Obtenir la certification en tant qu’exploitation agricole

1. Souscrire à la certification

Note : Avant de poursuivre avec l’Application de certification, assurez-vous que les tâches de configuration de l’organisation, comme s’inscrire dans MyRA et fournir les informations de base de votre organisation, ont été effectuées. Pour en savoir plus sur ces tâches, vous pouvez consulter le guide intitulé « MyRA User & Organization Management » (Gestion des organisations et des utilisateurs dans MyRA, en anglais seulement).

Une fois que l’administrateur aura configuré votre organisation, vous remarquerez que la tuile « Certification » est désormais « Unlocked » (Déverrouillée). Vous pouvez commencer votre parcours de certification en cliquant sur l’icône de la flèche figurant sur la tuile « Certification » sous la section « Recommended Services » (Services recommandés) du Tableau de bord.

Note : Si la tuile « Certification » semble toujours verrouillée comme sur l’image ci-dessous, assurez-vous de terminer les étapes préalables en procédant comme décrit dans « Getting Started with MyRA for All Users » (Prise en main de MyRA pour tous les utilisateurs, en anglais seulement).

1.1 Accepter les Conditions générales de certification

Avant de commencer le processus de certification, vous allez être invité à lire et accepter les Conditions générales relatives à l’engagement avec la Certification et à son processus.

Il convient d’accepter l’accord avant de poursuivre avec les services liés à la certification.

1.1.1 Conditions générales de Rainforest Alliance pour les exploitations agricoles

Ces Conditions générales définissent la relation de votre exploitation agricole avec le Programme de certification de Rainforest Alliance.

Elles décrivent ce que vous êtes censé faire pour obtenir et conserver la certification :

• inscrire votre exploitation agricole et réaliser les audits ;

• utiliser le logo de Rainforest Alliance et effectuer des déclarations de durabilité ;

• gérer la traçabilité, les redevances et le partage des données.

Vous pouvez lire un exemplaire des Conditions générales de Rainforest Alliance ici.

1.2 Tableau de bord de la certification Rainforest Alliance

Votre Tableau de bord de la certification est conçu pour vous guider pas à pas tout au long de votre parcours de certification.

Chaque tuile représente une tâche spécifique à effectuer ou un ensemble d’exigences à satisfaire tout au long du processus. Les tuiles comprennent de brèves descriptions pour vous aider à comprendre ce qu’on attend de vous et quelles mesures prendre.

Le présent guide vous accompagnera à chaque étape afin que vous puissiez avancer avec clarté et confiance.

Knowledge Hub

La première tuile de votre tableau de bord est intitulée « Knowledge Hub ».

Elle permet d’accéder à l’ensemble des manuels, guides et documents de soutien, y compris celui que vous lisez actuellement. Il s’agit de votre source incontournable d’informations fiables et actualisées tant sur le processus de certification que sur l’utilisation efficace des plateformes de Rainforest Alliance.

Inscription

Sous la tuile « Knowledge Hub », vous trouverez les diverses tuiles où votre saisie est requise, en commençant par le groupe de tuiles « Registration » (Inscription).

Cette section peut vous sembler familière, car elle reprend les informations fournies avant la configuration de l’organisation dans MyRA. En effet, en cliquant sur ces tuiles, vous afficherez les mêmes données que celles saisies lors des étapes préalables à la certification.

Maintenant, votre tâche consiste à examiner et à vérifier que toutes les informations liées aux sites et à la structure de l’organisation sont exactes. Si quelque chose a changé ou doit être corrigé, c’est le moment de le mettre à jour.

Suivez les étapes indiquées dans le présent guide pour confirmer les informations relatives à votre inscription et poursuivre avec la certification.

2. S’inscrire à la certification

Pour vous inscrire à la Certification Rainforest Alliance, vous êtes tenu de fournir des informations fondamentales sur votre organisation. Sur votre tableau de bord MyRA, cherchez les tuiles intitulées « Organization Structure » (Structure de l’organisation) et « Sites ». Ces domaines ont été remplis par votre administrateur afin de déverrouiller la possibilité de souscrire à la Certification.

Examinez les informations contenues dans ces sections pour en garantir l’exactitude, puis complétez la section en attente relative aux « Exploitations agricoles » et les informations relatives aux sites de votre exploitation agricole.

Suivez les étapes décrites ci-dessous pour terminer l’inscription à la Certification.

2.1 Fournir les informations liées à l’exploitation agricole

Note : Fournir des informations relatives à l’exploitation agricole ne constitue pas une étape obligatoire à ce stade. Si vous disposez des informations et des données nécessaires, vous pouvez terminer cette étape maintenant. Si vous avez besoin de davantage de temps pour rassembler et préparer ces données, vous pourrez y retourner à un stade ultérieur et pouvez passer à la phase de demande pour le moment.

Une étape essentielle dans la préparation de votre demande de certificat consiste à fournir les informations relatives à votre exploitation agricole sur la plateforme. Cela contribue aux données contenues dans le Formulaire de demande de certification et permet à l’organisme de certification de comprendre le champ d’application de votre opération afin de fournir un devis précis.

Dans le Tableau de bord de la certification, cliquez sur la tuile « Farms » (Exploitations agricoles).

À partir de l’écran suivant, il existe deux manières d’ajouter des exploitations agricoles au profil de votre organisation. La méthode que vous choisissez dépend de la structure et du nombre d’exploitations qui composent votre organisation.

1. Add Farms Manually (Ajouter des exploitations agricoles manuellement), méthode recommandée pour :

• les organisations composées d’une seule exploitation agricole ;

• les configurations d’exploitation agricole multiple ayant seulement quelques exploitations à inscrire.

2. Import Farm Data Using the GMR (Group Member Registry) Template (Importer les données de l’exploitation agricole à l’aide du modèle du RMG [Registre des Membres du Groupe]) est la méthode à utiliser pour :

• les configurations de petits exploitants agricoles ou les groupes d’exploitations agricoles ;

• les organisations qui gèrent de nombreuses exploitations agricoles simultanément.

Ci-dessous, nous allons vous présenter les deux méthodes. Passez à la méthode qui vous convient en omettant celle qui n’est pas applicable.

2.1.1 Ajouter des exploitations agricoles manuellement

Cette méthode est recommandée pour :

• les organisations composées d’une seule exploitation agricole ;  

• les configurations d’exploitation agricole multiple ayant seulement quelques exploitations à inscrire.

Pour ajouter une exploitation agricole, cliquez sur le bouton « +Add Farm » (+Ajouter une exploitation agricole) afin d’ouvrir l’écran de création d’exploitation agricole ci-dessous.

Complétez les champs obligatoires sous chaque en-tête :

• General Info (Informations générales) ;

• Employment Info (Informations sur l’emploi) ;

• Operator/Manager Info (Informations sur les opérateurs/managers).

Note : Au Brésil et en Turquie, l’identifiant national est obligatoire.

Cliquez sur « Save » (Enregistrer) pour créer l’exploitation agricole dans le système. Elle s’affiche désormais dans la section Exploitation agricole de votre Tableau de bord de la certification. Si vous avez quelques exploitations agricoles supplémentaires à ajouter, vous pouvez répéter le processus pour les ajouter.

Vous pouvez cliquer sur les 3 points à droite de chaque exploitation agricole et modifier les informations sur chacune ou supprimer l’exploitation si elle ne fait pas partie de la certification.

2.1.2 Informations sur les cultures

Une culture désigne le produit agricole spécifique cultivé sur une exploitation agricole, comme le cacao, le café le thé ou la banane. Lorsque vous inscrivez une exploitation agricole sur la plateforme, vous devez répertorier toutes les cultures de cette exploitation qui est applicable à la certification.

