Panduan Pengguna Platform Claims

Mulai tanggal 18 Desember 2023, platform Claims dapat diakses langsung melalui Platform Sertifikasi Rainforest Alliance (RACP). Platform Claims juga akan menggantikan Marketplace 2.0 untuk semua persetujuan merek dagang dan klaim.

Berikut adalah keunggulan utama dari platform Claims:

• Anda dapat mengaksesnya langsung melalui RACP. Tanpa kredensial tambahan. 
• Anda dapat mengatur akses pengguna Anda berkat penambahan peran baru pengguna Claims. 
• Anda dapat memperoleh gambaran umum semua klaim yang diajukan oleh organisasi Anda dan, jika sesuai, atas nama Anda. 
• Anda dapat membuat satu permintaan untuk sejumlah produk secara bersamaan.
• Platform ini menghemat waktu dan Anda dapat menambahkan merek & produk Anda langsung dalam formulir permintaan persetujuan. 
• Anda dapat membuat dan menggunakan berbagai templat klaim.
• Anda dapat mengirimkan permintaan persetujuan lebih cepat dengan menggunakan fitur “Salin Permintaan” untuk mengisi secara otomatis formulir permintaan yang serupa.
• Anda dapat memperpanjang waktu permintaan dengan lebih mudah.

Perlu diingat bahwa untuk memperoleh persetujuan, materi Anda harus memenuhi aturan dalam Kebijakan Pelabelan dan Panduan Grafis Segel kami.

1. Akses

Dalam bagian ini, Anda dapat menemukan informasi lebih lanjut tentang cara mengakses platform Claims:

• Jika Anda adalah Pemegang Sertifikat Rainforest Alliance 2020 (Kebun, Pelaku Rantai Pasok, Retailer), lihat Bagian 1.1.
• Jika Anda adalah anggota Forest Allies, lihat Bagian 1.2.
• Jika Anda adalah Organisasi Pendesain, lihat Bagian 1.3.
• Jika Anda adalah organisasi yang tidak termasuk dalam salah satu opsi di atas dan Anda bertanggung jawab atas perjanjian hukum untuk sekelompok entitas atau hanya mengirimkan permintaan merek dagang dan berada di luar cakupan sertifikasi, lihat Bagian 1.4.

1.1. Akses untuk Pemegang Sertifikat Rainforest Alliance 2020

Untuk mengakses akun Claims Anda, masuklah ke akun RACP Anda di sini dan masukkan nama pengguna dan kata sandi Anda.

Klik tab “Claims” dalam akun RACP Anda.

Di layar berikutnya, Anda dapat menemukan tombol untuk mengakses akun Claims Anda.

Selain itu, Anda juga dapat mendelegasikan suatu organisasi untuk mengirimkan permintaan persetujuan atas nama Anda (lihat Bagian 2 untuk informasi lebih lanjut).

Untuk menambahkan pengguna baru ke akun Claims Anda, klik tombol “Dasbor” dan ikuti langkah-langkah yang tercantum dalam panduan pengguna RACP untuk Pemegang Sertifikat kebun, atau untuk Pelaku Rantai Pasok/Retailer.

Organisasi Anda belum memiliki akun RACP? Mulailah proses sertifikasi Anda dengan mendaftar akun bersama kami.

Jika Anda adalah Pemegang Sertifikat kebun, temukan panduan lebih lanjut di sini.

Jika Anda adalah Pelaku Rantai Pasok atau Retailer, temukan panduan lebih lanjut di sini.

1.2. Anggota Forest Allies

Untuk mengakses akun Claims Anda, masuklah ke akun RACP Anda di sini dan masukkan nama pengguna dan kata sandi Anda.

Anda akan masuk ke Dasbor RACP. Di bagian ini Anda dapat:

• mengakses akun Claims Anda dengan mengeklik tombol “Masuk ke akun Claims Anda”.

• mendelegasikan suatu organisasi untuk mengirimkan permintaan persetujuan atas nama Anda (lihat Bagian 2).
• menambahkan pengguna baru ke dalam akun Claims Anda dengan cara mengeklik tombol “Organisasi” di bar atas dan kemudian klik “Pengguna”. Di layar berikutnya, klik “Tambahkan Pengguna Baru” dan lengkapi formulir yang tersedia.

