Quy trình chứng nhận dành cho tổ chức chuỗi cung ứng

1. Làm quen với chứng nhận dành cho đơn vị chuỗi cung ứng

Sau khi tổ chức của bạn được thiết lập và các bước tiên quyết đã được hoàn tất trên trang tổng quan MyRA, bạn sẽ thấy ô Chứng nhận giờ đã được "Mở khóa". Bạn có thể bắt đầu hành trình chứng nhận của mình bằng cách nhấp vào biểu tượng mũi tên trong ô “Chứng nhận” trên trang tổng quan.

Lưu ý: Vui lòng đảm bảo rằng những người dùng có liên quan đã được phân vai trò “Chứng nhận” chính xác trước khi chấp thuận các điều khoản và điều kiện của chứng nhận.

Mẹo: Nếu ô Chứng nhận vẫn hiển thị ở trạng thái bị khoá như hình minh hoạ bên dưới, hãy đảm bảo bạn đã hoàn thành các bước yêu cầu ban đầu bằng cách làm theo hướng dẫn trong tài liệu “Làm quen với MyRA dành cho tất cả người dùng”Làm quen với MyRA dành cho tất cả người dùng”.

Có thể xem thông tin thiết lập cơ bản trong mục này của trang tổng quan MyRA, chỉ hiển thị cho quản trị viên tổ chức, như bên dưới. Thẻ trạng thái được hiển thị là "Cần thực hiện" hoặc "Hoàn thành".

1.1 Chấp thuận các điều khoản và điều kiện chứng nhận

Trước khi bắt đầu quy trình chứng nhận, hệ thống sẽ yêu cầu bạn xem xét và chấp thuận các điều khoản và điều kiện chứng nhận nếu bạn muốn tiến hành bất kỳ dịch vụ nào liên quan đến chứng nhận.

Những điều khoản này liên quan cụ thể đến việc sử dụng các nền tảng trực tuyến của bạn để hỗ trợ hệ thống chứng nhận.

Chúng mô tả:

• Cách tổ chức của bạn có thể truy cập và sử dụng nền tảng

• Trách nhiệm đối với việc đăng nhập an toàn và sử dụng thích hợp

• Tính khả dụng của hệ thống và cách xử lý khi quyền truy cập của bạn bị tạm dừng

Trên màn hình này, hãy xem xét thỏa thuận một cách kỹ càng. Khi nào bạn sẵn sàng, hãy đánh dấu vào ô bên cạnh thỏa thuận và bấm “Đăng ký” để xác nhận.

Bạn sẽ được đưa về trang tổng quan chứng nhận Rainforest Alliance, nơi bạn có thể bắt đầu thực hiện các nhiệm vụ được yêu cầu cho chứng nhận.

1.2 Tổng quan về chứng nhận trên MyRA

Để đăng ký cấp chứng nhận Rainforest Alliance, đầu tiên bạn cần cung cấp một số thông tin cơ bản về tổ chức của mình. Trên trang tổng quan MyRA, hãy tìm các ô có nhãn “Cơ cấu tổ chức” và “Cơ sở”. Bạn bắt buộc phải hoàn thành những mục này để có thể mở khóa và bắt đầu quá trình đăng ký cấp chứng nhận.

Trang tổng quan Chứng nhận được thiết kế để hướng dẫn bạn từng bước một trong toàn bộ hành trình chứng nhận.

Mỗi “ô” trên trang tổng quan thể hiện một nhiệm vụ hoặc nhóm yêu cầu cụ thể mà bạn cần hoàn thành trong suốt hành trình chứng nhận. Các ô đều có phần mô tả ngắn gọn nhằm giúp bạn hiểu rõ những yêu cầu cần đáp ứng và các hành động cần thực hiện.

Hướng dẫn này sẽ đưa bạn qua từng bước cụ thể.

1.2.1 Mục đăng ký

Khi bạn vào trang tổng quan về chứng nhận, bạn sẽ thấy nhiều mục chứa các ô nơi bạn cần điền thông tin, bắt đầu từ mục “Đăng ký”.

Tại đây, nhiệm vụ của bạn là xem xét và xác minh rằng tất cả thông tin liên quan đến cơ cấu tổ chức và các cơ sở đều chính xác. Nếu có bất kỳ thông tin nào thay đổi hoặc cần chỉnh sửa, đây là thời điểm thích hợp để cập nhật.

Hãy làm theo các bước dưới đây để xác nhận thông tin đăng ký của bạn và tiếp tục quy trình chứng nhận.

1.3 Xem xét thông tin đăng ký của bạn

1.3.1 Xem xét cơ cấu tổ chức

Vui lòng đảm bảo rằng thông tin về người đại diện theo pháp luật và số lượng người lao động là chính xác.

Người lao động là người thực hiện công việc để được trả công bằng tiền. Người lao động bao gồm tất cả các đối tượng làm việc dưới các hình thức/tình trạng hợp đồng lao động khác nhau, chẳng hạn như người lao động dài hạn, tạm thời, thời vụ, di cư, khoán sản phẩm, có giấy tờ, không có giấy tờ, cũng như lao động được thuê thông qua đơn vị cung cấp lao động, người đang trong quá trình đào tạo, nhân viên quản lý nhóm, bao gồm thực tập sinh và người học việc, và cả những người tạm thời vắng mặt tại công việc hoặc doanh nghiệp mà họ làm việc gần đây do ốm đau, nghỉ thai sản, nghỉ lễ, đào tạo hoặc tranh chấp lao động.

Sau khi xem xét thông tin, bạn có thể nhấp vào nút “Hoàn thành”.

Bạn sẽ đưa về trang tổng quan MyRA, chỉ cần bấm lại vào ô “Chứng nhận” để truy cập trang tổng quan về chứng nhận và tiếp tục.

1.3.2 Xem xét và xác nhận cơ sở/địa điểm thực hiện

Bước tiếp theo trong hành trình chứng nhận của bạn là xem xét và xác nhận các cơ sở được liên kết với tổ chức của bạn.

Trong trang tổng quan về chứng nhận, hãy nhấp vào ô “Cơ sở”. Trang Cơ sở sẽ mở ra, trong đó bạn có thể thấy danh sách các cơ sở/địa điểm thực hiện đã được nhập bởi quản trị viên tổ chức.

Cơ sở/địa điểm thực hiện là gì?

Trong Chương trình Chứng nhận Rainforest Alliance, cơ sở/địa điểm thực hiện là bất cứ địa điểm thực tế nào mà ở đó các hoạt động liên quan đến chứng nhận diễn ra.

Chúng có thể là:

• Trụ sở hoặc văn phòng

• Cơ sở chế biến hoặc đóng gói

• Bất kỳ địa điểm nào mà ở đó sản phẩm được lưu trữ, xử lý hoặc tác động

Tất cả các tổ chức được chứng nhận phải đăng ký ít nhất một cơ sở/địa điểm thực hiện, và một trong số đó phải được chỉ định là địa điểm quản lý trung tâm (Central Management Location - CML). Đây là cơ sở chịu trách nhiệm giám sát và quản lý các hoạt động chứng nhận.  Địa điểm quản lý trung tâm sẽ được gắn dấu sao trên trang về cơ sở/địa điểm thực hiện.