Pour ce faire, cliquez sur « View/Edit » (Voir/Modifier) et vous voyez alors les onglets liés à chaque section en haut de la page.

Cliquez sur l’onglet « Crops » (Cultures) puis sur le bouton « Add Crop » (Ajouter une culture).

Choisissez une culture dans la liste déroulante, puis sélectionnez la variété.

Saisissez les valeurs requises correspondant à la culture dans la fenêtre contextuelle :

• surface cultivée (ha) ;

• récolte estimée (kg) ;

• récolte précédente (kg) ;

• volume livré (kg).

Cliquez sur « Save Crop » (Enregistrer la culture).

Répétez le processus pour le nombre de cultures applicables à l’exploitation agricole.

2.1.3 Unités agricoles

Une unité agricole est une parcelle de terre continue ayant des limites définies qui fait partie d’une exploitation agricole. Une exploitation agricole peut inclure à la fois des unités agricoles et non agricoles.

Les unités agricoles peuvent inclure des cultures certifiées, d’autres cultures, des bâtiments, des zones de conservation, etc. Dans les limites d’une unité agricole, il peut y avoir des éléments tels que de la végétation naturelle, des étendues d’eau, etc.

L’ajout d’unités agricoles aide Rainforest Alliance à mieux comprendre la structure de votre exploitation agricole, à garantir la précision de la géolocalisation et à mener à bien un audit plus ciblé.

Ajoutez les unités en ouvrant l’exploitation agricole pertinente et en naviguant jusqu’à l’onglet « Units » (Unités). De là, cliquez sur le bouton « +Add farm unit » (+Ajouter une unité agricole).

2.1.4 Importer les données de l’exploitation agricole à l’aide du modèle du RMG [Registre des Membres du Groupe]

Si vous gérez un groupe d’exploitations agricoles, il est plus efficace d’utiliser le modèle RMG.

Pour importer les données d’une exploitation agricole à l’aide de ce modèle, naviguez jusqu’à l’onglet « Import GMR » (Importer RMG) dans le volet de gauche.

Puis, cliquez sur « Download GMR Template » (Télécharger le modèle RMG) pour obtenir le fichier Excel.

Note : Ce fichier se télécharge dans la langue que vous avez définie dans MyRA.

Une fois le fichier téléchargé, vous pouvez l’ouvrir dans Excel sur votre ordinateur. Commencez par les onglets situés en bas de la feuille, de gauche à droite en partant de la page Cover (Couverture).

Page GMR Cover (Couverture RMG)

• Objectif : donne le contexte général et identifie le fichier comme modèle RMG officiel de Rainforest Alliance.

• Procédure à suivre : aucune action nécessaire. C’est uniquement à titre indicatif.

Guidance (Orientations)

• Objectif : offre des instructions détaillées pour remplir le RMG. Explique l’objectif de chaque colonne, les types de données attendues et les exigences de formatage.

• Procédure à suivre : lire cet onglet avant de saisir des données. Cela permettra de garantir un formatage correct et d’éviter les erreurs lors du téléchargement.

Conseil : Cliquez sur n’importe quel en-tête de colonne dans la feuille pour voir les instructions sur les informations à indiquer dans les cellules.

RMG 1. Farm Information (Informations sur l’exploitation agricol

• Objectif : capture les informations générales sur chaque exploitation agricole.

• Procédure à suivre : Pour chaque exploitation agricole que vous voulez enregistrer, remplir les champs obligatoires comme :

  • Farm ID (Identifiant de l’exploitation agricole)

  • Group Member Name (Nom du membre du groupe)

  • Country (Pays)

  • Contact details (Coordonnées)

  • Legal identification (Identification légale)

  • Farm size (Taille de l’exploitation), etc.

  • Cet onglet est essentiel pour identifier de manière unique chaque exploitation agricole de votre groupe.

RMG 2. Certified crop (Culture certifiée)

• Objectif : répertorie les cultures de chaque exploitation agricole enregistrée.

• Procédure à suivre : Pour chaque exploitation agricole, fournir :

  • nom de la culture ;

  • variété de culture ;

  • surface plantée ;

  • quantités de récolte estimées et quantités récoltées précédemment ;

  • volume livré.

• Ces données relient des cultures spécifiques aux exploitations agricoles saisies dans l’onglet précédent.

RMG 3. Certified crop (Unité agricole)

• Objectif : détails des unités au sein de chaque exploitation agricole.

• Procédure à suivre : Ajouter une ligne pour chaque unité agricole et inclure :

  • ID de l’unité (identifiant)

  • ID de l’exploitation agricole associée (de l’onglet 1. Farm Information [Informations sur l’exploitation agricole])

  • Surface (ha)

  • Coordonnées GPS (latitude et longitude) - un minimum de 4 décimales et un maximum de 8 décimales sont requis.  

• Cela favorise la précision de la localisation et c’est en particulier utile pour la planification de l’audit.

• Cela garantit que les coordonnées sont au format WGS84 - EPSG: 4326.

RMG 4. Dashboard (Tableau de bord)

• Objectif : affiche une synthèse autogénérée des données que vous avez saisies et tous les problèmes signalés.

• Procédure à suivre : examiner cet onglet après avoir saisi vos données. Cela vous permet de repérer les champs manquants ou les erreurs de format avant le téléchargement sur la plateforme.

Remplissez les champs requis du fichier pour toutes les exploitations agricoles, cultures et unités pertinentes pour la certification.

Une fois complet, enregistrez le fichier sur votre ordinateur et retournez à l’onglet « Import GMR » (Importer RMG).

Cliquez sur « Browse File » (Parcourir les fichiers) et téléchargez votre RMG ou glissez-déposez-le simplement dans le rectangle.

Ensuite, vous devez vous assurer que la langue du fichier est correctement spécifiée à l’aide de la liste déroulante.

Afin de poursuivre avec l’import, cliquez sur le bouton « Load » (Charger) pour importer les données.

Le système vérifie et valide à présent l’exactitude des données importées via le document Excel.

2.1.5 Processus de validation et interprétation des données du RMG

Après avoir téléchargé votre RMG, vous pouvez obtenir l’un des résultats suivants.

Si votre fichier présente des problèmes :

• Vous verrez une fenêtre contextuelle vous demandant d’examiner vos données et les erreurs à l’intérieur du Résumé de la validation en haut de la page.

• Les lignes affectées seront signalées par un avertissement rouge à gauche.

• Les cellules spécifiques comportant des erreurs seront mises en surbrillance en rouge à droite indiquant en quoi consiste l’erreur.

Erreurs courantes concernant le téléchargement du RMG

Certaines erreurs sont faciles à corriger une fois que vous savez ce que vous recherchez.

Les erreurs les plus courantes sont les suivantes :

• L’identifiant de l’unité agricole n’est pas unique.

• Le type d’exploitation est incorrect.

• Le terme de genre est incorrect.

• Les coordonnées sont les mêmes pour différentes unités agricoles.

Assurez-vous que vos coordonnées comportent au minimum 4 décimales et au maximum 8 décimales

Les Informations sur l’exploitation agricole comme les noms et les superficies doivent correspondre aux informations sur les cultures de l’exploitation agricole et les unités agricoles.

Afin d’éviter ces problèmes courants, vérifiez vos coordonnées avec soin avant le téléchargement.

Comment corriger les erreurs du RMG

• Cliquez sur une cellule rouge pour afficher une explication du problème.

