RACP: Tedarik Zinciri Sertifika Sahipleri İçin Kullanim Kilavuzu

RACP'de ne yapabilirsiniz?

Rainforest Alliance 2020 programına katılmak için RACP'ye kaydolun. Burada hesabınızı oluşturabilir, Rainforest Alliance sertifikanızı temin edebilir, lisanslarınızı yönetebilir, izlenebilirliği raporlayabilir, finans bilgilerinizi görüntüleyebilir, etiketleme ve ticari marka onay taleplerinizi gönderebilirsiniz.

RACP'ye kimlerin kaydolması gerekir?

RACP'ye kayıt aşağıdakiler için geçerlidir:

• Üreticiler: küçük araziler, büyük araziler, üretici grupları
• Tedarik Zinciri Aktörleri (Perakendeciler, Gıda Hizmeti Şirketleri, Marka sahipleri dahil)

Bu kullanım kılavuzu ne için?

Bu kullanım kılavuzu, Tedarik Zinciri Sertifika Sahiplerinin kayıt ve sertifikasyon sürecinde RACP faaliyetlerine, sertifika yenileme sürecine ve kullanıcılar ile kişileri nasıl yöneteceklerine yardımcı olur.

Tedarik Zinciri Sertifikası alma adımları

Tedarik Zinciri Sertifikası Nasıl Alınır sayfamızda daha fazla bilgi bulabilirsiniz: Şirketler için Bir Rehber.

1. Kayıt talebinizi gönderin

1. RACP kayıt sayfasına gidin Burada.
2. Açılır pencerede veya sağ üst köşede tercih ettiğiniz dili seçin.
3. Supply Chain Actor akışına tıklayın.
4. Kuruluşunuzun bilgilerini girin:
   1. Organizasyon detayları:
      1. Organizasyon adı;
      2. varsa, eski Rainforest Alliance/UTZ kimliğiniz.
      3. Ana ürününüz.
      4. herhangi bir ek faaliyet.
   2. Kuruluş adresi: Bu, sertifikanın yönetildiği konumdur.
   3. Kişisel bilgiler: adınız, soyadınız ve iş e-posta adresiniz.
   4. Şartlar ve Koşullar:
      1. Şartlar ve Koşulları okuyun ve kabul edin.
      2. Kaydınızı gönderin:

2. Sertifikasyon profilinizi oluşturun

Aktivasyon e-postasını aldıktan sonra, kullanıcı adınızı etkinleştirmek ve yeni şifrenizi belirlemek için e-postadaki bağlantıya tıklayın.

Gösterge Panelinizde aşağıdaki ekrana ulaşacaksınız:

Neyi sertifikalandırmak istediğinizi belirterek bize bildirin:

• Merkezi Yönetim Konumunuz . Bu, yönetim ofisinin adresidir;
• Sertifikanıza dahil etmek istediğiniz ek siteler(varsa).  

Özet: Sonraki adımlara devam etmek için 'Gönder'e tıklayın.

Gerekli düzenlemeler için Faaliyet altındaki 'Düzenle' butonuna tıklayın.

Şimdi, sertifika kapsamınızdaki sitelerin genel görünümünü görebileceğiniz 'Sertifikasyona Genel Bakış' bölümüne yönlendirileceksiniz.

2.1 Site ekleme ve bakımını yapma

"Sertifika kapsamı"nda, sitelerinize genel bir bakış bulabilirsiniz.

Site(ler)iniz hakkında daha fazla bilgi doldurmanız gerekir. 'Düzenle'yi tıklayın ve bilgileri uygun şekilde doldurun:

1. Ayrıntılar: sitenizin bilgilerini girin.
2. Ürünler: bu konumla ilişkili Rainforest Alliance Sertifikalı ürün(ler)i seçin Seçtiğiniz her ürün için önümüzdeki 12 ay içinde kaynak sağlamayı veya işlemeyi beklediğiniz hacimlerin (Rainforest Alliance Certified hacimleri, sertifikasız birimler ve diğer şemalar tarafından onaylanan birimlerin toplamı) bir tahminini sağlayın. Hacimlerinizin tahmini için çevrimiçi hesap makinesi aracımızı kullanın.
3. Faaliyetler: Bu konum için hangi faaliyetlerin geçerli olduğunu belirtin.
4. Giriş: Hangi ürün(ler)in tedarik edildiğini veya bu konuma ulaştığını belirtin.
5. Çıktı: Hangi ürün(ler)in bu konumdan çıktığını belirtin.
6. İzlenebilirlik: bu konumda işlenen ürünlerin izlenebilirlik türünü belirtin. Sertifikasyonunuz için geçerli olan her türlü izlenebilirlik seviyesini seçin. Bu, faturalarınızda ve gönderim belgelerinizde görülebilir. Bunu bilmiyorsanız, lütfen tedarikçinize danışın.
7. Sertifikasyon soruları: kapsamınızı belirlememize yardımcı olması için bu bölümdeki soruları yanıtlayın. Cevaplarınıza bağlı olarak daha fazla soru görünebilir. Bazı sorular profilinizde verdiğiniz bilgilere göre önceden doldurulur. Önceden doldurulmuş yanıtlar yanlışsa, önceki girişleri güncelleştirmeniz gerekir. Bu sitenin önceki bölümlerinde doldurduğunuz bilgileri düzenlemek için 'Geri'yi tıklayın.

