1. Kullanıcı Yönetimi
MyRA’da kullanıcı yönetimi, kuruluş yöneticileri tarafından gerçekleştirilir ve hem Araziler hem Tedarik Zinciri Kuruluşları için geçerlidir. Doğru ekip üyelerinin sahip oldukları rollere bağlı olarak doğru araçlara ve hizmetlere erişmesini sağlar.
Yöneticiler kullanıcıları davet edebilir ve her bir kişinin gereken yerlerde katkıda bulunmasını sağlayacak şekilde platformun herhangi bir önemli alanıyla ilgili roller (örn. sertifikasyon, izlenebilirlik, beyanlar veya veri girişi) atayabilir.
Bu bölümde aşağıdakileri yapmayı öğreneceksiniz:
Kuruluşunuza ekip üyeleri davet etmek,
Roller atamak,
İhtiyaçlarınız değiştikçe kullanıcı izinlerini güncellemek.
Kullanıcı erişimini en baştan doğru şekilde ayarlamak, güvenli işbirliğini, sorunsuz iş akışlarını ve Rainforest Alliance gerekliliklerine uygunluğu destekler.
Kullanıcı ve Kuruluş Yönetimi, MyRA’da iki alanda yapılır ve bu alanlara genel olarak kuruluşunuz için Kuruluş sekmesi üzerinden veya kişisel bilgileriniz ve hesabınız için Profil sekmesi üzerinden erişebilirsiniz.
1.1 Kendi profilinizi düzenleme
Profilinizin yanındaki simgeden açılır menüyü kullanarak tercih ettiğiniz dili belirleyebilirsiniz.
Sayfanın sağ üst kısmındaki profil simgesine tıkladığınızda bir açılır menü görüntülenir.
Platformun bu bölümünde, MyRA ve ona ait hizmetleri kullanımınızı yöneten resmi yasal dokümanları inceleyebilirsiniz. Dokümanlar sol taraftaki panelde listelenmiştir.
İçeriğin tamamını görüntülemek için menüdeki herhangi bir öğeye tıklayın. Bu dokümanlar haklarınızı, sorumluluklarınızı ve verilerinizin nasıl ele alındığını ana hatlarıyla belirtmektedir. Kullanıcılar, kayıt sırasında her bir dokümanı dikkatli bir şekilde incelemeye teşvik edilmektedir ve gezinme paneli aracılığıyla bu dokümanları istedikleri zaman yeniden görüntüleyebilirler.
Not: Bir Sertifika Sahibi kuruluşunun yasal adını değiştirme ihtiyacı duyarsa, Rainforest Alliance Customer Success ile iletişime geçmelidir ve talep oluşturulduğunda, bekleyen değişiklik konusunda kendi Sertifikasyon Kuruluşunu da bilgilendirmelidir.
1.2 Mevcut bir kuruluşa yeni üyeler ekleme
MyRA’da kuruluşunuza katılmaları için yeni ekip üyelerini davet etmek amacıyla şu adımları izleyin:
1. Adım: Kuruluş sekmesine gidin
Kontrol panelinizde, üstteki gezinme çubuğunda yer alan “Kuruluş” [Organization] sekmesine tıklayın.
Üyeler sayfasına yönlendirileceksiniz.
Burada şunları yapabilirsiniz:
Mevcut Kuruluş üyeleri listesini incelemek
Henüz onaylanmamış, bekleyen tüm davetleri görüntülemek
2. Adım: Yeni Üye davet edin
Yeni birini davet etmek için sayfanın sağ üstünde yer alan “+ Üyeleri davet et” [+ Invite Members] butonuna tıklayın.
