MultiTrace: Manuel d’utilisation pour la traçabilité

4. Aperçus

4.a Aperçu du stock 

Il s’agit du principal aperçu dans le système. Il montre ce que vous pouvez utiliser dans une transaction, transformer ou mélanger dans le système. Chaque ligne de l’aperçu représente une position du stock. Vous pouvez utiliser les filtres pour chercher différentes positions du stock qui peuvent encore être utilisées. Vous pouvez également télécharger un fichier Excel où chaque ligne de données est plus détaillée.

4.b Aperçu Trade (Transactions)

Cet aperçu montre tous les rachats, transactions, suppressions et annulations effectués dans le système. Vous pouvez utiliser les filtres pour chercher les différentes activités qui ont eu lieu. Vous pouvez également télécharger un fichier Excel où chaque ligne de données est plus détaillée.

4.c Aperçu Stock Management (Gestion du stock)

Cet aperçu montre tous les mélanges, transformations, suppressions et fabrications multi-ingrédients qui ont été réalisés dans le système. Vous pouvez utiliser les filtres pour chercher différentes positions du stock qui peuvent encore être utilisées.

5. Dashboard- Maintain Trade Partners (Tableau de bord - Maintenir les Partenaires commerciaux)

Vous pouvez déclarer d’autres comptes (fournisseurs et/ou clients) comme étant Trusted (Fiables) et/ou Mandated (Mandatés). Quand les comptes sont Fiables, toutes les transactions déclarées par ces « partenaires fiables » seront automatiquement confirmées (voir Section 7.A).

Quand les comptes sont Mandatés et que le vendeur a des volumes sur leurs sites, l’acheteur pourra acheter à partir des positions de stock du propriétaire (le vendeur). Cela peut se faire à l’aide de la fonction Purchase (Achat) (voir Section 6.B). Pour gérer vos partenaires commerciaux, veuillez utiliser la section « Maintain Trade Partners » (Maintenir les Partenaires commerciaux) sous Actions dans votre Tableau de bord. Cliquez sur « Add » (Ajouter) en haut à droite pour ajouter un partenaire commercial à votre liste. Sélectionnez « Trusted » (Fiable) et/ou « Mandated » (Mandaté). Ainsi, en fonction de votre sélection, le partenaire commercial que vous venez d’ajouter aura des droits lui permettant de réaliser des activités de vente et de stock en votre nom.

6. Report Trade (Déclarer une activité commerciale)

6.a Sell (Vente)

Vente vous permet de déclarer la vente d’un volume de votre stock à un acheteur, représentant une ou plusieurs livraisons physiques.

Les informations de la transaction (volume, qualité, etc.) doivent être les mêmes que celles contenues dans la documentation accompagnant la ou les ventes physiques. Une fois la vente effectuée, un numéro d’identification de la transaction de vente sera généré et apparaîtra sous forme de registre dans votre onglet Trade (Commerce).

Pour traiter une vente via le bouton Sell (Vente), vous devez remplir tous les champs obligatoires (signalés par un astérisque rouge) dans le formulaire Report New Trade (Déclaration d’une nouvelle activité commerciale) :

6.b Purchase (Achat)

Quand une entreprise a créé une relation Partenaire commercial mandaté dans le système (voir Section 5), celui-ci peut utiliser la fonction d’Achat. Elle fonctionne ensuite de la même manière que l’écran de vente, et les informations doivent être remplies à l’identique.

6.c Différentiel de durabilité (DD), Investissement de durabilité (ID) et primes

Pour toutes les transactions créées à partir de Volume certifié ou de Produit certifié, les champs SD/SI (DD/ID) et Premium (Prime) vont s’afficher. Si des exigences DD et ID ou Primes sont obligatoires pour ce produit, remplissez les champs conformément à la norme (voir Annexe chapitre 3- Revenu et partage de la responsabilité). S’il n’y a aucune exigence pour ce produit à ce moment, alors sélectionnez « Not Required » (Non requis) et choisissez une raison dans le menu déroulant qui va s’afficher.

7. Confirmation des transactions

7.a Confirm (Confirmation)

Par défaut, toutes les transactions sur votre compte doivent être confirmées. Pour confirmer une transaction, cliquez sur l’Aperçu des transactions. Sélectionnez la transaction à confirmer en cliquant sur le bouton ID ou Confirm (Confirmer).

