Obtenção da Certificação como uma Organização da Cadeia de Suprimentos

1. Introdução à Certificação para os Agentes da Cadeia de Suprimentos

Depois que sua organização estiver configurada e as etapas pré-requisito tiverem sido concluídas no seu painel do MyRA, você verá que o bloco de Certificação agora está “Desbloqueado”. Você pode começar sua jornada de certificação clicando na seta localizada no bloco “Certificação” (Certification) no painel.

Observação: Certifique-se de que seus usuários relevantes tenham recebido a função correta de “Certificação” antes de aceitar os Termos & Condições de Certificação.

Dica: Se o bloco de certificação ainda aparecer bloqueado, conforme a imagem abaixo, conclua os pré-requisitos indicados no manual “Introdução ao MyRA para todos os usuários”.

As entradas de configuração pré-requisito podem ser encontradas nesta seção do painel do MyRA, visível apenas para os Administradores da organização, conforme mostrado abaixo. As etiquetas de status são exibidas como “A fazer” ou “Concluído”.

1.1 Aceitando os Termos & Condições da certificação

Antes de iniciar o processo de certificação, você será solicitado a revisar e aceitar os Termos & Condições de Certificação caso deseje prosseguir com quaisquer serviços relacionados à certificação.

Esses termos referem-se especificamente ao uso das plataformas online que dão suporte ao sistema de certificação.

Eles descrevem:

• Como sua organização pode acessar e utilizar a plataforma;

• Responsabilidades quanto ao login seguro e ao uso adequado;

• Disponibilidade do sistema e o que acontece caso seu acesso seja suspenso.

Nesta tela, revise o acordo com atenção. Quando estiver pronto, marque a caixa ao lado do acordo e clique em “Inscreva-se” (Sign Up) para confirmar.

Você será então direcionado ao seu Painel de Certificação da Rainforest Alliance, onde poderá começar a realizar as tarefas necessárias para a certificação.

1.2 Sua visão geral da Certificação MyRA

Para aplicar a uma Certificação Rainforest Alliance, é necessário primeiro fornecer algumas informações importantes sobre a sua organização. No seu painel MyRA, confira os blocos “Estrutura organizacional” (Organization Structure) e “Locais” (Sites). Concluir essas seções é obrigatório antes que você possa desbloquear e iniciar o processo de aplicação de certificação.

Sua página de Visão Geral da Certificação foi pensada para fornecer uma orientação passo a passo ao longo de toda a jornada de certificação.

Cada “bloco” representa uma tarefa específica ou conjunto de requisitos que você terá que completar. Os blocos incluem descrições breves para ajudar você a entender o que se espera e as medidas a serem adotadas.

Esta orientação acompanhará você em cada etapa.

1.2.1 Seção de Registro

Ao acessar a página de Visão Geral da Certificação, você encontrará várias seções em formato de blocos onde sua entrada é necessária, começando pela seção “Registro” (Registration).

Aqui, sua tarefa consiste em revisar e verificar se todas as informações relacionadas à estrutura e aos locais da sua organização são precisas. Se algo mudou ou precisa ser corrigido, esta é a hora de fazer atualizações.

Siga os passos abaixo para confirmar as informações e avançar com a certificação.

1.3 Revise suas informações de registro

1.3.1 Revisar Estrutura da Organização

Certifique-se de que o representante legal está correto e de que o número de trabalhadores está preciso.

Um trabalhador é uma pessoa que realiza mão-de-obra em troca de uma quantia monetária. Um trabalhador engloba todos os tipos de pessoas trabalhando, independentemente de seu estado contratual seja permanente, temporário, sazonal, migrante, trabalhadores por medida, documentados, sem documentos, bem como aqueles contratados através de um fornecedor de mão-de-obra, pessoas em treinamento, pessoal da gerência (do grupo), incluindo estagiários e também pessoas temporariamente ausentes de uma função ou empresa na qual recentemente trabalharam devido a doença, licença parental, férias, treinamento ou disputa industrial.

Depois de revisar as informações, você pode clicar no botão “Terminar” (Finish).

Você será redirecionado ao painel do MyRA; basta clicar novamente no bloco “Certificação” (Certification) para acessar a página de Visão Geral da Certificação e continuar.

1.3.2 Revisar e confirmar Locais

A próxima etapa da sua jornada de certificação é revisar e confirmar os locais vinculados à sua organização.

No Painel de Certificação, clique no bloco “Locais” (Sites). Isso abrirá a página Locais, onde você verá uma lista de todos os locais já inseridos pelo administrador da organização.

O que é um Local?

No Programa de Certificação da Rainforest Alliance, um local se refere a qualquer instalação física onde atividades relacionadas à certificação acontecem.

Isso pode incluir:

• Uma sede ou escritório;

• Uma instalação de processamento ou embalagem;

• Qualquer local onde produtos certificados sejam armazenados, manuseados ou onde haja interação com eles.

Toda organização certificada deve registrar pelo menos um local, e um deles deve ser designado como Local de Gerenciamento Central (CML), o local responsável por supervisionar e gerir as atividades de certificação. O CML será identificado com uma estrela na página de locais.

Observação: Se sua organização tiver apenas um local, ele será automaticamente marcado como Local de Gerenciamento Central (CML). Se você for multi-local, poderá definir o CML marcando a caixa na página de Informações Gerais ao inserir ou editar um local.

Como adicionar e gerenciar locais

Na página Locais, você pode:

• Adicionar um novo local clicando no botão “+ Adicionar local” (+ Add Site) no canto superior direito;

• Editar qualquer local existente clicando no ícone de lápis ao lado dele;

• Excluir um local existente.

