MultiTrace: İzlenebilirlik kullanım kılavuzu

1. Giriş

1.a Multitrace nedir?

MultiTrace, ortaklarımızın güvenilir sertifikalı arazi verilerine karşı artan taleplerinde yardımcı olan bir izlenebilirlik sistemidir. Rainforest Alliance ile sertifikasyon kuruluşları, üreticiler ve şirketler arasında daha iyi veri kalitesi, erişilebilirlik ve şeffaflık sağlayan, yeni ve geliştirilmiş bir çalışma yöntemini destekler.

MultiTrace gelecekteki yenilikler için temel oluşturur. Yeni sertifikasyon vizyonumuzda, veri akışı üreticide başlar ve zaman içinde bu, küçük arazi sahibi üreticiyi de kapsayacak hale gelecektir. Gelecekte üretici verilerine erişme ve diğer veri kaynaklarından faydalanma yeteneği, tedarik zincirinin daha bütünlüklü görünmesini sağlayacaktır. Bu hepimize, nasıl hareket edebileceğimiz konusunda daha iyi bir anlayış sağlayacaktır, böylece insanların ve doğanın uyum içinde yaşamlarını sürdürdüğü bir dünyaya katkıda bulunabiliriz.

1.b İzlenebilirlik neden önemlidir?

MultiTrace’in amacı sertifikalı ürünlerin tedarik zinciri boyunca izlenebilirliğini temin edip sertifikasyon ve lisanslamaya imkan sağlamaktır. Sertifikalı ürünlerin satın alımlarını, satışlarını ve işlenmesini bildirmek Rainforest Alliance sertifikasyon standardının bir gerekliliğidir.

Tüketiciler, markalar, diğer STK'lar ve tüketici haklarını savunma grupları dahil olmak üzere paydaşlarımız, Rainforest Alliance Sertifikalı içerik beyanlarını nasıl güvence altına aldığımızı göstermemiz konusundaki mücadele hırsımızı devamlı olarak körüklüyorlar. İzlenebilirlik, Rainforest Alliance damgası taşıyan bütün ürünlerin Rainforest Alliance Sertifikalı kaynaklardan geldiği beyanımızın arkasında durmamıza yardımcı oluyor. Dolayısıyla, tüketiciler ve şirketler bir ürünü Rainforest Alliance Sertifikalı bir arazi sertifikası sahibine kadar geriye dönük olarak takip edebilmektedirler. Bu süreç, Rainforest Alliance damgasının güvenilirliğini korumamıza yardımcı olur.

Bu verileri Rainforest Alliance'da merkezi olarak toplamak, menşe konumdan nihai dağıtıma kadar bütün tedarik zinciri boyunca görünürlüğe sahip olmamızı sağlar ve böylece Rainforest Alliance damgasının güvenirliği garanti altına alınır.

Şirketler ayrıca tedarik zincirlerini daha şeffaf hale getirebileceği, olası zayıf noktaları belirleyebileceği ve daha fazla geliştirmek amaçlı çalışmalarına yardımcı olabileceği için izlenebilirlikten yararlanabilir. Ve üreticiler, arazi gelişimini izleyebilirken aynı zamanda yeni pazarlara erişim sağlayabilirler.

1.c Bildirimlerin Sıklığı

İşlemler, işlemin gerçekleştiği takvim yılının çeyreğinin (Ocak - Mart, Nisan - Haziran, Temmuz - Eylül, Ekim - Aralık) bitiminden itibaren 2 hafta içinde izlenebilirlik platformunda bildirilmelidir. Kullanılabilir miktarlara ve açık işlemlere dair daha iyi ve daha net bir genel bakışı korumak için işlemlerinizi mümkün olduğunca erken güncellemenizi ve duyurmanızı öneririz.

İşlemleri gerçekleştirmek çok önemlidir, böylece alıcı MultiTrace’de kendi işleme/ticaret faaliyetleri için satın alınan miktarlara erişebilir.

İzlenebilirlik sisteminin kullanımı denetiminiz sırasında kontrol edilir ve doğru yapıldığında uygunsuzlukları önler.

2. İzlenebilirlik sistemine giriş

MultiTrace, Rainforest Alliance Sertifikasyon Platformu'nda (RACP) bulunur.

2.a Oturum Açma

Portala https://portal.ra.org/RA_Certification_Theme/Login üzerinden bağlanabilirsiniz ve portala girdiğinizde aşağıdaki oturum açma sayfasını göreceksiniz.

Kullanıcı adınızı girin. Şifrenizi unutursanız lütfen şifre sıfırlama talebinde bulunmak için oturum açma sayfasındaki “forgot password” (şifremi unuttum) butonuna tıklayın. Yeni şifre almada ya da sisteme erişimde sorun yaşıyorsanız lütfen customersuccess@ra.org adresine bir e-posta gönderin.

