RACP: BenutzerInnenhandbuch für Akteure der Lieferkette

Was können Sie auf der RACP tun?

Registrieren Sie sich auf der RACP, um am Rainforest Alliance 2020 Zertifizierungsprogramm teilzunehmen. Sie können hier Ihr Konto einrichten, Ihre Rainforest Alliance Zertifizierung erhalten, Ihre Lizenzen verwalten, die Rückverfolgbarkeit melden sowie Auslobungsgenehmigungsanfragen stellen.

Wer muss sich auf der RACP registrieren?

Die Registrierung auf der RACP ist erforderlich für:

• ErzeugerInnen: kleinbäuerliche Betriebe, Großbetriebe, Erzeugergemeinschaften
• AkteurInnen der Lieferkette (einschließlich EinzelhändlerInnen, LebensmitteldienstleisterInnen, MarkeninhaberInnen)

Wozu dient dieses Benutzerhandbuch?

Dieses Benutzerhandbuch unterstützt Akteure der Lieferkette bei der Navigation durch die RACP während des Registrierungs- und Zertifizierungsprozesses, des Rezertifizierungsprozesses und bei der Verwaltung von BenutzerInnen und Kontakten.

Schritte zum Lieferkettenzertifikat

Weitere Informationen finden Sie auf unserer Seite Der Weg zum Lieferkettenzertifikat: Anleitung für Unternehmen.

1. Registrierungsantrag einreichen

1. Gehen Sie hier zur RACP Anmeldeseite.
2. Wählen Sie Ihre bevorzugte Sprache in der oberen rechten Ecke.
3. Klicken Sie auf die Kategorie Supply Chain Actor.
4. Geben Sie die Daten Ihrer Organisation an:
   1. Daten zur Organisation:
      1. Name der Organisation
      2. falls zutreffend, Ihre bisherige Rainforest Alliance-/UTZ-ID
      3. Ihre Hauptnutzpflanze
      4. alle zusätzlichen Aktivitäten
   2. Organisationsadresse: Dies ist der Standort, an dem das Zertifikat verwaltet wird.
   3. Personenbezogene Daten: Ihr Vorname, Nachname und Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse
   4. Allgemeine Geschäftsbedingungen:
      1. Lesen und akzeptieren Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
      2. Senden Sie Ihren Registrierungsantrag ab: Klicken Sie auf „Submit participation“ (Teilnahme einreichen).

2. Zertifizierungsrahmen erstellen

Nachdem Sie die Aktivierungsmail erhalten haben, klicken Sie auf den Link in der E-Mail, um Ihren Benutzernamen zu aktivieren und Ihr neues Passwort festzulegen.

In der Dashboard Ansicht werden Sie dazu aufgerufen, Ihren Zertifizierungsrahmen zu erstellen.

Teilen Sie uns mit, welche Standorte Sie zertifizieren lassen möchten, indem Sie Folgendes angeben:

• Ort der zentralen Leitung (central management location). Dies ist die Adresse des Verwaltungsstandortes;
• alle weiteren Standorte, die Sie in Ihre Zertifizierung aufnehmen möchten (falls zutreffend).

Zusammenfassung: Klicken Sie auf „Submit“ (Senden), um mit den nächsten Schritten fortzufahren.

Um Änderungen vorzunehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Edit“ (Bearbeiten) unter „Action“ (Aktion).

Nach „Submit“ kehren Sie in die Rubrik „Certification Overview“ (Zertifizierungsübersicht) zurück, wo Sie Ihre zu zertifizierenden Standorte vorfinden.

2.1 Standorte hinzufügen und pflegen

In Ihrem "Certification scope“ (Zertifizierungsrahmen) finden Sie eine Übersicht Ihrer Standorte.

Sie müssen weitere Informationen über Ihre Standorte angeben. Klicken Sie auf „Edit“ (Bearbeiten) und geben Sie die erforderlichen Informationen an:

1. Details: Geben Sie die Daten zu Ihrem jeweiligen Standort ein.
2. Crops (Nutzpflanzen): Wählen Sie die Rainforest Alliance zertifizierte(n) Nutzpflanze(n) aus, die dieser Standort bezieht. Geben Sie für jede ausgewählte Nutzpflanze die geschätzte Menge an (Summe der Rainforest Alliance zertifizierten Mengen, der nicht-zertifizierten Mengen und der anderweitig zertifizierten Mengen), die Sie in den kommenden 12 Monaten beziehen oder verarbeiten wollen. Nutzen Sie unseren Online-Rechner, um die Gesamtmenge Ihrer Nutzpflanze(n) zu schätzen.
3. Aktivitäten: Geben Sie an, welche Aktivitäten für diesen Standort in Frage kommen.
4. Input: Geben Sie an, welche(s) Produkt(e) an diesem Standort bezogen oder angenommen wird/werden.
5. Output: Geben Sie an, welche(s) Produkt(e) diesen Standort verlassen.
6. Traceability (Rückverfolgbarkeit): Geben Sie die Rückverfolgbarkeitstypen der Produkte an, welche an diesem Standort verwaltet werden. Wählen Sie einen oder mehrere Rückverfolgbarkeitstypen, die auf Ihre Zertifizierung zutreffen. Dies wird auf Ihren Rechnungen und Versandpapieren vermerkt. Sollten Sie den Rückverfolgbarkeitstyp Ihrer Produkte nicht kennen, wenden Sie sich bitte an Ihren Lieferanten.
7. Certification questions (Fragen zur Zertifizierung): Beantworten Sie die Fragen in diesem Abschnitt, um uns dabei zu helfen, Ihren Zertifizierungsrahmen zu identifizieren. Je nachdem, was Sie antworten, können weitere Fragen erscheinen. Einige Fragen sind auf der Grundlage der Angaben in Ihrem Profil vorausgefüllt. Wenn die vorausgefüllten Antworten falsch sind, müssen Sie die vorherigen Einträge abändern. Klicken Sie auf "Back“ (Zurück), um die Informationen zu bearbeiten, die Sie in den vorherigen Abschnitten für diesen Standort angegeben haben.

