Guida alla Certificazione per le Organizzazioni della Filiera

1. Guida alla certificazione per gli attori della filiera

Una volta configurata l'organizzazione e completati i passaggi preliminari necessari nella dashboard di MyRA, il modulo Certificazione [Certification] sarà “Sbloccato” [Unlocked]. Per iniziare il processo di certificazione, cliccare sull'icona a forma di freccia nel modulo “Certificazione” [Certification] della dashboard.

NB: accertarsi che agli utenti interessati sia stato assegnato il ruolo corretto “Certificazione” prima di accettare i Termini e condizioni di certificazione.

Suggerimento: se il modulo Certificazione appare ancora bloccato come nell'immagine sottostante, assicurarsi di completare i passaggi preliminari seguendo la guida “Guida introduttiva a MyRA per tutti gli utenti”.

Le voci di configurazione preliminari sono disponibili in questa sezione della dashboard di MyRA, visibile solo agli amministratori dell'organizzazione, come illustrato di seguito. Gli stati appaiono come “Da fare” [To Do] o “Completato” [Completed].

1.1 Accettare i Termini e condizioni della certificazione

Prima di iniziare il processo di certificazione, verrà richiesto di leggere e accettare i Termini e condizioni della certificazione se si desidera procedere con qualsiasi servizio relativo ad essa.

Tali termini fanno riferimento in modo specifico all'utilizzo delle piattaforme online che supportano il sistema di certificazione.

Essi descrivono:

• le modalità attraverso le quali l'organizzazione può accedere e utilizzare la piattaforma;

• le responsabilità per l'accesso sicuro e l'uso appropriato;

• la disponibilità del sistema e cosa succede se l'accesso viene sospeso.

In questa schermata, invitiamo a leggere attentamente l'accordo. Una volta letto, spuntare la casella accanto all'accordo e cliccare su “Iscriviti” [Sign Up] per confermare.

A questo punto si accede alla dashboard di certificazione di Rainforest Alliance, dove è possibile iniziare a completare le attività richieste per la certificazione.

1.2 Panoramica della certificazione di MyRA

Per richiedere la certificazione Rainforest Alliance, è necessario innanzitutto fornire alcune informazioni di base sulla propria organizzazione. Nella dashboard di MyRA, cercare i moduli denominati “Struttura organizzativa” [Organization Structure] e “Siti” [Sites]. È necessario completare queste sezioni prima di poter sbloccare e avviare il processo di domanda per la certificazione.

La pagina Panoramica della certificazione [Certification Overview] è stata creata per guidare passo dopo passo nel processo di certificazione.

Ogni “modulo” rappresenta un'attività specifica o una serie di requisiti da completare. I moduli includono brevi descrizioni per aiutare a comprendere cosa viene richiesto e quali azioni eseguire.

Questa guida illustra passo dopo passo la procedura da seguire.

1.2.1 Sezione di registrazione

Quando si accede alla pagina Panoramica della certificazione [Certification Overview], si trovano diverse sezioni di moduli in cui è necessario inserire i propri dati, a partire dalla sezione “Registrazione” [Registration].

Qui, sarà necessario rivedere e verificare che tutte le informazioni relative alla struttura organizzativa e ai siti siano accurate. Se ci sono stati cambiamenti o sono necessarie correzioni, questo è il momento giusto per aggiornare i dati.

Per confermare le informazioni di registrazione e procedere con la certificazione, seguire i passaggi riportati di seguito.

1.3 Rivedere le informazioni di registrazione

1.3.1 Rivedere la struttura organizzativa

Accertarsi che il rappresentante legale sia corretto e che il numero dei lavoratori sia esatto.

Un lavoratore è una persona che svolge un'attività lavorativa in cambio di un importo in denaro. Il termine "lavoratore" si applica a chiunque, indipendentemente dallo status contrattuale, ad esempio lavoratori permanenti, interinali, stagionali, migranti, a cottimo, documentati, non documentati, o ancora assunti tramite fornitori di manodopera, persone in formazione, personale gestionale (di un gruppo), inclusi tirocinanti e apprendisti, come anche persone temporaneamente assenti dal posto di lavoro o dall'azienda presso cui hanno lavorato di recente per malattia, congedo parentale, ferie, formazione o vertenza industriale.

Una volta riviste le informazioni, è possibile cliccare sul pulsante “Fine” [Finish].

Una volta tornati alla dashboard di MyRA, cliccare nuovamente sul modulo “Certificazione” [Certification] per accedere alla pagina Panoramica della certificazione [Certification Overview] e continuare.

1.3.2 Rivedere e confermare i siti

Il passo successivo nel processo di certificazione consiste nel rivedere e confermare i siti collegati alla propria organizzazione.

Dalla dashboard di certificazione, cliccare sul modulo “Siti” [Sites]. Si aprirà la pagina Siti [Sites], dove sarà possibile visualizzare un elenco di tutti i siti già inseriti dall'amministratore dell'organizzazione.

Cos'è un sito?

