RACP: Panduan Pengguna Untuk Pemegang Sertifikat Rantai Pasok

Apa yang dapat Anda lakukan di RACP?

Daftar di RACP untuk mengikuti program Rainforest Alliance 2020. Di sini, Anda dapat membuat akun, memperoleh sertifikat Rainforest Alliance, mengelola lisensi, melaporkan keterlacakan, memeriksa informasi keuangan, dan mengirimkan permintaan persetujuan klaim.

Siapa yang perlu mendaftar di RACP?

Pendaftaran di RACP berlaku untuk:

• Produsen: kebun kecil, kebun besar, kelompok kebun
• Pelaku Rantai Pasokan (termasuk Retailer, Perusahaan Jasa Makanan, Pemilik Merek)

Apa kegunaan panduan pengguna ini?

Panduan pengguna ini membantu Pemegang Sertifikat Rantai Pasok (termasuk Retailer, Perusahaan Jasa Makanan, dan Pemilik Merek) menavigasi RACP selama proses pendaftaran dan sertifikasi, proses perpanjangan sertifikasi, dan cara mengelola pengguna dan kontak.

Langkah-langkah untuk mendapatkan Sertifikasi Rantai Pasok

Anda dapat menemukan informasi lebih lanjut di halaman Cara Mendapatkan Sertifikasi Rantai Pasok: Panduan untuk Perusahaan.

1. Mengirim permintaan pendaftaran Anda

1. Buka halaman pendaftaran RACP di sini.
2. Tentukan bahasa pilihan Anda di pojok kanan atas.
3. Klik pada alur Pelaku Rantai Pasok.
   • Catatan: Jika Anda adalah retailer atau Perusahaan Jasa Makanan, klik alur Retailer.
4. Berikan informasi organisasi Anda:
   1. Rincian organisasi:
      1. nama organisasi;
      2. jika berlaku, ID Rainforest Alliance/UTZ lama Anda.
      3. tanaman utama Anda.
      4. semua aktivitas tambahan.
   2. Alamat organisasi: ini adalah lokasi tempat sertifikat dikelola.
   3. Detail pribadi: nama depan, nama belakang, dan alamat email bisnis Anda.
   4. Syarat & Ketentuan:
      1. Baca dan terima Syarat & Ketentuan.
      2. Kirimkan pendaftaran Anda: klik "Kirim partisipasi".

2. Buat profil sertifikasi Anda

Setelah Anda menerima email aktivasi, klik tautan di email untuk mengaktifkan nama pengguna dan mengatur kata sandi baru Anda.

Anda akan mendarat di Dasbor Anda di layar berikut:

Beri tahu kami lokasi mana yang ingin Anda sertifikasi, dengan menunjukkan:

• Lokasi Manajemen Pusat (CML) Anda. Ini adalah alamat kantor manajemen;
• lokasi tambahan yang ingin Anda sertakan dalam sertifikasi Anda (jika ada).

Ringkasan: Klik "Kirim" untuk melanjutkan ke langkah berikutnya.

Untuk setiap pengeditan yang diperlukan, klik tombol "Edit" di bawah Tindakan.

Sekarang Anda akan masuk ke bagian “Ringkasan Sertifikasi”, tempat Anda dapat melihat ikhtisar lokasi dalam ruang lingkup sertifikasi Anda.

2.1 Menambah dan memelihara lokasi

Dalam “Ruang lingkup sertifikasi”, Anda dapat menemukan gambaran umum lokasi Anda.

Anda harus mengisi lebih banyak informasi tentang lokasi Anda. Klik “Edit” dan isi informasi yang berlaku:

1. Detail: masukkan informasi lokasi Anda.
2. Tanaman: pilih tanaman bersertifikasi Rainforest Alliance yang terhubung dengan lokasi ini Berikan perkiraan volume (total volume bersertifikasi Rainforest Alliance, volume yang tidak bersertifikasi, dan volume yang disertifikasi oleh skema lain) yang Anda harapkan untuk dibeli atau diproses dalam 12 bulan mendatang untuk setiap tanaman yang Anda pilih. Gunakan alat bantu kalkulator online kami untuk memperkirakan volume Anda.
3. Aktivitas: sebutkan aktivitas apa saja yang dapat dilakukan di lokasi ini.
   • Retailer dan Perusahaan Jasa Makanan harus memilih aktivitas Retail dan Pemilik Merek.
4. Input: sebutkan produk apa saja yang bersumber atau tiba di lokasi ini.
   • Retailer dan Perusahaan Jasa Makanan harus memilih produk yang siap untuk konsumen.
5. Output: sebutkan produk apa yang keluar dari lokasi ini.
   • Retailer dan Perusahaan Jasa Makanan harus memilih informasi yang sama dengan Input.
6. Keterlacakan: sebutkan tipe keterlacakan produk yang ditangani di lokasi ini. Pilih semua tipe level keterlacakan yang berlaku untuk sertifikasi Anda. Hal ini dapat dilihat pada tagihan dan dokumentasi pengiriman Anda. Jika Anda tidak mengetahui hal ini, tanyakan kepada pemasok Anda.
7. Pertanyaan sertifikasi: jawab pertanyaan di bagian ini untuk membantu kami mengidentifikasi ruang lingkup Anda. Lebih banyak pertanyaan mungkin muncul tergantung pada jawaban Anda. Beberapa pertanyaan diisi sebelumnya berdasarkan informasi yang Anda berikan di profil. Jika jawaban yang telah terisi sebelumnya salah, Anda harus memperbarui entri sebelumnya. Klik “Kembali” untuk mengedit informasi yang telah Anda isi pada bagian sebelumnya tentang lokasi ini.