Not: Birleşme öncesi Rainforest Alliance veya UTZ hesabınıza erişmeye çalışıyorsanız portala https://portal.ra.org/portal/ üzerinden bağlanabilirsiniz. Kullanıcı adları ve şifreler farklı portallar arasında farklılık gösterebilir.

2.b İzlenebilirliğe Erişim

Hesabınıza başarıyla giriş yaptıktan ve bu hesap için aktif bir lisansa sahip olduğunuzda, üst çubukta "İzlenebilirlik" seçeneğini göreceksiniz. Bu seçeneği seçebilirsiniz ve MultiTrace modülü yeni bir sekmede açılacaktır.

2.c Kullanıcı Rolleri

Kullanıcı rolleri, MultiTrace içinde farklı kullanıcıların sahip olduğu izinleri yönetmenize imkan verir.

2.c.1 Kullanıcı Ekleme

Yalnızca idareci kullanıcılar, profillerinde yer alan Organization (Kuruluş) sekmesindeki “User” (Kullanıcı) ögesine tıklayarak yeni kullanıcı ekleyebilir. Bilgilerini girerek ve bir kullanıcı adı oluşturarak kişiyi ekleyebilirsiniz. Yeni kullanıcı oturum açtıktan sonra şifresini değiştirebilir.

2.c.2 Kullanıcı Silme

Yalnızca idareci kullanıcılar, profillerinde yer alan Organization (Kuruluş) sekmesindeki “User” (Kullanıcı) ögesine tıklayarak bir kullanıcıyı sistemden kaldırabilirler. Bir kullanıcıyı RACP'den kaldırmak için isme tıklayın ve kenar çubuğu formundaki "Sil" butonunu kullanarak kararınızı onaylayın.

2.c.3 Kullanıcı Güncelleme

Yalnızca idareci kullanıcılar, profillerinde yer alan Organization (Kuruluş) sekmesindeki “User” (Kullanıcı) ögesine tıklayarak bir kullanıcının rolünü güncelleyebilirler. İstediğiniz kullanıcıya tıklayarak kişiyi güncelleyebilirsiniz. Sağ tarafta, Yönetici ve Finans gibi farklı kullanıcı ayarları seçebileceğiniz bir kenar çubuğu açılacaktır.

3. Tanımlar

4. Genel Bakış

4.a Pozisyon Genel Bakış

Bu, sistemdeki ana genel bakıştır. Sistemde işlem yapmak, dönüşüm yapmak veya karıştırmak için sahip olduğunuz ürünleri gösterir. Genel bakışta yer alan her satır bir stok pozisyonunu temsil eder. Halen kullanıma açık olan farklı stok pozisyonlarını aramak için filtreleri kullanabilirsiniz.

4.b Ticaret Genel Bakış

Bu genel bakış, sistemde gerçekleştirilen bütün ticari işlemleri, kullanma, kaldırma ve geri alma işlemlerini gösterir. Gerçekleştirilen farklı faaliyetleri aramak için filtreleri kullanabilirsiniz. Ayrıca, her veri satırı hakkında daha fazla detay sunan bir Excel dosyası da indirebilirsiniz.

4.c Stok Yönetimi Genel Bakış

Bu genel bakış, sistemde gerçekleştirilen bütün dönüşüm, karıştırma, kaldırma ve çoklu girdi kullanılarak yapılan imalat işlemlerini gösterir. Halen kullanıma açık olan farklı stok pozisyonlarını aramak için filtreleri kullanabilirsiniz.

5. Kontrol Paneli - Ticaret Ortaklarını Düzenleme

Diğer hesapları (tedarikçiler ve/veya müşteriler) güvenilir ve/veya yetkilendirilmiş olarak beyan edebilirsiniz. Hesaplar Trusted (Güvenilir) olarak belirlendiğinde, bu “güvenilir ortaklar” tarafından bildirilen tüm işlemler otomatik olarak onaylanacaktır (bkz. Bölüm 7.A).

Hesapların "Yetkilendirilmiş" olarak belirtildiği ve satıcının konumunda miktarları bulundurduğu durumlarda alıcı, ürün sahibinin (satıcının) stok pozisyonlarından Satın Alma işlemi gerçekleştirebilecektir. Bu, Satın Alma işlevi kullanılarak yapılabilir (bkz. Bölüm 6.B). Ticaret ortaklarınızı yönetmek için lütfen Kontrol Panelinizdeki Actions (İşlemler) altındaki Maintain Trade Partners (Ticaret Ortaklarını Düzenle) bölümüne girin. Listenize bir ticaret ortağı eklemek için sağ üstte yer alan Add (Ekle) butonuna tıklayın. Trusted (güvenilir) ve/veya mandated (yetkilendirilmiş) seçimini yapın. Seçiminiz eklenen ticaret ortağına sizin seçimine bağlı olarak adınıza işlem yapma ve stok faaliyetleri gerçekleştirme izni verecektir.

