RACP: Benutzerhandbuch für Inhaberinnen von Betriebszertifikaten

Was können Sie in der RACP erledigen?

Registrieren Sie sich auf der RACP, um am Rainforest Alliance 2020 Zertifizierungsprogramm teilzunehmen. Sie können hier Ihr Konto erstellen, Ihre Rainforest-Alliance-Zertifizierung erhalten, Ihre Lizenzen verwalten, die Rückverfolgbarkeit melden sowie Genehmigungsanträge für Kennzeichnungen stellen.

Wer muss sich in der RACP registrieren?

Die Registrierung auf der RACP ist erforderlich für:

• ErzeugerInnen: kleinbäuerliche Betriebe, Großbetriebe, Erzeugergemeinschaften
• AkteurInnen der Lieferkette (einschließlich EinzelhändlerInnen, LebensmitteldienstleisterInnen, MarkeninhaberInnen)

Wozu dient dieses Benutzerhandbuch?

Dieses Benutzerhandbuch unterstützt InhaberInnen von Betriebszertifikaten bei der Navigation durch die RACP während des Registrierungs- und Zertifizierungsprozesses, des Zertifizierungserneuerungsprozesses und bei der Verwaltung von BenutzerInnen und Kontakten.

1. Registrierungsantrag einreichen

• Gehen Sie hier zur RACP-Anmeldeseite.
• Wählen Sie im Pop-up-Fenster oder in der oberen rechten Ecke Ihre bevorzugte Sprache.
• Lesen Sie die Informationen über die landwirtschaftlichen Betriebe und klicken Sie auf „Continue“ (Weiter).
• Geben Sie die Daten Ihrer Organisation an:
  • Daten zur Organisation:
    • Name der Organisation
    • falls zutreffend, Ihre bisherige Rainforest Alliance-/UTZ-ID
    • Ihre Hauptnutzpflanze
    • alle zusätzlichen Aktivitäten
  • Adresse der Organisation: Dies ist der Ort, von dem aus dem landwirtschaftlichen Betrieb/die Kooperative geleitet wird.
  • Personenbezogene Daten: Ihr Vorname, Nachname und Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse
  • Allgemeine Geschäftsbedingungen:
    • Lesen und akzeptieren Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
    • Senden Sie Ihren Registrierungsantrag ab: Klicken Sie auf „Submit participation“ (Teilnahme einreichen).

2. Zertifizierungsprofil erstellen

Nachdem Sie die Aktivierungsmail erhalten haben, klicken Sie auf den Link in der E-Mail, um Ihren Benutzernamen zu aktivieren und Ihr neues Passwort festzulegen.

In der Dashboard Ansicht werden Sie dazu aufgerufen, Ihren Zertifizierungsrahmen zu erstellen.

Teilen Sie uns mit, was Sie zertifizieren lassen möchten, indem Sie Folgendes angeben:

• Eine Schätzung, wie viele kleine und/oder große landwirtschaftliche Betriebe Sie zertifizieren lassen möchten. Sie können später mehr hinzufügen.
• Wenn alle landwirtschaftlicher Betriebe einem Unternehmen oder einem/einer EigentümerIn gehören oder von ihm/ihr gepachtet wurden:
  • Ein Einzelbetrieb oder eine Multifarm hat nur eine(n) EigentümerIn. Wenn dies auf Sie zutrifft, wählen Sie Ja.
  • Eine Kooperative besteht aus mehreren Betrieben mit mehreren BetriebsinhaberInnen. Wenn dies auf Sie zutrifft, wählen Sie Nein.
• Die Adresse des zentralen Verwaltungsstandorts
• Ob Sie ein zertifiziertes Produkt von einem/einer anderen InhaberIn von Betriebszertifikaten kaufen. Bitte antworten Sie nur mit Ja, wenn Sie von einem/einer ZertifikatsinhaberIn kaufen, der/die nicht in Ihrer Zertifizierung enthalten ist.
• Alle weiteren Standorte/SubunternehmerInnen, die Sie Ihrer Zertifizierung hinzufügen möchten.
• Zusammenfassung: Klicken Sie auf „Submit“ (Senden), um mit den nächsten Schritten fortzufahren.

Wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Edit“ (Bearbeiten) unter „Action“ (Aktion).

Sie landen nun im Bereich „Certification Overview“ (Zertifizierungsübersicht), wo Sie Ihren Zertifizierungsrahmen sehen können.

2.1. Standorte/SubunternehmerInnen hinzufügen und pflegen

Bearbeiten Sie im Abschnitt "Zertifizierungsrahmen" Ihre(n) Standort(e).

Der Standort in dieser Übersicht ist der zentrale Verwaltungsstandort (Central Management Location/CML), den Sie bei der Erstellung Ihres Kontos angegeben haben. Alle InhaberInnen von Betriebszertifikaten müssen mindestens einen Standort in ihrem Profil haben, um ihren Zertifizierungsrahmen bestätigen zu können. Klicken Sie auf „Edit“ (Bearbeiten), um zusätzliche Daten über den CML einzugeben.

Geben Sie in das neue Formular die erforderlichen Daten ein:

1. Details: Geben Sie die Daten zu Ihrer Website ein.
2. Crops (Nutzpflanzen): Wählen Sie die Rainforest-Alliance-zertifizierte(n) Nutzpflanze(n) aus, die mit diesem Standort verbunden sind.
3. Activities (Aktivitäten): Geben Sie an, welche Aktivitäten an diesem Ort durchgeführt werden. Wählen Sie „Trading“ (Handel), wenn keine anderen Aktivitäten für diesen Standort gelten.
4. Input: Geben Sie an, welche (Unter-)Produkte von diesem Standort aus gehandelt oder dort verarbeitet werden.
5. Output: Geben Sie an, welche (Unter-)Produkte diesen Ort verlassen.
6. Traceability (Rückverfolgbarkeit): Geben Sie die Art der Rückverfolgbarkeit der an diesem Standort gehandelten Produkte an. Wählen Sie eine beliebige Rückverfolgbarkeitsstufe, die für Ihre Zertifizierung gilt.
7. Certification questions (Fragen zur Zertifizierung): Beantworten Sie die Fragen in diesem Abschnitt, um uns zu helfen, Ihren Zertifizierungsrahmen zu identifizieren. Je nachdem, was Sie antworten, können weitere Fragen erscheinen. Einige Fragen sind auf der Grundlage der Angaben in Ihrem Profil vorausgefüllt.
8. Summary (Zusammenfassung): Hier sehen Sie eine Zusammenfassung der Daten, die Sie bisher eingegeben haben. Wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Back“ (Zurück), um die vorherigen Einträge zu bearbeiten. Wenn keine weiteren Änderungen erforderlich sind, klicken Sie auf „Submit“ (Senden), um mit den nächsten Schritten fortzufahren.

Wenn Sie weitere Standorte haben (z. B. einen Verarbeitungsbetrieb) oder SubunternehmerInnen zu Ihrem Zertifizierungsrahmen hinzufügen möchten, klicken Sie in Ihrem Zertifizierungsbereich auf die grüne Schaltfläche „Add new site“ (Neuen Standort hinzufügen) und wiederholen Sie die oben beschriebenen Schritte.

Hinweis: Wenn Sie mehrere Standorte haben, stellen Sie sicher, dass der Verwaltungsstandort als Ort der zentralen Verwaltung (central management location) ausgewählt ist.

