MultiTrace: Manual de orientação do usuário de Rastreabilidade

1. Acesso

O MultiTrace pode ser acessado dentro da Plataforma de Certificação Rainforest Alliance (RACP).

Faça o login com seu nome de usuário e senha em sua conta na RACP utilizando este link.

Após fazer o login em sua conta, na barra superior você verá o botão “Rastreabilidade”. Clique neste botão e depois em MultiTrace. Sua conta de rastreabilidade abrirá em uma nova aba.

1.1. Usuários

Para acrescentar, editar ou apagar usuários de sua conta de rastreabilidade, consulte a seção Usuários e contatos no manual da RACP.

Definições

2.1. Níveis de rastreabilidade

2.2. Outros termos relacionados com MultiTrace

3. Perguntas Frequentes

4. Visão geral

4.a Visão Geral da Posição

Esta é a principal visão geral no sistema. Isso mostra o que você tem disponível para transacionar, converter ou misturar no sistema. Cada linha na visão geral representa uma posição de estoque. Você pode utilizar os filtros para buscar as diferentes posições de estoque que ainda estão disponíveis para uso.

4.b Visão Geral de Negociação

Esta é a principal visão geral no sistema. Isso mostra o que você tem disponível para transacionar, converter ou misturar no sistema. Cada linha na visão geral representa uma posição de estoque. Você pode utilizar os filtros para buscar as diferentes posições de estoque que ainda estão disponíveis para uso. Você também pode baixar um arquivo Excel que fornecerá mais detalhes sobre cada linha de dados.

4.c Visão Geral da Gestão de Estoque

Essa visão geral mostra todas as conversões, misturas, remoções e manufaturas multi-ingredientes que tenham sido realizadas no sistema. Você pode utilizar os filtros para buscar as diferentes posições de estoque que ainda estão disponíveis para uso.

5. Painel - Configurar parceiros comerciais

Você pode declarar outras contas (fornecedores e/ou clientes) como ‘trusted’ (de confiança) e/ou ‘mandated’ (com um mandato). Quando as contas são indicadas como de Confiança, todas as transações reportadas àqueles “Parceiros de Confiança” serão automaticamente confirmadas (Veja seção 7.A.).

Quando as contas estão indicadas como mandato e o vendedor tem os volumes em seu local, o comprador será capaz de Comprar a partir das posições de estoque do proprietário (o vendedor). Isso pode ser feito utilizando a função ‘purchase’ (comprar) (veja a Seção 6.B). Para gerenciar seus parceiros comerciais, por favor entre na seção ‘maintain trade partners’ (configurar parceiros comerciais) nas Ações em seu Painel. Clique em ‘add’ (adicionar) no canto superior direito para adicionar um parceiro comercial à sua lista. Selecione trusted’ (de confiança) e/ou ‘mandated’ (com um mandato). Sua seleção dará direitos ao parceiro comercial adicionado para realizar atividades de comercialização e estoque em seu nome, com base em sua seleção.

6. Reportar Negociação

6.a Vender

Vender permite que você reporte uma comercialização de volume da sua posição de estoque para um comprador, representando uma ou várias entregas físicas.

A informação na transação (volume, qualidade etc.) deve ser a mesma que a informação refletida na documentação que acompanha a comercialização física. Uma vez que você faça a transação de venda, um ID de Transação Comercial será gerado, e aparecerá como um registro na sua aba de Comercialização.

Para processar uma comercialização através do botão ‘sell’ (vender), você precisará preencher todos os campos mandatórios (aqueles marcados com um asterisco vermelho) no Novo Formulário de Reporte de Transação:

6.b Compra

Quando uma empresa criar uma relação de Parceria Comercial com Mandato no sistema (veja seção 5), eles podem utilizar a função ‘purchase’ (compra). A funcionalidade funciona, então, da mesma forma que a tela de venda e os detalhes devem ser preenchidos da mesma forma.