  8. Summary (Zusammenfassung): Hier sehen Sie eine Zusammenfassung der Daten, die Sie bisher eingegeben haben. Wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Back“ (Zurück), um die vorherigen Einträge zu bearbeiten. Wenn keine weiteren Änderungen erforderlich sind, klicken Sie auf „Submit“ (Senden), um mit den nächsten Schritten fortzufahren.

Jede(r) Zertifikatsinhaber(In) muss mindestens einen Standort haben. Dies ist der Ort der zentralen Leitung (Central Management Location), den Sie bei der Erstellung Ihres Kontos angegeben haben. Sollten Sie mehrere Standorte zertifizieren lassen wollen, werden auch die anderen Standorte in der Zertifizierungsübersicht aufgeführt. Sie können neue Standorte auch manuell hinzufügen (siehe nächster Abschnitt 2.2).

2.2 Mehrere Standorte und SubunternehmerInnen

Wenn Sie mehrere Standorte oder SubunternehmerInnen Ihrem Zertifizierungsrahmen hinzufügen möchten, klicken Sie auf die grüne Schaltfläche "Add new site“ (Neuen Standort hinzufügen) in Ihrer Zertifizierungsübersicht.

Wiederholen Sie die in Abschnitt 2.1 beschriebenen Schritte für jeden Standort/Subunternehmer, den Sie hinzufügen möchten.

Hinweis: Wenn Sie mehrere Standorte haben, stellen Sie sicher, dass der Verwaltungs-/Leitungsstandort als Ort der zentralen Leitung (central management location) ausgewählt ist. Dieser wird auf Ihrem Zertifikat erscheinen.

2.3. Zertifizierungsrahmen bestätigen und Anforderungen einsehen

Nachdem Sie alle Standorte/SubunternehmerInnen zu Ihrem Zertifizierungsrahmen hinzugefügt haben, können Sie diesen bestätigen.

Gehen Sie zum Abschnitt „Certification scope“ (Zertifizierungsrahmen) und klicken Sie auf die grüne Schaltfläche „Confirm scope and view requirements“ (Umfang bestätigen und Anforderungen anzeigen).

Auf Grundlage der Daten in Ihrem Profil werden dann die für Ihr Unternehmen geltenden Anforderungen erstellt.

Im Abschnitt „Requirements“ (Anforderungen) können Sie eine Excel-Datei mit allen Ihren Anforderungen einsehen und herunterladen. Klicken Sie anschließend auf "Back“ (Zurück).

2.4. Berechnung der Verifizierungsstufe(n)

Kehren Sie zu Ihrem Zertifizierungsrahmen in der Registerkarte „Certification Overview“ (Zertifizierungsübersicht) zurück und klicken Sie auf die hellgrüne Schaltfläche"Calculate my verification level(s)" (Meine Verifizierungsstufe(n) berechnen). Dies ist ein obligatorischer Schritt, um sicherzustellen, dass die Rainforest Alliance die Anfrage zur Berechnung Ihrer Verifizierungsstufe (Risiko) erhält, damit Sie mit Ihrer Zertifizierung fortfahren können.

Lesen Sie die Informationen in der Seitenansicht "Start verification“ (Überprüfung starten), befolgen Sie die Anweisungen und klicken Sie dann auf „Submit“ (Senden).

Die Verifizierungsstufe gibt an, wie oft und welche Überprüfungsverfahren erforderlich sind, um das Risiko an einem bestimmten Standort zu beurteilen. Das Rainforest Alliance Zertifizierungsteam wird Ihr Profil innerhalb von drei Wochen prüfen. Sie erhalten Ihre Ergebnisse per E-Mail.

Bitte fahren Sie mit dem Antrag oder Hochladen Ihrer Lizenzvereinbarung fort. Folgen Sie den Schritten in Kapitel 3.

2.5. EUDR

Ab dem 15. Januar 2024 können Zertifikatsinhaber, die Kaffee und/oder Kakao in ihrem Zertifizierungsrahmen haben, Daten und Analysen der Rainforest Alliance-Zertifizierung anfordern, um ihre EUDR (European Union Regulation on Deforestation-free Products) Sorgfaltspflicht zu unterstützen, indem sie die EUDR-Option in ihren Zertifizierungsrahmen auf der Rainforest Alliance Zertifizierungsplattform (RACP) aufnehmen.

2.5.1. EUDR-Option aufnehmen

Um die EUDR-Option in Ihren Zertifizierungsrahmen aufzunehmen, müssen Sie eine Lizenz mit dem Status "pending" (ausstehend) haben. Sie können den Status Ihrer Lizenz über die Registerkarte ''Zertifizierungsübersicht'' überprüfen.

Loggen Sie sich über diesen Link in Ihr RACP Konto ein. Nach dem Einloggen erscheint ein Pop-up-Fenster auf Ihrem Dashboard, sofern die Nutzpflanzen Kakao und/oder Kaffee in den Zertifizierungsrahmen aufgenommen wurden: Klicken Sie auf die Schaltfläche "Zu den EUDR-Einstellungen". Alternativ können Sie folgendermaßen auf die Schaltfläche EUDR-Einstellungen zugreifen:

- Gehen Sie zur Registerkarte "Certification Overview“ (Zertifizierungsübersicht).

- Klicken Sie auf "Details" für die Lizenz, die sich im Status "pending" (ausstehend) befindet.

- Klicken Sie auf die Schaltfläche “EUDR-Einstellungen” oberhalb des Bereichs “Zertifizierungsrahmen”. 

Im nachfolgenden Bildschirm der EUDR-Einstellungen klicken Sie auf die Schaltfläche “Bearbeiten”.

Wählen Sie "Ja", um EUDR zu Ihrem Zertifizierungsrahmen hinzuzufügen, lesen Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und klicken Sie anschließend auf "Speichern".

Ihr Antrag zur Aufnahme von EUDR-Daten in Ihren Zertifizierungsrahmen ist nun erfasst.  Daten über neue EUDR-genehmigte Lizenzen werden im Laufe des Jahres zur Verfügung gestellt.

