1. Gestion des utilisateurs
Dans la plateforme MyRA, la gestion des utilisateurs est confiée aux administrateurs de l’organisation. Elle concerne aussi bien les exploitations agricoles que les acteurs de la chaîne d’approvisionnement. Ce système garantit que chaque membre d’une équipe possède les droits appropriés pour les outils et services correspondant à son rôle.
Les administrateurs peuvent inviter des utilisateurs et leur attribuer des rôles pour tous les domaines clés de la plateforme (Certification, Traçabilité,Claims ou saisie de données) afin que chacun puisse contribuer là où cela est nécessaire.
Dans cette section, vous allez apprendre à effectuer les opérations suivantes :
Inviter des membres d’équipe à rejoindre votre organisation
Attribuer des rôles
Mettre à jour les permissions utilisateur selon l’évolution de vos besoins
Configurer correctement l'accès des utilisateurs dès le départ favorise la sécurité de la collaboration, la fluidité des flux de travail et la conformité aux exigences de Rainforest Alliance.
La gestion des utilisateurs et de l’organisation s’effectue dans deux zones de la plateforme MyRA : vous pouvez y accéder via l’onglet Organisation de l’organisation globale, ou via l’onglet Profil de votre compte et vos informations personnelles.
1.1 Modifier votre propre profil
Vous pouvez spécifier votre préférence de langue à l’aide de la liste déroulante accessible à côté de votre icône de profil.
Cliquer sur votre icône de profil, en haut à droite de la page, vous donne accès à une liste déroulante.
Dans cette section de la plateforme, vous pouvez examiner les documents légaux officiels qui régissent votre utilisation de MyRA et des services associés. Les documents sont répertoriés dans le panneau de gauche.
Cliquez sur n’importe quel élément du menu pour afficher son contenu complet. Ces documents définissent vos droits, vos responsabilités, ainsi que la manière dont vos données sont gérées. Les utilisateurs sont invités à lire attentivement chaque document lors de leur inscription et ils peuvent les consulter à tout moment via le panneau de navigation.
Note : Si un titulaire de certificat doit changer le nom légal de son organisation, il doit contacter l’équipe Customer Success de Rainforest Alliance. Une fois la demande effectuée, il doit également informer son organisme de certification de la modification à venir.
1.2 Ajouter de nouveaux membres à une organisation existante
Pour inviter de nouveaux membres d’équipe à rejoindre votre organisation dans MyRA, procédez comme suit :
Étape 1 : Accédez à l’onglet Organisation
Dans votre tableau de bord, cliquez sur l’onglet « Organisation » [Organization] dans la barre de navigation supérieure.
Vous allez être dirigé vers la page Membres.
De là, vous pouvez effectuer les actions suivantes :
Examiner la liste des membres actuels de l’organisation
Consulter les invitations en attente qui n’ont pas encore été acceptées
Étape 2 : Invitez un nouveau membre
Pour inviter un nouvel utilisateur, cliquez sur le bouton « + Inviter des membres » [+ Invite Members] en haut à droite de la page.
Un nouveau champ de saisie est affiché :
Saisissez-y l’adresse e-mail de l’utilisateur.
Attribuez-lui un rôle en sélectionnant l’option appropriée dans le menu déroulant :
Membre – utilisateur standard ayant accès à des zones désignées de la plateforme (par exemple : Certification, Traçabilité, Claims).
Administrateur – utilisateur possédant des autorisations supplémentaires pour gérer les utilisateurs, attribuer des rôles et mettre à jour les paramètres de l’organisation.
Une fois que vous avez saisi tous les détails, cliquez sur « Ajouter » [Add]. Vous verrez un message confirmant l’envoi de l’invitation, et l’utilisateur recevra un e-mail intitulé « Invitation à rejoindre une organisation ». Cet e-mail contient un lien permettant d’accepter l’invitation.
L’utilisateur invité doit alors suivre le processus d’inscription standard pour créer son propre profil MyRA.
Note : Pour obtenir une description détaillée des étapes du processus d’inscription, consultez [ce lien].
