1. Quy trình chứng nhận dành cho trang trại
Lưu ý: Hướng dẫn này tùy thuộc vào bối cảnh và chỉ cho thấy quy trình từ góc độ tổng quan. Nếu bạn muốn xem hướng dẫn chi tiết hơn về quy trình sử dụng MyRA và các hệ thống trực tuyến của Rainforest Alliance, vui lòng xem các hướng dẫn bên dưới:
1.1 Tổng quan dành cho trang trại
Đây là tổng quan về toàn bộ quy trình dành cho đơn vị sở hữu chứng nhận trang trại, nêu chi tiết giai đoạn chuẩn bị cho việc cấp chứng nhận lần đầu tiên và những chu kỳ tiếp theo để duy trì chứng nhận. Bạn có thể xem thêm thông tin chi tiết trong tiêu chuẩn.
1.2 Chi tiết quy trình chứng nhận
Bước 1: Đăng ký & Tạo hồ sơ
Để bắt đầu sử dụng các hệ thống trực tuyến của Rainforest Alliance, trước tiên bạn phải đăng ký trên MyRA, trung tâm tập hợp tất cả các sản phẩm và dịch vụ của Rainforest Alliance.ng ký, bạn sẽ làm theo một trong hai cách sau:
Tạo một tổ chức mới – Nếu tổ chức của bạn chưa tồn tại trên MyRA, bạn cần đăng ký tài khoản người dùng và thiết lập một hồ sơ tổ chức mới.
Tham gia một tổ chức có sẵn – Nếu quản trị viên của bạn đã thiết lập tổ chức, bạn sẽ nhận được lời mời qua liên kết trong email.
Bước đăng ký đầu tiên đảm bảo rằng bạn và tổ chức của bạn được kết nối với các hệ thống của Rainforest Alliance và sẵn sàng thực hiện các hoạt động liên quan đến chứng nhận.
Bước 2: Nộp đơn đăng ký
Sau khi hồ sơ tổ chức của bạn được thiết lập, bước tiếp theo là đăng ký chứng nhận. Điều này bao gồm:
Xác nhận phạm vi chứng nhận của bạn – nêu rõ số lượng và vị trí trang trại, đơn vị và cây trồng mà bạn muốn bao gồm trong chứng nhận.
Xem xét các yêu cầu của bạn – hiểu về những tiêu chuẩn và tiêu chí áp dụng cho tổ chức của bạn dựa trên vai trò và phạm vi của tổ chức.
Hoàn thành đơn đăng ký cấp chứng nhận – cung cấp thông tin chi tiết về việc vận hành, cơ sở và cây trồng để sử dụng cho mục đích báo giá, thanh tra, và quyết định cấp chứng nhận.
Bạn sẽ bắt đầu những bước này trên MyRA, sử dụng các “ô” hướng dẫn trên trang tổng quan. Một số hoạt động sẽ diễn ra trực tiếp trên MyRA, còn một số hoạt động khác sẽ liên kết trực tiếp đến Nền tảng quản lý chứng nhận (RACP) để bạn cung cấp thông tin chi tiết hơn.
Giai đoạn này đặt nền móng cho phần còn lại của quy trình chứng nhận, đảm bảo sao cho cả bạn và tổ chức chứng nhận bạn đã chọn đều có thông tin cần thiết để tiến hành.
Bước 3: Ký hợp đồng
Trong quá trình nộp hồ sơ, bạn sẽ được xem một danh sách các tổ chức chứng nhận được ủy quyền và đủ điều kiện hoạt động trong khu vực của bạn. Bạn cũng có thể xem danh sách đầy đủ tại đây.
Quy trình diễn ra như sau:
Trên nền tảng: Lựa chọn tổ chức chứng nhận tiềm năng
Chọn một hoặc nhiều tổ chức chứng nhận được ủy quyền mà bạn muốn liên hệ.
Ngoài nền tảng: Chia sẻ đơn đăng ký cấp chứng nhận của bạn
Gửi đơn đăng ký cấp chứng nhận đã hoàn thành của bạn tới tổ chức chứng nhận mà bạn đã chọn.
Yêu cầu báo giá cho các dịch vụ thanh tra và chứng nhận.
Ngoài nền tảng: Xem xét và ký hợp đồng
So sánh báo giá và lựa chọn tổ chức chứng nhận đáp ứng tốt nhất nhu cầu của bạn.