2.5.2. EUDR-Option ausschließen

Um die EUDR-Option aus Ihrem Zertifizierungsrahmen auszuschließen, gehen Sie wie folgt vor: 

Loggen Sie sich über diesen Link in Ihr RACP Konto ein. 

- Gehen Sie zur Registerkarte "Certification Overview“ (Zertifizierungsübersicht).

- Klicken Sie auf "Details" für die Lizenz, die sich im Status "pending" (ausstehend) befindet.

- Klicken Sie auf die Schaltfläche “EUDR-Einstellungen” oberhalb des Bereichs “Zertifizierungsrahmen”. 

- Im nachfolgenden Bildschirm der EUDR-Einstellungen klicken Sie auf die Schaltfläche “Bearbeiten”.

- Wählen Sie “Nein” und klicken anschließend auf “Speichern”. 

- Schließen Sie den Bildschirm der EUDR-Einstellungen.

- Ihr Antrag zur Aufnahme von EUDR-Daten in Ihren Zertifizierungsrahmen ist nun ausgeschlossen.

2.6. FAQ: Registrierung und Zertifizierung

3. Lizenzvereinbarung (2020 Version)

Um eine neue Lizenzvereinbarung zu unterzeichnen oder Ihre bestehende Lizenzvereinbarung hochzuladen, loggen Sie sich in Ihr RACP Konto ein und klicken Sie auf die Registerkarte „Legal“ (Rechtliches).

Auf der nächsten Seite können Sie Ihre rechtliche Hierarchie einrichten.

• Muttergesellschaft: Organisation, die eine Mehrheitsbeteiligung an einer oder mehreren Organisationen hält.
• Tochtergesellschaft: Organisation, für die eine andere Entität rechtlich verantwortlich ist.
• Eigenständige Organisation: Organisation, die keine Tochtergesellschaft eines anderen Unternehmens ist und/oder rechtlich nicht mit diesem verbunden ist.

Wählen Sie Ihren Organisationstyp und klicken Sie auf "Weiter".

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Request your legal agreement“ (Ihre rechtliche Vereinbarung anfordern).

Auf der nächsten Seite können Sie angeben, ob Sie bereits eine (gültige) Lizenzvereinbarung haben.

Wenn Sie eine bestehende und gültige Lizenzvereinbarung (2020 Version) haben, können Sie diese auf der RACP hochladen. Klicken Sie auf "Ja, ich habe eine bestehende Lizenzvereinbarung (2020 Version)" und folgen Sie den Anweisungen in Abschnitt 3.1.

Wenn Sie keine bestehende Lizenzvereinbarung (2020 Version) haben, können Sie diese auf der RACP anfordern. Klicken Sie auf "Nein, ich habe keine bestehende Lizenzvereinbarung (2020 Version)" und folgen Sie den Schritten in Abschnitt 3.2.

3.1. Bestehende Lizenzvereinbarung (2020 Version) hochladen

Wenn Ihr Unternehmen bereits über eine gültige Lizenzvereinbarung (2020 Version) verfügt, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1) Wählen Sie "Ja, ich habe eine bestehende Lizenzvereinbarung (2020 Version)".

2) Laden Sie Ihr Dokument hoch.

3) Klicken Sie auf "Weiter".

Falls zutreffend, geben Sie bitte alle Unterlizenznehmer (sublicensee) an. Genehmigte Unterlizenznehmer werden von Ihrer Lizenzvereinbarung gedeckt. Wenn Sie keine Unterlizenznehmer haben, klicken Sie direkt auf "Send to the Rainforest Alliance“ (An die Rainforest Alliance senden), um Ihren Antrag einzureichen.

Ihr Antrag hat jetzt den Status "Pending review by the Rainforest Alliance“ (Ausstehende Überprüfung durch die Rainforest Alliance).

Das Rainforest Alliance Team wird Ihren Antrag prüfen. Sie erhalten eine Rückmeldung per E-Mail.

Sobald Ihre Lizenzvereinbarung von der Rainforest Alliance bestätigt wurde, wird sie in der Registerkarte „Legal“ (Rechtliches) als "Valid" (gültig) angezeigt.

3.2. Eine neue Lizenzvereinbarung unterzeichnen

Wenn Sie noch keine Lizenzvereinbarung (2020 Version) unterzeichnet haben, fordern Sie bitte eine an und unterzeichnen Sie diese auf der RACP. Mithilfe von DocuSign kann die Unterzeichnung direkt im System erfolgen, sofern diese Funktion in Ihrem Land verfügbar ist.

Folgen Sie den unteren Schritten:

1) Wählen Sie "Nein, ich habe keine bestehende Lizenzvereinbarung (2020 Version)".

2) Klicken Sie auf "Weiter".

In der Seitenansicht „Select who will be part of your legal agreement“ (wählen Sie aus, wer Teil Ihrer rechtlichen Vereinbarung sein wird):

1) Geben Sie alle Unterlizenznehmer an. Genehmigte Unterlizenznehmer werden von Ihrer Lizenzvereinbarung gedeckt. Wenn Sie keine Unterlizenznehmer haben, fahren Sie mit Schritt 2 fort.

2) Wählen Sie die gewünschte Sprache für die Lizenzvereinbarung.

3) Klicken Sie auf „Weiter“.

Um mit Ihrer Unterschrift fortzufahren, haben Sie zwei Möglichkeiten:

1) Unterschreiben Sie die Lizenzvereinbarung mit DocuSign. Folgen Sie den Schritten in Abschnitt 3.2.1.

2) Unterschreiben Sie die Lizenzvereinbarung handschriftlich. Folgen Sie den Schritten in Abschnitt 3.2.2.

Hinweis: Wenn die Verwendung elektronischer Signaturen in Ihrem Land nicht erlaubt ist, wird in den Unterschriftsfeldern ein Informationsfeld angezeigt, welches Sie dazu auffordert, das Dokument auszudrucken und handschriftlich zu unterschreiben. Befolgen Sie die Schritte in Abschnitt 3.2.2 dieses Benutzerhandbuchs.

