MultiTrace: Cẩm Nang Hướng Dẫn Sử Dụng Hệ Thống Quản Lý Truy Nguyên Sản Phẩm

1. Giới thiệu

1.a MultiTrace là gì?

MultiTrace là hệ thống quản lý truy nguyên sản phẩm hỗ trợ nhu cầu ngày càng tăng của các đối tác về dữ liệu tin cậy của trang trại được chứng nhận. Hệ thống hỗ trợ phương thức phối hợp đổi mới và cải tiến giữa Rainforest Alliance và các đơn vị thanh tra cấp chứng nhận/CB cũng như người nông dân và các công ty, mà hệ thống sẽ đảm bảo chất lượng , khả năng tiếp cận và tính minh bạch của các thông tin dữ liệu được tốt hơn.

MultiTrace đặt nền tảng cho các đổi mới trong tương lai. Theo tầm nhìn mới của chúng tôi về chương trình chứng nhận, luồng thông tin dữ liệu bắt đầu từ người nông dân và ngay tại thời điểm, mà luồng dữ liệu này bao gồm từ tận nông hộ quy mô nhỏ. Khả năng truy cập dữ liệu của người nông dân và khai thác các nguồn dữ liệu khác trong tương lai sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện hơn về chuỗi cung ứng. Điều này sẽ mang đến cho tất cả chúng ta hiểu biết tốt hơn để hành động, từ đó cùng nhau góp phần tạo nên một thế giới nơi con người và thiên nhiên chung sống hài hòa với nhau.

1.b Vì sao việc Truy nguyên Sản phẩm lại Quan trọng?

Mục đích của MultiTrace là đảm bảo việc quản lý truy nguyên đối với các sản phẩm chứng nhận xuyên suốt chuỗi cung ứng và cho phép quá trình cấp chứng nhận và giấy phép. Việc khai báo các hoạt động mua, bán và xử lý chế biến các sản phẩm được chứng nhận là một yêu cầu nêu trong tiêu chuẩn cấp chứng nhận của Rainforest Alliance.

Các bên liên quan - bao gồm người tiêu dùng, các thương hiệu hàng hóa, các tổ chức phi chính phủ (NGO) khác và các nhóm hỗ trợ người tiêu dùng - thường yêu cầu chúng tôi chứng minh cách chúng tôi đảm bảo các công bố về thành phần sản phẩm chứng nhận Rainforest Alliance. Quản lý truy nguyên Sản phẩm giúp chúng tôi khẳng định việc công bố bất kỳ sản phẩm nào có sử dụng con dấu của Rainforest Alliance đều đến từ các xuất xứ sản phẩm được Rainforest Alliance Chứng nhận. Điều này có nghĩa là người tiêu dùng và các công ty có thể truy xuất nguồn gốc sản phẩm tới tận các đơn vị sở hữu chứng nhận trang trại được Rainforest Alliance Chứng nhận. Quy trình này giúp chúng tôi bảo vệ tính toàn vẹn cho con dấu của Rainforest Alliance.

Việc tập trung thu thập dữ liệu tại Rainforest Alliance giúp chúng tôi có cái nhìn xuyên suốt toàn bộ chuỗi cung ứng, từ khâu xuất xứ cho đến việc phân phối sản phẩm cuối cùng và nhờ đó đảm bảo tính toàn vẹn cho con dấu của Rainforest Alliance.

Các công ty cũng có thể hưởng lợi từ việc quản lý truy nguyên vì truy nguyên có thể giúp các chuỗi cung ứng của họ trở nên minh bạch hơn, giúp họ xác định những điểm yếu còn tồn tại và nỗ lực cải tiến hơn nữa. Còn người nông dân có thể theo dõi sự phát triển của trang trại, cũng như tiếp cận với các thị trường mới.

1.c Tần suất Báo cáo

Các giao dịch phải được khai báo trên hệ thống quản lý truy nguyên trong vòng 2 tuần kể từ cuối quý theo lịch (tháng 1 - tháng 3, tháng 4 - tháng 6, tháng 7 - tháng 9, tháng 10 - tháng 12) mà giao dịch diễn ra. Để có cái nhìn tổng quan hơn và rõ ràng hơn về khối lượng hiện có và giao dịch còn treo chúng tôi khuyến nghị các bạn nên cập nhật và khai báo các giao dịch sớm nhất có thể.

Tiến hành giao dịch là việc làm quan trọng để người mua nhận các khối lượng đã mua để phục vụ cho các hoạt động xử lý chế biến/mua bán của mình trên hệ thống MultiTrace.

Việc sử dụng hệ thống quản lý truy nguyên sẽ được kiểm tra trong đợt thanh tra và khi được thực hiện đúng, sẽ giúp tránh các trường hợp không tuân thủ.

2. Tham gia hệ thống quản lý Truy nguyên

MultiTrace được tích hợp trên Hệ thống Quản lý Chứng nhận của Rainforest Alliance (RACP).

2.a Đăng nhập

Liên kết tới cổng thông tin là https://portal.ra.org/RA_Certification_Theme/Login và khi truy cập cổng thông tin, bạn sẽ thấy trang đăng nhập ở phía dưới.

Nhập tên người dùng của bạn. Nếu bạn quên mật khẩu, vui lòng nhấp vào “forgot password” (quên mật khẩu) trên trang đăng nhập để yêu cầu đặt lại mật khẩu. Vui lòng gửi email đến customersuccess@ra.org nếu bạn gặp sự cố khi tạo mật khẩu mới hoặc truy cập vào hệ thống.