Ký hợp đồng trực tiếp với họ bên ngoài nền tảng.
Trên nền tảng: Xác nhận hợp đồng trên nền tảng chứng nhận (“Bắt tay”)
Quay lại Nền tảng quản lý chứng nhận của Rainforest Alliance (RACP) và bắt đầu quá trình Bắt tay bằng cách nêu rõ tổ chức chứng nhận mà bạn ký hợp đồng cùng.
Bước này xác nhận rằng đã có hợp đồng và cho phép tổ chức chứng nhận truy cập dữ liệu của bạn để họ có thể tiến hành chuẩn bị cho việc thanh tra.
Bước 4: Chuẩn bị cho hoạt động thanh tra
Sau khi bạn đã ký kết hợp đồng với một tổ chức chứng nhận, bước tiếp theo là chuẩn bị cho hoạt động thanh tra. Việc này đảm bảo rằng mọi dữ liệu trang trại và cây trồng đều đầy đủ, chính xác và sẵn sàng để xác minh.
Bạn sẽ làm việc trên Nền tảng quản lý chứng nhận của Rainforest Alliance (RACP) để:
Xác minh những dữ liệu trang trại và cây trồng đã nhập vào MyRA ở các bước trước đó
Điền bảng câu hỏi dữ liệu chỉ số bằng thông tin chi tiết cập nhật nhất về sản xuất, lực lượng lao động, và hoạt động
Xác thực dữ liệu địa lý đã cung cấp dành cho mục đích về EUDR
Bước 5: Chứng nhận
Tổ chức chứng nhận của bạn tiến hành thanh tra dựa trên những dữ liệu bạn đã nộp. Có thể bạn sẽ được yêu cầu giải quyết các trường hợp không tuân thủ. Việc này có thể diễn ra trong một khoảng thời gian được quy định trong quy tắc chứng nhận - đó là 10 tuần sau ngày cuối cùng của cuộc thanh tra, trong lúc đó bạn và tổ chức chứng nhận cần liên lạc thường xuyên với nhau. Sau khi các trường hợp không tuân thủ được đóng, tổ chức chứng nhận sẽ xem xét và hoàn thiện việc thanh tra.
Sau khi quy trình chứng nhận hoàn tất và bạn nhận được chứng nhận thì với tư cách là đơn vị sở hữu chứng nhận trang trại, bạn có thể truy cập mục truy nguyên sản phẩm và các dịch vụ chứng nhận khác trên MyRA.
2. Quy trình chứng nhận dành cho tổ chức chuỗi cung ứng
Lưu ý: Hướng dẫn này tùy thuộc vào bối cảnh và chỉ cho thấy quy trình từ góc độ tổng quan. Nếu bạn muốn xem hướng dẫn về cách sử dụng MyRA và các hệ thống trực tuyến khác của Rainforest Alliance, vui lòng xem hướng dẫn bên dưới:
2.1 Tổng quan quy trình dành cho tổ chức chuỗi cung ứng
Đây là tổng quan về toàn bộ quy trình dành cho tổ chức chuỗi cung ứng, nêu chi tiết các giai đoạn và hành trình cấp chứng nhận đối với các tổ chức chuỗi cung ứng.
Sau khi tổ chức chuỗi cung ứng hoàn thành phạm vi chứng nhận của họ, thông tin này sẽ được sử dụng để thực hiện đánh giá rủi ro chuỗi cung ứng.
Dựa vào kết quả đánh giá rủi ro chuỗi cung ứng, Rainforest Alliance sẽ xác định mức độ rủi ro và lộ trình chứng nhận thích hợp được mô tả như bên dưới:
Lộ trình thanh tra – Các tổ chức chuỗi cung ứng có rủi ro cao hơn (cấp độ rủi ro B-C) được yêu cầu trải qua một cuộc thanh tra toàn diện của bên thứ ba về hoạt động của họ, do một tổ chức chứng nhận được ủy quyền thực hiện.
Lộ trình chứng thực – Các tổ chức chuỗi cung ứng có rủi ro thấp (cấp độ rủi ro A) có thể được cấp chứng nhận thông qua quy trình đánh giá nội bộ, được Rainforest Alliance hỗ trợ thông qua hoạt động tự đánh giá.
Bất kể lộ trình cuối cùng là gì, thì các tổ chức chuỗi cung ứng cũng bắt đầu hành trình chứng nhận bằng một cách giống nhau, đó là đăng ký trên MyRA, cung cấp thông tin vận hành chi tiết, và nộp phạm vi chứng nhận.