3.2.1. Eine neue Lizenzvereinbarung mit DocuSign unterzeichnen

Um Ihre Lizenzvereinbarung mit DocuSign zu unterzeichnen, folgen Sie bitte den unteren Schritten:

1. Wählen Sie die Sprache der DocuSign-Anwendung (Klicken Sie auf "Sprache ändern").
2. Kreuzen Sie das Kästchen "Ich bin mit der Verwendung elektronischer Aufzeichnungen und Unterschriften einverstanden" an. Klicken Sie dann auf die gelbe Schaltfläche "Weiter".
3. Lesen Sie das Dokument. Wählen Sie auf Seite 2 der Lizenzvereinbarung einen Stil für Ihre Unterschrift und geben Sie Ihren vollständigen Namen, Ihre Berufsbezeichnung und Ihre Firmenadresse an.
4. Wiederholen Sie Schritt 3 für das zweite Unterschriftsfeld weiter unten.
5. Wenn Sie fertig sind, schließen Sie den Unterschriftsvorgang ab, indem Sie auf die gelbe Schaltfläche "Finish“ (Fertig stellen) klicken.
6. Reichen Sie die unterzeichnete Lizenzvereinbarung ein: Klicken Sie auf die Schaltfläche "Send to the Rainforest Alliance“ (An die Rainforest Alliance senden).

Ihr Antrag hat jetzt den Status "Pending review by the Rainforest Alliance“ (Ausstehende Überprüfung durch die Rainforest Alliance).

Das Team der Rainforest Alliance wird nun Ihren Antrag prüfen. Sie erhalten eine Rückmeldung per E-Mail.

Sobald Ihre Lizenzvereinbarung von der Rainforest Alliance bestätigt wurde, wird sie in der Registerkarte „Legal“ (Rechtliches) als "Valid" (gültig) angezeigt.

3.2.2. Eine neue Lizenzvereinbarung handschriftlich unterzeichnen

Über diese Option können Sie die Lizenzvereinbarung herunterladen, ausdrucken und handschriftlich unterzeichnen.

Folgen Sie den unteren Schritten:

1. Wählen Sie die Sprache der DocuSign-Anwendung (Klicken Sie auf "Sprache ändern").
2. Kreuzen Sie das Kästchen "Ich bin mit der Verwendung elektronischer Aufzeichnungen und Unterschriften einverstanden" an.
3. Klicken Sie auf "Weitere Aktionen" (1) und dann auf "Drucken und Unterschreiben" (2).

1. Klicken Sie im Pop-up-Fenster auf "Herunterladen", um das Dokument im PDF-Format zu erstellen.
2. Drucken Sie das Dokument aus und unterzeichnen Sie es handschriftlich. Klicken Sie in demselben Pop-up-Fenster auf "Dokument zurücksenden", um das unterzeichnete Dokument hochzuladen. Wenn Sie das Pop-up-Fenster geschlossen oder sich von der RACP abgemeldet haben, gehen Sie zurück zur Registerkarte "Legal" (Rechtliches) und wiederholen Sie die Schritte 3 und 4, um zur Option "Dokument zurücksenden" zurückzukehren.
3. Laden Sie Ihre Datei hoch und klicken Sie auf "Fertig stellen".
4. Reichen Sie die unterzeichnete Lizenzvereinbarung ein: Klicken Sie auf die Schaltfläche "Send to the Rainforest Alliance“ (An die Rainforest Alliance senden).

Ihr Antrag hat jetzt den Status "Pending review by the Rainforest Alliance“ (Ausstehende Überprüfung durch die Rainforest Alliance).

Das Team der Rainforest Alliance wird nun Ihren Antrag prüfen. Sie erhalten eine Rückmeldung per E-Mail.

Sobald Ihre Lizenzvereinbarung von der Rainforest Alliance bestätigt wurde, wird sie in der Registerkarte „Legal“ (Rechtliches) als "Valid" (gültig) angezeigt.

3.3. FAQ: Lizenzvereinbarung

4. Verifizierungsstufe(n) berechnet: nächste Schritte

Abhängig von den Ergebnissen, die Sie in der E-Mail mit Ihrer Verifizierungsstufe erhalten haben, müssen Sie sich auf Ihr Bestätigungsbrief (Endorsement Letter) oder auf Ihr Audit vorbereiten.

Folgen Sie den Schritten für Ihre Standorte, die folgende Verifizierungsstufe erhalten haben:

- Verifizierungsstufe A: Bereiten Sie sich auf Ihr Bestätigungsbrief (Endorsement Letter) vor. Gehen Sie zu Abschnitt 4.1.

- Verifizierungsstufe B bis E: Bereiten Sie sich auf Ihr Audit vor. Gehen Sie zu Abschnitt 4.2.

4.1. Verifizierungsstufe A: Vorbereitung auf Ihr Bestätigungsbrief (Endorsement Letter)

Wenn Sie die Verifizierungsstufe A erhalten haben, bedeutet dies, dass Sie von einem Audit freigestellt sind. Sie müssen mit den Schritten für den Erwerb des Bestätigungsbriefs fortfahren.

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Laden Sie Ihre Selbsteinschätzung (self-assessment) herunter, füllen Sie sie aus und laden Sie sie hoch
• Sie haben eine gültige Lizenzvereinbarung (2020 Version).
• Klicken Sie in der Registerkarte „Certification Overview“ (Zertifizierungsübersicht) auf „Request Endorsement“ (Bestätigung beantragen).

Diese Schritte werden im Folgenden näher erläutert.

4.1.1. Selbsteinschätzung herunterladen, ausfüllen und hochladen

Um Ihre Selbsteinschätzung (self-assessment) herunterzuladen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

- Gehen Sie zur Registerkarte „Certification Overwiew“ (Zertifizierungsübersicht) und klicken Sie auf die Schaltfläche „Details“ in der Zeile mit dem Lizenzstatus “Pending“ (Ausstehend).

- Klicken Sie auf die Registerkarte „License preparation“ (Lizenzvorbereitung).
- Klicken Sie im Abschnitt „Self-assessment“ (Selbsteinschätzung) auf „Open“ (Öffnen).

- Laden Sie Ihre Selbsteinschätzung herunter. Die Selbsteinschätzung umfasst nur die Anforderungen, die sich aus Ihrem Zertifizierungsrahmen ableiten.

