RACP Manuel d’Utilisation pour les Titulaires de Certificat de Exploitations Agricoles

Que pouvez-vous faire au sein du RACP ?

S'inscrire au RACP pour rejoindre le programme Rainforest Alliance 2020. Vous pouvez y créer votre compte, obtenir votre certification Rainforest Alliance, gérer vos licences, signaler la traçabilité, soumettre des demandes d'étiquetage et de marque.

Qui doit s'inscrire au RACP ?

L'inscription sur RACP s'applique aux :

• Producteurs : petites exploitations, grandes exploitations, groupements d'exploitations
• Acteurs de la chaîne d'approvisionnement (y compris les détaillants, les entreprises de restauration, les propriétaires de marques)

À quoi sert ce manuel d'utilisation ?

Ce manuel d'utilisation aide les Titulaires de Certificats d'Exploitations Agricoles à naviguer dans le RACP au cours du processus d'enregistrement et de certification, du processus de renouvellement de la certification et de la gestion des utilisateurs et des contacts.

1. Envoyer votre demande d’inscription

• Accéder à la page d'inscription à RACP ici.
• Sélectionnez la langue de votre choix dans la fenêtre contextuelle ou dans le coin supérieur droit.
• Lisez les informations sur les exploitations et cliquez sur "Continuer".
• Fournissez les informations relatives à votre organisation :
  • Détails de l'organisation :
    • nom de l'organisation ;
    • le cas échéant, votre ancien numéro d'identification Rainforest Alliance/UTZ.
    • votre culture principale.
    • toute activité supplémentaire.
  • Adresse de l'organisation: il s'agit de l'endroit où la ferme/le groupe est géré(e).
  • Données personnelles: votre prénom, votre nom de famille et votre adresse électronique professionnelle.
  • Conditions générales d'utilisation :
    • Lisez et acceptez les conditions générales.
    • Soumettez votre inscription : cliquez sur "Soumettre la participation".

2. Créez votre profil de certification

Après avoir reçu l'e-mail d'activation, cliquez sur le lien contenu dans l'e-mail pour activer votre nom d'utilisateur et définir votre nouveau mot de passe.

Vous arriverez dans votre tableau de bord à l'écran suivant :

Dites-nous ce que vous voulez certifier, en indiquant :

• une indication du nombre de petites et/ou grandes exploitations agricoles que vous désirez certifier. Vous pouvez en ajouter plus tard.
• si toutes les exploitations sont détenues ou louées par une seule entreprise ou un seul propriétaire :
  • Une exploitation unique ou une exploitation multiple n'a qu'un seul propriétaire. Si vous êtes concerné, sélectionnez Oui.
  • Un groupe d'exploitations agricoles comprend plusieurs exploitations et plusieurs propriétaires. Si vous êtes concerné, sélectionnez Non.
• l'adresse de l'emplacement de gestion central.
• si vous achetez un produit certifié à un autre titulaire de certificat agricole. Ne répondez Oui que si vous achetez auprès d’un titulaire de certificat qui ne fait pas partie de votre champ d’application
• tout site/sous-traitant supplémentaire à ajouter à votre certification.
• Résumé : Cliquez sur "Soumettre" pour passer aux étapes suivantes.

Pour toute modification nécessaire, cliquez sur le bouton "Modifier" sous Action.

Vous arrivez dans la section "Aperçu de la certification", où vous pouvez voir le champ d’application de votre certification.

2.1. Ajouter et maintenir des sites/sous-traitants

Dans la section "Champ d'application de la certification", modifiez votre (vos) site(s).
Le site présenté dans cet aperçu est le site de gestion centrale (CML) que vous avez indiqué lors de la création de votre compte. Chaque titulaire de certificat agricole doit avoir au moins un site dans son profil pour pouvoir confirmer son champ d'application. Cliquez sur "Modifier" pour compléter les informations sur le CML.

Dans le nouveau formulaire, remplissez les informations nécessaires :

1. Détails: saisissez les informations relatives à votre site.
2. Cultures : sélectionnez la ou les cultures certifiées Rainforest Alliance liées à cet emplacement.
3. Activités: indiquez quelles sont les activités menées dans ce lieu. Sélectionnez "Commerce" si aucune autre activité ne s'applique à ce lieu.
4. Entrée: indiquez quels (sous-)produits sont commercialisés ou transformés dans ce lieu.
5. Sortie: indiquer quels (sous-)produits sortent de cet emplacement.
6. Traçabilité: indiquer le type de traçabilité des produits manipulés dans ce lieu. Sélectionnez n'importe quel type de niveau de traçabilité applicable à votre certification.
7. Questions de certification: répondez aux questions de cette section pour nous aider à identifier votre champ d'application. D'autres questions peuvent apparaître en fonction de vos réponses. Certaines questions sont préremplies en fonction des informations que vous avez fournies dans votre profil.
8. Résumé: vous pouvez voir ici un résumé des informations que vous avez saisies jusqu'à présent. Si des modifications sont nécessaires, cliquez sur le bouton "Précédent" pour modifier les entrées précédentes. Si aucune autre modification n'est nécessaire, cliquez sur "Soumettre" pour passer aux étapes suivantes.

Si vous avez d'autres sites (par exemple, une installation de traitement) ou si vous souhaitez ajouter des sous-traitants à votre périmètre de certification, cliquez sur le bouton vert "Ajouter un nouveau site" dans votre section Périmètre de certification et répétez les actions illustrées ci-dessus.

Note : En cas de sites multiples, assurez-vous que le site de gestion est sélectionné en tant qu'emplacement de gestion central.

2.2. Confirmer le champ d'application de la certification et les exigences de visualisation

Vous pouvez maintenant confirmer votre Champ d'application. Accédez à la section "Champ d'application de la certification" et cliquez sur le bouton vert "Confirmer la Champ d'application et voir les exigences".

