Manuel de l'utilisateur - Plateforme Claims
  • 08 Jan 2024
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Manuel de l'utilisateur - Plateforme Claims

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Résumé de l’article

Toutes les organisations souhaitant faire des déclarations et utiliser les marques déposées de Rainforest Alliance (sceau de certification Rainforest Alliance, sceau Forest Allies, logo/appellation Rainforest Alliance) pour promouvoir leurs engagements en matière de durabilité, doivent soumettre une demande d’approbation sur la plateforme Claims.
Version no°  1.0

À partir du 18 décembre 2023, la plateforme Claims sera accessible directement depuis la Plateforme de Certification de Rainforest Alliance (RACP) et remplacera MarketPlace 2.0 pour toutes les demandes d’approbation relatives aux marques déposées et aux déclarations.

Voici quelques unes des principales caractéristiques de la plateforme Claims :

  • Accédez directement depuis la Plateforme de Certification de Rainforest Alliance (RACP). Aucun autre identifiant requis. 
  • Contrôlez l'accès de vos utilisateurs grâce à l’ajout de nouveaux rôles pour les utilisateurs de Claims. 
  • Obtenez un aperçu de toutes les déclarations soumises par votre organisation et, le cas échéant, celles faites en votre nom. 
  • Créez une demande pour plusieurs produits.
  • Gagnez du temps et ajoutez vos marques et produits directement dans le formulaire de demande d’approbation. 
  • Créez et utilisez des modèles de déclaration
  • Soumettez vos demandes d'approbation plus rapidement grâce à la fonction « Copy Request (Copier la demande) » pour pré-remplir automatiquement les formulaires de demandes similaires.
  • Prolongez les demandes plus facilement.

Pour que votre demande soit approuvée, vos matériaux doivent respecter les règles de notre Politique d’étiquetage et de nos directives Graphiques du Sceau.

1. Accès

Dans cette section, vous trouverez plus d'informations sur la manière d'accéder à la plateforme Claims :

  • Si vous êtes titulaire d’un certificat Rainforest Alliance 2020 (Exploitation agricole, Acteur de la chaîne d’approvisionnement, Détaillant), veuillez consulter la Section 1.1.
  • Si vous êtes membre de Forest Allies, veuillez consulter la Section 1.2.
  • Si vous faites partie d’une agence de design, veuillez consulter la Section 1.3.
  • Si votre organisation ne relève d’aucune de ces options et que vous êtes soit juridiquement responsable au nom d’un groupe d’entités, soit responsable uniquement de l’envoi des demandes d’utilisation des marques déposées et ne entrez pas dans le champ d’application de la certification, veuillez consulter la Section 1.4.

1.1. Accès pour les titulaires de certificat Rainforest Alliance 2020

Pour accéder à votre compte Claims, connectez-vous à la Plateforme de Certification de Rainforest Alliance (RACP) en cliquant ici puis saisissez votre identifiant et mot de passe.

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Remarque : Si vous avez oublié votre mot de passe, veuillez cliquer sur « forgot password (mot de passe oublié) » après avoir saisi votre identifiant, afin de demander la réinitialisation de votre mot de passe.

Veuillez envoyer un courriel à customersuccess@ra.org si vous rencontrez des difficultés à obtenir un nouveau mot de passe ou à accéder à la plateforme.

Cliquez sur l’onglet « Claims » de votre compte RACP.

Sur la page affichée, vous trouverez un bouton vous permettant d’accéder à votre compte Claims.

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Vous pouvez également déléguer à une organisation l’envoi de demandes d’approbation en votre nom (voir la Section 2 pour en savoir plus).

Pour ajouter un nouvel utilisateur à votre compte Claims, cliquez sur le bouton du Tableau de bord et suivez les étapes décrites dans le manuel d’utilisateur de la plateforme RACP pour les Titulaires de Certificat d'Exploitation Agricole ou pour les Acteurs de la chaîne d’approvisionnement/Détaillants.

Votre organisation n’a pas encore de compte RACP ? Commencez votre processus de certification en créant un compte dans notre système.

Si vous êtes titulaire d’un certificat d’exploitation agricole, cliquez ici pour obtenir de l’aide.

Si vous êtes un acteur de la chaîne d’approvisionnement ou un détaillant, cliquez ici pour obtenir de l’aide.

1.2. Membres de Forest Allies

Pour accéder à votre compte Claims, connectez-vous à la Plateforme de Certification de Rainforest Alliance (RACP) en cliquant ici puis saisissez votre identifiant et mot de passe.

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Remarque : Si vous avez oublié votre mot de passe, veuillez cliquer sur « forgot password (mot de passe oublié) » après avoir saisi votre identifiant, afin de demander la réinitialisation de votre mot de passe.

Veuillez envoyer un courriel a customersuccess@ra.org si vous rencontrez des difficultés pour recevoir un nouveau mot de passe ou pour accéder à la plateforme.