Nel programma di certificazione di Rainforest Alliance, per sito si intende qualsiasi luogo fisico in cui si svolgono attività relative alla certificazione.

Sono considerati siti:

• una sede centrale o un ufficio;

• un centro di trasformazione o di confezionamento;

• qualsiasi luogo in cui i prodotti certificati vengono conservati, manipolati o con cui si interagisce.

Ogni organizzazione certificata deve registrare almeno un sito, uno dei quali deve essere designato come sede di gestione centrale (CML), responsabile della supervisione e della gestione delle attività di certificazione. Il CML sarà contrassegnato da una stella nella pagina Siti [Sites].

NB: se la propria organizzazione dispone di un solo sito, questo verrà automaticamente contrassegnato come sede di gestione centrale (CML). Se si dispone di siti multipli, è possibile assegnare il CML spuntando la casella nella pagina Informazioni generali [General Information] durante l'inserimento o la modifica di un sito.

Come aggiungere e creare i siti

Sulla pagina Siti [Sites] è possibile:

• aggiungere un nuovo sito cliccando sul pulsante “+ Aggiungi sito” [+ Add Site] nell'angolo in alto a destra;

• modificare qualsiasi sito esistente cliccando sull'icona a forma di matita accanto ad esso;

• eliminare un sito esistente.

Ogni sito richiederà di fornire informazioni generali quali:

• nome;

• indirizzo;

• dettagli sul Paese e sulla posizione.

Aggiungere colture a un sito

Una volta salvate le informazioni generali, è necessario assicurarsi che a ciascun sito siano associate delle colture.

1. Cliccare sul pulsante “+ Aggiungi coltura” [+ Add Crop].

2. Nella finestra a comparsa, selezionare la coltura applicabile dall'elenco a discesa.

3. Inserire i dettagli richiesti sulle attività relative alla coltura.

I campi variano a seconda del tipo di coltura selezionata.

Ripetere questo processo per aggiungere tutte le colture o varianti di coltura rilevanti al sito.

Una volta creata una coltura, non è possibile modificare le varietà. Se è necessario cambiare la varietà, bisogna eliminare la coltura e crearne una nuova con la varietà corretta. Tuttavia, è sempre possibile modificare le attività e i livelli di tracciabilità di una coltura.

Se si hanno più varietà della stessa coltura, creare una coltura individuale per ciascuna varietà.

Una volta terminata la creazione o la modifica dei siti, si viene reindirizzati alla pagina Panoramica dei siti [Sites Overview] e, cliccando su “Esci” [Leave], si torna alla dashboard di MyRA. È sufficiente cliccare sul modulo “Certificazione” [Certification] per tornare alla pagina Panoramica della certificazione [Certification Overview]. La scheda dei siti dovrebbe ora riportare la dicitura “Completo” [Complete].

Ora che i dati del sito sono stati acquisiti, è possibile passare alla fase successiva: completare la valutazione del rischio di filiera.

2. Domanda per la certificazione per gli attori della filiera

NB: accertarsi di seguire i passaggi riportati di seguito in sequenza, ovvero eseguire il passaggio 2.1 prima di procedere con i passaggi rimanenti.

2.1 Completare la valutazione del rischio di filiera

Ora è necessario completare una valutazione del rischio di filiera per ciascuno dei siti elencati.

Questo passaggio garantisce che i rischi chiave specifici del sito siano documentati per la valutazione prima del processo di audit e certificazione.

Come completare la valutazione del rischio:

1. dalla dashboard di MyRA, cliccare sul modulo Certificazione [Certification];

2. nella pagina Panoramica della certificazione [Certification Overview], cliccare sul modulo “Completa lo scopo di certificazione” [Complete Certification Scope];

3. verranno visualizzati i Termini e condizioni della RACP; leggere i Termini e condizioni e accettarli spuntando la casella e cliccando sul pulsante “Iscriviti” [Sign up];

4. a questo punto si verrà indirizzati alla dashboard della piattaforma di certificazione di Rainforest Alliance (RACP);

5. nella dashboard, cliccare sulla scheda “Siti” [Sites] nella barra di navigazione in alto;

6. verrà visualizzata una tabella che mostra tutti i siti collegati all'organizzazione;

7. per ogni sito, cliccare sull'icona con il simbolo della pagina sul lato sinistro della riga per aprire la pagina Dati del sito [Site Data];

8. nella barra di navigazione in alto, selezionare la scheda “Domande sul sito” [Site Questions];

9. verrà ora visualizzato un elenco di “Domande sulla certificazione del sito” [Site Certification Questions] relative al rischio della filiera e al contesto operativo;

10. utilizzare gli elenchi a discesa per selezionare le risposte più appropriate per ciascuna domanda;

11. ripetere questa procedura per ogni sito elencato nella propria organizzazione.

È necessario rispondere a tutte le domande relative a ciascun sito prima di poter procedere alla finalizzazione dello scopo di certificazione.