Lưu ý: Nếu bạn đang muốn truy cập tài khoản Rainforest Alliance hoặc UTZ trước đây của mình, liên kết tới cổng thông tin là https://portal.ra.org/portal/  Tên người dùng và mật khẩu có thể sẽ khác nhau đối với các cổng thông tin khác nhau.

2.b Truy cập Hệ thống Quản lý Truy nguyên

Sau khi đăng nhập thành công vào tài khoản của mình và bạn nhận được giấy phép hiệu lực cho tài khoản đó, bạn sẽ nhìn thấy tùy chọn cho “Traceability” (quản lý truy nguyên) ở thanh công cụ trên cùng. Bạn có thể chọn tùy chọn này và mô-đun cho MultiTrace sẽ được mở trong một tab mới.

2.c Vai trò của Người dùng

Các vai trò của người dùng cho phép bạn quản lý các quyền mà người dùng khác nhau có trong MultiTrace.

2.c.1 Thêm Người dùng

Chỉ người dùng là quản trị viên mới có thể thêm người dùng mới bằng cách nhấp vào “Users” (Người dùng) ở tab Organization (Tổ chức) trong hồ sơ của họ và chọn “Add New User” (Thêm Người dùng Mới). Bạn có thể thêm người dùng bằng cách nhập thông tin chi tiết của họ và tạo tên người dùng. Sau khi đăng nhập, người dùng mới có thể thay đổi mật khẩu của họ.

2.c.2 Xóa Người dùng

Chỉ người dùng là quản trị viên mới có thể xóa người dùng bằng cách nhấp vào “Users” (Người dùng) ở tab Organization (Tổ chức) trong hồ sơ của họ. Để xóa người dùng khỏi RACP, hãy nhấp vào tên người dùng và sử dụng nút “Delete” (Xóa) trong mẫu thanh bên và xác nhận quyết định của bạn.

2.c.3 Cập nhật Người dùng

Chỉ người dùng là quản trị viên mới có thể cập nhật vai trò của người dùng bằng cách nhấp vào “Users” (Người dùng) ở tab Organization (Tổ chức) trong hồ sơ của họ. Bạn có thể cập nhật người dùng bằng cách nhấp vào người dùng bạn muốn. Một thanh bên sẽ được mở ra ở phía bên phải, nơi bạn có thể chọn các cài đặt khác nhau cho người dùng, như Admin (Quản trị) và Finance (Tài chính).

3. Định nghĩa

4. Tổng quan

4.a Tổng quan về Vị trí hàng lưu kho

Đây là thông tin tổng quan chính trên hệ thống. Thông tin tổng quan này cho biết những gì mà bạn đang có sẵn để giao dịch, chuyển đổi hoặc trộn lẫn trên hệ thống. Mỗi dòng trong phần tổng quan thể hiện một vị trí hàng lưu kho. Bạn có thể sử dụng bộ lọc để tìm kiếm các vị trí hàng lưu kho hiện có để sử dụng.

4.b Tổng quan về Giao dịch

Phần tổng quan này cho biết tất cả các hoạt động giao dịch, chuyển đổi, loại bỏ và đảo ngược đã được thực hiện trên hệ thống. Bạn có thể sử dụng bộ lọc để tìm kiếm các hoạt động đã được thực hiện. Bạn cũng có thể tải tệp Excel xuống để xem những thông tin chi tiết cho từng dòng dữ liệu.

4.c Tổng quan về Quản lý Hàng lưu kho

Phần tổng quan này cho biết tất cả các hoạt động chuyển đổi, trộn lẫn, loại bỏ và sản xuất sản phẩm nhiều thành phần đã được thực hiện trên hệ thống. Bạn có thể sử dụng bộ lọc để tìm kiếm các vị trí hàng lưu kho hiện có để sử dụng.

5. Trang tổng quan - Duy trì các Đối tác Thương mại

Bạn có thể khai báo các tài khoản khác (các nhà cung cấp và/hoặc khách hàng) là được tín nhiệm và/hoặc được ủy quyền. Khi các tài khoản được hiển thị là Trusted (Được tín nhiệm), tất cả các giao dịch do “trusted partners” (các đối tượng được tín nhiệm) đó khai cáo đều sẽ được tự động xác nhận (xem Mục 7.A).

Khi các tài khoản được hiển thị là Mandated (Được ủy quyền) và người bán có sẵn cáckhối lượng lưu kho tại địa điểm của họ, người mua sẽ có thể Purchase (Mua hàng) từ các vị trí hàng lưu kho của chủ sở hữu (người bán). Bạn có thể thực hiện việc này bằng chức năng Purchase (Mua hàng) (xem Mục 6.B). Để quản lý các đối tác thương mại, vui lòng truy cập mục “Maintain Trade Partners” (Duy trì Đối tác Thương mại) trong Actions (Hành động) trên Dashboard (Trang tổng quan) của bạn. Nhấp vào “Add” (Thêm) ở góc trên cùng bên phải để thêm một đối tác thương mại vào danh sách của bạn. Chọn “trusted” (được tín nhiệm) và/hoặc “mandated” (được ủy quyền). Lựa chọn của bạn sẽ cấp quyền cho đối tác thương mại được thêm để thực hiện các hoạt động giao dịch và hàng lưu kho thay mặt bạn theo lựa chọn của bạn.

6. Khai Báo Giao dịch

6.a Bán hàng

Nút Sell (Bán hàng) cho phép bạn khai báo một giao dịch khối lượng từ vị trí hàng lưu kho của bạn cho người mua, đại diện cho một hoặc nhiều lần giao hàng thực tế.