Cada local exigirá que você forneça informações gerais, como:

• Nome;

• Endereço;

• Detalhes de país e localização.

Adicionar cultivos a um local

Depois que as informações gerais forem salvas, você precisará garantir que haja cultivos associados a cada local.

1. Clique no botão “+ Adicionar cultivo” (+ Add crop);

2. Na janela pop-up, selecione o cultivo aplicável na lista suspensa;

3. Insira as informações necessárias sobre suas atividades relacionadas a esse cultivo.

Esses campos variam dependendo do tipo de cultivo selecionado.

Repita esse processo para adicionar todos os cultivos ou variantes de cultivo relevantes para o local.

As variedades não podem ser editadas depois que um cultivo é criado; se for necessário alterar a variedade, você deverá excluir o cultivo e criar um novo com a variedade correta. No entanto, você ainda pode editar as atividades e os níveis de rastreabilidade de um cultivo.

Se você tiver várias variedades do mesmo cultivo, crie cultivos individuais para cada variedade.

Quando terminar de criar ou editar os locais, você será levado de volta para a página de visão geral de Locais e, ao clicar em “Sair” (Leave), retornará ao Painel do MyRA. Basta clicar no bloco “Certificação” (Certification) para voltar à página de visão geral da Certificação. O bloco de Locais agora deve exibir a etiqueta “completar” (ccomplete).

Agora que os dados dos locais foram registrados, você está pronto para avançar para a próxima etapa: concluir sua Análise de Risco para Cadeia de Suprimentos.

2. Aplicação para a Certificação para os Agentes da Cadeia de Suprimentos

Observação: certifique-se de seguir as etapas abaixo na ordem correta, ou seja, conclua a etapa 2.1 antes de prosseguir para as demais etapas.

2.1 Complete a Análise de Risco para Cadeia de Suprimentos

Agora você deve concluir uma Análise de Risco da Cadeia de Suprimentos do Local para cada um dos seus locais listados.

Essa etapa garante que os principais riscos específicos de cada local sejam documentados para avaliação antes do processo de auditoria e certificação.

Como concluir a Análise de Risco:

1. A partir do painel do MyRA, clique no bloco Certificação (Certification).

2. Na página de visão geral da Certificação, clique no bloco “Completar escopo da certificação” (Complete Certification Scope).

3. Você verá os Termos e Condições da RACP. Revise os termos e condições e aceite-os marcando a caixa e, em seguida, clicando no botão “Inscreva-se” (Sign up).

4. A partir daí, você será direcionado ao Painel da Plataforma de Certificação da Rainforest Alliance (RACP).

5. No painel de controle, clique na guia “Locais” (Sites) na barra de navegação superior.

6. Você verá uma tabela exibindo todos os sites vinculados à sua organização.

7. Para cada site, clique no ícone "página" (page) no lado esquerdo da linha; isso abrirá a página de Dados do local.

8. Na barra de navegação superior, selecione a aba “Perguntas do local” (Site Questions).

9. Você verá agora uma lista de “Perguntas de Certificação do Local” (Site Certification Questions) relacionadas ao risco da cadeia de suprimentos e ao contexto operacional.

10. Use as listas suspensas para selecionar as respostas mais apropriadas para cada pergunta.

11. Repita esse processo para todos os locais listados na sua organização.

Todas as perguntas de cada local devem ser preenchidas antes que você possa prosseguir para finalizar o Escopo da Certificação.

Depois que as análises de risco da cadeia de suprimentos forem concluídas e salvas para cada local, você pode seguir para a próxima etapa: Assinar um Acordo de Licenciamento com a Rainforest Alliance

2.2 Acordo de Licenciamento

Este acordo concede à sua organização o direito de participar do Programa de Certificação da Rainforest Alliance e de usar o nome e as marcas registradas da Rainforest Alliance sob condições específicas.

Ao assiná-lo, sua organização concorda em:

• Cumprir os Documentos Vinculantes, que incluem os Termos e Condições de Licença, as normas aplicáveis, as regras e as políticas (disponíveis em nosso Knowledge Hub).

• Usar as marcas da Rainforest Alliance somente com aprovação prévia e de acordo com os requisitos.

• Notificar a Rainforest Alliance sobre qualquer uso indevido ou violação relacionada às suas marcas registradas.

• Cumprir as leis pertinentes de controle comercial e cooperar integralmente com a Rainforest Alliance, se necessário.

• Pagar royalties ou taxas, quando aplicável, com base no seu modelo de negócio e nas transações de produtos.

Comece abrindo o bloco Acordo de Licenciamento.

Você será direcionado à página do Acordo de Licenciamento dentro da página da Organização; clique no botão “Assinar um Acordo de Licenciamento” (Sign a License Agreement) para revisar o acordo.

Em seguida, marque a caixa confirmando que você concorda com o conteúdo do Acordo e envie. Este acordo pode ser acessado a qualquer momento por meio do painel da sua organização.

O Acordo de Licenciamento é um requisito obrigatório. Sem ele, o processo de certificação não pode ser finalizado e o certificado não será concedido.

Se você tiver dúvidas sobre o acordo, pode entrar em contato com o Customer Success pelo e-mail customersuccess@ra.org

2.3 Completando o Escopo de Certificação

Seu escopo de certificação define:

• Os locais e as atividades que você está certificando.

• Os produtos ou cultivos que você manuseia.

• Os níveis de rastreabilidade aplicáveis às suas operações.