6.c Diferencial de Sustentabilidade (DS), Investimentos em Sustentabilidade (IS), e Prêmios

Para todas as comercializações que são criadas a partir de Volume Certificado ou Produto Certificado, os campos de DS/IS e Prêmio serão mostrados. Se os requisitos de DS e IS ou Prêmios forem requeridos para aquele cultivo, preencha os campos conforme requerido pela norma (veja Anexo Capítulo 3 - Renda e Responsabilidade Compartilhada). Se não existirem requisitos para aquele cultivo naquele momento, então selecione ‘not required’ (Não Requerido) e escolha uma razão do menu expansivo que aparecerá.

7. Confirmando Transações

7.a Confirmar

Por padrão, todas as transações para sua conta devem ser confirmadas. Para confirmar uma transação, clique na Visão Geral de Comercialização. Selecione a transação que você gostaria de confirmar ao clicar no ID ou no botão ‘confirm’ (confirmar).

Isso vai lhe mostrar os detalhes. Nesse momento, você só pode atualizar o campo de referência na seção do comprador da transação e nenhum outro detalhe. Uma vez que você completar a revisão, se toda a informação estiver correta, clique em ‘confirm’ (confirmar)no final da tela.

Para pular a confirmação, você precisará adicionar seu fornecedor como um Parceiro Comercial de Confiança (Veja Seção 5).

7.b Retirar

Caso a transação seja feita equivocadamente e ainda não tenha sido confirmada pelo comprador, você pode retirar a transação ao clicar em ‘withdraw’ (retirar). Isso o levará à transação. Uma vez que você completar sua revisão, clique em ‘withdraw’ (retirar) no final da tela.

7.c Atualizar

Antes de confirmar uma transação, se você ou seu comprador solicitar que você mude os detalhes, você pode atualizar os detalhes ao selecionar ‘update’ (atualizar). Isso o levará à transação. Nesse momento, você pode atualizar qualquer campo da transação. Uma vez que você completar sua revisão, clique em ‘send’ (enviar) no final da tela.

7.d Rejeitar

Se uma transação declarada a você por um fornecedor foi feita por engano ou está incorreta, você pode clicar em ‘reject’ (rejeitar) na transação. Isso o levará à transação. Nesse momento, você pode dar uma razão para a rejeição. Uma vez que você completar sua revisão, clique em ‘reject’ (rejeitar) no final da tela.

7.e PDF das Transações

Caso você precise de uma cópia da transação para compartilhar com um cliente, você pode baixar uma cópia das transações confirmadas ao buscar pela transação na Visão Geral e clica no ícone no canto superior direito da tela:

8. Conversões

Com a funcionalidade ‘conversion’ (conversão), você pode refletir suas atividades de processamento e alterar o produto em um subproduto disponível. Para realizar uma conversão, você precisará conhecer o volume de entrada de matéria prima que você está utilizando e, seja o volume de saída ou a taxa de conversão entre a entrada e a saída.

A conversão é permitida somente na direção do processamento físico (a diante). O sistema lhe dará a possibilidade de realizar as diferentes conversões com base nas atividades que estão listadas em sua licença (isto é, processamento, incluindo manufatura, dá direito a maioria das conversões).

9. Mistura

A atividade ‘Mix’ (mistura) é utilizada para misturar volumes de múltiplas posições em uma nova posição de forma que as transações possam ser reportadas de acordo com a realidade. Isso aumenta a credibilidade da rastreabilidade.

Exemplo:

Misturando a Origem (Criando IP Misto).

Selecione um ou mais posições com diferentes valores para a Origem do Detentor de Certificado.

Por exemplo:

Posição de Entrada 1 = Detentor de Certificado Origem A.

Posição de Entrada 2 = Detentor de Certificado Origem B.

Posição de Saída = Mistura com o Detentor de Certificado Origem A e Detentor de Certificado Origem B.

A mistura não pode ser desfeita (em seu estado físico) mas pode ser revertida pelo Detentores de Certificado que realizou a atividade de mistura. Isso é possível somente se a mistura não tiver sido vendida adiante.

Quando as posições de estoque de diferentes nívelis de rastreabilidade são misturadas, o nível mais baixo de rastreabilidade é o padrão. Por exemplo, se IP e Segregação são ambos componentes da mistura, então a nova posição resultante será Segregação. Se Segregação e Balanço de Massa são ambos componentes da mistura, então a nova posição resultante será Balanço de Massa.