Una volta completate e salvate le valutazioni del rischio di filiera per ciascun sito, è possibile procedere con il passaggio successivo: firmare un accordo di licenza con Rainforest Alliance.

2.2 Accordo di licenza

Questo accordo concede all'organizzazione il diritto di partecipare al programma di certificazione Rainforest Alliance e di utilizzare il nome e i marchi Rainforest Alliance a determinate condizioni.

Sottoscrivendolo, l'organizzazione accetta di:

• rispettare i documenti vincolanti, che includono i Termini e condizioni della licenza, gli standard, le regole e le politiche applicabili (consultabili sul nostro Knowledge Hub);

• utilizzare i marchi Rainforest Alliance solo previa approvazione e in conformità con i requisiti;

• segnalare a Rainforest Alliance qualsiasi uso improprio o violazione relativi ai suoi marchi registrati;

• rispettare le normative vigenti sugli scambi commerciali e collaborare appieno con Rainforest Alliance, se necessario;

• pagare royalties o commissioni, se applicabili, in base al proprio modello commerciale e alle transazioni relative ai prodotti.

Iniziare aprendo il modulo Accordo di licenza.

Si accederà alla pagina Accordo di licenza [License Agreement] nella pagina Organizzazione [Organization]; cliccare sul pulsante “Firma un accordo di licenza” [Sign a License Agreement] per leggere l'accordo.

È quindi possibile spuntare la casella per confermare l'accettazione dei termini dell'accordo e procedere. È possibile accedere all'accordo in qualsiasi momento tramite la dashboard della propria organizzazione.

L'accordo di licenza è un requisito obbligatorio. Senza di esso, non sarà possibile completare il processo di certificazione e rilasciare il certificato.

Per qualsiasi domanda sull'accordo di licenza, è possibile contattare il team Customer Success all'indirizzo customersuccess@ra.org.

2.3 Completare lo scopo di certificazione

Lo scopo di certificazione stabilisce:

• i siti e le attività che si certificano;

• i prodotti o le colture che si trattano;

• i livelli di tracciabilità applicabili alle operazioni;

• i volumi annuali stimati di cui si è responsabili;

Queste informazioni saranno condivise con l'ente di certificazione selezionato se si è idonei per un audit e costituiranno la base per la pianificazione dell'audit e il preventivo.

1: Aprire la RACP

Dalla dashboard di MyRA, cliccare sul modulo “Certificazione” [Certification] per accedere alla pagina Panoramica della certificazione [Certification Overview].

Individuare la sezione Domanda [Application] e cliccare sul modulo denominato “Completa scopo di certificazione” [Complete Certification Scope].

Dopo aver cliccato su “Completa scopo di certificazione” [Complete Certification Scope], si passerà alla piattaforma di certificazione di Rainforest Alliance (RACP), dove si effettuerà automaticamente l'accesso, a condizione che al proprio profilo su MyRA sia stato assegnato il ruolo Certificato.

2: Completare il modulo di certificazione

Sulla piattaforma di certificazione di Rainforest Alliance (RACP):

• andare alla sezione “Preparazione alla certificazione” [Certification Preparation];

• cliccare su “Scopo di certificazione” [Certification Scope];

• si aprirà un modulo con diverse sezioni sul lato destro già precompilate con i dati inseriti da MyRA (ad es., i siti, le colture e le attività).

NB: non modificare i dati precompilati. Se è necessario apportare correzioni ai dati, contattare il team Customer Success all'indirizzo customersuccess@ra.org. Le modifiche apportate potrebbero compromettere l'accuratezza delle informazioni relative alla certificazione.

• rivedere tutti i campi. Accertarsi che tutti i dati siano corretti;

• azione richiesta: accertarsi di compilare la colonna “Soglia” [Treshold] nella tabella Colture [Crops], indicando se la propria organizzazione gestisce volumi superiori o inferiori a quelli certificati da Rainforest Alliance per ciascuna coltura. Sono inclusi tutti i volumi di colture gestiti dall'organizzazione, anche quelli che non rientrano nello scopo di certificazione di Rainforest Alliance. Qui è possibile consultare le linee guida relative alle soglie di volume.

È importante notare che nel questionario è presente una casella di conferma, che deve essere spuntata con “Sì” [Yes] se applicabile, e che le risposte corrispondenti nella sezione sotto la casella devono essere compilate per poter inviare lo scopo di certificazione.

Se la risposta a una qualsiasi delle domande nello scopo di certificazione è “No”, l'icona piccola sul lato destro del pannello apparirà come una “X” rossa, mentre le sezioni a cui è stata data risposta affermativa verranno contrassegnate con un segno di spunta verde, come mostrato di seguito.

