1. Gestión de usuarios
La gestión de usuarios en MyRA la realizan los administradores de la organización y se aplica tanto a las fincas como a las organizaciones de la cadena de suministro. Garantiza que los miembros adecuados del equipo tengan acceso a las herramientas y servicios correctos según su función.
Los administradores pueden invitar a usuarios y asignarles roles relacionados con cualquier aspecto clave de la plataforma (certificación, trazabilidad, reclamaciones o entrada de datos) para que cada persona pueda contribuir donde sea necesario.
En esta sección aprenderá a:
Invitar a miembros del equipo a su organización
Asignación de funciones
Actualización de permisos a medida que sus necesidades evolucionan
Configurar correctamente el acceso de los usuarios desde el principio favorece la colaboración segura, los flujos de trabajo fluidos y el cumplimiento de los requisitos de Rainforest Alliance.
La gestión de usuarios y organizaciones se realiza en dos lugares en MyRA; puede acceder a estos lugares a través de la pestaña Organización para la organización en su conjunto o a través de la pestaña Perfil para su información personal y cuenta.
1.1 Edición de su propio perfil
Puede especificar su idioma preferido utilizando la lista desplegable del icono situado junto a su perfil.
Al hacer clic en el icono de su perfil en la parte superior derecha de la página, se le presentará una lista desplegable.
En esta sección de la plataforma, puede revisar los documentos jurídicos oficiales que rigen su uso de MyRA y sus servicios relacionados. Los documentos se enumeran en el lado izquierdo del panel.
Haga clic en cualquier elemento del menú para ver su contenido completo. Estos documentos describen sus derechos, responsabilidades y cómo se manejan sus datos. Se recomienda a los usuarios que revisen cuidadosamente cada documento durante el registro y pueden volver a consultarlos en cualquier momento a través del panel de navegación.
Nota: Si un titular de certificado necesita cambiar el nombre legal de su organización, debe comunicarse con el departamento de Éxito del Cliente de Rainforest Alliance y, una vez realizada la solicitud, también debe informar a su ente de certificación sobre el cambio pendiente.
1.2 Añadir a miembros nuevos a una organización existente
Para invitar nuevos miembros a unirse a su organización en MyRA, siga estos pasos:
Paso 1: Vaya a la pestaña de Organización
Desde su tablero, haga clic en la pestaña de «Organización» (Organization] en la barra de navegación superior.
Se le orrientará a la página de Miembros.
Aquí, puede:
revisar la lista de miembros actuales de la organización
ver cualquier invitación pendiente que no haya sido aceptada aún
Paso 2: Invitar a un nuevo miembro
Para invitar a alguien nuevo, haga clic en el botón «+ Invitar miembros» (+ Invite Members] en la parte superior derecha de la página.
Aparecerá un nuevo campo de entrada donde podrá:
ingresar la dirección de correo del usuario
asignar su función seleccionándola del menú que se despliega:
Miembro: Un usuario estándar tendrá acceso a las áreas designadas de la plataforma (por ej. certificación, trazabilidad, afirmaciones]
Administración: tiene permisos adicionales para manejar a los usuarios, asignar funciones y actualizar las configuraciones de la organización.
Una vez que ha llenado los detalles, haga clic en «Añadir» (Add]. Verá una confirmación de que se ha enviado la invitación y el usuario recibirá un correo electrónico titulado «Invitación para unirse a la organización». Este correo contiene un enlace para aceptar la invitación.
el usuario invitado entonces seguirá el proceso estándar de inscripción para crear su perfil en MyRA
Nota: Consulte una descripción detallada de los pasos para inscribirse en [este enlace].
Opcional: Para abandonar la organización
Si necesita darse de baja de la organización, puede hacer clic en el botón «Abandonar la organización» (Leave Organization] que se encuentra en la parte superior derecha de la página de Miembros. Si usted es el administrador actual, asegúrese de que otro administrador permanezca en el puesto para gestionar el equipo.
1.3 Establecimiento de las funciones de un usuario
Una vez que un usuario se haya registrado en su organización, puede asignarle el/los rol(es] apropiado(s] en función de las tareas que necesite completar en MyRA. Las funciones controlan a qué partes de la plataforma puede acceder cada usuario, como Certificación, Reclamaciones, Trazabilidad o Finanzas.
Paso 1: vaya a la pestaña de Organización
Desde su tablero, haga clic en la pestaña de «Organización» (Organization] en la barra de navegación superior. Accederá a la página de Miembros, donde podrá ver a todos los usuarios vinculados a su organización.
Paso 2: Abra el panel de Edición de funciones
Busque el usuario que desea actualizar y haga clic en el icono del lápiz que aparece junto a su nombre. Eso abre el panel de Edición de funciones
Aquí verá una lista de todos los espacios de la plataforma que admiten el acceso basado en funciones incluidas:
Portal de MyRa
Trazabilidad
Afirmaciones
CFI (Datos de la finca]
Finanzas
Legal
Certificación
Paso 3: Asignación de la(s] función (funciones] adecuada(s]
Para cada área funcional, expanda la sección para ver las funciones de usuario disponibles. Marque la casilla correspondiente junto a las funciones que debería tener el usuario.