• Sélectionnez une valeur correcte dans la liste déroulante ou saisissez le format accepté.

• Vous pouvez appliquer une correction simultanément à toutes les erreurs qui correspondent en cochant la case.

Une fois toutes les erreurs résolues, l’avertissement disparaît et le statut devient vert.

Vous pouvez à présent cliquer sur « Submit Data » (Soumettre les données) pour terminer le téléchargement.  

Une fois l’import terminé, vous pouvez cliquer sur le bouton « View farms » (Voir les exploitations agricoles) et vous pourrez voir toutes les exploitations agricoles téléchargées dans la plateforme.

2.1.6 Comment télécharger vos géodonnées (Polygones)

Note : Cette étape n’est pas obligatoire à ce stade. Si vous disposez des données du polygone, vous pouvez terminer cette étape maintenant. Si vous avez besoin de davantage de temps pour rassembler et préparer ces données, vous pourrez y retourner à un stade ultérieur lors de la préparation de la certification.

Après avoir fourni les informations sur votre exploitation agricole, notamment les données sur les cultures et l’unité, dans l’écran « Farm Unit Overview » (Aperçu de l’unité agricole) de la plateforme, vous remarquerez une colonne intitulée « Polygon Status » (Statut du polygone) pour chaque exploitation agricole.

Pour le moment, « Not Uploaded » (Non téléchargé) est indiqué.

Dans les étapes ci-dessous, nous allons vous guider sur la façon de télécharger le bon fichier de polygone pour mettre à jour ce statut.

Afin de satisfaire aux exigences de la certification, chaque exploitation agricole doit avoir soumis des données géospatiales sous la forme d’un polygone.

Un polygone est une limite géographique qui comprend une zone représentant une exploitation ou une unité agricoles. Ces polygones peuvent être cartographiés et codés avec des données importantes concernant l’exploitation agricole (nommées attributs), telles que le numéro d’identification de l’exploitation agricole, la surface de l’exploitation agricole (hectares), la surface de production, le produit agricole, le propriétaire et le statut de certification.

Ces données spatiales permettent de garantir la transparence et la traçabilité dans votre parcours de certification. Elles permettent également à l’organisme de certification de mieux évaluer votre opération et de planifier l’audit.

La présente section vous aide à comprendre ce qu’est un polygone, à quoi il sert et comment le soumettre.

Définition d’un polygone et création du fichier requis

Afin de satisfaire aux exigences de la certification Rainforest Alliance, vous devez créer un fichier de polygone qui montre la limite de chaque exploitation ou unité agricoles.  

Cette superficie doit correspondre à la superficie réelle des unités agricoles. Cette forme doit correspondre aux détails de la superficie et de la localisation que vous avez déjà fournis précédemment dans la plateforme.

La création d’un fichier de polygone nécessite la cartographie numérique de la superficie de l’exploitation agricole et son exportation dans un format de fichier compatible.

La plateforme accepte ces polygones sous la forme de fichiers avec les extensions suivantes uniquement : .json, .geojson, .kml, .kmz.

Exigences fondamentales de Geojson :

1. Format de fichier

   • Cela doit être un fichier .json ou .geojson valide encodé en UTF-8.

   • L’objet de niveau supérieur doit être un objet JSON ({ }), et non un tableau.

   • Le CRS doit être uniquement WGS 84 (EPSG:4326).

2. Propriété du type

   • Tous les fichiers doivent inclure un membre "type".

   • Valeurs acceptées : "Feature", "Feature Collection", "Polygon", "Multi Polygon", "Geometry Collection".

   • N’utilisez pas "Line String" ou "Multi Line String", car cela cause des erreurs de polygone dans le système CFI (Certification and Farm Intelligence ou Renseignements pour les exploitations agricoles et la certification).

3. Objet de géométrie

   • Doit inclure "type" et "coordinates".

   • Format des coordonnées : [longitude, latitude].

   • Plage de longitude : -180 à 180

   • Plage de latitude : -90 à 90

   • Astuce : la première et dernière coordonnée doivent être identiques pour fermer la forme du polygone.

Fichier .geojson échantillon :

Note : Il est important de noter qu’à l’intérieur du fichier de polygone, le nom de chaque polygone est sensible à la casse et doit correspondre aux identifiants des unités agricoles exactement tels qu’ils ont été fournis dans la zone Farm Unit Information (Informations sur l’unité agricole).

Pratiques recommandées pour la création de polygones

• Utiliser "Feature Collection" pour les unités agricoles multiples

• Utiliser "Geometry Collection" uniquement lorsque c’est nécessaire

• Ajouter des attributs pertinents (par exemple, Identifiant d’unité agricole, nom) dans "properties"

• Utiliser des noms clairs et cohérents

Besoin d’aide pour créer le fichier ?

Si vous possédez une expérience technique et n’avez pas peur de le faire vous-même, il existe des outils gratuits comme ceux dont la liste figure ci-dessous.

Si vous ne maîtrisez pas les outils de cartographie, nous vous conseillons de :

• demander à quelqu’un ayant une expérience des systèmes d’information géographique (SIG) ou de la cartographie de vous aider ;

• de contacter une équipe du support technique ou d’agents de terrain de votre organisation ;

• ou de contacter Customer Success à l’adresse customersuccess@ra.org pour obtenir le nom de votre représentant de Rainforest Alliance et lui demander conseil. S’ils ne peuvent pas créer le fichier à votre place, ils peuvent vous fournir des conseils et des recommandations.

Outils gratuits que vous pouvez utiliser pour créer un fichier de polygone

Vous n’avez pas besoin d’un logiciel onéreux pour créer un polygone. Plusieurs outils gratuits sont disponibles en ligne : ils vous permettent de dessiner votre exploitation agricole sur une carte et d’exporter les données. Voici deux options simples :

1. Google Earth Web

• Allez sur : https://earth.google.com/web/

• À l’aide de l’outil « Projets », tracez un polygone sur l’emplacement de votre exploitation agricole.

• Une fois le dessin terminé, exportez le fichier en cliquant sur le menu à trois points > Exporter en tant que fichier KML.

• Enregistrez le fichier sur votre ordinateur pour le téléchargement.

• Manuel d’explication : Create a KML file with Google Earth (en anglais seulement, Créer un fichier KML avec Google Earth)

2. Geojson.io

• Allez à : https://geojson.io

• Utilisez la carte pour tracer la superficie de votre exploitation agricole à l’aide de l’outil de polygone.

• Une fois terminé, cliquez sur Save (Enregistrer) > GeoJSON et téléchargez le fichier.

• Vidéo d’explication : How to create a GeoJSON file using geojson.io (en anglais seulement, Comment créer un fichier GeoJSON à l’aide de geojson.io)

Étapes finales pour procéder au téléchargement de votre polygone

Une fois que le fichier de votre polygone est enregistré sur votre ordinateur, suivez ces étapes pour procéder au téléchargement :

1. Retournez à l’onglet Geodata KML/JSON sous la tuile Farms (Exploitations agricoles) dans le tableau de bord de Certification Rainforest Alliance.

2. Cliquez sur « Browse File » (Parcourir les fichiers), sélectionnez votre fichier de polygone, puis cliquez sur « Import » (Importer).

3. Attendez la confirmation. Si l’opération réussit, le statut du polygone devient « Pass » (Réussi) et vous pouvez passer à la section suivante pour terminer votre Évaluation des risques. Si l’opération échoue, consultez la section ci-dessous pour résoudre le problème.

Que faire si le Statut des données du polygone échoue ?