2.2. Bestätigen Sie den Zertifizierungsrahmen und sehen Sie sich die Anforderungen an

Sie können nun Ihren Rahmen bestätigen. Gehen Sie zum Abschnitt „Certification scope“ (Zertifizierungsrahmen) und klicken Sie auf die grüne Schaltfläche „Confirm scope and view requirements“ (Rahmen bestätigen und Anforderungen anzeigen).

Auf Grundlage der Daten in Ihrem Profil werden dann die für Ihr Unternehmen geltenden Anforderungen erstellt.

Im Abschnitt „Requirements“ (Anforderungen) können Sie eine Excel-Datei mit allen Ihren Anforderungen einsehen und herunterladen. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Back“ (Zurück).

Wenn die Nutzpflanzen Kakao und/oder Kaffee Bestandteil Ihres Zertifizierungsrahmens sind, erscheint im Anforderungsmenü ein Pop-up-Fenster, über das frei wählbare EUDR-Kriterien in Ihren Zertifizierungsrahmen aufgenommen werden können.

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Go to EUDR Settings“ (Zu den EUDR-Einstellungen) und folgen Sie den Anweisungen in Abschnitt 4.4. dieses Handbuchs.

Wenn Sie weitere Änderungen an Ihrem Zertifizierungsrahmen (Betriebe und/oder Standorte, Aufnahme von EUDR-Kriterien) vorgenommen haben, müssen Sie diesen erneut bestätigen und Ihre Anforderungen erneut einsehen. Klicken Sie dazu auf die grüne Schaltfläche „Re-confirm scope and view requirements“ (Rahmen erneut bestätigen und Anforderungen anzeigen).

2.3. Schätzung der Anzahl Betriebe und Eigentumsverhältnisse bearbeiten

Wenn Sie bei der Erstellung Ihres Zertifizierungsprofils bei der Schätzung der Anzahl Betriebe und/oder bei den Eigentumsverhältnissen falsche Angaben gemacht haben, können Sie diese Informationen wie folgt aktualisieren:

• Klicken Sie auf der Registerkarte „Certification Overview“ (Zertifizierungsübersicht) auf „Edit“ (Bearbeiten).

Auf dem nächsten Bildschirm können Sie Folgendes aktualisieren:

• die geschätzte Zahl der kleinen und großen landwirtschaftlichen Betriebe
• die Eigentumsverhältnisse

Klicken Sie auf „Submit“ (Senden), um Ihre Änderungen zu speichern.

3. Anforderung Ihres Audits

3.1. Eine autorisierte Zertifizierungsstelle (Certification Body) kontaktieren

Sie müssen einen Vertrag mit einer ausgewählten ZS abschließen. Eine Liste der zugelassenen ZS finden Sie hier. Fordern Sie dann ein Angebot an.

Bitte senden Sie das Zertifizierungsantragsformular (CAF) zusammen mit den im CAF genannten Unterlagen an Ihre ZS.

3.2. Das Zertifizierungsantragsformular (ZAF) ausfüllen

Das Zertifizierungsantragsformular (CAF) ist ein obligatorisches Dokument, das von ZertifikatsinhaberInnen und Zertifizierungsstellen während des Zertifizierungsprozesses ausgefüllt werden muss.

Laden Sie die neueste Version Ihres CAF in der RACP (im Abschnitt „Certification Body“ (Zertifizierungsstelle)) oder hier auf der Website der Rainforest Alliance herunter. Achten Sie darauf, dass Sie je nach Situation Ihres Betriebs das richtige Dokument verwenden:

• Einzelbetriebe und Multifarms
• Kooperativen

Füllen Sie die rote Registerkarte 1. Application form (Antragsformular) aus.

3.3. Bestätigung des Vertrags in der RACP (Handshake)

Nachdem Sie einen Vertrag mit Ihrer ausgewählten ZS abgeschlossen haben, müssen Sie diesen in der RACP bestätigen. Mit diesem Schritt erhält die ZS Zugang zu den erforderlichen Daten in Ihrem Profil.

Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten, die im Folgenden dargestellt werden.

3.3.a. Anfrage an Ihre ZS senden

Um eine Anfrage an Ihre ZS zu senden, gehen Sie wie folgt vor:

- Gehen Sie zur Registerkarte „Certification Overview“ (Zertifizierungsübersicht) und klicken Sie auf die Schaltfläche „Details“ zur Lizenz im Status “Pending“ (Ausstehend).

- Klicken Sie auf die Registerkarte „Licence preparation“ (Lizenzvorbereitung).

- Klicken Sie im Abschnitt „Your Certification Body“ (Ihre Zertifizierungsstelle) auf „Open“ (Öffnen).

- Es wird eine Liste der zugelassenen Zertifizierungsstellen angezeigt. Klicken Sie auf „Confirm contract“ (Vertrag bestätigen) neben dem Namen der ZS, mit der Sie einen Vertrag geschlossen haben.

- Die ZS erhält Ihre Anfrage. Solange diese nicht bestätigt ist, lautet der Status Ihrer Anfrage „Awaiting response“ (Antwort ausstehend).

- Wenn Ihre ZS die Anfrage annimmt, wird der Vertrag mit Ihrer ZS in der RACP offiziell unterzeichnet.

3.3.b. Anfrage von Ihrer ZS erhalten

Wenn Ihre ZS Ihnen eine Vertragsanfrage geschickt hat, führen Sie die folgenden Schritte aus:

- Gehen Sie zur Registerkarte „Certification Overview“ (Zertifizierungsübersicht) und klicken Sie auf die Schaltfläche „Details“ zur Lizenz im Status “Pending“ (Ausstehend).

- Gehen Sie zur Registerkarte „Licence preparation“ (Lizenzvorbereitung).

- Klicken Sie im Abschnitt „Your Certification Body“ (Ihre Zertifizierungsstelle) auf die Schaltfläche „Open“ (Öffnen).

- Dort sehen Sie die Vertragsanfrage Ihrer ZS. Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche „View invitation“ (Einladung anzeigen).

- Klicken Sie in der Leiste rechts auf „Yes, we have signed the contract“ (Ja, wir haben den Vertrag unterzeichnet) und dann auf „Accept invitation“ (Einladung annehmen).

- Ihr Vertrag mit Ihrer ZS ist nun offiziell in der RACP unterzeichnet.

4. Vorbereitung auf das Audit

Sobald Sie alle geltenden Anforderungen umgesetzt haben, können Sie mit der Planung Ihres Audits beginnen. Achten Sie darauf, dass Sie die folgenden Schritte ausführen:

• Ergänzen und/oder aktualisieren Sie die Angaben zu Ihrem landwirtschaftlichen Betrieb.
• Laden Sie die Selbsteinschätzung herunter, füllen Sie sie aus und laden Sie sie in die RACP hoch.
• Geben Sie Ihre Indikatordaten ein.

Nachstehend sind alle Schritte erklärt.

4.1. Ergänzen oder aktualisieren Sie die Angaben zu Ihren landwirtschaftlichen Betrieben.

- Gehen Sie zur Registerkarte „Certification Overview“ (Zertifizierungsübersicht) und klicken Sie auf die Schaltfläche „Details“ bei der Lizenz mit dem Status „Pending“ (Ausstehend). Klicken Sie in Ihrem „Certification scope“ (Zertifizierungsrahmen) auf die gelbe Schaltfläche „Farms“ (Betriebe), um eine Übersicht über Ihre Betriebe zu erhalten.

Die nächsten Schritte?