Lưu ý: Nếu tổ chức của bạn chỉ có một cơ sở, nơi này sẽ tự động được đánh dấu là địa điểm quản lý trung tâm. Nếu bạn có nhiều cơ sở, bạn có thể chỉ định địa điểm quản lý trung tâm bằng cách đánh dấu vào ô trên trang Thông tin chung khi nhập hoặc chỉnh sửa cơ sở.

Cách thêm và quản lý cơ sở/địa điểm thực hiện

Trên trang Cơ sở, bạn có thể:

• Thêm cơ sở mới bằng cách nhấp vào nút “+ Thêm cơ sở” ở góc trên cùng bên phải

• Chỉnh sửa bất kỳ cơ sở nào bằng cách bấm vào biểu tượng bút chì bên cạnh cơ sở đó

• Xóa một cơ sở hiện có

Bạn sẽ cần cung cấp thông tin chung cho mỗi cơ sở, chẳng hạn như:

• Tên

• Địa chỉ

• Quốc gia và thông tin chi tiết về vị trí

Thêm thông tin cây trồng cho cơ sở

Sau khi lưu thông tin chung, bạn sẽ cần đảm bảo có các cây trồng được liên kết với mỗi cơ sở.

1. Bấm vào nút “+ Thêm cây trồng”

2. Trong cửa sổ hiện lên, hãy chọn cây trồng phù hợp từ danh sách thả xuống

3. Nhập các thông tin chi tiết cần thiết về hoạt động của bạn liên quan đến cây trồng đó

Những trường thông tin này thay đổi tùy theo loại cây trồng được chọn.

Lặp lại quy trình này để thêm tất cả các cây trồng liên quan hoặc giống cây trồng liên quan cho cơ sở.

Không thể chỉnh sửa giống cây trồng sau khi đã tạo cây trồng, nếu cần thay đổi thông tin về giống cây trồng, bạn sẽ phải xóa cây trồng và tạo cây trồng mới cùng thông tin giống cây trồng chính xác. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể chỉnh sửa hoạt động và cấp độ truy nguyên cho cây trồng.

Nếu bạn có nhiều giống cây trồng khác nhau cho cùng một cây trồng, hãy tạo cây trồng riêng cho từng giống cây trồng.

Sau khi hoàn thành việc tạo và chỉnh sửa cơ sở, bạn sẽ được đưa về trang tổng quan về cơ sở, chỉ cần bấm “Rời khỏi” và bạn sẽ được đưa về trang tổng quan MyRA. Bấm vào ô “Chứng nhận” để quay lại trang tổng quan về chứng nhận. Lúc này ô Cơ sở nên hiển thị thẻ “hoàn thành”.

Giờ khi dữ liệu cơ sở đã được thu thập thành công, hãy chuẩn bị đi tới bước tiếp theo – hoàn thành đánh giá rủi ro chuỗi cung ứng.

2. Đăng ký cấp chứng nhận dành cho đơn vị chuỗi cung ứng

Lưu ý: Vui lòng đảm bảo rằng bạn làm theo các bước dưới đây theo đúng thứ tự, chẳng hạn như thực hiện bước 2.1 trước khi thực hiện các bước còn lại.

2.1 Hoàn thành đánh giá rủi ro chuỗi cung ứng

Giờ bạn cần hoàn thành đánh giá rủi ro chuỗi cung ứng cho cơ sở đối với mỗi cơ sở được liệt kê của mình.

Bước này đảm bảo rằng các rủi ro chính của từng cơ sở được lưu lại để phục vụ việc đánh giá trước quá trình thanh tra và chứng nhận.

Cách hoàn thành đánh giá rủi ro:

1. Trong trang tổng quan MyRA, hãy nhấp vào ô Chứng nhận.

2. Trên trang tổng quan về chứng nhận, bấm vào ô “Hoàn thành phạm vi chứng nhận”.

3. Bạn sẽ thấy các điều khoản và điều kiện cho RACP. Hãy xem xét các điều khoản và điều kiện, rồi chấp nhận bằng cách đánh dấu vào ô vuông, sau đó bấm nút “Đăng ký”.

4. Từ đó bạn sẽ được chuyển tới trang tổng quan của Nền tảng quản lý chứng nhận Rainforest Alliance (RACP).

5. Trên trang tổng quan, nhấp vào thẻ “Cơ sở” ở thanh điều hướng trên cùng.

6. Bạn sẽ thấy bảng hiển thị tất cả các cơ sở được liên kết với tổ chức của mình.

7. Với mỗi cơ sở, bấm vào biểu tượng “trang giấy” ở bên trái mỗi hàng để mở trang Dữ liệu cơ sở.

8. Ở thanh điều hướng trên cùng, chọn thẻ “Câu hỏi về cơ sở”.

9. Bây giờ bạn sẽ thấy một danh sách “Câu hỏi về chứng nhận cơ sở” liên quan đến rủi ro chuỗi cung ứng và bối cảnh hoạt động.

10. Sử dụng danh sách thả xuống để lựa chọn những câu trả lời thích hợp nhất cho mỗi câu hỏi.

11. Lặp lại quy trình này cho mỗi cơ sở được liệt kê cho tổ chức của bạn.

Bạn phải trả lời tất cả câu hỏi cho mỗi cơ sở để có thể tiếp tục hoàn thiện phạm vi chứng nhận của mình.

Sau khi đánh giá rủi ro chuỗi cung ứng được hoàn thành cho mỗi cơ sở và được lưu, bạn có thể tiếp tục với bước tiếp theo: Ký thỏa thuận cấp phép với Rainforest Alliance

2.2 Thỏa thuận cấp phép

Thỏa thuận này cấp cho tổ chức của bạn quyền tham gia Chương trình Chứng nhận Rainforest Alliance và quyền sử dụng tên và nhãn hiệu của Rainforest Alliance theo các điều kiện cụ thể.

Bằng việc ký thỏa thuận này, tổ chức của bạn đồng ý:

• Tuân thủ các tài liệu ràng buộc, bao gồm điều khoản và điều kiện cấp phép, các tiêu chuẩn, quy tắc và chính sách hiện hành (có thể xem trong Knowledge Hub của chúng tôi)

• Chỉ sử dụng nhãn hiệu Rainforest Alliance khi được chấp thuận trước và sử dụng tuân theo các yêu cầu

• Thông báo cho Rainforest Alliance về bất kỳ hành vi sử dụng sai hoặc vi phạm nào liên quan đến nhãn hiệu của Rainforest Alliance

• Tuân thủ các luật kiểm soát thương mại có liên quan, và hợp tác đầy đủ với Rainforest Alliance nếu cần

• Trả tiền bản quyền hoặc phí nếu có, dựa trên mô hình kinh doanh và giao dịch sản phẩm của bạn

Hãy bắt đầu bằng việc mở ô Thỏa thuận cấp phép.

Bạn sẽ được đưa đến trang Thỏa thuận cấp phép trong trang Tổ chức, hãy bấm nút “Ký thỏa thuận cấp phép” để xem xét thỏa thuận.

Sau đó bạn có thể đánh dấu vào ô để xác nhận bạn đồng ý với nội dung trong thỏa thuận và gửi đi. Bạn có thể truy cập thỏa thuận này bất cứ lúc nào thông qua trang tổng quan tổ chức của bạn.

Thỏa thuận cấp phép là một yêu cầu bắt buộc. Nếu không có thỏa thuận này, quy trình chứng nhận không thể được hoàn thành, và không thể cấp chứng nhận.