   8. Ringkasan: di sini Anda dapat melihat ringkasan informasi yang Anda masukkan sejauh ini. Jika perlu mengedit, klik tombol "Kembali" untuk mengedit entri sebelumnya. Jika tidak diperlukan, klik "Kirim" untuk melanjutkan ke langkah berikutnya.

Setiap Pemegang Sertifikat harus memiliki sedikitnya satu lokasi. Lokasi Manajemen Pusat (Central Management Location, CML) yang Anda sebutkan saat membuat akun. Dalam hal sertifikasi multi-lokasi, Anda akan melihat lokasi-lokasi lain yang terdaftar di sini juga. Anda juga dapat menambahkan lokasi baru secara manual (lihat paragraf 2.2 berikutnya).

2.2 Multi-lokasi & Subkontraktor

Jika Anda memiliki sertifikasi multi-lokasi atau ingin menambahkan subkontraktor ke dalam ruang lingkup sertifikasi Anda, klik tombol hijau “Tambahkan lokasi baru” di bagian “ruang lingkup Sertifikasi Anda.

Ulangi tindakan seperti yang diilustrasikan di atas pada paragraf 2.1 dalam panduan ini untuk setiap lokasi/subkontraktor yang ingin Anda tambahkan.

Catatan: Dalam kasus adanya beberapa lokasi, pastikan lokasi manajemen dipilih sebagai Lokasi Manajemen Pusat. Ini akan muncul pada sertifikat Anda.

2.3. Konfirmasi ruang lingkup sertifikasi Anda & Lihat persyaratan

Setelah menambahkan semua lokasi/subkontraktor ke dalam ruang lingkup sertifikasi, Anda dapat mengonfirmasi ruang lingkup Anda.

Di bagian ruang lingkup Sertifikasi Anda, klik tombol hijau "Konfirmasi ruang lingkup dan lihat persyaratan".

Hal ini akan menghasilkan persyaratan yang berlaku untuk organisasi Anda, berdasarkan informasi yang dimasukkan dalam profil Anda.

Di bagian Persyaratan, Anda dapat meninjau dan mengunduh file Excel dengan semua persyaratan yang berlaku. Setelah selesai, klik “Kembali”.

2.4. Hitung level verifikasi Anda

Kembali ke bagian “”Ruang lingkup sertifikasi” dan klik tombol hijau muda “Hitung level verifikasi saya”. Ini adalah langkah wajib untuk memastikan Rainforest Alliance menerima permintaan untuk menghitung level verifikasi (risiko) Anda agar Anda dapat melanjutkan sertifikasi Anda.

Baca informasi di panel “Mulai verifikasi”, ikuti petunjuknya, lalu klik “Kirim”.

Level verifikasi mengacu pada seberapa sering dan proses peninjauan apa yang diperlukan untuk menilai risiko di lokasi tertentu. Tim sertifikasi Rainforest Alliance akan meninjau profil Anda dalam waktu tiga minggu. Anda akan menerima hasilnya melalui email.

Silakan lanjutkan dengan meminta atau mengunggah Perjanjian Lisensi Anda. Ikuti langkah-langkah dalam bab 3.

2.5. EUDR

Mulai 15 Januari 2023, Pemegang Sertifikat (CH) dengan kopi dan/atau kakao dalam lingkupnya dapat meminta data dan analisis dari sertifikasi Rainforest Alliance untuk mendukung persyaratan uji tuntas Regulasi Produk Bebas Deforestasi Uni Eropa (EUDR) mereka, dengan menyertakan pengaturan EUDR ke dalam lingkupnya di Platform Sertifikasi Rainforest Alliance (RACP).

2.5.1. Menyertakan opsi EUDR

Untuk menyertakan opsi EUDR dalam lingkup sertifikasi, Anda harus memiliki lisensi dengan status “tertunda”. Anda dapat memeriksa status lisensi Anda di tab “Ringkasan Sertifikasi”.

Masuk ke akun Anda di RACP dengan menggunakan tautan ini. Setelah masuk, jendela pop up akan tampil di Dasbor Anda. Jika tanaman kakao dan/atau kopi tercakup dalam ruang lingkup: klik tombol “Ke Pengaturan EUDR”. Sebagai alternatif, Anda juga dapat mengakses tombol Pengaturan EUDR dengan cara berikut:

- Buka Ringkasan Sertifikasi Anda.