Sau khi phạm vi chứng nhận được nộp, Rainforest Alliance sẽ gửi email cho bạn để xác nhận lộ trình chứng nhận được chỉ định. Để xem thêm thông tin chi tiết về các mốc thời gian dự kiến và giới hạn, vui lòng tham khảo Quy tắc về chứng nhận và thanh tra.
Dưới đây là quy trình cụ thể đối với cả lộ trình thanh tra và lộ trình chứng thực.
2.2 Chứng nhận có thanh tra (lộ trình 1)
Đây là lộ trình tiêu chuẩn dành cho những tổ chức chuỗi cung ứng quản lý khối lượng được chứng nhận, xử lý truy nguyên sản phẩm, hoặc hoạt động tại các điểm kiểm soát thiết yếu trong chuỗi cung ứng, và do đó phải chịu mức độ rủi ro cao hơn (B-C).
Chứng nhận được cấp khi một tổ chức chuỗi cung ứng hoàn tất thành công quy trình chứng nhận toàn diện bao gồm cuộc thanh tra được thực hiện bởi một bên độc lập được ủy quyền, còn gọi là tổ chức chứng nhận. Chứng nhận là sự công nhận chính thức rằng hoạt động của bạn tuân thủ đầy đủ các yêu cầu chứng nhận của Rainforest Alliance về tính bền vững, truy nguyên sản phẩm và trách nhiệm xã hội.
Bước 1: Đăng ký & Tạo hồ sơ
Để bắt đầu sử dụng các hệ thống trực tuyến của Rainforest Alliance, trước tiên bạn phải đăng ký trên MyRA, trung tâm tập hợp tất cả các sản phẩm và dịch vụ của Rainforest Alliance.
Bước đăng ký đầu tiên đảm bảo rằng bạn và tổ chức của bạn được kết nối với các hệ thống của Rainforest Alliance và sẵn sàng thực hiện các hoạt động liên quan đến chứng nhận.
Xem thông tin chi tiết về cách đăng ký trong hướng dẫn “Làm quen với MyRA dành cho tất cả người dùng”
Bước 2: Nộp đơn đăng ký
Để bắt đầu nộp hồ sơ, bạn sẽ phải cung cấp thông tin chính cần thiết để xác định phạm vi chứng nhận của mình, bao gồm các cơ sở, cây trồng và hoạt động.
Sau khi tất cả các thông tin chi tiết cần thiết đã được nộp, Rainforest Alliance sẽ xem xét thông tin và chỉ định mức độ rủi ro của bạn. Bạn sẽ nhận được kết quả này qua email, cùng với hướng dẫn để tiến hành thanh tra cho việc cấp chứng nhận.
Sau đó bạn sẽ làm theo các bước để hoàn thành đơn đăng ký cấp chứng nhận và được thanh tra như bên dưới.
Bước 3: Ký hợp đồng
Trong quá trình nộp hồ sơ, bạn sẽ được xem một danh sách các tổ chức chứng nhận được ủy quyền và đủ điều kiện hoạt động trong khu vực của bạn. Bạn cũng có thể xem danh sách đầy đủ tại đây.
Để tiến hành ký kết hợp đồng, hãy gửi đơn đăng ký chứng chứng nhận mà bạn đã hoàn thiện tới một hoặc nhiều tổ chức chứng nhận qua email và yêu cầu báo giá.
Sau khi đồng thuận về các điều khoản, bạn sẽ ký hợp đồng với tổ chức chứng nhận mà bạn đã chọn.
Cuối cùng, hợp đồng được xác nhận trên Nền tảng quản lý chứng nhận của Rainforest Alliance (RACP) thông qua quy trình “Bắt tay”, là quy trình liên kết tổ chức của bạn với tổ chức chứng nhận trên hệ thống.
Bước 4: Chuẩn bị cho hoạt động thanh tra
Sau khi bạn đã ký kết hợp đồng với một tổ chức chứng nhận, bước tiếp theo là chuẩn bị cho hoạt động thanh tra. Việc này đảm bảo rằng mọi dữ liệu về cây trồng và chuỗi cung ứng đều đầy đủ, chính xác và sẵn sàng để xác minh.
Bạn sẽ làm việc trên Nền tảng quản lý chứng nhận của Rainforest Alliance (RACP) để xác minh dữ liệu cây trồng và dữ liệu chuỗi cung ứng.