Organisasi Anda belum memiliki akun RACP? Daftarkan akun Forest Allies Anda di sini.

1.3. Organisasi Pendesain

Untuk mengakses akun Claims Anda, masuklah ke akun RACP Anda di sini dan masukkan nama pengguna dan kata sandi Anda.

Di layar berikutnya Anda dapat:

• mengakses akun Claims Anda dengan mengeklik tombol “Masuk ke akun Claims Anda”.

• melihat organisasi mana saja yang telah mendelegasikan organisasi pendesain Anda untuk mengirimkan permintaan persetujuan atas nama mereka (lihat Bagian 2.2 untuk panduan lebih lanjut).
• menambahkan pengguna baru ke dalam akun Claims Anda dengan cara mengeklik tombol “Organisasi” di bar atas dan kemudian klik “Pengguna”. Di layar berikutnya, klik “Tambahkan Pengguna Baru” dan lengkapi formulir yang tersedia.

Organisasi Anda belum memiliki akun RACP? Daftarkan akun Organisasi Pendesain Anda di sini.

1.4. Organisasi lainnya

Untuk mengakses akun Claims Anda, masuklah ke akun RACP Anda di sini dan masukkan nama pengguna dan kata sandi Anda.

Klik tab “Claims” dalam akun RACP Anda.

Di layar berikutnya, Anda dapat menemukan tombol untuk mengakses akun Claims Anda.

Selain itu, Anda juga dapat mendelegasikan organisasi lain untuk mengirimkan permintaan persetujuan atas nama Anda (lihat Bagian 2 dalam panduan pengguna ini untuk informasi lebih lanjut).

Organisasi Anda belum memiliki akun RACP? Daftarkan akun Anda di sini. Untuk panduan tentang cara menandatangani Perjanjian Hukum, klik di sini.

2. Pendelegasian

Organisasi apa pun (misalnya, pemilik merek, Retailer) yang menugaskan pengiriman permintaan persetujuan kepada organisasi lainnya (misalnya Manufaktur label swasta dan organisasi pendesain), bertanggung jawab untuk menyusun pendelegasian dalam RACP sebelum mereka dapat mulai mengirimkan klaim atas nama mereka.

Pendelegasian hanya disusun sekali oleh organisasi pendelegasi. Lihat tabel di bawah ini untuk informasi lebih lanjut.

Di bagian selanjutnya, Anda dapat menemukan instruksi tentang cara mendelegasikan dan menerima pendelegasian dari organisasi lain.

2.1. Cara Mendelegasikan Suatu Organisasi

Untuk menyusun pendelegasian, masuklah ke RACP dan lanjutkan ke tab “Claims” (lihat Bagian 1 untuk panduan lebih lanjut tentang cara masuk).

Di bagian “Delegasikan Organisasi Lain”, klik tombol “Tambahkan Delegasi”.

Di layar berikutnya, Anda dapat memberi wewenang kepada suatu organisasi untuk mengirimkan permintaan klaim atas nama Anda. Untuk melakukannya, klik “Tambahkan Delegasi”.

Jendela pop-up akan terbuka agar Anda dapat mencari nama organisasi (organisasi ini harus memiliki akun dalam RACP). Pilih akun yang tepat, dan kemudian klik “Lanjutkan”.

Organisasi yang telah didelegasikan akan muncul dalam daftar Organisasi yang Didelegasikan.

Untuk mengedit detail pendelegasian suatu organisasi, klik tombol “Delegasikan Organisasi” di bawah bagian “Delegasikan Organisasi Lain, lalu klik ikon pensil  di sebelah nama organisasi. Di sini Anda dapat menyesuaikan peran, menetapkan tanggal ke saat ini atau ke masa mendatang, dan mengubah status dari aktif menjadi tidak aktif dan sebaliknya.

Untuk menghapus organisasi yang didelegasikan dari daftar Anda, klik tombol “Delegasikan Organisasi” di bawah bagian “Delegasikan Organisasi Lain”, lalu klik ikon tempat sampah  di sebelah nama organisasi. Untuk mengonfirmasi tindakan ini, klik “Hapus”.