• Os volumes anuais estimados pelos quais você é responsável.

Essas informações serão compartilhadas com a Entidade Certificadora selecionada, caso você se qualifique para uma auditoria, e servirão como base para o planejamento e a elaboração do orçamento da auditoria.

Passo 1: Abra a RACP

A partir do Painel do MyRA, clique no bloco “Certificação” (Certification) para acessar a página de visão geral da Certificação.

Localize a seção Aplicação e clique no bloco chamado “Completar escopo da certificação” (Complete Certification Scope).

Após clicar em “Completar escopo da certificação” (Complete Certification Scope), você será direcionado para a Plataforma de Certificação da Rainforest Alliance (RACP), onde será conectado automaticamente, desde que o papel de Certificação esteja atribuído ao seu perfil no MyRA.

Passo 2: Complete o formulário Certificação

Na Plataforma de Certificação da Rainforest Alliance (RACP):

• Vá para a seção “Preparação para certificação” (Certification Preparation);

• Clique em “Escopo de certificação” (Certification Scope).

• Um formulário será aberto, exibindo várias seções no lado direito já preenchidas automaticamente com os dados inseridos por você no MyRA (por exemplo, seus locais, cultivos e atividades).

Observação: Não altere os dados pré-preenchidos. Se houver alguma correção a ser feita nesses dados, entre em contato com o Customer Success pelo e-mail customersuccess@ra.org. Alterações aqui podem comprometer a precisão das suas informações de certificação.

• Revise todos os campos. Certifique-se de que tudo está correto.

• Ação necessária: Certifique-se de preencher a coluna “Limites” (Threshold) na tabela de Cultivos, indicando se sua organização manuseia volumes acima ou abaixo dos volumes Certificados Rainforest Alliance para cada cultivo. Isso inclui todos os volumes de cultivo manuseados pela sua organização, mesmo aqueles que não estejam dentro do escopo da certificação Rainforest Alliance. Você pode consultar aqui a orientação sobre limites de volume.

É importante observar que há uma caixa de confirmação no questionário; ela deve ser marcada como “sim”, se aplicável, e as respostas correspondentes na seção abaixo da caixa devem ser preenchidas para que o Escopo da Certificação possa ser enviado.

Se você respondeu “Não” a qualquer pergunta no Escopo da Certificação, o pequeno ícone no lado direito do painel aparecerá como um “X” vermelho. As seções respondidas com “Sim” exibirão um sinal verde de “check”, conforme mostrado abaixo.

• Quando concluir, clique em “Salvar e validar” (Save and Validate) na parte superior do formulário.

• Se houver algum erro no formulário, um bloco de aviso em vermelho aparecerá indicando qual é o erro; ao clicar nesse aviso, você será direcionado diretamente para a pergunta onde o erro ocorreu, para que possa resolvê-lo.

• Se tudo estiver preenchido corretamente, uma mensagem de confirmação verde aparecerá.

• Em seguida, clique em “Enviar” (Submit) no canto inferior direito para ser levado a outra página.

• Na página seguinte, insira quaisquer comentários que desejar e confirme que suas informações são verdadeiras marcando a caixa; por fim, conclua clicando no botão “Enviar” (Submit).

2.4 Caminho de Certificação

Após enviar seu Escopo de Certificação, ele será processado. Esse processamento pode levar entre 5 e 15 minutos.

Quando o processamento do seu Escopo for concluído, você receberá um e-mail da Rainforest Alliance com o título “Confirmação de envio do Escopo de Certificação” (Certification Scope Submission Confirmation), confirmando o seu caminho de certificação e fornecendo as etapas a seguir com base nas classificações de risco:

Auditoria (Nível de risco B-C) ou Aprovação (Nível de risco A).

Para uma descrição detalhada da Análise de Risco da Cadeia de Suprimentos e de como o caminho correspondente é determinado, consulte o manual “Processo de certificação e prazos”.

O processo a ser seguido para ambos os caminhos está descrito em mais detalhes nas seções abaixo.

2.4.1 Certificação por auditoria

Se sua organização receber um nível de risco B ou C da cadeia de suprimentos, você seguirá o caminho da Auditoria.

Isso envolve:

• Completar o Formulário de Aplicação à Certificação (CAF);

• Contratação uma Entidade Certificadora aprovada;

• Passar por uma auditoria externa para verificar a conformidade;

• Receber um Certificado após a verificação bem-sucedida.

Esse certificado confirma que suas operações atendem aos padrões de certificação da Rainforest Alliance e permite o uso das marcas da Rainforest Alliance.

Para instruções detalhadas, consulte a seção “3. Aplicar para Nova Certificação com Auditoria”.

Se você tiver dúvidas sobre os caminhos ou níveis de risco, pode entrar em contato com o Customer Success pelo e-mail customersuccess@ra.org

2.4.2 Certificação por aprovação

Se sua organização for classificada como de baixo risco, nível A, você será elegível para a certificação por meio de Aprovação.

Neste caso:

• Você completará uma Autoavaliação baseada na Norma de Agricultura Sustentável;

• A Rainforest Alliance analisará sua submissão internamente;

• Se as informações não puderem ser totalmente verificadas, você poderá ser direcionado para o caminho de Auditoria;

• Se aprovado, você receberá uma Carta de Aprovação em vez de um certificado; essa Carta de Aprovação concede à organização os mesmos direitos e responsabilidades sob a certificação que um Certificado concede.