Bước 5: Chứng nhận
Tổ chức chứng nhận sẽ thực hiện thanh tra, sử dụng những dữ liệu mà bạn đã cung cấp ở giai đoạn nộp hồ sơ.
Nếu có bất kỳ trường hợp không tuân thủ nào được phát hiện, bạn sẽ được yêu cầu khắc phục và cung cấp bằng chứng bổ sung. Sau khi những trường hợp này được giải quyết, tổ chức chứng nhận sẽ xem xét kết quả và hoàn thiện việc thanh tra.
Khi quy trình chứng nhận hoàn tất, bạn sẽ nhận được chứng nhận của mình. Với tư cách là một tổ chức chuỗi cung ứng được chứng nhận, sau đó bạn vẫn có thể sử dụng MyRA để truy cập mục truy nguyên sản phẩm, yêu cầu công bố sản phẩm chứng nhận, và các dịch vụ khác của Rainforest Alliance.
2.3 Chứng nhận có chứng thực (lộ trình 2)
Đây là lộ trình được đơn giản hóa dành cho một số đơn vị chuỗi cung ứng nhất định có “mức độ rủi ro thấp” (mức độ A) dựa theo đánh giá rủi ro chuỗi cung ứng.
Chứng thư được phát hành và do đó không bắt buộc thực hiện thanh tra toàn diện. Chứng thư này là sự công nhận chính thức rằng hoạt động của bạn đáp ứng các yêu cầu chứng nhận của Rainforest Alliance về tính bền vững, truy nguyên sản phẩm và trách nhiệm xã hội.
Bước 1: Đăng ký & Tạo hồ sơ
Để bắt đầu sử dụng các hệ thống trực tuyến của Rainforest Alliance, đầu tiên bạn phải đăng ký trên MyRA như mô tả phía trên.
Bước 2: Nộp đơn đăng ký
Để bắt đầu nộp hồ sơ, bạn sẽ phải cung cấp thông tin chính cần thiết để xác định phạm vi chứng nhận của mình, bao gồm các cơ sở, cây trồng và hoạt động.
Sau khi tất cả các thông tin chi tiết cần thiết đã được nộp, Rainforest Alliance sẽ xem xét thông tin và chỉ định mức độ rủi ro của bạn. Bạn sẽ nhận được kết quả này qua email, cùng với hướng dẫn tiến hành chứng thực để được cấp chứng nhận.
Bước 3: Tự đánh giá
Sau đó bạn sẽ làm theo các bước để hoàn thành việc tự đánh giá trên RACP.
Bản tự đánh giá là một bảng câu hỏi trực tuyến dựa theo Tiêu chuẩn Nông nghiệp Bền vững của Rainforest Alliance. Nó yêu cầu bạn xem xét các thực hành của tổ chức và xác nhận liệu những thực hành này có tuân thủ yêu cầu không, hoặc có áp dụng không. Mỗi mục đều có hướng dẫn và giải thích để giúp bạn trả lời một cách chính xác.
Bước 4: Chứng nhận
Sau đó dữ liệu của bạn sẽ được xác minh bởi đội ngũ của Rainforest Alliance, và bạn có thể phải phản hồi các yêu cầu làm rõ từ nhóm đánh giá của Rainforest Alliance.
Nếu được phê duyệt, bạn sẽ nhận được một chứng thư xác nhận việc bạn tuân thủ các yêu cầu cấp phép và truy nguyên sản phẩm.
Nếu không được phê duyệt, bạn có thể sẽ được chuyển hướng sang hoạt động thanh tra để được cấp chứng nhận.
Sau khi được cấp chứng thư, bạn sẽ được đưa vào danh sách tổ chức chuỗi cung ứng được chứng nhận và có thể sử dụng chức năng truy nguyên sản phẩm, yêu cầu công bố sản phẩm chứng nhận và các dịch vụ khác trên MyRA.
3. Bạn vẫn cần hỗ trợ?
Nếu bạn vẫn cần trợ giúp trong việc sử dụng các hệ thống trực tuyến của Rainforest Alliance hoặc điều hướng quy trình chứng nhận, bạn có thể tìm thêm thông tin trong những hướng dẫn dưới đây.
Cảm ơn bạn đã xem những hướng dẫn này, nếu có thắc mắc vui lòng liên hệ customersuccess@ra.org