2.2. Cara Menerima Pendelegasian

Untuk memeriksa organisasi mana saja yang telah memberikan izin kepada organisasi Anda untuk mengirimkan permintaan persetujuan atas nama mereka, masuklah ke RACP dan lanjutkan ke tab “Claims” (lihat Bagian 1 untuk panduan mengenai akses).

Di bagian “Organisasi yang atas namanya saya dapat mengirimkan klaim” , klik tombol “Pemberian Wewenang Organisasi”.

Nama organisasi yang tercantum di sini telah memberikan wewenang kepada organisasi Anda untuk meminta persetujuan klaim atas nama mereka. Anda tidak dapat mengedit bagian ini.

Jika Anda perlu menerima pendelegasian, hubungi organisasi pendelegasi, dan minta mereka untuk mengikuti langkah-langkah di Bagian 2.1. Setelah organisasi Anda didelegasikan, maka admin akun akan menerima email konfirmasi.

3. Akun Claims Anda

Untuk mengakses akun Claims Anda, masuklah ke RACP (lihat Bagian 1 untuk informasi lebih lanjut), dan klik tombol “Masuk ke Akun Claims Anda”. Jendela baru akan terbuka dengan panel navigasi di sisi kiri.

Di tangkapan layar berikutnya, Anda dapat menemukan panduan lebih lanjut mengenai setiap tombol.

Kiat dan panduan tambahan

4. Beranda

Di bagian ini, Anda dapat menemukan permintaan persetujuan yang dikirimkan dalam akun Anda.

Di bawah ini Anda dapat menemukan penjelasan untuk setiap tombol:

5. Merek dan Produk

Di bagian ini, Anda dapat menemukan merek dan produk yang telah dibuat dalam akun ini oleh siapa pun penggunanya. Daftar ini mencantumkan merek yang memiliki klaim terkait Rainforest Alliance dan semua produk Bersertifikat Rainforest Alliance yang dijual, baik produk yang memiliki atau tidak memiliki merek dagang Rainforest Alliance. Anda dapat menambahkan nama merek dan produk baru jika diperlukan.

5.1 Menambahkan Merek baru

Untuk menambahkan merek baru, kunjungi “Merek dan Produk” dan klik tombol “Tambahkan” di bawah “Merek”.

Jendela pop-up yang baru akan terbuka. Isilah bidang teks dan kemudian klik “Simpan”.

5.2. Menambah Produk Baru

Untuk menambahkan merek baru, kunjungi “Merek dan Produk” dan klik tombol “Tambahkan” di bawah “Merek”.

Jendela pop-up yang baru akan terbuka. Isilah bidang teks dan kemudian klik “Simpan”. Anda dapat menggunakan tombol “Simpan dan Buat Baru” untuk mulai membuat produk baru.

5.3. Ekspor daftar

Tombol “Ekspor Daftar” tersedia di bawah “Merek” dan “Produk”. Klik tombol ini untuk mengunduh berkas Excel dengan semua merek/produk yang aktif dalam akun Anda pada saat pengunduhan.

Jika Anda menambahkan filter sebelum mengunduh berkas Excel, maka hanya objek tersaring yang akan tercantum.

5.4 Mengarsipkan

Tombol “Arsipkan” tersedia di bawah “Merek” dan “Produk”. Dengan tombol ini, Anda dapat mengarsipkan/menonaktifkan merek atau produk yang saat ini tidak terpakai atau dibuat dengan tidak sengaja.

Anda cukup mengeklik merek/produk yang hendak dinonaktifkan, lalu tekan tombol “Arsipkan”.

6. Manufaktur

Jika produk yang Anda minta persetujuannya diproduksi oleh organisasi yang berbeda di luar cakupan sertifikasi Anda, dalam bagian ini Anda dapat menambahkan organisasi yang bertanggung jawab memproduksi produk Anda.

6.1. Menambah Manufaktur

Untuk menambah nama Manufaktur, kunjungi tab “Manufaktur” dan klik tombol “Tambahkan Manufaktur”.

Jendela pop-up yang baru akan terbuka. Isilah bidang teks dan kemudian klik “Simpan”.

6.2. Mengarsipkan Manufaktur

Dengan tombol “Arsipkan”, Anda dapat menghapus Manufaktur dari daftar produsen Anda, jika Anda sudah tidak bekerja dengan organisasi ini, atau jika produsen ini ditambahkan dengan tidak sengaja.