Yeni bir girdi alanı açılır ve bu alanda şunları yapabilirsiniz:
Kullanıcının e-posta adresini girmek
Açılır menüden seçim yaparak rolünü atamak:
Üye – Atanan platform alanlarına (örn. sertifikasyon, izlenebilirlik, beyanlar) erişimi olan standart bir kullanıcı
Yönetici – Kullanıcıları yönetmek, roller atamak ve kuruluşun ayarlarını güncellemek üzere ek izinlere sahiptir
Ayrıntıları doldurduktan sonra “Ekle” [Add] öğesine tıklayın. Davetin gönderildiğine dair bir onay göreceksiniz ve kullanıcı “Kuruluşa katılım davetiyesi” başlıklı bir e-posta alacaktır. Bu e-postada davetin kabul edileceği bir bağlantı yer alır.
Ardından, davet edilen kullanıcı kendi MyRA profilini oluşturmak amacıyla standart kayıt sürecini izleyecektir.
Not: Kayıt adımlarına yönelik detaylı bilgiler için [bu bağlantıya] başvurun.
İsteğe bağlı: Bir kuruluştan ayrılma
Kuruluştan çıkmanız gerekiyorsa Üyeler sayfasının sağ üstünde yer alan “Kuruluştan Ayrıl” [Leave Organization] butonuna tıklayabilirsiniz. Mevcut yönetici sizseniz ekibi yönetmek için başka bir Yöneticinin kaldığından emin olun.
1.3 Bir Kullanıcının Rollerini ayarlama
Bir kullanıcı kuruluşunuza kaydolduğunda, MyRA’da tamamlamaları gereken görevlere dayalı olarak onlara uygun rolü/rolleri atayabilirsiniz. Roller, her bir kullanıcının platformda erişebileceği kısımları (örn. Sertifikasyon, Beyanlar, İzlenebilirlik veya Finans) kontrol eder.
1. Adım: Kuruluş sekmesine gidin
Kontrol panelinizde üstteki “Kuruluş” [Organization] sekmesine tıklayın. Kuruluşunuza bağlı olan tüm kullanıcıları görebileceğiniz Üyeler sayfasına gideceksiniz.
2. Adım: Rolleri Düzenle panelini açın
Güncellemek istediğiniz kullanıcıyı bulun ve adının yanındaki kalem simgesine tıklayın. Böylece Rolleri Düzenle paneli açılır.
Aşağıdakiler de dahil olmak üzere rol temelli erişimi desteleyen tüm platform alanlarının bir listesini göreceksiniz:
MyRA Portal
İzlenebilirlik
Beyanlar
CFI (Arazi Verileri)
Finans
Yasal
Sertifikasyon
3. Adım: Uygun Rolü/Rolleri atayın
Her bir fonksiyon alanında, uygun kullanıcı rollerini görüntülemek için bölümü büyütün. Kullanıcının sahip olması gereken rolün/rollerin yanındaki geçerli kutuyu işaretleyin.
Sorumluluklarına bağlı olarak tek bir kullanıcıya birden fazla rol atayabilirsiniz.
4. Adım: Değişikliklerinizi kaydedin
Uygun rolleri seçtikten sonra aşağıya gidin ve “Değişiklikleri Kaydet” [Save Changes] öğesine tıklayın. Kullanıcının erişimi hemen güncellenecektir. İptal butonuna tıklayarak değişiklikleri iptal edebilirsiniz.
Yalnızca Yönetici olan kullanıcılar diğer kullanıcılar için rolleri atayabilir veya değiştirebilir. Ayrıca Yöneticiler kendi Yönetici rolünü düzenleyemez, başka bir yöneticinin bunu yapması gerekir.
Kullanıcı rolleri hakkında bilgi almak için lütfen “Tüm Kullanıcılar için MyRA’ya Başlangıç” [Getting Started With MyRA for All Users] kılavuzuna bakın.
2. Kuruluş Yönetimi
MyRA’daki Kuruluş Yönetimi bölümüne kontrol panelinin üstündeki sekmeye tıklayarak erişilebilir.