6. Ticaret Bildir

6.a Satış

Satış; bir veya birden fazla fiziksel teslimatı temsil eden, stok pozisyonunuzdan bir alıcıya gerçekleşen miktar satın alma işlemini bildirmenizi sağlar.

İşlemdeki bilgiler (miktar, kalite, vs.) fiziksel alım-satım işlemine/işlemlerine eşlik eden dokümantasyonda gösterilen bilgilerle aynı olmalıdır. Bir ticari satış işlemi yaptığınızda, Trade (Ticaret) sekmenizde bir kayıt olarak görünecek bir ticari işlem kimliği oluşturulur.

Satış (Sell) butonu üzerinden ticari bir işlemi işlemek için, Report New Trade (Yeni Ticari İşlem Bildir) formundaki bütün zorunlu alanları (kırmızı yıldızla işaretlenmiş olanlar) doldurmanız gerekir:

6.b Satın Alma

Bir şirket sistemde bir Yetkilendirilmiş Ticari Ortak ilişkisi oluşturduğunda (bkz. Bölüm 5), satın alma işlevini kullanabilir. İşlev, satış ekranıyla aynı şekilde çalışır ve bilgilerin aynı şekilde doldurulması gerekir.

6.c Sürdürülebilirlik Farkı (SD), Sürdürülebilirlik Yatırımı (SI) ve Primler

Sertifikalı Miktar veya Sertifikalı Üründen oluşturulan bütün ticari işlemler için SD/SI ve Prim alanları görüntülenecektir. Söz konusu ürün için SD ve SI veya Prim gereklilikleri gerekiyorsa, alanları standarda göre gereken şekilde doldurun (bkz. Ek Bölüm 3 - Gelir ve Ortak Sorumluluk). Söz konusu dönemde söz konusu ürün için herhangi bir gereklilik yoksa "Not Required" (Gerekli Değil) öğesini seçerek görüntülenen açılır menüden bir gerekçe seçin.

7. İşlemlerin Onaylanması

7.a Onaylama

Varsayılan olarak, hesabınıza gerçekleştirilen bütün işlemler onaylanmalıdır. Bir işlemi onaylamak için Ticaret Genel Bakış öğesine tıklayın. İşlem Kimlik Numarasına veya Onayla butonuna tıklayarak onaylamak istediğiniz işlemi seçin.

Buradan ayrıntılara gidebilirsiniz. Bu noktada işlemin Alıcı bölümündeki referans alanını güncelleyebilirsiniz. Başka hiçbir detayı güncellemeniz mümkün olmayacaktır. İncelemenizi tamamladıktan sonra ve bütün bilgilerin doğru olması halinde, ekranın alt kısmındaki Onayla butonuna tıklayın.

Onaylamayı atlamak için tedarikçinizi Güvenilir Ticaret Ortağı olarak eklemeniz gerekecektir (bkz. Bölüm 5).

7.b Geri Alma

İşlem hatalı yapılmışsa ve henüz alıcı tarafından onaylanmadıysa Withdraw (Geri Al) öğesini seçerek işlemi geri alabilirsiniz. Buradan işleme gidebilirsiniz. İncelemenizi tamamladıktan sonra, ekranın alt kısmındaki Withdraw (Geri Al) butonuna tıklayın.

7.c Güncelleme

Bir işlemi onaylamadan önce, siz veya alıcınız tarafından ayrıntıların değiştirilmesi talep edilirse Update (Güncelle) öğesini seçerek ayrıntıları güncelleyebilirsiniz. Buradan işleme gidebilirsiniz. Bu noktada, işlemdeki herhangi bir alanı güncelleyebilirsiniz. İncelemenizi tamamladıktan sonra, ekranın alt kısmındaki Submit (Gönder) butonuna tıklayın.

7.d Reddetme

Bir tedarikçi tarafından size beyan edilen bir işlem hatalı yapılmışsa işlemi reddedebilirsiniz. Buradan işleme gidebilirsiniz. Bu noktada, işlemi reddetmek için bir gerekçe belirtebilirsiniz. İncelemenizi tamamladıktan sonra, ekranın alt kısmındaki Reject (Reddet) butonuna tıklayın.

