Zertifizierung als Lieferketten-Organisation

1. Erste Schritte mit der Zertifizierung für Akteure der Lieferkette

Sobald Ihre Organisation eingerichtet ist und die Voraussetzungsschritte auf Ihrem MyRA-Dashboard abgeschlossen sind, werden Sie feststellen, dass die Zertifizierungs-Kachel nun „Freigeschaltet“ ist. Sie können Ihre Zertifizierungsreise beginnen, indem Sie auf das Pfeilsymbol auf der „Zertifizierungs“-Kachel im Dashboard klicken.

Hinweis: Bitte stellen Sie sicher, dass Ihre relevanten BenutzerInnen die richtige „Zertifizierungs“-Rolle erhalten haben, bevor Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Zertifizierung akzeptieren.

Tipp: Wenn die Zertifizierungs-Kachel noch gesperrt erscheint wie im Bild unten, stellen Sie sicher, dass Sie die Voraussetzungsschritte abschließen, indem Sie dem Leitfaden „Erste Schritte mit MyRA für alle BenutzerInnen“Erste Schritte mit MyRA für alle BenutzerInnen“ folgen.

Die Eingaben für die Voraussetzungs-Einrichtung finden Sie in diesem Abschnitt des MyRA-Dashboards, der nur für Organisations-AdministratorInnen sichtbar ist, wie unten dargestellt. Die Status-Tags werden entweder als „Zu erledigen“ oder „Abgeschlossen“ angezeigt.

1.1 Akzeptieren der Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Zertifizierung

Bevor Sie den Zertifizierungsprozess beginnen, werden Sie aufgefordert, die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Zertifizierung zu prüfen und zu akzeptieren, wenn Sie mit zertifizierungsbezogenen Diensten fortfahren möchten.

Diese Bedingungen beziehen sich speziell auf Ihre Nutzung der Online-Plattformen, die das Zertifizierungssystem unterstützen.

Sie beschreiben:

• wie Ihre Organisation auf die Plattform zugreifen und sie nutzen darf

• Verantwortlichkeiten für sichere Anmeldung und angemessene Nutzung

• Systemverfügbarkeit und was passiert, wenn Ihr Zugang gesperrt wird

Prüfen Sie auf diesem Bildschirm die Vereinbarung sorgfältig. Sobald Sie bereit sind, aktivieren Sie das Kästchen neben der Vereinbarung und klicken Sie auf „Anmelden“, um zu bestätigen.

Sie werden dann zu Ihrem Rainforest Alliance-Zertifizierungs-Dashboard weitergeleitet, wo Sie mit dem Abschluss der für die Zertifizierung erforderlichen Aufgaben beginnen können.

1.2 MyRA-Zertifizierungs-Überblick

Um sich für die Rainforest Alliance-Zertifizierung zu bewerben, müssen Sie zunächst einige grundlegende Informationen über Ihre Organisation bereitstellen. Suchen Sie auf Ihrem MyRA-Dashboard nach den Kacheln mit den Bezeichnungen „Organisationsstruktur“ und „Standorte“. Das Ausfüllen dieser Abschnitte ist erforderlich, bevor Sie den Zertifizierungsantragsprozess freischalten und beginnen können.

Ihre Zertifizierungs-Überblicksseite ist darauf ausgelegt, Sie Schritt für Schritt durch die Zertifizierungsreise zu führen.

Jede „Kachel“ stellt eine bestimmte Aufgabe oder eine Reihe von Anforderungen dar, die Sie auf dem Weg erfüllen müssen. Die Kacheln enthalten kurze Beschreibungen, die Ihnen helfen zu verstehen, was erwartet wird und welche Maßnahmen zu ergreifen sind.

Dieser Leitfaden führt Sie durch jeden Schritt.

1.2.1 Registrierungsabschnitt

Wenn Sie auf der Zertifizierungs-Überblicksseite landen, finden Sie die verschiedenen Abschnitte mit Kacheln, in denen Ihre Eingabe erforderlich ist, beginnend mit dem Abschnitt „Registrierung“.

Hier besteht Ihre Aufgabe darin, zu überprüfen und zu verifizieren, dass alle Informationen zur Organisationsstruktur und zu den Standorten korrekt sind. Wenn sich etwas geändert hat oder korrigiert werden muss, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, es zu aktualisieren.

Befolgen Sie die folgenden Schritte, um Ihre Registrierungsinformationen zu bestätigen und mit der Zertifizierung fortzufahren.

1.3 Überprüfung Ihrer Registrierungsinformationen

1.3.1 Überprüfung der Organisationsstruktur

Stellen Sie sicher, dass die/der gesetzliche VertreterIn korrekt ist und die Anzahl der ArbeiterInnen stimmt.

Ein/e ArbeiterIn ist eine Person, die Arbeit gegen ein monetäres Entgelt verrichtet. Ein/e ArbeiterIn umfasst alle Arten von Personen, die arbeiten, unabhängig von ihrem Vertragsstatus, wie Festangestellte, befristet Beschäftigte, Saisonarbeitskräfte, MigrantInnen, AkkordarbeiterInnen, dokumentierte und undokumentierte Personen sowie über einen Arbeitsvermittler eingestellte Personen, Personen in Ausbildung, Leitung der Gruppe, einschließlich Praktikanten und Auszubildenden, sowie Personen, die vorübergehend von einer Arbeitsstelle oder einem Unternehmen abwesend sind, bei dem sie kürzlich wegen Krankheit, Elternzeit, Urlaub, Ausbildung oder Arbeitskampf gearbeitet haben.

Sobald die Informationen überprüft wurden, können Sie auf die Schaltfläche „Fertigstellen“ klicken.

Sie werden zum MyRA-Dashboard zurückgeleitet. Klicken Sie einfach erneut auf die Kachel „Zertifizierung“, um auf die Zertifizierungs-Überblicksseite zuzugreifen und fortzufahren.

1.3.2 Überprüfung und Bestätigung der Standorte

Der nächste Schritt in Ihrer Zertifizierungsreise besteht darin, die mit Ihrer Organisation verknüpften Standorte zu überprüfen und zu bestätigen.

Klicken Sie von Ihrem Zertifizierungs-Dashboard aus auf die Kachel „Standorte“. Dies öffnet die Standorte-Seite, auf der Sie eine Liste aller bereits von dem/der Organisations-AdministratorIn eingegebenen Standorte sehen.

Was ist ein Standort?

Im Rainforest Alliance-Zertifizierungsprogramm wird ein Standort als jeder physische Ort bezeichnet, an dem zertifizierungsbezogene Aktivitäten stattfinden.

Dies kann Folgendes umfassen:

• einen Hauptsitz oder ein Büro

• eine Verarbeitungs- oder Verpackungsanlage

• jeden Ort, an dem zertifizierte Produkte gelagert, gehandhabt oder mit ihnen interagiert wird

Jede zertifizierte Organisation muss mindestens einen Standort registrieren, und einer davon muss als Zentraler Verwaltungsstandort (CML) ausgewiesen werden, der Standort, der für die Überwachung und Verwaltung der Zertifizierungsaktivitäten verantwortlich ist. Der CML wird auf der Standorte-Seite durch einen Stern gekennzeichnet.