8. Özet: burada şimdiye kadar girdiğiniz bilgilerin bir özetini görebilirsiniz. Herhangi bir düzenleme gerekiyorsa, önceki girişleri düzenlemek için 'Geri' butonuna tıklayın. Başka bir düzenleme gerekmiyorsa, sonraki adımlara devam etmek için 'Gönder'e tıklayın.

Her Sertifika Sahibinin en az bir ünitesi olmalıdır. Bu genel bakıştaki işletme, hesabınızı oluştururken belirttiğiniz Merkezi Yönetim Ofisidir (CML). Çok üniteli bir sertifika durumunda, burada listelenen diğer üniteleri de göreceksiniz. Yeni siteleri manuel olarak da ekleyebilirsiniz (bir sonraki paragraf 2.2'ye bakın).

2.2 Çok Tesisli ve Alt Yükleniciler

Çok üniteli bir sertifikanız varsa veya sertifika kapsamınıza herhangi bir alt yüklenici eklemek istiyorsanız, Sertifika kapsamı bölümündeki yeşil renkli "Yeni site ekle" düğmesine tıklayın.

Eklemek istediğiniz her site/alt yüklenici için bu kılavuzdaki paragraf 2.1'de yukarıda gösterildiği gibi eylemleri tekrarlayın.

Not: Birden fazla işletme olması durumunda, yönetim işletmesinin Merkezi Yönetim Konumu olarak seçildiğinden emin olun. Bu, sertifikanızda görünür.

2.3. Sertifikasyon kapsamını onaylayın ve gereklilikleri görüntüleyin

Tüm sitelerinizi/alt yüklenicilerinizi sertifika kapsamınıza ekledikten sonra kapsamınızı doğrulayabilirsiniz.

Sertifikasyon kapsamı bölümünüze gidin ve 'Kapsamı onayla ve gereklilikleri görüntüle' yeşil butonuna tıklayın.

Bu, profilinize girilen bilgilere dayalı olarak kuruluşunuz için geçerli olan gereklilikleri oluşturacaktır.

Gereklilikler bölümünde, geçerli tüm gerekliliklerinizi içeren bir Excel dosyasını inceleyebilir ve indirebilirsiniz. İşiniz bittiğinde, 'Geri'yi tıklayın.

2.4. Doğrulama düzeylerinizi hesaplayın

'Sertifika kapsamı' bölümünüze geri dönün ve açık yeşil renkli 'Cdoğrulama düzeylerimi al' düğmesine tıklayın. Bu, sertifikasyonunuza devam edebilmeniz için Rainforest Alliance'ın doğrulama (risk) düzeylerinizi hesaplama isteğini aldığından emin olmak için zorunlu bir adımdır.

'Doğrulamayı başlat' panelindeki bilgileri okuyun, talimatları izleyin ve ardından 'Gönder'i tıklayın.

Doğrulama düzeyi, belirli bir sitedeki riski değerlendirmek için ne sıklıkta ve hangi inceleme süreçlerinin gerekli olduğunu ifade eder. Rainforest Alliance sertifikasyon ekibi profilinizi üç hafta içinde inceleyecektir. Sonuçlarınızı e-posta yoluyla alacaksınız.

Lütfen Lisans Sözleşmenizi talep etmeye veya yüklemeye devam edin. Bölüm 3'teki adımları izleyin.

2.5. EUDR

15 Ocak 2024'ten itibaren, kapsamları dahilinde kahve ve/veya kakao bulunan Sertifika Sahipleri, Rainforest Alliance Sertifikasyon Platformu'ndaki (RACP) kapsamlarına EUDR ayarını dahil ederek, EUDR (Ormansızlaşmadan Arındırılmış Ürünlere İlişkin Avrupa Birliği Yönetmeliği) durum tespiti yükümlülüklerini desteklemek için Rainforest Alliance sertifikasyonundan veri ve analiz talep edebilirler.

2.5.1. EUDR seçeneğini aktif etme

EUDR seçeneğini sertifikasyon kapsamınıza dahil etmek için "beklemede" statüsünde bir lisansınızın olması gerekir. Lisansınızın durumunu "Sertifikasyona Genel Bakış" sekmesinden kontrol edebilirsiniz.

Bu linki kullanarak RACP hesabınıza giriş yapın. Giriş yaptıktan sonra, kakao ve/veya kahve ürünleri kapsamınız dahilindeyse Kontrol Panelinizde bir açılır pencere belirecektir: "EUDR Ayarlarına Git" butonuna tıklayın. Alternatif olarak, EUDR Ayarları butonuna aşağıdaki şekilde de erişebilirsiniz:

- "Sertifikasyona Genel Bakış"a gidin.

- ⁠"Beklemede" statüsündeki lisans için "Ayrıntılar "a tıklayın. 

- ⁠Sertifikasyon kapsamı bölümünün üzerinde yer alan "EUDR Ayarları" butonunu bulun. 

EUDR Ayarları ekranında "Düzenle" butonuna tıklayın.

EUDR'yi sertifikasyon kapsamınıza eklemek için "Evet "i seçin, Hüküm ve Koşulları okuyun ve hazır olduğunuzda "Kaydet "e tıklayın.
 Sertifikasyon kapsamınıza EUDR verilerini ekleme talebiniz devreye alınmıştır.   EUDR onaylı yeni lisanslara ilişkin veriler yılın ilerleyen dönemlerinde kullanıma sunulacaktır.