7.e İşlemlerin PDF'leri

Bir müşteriyle paylaşmak için işlemin bir kopyasına ihtiyacınız varsa Ticaret Genel Bakış'ta işlemi arayarak ve ekranın en sağındaki simgeye tıklayarak onaylanmış işlemin bir kopyasını indirebilirsiniz:

8. Dönüşüm

Dönüşüm özelliği sayesinde işleme faaliyetlerinizi yansıtabilirsiniz ve ürünü bir alt ürüne dönüştürebilirsiniz. Bir dönüşüm gerçekleştirmek için, kullandığınız ham madde miktar girdi ve çıktı miktarını veya girdi ile çıktı arasındaki dönüşüm oranını bilmeniz gerekir.

Dönüşüm yalnızca fiziksel işleme yönünde (ileriye doğru) yapılabilir. Sistem, lisansınızda listelenen faaliyetlere bağlı olarak size farklı Dönüşümleri gerçekleştirme imkanı verecektir (örneğin imalat dahil işleme, çoğu dönüşüme olanak sağlar).

9. Karıştırma

Karıştırma faaliyeti, işlemlerin gerçeğe uygun olarak bildirilebilmesi için birden fazla pozisyondan gelen miktarları yeni bir pozisyona karıştırmak için kullanılır. Bu, izlenebilirliğin güvenilirliğini artırır.

Örnek:

Menşe Karıştırma (Karışık Korunmuş Kimlik Oluşturma)

Menşe Sertifika Sahibi için farklı değerlere sahip bir veya daha fazla Korunmuş Kimlik pozisyonu seçin.

Örneğin:

Girdi Pozisyonu 1 = Sertifika Sahibi Menşe A,

Girdi Pozisyonu 2 = Sertifika Sahibi Menşe B

Çıktı Pozisyonu = Sertifika Sahibi Menşe A ve Sertifika Sahibi Menşe B ile Karıştır

Karıştırma geri alınamaz (mevcut fiziksel durumunda) ancak karıştırma işlemini gerçekleştiren sertifika sahibi tarafından geri alınabilir. Bu yalnızca karışım ileriye doğru satılmamışsa mümkün olabilir.

Farklı izlenebilirlik seviyelerindeki stok pozisyonları karıştırıldığında, en düşük izlenebilirlik seviyesi varsayılan olandır. Örneğin, hem Korunmuş Kimlik hem de Ayrım karışımın bileşenleriyse sonuçta elde edilen yeni pozisyon Ayrım olacaktır. Hem Ayrım hem de Kütle Denkliği karışımın bileşenleriyse sonuçta elde edilen yeni pozisyon Kütle Denkliği olacaktır.

Karıştırma konusunda kakaoya özel kılavuz bilgiler için lütfen Bölüm 18'e bakın.

Karıştırma konusunda çaya özel kılavuz bilgiler için lütfen Bölüm 19'e bakın.

Karıştırma konusunda aromatik bitkiler ve baharatlara özel kılavuz bilgiler için lütfen Bölüm 20'e bakın.

10. Düşürme

Düşürme seçeneği, herhangi bir stokun İzlenebilirlik seviyesini aşağıya indirmenize olanak tanır. Sertifika Sahipleri, Genel Bakış bölümündeki mevcut pozisyonların İzlenebilirlik Seviyesini düşürebilir.

11. Kullanma

Kullan işlemi, Rainforest Alliance Sertifikalı ürünler için çevrimiçi izlenebilirlik sisteminin sonunu belirtir. Şirketler, sertifikalı ürün ambalajlandığında ve sertifikalı olarak etiketlendiğinde, bütün Rainforest Alliance Sertifikalı miktarlar için "Kullan" stok faaliyeti bildirmelidir.

Marka sahibi bir perakendeci veya İşletme Dışı markaysa ve izlenebilirlik bildirmeyi seçmişse sertifikalı ürünün satış işlemi düzenlenir.

12. Kaldırma

Aşağıdaki durumlarda miktarlar izlenebilirlik sisteminden kaldırılmalıdır:

• Ürünler bozulmuşsa (küf, haşere, yangın vb. nedenlerle) kullanılamazsa
• Ürünler Rainforest Alliance haricinde bir sertifikasyon programı kapsamında veya konvansiyonel olarak satılırsa

Kütle denkliği izlenebilirlik türü söz konusuysa, sertifikalı miktarın akabinde fiziki satışı konvansiyonel olarak yapılabilir ve ilgili kütle denkliği kredileri korunabilir.