Cette procédure génère les exigences applicables à votre organisation, sur la base des informations saisies dans votre profil.

Dans la section «Exigences», vous pouvez consulter et télécharger un fichier Excel contenant toutes les exigences applicables. Une fois cela fait, cliquez sur le bouton "Retour".

 Si les cultures de cacao et/ou de café font partie de votre champ d’application de la certification, une notification apparaîtra sur la page Exigences afin que vous puissiez inclure les exigences autosélectionnées du RDUE à votre champ d’application. 

Cliquez sur le bouton « Aller aux paramètres RDUE » et suivez les instructions énoncées au paragraphe 4.4 du présent manuel utilisateur.

Si vous avez apporté d'autres modifications à votre champ d’application de la certification (exploitations et/ou sites, exigences RDUE, etc.), vous devez reconfirmer celui-ci et réexaminer vos exigences. Pour ce faire, cliquez sur le bouton vert "Reconfirmer le champ d'application et visualiser les exigences".

2.3. Modifier le numéro d'estimation et la propriété de votre exploitation

Si, lors de la création de votre profil de certification, vous avez saisi un nombre erroné d'exploitations estimées et/ou le type de propriété de l'exploitation, vous pouvez mettre à jour ces informations de la manière suivante :

• Dans l'onglet Aperçu de la certification, cliquez sur "Modifier".

Dans l'écran suivant, vous pouvez :

• mettre à jour l'estimation du nombre de petites et de grandes exploitations.
• le statut de propriété.

Cliquez sur "Soumettre" pour enregistrer vos modifications.

3. Demande d'audit

3.1. Contacter un organisme certificateur autorisé (OC)

Vous devrez signer un accord de certification avec l’OC sélectionné. Vous pouvez trouver une liste d'OC autorisés ici et demander un devis.

Veuillez envoyer le formulaire de demande de certification (CAF) à votre OC, accompagné de la documentation mentionnée dans votre CAF.

3.2. Remplir le CAF

Le formulaire de candidature à la certification (FCCF) est un document obligatoire que les Titulaires de certificat et les Organismes de certification doivent remplir lors du processus de certification de la norme pour l’agriculture durable 2020.

Téléchargez la dernière version de votre CAF dans le RACP (dans la section Organisme de certification) ou sur le site web de Rainforest Alliance ici. Veillez à utiliser le bon document en fonction de la situation de votre exploitation :

• Exploitations individuelles et exploitations multiples ;
• Groupes d'agriculteurs

Remplir l'onglet rouge 1. Formulaire de demande.

3.3. Confirmer le contrat dans RACP (Handshake)

Après avoir signé un accord de certification avec votre OC, vous devez le confirmer dans RACP. Cette étape permettra à l'OC d'accéder aux informations nécessaires dans votre profil.

Il y a deux façons de procéder, comme illustré ci-dessous.

3.3.a. Envoyez une demande à votre OC

Pour envoyer une demande à votre OC, suivez les étapes ci-dessous :

- Dans l'onglet "Profil de certification", cliquez sur le bouton "Détails" de la licence en attente.

Cliquez sur l’onglet « Préparation à la licence ».

- Dans la section "Votre organisme de certification", cliquez sur "Ouvrir".

- Une liste des organismes de certification agréés s'affiche. Cliquez sur "Confirmer le contrat" à côté du nom de l'OC avec lequel vous avez signé un contrat.

- L‘OC recevra votre demande. Jusqu'à ce que cela soit confirmé, le statut de votre demande sera " En attente de réponse".

- Lorsque votre OC accepte votre demande, votre contrat avec votre OC est officiellement signé dans le RACP.

3.3.b. Recevoir une demande de votre OC

Si votre OC vous a envoyé une demande de contrat, suivez les étapes ci-dessous :

- Dans l'onglet "Profil de certification", cliquez sur le bouton "Détails" de la licence en attente.

- Allez dans l'onglet Préparation de la licence.

- Dans la section "Votre organisme de certification", cliquez sur le bouton "Ouvrir".

- Vous verrez une invitation de votre OC. Cliquez sur le bouton vert "Voir l'invitation".

- Dans le panneau de droite, cliquez sur "Oui, nous avons signé le contrat", puis sur "Accepter l'invitation".

- Votre contrat avec votre OC est maintenant officiellement signé dans le RACP.

4. Préparez votre audit

Une fois que vous avez mis en œuvre toutes les exigences applicables, vous pouvez commencer à planifier votre audit. Veillez à suivre les étapes suivantes :

• Ajouter et/ou mettre à jour les informations relatives à votre exploitation.
• Téléchargez, complétez et téléchargez l'auto-évaluation dans RACP.
• Complétez les données de votre indicateur.

Vous trouverez ci-dessous toutes les étapes expliquées.

4.1. Ajouter ou mettre à jour les informations relatives à votre (vos) exploitation(s)

Dans l'onglet "Profil de certification", cliquez sur le bouton "Détails" de la licence en attente. Dans votre "périmètre de certification", cliquez sur le bouton jaune "Exploitations" pour obtenir une vue d'ensemble de vos exploitations.

Quelles sont les prochaines étapes ?

• si vous êtes une exploitation unique ou pluri-exploitante, suivez les instructions du paragraphe 4.1.1;
• si vous êtes un groupe d'agriculteurs, suivez les instructions du paragraphe 4.1.2.