Facultatif : Quitter une organisation
Si vous devez vous retirer vous-même de l’organisation, vous pouvez cliquer sur le bouton « Quitter l’organisation » [Leave Organization] en haut à droite de la page des Membres. Si vous êtes actuellement administrateur de l’organisation, assurez-vous qu’un autre administrateur reste en place pour gérer l’équipe.
1.3 Définir les rôles d’un utilisateur
Une fois qu’un utilisateur s’est enregistré auprès de votre organisation, vous pouvez lui attribuer les rôles appropriés en fonction des tâches qu’il doit accomplir dans MyRA. Les rôles contrôlent les zones de la plateforme auxquelles chaque utilisateur est autorisé à accéder, par exemple Certification, Claims, Traçabilité ou Finance.
Étape 1 - Accédez à l’onglet Organisation
Dans votre tableau de bord, cliquez sur l’onglet « Organisation » [Organization] en haut. Vous êtes conduit à la page Membres, sur laquelle vous pouvez voir l’ensemble des utilisateurs liés à votre organisation.
Étape 2 - Ouvrez le panneau Modifier les rôles
Trouvez l’utilisateur que vous souhaitez mettre à jour, et cliquez sur l’icône en forme de crayon à côté de son nom. Cela ouvre le panneau Modifier les rôles.
Vous y trouverez une liste de toutes les zones de la plateforme qui prennent en charge un accès basé sur les rôles, y compris :
Portail MyRA
Traçabilité
Claims
CFI (Données des exploitations)
Finance
Juridique
Certification
Étape 3 - Attribuez les rôles appropriés
Pour chaque domaine fonctionnel, vous pouvez développer la section afin d’afficher les rôles utilisateur disponibles. Cochez les cases correspondant à chaque rôle dont l’utilisateur doit disposer.
Vous pouvez attribuer plusieurs rôles à un même utilisateur en fonction de ses responsabilités.
Étape 4 - Enregistrez vos modifications
une fois que vous avez sélectionné tous les rôles appropriés, faites défiler la page et cliquez sur « enregistrer les modifications » [Save Changes]. L’accès de l’utilisateur est immédiatement actualisé. Vous pouvez ignorer les modifications en cliquant sur le bouton Annuler.
Seuls les utilisateurs de niveau Administrateur peuvent attribuer ou modifier les rôles d’autres utilisateurs. Par ailleurs, les administrateurs ne peuvent pas modifier leur propre rôle Administrateur : un autre administrateur doit s’en charger pour eux.
Pour en savoir plus sur les rôles utilisateur, veuillez consulter le guide « Prise en main de MyRA pour tous les utilisateurs, en anglais seulement » [Getting Started With MyRA for All Users].
2. Gestion de l’organisation
La section Gestion de l’organisation de MyRA est accessible en cliquant sur l’onglet qui figure en haut du tableau de bord.
C’est là que vous gérez les informations clés concernant votre organisation, y compris sa structure, les utilisateurs, les rôles, les accords juridiques et les sites.
Cette section est essentielle pour garantir que votre configuration est alignée sur le fonctionnement concret de votre organisation. Elle aide également Rainforest Alliance à comprendre votre champ d’application et vos activités.
2.1 Modifier les détails de l’organisation
Pour mettre à jour les informations de l’organisation dans MyRA, commencez par cliquer sur l’onglet « Organisation » [Organization] de votre tableau de bord. Vous êtes conduit à la page Membres. De là, ouvrez l’élément « Détails de l’organisation » [Organization Details] dans le menu de gauche.
Cette section affiche les informations générales concernant votre organisation, c’est-à-dire les détails que vous avez renseignés lors de la configuration initiale. Vous trouverez également d’autres sections modifiables dans le panneau de gauche. Vous pouvez apporter des modifications en cliquant dans chaque section et en suivant les étapes ci-dessous.
Page Détails de l’organisation
Vous pouvez modifier ici les informations de base concernant votre organisation.
Modifiez à votre convenance les éléments suivants :
Nom de l’organisation
Nom légal de l’organisation
Identifiant national de l’organisation (le cas échéant)
Numéro de téléphone principal
URL du site web (facultative)
Cliquez sur « Suivant » [Next] pour enregistrer vos modifications.