Thông tin trong một giao dịch (khối lượng, chất lượng, v.v.) phải giống với thông tin được phản ánh trong hồ sơ tài liệu đi kèm với (các) giao dịch thực tế. Sau khi bạn thực hiện giao dịch bán, mã ID của một giao dịch thương mại sẽ được tạo và sẽ hiển thị dưới dạng nhật ký trong tab Trade (Giao dịch) của bạn.

Để xử lý một giao dịch bán hàng qua nút Sell (Bán hàng), bạn cần nhập thông tin vào tất cả các trường bắt buộc (những trường được đánh dấu bằng hoa thị màu đỏ) trong mẫu Report New Trade (mẫu khai báo giao dịch bán hàng mới):

6.b Mua hàng

Khi một công ty tạo mối quan hệ Mandated Trade Partner (Đối tác Thương mại được Ủy quyền) trong hệ thống (xem Mục 5), công ty đó có thể sử dụng chức năng mua hàng. Sau đó, chức năng sẽ hoạt động như màn hình của hoạt động bán hàng và thông tin chi tiết phải được nhập theo cách tương tự.

6.c Khoản tiền Chi trả cho sự Khác biệt của Sản phẩm Chứng nhận Bền vững (SD), Khoản chi phí Thực hiện Công tác Bền vững đối với Sản phẩm được Chứng nhận (SI) và các Khoản cộng thưởng

Đối với tất cả các giao dịch được tạo từ Certified Volume (Khối lượng được Chứng nhận) hoặc Certified Product (Sản phẩm được Chứng nhận), các trường nhập thông tin về SD/SI và Premium (Khoản cộng thưởng) sẽ được hiển thị. Nếu các yêu cầu về SD và SI hoặc Premium (Khoản cộng thưởng) là bắt buộc đối với loại cây trồng đó, hãy nhập thông tin vào các trường bắt buộc theo yêu cầu của tiêu chuẩn (xem Phụ lục Chương 3 - Thu nhập và Trách nhiệm Chung). Nếu không có yêu cầu nào đối với loại cây trồng đó tại thời điểm đó, hãy chọn “Not Required” (Không Bắt buộc) và chọn lý do từ menu thả xuống xuất hiện sau đó.

7. Xác nhận các Giao dịch

7.a Xác nhận

Theo mặc định, tất cả các giao dịch mua bán trên tài khoản của bạn đều phải được xác nhận. Để xác nhận giao dịch, hãy nhấp vào Trade Overview (Tổng quan về Giao dịch). Chọn giao dịch bạn muốn xác nhận bằng cách nhấp vào ID hoặc nút Confirm (Xác nhận).

Thao tác này sẽ chuyển bạn đến phần thông tin chi tiết. Trong trường hợp này, bạn chỉ có thể cập nhật trường thông tin tham chiếu trong phần Buyer (Người mua) của giao dịch và không có thông tin chi tiết nào khác. Sau khi xem xét, nếu tất cả các thông tin đều chính xác, hãy nhấp vào nút Confirm (Xác nhận) ở cuối màn hình.

Để bỏ qua bước xác nhận, bạn sẽ cần thêm nhà cung cấp của mình làm Trusted Trade Partner (Đối tác Thương mại được Tín nhiệm) (xem Mục 5).

7.b Thu hồi

Nếu giao dịch được thực hiện do nhầm lẫn và chưa được người mua xác nhận, bạn có thể thu hồi giao dịch bằng cách chọn Withdraw (Thu hồi). Thao tác này sẽ chuyển bạn đến phần giao dịch. Sau khi xem xét, hãy nhấp vào nút Withdraw (Thu hồi) ở cuối màn hình.

7.c Cập nhật

Trước khi xác nhận giao dịch, nếu bạn hoặc người mua của bạn yêu cầu thay đổi thông tin chi tiết, bạn có thể cập nhật thông tin chi tiết bằng cách chọn Update (Cập nhật). Thao tác này sẽ chuyển bạn đến phần giao dịch. Trong trường hợp này, bạn có thể cập nhật bất kỳ trường nào trong phần giao dịch. Sau khi xem xét, hãy nhấp vào nút Submit (Gửi) ở cuối màn hình.

7.d Từ chối

Nếu một giao dịch được nhà cung cấp yêu cầu bạn thực hiện là do nhầm lẫn hoặc không chính xác, bạn có thể từ chối giao dịch đó. Thao tác này sẽ chuyển bạn đến phần giao dịch. Trong trường hợp này, bạn có thể đưa ra lý do từ chối. Sau khi xem xét, hãy nhấp vào nút Reject (Từ chối) ở cuối màn hình.

7.e Bản PDF về các Giao dịch

Nếu bạn cần bản sao của giao dịch để chia sẻ với khách hàng, bạn có thể tải xuống bản sao của giao dịch đã xác nhận bằng cách tìm kiếm giao dịch trong Trade Overview (Tổng quan về Giao dịch) và nhấp vào biểu tượng ở ngoài cùng bên phải của màn hình:

8. Chuyển đổi

Với chức năng chuyển đổi, bạn có thể phản ánh các hoạt động chế biến của mình và biến sản phẩm thành sản phẩm phụ có sẵn. Để thực hiện chuyển đổi, bạn sẽ cần biết khối lượng nguyên liệu thô đầu vào mà bạn đang sử dụng và khối lượng đầu ra hoặc tỷ lệ chuyển đổi giữa đầu vào và đầu ra.