7. Permintaan Persetujuan Klaim

7.1. Buat permintaan baru (segel dan logo Sertifikasi Rainforest Alliance)

Untuk membuat permintaan persetujuan baru, klik tombol “Permintaan Baru” di menu sisi kiri dan isi bidang teks yang diperlukan.

Lanjutkan dengan memilih jenis merek dagang yang Anda gunakan pada materi Anda dan setelah itu klik tombol “Selanjutnya” untuk melanjutkan.

Setelah Anda membuat permintaan baru, Anda dapat memasukkan informasi tambahan mengenai produk Anda dan mengunggah berkas Anda.

Di bagian atas layar, Anda akan menemukan tombol berikut:

Bagian “Perincian Permintaan” berisi gambaran umum permintaan Anda. Bagian ini mencakup nomor/ID permintaan Anda, status permintaan (lihat Bagian 7.6 untuk informasi lebih lanjut), nama pemohon, dan tanggal permintaan dibuat.

Pada layar ini, Anda akan ditanya apakah materi ini berkaitan dengan produk tertentu.

Untuk tahapan selanjutnya, lihat Bagian 7.1.1 jika materi Anda berkaitan dengan produk tertentu, atau Bagian 7.1.2 jika materi Anda tidak berkaitan dengan produk tertentu.

7.1.1. Materi berkaitan dengan produk tertentu

Jika jawaban Anda adalah “Ya”, silakan pilih merek dari daftar yang tersedia (atau buat nama Merek baru dengan mengeklik “Tambahkan Merek” jika merek Anda belum tersedia), dan konfirmasi bahwa Anda adalah Manufaktur produk tersebut.

Jika Anda bukan manufaktur dari produk tersebut, klik “Tidak” dan pilih nama Manufaktur dari daftar yang tersedia.

Langkah selanjutnya adalah menunjukkan produk yang Anda minta persetujuannya. Klik tombol “Tambahkan”:

Isi informasi yang diperlukan, unggah berkas Anda dan klik “Simpan”.
Untuk mengunggah beberapa berkas sekaligus (SKU) dalam satu permintaan, klik tombol “Tambahkan” atau “Salin Produk”. Saat menyalin produk, klik produk yang baru ditambahkan dan klik “Edit” untuk memodifikasi informasi dan mengunggah berkas Anda.

Untuk mengedit informasi produk yang telah Anda tambahkan ke dalam permintaan, pilih produk, dan klik tombol “Edit”.

Untuk menghapus produk dari permintaan persetujuan, pilih produk dan klik tombol “Hapus”.

Setelah selesai, klik tombol “Kirimkan” di bagian kanan atas layar Anda. Tim Rainforest Alliance akan meninjau permintaan Anda.

7.1.2. Materi tidak berkaitan dengan produk tertentu.

Jika jawaban Anda adalah “Tidak”, silakan pilih Merek dari daftar yang tersedia (atau buat nama Merek baru dengan mengeklik “Tambahkan Merek” jika nama merek Anda belum tersedia), dan isi informasi yang diperlukan mengenai materi Anda.

Klik tombol “Unggah Berkas Anda”, dan diikuti dengan klik pada tombol “Tambahkan Berkas” untuk mengunggah berkas Anda.

Jika permintaan Anda sudah lengkap dan siap dikirimkan, klik tombol “Kirimkan” di bagian kanan atas layar Anda. Tim Rainforest Alliance akan meninjau permintaan Anda.

7.2. Membuat permintaan baru (segel Forest Allies)

Pada menu di sisi kiri, klik tombol “Permintaan Baru” untuk membuat permintaan persetujuan baru.
Isi bidang yang perlu diisi, pilih jenis merek dagang yang Anda gunakan pada materi Anda, dan kemudian klik tombol “Ok” untuk melanjutkan.

Setelah Anda telah membuat permintaan baru, Anda dapat memasukkan informasi tambahan mengenai produk Anda dan mengunggah berkas Anda.

Di bagian atas layar, Anda akan menemukan tombol berikut:

Bagian “Perincian Permintaan” berisi gambaran umum permintaan Anda. Bagian ini mencakup, salah satunya, nomor/ID permintaan Anda, status permintaan (lihat Bagian 7.6 untuk informasi lebih lanjut), nama pemohon, dan tanggal permintaan dibuat.