• Wenn Sie ein Einzel- oder Multifarm-Betrieb sind, folgen Sie den die Anweisungen in Abschnitt 4.1.1.
• Wenn Sie eine Kooperative sind, folgen Sie den Anweisungen in Abschnitt 4.1.2.

4.1.1. Einzelbetriebe & Multifarms

In der Rubrik Farm Information (Betriebsdaten) finden Sie:

1. Die Übersicht über die Betriebe (siehe Box 1 in der vorstehenden Abbildung), die Sie in Ihr Zertifizierungsprofil eingegeben haben. Für jeden Betrieb wird eine rote Benachrichtigung angezeigt, die Sie daran erinnert, Informationen zu übermitteln. Klicken Sie dazu bei jedem Betrieb auf „Edit“ (Bearbeiten). Es öffnet sich ein neues Formular. Füllen Sie die mit einem roten Sternchen gekennzeichneten Pflichtfelder aus:
   • General information (allgemeine Angaben): Fügen Sie Angaben über einen Betrieb hinzu. 
   • Farm Operator/Manager (BetreiberIn/BetriebsleiterIn): Geben Sie die Kontaktdaten des/der BetreiberIn/BetriebsleiterIn an (dies sind keine Pflichtangaben). 
   • Employment information (Angaben zur Beschäftigung): Fügen Sie Angaben über die Anzahl der Beschäftigten in diesem Betrieb hinzu.
   • Nutzpflanzen und Mengen: Aktualisieren Sie die Angaben zu Ihren Nutzpflanzen. Ihre Pflanze wurde bereits bei der Registrierung des Kontos eingegeben. Klicken Sie auf das Symbol , um Ihre Pflanze zu bearbeiten. Hier können Sie die Pflanzensorte, die Anbaufläche und die geschätzte Erntemenge eingeben. Wenn dieser Betrieb mehr als eine Pflanze erntet, können Sie eine neue Pflanze hinzufügen (klicken Sie auf die Schaltfläche „New crop“ (Neue Pflanze)).
   • Betriebseinheiten: Ergänzen Sie ggf. die ID und die Fläche der Betriebseinheit sowie Punkte zu geografischer Länge und Breite. Die Punkte werden bei Ihrer Risikobewertung verwendet. Für jede Betriebseinheit können Sie ggf. auch Ihre Nutzpflanzen hinzufügen.
   • Klicken Sie auf „Update“ (Aktualisieren), um zum Bildschirm mit „Farm information“ (Betriebsdaten) zurückzukehren. 
2. Add new farm (neuen Betrieb hinzufügen) (siehe Box 2 in der vorstehenden Abbildung): Mit dieser Schaltfläche können Sie bei Bedarf weitere Betriebe eingeben. 
3. Product harvest and volumes (Produkternte und Mengen) (siehe Box 3 in der vorstehenden Abbildung): Nachdem Sie Angaben zu allen Ihren Betrieben gemacht haben, klicken Sie auf „Provide your harvest data“ (Erntedaten bereitstellen), um das Subproduct (Unterprodukt) (bei mehreren Unterprodukten wählen Sie das wichtigste Unterprodukt) und das Harvest start date (Datum des Erntebeginns) einzugeben. Klicken Sie dann auf „Save“ (Speichern).

Sobald Ihre Betriebsangaben vollständig sind, gehen Sie zu Abschnitt 4.2, um mit Ihrer Zertifizierung fortzufahren.

4.1.2. Kooperativen

Als landwirtschaftliche Kooperative können Sie Ihre Betriebe ganz einfach zu Ihrem Zertifizierungsprofil hinzufügen, indem Sie das Mitgliedschaftsregister für Ihre Kooperative (Group Member Registry/GMR) hochladen. Alternativ dazu können Sie Ihrem Zertifizierungsprofil auch manuell Betriebe hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche Add new farm (neuen Betrieb hinzufügen) klicken und das Formular ausfüllen.

Im Abschnitt Farm information (Betriebsdaten) klicken Sie auf die Schaltfläche „Use GMR“ (GMR verwenden). So können SieIhre GMR herunter- bzw. hochladen.

Mitgliedschaftsregister für die Kooperative (GMR) herunter- bzw. hochladen

Im Abschnitt GMR-Import haben Sie drei Möglichkeiten:

1. MItgliedschaftsregister (GMR) hochladen:

• Sie können die Angaben zu Ihrer Kooperative einreichen, indem Sie Ihr GMR hochladen. Vergewissern Sie sich beim Hochladen Ihrer Datei, dass Ihre GMR-Vorlage in der Sprache der RACP abgefasst ist. 

2. Mitgliedschaftsregister (GMR) herunterladen

• Laden Sie die richtige Version der GMR herunter. 
• Ausgefüllt werden müssen nur die Spalten A bis Z von Blatt 1 „Farm information“ (Betriebsdaten), die Spalten A bis G von Blatt 2 „Certified Crops“ (Zertifizierte Pflanzen) und die Spalten A bis E von Blatt 3 „Farm Units“ (Betriebseinheiten). 
• Im Blatt „Dashboard“ braucht nichts eingegeben zu werden.
• Wenn Sie bereits Daten übermittelt haben, werden diese in das GMR eingefügt.

3. Fehlerbericht herunterladen:

• Ein Fehlerbericht wird erstellt, wenn das GMR hochgeladen wird und mehr als 50 Fehler (falsche Daten) enthält. So können Sie die Fehler im GMR beheben. Nachdem Sie Ihr GMR aktualisiert haben, laden Sie es erneut hoch, indem Sie den Upload-Vorgang wiederholen. 

Dateninterpretation

Weitere Informationen über die Interpretation von Fehlern während des GMR-Uploads finden Sie weiter unten:

• Wenn Ihr Upload weniger als 50 Fehler enthält, führen Sie die Schritte im Abschnitt GMR Validation process and data interpretation (<50 errors) GMR-Validierungsprozess und Dateninterpretation (<50 Fehler) aus.
• Wenn Ihr Upload mehr als 50 Fehler enthält, führen Sie die Schritte im Abschnitt GMR Validation process and data interpretation (>50 errors) GMR-Validierungsprozess und Dateninterpretation (>50 Fehler) aus.

GMR-Validierungsprozess und Dateninterpretation (<50 Fehler)

Nachdem Ihr GMR hochgeladen wurde, werden Sie durch einen Validierungsprozess geführt, der uns bei der Interpretation Ihrer Daten hilft. Hier können Sie wichtige fehlende Daten und Zahlen angeben und Fehler erkennen. Bitte füllen Sie die Felder aus und klicken Sie auf „Continue“ (Weiter).

Auf der letzten Registerkarte „Validation check“ (Validierungsprüfung) sehen Sie die Ergebnisse Ihrer Validierung. Hier können Sie auch die Warnungen einsehen, die Sie für eine höhere Genauigkeit Ihrer GMR überprüfen sollten.

Wenn Sie Änderungen an Ihrem GMR vornehmen möchten, klicken Sie auf der linken Seite auf „Cancel upload“ (Upload abbrechen) und wiederholen Sie dann den Upload-Vorgang wie oben beschrieben.

Wenn Ihr GMR fertig ist, können Sie durch Klick auf „Confirm“ (Bestätigen) fortfahren und Ihr GMR erfolgreich hochladen.

GMR-Validierungsprozess und Dateninterpretation (<50 Fehler)

Wenn beim Hochladen Ihres GMR mehr als 50 Fehler festgestellt werden, wird ein Fehlerbericht erstellt. Dadurch werden alle fehlerhaften Daten in Ihrem Dokument markiert. Der Fehlerbericht hilft Ihnen, die Fehler in Ihrem GMR zu lokalisieren und zu verstehen, was zu ihrer Behebung erforderlich ist.