Conversion (Chuyển đổi) chỉ cho phép chuyển đổi theo hướng chế biến thực tế (chuyển tiếp). Hệ thống sẽ cung cấp cho bạn khả năng thực hiện các hoạt động Conversion (Chuyển đổi) khác nhau dựa trên những hoạt động được liệt kê trong giấy phép của bạn (ví dụ: hoạt động chế biến bao gồm sản xuất cấp quyền cho hầu hết các hoạt động chuyển đổi).

9. Chức năng Trộn lẫn

Hoạt động “Mixing” (Trộn lẫn) được sử dụng để trộn lẫn khối lượng từ nhiều vị trí vào một vị trí mới để các giao dịch có thể được khai báo cho phù hợp với thực tế. Hoạt động này tăng cường độ tin cậy của việc truy nguyên sản phẩm.

Ví dụ:

Mixing the Origin (Trộn lẫn Nguồn gốc/xuất xứ) (Tạo ra IP Trộn lẫn).

Chọn một hoặc nhiều vị trí IP với các giá trị khác nhau cho Certificate Holder of Origin (Đơn vị Sở hữu Chứng nhận xuất xứ sản phẩm).

Ví dụ:

Vị trí Đầu vào 1 = Đơn vị Sở hữu Chứng nhận xuất xứ sản phẩm A,

Vị trí Đầu vào 2 = Đơn vị Sở hữu Chứng nhận xuất xứ sản phẩm B

Vị trí Đầu ra = Mix (Trộn lẫn) với Đơn vị Sở hữu Chứng nhận xuất xứ sản phẩm A và Đơn vị Sở hữu Chứng nhận xuất xứ sản phẩm B.

Không thể hủy trộn lẫn (trong thực tế) tuy nhiên đơn vị sở hữu chứng nhận thực hiện hoạt động trộn lẫn có thể đảo ngược hoạt động đó. Chỉ có thể thực hiện thao tác đảo ngược nếu sản phẩm trộn lẫn chưa được bán đi.

Khi các vị trí hàng lưu kho của các cấp độ truy nguyên sản phẩm khác nhau được trộn lẫn, cấp độ truy nguyên sản phẩm thấp nhất sẽ được đặt làm mặc định. Ví dụ: nếu IP và Segregation (Phân loại Quản lý Riêng biệt) đều là thành phần của sản phẩm trộn lẫn, thì vị trí mới sẽ là Segregation (Phân loại Quản lý Riêng biệt). Nếu Segregation (Phân loại Quản lý Riêng biệt) và Mass Balance (Cấp độ Truy nguyên Trộn lẫn giữa Chứng nhận và Không Chứng nhận theo Tỷ lệ Công bố) đều là thành phần của sản phẩm trộn lẫn, thì vị trí mới sẽ là Mass Balance (Cấp độ Truy nguyên Trộn lẫn giữa Chứng nhận và Không Chứng nhận theo Tỷ lệ Công bố).

Để biết hướng dẫn cụ thể về cách trộn lẫn cacao, vui lòng xem Mục 18.

Để biết hướng dẫn cụ thể về cách trộn lẫn chè, vui lòng xem Mục 19.

Để biết hướng dẫn về cách trộn lẫn thảo mộc và gia vị, vui lòng xem Mục 20.

10. Hạ cấp

Tùy chọn Downgrade (Hạ cấp) cho phép bạn chuyển cấp độ Traceability (Truy nguyên Sản phẩm) của hàng lưu kho xuống cấp dưới. Đơn vị Sở hữu Chứng nhận có thể hạ Cấp độ Truy nguyên Sản phẩm của các vị trí có sẵn trong trang Tổng quan của mình.

11. Hoạt động kết thúc chuỗi truy nguyên

Hoạt động “Redeem” (kết thúc chuỗi truy nguyên ) là bước cuối cùng trong hệ thống quản lý truy nguyên sản phẩm trực tuyến đối với các sản phẩm được Rainforest Alliance Chứng nhận. Các công ty phải báo cáo hoạt động Redeem (kết thúc chuỗi truy nguyên) hàng lưu kho đối với tất cả các khối lượng được Rainforest Alliance Chứng nhận sau khi đóng gói và dán nhãn chứng nhận cho sản phẩm được chứng nhận.

Nếu chủ sở hữu thương hiệu là nhà bán lẻ hoặc thương hiệu Out of Home (Xuất ngoại) và chọn hình thức khai báo truy nguyên, thì giao dịch bán sản phẩm được chứng nhận sẽ được phát hành.

12. loại bỏ

Volumes (Khối lượng) phải được loại bỏ khỏi hệ thống quản lý truy nguyên sản phẩm nếu:

• khối lượng bị hư hỏng (do nấm mốc, sâu bệnh, cháy nổ, v.v.) nên không thể sử dụng được
• được bán theo một chương trình chứng nhận khác không phải là Rainforest Alliance hoặc được bán theo kiểu thông thường

Trong trường hợp sử dụng cấp độ truy nguyên trộn lẫn giữa chứng nhận và không chứng nhận theo tỷ lệ công bố, có thể bán trực tiếp khối lượng được chứng nhận như sản phẩm thông thường trong tương lai và có thể giữ lại các khoản tín dụng cấp độ truy nguyên trộn lẫn giữa chứng nhận và không chứng nhận theo tỷ lệ công bố tương ứng.