Nếu có bất cứ thắc mắc nào về thỏa thuận, bạn có thể liên hệ với đội ngũ hỗ trợ khách hàng qua customersuccess@ra.org

2.3 Hoàn thành phạm vi chứng nhận

Phạm vi chứng nhận của bạn xác định:

• Các cơ sở và hoạt động bạn đang chứng nhận.

• Các sản phẩm hoặc cây trồng mà bạn xử lý.

• Cấp độ truy nguyên áp dụng với hoạt động của bạn.

• Khối lượng ước tính hàng năm mà bạn chịu trách nhiệm.

Thông tin này sẽ được chia sẻ với tổ chức chứng nhận mà bạn lựa chọn nếu bạn đủ điều kiện được thanh tra, và thông tin này tạo nền tảng cho việc lên kế hoạch thanh tra và báo giá.

Bước 1: Mở RACP

Trong trang tổng quan MyRA, bấm vào ô “Chứng nhận” để truy cập trang tổng quan về chứng nhận

Tìm mục Hồ sơ và bấm vào “Hoàn thành phạm vi chứng nhận”.

Sau khi bấm “Hoàn thành phạm vi chứng nhận”, bạn sẽ được đưa đến Nền tảng quản lý chứng nhận Rainforest Alliance (RACP), nơi bạn sẽ tự động đăng nhập với điều kiện bạn có vai trò chứng nhận được chỉ định cho hồ sơ của bạn trong MyRA.

Bước 2: Hoàn thành đơn đăng ký chứng nhận

Trong Nền tảng quản lý chứng nhận của Rainforest Alliance (RACP):

• Đi tới mục “Chuẩn bị cho chứng nhận”

• Nhấp vào “Phạm vi chứng nhận”

• Một biểu mẫu sẽ mở ra, hiển thị một số mục phía bên phải đã điền sẵn dữ liệu mà bạn đã cung cấp trên MyRA (ví dụ: cơ sở, cây trồng và hoạt động của bạn).

Lưu ý: Vui lòng không thay đổi dữ liệu được điền sẵn. Nếu cần chỉnh sửa, bạn hãy liên hệ đội ngũ hỗ trợ khách hàng qua customersuccess@ra.org. Việc thay đổi ở đây có thể ảnh hưởng độ chính xác trong thông tin chứng nhận của bạn.

• Xem xét tất cả các trường thông tin. Đảm bảo rằng mọi thứ đều chính xác.

• Việc cần làm: Hãy nhớ điền vào cột “Ngưỡng” trong bảng Cây trồng để xem tổ chức của bạn xử lý nhiều hơn hay ít hơn khối lượng được chứng nhận của Rainforest Alliance đối với mỗi loại cây trồng. Điều này bao gồm mọi khối lượng cây trồng được tổ chức của bạn xử lý, kể cả những cây trồng không nằm trong phạm vi chứng nhận của Rainforest Alliance. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn về ngưỡng khối lượng ở đây.

Cần lưu ý rằng có ô lựa chọn xác nhận trong bảng câu hỏi, nếu cần thì phải đánh dấu ô này và điền các câu trả lời tương ứng trong phần bên dưới ô để gửi phạm vi chứng nhận.

Nếu bạn trả lời "Không" ở bất kỳ câu hỏi nào về phạm vi chứng nhận, biểu tượng nhỏ ở bên phải bảng sẽ hiển thị là chữ "X" màu đỏ, và các mục được trả lời "Có" sẽ hiển thị dấu tích màu xanh lá cây như bên dưới.

• Khi hoàn thành, bấm “Lưu và xác thực” ở trên cùng biểu mẫu.

• Nếu có lỗi trên biểu mẫu, một ô cảnh báo màu đỏ sẽ xuất hiện cho biết lỗi đó là gì. Khi bạn bấm vào đó, bạn sẽ được chuyển đến câu hỏi có lỗi để bạn giải quyết.

• Nếu mọi thứ đã được hoàn thành một cách chính xác, một thông báo xác nhận màu xanh lá sẽ hiện lên.

• Tiếp theo, bấm “Gửi” ở góc dưới bên phải để sang trang khác.

• Ở trang tiếp theo, ghi vào bất kỳ bình luận nào bạn có, và xác nhận rằng thông tin của bạn là đúng với sự thật bằng cách đánh dấu vào ô, cuối cùng hoàn tất bằng cách ấn nút “Gửi”.

2.4 Lộ trình chứng nhận

Sau khi gửi phạm vi chứng nhận, thông tin sẽ được xử lý. Việc này có thể mất từ 5 đến 15 phút.

Sau khi quá trình xử lý phạm vi của bạn hoàn tất, bạn sẽ nhận được email từ Rainforest Alliance có tiêu đề “Xác nhận gửi phạm vi chứng nhận”, trong đó xác nhận lộ trình chứng nhận của bạn và thông báo cho bạn về các bước cần thực hiện dựa theo mức độ rủi ro:

Thanh tra (Mức độ rủi ro B-C) hoặc Chứng thực (Mức độ rủi ro A).

Để xem mô tả chi tiết về đánh giá rủi ro chuỗi cung ứng và cách lộ trình phù hợp được xác định, vui lòng tham khảo hướng dẫn “Quy trình chứng nhận & Các mốc thời gian”.

Quy trình mà bạn cần tuân theo đối với cả hai lộ trình được mô tả chi tiết hơn ở các mục dưới đây.

2.4.1 Chứng nhận thông qua thanh tra

Nếu tổ chức của bạn nhận được mức độ rủi ro B hoặc C cho chuỗi cung ứng, bạn sẽ theo lộ trình thanh tra.

Điều này bao gồm:

• Hoàn thành đơn đăng ký cấp chứng nhận

• Ký hợp đồng với tổ chức chứng nhận được chấp thuận

• Tiến hành một cuộc thanh tra bên ngoài để xác minh sự tuân thủ

• Nhận chứng nhận sau khi xác minh thành công

Chứng nhận xác nhận rằng hoạt động của bạn đáp ứng yêu cầu chứng nhận của Rainforest Alliance và cấp phép cho việc sử dụng các nhãn hiệu Rainforest Alliance.

Để xem hướng dẫn chi tiết, vui lòng tới mục “3. Đăng ký chứng nhận mới có thanh tra”.

Nếu có câu hỏi về lộ trình hoặc mức độ rủi ro, bạn có thể liên hệ với đội ngũ hỗ trợ khách hàng qua customersuccess@ra.org

2.4.2 Chứng nhận thông qua chứng thực

Nếu tổ chức của bạn được đánh giá là có mức độ rủi ro A, bạn đủ điều kiện tham gia chứng nhận thông qua chứng thực.

Trong trường hợp này:

• Bạn sẽ hoàn thành bản tự đánh giá dựa theo Tiêu chuẩn Nông nghiệp Bền vững

• Rainforest Alliance sẽ xem xét trong nội bộ về những gì bạn đã nộp

• Nếu thông tin không thể được xác minh đầy đủ, bạn có thể được chuyển hướng sang lộ trình thanh tra

• Nếu được phê duyệt, bạn sẽ nhận được một chứng thư thay vì một chứng nhận, chứng thư này trao cho tổ chức các quyền và trách nhiệm tương tự như giấy chứng nhận.

Chứng thư chính thức xác nhận rằng bạn tuân thủ các tiêu chuẩn bền vững của Rainforest Alliance mà bạn đã được đánh giá theo đó, cho phép bạn mua bán các sản phẩm được chứng nhận và sử dụng nhãn hiệu Rainforest Alliance trong trường hợp áp dụng.