4.1.1. Exploitations individuelles et exploitations multiples

Dans la section Informations sur l'exploitation, vous trouverez :

1.  L'aperçu des exploitations (Voir l’encadré 1 ci-dessus) que vous avez saisies dans votre profil de certification. Pour chaque exploitation, une notification en rouge vous rappellera de fournir des informations.Pour ce faire, cliquez sur "Modifier" dans chaque exploitation. Un nouveau formulaire s'ouvre, remplissez les champs obligatoires marqués d'un astérisque rouge dans le tableau suivant :
   1. Informations générales: ajouter des informations sur une exploitation. 
   2. Exploitant/gestionnaire de l'exploitation : fournir les coordonnées de l'exploitant/du propriétaire de l'exploitation (cette information n'est pas obligatoire). 
   3. Informations sur l'emploi: Ajoutez des informations sur le nombre d'employés travaillant dans cette exploitation.
   4. Cultures et volumes: Mettez à jour les informations sur vos cultures. Votre culture avait déjà été saisie précédemment lors de l’inscription du compte. Cliquez sur l'icônepour modifier votre récolte. Vous pouvez y ajouter la variété de la culture, la surface cultivée et le volume estimé de la récolte. Si cette exploitation récolte plus d'une culture, vous pouvez ajouter une nouvelle culture (cliquez sur le bouton "Nouvelle culture").
   5. Unités agricoles : ajoutez l’identifiant de l’unité agricole ainsi que sa zone et ses coordonnées géographiques (latitude et longitude), si applicable. Les coordonnées seront utilisées lors de l’évaluation des risques. Pour chaque unité agricole, vous pouvez également ajouter vos cultures, selon qu’il convient.
   6. Cliquez sur "Mettre à jour" pour revenir à l'écran "Informations sur l'exploitation agricole ». 
2. Ajouter une nouvelle exploitation agricole (voir l’encadré 2 ci-dessus) : ce bouton permet de saisir d’autres exploitations agricoles, si besoin. 
3. Récolte des produits et volumes (voir l’encadré 3 ci-dessus) : après avoir fourni des informations sur toutes vos exploitations, cliquez sur « Fournir vos données de récolte » pour renseigner le sous-produit (dans le cas de plusieurs sous-produits, sélectionnez le sous-produit principal) et la date de début de la récolte. Cliquez ensuite sur "Enregistrer".

Une fois que les informations relatives à votre exploitation sont complètes, passez au paragraphe 4.2 pour poursuivre votre certification.

4.1.2. Groupes d'agriculteurs

En tant que groupe agricole, vous pouvez facilement ajouter vos exploitations à votre profil de certification en téléchargeant votre registre des membres du groupe (GMR). Il est également possible d’ajouter manuellement des exploitations à votre profil de certification en cliquant sur le bouton Ajouter une nouvelle exploitation agricole et en remplissant le formulaire.

Dans la section Informations de l’Exploitation agricole, cliquez sur le bouton "Utiliser le GMR". Cela vous permet de télécharger et de mettre en ligne votre registre des membres du groupe (GMR).

Téléchargez et mettez en ligne votre registre des membres du groupe (GMR)

Dans la section Importation de GMR, vous avez trois options :

1. Téléchargez votre registre des membres du groupe (GMR) :

• Vous pouvez télécharger votre GMR pour entrer dans vos exploitations agricoles. Assurez-vous que votre modèle de GMR est dans la même langue que le RACP lorsque vous téléchargez votre fichier.

2. Téléchargez votre registre des membres du groupe (GMR) :

• Télécharger la bonne version du GMR. 
• Vous pouvez uniquement remplir les colonnes A à Z de la feuille 1 « Informations sur l’exploitation », puis les colonnes A à G de la feuille 2 « Cultures certifiées » et enfin les colonnes A à E de la feuille 3 « Unités agricoles ». 
• Vous n’avez pas besoin de remplir quoi que ce soit dans la feuille « Tableau de bord » .
• Si vous avez déjà fourni des données, elles seront intégrées dans ce GMR.

3. Télécharger le rapport d'erreur :

• Un rapport d'erreur est créé lorsque le GMR est téléchargé et qu'il contient plus de 50 erreurs (données incorrectes). Cela vous aidera à corriger les erreurs dans le GMR. Après avoir mis à jour votre GMR, téléchargez-le à nouveau en répétant la procédure de téléchargement.

Interprétation des données

Pour plus d'informations sur la manière d'interpréter les erreurs éventuelles lors du téléchargement du GMR, voir ci-dessous :

• • • S'il y a moins de 50 erreurs dans votre téléchargement, suivez les étapes du paragraphe Processus de validation du GMR et interprétation des données (<50 erreurs).
    • S'il y a plus de 50 erreurs dans votre téléchargement, suivez les étapes du paragraphe Processus de validation du GMR et interprétation des données (>50 erreurs).

GMR Processus de validation et interprétation des données (<50 erreurs)

Une fois le GMR importé, vous serez guidé le long d’un processus de validation qui nous aidera à interpréter vos données. Vous pourrez y fournir des données et chiffres essentiels manquants et identifier les erreurs. Remplissez les champs vides et cliquez sur « Continuer ».

Dans le dernier onglet « Vérification de la validation », vous verrez vos résultats de validation. Vous y verrez également vos Avertissements, que nous vous conseillons de prendre en compte pour que votre GMR soit plus précis.

Si vous souhaitez modifier votre GMR, cliquez sur « Annuler l’import », puis répétez le processus d’importation décrit dans ce guide d’utilisation.

Quand votre GMR est prêt, vous pouvez continuer et cliquer sur « Confirmer » pour importer votre GMR.

GMR Processus de validation et interprétation des données (>50 erreurs)

Si plus de 50 erreurs sont identifiées lors du téléchargement de votre GMR, un rapport d'erreur est créé. Cela permet de signaler toute donnée incorrecte dans votre document. Le rapport d'erreur vous aide à localiser les erreurs dans votre GMR et à comprendre ce qu'il faut faire pour les corriger.

Un message contextuel vous guidera pour "télécharger" votre rapport d'erreur.