Votre Tableau de bord RACP s’affichera. Depuis cette page vous pourrez :

  • Accéder à votre compte Claims en cliquant sur le bouton « Go to your Claims account (Accédez à votre compte Claims) ».

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  • Déléguer à une organisation l’envoi de demandes d’approbation en votre nom (voir la Section 2).
  • Ajouter un nouvel utilisateur à votre compte Claims : cliquez sur la bouton
    « Organizations (Organisations) » en haut de la page puis cliquez sur « Users (Utilisateurs) ». Sur la page suivante, cliquez sur « Add New User (Ajouter un nouvel utilisateur) » et remplissez le formulaire.

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Remarque : Lors de la création d'un nouvel utilisateur, nous recommandons d'utiliser l'adresse électronique de l'utilisateur comme nom d'utilisateur. Remarque : vous devrez peut-être attendre jusqu’à 30 minutes pour que les changements concernant les utilisateurs s’affichent sur la plateforme Claims (p. ex. l’ajout de nouveaux utilisateurs, les changements concernant les rôles des utilisateurs Claims, etc.).

Votre organisation n’a pas encore de compte RACP ? Cliquez ici pour créer un compte Forest Allies.

1.3. Agence de design

Pour accéder à votre compte Claims, connectez-vous à la Plateforme de Certification de Rainforest Alliance (RACP) en cliquant ici puis saisissez votre identifiant et mot de passe.

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Remarque : Si vous avez oublié votre mot de passe, veuillez cliquer sur « forgot password (mot de passe oublié) » après avoir saisi votre identifiant, afin de demander la réinitialisation de votre mot de passe.

Veuillez envoyer un courriel à customersuccess@ra.org si vous rencontrez des difficultés pour recevoir un nouveau mot de passe ou pour accéder au système.

Sur la page suivante, vous pouvez :

  • Accéder à votre compte Claims en cliquant sur le bouton « Go to your Claims account (Accédez à votre compte Claims) ».

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  • Voir quelles organisations ont désigné votre agence de design pour soumettre des demandes d’approbation en leur nom (voir la Section 2.2 pour en savoir plus).
  • Ajouter un nouvel utilisateur à votre compte Claims : cliquez sur la bouton « Organizations (Organisations) » en haut de la page puis cliquez sur « Users (Utilisateurs) ». Sur la page suivante, cliquez sur « Add New User (Ajouter un nouvel utilisateur) » et remplissez le formulaire.

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Remarque : Lors de la création d'un nouvel utilisateur, nous recommandons d'utiliser l'adresse électronique de l'utilisateur comme nom d'utilisateur. Remarque : vous devrez peut-être attendre jusqu’à 30 minutes pour que les changements concernant les utilisateurs s’affichent sur la plateforme Claims (p. ex. l’ajout de nouveaux utilisateurs, les changements concernant les rôles des utilisateurs Claims, etc.).

Votre organisation n’a pas encore de compte RACP ? Cliquez ici pour vous créer un compte en tant qu’agence de design.

1.4. Autres organisations

Pour accéder à votre compte Claims, connectez-vous à la Plateforme de Certification de Rainforest Alliance (RACP) en cliquant ici puis saisissez votre identifiant et mot de passe.

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Remarque : Si vous avez oublié votre mot de passe, veuillez cliquer sur « forgot password (mot de passe oublié) » après avoir saisi votre identifiant, afin de demander la réinitialisation de votre mot de passe.

Veuillez envoyer un courriel à customersuccess@ra.org si vous rencontrez des difficultés à obtenir un nouveau mot de passe ou à accéder à la plateforme.

Cliquez sur l’onglet « Claims » de votre compte RACP.

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Sur la page affichée, vous trouverez un bouton vous permettant d’accéder à votre compte Claims.

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Vous pouvez également déléguer à une autre organisation l’envoi de demandes d’approbation en votre nom (voir la Section 2 de ce manuel utilisateur en savoir plus).

Votre organisation n’a pas encore de compte RACP ? Cliquez ici pour vous créer un compte. Cliquez ici pour savoir comment signer un Accord de Licence.

2. Délégation

Toute organisation (p. ex. propriétaires de marques, détaillants, etc.) qui délègue à une ou plusieurs autres organisations (Marques de distributeurs, agences de design, etc.) la soumission des demandes d’approbation, est tenue de configurer les paramètres de délégation sur RACP avant que ces organisations ne puissent soumettre de demandes en son nom.

La délégation ne peut être configurée que par l’organisation délégante. Pour en savoir plus, veuillez consulter le tableau ci-dessous.

Scénario

Action

Une marque de distributeur soumet des demandes d’approbation au nom d’un propriétaire de marque/détaillant.

Le propriétaire de marque/détaillant configure les paramètres de délégation sur son compte RACP

Une agence de design soumet des demandes d’approbation au nom d’un propriétaire de marque/détaillant.