• una volta completato il questionario, cliccare su “Salva e convalida” [Save and Validate] nella parte superiore del modulo;

• se nel modulo sono presenti errori, apparirà un riquadro rosso di avviso che indica il tipo di errore. Cliccando sull'errore, si verrà reindirizzati alla domanda in cui si trova l'errore, in modo da poterlo correggere;

• se tutto è stato completato correttamente, apparirà un messaggio di conferma verde;

• successivamente, cliccare su “Invia” [Submit] in basso a destra per essere reindirizzati a un'altra pagina;

• nella pagina seguente, inserire eventuali commenti e confermare la veridicità delle informazioni fornite spuntando la casella. Infine, completare la procedura cliccando sul pulsante “Invia” [Submit].

2.4 Percorso di certificazione

Dopo aver inviato lo scopo di certificazione, questo verrà elaborato. Potranno volerci tra i 5 e i 15 minuti.

Una volta completata l'elaborazione dello scopo di certificazione, si riceverà un'e-mail da Rainforest Alliance dal titolo “Conferma dell'invio dello scopo di certificazione” [Certification Scope Submission Confirmation] che conferma il percorso di certificazione e fornisce le fasi da seguire in base alle valutazioni del rischio:

audit (livello di rischio B-C) o endorsement (livello di rischio A).

Per una descrizione dettagliata della valutazione del rischio di filiera e delle modalità di determinazione del percorso pertinente, si prega di fare riferimento al manuale “Processo e tempistiche di certificazione”.

La procedura da seguire per entrambi i percorsi è descritta in modo più dettagliato nelle sezioni seguenti.

2.4.1 Certificazione tramite audit

Se la propria organizzazione viene classificata con un livello di rischio della filiera pari a B o C, si seguirà il percorso di audit.

Ecco i passaggi coinvolti:

• compilazione del modulo di domanda per la certificazione (CAF);

• stipulazione del contratto con un ente di certificazione approvato;

• esecuzione di un audit esterno per verificare la conformità;

• ricezione di un certificato dopo aver superato la verifica.

Questo certificato conferma che le operazioni sono conformi agli standard di certificazione di Rainforest Alliance e consente l'uso dei marchi Rainforest Alliance.

Per istruzioni dettagliate, consultare la sezione “3. Fare domanda per una nuova certificazione con audit”.

Per qualsiasi domanda sui percorsi o sui livelli di rischio, è possibile contattare il team Customer Success all'indirizzo customersuccess@ra.org.

2.4.2 Certificazione tramite endorsement

Se la propria organizzazione viene valutata a basso rischio con un livello di rischio A, si ha diritto alla certificazione tramite endorsement.

In questo caso:

• sarà necessario compilare un'autovalutazione basata sullo standard di agricoltura sostenibile;

• Rainforest Alliance esaminerà internamente la richiesta;

• se le informazioni non possono essere verificate appieno, è possibile che si venga reindirizzati al percorso di audit;

• se approvata, si riceverà una lettera di endorsement invece di un certificato. Tale lettera di endorsement conferisce all'organizzazione gli stessi diritti e responsabilità previsti dal certificato.

La lettera di endorsement conferma formalmente la conformità agli standard di sostenibilità di Rainforest Alliance in base ai quali si è stati valutati, consentendo il commercio di prodotti certificati e l'utilizzo dei marchi Rainforest Alliance ove applicabile.

Per una descrizione più dettagliata su come ottenere la certificazione tramite endorsement, consultare la sezione "4. Fare domanda per una nuova certificazione con endorsement” riportata di seguito.

Per qualsiasi domanda sui percorsi o sui livelli di rischio, è possibile contattare il team Customer Success all'indirizzo customersuccess@ra.org.

2.4.3 Come procedere con la certificazione

Una volta ricevuta l'e-mail con il percorso assegnato:

1. accedere al portale di MyRA e andare alla pagina Panoramica della certificazione;

2. andare alla sezione “Domanda” [Application] della dashboard di certificazione;

3. usare il pulsante sottostante per selezionare Audit o Endorsement;

4. seguire i passaggi indicati per procedere con la certificazione.

3. Stipulazione dei contratti e certificazione con audit

NB: leggere questa sezione solo se l'e-mail ricevuta da Rainforest Alliance indica di seguire l'approccio di certificazione tramite audit. Se si è idonei alla certificazione tramite endorsement, è possibile passare direttamente a quella sezione.

3.1 Domanda di certificazione e stipulazione del contratto

La domanda di certificazione e la stipulazione di un contratto con un ente di certificazione sono strettamente correlate, in quanto il modulo di domanda contiene i dati relativi allo scopo che l'ente di certificazione utilizza per formulare il preventivo dell'audit.

3.1.1 Panoramica del processo

Di seguito è riportata una panoramica generale delle fasi necessarie per scegliere un ente di certificazione e fare domanda per la certificazione. Accertarsi di annotare quali azioni vengono svolte all'interno della piattaforma di certificazione di Rainforest Alliance (RACP) e quali vengono gestite al di fuori della piattaforma. Nella sezione successiva è disponibile una guida dettagliata passo dopo passo.

1. Compilare il modulo di domanda per la certificazione (CAF) (sulla nuova RACP);

   • completare e inviare il CAF per riassumere i dettagli della certificazione.