13. Đảo ngược

Bạn có thể hoàn tác bất kỳ hoạt động nào đã được hoàn thành trong hệ thống (bán hàng, mua hàng, quy đổi, xóa bỏ, trộn lẫn, chuyển đổi, sản xuất) nếu sản phẩm chưa được xử lý hoặc bán trong hệ thống. Để hoàn tác các hoạt động này, bạn sẽ cần sử dụng tùy chọn Reverse (Đảo ngược) cho hoạt động bạn muốn hoàn tác. Đối với các giao dịch cần được đảo ngược, việc đảo ngược sẽ cần được nhà cung cấp xác nhận.

Để tìm nút đảo ngược cho các hoạt động giao dịch, quy đổi và xóa bỏ, hãy truy cập tab Trade overview (Tổng quan về giao dịch) và tìm ID giao dịch bạn muốn đảo ngược:

14. Tổng hợp Khối lượng

Theo mặc định, trong hệ thống quản lý truy nguyên, tất cả các khối lượng sẽ được tách riêng khi thực hiện giao dịch, chuyển đổi hoặc trộn lẫn trong hệ thống..

14.a Thiết lập về loại hàng hóa – các Vị trí tổng hợp

Bạn có thể điều chỉnh một số cài đặt cho từng mặt hàng trong tab Dashboard (Trang tổng quan) và chọn Commodity Settings (Cài đặt Mặt hàng):

Trong phần cài đặt loại hàng hóa (Commodity Settings), chức năng tổng hợp các vị trí lô hàng (Aggregate Positions) sẽ cho phép người dùng hợp nhất tất cả các giao dịch đối với cấp truy nguyên đã xác định có các đặc điểm giống nhau vào một vị trí hàng lưu kho khi xác nhận giao dịch (ví dụ: hàng hóa, loại sản phẩm (subproduct), giống, v.v.). Thuộc tính cài đặt này có thể được sử dụng để giúp cho việc quản trị hệ thống quản lý truy nguyên sản phẩm dễ dàng hơn. Tùy chọn này cũng sẽ xóa các thông tin tham chiếu ra khỏi phần “Tổng quan về các giao dịch và hàng lưu kho (Trade & Stock Overview)..

15. Quản lý Truy nguyên đối với Sản phẩm Nhiều Thành phần

Các sản phẩm có nhiều thành phần là sản phẩm bao gồm một hoặc nhiều thành phần được chứng nhận. Các sản phẩm này có thể bao gồm sản phẩm bán thành phẩm hoặc thành phẩm cuối cùng như sô-cô-la nguyên chất/couverture, trà uống liền, hỗn hợp trà thảo mộc hoặc sô-cô-la trộn với hạt phỉ như một vài ví dụ cụ thể

15.a Duy trì Sản phẩm Nhiều Thành phần

Để định cấu hình một sản phẩm để sử dụng trong khai báo sản phẩm nhiều thành phần, bạn sẽ vào phần khai báo sản phẩm có nhiều thành phần/Report Multi- và nhấp vào chức năng Maintain Multi-Ingredient (Duy trì sản phẩm nhiều thành phần).

Nhập thông tin vào các trường bắt buộc. Khi đã sẵn sàng để bắt đầu việc khai báo sản phẩm nhiều thành phần và các thông tin chi tiết được cho là chính xác, hãy chọn ô Active (Kích hoạt) và nhấp vào Submit (Gửi).

Có nhiều cách khác nhau để tạo sản phẩm tùy thuộc vào thỏa thuận của bạn và khách hàng về nhu cầu báo cáo.

15.a.1 Cấp Sản phẩm Đơn vị Lưu kho (SKU)

Đây là cấp độ chi tiết nhất của việc truy nguyên sản phẩm nhiều thành phần. Ví dụ này cho thấy cách tạo một sản phẩm:

15.a.2 Cấp Loại Sản phẩm

Ví dụ về loại sản phẩm sẽ là dòng sản phẩm trà đá uống liền, dòng sản phẩm bánh kẹo. Ví dụ này cho thấy cách tạo một sản phẩm:

15.a.3 Cấp Bán Số lượng Lớn

Ví dụ về bán số lượng lớn là tất cả các sản phẩm khác nhau mà bạn đã bán cho khách hàng trong mỗi thời kỳ (tháng, quý, v.v.), như hỗn hợp trà thảo mộc hoặc bó hoa. Ví dụ này cho thấy cách tạo một sản phẩm có cấp bán số lượng lớn:

Sau khi thêm sản phẩm, bạn sẽ có thể thấy sản phẩm trong Product Overview for Multi-Ingredients (Tổng quan về Sản phẩm Nhiều Thành phần). Tạo Thành phẩm thông qua hành động Report Manufacturing (Báo cáo Hoạt động Sản xuất).

15.b Báo cáo Hoạt động Sản xuất

Sau khi định cấu hình các sản phẩm nhiều thành phần, hãy chọn “Report Manufacturing” (khai báo Hoạt động Sản xuất):

Mô tả hoạt động sản xuất bằng cách nhập thông tin vào tất cả các trường bắt buộc được yêu cầu. Các sản phẩm được định cấu hình trong Maintain Multi-Ingredient (Duy trì Sản phẩm Nhiều Thành phần) giờ sẽ xuất hiện trong danh sách Product (Sản phẩm) thả xuống.