- Geben Sie in der Excel-Tabelle in Spalte D „conformity“ (Konformität) oder „non-conformity“ (Nichtkonformität) an und erläutern Sie in Spalte E die Gründe dafür und wie Ihre Organisation die einzelnen Anforderungen erfüllt. Bei Nichtkonformität füllen Sie bitte die Spalten G-J aus und erläutern Sie, welche Schritte und Maßnahmen zur Behebung dieser Nichtkonformität eingeleitet wurden.

- Wenn Sie fertig sind, laden Sie Ihre Selbsteinschätzung in demselben Bereich hoch. Klicken Sie auf "Upload your file“ (Laden Sie Ihre Datei hoch).

4.1.2. Sie haben eine gültige Lizenzvereinbarung (Version 2020)

Vergewissern Sie sich bitte, dass für Sie in der Rainforest Alliance Certification Platform (RACP) eine gültige Lizenzvereinbarung (Version 2020) vorliegt.

Wenn Ihr Unternehmen bereits über eine gültige Lizenzvereinbarung (Version 2020) verfügt, können Sie diese auf der RACP hochladen. Wenn Sie noch keine Lizenzvereinbarung (Version 2020) unterzeichnet haben, fordern Sie bitte eine an und unterzeichnen Sie diese auf der RACP.

Befolgen Sie die Schritte zum Unterzeichnen oder Hochladen der Lizenzvereinbarung (Version 2020) in Kapitel 3 dieses Handbuchs.

4.1.3. Das Bestätigungszertifikat (Endorsement Certificate) beantragen

Gehen Sie zur Registerkarte "Certification Overview“ (Zertifizierungsübersicht). Klicken Sie bei Ihrer ausstehenden Lizenz auf "Details".

Auf der rechten Seite des Bildschirms sehen Sie die Schaltfläche "Request endorsement“ (Bestätigung beantragen).

Wenn alle erforderlichen Angaben überprüft worden sind, erhalten Sie von Rainforest Alliance entweder eine Bitte um weitere Erläuterungen (bitte ggf. Spam-Ordner prüfen) oder Ihr Bestätigungsbrief (Endorsement letter).

Wenn Ihr Bestätigungsbrief ausgestellt wurde, erhalten Sie eine E-Mail.

Ihr Zertifikat wird im Bereich „Documents“ (Dokumente) in der Registerkarte „License preparation“ (Lizenzvorbereitung) angezeigt.

4.2. Verifizierungsstufe B bis E: Vorbereitung auf Ihr Audit

Wenn Sie die Verifizierungsstufen B bis E erhalten, bedeutet dies, dass Sie sich einem Zertifizierungsaudit unterziehen müssen. Sie müssen mit dem Audit-Verfahren fortfahren, um ein Auditzertifikat zu erhalten.

Um mit der Planung Ihres Audits zu beginnen,führen Sie die folgenden Schritte durch:

• 4.2.1. Selbsteinschätzung herunterladen, ausfüllen und hochladen
• 4.2.2. Zertifizierungsantragsformular (ZAF) / Certification Application Form (CAF) ausfüllen
• 4.2.3. Eine zugelassene Zertifizierungsstelle (Certification Body) kontaktieren
• 4.2.4. Sie haben eine gültige Lizenzvereinbarung (2020 Version)
• 4.2.5. Bestätigen Sie den Vertrag mit Ihrer Zertifizierungsstelle in der RACP (Confirm contract)

Diese Schritte werden im Folgenden näher erläutert.

4.2.1. Selbsteinschätzung herunterladen, ausfüllen und hochladen

Um Ihre Selbsteinschätzung (self-assessment) herunterzuladen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

- Gehen Sie zur Registerkarte „Certification Overview“ (Zertifizierungsübersicht) und klicken Sie auf die Schaltfläche „Details“ in der Zeile mit dem Lizenzstatus “Pending“ (Ausstehend).

- Klicken Sie auf die Registerkarte „License preparation“ (Lizenzvorbereitung).
- Klicken Sie im Abschnitt „Self-assessment“ (Selbsteinschätzung) auf „Open“ (Öffnen).

- Laden Sie Ihre Selbsteinschätzung herunter. Die Selbsteinschätzung umfasst nur die Anforderungen, die sich aus Ihrem Zertifizierungsrahmen ableiten.

- Geben Sie in der Excel-Tabelle in Spalte D „conformity“ (Konformität) oder „non-conformity“ (Nichtkonformität) an und erläutern Sie in Spalte E die Gründe dafür und wie Ihre Organisation die einzelnen Anforderungen erfüllt. Bei Nichtkonformität füllen Sie bitte die Spalten G-J aus und erläutern Sie, welche Schritte und Maßnahmen zur Behebung dieser Nichtkonformität eingeleitet wurden.

- Wenn Sie fertig sind, laden Sie Ihre Selbsteinschätzung in demselben Bereich hoch. Klicken Sie auf "Upload your file“ (Laden Sie Ihre Datei hoch).

4.2.2. Das Zertifizierungsantragsformular (ZAF) ausfüllen

Das Zertifizierungsantragsformular (ZAF) / Certification Application Form (CAF) ist ein obligatorisches Dokument, das von ZertifikatsinhaberInnen und Zertifizierungsstellen während des Zertifizierungsprozesses ausgefüllt werden muss.

Laden Sie die neueste Version Ihres ZAF in der RACP herunter (Abschnitt „Certification Body“ (Ihre Zertifizierungsstelle)) oder hier auf der Website der Rainforest Alliance.

Vergewissern Sie sich, dass Sie das richtige Dokument mit der Bezeichnung Supply Chain Certification verwenden.

Füllen Sie die rote Registerkarte „1. Application form“ (Antragsformular) aus.

4.2.3. Eine autorisierte Zertifizierungsstelle (Certification Body) kontaktieren

Sie müssen einen Vertrag mit einer ausgewählten ZS abschließen. Eine Liste der zugelassenen ZS finden Sie hier. Holen Sie ein Angebot ein.