Hinweis: Wenn Ihre Organisation nur einen Standort hat, wird dieser automatisch als Zentraler Verwaltungsstandort (CML) markiert. Wenn Sie mehrere Standorte haben, können Sie den CML zuweisen, indem Sie das Kästchen auf der Seite Allgemeine Informationen aktivieren, wenn Sie einen Standort eingeben oder bearbeiten.

Standorte hinzufügen und verwalten

Auf der Standorte-Seite können Sie:

• einen neuen Standort hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche „+ Standort hinzufügen“ in der oberen rechten Ecke klicken

• jeden bestehenden Standort bearbeiten, indem Sie auf das Stiftsymbol daneben klicken

• einen bestehenden Standort löschen

Für jeden Standort müssen Sie allgemeine Informationen angeben wie:

• Name

• Adresse

• Land und Standortdetails

Nutzpflanzen zu einem Standort hinzufügen

Sobald die allgemeinen Informationen gespeichert sind, müssen Sie sicherstellen, dass jedem Standort zugehörige Nutzpflanzen zugeordnet sind.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „+ Nutzpflanzen hinzufügen“

2. Wählen Sie im Pop-up die zutreffende Kultur aus der Dropdown-Liste aus

3. Geben Sie die erforderlichen Details über Ihre Aktivitäten im Zusammenhang mit dieser Nutzpflanze ein.

Diese Felder variieren je nach Art der ausgewählten Nutzpflanze.

Wiederholen Sie diesen Vorgang, um alle relevanten Nutzpflanzen oder Nutzpflanzenvarianten für den Standort hinzuzufügen.

Sorten können nicht bearbeitet werden, sobald eine Nutzpflanze erstellt wurde. Wenn die Sorte geändert werden muss, müssen Sie die Nutzpflanze löschen und eine neue mit der korrekten Sorte erstellen. Sie können jedoch weiterhin die Aktivitäten und Rückverfolgbarkeitstypen für eine Nutzpflanze bearbeiten.

Wenn Sie mehrere Sorten derselben Nutzpflanze haben, erstellen Sie für jede Sorte individuelle Nutzpflanzen.

Wenn Sie mit dem Erstellen oder Bearbeiten von Standorten fertig sind, werden Sie zur Standorte-Übersichtsseite zurückgebracht, und wenn Sie auf „Verlassen“ klicken, werden Sie zum MyRA-Dashboard zurückgeleitet. Klicken Sie einfach auf die Kachel „Zertifizierung“, um zur Zertifizierungs-Übersichtsseite zurückzukehren. Die Standorte-Kachel sollte nun ein Tag „Abgeschlossen“ anzeigen.

Nachdem die Standortdaten erfasst wurden, können Sie zum nächsten Schritt übergehen – dem Abschließen Ihrer Risikobewertung der Lieferkette.

2. Antrag auf Zertifizierung für Akteure der Lieferkette

Hinweis: Bitte stellen Sie sicher, dass Sie die folgenden Schritte in der richtigen Reihenfolge ausführen, d.h. führen Sie Schritt 2.1 aus, bevor Sie mit den verbleibenden Schritten fortfahren.

2.1 Abschließen der Risikobewertung der Lieferkette

Sie müssen nun für jeden Ihrer aufgelisteten Standorte eine Risikobewertung der Lieferkette des Standorts abschließen.

Dieser Schritt stellt sicher, dass wichtige standortspezifische Risiken dokumentiert werden, um vor dem Audit- und Zertifizierungsprozess bewertet zu werden.

So schließen Sie die Risikobewertung ab:

1. Klicken Sie vom MyRA-Dashboard aus auf die Zertifizierungs-Kachel.

2. Klicken Sie auf der Zertifizierungs-Übersichtsseite auf die Kachel „Zertifizierungsrahmen vervollständigen“.

3. Es werden Ihnen die Allgemeinen Geschäftsbedingungen für die RACP angezeigt. Prüfen Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und akzeptieren Sie sie, indem Sie das Kästchen aktivieren und dann auf die Schaltfläche „Anmelden“ klicken.

4. Von dort werden Sie zum Dashboard der Rainforest Alliance-Zertifizierungsplattform (RACP) weitergeleitet.

5. Klicken Sie im Dashboard auf den Tab „Standorte“ in der oberen Navigationsleiste.

6. Sie sehen eine Tabelle mit allen Standorten, die mit Ihrer Organisation verknüpft sind.

7. Klicken Sie für jeden Standort auf das „Seiten“-Symbol auf der linken Seite der Zeile. Dies öffnet die Standortdaten-Seite.

8. Wählen Sie in der oberen Navigationsleiste den Tab „Standortfragen“ aus.

9. Sie sehen nun eine Liste der „Standort-Zertifizierungsfragen“ im Zusammenhang mit dem Risiko der Lieferkette und dem operativen Kontext.

10. Verwenden Sie die Dropdown-Listen, um die am besten geeigneten Antworten für jede Frage auszuwählen.

11. Wiederholen Sie diesen Vorgang für jeden Standort, der unter Ihrer Organisation aufgeführt ist.

Alle Fragen für jeden Standort müssen beantwortet werden, bevor Sie mit dem Abschluss Ihres Zertifizierungsrahmens fortfahren können.

Sobald die Risikobewertungen der Lieferkette für jeden Standort abgeschlossen und gespeichert sind, können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren: Unterzeichnung einer Lizenzvereinbarung mit der Rainforest Alliance

2.2 Lizenzvereinbarung

Diese Vereinbarung gewährt Ihrer Organisation das Recht, am Rainforest Alliance-Zertifizierungsprogramm teilzunehmen und den Namen und die Marken der Rainforest Alliance unter bestimmten Bedingungen zu verwenden.

Durch die Unterzeichnung stimmt Ihre Organisation Folgendem zu:

• der Einhaltung der verbindlichen Dokumente, die die Lizenz-Allgemeinen Geschäftsbedingungen, anwendbaren Standards, Regeln und Richtlinien umfassen (einsehbar in unserem Knowledge Hub)

• die Marken der Rainforest Alliance nur mit vorheriger Genehmigung und in Übereinstimmung mit den Anforderungen zu verwenden

• die Rainforest Alliance über jeden Missbrauch oder jede Verletzung im Zusammenhang mit ihren Marken zu informieren

• die Einhaltung relevanter Handelskontrollgesetze und bei Bedarf die uneingeschränkte Zusammenarbeit mit der Rainforest Alliance

• die Zahlung von Lizenzgebühren oder Gebühren, falls zutreffend, basierend auf Ihrem Geschäftsmodell und Produkttransaktionen

Beginnen Sie, indem Sie die Kachel Lizenzvereinbarung öffnen.

Sie gelangen zu einer Seite für die Lizenzvereinbarung auf der Organisationsseite. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Lizenzvereinbarung unterzeichnen“, um die Vereinbarung zu prüfen.

Sie können dann das Kästchen aktivieren, um zu bestätigen, dass Sie dem Inhalt der Vereinbarung zustimmen, und diese einreichen. Auf diese Vereinbarung kann jederzeit über Ihr Organisations-Dashboard zugegriffen werden.

Die Lizenzvereinbarung ist eine obligatorische Anforderung. Ohne sie kann Ihr Zertifizierungsprozess nicht abgeschlossen werden, und das Zertifikat wird nicht ausgestellt.

Wenn Sie Fragen zur Vereinbarung haben, können Sie sich an Customer Success unter customersuccess@ra.org wenden

2.3 Vervollständigung des Zertifizierungsrahmens

Ihr Zertifizierungsrahmen definiert:

• die Standorte und Aktivitäten, die Sie zertifizieren lassen.