Pada layar ini, Anda diminta untuk menunjukkan tujuan produk Anda pada menu tarik-turun.

1. Untuk materi Iklan dan Situs Web, isi informasi yang diperlukan dan unggah berkas Anda. Setelah selesai, klik tombol “Kirimkan” di bagian kanan atas layar Anda. Tim Rainforest Alliance akan meninjau permintaan Anda.
2. Untuk materi Desain Kemasan, isi informasi yang diperlukan dan tunjukkan produk yang Anda minta persetujuannya. Klik tombol “Tambahkan”, isi informasi yang diperlukan, unggah berkas Anda, dan klik “Simpan”.

Untuk mengunggah beberapa berkas sekaligus (SKU) dalam satu permintaan, klik tombol “Tambahkan” atau “Salin Produk”. Saat menyalin produk, klik produk yang baru ditambahkan dan klik “Edit” untuk memodifikasi informasi dan mengunggah berkas Anda.

Untuk mengedit informasi produk yang telah Anda tambahkan ke dalam permintaan persetujuan, pilih produk, dan klik tombol “Edit”.

Untuk menghapus produk dari permintaan persetujuan, pilih produk dan klik tombol “Hapus”.

Setelah selesai, klik tombol “Kirimkan” di bagian kanan atas layar Anda. Tim Rainforest Alliance akan meninjau permintaan Anda.

7.3. Mengirimkan ulang permintaan Anda

Jika tim Rainforest Alliance meminta perubahan terhadap permintaan persetujuan Anda, Anda akan mendapatkan email notifikasi dan diwajibkan untuk meninjau dan mengirimkan kembali permintaan Anda.
Arahkan ke bagian “Beranda” dan “Tugas”. Di sini Anda dapat menemukan permintaan yang perlu Anda tangani. Pilih permintaan yang akan ditinjau dan klik “Buka tugas”.

Permintaan persetujuan Anda akan terbuka. Perubahan yang diperlukan akan tertera pada email yang Anda terima dan juga dapat ditemukan di bawah tombol “Riwayat”. Terapkan perubahan yang diperlukan dan setelah itu klik “Simpan dan Kirimkan Ulang”.

Permintaan Anda akan berpindah dari bagian “tugas” ke bagian “Semua Permintaan”.

Tim Rainforest Alliance akan meninjau permintaan ulang Anda.

7.4. Unduh surat persetujuan Anda

Jika permintaan sudah dalam status disetujui atau disetujui dengan pengecualian, Anda dapat mengunduh surat persetujuannya. Hal ini juga dapat dilakukan untuk permintaan yang diajukan oleh organisasi lain atas nama Anda.

Arahkan ke bagian “Beranda” dan klik “Semua Permintaan”. Di bagian ini, Anda dapat menemukan permintaan yang telah disetujui. Anda juga dapat menggunakan filter lebih terperinci, dengan mengeklik “Tampilkan Filter Lebih Terperinci).

Untuk mengunduh surat persetujuan, pilih permintaan (dalam status disetujui atau disetujui dengan pengecualian)) dan klik “Unduh Surat Persetujuan”.

Berkas dalam format PDF akan terunduh ke dalam komputer Anda.

7.5. Persetujuan yang akan Kedaluwarsa

Persetujuan yang akan kedaluwarsa dalam waktu tiga bulan atau telah kedaluwarsa dalam tiga bulan terakhir dapat diperpanjang statusnya dalam platform Klaim. Prasyaratnya adalah tidak ada perubahan lebih lanjut pada permintaan tersebut (misalnya, persentase tanaman bersertifikasi, negara distribusi, informasi produk, informasi merek, dll.) dan materi yang diunggah.

Untuk memperpanjang status permintaan, masuk ke menu “Beranda” dan klik “Persetujuan yang Akan Kedaluwarsa”. Di bagian ini, Anda dapat menemukan permintaan yang layak diperpanjang.

Buka permintaan yang ingin Anda perpanjang dan klik tombol “Ajukan Perpanjangan”.

Platform secara otomatis akan menyetujui permintaan tersebut. Anda akan menemukannya di bagian “Semua Permintaan” dengan status Disetujui.