2.5.2. EUDR seçeneğini çıkarma

EUDR seçeneğini sertifikasyon kapsamınızdan çıkarmak için aşağıdaki adımları izleyin:  

Bu bağlantıyı kullanarak RACP'deki hesabınıza giriş yapın. 

- "Sertifikasyona Genel Bakış"a gidin.

- ⁠"Beklemede" statüsündeki lisans için "Ayrıntılar "a tıklayın. 

- ⁠Sertifikasyon kapsamı bölümünün üzerinde yer alan "EUDR Ayarları" butonunu bulun. 

- ⁠EUDR Ayarları ekranında "Düzenle" butonuna tıklayın. 

- ⁠"Hayır "ı seçin ve ardından "Kaydet "e tıklayın.   

-  ⁠EUDR Ayarları penceresini kapatın.

Sertifikasyon kapsamınıza EUDR verilerini ekleme talebiniz devre dışı bırakılmıştır.

2.6. SSS: Kayıt & Sertifikasyon

3. Yasal Sözleşme (2020 sürümü)

Mevcut Lisans Sözleşmenizi imzalamak veya yüklemek için RACP hesabınızda oturum açın ve Yasal sekmesine tıklayın.

Bir sonraki ekranda yasal hiyerarşinizi ayarlayabilirsiniz.

• Üst kuruluş: Bir veya daha fazla kuruluş üzerinde kontrol edici çıkarı olan kuruluş.
• Alt organizasyon: Başka bir kuruluşun yasal olarak sorumlu olduğu kuruluş.
• Bağımsız kuruluş: Başka bir şirketin yan kuruluşu olmayan ve/veya yasal olarak başka bir şirkete bağlı olmayan kuruluş.

Kuruluş türünüzü seçin ve "Devam"ı tıklayın.

'Yasal sözleşmenizi talep edin' düğmesine tıklayın.
Bir sonraki ekranda, zaten mevcut (geçerli) bir Lisans Sözleşmeniz olup olmadığını belirtebilirsiniz.

Mevcut ve geçerli bir Lisans Sözleşmeniz (2020 sürümü) varsa bunu RACP'ye yükleyebilirsiniz. 'Evet, mevcut bir Lisans Sözleşmem (2020 Sürümü) var'a tıklayın ve paragraf 3.1'deki talimatları izleyin.

Mevcut bir Lisans Sözleşmeniz (2020 sürümü) yoksa RACP'de talep edebilirsiniz. 'Hayır, mevcut bir Lisans Sözleşmem (2020 sürümü) yok'a tıklayın ve paragraf 3.2'deki adımları izleyin.

3.1. Mevcut Lisans Sözleşmenizi yükleme (2020 sürümü)

Şirketinizin zaten geçerli bir Lisans Sözleşmesi (2020 sürümü) varsa aşağıdaki adımları izleyin:

1) "Evet, mevcut bir Lisans Sözleşmem var (2020 sürümü)" seçeneğini seçin.

2) Belgenizi yükleyin.

3) 'Devam'ı tıklayın.

Varsa, alt lisans sahiplerini ekleyin. Onaylanan alt lisans sahipleri, Lisans Sözleşmeniz kapsamında olacaktır. Alt lisans sahipleriniz yoksa, isteğinizi göndermek için doğrudan 'Rainforest Alliance’ye Gönder'i tıklayın.

Talebiniz artık "Rainforest Alliance tarafından incelenmeyi bekliyor" durumundadır.

Rainforest Alliance ekibi talebinizi inceleyecektir. E-posta yoluyla geri bildirim alacaksınız.

Lisans Sözleşmeniz Rainforest Alliance tarafından onaylandıktan sonra, Yasal sekmenizde "Geçerli" olarak gösterilir.

3.2. Yeni Lisans Sözleşmenizi İmzalayın

Henüz bir Lisans Sözleşmesi (2020 sürümü) imzalamadıysanız, lütfen bunu RACP'de talep edin ve imzalayın. Ülkenizde mevcutsa, doğrudan sistemdeki DocuSign ile imzalayabilirsiniz.

Aşağıdaki adımları izleyin:

1) "Hayır, mevcut bir Lisans Sözleşmem yok (2020 sürümü)" seçeneğini seçin.

2) 'Devam'ı tıklayın.

"Yasal sözleşmenizin bir parçası olacak kişileri seçin" ekranında:

1) Alt lisans sahiplerini dahil edin. Onaylanan alt lisans sahipleri, Lisans Sözleşmeniz kapsamında olacaktır. Alt lisans sahipleriniz yoksa 2. adıma geçin.

2) Lisans Sözleşmenizin tercih ettiği dili seçin.

3) 'Devam'a tıklayın.

İmzanıza devam etmek için iki seçeneğiniz vardır:

1) Lisans Sözleşmesini DocuSign ile imzalayın. Paragraf 3.2.1'deki adımları izleyin.

2) Lisans Sözleşmesini ıslak imza ile imzalar. Paragraf 3.2.2'deki adımları izleyin.

Not: Ülkenizde elektronik imza kullanımına izin verilmiyorsa, imza alanlarında belgeyi yazdırmanızı ve el ile imzalamanızı isteyen bir bilgi kutusu görürsünüz. Bu kullanım kılavuzunun 3.2.2. paragrafındaki adımları izleyin.