- Klik "Detail" untuk lisensi yang saat ini berada dalam status "tertunda".

- Cari tombol "Pengaturan EUDR" yang ada di atas bagian Ruang Lingkup Sertifikasi.

Pada layar Pengaturan EUDR, klik tombol "Edit".

Pilih "Ya" untuk menambahkan EUDR ke dalam ruang lingkup sertifikasi Anda, baca Syarat & Ketentuan, dan jika sudah siap, klik "Simpan".

Permintaan Anda untuk menambahkan data EUDR ke dalam ruang lingkup sertifikasi kini telah disertakan.  Data terkait lisensi baru yang disetujui EUDR akan tersedia belakangan di tahun ini.

 2.5.2. Mengecualikan opsi EUDR

Untuk mengecualikan opsi EUDR dari ruang lingkup sertifikasi Anda, ikuti langkah-langkah di bawah ini: 

Masuk ke akun Anda di RACP menggunakan tautan ini. 

- Buka Ringkasan Sertifikasi Anda.

- Klik "Detail" untuk lisensi yang saat ini berada dalam status "tertunda".

- Cari tombol "Pengaturan EUDR" yang ada di atas bagian Ruang Lingkup Sertifikasi.

- Pada layar Pengaturan EUDR, klik tombol "Edit".

- Pilih "Tidak" lalu klik "Simpan". 

- Tutup jendela Pengaturan EUDR.

Permintaan Anda untuk menambahkan data EUDR ke dalam cakupan sertifikasi kini telah dihilangkan.

2.6. TJU: Pendaftaran & Sertifikasi

3. Perjanjian Hukum (versi 2020)

Untuk menandatangani atau mengunggah Perjanjian Lisensi yang ada, masuk ke akun RACP Anda dan klik tab Hukum.

Di layar berikutnya Anda dapat mengatur hierarki hukum Anda.

• Organisasi induk: Organisasi yang memiliki kepentingan pengendali pada satu atau lebih organisasi.
• Organisasi anak: Organisasi yang menjadi tanggung jawab entitas lain secara hukum.
• Organisasi yang berdiri sendiri: Organisasi yang bukan merupakan anak perusahaan dan/atau tidak terkait secara hukum dengan perusahaan lain.

Pilih jenis organisasi Anda dan klik “Lanjutkan”.

Klik pada tombol “Minta persetujuan hukum Anda”.
Jika telah memiliki Perjanjian Lisensi (yang berlaku), Anda dapat menyebutkannya pada layar berikutnya.

Jika telah memiliki Perjanjian Lisensi yang masih berlaku (versi 2020), Anda dapat mengunggahnya di RACP. Klik “Ya, saya telah memiliki Perjanjian Lisensi (Versi 2020)” dan ikuti petunjuk di paragraf 3.1.

Jika belum memiliki Perjanjian Lisensi (versi 2020), Anda dapat memintanya di RACP. Klik “Tidak, saya belum memiliki Perjanjian Lisensi (versi 2020)” dan ikuti langkah-langkah di paragraf 3.2.

3.1. Unggah Perjanjian Lisensi Anda yang ada (versi 2020)

Jika perusahaan Anda telah memiliki Perjanjian Lisensi yang masih berlaku (versi 2020), ikuti langkah-langkah di bawah ini:

1) Pilih "Ya, saya telah memiliki Perjanjian Lisensi (versi 2020)".

2) Unggah dokumen Anda.

3) Klik “Lanjutkan”.

Jika ada, sertakan penerima sublisensi. Penerima sublisensi yang disetujui akan tercakup dalam Perjanjian Lisensi Anda. Jika Anda tidak memiliki pemegang sublisensi, klik langsung pada “Kirim ke Rainforest Alliance” untuk mengirimkan permintaan Anda.

Permintaan Anda sekarang berstatus “Menunggu peninjauan oleh Rainforest Alliance”.

Tim Rainforest Alliance akan meninjau permintaan Anda. Anda akan menerima masukan melalui email.

Setelah Perjanjian Lisensi Anda divalidasi oleh Rainforest Alliance, maka akan muncul keterangan “Valid” pada tab Hukum.

3.2. Menandatangani Perjanjian Lisensi baru Anda

Jika Anda belum menandatangani Perjanjian Lisensi (versi 2020), silakan meminta dan menandatanganinya di RACP. Anda dapat menandatanganinya dengan DocuSign di sistem secara langsung, jika tersedia di negara Anda.

Ikuti langkah-langkah di bawah ini:

1) Pilih "Tidak, saya tidak memiliki Perjanjian Lisensi yang ada (versi 2020)".

2) Klik “Lanjutkan”.

Di layar “Pilih siapa yang akan menjadi bagian dari perjanjian hukum Anda”:

1) Cantumkan semua penerima sublisensi. Penerima sublisensi yang disetujui akan tercakup dalam Perjanjian Lisensi Anda. Jika Anda tidak memiliki pemegang sublisensi, lanjutkan ke langkah 2.