In einer Pop-up-Meldung werden Sie aufgefordert, Ihren Fehlerbericht herunterzuladen.

Der Fehlerbericht liegt im Excel-Format vor und besteht aus 4 Blättern:

1. Betriebsdaten:
    Zeigt die Fehler an, die im Blatt „1. farm information“ (1. Betriebsdaten) des GMR aufgetreten sind. Korrigieren Sie alle Fehler, um fortzufahren.
2. Zertifizierte Pflanze:
    Zeigt die Fehler an, die in Blatt „2. Certified crop“ (2. Zertifizierte Pflanze) des GMR aufgetreten sind. Korrigieren Sie alle Fehler, um fortzufahren.
3. Betriebseinheit:
    Zeigt die Fehler an, die in Blatt „3. Farm unit“ (3. Betriebseinheit) des GMR aufgetreten sind. Korrigieren Sie alle Fehler, um fortzufahren.
4. Warnings (Warnungen):
    Hebt Warnungen hervor, die für Sie interessant sein könnten. Die Korrektur ist nicht obligatorisch und der Upload wird nicht blockiert, wenn die Fehler nicht behoben werden.

Alternativ können Sie Ihren Fehlerbericht auf der Registerkarte „Licence preparation“ (Lizenzvorbereitung) und unter „Import Group member registry“ (Mitgliedschaftsregister für die Kooperative importieren) downloaden. Klicken Sie im nächsten Menü auf „Select“ (Auswählen) und dann auf „Download Error Report“ (Fehlerbericht herunterladen).  

Laden Sie nach Behebung der Fehler Ihr GMR erneut hoch, indem Sie die im Abschnitt Download and upload your Group Member Registry (GMR) (Mitgliedschaftsregister für die Kooperative (GMR) herunter- und hochladen) angegebenen Schritte ausführen.

So erkennen Sie, ob Ihr GMR erfolgreich hochgeladen wurde

Wenn das GMR korrekt ausgefüllt und erfolgreich hochgeladen wurde, werden die Daten aus der GMR strukturell in der RACP angezeigt und Ihr Profil wird automatisch aktualisiert. In Ihrem GMR-Menü erscheint die nachstehende Meldung:

Falls das GMR Fehler enthält und nicht erfolgreich hochgeladen wurde, erscheint eine Meldung auf dem Bildschirm.

Laden Sie Ihren Fehlerbericht herunter und befolgen Sie die Anweisungen im Abschnitt „Download and upload your Group Member Registry“ (Mitgliederregister der Kooperative herunter- und hochladen) des vorliegenden Handbuchs.

Nachstehend sind einige häufige Fehler und deren Lösungen aufgeführt. Die Übersicht hilft dabei, bei einem fehlgeschlagenen Upload ein gültiges GMR hochzuladen:

4.1.3. Produkternte und Mengen

Nachdem Sie Ihr GMR erfolgreich hochgeladen haben, gehen Sie zurück zum Abschnitt Farm information (Betriebsdaten), um Ihre Product harvest and volumes (Produkternte und Mengen) hinzuzufügen. Klicken Sie auf „Provide your harvest data“ (Erntedaten eingeben), um das Subproduct (Unterprodukt) (bei mehreren Unterprodukten können Sie das wichtigste Unterprodukt auswählen) und das Harvest start date (Datum des Erntebeginns) einzugeben. Klicken Sie dann auf „Save“ (Speichern).

4.2. Betriebe pflegen und bearbeiten

Bei Bedarf können Sie Daten zu jedem bestehenden Betrieb aktualisieren. Gehen Sie dabei wie folgt vor:

1. Gehen Sie zur „Certification Overview“ (Zertifizierungsübersicht) und klicken Sie auf „Details“.
2. Klicken Sie auf die gelbe Schaltfläche „Farms“ (Betriebe).
3. Im Bereich Farm information (Betriebsdaten) sehen Sie die Übersicht über die Betriebe, die Sie in Ihrem Zertifizierungsprofil eingetragen haben. Um vorhandene Daten zu aktualisieren, klicken Sie auf „Edit“ (Bearbeiten).
4. Füllen Sie die mit einem roten Sternchen gekennzeichneten Pflichtfelder aus:
   • General information (Allgemeine Daten): Aktualisierung der Daten über den jeweiligen Betrieb.
   • Farm Operator/Manager (BetreiberIn/BetriebsleiterIn): Aktualisierung der Kontaktdaten des/der BetreiberIn/Betriebs EigentümerIn (dies sind keine Pflichtangaben).
   • Employment information (Angaben zur Beschäftigung): Aktualisierung der Angaben zur Anzahl der Beschäftigten in diesem Betrieb.
   • Nutzpflanzen und Mengen Aktualisieren Sie die Angaben zu Ihren Nutzpflanzen. Klicken Sie auf das Symbol, um Ihre Pflanze zu bearbeiten. Hier können Sie die Pflanzensorte, die Anbaufläche und die geschätzte Erntemenge eingeben. Wenn dieser Betrieb mehr als eine Pflanze erntet, können Sie hier eine neue Pflanze hinzufügen.
   • Farm units (Betriebseinheiten): Aktualisieren Sie die ID und die Fläche der Betriebseinheit. Klicken Sie auf „Save“ (Speichern), um fortzufahren. Bei Bedarf können Sie auf dieselbe Weise weitere Betriebseinheiten hinzufügen. Sie können außerdem die Nutzpflanze für jede Betriebseinheit aus dieser Übersicht bearbeiten.
   • Klicken Sie auf „Update“ (Aktualisieren), um zum Bildschirm mit Farm information (Betriebsdaten) zurückzukehren.

4.3. Polygone hochladen

Um Polygondaten einzugeben, melden Sie sich in der RACP an, gehen Sie zur Registerkarte „Certification Overwiew“ (Zertifizierungsübersicht) und klicken Sie auf die Schaltfläche „Details“ bei der Lizenz im Status „Pending“ (Ausstehend). 

Klicken Sie in Ihrem „Certification scope“ (Zertifizierungsrahmen) auf die gelbe Schaltfläche „Farms“ (Landwirtschaftliche Betriebe) und dann in „Farm information“ (Betriebsdaten) auf „Go to Farm Unit Overview“ (Zur Betriebseinheitsübersicht).

Über die Schaltfläche „Go to Farm Unit Overview“ (Zur Betriebseinheitsübersicht) gelangen Sie zum Abschnitt „Geodata Information“ (Geodaten-Informationen). Hier finden Sie eine Übersicht über Ihre Betriebe innerhalb des Zertifizierungsrahmens und Sie können Ihre Polygone hochladen. 

Um Ihre Polygone im Format .KML und/oder .JSON hochzuladen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Click here“ (Hier klicken) unter Upload Geodata files (Geodatendateien hochladen). Klicken Sie auf „Select file“ (Datei auswählen), wählen Sie die Datei aus dem Ordner auf Ihrem Computer aus und klicken Sie auf „Upload file“ (Datei hochladen). 

Es öffnet sich ein neues Fenster mit den Ergebnissen der Validierung der übermittelten Polygone.

In diesem Fenster werden zwei Bereiche mit Ergebnissen angezeigt: Farm unit (Betriebseinheit) und Polygon. 