3.2.1. DocuSign ile yeni Lisans Sözleşmenizi imzalayın

DocuSign ile Lisans Sözleşmenizi imzalamak için aşağıdaki adımları izleyin:

1. DocuSign uygulamasının dilini seçin ("Dili değiştir"e tıklayın).
2. "Elektronik kayıtları ve imzaları kullanmayı kabul ediyorum" kutusunu işaretleyin. Sonra sarı düğmede 'Devam'.
3. Belgeyi okuyun. Lisans Sözleşmesi'nin 2. sayfasında, imzanız için bir stil seçin, tam adınızı, iş unvanınızı ve şirket adresinizi girin.
4. Aşağıdaki ikinci imza bloğu için 3. adımı tekrarlayın.
5. Hazır olduğunuzda, sarı renkli 'Son' düğmesine tıklayarak imza işlemini tamamlayın.
6. İmzalanan Lisans Sözleşmesini gönderin: 'Rainforest Alliance’a Gönder' düğmesine tıklayın.

Talebiniz artık "Rainforest Alliance tarafından incelenmeyi bekliyor" durumundadır.

Rainforest Alliance ekibi şimdi talebinizi inceleyecektir. E-posta yoluyla geri bildirim alacaksınız.

Lisans Sözleşmeniz Rainforest Alliance tarafından onaylandıktan sonra, Yasal sekmenizde "Geçerli" olarak gösterilir.

3.2.2. Yeni Lisans Sözleşmenizi ıslak imza ile imzalayın

Bu seçenek, Lisans Sözleşmesi'ni ıslak imzayla indirmenize, yazdırmanıza ve imzalamanıza olanak tanır.

Aşağıdaki adımları izleyin:

1. DocuSign uygulamasının dilini seçin ('Dili değiştir'e tıklayın).
2. "Elektronik kayıtları ve imzaları kullanmayı kabul ediyorum" kutusunu işaretleyin.
3. "Diğer işlemler"i (1) ve ardından "Yazdır ve İmzala"yı (2) tıklayın.

1. Açılır pencerede, belgeyi PDF olarak oluşturmak için 'İndir'i tıklayın.
2. Belgeyi yazdırın ve ıslak imza ile imzalayın. Aynı açılır pencerede, imzalanan belgeyi yüklemek için 'Belgeyi geri yükle'ye tıklayın. Açılır pencereyi kapattıysanız veya RACP'den çıkış yaptıysanız, Yasal sekmesine geri dönün ve 'Belgeyi geri yükle' seçeneğine dönmek için 3. ve 4. adımları tekrarlayın.
3. Dosyanızı yükleyin ve "Son"u tıklayın.
4. İmzalanan Lisans Sözleşmesini gönderin: 'Rainforest Alliance’a Gönder' düğmesine tıklayın.

Talebiniz artık "Rainforest Alliance tarafından incelenmeyi bekliyor" durumundadır.

Rainforest Alliance ekibi şimdi talebinizi inceleyecektir. E-posta yoluyla geri bildirim alacaksınız.

Lisans Sözleşmeniz Rainforest Alliance tarafından onaylandıktan sonra, Yasal sekmenizde "Geçerli" olarak gösterilir.

3.3. SSS: Lisans Sözleşmesi

4. Alınan doğrulama düzeyleri: sonraki adımlar

Doğrulama düzeyinizle ilgili e-postada aldığınız sonuçlara göre, Onay mektubunuz veya denetiminiz için hazırlanmanız gerekir.

Alınan ünite(ler) için aşağıda belirtilen adımları izleyin:

- Doğrulama Seviyesi A: Onay mektubunuz için hazırlanın. Paragraf 4.1'e gidin.

- Doğrulama seviyesi B'den E'ye: denetiminiz için hazırlanın. Paragraf 4.2'ye gidin.

4.1. Doğrulama Seviyesi A: Onay mektubunuz için hazırlanın

A doğrulama düzeyi aldıysanız bu, denetimden muaf olduğunuz anlamına gelir. Bir Onay mektubu almak için onay sürecinize devam etmelisiniz.

Aşağıdaki adımları tamamlayın:

• Öz değerlendirmenizi indirin, tamamlayın ve yükleyin
• Geçerli bir Lisans Sözleşmesine (2020 sürümü) sahip olmak.
• Endorsement için onay İsteyin.

Bu adımlar aşağıda daha ayrıntılı olarak açıklanmıştır.

4.1.1. Öz değerlendirmenizi indirin, tamamlayın ve yükleyin

Öz değerlendirmenizi indirmek için aşağıdaki adımları izleyin:

- 'Sertifikasyona Genel Bakış' sekmesine gidin, Beklemede durumundaki lisansın 'Ayrıntılar' butonuna tıklayın.

- 'Lisans hazırlığı' sekmesine tıklayın.
- 'Öz değerlendirme' bölümünde 'Aç'a tıklayın.

- Öz değerlendirmenizi indirin. Bu Excel dosyası, kayıt sırasında verilen bilgilere dayalı olarak kuruluşunuz için geçerli olan gereklilikleri içerir.

- Excel'de D sütununu "uygunluk" veya "uygunsuzluk" ile doldurun ve E sütununda bulgularınızın neler olduğunu ve kuruluşunuzun her bir gerekliliğe nasıl uyduğunu ayrıntılı olarak açıklayın. Eğer (henüz) uygun değilseniz, lütfen G – J sütunlarını doldurarak bu uygunsuzluğu çözmek için hangi adımların ve önlemlerin alındığını açıklayınız.