• die Produkte oder Nutzpflanzen, die Sie verwenden.

• die Rückverfolgbarkeitstypen, die für Ihre Betriebsabläufe gelten.

• die geschätzten jährlichen Mengen, für die Sie verantwortlich sind.

Diese Informationen werden mit Ihrer ausgewählten Zertifizierungsstelle geteilt, falls Sie sich für ein Audit qualifizieren, und bilden die Grundlage für die Audit-Planung und Kostenvoranschlag.

Schritt 1: RACP öffnen

Klicken Sie vom MyRA-Dashboard aus auf die Kachel „Zertifizierung“, um auf die Zertifizierungs-Übersichtsseite zuzugreifen

Suchen Sie den Abschnitt Antrag und klicken Sie auf die Kachel mit der Bezeichnung „Zertifizierungsrahmen vervollständigen“.

Nachdem Sie auf „Zertifizierungsrahmen vervollständigen“  geklickt haben, werden Sie zur Rainforest Alliance-Zertifizierungsplattform (RACP) weitergeleitet, wo Sie automatisch angemeldet werden, sofern Ihnen die Zertifikat-Rolle in Ihrem MyRA-Profil zugewiesen wurde.

Schritt 2: Zertifizierungsformular ausfüllen

Auf der Rainforest Alliance-Zertifizierungsplattform (RACP):

• Gehen Sie zum Abschnitt „Zertifizierungsvorbereitung“

• Klicken Sie auf „Zertifizierungsrahmen“

• Es öffnet sich ein Formular, das mehrere Abschnitte auf der rechten Seite anzeigt, die bereits mit den Daten vorausgefüllt sind, die Sie von MyRA eingegeben haben (z. B. Ihre Standorte, Nutzpflanzen und Aktivitäten).

Hinweis: Ändern Sie die vorausgefüllten Daten nicht. Falls Korrekturen an den Daten vorgenommen werden müssen, wenden Sie sich bitte an Customer Success unter customersuccess@ra.org. Änderungen hier könnten die Genauigkeit Ihrer Zertifizierungsinformationen beeinträchtigen.

• Überprüfen Sie alle Felder. Stellen Sie sicher, dass alles korrekt ist.

• Erforderliche Maßnahmen: Füllen Sie unbedingt die Spalte „Schwellenwert“ in der Nutzpflanzen-Tabelle aus und geben Sie an, ob Ihre Organisation mehr oder weniger als die von der Rainforest Alliance zertifizierten Mengen für jede Nutzpflanze handhabt. Dies umfasst alle Nutzpflanzenmengen, die von Ihrer Organisation verwendet werden, auch solche, die nicht im Rainforest Alliance-Zertifizierungsrahmen enthalten sind. Sie können hier auf die Anleitung zum Mengenschwellenwert Bezug nehmen.

Es ist wichtig zu beachten, dass es im Fragebogen ein Bestätigungsauswahlfeld gibt. Dieses sollte mit Ja markiert werden, falls zutreffend, und die entsprechenden Antworten im Abschnitt unter dem Feld müssen ausgefüllt werden, um den Zertifizierungsrahmen einzureichen.

Wenn Sie auf eine der Fragen im Zertifizierungsrahmen mit „Nein“ geantwortet haben, wird das kleine Symbol auf der rechten Seite des Panels als rotes „X“ angezeigt. Abschnitte, die mit Ja beantwortet wurden, zeigen ein grünes „Häkchen“ wie unten dargestellt.

• Wenn Sie fertig sind, klicken Sie oben im Formular auf „Speichern und validieren“.

• Falls Fehler im Formular vorhanden sind, erscheint ein roter Warnblock, der angibt, was der Fehler ist. Wenn Sie auf den Fehler klicken, werden Sie zur Frage weitergeleitet, bei der der Fehler besteht, damit Sie ihn beheben können.

• Wenn alles korrekt ausgefüllt ist, erscheint eine grüne Bestätigungsmeldung.

• Klicken Sie als Nächstes auf „Einreichen“ unten rechts, um zu einer anderen Seite weitergeleitet zu werden.

• Geben Sie auf der nächsten Seite Kommentare ein, falls Sie welche haben, und bestätigen Sie, dass Ihre Informationen wahrheitsgemäß sind, indem Sie das Kästchen aktivieren. Schließen Sie den Vorgang ab, indem Sie auf die Schaltfläche „Einreichen“ klicken.

2.4 Zertifizierungs-Weg

Nach dem Einreichen Ihres Zertifizierungsrahmens wird dieser verarbeitet. Dies kann zwischen 5 und 15 Minuten dauern.

Sobald die Verarbeitung Ihres Rahmens abgeschlossen ist, erhalten Sie eine E-Mail von der Rainforest Alliance mit dem Titel „Bestätigung der Einreichung des Zertifizierungsrahmens“, die Ihren Zertifizierungsweg bestätigt und Ihnen die zu befolgenden Schritte auf Grundlage der Risikobewertungen mitteilt:

Audit (Risikostufe B-C) oder Bestätigung (Risikostufe A).

Für eine detaillierte Beschreibung der Risikobewertung der Lieferkette und wie der relevante Weg bestimmt wird, verweisen Sie bitte auf das Handbuch „Zertifizierungsprozess & Zeitpläne“.

Der für Sie zu befolgende Prozess für beide Wege wird in den Abschnitten unten ausführlicher beschrieben.

2.4.1 Zertifizierung durch Audit

Wenn Ihre Organisation eine Risikostufe der Lieferkette von B oder C erhält, folgen Sie dem Audit-Weg.

Dies umfasst:

• das Ausfüllen des Zertifizierungsantragsformulars (ZAF)

• den Vertragsabschluss mit einer zugelassenen Zertifizierungsstelle

• die Durchführung eines externen Audits zur Überprüfung der Compliance

• den Erhalt eines Zertifikats nach erfolgreicher Verifizierung

Dieses Zertifikat bestätigt, dass Ihre Betriebsabläufe die Rainforest Alliance-Zertifizierungsstandards erfüllen und erlaubt die Verwendung der Rainforest Alliance-Marken.

Für detaillierte Anweisungen gehen Sie bitte zum Abschnitt „3.  Antrag auf neue Zertifizierung mit Audit“.

Wenn Sie Fragen zu den Wegen oder Risikostufen haben, können Sie sich an Customer Success unter customersuccess@ra.org wenden

2.4.2 Zertifizierung durch Bestätigung

Wenn Ihre Organisation als Risikostufe A (niedriges Risiko) eingestuft wird, sind Sie für eine Zertifizierung über Bestätigung berechtigt.

In diesem Fall:

• werden Sie eine Selbstbewertung abschließen, die auf dem Standard für nachhaltige Landwirtschaft basiert

• wird die Rainforest Alliance Ihre Einreichung intern überprüfen

• Falls die Informationen nicht vollständig verifiziert werden können, werden Sie möglicherweise zum Audit-Weg umgeleitet

• Falls genehmigt, erhalten Sie ein Bestätigungsschreiben anstelle eines Zertifikats. Dieses Bestätigungsschreiben gewährt der Organisation dieselben Rechte und Pflichten im Rahmen der Zertifizierung wie das Zertifikat.