13. Geri Alma

Sistemde tamamlanmış herhangi bir faaliyet (sat, satın al, kullan, kaldır, karıştır, dönüştür, üret) sistemde işlenmemiş veya ileriye dönük olarak satılmamışsa geri alınabilir. Bu faaliyetleri geri almak için, geri almak istediğiniz faaliyette Geri Al seçeneğini kullanmanız gerekecektir. Geri alınması gereken işlemler için, geri alma işleminin tedarikçi tarafından onaylanması gerekecektir.

Ticari işlemler, kullanma ve kaldırma işlemleri için geri al butonun konumu için Ticari İşlemler genel bakış sekmesine gidin ve geri almak istediğiniz işleme ait işlem numarasını bulun:

14. Miktarların Toplanması

İzlenebilirlik sisteminde, sistemde işlem, dönüşüm veya karışım yaparken varsayılan olarak bütün miktarlar ayrı olacaktır.

14.a Ürün Ayarları - Toplu pozisyonlar

Kontrol Paneli sekmesinde ve Ürün Ayarları öğesini seçerek her ürün için belirli ayarları düzenleyebilirsiniz:

Ürün Ayarları bölümünde, "Toplu Pozisyonlar" öğesi kullanıcıların benzer özelliklere sahip tüm ticari işlemlerini bir işlemin onaylanmasıyla birlikte (ürün, alt ürün, çeşit vb.) tek bir stok pozisyonunda birleştirmesine olanak tanır. Bu ayar, izlenebilirlik sisteminin yönetimini kolaylaştırmak için kullanılabilir. Bu seçenekle ayrıca, pozisyonlar için Ticaret ve Stok Genel Bakışından referansları kaldırılır.

15. Çoklu Girdi İzlenebilirliği

Çoklu girdili ürünler, bir veya daha fazla sertifikalı girdi içeren ürünlerdir. Kuvertür çikolata, hazır çaylar, bitki çayı karışımları veya çikolatalı fındık ezmesi gibi yarı mamul veya nihai ürünler bu gibi ürünlere örnek olarak gösterilebilir.

15.a Çoklu Girdinin Düzenlenmesi

Bir ürünü çoklu girdi bildiriminde kullanmak üzere düzenlemek için Çoklu Girdi Bildirimi bölümüne gitmeniz ve Çoklu Girdi Düzenle (Maintain Multi-Ingredient) öğesine tıklamanız gerekir.

Zorunlu alanları doldurun. Çoklu girdi bildirimini kullanmaya hazır olduğunuzda ve ayrıntılar doğru göründüğünde Aktif kutucuğunu işaretleyin ve Gönder butonuna tıklayın.

Sizin ve müşterilerinizin, bildirim ihtiyaçları konusunda nasıl bir uzlaşmaya varmış olduğuna bağlı olarak, ürün oluşturmanın farklı yolları mevcuttur.

15.a.1 Stok Tutma Birimi (SKU) Ürün Seviyesi

Bu, çoklu girdi izlenebilirliğinin en ayrıntılı seviyesidir. Bu örnek, bir ürünün nasıl oluşturulacağını göstermektedir:

15.a.2 Ürün Türü Seviyesi

Hazır buzlu çay serisi ya da şekerleme ürünleri serisi, bu gibi bir ürün kategorisi örneği olarak gösterilebilir. Bu örnek, bir ürünün nasıl oluşturulacağını göstermektedir:

15.a.3 Toptan Satış Seviyesi

Bitki çayı karışımları veya çiçek demetleri gibi her dönemde (ay, çeyrek vb.) bir müşteriye sattığınız bütün farklı ürünler toptan satış örnekleri olabilir. Bu örnek, toptan satış seviyesindeki bir ürünün nasıl oluşturulacağını göstermektedir:

Ürünü ekledikten sonra, Çoklu Girdiler için Ürün Genel Bakış'ta görebilirsiniz. İmalat Bildirimi işlemi üzerinden nihai Ürünü oluşturun.

15.b İmalat Bildirimi

Çoklu girdi içeren ürünler yapılandırıldıktan sonra, "Report Manufacturing" (İmalat Bildir) öğesini seçin:

Gereken bütün zorunlu alanları doldurarak üretimi ana hatlarıyla açıklayın. Çoklu Girdi Düzenle (Maintain Multi-Ingredient)bölümünde yapılandırılan ürünler artık "Product" (Ürün) açılır menüsünde görünüyor olmalıdır.

Pozisyon açılır menüsüne tıklayarak ve bir pozisyon seçerek, From Positions (Gelen Pozisyonlar) bölümüne en az bir pozisyon eklemeniz gerekir. Ürününüz birden fazla girdi içeriyorsa başka bir pozisyon seçebilir ve ek girdi seçebilirsiniz. İmalat Bildirimi, belirli bir ürün ve ilgili alt ürün/ürünler için ne kadar sertifikalı miktardan, ne kadar bir miktarla sonuçlanacağını, kullanılan bütün girdileri hesaba katarak gösterir.