Le rapport d'erreur est au format Excel et se compose de 4 feuilles :

1. Informations sur l'exploitation agricole indique les erreurs qui se sont produites dans la feuille "1. informations sur l'exploitation" du GMR. Corrigez toutes les erreurs pour continuer.

2. Culture certifiée indique les erreurs qui se sont produites dans "2. Fiche "culture certifiée" du RGM. Corrigez toutes les erreurs pour continuer.

1. Les unités agricoles indiquent les erreurs qui se sont produites dans "3. Fiche "unité agricole" du GMR. Corrigez toutes les erreurs pour continuer.

2. Avertissements met en évidence les avertissements susceptibles de vous intéresser. La correction n'est pas obligatoire et le téléchargement n'est pas bloqué si les erreurs ne sont pas corrigées.

Vous pouvez également télécharger votre rapport d'erreur dans l'onglet "Préparation de la licence" et sur "Importer le registre des membres du groupe". Dans le menu suivant, cliquez sur "Sélectionner", puis sur "Télécharger le rapport d'erreur".

Une fois les erreurs corrigées, téléchargez à nouveau votre GMR en suivant les étapes indiquées au paragraphe Télécharger et télécharger votre registre des membres du groupe (GMR).

Comment savoir si le téléchargement de votre GMR a réussi

Lorsque le GMR est correctement rempli et téléchargé avec succès, les informations qu’il contient s’affichent sur la plateforme RACP et votre profil est automatiquement mis à jour. La notification ci-dessous apparaîtra sur l’écran de votre GMR :

  Si le GMR contient des erreurs et que le téléchargement a échoué, une notification apparaîtra à l’écran. 

Téléchargez le rapport d’erreur et suivi les instructions du paragraphe « Télécharger votre Registre des membres du groupe » dans ce manuel.

Voici quelques erreurs communément commises et les solutions qui vous aideront à télécharger un GMR valide lorsque le précédent téléchargement a échoué :

4.1.3. Récolte de produits et volumes

Après avoir téléchargé avec succès votre GMR, retournez à la  section  Informations sur l'exploitation agricole pour ajouter la récolte et les volumes de vos produits. Cliquez sur "Fournir vos données de récolte" pour indiquer le sous-produit (dans le cas de plusieurs sous-produits, vous pouvez sélectionner le sous-produit principal) et la date de début de la récolte. Cliquez ensuite sur "Enregistrer".

4.2. Maintenir et modifier les exploitations agricoles

Si nécessaire, vous pouvez mettre à jour les informations dans n'importe laquelle de vos exploitations existantes. Procédez comme suit :

1. Allez dans la section "Aperçu de la certification" et cliquez sur "Détails".
2. Cliquez sur le bouton jaune "Exploitations agricoles".
3. Dans la section Informations sur Exploitation agricole, vous trouverez un aperçu des exploitations que vous avez saisies dans votre profil de certification. Pour mettre à jour les informations existantes, cliquez sur "Modifier".
4. Remplissez les champs obligatoires marqués d'un astérisque rouge dans le formulaire :
   • Informations générales : mise à jour des informations concernant l'exploitation en question.
   • Exploitant/gestionnaire de l'exploitation : mettre à jour les coordonnées de l'exploitant/du propriétaire de l'exploitation (cette information n'est pas obligatoire).
   • Informations sur l'emploi : mettre à jour les informations sur le nombre d'employés travaillant dans cette exploitation agricole,
   • Cultures et volumes : Mettez à jour les informations sur vos cultures. Cliquez sur lepour modifier votre récolte. Vous pouvez y ajouter la variété de la culture, la surface cultivée et le volume estimé de la récolte. Si cette exploitation produit plus d'une culture, vous pouvez ajouter une nouvelle culture ici.
   • Unités d'exploitation: mise à jour de l'ID de l'unité d'exploitation et de la superficie de l'unité d'exploitation Cliquez sur "Enregistrer" pour continuer. Vous pouvez ajouter d'autres unités agricoles si nécessaire de la même manière. Depuis cette vue générale, vous pouvez aussi modifier la culture des unités agricoles.
   • Cliquez sur "Mettre à jour" pour revenir à l'écran Informations sur l'exploitation agricole.

4.3. Téléchargez vos polygones

Pour fournir vos données polygonales, connectez-vous à la RACP,  cliquez sur l'onglet « Aperçu de certification », puis sur le bouton « Détails » de la licence en attente. 

Dans « Champ d’application de la certification », cliquez sur le bouton en jaune « Exploitations agricoles » puis une fois sur la page « Informations sur l’exploitation », cliquez sur Voir l’aperçu des unités agricoles.

En cliquant sur le bouton « Voir l’aperçu des unités agricoles, vous accédez à la section « Informations par géodonnées. Vous y trouverez un aperçu de vos exploitations agricoles relevant du champ d’application de la certification et pourrez y télécharger vos polygones.

Pour télécharger vos polygones au format .KML et/ou .JSON, cliquez sur le bouton « Cliquez ici » sous « Télécharger les fichiers de géodonnées ». Cliquez sur « Sélectionner un fichier », sélectionnez le fichier depuis le dossier sur votre bureau et cliquez sur « Télécharger le fichier ». 

 Une nouvelle fenêtre apparaîtra avec les résultats de validation des polygones fournis. 

Sur cette fenêtre, vous verrez deux sections contenant les résultats : Unité agricole et Polygone. 

Les résultats vous indiqueront s’il y a des erreurs dans les polygones téléchargés.
  

Unité agricole : Cette section fournit des informations sur les identifiants d’unité agricole assignés aux polygones.  

 Polygone : Cette section fournit des informations sur le processus de validation appliqué aux polygones existants 

 S’il n’y a pas d’erreur, cliquez sur « Confirmer » pour télécharger vos polygones. Une fenêtre de notification verte apparaîtra pour vous informer que les polygones ont été téléchargés avec succès. 

