Obtenir la Certification en Tant qu’Organisation de la Chaîne d’Approvisionnement

1. Introduction à la certification pour les acteurs de la chaîne d’approvisionnement

Une fois votre organisation configurée et les étapes préalables terminées sur votre tableau de bord MyRA, vous remarquerez que la tuile « Certification » est désormais « Unlocked » [Déverrouillée]. Vous pouvez commencer votre parcours de certification en cliquant sur l’icône de la flèche figurant sur la tuile « Certification » du tableau de bord.

Note : Veuillez vous assurer que le rôle de « Certification » adéquat a été accordé aux bons utilisateurs avant d’accepter les Conditions générales de la certification.

Conseil : Si la tuile « Certification » semble toujours verrouillée comme sur l’image ci-dessous, assurez-vous de terminer les étapes préalables en procédant comme décrit dans le guide « Getting Started with MyRA for All Users » (Prise en main de MyRA pour tous les utilisateurs, en anglais seulement).

Vous trouverez les saisies de configuration préalables dans cette section du tableau de bord MyRA que seuls les administrateurs de l’organisation peuvent consulter, comme suit. Les étiquettes de statut affichées sont soit « To do » [À faire] soit « Complete » [Terminé].

1.1 Accepter les Conditions générales de certification

Avant de commencer le processus de certification, vous allez être invité à lire et accepter les Conditions générales de la certification si vous souhaitez poursuivre avec des services liés à la certification.

Ces conditions portent spécifiquement sur votre utilisation des plateformes en ligne qui soutiennent le système de certification.

Elles décrivent :

• le mode d’accès de votre organisation à la plateforme et son utilisation ;

• les responsabilités relatives à la sécurité de connexion et à l’utilisation appropriée ;

• la disponibilité du système et ce qui se passe en cas de suspension de votre accès.

Sur cet écran, lisez attentivement l’accord. Une fois prêt, cochez la case située en regard de l’accord et cliquez sur « Sign Up » [Inscrivez-vous] pour confirmer.

Vous êtes alors amené au Tableau de bord de la certification Rainforest Alliance, où vous pouvez commencer à effectuer les tâches nécessaires à la certification.

1.2 Profil de certification MyRA

Pour faire une demande de certification Rainforest Alliance, vous devez d’abord fournir des informations fondamentales sur votre organisation. Sur votre tableau de bord MyRA, cherchez les tuiles intitulées « Organization Structure » [Structure de l’organisation] et « Sites ». Il est nécessaire de remplir ces sections pour pouvoir déverrouiller et commencer le processus de demande de certification.

Votre page « Certification Overview » [Profil de la certification] est conçue pour vous guider pas-à-pas tout au long de votre parcours de certification.

Chaque tuile représente une tâche spécifique à effectuer ou un ensemble d’exigences à satisfaire tout au long du processus. Les tuiles comprennent de brèves descriptions pour vous aider à comprendre ce qu’on attend de vous et quelles mesures prendre.

Ce guide vous accompagnera à chaque étape.

1.2.1 Section relative à l’inscription

Quand vous arrivez sur la page « Certification Overview » [Profil de la certification], vous trouvez les diverses sections des tuiles où vous devez saisir des données, en commençant par la section « Registration » [Inscription].

Maintenant, votre tâche consiste à lire et à vérifier que toutes les informations liées aux sites et à la structure de l’organisation sont exactes. Si quelque chose a changé ou doit être corrigé, c’est le moment de le mettre à jour.

Suivez les étapes ci-dessous pour confirmer les informations relatives à votre inscription et poursuivre avec la certification.

1.3 Vérifier vos informations d’inscription

1.3.1 Vérifier la structure de l’organisation

Vérifiez que le représentant légal est correct et que le nombre de travailleurs est exact.

Un travailleur est une personne qui réalise un travail en échange d’une quantité d’argent. Un travailleur englobe tous les types de personnes travaillant, indépendamment de leurs statuts contractuels, tels que les travailleurs à la pièce, migrants, saisonniers, temporaires, permanents, documentés ou non documentés, de même que ceux embauchés via une agence de placement de main-d’œuvre, les personnes en formation, le personnel de la direction (groupe), dont les stagiaires et les apprentis, et aussi les personnes temporairement absentes d’un travail ou d’une entreprise dans laquelle ils ont récemment travaillé pour maladie, congé parental, vacances, formation ou conflit de travail.

Après avoir vérifié ces informations, vous pouvez cliquer sur le bouton « Finish » [Terminer].

Vous êtes redirigé vers le tableau de bord MyRA. Il suffit de cliquer sur la tuile « Certification » pour accéder à nouveau à la page « Certification Overview » [Profil de certification] et poursuivre.

1.3.2 Vérifier et confirmer les sites

L’étape suivante de votre parcours de certification consiste à vérifier et confirmer les sites liés à votre organisation.

Dans le Tableau de bord de la certification, cliquez sur la tuile « Sites ». Cela ouvre la page Sites, où vous voyez une liste des sites déjà saisis par l’administrateur de l’organisation.

Qu’est-ce qu’un site ?

Dans le Programme de certification de Rainforest Alliance, un site désigne tout emplacement physique où ont lieu des activités liées à la certification.

Il s’agit notamment :

• d’un siège ou d’un bureau ;

• d’un établissement de transformation ou d’emballage ;

• tout lieu où des produits certifiés sont stockés, manipulés ou où se produit une interaction avec eux.

Chaque organisation certifiée doit s’inscrire sur au moins un site, et l’un d’entre eux doit être désigné Site de gestion centrale (CML), le site responsable de la supervision et de la gestion des activités de certification. Le CML est indiqué par une étoile sur la page des sites.

Note : Si votre organisation ne dispose que d’un seul site, celui-ci est alors automatiquement marqué comme Site de gestion centrale (CML). Si vous disposez de multiples sites, vous pouvez affecter le CML en cochant la case sur la page « General Information » [Informations générales] lors de la saisie ou de l’édition d’un site.