Để xem mô tả chi tiết hơn về quy trình chứng nhận thông qua chứng thư, bạn có thể đến mục “4. Đăng ký chứng nhận mới có chứng thực” dưới đây.

Nếu có câu hỏi về lộ trình hoặc mức độ rủi ro, bạn có thể liên hệ với đội ngũ hỗ trợ khách hàng qua customersuccess@ra.org

2.4.3 Cách tiến hành quy trình chứng nhận

Sau khi bạn nhận được email chỉ định lộ trình:

1. Đăng nhập vào cổng thông tin MyRA và vào trang tổng quan chứng nhận

2. Đi đến mục “Hồ sơ” ở trang tổng quan về chứng nhận của bạn

3. Sử dụng nút bật/tắt bên dưới để chọn Thanh tra hoặc Chứng thực

4. Làm theo các bước thích hợp được hiển thị để bắt đầu quá trình chứng nhận của bạn

3. Ký hợp đồng & chứng nhận có thanh tra

Lưu ý: chỉ đọc mục này nếu email từ Rainforest Alliance nêu rõ rằng bạn cần đi theo lộ trình thanh tra để được cấp chứng nhận. Nếu bạn đủ điều kiện tham gia chứng nhận theo lộ trình chứng thực, bạn có thể bỏ qua và đến mục này.

3.1 Nộp đơn đăng ký và ký kết hợp đồng

Việc đăng ký cấp chứng nhận và ký hợp đồng với tổ chức chứng nhận được liên kết chặt chẽ, cụ thể là đơn đăng ký cấp chứng nhận chứa dữ liệu liên quan đến phạm vi mà tổ chức chứng nhận sử dụng để báo giá hoạt động thanh tra cho bạn.

3.1.1 Tổng quan về quy trình

Dưới đây là tổng quan về các bước liên quan đến việc chọn tổ chức chứng nhận và đăng ký cấp chứng nhận. Hãy lưu ý những hoạt động nào diễn ra trên Nền tảng quản lý chứng nhận Rainforest Alliance (RACP) và những hành động nào được xử lý bên ngoài nền tảng. Có thể xem hướng dẫn chi tiết từng bước ở mục tiếp theo.

1. Hoàn thành đơn đăng ký cấp chứng nhận (trong RACP mới)

   • Hoàn thiện và nộp đơn đăng ký cấp chứng nhận để tóm tắt thông tin chứng nhận của bạn.

2. Xem danh sách các tổ chức chứng nhận được ủy quyền trong khu vực của bạn (trên RACP)

   • Đơn đăng ký cấp chứng nhận sẽ hiển thị một danh sách các tổ chức chứng nhận đủ điều kiện thực hiện thanh tra trong khu vực của bạn và cho phạm vi của bạn (cây trồng, hoạt động).

3. Lựa chọn và liên hệ với một tổ chức chứng nhận (ngoài nền tảng)

   • Xem xét các tổ chức chứng nhận trong danh sách từ đơn đăng ký cấp chứng nhận, và liên hệ qua điện thoại hoặc email sử dụng thông tin từ đơn đăng ký cấp chứng nhận được tải xuống để yêu cầu báo giá.

4. Chấp nhận báo giá và ký hợp đồng (ngoài nền tảng)

   • Mọi thảo luận về giá cả và thỏa thuận hợp đồng đều được thực hiện trực tiếp với tổ chức chứng nhận mà bạn lựa chọn.

5. Quay lại nền tảng để tiến hành thủ tục Bắt tay (trên RACP)

   • Sau khi có hợp đồng, hãy đăng nhập lại vào MyRA bằng thông tin đăng nhập của bạn và đến RACP để bắt đầu thủ tục Bắt tay và cấp cho tổ chức chứng nhận quyền truy cập vào dữ liệu chứng nhận của bạn.

3.1.2 Hoàn thành và nộp đơn đăng ký cấp chứng nhận

Sau khi bạn gửi phạm vi chứng nhận, bước tiếp theo là hoàn thành đơn đăng ký cấp chứng nhận. Đơn này tổng hợp tất cả thông tin của tổ chức bạn thành một bản tóm tắt có cấu trúc để tổ chức chứng nhận xem xét và sử dụng trong quá trình báo giá và lập kế hoạch thanh tra.

Bước 1: Truy cập đơn đăng ký cấp chứng nhận

• Đăng nhập vào Nền tảng quản lý chứng nhận của Rainforest Alliance (RACP)

• Trên trang tổng quan, tìm mục “Chuẩn bị cho chứng nhận”

• Nhấp vào dòng có tiêu đề “Đơn đăng ký cấp chứng nhận”

Bước 2: Hoàn thiện mẫu đơn

Giờ bạn sẽ được đưa đến một mẫu đơn theo dạng bảng câu hỏi, bao gồm các trường thông tin mà bạn cần phải điền.

• Lướt qua biểu mẫu để xem xét và cập nhật các trường thông tin bắt buộc.

• Ở phía bên phải, hoàn thành mục danh sách kiểm tra để xác nhận tất cả thông tin chi tiết bắt buộc đã được xem xét.

• Khi đã sẵn sàng, nhấp “Lưu và xác thực” ở thanh tác vụ trên cùng.

• Bất kỳ trường thông tin hoặc câu hỏi nào chưa hoàn thành sẽ được đánh dấu màu đỏ, bạn chỉ cần nhấp vào thanh cảnh báo màu đỏ để xem những trường thông tin cần hoàn thành.

Nếu tất cả thông tin được nhập một cách chính xác, bạn sẽ thấy thông báo xác nhận màu xanh lá rằng mọi thứ đã được hoàn tất đúng cách. Như dưới đây:

Sau đó bấm nút “Gửi biểu mẫu” ở góc dưới bên phải trang để hoàn tất đơn đăng ký.

Nhập bất kỳ bình luận bổ sung nào thích hợp với đơn đăng ký cấp chứng nhận của bạn, sau đó đánh dấu vào ô Xác nhận và bấm "Gửi" một lần nữa.

Bước 3: Tải xuống đơn đăng ký cấp chứng nhận

Sau khi gửi, quay lại trang tổng quan RACP và vào trình đơn “Tài liệu”.

Tại đây, bạn sẽ thấy một tệp PDF có thể tải xuống với tiêu đề “Đăng ký chứng nhận Rainforest Alliance”, tài liệu này tổng hợp tất cả thông tin bạn đã gửi và sẽ giúp ích trong giai đoạn yêu cầu báo giá từ tổ chức chứng nhận.

• Bấm và đánh dấu vào ô phía bên trái của dòng để chọn tài liệu

• Sau đó, nhấp vào biểu tượng “Tải xuống” ở thanh tác vụ trên cùng bên phải

3.1.3 Lựa chọn một tổ chức chứng nhận được ủy quyền

Sau khi bạn gửi đơn đăng ký cấp chứng nhận, bước tiếp theo là lựa chọn một tổ chức chứng nhận để yêu cầu báo giá thực hiện hoạt động thanh tra.

Đơn đăng ký cấp chứng nhận của bạn bao gồm một danh sách các tổ chức chứng nhận được ủy quyền đủ điều kiện chứng nhận tổ chức của bạn trong mục bôi đậm bên dưới.

Bạn có thể yêu cầu báo giá từ nhiều tổ chức chứng nhận và ký hợp đồng với tổ chức phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.