Le propriétaire de marque/détaillant configure les paramètres de délégation sur son compte RACP

Le propriétaire de marque/détaillant soumet ses propres demandes d’approbation sur son propre compte

Aucune autre action requise en ce qui concerne les délégations

Dans les sections suivantes, vous trouverez des instructions sur la manière de déléguer les demandes d’approbation et recevoir une délégation de la part d’une autre organisation.

Remarque : La fonction de délégation ne s’applique qu’aux organisations qui soumettent des demandes d’approbation au nom d’une autre organisation.

2.1. Comment déléguer à une autre organisation vos demandes d’approbation

Pour configurer une délégation, connectez-vous à votre compte RACP et cliquez sur l’onglet « Claims » (voir la Section 1 pour en savoir plus sur la connexion à votre compte).

Dans la section « Delegate to Another organization (Déléguer à une autre organisation) », cliquez sur le bouton « Add a delegate (Ajouter un délégué) ».

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Sur la page suivante, vous avez la possibilité d’autoriser une organisation à soumettre des demandes d’approbation en votre nom. Pour ce faire, cliquez sur « Add delegate (ajouter un délégué) ».

Depuis la fenêtre qui s’ouvrira, vous pourrez faire une recherche de l’organisation concernée (cette organisation doit déjà avoir un compte RACP), sélectionner le compte correspondant et cliquer sur « Continue (Continuer) ».

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L’organisation déléguée apparaîtra dans votre liste des « Delegated Organizations (Organisations déléguées) ».

Pour modifier les détails de délégation d’une une organisation, cliquez sur le bouton « Delegate Organization (Organisation déléguée) » sous la section « Delegate to another organization (Déléguer à une autre organisation) », puis cliquez sur l’icône de stylo Pencil with solid fillà côté du nom de l’organisation. Vous pourrez alors modifier son rôle, définir une date de début pour la période en cours ou à venir, et modifier son statut (actif/inactif).

Pour supprimer une organisation déléguée de votre liste, cliquez sur le bouton « Delegate Organization (Organisation déléguée) » sous la section « Delegate to another organization (Déléguer à une autre organisation) », puis cliquez sur l’icône de corbeille Garbage with solid fillà côté du nom de l’organisation. Pour confirmer cette action, cliquez sur « Remove (Supprimer) ».

Remarque : Une fois que votre organisation a validé ou supprimé une délégation, cela peut prendre jusqu’à 30 minutes pour apparaître dans le compte de l’organisation déléguée.

2.2. Comment consulter les délégations reçues

Pour vérifier quelles organisations ont autorisé votre organisation à soumettre des demandes d’approbation en leur nom, veuillez-vous connecter à votre compte RACP et cliquez sur l’onglet Claims (voir la Section 1 pour en savoir plus sur les modalités d’accès).

Dans la section « Organizations I can submit claims on behalf of (organisations au nom desquelles je peux soumettre des demandes d’approbation) », cliquez sur le bouton « Organization authorizations (Autorisations des organisations) ».

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Les organisations citées dans cette liste ont autorisé votre organisation à soumettre des demandes d’approbation en leur nom. Vous ne pouvez pas modifier cette section.

Si vous avez besoin de recevoir une autorisation, veuillez contacter l’organisation délégante et lui demander de suivre le processus décrit dans la Section 2.1. Une fois que votre organisation a été désignée comme délégué, l’administrateur du compte recevra une confirmation par email.

Remarque : Il peut s’écouler jusqu’à 30 minutes avant que l’autorisation ne s’affiche sur votre compte.

3. Votre compte Claims

Pour accéder à votre compte Claims, connectez-vous à RACP (voir la Section 1 pour en savoir plus) et cliquez sur le bouton « Go to your Claims account (Vous rendre sur votre compte Claims) ». Une nouvelle fenêtre s’ouvrira avec un écran de navigation sur le côté gauche.

Référez-vous à la capture d’écran suivante pour en savoir plus sur chaque bouton.

Aide supplémentaire


Si vous vous déconnectez de votre compte Claims ou qu’au moment de la connexion une fenêtre s’ouvre en affichant un message d’erreur, cela signifie que vous devez vous reconnecter depuis votre compte RACP (voir la Section 1).

Information outline

Des bulles d'information sont disponibles sur la plateforme pour offrir un soutien supplémentaire. Cliquez sur le symbole pour en savoir plus sur une fonctionnalité ou un domaine spécifique.

Magnifying glass with solid fill

Cliquez sur cette icône pour ouvrir une nouvelle fenêtre. Saisissez votre recherche ou cliquez une nouvelle fois sur la loupe Magnifying glass with solid fill pour afficher une liste de toutes les entrées disponibles en lien avec votre recherche.

4. Accueil

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Dans cette section, vous trouverez toutes les demandes d’approbation soumises via votre compte.

Vous trouverez ci-dessous une explication de chaque bouton :

Tâches

Ici vous trouverez un aperçu des demandes d’approbation qui nécessitent une action de la part de votre organisation.