Bitte senden Sie die folgenden Unterlagen an Ihre Zertifizierungsstelle:

- Zertifizierungsantragsformular (ZAF)

- Ihre gemäß den Anweisungen ausgefüllte Selbsteinschätzung.

- Ihre E-Mail mit den Ergebnissen der Verifizierungsstufe(n).

4.2.4. Sie haben eine gültige Lizenzvereinbarung (2020 Version)

Vergewissern Sie sich bitte, dass für Sie in der Rainforest Alliance Certification Platform (RACP) eine gültige Lizenzvereinbarung (Version 2020) vorliegt.

Wenn Ihr Unternehmen bereits über eine gültige Lizenzvereinbarung (Version 2020) verfügt, können Sie diese auf der RACP hochladen. Wenn Sie noch keine Lizenzvereinbarung (Version 2020) unterzeichnet haben, fordern Sie bitte eine an und unterzeichnen Sie diese auf der RACP.

Befolgen Sie die Schritte zum Unterzeichnen oder Hochladen der Lizenzvereinbarung (Version 2020) in Kapitel 3 dieses Handbuchs.

4.2.5. Bestätigen Sie den Vertrag mit Ihrer Zertifizierungsstelle in der RACP (Confirm contract)

Nachdem Sie einen Vertrag mit Ihrer ausgewählten ZS abgeschlossen haben, müssen Sie diesen in der RACP bestätigen. Mit diesem Schritt erhält die ZS Zugang zu den erforderlichen Daten in Ihrem Profil.

Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten, die im Folgenden dargestellt werden.

Anfrage an Ihre ZS senden

Um eine Anfrage an Ihre ZS zu senden, gehen Sie wie folgt vor:

- Gehen Sie zur Registerkarte „Certification Overview“ (Zertifizierungsübersicht) und klicken Sie auf die Schaltfläche „Details“ in der Zeile mit dem Lizenzstatus “Pending“ (Ausstehend).

- Klicken Sie auf die Registerkarte „Licence preparation“ (Lizenzvorbereitung).

- Klicken Sie im Abschnitt „Your Certification Body“ (Ihre Zertifizierungsstelle) auf „Open“ (Öffnen).

- Hier finden Sie eine Liste der autorisierten Zertifizierungsstellen. Klicken Sie auf „Confirm contract“ (Vertrag bestätigen) neben dem Namen der ZS, mit der Sie einen Vertrag geschlossen haben.

- Die ZS erhält Ihre Anfrage. Solange diese nicht bestätigt ist, lautet der Status Ihrer Anfrage „Awaiting response“ (Antwort ausstehend).

- Wenn Ihre ZS die Anfrage annimmt, wird der Vertrag mit Ihrer ZS in der RACP offiziell bestätigt.

Anfrage von Ihrer ZS erhalten

Wenn Ihre ZS Ihnen eine Vertragsanfrage geschickt hat, führen Sie die folgenden Schritte aus:

- Gehen Sie zur Registerkarte „Certification Overview“ (Zertifizierungsübersicht) und klicken Sie auf die Schaltfläche „Details“ in der Zeile mit dem Lizenzstatus “Pending“ (Ausstehend).

- Gehen Sie zur Registerkarte „Licence preparation“ (Lizenzvorbereitung).

- Klicken Sie im Abschnitt „Your Certification Body“ (Ihre Zertifizierungsstelle) auf die Schaltfläche „Open“ (Öffnen).

- Dort sehen Sie die Vertragsanfrage Ihrer ZS. Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche „View invitation“ (Einladung anzeigen).

- Klicken Sie in der Leiste rechts auf „Yes, we have signed the contract“ (Ja, wir haben den Vertrag unterzeichnet) und dann auf „Accept invitation“ (Einladung annehmen).

- Ihr Vertrag mit Ihrer ZS ist nun offiziell in der RACP bestätigt.

4.3. FAQ: Verifizierungsstufe

5. Erneuerung Ihres Zertifikats/Ihrer Lizenz

Sie erhalten 6 Monate vor Ablauf Ihrer Lizenz eine Benachrichtigung. Sie müssen also Ihre Zertifizierung und/oder Lizenz erneuern, bevor diese abläuft.

Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Schritte, die Sie in der RACP zur Erneuerung Ihrer Zertifizierung unternehmen müssen.

5.1. Zertifizierungsrahmen aktualisieren und bestätigen

Loggen Sie sich über diesen Link mit Ihrem Benutzernamen und Passwort in Ihr Konto ein.

6 Monate vor Ablauf Ihrer aktuellen Lizenz wird eine Pop-up-Meldung angezeigt. Klicken Sie auf Yes (Ja), um die Erneuerung Ihrer Zertifizierung zu starten.

Ihr Zertifizierungsrahmen wird aus dem vorherigen übernommen, sodass Sie nicht alle Daten erneut eingeben müssen. Klicken Sie auf die Registerkarte "Certification Overview“ (Zertifizierungsübersicht).

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Details“ in der Zeile mit dem Lizenzstatus “Pending“ (Ausstehend), um zum Abschnitt "Certification scope“ (Zertifizierungsrahmen) zu gelangen.

In Ihrem Zertifizierungsrahmen finden Sie eine Kopie des/der Standorte(s) Ihrer früheren Lizenz.

Achten Sie darauf, die vorhandenen Daten zu Ihren Standorten zu überprüfen und bei Bedarf zu aktualisieren (z.B. neue Nutzpflanzen, landwirtschaftliche Betriebe, Standorte, Aktivitäten, Rückverfolgbarkeitstypen usw., die Sie aufnehmen möchten), indem Sie auf die Schaltfläche „Edit“ (Bearbeiten) rechts auf der Seite klicken.

Befolgen Sie die Anweisungen in Kapitel 2 dieses Benutzerhandbuchs.

Wenn Sie bereit sind, bestätigen Sie Ihren Zertifizierungsrahmen, indem Sie auf „Confirm scope and view requirements“ (Umfang bestätigen und Anforderungen anzeigen) klicken.

Auf Grundlage der Daten in Ihrem Profil werden dann die für Ihr Unternehmen geltenden Anforderungen erstellt.