2. Consultare l'elenco degli enti di certificazione autorizzati nella propria regione (sulla RACP);

   • il CAF mostrerà un elenco degli enti di certificazione autorizzati a effettuare un audit nella propria regione e per il proprio scopo (coltura, attività).

3. Selezionare e contattare un ente di certificazione (al di fuori della piattaforma);

   • verificare gli enti di certificazione disponibili elencati nel CAF e contattarli telefonicamente o via e-mail utilizzando le informazioni contenute nel CAF scaricato per richiedere un preventivo.

4. Accettare un preventivo e firmare un contratto (al di fuori della piattaforma);

   • tutte le trattative relative ai prezzi e agli accordi contrattuali avvengono direttamente con l'ente di certificazione scelto.

5. Tornare alla piattaforma per avviare la procedura di stretta di mano (Handshake) (sulla RACP);

   • una volta stipulato il contratto, accedere nuovamente a MyRA con le proprie credenziali e collegarsi alla RACP per avviare la procedura di stretta di mano e consentire all'ente di certificazione di accedere ai dati della certificazione.

3.1.2 Compilare e inviare il modulo di domanda per la certificazione (CAF)

Una volta inviato lo scopo di certificazione, il passo successivo è compilare il modulo di domanda per la certificazione (CAF). Questo modulo raggruppa tutte le informazioni relative alla propria organizzazione in un riepilogo strutturato che gli enti di certificazione potranno esaminare e utilizzare durante il processo di preventivazione e pianificazione dell'audit.

1: Accedere al CAF

• accedere alla piattaforma di certificazione di Rainforest Alliance (RACP);

• dalla dashboard, trovare la sezione “Preparazione alla certificazione” [Certification Preparation];

• cliccare sulla riga denominata “Modulo di domanda per la certificazione” [Certification Application Form];

2: Compilare il modulo

Si verrà ora indirizzati a un modulo basato su un questionario con campi a risposta obbligatoria.

• scorrere il modulo per rivedere e aggiornare i campi obbligatori;

• sul lato destro, completare la sezione della checklist per confermare che tutti i dettagli richiesti siano stati rivisti;

• quando si è pronti, cliccare su “Salva e convalida” [Save and Validate] nella barra delle attività in alto;

• i campi o le domande in sospeso saranno evidenziati in rosso: basterà cliccare sulla barra di avviso rossa per visualizzare i campi da compilare.

Se tutte le informazioni sono state inserite correttamente, verrà visualizzato un messaggio di conferma verde che indica che è tutto in regola. Come di seguito:

Poi, cliccare sul pulsante “Invia modulo” [Submit Form] in basso a destra nella pagina per completare la domanda.

Inserire eventuali commenti aggiuntivi relativi alla domanda per la certificazione, quindi spuntare la casella di conferma e cliccare nuovamente su “Invia” [Submit].

3: Scaricare il CAF

Dopo aver inviato la domanda, tornare alla dashboard della RACP e andare al menu “Documenti” [Documents].

Qui è possibile trovare un PDF scaricabile denominato “Domanda per la certificazione di Rainforest Alliance” [Rainforest Alliance Certification Application]. Questo documento raggruppa tutte le informazioni inviate e sarà utile durante la fase di preventivazione con gli enti di certificazione.

• cliccare e spuntare la casella a sinistra della riga per selezionare il documento;

• successivamente, cliccare sull'icona “Scarica” [Download] nella barra delle attività in alto a destra.

3.1.3 Selezionare un ente di certificazione autorizzato (EC)

Una volta inviato il modulo di domanda per la certificazione (CAF), il passo successivo consiste nel selezionare un ente di certificazione a cui richiedere un preventivo per l'esecuzione dell'audit.

Il CAF contiene un elenco degli enti di certificazione autorizzati a certificare le organizzazioni nella sezione evidenziata di seguito.

È possibile richiedere preventivi a diversi enti di certificazione e stipulare un contratto con quello che meglio soddisfa le proprie esigenze.

Come rivolgersi a un ente di certificazione:

• trovare i recapiti degli enti di certificazione in questa sezione del Knowledge Hub;

• condividere il proprio CAF con l'ente per richiedere un preventivo basato sullo scopo di certificazione;

• le trattative sui prezzi e gli accordi contrattuali saranno gestiti in privato con l'EC selezionato, al di fuori della piattaforma;

• una volta stipulato il contratto, si ritornerà sulla piattaforma per avviare il processo di stretta di mano (Handshake) e mettersi in collegamento formalmente con il proprio ente di certificazione.

3.1.4 Completare il processo di stretta di mano (Handshake) con l'ente di certificazione

Una volta stipulato un contratto con l'ente di certificazione selezionato al di fuori della piattaforma, il passo successivo consiste nel registrare tale accordo sulla piattaforma. Questo processo è noto come stretta di mano o Handshake.