Toutes les demandes

Ici vous trouverez toutes les demandes d’approbation soumises par tous les utilisateurs actifs dans le compte ainsi que par toutes les autres organisations en votre nom (le cas échéant).

Approbations en cours d'expiration

Ici vous trouverez un aperçu de toutes les demandes d’approbation sur le point d’expirer. Veuillez consulter la Section 7.5 pour en savoir plus.

Notifications

Ici vous trouverez toutes les notifications et mises à jour relatives aux demandes d’approbation soumises via votre compte. Veuillez consulter la Section 10 pour en savoir plus.

Astuce : Pour personnaliser vos résultats de recherche, utilisez le bouton « Quick search (recherche rapide) » dans « Tasks (Tâches) » et « Notifications ». Dans les sections « All requests (Toutes les demandes) » et « Expiring Approvals (Approbations en cours d’expiration) », vous pouvez personnaliser votre recherche en cliquant sur « Show advanced filter (Afficher les filtres avancés) ».

5. Marques et Produits

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Dans cette section vous pourrez consulter les marques et produits qui ont été créés dans ce compte par tous les utilisateurs. Il s’agit des marques qui font des déclarations en lien avec Rainforest Alliance et de tous les produits vendus comme certifiés Rainforest Alliance même si certains d’entre eux ne portent pas la marque déposée Rainforest Alliance. Vous pouvez créer des nouveaux produits et marques si nécessaire.

Remarque : Les nouveaux produits et marques ne doivent être créés qu’une seule fois, et uniquement pour les produits finis labellisés.

Astuce : Vous pouvez également ajouter de nouvelles marques et de nouveaux produits en soumettant une nouvelle demande d'approbation (voir la Section 7).

5.1 Ajouter une nouvelle marque

Pour ajouter une nouvelle marque, allez dans la section « Brands and Products (Marques et produits) » et cliquez sur le bouton « Add (Ajouter) » dans le champ « Brands (Marques) ».

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Une fenêtre s’ouvrira. Remplissez les champs et cliquez sur « Save (Sauvegarder) ».

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Remarque 1 : Si vous soumettez des demandes d’approbation au nom d’une autre organisation et avez été désigné en tant que délégué, veuillez répondre « No (Non) » à la question « Are you the brand owner? (Êtes-vous le propriétaire de la marque ?) » et sélectionnez le propriétaire de la marque dans la liste. Si le propriétaire de la marque n’apparaît pas dans la liste, cela signifie que vous n’avez pas encore été désigné en tant que délégué (voir la Section 2.2 pour en savoir plus).

Astuce : En cliquant sur le bouton « Show products per brand (Afficher les produits par marque) » dans le champ « Brands (Marques) », seuls les produits en lien avec la marque sélectionnée seront affichés. Cliquez sur « Clear brand filter (Effacer le filtre de marque) » pour effacer vos filtres.

5.2. Ajouter un nouveau produit

Pour ajouter un nouveau produit, allez dans la section « Brands and Products (Marques et produits) » et cliquez sur le bouton « Add (ajouter) » dans le champ « Products (Produits) ».

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Une fenêtre s’ouvrira. Remplissez les champs et cliquez sur « Save (Sauvegarder) ». Vous pouvez utiliser le bouton « Save and New (Sauvegarde et nouvelle création) » pour commencer à créer un nouveau produit immédiatement.

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Astuce : Pour ajouter vos cultures certifiées, cliquez sur l’icône de la loupe Magnifying glass with solid fill. Une fenêtre s’ouvrira : cliquez une nouvelle fois sur l’icône Magnifying glass with solid fill pour afficher une liste de toutes les cultures et leurs niveaux de traçabilité disponibles dans votre compte. Sélectionnez la culture et cliquez sur « Ok » pour fermer la fenêtre, puis cliquez sur le bouton « Add (Ajouter) » à côté du nom de la culture lorsqu’elle s’affiche.

Remarque : Pour personnaliser vos résultats de recherche, utilisez le bouton « Quick search (recherche rapide) ».

5.3. Exporter la liste

Le bouton « Export List (Exporter la liste) » est disponible dans les sections « Brands (Marques) » et « Products (Produits) ». Cliquez sur ce bouton pour télécharger un fichier Excel contenant tous les produits/marques actifs dans votre compte au moment du téléchargement.

Si vous appliquez un filtre avant de télécharger le fichier Excel, seuls les éléments filtrés se retrouveront dans la liste exportée.

5.4 Archive

Le bouton « Archive » est disponible dans les sections « Brands (Marques) » et « Products (Produits) ». Ce bouton vous permet d’archiver/désactiver une marque ou un produit obsolète ou créé par erreur.

Il vous suffit de cliquer sur le champ du produit/marque que vous souhaitez désactiver et de cliquer ensuite sur le bouton Archive.