- Hazır olduğunuzda, öz değerlendirmenizi bu bölüme yükleyin. "Dosyanızı yükleyin"i tıklayın.

İpucu: Geçerli gereklilikler inizin yorumlanması ve uygulanması konusunda yardım almak için Sürdürülebilir Tarım Standardının Uygulanması için Genel Kılavuz dokümanına başvurun.

4.1.2. Geçerli bir Lisans Sözleşmesine sahip olmak (2020 sürümü)

Rainforest Alliance Certification platformunda (RACP) geçerli bir Lisans Sözleşmesi'ne (2020 sürümü)sahip olduğunuzdan emin olun.

Şirketinizin zaten geçerli bir Lisans Sözleşmesi (2020 sürümü) varsa bunu RACP'ye yükleyebilirsiniz. Henüz bir Lisans Sözleşmesi (2020 sürümü) imzalamadıysanız, bunu RACP'de talep edebilir ve imzalayabilirsiniz.

Bu kılavuzun 3. bölümündeki Lisans Sözleşmesini (2020 sürümü) imzalamak veya yüklemek için adımları izleyin.

4.1.3. Endorsement için onay İste

"Sertifikasyona Genel Bakış"a gidin. Bekleyen lisansınızda 'Ayrıntılar'a tıklayın.

Ekranın sağ tarafında, 'Onay iste' düğmesini görebilirsiniz.

Gerekli tüm bilgiler incelendikten sonra, Rainforest Alliance ya daha fazla ayrıntı için sizinle iletişime geçecek ya da Onay sertifikanızı ve ticaret lisansınızı düzenleyecektir. 

Onay mektubunuz düzenlendikten sonra bir e-posta alacaksınız. 

Sertifikanız, 'Lisans hazırlama' sekmesindeki 'Belgeler' bölümünün altında görünecektir.

4.2. Doğrulama düzeyi B'den E'ye: denetiminize hazırlanın

B'den E'ye doğrulama düzeyi alırsanız, bu bir sertifika denetiminden geçmeniz gerektiği anlamına gelir. Denetim Sertifikası almak için denetim sürecinize devam etmeniz gerekir.

Denetiminizi planlamaya başlamak için,aşağıdakiadımları tamamlayın:

• 4.2.1. Öz değerlendirmenizi indirin, tamamlayın ve yükleyin
• 4.2.2. Sertifika Başvuru Formu'nu (CAF) doldurun
• 4.2.3. Yetkili bir Sertifikasyon Kuruluşuna (CB) ulaşın
• 4.2.4. Geçerli bir Lisans Sözleşmesine sahip olmak (2020 sürümü)
• 4.2.5. Sözleşmeyi RACP'de onaylayın (El Sıkışma)

Bu adımlar aşağıda daha ayrıntılı olarak açıklanmıştır.

4.2.1. Öz değerlendirmenizi indirin, tamamlayın ve yükleyin

Öz değerlendirmenizi indirmek için aşağıdaki adımları izleyin:

- 'Sertifikasyona Genel Bakış' sekmesine gidin, Beklemede durumundaki lisansın 'Ayrıntılar' butonuna tıklayın.

- 'Lisans hazırlığı' sekmesine tıklayın.
- 'Öz değerlendirme' bölümünde 'Aç'a tıklayın.

- Öz değerlendirmenizi indirin. Bu Excel dosyası, kayıt sırasında verilen bilgilere dayalı olarak kuruluşunuz için geçerli olan gereklilikleri içerir.

- Excel'de D sütununu "uygunluk" veya "uygunsuzluk" ile doldurun ve E sütununda bulgularınızın neler olduğunu ve kuruluşunuzun her bir gerekliliğe nasıl uyduğunu ayrıntılı olarak açıklayın. Eğer (henüz) uygun değilseniz, lütfen G – J sütunlarını doldurarak bu uygunsuzluğu çözmek için hangi adımların ve önlemlerin alındığını açıklayınız.

- Hazır olduğunuzda, öz değerlendirmenizi bu bölüme yükleyin. "Dosyanızı yükleyin"i tıklayın.

4.2.2. CAF'ı doldurun

Sertifikasyon Başvuru Formu (CAF), Sürdürülebilir Tarım Standardı 2020 Sertifikasyon Süreci ile birlikte Sertifika Sahipleri ve Sertifikasyon Kuruluşları tarafından doldurulması zorunlu bir dökümandır.

CAF'ınızın en son sürümünü RACP'den (Sertifikasyon Kuruluşu bölümünde) veya Rainforest Alliance web sitesinden buradan indirin.

Tedarik zinciri adlı doğru belgeyi kullandığınızdan emin olun.

Kırmızı sekmeyi doldurun 1. Başvuru formu.

4.2.3. Yetkili bir Sertifikasyon Kuruluşuna (CB) ulaşın

Seçilen CB ile bir sertifikasyon anlaşması imzalamanız gerekecektir. Yetkili CB'lerin bir listesini burada bulabilirsiniz ve fiyat teklifi isteyin.

Lütfen aşağıdaki belgeleri Kontrol Kuruluşunuza gönderin:

Sertifikasyon Başvuru Formu

- Öz değerlendirmeniz talimatlara göre doldurulur.

- Doğrulama seviyesi sonuçlarını içeren e-postanız.

4.2.4. Geçerli bir Lisans Sözleşmesine sahip olmak (2020 sürümü)

Lütfen Rainforest Alliance Certification platformunda (RACP) geçerli bir Lisans Sözleşmeniz (2020 sürümü)olduğundan emin olun.