2) Pilih bahasa yang diinginkan dalam Perjanjian Lisensi Anda.

3) Klik “Lanjutkan”.

Untuk melanjutkan dengan tanda tangan, Anda memiliki dua opsi:

1) Menandatangani Perjanjian Lisensi dengan DocuSign. Ikuti langkah-langkah dalam paragraf 3.2.1.

2) Menandatangani Perjanjian Lisensi dengan tanda tangan basah. Ikuti langkah-langkah dalam paragraf 3.2.2.

Catatan: Jika tanda tangan elektronik tidak diperbolehkan di negara Anda, Anda akan melihat kotak informasi di kolom tanda tangan yang meminta Anda untuk mencetak dan menandatangani dokumen secara manual. Ikuti langkah-langkah dalam paragraf 3.2.2 dari panduan pengguna ini.

3.2.1. Tanda tangani Perjanjian Lisensi baru Anda dengan DocuSign

Untuk menandatangani Perjanjian Lisensi Anda dengan DocuSign, ikuti langkah-langkah di bawah ini:

1. Pilih bahasa aplikasi DocuSign (Klik “Ubah bahasa”).
2. Centang kotak “Saya setuju untuk menggunakan catatan dan tanda tangan elektronik”. Kemudian pada tombol kuning “Lanjutkan”.
3. Baca dokumen. Pada halaman 2 Perjanjian Lisensi, pilih gaya untuk tanda tangan Anda, masukkan nama lengkap, jabatan, dan alamat perusahaan Anda.
4. Ulangi langkah 3 untuk blok tanda tangan kedua di bawah ini.
5. Jika sudah siap, selesaikan proses tanda tangan dengan mengeklik tombol kuning “Selesai”.
6. Kirimkan Perjanjian Lisensi yang telah ditandatangani: klik tombol “Kirim ke Rainforest Alliance”.

Permintaan Anda sekarang berstatus “Menunggu peninjauan oleh Rainforest Alliance”.

Tim Rainforest Alliance sekarang akan meninjau permintaan Anda. Anda akan menerima masukan melalui email.

Setelah Perjanjian Lisensi Anda divalidasi oleh Rainforest Alliance, maka akan muncul keterangan “Valid” pada tab Hukum.

3.2.2. Menandatangani Perjanjian Lisensi baru Anda dengan tanda tangan basah

Opsi ini memungkinkan Anda untuk mengunduh, mencetak, dan menandatangani Perjanjian Lisensi dengan tanda tangan basah.

Ikuti langkah-langkah di bawah ini:

1. Pilih bahasa aplikasi DocuSign (Klik “Ubah bahasa”).
2. Centang kotak “Saya setuju untuk menggunakan catatan dan tanda tangan elektronik”.
3. Klik “Tindakan lain” (1) dan kemudian “Cetak & Tanda Tangan” (2).

1. Pada jendela pop-up, klik “Unduh” untuk menghasilkan dokumen dalam bentuk PDF.
2. Cetak dokumen dan tanda tangani dengan tanda tangan basah. Pada jendela pop-up yang sama, klik “Kembalikan dokumen” untuk mengunggah dokumen yang telah ditandatangani. Jika Anda telah menutup pop-up, atau telah keluar dari RACP, kembali ke tab Hukum dan ulangi langkah 3 dan 4 untuk kembali ke opsi “Kembalikan dokumen”.
3. Unggah file Anda dan klik “Selesai”.
4. Kirimkan Perjanjian Lisensi yang telah ditandatangani: klik tombol “Kirim ke Rainforest Alliance”.

Permintaan Anda sekarang berstatus “Menunggu peninjauan oleh Rainforest Alliance”.

Tim Rainforest Alliance sekarang akan meninjau permintaan Anda. Anda akan menerima masukan melalui email.

Setelah Perjanjian Lisensi Anda divalidasi oleh Rainforest Alliance, maka akan muncul keterangan “Valid” pada tab Hukum.

3.3. TJU: Perjanjian Lisensi

4. Level verifikasi diterima: langkah selanjutnya

Berdasarkan hasil yang Anda terima dalam email berisi level verifikasi, Anda perlu mempersiapkan Surat Endorsemen, atau untuk audit Anda. 

Ikuti langkah-langkah seperti yang ditunjukkan di bawah ini untuk lokasi yang menerima:

- Level Verifikasi A: mempersiapkan diri untuk Surat Endorsemen Anda. Lanjut ke paragraf 4.1.

- Level verifikasi B hingga E: mempersiapkan diri untuk audit Anda. Lanjut ke paragraf 4.2.

4.1. Level Verifikasi A: mempersiapkan diri untuk Surat Endorsemen Anda

Jika Anda menerima level verifikasi A, ini berarti Anda dibebaskan dari audit. Anda harus melanjutkan proses endorsemen untuk memperoleh surat Endorsemen. 

Selesaikan langkah-langkah berikut:

• Unduh, selesaikan, dan unggah penilaian mandiri Anda
• Memiliki Perjanjian Lisensi yang masih berlaku (versi 2020).
• Minta Endorsemen.