En cas d’échec du téléchargement de votre polygone, vous verrez un écran d’erreur comme celui ci-dessous. Cet écran met en évidence les problèmes trouvés dans votre fichier.

Erreurs courantes lors du téléchargement de polygones

En règle générale, celles-ci se produisent pour l’une ou l’autre ou les deux raisons suivantes :

• Le nom du polygone ne correspond pas à l’identifiant de l’unité agricole (nom) ou à l’emplacement spécifiés aux étapes précédentes.

• Des problèmes de formatage du fichier se posent ou la structure n’est pas prise en charge dans le fichier de polygone : voir l’exemple de la section « Définition d’un polygone et création du fichier requis ».

Afin de résoudre ces erreurs, il vous faut d’abord vérifier à deux fois les données de l’exploitation agricole dans la plateforme de Certification de Rainforest Alliance (RACP). Assurez-vous que le nom, le nombre d’exploitations agricoles et leurs unités sont corrects.

Si les données de votre exploitation agricole sont correctes dans MyRA, examinez le fichier de polygone lui-même. Cherchez les incohérences dans les noms, les coordonnées ou le format.

Si nécessaire, recréez le polygone à l’aide d’un outil de cartographie (comme Google Earth ou Geojson.io), puis exportez-le à nouveau dans le format correct.

Après cela, téléchargez à nouveau le fichier corrigé dans l’onglet Geodata KML/JSON comme précédemment.

Si vous rencontrez encore des problèmes, vous pouvez contacter l’Équipe Customer Success à l’adresse customersuccess@ra.org pour demander de l’aide.

Note : Si l’Équipe Customer Success permet d’identifier le problème que pose la plateforme et vous aide avec les fonctionnalités de MyRA, elle ne peut vous accompagner dans la création des fichiers de polygone à l’aide de plateformes externes.

La phase d’inscription est désormais terminée et vous pouvez poursuivre.  

3. Présenter une demande de certification pour les exploitations agricoles

Une fois votre organisation inscrite et la configuration de base en place, le moment est venu de vous préparer à présenter votre demande de certificat. Ce stade fait le lien avec le travail préparatoire que l’administrateur a entrepris et l’étape suivante consistant à collaborer avec un organisme de certification.

Dans les sections suivantes, nous allons vous guider à chaque étape afin de terminer la demande.

3.1 Confirmer le champ d’application de la certification

Avant qu’un organisme de certification puisse émettre un devis ou planifier votre audit, il doit comprendre le champ de votre certification. Le champ d’application de la certification désigne l’ensemble des activités, processus, acteurs et produits couverts par le certificat d’un titulaire de certificat.

Suivez ces étapes pour confirmer votre champ d’application :

Étape 1 - Accéder au champ d’application de la certification

Dans votre tableau de bord Rainforest Alliance, faites défiler la section « Application » (Demande) et cliquez sur la tuile intitulée « Complete Certification Scope » (Compléter le champ d’application de la certification).

Vous pouvez être invité à saisir à nouveau vos identifiants MyRA (votre courriel enregistré et votre mot de passe).

Après vous être connecté, vous êtes redirigé vers la Plateforme de Certification de Rainforest Alliance (RACP). Il s’agit de votre portail principal pour la soumission des données à l’organisme de certification.

La plupart des informations à l’intérieur de cette plateforme sont déjà préremplies à partir des précédentes étapes de configuration dans MyRA.

Étape 2 - Remplir le questionnaire du champ d’application de la certification

Une fois à l’intérieur de la Plateforme de Certification de Rainforest Alliance (RACP), cherchez la section « Certification Preparation » (Préparation à la certification) sous la bannière d’accueil et cliquez sur « Certification Scope » (Champ d’application de la certification).

Un questionnaire vous est alors soumis, prérenseigné avec les données que vous avez fournies pendant la configuration de l’organisation et du site.

Procédure à suivre :

• Lire attentivement chaque section.

• Répondre aux questions qui n’ont pas été prérenseignées en cliquant sur la bonne réponse, par exemple, la question sur le « Premier acheteur » ci-dessous.

• Ne modifier aucune des données. Si une correction doit être apportée, veuillez revenir à la section pertinente dans MyRA et y mettre à jour les informations, puis les soumettre à nouveau et revenir ici pour confirmer.

• Cliquer sur « Submit » (Soumettre) dès que vous avez confirmé que tout est exact.

Vous êtes ensuite redirigé vers la page « End of Self-Assessment » (Fin de l’auto-évaluation) où vous pouvez :

• ajouter des commentaires ou des clarifications à l’intention de l’organisme de certification ;

• cocher la case pour confirmer que les informations sont vraies ;

• cliquer de nouveau sur « Submit » (Soumettre) pour finaliser.

Note relative au traitement

Après la soumission, la ligne « Certification Scope » (Champ d’application de la certification) disparaît de la section Préparation à la certification de votre tableau de bord RACP.

C’est prévu, car cela signifie que les données sont en cours de traitement. La mise à jour du système concernant votre progression peut prendre quelques minutes.

À ce stade, le champ d’application de votre certification est considéré comme confirmé et vos informations seront capturées et stockées pour le processus de planification de l’audit et de devis.

3.2 Afficher et télécharger les exigences

Une fois que vous aurez soumis votre Champ d’application de la certification, la plateforme générera automatiquement une liste personnalisée d’exigences qui doit être complétée dans le cadre de votre Formulaire de demande de certification (CAF).

Ces exigences reposent sur les informations que vous avez fournies. Elles reflètent ce que votre organisation doit accomplir pour satisfaire à la Norme pour l’Agriculture Durable 1.4. Cela peut prendre quelques minutes pour que vous ayez accès à ces exigences sur la plateforme.

Comment accéder à vos exigences :

1. Dans la Plateforme de Certification de Rainforest Alliance (RACP), ouvrez le menu principal.

2. Cliquez sur « My Requirements » (Mes exigences) (situé juste sous l’option « Auditee Portal» [Portail de l’audité]).

3. La liste de toutes les exigences applicables pour votre processus de certification s’affiche alors.

Il vous sera peut-être demandé de choisir le Service de certification (Norme) qui correspond au type de certification que vous demandez. Vous pouvez le faire en haut de la page dans le menu déroulant.

Une fois sélectionné, l’écran est mis à jour pour afficher une liste des exigences adaptée au type et au champ d’application de votre certification.

Export et révision

Après avoir révisé votre liste d’exigences, cliquez sur l’option d’export pour en télécharger une copie.

Nous vous conseillons de conserver ce document comme référence alors que vous arrivez aux dernières étapes pour terminer votre demande.

3.3 Remplir et soumettre le formulaire de demande de certification (CAF)

Une fois que vous avez soumis vos données d’indicateurs, l’étape suivante consiste à remplir le Formulaire de demande de certification (CAF). Ce formulaire consolide toutes les informations de votre organisation en un résumé structuré que l’organisme de certification peut consulter et utiliser pendant le processus de planification de l’audit et de quotation.

Étape 1 : accéder au CAF

• Reconnectez-vous à MyRA avec vos identifiants et cliquez sur la tuile « Certification ».

• Une fois à l’intérieur de la page Certification, cliquez sur la tuile « Fill in Certification Application Form » (Remplir le Formulaire de demande de certification [CAF]) afin d’accéder à nouveau à la Plateforme de Certification de Rainforest Alliance (RACP).

• Depuis le Tableau de bord de RACP, localisez la section « Certification Preparation » (Préparation à la certification).

• Cliquez directement sur la ligne intitulée « Certification Application Form » (Formulaire de demande de certification).