Şirketinizin zaten geçerli bir Lisans Sözleşmesi (2020 sürümü) varsa bunu RACP'ye yükleyebilirsiniz. Henüz bir Lisans Sözleşmesi (2020 sürümü) imzalamadıysanız, bunu RACP'de talep edebilir ve imzalayabilirsiniz.

Bu kılavuzun 3. bölümündeki Lisans Sözleşmesini (2020 sürümü) imzalamak veya yüklemek için adımları izleyin.

4.2.5. Sözleşmeyi RACP'de onaylayın (El Sıkışma)

CB'niz ile bir sertifikasyon anlaşması imzaladıktan sonra, bunu RACP'de onaylamanız gerekir. Bu adım CB'nin profilinizdeki gerekli bilgilere erişmesini sağlayacaktır.

Aşağıda gösterildiği gibi bunu yapmanın iki yolu vardır.

Kontrol Kuruluşunuza bir istek gönderin

Kontrol Kuruluşunuza bir istek göndermek için aşağıdaki adımları izleyin:

- 'Sertifikasyona Genel Bakış' sekmesine gidin, Beklemede durumundaki lisansın 'Ayrıntılar' butonuna tıklayın.

- 'Lisans hazırlığı' sekmesine tıklayın;

- 'Sertifikasyon Kuruluşunuz' bölümünde 'Aç'a tıklayın.

- Yetkili Sertifikasyon Kuruluşlarının bir listesi görünecektir. Sözleşme imzaladığınız CB'nin adının yanındaki 'Sözleşmeyi onayla' seçeneğine tıklayın.

- CB isteğinizi alacaktır. Bu onaylanana kadar, isteğinizin durumu Yanıt bekleniyor olacaktır.

- CB'niz isteğinizi kabul ettiğinde, CB'nizle olan sözleşmeniz RACP'de resmi olarak imzalanır.

Kontrol Kuruluşunuzdan bir istek alın

Kontrol Kuruluşunuz size bir sözleşme isteği gönderdiyse, aşağıdaki adımları izleyin:

- 'Sertifikasyona Genel Bakış' sekmesine gidin, Beklemede durumundaki lisansın 'Ayrıntılar' butonuna tıklayın.

- Lisans hazırlığı sekmenize gidin.

- 'Sertifikasyon Kuruluşunuz' bölümünde 'Aç' butonuna tıklayın.

- CB'nizden bir davetiye göreceksiniz. Yeşil renkli 'Davetiyeyi görüntüle' butonuna tıklayın.

- Sağ taraftaki panelde, 'Evet, sözleşmeyi imzaladık' seçeneğine ve ardından 'İsteği Kabul Et' seçeneğine tıklayın.

- CB'nizle olan sözleşmeniz artık RACP'de resmi olarak imzalanmıştır.

4.3. SSS: Doğrulama seviyesi

5. Sertifikanızı/Lisansınızı yenileyin

Lisansınızın süresi dolmadan 6 ay önce bir bildirim alırsınız. Bu, süresi dolmadan önce sertifikasyonunuzu ve/veya lisansınızı yenilediğinizden emin olmanız gerektiği anlamına gelir.

Sertifikasyonunuzu yenilemek için RACP'de atmanız gereken ana adımları aşağıda bulabilirsiniz.

5.1. Kapsamınızı güncelleyin ve onaylayın

Bu linkten kullanıcı adınız ve şifrenizle hesabınıza giriş yapın.

Mevcut lisansınızın süresi dolmadan 6 ay önce bir açılır mesaj görüntülenecektir. Sertifikasyonunuzu yenilemeye başlamak için Evet 'e tıklayın.

Sertifikasyon kapsamınız önceki sertifikasyon kapsamınızdan kopyalanır, bu nedenle tüm bilgileri tekrar girmeniz gerekmez. 'Sertifikasyona Genel Bakış' sekmesine tıklayın.

Bekleyen durumdaki lisansta, 'Sertifika kapsamı' bölümüne gitmek için 'Ayrıntılar'ı tıklayın.

Sertifika kapsamınızda, önceki lisansınızdaki sitelerin bir kopyasını bulabilirsiniz.

İşletmenizin sağ tarafındaki 'Düzenle' butonuna tıklayarak arazilerinizdeki ve işletmelerinizdeki mevcut bilgileri doğruladığınızdan ve gerekirse güncellediğinizden emin olun (örneğin dahil etmek istediğiniz yeni ürünler, araziler, işletmeler, faaliyetler, izlenebilirlik seviyeleri vb.

Rehberlik için bu kullanım kılavuzunun 2. bölümündeki talimatları izleyin.

Hazır olduğunuzda, 'Sertifikasyon kapsamı' bölümündeki 'Kapsamı onayla ve gereklilikleri görüntüle' seçeneğine tıklayarak sertifikasyon kapsamınızı onaylayın.

Bu, profilinize girilen bilgilere dayalı olarak kuruluşunuz için geçerli olan gereklilikleri oluşturacaktır.

Gereklilikler bölümünde, geçerli tüm gerekliliklerinizi içeren bir Excel dosyasını inceleyebilir ve indirebilirsiniz. İşiniz bittiğinde, 'Geri' butonuna tıklayın.