Im Abschnitt „Requirements“ (Anforderungen) können Sie eine Excel-Datei mit allen Ihren Anforderungen einsehen und herunterladen. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Back“ (Zurück).

5.2. Berechnung der Verifizierungsstufe(n)

Kehren Sie zu Ihrem Zertifizierungsrahmen in der Registerkarte „Certification Overview“ (Zertifizierungsübersicht) zurück und klicken Sie auf die hellgrüne Schaltfläche"Calculate my verification level(s)" (Meine Verifizierungsstufe(n) berechnen). Dies ist ein obligatorischer Schritt, um sicherzustellen, dass die Rainforest Alliance die Anfrage zur Berechnung Ihrer Verifizierungsstufe(n) erhält, damit Sie mit Ihrer Rezertifizierung fortfahren können.

Lesen Sie die Informationen in der Seitenansicht "Start verification“ (Überprüfung starten), befolgen Sie die Anweisungen und klicken Sie dann auf „Submit“ (Senden).

Das Rainforest Alliance Zertifizierungsteam wird Ihr Profil innerhalb von 3 Wochen prüfen. Sie erhalten Ihre Ergebnisse per E-Mail.

5.3. Verifizierungsstufe(n) berechnet: nächste Schritte

Auf der Grundlage der Ergebnisse, die Sie in der E-Mail mit den Verifizierungsstufe(n) erhalten haben, müssen Sie sich auf Ihren Bestätigungsbrief (Endorsement Letter) bzw. Ihre Lizenz (Endorsement License) oder auf Ihr Audit vorbereiten.

Um Ihr Bestätigungszertifikat bzw. Ihre Lizenz zu erneuern, folgen Sie den Schritten in Abschnitt 4.1.

Um Ihr Auditzertifikat bzw. Ihre Lizenz zu erneuern, folgen Sie den Schritten in Abschnitt 4.2.

5.4. FAQ: Erneuerung der Zertifizierung

6. Organisation: BenutzerInnen & Ansprechpartner

In diesem Kapitel finden Sie Anweisungen zum Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen von Benutzern und Ansprechpartnern in Ihrem RACP-Konto.

6.1. BenutzerInnen

Klicken Sie in der Registerkarte „Organization“ (Organisation) auf „Users“ (BenutzerInnen), um BenutzerInnen anzuzeigen, zu bearbeiten oder neue hinzuzufügen.

Jedem/Jeder BenutzerIn können auf der Grundlage seiner/ihrer Aktivitäten und Zuständigkeiten in der RACP verschiedene Rollen zugewiesen werden.

Standardmäßig werden der Person, die das Konto registriert hat, alle drei Rollen zugewiesen (Finanzen, Administrator, BenutzerIn).

Neben den oben genannten Benutzerrollen können BenutzerInnen, die mit Genehmigungsanfragen für Auslobungen arbeiten, die folgenden Rollen zugewiesen werden: 

6.1.1. Neue(n) BenutzerIn hinzufügen

Um eine(n) neue(n) BenutzerIn hinzuzufügen, klicken Sie auf „Users“ (BenutzerInnen) und dann auf die Schaltfläche „Add New User“ (Neue(n) BenutzerIn hinzufügen). Füllen Sie das Formular aus und geben Sie die oben erläuterte(n) Rolle(n) an. Ein(e) neue(r) BenutzerIn hat standardmäßig die Basisrolle „User“ (Benutzer).

6.1.2. BenutzerIn bearbeiten

Administratoren können Benutzerdaten bearbeiten, z.B. Name, Nachname, E-Mail-Adresse und Rollen. Klicken Sie dazu auf den/die BenutzerIn und aktualisieren Sie die erforderlichen Daten.

Mehrere BenutzerInnen können die Rolle „Finanzen“ und „Administrator“ haben.

Falls relevant, können Sie als Administrator Ihre Finanzrolle entfernen, indem Sie auf Ihren Namen klicken und das entsprechende Kontrollkästchen deaktivieren, nachdem Sie die Finanzrolle einem/einer anderen BenutzerIn zugewiesen haben.

6.1.3. BenutzerIn löschen

Um eine(n) BenutzerIn zu löschen, klicken Sie auf dessen/deren Namen und dann auf die Schaltfläche „Delete“ (Löschen). Klicken Sie in dem Pop-up-Fenster auf „Confirm“ (Bestätigen).

6.2. Ansprechpartner

Klicken Sie in der Registerkarte „Organization“ (Organisation) auf „Contacts“ (Ansprechpartner), um Ansprechpartner anzuzeigen, zu bearbeiten oder neue Ansprechpartner hinzuzufügen.

Ein(e) als BenutzerIn registrierte(r) MitarbeiterIn wird automatisch auch als AnsprechpartnerIn aufgeführt.

Wenn Sie eine(n) MitarbeiterIn als AnsprechpartnerIn hinzufügen, dient dies dazu, seine/ihre Zuständigkeit in Ihrer Organisation anzugeben, die für die Rainforest Alliance oder eine Zertifizierungsstelle relevant sein kann. Es wird ihm/ihr nicht automatisch eine Benutzerrolle in der RACP zugewiesen.

6.2.1. Neue(n) AnsprechpartnerIn hinzufügen

Um einen neue(n) AnsprechpartnerIn hinzuzufügen, klicken Sie auf „Add new contact“ (Neuen Kontakt hinzufügen). Füllen Sie das Formular mit den erforderlichen Daten aus und speichern Sie den/die AnsprechpartnerIn.

Klicken Sie erneut auf den Namen des/der neu erstellten Ansprechpartners/Ansprechpartnerin und gehen Sie dann zum Abschnitt „Contact type“ (Kontakttyp). Hier können Sie den Kontakttypen (Admin, Billing) für die Organisation und jeden Standort bzw. jede(n) SubunternehmerIn, den/die Sie registriert haben, zuweisen.

6.2.2. AnsprechpartnerIn löschen

Um eine(n) AnsprechpartnerIn zu löschen, klicken Sie auf den Kontakt, den Sie löschen möchten. Es öffnet sich ein Fenster. Klicken Sie auf die rote Schaltfläche „Delete contact“ (Kontakt löschen).