Các bước kết nối với tổ chức chứng nhận:

• Tìm thông tin liên hệ chi tiết của tổ chức chứng nhận, bạn có thể tìm kiếm ở mục này trên Knowledge Hub.

• Chia sẻ đơn đăng ký cấp chứng nhận của bạn với tổ chức chứng nhận để yêu cầu báo giá dựa theo phạm vi chứng nhận của bạn.

• Bạn và tổ chức chứng nhận được chọn sẽ thảo luận về giá cả và thỏa thuận hợp đồng trực tiếp với nhau, bên ngoài nền tảng.

• Sau khi có hợp đồng, bạn sẽ quay lại nền tảng để bắt đầu thủ tục Bắt tay và chính thức kết nối với tổ chức chứng nhận của bạn.

3.1.4 Hoàn thành quá trình “Bắt tay” với tổ chức chứng nhận

Sau khi ký hợp đồng bên ngoài nền tảng với tổ chức chứng nhận mà bạn lựa chọn, bước tiếp theo là đăng ký hợp đồng này trên Nền tảng. Quá trình này được gọi là Bắt tay.

Bắt tay là một bước quan trọng cho phép việc chia sẻ dữ liệu an toàn giữa tổ chức của bạn và tổ chức chứng nhận. Nếu không hoàn thành bước này, tổ chức chứng nhận mà bạn chọn sẽ không thể truy cập vào đơn đăng ký của bạn hoặc bắt đầu lên kế hoạch thanh tra.

Quá trình Bắt tay

Dưới đây là những gì diễn ra trong và sau khi quá trình bắt tay hoàn tất:

1. Đơn vị sở hữu chứng nhận khởi đầu quá trình Bắt tay trên RACP

   • Bạn có trách nhiệm khởi đầu quá trình Bắt tay trên nền tảng. Việc này cấp cho tổ chức chứng nhận bạn chọn quyền truy cập vào hồ sơ tổ chức của bạn, bao gồm đơn đăng ký và dữ liệu chỉ số đã gửi.

2. Tổ chức chứng nhận xác nhận hợp đồng

   • Sau khi bắt đầu quá trình Bắt tay, tổ chức chứng nhận sẽ có quyền truy cập dữ liệu của bạn và có thể xem xét những thông tin bạn đã nộp cho đến thời điểm hiện tại.

3. Chuẩn bị thanh tra

   • Khi có quyền truy cập vào hồ sơ của bạn, tổ chức chứng nhận có thể chuẩn bị cho hoạt động thanh tra, sử dụng dữ liệu và tài liệu chính xác được cung cấp thông qua nền tảng để tạo lệnh thanh tra – điều này xác nhận việc có hợp đồng trên hệ thống và à chặn khả năng thay đổi tổ chức chứng nhận trong những năm được chỉ định, theo như Quy tắc chứng nhận và thanh tra dành cho chuỗi cung ứng.

Bước 1 – Khởi động quá trình Bắt tay

Làm theo các bước sau đây để khởi động quá trình bắt tay trên RACP:

1. Đăng nhập vào MyRA và đi đến ô “Chứng nhận” trong mục “Các dịch vụ được đề xuất”. Nhấp vào ô để mở và bấm tiếp “Hoàn thành phạm vi chứng nhận” – bạn sẽ được đưa đến RACP.

2. Bên trong Nền tảng quản lý chứng nhận của Rainforest Alliance. Ở thanh tác vụ trên cùng màn hình, nhấp vào trình đơn “Hợp đồng”.

3. Trong thẻ Hợp đồng, nhấp vào biểu tượng “trang giấy” ở dòng “Tiêu chuẩn Nông nghiệp Bền vững” để mở mẫu hợp đồng.

4. Trong biểu mẫu hiện lên:

   • Nhấp vào biểu tượng người ở cửa sổ hiện lên.

• Sau đó trong cửa sổ tiếp theo, tìm kiếm tên của tổ chức chứng nhận mà bạn đã ký kết hợp đồng

• Chọn dịch vụ thích hợp - Tiêu chuẩn Nông nghiệp Bền vững [Chuỗi cung ứng] từ danh sách thả xuống (nếu chưa lựa chọn)

• Nhập năm hợp đồng, ngày bắt đầu hợp đồng, ngày kết thúc hợp đồng của thời hạn cung cấp dịch vụ (3 năm sau khi bắt đầu)

• Nhấp vào “Lưu và đóng” ở đầu trang để hoàn tất bước này

Bước 2 – Xác nhận quá trình “Bắt tay”

Yêu cầu Bắt tay sẽ được gửi đến tổ chức chứng nhận của bạn để được xác nhận. Sau khi tổ chức chứng nhận tạo Lệnh thanh tra, thủ tục Bắt tay của bạn sẽ hoàn thành, kích hoạt quyền truy cập của tổ chức chứng nhận vào hồ sơ chứng nhận của bạn.

Lưu ý: Sau khi lệnh thanh tra được tạo, hệ thống sẽ không cho phép bạn thay đổi tổ chức chứng nhận trong giai đoạn hợp đồng đã nêu nữa. Để biết thêm thông tin, vui lòng tham khảo Quy tắc về chứng nhận và thanh tra dành cho chuỗi cung ứng

Bước 3 – Lên kế hoạch về ngày thanh tra

Khi được cấp quyền truy cập vào dữ liệu của bạn trên RACP, tổ chức chứng nhận có thể bắt đầu lên kế hoạch thanh tra. Điều này bao gồm việc xây dựng một kế hoạch thanh tra để triển khai các hoạt động thanh tra.

Lưu ý: Tại một số quốc gia (chẳng hạn như Ghana), nhân viên của Rainforest Alliance có thể chỉ định sẵn tổ chức chứng nhận cho hồ sơ của bạn. Trong trường hợp này, tổ chức chứng nhận được đề xuất trong đơn đăng ký của bạn đã đủ điều kiện. Nhưng bạn vẫn cần phải khởi động quá trình bắt tay để kích hoạt hợp đồng.

3.2 Quy trình thanh tra và chứng nhận

3.2.1 Chấp thuận kế hoạch thanh tra

Sau khi bạn hoàn thành bước Bắt tay với tổ chức chứng nhận và họ đã xem xét thông tin của bạn, họ sẽ chuẩn bị một kế hoạch thanh tra.
Kế hoạch này giải thích cách họ sẽ tiến hành cuộc thanh tra và sẽ được gửi trực tiếp cho bạn (không thông qua nền tảng).

Kế hoạch bao gồm các thông tin sau:

• Ngày dự kiến tiến hành thanh tra

• Thời lượng thanh tra dự kiến

• Các hoạt động sẽ được thực hiện trong thời gian thanh tra

• Mẫu cơ sở được lên kế hoạch để thanh tra

Bạn sẽ cần:

• Xem xét kế hoạch một cách cẩn thận.

• Chấp thuận kế hoạch hoặc yêu cầu thay đổi nếu cần thiết.

Sau khi hai bên cùng thống nhất về kế hoạch, tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành thanh tra.

Lưu ý: Tất cả trao đổi liên quan đến việc lập kế hoạch thanh tra đều diễn ra bên ngoài nền tảng, trực tiếp giữa bạn và tổ chức chứng nhận.