Para orientações de mistura específicas para cacau, veja a Seção 18.

Para orientações de mistura específicas para chá, veja a Seção 19.

Para orientações de mistura específicas para ervas e especiarias, veja a Seção 20.

10. Rebaixamento

A opção ‘downgrade’ (rebaixamento) permite que você mova o nível de rastreabilidade de qualquer estoque para baixo. Detentores de Certificado podem rebaixar o nível de rastreabilidade das posições disponíveis em seu Painel.

11. Resgatar

A atividade ‘Redeem’ (resgatar) marca o fim do sistema online de rastreabilidade dos produtos Certificados Rainforest Alliance. As empresas devem realizar a atividade de estoque de resgate para todos os volumes Certificados Rainforest Alliance quando o produto certificado for embalado e rotulado como certificado.

Caso o proprietário da marca seja um varejista ou uma marca para consumo fora do domicílio, e eles optarem pelo reporte de rastreabilidade, então uma transação de venda do produto certificado é emitida.

12. Remover

Os volumes devem ser removidos do sistema de rastreabilidade se:

• Estragarem (devido a mofo, pragas, incêndio etc.), e, portanto, não podem ser utilizados.
• Vendidos sob outro esquema de certificação que não seja Rainforest Alliance ou vendido como convencional.

No caso do Balanço de Massa, o volume certificado pode fisicamente ser vendido adiante como convencional, e os correspondentes créditos de Balanço de Massa podem ser mantidos.

13. Reverter

Qualquer atividade que tenha sido completada no sistema (venda, compra, resgate, remoção, mistura, conversão, manufatura) pode ser desfeita no sistema se não foi processada ou vendida adiante no sistema. Para desfazer essas atividades você precisará utilizar a opção ‘revert’ (reverter) na atividade que você gostaria de desfazer. Para negociações que precisam ser revertidas, a reversão precisará ser confirmada pelo fornecedor.

Para localizar o botão de reversão para negociações, resgates e remoções, vá até a visão geral de negociação e localize o ID de transação que você gostaria de reverter:

14. Consolidação de Volume

No sistema de rastreabilidade, por padrão, todos os volumes IP e IP Misto estarão separados ao transacionar, converter ou misturar no sistema.

14.AConfigurações de Commodity - consolidar Posições

Você pode ajustar certas configurações para cada commodity na aba Painel e selecionar ‘commodity settings’ (configurações da commodity):

Nas ‘commodity settings’ (configurações da commodity), ‘aggregate positions’ (consolidar posições) permitirá aos usuários fundir todas as negociações em Identidade Preservada com características similares em uma posição de estoque a partir da confirmação de uma negociação (isto é, commodity, subproduto, variedade etc.). Essa configuração pode ser utilizada para ajudar a administração da Identidade Preservada mais fácil no sistema de rastreabilidade. Essa opção também removerá as referências para a Visão Geral de Negociação & Estoque para as posições de Identidade Preservada.

15. Rastreabilidade Multi - Ingrediente

Produtos multi-ingredientes são produtos que incluem um ou mais ingredientes certificados. Isso poderia incluir produtos semiacabados ou acabados como cobertura de chocolate, chá pronto para beber, mistura de chá de ervas, ou pasta de chocolate com avelã, para nomear alguns exemplos.

15.a Configurar Multi-Ingrediente

Para configurar um produto para utilizar no reporte multi-ingrediente, você precisará ir até a seção de reporte multi-ingrediente e clique em ‘maintain multiingredient’ (configurar multi-ingrediente).

Preencha os campos mandatórios. Quando você estiver pronto para começar a utilizar o reporte multi-ingrediente e os detalhes estiverem corretos, selecione a caixa ‘activate’ (ativar) e clique em ‘send’ (enviar).

Existem diferentes formas para criar produtos, dependendo de como você e seus clientes acordarem quanto as necessidades do reporte.

15.a.1 Nível de Produto de Unidade de Manutenção de Estoque (SKU).