Comment ajouter et gérer des sites

Sur la page Sites, vous pouvez :

• ajouter un nouveau site en cliquant sur le bouton « “+ Add Site » [+ Ajouter un autre site] en haut à droite ;

• éditer un site existant en cliquant sur l’icône en forme de crayon à côté de celui-ci ;

• supprimer un site existant.

Pour chaque site, vous devez fournir les informations générales telles que :

• nom ;

• adresse ;

• pays et détails de l’emplacement.

Comment ajouter des cultures à un site

Une fois les informations générales enregistrées, vous devez vous assurer qu’il existe des cultures associées à chaque site.

1. Cliquez sur bouton « + Add crop » [+ Ajouter une autre culture].

2. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez la culture applicable dans la liste déroulante.

3. Saisissez les détails requis concernant vos activités liées à cette culture.

Ces champs varient en fonction du type de culture sélectionnée.

Répétez ce processus pour ajouter toutes les cultures pertinentes ou une variante de culture pour le site.

Une fois qu’une culture a été créée, les variétés ne peuvent pas être éditées. Si la variété doit changer, vous devez supprimer la culture et en créer une nouvelle en lui associant la bonne variété. Cependant, vous pouvez toujours éditer les activités et les niveaux de traçabilité pour une culture.

Si vous avez plusieurs variétés de la même culture, créez une culture individuelle pour chaque variété.

Quand vous avez terminé la création ou l’édition des sites, vous êtes redirigé vers la page « Sites overview » [Aperçu des sites] et quand vous cliquez sur « Leave » [Quitter], vous êtes redirigé vers le Tableau de bord MyRA. Il suffit de cliquer sur la tuile « Certification » pour revenir à la page « Certification overview » [Profil de certification]. La tuile Sites devrait à présent afficher une étiquette « complete » [Terminé].

Maintenant que les données du site ont été saisies, vous êtes prêt à passer à l’étape suivante : réaliser votre évaluation des risques liés à la chaîne d’approvisionnement.

2. Demande de certification pour les acteurs de la chaîne d’approvisionnement

Note : Veillez à bien suivre les étapes ci-dessous dans l’ordre, c.-à-d. à réaliser l’étape 2.1 avant de passer aux étapes restantes.

2.1 Réaliser l’évaluation des risques de la chaîne d’approvisionnement

Vous devez à présent réaliser une évaluation des risques de la chaîne d’approvisionnement du site pour chacun des sites répertoriés.

Cette étape garantit que les risques propres aux sites clés sont documentés pour l’évaluation préalable au processus d’audit et de certification.

Comment réaliser l’évaluation des risques

1. Dans le Tableau de bord MyRA, cliquez sur la tuile Certification.

2. Dans la page « Certification overview » [Profil de certification], cliquez sur la tuile « Complete Certification Scope » [Compléter le champ d’application de la certification].

3. Les Conditions générales de RACP vont s’afficher. Lisez les Conditions générales et acceptez-les en cochant la case, puis en cliquant sur le bouton « Sign up » [Inscrivez-vous].

4. De là, vous êtes redirigé vers le Tableau de bord de la Plateforme de Certification de Rainforest Alliance (RACP).

5. Dans le tableau de bord, cliquez sur l’onglet « Sites » dans la barre de navigation supérieure.

6. Vous allez voir un tableau affichant tous les sites liés à votre organisation.

7. Pour chaque site, cliquez sur l’icône en forme de « page » à gauche de la ligne. Cela ouvre la page « Site Data » [Données du site].

8. Dans la barre de navigation supérieure, sélectionnez l’onglet « Site Questions » [Questions sur le site].

9. Vous allez à présent voir une liste des « Site Certification Questions » [Questions de certification sur le site] liées aux risques de la chaîne d’approvisionnement et au contexte opérationnel.

10. À l’aide de la liste déroulante, sélectionnez les réponses qui conviennent le mieux pour chaque question.

11. Répétez ce processus pour chaque site répertorié sous votre organisation.

Pour chaque site, toutes les questions doivent être terminées pour que vous puissiez passer à la finalisation de votre champ d’application de la certification.

Une fois les évaluations des risques de la chaîne d’approvisionnement terminées pour chaque site et enregistrées, vous pouvez passer à l’étape suivante : Signer un accord de licence avec Rainforest Alliance

2.2 Accord de licence

Cet accord donne à votre organisation le droit de participer au Programme de certification Rainforest Alliance et d’utiliser le nom et les marques déposées de Rainforest Alliance dans des conditions spécifiques.

En le signant, votre organisation accepte de :

• respecter les Documents contraignants, qui comprennent les Conditions générales de licence, les normes, règles et politiques applicables (consultables dans notre Knowledge Hub) ;

• n’utiliser que les marques de Rainforest Alliance avec son accord préalable et conformément aux exigences ;

• notifier Rainforest Alliance de toute utilisation incorrecte ou violation liées à ses marques déposées ;

• respecter les législations de contrôle du commerce pertinentes et de coopérer pleinement avec Rainforest Alliance si nécessaire ;

• s’acquitter des redevances ou des frais si applicables, en fonction de votre modèle commercial et des transactions liées à vos produits.

Commencez en ouvrant la tuile « License Agreement » [Accord de licence].

Vous arrivez sur une page d’accord de licence. Sur la page « Organization » [Organisation], cliquez sur le bouton « Sign a License Agreement » [Signer un accord de licence] pour lire l’accord.

Vous pouvez ensuite cocher la case confirmant que vous êtes d’accord avec le contenu de l’accord et soumettre. Il est possible d’accéder à cet accord à tout moment via le tableau de bord de votre organisation.

L’accord de licence est une exigence obligatoire. Sans lui, le processus de certification ne peut être finalisé et le certificat ne peut être octroyé.