Les détails vont s’afficher. Là, vous ne pouvez mettre à jour que le champ référence de la partie Acheteur de la transaction, et aucune autre information. Une fois l’examen terminé, si toutes les informations sont correctes, cliquez sur Confirm (Confirmer) en bas de l’écran.

Pour contourner cette étape, vous devrez ajouter votre fournisseur comme Partenaire commercial fiable (voir Section 5).

7.b Withdraw (Retirer)

Si la transaction a été créée par erreur et n’a pas encore été confirmée par l’acheteur, vous pouvez la supprimer en cliquant sur Withdraw (Retirer). La transaction va s’afficher. Une fois l’examen terminé, cliquez sur Withdraw (Retirer) en bas de l’écran.

7.c Update (Mettre à jour)

Avant de confirmer une transaction, si vous ou votre acheteur demandez la modification des informations, vous pouvez mettre les détails à jour en cliquant sur Update (Mettre à jour). La transaction va s’afficher. Là, vous pouvez mettre à jour n’importe quel champ de la transaction. Une fois l’examen terminé, cliquez sur Submit (Soumettre) en bas de l’écran.

7.d Reject (Rejeter)

Si une transaction déclarée par un fournisseur a été faite par erreur ou est incorrecte, vous pouvez la rejeter. La transaction va s’afficher. Là, vous pouvez justifier le rejet. Une fois l’examen terminé, cliquez sur Reject (Rejeter) en bas de l’écran.

7.e PDF des transactions

Si vous avez besoin d’une copie de la transaction à communiquer à un client, vous pouvez télécharger une copie de la transaction confirmée en cherchant la transaction dans l’aperçu des transactions et en cliquant sur l’icône tout à droite de l’écran :

8. Conversions

Avec la fonctionnalité Conversion, vous pouvez répercuter vos activités de transformation et changer le produit en un sous-produit disponible. Pour faire une conversion, il vous faudra connaître le volume entrant de matière première utilisé et soit le volume sortant, soit le taux de conversion entre le volume entrant et le volume sortant.

La conversion n’est autorisée qu’en direction de transformations physiques (en avant). Le système vous donnera la possibilité de réaliser différentes conversions en fonction des activités listées dans votre licence (c’est-à-dire la transformation comprenant la fabrication donne le droit à la plupart des conversions).

9. Mélanges

L’activité Mix (Mélange) est utilisée pour mélanger des volumes provenant de plusieurs lieux en un nouvel emplacement de manière à ce que les transactions puissent être déclarées conformément à la réalité. Cela améliore la crédibilité de la traçabilité.

Exemple :

Mélanger les sources (créer des Identités préservées mélangées)

Sélectionner un ou plusieurs lieux de numéro d’identification avec différentes valeurs de Titulaire de certificat de la source.

P. ex. :

Position 1 = Titulaire de certificat Source A,

Position 2 = Titulaire de certificat Source B,

Position qui en résulte = Mélange du Titulaire de certificat Source A et du Titulaire de certificat Source B

Les mélanges ne peuvent pas être reséparés (sous forme physique), mais ils peuvent être annulés par le titulaire de certificat qui a réalisé l’activité de mélange. C’est uniquement possible si le mélange n’a pas encore été vendu.

Quand des positions de stock de différents niveaux de traçabilité sont mélangées, le plus faible niveau de traçabilité est le niveau par défaut. Par exemple, si IP et Ségrégation sont deux éléments du mélange, alors la nouvelle position qui en résulte sera Ségrégation. Si Ségrégation et Bilan massique sont deux éléments du mélange, alors la nouvelle position qui en résulte sera Bilan massique.

Pour des conseils de mélange spécifiques au cacao, se reporter à la Section 18.

Pour des conseils de mélange spécifiques au thé, se reporter à la Section 19.

Pour des conseils de mélange spécifiques aux plantes et épices, se reporter à la Section 20.

10. Déclasser

L’option Downgrade (Déclasser) vous permet de déplacer vers le bas le niveau de traçabilité de n’importe quel stock. Les titulaires de certificat peuvent déclasser le Niveau de traçabilité des lieux disponibles dans leur Aperçu.