La stretta di mano è un passaggio fondamentale che consente la condivisione sicura dei dati tra un'organizzazione e l'ente di certificazione. Senza completare questo passaggio, l'ente di certificazione selezionato non potrà accedere alla domanda né iniziare a pianificare l'audit.

Processo di stretta di mano (Handshake)

Ecco cosa succede durante e dopo la stretta di mano:

1. Il titolare di certificato avvia la procedura di stretta di mano sulla RACP;

   • è responsabilità dell'organizzazione avviare la procedura di stretta di mano sulla piattaforma. In questo modo, l'ente di certificazione selezionato può accedere al profilo dell'organizzazione, compresa la domanda presentata e i dati indicatori.

2. L'ente di certificazione conferma il contratto;

   • una volta avviata la procedura di stretta di mano, l'ente di certificazione avrà accesso ai dati dell'organizzazione e potrà iniziare a verificare le informazioni inviate fino a quel momento.

3. Preparazione all'audit;

   • accedendo al profilo, l'ente di certificazione può prepararsi all'audit utilizzando dati e documentazione accurati forniti attraverso la piattaforma e creare un ordine di audit, che conferma la validità del contratto nel sistema e impedisce la possibilità di cambiare ente di certificazione per gli anni specificati, in conformità con le Regole di certificazione e di audit per la filiera.

1 - Avviare il processo di stretta di mano (Handshake)

Seguire questi passaggi per avviare la procedura di stretta di mano dalla RACP:

1. accedere a MyRA e selezionare il modulo “Certificazione” [Certification] nella sezione “Servizi consigliati” [Recommended Services]. Cliccarci sopra e poi cliccare nuovamente sul modulo “Completa lo scopo di certificazione” [Complete Certification Scope]. In questo modo si tornerà alla RACP;

2. sulla piattaforma di certificazione di Rainforest Alliance (RACP), nella barra delle attività situata nella parte superiore dello schermo, cliccare sul menu “Contratti” [Contracts];

3. Nella scheda Contratti [Contracts], cliccare sull'icona a forma di pagina nella riga “Standard di agricoltura sostenibile” [Sustainable Agriculture Standard] per aprire il modulo del contratto.

1. Nel modulo della finestra a comparsa:

   • ciccare sull'icona a forma di persona nella finestra a comparsa;

• nella finestra successiva, cercare il nome dell'ente di certificazione con cui si è stipulato il contratto:

• selezionare il servizio pertinente - Standard di agricoltura sostenibile [Filiera] [Sustainable Agriculture Standard [Supply Chain]] dal menu a tendina (se non già selezionato);

• inserire l'anno del contratto, la data di inizio del contratto e la data di scadenza del contratto del periodo di servizio (3 anni dopo l'inizio);

• cliccare su “Salva e chiudi” [Save and Close] nella parte superiore della pagina per completare la procedura.

2 - Confermare la stretta di mano (Handshake)

La stretta di mano verrà ora inviata al proprio ente di certificazione per la conferma. Una volta creato l'ordine di audit, la stretta di mano è completata e l'accesso al profilo di certificazione da parte dell'ente di certificazione è attivato.

NB: una volta creato l'ordine di audit, il sistema non consentirà più di modificare gli enti di certificazione entro il periodo contrattuale specificato. Per ulteriori informazioni, consultare le Regole di certificazione e di audit per la filiera.

3 - Pianificare la data di un audit

Grazie all'accesso ai dati memorizzati sulla RACP, l'ente di certificazione può ora iniziare a pianificare l'audit. Ciò comporterà la creazione di un piano di audit per l'esecuzione delle attività di audit.

NB: in alcuni Paesi (come il Ghana), il personale di Rainforest Alliance può assegnare preventivamente un ente di certificazione al profilo. In tal caso, gli enti di certificazione suggeriti indicati nella domanda sono già idonei. Sarà comunque necessario avviare la procedura di stretta di mano per attivare il contratto.

3.2 Processo di audit e certificazione

3.2.1 Accettare un piano di audit

Dopo aver completato la procedura di stretta di mano (Handshake) con un ente di certificazione e dopo che quest'ultimo avrà verificato le informazioni, verrà preparato un piano di audit.
Questo piano spiega come verrà eseguito l'audit e verrà inviato direttamente all'organizzazione (non tramite la piattaforma).

Il piano contiene le seguenti informazioni:

• la date pianificate per l'audit;

• la durata pianificata dell'audit;

• le attività da svolgere nella durata prestabilita;

• i campioni dei siti pianificati per l'audit.

Sarà necessario:

• esaminare attentamente il piano;

• approvarlo o, se necessario, richiedere delle modifiche.

Una volta che si è raggiunto un accordo, l'ente di certificazione eseguirà l'audit.

NB: tutte le comunicazioni relative alla pianificazione dell'audit avvengono al di fuori della piattaforma, direttamente tra l'organizzazione e l'ente di certificazione.

3.2.2 Processo di audit e presentazione delle azioni correttive

Una volta stipulato il contratto, l'ente di certificazione (EC) pianificherà ed effettuerà un audit indipendente delle operazioni in conformità con il piano concordato.