5.2. Doğrulama düzeylerinizi hesaplayın

'Sertifika kapsamı' bölümünüze geri dönün ve açık yeşil renkli 'Cdoğrulama düzeylerimi al' düğmesine tıklayın. Bu, Rainforest Alliance'ın doğrulama (risk) düzeylerinizi hesaplama isteğini aldığından emin olmak için zorunlu bir adımdır, böylece yeniden sertifikalandırmanıza devam edebilirsiniz.

'Doğrulamayı başlat' panelindeki bilgileri okuyun, talimatları izleyin ve ardından 'Gönder'i tıklayın.

Rainforest Alliance sertifikasyon ekibi profilinizi 3 hafta içinde inceleyecektir. Sonuçlarınızı e-posta yoluyla alacaksınız.

5.3. Alınan doğrulama düzeyleri: sonraki adımlar

Doğrulama düzeyinizle ilgili e-postada aldığınız sonuçlara göre, Onay mektubunuz/lisansınız veya denetiminiz için hazırlanmanız gerekir.

Onay lisansınızı/sertifikanızı yenilemek için paragraf 4.1'deki adımları izleyin.

Kontrol Kuruluşu denetim lisansınızı/sertifikanızı yenilemek için paragraf 4.2'deki adımları izleyin.

5.4. SSS: Sertifikasyon yenileme

6. Organizasyon: Kullanıcılar ve İrtibat Kişileri

Bu bölümde, RACP hesabınıza kullanıcı ve kişileri nasıl ekleyeceğinize, düzenleyeceğinize ve sileceğinize ilişkin talimatları bulabilirsiniz.

6.1. Kullanıcılar

Organizasyon sekmesinde, kullanıcıları görüntülemek, düzenlemek veya yeni kullanıcılar eklemek için Kullanıcılar'a tıklayın.

Her kullanıcıya, RACP'deki faaliyetlerine ve sorumluluklarına göre farklı roller atanabilir.

Varsayılan olarak, hesabı kaydeden kişiye her üç rol de (Finans, Yönetici, Kullanıcı) atanır.

Yukarıda belirtilen kullanıcı rollerinin yanı sıra, beyan onay talepleri ile çalışan kullanıcılar aşağıdaki rollerden birini üstlenebilir: 

6.1.1. Yeni kullanıcı ekle

Yeni bir kullanıcı eklemek için 'Kullanıcılar'a tıklayın ve 'Yeni Kullanıcı Ekle' butonunu kullanın. Yukarıda açıklandığı gibi belirlenmiş rol(ler) de dahil olmak üzere formu doldurun. Varsayılan olarak, yeni bir kullanıcı 'Kullanıcı' temel rolüne sahip olacaktır.

6.1.2. Kullanıcı düzenle

Yöneticiler kullanıcının adı, soyadı, e-posta adresi ve rolleri gibi bilgilerini düzenleyebilir. Bunu yapmak için kullanıcıya tıklayın ve gerekli bilgileri güncelleyin.

Birden çok kullanıcıya "Finans" ve "Yönetici" rolü atanabilir.

Geçerliyse, Yönetici olarak, Finans rolünü farklı bir kullanıcıya atadıktan sonra adınıza tıklayarak ve ilgili onay kutusunu devre dışı bırakarak Finans rolünüzü kaldırabilirsiniz.

6.1.3. Kullanıcı sil

Bir kullanıcıyı silmek için, kullanıcının adına ve ardından 'Sil' butonuna tıklayın. Açılan pencerede 'Onayla'ya tıklayın.

6.2. İrtibat Kişisi

Organizasyon sekmesinde, irtibat kişilerini görüntülemek, düzenlemek veya yeni irtibat kişileri eklemek için 'İrtibat Kişileri’ne tıklayın.

Kullanıcı olarak kayıtlı bir çalışan otomatik olarak İrtibat Kişisi olarak da listelenir.

Bir çalışanı İrtibat Kişisi olarak eklediğinizde, bu, Rainforest Alliance veya bir Sertifikasyon Kuruluşu ile ilgili olabilecek kuruluşunuzdaki sorumluluğunu belirtmek içindir ve bu kişiye otomatik olarak RACP'de bir kullanıcı rolü atamaz.

6.2.1. Yeni irtibat kişisi ekle

Yeni bir irtibat kişisi eklemek için 'Yeni irtibat kişisi ekle' seçeneğine tıklayın. Formu gerekli bilgilerle doldurun ve irtibat kişisini kaydedin.

Yeni oluşturulan irtibat kişisinin adına tekrar tıklayın ve ardından 'İrtibat kişisi türü' bölümüne gidin. Burada, kuruluş ve kaydettiğiniz her bir işletme/alt yüklenici için iletişim kişisi türlerini (Yönetici, Faturalama) atayabilirsiniz.

6.2.2. İrtibat kişisini sil

Bir irtibat kişisini silmek için, silmek istediğiniz irtibat kişisinin üzerine tıklayın. Bir panel açılacaktır, 'İrtibat kişisini sil' kırmızı butonuna tıklayın.

'Sil'e tıklayarak açılır pencereyi onaylayın ve irtibat kişisi hesabınızdan kaldırılır.

6.3. Birden fazla hesapta kullanıcı

Birden fazla hesapta aktif bir kullanıcı olmak mümkündür. Tüm hesaplar için tek bir kullanıcı adı kullanmak için, RACP'de erişmeniz gereken tüm Sertifika Sahipleri için kayıt sürecinden geçerken aynı e-posta adresini (ve kullanıcı adını) kullanmanızı öneririz.