Remarque : Vous ne pouvez pas modifier une marque ou un produit. Si vous faites une erreur en créant une marque ou un produit, vous devez d’abord l’archiver puis créer un nouveau produit/marque.

6. Fabricants

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Si les produits pour lesquels vous soumettez une demande d’approbation sont fabriqués par une autre organisation en dehors du champ d’application de votre certification, vous pourrez dans cette section ajouter les organisations en charge de la fabrication de vos produits.

Remarque 1 : Pour chaque demande d’approbation, vous devez indiquer le fabricant de vos produits.

Remarque 2 : Si vous êtes le fabricant de tous les produits pour lesquels vous soumettez des demandes d’approbation, cette section ne vous concerne pas.

6.1. Ajouter un Fabricant

Pour ajouter un fabricant, cliquez sur l’onglet « Manufacturers (Fabricants) » puis cliquez sur « Add a manufacturer (Ajouter un fabricant) ».

Une fenêtre s’ouvrira. Remplissez les champs et cliquez sur « Save (Sauvegarder) ».

Remarque : Vous ne pouvez pas modifier les informations d’un fabricant une fois que vous l’avez ajouté à votre liste. Si vous avez fait une erreur, vous devez d’abord archiver le profil du fabricant (voir la Section 6.2

6.2. Archiver un Fabricant

Le bouton « Archive » vous permet de supprimer un fabricant de votre liste, si par exemple vous avez cessé de travailler avec cette organisation ou si vous l’avez ajoutée par erreur.

7. Demandes d'approbation des déclarations

7.1. Créer une nouvelle demande (Sceau et logo de certification Rainforest Alliance)

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Pour créer une nouvelle demande d’approbation, cliquez sur le bouton « New request (Nouvelle demande) » à gauche du menu et remplissez les champs obligatoires.

Remarque : si vous soumettez une demande d’approbation au nom d’une organisation, et que vous êtes une agence de design ou une marque de distributeur, sélectionnez l’organisation en question dans le champ « Requested on behalf of (Demande réalisée au nom de) ». Ces informations seront visibles après que l’organisation délégante vous aura désigné en tant que délégué via son compte RACP. Pour en savoir plus, veuillez consulter la Section 2 de ce manuel utilisateur.

Sélectionnez le type de marque déposée que vous utilisez sur votre matériel et lorsque vous êtes prêt, cliquez sur le bouton « Next (Continuer) ».

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Une fois que vous avez créé votre nouvelle demande d’approbation, vous pouvez ajouter plus d’informations sur votre produit et télécharger vos conceptions.

En haut de votre écran, vous verrez les boutons suivants :

La section « Request details (Détails de la demande) » contient un aperçu de votre demande. Cet aperçu affiche notamment le numéro/identifiant de votre demande, son statut (voir la Section 7.6 pour en savoir plus), le nom du demandeur et la date à laquelle la demande a été créée.

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Dans cette fenêtre, il vous sera demandé de préciser si le matériel téléchargé concerne un/plusieurs produits en particulier.

Veuillez consulter la Section 7.1.1 si vos Matériaux concernent un produit en particulier, ou la Section 7.1.2 si votre matériel n'est pas lié à un produit spécifique.

7.1.1. Le matériel est lié à un produit spécifique

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Si la réponse à cette question est « Yes (Oui) », veuillez sélectionner une marque dans la liste déroulante (ou créer une nouvelle marque en cliquant sur « Add brand (Ajouter une marque) » si cela n’a pas déjà été fait), puis précisez si vous êtes le fabricant du produit.

Si vous n’êtes pas le fabricant du produit, veuillez cliquer sur « No (Non) » et sélectionner un fabricant dans la liste déroulante.

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Remarque : Vous pouvez facilement ajouter un nouveau fabricant en cliquant sur « Add manufacturer (Ajouter un fabricant) » si le fabricant en question n’a pas encore été ajouté à votre compte.

Ensuite, indiquez pour quel produit vous soumettez une demande d’approbation. Cliquez sur le bouton « Add (Ajouter) ».

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Complétez les informations obligatoires, téléchargez votre fichier et cliquez sur « Save (Sauvegarder) ».
Pour télécharger plusieurs produits (SKU) dans une même demande, veuillez cliquer sur le bouton « Add (Ajouter) » ou « Copy product (Copier le produit) ». Lorsque vous copiez le produit, cliquez sur le nouveau produit ajouté puis sur « Edit (Modifier) » pour modifier les informations et télécharger votre fichier.

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Remarque : Vous pouvez soumettre une seule et même demande d’approbation pour plusieurs produits (SKU) uniquement si ces derniers appartiennent à la même marque et proviennent du même fabricant.

Pour modifier les informations relatives aux produits que vous venez d’ajouter à votre demande, sélectionnez le produit en question et cliquez sur le bouton « Edit (Modifier) ».

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Pour supprimer un produit de votre demande d’approbation, sélectionnez le produit en question et cliquez sur le bouton « Delete (Supprimer) ».