Die Ergebnisse zeigen Ihnen, ob bei den hochgeladenen Polygonen Fehler vorliegen.

Betriebseinheit: Dieser Abschnitt enthält Angaben zu den Betriebseinheits-IDs, die den Polygonen zugewiesen wurden.  

Polygon: Dieser Abschnitt enthält Informationen über die Validierung, die für die tatsächlichen Polygone durchgeführt wurde. 

Wenn keine Fehler vorliegen, klicken Sie auf „Confirm“ (Bestätigen), um Ihre Polygone hochzuladen. Wenn die Polygone erfolgreich hochgeladen wurden, erscheint eine grüne Pop-up-Meldung. 

Falls Fehler vorliegen, klicken Sie auf „Confirm“ (Bestätigen). Im nächsten Fenster können Sie Ihren Fehlerbericht herunterladen.  

Nach Berichtigung der Fehler in Ihrer Datei laden Sie die Datei erneut hoch und befolgen Sie dabei die Anweisungen in diesem Abschnitt.

4.4. EUDR

Ab dem 15. Januar 2024 können ZertifikatsinhaberInnen, deren Zertifizierungsrahmen sich auch auf Kaffee und/oder Kakao erstreckt, ihren Zertifizierungsrahmen in der Rainforest-Alliance-Zertifizierungsplattform (RACP) um die frei wählbaren Anforderungen ergänzen, die auf die Anforderungen der EUDR (EU-Entwaldungsverordnung) abgestimmt sind.

4.4.1. EUDR-Anforderungen aufnehmen

Um frei wählbare EUDR-Anforderungen in Ihren Zertifizierungsrahmen aufzunehmen, müssen Sie eine Lizenz mit dem Status „pending“ (ausstehend) haben. 

Loggen Sie sich über diesen Link in Ihr RACP Konto ein. Nach dem Einloggen erscheint ein Pop-up-Fenster auf Ihrem Dashboard: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Zu den EUDR-Einstellungen“. Alternativ können Sie folgendermaßen auf die Schaltfläche EUDR-Einstellungen zugreifen:

- Gehen Sie zur Registerkarte "Certification Overview“ (Zertifizierungsübersicht).

- Klicken Sie auf "Details" für die Lizenz, die sich im Status "pending" (ausstehend) befindet.

- Klicken Sie auf die Schaltfläche “EUDR-Einstellungen” oberhalb des Bereichs “Zertifizierungsrahmen”. 

Im nachfolgenden Menü für die EUDR-Einstellungen klicken Sie auf die Schaltfläche „Edit“ (Bearbeiten).

Wählen Sie „Ja“, um frei wählbare EUDR-Anforderungen zu Ihrem Zertifizierungsrahmen hinzuzufügen, lesen Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und klicken Sie anschließend auf „Save“ (Speichern).

Sobald Sie der Aufnahme der EUDR-Kriterien in Ihren Zertifizierungsrahmen zugestimmt haben, ist der nächste Schritt die Verknüpfung Ihrer Nutzpflanzen mit Ihren Betriebseinheiten. Am schnellsten geht das, wenn Sie auf die Schaltfläche „Link farm crops to units“ (Betriebspflanzen mit Einheiten verknüpfen) im folgenden Pop-up-Fenster klicken, oder später mithilfe dieser Schritte. 

Ihre Nutzpflanzen sind jetzt mit Ihren Betriebseinheiten verknüpft und im EUDR-Validierungsmenü verfügbar. Für weitere Informationen siehe Abschnitt 4.4.2. 

Gehen Sie zu Ihrem Zertifizierungsrahmen (ausstehende Lizenz) und klicken Sie auf „Confirm scope and view requirements“ (Rahmen bestätigen und Anforderungen anzeigen). 

Die frei wählbaren EUDR-Anforderungen wurden jetzt Ihrem Zertifizierungsrahmen hinzugefügt. 

Synchronisierung von Nutzpflanzen und Betriebseinheiten

Wenn Sie Ihre Nutzpflanzen und Ihre Betriebseinheiten später synchronisieren möchten, gehen Sie wie folgt vor: 

• Klicken Sie in Ihrem Zertifizierungsrahmen (ausstehende Lizenz) auf die Schaltfläche „Farms“ (Landwirtschaftliche Betriebe), um zum Modul mit Betriebsdaten zu gelangen.
• Klicken Sie auf „Go to Farm Unit overview“ (Zur Betriebseinheitsübersicht).
• Klicken Sie dann auf „Sync Crops to farm units“ (Nutzpflanzen und Betriebseinheiten synchronisieren).

Wenn eine Nutzpflanzen einer Betriebseinheit bearbeitet werden muss oder Sie manuell Nutzpflanzen zu Betriebseinheiten hinzufügen möchten, folgen Sie der Anleitung in Abschnitt 4.2. Im Abschnitt „Farm Units“ (Betriebseinheiten) können Sie eine Nutzpflanze hinzufügen, indem Sie sie in das Feld eingeben, oder durch Anklicken des Kreuzes eine Nutzpflanze entfernen. 

4.4.2. EUDR-Validierung

Nach Abschluss der Schritte aus Abschnitt 4.4.1. ist die Registerkarte „EUDR Validation“ (EUDR-Validierung) verfügbar. So gelangen Sie dorthin:

• Gehen Sie zu Ihrem Zertifizierungsrahmen (ausstehende Lizenz).
• Klicken Sie auf die gelbe Schaltfläche „Farms“ (Betriebe).
• Klicken Sie auf „Go to Farm Unit overview“ (Zur Betriebseinheitsübersicht). 

• Gehen Sie im nächsten Fenster zum Abschnitt „EUDR Validation“ (EUDR-Validierung).

Hier werden nur die Betriebseinheiten angezeigt, die mindestens eine EUDR-Nutzpflanze umfassen (Kakao/Kaffee). 

Wenn Sie Ihre Nutzpflanzen noch nicht mit Ihren Betriebseinheiten verknüpft haben, können Sie dazu auch auf die Schaltfläche „Sync Farms to Units” (Betriebe und Betriebseinheiten synchronisieren) klicken (weitere Informationen finden Sie unter Nutzpflanzen und Betriebseinheiten synchronisieren).

In der Spalte „EUDR Data“ (EUDR-Daten) ist für jede Betriebseinheits-ID der Status „Valid“ (gültig) oder „Invalid“ (ungültig) angegeben. Wenn der Status „Invalid“ ist, bewegen Sie die Maus über die Meldung, um zu sehen, welche Daten fehlen. 

Berücksichtigen Sie bitte, dass für jede Betriebseinheit 6 Dezimalstellen angegeben müssen. Wenn die Betriebseinheit mindestens 4 Hektar groß ist, müssen diese im Polygonformat angegeben werden.

Wenn GPS-Punkte erforderlich sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Edit“ (Bearbeiten) neben der ungültigen Betriebseinheits-ID.  

Geben Sie im nächsten Fenster in die Felder „Latitude“ (Breite) und „Longitude“ (Länge) die GPS-Punkte mit den 6 Dezimalstellen ein und klicken Sie auf „Submit“ (Senden. 

Wenn ein Polygon mit 6 Dezimalstellen erforderlich ist, müssen Sie Ihre Geodaten-Datei hochladen. Eine Anleitung zum Hochladen von Geodaten finden Sie in Abschnitt 4.3.
Wenn Sie Ihre Polygone erfolgreich hochgeladen haben, gehen Sie zur Registerkarte „EUDR Validation“ (EUDR-Validierung) zurück.