Birden fazla hesaba bağlı kullanıcı adınızla RACP'ye erişirken, hangi kuruluş için giriş yapmak istediğinizi seçebilirsiniz.

Zaten oturum açtıysanız, başka bir hesaba geçebilirsiniz. Gösterge Paneli sekmenize gidin ve sağ üst köşedeki turuncu metne (-> Değiştirmek için buraya tıklayın) tıklayın.

7. Finans

Finans bilgilerinize erişmek için RACP'deki 'Finans' sekmesine tıklayın.

Finans sekmesinde şunları görebilirsiniz:

• Ücretler: Bu bölümde, ödemeniz gereken ücretlere genel bir bakış bulabilirsiniz.
• Faturalar: Bu bölümde, tüm Telif Ücreti ücretlerinizin (ödenmiş ve bekleyen ödeme) genel görünümünü bulabilirsiniz.
• Yeniden atamalar: Bu bölümde, telif ücretlerinin yeniden tahsis edilmesini ayarlayabilirsiniz. Sadece kahve için geçerlidir. Daha fazla bilgi için aşağıdaki paragraf 7.1'e bakın .

7.1. Faturanın Yeniden Tahsisi (Yalnızca Kahve)

Rainforest Alliance Certification Platform (RACP), şirketlerin telif hakkı faturasını tedarikçilere, alıcılara veya tedarik zincirindeki kayıtlı şirketlere atama olanağına sahiptir. Telif hakkı hakkında daha fazla bilgiyi buradabulabilirsiniz .

Aşağıdaki talimatlar, RACP'deki fatura yeniden atama sürecinde size yol gösterecektir.

7.1.1. Fatura Yeniden Atama Türleri

7.1.2. Yeniden Atama İstekleri

Fatura Yeniden Tahsisine erişmek için RACP hesabınıza giriş yapın ve 'Finans' sekmesine gidin.

"Yeniden atamalar" sekmesine gidin. Burada iki bölüm göreceksiniz:

• Dile getirilen talepler: Hesap tarafından işlenen Bekleyen ve Etkin Fatura Yeniden Atamalarını gösterir. Bu bölüm yalnızca sözleşmeyi başka bir hesapla yeniden atama için kaydeden hesaplar içindir.
• Alınan İstekler: Onaylamak için hesap tarafından alınan Bekleyen ve Etkin fatura yeniden atamalarını gösterir. Bu bölüm yalnızca başka bir hesaptan yeniden atama sözleşmesini alan hesaplar içindir.

Yeni bir yeniden atama ayarlama

1. Yükseltilmiş İstek'e gidin.
2. Beklemede  düğmesine tıklayın.
3. Yeni Yeniden Atama İsteği düğmesine tıklayın.

Yeniden Atama Sözleşmesi eklemek için pencere açılır penceresindeki zorunlu ayrıntıları (kırmızı yıldız işaretleri) doldurun:

Yeniden Atama Sözleşmesi eklendikten sonra, yeniden atama isteğini alan Sertifika Sahiplerinin işlemi onaylaması gerekir. Sözleşme, "Yeniden atamalar" bölümünde görünür. "Yükseltilen İstekler" bölümünün altında, diğer taraf onaylayana kadar isteği Beklemede olarak görürsünüz.

Bekleyen bir isteği geri çekme

1. Yükseltilmiş İstek'e gidin.
2. Beklemede  düğmesine tıklayın.
3. Para Çekme düğmesine tıklayın.

Bekleyen bir isteği kabul etme veya reddetme

1. İstek Alındı'ya gidin.
2. Beklemede  düğmesine tıklayın.
3. Kabul Et/Reddet  düğmesine tıklayın.

Kabul edilen bir isteği iptal etme

1. Yükseltilmiş İstek'e gidin.
2. Aktif düğmesine tıklayın.
3. İptal Et düğmesine tıklayın.

7.2. Faturalama

RACP, faturalandırma döngüsü boyunca geçerli ücretlendirilen telif ücretini hesaplar (ör. kahve telif hakkı için aylık) ve döngünün sonunda buna göre faturalandırır.

Bir hesap RACP'de Fatura Yeniden Atama türlerinden herhangi birini seçtiğinde, Fatura satırları borçlandırılır ve buna göre kredilendirilir.

7.3. SSS: Finans

8. Sözlük

Aşağıdaki tabloda, en sık kullanılan terimler ve kısaltmalar ve bunların RACP ile çalışmadaki önemleri sıralanmaktadır. Kaydınızı doğru bir şekilde tamamlamak için bu terimleri anlamanız gerekir.

Ayrıca Rainforest Alliance 2020 Sertifikasyon Programı'nın dokümanlarında ve araçlarında bulacağınız terminolojinin açıklaması için çevrimiçi sözlük’e bakınız.

9. Daha Önceki Değişiklikler

10. Sorumluluk Reddi

Bu Kullanım Kılavuzu, RACP sisteminin geliştirilmesine paralel olarak oluşturulmuştur. Bu nedenle ekranlar ve formlar, devam eden geliştirme ve iyileştirmelere bağlı olarak, RACP'nin güncel versiyonuna göre birtakım farklılar gösterebilir.

Çeviri Konusunda Sorumluluk Reddi

Çeviride yer alan bilgilerin tam anlamlarına ilişkin herhangi bir sorunuz olduğunda netleştirmek için lütfen resmi İngilizce versiyona başvurun.