3.2.2 Quy trình thanh tra và gửi hành động khắc phục

Sau khi ký hợp đồng, tổ chức chứng nhận sẽ lên kế hoạch và thực hiện thanh tra độc lập các hoạt động của bạn theo như kế hoạch đã thống nhất.

Việc thanh tra có thể bao gồm những hoạt động sau:

• Một cuộc họp mở đầu

• Xem xét dữ liệu bạn đã nộp trên RACP và các tài liệu khác

• Thăm các cơ sở/địa điểm thực hiện của bạn (để kiểm tra thực tế) và thực hiện phỏng vấn

• Xác minh việc thực hiện các thực hành bền vững và kiểm soát hệ thống

• Xác định các trường hợp không tuân thủ và yêu cầu hành động khắc phục nếu cần

Để xem thêm thông tin chi tiết và các bước cụ thể liên quan đến hoạt động thanh tra và quy tắc thanh tra, bạn có thể tham khảo mục này trên Knowledge Hub.

Tại giai đoạn này của quy trình thanh tra, tổ chức chứng nhận đã hoàn tất cuộc thanh tra để đánh giá xem tổ chức của bạn có đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn Rainforest Alliance mà bạn đã chọn hay không.

Nếu họ phát hiện có trường hợp không tuân thủ theo yêu cầu, bạn sẽ cần:

1. Giải thích những hành động bạn sẽ thực hiện để khắc phục các trường hợp không tuân thủ

2. Phân tích nguyên nhân gốc rễ của trường hợp không tuân thủ (phân tích nguyên nhân gốc rễ trong nguyên tắc của chúng tôi)

3. Chia sẻ về kế hoạch thực hiện hành động khắc phục của bạn

Tổ chức chứng nhận sẽ xác minh xem bằng chứng đã gửi có đủ để đóng các trường hợp không tuân thủ không. Họ cũng có thể yêu cầu bạn cung cấp bằng chứng rằng vấn đề đã được giải quyết.

Bạn cần gửi cả phân tích nguyên nhân gốc rễ, biện pháp chỉnh sửa và hành động khắc phục qua nền tảng RACP.

Để gửi những thông tin này, hãy làm theo các bước dưới đây.

Bước 1 – Đăng nhập vào nền tảng RACP

Đăng nhập vào nền tảng RACP.

• Trên trang tổng quan, di chuyển đến mục “Phát hiện”. Tại đây, bạn sẽ thấy báo cáo/kết quả thanh tra được tạo bởi thanh tra viên sau cuộc thanh tra. Chúng nêu rõ các nội dung tuân thủ và không tuân thủ trong quá trình thanh tra.

• Nhấp đúp vào kết quả tương ứng với cuộc thanh tra của bạn. Bạn sẽ xem được báo cáo chi tiết.

Bước 2 – Xem xét kết quả thanh tra

Đọc kỹ toàn bộ báo cáo. Với mỗi yêu cầu mà tổ chức của bạn chưa tuân thủ, bạn cần cung cấp những thông tin sau:

• Phân tích nguyên nhân gốc rễ: Tại đây, bạn nêu lý do cốt lõi khiến trường hợp không tuân thủ xảy ra. Mục tiêu là tìm ra lỗi thuộc về hệ thống hoặc quy trình, chứ không chỉ dừng ở vấn đề trước mắt.

• Biện pháp điều chỉnh: Bạn mô tả những việc cần làm ngay để sửa trường hợp không tuân thủ và đưa tình hình trở lại đúng yêu cầu

• Hành động khắc phục: Đây là giải pháp dài hạn, nhằm xử lý tận gốc nguyên nhân gây ra vấn đề để tránh tái diễn trong tương lai

Hãy điền nội dung theo các mục hiển thị trong hình:

Bước 3 – Gửi hành động khắc phục và đăng tải tệp tin

Nền tảng cho phép bạn đính kèm tệp tin để chia sẻ với tổ chức chứng nhận.

Ví dụ: để cung cấp bằng chứng khắc phục một trường hợp không tuân thủ, bạn có thể đính kèm nhiều loại tài liệu hoặc hình ảnh chứng minh rằng vấn đề đã được xử lý. Những tệp đính kèm này giúp tổ chức chứng nhận xác minh rằng biện pháp chỉnh sửa đã được thực hiện hiệu quả.

• Vào thẻ “Tệp tin” để tải lên những tệp tin bạn muốn đính kèm vào phần kết quả thanh tra

Sau khi cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết, bạn phải gửi thông tin này đến tổ chức chứng nhận.

• Thao tác này được thực hiện bằng cách chọn “gửi hành động khắc phục” từ danh sách thả xuống ở góc trên bên phải màn hình (như minh hoạ trong hình trên), sau đó nhấp vào nút “Thực hiện” để gửi tệp tin.

Khi quay lại trang tổng quan, bạn sẽ thấy kết quả thanh tra mà bạn vừa xem xét đã biến mất khỏi trang tổng quan. Nội dung này đã được gửi sang cho tổ chức chứng nhận xem xét.

Tổ chức chứng nhận sẽ liên hệ trực tiếp với bạn để yêu cầu bổ sung tài liệu, điều chỉnh hoặc thông báo quyết định tích cực về việc gửi hành động khắc phục của bạn. Nếu việc đánh giá diễn ra thành công và trường hợp không tuân thủ được đóng, bạn có thể chuyển sang bước tiếp theo là xem chứng nhận.

3.2.3 Xem chứng nhận của tôi

Mục này hướng dẫn bạn cách dễ dàng truy cập và xem thông tin chi tiết về chứng nhận của mình ngay trên nền tảng. Dù bạn muốn kiểm tra trạng thái chứng nhận, xác nhận các mốc thời gian quan trọng, hay tải bản sao để chia sẻ, hướng dẫn này cũng sẽ giúp bạn tìm tất cả mọi thứ bạn cần ở cùng một nơi.

Hãy làm theo các bước đơn giản sau đây để xem và tải xuống chứng nhận của bạn:

1. Đăng nhập vào nền tảng MyRA bằng thông tin đăng nhập bạn vẫn thường dùng.

2. Sau khi vào trang tổng quan, tìm mục “Các dịch vụ được đề xuất”.

3. Nhấp vào ô “Chứng nhận” để truy cập thông tin chi tiết về chứng nhận của bạn.

4. Một cửa sổ mới sẽ hiện ra, đưa bạn đến Nền tảng quản lý chứng nhận của Rainforest Alliance (RACP).

5. Khi vào trang tổng quan RACP, bạn chỉ cần kéo xuống cho đến khi thấy mục “Chứng nhận” đánh dấu dưới đây.

6. Trong mục “Chứng nhận”, chọn chứng nhận mà bạn muốn tải xuống.

7. Nhấp vào nút Tải xuống – đó là biểu tượng đầu tiên trong hàng, có hình huy chương.

8. Chứng nhận của bạn sẽ được tải xuống thiết bị dưới dạng tệp PDF.

Lưu ý: Chứng nhận của bạn có kèm mã QR. Bạn có thể quét mã này bằng thiết bị di động để mở nhanh chứng nhận trên một màn hình khác—rất tiện cho việc chia sẻ hoặc tra cứu nhanh!

4. Chứng nhận có chứng thực

Sau khi hoàn thành phạm vi chứng nhận, bạn có thể nhận được email từ Rainforest Alliance xác nhận rằng tổ chức của bạn đủ điều kiện được cấp chứng nhận thông qua lộ trình chứng thực, thay vì lộ trình thanh tra tiêu chuẩn.