Wenn Ihre Betriebseinheits-IDs immer noch als „Invalid“ angezeigt sind, wiederholen Sie die vorstehenden Aktionen.

Sobald Sie Ihre Geodaten für jede Betriebseinheits-ID korrekt übermittelt haben, wechselt der Status zu „Valid“ (gültig). 

Sie können jetzt Ihre Risikobewertung starten (siehe Abschnitt 4.5.).

4.4.3. EUDR-Anforderungen ausschließen

Um frei wählbare EUDR-Anforderungen aus Ihrem Zertifizierungsrahmen auszuschließen, gehen Sie wie folgt vor:

Loggen Sie sich über diesen Link in Ihr RACP Konto ein. Nach dem Einloggen erscheint ein Pop-up-Fenster auf Ihrem Dashboard: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Zu den EUDR-Einstellungen“. Alternativ können Sie wie folgt auf die Schaltfläche EUDR-Einstellungen zugreifen:

- Gehen Sie zur Registerkarte "Certification Overview“ (Zertifizierungsübersicht).

- Klicken Sie auf "Details" für die Lizenz, die sich im Status "pending" (ausstehend) befindet.

- Klicken Sie auf die Schaltfläche “EUDR-Einstellungen” oberhalb des Bereichs “Zertifizierungsrahmen”. 

- Im nachfolgenden Menü für die EUDR-Einstellungen klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“.

- Wählen Sie “Nein” und klicken anschließend auf “Speichern”. 

- Schließen Sie den Bildschirm der EUDR-Einstellungen.

Gehen Sie zum Abschnitt „Certification scope“ (Zertifizierungsrahmen) und klicken Sie auf „Confirm scope and view requirements“ (Zertifizierungsrahmen bestätigen und Anforderungen anzeigen).

Die frei wählbaren EUDR-Anforderungen wurden jetzt von Ihrem Zertifizierungsrahmen ausgeschlossen. 

4.5. Risikobewertung

Die GIS-Risikobewertung ist ein Tool, das von Rainforest Alliance entwickelt wurde, um das Risiko einer Entwaldung und des Eindringens in Schutzgebiete zu ermitteln, was wiederum die Einhaltung der Standardanforderungen und die erwarteten Nachhaltigkeitsergebnisse gefährden könnte. 

Die Risikobewertung basiert auf Geolokalisierungspunkten und/oder Polygonen, die während der Lizenzvorbereitung in der RACP übermittelt wurden. Sie wird in der RACP durchgeführt. Im Rahmen der Risikobewertung erfolgen Prüfungen, mit denen bestätigt wird, dass sich die Betriebseinheiten an Land und in dem Land Ihres Zertifizierungsrahmens befinden und dass es keine Überschneidung zwischen Polygonen der Betriebseinheiten gibt. Jeder Betriebseinheit wird dann eine Risikostufe für Entwaldung und Eindringen in Schutzgebiete zugewiesen.

4.5.1. Risikobewertung starten

Um Ihre Risikobewertung zu starten, melden Sie sich in der RACP an, gehen Sie zur Registerkarte „Certification Overwiew“ (Zertifizierungsübersicht) und klicken Sie auf die Schaltfläche „Details“ bei der Lizenz im Status „Pending“ (Ausstehend). 

Klicken Sie in Ihrem „Certification scope“ (Zertifizierungsrahmen) auf die gelbe Schaltfläche „Farms“ (Betriebe) und dann in „Farm information“ (Betriebsdaten) auf „Use Geo Data“ (Geodaten verwenden). 

Wenn Sie auf die Schaltfläche „Use Geo Data“ (Geodaten verwenden) klicken, gelangen Sie zum Abschnitt „Geodata Information“ (Geodaten-Informationen). Klicken Sie auf die Schaltfläche „Risk Assessment“ (Risikobewertung).

Im Menü Risk Assessment (Risikobewertung) können Sie Ihre Risikobewertung starten, indem Sie auf die Schaltfläche „Start risk assessment“ (Risikobewertung starten) klicken.

Auf dem Bildschirm erscheint dann eine Pop-up-Meldung. Lesen Sie diese sorgfältig und klicken Sie erst dann auf „Confirm“ (Bestätigen), um die Risikobewertung zu starten. Schließen Sie währenddessen nicht das Fenster.

4.5.2. Ergebnisse Ihrer Risikobewertung herunterladen 

Wenn wir bestätigen, dass alle Ihre Geodaten an Land und in dem Land Ihres Zertifizierungsrahmens liegen und es keine sich überschneidenden Polygone gibt, erhält Ihre Risikobewertung den Status „In progress“ (In Bearbeitung). Auf der Grundlage der hochgeladenen GPS-Punkte aus Ihrem GMR (für Kooperativen) und/oder der Polygone werden die Ergebnisse der Risikobewertung von Rainforest Alliance erstellt. 

Sie erhalten eine E-Mail, sobald die Ergebnisse Ihrer Risikobewertung in Ihrem RACP-Konto verfügbar sind. Um Ihre Ergebnisse herunterzuladen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

• Melden Sie sich in der RACP an.
• Gehen Sie zur Registerkarte „Certification Overview“ (Zertifizierungsübersicht).
• Klicken Sie auf die Schaltfläche „Details“ bei der Lizenz im Status „Pending“ (Ausstehend). 
• Klicken Sie in Ihrem „Certification scope“ (Zertifizierungsrahmen) auf die gelbe Schaltfläche „Farms“ (Betriebe) und dann auf „Use Geo Data“ (Geodaten verwenden).
• Klicken Sie auf „Risk Assessment“ (Risikobewertung) und dann auf „Download results“ (Ergebnisse herunterladen). 

Im dann erscheinenden Fenster wird angezeigt, ob Ihre Risikobewertung abgeschlossen wurde (siehe Abschnitt 4.4.2.a) oder fehlgeschlagen ist (siehe Abschnitt 4.4.2.b.).

 4.5.2.a. Ergebnisse: Ihre Risikobewertung wurde abgeschlossen

Wenn Ihre Risikobewertung erfolgreich war, hat Sie den Status „Abgeschlossen“ und Sie können im gleichen Fenster die Risikostufe für jede Betriebseinheit sehen. 

Wenn Sie auf „Download results“ (Ergebnisse herunterladen) klicken, wird automatisch eine zip-Datei auf Ihren Computer heruntergeladen. Diese zip-Datei enthält 4 Dokumente:

1. die Risikobewertung zur Entwaldung (pdf-Datei)
2. die Risikobewertung zum Eindringen in Schutzgebiete (pdf-Datei)
3. die Tabelle mit den Risiko-Ergebnissen (xlxs-Datei)
4. den GeoPDF-Leitfaden von Rainforest Alliance (pdf-Datei)

4.5.2.b. Ergebnisse: Ihre Risikobewertung ist fehlgeschlagen

Wenn Ihre Risikobewertung fehlgeschlagen ist, erscheint auf dem Bildschirm eine rote Meldung. 

Die rote Meldung „Fail“ (Fehlgeschlagen) kann drei Gründe haben:

• Es gibt eine Überschneidung zwischen Polygonen oder Betriebseinheiten (Spalte „Overlap“ (Überschneidung)) und/oder
• die Geodaten liegen nicht an Land (Spalte „On land“ (An Land)) und/oder 
• die übermittelten GPS-Koordinaten oder Polygone befinden sich nicht im gleichen Land wie der Ort der zentralen Leitung (Spalte „In Country“ (Im Land)).