Buradan kuruluşunuzun yapısı, kullanıcılar, roller, yasal sözleşmeler ve işletmeler dahil olmak üzere kuruluşunuz hakkındaki önemli bilgileri yönetirsiniz.
Kurulumunuzun kuruluşunuzun gerçek hayattaki işleyişiyle uyumlu olmasını sağlamak için bu bölüm önemlidir. Aynı zamanda Rainforest Alliance’ın kuruluşunuzun kapsamı ve faaliyetlerini anlamasına da yardımcı olur.
2.1 Kuruluş Detaylarını düzenleme
MyRA’da kuruluşunuzun bilgilerini güncellemek için kontrol panelinizdeki “Kuruluş” [Organization] sekmesine tıklayarak başlayın. Üyeler sayfasına gideceksiniz. Burada, soldaki menüden “Kuruluş detayları” [Organization Details] sayfasına gidin.
Bu bölümde kuruluşunuzun genel bilgileri (ilk kurulum sırasında girdiğiniz bilgilerle aynı bilgiler) görüntülenir. Ayrıca, soldaki panelde düzenleyebileceğiniz diğer bölümleri de göreceksiniz. Her bir bölüme tıklayarak ve aşağıdaki adımları izleyerek güncellemeler yapabilirsiniz.
Detaylar Sayfası
Burada kuruluşunuzun temel bilgilerini güncelleyebilirsiniz.
Aşağıdaki alanlardan herhangi birini gerektiği şekilde düzenleyin:
Kuruluşun adı
Kuruluşun yasal adı
Kuruluşun Ulusal Kimliği (varsa)
Ana telefon numarası
Web sitesi adresi (isteğe bağlı)
Değişikliklerinizi kaydetmek için “İleri” [Next] butonuna tıklayın.
Ziyaret Adresi Sayfası
Burası, ana ofisinize veya genel merkezinize ait olan, sertifikasyon kuruluşlarının ziyaret edebileceği veya yazışmaların size gönderilebileceği tam adrestir. Adresi gerektiğinde ve gerektiği şekilde düzenleyebilir veya değiştirebilirsiniz.
Güncelledikten sonra kaydetmek için “İleri” [Next] butonuna tıklayın.
Faturalandırma ile İlgili Kişi Sayfası
Bu bölümde şunları yapabilirsiniz:
Yazışmalar için faturalandırma ile ilgili kişinin e-posta adresini girmek veya güncellemek
Mali dokümanlarda verilmesi gereken bir fatura adresi sağlamak
Fatura adresiniz ziyaret adresinizle aynıysa, “Ziyaret adresini kopyala” [Copy Visiting Address] butonuna tıklayıp otomatik olarak girerek zaman kazanabilirsiniz.
Güncellemelerinizi kaydetmek için “İleri” [Next] butonuna tıklayın.
Fonksiyonlar Sayfası
Bu bölümü kuruluşunuzun yaptığı işi tanımlamak için kullanabilirsiniz. Zaman içinde faaliyetleriniz büyüyebilir veya değişebilir, bu durumda beyan ettiğiniz fonksiyonları burada güncelleyebilirsiniz.
Geçerliyse birden fazla fonksiyon seçebilirsiniz.
Fonksiyonlar arasında Arazi, Tedarik Zinciri Kuruluşu, Perakendeci veya Tasarım Ajansı bulunur.
Not: Kuruluşunuzun Rainforest Alliance sistemleri ve hizmetleriyle kurduğu etkileşimi belirlediğinden, doğru fonksiyonu seçmek önemlidir.
2.2 Organizasyon Düzeni
MyRA’da Düzen özelliği, ister birden fazla kuruluşu denetleyen bir ana şirket ister ortak sorumluluklara sahip bir ilgili kuruluş ağı olsun, kuruluşunuzun gerçek hayattaki yapısını modellemenizi sağlar. Bu durum, ana kuruluşların alt kuruluş düzenini ve sertifika bilgilerini görebilmesine olanak tanır.
