đối với chứng nhận của bạn nhằm phản ánh những thay đổi trong hoạt động của tổ chức. Việc mở rộng phạm vi cho phép bạn bổ sung các yếu tố mới vào chứng nhận hiện có trước khi chứng nhận hết hạn — chẳng hạn như tăng sản lượng, thêm trang trại hoặc địa điểm thực hiện mới, các loại cây trồng mới, hoạt động mới, hoặc cấp độ truy nguyên mới.

7.1.2 Tại sao và khi nào cần thực hiện Mở rộng Phạm vi?

Bạn bắt buộc phải yêu cầu mở rộng phạm vi nếu bạn có các thay đổi sau:

• Tăng sản lượng, diện tích được chứng nhận, hoặc số lượng thành viên nhóm

• Bổ sung cây trồng mới, cơ sở mới, hoặc hoạt động chế biến mới

• Thay đổi cấp độ truy nguyên (ví dụ: từ Cân bằng Khối lượng sang Đảm bảo Nhận dạng Sản phẩm)

Các thay đổi này phải được cập nhật trong MyRA, và tuỳ theo mức độ rủi ro cũng như quy mô thay đổi, bạn có thể sẽ cần một cuộc thanh tra mở rộng.

7.1.3 Ai là người khởi tạo việc Mở rộng Phạm vi?

Bạn — với tư cách Đơn vị Sở hữu Chứng nhận Trang trại — là người chịu trách nhiệm khởi tạo yêu cầu mở rộng phạm vi.

Khi hoạt động của bạn có thay đổi, chẳng hạn như bổ sung sản lượng, trang trại hoặc cây trồng, bạn cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Thông báo cho Tổ chức Chứng nhận (CB)        

Hãy báo cho họ biết rằng bạn có kế hoạch mở rộng phạm vi chứng nhận. Đây là bước quan trọng để phối hợp và

xác định xem có cần tiến hành thanh tra mở rộng hay không.

Bước 2: Cập nhật thông tin trong MyRA và Phạm vi Chứng nhận trong RACP

• Thực hiện các bước tương ứng được hướng dẫn trong phần “Đăng ký chứng nhận” ở tài liệu trên để cung cấp thông tin mở rộng cần thiết (ví dụ: sản lượng, thông tin trang trại hoặc cây trồng) trong MyRA.

• Thực hiện các bước tương ứng như trong phần “Xác nhận Phạm vi Chứng nhận” để cập nhật biểu mẫu phạm vi trong RACP.

Bước 3: Đảm bảo Tổ chức Chứng nhận nhận được Phạm vi đã cập nhật.

Hãy chắc chắn rằng tất cả các thay đổi liên quan đều được thể hiện đầy đủ trong phạm vi chứng nhận.

Nếu Tổ chức Chứng nhận xác định rằng các thay đổi này cần một cuộc thanh tra mở rộng, họ sẽ tạo lệnh thanh tra và tiến hành quy trình theo đúng cách mà bạn đã thực hiện trong Thanh tra Giám sát Chứng nhận ban đầu.

Nếu không cần thanh tra, CB sẽ phê duyệt việc mở rộng phạm vi trên nền tảng và bạn sẽ nhận được thông báo qua email khi chứng nhận đã được cập nhật.

7.2 Các Hình thức Mở rộng cho Trang trại và các Yếu tố Kích hoạt Thanh tra

Để hiểu sâu hơn về Mở rộng Phạm vi, vui lòng tham khảo Các quy tắc Thanh tra đối với Trang trại và Các quy tắc Chứng nhận đối với Trang trại.

8. Yêu cầu Chuyển đổi Tổ chức Chứng nhận

Chuyển đổi Tổ chức Chứng nhận nghĩa là chuyển quyền giám sát chứng nhận của bạn từ một Tổ chức Chứng nhận được uỷ quyền sang một tổ chức khác. Quy trình này bảo đảm chứng nhận của bạn vẫn có hiệu lực và được công nhận, đồng thời thay đổi đơn vị chịu trách nhiệm thực hiện thanh tra và giám sát tuân thủ.

Đối với thủ tục chuyển đổi Tổ chức Chứng nhận, vui lòng tham khảo Các quy tắc Chứng nhận đối với Trang trại để biết chi tiết và bảo đảm tính toàn vẹn của chứng nhận. Việc bắt đầu đúng quy trình và trao đổi minh bạch với Tổ chức Chứng nhận mới là rất quan trọng.