Étape 2 : remplir le formulaire de demande

Vous êtes à présent redirigé vers un questionnaire qui ressemble au champ d’application du certificat.

• Faites défiler le questionnaire pour examiner les champs.

• À droite, remplissez la section « responses » (réponses) pour vérifier que tous les détails requis ont été fournis.

• Quand vous êtes prêt, cliquez sur « Save and Validate » (Enregistrer et valider).

En cas d’erreurs, par exemple des réponses manquantes, vous recevez un avertissement rouge vous en informant.

Si toutes les informations sont saisies correctement, vous recevez alors un message de confirmation vert disant que tout est en ordre.

Puis cliquez sur « Submit » (Soumettre) pour terminer votre demande.

Étape 3 : télécharger votre document de CAF

Après la soumission, revenez au Tableau de bord de RACP et allez au menu « Documents ».

Là, vous trouverez un PDF téléchargeable intitulé « Rainforest Alliance Certification Application » (Demande de certification Rainforest Alliance). Ce document compile toutes les informations que vous avez soumises et sera utile lors de la phase de quotation avec les organismes de certification.

4. Passer un contrat avec un organisme de certification

Une fois les tâches de préparation et les évaluations terminées, la plupart de vos informations requises ont à présent été soumises via les systèmes de Rainforest Alliance. La prochaine étape consiste à entamer le processus de passation de contrats avec un organisme de certification, à qui il incombera de réaliser votre audit et d’émettre votre certificat.

Alors que la plateforme centralise vos données et aide à gérer le flux de travail global, certaines parties du processus de passation de contrats se produisent en dehors de la plateforme, directement entre votre organisation et l’organisme de certification.

Nous allons vous guider à chaque étape et indiquer clairement quelles actions ont lieu dans le système et lesquelles nécessitent un contact direct et une coordination avec votre organisme de certification.

Note : À n’importe quel stade de ce processus, vous pouvez avoir de nouveau accès à la Plateforme de Certification de Rainforest Alliance (RACP) en revenant au tableau de bord MyRA et en cliquant sur la tuile « Complete Certification Scope » (Compléter le champ d’application de la certification).

4.1 Obtenir un devis d’un organisme de certification agréé

Note : Cette phase a lieu en dehors de la plateforme. Une fois que vous aurez engagé un organisme de certification et signé un contrat, vous retournerez sur la plateforme pour confirmer le contrat (poignée de main) et procéder à votre audit.

En bas du document CAF, vous allez voir une liste des organismes de certification agréés en fonction de votre région et du champ d’application de la certification.

Maintenant, vous pouvez :

• lire votre document CAF téléchargé sur votre ordinateur à partir de RACP ;

• contacter directement par courriel l’organisme de certification de votre choix en lui fournissant le document CAF ;

• demander une quotation en fonction de la demande que vous avez soumise.

Une fois que vous avez obtenu une quotation d’au moins un organisme de certification, vous pouvez l’examiner et procéder à la passation de contrat avec celui qui correspond le mieux à vos besoins.

Note : Une fois la passation de contrat terminée, les titulaires de certificat peuvent uniquement être transférés d’un organisme de certification à un autre entre les cycles de certification c.-à-d. ce transfert peut uniquement se produire une fois tous les 3 ans.

4.2 Confirmer le contrat avec un organisme de certification (poignée de main)

Une fois que vous avez signé un contrat avec votre organisme de certification préféré en dehors de la plateforme, l’étape suivante consiste à inscrire cet accord à l’intérieur de la Plateforme. Ce processus est appelé la poignée de main.

La poignée de main est une étape cruciale qui signifie le début du contrat entre vous et l’organisme de certification.

4.2.1 Poignée de main

Voici ce qui se passe pendant et après la poignée de main :

1. Mise en œuvre par le titulaire de certificat

   • Il vous incombe d’être à l’origine de la poignée de main dans RACP. Cela permet à l’organisme de certification que vous avez sélectionné d’accéder au profil de votre organisation, y compris à votre demande et aux données des indicateurs que vous avez soumises.

2. Accès pour l’organisme de certification

   • Une fois l’initiative de la poignée de main prise, l’organisme de certification peut entamer l’examen des données que vous avez fournies pour l’audit.

3. Préparation à l’audit

   • Grâce à l’accès à votre profil, l’organisme de certification peut préparer minutieusement votre audit, à l’aide de la documentation et des données précises fournies via la plateforme.

4.2.2 Comment être à l’origine de la poignée de main

Suivez ces étapes pour être à l’origine de la poignée de main depuis la plateforme :

1. Connectez-vous à MyRA et naviguez jusqu’à la tuile « Certification ». Cliquez sur le bouton pour ouvrir la page d’aperçu de la Certification, puis sur la tuile du champ d’application ou la tuile « Certification Application Form » (Formulaire de demande de certification) pour accéder à RACP.

2. Vous allez atterrir sur le Tableau de bord RACP. En haut de l’écran, cliquez sur le menu « Contracts » (Contrats).

3. Dans l’onglet « Sustainable Agriculture Standard » (Norme pour l’Agriculture Durable), cliquez sur l’icône de la page pour ouvrir un nouveau formulaire de contrat.

4. Dans le formulaire contextuel :

   • Cliquez sur l’icône représentant une personne dans le champ « Certification Body » (Organisme de certification) et sélectionnez l’organisme avec lequel vous avez passé un contrat.

• Assurez-vous que le service correct (norme) est spécifié (Norme pour l’Agriculture Durable [Exploitation agricole]) à la page suivante. (Si le service incorrect [norme] est répertorié, vous devez contacter l’Équipe Customer Success à l’adresse customersuccess@ra.org, car cela pourrait également signifier que les exigences sont incorrectes dans votre champ d’application.)

  • Saisissez l’année de l’audit, la date de début du contrat (date à laquelle le contrat a été signé et conclu avec l’organisme de certification) et la date de fin du contrat de la période de service (norme) (exactement 3 ans à compter de la date de début).

  • Cliquez sur « Save and Close » (Enregistrer et fermer) en haut de la page pour conclure l’étape.

Note : Il est essentiel de sélectionner le bon organisme de certification aux étapes précédentes. En effet, une fois sélectionné, l’organisme de certification ne peut pas être modifié à moins de déposer une demande officielle auprès de ce dernier. Vous trouverez de plus amples informations sur la modification des organismes de certification dans le document intitulé Certification Rules for Farms (Règles de Certification – Exploitation agricole, en anglais seulement).

L’organisme de certification pourra désormais accéder à vos données dans RACP. Il poursuivra le processus de préparation de l’audit, dont la première étape est appelée Commande d'audit. Une fois créée, celle-ci est considérée comme la conclusion de votre poignée de main.

Le contrat signé avec l’organisme de certification aura une durée minimale de trois ans, qui correspond à la longueur du cycle de certification.

Vous trouverez de plus amples informations sur la relation entre vous et l’organisme de certification dans les Règles de Certification – Exploitation agricole. Les titulaires de certificat peuvent uniquement être transférés d’un organisme de certification à un autre entre les cycles de certification. Cela signifie que le transfert peut uniquement se produire une fois tous les 3 ans.

Note : Dans certains pays (comme le Ghana), le personnel de Rainforest Alliance peut préaffecter un organisme de certification à votre profil. Il vous faudra encore être à l’origine de la poignée de main visant à confirmer le contrat.

5. Se préparer à l’audit

Afin de procéder à l’audit, vous devez saisir des détails clés sur vos exploitations agricoles, notamment le type et la variété des cultures, la taille de l’exploitation agricole, la localisation, les géodonnées, etc.