Điều này có nghĩa là tổ chức của bạn đã được đánh giá là có mức độ rủi ro thấp (mức độ rủi ro A) theo như đánh giá rủi ro chuỗi cung ứng, và không cần thanh tra toàn diện do bên thứ ba thực hiện. Thay vào đó, bạn sẽ thực hiện tự đánh giá, nội dung này sau đó sẽ được Rainforest Alliance xem xét trực tiếp.

Nếu được phê duyệt, bạn sẽ nhận được một chứng thư, là sự công nhận chính thức rằng hoạt động của bạn đáp ứng các yêu cầu chứng nhận của Rainforest Alliance. Không giống như chứng nhận - được cấp sau khi thanh tra toàn diện và cho phép sử dụng nhãn hiệu Rainforest Alliance Certified, chứng thư có tính hợp lệ như chứng nhận. Nó xác nhận rằng tổ chức có mức độ rủi ro thấp tuân thủ theo các tiêu chuẩn bền vững thuộc Chương trình Chứng nhận Rainforest Alliance.

Nếu có bất kỳ thiếu sót nào trong quá trình đánh giá, tổ chức của bạn có thể được chuyển hướng sang lộ trình thanh tra để hoàn thành quá trình chứng nhận tiêu chuẩn.

4.1 Xem xét & xác minh đánh giá

Việc chứng thực thay thế cho hoạt động thanh tra bằng phương pháp xem xét tài liệu:

1. Bạn hoàn thành và nộp bản tự đánh giá.

2. Rainforest Alliance đánh giá những gì bạn đã nộp.

3. Bạn có thể được yêu cầu làm rõ hoặc chỉnh sửa.

4. Nếu không được phê duyệt, lựa chọn duy nhất của bạn là lấy chứng nhận thông quan lộ trình thanh tra.

5. Nếu được phê duyệt, bạn sẽ nhận được chứng nhận thông qua một chứng thư

4.1.1 Hoàn thành bản tự đánh giá

• Đăng nhập vào MyRA

• Mở trang tổng quan Chứng nhận của bạn

• Kéo xuống mục Lộ trình chứng nhận

• Bấm vào nút tắt/bật cho phương án Chứng thực

• Bấm vào nút màu xanh lá ở ô “Gửi bản tự đánh giá”

Từ đó bạn sẽ được chuyển đến Nền tảng quản lý chứng nhận Rainforest Alliance (RACP) mới để bắt đầu đánh giá.

Trên RACP:

• Bạn sẽ thấy bản tự đánh giá theo Tiêu chuẩn Nông nghiệp Bền vững phiên bản 1.4

• Biểu mẫu được sắp xếp theo từng chương, với các yêu cầu cụ thể khi tuân thủ và triển khai

• Với mỗi câu hỏi, nêu rõ một trong những mục sau đây:

  • Tuân thủ

  • Không tuân thủ

  • Không áp dụng

Sử dụng phần giải thích bên cạnh mỗi yêu cầu trong biểu mẫu để giúp đánh giá hoạt động hiện tại của bạn theo mỗi yêu cầu.

Hãy trả lời một cách kỹ lưỡng và chính xác nhất có thể vì việc tự đánh giá này sẽ là cơ sở cho quyết định cấp chứng nhận của bạn.

Sau khi trả lời thành công mỗi mục và cung cấp đủ bằng chứng, bạn có thể nhấp vào nút "gửi" và xác nhận ở trang tiếp theo.

Lúc này dữ liệu sẽ được gửi tới Rainforest Alliance để đánh giá và xác minh.

4.1.2 Việc đánh giá và xác minh của Rainforest Alliance

Nhóm đánh giá của Rainforest Alliance sẽ xem xét bản tự đánh giá của bạn một cách kỹ càng, cùng những dữ liệu mà bạn đã gửi trong quá trình nộp đơn đăng ký.

Như một phần của đánh giá này, bạn có thể được yêu cầu làm rõ thông tin hoặc bổ sung bằng chứng để xác thực câu trả lời của bạn.

Quá trình này đảm bảo rằng hoạt động của bạn đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn, và đảm bảo việc duy trì tính toàn vẹn của hệ thống chứng nhận.

Dựa vào kết quả đánh giá này, Rainforest Alliance có thể:

• Cấp chứng thư - cấp chứng nhận mà không cần thanh tra, hoặc

• Chuyển hướng tổ chức của bạn sang lộ trình thanh tra nếu không thể xác minh một số yếu tố nhất định chỉ bằng việc xem xét tài liệu.

Nếu bạn được chuyển hướng sang lộ trình thanh tra, vui lòng tham khảo mục “Đăng ký chứng nhận có thanh tra” để biết các bước tiếp theo.

4.2 Cấp chứng thư & xem chứng thư

Rainforest Alliance sẽ gửi cho bạn thông báo qua email sau khi hoàn thành việc đánh giá và xác minh dữ liệu của bạn. Nếu kết quả đánh giá là tích cực và quyết định cấp chứng thư được đưa ra, bạn sẽ được thông báo về việc này.

Chứng thư sẽ được đưa lên RACP để bạn có thể xem và tải xuống. Thông thường Rainforest Alliance sẽ cấp chứng thư trong vòng 2 tuần kể từ ngày gửi. Điều này có thể thay đổi tùy thuộc vào mức độ đầy đủ của những gì bạn đã gửi, và khối lượng xử lý hiện tại của Rainforest Alliance.

Xin lưu ý rằng chứng thư được coi là tương đương với chứng nhận trong ngữ cảnh tuân thủ tính bền vững của Rainforest Alliance.

Để xem và tải xuống chứng thư của bạn, hãy làm theo những bước sau đây:

• Đăng nhập vào nền tảng MyRA bằng thông tin đăng nhập của bạn

• Trong trang tổng quan, kéo xuống tìm mục “Các dịch vụ được đề xuất”

• Nhấp vào ô “Chứng nhận” và một cửa sổ mới sẽ mở ra, kèm theo thông tin chi tiết của thẻ Chứng nhận

• Chọn ô “”Xem xét chứng thư.

• Bạn sẽ được điều hướng đến trang tổng quan RACP.

• Trong trang tổng quan RACP, kéo xuống mục “Chứng nhận”. Bạn sẽ thấy chứng thư được liệt kê ở đây.

• Nhấp vào nút Tải xuống. Đó là biểu tượng huy chương ở phía trước hàng chứng thư.

• Chứng thư của bạn sẽ được tải xuống dưới dạng PDF vào thiết bị của bạn, và bạn có thể xem chúng tại đây.

4.3 Việc cần làm sau khi được cấp chứng nhận

Sau khi tổ chức của bạn được chứng nhận, bạn sẽ có quyền truy cập hai công cụ chính giúp mang đến tính minh bạch và nguồn cung ứng có trách nhiệm: Truy nguyên sản phẩm và Yêu cầu công bố sản phẩm chứng nhận.

4.3.1 Duy trì chứng nhận

Để duy trì trạng thái chứng nhận, đơn vị sở hữu chứng nhận phải:

1. Duy trì việc tuân thủ Tiêu chuẩn

   • Đơn vị sở hữu chứng nhận phải liên tục đáp ứng Tiêu chuẩn Nông nghiệp Bền vững của Rainforest Alliance hoặc Tiêu chuẩn chuỗi cung ứng áp dụng trong suốt chu kỳ.