Este é o nível mais detalhado de rastreabilidade multi-ingrediente. Este exemplo mostra como criar um produto:

15.a.2 Nível de Tipo de Produto

Exemplos de uma categoria de produto seriam uma linha de produto de chá gelado pronto para beber, uma linha de produto de produtos para confeitaria. Este exemplo mostra como criar um produto:

15.a.3 Nível de Venda a Granel

Exemplos de uma venda a granel seriam diferentes produtos que você vendeu para um cliente em cada período (mês, trimestre etc.), tais como mistura de chá de ervas ou buquê de flores. Este exemplo mostra como criar um produto de Nível de Venda a Granel:

Uma vez adicionado, você será capaz de ver isso na Visão Geral de Produtos Multi-Ingredientes. Crie o Produto final através da ação de Reportar Manufatura.

15.b Reportar Manufatura

Uma vez que os produtos multi-ingredientes estiverem configurados, selecione ‘Report Manufacturing’ (reportar manufatura):

Descreva a manufatura ao preencher todos os campos mandatórios requeridos. Os produtos configurados na Configuração Multi-Ingrediente deve agora aparecer no menu expansivo de Produto.

Você precisa adicionar ao menos uma posição na Seção Posições ao clicar no menu expansivo de Posições e selecionar uma posição. Se seu produto contiver múltiplos ingredientes, você pode selecionar outra posição e selecionar ingredientes adicionais. O reporte de manufatura representa o quanto de volume certificado para uma dada commodity e seus correspondentes subprodutos resultarão em um volume de saída que conta por todos os ingredientes sendo utilizados.

Por exemplo, se uma barra de chocolate é criada com licor de cacau e manteiga de cacau e contiver outros ingredientes não certificados (tais como açúcar), você indicará a quantidade utilizada de pó e licor de cacau nos ingredientes que você gostaria de adicionar, e o volume de saída refletiria o total de chocolate (ingredientes certificados mais ingredientes não-certificados) do produto final. No exemplo abaixo, utilizamos 200 Kg de licor de cacau certificado e 100 Kg de manteiga de cacau certificado para criar um produto ‘Barra de Chocolate’ de 2000 Kg:

15.c Visão Geral do Estoque Multi-Ingrediente

Após as negociações de produtos multi-ingredientes estiverem confirmadas ou terem sido criadas através do reporte da manufatura preenchem a tela de Visão Geral da Posição (Veja Seção 4.A). Para visualizar as posições, clique na opção para ‘multi ingredient’ (multi-ingrediente):

15.d Vendendo um Produto Multi-Ingrediente

Vender um produto multi-ingrediente segue o mesmo processo que um produto de ingrediente simples (Veja Seção 6.A). Para selecionar seu produto multi-ingrediente, escolha a opção multi ingredient’ (multi-ingrediente) na tela de transação na seção ‘trade’ (negociação).

15.d.1 Mascarando o Histórico

Uma vez que os produtos multi-ingredientes podem conter informações sensíveis, as empresas têm a opção de mascarar o histórico dos produtos multi-ingredientes ao negociar. Para fazer isso, selecione a caixa ‘mask footprint’ (mascarar histórico) na seção ‘position’ (posição):

Ao selecionar essa caixa, as informações de Detentor de Certificado de Produção Agrícola, commodity, subproduto e país de origem serão ocultadas do comprador, mas os volumes totais e os números relacionados ao DS e IS estarão visíveis.

15.e Resgatando e Removendo um Produto Multi-Ingrediente

A opção de resgatar ou remover os produtos multi-ingredientes não está disponível no sistema e, no momento, não é requerido pela norma.

16. Envio de Excel

Para ajudar a reportar transações em grande quantidade ao invés de reportes individuais, o MultiTrace tem a funcionalidade ‘upload transactions’ (envio de transações) ou Envio de Excel, que permite que você processe as seguintes ações:

• Negociar (Vender, Comprar, Resgatar, Remover) para Ingrediente Simples (Vídeo)
• Negociação de Multi-Ingredientes (Vídeo)
• Mistura
• Conversão
• Reportar Manufatura (Vídeo)

Você pode encontrar a funcionalidade de ‘upload transactions’ (envio de transações) na aba Visão Geral de Transações, e ‘upload transactions’ (envio de transações):

16.a Baixando Modelos para Uso

Você precisará preencher o modelo Excel que está disponível no sistema. Os diferentes modelos podem ser baixados diretamente do sistema após clicar em ‘upload transactions’ (envio de transações). Uma vez na tela, clique em Baixar Modelos e selecione quais modelos você deseja utilizar.