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Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton « Submit (Envoyer) » en haut à droite de votre écran. L'équipe de Rainforest Alliance examinera votre demande.

7.1.2. Le matériel n’est pas lié à un produit spécifique

Si la réponse à cette question est « No (Non) », veuillez sélectionner une marque dans la liste (ou créer une nouvelle marque en cliquant sur « Add Brand (Ajouter une marque) » si cela n’a pas déjà été fait), puis remplissez les champs obligatoires concernant votre matériel.

Cliquez sur le bouton « Upload your files (Télécharger vos fichiers) » puis cliquez sur le bouton « Add a file (Ajouter un fichier) » pour télécharger vos fichiers.

Une fois que votre demande est prête à être envoyée, cliquez sur le bouton « Submit (Envoyer) » en haut à droite de votre écran. L'équipe de Rainforest Alliance examinera votre demande.

7.2. Créer une nouvelle demande (sceau Forest Allies)

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Dans le menu en haut à gauche, cliquez sur le bouton « New Request (Nouvelle demande) » pour créer une nouvelle demande d’approbation.

Complétez les champs obligatoires, sélectionnez le type de marque déposée que vous utilisez sur vos matériaux et cliquez sur le bouton « Ok » pour continuer.

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Une fois que la nouvelle demande est créée, vous pouvez ajouter plus d’informations sur votre produit et télécharger vos conceptions.

En haut de votre écran, vous verrez les boutons suivants :

La section « Request details (Détails de la demande) » contient un aperçu de votre demande. Ces informations incluent notamment votre numéro/identifiant de demande, le statut de votre demande (voir la Section 7.6 pour en savoir plus), le nom du demandeur et la date à laquelle la demande a été créée.

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Dans cet écran, il vous est demandé d'indiquer l'objectif de votre matériel dans le menu déroulant.

  1. Pour les matériels publicitaires et de site web, complétez les champs obligatoires et téléchargez vos fichiers. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton « Submit (Envoyer) » en haut à droite de votre écran. L'équipe de Rainforest Alliance examinera votre demande.
  2. Pour les contenus relatifs au design des emballages, complétez les champs obligatoires et précisez pour quel produit vous faites la demande d’approbation. Cliquez sur le bouton « Add (Ajouter) », complétez les champs obligatoires, téléchargez vos fichiers et cliquez sur « Save (Sauvegarder) ».

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Pour télécharger plusieurs produits (SKU) dans une même demande, veuillez cliquer sur le bouton « Add (Ajouter) » ou « Copy product (Copier le produit) ». Lorsque vous copiez le produit, cliquez sur le nouveau produit ajouté puis sur « Edit (Modifier) » pour modifier les informations et télécharger votre fichier.

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Remarque : Vous pouvez faire une seule et même demande d’approbation pour plusieurs produits (SKU) à condition qu’ils appartiennent à une même marque. 

Pour modifier les informations des produits que vous venez d’ajouter à votre demande d’approbation, sélectionnez le produit et cliquez sur le bouton « Edit (Modifier) ».

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Pour supprimer un produit de votre demande d’approbation, sélectionnez le produit en question et cliquez sur le bouton « Delete (Supprimer) ».

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Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton « Submit (Envoyer) » en haut à droite de votre écran. L'équipe de Rainforest Alliance examinera votre demande.

7.3. Resoumettre une demande

Si l’équipe de Rainforest Alliance requiert une modification de votre demande d’approbation, vous recevrez une notification par e-mail pour modifier et resoumettre votre demande.

Cliquez sur « Home (Accueil) » puis « Tasks (Tâches) ». Vous retrouverez toutes les demandes qui nécessitent votre intervention. Sélectionnez la demande en question pour l’examiner et cliquez sur « Open task (Ouvrir la tâche) ».

Votre demande d’approbation s’affichera. Les modifications requises sont précisées dans l’e-mail que vous avez reçu mais elles se trouvent également dans la section « History (Historique) ». Faites les modifications nécessaires et une fois que vous avez terminé, cliquez sur « Save and resubmit (Sauvegarder et Resoumettre) ».

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Votre demande sera déplacée de la section « Tasks (Tâches) » vers la section « All requests (Toutes les demandes) ».

L'équipe de Rainforest Alliance examinera votre demande resoumise.

7.4. Télécharger votre lettre d’approbation

Dès qu’une demande obtient le statut « Approved (Approuvé) » ou « Approved with exception » (Approuvé avec exception) », vous pouvez télécharger votre lettre d’approbation. Vous pouvez également télécharger des lettres d’approbation pour les demandes soumises par d’autres organisations en votre nom.

Cliquez sur « Home (Accueil) », puis sur « All requests (Toutes les demandes) ». Vous pourrez consulter toutes les demandes approuvées. Cliquez sur « Show advanced filter (Afficher les filtres avancés) » pour utiliser les filtres avancés.