Bu, özellikle şunlara sahip işletmeler için faydalıdır:
Bölgesel ofisler veya bölümler
Sertifikalı tedarikçiler veya bağlı şirketler
Ortak bir lisans veya program altındaki birden fazla çalışan birim
Bir Ana Kuruluş, genellikle ana tüzel kişiyi veya genel merkezi temsil eder. İlgili birimler için sertifikasyon, lisanslama ve platforma erişimi denetleyebilir.
Bir Alt Kuruluş, bir ana kuruluşa bağlı olan ve bu ana kuruluşun rehberliği ve mülkiyeti altında faaliyet gösteren bir kuruluştur (örn. bir arazi grubu, bölgesel ofis veya bağlı şirket).
Kuruluş düzeninizde kuruluşları oluşturmak veya bağlamak için aşağıdaki adımları izleyin.
1. Adım: Düzen bölümüne gidin
Kontrol panelinizde “Kuruluş” [Organization] sekmesine tıklayın.
Soldaki menüde “Düzen” [Hierarchy] öğesini seçin.
Burada, tüm mevcut Ana Kuruluş veya Alt Kuruluşlar dahil olmak üzere mevcut yapınızı göreceksiniz.
2. Adım: Yeni bir Kuruluş ekleyin
Sağ üst köşede yer alan “+ Kuruluş ekle” [+ Add Organization] butonuna tıklayın.
Şu bilgileri tanımlamanızı isteyen bir pencere açılacaktır:
Yeni kuruluş bir Ana Kuruluş mu veya Alt Kuruluş mu
Halihazırda MyRA’da mevcut olan bir kuruluş mu veya oluşturmak istediğiniz yeni bir kuruluş mu
Yukarıdaki bilgileri tanımladıktan sonra sağ altta yer alan sarı renkteki “Kuruluşu bağla/Yeni bir kuruluş oluştur” [Connect/Create organization] butonuna tıklayarak ilerleyin.
3. Adım: Kuruluşu Bağlayın veya Oluşturun
İki seçeneğiniz mevcuttur:
Mevcut bir kuruluşu bağlamak için:
Adını yazarak kuruluşu arayın.
Kuruluşların listesini arayın ve doğru kuruluşu seçin.
“Kuruluşu bağla” öğesine tıklayın.
Tercihinizi onaylamanız için bir açılır pencere görüntülenecektir; buradan “Onayla” [confirm] butonuna tıklayarak ilerleyebilir veya “Geri git” [Go Back] butonuna tıklayarak işlemi iptal edebilirsiniz.
Belirtilen kuruluşun Yöneticisi, bağlama işlemini kabul etmek veya reddetmek için bir e-posta daveti alacaktır.
Yeni bir kuruluş oluşturmak için:
“Yeni Kuruluş” [New organization] öğesini seçin.
Bu yeni kuruluşun adını belirtin.
“Yeni bir kuruluş oluştur” [Create a new organization] butonuna tıklayın.
Ardından, “Kuruluş Detaylarını Düzenleme” [Editing Organization Details] bölümü uyarınca gerekli kuruluş detaylarını doldurmanız istenecektir.
4. Adım: Kuruluş bağlantısını onaylayın
Süreci tamamlamak için açılan pencerede “Onayla” [Confirm] butonuna tıklayın.
Mevcut bir kuruluşla bağlanıyorsanız, onay için ilgili kuruluşun Yöneticisine bir davetiye gönderilecektir.
Yeni bir kuruluş oluşturuyorsanız, gerekli şirket detaylarını girerek temel kurulumunu tamamlamanız istenecektir.
Not: Yeni kuruluşu oluşturma konusunda yardıma ihtiyacınız varsa “Yeni Bir Kuruluş Oluşturma” [Creating a New Organization guide] kılavuzuna bakın.