Ces données permettent de définir le champ d’application de votre opération qui sera auditée et incluse dans la certification.

Dans les sections suivantes, nous allons vous guider à chaque étape de préparation de l’audit.

5.1 Fournir les informations liées à l’exploitation agricole

Afin de réaliser l’audit, l’organisme de certification doit connaître le nombre et la structure des exploitations agricoles qui composent votre organisation.

Pour ce faire, il faut lui fournir des informations relatives à l’exploitation agricole dans MyRA.

Si cela n’a pas été fait précédemment dans la section 2.1 du présent manuel, alors le moment est venu de compléter ces informations. Veuillez vous reporter à la section ci-dessus pour suivre les étapes nécessaires à la fourniture des informations relatives à votre exploitation agricole.

5.2 Rapporter vos données d’indicateurs

Les données des indicateurs sont un ensemble structuré d’informations qui reflète la façon dont les opérations et l’organisation de votre exploitation agricole concordent avec les exigences de la Norme pour l’Agriculture Durable de Rainforest Alliance. Elles sont capitales pour que l’organisme de certification puisse exécuter l’audit.

Vous allez remplir vos données d’indicateurs directement dans la Plateforme de Certification de Rainforest Alliance (RACP). Les informations sont déjà en grande partie déjà prérenseignées à partir des données que vous avez soumises aux étapes antérieures (par ex., pendant l’inscription et la confirmation du champ d’application). Votre tâche consiste à examiner, compléter et soumettre l’ensemble de données.

5.2.1 Utiliser FieldEntry (facultatif)

Pour les groupes d’exploitations agricoles qui n’ont pas de visibilité sur les données de leur exploitation, Rainforest Alliance a introduit un outil – FieldEntry – afin de les aider à satisfaire aux exigences de rapport des données d’indicateurs.

L’outil comprend deux composantes : KOBO et l’application web FieldEntry. Les composantes sont conçues pour fonctionner ensemble, ce qui facilite pour les groupes d’exploitations agricoles la collecte de données au niveau des membres du groupe, l’agrégation et le rapport des données d’indicateurs dans la Plateforme de Certification de Rainforest Alliance (RACP).

Pour en savoir plus sur l’utilisation de cet outil, veuillez vous reporter à ce manuel.

5.2.2 Compléter le questionnaire sur les données d’indicateurs

Étape 1 : accéder à la plateforme de la certification

• Connectez-vous à MyRA avec vos identifiants et cliquez sur la tuile « Certification ».

Étape 2 : accéder à la plateforme des données d’indicateurs

• Sur la page Certification, faites défiler jusqu’au titre de la section « Préparation ».

• Vous allez voir une tuile intitulée « Indicator Data » (Données d’indicateurs). Cliquez dessus pour ouvrir le tableau de bord Données d’indicateurs.

• Vous êtes alors redirigé vers une nouvelle page où s’affichent les données d’indicateurs.

Étape 3 : commencer le questionnaire

• Cliquez sur « Start » (Commencer) sous l’onglet « General » (Général) pour commencer.

• Le statut du questionnaire passe à « In Progress » (En cours).

Étape 4 : compléter le questionnaire

• Cliquez sur le bouton « Next » (Suivant) pour commencer à remplir le questionnaire

• Lisez attentivement chaque question et fournissez les réponses requises.

• Cliquez sur « Next » (Suivant) pour consulter toutes les pages.

• À n’importe quel stade, si vous devez revenir à la page précédente, cliquez sur le bouton « Previous » (Précédent).

• Sur la page finale quand les réponses ont été fournies, le bouton « Next » (Suivant) est inactif et vous pouvez uniquement appuyer sur « Complete » (Terminer).

• Une fois terminé, vous revenez au principal tableau de bord des indicateurs où le statut du questionnaire est mis à jour et affiche « Complete » (Terminé) et où les questionnaires sur les autres exploitations agricoles sont visibles.

Note: Si vous cliquez sur « Complete » (Terminer) à n’importe quel moment et que vous avez des éléments en suspens, ceux-ci seront surlignés en rouge.

Étape 5 : répéter si nécessaire

• Si votre organisation dispose de plusieurs questionnaires (selon votre configuration), répétez le même processus pour chaque exploitation agricole.

Étape 6 : soumettre pour révision

• Après avoir rempli tous les questionnaires, appuyez sur « Request to Review » (Demande de révision) afin de soumettre vos données d’indicateurs pour évaluation.

• Vous pouvez voir un résumé de toutes les données fournies sous les Questionnaires sur les exploitations agricoles.

Une fois les données d’indicateurs soumises, l’organisme de certification a accès aux données pour valider votre demande et entamer le processus de planification de l’audit.

5.2.3 Comment corriger le questionnaire

Si l’organisme de certification a besoin d’ajustements ou de corrections, il vous en fera part.

L’organisme de certification rouvrira le questionnaire pour édition. Vous devrez revenir au questionnaire pertinent en suivant les étapes ci-dessus et corriger les données.

5.2.4 Télécharger votre rapport de données des indicateurs

Vous pouvez télécharger un document PDF des données fournies en cliquant sur le bouton « download PDF » (Télécharger le fichier PDF) situé en haut à droite. Cela peut servir de référence lorsque vous n’êtes pas en ligne ou sur un ordinateur.

Un aperçu de niveau supérieur du processus est également visible ci-dessous.

5.3 Réaliser votre évaluation des risques

L’évaluation des risques est un processus systématique permettant de détecter et d’analyser les problèmes susceptibles d’avoir un impact sur la conformité aux exigences des Normes de Rainforest Alliance et d’atteindre les résultats de durabilité attendus. Rainforest Alliance a mis au point un outil d’évaluation des risques permettant d’aider à cette analyse.

Cet outil est lié aux Systèmes d’information géographique (SIG) mondiaux qui vérifient les données de localisation de votre exploitation agricole fournies aux précédentes étapes pour détecter les signes précoces de risques pour la durabilité en particulier, la déforestation et l’empiètement sur les aires protégées.

Chaque unité agricole recevra une note de risque allant de Faible, Moyenne ou Élevée pour les deux catégories ci-dessus. Risque faible (vert) 0 %, risque moyen (orange) jusqu’à 1,2 % et risque élevé (rouge) supérieur à 1,2 % de chevauchement.

Cette évaluation joue un rôle critique au début de votre processus de certification. Elle permet de détecter les localisations à risque élevé avant la programmation d’un audit.

L’évaluation des risques utilise les points de géolocalisation et les fichiers de polygone que vous avez téléchargés pendant la préparation de l’audit. Elle vérifie également que chaque unité agricole :

• est située sur terre ;

• est dans le pays inclus dans le champ d'application de votre certificat ;

• ne se chevauche pas avec d’autres unités agricoles de la même organisation.

Validation RDUE

Parallèlement à l’évaluation des risques, le système fait une vérification de la validation RDUE. Il s’agit d’une vérification des coordonnées décimales et les exploitations agricoles d’une superficie supérieure ou égale à 4 ha doivent disposer de données de polygone téléchargées.

Lorsque l’évaluation des risques s’est achevée avec succès, les résultats de la validation RDUE s’affichent également. Cette validation est liée aux exigences RDUE1 et RDUE2 conformément à l’image ci-dessous.

Note : Pour en savoir plus sur le RDUE et les exigences pour les exploitations agricoles, veuillez vous reporter à ce document dans le Knowledge Hub de Rainforest Alliance.

5.3.1 Comment trouver l’évaluation des risques

Pour accéder à la page Évaluation des risques, vous disposez de deux méthodes qui sont décrites ci-dessous.