Puede asignar múltiples funciones a un único usuario, dependiendo de sus responsabilidades.
Paso 4: Guarde sus cambios
Una vez que haya seleccionado las funciones adecuadas, desplácese hacia abajo y haga clic en «guardar cambios» (Save Changes]. El acceso del usuario se actualizará inmediatamente. Puede descartar los cambios haciendo clic en el botón de Cancelar.
Sólo los usuarios administradores pueden asignar o cambiar funciones para otros usuarios. Los administradores tampoco pueden editar su propia función de administrador; otro administrador tendrá que hacerlo por ellos.
Vea información sobre las funciones del usuario en la guía «Para iniciar con MyRA para todos los usuarios» (Getting Started With MyRA for All Users].
2. Gestionar la organización
Se puede tener acceso a la sección de Gestión de la Organización en MyRA haciendo clic en la pestaña situada en la parte superior del panel de control.
Aquí es donde maneja la información importante sobre su organización, incluida su estructura, sus usuarios, funciones, convenios jurídicos y sitios.
Esta sección es esencial para asegurar que su configuración se alinea con la forma en que su organización funciona en la vida real. También ayuda Rainforest Alliance a entender su alcance y actividades.
2.1 Edición de los detalles de la Organización
Para actualizar la información de su organización en MyRA, empiece haciendo clic en la pestaña de «Organización» (Organization) en su tablero. Llegará a la página de Miembros. De allí navegue a «Detalles de la organización» (Organization Details) en el menú del lado izquierdo.
Esta sección muestra la información general de su organización, los mismos datos que introdujo durante la configuración inicial. También verá otras secciones editables en el panel de la izquierda. Puede hacer actualizaciones haciendo clic en cada sección y siguiendo los pasos que se describen a continuación.
Página de detalles
Aquí puede actualizar la información básica de su organización.
Edite cualquiera de los siguientes campos según
Nombre de la organización
Nombre legal de la organización
Documento de identificación de la organización nacional [si se aplica]
Número de teléfono principal
URL de la página web [opcional]
Haga clic en «Siguiente» [Next] para guardar los cambios.
Página de dirección para visitantes
Esta es la dirección completa de su oficina principal o sede central donde los entes de certificación pueden visitarle o donde se le puede enviar correspondencia. Puede editar o remplazar la dirección cuando y como sea necesario.
Una vez que la haya actualizado, haga clic en «Siguiente» [Next] para guardarla.
Página de contacto de facturación
En esta sección puede:
ingresar o actualizar la dirección de correo del contacto de facturación para enviar correspondencia
proporcionar una dirección de facturación que necesite reflejarse en los documentos financieros
Si su dirección de facturación es la misma que su dirección de visita, simplemente haga clic en «Copiar dirección de visita» [Copy Visiting Address] para aplicarla automáticamente y ahorrarse tiempo.
Haga clic en «Siguiente» [Next] para guardar los cambios.
Página de funciones
Emplee esta sección para definir lo que hace su organización. Con el tiempo, puede ser que sus actividades se amplíen o cambien. Es aquí donde puede actualizar sus funciones declaradas.
Puede seleccionar más de una función si corresponde
Las funciones son opciones como finca, organización de cadena de suministro, minorista o agencia de diseño
Nota: Elegir las funciones correctas es importante porque ello determina cómo interactúa su organización con los sistemas y servicios de Rainforest Alliance.
2.2 Jerarquía organizacional
En MyRA, la función Jerarquía le permite modelar su estructura organizativa del mundo real, ya sea una única empresa matriz que supervisa varias entidades o una red de organizaciones relacionadas con responsabilidades compartidas. Esto permite a las organizaciones matrices tener visibilidad sobre la configuración y la información de certificación de las organizaciones secundarias.
Esto es particularmente útil para los negocios que tienen:
oficinas regionales o divisiones
proveedores o afiliadas certificadas
múltiples unidades operativas con una licencia o programa compartido
Una organización matriz generalmente representa la principal entidad jurídica o la sede. Puede supervisar certificación, licenciamiento y acceso a las plataformas para las unidades relacionadas.
Una organización secundaria es cualquier entidad conectada a la matriz [como un grupo de fincas, una oficina regional, o una empresa afiliada] que opera con su orientación o es de su propiedad.
Siga los pasos que se describen a continuación para crear o conectar organizaciones en su jerarquía.
Paso 1: Vaya a la sección de Jerarquía
Desde su tablero, haga clic en la pestaña de «Organización» [Organization] en la barra de navegación superior.
En el menú de la izquierda seleccione «Jerarquía» [Hierarchy].