Langkah-langkah ini dijelaskan secara lebih rinci di bawah ini.

4.1.1. Unduh, selesaikan, dan unggah penilaian mandiri Anda

Untuk mengunduh penilaian mandiri Anda, ikuti langkah-langkah di bawah ini:

- Buka bagian "Ringkasan Sertifikasi" dan klik tombol "Detail" lisensi dalam status Tertunda.

Di sini klik tab "Persiapan lisensi”.
- Di bagian "penilaian mandiri", klik "Buka".

- Unduh penilaian mandiri Anda. File Excel ini berisi persyaratan yang berlaku untuk organisasi Anda berdasarkan informasi yang diberikan selama pendaftaran.

- Di file Excel, isi kolom D dengan “kepatuhan” atau “ketidakpatuhan” dan jelaskan di kolom E apa temuan Anda untuk menyatakan cara perusahaan Anda mematuhi setiap persyaratan. Jika Anda belum patuh, silakan isi kolom F - I yang menjelaskan langkah dan tindakan apa yang telah diambil untuk menyelesaikan ketidaksesuaian ini.

- Saat siap, unggah penilaian mandiri Anda di bagian yang sama. Klik “Unggah file Anda”.

4.1.2. Memiliki Perjanjian Lisensi yang masih berlaku (versi 2020)

Pastikan Anda memiliki Perjanjian Lisensi yang masih berlaku (versi 2020) di platform Sertifikasi Rainforest Alliance (RACP).

Jika perusahaan Anda telah memiliki Perjanjian Lisensi yang valid (versi 2020), Anda dapat mengunggahnya ke RACP. Jika Anda belum menandatangani Perjanjian Lisensi (versi 2020), Anda dapat meminta dan menandatanganinya di RACP.

Ikuti langkah-langkah untuk menandatangani atau mengunggah Perjanjian Lisensi (versi 2020) dalam bab 3 manual ini.

4.1.3. Minta Endorsemen

Buka “Ringkasan Sertifikasi” Anda. Pada lisensi Anda yang tertunda, klik “Detail”.

Di sisi kanan layar, Anda dapat melihat tombol “Minta endorsemen”.

Setelah peninjauan semua informasi yang diperlukan, Rainforest Alliance akan menghubungi Anda untuk melakukan klarifikasi lebih lanjut atau menerbitkan surat Endorsemen dan lisensi untuk berdagang. 

Setelah surat Endorsemen diterbitkan, Anda akan menerima email. 

Sertifikat Anda akan terlihat di bawah bagian “Dokumen” di tab “Persiapan lisensi”.

4.2. Level verifikasi B hingga E: mempersiapkan diri untuk audit Anda

Jika Anda menerima level verifikasi B hingga E, ini berarti Anda harus menjalani audit sertifikasi. Anda harus melanjutkan proses audit untuk mendapatkan Sertifikat audit.

Untuk mulai merencanakan audit,selesaikan langkah-langkah berikut ini:

• 4.2.1. Unduh, selesaikan, dan unggah penilaian mandiri Anda
• 4.2.2. Mengisi Formulir Permohonan Sertifikasi (Certification Application Form, CAF)
• 4.2.3. Hubungi Badan Sertifikasi (CB) resmi
• 4.2.4. Memiliki Perjanjian Lisensi yang masih berlaku (versi 2020)
• 4.2.5. Konfirmasikan kontrak di RACP (jabat tangan)

Langkah-langkah ini dijelaskan secara lebih rinci di bawah ini.

4.2.1. Unduh, selesaikan, dan unggah penilaian mandiri Anda

Untuk mengunduh penilaian mandiri Anda, ikuti langkah-langkah di bawah ini:

- Buka bagian "Ringkasan Sertifikasi" dan klik tombol "Detail" lisensi dalam status Tertunda.

Di sini klik tab "Persiapan lisensi”.
- Di bagian "penilaian mandiri", klik "Buka".

- Unduh penilaian mandiri Anda. File Excel ini berisi persyaratan yang berlaku untuk organisasi Anda berdasarkan informasi yang diberikan selama pendaftaran.

- Di file Excel, isi kolom D dengan “kepatuhan” atau “ketidakpatuhan” dan jelaskan di kolom E apa temuan Anda untuk menyatakan cara perusahaan Anda mematuhi setiap persyaratan. Jika Anda belum patuh, silakan isi kolom F - I yang menjelaskan langkah dan tindakan apa yang telah diambil untuk menyelesaikan ketidaksesuaian ini.

- Saat siap, unggah penilaian mandiri Anda di bagian ini. Klik “Unggah file Anda”.

4.2.2. Isi CAF

Formulir Permohonan Sertifikasi (CAF) merupakan dokumen wajib diisi oleh Pemegang Sertifikat dan Lembaga Sertifikasi sepanjang Proses Sertifikasi Standar kebun Berkelanjutan 2020.

Unduh versi terbaru CAF Anda di RACP (di bagian Badan Sertifikasi) atau di situs web Rainforest Alliance di sini.