16.b Mapeamento de Dados

Antes de acionar a função Envio de Excel, os usuários precisam configurar o mapeamento de dados para ‘mapear’ a linguagem dos sistemas externos para a linguagem do MultiTrace.

Você pode ignorar a maioria dos dados de mapeamento requeridos. Basta usar o ID de Estoque no modelo de upload do Excel.

Você pode clicar no botão ‘add mapping’ (adicionar mapeamento) para incluir uma nova terminologia ou mesmo incluir uma nova entrada para ser parte do mapeamento.

16.c Enviando o Modelo

Uma vez que você completar os passos A & B, o próximo passo requer que você envie o modelo preenchido.

Clique no botão ‘Upload Excel’ (enviar Excel) conforme a figura a seguir:

O MultiTrace pedirá que você adicione o arquivo para envio:

Por favor selecione o tipo do Modelo que você está enviando ao clicar em ‘Escolher Arquivo’, selecione o arquivo que você deseja enviar, e clique em ‘Enviar’:

Uma vez que o arquivo foi processado com sucesso, o MultiTrace o guiará para o passo 2 e, neste momento, indicará quantas linhas foram processadas para envio (isso varia de acordo com quantas linhas de dados você adicionou no arquivo).

Se houver erros detectados, o sistema especificará as correções necessárias. O envio não será processado até que todos os erros estejam resolvidos.

Uma vez que os dados tiverem sido validados com sucesso, o sistema permitirá a atividade de envio em massa inicialmente selecionada. Uma vez que o envio em massa for iniciado, ele não pode ser cancelado e as transações criadas precisarão ser manualmente corrigidas, se necessário.

17. Detalhes para Café

17.a Entrega & Recebimento

Entrega: Sem transferir a posse, você pode armazenar volumes em um outro membro (um modelo, por exemplo). Utilize a função ‘Delivery’(Entregar) para reportar volumes que você transferiu para um outro membro.

Essa entrega precisa ser confirmada pelo membro que está recebendo.

Recebimento: ‘Receipt’ (Recebimento) indica uma mudança de local do produto, assim como a Entrega, mas é inserido pelo lado do recebedor de onde o produto está armazenado.

18. Detalhes para Cacau

18.a Correspondência com a origem e Mistura

A correspondência com a origem foi introduzida para endereçar a necessidade de o cacau certificado de um país específico beneficiar produtores daquele país e requer que as empresas comprem cacau certificado de países que se correspondam com a origem do cacau utilizado nos produtos de consumo final certificados.

No sistema de rastreabilidade, as amêndoas secas de cacau e nibs de cacau de diferentes países não podem ser misturados.

19. Detalhes para Chá

19.a Marcas de Venda

Uma marca de venda deve ser selecionada ao reportar a atividade de processamento de Folha Verde para Chá Preparado ou ao utilizar a função a granel. Adicionar uma marca de venda é sempre feito na aba ‘Dashboard’ (Painel), ao clicar em ‘Selling Marks’ (Marcas de Venda):

Se a marca de venda não estiver listada, uma nova marca de venda precisa ser criada antes de reportar. Primeiro, você precisa clicar no botão ‘add’ (adicionar), conforme mostrado na figura abaixo:

Você pode nomear sua marca de venda e dar a ela uma data inicial e uma data final. Se você não desejar dar uma data final, você pode usar isso sempre que precisar.

Uma vez que as posições forem processadas (misturadas, descafeinadas, ou chá instantâneo) eles perderão sua marca de venda.

19.b Mistura

19.b.1 Mistura

Mistura é uma opção para misturar chá. A mistura removerá a marca de venda de uma posição.