A Carta de Aprovação confirma formalmente sua conformidade com as Normas de Sustentabilidade da Rainforest Alliance pelas quais foi avaliado, permitindo que você comercialize produtos certificados e utilize as marcas da Rainforest Alliance quando aplicável.

Para uma descrição mais detalhada sobre como obter a certificação por meio da Aprovação, consulte a seção “4. Aplicar para Nova Certificação com Aprovação” abaixo.

Se você tiver dúvidas sobre os caminhos ou níveis de risco, pode entrar em contato com o Customer Success pelo e-mail customersuccess@ra.org

2.4.3 Como prosseguir com a Certificação

Depois de receber o e-mail com o seu caminho designado:

1. Faça login no portal MyRA e acesse a página de visão geral da Certificação;

2. Vá para a seção “Aplicação” (Application) no seu Painel de Certificação;

3. Use o botão de alternância abaixo para selecionar Auditoria ou Aprovação;

4. Siga as etapas correspondentes exibidas para prosseguir com a sua certificação.

3. Contratação e Certificação com Auditoria

Observação: leia esta seção apenas se o e-mail recebido da Rainforest Alliance indicar que você deve seguir a abordagem de Auditoria para a Certificação. Se você for elegível para a Certificação por Aprovação, pode avançar diretamente para essa seção.

3.1 Aplicação e Contrato

A Solicitação de Certificação e a contratação de uma Entidade Certificadora estão intimamente relacionadas, pois o formulário de solicitação contém os dados relativos ao escopo que a Entidade Certificadora utilizará para elaborar o orçamento da auditoria.

3.1.1 Visão geral do processo

A seguir, apresentamos uma visão geral das etapas envolvidas na escolha de uma Entidade Certificadora e na solicitação da certificação. Certifique-se de observar quais ações acontecem dentro da Plataforma de Certificação da Rainforest Alliance (RACP) e quais são realizadas fora da plataforma. Uma orientação detalhada passo a passo pode ser encontrada na próxima seção.

1. Completar o Formulário de Aplicação à Certificação (CAF) (na nova RACP);

   • Finalize e envie seu CAF para resumir os detalhes da sua certificação.

2. Visualizar a lista de Entidades Certificadoras autorizadas na sua região (na RACP)

   • O CAF exibirá uma lista de Entidades Certificadoras elegíveis para realizar a auditoria na sua região e para o seu escopo (cultivo, atividade).

3. Selecionar e entrar em contato com uma Entidade Certificadora (fora da plataforma)

   • Revise as Entidades Certificadoras disponíveis listadas no CAF e entre em contato por telefone ou e-mail, usando as informações do seu CAF baixado, para solicitar um orçamento.

4. Combinar um valor e assinar um contrato (fora da plataforma).

   • Todas as discussões sobre preços e acordos contratuais ocorrem diretamente com a Entidade Certificadora escolhida.

5. Retorne à plataforma para iniciar um aperto de mão (na RACP).

   • Quando o contrato estiver formalizado, faça login novamente no MyRA com suas credenciais e navegue até a RACP para iniciar o aperto de mão e conceder à Entidade Certificadora acesso aos seus dados de certificação.

3.1.2 Completar e enviar o Formulário de Aplicação à Certificação (CAF)

Após enviar seu escopo de Certificação, o próximo passo é preencher o Formulário de Aplicação à Certificação (CAF). Esse formulário consolida todas as informações da sua organização em um resumo estruturado para que as Entidades Certificadoras possam analisá-lo e utilizá-lo durante o processo de orçamento e planejamento da auditoria.

Passo 1: Acessar o CAF

• Faça login na Plataforma de Certificação da Rainforest Alliance (RACP);

• No Painel, localize a seção “Preparação para certificação” (Certification Preparation);

• Clique na linha “Formulário de Aplicação à Certificação” (Certification Application Form)

Passo 2: Completar o formulário

Agora você será direcionado para um formulário baseado em questionário, com campos que exigem respostas.

• Percorra o formulário para revisar e atualizar os campos obrigatórios.

• No lado direito, preencha a seção de checklist para confirmar que todos os detalhes obrigatórios foram revisados.

• Quando estiver pronto, clique em “Salvar e Validar” (Save and Validate) na barra superior.

• Quaisquer campos ou perguntas pendentes serão destacados em vermelho; basta clicar no aviso vermelho, e ele mostrará os campos que precisam ser preenchidos.

Se todas as informações forem inseridas corretamente, uma mensagem de confirmação em verde indicará que está tudo em ordem. Conforme abaixo:

Em seguida, clique no botão “Enviar Formulário” (Submit Form) no canto inferior direito da página para finalizar sua aplicação.

Insira quaisquer comentários adicionais aplicáveis à sua Aplicação de Certificação, marque a caixa de Confirmação e clique em “Enviar” (Submit) novamente.

Passo 3: Baixe o documento CAF

Após o envio, retorne ao seu Painel da RACP e acesse o menu “Documentos” (Documents).

Lá, você encontrará um PDF para baixar, intitulado “Aplicação à Certificação da Rainforest Alliance” (Rainforest Alliance Certification Application), que reúne todas as informações já enviadas e será útil na fase de orçamento com as Entidades Certificadoras.

• Clique e marque a caixa à esquerda da linha para selecionar o documento.

• Em seguida, clique no ícone “Baixar” (Download) na barra de tarefas no canto superior direito.

3.1.3 Selecionar uma Entidade Certificadora (EC) autorizada

Depois de enviar seu Formulário de Aplicação à Certificação (CAF), o próximo passo é selecionar uma Entidade Certificadora para solicitar orçamentos para a realização da auditoria.