Das Bestätigungsschreiben bestätigt formal Ihre Einhaltung der Rainforest Alliance-Nachhaltigkeitsstandards, anhand derer Sie bewertet werden, und ermöglicht es Ihnen, zertifizierte Produkte zu handeln und die Rainforest Alliance-Marken zu verwenden, wo zutreffend.

Für eine ausführlichere Beschreibung der Zertifizierung durch Bestätigung können Sie zum Abschnitt „4.  Antrag auf neue Zertifizierung mit Bestätigung“ unten gehen.

Wenn Sie Fragen zu den Wegen oder Risikostufen haben, können Sie sich an Customer Success unter customersuccess@ra.org wenden

2.4.3 Wie Sie mit der Zertifizierung fortfahren

Sobald Sie Ihre E-Mail mit Ihrem zugewiesenen Weg erhalten:

1. Melden Sie sich im MyRA-Portal an und rufen Sie die Zertifizierungs-Übersichtsseite auf

2. Gehen Sie zum Abschnitt „Antrag“ Ihres Zertifizierungs-Dashboards

3. Verwenden Sie die Umschaltfläche darunter, um entweder Audit oder Bestätigung auszuwählen

4. Befolgen Sie die angezeigten relevanten Schritte, um mit Ihrer Zertifizierung fortzufahren

3. Vertragsabschluss & Zertifizierung mit Audit

Hinweis: Lesen Sie diesen Abschnitt nur, wenn Ihre E-Mail von der Rainforest Alliance angegeben hat, dass Sie den Audit-Ansatz zur Zertifizierung befolgen sollen. Wenn Sie für eine Zertifizierung durch Bestätigung berechtigt sind, können Sie zu diesem Abschnitt vorspringen.  

3.1 Antrag und Vertragsabschluss

Der Zertifizierungsantrag und der Vertragsabschluss mit einer Zertifizierungsstelle sind eng miteinander verbunden, da das Antragsformular die Daten zum Rahmen enthält, die die Zertifizierungsstelle verwendet, um Ihnen einen Kostenvoranschlag für das Audit zu erstellen.

3.1.1 Prozessübersicht

Nachfolgend finden Sie einen Überblick über die Schritte, die bei der Auswahl einer Zertifizierungsstelle und der Beantragung einer Zertifizierung erforderlich sind. Achten Sie darauf, welche Aktionen innerhalb der Rainforest Alliance-Zertifizierungsplattform (RACP) stattfinden und welche außerhalb der Plattform abgewickelt werden. Eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie im nächsten Abschnitt.

1. Füllen Sie das Zertifizierungsantragsformular (ZAF) aus (in der neuen RACP)

   • Schließen Sie Ihr ZAF ab und reichen Sie es ein, um Ihre Zertifizierungsdetails zusammenzufassen.

2. Sehen Sie sich die Liste der zugelassenen Zertifizierungsstellen in Ihrer Region an (in der RACP)

   • Das ZAF zeigt eine Liste von Zertifizierungsstellen an, die berechtigt sind, ein Audit in Ihrer Region und für Ihren Rahmen (Nutzpflanze, Aktivität) durchzuführen.

3. Wählen Sie eine Zertifizierungsstelle aus und kontaktieren Sie diese (außerhalb der Plattform)

   • Überprüfen Sie die verfügbaren Zertifizierungsstellen, die im ZAF aufgeführt sind, und nehmen Sie per Telefon oder E-Mail Kontakt auf, indem Sie die Informationen in Ihrem heruntergeladenen ZAF verwenden, um einen Kostenvoranschlag anzufordern.

4. Einigen Sie sich auf einen Kostenvoranschlag und unterzeichnen Sie einen Vertrag (außerhalb der Plattform)

   • Alle Preisgespräche und Vertragsvereinbarungen finden direkt mit Ihrer gewählten Zertifizierungsstelle statt.

5. Kehren Sie zur Plattform zurück, um einen Handshake zu initiieren (in der RACP)

   • Sobald ein Vertrag vorliegt, melden Sie sich mit Ihren Anmeldedaten wieder bei MyRA an und navigieren Sie zur RACP, um den Handshake zu initiieren und der Zertifizierungsstelle Zugang zu Ihren Zertifizierungsdaten zu gewähren.

3.1.2 Zertifizierungsantragsformular (ZAF) ausfüllen und einreichen

Sobald Sie Ihren Zertifizierungsrahmen eingereicht haben, besteht der nächste Schritt darin, das Zertifizierungsantragsformular (ZAF) auszufüllen. Dieses Formular konsolidiert alle Informationen Ihrer Organisation in einer strukturierten Zusammenfassung, die Zertifizierungsstellen während des Kostenvoranschlags- und Audit-Planungsprozesses überprüfen und verwenden können.

Schritt 1: Zugang zu ZAF

• Melden Sie sich bei der Rainforest Alliance-Zertifizierungsplattform (RACP) an

• Suchen Sie vom Dashboard aus den Abschnitt „Zertifizierungsvorbereitung“

• Klicken Sie auf die Zeile mit dem Titel „Zertifizierungsantragsformular“

Schritt 2: Formular ausfüllen

Sie werden nun zu einem fragebogenbasierten Formular weitergeleitet, das Felder enthält, die Antworten erfordern.

• Scrollen Sie durch das Formular, um die erforderlichen Felder zu überprüfen und zu aktualisieren

• Füllen Sie auf der rechten Seite den Checklisten-Abschnitt aus, um zu bestätigen, dass alle erforderlichen Details überprüft wurden

• Wenn Sie fertig sind, klicken Sie in der oberen Aufgabenleiste auf „Speichern und validieren“.

• Alle ausstehenden Felder oder Fragen werden rot für Sie hervorgehoben. Klicken Sie einfach auf die rote Warnleiste, und sie zeigt Ihnen die auszufüllenden Felder.

Wenn alle Informationen korrekt eingegeben sind, sehen Sie eine grüne Bestätigungsmeldung, dass alles in Ordnung ist. Wie unten:

Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Formular einreichen“ unten rechts auf der Seite, um Ihren Antrag abzuschließen.

Geben Sie alle zusätzlichen Kommentare ein, die für Ihren Zertifizierungsantrag relevant sind, aktivieren Sie dann das Bestätigungsfeld und klicken Sie erneut auf „Einreichen“.

Schritt 3: Laden Sie Ihr ZAF-Dokument herunter

Kehren Sie nach dem Einreichen zu Ihrem RACP-Dashboard zurück und gehen Sie zum Menü „Dokumente“.

Dort finden Sie ein herunterladbares PDF mit dem Titel „Rainforest Alliance Certification Application“. Dieses Dokument fasst alle von Ihnen eingereichten Informationen zusammen und ist während der Angebotsphase mit Zertifizierungsstellen hilfreich.

• Klicken Sie auf das Kästchen links neben der Zeile und bestätigen sie dieses, um das Dokument auszuwählen

• Klicken Sie dann auf das Symbol „Herunterladen“ in der oberen rechten Aufgabenleiste

3.1.3 Auswahl einer zugelassenen Zertifizierungsstelle (ZS)

Sobald Sie Ihr Zertifizierungsantragsformular (ZAF) eingereicht haben, besteht der nächste Schritt darin, eine Zertifizierungsstelle auszuwählen, mit der Sie für Kostenvoranschläge zur Durchführung des Audits in Kontakt treten.