Aquí verá su estructura actual, incluidas cualesquiera organizaciones matrices o secundarias.
Paso 2: Añada una nueva organización
Haga clic en el botón «+Añadir organización» [+ Add Organization] en la esquina superior derecha.
Aparecerá una ventana que le pedirá definir:
si se trata de una organización nueva, si es una organización matriz o secundaria
si se trata de una organización existente que ya está en MyRA o una nueva que quiere crear
Una vez definido lo anterior, haga clic en el botón amarillo «Conectar/Crear organización» [Connect/Create organization] en la parte inferior derecha para continuar.
Paso 3: vincular o crear la organización
Ahora tiene dos opciones:
vincularse a una organización existente:
busque la organización escribiendo el nombre
busque la lista de organizaciones y seleccione la correcta
Haga clic en «Conectar la organización» [Connect organization].
Se le presentará una ventana emergente para confirmar su elección; haga clic en «Confirmar» [confirm] para continuar o en «Volver» [Go Back] para cancelar.
El administrador especificado de la organización entonces recibirá una invitación por correo electrónico para aprobar o rechazar la conexión.
Para crear una nueva organización
Seleccione «Organización nueva» [New organization]
Especifique el nombre de esta nueva organización
Haga clic en «Crear una nueva organización» [Create a new organization]
Entonces se le pedirá que complete los datos necesarios de la organización como se indica en la sección «Editar detalles de la organización» [Editing Organization Details]
Paso 4: confirme la conexión a la organización
Para completar el proceso haga clic en el botón «Confirmar» [Confirm] en la ventana que se despliega.
Si se está vinculando a una organización existente, se enviará una invitación al Administrador de dicha organización para su aprobación.
Se está creando una organización nueva, se le pedirá completar su configuración básica ingresando los detalles necesarios de la empresa.
Nota: Si necesita ayuda para crear la organización nueva consulte la «Guía para crear una organización nueva» [Getting Started with MyRA for All Users]
Seleccione su organización
Si desea conocer o cambiar la organización que administra actualmente, simplemente haga clic en el nombre de la organización en la parte superior de su panel de control y vea qué nombre tiene la marca de verificación junto a él. Asegure que marca el nombre correcto.
2.3 Documentos legales y Acuerdo de licencia
En la pestaña Organización en MyRA, encontrará secciones en el panel izquierdo que hacen referencia a la relación jurídica de su organización con los servicios de Rainforest Alliance.
Estas secciones ofrecen visibilidad de los acuerdos relacionados con su uso de la plataforma y ayudan a garantizar que su organización opere de acuerdo con los requisitos de Rainforest Alliance.
Sección de Documentos legales
Esta sección ofrece una visión general de los acuerdos jurídicos que su organización ha suscrito a lo largo de su uso de la plataforma. Sólo es para información; no hay una función para editar o manejar documentos aquí. Solo verá los documentos aplicables a su tipo de organización, es decir, específicos para organizaciones como fincas o cadena de suministro.
En esta vista puede:
revisar los términos de servicios de la plataforma que su organización ha aceptado.
ver un registro de los reconocimientos jurídicos hechos durante la configuración o activación del servicio
Sección de Acuerdos de licencia
Esta sección contiene el Acuerdo de Licencia de Rainforest Alliance, que describe los términos según los cuales su organización colabora con Rainforest Alliance. Representa el acuerdo formal entre su organización y Rainforest Alliance con respecto al uso de la certificación y otros servicios ofrecidos a través de la plataforma MyRA.
Este acuerdo:
es revisado y aceptado por un usuario autorizado cuando se inicia el proceso
debe permanecer activo y actualizado para mantener el estado de su certificación
es prerequisito para presentar su Formulario de Solicitud de Certificación [CAF en inglés]
Nota: El convenio de licencia sólo es aplicable si usted trabaja con afirmaciones. Si su organización no incluye el procesamiento de afirmaciones, puede hacer caso omiso de esta sección.
Siga los pasos que se describen a continuación para aceptar un acuerdo de licencia.
Navegue a la pestaña de Organización en la parte superior del tablero.
Haga clic en la pestaña de Acuerdo de licencia en el panel de la izquierda.
Haga clic en el botón «Firmar un acuerdo de licencia» [Sign a License Agreement].
En la siguiente página, haga clic en la casilla de verificación para confirmar que leyó el documento del Acuerdo de licencia.
Luego proceda a hacer clic en el botón de «Aceptar el acuerdo de licencia» [Accept License Agreement] en la parte inferior derecha de la página.
Puede entonces ver el acuerdo de licencia aceptado en la página de Acuerdo de licencia del tablero de la Organización.
3. ¿Necesita ayuda?
Si necesita más ayuda o tiene alguna pregunta sobre alguno de los temas anteriores, por favor póngase en contacto con el departamento de Éxito del Cliente en customersuccess@ra.org.