19.b.2 Consolidação

Se você clicar na opção de consolidação, a marca de venda aparece, e você pode designar uma nova marca de venda. Você terá que selecionar suas posições e a quantidade que você deseja consolidar e enviar sua atividade de mistura que agregará suas posições de estoque.

Note que você terá que criar sua própria marca de venda antes de fazer a consolidação.

19.c DS/IS para chá

Para todos os volumes de chá que forem resgatados (veja a Seção 11) a partir de 1º de julho de 2023, o Diferencial de Sustentabilidade (DS) e os Investimentos em Sustentabilidade (IS) serão requeridos. Ao final do trimestre do ano calendário, um relatório será gerado para você preenchê-lo. O(s) Administrador(es) da conta será(ão) notificado(s) por e-mail quando o relatório estiver disponível.

Para acessar o relatório, clique na guia ‘Relatórios DS/IS’. Aqui você verá uma visão geral dos relatórios disponíveis para preenchimento. Caso o relatório tenha o status 'Aberto', ele precisará ser concluído. Para editar um relatório, clique no número de ID do relatório.

Para obter instruções sobre como preencher um relatório, consulte a Seção 19.C.2.

19.c.1 Definindo taxas padrão para DS/IS

O sistema define automaticamente as taxas para DS em US$ 10 por tonelada e para IS em US$ 40 por tonelada. Para definir uma taxa padrão diferente a ser usada nas telas de relatório DS/IS, você pode configurar uma taxa. Para ajustar a taxa padrão, clique em ‘Configurar Taxa Padrão para DS/IS’:

Isso abrirá uma tela onde você pode editar as taxas. Quando terminar de editar as taxas, clique em ‘Salvar’:

19.c.2 Reportando o DS/IS para chá

Após clicar no ID do relatório na visão geral 'Relatórios DS/IS', você verá um relatório a ser concluído. Ele preencherá automaticamente as taxas DS e IS com base no que você configurou como padrão. As taxas de DS e IS podem ser ajustadas por linha do relatório.

Para salvar as informações que você atualizou e retornar ao formulário posteriormente, você pode clicar em 'Salvar'. Para redefinir todas as informações de volta às taxas padrão e começar de novo, você pode clicar em 'Redefinir'.

Quando o relatório estiver completo e preciso, clique em "Finalizar". Você será direcionado à um aviso legal. Após de clicar em ‘Concordo’, a Rainforest Alliance emitirá a fatura para os totais indicados no formulário finalizado. A fatura será enviada por e-mail.

20. Detalhes para Ervas e Especiarias

20.a Misturas de Chá de Ervas

Misturas de chá de ervas podem ser criadas no sistema seguindo as orientações destacadas na seção 15.A.3. Diferentes ervas e especiarias podem ser misturadas em uma venda consolidada e vendidas adiante utilizando a funcionalidade de mascarar histórico.

21. Detalhes para Flores

21.a Unidade de Medida

Todas as flores são reportadas na unidade de medida “número de hastes” e não em quilogramas.

21.b Buquês

Para reportar buquês no sistema, as empresas podem utilizar a funcionalidade multi-ingrediente (veja Seção 15).

22. Detalhes para Bananas e Frutas Frescas

22.a Unidade de Medida

Abacaxis, laranjas e bananas tem a opção de selecionar as diferentes unidades de medida para caixas na transação. A unidade de medida pode ser mudada na seção posição da transação:

23. Detalhes para Frutas Processadas

23.a Brix

Todas as transações de sucos e purês de frutas requerem que as empresas preencham o campo de Brix na transação. O Brix pode ser inserido na seção posição de cada transação.

24. Royalties

Os Royalties são calculados para cada cultivo conforme especificado no Acordo de Licenciamento da Rainforest Alliance e seus Termos e Condições Gerais com base nas atividades realizadas na rastreabilidade. Os royalties são cobrados uma vez na cadeia de suprimentos.

A aba Finanças na tela principal mostra o royalty por commodity e mostra uma visão geral das faturas. Essa visão geral não inclui um histórico de pagamento.

25. Histórico De Alterações

Declaração sobre Traduções

Para qualquer dúvida relacionada a efetividade da informação contida na tradução, por favor referir à versão oficial em inglês para esclarecimentos.