S’il n’y a pas d’erreur, cliquez sur « Confirmer ». Sur la prochaine fenêtre, vous pourrez télécharger votre Rapport d’erreurs.  

Une fois que vous aurez corrigé les erreurs de votre fichier, vous pourrez le télécharger une nouvelle fois en suivant les instructions données dans ce paragraphe. 

4.4. RDUE

À partir du 15 janvier 2024, les Titulaires de certificat dont le café et/ou le cacao fait partie du champ d’application de leur certification, peuvent ajouter des critères autosélectionnés conformes à ceux contenus dans le RDUE (Règlement européen contre la déforestation et la dégradation des forêts) pour les produits entrant dans leur champ d’application en se rendant sur la Plateforme de Certification de Rainforest Alliance (RACP).

4.4.1. Inclusion des critères RDUE

Pour inclure l'option RDUE dans votre champ d’application de la certification, vous devez disposer d’une licence assortie du statut « en attente ». 

Connectez-vous à votre compte sur la RACP en utilisant ce lien. Lors de la connexion, une fenêtre pop-up apparaîtra sur votre tableau de bord : cliquez sur le bouton "Go to EUDR Settings" (Aller aux paramètres du RDUE). Vous pouvez également accéder au bouton Paramètres RDUE de la manière suivante :

- Accédez à votre "Profil de certification".

- Cliquez sur "Détails" pour la licence actuellement en statut "en attente".

- Localisez le bouton "EUDR Settings" (paramètres du RDUE) situé au-dessus de la section Certification scope.

- Dans l'écran Paramètres RDUE, cliquez sur le bouton « Modifier ».

Sélectionnez « Oui » pour ajouter le RDUE à votre champ de certification, lisez les Conditions générales et, lorsque vous êtes prêt, cliquez sur « Enregistrer ».

Après avoir accepté d’inclure les exigences RDUE à votre champ d’application de la certification, la prochaine étape consiste à relier vos cultures à vos unités agricoles. Vous pouvez le faire rapidement en cliquant sur le bouton « Relier les cultures aux unités agricoles » dans la prochaine fenêtre qui s’affichera, ou le faire plus tard en suivant les étapes énoncées ici.

Vos cultures sont désormais reliées à vos unités agricoles et vous pouvez les consulter depuis la fenêtre Validation RDUE. Voir le paragraphe 4.4.2. pour plus d'informations. 

Cliquez sur « Fermer », retournez à votre champ d’application de la certification (licence en attente) puis cliquez sur « Confirmer le champ d’application et consulter les exigences ». 

Les critères RDUE autosélectionnés sont désormais ajoutés à votre champ d’application de la certification. 

Synchronisez vos cultures avec les unités agricoles

Si vous voulez synchroniser ultérieurement vos cultures avec vos unités agricoles, vous pouvez suivre les étapes suivantes : 

• Dans votre champ d’application de la certification (licence en attente), cliquez sur « Exploitations agricoles » pour accéder au module d’Informations sur les exploitations.
• Cliquez sur « Voir l’aperçu des unités agricoles ».
• Cliquez ensuite sur « Synchroniser les cultures avec les unités agricoles ».

Si une culture d’une unité agricole doit être modifiée ou si vous voulez ajouter manuellement des cultures à vos unités agricoles, vous pouvez suivre les étapes décrites au paragraphe 4.2. Dans la section « Unités agricoles », vous pouvez ajouter une culture en saisissant son nom dans le champ concerné, ou retirer une culture en cliquant sur la croix.

4.4.2. Validation RDUE

Après avoir réalisé les étapes illustrées au paragraphe 4.4.1, l’onglet « Validation RDUE » sera disponible. Pour consulter cet onglet :

• Allez dans votre « Champ d’application de la certification » (licence en attente).
• Cliquez sur le bouton jaune « Exploitations agricoles ».
• Cliquez sur « Voir l’aperçu des unités agricoles ». 

Dans la prochaine fenêtre, allez dans la section « Validation RDUE ».

Vous y verrez uniquement les unités agricoles qui incluent au moins une culture RDUE (cacao/café).  

Si vous n’avez pas relié vos cultures à vos unités agricoles, vous pouvez le faire à cette étape en cliquant sur le bouton « Synchroniser les cultures avec les unités » (pour en savoir plus, veuillez consulter le paragraphe Synchronisez vos cultures avec vos unités agricoles).

Sous la colonne « Données RDUE », vous apercevez le statut « Valide » ou « Non valide » pour chaque identifiant d’unité agricole. Si le statut est « Non valide », passez votre souris sur la notification pour connaître les informations manquantes. 

Veuillez noter que pour chaque unité agricole, vous devez fournir des données à six décimales et si l’unité agricole s’étend sur quatre hectares ou plus, vous devez fournir des données au format polygonal.

 Lorsque vous devez fournir des points GPS, cliquez sur le bouton « Modifier » à côté de l’identifiant de l’unité agricole non valide.

Dans la prochaine fenêtre, remplissez vos points GPS à six décimales dans les champs Latitude et Longitude puis cliquez sur « Soumettre ».

Lorsque vous devez fournir des polygones à six décimales, vous devez d’abord télécharger votre fichier de géodonnées. Pour savoir comment télécharger vos géodonnées, veuillez consulter le paragraphe 4.3. 

Après avoir téléchargé vos polygones, retournez sur l’onglet « Validation RDUE ».

 Si vos identifiants d’unités agricoles restent « non valides », refaites les étapes décrites ci-dessus.

 Après avoir correctement saisi vos géodonnées pour chaque identifiant d’unité agricole, le statut passera à « Valide ». 

Vous êtes maintenant prêt à démarrer votre évaluation des risques (voir le paragraphe 4.5).