7.6. Status permintaan persetujuan

Permintaan persetujuan Anda dapat memiliki status yang berbeda-beda. Pada bagian ini, Anda dapat menemukan lebih banyak informasi tentang masing-masing status dan artinya.

*Dalam tiga bulan setelah permintaan persetujuan kedaluwarsa.

7.7. Salin permintaan & Simpan sebagai templat

Untuk mengirimkan permintaan persetujuan dengan lebih cepat, Anda dapat membuat salinan dari permintaan yang ada. Jika Anda memiliki permintaan yang serupa ke depannya, Anda juga dapat menyimpan permintaan tersebut sebagai templat untuk permintaan selanjutnya di masa mendatang.

Untuk menyalin permintaan, masuk ke menu “Beranda”, klik “Semua permintaan”, dan buka permintaan persetujuan yang Anda pilih, kemudian klik tombol “Salin Permintaan”.

Permintaan persetujuan baru akan muncul, di mana semua bidang telah diisi berdasarkan informasi yang sebelumnya dimasukkan ke dalam permintaan (salinan) asli.

Selain itu, untuk menyimpan permintaan sebagai templat, buka permintaan persetujuan, dan klik tombol “Simpan sebagai Templat”.

Anda dapat menyimpan templat sesuai kehendak Anda, dan Anda akan menemukan gambaran umum dari semua templat klaim yang tersimpan dalam akun organisasi di panel di sisi kiri, di dalam menu “Templat Klaim” (lihat Bagian 7.8).

7.8. Templat Klaim

Dalam ringkasan ini, Anda dapat menemukan semua templat permintaan persetujuan yang dibuat oleh pengguna di akun organisasi ini.

Di sini Anda dapat mulai membuat permintaan persetujuan dari templat. Untuk melakukannya, kunjungi “Templat Klaim”, pilih templat yang Anda ingin gunakan, dan klik “Permintaan baru dari templat”.

Pesan pop-up akan muncul dan memberikan informasi bahwa permintaan persetujuan telah dibuat dengan menggunakan templat, dan Anda akan diarahkan kembali ke permintaan baru, untuk melanjutkan pengiriman permintaan Anda.

Untuk menghapus templat, klik tombol “Arsipkan”. Setelah templat masuk ke status “Diarsipkan”, Anda tidak bisa membuat permintaan persetujuan baru dari templat tersebut.

8. Mengunduh segel

Pada bagian ini, Anda dapat mengunduh merek dagang Rainforest Alliance dengan tanaman bersertifikat dalam beragam bahasa.

Gunakan filter untuk menemukan merek dagang yang Anda ingin sertakan dalam berkas Anda, kemudian unduh berkas dengan mengeklik tombol "Unduh".

9. Bantuan/TJU

Bagian ini mengarahkan Anda kembali ke artikel dalam Pusat Pengetahuan Rainforest Alliance. Di sini Anda dapat menemukan materi panduan dan TJU yang berkaitan dengan proses permintaan persetujuan, pendelegasian, dan cara menggunakan platform.

10. Setelan pengguna

Di bagian ini Anda dapat mengatur preferensi Anda terkait notifikasi email tentang permintaan persetujuan, dan Anda dapat memilih bahasa default untuk akun Claims Anda.

10.1. Pembaruan di email

Secara default, sebagai pengguna, Anda akan mendapatkan pembaruan terkait permintaan persetujuan melalui email.

Untuk menonaktifkan semua notifikasi dari platform Claims, pilih “Tidak” pada bidang “Terima pembaruan melalui email”, dan klik “Simpan”. Anda masih dapat mengakses semua notifikasi mengenai permintaan persetujuan di tab “Beranda”, di bawah “Notifikasi”.

10.2. Bahasa

Secara default, platform Claims tersedia dalam bahasa Inggris. Untuk mengubah pengaturan ini ke bahasa yang Anda kehendaki, pilih bahasa pada menu tarik-turun, dan klik “Simpan”.

11. Riwayat Perubahan

Penafian Penerjemahan

Untuk pertanyaan terkait akurasi informasi dalam naskah terjemahan ini, harap lakukan klarifikasi dengan versi resmi berbahasa Inggris.

Perbedaan dalam makna akibat penerjemahan tidak mengikat dan tidak berdampak pada tujuan audit atau sertifikasi.