   • Họ phải thực hiện hành động khắc phục khi có trường hợp không tuân thủ phát sinh.

2. Tôn trọng việc sử dụng nhãn hiệu Rainforest Alliance

   • Việc sử dụng nhãn hiệu Rainforest Alliance phải tuân theo hướng dẫn về thương hiệu và các điều khoản trong thỏa thuận cấp phép.

   • Việc sử dụng sai mục đích có thể dẫn đến đình chỉ hoặc thu hồi chứng nhận.

3. Tránh bị đình chỉ hoặc thu hồi chứng nhận

   • Tổ chức chứng nhận có thể đình chỉ hoặc thu hồi chứng nhận nếu:

     • Các cuộc thanh tra không được thực hiện

     • Các trường hợp không tuân thủ không được giải quyết

     • Các quy tắc chứng nhận bị vi phạm

4.3.2 Truy nguyên sản phẩm

Là một tổ chức chuỗi cung ứng, việc truy xuất nguồn gốc cho phép bạn theo dõi các sản phẩm được chứng nhận khi chúng di chuyển xuyên suốt chuỗi cung ứng, từ nơi sản xuất đến nơi chế biến, xuất khẩu và hơn thế nữa. Việc này đảm bảo rằng hàng hóa được chứng nhận được lưu hồ sơ đầy đủ và có thể được xác minh ở từng giai đoạn. Điều này giúp bạn duy trì uy tín với người mua và đối tác, đồng thời hỗ trợ tuân thủ các tiêu chuẩn bền vững.

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng hệ thống truy nguyên sản phẩm của chúng tôi - MultiTrace, vui lòng xem hướng dẫn này.

4.3.3 Yêu cầu công bố sản phẩm chứng nhận

Công bố sản phẩm chứng nhận cho phép bạn thông báo trạng thái chứng nhận của mình với khách hàng và các bên liên quan. Điều này bao gồm việc sử dụng logo, nhãn hoặc tuyên bố đã được phê duyệt trên bao bì, trang web và tư liệu quảng cáo. Mọi công bố sản phẩm chứng nhận phải tuân theo hướng dẫn cụ thể để đảm bảo độ rõ ràng, chính xác và phù hợp với các quy tắc chứng nhận.

Để biết thêm thông tin về cách sử dụng hệ thống Yêu cầu công bố sản phẩm chứng nhận của chúng tôi, vui lòng xem hướng dẫn này.

5. Mở rộng phạm vi chứng nhận

Mở rộng phạm vi là một cập nhật chính thức đối với chứng nhận Rainforest Alliance còn hiệu lực của bạn, nhằm phản ánh những thay đổi đáng kể trong hoạt động — ví dụ như bổ sung trang trại mới, các loại cây trồng mới, các địa điểm thực hiện mới, hoặc tăng sản lượng được chứng nhận. Việc này giúp bảo đảm chứng nhận của bạn luôn chính xác, đáng tin cậy, và tuân thủ các tiêu chuẩn của Rainforest Alliance.

5.1 Hiểu về mở rộng phạm vi chứng nhận

Dưới đây là một số khía cạnh nhất định về việc mở rộng phạm vi chứng nhận mà bạn cần hiểu, với tư cách là một tổ chức chuỗi cung ứng.

5.1.1 Mở rộng phạm vi là gì?

Mở rộng phạm vi là một cập nhật chính thức đối với chứng nhận của bạn nhằm phản ánh những thay đổi trong hoạt động của tổ chức. Việc mở rộng phạm vi cho phép bạn bổ sung các yếu tố mới vào chứng nhận hiện có trước khi chứng nhận hết hạn, chẳng hạn như tăng sản lượng, thêm trang trại hoặc cơ sở/địa điểm thực hiện, cây trồng mới, hoạt động, hoặc cấp độ truy nguyên.

5.1.2 Tại sao và khi nào cần thực hiện mở rộng phạm vi?

Bạn bắt buộc phải yêu cầu mở rộng phạm vi nếu bạn có các thay đổi sau:

• Tăng khối lượng được chứng nhận, diện tích, hoặc số lượng thành viên nhóm

• Thêm một cây trồng, cơ sở, hoặc hoạt động chế biến mới

• Thay đổi cấp độ truy nguyên (ví dụ: từ Cân bằng Khối lượng sang Đảm bảo Nhận dạng Sản phẩm)

Những thay đổi này phải được cập nhật trên MyRA, và tuỳ theo mức độ rủi ro cũng như quy mô thay đổi, bạn có thể sẽ cần một cuộc thanh tra mở rộng.

5.1.3 Ai là người khởi tạo việc mở rộng phạm vi?

Với tư cách là đơn vị sở hữu chứng nhận, bạn chịu trách nhiệm khởi tạo yêu cầu mở rộng phạm vi.

Khi hoạt động của bạn có sự thay đổi, chẳng hạn như thêm khối lượng, thay đổi cơ sở, cấp độ truy nguyên hoặc cây trồng, bạn cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Thông báo cho tổ chức chứng nhận        

Hãy báo cho họ biết rằng bạn có kế hoạch mở rộng phạm vi chứng nhận. Đây là bước quan trọng để phối hợp và

xác định xem có cần tiến hành thanh tra mở rộng hay không.

Bước 2: Tổ chức chứng nhận chịu trách nhiệm về quy trình mở rộng phạm vi

Tổ chức chứng nhận sẽ xem xét yêu cầu của bạn.

Nếu tổ chức chứng nhận cần thanh tra mở rộng dựa theo những thay đổi này, họ sẽ tạo lệnh thanh tra và tiến hành quy trình giống như cách mà bạn đã thực hiện trong cuộc thanh tra giám sát chứng nhận ban đầu.

Nếu không cần thanh tra, tổ chức chứng nhận sẽ chấp thuận việc gia hạn chứng nhận trên nền tảng và bạn sẽ nhận được thông báo qua email khi chứng nhận được cập nhật.

Để biết thêm thông tin về việc mở rộng và gia hạn, vui lòng tham khảo Quy tắc về chứng nhận và thanh tra dành cho chuỗi cung ứng

5.2 Khi nào cần thực hiện thanh tra mở rộng?

Để biết thông tin chi tiết về việc mở rộng và gia hạn, vui lòng tham khảo Quy tắc về chứng nhận và thanh tra dành cho chuỗi cung ứng.

6. Yêu cầu chuyển đổi tổ chức chứng nhận

Chuyển đổi tổ chức chứng nhận nghĩa là chuyển quyền giám sát chứng nhận của bạn từ một tổ chức chứng nhận được uỷ quyền sang một tổ chức tương tự khác. Quy trình này đảm bảo chứng nhận của bạn vẫn có hiệu lực và được công nhận, đồng thời thay đổi đơn vị chịu trách nhiệm thực hiện thanh tra và giám sát tuân thủ.

Việc chuyển đổi phải tuân theo các quy tắc được đề ra trong Quy tắc về chứng nhận và thanh tra dành cho chuỗi cung ứng để duy trì tính toàn vẹn cho chứng nhận của bạn. Việc bắt đầu quy trình một cách chính xác và trao đổi minh bạch với tổ chức chứng nhận mới là rất quan trọng.

Lưu ý: Không thể tiến hành việc chuyển đổi đối với các trường hợp không tuân thủ được đóng nhưng có kế hoạch cần xác minh theo dõi trong vòng 12 tháng kể từ ngày bắt đầu thanh tra trước đó.