Für eine Betriebseinheit können mehrere Fehler vorliegen.

Wenn Sie auf „Download results“ (Ergebnisse herunterladen) klicken, wird automatisch eine zip-Datei auf Ihren Computer heruntergeladen. Diese zip-Datei enthält die Validierungstabelle (xlsx-Datei), in der Sie filtern und herausfinden können, für welche Betriebseinheit(en) eine Berichtigung erforderlich ist. Für welche Betriebseinheit(en) Berichtigungen nötig sind, können Sie auch mit dem Filter-Symbol neben jeder Spalte ermitteln. Die fehlgeschlagenen Validierungen für die Betriebseinheiten sind am roten Text „Fail“ (Fehlgeschlagen) in der jeweiligen Validierungsspalte zu erkennen.

In der Folge aktualisieren Sie bitte die fehlerhaften Daten. Weitere Informationen über die Aktualisierung Ihrer Betriebseinheiten und das erneute Hochladen Ihrer Polygone finden Sie in Abschnitt 4.1 bzw. Abschnitt 4.3. Starten Sie dann nochmals Ihre Risikobewertung (siehe Abschnitt 4.4.1.).

Brauchen Sie Hilfe?

Weitere Informationen finden Sie in den FAQ am Ende dieses Benutzerhandbuchs.

4.6. Selbsteinschätzung herunterladen, ausfüllen und hochladen

Um Ihre Selbsteinschätzung herunterzuladen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

- Gehen Sie zur Registerkarte „Certification Overview“ (Zertifizierungsübersicht) und klicken Sie auf die Schaltfläche „Details“ bei der Lizenz im Status „Pending“ (Ausstehend).

- Klicken Sie auf die Registerkarte „Licence preparation“ (Lizenzvorbereitung).
- Klicken Sie im Abschnitt „Self-assessment“ (Selbsteinschätzung) auf „Open“ (Öffnen).

- Laden Sie Ihre Selbsteinschätzung herunter. Die heruntergeladene Selbsteinschätzung umfasst nur die Anforderungen, die auf der Grundlage der bei der Registrierung gemachten Angaben für Ihre Organisation gelten.

- Geben Sie in der Excel-Tabelle in Spalte D „conformity“ (Konformität) oder „non-conformity“ (Nichtkonformität) an und erläutern Sie in Spalte E, was Sie festgestellt haben und wie Ihre Organisation die einzelnen Anforderungen erfüllt. Bei Nichtkonformität füllen Sie bitte die Spalten G–J aus und erläutern Sie, welche Schritte und Maßnahmen zur Behebung dieser Nichtkonformität eingeleitet wurden.

- Wenn Sie fertig sind, laden Sie Ihre Selbsteinschätzung in demselben Abschnitt hoch. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Upload your file“ (Datei hochladen).

4.7. Indikatordaten

InhaberInnen von Betriebszertifikaten (CHs), die die Anforderungen des Rainforest Alliance 2020 Standards umsetzen, müssen zur Vorbereitung auf ihr Audit Informationen (Indikatordaten) erheben.

Ab Juli 2023 müssen diese Daten eingegeben und über die RACP eingereicht werden. Die Registerkarte „Indikatordaten“ in der RACP ersetzt die Excel-Datei „2020 Standard Indicator Template“. Sobald die Indikatordaten übermittelt und ein Handshake mit einer ZS durchgeführt wurde, können die ZS die Indikatordaten auch einsehen und herunterladen.

ZIs müssen alle während des Audits ermittelten notwendigen Korrekturen oder Ergänzungen vornehmen und eine korrekte endgültige Version in ihrem Zertifizierungsbereich einreichen, bevor die ZS den Lizenzantrag an RA stellt.

4.7.1. Indikatordaten eingeben

Führen Sie zur Eingabe Ihrer Indikatordaten die folgenden Schritte aus:

- Gehen Sie zur Registerkarte „Certification Overwiew“ (Zertifizierungsübersicht) und klicken Sie auf die Schaltfläche „Details“ bei der Lizenz im Status „Pending“ (Ausstehend).

- Klicken Sie auf die Registerkarte „Indicator data“ (Indikatordaten).

Sie sehen die Abschnitte, zu denen Sie Angaben machen müssen:

• Management (Verwaltung) (gilt nur für landwirtschaftliche Kooperativen)
• Risikobewertung und Managementplan
• Nachhaltigkeitsbonus (NB)
• Nachhaltigkeitsinvestitionen (NI)
• Assess-and-Address (Einschätzen und ansprechen)
• Existenzsichernder Lohn

Klicken Sie beim Ausfüllen des Formulars auf jeden Abschnitt, um ein Fenster zu öffnen und die erforderlichen Daten einzugeben.

Für jeden abgeschlossenen Abschnitt wird ein grünes Symbol neben dem Namen des Abschnitts angezeigt (siehe unten).

Die eingegebenen Daten werden beim Schließen des Fensters jeweils automatisch gespeichert. Sie können auch mit der Schaltfläche „Save“ (Speichern) unten auf der Seite speichern.

Wenn alle Abschnitte vollständig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Submit“ (Senden). Es wird eine PDF-Datei mit Ihren Indikatordaten generiert. Ihre ZS hat nach Bestätigung des Vertrags per Handshake Zugriff auf Ihren letzten Bericht (siehe Abschnitt 3.3).

Wenn Sie Änderungen an Ihrem Zertifizierungsrahmen vornehmen (siehe Abschnitt 2.3), können sich Ihre Indikatordaten ändern. Sie müssen den Zertifizierungsrahmen erneut bestätigen (siehe Abschnitt 2.2) und alle neuen Indikatordaten wie in diesem Abschnitt erläutert eingeben. Achten Sie darauf, dass alle Indikatoren gemäß Ihrem neuen Zertifizierungsrahmen auf dem neuesten Stand sind.

4.7.2. Bericht zu Indikatordaten herunterladen

Nach dem Absenden können Sie den Bericht zu Ihren Indikatordaten herunterladen:

- Gehen Sie zur Registerkarte „Certification Overview“ (Zertifizierungsübersicht) und klicken Sie auf die Schaltfläche „Details“ in der Zeile mit dem Lizenzstatus „Pending“ (Ausstehend).

- Klicken Sie auf die Registerkarte „Indicator data“ (Indikatordaten).

- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Download“.

5. Zertifizierung erneuern

Sie erhalten 6 Monate vor Ablauf Ihrer Lizenz eine Benachrichtigung. Sie müssen also Ihre Zertifizierung und/oder Lizenz erneuern, bevor diese abläuft.

Nachstehend finden Sie die wichtigsten Schritte, die Sie in der RACP zur Erneuerung Ihrer Zertifizierung unternehmen müssen.

5.1 Zertifizierungsrahmen aktualisieren und bestätigen

Melden Sie sich unter diesem Link mit dem Benutzernamen und dem Passwort an, die Sie bei Ihrer Registrierung in der RACP erhalten haben.

6 Monate vor Ablauf Ihrer aktuellen Lizenz wird eine Pop-up-Meldung angezeigt. Klicken Sie auf Yes (Ja), um die Erneuerung Ihrer Zertifizierung zu starten.