4.4.3. Exclusion des critères RDUE

Pour exclure votre option RDUE de votre champ de certification, suivez les étapes ci-dessous :

Connectez-vous à votre compte sur la RACP en utilisant ce lien. Lors de la connexion, une fenêtre pop-up apparaîtra sur votre tableau de bord : cliquez sur le bouton "Go to EUDR Settings" (Aller aux paramètres du RDUE). Vous pouvez également accéder au bouton Paramètres RDUE de la manière suivante :

- Accédez à votre "Profil de certification".

- Cliquez sur "Détails" pour la licence actuellement en statut "en attente".

- Localisez le bouton "EUDR Settings" (paramètres du RDUE) situé au-dessus de la section Certification scope.

- Dans l'écran Paramètres RDUE, cliquez sur le bouton "Modifier".

- Sélectionnez "Non", puis cliquez sur "Sauvegarder". 

- Fermez la fenêtre Paramètres RDUE.

- Dans la section Champ d’application de la certification, cliquez sur « Confirmer le champ et voir les critères ».

Les critères RDUE autosélectionnés sont désormais exclus de votre champ d’application de la certification. 

4.5. Évaluation des risques

Le SIG Évaluation des risques est un outil développé par Rainforest Alliance pour identifier à un stade précoce les risques de déforestation et d’empiétement sur des aires protégées susceptibles de compromettre le respect des exigences de la norme et les résultats de durabilité attendus. 

L’évaluation des risques se base sur les coordonnées de géolocalisation et/ou les polygones fournis sur la RACP pendant la préparation de votre licence, et est menée directement sur la RACP : L’évaluation des risques consistera à effectuer des vérifications pour confirmer que les unités agricoles sont situées sur le terrain et dans le pays du champ d’application de votre certification, et qu’il n’y a aucun chevauchement entre les polygones et les unités agricoles. À chaque unité agricole est ensuite assigné un niveau de risque en matière de déforestation et d’empiétement sur une zone protégée.

4.5.1. Démarrez votre évaluation des risques

Pour démarrer votre évaluation des risques, connectez-vous à la RACP,  cliquez sur l'onglet « Aperçu de certification », puis sur le bouton « Détails » de la licence en attente. 

Dans « Champ d’application de la certification », cliquez sur le bouton en jaune « Exploitations agricoles » puis une fois sur la page « Informations sur l’exploitation », cliquez sur Voir l’aperçu des unités agricoles. 

En cliquant sur le bouton « Voir l’aperçu de l’unité agricole », vous accédez à la section « Informations par géodonnées ». Cliquez sur le bouton « Évaluation des risques ».

Sur la page Évaluation des risques, vous pouvez démarrer l’évaluation de vos risques en cliquant sur le bouton « Démarrer l’évaluation des risques ».

Une notification apparaîtra à votre écran. Lisez attentivement le message qu’elle contient et une fois terminé, cliquez sur « Confirmer » pour démarrer votre évaluation des risques. Ne fermez pas la page pendant le processus.

4.5.2. Téléchargez les résultats de votre évaluation des risques

Si nous confirmons que toutes vos géodonnées sont terrestres et situées dans le pays de votre champ d’application de la certification, sans qu’aucun polygone ne se chevauche, votre évaluation des risques affichera le statut « en cours ». À partir des coordonnées GPS téléchargées depuis votre GMR, (pour les groupes d’exploitations agricoles) et/ou depuis les polygones fournis, Rainforest Alliance préparera les résultats de votre évaluation des risques. 

Vous recevrez un e-mail lorsque les résultats de votre évaluation des risques seront disponibles sur votre compte RACP. Pour télécharger vos résultats, suivez les étapes ci-dessous :

• Connectez-vous à votre compte RACP.
• Cliquez sur l'onglet « Aperçu de la Certification ».
• Cliquez sur le bouton « Détails » de la licence en attente.  
• Dans votre « Champ d’application de la certification », cliquez sur le bouton jaune « Exploitations agricoles » puis sur « Voir l’aperçu de l’Unité agricole ».
• Cliquez sur « Évaluation des risques » puis sur le bouton « Télécharger les résultats ». 

Sur cet écran, vous verrez si votre évaluation des risques est terminée (voir le paragraphe 4.4.2.a) ou si elle a échoué (voir le paragraphe 4.4.2.b).

4.5.2.a. Résultats : votre évaluation des risques est terminée

Si votre évaluation des risques a réussi, l’écran affichera le statut « Terminé » et vous pourrez consulter les résultats sur les niveaux de risque de chaque unité agricole. 

En cliquant sur « Télécharger les résultats », un dossier .zip sera automatiquement téléchargé sur votre ordinateur. Dans le dossier .zip, vous trouverez 4 documents :

1. Informations sur l’évaluation des risques liés à la déforestation (fichier .pdf)
2. Risque d’empiétement sur une aire protégée (fichier .pdf)
3. Tableau des résultats sur les risques (fichier .xlxs)
4. Document d’orientation GeoPDF de Rainforest Alliance (fichier .pdf).

4.5.2.b. Résultats : votre évaluation des risques a échoué

Si votre évaluation des risques a échoué, vous verrez apparaître à l’écran une notification en rouge. 

Il peut y avoir trois raisons à cela, marquées du message « Echec » en rouge :

• les polygones de plusieurs unités agricoles se chevauchent (colonne « Chevauchement »), et/ou
• les géodonnées ne se trouvent pas sur terre (colonne « Sur terre »), et/ou 
• les coordonnées GPS ou les polygones fournis indiquent un pays différent du Site de gestion centrale (colonne « Dans le pays »)

Une même unité agricole peut présenter plusieurs erreurs.