Page Adresse
Il s’agit de l’adresse complète de votre siège ou de votre bureau principal, auquel les organismes de certification peuvent se rendre ou du courrier peut vous être adressé. Vous pouvez modifier ou remplacer l’adresse à votre convenance.
Une fois ces informations mises à jour, cliquez sur « Suivant » [Next] pour les enregistrer.
Page Contact pour la facturation
Cette section vous permet d’effectuer les actions suivantes :
Saisir ou mettre à jour l’adresse e-mail du contact pour la facturation, à utiliser pour la correspondance
Fournir une adresse de facturation qui doit apparaître sur les documents financiers
Si votre adresse de facturation est identique à votre adresse de visite, il vous suffit de cliquer sur « Copier l’adresse de visite » [Copy Visiting Address] pour l’insérer automatiquement et gagner ainsi du temps.
Cliquez sur « Suivant » [Next] pour enregistrer vos modifications.
Page Fonctions
Utilisez cette section pour définir les activités de votre organisation. Au fil du temps, vos activités peuvent être amenées à se développer ou à changer : c’est sur cette page que vous pouvez mettre à jour les fonctions déclarées.
Le cas échéant, vous pouvez sélectionner plusieurs fonctions.
Les fonctions incluent des options telles que : Organisation agricole, Acteur de la chaîne d’approvisionnement, Distributeur, ou Agence de design.
Note : Il est important de choisir les fonctions appropriées, car cela détermine la manière dont votre organisation interagit avec les systèmes et services de Rainforest Alliance.
2.2 Hiérarchie de l’organisation
Dans MyRA, la section Hiérarchie vous permet de modéliser votre structure organisationnelle réelle, qu'il s'agisse d'une société mère unique supervisant plusieurs entités ou d'un réseau d'organisations apparentées partageant des responsabilités. Cela permet aux organisations mères d'avoir une visibilité sur la configuration des sous-organisations et les informations relatives à leur certification.
Cela est particulièrement utile pour les entreprises ayant :
Des divisions ou des bureaux régionaux
Des fournisseurs ou des affiliés certifiés
Plusieurs unités opérant sous une licence ou un programme partagé
Une organisation mère représente généralement l'entité juridique principale ou le siège social. Elle peut superviser la certification, l'attribution de licences et l'accès à la plateforme pour les unités associées.
Une sous-organisation désigne toute entité liée à l’organisation mère (telle qu'un groupe d’exploitations agricoles, un bureau régional ou une société affiliée) qui opère sous sa direction ou sa propriété.
Suivez les étapes ci-dessous pour créer ou connecter des organisations au sein de votre hiérarchie.
Étape 1 : Accédez à la section Hiérarchie
Dans votre tableau de bord, cliquez sur l’onglet « Organisation » [Organization].
Dans le menu de gauche, sélectionnez « Hiérarchie » [Hierarchy].
Vous voyez sur cette page votre structure actuelle, qui inclut toutes les organisations mères et sous-organisations existantes.
Étape 2 : Ajoutez une nouvelle organisation
Cliquez sur le bouton « + Ajouter une organisation » [+ Add Organization] dans le coin supérieur droit.
Une fenêtre apparaît et vous demande de définir les éléments suivants :
pour une nouvelle organisation, s’il s’agit d’une organisation mère ou d’une sous organisation ;
s’il s’agit d’une organisation existant déjà dans MyRA ou si vous souhaitez en créer une nouvelle.
Une fois les éléments ci-dessus définis, cliquez sur le bouton jaune « Connecter/Créer une organisation » [Connect/Create organization] en bas à droite pour continuer.
Étape 3 : Liez ou créez l’organisation
Vous disposez maintenant de deux options :
Pour lier une organisation existante :
Recherchez l’organisation en saisissant son nom.
Parcourez la liste des organisations et sélectionnez celle à lier.
Cliquez sur « Connecter une organisation » [Connect organization].
Une fenêtre contextuelle s'affichera pour vous demander de confirmer votre choix. Cliquez sur « Confirmer » [confirm] pour continuer ou sur « Retour » [Go Back] pour annuler.
L'administrateur de l'organisation spécifiée recevra alors un e-mail l'invitant à approuver ou à refuser la connexion.