Bestätigen Sie das Pop-up-Fenster, indem Sie auf „Delete“ (Löschen) klicken, und der Kontakt wird aus Ihrem Konto entfernt.

6.3. BenutzerIn in mehreren Konten

Es ist möglich, dass ein(e) BenutzerIn in mehreren Konten aktiv ist. Um einen Benutzernamen für alle Konten zu verwenden, sollten Sie dieselbe E-Mail-Adresse (und denselben Benutzernamen) verwenden, wenn Sie den Registrierungsprozess für alle ZertifikatsinhaberInnen durchlaufen, für die Sie Zugang zur RACP benötigen.

Wenn Sie auf die RACP mit Ihrem Benutzernamen zugreifen, der mit mehreren Konten verbunden ist, können Sie auswählen, für welche Organisation Sie sich anmelden möchten.

Wenn Sie bereits angemeldet sind, können Sie zu einem anderen Konto wechseln. Gehen Sie auf die Registerkarte Dashboard und klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf den orangefarbenen Text (-> Click here to change (Zum Ändern hier klicken)).

7. Finanzen

Um auf Ihre Finanzinformationen zuzugreifen, klicken Sie in der RACP auf die Registerkarte "Finance“ (Finanzen).

In der Registerkarte Finanzen können Sie sehen:

• Gebühren: In diesem Abschnitt finden Sie eine Übersicht der volumenbasierten Gebühren (royalty), die Sie zahlen müssen.
• Rechnungen: In diesem Bereich finden Sie eine Übersicht aller volumenbasierten Gebühren (bezahlte und ausstehende Zahlungen).
• Neuzuweisungen: In diesem Abschnitt können Sie die Neuzuweisung (reassignment) der volumenbasierten Gebühren einrichten (gilt nur für Kaffee). Für weitere Informationen siehe Abschnitt 7.1.

7.1 Neuzuweisung von Rechnungen (nur bei Kaffee)

Die Rainforest Alliance Certification Platform (RACP) bietet Unternehmen die Möglichkeit, die Rechnung für die volumenbasierten Gebühren an Lieferanten, Käufer oder registrierte Unternehmen in der Lieferkette zuzuweisen. Weitere Informationen über die volumenbasierten Gebühren (royalty) finden Sie hier.

Die folgenden Anweisungen führen Sie durch den Prozess der Neuzuweisung von Rechnungen in RACP.

7.1.1. Arten der Neuzuweisung von Rechnungen

7.1.2. Neuzuweisungsanfragen (reassignment requests)

Um auf Neuzuweisungen von Rechnungen zuzugreifen, loggen Sie sich in Ihr RACP-Konto ein und gehen Sie in die Registerkarte Finanzen.

Gehen Sie in die Registerkarte Neuzuweisungen. Hier sehen Sie zwei Bereiche:

• Erhobene Anfragen (Requests Raised): Zeigt die ausstehenden und aktiven Neuzuweisungen von Rechnungen an. Dieser Abschnitt ist nur für die Konten gedacht, die die Vereinbarung über die Neuzuordnung mit einem anderen Konto protokolliert haben.
• Erhaltene Anfragen (Requests Received): Zeigt die ausstehenden und aktiven Neuzuweisungen von Rechnungen an, die das Konto zu bestätigen hat. Dieser Abschnitt gilt nur für Konten, die die Zustimmung zur Neuzuweisung von einem anderen Konto erhalten haben.

Neuzuweisung einrichten

1. Gehen Sie zu „Erhobene Anfragen“.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ausstehend“.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Neuzuweisungsanfrage“.

Um eine Neuzuweisungsvereinbarung hinzuzufügen, füllen Sie die obligatorischen Felder (rote Sternchen) im Pop-up-Fenster aus:

Sobald die Neuzuweisungsvereinbarung hinzugefügt wurde, muss der ZertifikatsinhaberIn, der die Neuzuweisungsanfrage erhalten hat, den Vorgang bestätigen. Die Vereinbarung wird in der Rubrik „Neuzuweisungen“ sichtbar sein. Unter "Erhobene Anfragen" sehen Sie, dass die Anfrage aussteht, bis die andere Partei diese bestätigt hat.

Zurückziehen einer ausstehenden Anfrage

1. Gehen Sie zu „Erhobene Anfragen“.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ausstehend“.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Widerrufen“.

Akzeptieren oder Ablehnen einer ausstehenden Anfrage

1. Gehen Sie zu „Erhaltene Anfragen“.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ausstehend“.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Akzeptieren/Ablehnen“.

Eine bestätigte Anfrage widerrufen

1. Gehen Sie zu „Erhobene Anfragen“.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktiv“.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Zurückziehen“.

7.2. Rechnungsstellung

Die RACP berechnet die anfallende volumenbasierte Gebühr für den Abrechnungszeitraum (z.B. monatlich für Kaffee volumenbasierte Gebühren) und stellt sie am Ende des Abrechnungszeitraums entsprechend in Rechnung.

Wenn ein Konto eine der Neuzuweisungsarten in der RACP ausgewählt hat, werden die Rechnungspositionen belastet/abgebucht und dann entsprechend gutgeschrieben.

7.3. FAQ: Finanzen

8. Glossar

Die folgende Tabelle enthält die am häufigsten verwendeten Begriffe und Abkürzungen sowie ihre Bedeutung für die Arbeit mit der RACP. Diese Begriffe müssen bekannt sein, damit die Registrierung korrekt durchgeführt werden kann.

Unser Online-Glossar enthält außerdem eine Erklärung der Terminologie, die Sie in den Dokumenten und Tools des Rainforest Alliance 2020 Zertifizierungsprogramms finden.

9. Änderungshistorie

10. Haftungsausschluss

Dieses Benutzerhandbuch wird parallel zur Entwicklung des RACP-Systems erstellt. Daher können die Bildschirme aufgrund der laufenden Entwicklung geringfügig von der Live-Version der RACP abweichen.

Haftungsausschluss für Übersetzungen

Für sämtliche Fragen bezüglich der genauen Bedeutung der in der Übersetzung enthaltenen Angaben ist die offizielle englische Version zurate zu ziehen.