Si vous avez des questions relatives à l’accord, vous pouvez contacter l’équipe Customer Success à l’adresse customersuccess@ra.org

2.3 Remplir le champ d’application de la certification

Le champ d’application de votre certification définit :

• les sites et activités que vous certifiez ;

• les produits ou cultures que vous manipulez ;

• les niveaux de traçabilité applicables à vos opérations ;

• les volumes annuels estimés dont vous êtes responsable.

Ces informations seront communiquées à l’organisme de certification que vous avez sélectionné si vous êtes admissible à un audit et constitueront la base des devis et de la planification de l’audit.

Étape 1 : ouvrir RACP

Depuis le Tableau de bord MyRA, cliquez sur la tuile « Certification » pour accéder à la page « Certification overview » [Profil de certification].

Localisez la section Application et cliquez sur la tuile intitulée « Complete Certification Scope » [Compléter le champ d’application de la certification].

Après avoir cliqué sur « Complete Certification Scope » [Compléter le champ d’application de la certification], vous êtes dirigé vers la Plateforme de Certification de Rainforest Alliance (RACP) où vous allez être connecté automatiquement à condition d’avoir le rôle de certificat affecté à votre profil dans MyRA.

Étape 2 : remplir le formulaire de certification

Dans la Plateforme de Certification de Rainforest Alliance (RACP) :

• Allez à la section « Certification Preparation » [Préparation à la certification].

• Cliquez sur « Certification Scope » [Champ d’application de la certification].

• Un formulaire s’ouvre, affichant plusieurs sections à droite, déjà prérenseignées avec les données que vous avez saisies sur MyRA (par ex., vos sites, cultures et activités).

Note : Ne modifiez pas les données prérenseignées. S’il y a des corrections à apporter aux données, veuillez contacter l’équipe Customer Success à l’adresse customersuccess@ra.org. Les modifications ici pourraient affecter l’exactitude de vos informations de certification.

• Examinez tous les champs. Assurez-vous que tout est exact.

• Action nécessaire : veillez à bien remplir la colonne « Threshold » [Seuil] du tableau Crops [Cultures], en indiquant si votre organisation traite plus ou moins que les volumes Certifiés Rainforest Alliance. Cela comprend tous les volumes de cultures traités par votre organisation, même ceux ne relevant pas du champ d’application de la certification Rainforest Alliance. Vous pouvez vous référer au document d’orientation sur les seuils de volume ici.

Il est important de noter que le questionnaire comporte une boîte de sélection « Confirmation ». Il faut sélectionner « Yes » [oui] si applicable et les réponses correspondantes dans la section sous la boîte doivent être remplies afin de soumettre le champ d’application de la certification.

Si vous avez répondu « No » [Non] à l’une des questions du champ d’application de la certification, la petite icône à droite du panneau s’affichera sous forme de « X » rouge. Les sections auxquelles vous avez répondu par l’affirmative afficheront une coche verte comme ci-dessous.

• Une fois terminé, cliquez sur « Save and Validate » [Enregistrer et valider] en haut du formulaire.

• Si le formulaire contient des erreurs, un bloc d’avertissement rouge apparaît indiquant en quoi consiste l’erreur. Si vous cliquez sur l’erreur, cela vous amènera à la question où se trouve l’erreur afin que vous la résolviez.

• Si tout est correctement rempli, un message de confirmation vert apparaît.

• Ensuite, cliquez sur « Submit » [Soumettre] en bas à droite pour être dirigé vers une autre page.

• Sur la page suivante, saisissez des commentaires si vous en avez, et confirmez que vos informations sont véridiques en cochant la case. Finalement, terminez en cliquant sur le bouton « Submit » [Soumettre].

2.4 Parcours de certification

Une fois votre champ d’application de la certification soumis, il sera traité. Cela peut prendre entre 5 et 15 minutes.

Une fois le traitement de votre champ d’application terminé, vous recevrez un courriel de Rainforest Alliance intitulé « Certification Scope Submission Confirmation » [Confirmation de la soumission du champ d’application de la certification] confirmant votre parcours de certification et vous fournissant les étapes à suivre en fonction des notations de risques :

Audit (niveau de risque B-C) ou Approbation (niveau de risque A).

Pour une description détaillée de l’Évaluation des risques de la chaîne d’approvisionnement et la détermination du parcours adapté, voir le manuel « Processus de certification et calendriers ».

Le processus à suivre pour les deux parcours est décrit plus en détail dans les sections ci-dessous.

2.4.1 Certification par audit

Si votre organisation reçoit un niveau B ou C pour les risques de la chaîne d’approvisionnement, vous allez suivre le parcours avec audit.

Cela implique de :

• remplir le formulaire de demande de certification (CAF) ;

• passer un contrat avec un organisme de certification approuvé ;

• subir un audit externe pour vérifier la conformité ;

• recevoir un certificat dès la réussite de la vérification.

Ce certificat confirme que vos opérations satisfont aux normes de certification de Rainforest Alliance et permet l’utilisation des marques déposées de Rainforest Alliance.

Pour obtenir des instructions détaillées, veuillez aller à la section « 3. Demander une nouvelle certification avec audit ».

Si vous avez des questions relatives aux parcours ou aux niveaux de risque, vous pouvez contacter l’équipe Customer Success à l’adresse customersuccess@ra.org

2.4.2 Certification par approbation

Si votre organisation est évaluée comme présentant un faible risque avec un niveau A, vous êtes admissible à la certification par approbation.

Dans ce cas :

• Vous réaliserez une auto-évaluation selon la Norme pour l’Agriculture Durable.

• Rainforest Alliance examinera votre soumission en interne.

• En cas d’impossibilité de vérifier complètement ces informations, vous pouvez être redirigé vers le parcours avec audit.

• Si elle est approuvée, vous recevrez une lettre d’approbation au lieu d’un certificat. Cette lettre d’approbation confère à l’organisation les mêmes droits et responsabilités au titre de la certification que le certificat.