Ihr ZAF enthält eine Liste zugelassener Zertifizierungsstellen, die berechtigt sind, Ihre Organisation zu zertifizieren, im unten hervorgehobenen Abschnitt.

Sie können Kostenvoranschläge von mehreren Zertifizierungsstellen anfordern und mit derjenigen einen Vertrag abschließen, die Ihren Bedürfnissen am besten entspricht.

Schritte zur Kontaktaufnahme mit einer Zertifizierungsstelle:

• Finden Sie die Kontaktdaten der Zertifizierungsstellen, Sie können in diesem Abschnitt des Knowledge Hub nach ihnen suchen.

• Teilen Sie Ihr ZAF mit ihnen, um einen Kostenvoranschlag basierend auf Ihrem Zertifizierungsrahmen anzufordern.

• Sie und die ausgewählte ZS werden alle Preisgespräche und vertraglichen Vereinbarungen direkt außerhalb der Plattform abwickeln.

• Sobald der Vertrag vorliegt, kehren Sie zur Plattform zurück, um einen Handshake zu initiieren und sich formal mit Ihrer Zertifizierungsstelle zu verbinden.

3.1.4 Abschluss des „Handshakes“ mit der Zertifizierungsstelle

Sobald Sie einen Vertrag unterzeichnet haben mit Ihrer bevorzugten Zertifizierungsstelle außerhalb der Plattform, besteht der nächste Schritt darin, diese Vereinbarung innerhalb der Plattform zu registrieren. Dieser Prozess wird als Handshake bezeichnet.

Der Handshake ist ein kritischer Schritt, der einen sicheren Datenaustausch zwischen Ihrer Organisation und der Zertifizierungsstelle ermöglicht. Ohne diesen Schritt abzuschließen, kann Ihre ausgewählte Zertifizierungsstelle nicht auf Ihren Antrag zugreifen oder mit der Planung des Audits beginnen.

Handshake-Prozess

Folgendes geschieht während und nach Abschluss des Handshake:

1. ZertifikatsInhaberIn initiiert Handshake in der RACP

   • Sie sind dafür verantwortlich, den Handshake in der Plattform zu initiieren. Dies gewährt Ihrer ausgewählten Zertifizierungsstelle Zugang zum Profil Ihrer Organisation, einschließlich Ihres eingereichten Antrags und Ihrer Indikatordaten.

2. Vertragsbestätigung durch die Zertifizierungsstelle

   • Sobald der Handshake initiiert ist, erhält die Zertifizierungsstelle Zugang zu Ihren Daten und kann mit der Überprüfung der bisher von Ihnen eingereichten Informationen beginnen.

3. Audit-Vorbereitung

   • Mit Zugang zu Ihrem Profil kann die Zertifizierungsstelle sich auf Ihr Audit vorbereiten, indem sie genaue Daten und Dokumentation verwendet, die über die Plattform bereitgestellt werden. Sie erstellt einen Audit-Auftrag – dies bestätigt, dass der Vertrag im System vorliegt, und blockiert die Möglichkeit, die Zertifizierungsstelle für die angegebenen Jahre zu wechseln, in Übereinstimmung mit den Zertifizierungs- und Audit-Regeln für die Lieferkette.

Schritt 1 – Handshake initiieren

Befolgen Sie diese Schritte, um den Handshake innerhalb der RACP zu initiieren:

1. Melden Sie sich bei MyRA an und navigieren Sie zur Kachel „Zertifizierung“ im Abschnitt „Empfohlene Dienste“. Klicken Sie, um sie zu öffnen, und klicken Sie dann erneut auf die Kachel „Zertifizierungsrahmen vervollständigen“ – dies führt Sie zur RACP.

2. Innerhalb der Rainforest Alliance-Zertifizierungsplattform Klicken Sie oben auf dem Bildschirm in der Aufgabenleiste auf das Menü „Verträge“.

3. Klicken Sie im Tab Verträge auf das Symbol „Seite“ in der Zeile für „Standard für nachhaltige Landwirtschaft“, um das Vertragsformular zu öffnen.

4. Klicken Sie auf das Personensymbol

   • im Pop-up-Fenster.

• Suchen Sie dann im nächsten Fenster nach dem Namen der Zertifizierungsstelle, mit der Sie einen Vertrag abgeschlossen haben

• Wählen Sie den relevanten Dienst – Standard für nachhaltige Landwirtschaft [Lieferkette] aus der Dropdown-Liste aus (falls nicht bereits ausgewählt)

• Geben Sie das Vertragsjahr, das Startdatum des Vertrags und das Enddatum des Vertrags der Dienstleistungsperiode ein (3 Jahre nach Beginn)

• Klicken Sie auf „Speichern und schließen“ oben auf der Seite, um den Schritt abzuschließen

Schritt 2 – Bestätigung des „Handshakes“

Der Handshake wird nun zur Bestätigung an Ihre Zertifizierungsstelle gesendet. Sobald sie den Audit-Auftrag erstellen, ist Ihr Handshake abgeschlossen und ihr Zugang zu Ihrem Zertifizierungsprofil wird aktiviert.

Hinweis: Sobald der Audit-Auftrag erstellt ist, erlaubt das System Ihnen nicht mehr, die Zertifizierungsstelle innerhalb der angegebenen Vertragsperiode zu wechseln. Für weitere Informationen verweisen Sie auf die Zertifizierungs- und Audit-Regeln für die Lieferkette

Schritt 3 – Planung eines Audit-Termins

Mit Zugang zu Ihren in der RACP gespeicherten Daten kann die Zertifizierungsstelle nun mit der Planung Ihres Audits beginnen. Dies beinhaltet die Erstellung eines Audit-Plans zur Durchführung der Audit-Aktivitäten.

Hinweis: In einigen Ländern (wie z. B. Ghana) kann das Rainforest Alliance-Personal Ihrem Profil eine Zertifizierungsstelle vorab zuweisen. In diesem Fall sind die in Ihrem Antrag vorgeschlagenen Zertifizierungsstellen bereits berechtigt. Sie müssen dennoch den Handshake selbst initiieren, um den Vertrag zu aktivieren.

3.2 Audit- und Zertifizierungsprozess

3.2.1 Akzeptieren eines Audit-Plans

Nachdem Sie den Handshake mit einer Zertifizierungsstelle abgeschlossen haben und diese Ihre Informationen überprüft hat, wird sie einen Audit-Plan erstellen.
Dieser Plan erläutert, wie sie Ihr Audit durchführen werden, und wird Ihnen direkt zugesandt (nicht über die Plattform).

Der Plan enthält die folgenden Informationen:

• geplante Termine für das Audit

• die geplante Audit-Dauer

• Aktivitäten für die Dauer

• Stichprobe der für das Audit geplanten Standorte

Sie müssen:

• den Plan sorgfältig prüfen.

• Entweder genehmigen Sie ihn oder fordern Sie bei Bedarf Änderungen an.

Sobald Sie beide dem Plan zustimmen, wird die Zertifizierungsstelle das Audit durchführen.

Hinweis: Die gesamte Kommunikation rund um die Audit-Planung findet außerhalb der Plattform statt, direkt zwischen Ihnen und der Zertifizierungsstelle.

3.2.2 Audit-Prozess und Einreichung von Korrekturmaßnahmen

Nach Vertragsabschluss wird die Zertifizierungsstelle (ZS) ein unabhängiges Audit Ihrer Betriebsabläufe gemäß dem vereinbarten Plan planen und durchführen.