Option 1 : dans la page Farms (Exploitations agricoles)

1. Allez au tableau de bord de la certification.

2. Ouvrez la tuile « Farms » (Exploitations agricoles).

3. Cliquez sur l’onglet « Risk Assessment » (Évaluation des risques) dans le volet gauche de l’écran.

Option 2 : dans le Tableau de bord de la certification

1. Dans le Tableau de bord de la certification, faites défiler jusqu’à la section « Préparation ».

2. Cliquez sur la tuile « Risk Assessment » (Évaluation des risques).

5.3.2 Synchroniser les cultures pour la validation RDUE

Un bouton est situé en regard de « Start risk assessment » (Démarrer l’évaluation des risques) intitulé « Sync crops for EUDR » (Synchroniser les cultures pour le RDUE).

Si vous souhaitez/devez vous inscrire à la validation RDUE, vous pouvez synchroniser les cultures de l’exploitation agricole avec l’unité agricole.

Il existe 3 méthodes de synchronisation de ces données.

Méthode 1 :

Le bouton situé en regard du bouton « Start risk assessment » (Démarrer l’évaluation des risques) permet de synchroniser les cultures pour le RDUE. Il sera activé si vous avez le cacao ou le café comme culture.

Méthode 2 :

Un bouton similaire intitulé « Copy crops to Farm units » (Copier les cultures vers les unités agricoles) dans l’onglet « Farms » (Exploitations agricoles) permet de synchroniser ces cultures.

Méthode 3 :

Si vous cliquez sur l’exploitation agricole et allez dans la page « Farm Unit Overview » (Aperçu de l’unité agricole), cliquez sur le bouton en haut à droite intitulé « Sync crops to farm units » (Synchroniser les cultures avec les unités agricoles).

5.3.3 Exécuter l’évaluation des risques

1. Dans la fenêtre « Risk Assessment » (Évaluation des risques), cliquez sur « Start risk assessment » (Démarrer l’évaluation des risques).

2. Une fenêtre contextuelle confirme que l’évaluation a commencé. Fermez ce message.

3. Le statut est mis à jour et passe à « In Progress » (En cours).

Le système commence l’analyse des données de votre exploitation agricole.

Une fois terminé (cela prend en général 10 minutes), le statut change et les résultats sont affichés.

5.3.4 Comprendre les résultats de l’Évaluation des risques

Pour chaque unité agricole, vous allez voir les domaines suivants évalués :

• Vérification de chevauchement – Réussite/Échec

• Vérification Sur terre – Réussite/Échec

• Vérification Dans le pays – Réussite/Échec

• Risque de déforestation – Élevé/Moyen/Faible

• Risque pour l’aire protégée – Élevé/Moyen/Faible

Si les résultats sont une réussite, la plateforme affiche un résumé le confirmant.

En cas de problèmes, vous allez voir des détails de chaque échec et vous pouvez lire plus bas pour découvrir comment les résoudre.

5.3.5 Réviser et corriger les problèmes avec l’Évaluation des risques

Pour voir les résultats :

• Faites défiler sur la page où vous avez commencé l’Évaluation des risques.

• Les résultats seront énumérés par unité agricole, indiquant ce qui a réussi et ce qui a échoué.

  • Erreurs de géométrie invalide – Réussite/Échec

    • Vérification de chevauchement

    • Auto-intersections

    • Segments courts

    • Erreurs de topologie

    • Pics

    • Points dupliqués

  • Vérification Sur terre – Réussite/Échec

  • Vérification Dans le pays – Réussite/Échec

En cas d’échecs des vérifications :

• Révisez et corrigez les données dans les données de votre unité agricole/culture de l’exploitation agricole ou votre fichier de polygone.

• Vérifiez que vos coordonnées, formes de polygone et limites d’exploitation agricole sont exactes et correspondent aux données que vous avez soumises précédemment.

• Une fois les corrections apportées, réimportez les données mises à jour et exécutez à nouveau l’évaluation des risques.

Lorsque tous les problèmes seront résolus, votre évaluation des risques réussira et vous serez prêt pour la prochaine étape de votre parcours de certification.

Vos informations sont à présent visibles pour l’organisme de certification dans RACP : il est inutile de les télécharger.

5.3.6 Avertir l’organisme de certification que vous êtes prêt pour l’audit

Une fois toutes les étapes ci-dessus terminées, le système contient désormais toutes les données nécessaires à l’organisme de certification pour procéder aux activités d’audit.

Vous devez contacter l’organisme de certification au moyen de la méthode de votre choix (courriel ou téléphone) et l’informer que vous avez terminé les étapes nécessaires et êtes prêt à ce que l’audit commence.

6. Processus d’audit et de certification

6.1 Accepter un plan d’audit

Une fois que vous avez signé un contrat avec un organisme de certification et que celui-ci a examiné vos informations, il prépare un plan d’audit.
Ce plan explique comment il mènera votre audit et vous sera envoyé directement (et non via la plateforme).

Le plan contient les informations suivantes :

• dates d’audit prévues ;

• durée d’audit prévue ;

• activités pour la durée ;

• exploitations agricoles ou sites échantillonnés.

Vous devrez :

• examiner minutieusement le plan ;

• l’approuver ou parler à l’organisme de certification si vous devez apporter des modifications.

Quand vous parviendrez à un accord sur le plan, l’organisme de certification poursuivra avec l’audit.

Note : Toute la communication autour de la planification de l’audit se passe en dehors de la plateforme, directement entre vous et l’organisme de certification.

6.2 Processus et résolution des non-conformités

À ce stade de votre processus d’audit, l’organisme de certification a terminé l’audit visant à vérifier si votre organisation satisfait aux normes de Rainforest Alliance que vous avez choisies.

S’il a trouvé des domaines dans lesquels votre organisation n’est pas en parfaite conformité, vous allez devoir :

1. Expliquer quelles mesures vous allez prendre pour résoudre les non-conformités.

   1. Les règles présentent toutes les étapes à suivre pour résoudre les non-conformités détectées lors d’un audit. Veuillez vous reporter à la section 3.2 des Règles de certification.

2. Décrire comment vous comptez éviter qu’elles se reproduisent.

L’organisme de certification examinera vos propositions de mesures correctives pour voir si elles sont suffisantes. Il vous demande également d’apporter des preuves selon lesquelles les non-conformités ont été résolues une fois les mesures prises.

Vous devez soumettre à la fois vos plans d’action et les preuves en appui via la plateforme RACP.

Afin de soumettre les mesures correctives, suivez les étapes ci-dessous.

Étape 1 – Se connecter à la plateforme RACP

Connectez-vous à la plateforme RACP.

• Sur votre tableau de bord, allez à la section « Findings » (Résultats). Dans cette section, vous allez voir les résultats/le rapport d’audit généré par l’auditeur après votre audit. Celui-ci détaille les domaines de conformités et non-conformités détectés lors de l’audit.

• Double-cliquez sur le résultat que vous avez associé à votre audit. Cela ouvre la vue détaillée du rapport.

Étape 2 – Examiner les résultats de l’audit

Parcourez le rapport. À chaque point de contrôle où votre organisation n’était pas en conformité, vous êtes censé saisir des informations. Présentez les mêmes informations que celles mentionnées dans les règles de certification pour garantir la cohérence des informations liées à l’analyse des causes profondes, à la correction et à l’action corrective :

• Analyse des causes profondes : là, vous fournissez la raison profonde pour laquelle la non-conformité s’est produite. Cela va au-delà du problème immédiat pour identifier l’échec systémique ou l’échec au niveau du processus qui a permis au problème de survenir.