11. Distribution finale

L’activité Redeem (Distribution finale) marque la fin du système de traçabilité en ligne pour les produits certifiés Rainforest Alliance. Les entreprises doivent déclarer le remboursement des activités du stock pour tous les volumes Rainforest Alliance quand le produit certifié est emballé et étiqueté certifié.

Si le propriétaire de la marque est un détaillant ou une marque hors site, et qu’il a opté pour un rapport de traçabilité, alors une transaction de vente du produit certifié est délivrée.

12. Supprimer

Les volumes doivent être supprimés du système de traçabilité si :

• ils sont abîmés (à cause de moisissures, de ravageurs, d’incendies, etc.) et qu’ils ne peuvent plus être utilisés.
• ils ont été vendus dans le cadre d’un autre système de certification qui n’est pas Rainforest Alliance ou vendus comme conventionnels.

En cas de bilan massique, le volume certifié peut être vendu physiquement comme conventionnel et les crédits de bilan massique correspondants peuvent être conservés.

13. Annuler

Toute activité terminée dans le système (vente, achat, rachat, suppression, mélange, conversion, fabrication) peut être annulée dans le système si elle n’a pas été traitée ou vendue à terme dans le système. Pour annuler ces activités, vous devez utiliser l’option Reverse (Annuler) pour l’activité à annuler. Dans le cas des transactions, l’annulation devra être confirmée par le fournisseur.

Pour trouver le bouton Reverse (Annuler) des transactions, rachats et suppressions, rendez-vous sur l’onglet Trade (Transactions) puis cherchez l’ID de transaction à annuler :

14. Agrégation de volume

Dans le système de traçabilité, tous les volumes sont par défaut séparés lors des transactions, conversions ou mélanges dans le système.

14.a Commodity Settings - Aggregate positions (Paramètres du produit - Agréger positions)

Vous pouvez régler certains paramètres pour chaque produit sous l’onglet Dashboard (Tableau de bord), puis Commodity Settings (Paramètres du produit) :

Dans Commodity Settings (Paramètres du produit), Aggregate Positions (Agréger Positions) permettra aux utilisateurs de fusionner toutes les transactions avec le niveau de traçabilité indiqué ayant des caractéristiques similaires en une seule position du stock à la confirmation d’une transaction (c’est-à-dire produit, sous-produit, variété, etc.). Ce paramètre peut être utilisé pour faciliter la gestion du système de traçabilité. Cette option va également supprimer les références de l’aperçu des transactions et du stock pour les positions.

15. Traçabilité multi-ingrédients

Les produits multi-ingrédients sont des produits contenant un ou plusieurs ingrédients certifiés. Il peut s’agir de produits semi-finis ou finis tels que le chocolat de couverture, le thé prêt-à-boire, le mélange pour infusion ou la pâte à tartiner aux noisettes et au chocolat, pour ne donner que quelques exemples.

15.a Maintain Multi-Ingredient (Maintenir les ingrédients multiples)

Pour configurer un produit à utiliser dans un rapport multi-ingrédient, vous devez vous rendre dans la section Report Multi Ingredient (Rapport multi-ingrédient) et cliquer sur Maintain Multi-Ingredient (Maintenir les ingrédients multiples).

Remplissez les champs obligatoires. Quand vous êtes prêt à commencer à utiliser le rapport multi-ingrédient et que les informations semblent correctes, cochez la case Is Active (Activé) et cliquez sur Submit (Envoyer).

Il y a plusieurs façons de créer des produits, en fonction de ce que le client et vous avez convenu en matière de besoins relatifs aux rapports.

15.a.1 Unité de Stock (SKU) au Niveau du Produit

Il s’agit du niveau de traçabilité multi-ingrédient le plus détaillé. Cet exemple montre comment créer un produit :

15.a.2 Niveau Type de Produit

Une gamme de thés glacés prêts à boire ou une gamme de confiserie sont des exemples de catégories de produits. Cet exemple montre comment créer un produit :

15.a.3 Niveau Vente en Vrac

Une vente en vrac peut par exemple être tous les différents produits que vous vendez à un client pour chaque période (mois, trimestre, etc.), comme un mélange pour infusion ou un bouquet de fleurs. Cet exemple montre comment créer un produit au niveau vente en vrac :

Une fois ajouté, vous pourrez le voir dans l’Aperçu du Produit pour les Ingrédients Multiples. Créez le produit fini par l’intermédiaire de l’action Rapporter une Fabrication.