Das Audit kann Folgendes umfassen:

• ein Eröffnungsgespräch

• die Überprüfung Ihrer eingereichten Daten in der RACP und anderer Dokumentation

• eine Besichtigung Ihrer Standorte (für physische Überprüfungen) und Durchführung von Interviews

• eine Überprüfung der Umsetzung von Nachhaltigkeitspraktiken und Systemkontrollen

• eine Identifizierung von Nichtkonformitäten und Anforderung von Korrekturmaßnahmen, falls erforderlich.

Für weitere Details und eine Aufschlüsselung der spezifischen Angaben zum Audit und seinen Regeln können Sie auf diesen Abschnitt des Knowledge Hub verweisen.

Zu diesem Zeitpunkt in Ihrem Audit-Prozess hat die Zertifizierungsstelle das Audit abgeschlossen, um zu bewerten, ob Ihre Organisation die Anforderungen der von Ihnen gewählten Rainforest Alliance-Standards erfüllt.

Falls sie Nichtkonformitäten zu den Anforderungen festgestellt haben, müssen Sie:

1. erläutern, welche Korrekturen Sie vornehmen werden, um die Nichtkonformitäten zu beheben

2. die Grundursache der Nichtkonformität analysieren (Grundursachenanalyse in unseren Regeln)

3. darlegen, wie Sie planen, die Korrekturmaßnahme umzusetzen

Die Zertifizierungsstelle wird überprüfen, ob die eingereichten Nachweise ausreichend sind, um die Nichtkonformitäten zu schließen. Sie können Sie auch auffordern, Nachweise vorzulegen, dass die Probleme behoben wurden.

Sie müssen sowohl Ihre Grundursachenanalyse, Korrektur als auch Korrekturmaßnahme über die RACP-Plattform einreichen.

Um diese einzureichen, befolgen Sie die folgenden Schritte.

Schritt 1 – Anmeldung bei der RACP-Plattform

Melden Sie sich bei der RACP-Plattform an.

• Gehen Sie auf Ihrem Dashboard zum Abschnitt „Feststellungen“. In diesem Abschnitt sehen Sie den Audit-Bericht/die Feststellungen, die von dem/der AuditorIn nach Ihrem Audit erstellt wurden. Er beschreibt die Bereiche der Konformitäten und Nichtkonformitäten während des Audits.

• Doppelklicken Sie auf die mit Ihrem Audit verbundenen Feststellungen. Dies öffnet die detaillierte Ansicht des Berichts

Schritt 2 – Überprüfung der Audit-Feststellungen

Lesen Sie den Bericht durch. Bei jeder Anforderung, bei der Ihre Organisation nicht konform war, wird von Ihnen erwartet, dass Sie Eingaben für diese Abschnitte machen:

• Grundursachenanalyse: Hier geben Sie den zugrunde liegenden Grund an, warum die Nichtkonformität aufgetreten ist. Sie geht über das unmittelbare Problem hinaus, um das systemische oder prozessbezogene Versagen zu identifizieren, das das Problem ermöglicht hat.

• Korrektur: Hier geben Sie die sofortige Maßnahme an, die Sie ergreifen werden, um die Nichtkonformität zu beheben und die Situation wieder in Übereinstimmung zu bringen.

• Korrekturmaßnahme: Hier geben Sie eine langfristige Lösung an, die die Grundursache angeht, um ein Wiederauftreten der Nichtkonformität zu verhindern.

Sehen Sie sich die Abschnitte im Bild unten an:

Geben Sie hier die Grundursachenanalyse ein

Geben Sie hier die Korrektur ein

Geben Sie hier die Korrekturmaßnahmen ein

Schritt 3 – Einreichung der Korrekturmaßnahme und Hochladen von Dateien

Die Plattform ermöglicht das Anhängen von Dateien, die mit Zertifizierungsstellen geteilt werden können.

Zum Beispiel: Um einen Nachweis der Korrektur einer Nichtkonformität zu erbringen, können Sie verschiedene Arten von Belegen oder Bildern anhängen, die zeigen, dass das Problem behoben wurde. Diese Anhänge helfen Zertifizierungsstellen zu überprüfen, dass die Korrektur wirksam umgesetzt wurde.

• Verwenden Sie den „Dateien-Tab“, um die Dateien hochzuladen, die Sie den Feststellungen anhängen möchten

Sobald Sie alle erforderlichen Informationen bereitgestellt haben, müssen Sie diese bei Ihrer Zertifizierungsstelle einreichen.

• Dies erfolgt, indem Sie die Option „Korrekturmaßnahme einreichen“ auswählen aus dem Dropdown-Bereich in der oberen rechten Ecke Ihres Bildschirms, wie im Bild oben dargestellt, und auf die Schaltfläche „Ausführen“ klicken, um die Dateien einzureichen.

Sie werden feststellen, wenn Sie zu Ihrem Dashboard zurückkehren, dass die von Ihnen überprüfte Feststellung von Ihrem Dashboard verschwunden ist. Sie steht nun Ihrer Zertifizierungsstelle zur Überprüfung zur Verfügung.

Die Zertifizierungsstelle wird direkt mit Ihnen kommunizieren, falls weitere Belege, Anpassungen oder positive Entscheidungen zur Einreichung Ihrer Korrekturmaßnahmen erforderlich sind. Sollte die Überprüfung erfolgreich sein und die Nichtkonformität geschlossen werden, können Sie zum nächsten Schritt übergehen, das Zertifikat einzusehen.

3.2.3 Mein Zertifikat ansehen

Dieser Abschnitt zeigt Ihnen, wie Sie schnell auf Ihre Zertifizierungsdetails zugreifen und diese einsehen können über die Plattform. Ob Sie den Status Ihres Zertifikats überprüfen, wichtige Daten bestätigen oder eine Kopie herunterladen müssen zum Teilen, dieser Leitfaden führt Sie durch die Schritte, um alles Erforderliche an einem Ort zu finden.

Befolgen Sie diese einfachen Schritte, um Ihr Zertifikat einzusehen und herunterzuladen:

1. Melden Sie sich bei Ihrer MyRA-Plattform mit Ihren üblichen Anmeldedaten an.

2. Sobald Sie auf Ihrem Dashboard sind, suchen Sie nach dem Abschnitt „Empfohlene Dienste“.

3. Klicken Sie auf die Kachel „Zertifizierung“, dies führt Sie zu Ihren Zertifizierungsdetails.

4. Ein neues Fenster öffnet sich, dies führt Sie zur Zertifizierungsplattform, RACP.

5. Sobald Sie auf dem RACP-Dashboard sind, scrollen Sie einfach nach unten, bis Sie den unten hervorgehobenen Abschnitt „Zertifikate“ sehen.

6. Im Abschnitt „Zertifikate“ suchen Sie das Zertifikat, das Sie herunterladen möchten.

7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Herunterladen, es ist das erste Symbol in der Zeile, gekennzeichnet durch ein Medaillensymbol.

8. Ihr Zertifikat wird direkt als PDF auf Ihr Gerät heruntergeladen.

Hinweis: Ihr Zertifikat enthält einen QR-Code. Sie können ihn mit einem mobilen Gerät scannen, um Ihr Zertifikat schnell auf einem anderen Bildschirm anzuzeigen, perfekt zum Teilen oder als Schnellreferenz!