La lettre d’approbation confirme officiellement votre conformité aux normes de durabilité de Rainforest Alliance par rapport auxquelles vous êtes évalué, ce qui vous permet de commercialiser des produits certifiés et d’utiliser les marques déposées de Rainforest Alliance, s’il y a lieu.

Pour une description plus détaillée de l’obtention de la certification par approbation, vous pouvez aller à la section « 4. Demander une nouvelle certification avec approbation » ci-dessous.

Si vous avez des questions relatives aux parcours ou aux niveaux de risque, vous pouvez contacter l’équipe Customer Success à l’adresse customersuccess@ra.org

2.4.3 Comment procéder à la certification

Une fois que vous recevez votre courriel indiquant le parcours qui vous est attribué :

1. Connectez-vous au portail MyRA et allez sur la page « Certification overview » [Profil de certification].

2. Allez à la section « Application » de votre Tableau de bord de la certification.

3. À l’aide du bouton à bascule en dessous, sélectionnez Audit ou « Endorsement » [Approbation].

4. Suivez les étapes pertinentes affichées pour procéder à votre certification.

3. Contractualisation et certification avec audit

Note : Ne lisez cette section que si le courriel que Rainforest Alliance vous a envoyé vous a indiqué de suivre le parcours de certification avec audit. Si vous êtes admissible à la certification par approbation, vous pouvez passer directement à cette section.

3.1 Demande et contractualisation

La demande de certification et la conclusion d’un contrat avec un organisme de certification sont étroitement liées dans le sens où le formulaire de demande contient les données relatives au champ d’application que l’organisme de certification utilise pour vous proposer un devis pour l’audit.

3.1.1 Vue d’ensemble du processus

Vous trouverez ci-dessous une vue d’ensemble des étapes nécessaires au choix d’un organisme de certification et à la demande de certification. Veillez à bien noter les actions qui ont lieu sur la Plateforme de Certification de Rainforest Alliance (RACP) et celles qui sont gérées en dehors de la plateforme. Un guide pas-à-pas détaillé est disponible à la section suivante.

1. Remplissez le formulaire de demande de certification (CAF) (dans la nouvelle RACP).

   • Finalisez et soumettez votre CAF afin de synthétiser les détails de votre certification.

2. Consultez la liste des organismes de certification agréés dans votre région (dans RACP)

   • Le CAF affichera une liste des organismes de certification admissibles à la réalisation d’un audit dans votre région et correspondant à votre champ d’application (culture, activité).

3. Sélectionnez et contactez un organisme de certification (en dehors de la plateforme).

   • Consultez la liste des organismes de certification disponibles figurant dans le CAF et contactez-les par téléphone ou courriel à l’aide des informations figurant dans le CAF que vous avez téléchargé afin de demander un devis.

4. Mettez-vous d’accord sur un devis et signez un contrat (en dehors de la plateforme).

   • L’ensemble des discussions relatives aux tarifs et des accords contractuels sont menés directement avec l’organisme de certification que vous avez choisi.

5. Retournez à la plateforme pour proposer une poignée de main (dans RACP)

   • Une fois un contrat en place, connectez-vous à nouveau à MyRA avec vos identifiants de connexion et naviguez jusqu’à RACP pour proposer une poignée de main et donner accès à l’organisme de certification à vos données de certification.

3.1.2 Remplir et soumettre le formulaire de demande de certification (CAF)

Une fois que vous avez soumis votre champ d'application de la certification, l’étape suivante consiste à remplir le Formulaire de demande de certification (CAF). Ce formulaire consolide toutes les informations de votre organisation en un résumé structuré que l’organisme de certification peut examiner et utiliser pendant le processus de planification de l’audit et des devis.

Étape 1 : accéder au CAF

• Connectez-vous à la Plateforme de Certification de Rainforest Alliance (RACP).

• Depuis le Tableau de bord, localisez la section « Certification Preparation » [Préparation à la certification].

• Cliquez sur la ligne intitulée « Certification Application Form » [Formulaire de demande de certification].

Étape 2 : remplir le formulaire

Vous allez à présent être dirigé vers un formulaire basé sur un questionnaire comportant des champs qui nécessitent des réponses.

• Faites défiler le formulaire pour vérifier et mettre à jour les champs requis.

• À droite, remplissez la section « checklist » [liste de contrôle] pour confirmer que tous les détails requis ont été vérifiés.

• Quand vous êtes prêt, cliquez sur « Save and Validate » [Enregistrer et valider] dans la barre des tâches supérieure.

• Les champs ou les questions en attente sont mis en évidence en rouge. Il vous suffit alors de cliquer sur la barre d’avertissement rouge et cela vous montre les champs à compléter.

Si toutes les informations sont saisies correctement, vous recevez alors un message de confirmation vert disant que tout est en ordre. Comme ci-dessous :

Puis cliquez sur le bouton « Submit Form » [Soumettre le formulaire] en bas à droite de la page pour finaliser votre demande.

Saisissez les commentaires supplémentaires applicables à votre demande de certificat, puis cochez la case Confirmation et cliquez à nouveau sur « Submit » [Soumettre].

Étape 3 : télécharger votre document de CAF

Après la soumission, revenez au Tableau de bord de RACP et allez au menu « Documents ».

Là, vous trouverez un PDF téléchargeable intitulé « Rainforest Alliance Certification Application » [Demande de certification Rainforest Alliance]. Ce document compile toutes les informations que vous avez soumises et sera utile lors de la phase de devis avec les organismes de certification.

• Cliquez et cochez la case située à gauche de la ligne pour sélectionner le document.

• Puis, cliquez sur l’icône de téléchargement dans la barre des tâches en haut à droite.

3.1.3 Sélectionner un organisme de certification (OC) agréé

Une fois que vous avez soumis votre Formulaire de demande de certification (CAF), l’étape suivante consiste à sélectionner un organisme de certification pour obtenir des devis pour la réalisation de l’audit.