Pour télécharger la lettre d’approbation, sélectionnez la demande (En statut « Approved (Approuvé) » ou bien « Approved with exception (Approuvé avec exception) ») et cliquez sur « Download Approval letter (Télécharger la lettre d’approbation) ».

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Un fichier PDF sera alors téléchargé sur votre ordinateur.

Remarque : il n’est actuellement pas possible de télécharger toutes vos lettres d’approbation en une fois. Vous pouvez télécharger une lettre d’approbation pour chaque demande.

7.5. Approbations en cours d'expiration

Les approbations qui expirent dans 3 mois ou qui ont expiré au cours des 3 derniers mois peuvent être prolongés sur la plateforme Claims. Il faut au préalable qu’aucun nouveau changement n’ait été réalisé sur la demande (p. ex. pourcentage de culture certifiée, pays de distribution, produit, informations sur la marque, etc.) ni sur le contenu téléchargé.

Pour prolonger une demande, cliquez sur « Home (Accueil) » puis sur « Expiring Approvals (Approbations en cours d’expiration) ». Seules les demandes éligibles à l'extension y apparaîtront

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Ouvrez la demande que vous souhaitez prolonger et cliquez sur le bouton « Request extension (demander une extension) ».

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La plateforme approuvera automatiquement la demande. Vous la retrouverez dans la catégorie « All requests (Toutes les demandes) »en statut « Approved (Approuvée) ».

Remarque : Lorsque vous faites une demande d’extension pour des approbations présentant le statut « Approved with exception (Approuvé avec exception) », votre demande sera soumise à une nouvelle révision par Rainforest Alliance. Utilisez le bouton « Copy request (Copier la demande) » pour créer rapidement une nouvelle demande identique à l’original.

7.6. Statut d’approbation d’une demande

Votre demande d'approbation peut avoir plusieurs statuts. Dans cette section, vous en apprendrez davantage sur chacun de ces statuts et ce qu’ils signifient pour vous.

Statut

Que signifie-t-il ?

Où pouvez-vous le retrouver ?

Draft

Votre demande a été créée mais n’a pas encore été soumise à RA.

Accueil - Toutes les demandes

Awaiting Review 

Votre demande a été soumise à RA pour révision

Accueil - Toutes les demandes

Under Review

L’équipe RA est en train d’examiner la demande envoyée.

Accueil - Toutes les demandes

Changes Required

L’équipe RA a passé en revue votre demande et a demandé la modification des supports téléchargés et/ou de la demande d’approbation.

Accueil - Tâches

Resubmitted

Vous avez resoumis votre demande d’approbation après avoir effectué les changements demandés par RA. La demande sera une nouvelle fois examinée par l’équipe RA.

Accueil - Tâches

Approved pending Legal Agreement

L’équipe RA a approuvé le contenu de votre demande d’approbation mais l’organisation désignée comme Propriétaire de la marque ne dispose pas encore d’un contrat de licence (version 2020) valide. Cela signifie que votre demande n’est pas entièrement approuvée et que vous n’êtes pas encore autorisé à imprimer ou publier vos contenus.

Accueil - Toutes les demandes

Approved pending Certification License 

L’équipe RA a approuvé le contenu de votre demande d’approbation mais l’organisation désignée comme Fabricant ne dispose pas encore d’une licence de certification valide. Cela signifie que votre demande n’est pas entièrement approuvée et que vous n’êtes pas encore autorisé à imprimer ou publier vos contenus.

Accueil - Toutes les demandes

Approved pending Certification License & Legal Agreement

L’équipe RA a approuvé le contenu de votre demande d’approbation mais l’organisation désignée comme Fabricant ne dispose pas encore d’une licence de certification valide, et l’organisation désignée comme le Propriétaire de la marque ne dispose pas encore d’un contrat de licence valide.

Accueil - Toutes les demandes

Approved 

Votre demande a été approuvée. Vous pouvez télécharger votre lettre d’approbation et vos contenus peuvent être imprimés/publiés. 

Accueil - Toutes les demandes

Approved with Exception 

Votre demande a été approuvée; cependant, une exception (temporaire) a été accordée. Vous pouvez télécharger votre lettre d’approbation et vos contenus peuvent être imprimés/publiés. Tous les détails sont inclus dans la lettre d’approbation.  

Accueil - Toutes les demandes

Rejected 

L’équipe RA a rejeté votre demande après l’avoir examinée.  

Accueil - Toutes les demandes

Cancelled 

Vous avez créé une nouvelle demande, mais vous avez décidé de l'annuler après qu'elle ait déjà été soumise à RA pour révision.  

Accueil - Toutes les demandes

Expired 

Une demande d’approbation est arrivée à expiration lorsqu’elle a dépassé sa date de validité.  

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Accueil - Approbations en cours d’expiration

Revoked 

L’équipe RA a révoqué l’approbation qui avait précédemment été accordée (p. ex. en cas d’utilisation frauduleuse de nos marques déposées). 

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* Dans les trois mois suivant l’expiration de la demande d’approbation.