15.b Report Manufacturing (Rapporter une fabrication)

Une fois les produits multi-ingrédients configurés, sélectionnez « Report Manufacturing » (Rapporter une fabrication) :

Détaillez la fabrication en remplissant tous les champs obligatoires. Les produits configurés dans « Maintain Multi-Ingredient » (Maintenir les ingrédients multiples) doivent désormais figurer dans le menu déroulant des produits.

Vous devez ajouter au moins une position dans la section « From Positions » (Des Positions) en cliquant sur le menu déroulant « Position » et en sélectionnant une position. Si votre produit contient de multiples ingrédients, vous pouvez sélectionner une autre position et choisir des ingrédients supplémentaires. Rapporter une fabrication représente la quantité de volume certifié pour un produit donné et son ou ses sous-produits correspondants qui va donner un volume sortant correspondant à l’ensemble des ingrédients utilisés.

Par exemple, si une barre chocolatée est créée avec de la liqueur de cacao et du beurre de cacao et qu’elle contient d’autres ingrédients non certifiés (du sucre par exemple), vous allez indiquer la quantité utilisée de cacao en poudre et de liqueur de cacao certifiés dans les ingrédients que vous souhaitez ajouter. Le volume sortant devrait alors représenter la quantité totale de chocolat (ingrédients certifiés et non certifiés) du produit final. Dans l’exemple ci-dessous, nous avons utilisé 200 kg de liqueur de cacao certifiée et 100 kg de beurre de cacao certifié pour produire une « barre de chocolat » de 2 000 kg :

15.c Aperçu de stock multi-ingrédient

Une fois les transactions multi-ingrédient confirmées ou créées par un rapport de fabrication, les informations sont reportées automatiquement sur l’écran Overview (Aperçu) des positions (voir Section 4.A). Pour afficher les positions, cliquez sur l’option « Multi Ingredient » (Multi-ingrédient) :

15.d Vendre un produit multi-ingrédient

La vente d’un produit multi-ingrédient suit le même processus que la vente d’un produit à ingrédient unique (voir Section 6.A). Pour sélectionner votre produit multi-ingrédients, choisissez l’option Multi Ingredient (Multi-ingrédients) sur l’écran transaction de la partie Trade (Commerce) :

15.d.1 Masquer l’Empreinte

La traçabilité multi-ingrédient pouvant contenir des informations sensibles, les entreprises peuvent masquer l’empreinte des produits multi-ingrédients pour le commerce. Pour cela, il suffit de cocher la case Mask Footprint (Masquer l’empreinte) dans la section position :

Quand cette case est cochée, le titulaire du certificat d’exploitation, le produit, le sous-produit et le pays d’origine seront dissimulés à l’acheteur, mais les volumes totaux et les chiffres DD et ID associés seront visibles.

15.e Finaliser et supprimer un produit multi-ingrédient

L’option de finalisation ou de suppression des produits multi-ingrédients n’est pas disponible dans le système est n’est à l’heure actuelle pas requise par la norme.

16. Téléchargement Excel

Pour faciliter la déclaration des transactions en groupe plutôt que des déclarations individuelles, MultiTrace possède une fonctionnalité de « Transaction Upload » (Téléchargement des transactions) ou « Excel Upload » (Téléchargement Excel) qui vous permet de traiter les actions suivantes :

• Commerce (vente, achat, finalisation, suppression) pour les ingrédients uniques (vidéo)
• Commerce pour les ingrédients multiples (vidéo)
• Mélange
• Conversion
• Rapporter une fabrication (vidéo)

Vous trouverez la fonctionnalité Transaction Upload (Téléchargement des transactions) sous l’onglet Trade Overview (Aperçu Commerce) et Upload Transactions (Télécharger les Transactions) :

16.a Télécharger des modèles à utiliser

Vous allez devoir utiliser le modèle Excel que vous pouvez télécharger dans le système. Les différents modèles peuvent être téléchargés dans le système en cliquant sur Upload Transactions (Télécharger les Transactions). Une fois l’écran affiché, cliquez sur Download Templates (Télécharger les Modèles) et choisissez le modèle que vous voulez utiliser :

16.b Cartographie des données

Avant d’utiliser la fonctionnalité Excel Upload (Téléchargement Excel), les utilisateurs doivent paramétrer la Data Mapping (Cartographie des Données) de façon à « cartographier » le langage des systèmes externes sur le langage MultiTrace.