Seu CAF contém uma lista de Entidades Certificadoras autorizadas e elegíveis para certificar sua organização, na seção destacada abaixo.

Você pode solicitar cotações de várias Entidades Certificadoras e contratar a que melhor se ajusta às suas necessidades.

Etapas para se conectar com uma Entidade Certificadora:

• Encontre os detalhes de contato das Entidades Certificadoras, você pode buscá-los nesta seção do Knowledge Hub.

• Compartilhe seu CAF com elas para solicitar um orçamento com base no seu escopo de certificação.

• Você e a Entidade Certificadora selecionada tratarão diretamente de todas as discussões sobre preços e dos acordos contratuais, fora da plataforma.

• Quando o contrato estiver firmado, você retornará à plataforma para iniciar o aperto de mão e se conectar formalmente com a sua Entidade Certificadora.

3.1.4 “Apertar a mão” da Entidade Certificadora

Após assinar um contrato com a Entidade Certificadora de sua preferência, fora da plataforma, o próximo passo é registrar o acordo dentro da plataforma. Esse processo é conhecido como aperto de mãos.

O aperto de mão é uma etapa fundamental que permite o compartilhamento seguro de dados entre sua organização e a Entidade Certificadora. Sem concluir essa etapa, a Entidade Certificadora selecionada não poderá acessar sua solicitação nem iniciar o planejamento da auditoria.

Processo de aperto de mãos

Eis o que acontece durante e após o aperto de mãos:

1. O Detentor de Certificado inicia o aperto de mãos na RACP

   • Você é responsável por iniciar o aperto de mãos na plataforma. Isso concede à Entidade Certificadora selecionada acesso ao perfil da sua organização, incluindo a aplicação enviada e os dados indicadores.

2. Confirmação do contrato pela Entidade Certificadora

   • Uma vez que o aperto de mão é iniciado, a Entidade Certificadora terá acesso aos seus dados e poderá começar a revisar as informações enviadas até o momento.

3. Preparação para auditoria

   • Com acesso ao seu perfil, a Entidade Certificadora pode se preparar para a auditoria utilizando os dados e a documentação corretos fornecidos por meio da plataforma. Ela criará uma Ordem de Auditoria – isso confirma que a contratação está registrada no sistema e impede a troca de entidades certificadoras pelos anos especificados, de acordo com as Regras de Certificação e Auditoria para a Cadeia de Suprimentos.

Passo 1: Iniciar o aperto de mãos

Siga estes passos para iniciar o aperto de mãos dentro da RACP:

1. Faça login no MyRA e navegue até o bloco “Certificação” (Certification) na seção “Serviços Recomendados” (Recommended Services). Clique para abri-lo e, em seguida, clique novamente no bloco “Completar escopo da certificação” (Complete Certification Scope) – isso levará você à RACP.

2. Dentro da Plataforma de Certificação da Rainforest Alliance. Na parte superior da tela, na barra de tarefas, clique no menu “Contracts” (Contratos).

3. Na aba Contratos, clique no ícone de “página” na linha “Norma de Agricultura Sustentável” para abrir o formulário de contrato.

4. No formulário pop-up:

   • Clique no ícone de pessoa na janela pop-up.

• Em seguida, na próxima janela, pesquise o nome da Entidade Certificadora com a qual você firmou o contrato.

• Selecione o serviço relevante – Norma de Agricultura Sustentável (Cadeia de Suprimentos) no menu suspenso (caso ainda não esteja selecionado).

• Insira o ano do contrato, a data de início do contrato e a data de término do período de serviço (3 anos após o início).

• Clique em “Salvar e Fechar” (Save and Close) no topo da página para concluir a etapa

Passo 2: Confirmando o “aperto de mão”

O aperto de mão será agora enviado para a sua Entidade Certificadora para confirmação. Uma vez que eles criarem a Ordem de Auditoria, o seu aperto de mão estará concluído e o acesso da Entidade Certificadora ao seu perfil de certificação será ativado.

Observação: Depois que a Ordem de Auditoria é criada, o sistema não permitirá mais que você altere a Entidade Certificadora dentro do período contratual especificado. Para mais informações, consulte as Regras de Certificação e Auditoria para a Cadeia de Suprimentos.

Passo 3: Confirmar uma data de auditoria

Com acesso aos seus dados armazenados na RACP, a Entidade Certificadora pode agora começar a planejar sua auditoria. Isso envolverá a criação, por parte deles, de um Plano de Auditoria para executar as atividades de auditoria.

Observação: Em alguns países (como Gana), a equipe da Rainforest Alliance pode pré-atribuir uma Entidade Certificadora ao seu perfil. Nesse caso, as Entidades Certificadoras sugeridas exibidas na sua aplicação já são elegíveis. Você ainda terá que iniciar o aperto de mãos para ativar o contrato.

3.2 Processo de auditoria e certificação

3.2.1 Aceitando o plano de auditoria

Depois que você concluir o aperto de mão com a Entidade Certificadora e ela revisar suas informações, ela preparará um plano de auditoria.
Esse plano explica como a auditoria será implementada e será enviado diretamente a você (não será via plataforma).

O plano contém as seguintes informações:

• Datas planejadas para a auditoria;

• Duração da auditoria planejada;

• Atividades para o período;

• Amostra de locais planejados para auditoria.

Você precisará:

• Revisar o plano atentamente;

• Aprovar ou solicitar alterações, se necessário.

Quando ambos concordarem com o plano, a Entidade Certificadora realizará a auditoria.