Votre CAF contient une liste des organismes de certification agréés admissibles pour certifier votre organisation dans la section mise en évidence ci-dessous.

Vous pouvez demander des devis à plusieurs organismes de certification et passer un contrat avec celui qui correspond le mieux à vos besoins.

Étapes pour passer un contrat avec un organisme de certification :

• Chercher les coordonnées des organismes de certification. Vous pouvez les chercher dans cette section du Knowledge Hub.

• Leur communiquer votre CAF pour demander un devis en fonction du champ d'application de votre certification.

• Vous et l’OC sélectionné gérerez l’ensemble des discussions relatives au prix et des accords contractuels directement, en dehors de la plateforme.

• Une fois le contrat en place, vous retournerez à la plateforme pour proposer une poignée de main et vous connecter officiellement à votre organisme de certification.

3.1.4 Procéder à la « poignée de main » avec l’organisme de certification

Une fois que vous avez signé un contrat avec votre organisme de certification préféré en dehors de la plateforme, l’étape suivante consiste à enregistrer cet accord à l’intérieur de la Plateforme. Ce processus est appelé la poignée de main.

La poignée de main est une étape essentielle qui permet un partage sécurisé des données entre votre organisation et l’organisme de certification. Sans cette étape, l’organisme de certification que vous avez sélectionné ne peut pas accéder à votre demande ni commencer à planifier l’audit.

Processus de poignée de main

Voici ce qui se passe pendant et après la poignée de main :

1. Proposition de poignée de main par le titulaire de certificat dans RACP

   • Il vous incombe d’être à l’origine de la poignée de main dans RACP. Cela permet à l’organisme de certification que vous avez sélectionné d’accéder au profil de votre organisation, y compris à votre demande et aux données des indicateurs que vous avez soumises.

2. Confirmation du contrat par l’organisme de certification

   • Une fois la poignée de main proposée, l’organisme de certification aura accès à vos données et peut commencer à examiner les informations que vous avez soumises jusque-là.

3. Préparation de l’audit

   • Grâce à l’accès à votre profil, l’organisme de certification peut préparer votre audit. À l’aide des données précises et de la documentation fournies via la plateforme, il créera un ordre d’audit : cela confirme que la contractualisation est en place dans le système et bloque la capacité à changer d’organismes de certification pour les années spécifiées, conformément aux Certification and Auditing Rules for Supply Chain (Règles pour les Audits et la Certification - Chaîne d’approvisionnement, en anglais seulement).

Étape 1 – Proposer la poignée de main

Suivez ces étapes pour proposer la poignée de main depuis RACP :

1. Connectez-vous à MyRA et naviguez jusqu’à la tuile « Certification » sous la section « Recommended Services » [Services recommandés]. Cliquez pour l’ouvrir, puis cliquez à nouveau sur la tuile « Complete Certification Scope » [Compléter le champ d'application de la certification] : cela vous amène à RACP.

2. Dans la Plateforme de certification de Rainforest Alliance. En haut de l’écran, dans la barre des tâches, cliquez sur le menu « Contracts » [Contrats].

3. Dans l’onglet « Contracts » [Contrats], cliquez sur l’icône en forme de page de la ligne correspondant à « Sustainable Agriculture Standard » [Norme pour l’Agriculture Durable] pour ouvrir le formulaire de contrat.

4. Dans le formulaire contextuel :

   • Cliquez sur l’icône en forme de personne de la fenêtre contextuelle.

• Ensuite, dans la fenêtre suivante, recherchez le nom de l’organisme de certification avec lequel vous avez conclu un contrat.

• Sélectionnez le service pertinent – Sustainable Agriculture Standard [Supply Chain] [Norme pour l’Agriculture Durable (Chaîne d’approvisionnement)] dans la liste déroulante (si ce n’est pas déjà sélectionné).

• Saisissez l’année du contrat, la date de début du contrat et la date de fin du contrat de la période de service (3 ans après le début).

• Cliquez sur « Save and Close » [Enregistrer et fermer] en haut de la page pour conclure l’étape.

Étape 2 – Confirmer la « poignée de main »

La poignée de main sera à présent envoyée à votre organisme de certification pour confirmation. Une fois que celui-ci crée l’ordre d’audit, votre poignée de main est terminée et son accès à votre profil de certification est activé.

Note : Une fois l’ordre d’audit créé, le système ne vous laissera plus changer d’organismes de certification dans la période de contrat spécifiée. Pour en savoir plus, voir les Règles pour les Audits et la Certification - Chaîne d’approvisionnement

Étape 3 – Planifier la date d’audit

Grâce à l’accès à vos données stockées dans RACP, l’organisme de certification peut désormais commencer à planifier votre audit. Cela nécessitera qu’il crée un plan d’audit pour l’exécution des activités d’audit.

Note : Dans certains pays (comme le Ghana), le personnel de Rainforest Alliance peut préaffecter un organisme de certification à votre profil. Dans ce cas, les suggestions d’organismes de certification affichées dans votre demande sont déjà admissibles. Il vous faudra encore être vous-même à l’origine de la poignée de main pour activer le contrat.

3.2 Processus d’audit et de certification

3.2.1 Acceptation d’un plan d’audit

Quand vous aurez procédé à la poignée de main avec un organisme de certification et que celui-ci aura examiné vos informations, il préparera un plan d’audit.
Ce plan explique comment il mènera votre audit et vous sera envoyé directement (et non via la plateforme).

Le plan contient les informations suivantes :

• dates d’audit prévues ;

• durée d’audit prévue ;

• activités pour la durée ;

• échantillon de sites prévus pour l’audit.

Vous devrez :

• examiner minutieusement le plan ;

• l’approuver ou demander des changements si nécessaire.

Quand vous vous serez mis d’accord sur le plan, l’organisme de certification réalisera l’audit.

Note : Toute la communication autour de la planification de l’audit se passe en dehors de la plateforme, directement entre vous et l’organisme de certification.