Ihr Zertifizierungsrahmen wird aus dem vorherigen übernommen, sodass Sie nicht alle Daten erneut eingeben müssen. Klicken Sie auf die Registerkarte „Certification Overview“ (Zertifizierungsübersicht) und führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Klicken Sie auf „Edit“ (Bearbeiten), um den Eigentumsstatus Ihrer Betriebe zu überprüfen. Falls Änderungen erforderlich sind, aktualisieren Sie die Angaben (siehe Anweisungen in Abschnitt 2).
2. Klicken Sie auf „Details“, um zum Abschnitt „Certification scope“ (Zertifizierungsrahmen) zu gelangen.

Achten Sie darauf, die vorhandenen Daten zu Ihren Betrieben und Standorten zu überprüfen und bei Bedarf zu aktualisieren (z. B. neue Nutzpflanzen, Betriebe, Standorte, Aktivitäten, Rückverfolgbarkeitsstufen usw., die Sie aufnehmen möchten), indem Sie auf die Schaltfläche „Edit“ (Bearbeiten) rechts auf der Seite klicken.

Um mit Ihrer Zertifizierung fortzufahren, das Audit anzufordern und sich darauf vorzubereiten, befolgen Sie die Anweisungen in Kapitel 3 und 4 dieses Benutzerhandbuchs.

Brauchen Sie Hilfe?

Weitere Informationen finden Sie in den FAQ am Ende dieses Benutzerhandbuchs.

6. Organisation: BenutzerInnen & AnsprechpartnerInnen

In diesem Abschnitt finden Sie eine Anleitung dazu, wie Sie BenutzerInnen und Kontakte in Ihrem RACP-Konto hinzufügen können.

6.1. BenutzerInnen

Klicken Sie in der Registerkarte „Organization“ (Organisation) auf „Users“ (BenutzerInnen), um BenutzerInnen anzuzeigen, zu bearbeiten oder neue hinzuzufügen.

Jedem/Jeder BenutzerIn können auf der Grundlage seiner/ihrer Aktivitäten und Zuständigkeiten in der RACP verschiedene Rollen zugewiesen werden.

Standardmäßig werden der Person, die das Konto registriert hat, alle drei Rollen zugewiesen (Finanzen, AdministratorIn, BenutzerIn).

Neben den oben genannten Benutzerrollen können BenutzerInnen, die mit Genehmigungsanfragen für Auslobungen arbeiten, die folgenden Rollen zugewiesen werden: 

6.1.1. Neue(n) BenutzerIn hinzufügen

Um eine(n) neue(n) BenutzerIn hinzuzufügen, klicken Sie auf „Users“ (BenutzerInnen) und dann auf die Schaltfläche „Add New User“ (Neue(n) BenutzerIn hinzufügen). Füllen Sie das Formular aus und geben Sie die oben erläuterte(n) Rolle(n) an. Ein(e) neue(r) BenutzerIn hat standardmäßig die Basisrolle „User“ (Benutzer).

6.1.2. BenutzerIn bearbeiten

Administratoren können Benutzerdaten bearbeiten, z.B. Name, Nachname, E-Mail-Adresse und Rollen. Klicken Sie dazu auf den/die BenutzerIn und aktualisieren Sie die erforderlichen Daten.

Mehrere BenutzerInnen können die Rolle „Finanzen“ und „Administrator“ haben.

Falls relevant, können Sie als Administrator Ihre Finanzrolle entfernen, indem Sie auf Ihren Namen klicken und das entsprechende Kontrollkästchen deaktivieren, nachdem Sie die Finanzrolle einem/einer anderen BenutzerIn zugewiesen haben.

6.1.3. BenutzerIn löschen

Um eine(n) BenutzerIn zu löschen, klicken Sie auf dessen/deren Namen und dann auf die Schaltfläche „Delete“ (Löschen). Klicken Sie in dem Pop-up-Fenster auf „Confirm“ (Bestätigen).

6.2. Ansprechpartner

Klicken Sie in der Registerkarte „Organization“ (Organisation) auf „Contacts“ (Ansprechpartner), um Ansprechpartner anzuzeigen, zu bearbeiten oder neue Ansprechpartner hinzuzufügen.

Ein(e) als BenutzerIn registrierte(r) MitarbeiterIn wird automatisch auch als AnsprechpartnerIn aufgeführt.

Wenn Sie eine(n) MitarbeiterIn als Kontakt hinzufügen, dient dies dazu, seine/ihre Zuständigkeit in Ihrer Organisation anzugeben, die für die Rainforest Alliance oder eine Zertifizierungsstelle relevant sein kann. Es wird ihm/ihr nicht automatisch eine Benutzerrolle in der RACP zugewiesen.

6.2.1. Neue(n) AnsprechpartnerIn hinzufügen

Um einen neue(n) AnsprechpartnerIn hinzuzufügen, klicken Sie auf „Add new contact“ (Neuen Kontakt hinzufügen). Füllen Sie das Formular mit den erforderlichen Daten aus und speichern Sie den/die AnsprechpartnerIn.

Klicken Sie erneut auf den Namen des/des neu erstellten Ansprechpartners/Ansprechpartnerin und gehen Sie dann zum Abschnitt „Contact type“ (Kontakttyp). Hier können Sie den Kontakttypen (Admin, Billing) für die Organisation und jeden Standort bzw. jede(n) Subunternehmerin, den/die Sie registriert haben, zuweisen.

6.2.2. AnsprechpartnerIn löschen

Um eine(n) AnsprechpartnerIn zu löschen, klicken Sie auf den Kontakt, den Sie löschen möchten. Es öffnet sich ein Fenster. Klicken Sie auf die rote Schaltfläche „Delete contact“ (Kontakt löschen).

Bestätigen Sie das Pop-up-Fenster, indem Sie auf „Delete“ (Löschen) klicken, und der Kontakt wird aus Ihrem Konto entfernt.

6.3. BenutzerIn in mehreren Konten

Es ist möglich, dass ein(e) BenutzerIn in mehreren Konten aktiv ist. Um einen Benutzernamen für alle Konten zu verwenden, sollten Sie dieselbe E-Mail-Adresse (und denselben Benutzernamen) verwenden, wenn Sie den Registrierungsprozess für alle Zertifikats Inhaberinnen durchlaufen, für die Sie Zugang zur RACP benötigen.

Wenn Sie auf die RACP mit Ihrem Benutzernamen zugreifen, der mit mehreren Konten verbunden ist, können Sie auswählen, für welche Organisation Sie sich anmelden möchten.

Wenn Sie bereits angemeldet sind, können Sie zu einem anderen Konto wechseln. Gehen Sie auf die Registerkarte Dashboard und klicken Sie auf den orangefarbenen Text (-> Click here to change (Zum Ändern hier klicken)) in der oberen rechten Ecke.

7. Glossar

Die folgende Tabelle enthält die am häufigsten verwendeten Begriffe und Abkürzungen sowie ihre Bedeutung für die Arbeit mit der RACP. Diese Begriffe müssen bekannt sein, damit die Registrierung korrekt durchgeführt werden kann.

Unser Online-Glossar enthält außerdem eine Erklärung der Terminologie, die Sie in den Dokumenten und Tools des Rainforest Alliance 2020 Zertifizierungsprogramms finden.

8. FAQ

9. Änderungshistorie

10. Haftungsausschluss

Dieses Benutzerhandbuch wird parallel zur Entwicklung des RACP-Systems erstellt. Daher können die Bildschirme aufgrund der laufenden Entwicklung geringfügig von der Live-Version der RACP abweichen.

Haftungsausschluss für Übersetzungen

Für sämtliche Fragen bezüglich der genauen Bedeutung der in der Übersetzung enthaltenen Angaben ist die offizielle englische Version zurate zu ziehen.