Örneğin, bir çikolata kalıbı, kakao kitlesi ve kakao yağı ile oluşturulmuşsa ve başka sertifikasız girdiler (örneğin şeker) içeriyorsa eklemek istediğiniz girdilerde kullanılan sertifikalı kakao yağı ve kakao kitlesi miktarını belirtmeniz gerekir. Çıktı miktarı, nihai ürünün toplam çikolata miktarını (sertifikalı girdiler artı sertifikasız girdiler) yansıtacaktır. Aşağıdaki örnekte, 2000 kg'lık bir "Çikolata Kalıbı" ürünü oluşturmak için 200 kg sertifikalı kakao kitlesi ve 100 kg sertifikalı kakao yağı kullandık:

15.c Çoklu Girdi Stoğuna Genel Bakış

Çoklu girdi içeren ürünlerin alım satımları onaylandıktan veya imalat bildirimi yoluyla oluşturulduktan sonra Pozisyona Genel Bakış ekranı doldurulur (bkz. Bölüm 4.A). Pozisyonları görüntülemek için "Multi Ingredient" (Çoklu Girdi) seçeneğine tıklayın:

15.d Çoklu Girdi içeren Bir Ürünün Satılması

Çoklu girdi içeren bir ürünün satılması, tek girdi içeren bir ürünün satışıyla aynı süreci takip eder (Bkz. Bölüm 6.A). Çoklu girdi içeren ürününüzü seçmek için Ticari İşlemler bölümündeki işlem ekranında Çoklu Girdi seçeneğini seçin:

15.d.1 Ayak İzini Gizleme

Çoklu girdi içeren ürünler hassas bilgiler içerebileceğinden, şirketler bunların ticaretini yaparken çoklu girdi içeren ürünlerin ayak izini gizleme seçeneğine sahiptir. Bunu yapmak için pozisyon bölümündeki Ayak İzini Gizle kutucuğunu işaretleyin:

Bu kutucuğu işaretlerken, arazi sertifika sahibi, ürün, alt ürün ve menşe ülke bilgiler alıcıdan gizlenecek, ancak toplam miktarlar ve ilgili SD ve SI rakamları görünecektir.

15.e Çoklu Girdi içeren bir Ürünün İtfası ve Kaldırılması

Çoklu girdi içeren ürünleri kullanma veya kaldırma seçeneği sistemde mevcut değildir ve şu anda standartta gerekmez.

16. Excel Yükleme

İşlemleri tek tek bildirmek yerine toplu olarak bildirmeye yardımcı olmak için MultiTrace, aşağıdaki işlemleri gerçekleştirmenize olanak tanıyan "Transaction Upload" (İşlem Yükleme) veya Excel yükleme işlevine sahiptir:

• Tek Girdi için Ticari İşlem (Sat, Satın Al, İtfa Et, Kaldır) (Video)
• Çoklu Girdi için Ticari İşlem (Video)
• Karıştırma
• Dönüşüm
• İmalat Bildirimi (Video)

İşlem Yükleme özelliğini Ticaret Genel Bakış sekmesinde ve İşlemleri Yükle bölümünde bulabilirsiniz:

16.a Kullanım Şablonlarını İndirme

Sistemde indirilebilen Excel şablonunu doldurmanız gerekecektir. Farklı şablonlar, İşlemleri Yükle öğesine tıklandıktan sonra doğrudan sistemden indirilebilir. Ekrana girdikten sonra "Download Templates" (Şablonları İndir) öğesine tıklayın ve kullanmak istediğiniz şablonu seçin:

16.b Veri Eşleme

Excel Yükleme özelliğine geçmeden önce, kullanıcıların harici sistemlerin dilini MultiTrace diliyle "eşlemek" için "Data Mapping" (Veri Eşleme) özelliğini ayarlamaları gerekir.

Yeni bir terminoloji eklemek için "Add Mapping" (Eşleme Ekle) butonuna tıklayabilir veya eşlemenin parçası haline getirmek adına yeni bir girdi ekleyebilirsiniz.

16.c Şablonun Yüklenmesi

A ve B adımlarını tamamladıktan sonra sonraki adımda doldurulmuş şablonu yüklemeniz gerekecektir.