Pastikan Anda menggunakan dokumen yang benar bernama Rantai pasok.

Isi tab merah 1. Formulir permohonan.

4.2.3. Hubungi Badan Sertifikasi (CB) resmi

Anda harus menandatangani perjanjian sertifikasi dengan CB yang dipilih. Anda dapat menemukan daftar CB resmi di sini dan meminta penawaran.

Kirimkan dokumentasi berikut ini ke CB Anda:

- Formulir Permohonan Sertifikasi (CAF).

- Penilaian diri Anda diisi sesuai petunjuk.

- Email Anda dengan hasil level verifikasi.

4.2.4. Memiliki Perjanjian Lisensi yang masih berlaku (versi 2020)

Pastikan Anda memiliki Perjanjian Lisensi yang masih berlaku (versi 2020) di platform Sertifikasi Rainforest Alliance (RACP).

Jika perusahaan Anda telah memiliki Perjanjian Lisensi yang valid (versi 2020), Anda dapat mengunggahnya ke RACP. Jika Anda belum menandatangani Perjanjian Lisensi (versi 2020), Anda dapat meminta dan menandatanganinya di RACP.

Ikuti langkah-langkah untuk menandatangani atau mengunggah Perjanjian Lisensi (versi 2020) dalam bab 3 manual ini.

4.2.5. Konfirmasikan kontrak di RACP (jabat tangan)

Setelah menandatangani perjanjian sertifikasi dengan CB, Anda perlu mengonfirmasi hal ini di RACP. Langkah ini akan memberi CB akses ke informasi yang diperlukan di profil Anda.

Ada dua cara untuk melakukan ini, seperti yang diilustrasikan di bawah ini.

Kirim permintaan ke CB Anda

Untuk mengirim permintaan ke CB, ikuti langkah-langkah di bawah ini:

- Buka tab "Ringkasan Sertifikasi", klik tombol "Detail" lisensi dalam status Tertunda.

- Klik pada tab "Persiapan lisensi" Anda;

- Di bagian "Badan Sertifikasi Anda", klik "Buka".

- Daftar Badan Sertifikasi resmi akan muncul. Klik "Konfirmasi kontrak" di sebelah nama CB yang telah menandatangani kontrak dengan Anda.

- CB akan menerima permintaan Anda. Sebelum hal ini dikonfirmasi, status permintaan Anda akan Menunggu tanggapan.

- Saat CB menerima permintaan Anda, kontrak Anda dengan CB secara resmi ditandatangani di RACP.

Menerima permintaan dari CB Anda.

Jika CB mengirimi Anda permintaan kontrak, ikuti langkah-langkah di bawah ini:

- Buka tab "Ringkasan Sertifikasi", klik tombol "Detail" lisensi dalam status Tertunda.

- Buka tab "persiapan Lisensi" Anda.

- Di bagian "Badan Sertifikasi Anda", klik tombol "Buka".

- Anda akan melihat undangan dari CB Anda. Klik pada tombol hijau "Lihat undangan".

- Pada panel di sisi kanan, klik "Ya, kami telah menandatangani kontrak", dan kemudian pada "Terima Undangan".

- Kontrak Anda dengan CB Anda sekarang resmi ditandatangani di RACP.

4.3. TJU: Level verifikasi

5. Perpanjang Sertifikat/Lisensi Anda

Anda menerima pemberitahuan 6 bulan sebelum lisensi Anda berakhir. Ini berarti Anda perlu memastikan bahwa Anda memperbarui sertifikasi dan/atau lisensi Anda sebelum berakhir.

Di bawah ini Anda dapat menemukan langkah-langkah utama yang harus diambil dalam RACP untuk memperbarui sertifikasi Anda.

5.1. Perbarui dan konfirmasikan ruang lingkup Anda

Masuk ke akun Anda di tautan ini dengan nama pengguna dan kata sandi Anda.

Pesan pop-up akan muncul 6 bulan sebelum lisensi Anda saat ini berakhir. Klik Ya untuk mulai memperbarui sertifikasi Anda.

Ruang lingkup sertifikasi Anda disalin dari ruang lingkup sertifikasi sebelumnya, sehingga Anda tidak perlu memasukkan semua informasi lagi. Klik pada tab “Ringkasan Sertifikasi”.

Pada lisensi dalam status menunggu, klik “Detail” untuk membuka bagian “Ruang lingkup sertifikasi”.

Dalam ruang lingkup sertifikasi Anda, Anda dapat menemukan salinan lokasi dalam lisensi Anda sebelumnya.

Pastikan untuk memverifikasi informasi yang ada di lokasi Anda, dan perbarui jika diperlukan (misalnya tanaman baru, kebun, lokasi, aktivitas, level keterlacakan, dll. yang ingin Anda sertakan), dengan mengeklik tombol "Edit" di sisi kanan situs Anda.

Ikuti petunjuk di Bab 2 dokumen ini untuk panduan lebih lanjut.