3.2.2 Processus d’audit et soumission des actions correctives

Une fois le contrat conclu, l’organisme de certification (OC) planifiera et mènera un audit indépendant de vos opérations conformément au plan convenu.

L’audit peut impliquer :

• une réunion inaugurale ;

• l’examen des données que vous avez soumises dans RACP et d’autres documentations ;

• la visite de vos sites (pour des vérifications physiques) et la réalisation d’entretiens ;

• la vérification de la mise en œuvre des pratiques de durabilité et des contrôles du système ;

• l’identification des non-conformités et la demande d’actions correctives, si nécessaire.

Pour plus de détails et une ventilation des spécificités relatives à l’audit et à ses règles, vous pouvez vous référer à cette section du Knowledge Hub.

À ce stade de votre processus d’audit, l’organisme de certification a terminé l’audit visant à évaluer si votre organisation satisfait aux exigences des normes de Rainforest Alliance que vous avez choisies.

S’il a trouvé des non-conformités aux exigences, vous devrez :

1. expliquer quelles corrections vous allez faire pour résoudre les non-conformités ;

2. analyser la cause profonde de la non-conformité (analyse des causes profondes dans nos règles) ;

3. expliquer comment vous prévoyez de mettre en œuvre l’action corrective.

L’organisme de certification vérifiera que les preuves soumises sont suffisantes pour résoudre les non-conformités. Il peut également vous demander de fournir des preuves de la résolution des problèmes.

Vous devez soumettre à la fois votre analyse des causes profondes, correction et action corrective via la plateforme RACP.

Pour soumettre celles-ci, suivez les étapes ci-dessous.

Étape 1 – Se connecter à la plateforme RACP

Connectez-vous à la plateforme RACP.

• Sur votre tableau de bord, allez à la section « Findings » [Résultats]. Dans cette section, vous allez voir les résultats/le rapport d’audit généré par l’auditeur après votre audit. Celui-ci détaille les domaines de conformités et non-conformités détectés lors de l’audit.

• Double-cliquez sur les résultats associés à votre audit. Cela ouvre la vue détaillée du rapport.

Étape 2 – Examiner les résultats de l’audit

Parcourez le rapport. À chaque exigence où votre organisation n’était pas en conformité, vous êtes censé saisir des informations pour ces sections.

• Analyse des causes profondes : là, vous fournissez la raison profonde pour laquelle la non-conformité s’est produite. Cela va au-delà du problème immédiat pour identifier l’échec systémique ou l’échec au niveau du processus qui a permis au problème de survenir.

• Correction : là, vous fournissez l’action immédiate que vous allez prendre pour corriger la non-conformité et restaurer la conformité de la situation.

• Action corrective : là, vous fournissez une solution à long terme qui remédie à la cause profonde afin d’empêcher la récurrence de la non-conformité.

Voir les sections dans l’image ci-dessous :

Remplir l’analyse des causes profondes ici

Remplir la correction ici

Remplir les actions correctives ici

Étape 3 – Soumettre l’action corrective et télécharger les fichiers

La plateforme permet de joindre des fichiers à communiquer aux organismes de certification.

Par exemple, pour fournir une preuve de correction d’une non-conformité, vous pouvez joindre divers types de documents d’appui ou d’images qui démontrent que le problème a été résolu. Ces pièces jointes permettent aux organismes de certification de vérifier que la correction a été mise en œuvre efficacement.

• À l’aide de l’onglet « Files » [Fichiers], téléchargez les fichiers que vous voulez joindre aux résultats.

Une fois que vous avez fourni toutes les informations nécessaires, vous devez les soumettre à votre organisme de certification.

• Pour ce faire, sélectionnez l’option « submit corrective action » [Soumettre l’action corrective] dans la liste déroulante en haut à droite de votre écran comme illustré dans l’image ci-dessous, et cliquez sur le bouton « Execute » [Exécuter] pour soumettre les fichiers.

Vous remarquerez lorsque vous reviendrez à votre tableau de bord que le résultat que vous avez examiné a disparu. Il est désormais à la disposition de votre organisme de certification qui pourra l’examiner.

L’organisme de certification communiquera directement avec vous pour tout autre document d’accompagnement, ajustement ou décision positive concernant la soumission de vos actions correctives. Si l’examen est réussi et si la non-conformité est résolue, vous pouvez passer à l’étape suivante de la consultation du certificat.

3.2.3 Consultation de mon certificat

La présente section vous montre comment afficher et consulter rapidement les détails de votre certification via la plateforme. Que vous ayez à vérifier le statut de votre certificat, à confirmer des dates importantes ou à télécharger un exemplaire à diffuser, ce guide vous accompagnera tout au long des étapes nécessaires pour trouver tout ce dont vous avez besoin en un seul endroit.

Suivez ces étapes simples pour consulter et télécharger votre certificat :

1. Connectez-vous à votre plateforme MyRA à l’aide de vos identifiants habituels.

2. Une fois dans votre tableau de bord, cherchez la section « Recommend Services » [Recommander des services].

3. Cliquez sur la tuile « Certification », cela vous amène aux détails de votre certification.

4. Une nouvelle fenêtre s’ouvre alors. Cela vous amène à la Plateforme de certification, (RACP).

5. Une fois sur le tableau de bord RACP, faites défiler vers le bas jusqu’à ce que vous voyiez la section « Certificates » [Certificats] mise en évidence ci-dessous.

6. Dans la section « Certificates » [Certificats], trouvez le certificat que vous voulez télécharger.

7. Cliquez sur le bouton de téléchargement : il s’agit de la première icône de la ligne, signalée par un symbole en forme de médaille.

8. Votre certificat est directement téléchargé sur votre appareil en tant que fichier PDF.

Organisation d’approvisionnement

Note : Votre certificat contient un code QR. Vous pouvez le numériser à l’aide d’un appareil mobile afin de voir rapidement votre certificat sur un autre écran. C’est idéal pour le partager ou le consulter rapidement !