Bạn cần thêm ít nhất một vị trí trong phần From Positions (Từ các Vị trí) bằng cách nhấp vào danh sách Position (Vị trí) thả xuống và chọn một vị trí. Nếu sản phẩm của bạn chứa nhiều thành phần, bạn có thể chọn vị trí khác và chọn thành phần bổ sung. Báo cáo hoạt động sản xuất thể hiện khối lượng được chứng nhận của một mặt hàng nhất định và (các) sản phẩm phụ tương ứng của mặt hàng đó sẽ tạo được bao nhiêu khối lượng đầu ra bao gồm tất cả các thành phần đang được sử dụng.

Ví dụ: nếu một thanh sô-cô-la được tạo ra từ ca cao dạng lỏng, bơ ca cao và các thành phần không được chứng nhận khác (như đường), bạn cần cho biết lượng bột ca cao và ca cao lỏng được chứng nhận được sử dụng trong các thành phần mà bạn muốn thêm vào, và khối lượng đầu ra sẽ phản ánh tổng lượng sô-cô-la (thành phần được chứng nhận cộng với thành phần không được chứng nhận) của thành phẩm cuối cùng. Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi đã sử dụng 200kg ca cao dạng lỏng được chứng nhận và 100kg bơ ca cao được chứng nhận để tạo ra sản phẩm “sô-cô-la thanh” 2000kg:

15.c Tổng quan về LƯU Kho Sản phẩm Nhiều Thành phần

Sau khi các giao dịch của các sản phẩm nhiều thành phần được xác nhận hoặc được tạo ra thông qua báo cáo hoạt động sản xuất hiển thị trên màn hình Position Overview (Tổng quan về Vị trí) (xem Mục 4.A). Để xem các vị trí, hãy nhấp vào tùy chọn “Multi Ingredient” (Nhiều Thành phần):

15.d Bán Sản phẩm Nhiều Thành phần

Hoạt động bán sản phẩm multi-ingredient (nhiều thành phần) có quy trình tương tự như sản phẩm một thành phần (Xem Mục 6.A). Để chọn sản phẩm nhiều thành phần, hãy chọn tùy chọn “Multi Ingredient” (Nhiều Thành phần) trên màn hình giao dịch trong phần Trade (Giao dịch):

15.d.1 Chức năng ẩn thông tin về nguồn gốc xuất xứ

Do các sản phẩm nhiều thành phần có thể chứa thông tin nhạy cảm, các công ty có thể ẩn các thông tin về nguồn gốc xuất xứ của các sản phẩm nhiều thành phần khi giao dịch mua bán. Để làm điều này, hãy chọn ô Mask Footprint (chức năng ẩn thông tin nguồn gốc xuất xứ) trong phần vị trí như sau:

Khi chọn ô này, người mua sẽ không nhìn thấy các thông tin xuất xứ như đơn vị sở hữu chứng nhận trang trại, hàng hóa, loại sản phẩm và quốc gia , mà chỉ nhìn thấy tổng khối lượng và các số liệu SD và SI liên quan.

15.e Chức Năng Redeem/Kết Thúc Truy Nguyên Sản Phẩm và Loại bỏ Sản phẩm Nhiều Thành phần

Tùy chọn redeem hoặc xóa bỏ các sản phẩm nhiều thành phần chưa áp dụng trên hệ thống và hiện tại không yêu cầu trong tiêu chuẩn.

16. Tải file Excel lên

Để khai báo hàng loạt giao dịch thay vì khai báo riêng lẻ, MultiTrace hiện có chức năng “Transaction Upload” (Tải Giao dịch lên) hoặc chức năng tải lên Excel cho phép bạn xử lý các hành động sau:

• Giao dịch (Sell (Bán hàng), Purchase (Mua hàng), Redeem (Quy đổi), Remove (Xóa bỏ)) đối với Single Ingredient (Sản phẩm một thành phần) (Video)
• Giao dịch cho Multi-ingredient (Sản phẩm nhiều thành phần) (Video)
• Mix (Trộn lẫn)
• Conversion (Chuyển đổi)
• Report Manufacturing (Khai báo cáo hoạt động sản xuất) (Video)

Bạn có thể tìm thấy tính năng “Transaction Upload” (Tải giao dịch lên) trong tab Trade Overview (Tổng quan về các giao dịch) và Upload Transactions (Tải các giao dịch lên):

16.a Tải các biểu Mẫu xuống để Sử dụng

Bạn sẽ tải mẫu Excel từ từ hệ thống xuống và điền thông tin theo yêu cầu. . Bạn có thể tải xuống trực tiếp các mẫu khác nhau từ hệ thống sau khi nhấp vào chức năng Upload Transactions (Tải các giao dịch lên). Khi đã xuất hiện trên màn hình, hãy nhấp vào chức năng Download Templates (Tải các mẫu biểu xuống ) và chọn biểu mẫu bạn muốn sử dụng:

16.b thiết lập Dữ liệu

Trước khi sử dụng tính năng Excel Upload (Tải file Excel lên), người dùng cần thiết lập các trường thông tin liên quan/Data Mapping ( để chuyển thể ngôn ngữ của các hệ thống bên ngoài sang ngôn ngữ của MultiTrace.

Bạn có thể nhấp vào nút Add Mapping (Thêm thông tin thiết lập) để thêm một thuật ngữ mới hoặc thêm một mục mới vào phần thiết lập thông tin của bạn.

16.c Tải biểuMẫu lên

Sau khi hoàn thành các Bước A và B, bước tiếp theo bạn cần làm là tải biểu mẫu đã điền lên.