7.7 Copier une demande et sauvegarder en tant que modèle

Pour soumettre plus rapidement vos demandes d’approbation, vous pouvez créer une copie d’une demande existante. À l’avenir si vous devez soumettre des demandes similaires, vous pouvez aussi sauvegarder une demande en tant que modèle.

Pour copier une demande, cliquez sur « Home (Accueil) » puis sur « All requests (Toutes les demandes) ». Ouvrez la demande d’approbation de votre choix et cliquez sur le bouton « Copy request (Copier la demande) ».

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Une nouvelle demande d’approbation sera générée et pré-remplie avec les informations saisies dans la demande originale (copiées).

Astuce : utilisez cette fonctionnalité lorsque vous soumettez une nouvelle demande d’approbation avec des caractéristiques similaires (p. ex. le même type de marque déposée, le même produit, la même marque, etc.).

Pour sauvegarder une demande en tant que modèle, ouvrez la demande d’approbation et cliquez sur le bouton « Save as template (Sauvegarder en tant que modèle) ».

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Vous pouvez sauvegarder autant de modèles que vous souhaitez et pourrez retrouver un aperçu de tous les modèles de déclaration sur le compte de l’organisation, à gauche du menu dans l’onglet « Claim templates (Modèles de déclarations) » (voir la Section 7.8).

Remarque : Vous pouvez copier et/ou sauvegarder une demande en tant que modèle uniquement si celle-ci comporte le statut « Approved (Approuvé) », « Approved with exception (Approuvé avec exception) », « under review (en cours d’examen) », « awaiting review (en attente d’examen) », « cancelled (annulée) », ou « expired (expirée) ».

7.8. Modèles de déclaration

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Dans cet aperçu vous retrouverez tous les modèles de déclaration créés par tous les utilisateurs du compte de l’organisation.

Ici, vous pourrez créer une nouvelle demande d’approbation à partir d’un modèle. Pour ce faire, cliquez sur « Claim templates (Modèles de déclarations) », sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser et cliquez sur « New request from template (Nouvelle demande à partir d’un modèle) ».

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Une notification vous informera qu’une nouvelle demande d’approbation a été créée à partir d’un modèle, et vous serez redirigé vers la nouvelle demande en question afin de poursuivre et la soumettre.

Pour supprimer un modèle, cliquez sur le bouton « Archive ». Une fois que le modèle présente le statut « Archived (Archivé) », vous ne serez plus en mesure de créer une nouvelle demande d’approbation à partir de ce modèle.

8. Téléchargement des sceaux

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Dans cette section, vous pouvez télécharger dans plusieurs langues les sceaux des marques déposées avec cultures certifiées Rainforest Alliance.

Utilisez les filtres pour trouver la marque déposée que vous souhaitez inclure dans vos conceptions, et téléchargez le fichier en cliquant sur le bouton « Download (Télécharger) ».

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9. Aide/Questions fréquentes

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Cette section vous redirige vers cet article publié dans le Knowledge Hub de Rainforest Alliance. Vous y retrouvez des documents d’orientation et des FAQ (Questions Fréquentes) sur les demandes d’approbation, les délégations et la navigation sur la plateforme.

10. Paramètres de l'utilisateur

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Dans cette section vous pouvez configurer vos préférences en ce qui concerne les notifications par e-mail pour vos demandes d’approbation, et vous pouvez aussi choisir la langue par défaut de votre compte Claims.

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10.1. Mises à jour par e-mail

Par défaut en tant qu’utilisateur vous recevrez par e-mail les informations récentes concernant vos demandes d’approbation.

Pour désactiver toutes les notifications envoyées par la plateforme Claims, sélectionnez « No (Non) » dans le champ « Receive email updates (Recevoir des mises à jour par e-mail) », puis cliquez sur « Save (Sauvegarder) ». Vous pourrez toujours accéder à l’ensemble des notifications relatives à vos demandes d’approbation en vous rendant sur « Home (Accueil) » puis « Notifications ».

Remarque : chaque utilisateur du compte de l’organisation peut définir ses propres paramètres de notification.

10.2. Langues

Par défaut, la plateforme Claims sera configurée en anglais. Pour sélectionner vos préférences de langue par défaut, sélectionnez votre langue dans le menu déroulant et cliquez sur « Save (Sauvegarder) ».

Remarque : Vous pouvez modifier vos paramètres à tout moment en répétant le même processus.

11. Historique des changements

Version no°  

Date d’effet

Changements importants  

Précédente 
Version no.  

1.0 

18 décembre 2023

Nouvel article

N/A

Décharge de responsabilité concernant la traduction

Pour toute question liée à la signification précise des informations contenues dans ce document traduit, veuillez vous référer à la version officielle en anglais pour en obtenir la clarification.

Les divergences ou différences de sens constatées entre la traduction et le texte original ne sont pas contraignantes et sont sans effet sur la certification ou les audits.





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