Pour créer une nouvelle organisation :
Sélectionnez « Nouvelle organisation » [New organization].
Spécifiez le nom de cette nouvelle organisation.
Cliquez sur « Créer une nouvelle organisation » [Create a new organization].
Vous serez alors invité à remplir les informations nécessaires concernant l'organisation, conformément à la section « Modifier les détails de l'organisation » [Editing Organization Details].
Étape 4 : Confirmez la connexion à l'organisation
Pour terminer le processus, cliquez sur le bouton « Confirmer » [Confirm] dans la fenêtre contextuelle.
Si effectuez la connexion vers une organisation existante, une invitation sera envoyée à l'administrateur de cette organisation pour approbation.
Si vous créez une nouvelle organisation, vous serez invité à effectuer sa configuration de base en saisissant les informations requises sur l'entreprise.
Note : Si vous avez besoin d'aide pour créer la nouvelle organisation, consultez le document « guide de création d'une nouvelle organisation » [Creating a New Organization guide].
Sélectionner votre organisation
Si vous souhaitez contrôler quelle organisation vous gérez actuellement ou modifier celle-ci, il vous suffit de cliquer sur le nom de l'organisation en haut de votre tableau de bord et de vérifier quel nom présente une coche. Vérifiez que le nom pertinent présente une coche.
2.3 Documents juridiques et Accords de licence
Dans l'onglet Organisation de MyRA, le panneau de gauche contient des sections qui font référence à la relation juridique de votre organisation avec les services Rainforest Alliance.
Ces sections offrent une visibilité sur les accords liés à votre utilisation de la plateforme et contribuent à garantir que votre organisation fonctionne conformément aux exigences de Rainforest Alliance.
Section Documents juridiques
Cette section fournit une vue d’ensemble des accords juridiques acceptés par votre organisation dans le cadre de son utilisation de la plateforme. Ils ne sont fournis qu’à titre informatif : il n'est pas possible de modifier ou de gérer des documents ici. Vous ne verrez que les documents applicables à votre type d'organisation, par exemple les documents spécifiques à une exploitation agricole ou à un acteur de la chaîne d'approvisionnement.
Dans cette vue, vous pouvez effectuer les actions suivantes :
Vérifier les services de plateforme dont votre organisation a accepté les conditions d'utilisation
Consulter un enregistrement des engagements légaux pris lors de la configuration ou de l'activation du service
Section Accords de licence
Cette section contient l’accord de licence Rainforest Alliance, qui décrit les conditions régissant l’engagement de votre organisation avec Rainforest Alliance. Il représente l'accord formel entre votre organisation et Rainforest Alliance concernant l'utilisation de la certification et des autres services proposés via la plateforme MyRA.
Cet accord :
est examiné et accepté par un utilisateur autorisé au démarrage initial du processus ;
doit rester actif et à jour pour que vous puissiez conserver votre statut de certification ;
constitue un prérequis à la soumission de votre formulaire de demande de certification (CAF), à la réalisation de l'audit ou à l'accès aux outils de certification connexes.
Note : L’accord de licence n'est applicable que si vous travaillez avec des déclarations. Si votre organisation ne traite pas de déclarations, vous pouvez ignorer cette section.
Pour accepter un accord de licence, suivez les étapes ci-dessous.
Accédez à l’onglet « Organisation » en haut du tableau de bord.
Cliquez sur l’onglet Accord de licence dans le panneau de gauche.
Cliquez sur le bouton « Signer un contrat de licence » [Sign a License Agreement].
Sur la page suivante, cochez la case pour confirmer que vous avez lu le document d’accord de licence.
Cliquez ensuite sur le bouton « Accepter l’accord de licence » [Accept License Agreement] en bas à droite de la page.
Vous pouvez ensuite consulter l’accord de licence accepté via la page Accord de licence du tableau de bord de l'organisation.
3. Besoin d’une aide supplémentaire ?
Si vous avez besoin d'aide supplémentaire ou si vous avez des questions sur l'un des sujets abordés ci-dessus, veuillez contacter l’équipe Customer Success à l'adresse customersuccess@ra.org.