Kuruluşunuzu Seçme
Halihazırda yönettiğiniz kuruluşu öğrenmek veya değiştirmek isterseniz, kontrol panelinizin üst bölümünde bulunan kuruluş adına tıklayın ve hangi ismin yanında onay işareti olduğuna bakın. İlgili ismin işaretli olduğundan emin olun.
2.3 Yasal Dokümanlar ve Lisans Sözleşmesi
MyRA’daki Kuruluş sekmesinde, kuruluşunuzun Rainforest Alliance hizmetleriyle olan yasal ilişkisine atıfta bulunan bölümleri bulacaksınız.
Bu bölümler, platformu kullanımınızla ilgili sözleşmelere dair görünürlük sağlar ve kuruluşunuzun Rainforest Alliance gereklilikleriyle uyumlu bir şekilde faaliyet göstermesini sağlamanıza yardımcı olur.
Yasal Dokümanlar Bölümü
Bu bölüm, kuruluşunuzun platformu kullanımı süresince kabul ettiği yasal sözleşmelere dair bir genel bakış sağlar. Bu bölüm yalnızca bilgilendirme amaçlıdır; dokümanları düzenleme veya yönetme işlevi mevcut değildir. Yalnızca kuruluşunuzun türü için geçerli olan dokümanları (örn. Arazi veya Tedarik Zinciri Kuruluşuna özgü olanlar) göreceksiniz.
Bu görünümde şunları yapabilirsiniz:
Kuruluşunuzun hangi platform hizmetlerine yönelik şartları kabul ettiğini incelemek
Kurulum veya hizmet aktivasyonu sırasında verilen yasal onayların bir kaydını görüntülemek
Lisans Sözleşmeleri Bölümü
Bu bölümde, kuruluşunuzun Rainforest Alliance ile kurduğu ilişkiye yönelik şartları ana hatlarıyla belirten Rainforest Alliance Lisans Sözleşmesi yer almaktadır. MyRA platformu aracılığıyla sunulan sertifikasyonun ve diğer hizmetlerin kullanımı açısından kuruluşunuz ve Rainforest Alliance arasındaki resmi sözleşmeyi temsil eder.
Bu sözleşme:
Süreç başlatıldığında yetkili bir kullanıcı tarafından incelenmiş ve kabul edilmiştir.
Sertifikasyon durumunuzu korumanız için aktif ve güncel olmalıdır.
Sertifikasyon Başvuru Formunun (CAF) gönderilmesi, denetime geçilmesi veya ilgili sertifikasyon araçlarına erişilmesi için bir ön koşuldur.
Not: Lisans sözleşmesi, yalnızca beyanlarla çalışıyorsanız geçerlidir. Kuruluşunuzda beyan işleme bulunmuyorsa, bu bölümü göz ardı edebilirsiniz.
Bir lisans sözleşmesini kabul etmek için aşağıdaki adımları izleyin.
Kontrol panelinizin üst kısmındaki “Kuruluş” sekmesine gidin.
Sol paneldeki Lisans Sözleşmesi sekmesine tıklayın.
“Bir Lisans Sözleşmesi İmzalayın” [Sign a License Agreement] butonuna tıklayın.
Sonraki sayfada, Lisans Sözleşmesi dokümanını okuduğunuzu onaylamak için onay kutusuna tıklayın.
Ardından, sayfanın sağ alt kısmındaki “Lisans Sözleşmesini Kabul Et” [Accept License Agreement] butonuna tıklayın.
Kuruluşun kontrol panelindeki Lisans Sözleşmesi sayfasında kabul edilen lisans sözleşmesini görüntüleyebilirsiniz.
3. Hâlâ yardıma mı ihtiyacınız var?
Daha fazla yardıma ihtiyacınız varsa veya yukarıdaki konulardan herhangi biriyle ilgili sorularınız varsa lütfen customersuccess@ra.org adresinden Customer Success Ekibiyle iletişime geçin.