Aşağıdaki ekran görüntüsünde görüldüğü gibi Upload Excel (Excel'i Yükle) butonuna tıklayın:

MultiTrace sizden dosyayı yüklemek için eklemenizi isteyecektir:

Lütfen "Choose File" (Dosya Seç) öğesine tıklayarak yüklediğiniz Şablon türünü seçin, yüklemek istediğiniz dosyayı seçin ve "Upload" (Yükle) butonuna tıklayın:

Dosya başarıyla işleme alındıktan sonra, MultiTrace sizi 2. adıma yönlendirecek ve bu noktada yüklenmek üzere kaç satırın işleme alındığını size ana hatlarıyla belirtecektir (bu, dosyaya kaç satır veri eklediğinize bağlı olarak değişir).

Herhangi bir hata tespit edilirse sistem gerekli düzeltmeleri belirleyecektir. Bütün hatalar çözülmeden yükleme işlemi devam etmeyecektir.

Veriler başarıyla doğrulandıktan sonra, sistem başlangıçta seçilen toplu yükleme işlemini etkinleştirecektir. Toplu yükleme başlatıldıktan sonra iptal edilemez ve oluşturulan işlemlerin gerekirse manuel olarak düzeltilmesi gerekir.

17. Kahve ile ilgili Detaylar

17.a Teslimat ve Alındı Belgesi

Deliver (Teslim et): Ürün sahipliğini transfer etmeden miktarları başka bir üreticide (örneğin bir depo) depolayabilirsiniz. Başka bir üreticiye transfer ettiğiniz miktarları bildirmek için “Deliver" (Teslim et) işlevini kullanın.

Bu teslimatın alan üretici tarafından onaylanması gerekir.

Receipt (Al): Receipt (Al) ürünün konumundaki değişikliği belirtmeye yöneliktir, Delivery’ye (Teslim et) benzer ancak ürün depolandığında alıcı tarafından girilir.

18. Kakao ile ilgili Detaylar

18.a Menşe Eşleşmesi ve Karıştırma

Menşe eşleşmesi, belirli bir ülkeden gelen sertifikalı kakaonun o ülkedeki üreticilere nasıl fayda sağlayacağı ve şirketlerin sertifikalı tüketici ürünlerinde kullanılan kakaonun menşei ile eşleşen ülkelerden sertifikalı kakao satın almalarını şart koşma konularında duyulan ihtiyaca cevap olarak uygulanmaya başlanmıştır.

İzlenebilirlik sisteminde, farklı menşe ülkelerden gelen kurutulmuş kakao çekirdekleri ve kakao nibleri karıştırılamaz.

19. Çay ile ilgili Detaylar

19.a Satış Markaları

Yaş Çay'dan İşlenmiş Çay’a işleme faaliyetini bildirirken ya da toplu işlem özelliğini kullanırken bir Satış Markası seçilmelidir. Satış markası daima Kontrol Paneli sekmesinde ve Satış Markası öğesine tıklanarak eklenir:

Satış markası listelenmemişse bildirimi gerçekleştirmeden önce yeni bir satış markası oluşturulmalıdır. Önce aşağıdaki ekran görüntüsünde gösterildiği şekilde "Add" (Ekle) butonuna tıklamanız gerekir:

Sonra satış markanıza bir isim ve bir başlangıç ve bitiş tarihi verebilirsiniz. Bir bitiş tarihi belirtmek istemiyorsanız markayı ihtiyacınız olduğunda kullanabilirsiniz.

Pozisyonlar işlendikten sonra (harmanlanmış, kafeinsiz veya hazır çay), ürünler sahip olduğu satış markalarını kaybedecektir.

19.b Karıştırma

19.b.1 Harmanlama

Harmanlama, çay için karışım oluşturmaya yönelik bir seçenektir. Harmanlama, satış markasını bir pozisyondan kaldıracaktır.

19.b.2 Dökme Ürün Hazırlama

Bulk (dökme ürün hazırlama) seçeneğine tıkladığınızda satış markaları görünür ve yeni bir satış markası atayabilirsiniz. Pozisyonlarınızı ve dökme ürün hazırlamak istediğiniz miktarı seçip stok pozisyonlarınızı genişletecek karıştırma işlemini göndermeniz gerekecektir.

Lütfen dökme ürün hazırlama öncesinde kendi satış markanızı oluşturmanız gerekeceğini dikkate alın.

19.c Çay için SD/SI

1 Temmuz 2023'ten itibaren kullanılan tüm çay miktarları için (bkz. Bölüm 11), Sürdürülebilirlik Farkı (SD) ve Sürdürülebilirlik Yatırımı (SI) gerekecektir. Bir takvim yılı çeyreğinin sonunda, doldurmanız gereken bir rapor oluşturulur. Rapor tamamlamaya hazır olduğunda, hesabın Yöneticisine/Yöneticilerine e-posta ile bilgi verilecektir.