4. Certification avec approbation

Après avoir rempli votre Certification Scope [Champ d’application de la certification], il se peut que vous receviez un courriel de Rainforest Alliance confirmant que votre organisation est admissible à la certification par approbation plutôt qu’au parcours standard par audit.

Cela signifie que votre organisation a été évaluée comme étant à faible risque (Niveau de risque A) via l’Évaluation des risques de la chaîne d’approvisionnement (ERCA) et ne nécessite pas d’audit complet par un tiers. Au lieu de cela, vous allez remplir une auto-évaluation, qui sera examinée directement par Rainforest Alliance.

En cas d’approbation, vous allez recevoir une lettre d’approbation, une reconnaissance officielle que vos opérations satisfont aux exigences de la certification Rainforest Alliance. Un certificat est délivré après un audit complet et permet l’utilisation des marques déposées certifiées de Rainforest Alliance. En revanche, la lettre d'approbation, qui a la même validité qu'un certificat, confirme que les organisations à faible risque satisfont aux normes de durabilité selon le Programme de certification Rainforest Alliance.

Si des écarts sont identifiés pendant l’examen, votre organisation peut être redirigée vers le parcours d’audit afin de suivre le parcours de certification standard.

4.1 Examiner et vérifier l’évaluation

L’approbation remplace l’audit par un examen basé sur des documents :

1. Vous remplissez et soumettez une auto-évaluation.

2. Rainforest Alliance évalue votre soumission.

3. Il peut vous être demandé d’apporter des clarifications ou des corrections.

4. Faute d’approbation, votre seule option pour être certifié sera par le parcours avec audit.

5. En cas d’approbation, vous recevez votre certificat via une lettre d’approbation.

4.1.1 Réalisation de l’auto-évaluation

• Se connecter à MyRA

• Ouvrez votre Tableau de bord de la certification.

• Faites défiler jusqu’à la section « Certification Path » [Parcours de certification].

• Cliquez sur le bouton de bascule pour l’option Endorsement [Approbation].

• Cliquez sur le bouton vert dans la tuile intitulée « Submit Self-Assessment » [Soumettre une auto-évaluation].

Vous êtes alors redirigé vers la Plateforme de Certification de Rainforest Alliance (RACP) pour commencer l’évaluation.

Dans RACP :

• Vous voyez alors l’auto-évaluation par rapport à la Norme pour l’Agriculture Durable v1.4.

• Le formulaire est structuré par chapitre, avec des exigences spécifiques qui suivent la conformité et la mise en œuvre.

• Pour chaque question, indiquez un des éléments suivants :

  • Conformity [Conformité]

  • Non-Conformity [Non-conformité]

  • Not Applicable (N/A) [Sans objet (S/O)]

À l’aide des explications fournies dans le formulaire en regard de chaque exigence, évaluez vos opérations actuelles par rapport à chaque exigence.

Soyez aussi minutieux et précis que possible, car cette auto-évaluation constitue la base de votre décision de certification.

Lorsque vous avez répondu correctement à chaque section avec suffisamment de preuves, vous pouvez cliquer sur le bouton « Submit » [Soumettre] et confirmer à la page suivante.

Les données sont ensuite envoyées à Rainforest Alliance pour évaluation et vérification.

4.1.2 Évaluation et vérification par Rainforest Alliance

L’équipe d’examen de Rainforest Alliance évaluera attentivement votre auto-évaluation ainsi que les données que vous avez déjà soumises pendant votre demande.

Dans le cadre de cet examen, il peut vous être demandé d’apporter des clarifications ou de fournir des preuves supplémentaires en appui de vos réponses.

Ce processus garantit que vos opérations satisfont aux exigences de la norme et que l’intégrité du système de certification est préservée.

En fonction du résultat de cette évaluation, Rainforest Alliance peut :

• délivrer une lettre d’approbation, accordant la certification sans avoir à réaliser d’audit ; ou

• rediriger votre organisation vers le parcours avec audit si certains éléments ne peuvent pas faire l’objet d’une vérification suffisante par la seule documentation.

Si vous êtes redirigé vers le parcours avec audit, veuillez vous reporter à la section « Demander une nouvelle certification avec audit » pour les étapes suivantes.

4.2 Attribuer et consulter la lettre d’approbation

Une fois l’évaluation et la vérification de vos données terminées, Rainforest Alliance vous enverra une notification par courriel. Si le résultat de l’examen est positif et qu’une décision est prise de délivrer une lettre d’approbation, vous en serez informé.

La lettre d’approbation sera mise à disposition sur RACP où vous pouvez la consulter et la télécharger. Rainforest Alliance délivre en général la lettre d’approbation dans les 2 semaines suivant la soumission. Cela peut varier en fonction de l’exhaustivité de votre soumission et du volume actuel à traiter chez Rainforest Alliance.

Rappel : Une lettre d’approbation est considérée comme l’équivalent d’un certificat dans le contexte de la conformité à la durabilité de Rainforest Alliance.

Afin de consulter et télécharger votre lettre d’approbation, suivez les étapes ci-dessous :

• Connectez-vous à la plateforme MyRA avec vos identifiants de connexion.

• Depuis votre tableau de bord, naviguez vers le bas vers la section « Recommended Services » [Services recommandés].

• Cliquez sur la « Tuile Certification » et une nouvelle fenêtre s’ouvre avec les détails de l’onglet Certification.

• Sélectionnez la tuile « Review endorsement letter » [Examiner la lettre d’approbation].

• Vous allez être dirigé vers le tableau de bord RACP.

• Depuis votre tableau de bord RACP, faites défiler jusqu’à la section « Certificates » [Certificats]. Là, vous allez trouver la lettre d’approbation répertoriée.

• Cliquez sur le bouton de téléchargement. Il s’agit du symbole en forme de médaille devant la ligne de la lettre d’approbation.

• Votre lettre d’approbation sera téléchargée en tant que PDF sur votre appareil, où vous pourrez la consulter.