4. Zertifizierung mit Bestätigung

Nach Abschluss Ihres Zertifizierungsrahmens erhalten Sie möglicherweise eine E-Mail von der Rainforest Alliance, die bestätigt, dass Ihre Organisation sich für eine Zertifizierung über Bestätigung qualifiziert und nicht über den standardmäßigen Audit-Weg.

Dies bedeutet, dass Ihre Organisation durch die Risikobewertung der Lieferkette (SCRA) als risikoarm (Risikostufe A) eingestuft wurde und kein vollständiges Audit durch Dritte erfordert. Stattdessen schließen Sie eine Selbstbewertung ab, die direkt von der Rainforest Alliance überprüft wird.

Bei Genehmigung erhalten Sie ein Bestätigungsschreiben, eine formelle Anerkennung, dass Ihre Betriebsabläufe die Zertifizierungsanforderungen der Rainforest Alliance erfüllen. Anders als ein Zertifikat, das nach einem vollständigen Audit ausgestellt wird und die Verwendung der Rainforest Alliance Certified Marken erlaubt, hat das Bestätigungsschreiben die gleiche Gültigkeit wie ein Zertifikat. Es bestätigt, dass risikoarme Organisationen die Nachhaltigkeitsstandards im Rahmen des Rainforest Alliance-Zertifizierungsprogramms einhalten.

Falls während der Überprüfung Lücken festgestellt werden, kann Ihre Organisation zum Audit-Weg umgeleitet werden, um den standardmäßigen Zertifizierungsprozess abzuschließen.

4.1 Überprüfung & Verifizierung der Bewertung

Die Bestätigung ersetzt das Audit durch eine dokumentenbasierte Überprüfung:

1. Sie füllen eine Selbsteinschätzung aus und reichen sie ein

2. Die Rainforest Alliance bewertet Ihre Einreichung

3. Sie können um Klarstellungen oder Korrekturen gebeten werden.

4. Falls nicht genehmigt, ist Ihre einzige Möglichkeit, zertifiziert zu werden, über den Audit-Weg.

5. Bei Genehmigung erhalten Sie Ihr Zertifikat über ein Bestätigungsschreiben

4.1.1 Abschluss der Selbsteinschätzung

• Einloggen bei MyRA

• Öffnen Sie Ihr Zertifizierungs-Dashboard

• Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Zertifizierungsweg

• Klicken Sie auf die Umschaltfläche für die Bestätigungs-Option

• Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche in der Kachel mit der Bezeichnung „Selbsteinschätzung einreichen“

Sie werden zur neuen Rainforest Alliance-Zertifizierungsplattform (RACP) weitergeleitet, um mit der Bewertung zu beginnen.

In der RACP:

• Sie sehen die Selbstbewertung zum Standard für nachhaltige Landwirtschaft v1.4

• Das Formular ist nach Kapiteln strukturiert, mit spezifischen Anforderungen hinsichtlich Compliance und Umsetzung

• Geben Sie für jede Frage eine der folgenden Optionen an:

  • Konformität

  • Nichtkonformität

  • Nicht zutreffend (N/A)

Nutzen Sie die Erläuterungen, die im Formular neben jeder Anforderung bereitgestellt werden, um Ihre aktuellen Betriebsabläufe anhand jeder Anforderung zu bewerten.

Seien Sie so gründlich und genau wie möglich, da diese Selbstbewertung die Grundlage für Ihre Zertifizierungsentscheidung bildet.

Wenn Sie jeden Abschnitt erfolgreich beantwortet haben mit ausreichenden Nachweisen, können Sie auf die Schaltfläche „Einreichen“ klicken und auf der nächsten Seite bestätigen.

Die Daten werden nun zur Bewertung und Verifizierung an die Rainforest Alliance gesendet.

4.1.2 Bewertung und Verifizierung durch die Rainforest Alliance

Das Überprüfungsteam der Rainforest Alliance wird Ihre Selbsteinschätzung sorgfältig evaluieren zusammen mit den Daten, die Sie bereits während Ihres Antrags eingereicht haben.

Im Rahmen dieser Überprüfung können Sie gebeten werden, Klarstellungen oder zusätzliche Belege bereitzustellen, um Ihre Antworten zu validieren.

Dieser Prozess stellt sicher, dass Ihre Betriebsabläufe die Anforderungen des Standards erfüllen und dass die Integrität des Zertifizierungssystems gewahrt bleibt.

Basierend auf dem Ergebnis dieser Bewertung kann die Rainforest Alliance entweder:

• ein Bestätigungsschreiben ausstellen und die Zertifizierung ohne die Notwendigkeit eines Audits gewähren, oder

• Ihre Organisation zum Audit-Weg umleiten, falls bestimmte Elemente nicht ausreichend allein durch Dokumentation verifiziert werden können.

Falls Sie zum Audit-Weg umgeleitet werden, verweisen Sie bitte auf den Abschnitt „Antrag auf neue Zertifizierung über Audit“ für die nächsten Schritte.

4.2 Ausstellung & Ansicht des Bestätigungsschreibens

Die Rainforest Alliance sendet Ihnen eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald die Bewertung und Verifizierung Ihrer Daten abgeschlossen ist. Wenn das Ergebnis der Überprüfung positiv ist und die Entscheidung getroffen wird, ein Bestätigungsschreiben auszustellen, werden Sie informiert.

Das Bestätigungsschreiben wird auf der RACP zur Verfügung gestellt, wo Sie es einsehen und herunterladen können. Die Rainforest Alliance stellt das Bestätigungsschreiben in der Regel innerhalb von bis zu 2 Wochen nach Einreichung aus. Dies kann je nach Vollständigkeit Ihrer Einreichung und dem aktuellen Bearbeitungsvolumen bei der Rainforest Alliance variieren.

Eine Erinnerung, dass ein Bestätigungsschreiben im Kontext der Rainforest Alliance-Nachhaltigkeits-Compliance als gleichwertig zu einem Zertifikat angesehen wird

Um Ihr Bestätigungsschreiben einzusehen und herunterzuladen, befolgen Sie die folgenden Schritte:

• Melden Sie sich bei der MyRA-Plattform mit Ihren Anmeldedaten an

• Navigieren Sie von Ihrem Dashboard nach unten zum Abschnitt „Empfohlene Dienste“

• Klicken Sie auf die „Zertifizierungs-Kachel“, und es öffnet sich ein neues Fenster mit Details zum Zertifizierungs-Tab

• Wählen Sie die Kachel „Bestätigungsschreiben überprüfen“ aus.

• Sie werden zum RACP-Dashboard weitergeleitet.

• Scrollen Sie von Ihrem RACP-Dashboard zum Abschnitt „Zertifikate“. Hier finden Sie das aufgelistete Bestätigungsschreiben.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Herunterladen. Es ist das Medaillensymbol vor der Zeile des Bestätigungsschreibens.

• Ihr Bestätigungsschreiben wird als PDF heruntergeladen auf Ihr Gerät, und Sie können es von dort aus einsehen.

4.3 Was nach der Zertifizierung zu tun ist

Sobald Ihre Organisation zertifiziert ist, erhalten Sie Zugang zu zwei wichtigen Tools, die Transparenz und verantwortungsvolle Beschaffung unterstützen: Rückverfolgbarkeit und Claims.