Setelah siap, konfirmasikan ruang lingkup sertifikasi Anda dengan mengeklik "Konfirmasi ruang lingkup dan persyaratan tampilan" di "Ruang lingkup sertifikasi" Anda.

Hal ini akan menghasilkan persyaratan yang berlaku untuk organisasi Anda, berdasarkan informasi yang dimasukkan dalam profil Anda.

Di bagian Persyaratan, Anda dapat meninjau dan mengunduh file Excel dengan semua persyaratan yang berlaku. Setelah selesai, klik tombol "Kembali".

5.2. Hitung level verifikasi Anda

Kembali ke bagian “Ruang lingkup sertifikasi” dan klik tombol hijau muda “Hitung level verifikasi saya”. Ini adalah langkah wajib untuk memastikan Rainforest Alliance menerima permintaan untuk menghitung level verifikasi (risiko) Anda, sehingga Anda dapat melanjutkan sertifikasi ulang Anda.

Baca informasi di panel “Mulai verifikasi”, ikuti petunjuknya, lalu klik “Kirim”.

Tim sertifikasi Rainforest Alliance akan meninjau profil Anda dalam waktu 3 minggu. Anda akan menerima hasilnya melalui email.

5.3. Level verifikasi diterima: langkah selanjutnya

Berdasarkan hasil yang Anda terima dalam email dengan level verifikasi Anda, Anda perlu mempersiapkan surat/lisensi Endorsemen, atau untuk audit Anda. 

Untuk memperbarui lisensi/sertifikat endorsemen Anda, ikuti langkah-langkah di paragraf 4.1.

Untuk memperbarui lisensi/sertifikat audit CB Anda, ikuti langkah-langkah di paragraf 4.2.

5.4. TJU: Pembaruan sertifikasi

6. Organisasi: Pengguna & Kontak

Pada bab ini, Anda akan menemukan petunjuk tentang cara menambah, mengedit, dan menghapus pengguna dan kontak pada akun RACP Anda.

6.1. Pengguna

Di tab Organisasi, klik Pengguna untuk melihat, mengedit, atau menambahkan pengguna baru.

Setiap pengguna dapat diberi berbagai peran, berdasarkan aktivitas dan tanggung jawab mereka di RACP.

Secara default, orang yang mendaftarkan akun ditugaskan dengan ketiga peran tersebut (Keuangan, Administrator, Pengguna).

Selain peran pengguna yang disebutkan di atas, pengguna yang mengurus permintaan persetujuan Claims dapat memiliki salah satu peran berikut: 

6.1.1. Menambahkan pengguna baru

Untuk menambahkan pengguna baru, klik "Pengguna" dan gunakan tombol "Tambahkan Pengguna Baru". Lengkapi formulir, termasuk peran yang ditunjuk seperti yang dijelaskan di atas. Secara default, pengguna baru akan diberi peran dasar "Pengguna".

6.1.2. Mengedit pengguna

Administrator dapat mengedit informasi pengguna, seperti nama, nama belakang, alamat email, dan peran. Untuk melakukannya, klik pada pengguna dan perbarui informasi yang diperlukan.

Beberapa pengguna dapat diberi peran "Keuangan" dan "Administrator".

Jika berlaku, sebagai Administrator, Anda dapat menghapus peran Keuangan Anda dengan mengeklik nama Anda dan menonaktifkan kotak centang yang sesuai, setelah Anda menetapkan peran Keuangan ke pengguna lain.

6.1.3. Menghapus pengguna

Untuk menghapus pengguna, klik nama pengguna dan kemudian tombol "Hapus". Pada pop up, klik "Konfirmasi".

6.2. Kontak

Di tab Organisasi, klik "Kontak" untuk melihat, mengedit, atau menambahkan kontak baru.

Karyawan yang terdaftar sebagai Pengguna secara otomatis juga terdaftar sebagai Kontak.

Saat menambahkan karyawan sebagai Kontak, hal ini menunjukkan tanggung jawabnya dalam organisasi Anda, yang mungkin relevan untuk Rainforest Alliance atau Badan Sertifikasi, tetapi tidak secara otomatis menetapkan peran pengguna kepadanya dalam RACP.

6.2.1. Tambahkan kontak baru

Untuk menambahkan kontak baru, klik "Tambahkan kontak baru". Isi formulir dengan informasi yang diperlukan dan simpan kontak.

Klik lagi pada nama kontak yang baru dibuat dan kemudian pergi ke bagian "Jenis kontak". Di sini Anda dapat menetapkan jenis kontak mereka (Admin, Penagihan) untuk organisasi dan setiap lokasi/subkontraktor yang telah Anda daftarkan.

6.2.2. Menghapus kontak

Untuk menghapus kontak, klik kontak yang ingin Anda hapus. Panel akan terbuka, klik tombol merah "Hapus kontak".

Konfirmasikan pop-up dengan mengeklik "Hapus" dan kontak dihapus dari akun Anda.