Vous pouvez contourner la plupart des cartographies de données demandées en utilisant l’ID de stock sur le modèle de téléchargement Excel.

Vous pouvez cliquer sur le bouton Add Mapping (Ajouter une Cartographie) pour inclure une nouvelle terminologie ou alors inclure une nouvelle entrée faisant partie de votre cartographie.

16.c Téléchargement du modèle

Une fois que vous avez terminé les Étapes A et B, l’étape suivante est de télécharger le modèle rempli.

Cliquez sur le bouton Upload Excel (Télécharger Excel) comme indiqué sur la capture d’écran suivante :

MultiTrace vous demandera d’ajouter le fichier à télécharger :

Veuillez sélectionner le type de Modèle que vous allez télécharger en cliquant sur « Choose File » (Sélectionner un fichier), choisissez votre fichier et cliquez sur « Upload » (Télécharger) :

Une fois le fichier traité, MultiTrace vous mènera à l’étape 2 et vous dira combien de lignes à télécharger il a traité (cela varie en fonction du nombre de lignes de données que vous avez ajoutées dans le fichier).

Si des erreurs sont détectées, le système va indiquer les corrections nécessaires. Le téléchargement ne se poursuivra pas tant que toutes les erreurs n’ont pas été corrigées.

Une fois les données validées, le système permettra l’activité de téléchargement de groupe initialement sélectionnée. Une fois le téléchargement de groupe lancé, il est impossible de l’annuler. Les transactions créées devront être corrigées manuellement si nécessaire.

17. Spécificités pour le café

17.a Delivery & Receipt (Livraison et réception)

Livraison : Sans transférer de propriété, vous pouvez stocker des volumes chez un autre membre (un entrepôt par exemple). Utilisez la fonction « Deliver » (Livraison) pour déclarer les volumes transférés à un autre membre.

La livraison doit être confirmée par le destinataire.

Réception : « Receipt » (Réception) indique un changement d’emplacement du produit, comme la Livraison, mais saisie par le receveur situé sur le lieu de stockage du produit.

18. Spécificités pour le cacao

18.a Correspondance des origines et mélange

La correspondance des origines (Origin Matching) a été introduite pour répondre à la question de savoir comment le cacao certifié provenant d’un pays spécifique bénéficierait aux agriculteurs de ce pays, et requerrait que les entreprises achètent du cacao certifié provenant des pays qui correspondent à l’origine du cacao utilisé dans les produits certifiés à destination des consommateurs.

Dans le système de traçabilité, les fèves de cacao séchées et les grués de cacao de pays d’origine différents ne peuvent pas être mélangés.

19. Spécificités du thé

19.a Marques de vente

Une marque de vente (Selling Mark) doit être sélectionnée lors de la déclaration de l’activité de transformation de la feuille verte pour faire du thé ou lors de l’utilisation de la fonction vrac (Bulk). L’ajout d’une marque de vente se fait systématiquement sous l’onglet Dashboard (Tableau de bord) en cliquant sur Selling Marks (Marques de vente) :

Si la marque de vente n’est pas listée, il conviendra de créer une nouvelle marque de vente avant la déclaration. Vous allez tout d’abord devoir cliquer sur le bouton Add (Ajouter) comme le montre la capture d’écran ci-dessous :

Vous pouvez alors nommer votre marque de vente et lui attribuer une date de début et une date de fin. Si vous ne souhaitez pas lui attribuer de date de fin, vous pourrez l’utiliser à chaque fois que nécessaire.

Une fois les positions traitées (mélangées, décaféinées ou transformées en café instantané), elles perdront leur marque de vente.

19.b Mélanges

19.b.1 Blending (Mélange)

Il s’agit d’une option de mélange du thé. Le mélange va supprimer la marque de vente d’une position.

19.b.2 Bulking (Groupage)

Si vous cliquez sur l’option Bulk (Groupage), la marque de vente apparaît et vous pouvez assigner une nouvelle marque de vente. Il vous faudra sélectionner vos positions et la quantité que vous voulez grouper, puis soumettre votre activité de mélange qui va grouper vos positions de stock.