• Correction : là, vous fournissez l’action immédiate que vous allez prendre pour corriger la non-conformité et restaurer la conformité de la situation.

• Action corrective : là, vous fournissez une solution à long terme qui remédie à la cause profonde afin d’empêcher la récurrence de la non-conformité.

Voir les sections dans l’image ci-dessous :

Insérer la description de l’action corrective ici

Étape 3 – Joindre la documentation ou la preuve nécessaires

La plateforme permet de joindre des documents à partager avec les organismes de certification. Par exemple, pour fournir une preuve de correction d’une non-conformité, vous pouvez joindre divers types de documents d’appui ou d’images qui démontrent que le problème a été résolu. Ces pièces jointes permettent aux organismes de certification de vérifier que la correction a été mise en œuvre efficacement.

• À l’aide de l’onglet « Files » (Fichiers), téléchargez les fichiers que vous voulez joindre aux résultats.

Étape 4 – Soumettre l’action corrective

Une fois que vous avez fourni toutes les informations nécessaires, vous devez les soumettre à votre organisme de certification.

• Pour ce faire, sélectionnez l’option « submit corrective action » (Soumettre l’action corrective) dans la liste déroulante en haut à droite de votre écran comme illustré dans l’image ci-dessous, et cliquez sur le bouton « Execute » (Exécuter).

Vous remarquerez lorsque vous reviendrez à votre tableau de bord RCAP que le résultat que vous avez examiné a disparu. Il est désormais à la disposition de votre organisme de certification qui pourra l’examiner.

L’organisme de certification peut demander n’importe quelle information supplémentaire nécessaire pour garantir que la non-conformité est résolue. L’organisme de certification prendra une décision quant à la certification uniquement lorsque toutes les non-conformités seront résolues.

6.3 Voir mon certificat

La présente section vous montre comment afficher et examiner rapidement votre certification via la plateforme. Que vous ayez à vérifier le statut de votre certificat, à confirmer des dates importantes ou à télécharger un exemplaire à diffuser, ce guide vous accompagnera tout au long des étapes nécessaires pour trouver tout ce dont vous avez besoin en un seul endroit.

Suivez ces étapes simples pour afficher et télécharger votre certificat :

• Connectez-vous à votre plateforme MyRA à l’aide de vos identifiants habituels.

• Une fois dans votre tableau de bord, cherchez la section « Recommend Services » (Recommander des services).

• Cliquez sur la tuile « Certification », cela vous amène aux détails de votre certification.

• Une nouvelle fenêtre s’ouvre alors. Cela vous amène à la Plateforme de Certification de Rainforest Alliance (RACP).

• Une fois sur votre tableau de bord de certification, faites défiler vers le bas jusqu’à ce que vous voyiez la section « Certificates » (Certificats).

• Dans la section « Certificats », trouvez le certificat que vous voulez télécharger.

• Cliquez sur le bouton de téléchargement : il s’agit de la première icône de la ligne, signalée par un symbole de médaille.

• Votre certificat est directement téléchargé sur votre appareil en tant que fichier PDF.

Note : Votre certificat contient un code QR. Vous pouvez le numériser à l’aide d’un appareil mobile afin de voir rapidement votre certificat sur un autre écran. C’est idéal pour le partager ou le consulter rapidement !

7. Extensions du champ d’application du certificat

Une extension du champ d’application est une mise à jour officielle de votre certificat de Rainforest Alliance valide qui reflète des modifications importantes de vos opérations, comme l’ajout de nouvelles exploitations agricoles, cultures ou de nouveaux sites ou l’augmentation du volume certifié. Elle garantit l’exactitude, la fiabilité et la conformité de votre certification aux normes de Rainforest Alliance.

7.1 Comprendre les extensions du champ d’application de la certification

Vous trouverez ci-dessous une présentation de certains aspects des Extensions du champ d’application du certificat que vous devez comprendre si vous êtes une exploitation agricole unique, une exploitation agricole multiple ou un groupe d’exploitations agricoles.

7.1.1 Qu’est-ce qu’une extension du champ d’application ?

Une extension du champ d’application est une mise à jour officielle de votre certification qui reflète les modifications apportées aux opérations de votre organisation. Cela vous permet d’ajouter de nouveaux éléments comme un volume plus important, des exploitations agricoles ou des sites supplémentaires, de nouvelles cultures, de nouvelles activités ou de nouveaux niveaux de traçabilité pour votre certificat existant avant qu’il expire.

7.1.2 Pourquoi et quand une extension est-elle nécessaire ?

Vous devez demander une extension du champ d’application si vous :

• augmentez le volume certifié, le domaine ou les membres du groupe ;

• ajoutez une nouvelle culture, un nouveau site ou une activité de transformation ;

• changez votre niveau de traçabilité (par ex., du Bilan massique à l’Identité préservée).

Ces modifications doivent être mises à jour dans MyRA et peuvent nécessiter un audit d’extension en fonction du risque et de l’ampleur du changement.

7.1.3 Qui entreprend l’extension ?

Vous, en tant que titulaire de certificat d'exploitation agricole, êtes en charge d’entreprendre l’extension du champ d’application.

En cas de modifications de vos opérations, tels que l’ajout de volumes, d’exploitations agricoles ou de cultures, vous devez faire comme suit :

Étape 1 : informer votre organisme de certification (OC)        

Informez-le de votre projet d’étendre votre champ d’application. C’est essentiel pour la coordination et

pour déterminer si un audit d’extension est nécessaire.

Étape 2 : mettre à jour vos détails dans MyRA et votre champ d’application de la certification dans RACP

• Suivez les étapes décrites dans la section « S’inscrire à la certification » du manuel ci-dessus en fournissant les détails nécessaires concernant l’extension (par exemple, volumes, Informations sur l’exploitation agricole ou la culture) dans MyRA.

• Suivez les étapes décrites dans la section « Confirmer le champ d’application de la certification » afin de mettre à jour le formulaire de champ d’application dans RACP.

Étape 3 : s’assurer que l’organisme de certification reçoit la mise à jour du champ d’application

Assurez-vous que toutes les modifications pertinentes sont reflétées dans le champ d’application.

Si l’organisme de certification doit effectuer un audit d’extension sur la base des modifications, il créera alors un ordre d’audit et s’impliquera de la même manière que vous l’avez fait pour l’Audit initial de surveillance de la certification.

Si aucun audit n’est nécessaire, l’organisme de certification accordera l’extension au certificat dans la plateforme et vous serez informé par courriel lors de la réception du certificat mis à jour.

7.2 Options d’extension pour les exploitations agricoles et déclencheurs d’audit

Pour des connaissances approfondies sur les extensions, veuillez vous reporter aux Auditing Rules for Farms (Règles d’audit – Exploitation agricole, en anglais seulement) et aux Certification Rules for Farms (Règles de certification – Exploitation agricole, en anglais seulement).

8. Demander un transfert entre organismes de certification

Un transfert entre organismes de certification signifie le déplacement de la supervision de votre certification d’un organisme de certification agréé à l’autre. Ce processus garantit que votre certification reste valide et reconnue, lors du changement d’organisation responsable de vos audits et du suivi de la conformité.

Pour les transferts entre organismes de certification, veuillez vous reporter aux Certification Rules for Farms (Règles de certification – Exploitation agricole, en anglais seulement) pour obtenir de plus amples détails et préserver l’intégrité de votre certification. C’est important de lancer le processus correctement et de communiquer clairement avec votre nouvel organisme de certification.