4.3 Ce qu’il faut faire après la certification

Une fois que votre organisation est certifiée, vous déverrouillez l’accès aux deux outils clés qui favorisent la transparence et un approvisionnement responsable : Traçabilité et Claims.

4.3.1 Maintenir la certification

Afin de rester certifié, un titulaire de certificat doit :

1. Maintenir la conformité à la norme

   • Les titulaires de certificat doivent constamment satisfaire à la Norme pour l’Agriculture Durable de Rainforest Alliance ou à la Norme pour la chaîne d’approvisionnement applicable tout au long du cycle.

   • Ils doivent mettre en œuvre des actions correctives lorsque des non-conformités surviennent.

2. Respecter l’utilisation des marques déposées de Rainforest Alliance

   • L’utilisation du label Rainforest Alliance doit suivre les directives de la marque et les conditions de l’accord de licence.

   • Une mauvaise utilisation peut se solder par la suspension ou le retrait de la certification.

3. Éviter la suspension ou le retrait du certificat

   • Les organismes de certification peuvent suspendre ou retirer un certificat si :

     • des audits ne sont pas menés ;

     • des non-conformités ne sont pas résolues ;

     • des règles de certification sont enfreintes.

4.3.2 Traçabilité

En tant qu’organisation de la chaîne d’approvisionnement, la traçabilité vous permet de suivre les produits certifiés tout au long de la chaîne d’approvisionnement, des agriculteurs aux transformateurs, aux exportateurs et au-delà. Cela garantit la documentation correcte des biens certifiés et la possibilité de les vérifier à chaque stade. Cela vous aide à maintenir la crédibilité avec les acheteurs et les partenaires et soutient la conformité aux normes de durabilité.

Pour en savoir plus sur l’utilisation de notre système de traçabilité, MultiTrace, voir ce guide.

4.3.3 Claims

Claims vous permet de communiquer votre statut certifié aux clients et aux parties prenantes. Cela comprend l’utilisation des logos, labels ou déclarations approuvés sur les emballages, les sites web et les supports promotionnels. Toutes les déclarations doivent suivre des directives spécifiques pour garantir leur clarté, précision et alignement sur les règles de certification.

Pour en savoir plus sur l’utilisation de notre système Claims, voir ce guide.

5. Extensions du champ d’application du certificat

Une extension du champ d’application est une mise à jour officielle de votre certificat de Rainforest Alliance valide qui reflète des modifications importantes de vos opérations, comme l’ajout de nouvelles exploitations agricoles, de cultures ou de nouveaux sites ou l’augmentation du volume certifié. Elle garantit l’exactitude, la fiabilité et la conformité de votre certification aux normes de Rainforest Alliance.

5.1 Comprendre les extensions du champ d’application de la certification

Vous trouverez certains aspects des extensions du champ d’application du certificat que vous, en tant qu’organisation de la chaîne d’approvisionnement, devez comprendre.

5.1.1 Qu’est-ce qu’une extension du champ d’application ?

Une extension du champ d’application est une mise à jour officielle de votre certification qui reflète les modifications apportées aux opérations de votre organisation. Cela vous permet d’ajouter de nouveaux éléments comme un volume plus important, des exploitations agricoles ou des sites supplémentaires, de nouvelles cultures, de nouvelles activités ou de nouveaux niveaux de traçabilité pour votre certificat existant avant qu’il expire.

5.1.2 Pourquoi et quand une extension est-elle nécessaire ?

Vous devez demander une extension du champ d’application si vous :

• augmentez le volume certifié, le domaine ou les membres du groupe ;

• ajoutez une nouvelle culture, un nouveau site ou une activité de transformation ;

• changez votre niveau de traçabilité (par ex., du Bilan massique à l’Identité préservée).

Ces changements doivent être mis à jour dans MyRA et peuvent nécessiter un audit d’extension en fonction de leur risque et de leur ampleur.

5.1.3 Qui entreprend l’extension ?

Vous, en tant que titulaire de certificat, êtes en charge d’entreprendre l’extension du champ d’application.

En cas de modifications de vos opérations, telles que l’ajout de volumes, le changement de sites, de traçabilité ou de cultures, vous devez procéder comme suit :

Étape 1 : informer votre organisme de certification (OC)

Informez-le de votre projet d’étendre votre champ d’application. C’est essentiel pour la coordination et

pour déterminer si un audit d’extension est nécessaire.

Étape 2 : l’organisme de certification assume la responsabilité du processus d’extension

L’organisme de certification examinera votre demande.

S’il doit effectuer un audit d’extension sur la base des changements, il créera alors un ordre d’audit et s’impliquera de la même manière que vous l’avez fait pour l’audit initial de surveillance ou de certification.

Si aucun audit n’est nécessaire, l’organisme de certification accordera l’extension au certificat dans la plateforme et vous serez informé par courriel lors de la réception du certificat mis à jour.

Pour en savoir plus sur les extensions, voir les Règles pour les Audits et la Certification - Chaîne d’approvisionnement.

5.2 Quand un audit d’extension est-il requis ?

Pour en savoir plus sur les extensions, voir les Règles pour les Audits et la Certification - Chaîne d’approvisionnement.

6. Demande de transfert entre organismes de certification

Un transfert entre organismes de certification signifie le déplacement de la supervision de votre certification d’un organisme de certification agréé à l’autre. Ce processus garantit que votre certification reste valide et reconnue, lors du changement d’organisation responsable de vos audits et du suivi de la conformité.

Les transferts doivent respecter les règles établies dans les Règles de certification et d’audit pour la chaîne d’approvisionnement afin de maintenir l’intégrité de votre certification. C’est important de lancer le processus correctement et de communiquer clairement avec votre nouvel organisme de certification.

Note : Les transferts ne peuvent pas être entrepris pour les non-conformités résolues avec un plan qui nécessite un suivi de la vérification dans les 12 mois à compter de la date de début du précédent audit.