En cliquant sur « Télécharger les résultats », un dossier .zip sera automatiquement téléchargé sur votre ordinateur. Dans ce dossier .zip vous trouverez le Tableau de validation (fichier .xlsx) dans lequel vous pourrez filtrer et identifier quelle(s) sont les unité(s) agricole(s) pour lesquelles vous devez corriger des informations. Vous pouvez aussi utiliser l’icône Filtre à côte du nom de chaque colonne pour identifier quelle(s) unité(s) agricole(s) doivent être corrigées. Les validations d’unités agricoles qui ont échoué peuvent être identifiées à l’aide de la mention « Échec » en rouge dans la colonne correspondante.

Veuillez ensuite mettre à jour les informations erronées. Vous pouvez vous référer au paragraphe 4.1 pour mettre à jour vos unités agricoles ainsi qu’au paragraphe 4.3 pour télécharger une nouvelle fois vos polygones. Vous pourrez ensuite lancer une nouvelle fois votre évaluation des risques (voir le paragraphe 4.4.1.).

Besoin d'aide?

Pour plus d'informations, consultez lies FAQ à la fin de ce manuel.

4.6. Téléchargez, complétez et chargez votre auto-évaluation

Pour télécharger votre auto-évaluation, suivez les étapes ci-dessous :

- Dans l'onglet "Aperçu de certification", cliquez sur le bouton "Détails" de la licence en attente.

- Cliquez sur l’onglet « Préparation à la licence ».
Dans la section « auto-évaluation », cliquez sur « Ouvrir ».

- Téléchargez votre auto-évaluation. L’auto-évaluation téléchargée ne contient que les exigences applicables à votre organisation en fonction des informations fournies lors de votre l’inscription.

- Dans le fichier Excel, remplissez la colonne D avec la mention "conformité" ou "non-conformité" et développez dans la colonne E vos conclusions et la manière dont votre organisation se conforme à chaque exigence. Si vous n'êtes pas (encore) en conformité, veuillez remplir les colonnes G à J en expliquant les étapes et les mesures prises pour résoudre cette non-conformité.

- Lorsque vous êtes prêt, téléchargez votre auto-évaluation dans cette section. Cliquez sur le bouton "Télécharger votre fichier".

4.7. Données de l'indicateur

Les Titulaires de Certificats d’Exploitations Agricoles (TC) qui mettent en œuvre les exigences de la Norme Rainforest Alliance 2020 doivent collecter des informations (données des indicateurs) en vue de leur audit.

À partir de juillet 2023, ces données devront être complétées et soumises dans le RACP. L'onglet "Données des indicateurs" du RACP remplace le fichier Excel "Modèle des indicateurs de la Norme 2020 pendant la transition". Une fois que les données des indicateurs ont été soumises et qu'une poignée de main (handshake) a été effectuée avec un OC, les OCs pourront également consulter et télécharger les données des indicateurs.

Les TCs doivent apporter toutes les corrections ou modifications nécessaires identifiées au cours de l'audit et soumettre une version finale correcte dans leur champ d'application de certification avant que l'OC ne fasse la demande de licence à RA.

4.7.1. Complétez les données de votre indicateur

Pour remplir les données de votre indicateur, suivez les étapes ci-dessous :

- Dans l'onglet "Profil de certification", cliquez sur le bouton "Détails" de la licence en attente.

- Cliquez sur l'onglet "Données des indicateurs".

Vous verrez les sections pour lesquelles vous devez fournir des informations :

• Gestion (applicable uniquement aux groupes d'agriculteurs)
• Évaluation et Plan de gestion des risques
• Différentiel de durabilité
• Investissements de durabilité
• Évaluation et Résolution du travail des enfants, du travail forcé, de la discrimination, de la violence et du harcèlement en milieu de travail
• Salaire minimum vital

Pour remplir le formulaire, cliquez sur chaque section pour ouvrir un panneau et remplissez les données requises.

Pour chaque section complétée, un symbole vert apparaît à côté du nom de la section, comme indiqué ci-dessous.

Les données introduites sont sauvegardées automatiquement lors de la fermeture de chaque panneau. Vous pouvez également enregistrer en cliquant sur le bouton "Enregistrer" au bas de la page.

Lorsque toutes les sections sont remplies, cliquez sur le bouton "Soumettre". Un fichier pdf des données de votre indicateur sera généré. Votre OC aura accès à votre dernier rapport lorsque le contrat (poignée de main) aura été confirmé dans le RACP (voir paragraphe 3.3).

Si vous modifiez votre Champ d'application de certification (voir le paragraphe 2.3), les données de vos indicateurs peuvent changer. Vous devrez reconfirmer votre champ d'application (voir le paragraphe 2.2) et remplir toutes les nouvelles données des indicateurs comme illustré dans ce paragraphe. Assurez-vous que tous les indicateurs sont à jour en fonction de votre nouveau champ d’application de certification.

4.7.2. Téléchargez votre rapport de données sur les indicateurs

Une fois soumis, vous pouvez télécharger votre rapport sur les données des indicateurs :

- Dans l'onglet "Profil de certification", cliquez sur le bouton "Détails" de la licence en attente.

- Cliquez sur l'onglet "Données des indicateurs".

- Cliquez sur le bouton "Télécharger".

5. Renouveler votre certification

Vous recevez une notification 6 mois avant l'expiration de votre licence. Cela signifie que vous devez vous assurer que vous renouvelez votre certification et/ou votre licence avant qu'elle n'expire.

Vous trouverez ci-dessous les principales étapes à suivre au sein du RACP pour renouveler votre certification.

5.1 Mise à jour et confirmation du champ d'application

Connectez-vous à votre compte sur ce lien avec votre nom d'utilisateur et votre mot de passe reçus lors de votre inscription au RACP.

Un message contextuel apparaîtra 6 mois avant l'expiration de votre licence actuelle. Cliquez sur Oui pour commencer à renouveler votre certification.