Observação: Toda a comunicação relacionada ao planejamento da auditoria ocorre fora da plataforma, diretamente entre você e a Entidade Certificadora.

3.2.2 Processo de auditoria e enviar ações corretivas

Depois de contratado, a Entidade Certificadora (EC) planejará e realizará uma auditoria independente de suas operações, de acordo com o plano acordado.

A auditoria pode envolver:

• Uma reunião de abertura;

• Revisar os dados enviados por você na RACP e outros documentos;

• Visitar seus locais (para verificações físicas) e realizar entrevistas;

• Verificar a implementação das práticas de sustentabilidade e dos controles do sistema;

• Identificar quaisquer não conformidades e solicitar ações corretivas, se necessário.

Para mais detalhes e uma explicação completa dos aspectos relacionados à auditoria e às suas regras, você pode consultar esta seção do Knowledge Hub.

Nesta etapa do processo de auditoria, a Entidade Certificadora concluiu a auditoria para avaliar se a sua organização atende aos requisitos das normas da Rainforest Alliance que você escolheu.

Se forem encontradas não conformidades em relação aos requisitos, você precisará:

1. Explicar quais correções serão feitas para resolver as não conformidades;

2. Analisar a causa raiz da não-conformidade (análise de causa raiz, conforme nossas regras);

3. Informar como planeja implementar a ação corretiva.

A Entidade Certificadora verificará se as evidências apresentadas são suficientes para encerrar as não conformidades. Eles também poderão pedir que você forneça evidências de que os problemas foram resolvidos.

Você precisa enviar sua análise de causa raiz, a correção e a ação corretiva por meio da plataforma RACP.

Para enviá-las, siga as etapas abaixo.

Passo 1 – Faça login na plataforma RACP

Faça login na plataforma RACP.

• No seu painel, acesse a seção “Resultados” (Findings). Nessa seção, você verá o relatório/os resultados que o auditor produziu após a auditoria. Ela detalha conformidades e não conformidades durante a auditoria.

• Clique duas vezes na conclusão associada à sua auditoria. Será aberta uma visão detalhada do relatório.

Passo 2 – Revise os resultados da auditoria

Leia todo o relatório. Em cada requisito em que sua organização não estava em conformidade, espera-se que você forneça informações para essas seções:

• Análise de causa raiz (Root Cause Analysis): Aqui você deve informar a razão fundamental pela qual ocorreu a não conformidade. Deve ser um motivo para além da questão imediata, ou seja, uma falha sistêmica ou de processo que permitiu o problema.

• Correção (Correction): Aqui você descreve as ações imediatas que tomará para corrigir a não conformidade e restabelecer a conformidade.

• Ação Corretiva (Corrective Action): Aqui você informa uma solução de longo prazo que aborda a causa raiz para evitar a recorrência da não conformidade.

Confira as seções na imagem abaixo:

Passo 3 – Enviar e carregar os arquivos de Ação Corretiva

A plataforma permite anexar arquivos para serem compartilhados com as Entidades Certificadoras.

Por exemplo: para fornecer prova de correção de uma não conformidade, você pode anexar vários tipos de documentos de apoio ou imagens demonstrando que uma determinada questão foi abordada. Esses anexos ajudam a Entidade Certificadoras a verificar se a correção foi implementada de forma efetiva.

• Utilize a aba “Arquivos” (Files) para carregar os arquivos que deseja anexar aos resultados

Após fornecer todas as informações necessárias, você deve enviá-las à Entidade Certificadora.

• Isso é feito por meio da opção “enviar ação corretiva” (submit corrective action), no painel suspenso do canto superior direito da tela, conforme a imagem acima, e clicando no botão “Executar” (Execute) para enviar os arquivos.

Você notará, ao retornar ao seu painel, que a constatação que você revisou desapareceu do seu painel. Agora ele estará disponível para revisão da Entidade Certificadora.

A Entidade Certificadora se comunicará diretamente com você para solicitar quaisquer documentos adicionais, ajustes ou para informar decisões favoráveis relacionadas ao envio de suas ações corretivas. Se a revisão for bem-sucedida e a não conformidade for encerrada, você poderá seguir para a próxima etapa: visualizar o certificado.

3.2.3 Ver Meu Certificado

Esta seção mostrará como acessar e revisar rapidamente os detalhes da sua certificação por meio da plataforma. Seja para verificar o status do seu certificado, confirmar datas importantes ou baixar uma cópia, este guia oferece um passo a passo para encontrar tudo o que você precisa em um só lugar.

Siga estes passos simples para visualizar e baixar seu certificado:

1. Faça login no MyRA usando suas credenciais habituais.

2. Após acessar o painel de controle, busque a seção “Serviços recomendados” (Recommended Services).

3. Clique no bloco “Certificação” (Certification) para acessar os detalhes da sua certificação.

4. Uma nova janela será aberta, que levará você à Plataforma de Certificação, RACP.

5. No painel da RACP de certificações, role a página até encontrar a seção “Certificados” (Certificates), destacada abaixo.

6. Na seção “Certificados” (Certificates), encontre o certificado que deseja baixar.

7. Clique no botão Baixar (Download), o primeiro ícone da linha, marcado com o símbolo de uma medalha.

8. Seu certificado será baixado diretamente para o seu dispositivo em formato PDF.

Observação: o certificado inclui um código QR. Você pode escaneá-lo com um dispositivo móvel para visualizar rapidamente seu certificado em outra tela – perfeito para compartilhar ou para consultas rápidas!