Nhấp vào nút Upload Excel (Tải file Excel lên) như trong ảnh chụp màn hình sau:

MultiTrace sẽ yêu cầu bạn chọn tệp excel để tải lên:

Vui lòng chọn loại biểu mẫu bạn đang muốn tải lên bằng cách nhấp vào “Choose File” (Chọn Tệp), chọn tệp thông tin mà bạn muốn tải lên và nhấp vào “Upload” (Tải lên):

Sau khi xử lý tệp thông tin thành công, MultiTrace sẽ đưa bạn đến bước 2 và ở bước này sẽ liệt kê số hàng mà MultiTrace đã xử lý để tải lên tệp (số hàng thay đổi dựa trên số lượng dòng dữ liệu bạn đã thêm vào tệp).

Nếu phát hiện bất kỳ sai sót nào, hệ thống sẽ chỉ ra những sai sót cần sửa chữa. Quá trình tải file dữ liệu lên sẽ không được thực hiện cho đến khi tất cả các lỗi đã được giải quyết.

Sau khi xác thực dữ liệu thành công, hệ thống sẽ thực hiện việc tải toàn bộ các dữ liệu đã chọnlên hàng loạt được chọn lúc đầu. Một khi đã bắt đầu quá trình tải lên hàng loạt, bạn sẽ không thể hủy quá trình này và phải sửa các giao dịch đã tạo theo cách thủ công nếu cần.

17. Các chức năng dành riêng cho mặt hàng Cà phê

17.a Chức năng Giao và Nhận HÀNG HÓA

Chức năng Giao hàng: Bạn có thể lưu trữ khối lượng tại một thành viên khác mà không cần chuyển quyền sở hữu (ví dụ: nhà kho). Sử dụng chức năng “Deliver” (Giao hàng) để khai báo các khối lượng mà bạn đã chuyển cho một thành viên khác.

Khai báo giao hàng này cần phải được thành viên tiếp nhận xác nhận.

Chức năng nhận hàng: “Receipt” (Nhận hàng) chỉ ra sự thay đổi vị trí của sản phẩm, tương tự như chức năng Giao hàng nhưng được thực hiện từ phía người nhận lưu kho sản phẩm đó.

18. Các Chức Năng Dành Riêng Cho Mặt Hàng Ca cao

18.a Làm cho Phù hợp và trộn lẫn các xuất xứ

Giới thiệu khai niệm làm cho phù hợp về nguồn gốc xuất xứ nhằm giải quyết nhu cầu về việc ca cao được chứng nhận từ một quốc gia cụ thể sẽ mang lại lợi ích như thế nào cho nông dân ở quốc gia đó và yêu cầu các công ty mua ca cao được chứng nhận từ các quốc gia đó phải phù hợp với nguồn gốc xuất xứ của ca cao được sử dụng trong các sản phẩm tiêu dùng được chứng nhận.

Trên hệ thống quản lý truy nguyên, không thể trộn lẫn ca cao hạt khô và hạt ca cao ngòi từ các quốc gia sản xuất khác nhau.

19. Các Chức Năng Dành Riêng Cho Mặt Hàng Chè

19.a Nhãn hiệu Bán hàng

Bạn phải chọn nhãn hiệu bán hàng khi báo cáo hoạt động chế biến từ chè lá sang chè khô hoặc khi sử dụng chức năng bán theo khối lượng lớn. Bạn cần thêm nhãn hiệu bán hàng trong tab Dashboard (Trang tổng quan) và nhấp vào Selling Marks (Nhãn hiệu Bán hàng):

Nếu không có nhãn hiệu bán hàng, bạn cần phải tạo nhãn hiệu bán hàng mới trước khi khai báo . Đầu tiên, bạn sẽ phải nhấp vào nút add (thêm) như trong ảnh chụp màn hình dưới đây:

Sau đó, bạn có thể đặt tên cho nhãn hiệu bán hàng của mình và cho biết ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Nếu bạn không muốn đặt ngày kết thúc, bạn có thể đặt ngày kết thúc vào bất cứ lúc nào khác mà bạn muốn.

Sau khi được chế biến (pha trộn, tách caffein hoặc pha thành trà uống liền), các vị trí sẽ mất nhãn hiệu bán hàng của mình.

19.b chức năng Trộn lẫn

19.b.1 Chức năng pha trộn

Blending (Pha trộn) là một lựa chọn dành cho cây chè . Việc pha trộn sẽ xóa nhãn hiệu bán hàng khỏi vị trí.

19.b.2 Chức năng trộn lẫn khối lượng từ các vị trí khác nhau

Nếu bạn nhấp vào tùy chọn bulk (trộn lẫn khối lượng từ các vị trí), nhãn hiệu bán hàng sẽ xuất hiện và bạn có thể chỉ định một nhãn hiệu bán hàng mới. Bạn sẽ phải chọn các vị trí trong kho hàng và số lượng mà bạn muốn trộn lẫn với nhau và sau đó bấm gửi hoạt động này mà bạn muốn trộn các khối lượng từ các vị trí khác nhau trong kho hàng của mình .

Xin lưu ý rằng bạn sẽ phải tạo nhãn hiệu bán hàng trước khi trộn lẫn các vị trí kho hàng

19.c Chè SD/SI

Đối với tất cả khối lượng chè được đổi (xem Phần 11) từ ngày 1 tháng 7 năm 2023, Khoản Tiền Chi Trả Cho Sự Khác Biệt Của Sản Phẩm Chứng Nhận (SD) và Khoản chi phí thực hiện công tác bền vững đối với sản phẩm được chứng nhận (SI) sẽ được yêu cầu. Vào cuối quý của năm dương lịch, một báo cáo sẽ được tạo để bạn hoàn thành. (Các) Quản trị viên của tài khoản sẽ được thông báo qua email khi có báo cáo.