4.3.1 Aufrechterhaltung der Zertifizierung

Um zertifiziert zu bleiben, muss ein/e ZertifikatsInhaberIn:

1. die Einhaltung des Standards aufrechterhalten

   • ZertifikatsInhaberInnen müssen während des gesamten Zyklus durchgängig den Rainforest Alliance-Standard für nachhaltige Landwirtschaft oder den anwendbaren Lieferketten-Standard erfüllen.

   • Sie müssen Korrekturmaßnahmen umsetzen, wenn Nichtkonformitäten auftreten.

2. Respektvolle Verwendung der Rainforest Alliance-Marken

   • Die Verwendung des Rainforest Alliance-Siegels muss den Markenrichtlinien und Lizenzbedingungen folgen.

   • Missbrauch kann zur Aussetzung oder zum Entzug der Zertifizierung führen.

3. Aussetzung oder Entzug des Zertifikats vermeiden

   • Zertifizierungsstellen können ein Zertifikat aussetzen oder entziehen, wenn:

     • Audits nicht durchgeführt werden

     • Nichtkonformitäten nicht behoben werden

     • Zertifizierungsregeln verletzt werden

4.3.2 Rückverfolgbarkeit

Als Lieferketten-Organisation ermöglicht Ihnen die Rückverfolgbarkeit, zertifizierte Produkte zu verfolgen, während sie sich durch die Lieferkette von ProduzentInnen zu VerarbeiterInnen, ExporteurInnen und darüber hinaus bewegen. Dies stellt sicher, dass zertifizierte Waren ordnungsgemäß dokumentiert und in jeder Phase verifiziert werden können. Es hilft Ihnen, Glaubwürdigkeit bei Käufern und Partnern aufrechtzuerhalten und unterstützt die Einhaltung von Nachhaltigkeitsstandards.

Für weitere Informationen zur Verwendung unseres Rückverfolgbarkeitssystems, MultiTrace, siehe diesen Leitfaden.

4.3.3 Claims

Claims ermöglichen es Ihnen, Ihren zertifizierten Status an Kunden und Interessengruppen zu kommunizieren. Dies umfasst die Verwendung genehmigter Logos, Etiketten oder Aussagen auf Verpackungen, Websites und Werbematerialien. Alle Claims müssen spezifischen Richtlinien folgen, um sicherzustellen, dass sie klar, korrekt und mit den Zertifizierungsregeln übereinstimmen.

Für weitere Informationen zur Verwendung unseres Claims-Systems siehe diesen  Leitfaden.

5. Erweiterungen des Zertifizierungsrahmens

Eine Rahmenerweiterung ist eine offizielle Aktualisierung Ihrer gültigen Rainforest Alliance-Zertifizierung, die wesentliche Änderungen in Ihren Betriebsabläufen widerspiegelt – wie das Hinzufügen neuer landwirtschaftlicher Betriebe, Nutzpflanzen, Standorte oder die Erhöhung des zertifizierten Volumens. Sie stellt sicher, dass Ihre Zertifizierung korrekt, vertrauenswürdig und in Übereinstimmung mit den Rainforest Alliance-Standards bleibt.

5.1 Verständnis von Erweiterungen des Zertifizierungsrahmens

Nachfolgend finden Sie einige bestimmte Aspekte zu Erweiterungen des Zertifizierungsrahmens, die Sie als Lieferketten-Organisation verstehen müssen.

5.1.1 Was ist eine Rahmenerweiterung?

Eine Rahmenerweiterung ist eine formelle Aktualisierung Ihrer Zertifizierung, die Änderungen in den Betriebsabläufen Ihrer Organisation widerspiegelt. Sie ermöglicht es Ihnen, neue Elemente wie mehr Mengen, zusätzliche landwirtschaftliche Betriebe oder Standorte, neue Nutzpflanzen, Aktivitäten oder Rückverfolgbarkeitstypen zu Ihrem bestehenden Zertifikat hinzuzufügen, bevor es abläuft.

5.1.2 Warum und wann ist eine Erweiterung erforderlich?

Sie müssen eine Rahmenerweiterung beantragen, wenn Sie:

• zertifizierte Mengen, Fläche, oder  Gruppenmitglieder erhöhen

• eine neue Nutzpflanze, einen Standort, oder eine Verarbeitungsaktivität hinzufügen

• Ihre Rückverfolgbarkeitstyp ändern (z. B. von Massenbilanz zu Identitätssicherung)

Diese Änderungen müssen in MyRA aktualisiert werden und können je nach Risiko und Umfang der Änderung ein Erweiterungs-Audit erfordern.

5.1.3 Wer initiiert die Erweiterung?

Sie als ZertifikatsInhaberIn sind für die Initiierung einer Rahmenerweiterung verantwortlich.

Wenn sich Ihre Betriebsabläufe ändern, wie z. B. durch Hinzufügen von Volumen, Änderung von Standorten, Rückverfolgbarkeit oder Nutzpflanzen, müssen Sie Folgendes tun:

Schritt 1: Benachrichtigen Sie Ihre Zertifizierungsstelle (ZS)        

Teilen Sie ihnen mit, dass Sie planen, Ihren Rahmen zu erweitern. Dies ist wesentlich für die Koordination und

die Feststellung, ob ein Erweiterungs-Audit erforderlich ist.

Schritt 2: Zertifizierungsstelle übernimmt Verantwortung für den Erweiterungsprozess

Die Zertifizierungsstelle wird Ihren Antrag überprüfen.

Falls sie aufgrund der Änderungen ein Erweiterungs-Audit durchführen müssen, werden sie dann einen Audit-Auftrag erstellen und auf die gleiche Weise vorgehen, wie Sie es für das ursprüngliche Zertifizierungs- oder Überwachungs-Audit getan haben.

Falls kein Audit erforderlich ist, wird die Zertifizierungsstelle die Erweiterung des Zertifikats in der Plattform gewähren, und Sie werden per E-Mail benachrichtigt, sobald Sie das aktualisierte Zertifikat erhalten.

Für weitere Informationen zu Erweiterungen verweisen Sie bitte auf die Zertifizierungs- und Audit-Regeln für die Lieferkette

5.2 Wann ist ein Erweiterungs-Audit erforderlich?

Für vertiefte Kenntnisse zu Erweiterungen verweisen Sie bitte auf die Zertifizierungs- und Audit-Regeln für die Lieferkette.

6. Beantragung eines Wechsels der Zertifizierungsstelle

Ein Wechsel der Zertifizierungsstelle bedeutet die Verlagerung Ihrer Zertifizierungsaufsicht von einer zugelassenen Zertifizierungsstelle zu einer anderen. Dieser Prozess stellt sicher, dass Ihre Zertifizierung gültig und anerkannt bleibt, während die für Ihre Audits und Compliance-Überwachung verantwortliche Organisation gewechselt wird.

Wechsel müssen den festgelegten Regeln in den Zertifizierungs- und Audit-Regeln für die Lieferkette folgen, um die Integrität Ihrer Zertifizierung aufrechtzuerhalten. Es ist wichtig, den Prozess korrekt zu initiieren und klar mit Ihrer neuen Zertifizierungsstelle zu kommunizieren.

Hinweis: Wechsel können nicht initiiert werden für Nichtkonformitäten, die mit einem Plan geschlossen wurden, der eine Nachverfolgungsverifizierung innerhalb von 12 Monaten ab dem Startdatum des vorherigen Audits erfordert.