4. Certificação com Aprovação

Após concluir seu Escopo de Certificação, você poderá receber um e-mail da Rainforest Alliance confirmando que sua organização se qualifica para a certificação por Aprovação, em vez do caminho padrão de Auditoria.

Isso significa que sua organização foi avaliada como de baixo risco (Nível de Risco A) por meio da Análise de Risco da Cadeia de Suprimentos (SCRA) e não precisa de uma auditoria completa de terceira parte. Em vez disso, você completará uma Autoavaliação, que será revisada diretamente pela Rainforest Alliance.

Se aprovada, você receberá uma Carta de Aprovação, reconhecimento formal de que suas operações atendem aos requisitos de certificação da Rainforest Alliance. Diferentemente de um certificado, que é emitido após uma auditoria completa e permite o uso das marcas certificadas Rainforest Alliance, a Carta de Aprovação possui a mesma validade que um Certificado. Ela confirma que organizações de baixo risco estão em conformidade com os padrões de sustentabilidade do Programa de Certificação da Rainforest Alliance.

Se quaisquer lacunas forem identificadas durante a revisão, sua organização poderá ser direcionada para o caminho de Auditoria para concluir o processo de certificação padrão.

4.1 Revisão e verificação da avaliação

A Aprovação substitui a Auditoria por uma revisão baseada em documentos:

1. Você preenche e envia uma Autoavaliação;

2. A Rainforest Alliance avalia sua submissão;

3. Pode ser solicitado que você forneça esclarecimentos ou correções;

4. Se não for aprovado, sua única opção para ser certificado(a) será seguir o caminho de Auditoria;

5. Se aprovado, você receberá seu certificado por meio de uma Carta de Aprovação.

4.1.1 Preenchendo a autoavaliação

• Faça login no MyRA

• Abra seu o Painel de Certificação;

• Role para baixo até a seção Caminho de Certificação;

• Clique no botão de alternância para selecionar a opção Aprovação;

• Clique no botão verde no bloco identificado como “Enviar autoavaliação” (Submit Self-Assessment).

Você será redirecionado para a Nova Plataforma de Certificação da Rainforest Alliance (RACP) para iniciar a avaliação.

NA RACP:

• Você verá a Autoavaliação do Padrão de Agricultura Sustentável v1.4;

• O formulário é estruturado por capítulos, com requisitos específicos relacionados à conformidade e implementação;

• Para cada pergunta, indique uma das seguintes opções:

  • Conformidade;

  • Não-conformidade;

  • Não aplicável (N/A).

Use as explicações fornecidas no formulário ao lado de cada requisito para ajudar a avaliar suas operações atuais em relação a cada requisito.

Seja o mais completo e preciso possível, pois esta autoavaliação serve de base para a decisão sobre a sua certificação.

Quando você tiver respondido cada seção com sucesso e fornecido evidências suficientes, poderá clicar no botão “enviar” (submit) e confirmar na página seguinte.

Os dados serão então enviados para a Rainforest Alliance para avaliação e verificação.

4.1.2 Avaliação e verificação pela Rainforest Alliance

A equipe de revisão da Rainforest Alliance avaliará cuidadosamente sua autoavaliação junto com os dados que você já enviou durante sua solicitação.

Como parte desta avaliação, poderá ser-lhe solicitado que forneça esclarecimentos ou provas adicionais para validar as suas respostas.

Este processo garante que suas operações atendam aos requisitos da norma e que a integridade do sistema de certificação seja mantida.

Com base nos resultados desta avaliação, a Rainforest Alliance poderá:

• Emitir uma Carta de Aprovação, concedendo certificação sem a necessidade de auditoria; ou

• Redirecionar sua organização para o processo de auditoria se determinados elementos não puderem ser verificados suficientemente apenas por meio da documentação.

Caso seja redirecionado para o processo de auditoria, consulte a seção “Solicitar nova certificação por meio de auditoria” para obter informações sobre os próximos passos.

4.2 Concessão e visualização da carta de aprovação

A Rainforest Alliance enviará uma notificação por e-mail assim que a avaliação e verificação dos seus dados forem concluídas. Caso o resultado da avaliação seja positivo e seja tomada a decisão de emitir uma Carta de Aprovação, você será informado.

A Carta de Aprovação estará disponível no site da RACP, onde você poderá visualizá-la e baixá-la. A Rainforest Alliance normalmente emite a Carta de Aprovação em até 2 semanas após o envio. Isso pode variar dependendo da completude da sua inscrição e do volume atual de processamento na Rainforest Alliance.

Vale lembrar que uma carta de endosso é considerada equivalente a um certificado no contexto da conformidade com os princípios de sustentabilidade da Rainforest Alliance.

Para visualizar e baixar sua carta de aprovação, siga os passos abaixo:

• Faça login na plataforma MyRA com suas credenciais;

• No seu painel de controle, navegue até a seção “Serviços Recomendados” (Recommended Services).

• Clique no bloco “Certificação” (Certification) e uma nova janela será aberta com os detalhes da aba Certificação.

• Selecione o bloco “Revisar carta de aprovação”.

• Você será direcionado para o painel da RACP.

• No painel da RACP, role a tela até a seção "Certificados" (Certificates). Aqui você encontrará a carta de aprovação.

• Clique no botão Baixar (Download). É o símbolo da medalha que fica em frente à linha da carta de aprovação.

• Sua carta de aprovação será baixada em formato PDF para o seu dispositivo, e você poderá visualizá-la a partir daí.