Rapora erişmek için "SD/SI Reports" (SD/SI Raporları) sekmesine tıklayın. Burada size, doldurmaya hazır raporlara dair genel bir bakış sunulmaktadır. Raporun durumu “Open” (Açık) ise, tamamlanması gerekecektir. Bir raporu düzenlemek için Rapor kimlik numarasına tıklayın.

Raporun nasıl doldurulacağına yönelik talimatlar için 19.C.2 Bölümüne bakın.

19.c.1 SD/SI Varsayılan Oranlarının Ayarlanması

Sistem otomatik olarak SD ücretini Metrik Ton başına 10$ ve SI ücretini ise Metrik Ton başına 40$ olarak belirler. SD/SI bildirim ekranlarında kullanılacak farklı bir varsayılan ücret oranı belirlemek için bir oran yapılandırabilirsiniz. Varsayılan oranı ayarlamak için, "Configure SD/SI Default Rate" (SD/SI Varsayılan Oranını Yapılandır) seçeneğine tıklayın:

Bunu yaptığınızda, oranları düzenleyebileceğiniz bir ekran açılacaktır. Oranları düzenleme işlemini tamamladığınızda, "Kaydet" butonuna tıklayın:

19.c.2 Çay için SD/SI Bildirimi

"SD/SI Reports" (SD/SI Raporları) genel bakış bölümünde rapor kimlik numarasına tıkladıktan sonra, tamamlanması gereken bir rapor göreceksiniz. Varsayılan olarak yapılandırdığınız oranlara bağlı olarak SD ve SI ücret oranları önceden doldurulacaktır. SD ve SI oranları, raporun her satırına göre ayarlanabilir.

Güncellediğiniz bilgileri kaydedip daha sonra forma geri dönmek için “Kaydet” butonuna tıklayabilirsiniz. Tüm bilgileri varsayılan oranlara sıfırlamak ve baştan başlamak için "Reset” (Sıfırla) seçeneğine tıklayabilirsiniz.

Rapor tamamlandığında ve doğru olduğunda, "Finalize” (Tamamla) seçeneğine tıklayın. Karşınıza yasal sorumluluk reddi sayfası çıkacaktır. "Agree" (Kabul Et) seçeneğini tıkladığınızda, Rainforest Alliance tamamlanmış formda belirtilen toplamlar için fatura düzenleyecektir. Fatura e-posta yoluyla gönderilecektir.

20. Aromatik Bitkiler ve Baharatlar ile ilgili Detaylar

20.a Harmanlanmış Bitki Çayları

Bitki çayı harmanları, Bölüm 15.A.3'te belirtilen kılavuz bilgiler izlenerek sistemde oluşturulabilir. Farklı aromatik bitkiler ve baharatlar tek bir toptan satış işleminde karıştırılabilir ve Ayak İzini Gizle özelliği kullanılarak ileriye dönük satılabilir.

21. Çiçekler ile ilgili Detaylar

21.a Ölçü Birimi

Çiçeklerle ilgili bütün işlemler kilogram değil, “sap sayısı” ölçü biriminde bildirilir.

21.b Çiçek Demetleri

Sistemde çiçek demetleriyle ilgili işlemleri bildirmek için şirketler çoklu girdi özelliğini kullanabilir (bkz. Bölüm 15)

22. Muz ve Taze Meyveler ile ilgili Detaylar

22.a Ölçü Birimleri

Ananas, portakal ve muz, farklı ölçü birimi olan karton kutu şeklinde bildirilebilir. Ölçü birimi, işlemin Pozisyon bölümünde değiştirilebilir:

23. İşlenmiş Meyveler ile ilgili Detaylar

23.a Briks

İşlenmiş meyve suları ve meyve püreleriyle ilgili bütün işlemler için firmalar işlemde Briks alanını doldurmalıdır. Briks, işlemin pozisyon bölümünde belirlenebilir:

24. Telif Ücreti

Telif ücreti, izlenebilirlik kapsamında gerçekleştirilen faaliyetlere dayalı olarak Rainforest Alliance Lisans Anlaşması Genel Hüküm ve Koşulları'nda belirtildiği şekilde her ürün için hesaplanır. Telif ücreti için tedarik zincirinde bir kez ücret alınır.

Ana ekrandaki Finance (Finans) sekmesi ürün başına telif ücretini ve faturalara genel bakışı gösterir. Bu genel bakış ödeme geçmişini içermez.

25. Daha Önceki Değişiklikler

Çeviri Konusunda Sorumluluk Reddi

Çeviride yer alan bilgilerin tam anlamlarına ilişkin herhangi bir sorunuz olduğunda netleştirmek için lütfen resmi İngilizce versiyona başvurun.