L'audit può includere:

• una riunione preliminare;

• la verifica dei dati inviati sulla RACP e di altri documenti;

• la visita dei siti (controllo fisico) e la conduzione di colloqui;

• la verifica dell'implementazione di pratiche sostenibili e di sistemi di controllo;

• l'identificazione di non conformità e la richiesta di azioni correttive, se necessarie.

Per ulteriori dettagli e informazioni specifiche relative all'audit e alle relative regole, è possibile consultare questa sezione del Knowledge Hub.

A questo punto del processo di audit, l'ente di certificazione ha completato l'audit volto a valutare se l'organizzazione soddisfa i requisiti degli standard di Rainforest Alliance scelti.

Nel caso in cui l'ente abbia trovato delle non conformità, sarà necessario:

1. spiegare quali correzioni saranno adottate per riparare le non conformità;

2. analizzare le cause scatenanti delle non conformità (analisi della causa scatenante nelle nostre regole);

3. condividere come si intendono attuare le azioni correttive.

L'ente di certificazione verificherà che le prove presentate siano sufficienti per chiudere le non conformità. Potrebbe anche chiedere di fornire prove che dimostrino che i problemi sono stati risolti.

È necessario inviare l'analisi della causa scatenante, la correzione e l'azione correttiva tramite la RACP.

Per inviare questi documenti, seguire i passaggi indicati di seguito.

1 - Accedere alla RACP

Accedere alla RACP.

• Dalla dashboard, andare alla sezione “Esiti” [Findings]. In questa sezione sono visualizzati il rapporto di audit/gli esiti generati dall'auditor a seguito dell'audit. Vengono descritti in dettaglio le aree di conformità e non conformità riscontrate durante l'audit.

• Cliccare due volte sugli esiti associati all'audit. In questo modo si aprirà la vista dettagliata del rapporto.

2 - Esaminare gli esiti dell'audit

Leggere attentamente il rapporto. Per ogni requisito che l'organizzazione non ha soddisfatto, è necessario fornire informazioni relative alle seguenti sezioni:

• Analisi della causa scatenante [Root Cause Analysis] - Qui vanno indicate le ragioni alla base del motivo per cui si è verificata la non conformità. Si va oltre il problema immediato per identificare il fallimento sistemico o a livello di processo che ha fatto sì che il problema si verificasse.

• Correzione [Correction] - Qui vanno indicate le misure immediate che si intendono adottare per risolvere la non conformità e riportare la situazione alla conformità.

• Azione correttiva [Corrective Action] - Qui vanno indicate le soluzioni a lungo termine che affrontano la causa scatenante per impedire il ripetersi della non conformità.

Vedere le sezioni nell'immagine sottostante:

3 - Inviare le azioni correttive e caricare i file

La piattaforma consente di allegare file da condividere con gli enti di certificazione.

Ad esempio: per fornire la prova della correzione di una non conformità, è possibile allegare vari tipi di documenti di supporto o immagini che dimostrino che il problema è stato risolto. Questi allegati aiutano gli enti di certificazione a verificare che la correzione sia stata implementata con successo.

• Utilizzare la scheda “File” per caricare i file che si desidera allegare agli esiti.

Una volta fornite tutte le informazioni necessarie, è necessario inviarle all'ente di certificazione.

• Per fare ciò, selezionare l'opzione “Invia azione correttiva” [Submit Corrective Action] dal menu a tendina nell'angolo in alto a destra dello schermo, come illustrato nell'immagine sopra, e cliccare sul pulsante “Esegui” [Execute] per inviare i file.

Una volta tornati di nuovo alla dashboard, si noterà che l'esito esaminato è stato rimosso dalla dashboard. Sarà ora disponibile per la verifica da parte dell'ente di certificazione.

L'ente di certificazione comunicherà direttamente all'organizzazione eventuali richieste di ulteriori documenti di supporto, adeguamenti o decisioni positive in merito alla presentazione delle azioni correttive. Se la verifica ha esito positivo e la non conformità viene chiusa, è possibile passare alla fase successiva, ovvero la visualizzazione del certificato.

3.2.3 Visualizzare il certificato

Questa sezione mostra come accedere rapidamente e visualizzare i dettagli della certificazione tramite la piattaforma. Che si tratti di verificare lo stato del proprio certificato, confermare date importanti o scaricare una copia da condividere, questa guida illustra tutti i passaggi necessari per trovare tutto ciò che serve in un unico posto.

Per visualizzare e scaricare il proprio certificato, seguire questi semplici passaggi:

1. accedere alla piattaforma MyRA usando le proprie credenziali;

2. una volta sulla dashboard, andare alla sezione “Servizi consigliati” [Recommended Services];

3. cliccare sul modulo “Certificazione” [Certification] per visualizzare i dettagli della propria certificazione;

4. si aprirà una nuova finestra che porterà alla piattaforma di certificazione, la RACP;

5. una volta sulla dashboard della RACP, scorrere fino alla sezione “Certificati” [Certificates] mostrata di seguito;

6. nella sezione “Certificati” [Certificates], cercare il certificato che si desidera scaricare;

7. cliccare sul pulsante “Scarica” [Download]. È la prima icona della riga, contrassegnata dal simbolo di una medaglia;

8. il certificato verrà scaricato direttamente sul proprio dispositivo in formato PDF.