4.3 O que fazer após a certificação

Após a certificação da sua organização, você terá acesso a duas ferramentas essenciais que promovem a transparência e o fornecimento responsável: Rastreabilidade e solicitações.

4.3.1 Manutenção da Certificação

Para manter a certificação, o Detentor do Certificado deve:

1. Manter a conformidade com a Norma

   • Os Detentores de Certificado devem cumprir consistentemente a Norma de Agricultura Sustentável da Rainforest Alliance ou a Norma de Cadeia de Suprimentos aplicável ao longo de todo o ciclo.

   • Devem implementar ações corretivas quando surgirem não conformidades.

2. Respeitar o uso das marcas registradas da Rainforest Alliance

   • O uso do selo Rainforest Alliance deve seguir as diretrizes da marca e os termos do acordo de licenciamento.

   • O uso indevido pode levar à suspensão ou à revogação da certificação.

3. Evitar a suspensão ou o cancelamento do seu certificado

   • As Entidades Certificadoras podem suspender ou revogar um certificado se:

     • As auditorias não forem realizadas;

     • As não-conformidades não forem resolvidas;

     • As regras de Certificação forem violadas.

4.3.2 Rastreabilidade

Como organização da cadeia de suprimentos, a rastreabilidade permite acompanhar os produtos certificados à medida que se movem pela cadeia de suprimentos, desde os produtores até os processadores, exportadores e além. Isso garante que os produtos certificados sejam devidamente documentados e possam ser verificados em cada etapa. Isso ajuda a manter a credibilidade junto a compradores e parceiros, além de apoiar o cumprimento das normas de sustentabilidade.

Para obter mais informações sobre como usar nosso sistema de rastreabilidade, MultiTrace, consulte este guia.

4.3.3 Solicitações

As declarações permitem que você comunique seu status de certificação a clientes e partes interessadas. Isso inclui o uso de logotipos, rótulos ou declarações aprovados em embalagens, sites e materiais promocionais. Todas as solicitações devem seguir diretrizes específicas para garantir que sejam claras, precisas e estejam em conformidade com as regras de certificação.

Para obter mais informações sobre como usar nosso sistema Claims, consulte este guia.

5. Extensões do escopo de certificação

A extensão de escopo é uma atualização oficial do seu certificado Rainforest Alliance válido, que reflete mudanças significativas em suas operações – como a inclusão de novos cultivos, fazendas, locais ou o aumento do volume certificado. Isso garante que sua certificação permaneça precisa, confiável e em conformidade com as normas da Rainforest Alliance.

5.1 Entendendo as extensões do escopo de certificação

A seguir, apresentamos alguns aspectos importantes sobre as Extensões de Escopo de Certificação que você, como organização da cadeia de suprimentos, precisa entender.

5.1.1 O que é extensão do escopo?

Uma extensão de escopo é uma atualização formal da sua certificação, refletindo mudanças nas operações da sua organização. Permite incluir novos elementos, como volume maior, fazendas ou locais adicionais, novos cultivos, atividades ou níveis de rastreabilidade ao seu certificado existente, antes que ele expire.

5.1.2 Por que e quando uma extensão é exigida?

Você deve solicitar uma extensão de escopo se:

• Aumentar o volume certificado, a área ou os membros do grupo;

• Incluir um novo cultivo, local ou atividade de processamento;

• Alterar seu nível de rastreabilidade (por exemplo, de Balanço de Massa para Identidade Preservada).

Essas alterações devem ser atualizadas no MyRA e podem exigir uma auditoria de extensão, conforme o risco e a escala da mudança.

5.1.3 Quem inicia a extensão?

Você, como Detentor de Certificado, é responsável por iniciar a extensão do escopo.

Quando suas operações mudarem, por exemplo, como adicionar volume, alteração de locais, rastreabilidade ou cultivos, você deve fazer o seguinte:

Passo 1: Notificar sua Entidade Certificadora (EC)        

Informe a EC sobre seu plano para extensão do escopo. Isso é essencial para a coordenação e

para determinar se é necessária uma auditoria de extensão.

Passo 2: A Entidade Certificadora é responsável pelo processo de extensão

A Entidade Certificadora analisará sua solicitação.

Caso precisem realizar uma auditoria de extensão com base nas alterações, ela criará uma ordem de auditoria e a executará como na Certificação inicial ou Auditoria de Supervisão.

Caso não seja necessária uma auditoria, a Entidade Certificadora concederá a extensão do certificado na plataforma, e você será notificado por e-mail tão logo o certificado seja atualizado.

Para mais informações sobre as extensões, consulte as Regras de Certificação e Auditoria para a Cadeia de Suprimentos.

5.2 Quando uma extensão de Auditoria é exigida?

Para obter informações detalhadas sobre extensões, consulte as Regras de Certificação e Auditoria para a Cadeia de Suprimentos.

6. Solicitar transferência de Entidade Certificadora

A transferência de uma Entidade Certificadora significa transferir a supervisão da sua certificação de uma Entidade Certificadora autorizada para outra. Esse processo garante que sua certificação siga válida e reconhecida, enquanto altera a organização responsável pelas auditorias e pelo monitoramento de conformidade.

As transferências devem seguir as regras estabelecidas nas Normas de Certificação e Auditoria para a Cadeia de Suprimentos, a fim de manter a integridade da sua certificação. É importante iniciar o processo corretamente e estabelecer uma comunicação clara com a nova Entidade Certificadora.

Observação: não é possível iniciar transferências para não conformidades resolvidas com um plano que exija verificação de acompanhamento no prazo de 12 meses a partir da data de início da auditoria anterior.