Votre périmètre de certification est copié à partir de votre périmètre de certification précédent, de sorte que vous n'avez pas besoin de saisir à nouveau toutes les informations. Cliquez sur l'onglet "Aperçu de la certification" et suivez les étapes ci-dessous :

1. Cliquez sur "Modifier" pour revoir le statut de propriété de vos exploitations. Si des changements sont nécessaires, mettez à jour les informations (voir les instructions au paragraphe 2).
2. Cliquez sur "Détails" pour accéder à la section "Champ d’application de la certification".

Veillez à vérifier les informations existantes dans vos exploitations et sites, et à les mettre à jour si nécessaire (par exemple, les nouvelles cultures, exploitations, sites, activités, niveaux de traçabilité, etc. que vous souhaitez inclure), en cliquant sur le bouton "Modifier" sur le côté droit de votre site.

Pour poursuivre votre certification, déposer votre candidature et préparer votre audit, suivez les instructions des chapitres 3 et 4 de ce manuel d'utilisation.

Besoin d'aide ?

Pour plus d'informations, consultez lies FAQ à la fin de ce manuel.

6. Organisation : Utilisateurs et contacts

Dans ce paragraphe, vous trouverez des instructions sur la manière d'ajouter des utilisateurs et des contacts dans votre compte RACP.

6.1. Utilisateurs

Dans l'onglet Organisation, cliquez sur Utilisateurs pour afficher, modifier ou ajouter de nouveaux utilisateurs.

Chaque utilisateur peut se voir attribuer 3 rôles, en fonction de ses activités dans RACP.

Par défaut, la personne qui a enregistré le compte se voit attribuer les trois rôles (Finance, Administrateur, Utilisateur).

Outre les rôles susmentionnés, les utilisateurs qui travaillent avec les demandes d’approbation sur Claims peuvent endosser l’une des fonctions suivantes : 

6.1.1. Ajouter un nouvel utilisateur

Pour ajouter un nouvel utilisateur, cliquez sur "Utilisateurs" et utilisez le bouton "Ajouter un nouvel utilisateur". Remplir le formulaire, y compris le(s) rôle(s) désigné(s) comme expliqué ci-dessus. Par défaut, un nouvel utilisateur aura le rôle de base « Utilisateur ».

6.1.2. Modifier l'utilisateur

Les administrateurs peuvent modifier les informations relatives à l'utilisateur, telles que le nom, le prénom, l'adresse électronique et les rôles. Pour ce faire, cliquez sur l'utilisateur et mettez à jour les informations requises.

Plusieurs utilisateurs peuvent avoir le rôle « Finance » et « Administrateur ».

Le cas échéant, en tant qu'administrateur, vous pouvez supprimer votre rôle Finance en cliquant sur votre nom et en désactivant la case à cocher correspondante, après avoir attribué le rôle Finance à un autre utilisateur.

6.1.3. Supprimer un utilisateur

Pour supprimer un utilisateur, cliquez sur son nom et ensuite sur le bouton "Supprimer". Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur "Confirmer".

6.2. Contacts

Dans l'onglet Organisation, cliquez sur "Contacts" pour afficher, modifier ou ajouter de nouveaux contacts.

Un employé enregistré en tant qu'utilisateur est automatiquement répertorié en tant que contact.

Lorsque vous ajoutez un employé en tant que Contact, c'est pour indiquer sa responsabilité dans votre organisation, qui peut être pertinente pour Rainforest Alliance ou un organisme de certification, et ne lui attribue pas automatiquement un rôle d'utilisateur dans RACP.

6.2.1. Ajouter un nouveau contact

Pour ajouter un nouveau contact, cliquez sur "Ajouter un nouveau contact". Remplissez le formulaire avec les informations requises et enregistrez le contact.

Cliquez à nouveau sur le nom du contact nouvellement créé et accédez à la section "Type de contact". Ici, vous pouvez assigner leur type de contact (Admin, Facturation) pour l'organisation et chaque site/sous-traitant que vous avez enregistré.

6.2.2. Supprimer un contact

Pour supprimer un contact, cliquez sur le contact à supprimer. Un panneau s'ouvre, cliquez sur le bouton rouge "Supprimer le contact".

Confirmez la fenêtre contextuelle en cliquant sur "Supprimer" et le contact est supprimé de votre compte.

6.3. Utilisateur dans plusieurs comptes

Il est possible d'être un utilisateur actif dans plusieurs comptes. Afin de conserver un seul nom d'utilisateur pour tous les comptes, nous vous recommandons d'utiliser la même adresse électronique (et le même nom d'utilisateur) lors de la procédure d'enregistrement pour tous les titulaires de certificats pour lesquels vous avez besoin d'un accès dans RACP.

Lorsque vous accédez à RACP avec votre nom d'utilisateur lié à plus d'un compte, vous pouvez sélectionner l'organisation pour laquelle vous souhaitez vous connecter.

Si vous êtes déjà connecté, vous pouvez changer de compte. Allez dans l'onglet Tableau de bord et cliquez sur le texte orange (-> Cliquez ici pour changer) dans le coin supérieur droit.

7. Glossaire

Le tableau ci-dessous répertorie les termes et abréviations les plus fréquemment utilisés et leur signification pour travailler avec la RACP. Il est nécessaire de comprendre ces termes pour compléter votre inscription dans les règles.

Voir aussi notre glossaire en ligne, pour une explication de la terminologie utilisée dans les documents et outils du programme de certification Rainforest Alliance 2020.

8. FAQ

9. Historique des changements

10. Avertissement

Ce manuel d’utilisation est rédigé parallèlement au développement de RACP, les écrans et les formulaires peuvent donc légèrement différer de la version live de la RACP en raison du développement en cours et des améliorations.

Décharge de responsabilité concernant la traduction

Pour toute question liée à la signification précise des informations contenues dans ce document traduit, veuillez vous référer à la version officielle en anglais pour en obtenir la clarification.