Notez bien que vous allez devoir créer votre propre marque de vente avant de faire un groupage.

19.c DD et ID pour le thé

Pour tous les volumes de thé récupérés (voir section 11) à partir du 1er juillet 2023, un Différentiel de durabilité (DD) et un Investissement de durabilité (ID) seront exigés. À la fin d’un trimestre civil, un rapport à remplir par vos soins sera généré. Lorsque le rapport sera disponible, le ou les Administrateurs du compte en seront notifiés par courriel.

Pour accéder au rapport, cliquez sur l’onglet « Rapports DD/ID ». Vous y trouverez un aperçu des rapports disponibles à remplir. Si le statut du rapport indique « Ouvert », il devra être complété. Pour modifier un rapport, cliquez sur le numéro d’identification du rapport.

Pour savoir comment remplir un rapport, référez-vous à la Section 19.C.2.

19.c.1 Réglage des tarifs par défaut des DD/ID

Le système fixe automatiquement les prix à 10 $ par tonne métrique pour le DD et à 40 $ par tonne métrique pour l’ID. Pour définir un autre tarif par défaut à afficher sur les écrans de rapport DD/ID, vous pouvez configurer ce tarif. Pour ajuster le tarif par défaut, cliquez sur « Configurer le tarif par défaut des DD/ID » :

Vous atterrissez alors sur une page où vous pouvez modifier les tarifs. Lorsque vous avez terminé vos modifications, cliquez sur « Enregistrer » :

19.c.2 Rapport sur les DD/ID pour le thé

Après avoir cliqué sur le numéro d’identification du rapport dans l’aperçu « Rapports DD/ID », un rapport à remplir s’affichera. Les tarifs pour le DD et l’ID seront pré-remplis en fonction de ce que vous avez configuré par défaut. Les tarifs pour le DD et l’ID peuvent être modifiés par ligne du rapport.

Pour enregistrer les informations que vous avez mises à jour et revenir au formulaire ultérieurement, vous pouvez cliquer sur « Enregistrer ». Pour réinitialiser toutes les informations aux tarifs par défaut et repartir à zéro, vous pouvez cliquer sur « Réinitialiser ».

Une fois que le rapport est complet et exact, cliquez sur « Finaliser ». Vous recevrez une clause de non-responsabilité. Une fois que vous aurez cliqué sur « Accepter », Rainforest Alliance émettra la facture pour les totaux indiqués sur le formulaire finalisé. La facture sera envoyée par courriel.

20. Herbes & épices Spécificités

20.a Mélanges pour infusions

Les mélanges pour infusions peuvent être créés dans le système en suivant la procédure indiquée à la Section 15.A.3. Il est possible de mélanger différentes herbes et épices dans une vente en vrac, vendues à terme en utilisant la fonctionnalité Mask Footprint (Masquer l’empreinte).

21. Spécificités pour les fleurs

21.a Unité de mesure

Toutes les fleurs sont déclarées en unité de mesure « nombre de tiges » et non en kilogrammes.

21.b Bouquets

Pour déclarer des bouquets dans le système, les entreprises peuvent utiliser la fonctionnalité multi-ingrédient (voir Section 15).

22. Spécificités des bananes et des fruits frais

22.a Unités de mesure

Les ananas, les oranges et les bananes peuvent être déclarés dans différentes unités de mesure ou en caisses dans la transaction. L’utilité de mesure peut être modifiée dans la section Position de la transaction :

23. Spécificités pour les fruits transformés

23.a Brix

Pour toutes les transactions de jus et purées de fruits transformés, les entreprises devront remplir le champ Brix dans la transaction. Il peut être saisi dans la section Position de la transaction.

24. Redevances

Les redevances (Royalties) sont calculées pour chaque produit comme spécifié dans les Conditions générales du contrat de licence Rainforest Alliance en fonction des activités réalisées dans la traçabilité. Les redevances sont facturées une fois dans la chaîne d’approvisionnement.

L’onglet Finance de l’écran d’accueil montre la redevance par produit et affiche un aperçu des factures. Cet aperçu ne comporte pas un historique de paiement.

Décharge de responsabilité concernant la traduction

Pour toute question liée à la signification précise des informations contenues dans ce document traduit, veuillez vous référer à la version officielle en anglais pour en obtenir la clarification.