6.3. Pengguna di beberapa akun

Menjadi pengguna aktif di beberapa akun dapat dilakukan. Untuk menyimpan satu nama pengguna untuk semua akun, kami sarankan Anda menggunakan alamat email (dan nama pengguna) yang sama saat mengikuti proses pendaftaran untuk semua Pemegang Sertifikat yang perlu Anda akses di RACP.

Saat mengakses RACP dengan nama pengguna Anda yang ditautkan ke lebih dari satu akun, Anda dapat memilih organisasi mana yang ingin Anda masuki.

Setelah masuk, Anda dapat beralih ke akun lain. Buka tab Dasbor Anda, dan klik pada teks oranye (-> Klik di sini untuk mengubah) di sudut kanan atas.

7. Keuangan

Untuk mengakses informasi Keuangan Anda, klik tab “Keuangan” di RACP.

Di tab Keuangan, Anda dapat melihat:

• Biaya: di bagian ini Anda dapat menemukan ringkasan biaya Royalti yang harus Anda bayarkan.
• Faktur: di bagian ini Anda dapat menemukan ringkasan semua biaya Royalti Anda (yang sudah dibayar dan yang tertunda).
• Pengalihan: di bagian ini Anda dapat mengatur pengalihan biaya royalti. Hanya berlaku untuk kopi. Lihat paragraf 7.1. di bawah ini untuk informasi lebih lanjut.

7.1 Pengalihan Faktur (hanya untuk kopi)

Platform Sertifikasi Rainforest Alliance (RACP) memungkinkan perusahaan untuk menetapkan faktur untuk royalti kepada pemasok, pembeli, atau perusahaan yang terdaftar dalam rantai pasok. Informasi lebih lanjut tentang royalti dapat ditemukan di sini.

Petunjuk di bawah ini akan memandu Anda dalam proses pengalihan faktur di RACP.

7.1.1. Jenis-jenis Pengalihan Faktur

7.1.2. Permintaan Pengalihan

Untuk mengakses Pengalihan Faktur, masuk ke akun RACP Anda dan buka tab “Keuangan”.

Buka tab “Penugasan ulang”. Di sini Anda akan melihat dua bagian:

• Permintaan Diajukan: Menampilkan Pengalihan Faktur Tertunda dan Faktur Aktif yang diproses oleh Akun ini. Bagian ini hanya untuk akun yang telah mencatat persetujuan untuk pengalihan dengan akun lain.
• Permintaan Diterima: Menampilkan pengalihan faktur Tertunda dan Aktif yang diterima oleh akun untuk dikonfirmasi. Bagian ini hanya untuk akun yang telah menerima persetujuan untuk pengalihan dari akun lain.

Mengatur pengalihan yang baru

1. Pergi ke Permintaan Diajukan.
2. Klik tombol Tertunda.
3. Klik tombol Permintaan Pengalihan Baru.

Untuk menambahkan Perjanjian Pengalihan, isi detail wajib (tanda bintang merah) di jendela pop-up:

Setelah Perjanjian Pengalihan ditambahkan, Pemegang Sertifikat yang menerima permintaan penugasan ulang harus mengonfirmasi proses tersebut. Perjanjian akan terlihat di bagian “Penugasan ulang”. Di bawah 'Permintaan yang Diajukan', Anda akan melihat permintaan Tertunda hingga pihak lain mengonfirmasinya.

Menarik permintaan tertunda

1. Pergi ke Permintaan Diajukan.
2. Klik tombol Tertunda.
3. Klik pada tombol Tarik .

Menerima atau menolak permintaan tertunda

1. Buka Permintaan yang Diterima.
2. Klik tombol Tertunda.
3. Klik tombol Terima/Tolak .

Mencabut permintaan diterima

1. Pergi ke Permintaan Diajukan.
2. Klik tombol Aktif .
3. Klik tombol Cabut .

7.2. Penagihan

RACP menghitung royalti yang dibebankan yang berlaku selama siklus penagihan (misalnya, bulanan untuk royalti kopi) dan menagihnya sesuai jumlah yang tertera pada akhir siklus.

Ketika akun telah memilih salah satu jenis Pengalihan Faktur di RACP, baris Faktur akan didebit dan kemudian dikreditkan.

7.3. TJU: Keuangan

8. Glosarium

Tabel di bawah mencantumkan istilah dan singkatan yang sering digunakan beserta penjelasannya saat menggunakan RACP. Anda perlu memahami istilah tersebut agar akurat saat menyelesaikan pendaftaran.

Lihat juga glosarium online kami, untuk penjelasan terminologi yang akan Anda temukan dalam dokumen dan alat bantu Program Sertifikasi Rainforest Alliance 2020.

9. Riwayat Perubahan

10. Penafian

Petunjuk Pengguna ini dibuat sejalan dengan pengembangan sistem RACP, sehingga layar mungkin sedikit berbeda dari versi aktif RACP karena pengembangan yang sedang berlangsung.

Penafian Penerjemahan

Untuk pertanyaan terkait akurasi informasi dalam naskah terjemahan ini, harap lakukan klarifikasi dengan versi resmi berbahasa Inggris.