Để truy cập báo cáo, hãy nhấp vào mục ‘SD/SI Reports’ (Báo cáo SD/SI). Tại đây, bạn sẽ thấy tổng quan về các báo cáo có sẵn để điền vào. Nếu báo cáo có trạng thái ‘Open’ (Mở), nghĩa là cần được hoàn thành. Để chỉnh sửa báo cáo, hãy nhấp vào ‘Report ID number’ (Số ID báo cáo).

Để biết hướng dẫn về cách điền báo cáo, xem Phần 19.C.2.

19.c.1 Đặt tỷ lệ mặc định SD/SI

Hệ thống tự động đặt tỷ lệ cho SD thành $10/tấn và SI là $40/tấn. Để đặt một tỷ lệ mặc định khác sử dụng trong màn hình báo cáo SD/SI, bạn có thể định cấu hình một tỷ lệ Để điều chỉnh tỷ lệ mặc định, nhấp vào ‘Configure SD/SI Default Rate’ (Định cấu hình tỷ lệ mặc định SD/SI):

Lúc này sẽ mở ra một màn hình nơi bạn có thể chỉnh sửa tỷ lệ. Khi bạn đã hoàn thành việc chỉnh sửa tỷ lệ, hãy nhấp vào ‘Save’ (Lưu):

19.c.2 Báo cáo chè SD/SI

Sau khi nhấp vào ID báo cáo trong phần tổng quan ‘SD/SI Reports’ (Báo cáo SD/SI), bạn sẽ thấy phần hoàn thành báo cáo. Nó sẽ điền trước tỷ lệ SD và SI dựa trên những gì bạn đã định cấu hình làm mặc định. Tỷ lệ SD và SI có thể được điều chỉnh trên mỗi dòng của báo cáo.

Để lưu thông tin bạn đã cập nhật và quay lại biểu mẫu sau này, bạn có thể nhấp vào ‘Save’ (Lưu). Để đặt lại tất cả thông tin về tỷ lệ mặc định và bắt đầu lại, bạn có thể nhấp vào ‘Reset’ (Đặt lại).

Sau khi báo cáo hoàn tất và chính xác, hãy nhấp vào ‘Finalize’ (Hoàn thành). Bạn sẽ được nhắc với tuyên bố miễn trừ trách nhiệm pháp lý. Sau khi bạn nhấp vào ‘Agree’ (Đồng ý), Rainforest Alliance sẽ xuất hóa đơn cho tổng số tiền được ghi trên biểu mẫu đã hoàn thành. Hóa đơn sẽ được gửi qua email.

20. Các Chức Năng Dành Riêng Cho Mặt Hàng chè Thảo mộc và cây Gia vị

20.a trộn lẫn Hỗn hợp Chè thảo mộc

Bạn có thể tạo hỗn hợp chè thảo mộc trên hệ thống theo hướng dẫn được nêu rõ trong Mục 15.A.3. Bạn có thể trộn các loại thảo mộc và gia vị khác nhau trong một lần bán số lượng lớn và bán lại bằng cách sử dụng tính năng Mask Footprint (Ẩn thông tin về nguồn gốc xuất xứ).

21. Các Chức Năng Dành Riêng Cho Mặt Hàng Hoa

21.a Đơn vị Đo lường

Tất cả các loại hoa cần được báo cáo bằng đơn vị đo lường là “số cành” chứ không phải kilogam.

21.b Bó hoa

Để báo cáo số lượng bó hoa trong hệ thống, các công ty có thể sử dụng chức năng sản phẩm nhiều thành phần (xem Mục 15).

22. Các Chức Năng Dành Riêng Cho Mặt Hàng Chuối và Trái cây Tươi

22.a Đơn vị Đo lường

Bạn có thể chọn báo cáo dứa, cam và chuối theo các đơn vị đo lường khác nhau như thùng trong giao dịch. Bạn có thể thay đổi đơn vị đo lường trong phần Position (Vị trí) của giao dịch:

23. Các Chức Năng Dành Riêng Cho Mặt Hàng Trái cây đã Chế biến

23.a Brix (tỷ lệ % hàm lượng đường hòa tan trong nước)

Đối với tất cả các giao dịch nước ép trái cây và trái cây nghiền đã qua chế biến, các công ty sẽ phải điền vào trường Brix (tỷ lệ % hàm lượng đường hòa tan trong nước) trong giao dịch. Bạn có thể nhập Brix vào phần Position (Vị trí) của giao dịch.

24. Phí Bản quyền

Phí Bản quyền được tính cho từng loại cây trồng theo quy định trong Điều khoản và Điều kiện Chung trong Thỏa thuận Cấp phép của Rainforest Alliance dựa trên các hoạt động được thực hiện trong hệ thống quản lý truy nguyên sản phẩm. Phí Bản quyền được tính một lần trong chuỗi cung ứng.

Tab Finance (Tài chính) trong màn hình chính hiển thị phí bản quyền cho mỗi loại hàng hóa và hiển thị tổng quan các hóa đơn. Tổng quan này không bao gồm lịch sử thanh toán.

25. Lược sử quá trình thay đổi

Phần ghi chú miễn trừ trách nhiệm dịch thuật

Vui lòng tham khảo văn bản chính thức bằng Tiếng Anh để hiểu rõ nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến ý nghĩa chính xác của thông tin trong bản dịch.