NB: il certificato include un codice QR. È possibile scansionarlo con un dispositivo mobile per visualizzare rapidamente il certificato su un altro schermo, l'ideale per condividerlo o consultarlo rapidamente!

4. Certificazione con endorsement

Dopo aver completato lo scopo di certificazione, è possibile ricevere un'e-mail da Rainforest Alliance che conferma che la propria organizzazione è idonea alla certificazione tramite endorsement anziché tramite il percorso di audit standard.

Ciò significa che l'organizzazione è stata valutata come a basso rischio (livello di rischio A) attraverso la valutazione del rischio di filiera (SCRA) e non richiede un audit completo da parte di terzi. Sarà invece necessario compilare un'autovalutazione, che sarà esaminata direttamente da Rainforest Alliance.

Se l'autovalutazione verrà approvata, si riceverà una lettera di endorsement, ovvero un riconoscimento formale che attesta che le operazioni soddisfano i requisiti di certificazione Rainforest Alliance. A differenza di un certificato, che viene rilasciato dopo un audit completo e consente l'uso dei marchi certificati di Rainforest Alliance, la lettera di endorsement ha la stessa validità di un certificato. Essa conferma che le organizzazioni a basso rischio rispettano gli standard di sostenibilità previsti dal programma di certificazione di Rainforest Alliance.

Se durante la verifica vengono individuate delle lacune, l'organizzazione potrebbe essere reindirizzata al percorso di audit per completare il processo di certificazione standard.

4.1 Esame e verifica della valutazione

L'endorsement sostituisce l'audit con una verifica basata sulla documentazione:

1. si completa e si invia un'autovalutazione;

2. Rainforest Alliance valuta la domanda presentata;

3. potrebbero venire richiesti chiarimenti o correzioni;

4. se non approvata, l'unica opzione per ottenere la certificazione sarà quella di seguire il percorso di audit;

5. se approvata, si riceverà un certificato tramite lettera di endorsement.

4.1.1 Completare l'autovalutazione

• accedere a MyRA;

• aprire la dashboard di certificazione;

• scorrere verso il basso fino alla sezione “Percorso di certificazione” [Certification Path];

• cliccare sul pulsante per l'opzione Endorsement;

• cliccare sul pulsante verde nel modulo denominato “Invia autovalutazione” [Submit Self-Assessment].

Si verrà indirizzati alla nuova piattaforma di certificazione di Rainforest Alliance (RACP) per iniziare la valutazione.

Sulla RACP:

• sarà possibile visualizzare l'autovalutazione basata sullo standard di agricoltura sostenibile v1.4;

• il modulo è strutturato per capitoli, con requisiti specifici relativi alla conformità e all'implementazione.

• Per ogni domanda, indicare una delle seguenti opzioni:

  • Conformità [Conformity];

  • Non conformità [Non-Conformity];

  • Non applicabile (N/A) [Not Applicable].

Per valutare le operazioni attuali rispetto a ciascun requisito, utilizzare le spiegazioni fornite nel modulo accanto a ciascun requisito.

Raccomandiamo di essere il più possibile accurati e precisi, poiché questa autovalutazione costituisce la base per la decisione relativa alla certificazione.

Dopo aver risposto a ciascuna sezione fornendo prove sufficienti, è possibile fare clic sul pulsante “Invia” [Submit] e confermare nella pagina successiva.

I dati saranno inviati a Rainforest Alliance per essere valutati e verificati.

4.1.2 Valutazione e verifica da parte di Rainforest Alliance

Il team di revisione di Rainforest Alliance valuterà attentamente l'autovalutazione insieme ai dati già inviati nella domanda.

Come parte di questa valutazione, potrebbe essere richiesto di fornire chiarimenti o ulteriori prove a sostegno per convalidare le risposte fornite.

Questo processo garantisce che le operazioni soddisfino i requisiti dello standard e che venga mantenuta l'integrità del sistema di certificazione.

Sulla base dei risultati di questa valutazione, Rainforest Alliance potrà:

• rilasciare una lettera di endorsement, concedendo la certificazione senza dover effettuare un audit, oppure

• reindirizzare l'organizzazione al percorso di audit se alcuni elementi non possono essere verificati in modo adeguato solo tramite la documentazione.

Se si viene reindirizzati al percorso di audit, fare riferimento alla sezione “Fare domanda per una nuova certificazione con audit” per i passaggi successivi.

4.2 Assegnazione e visualizzazione della lettera di endorsement

Rainforest Alliance invierà una notifica via e-mail una volta completata la valutazione e la verifica dei dati. Se l'esito della revisione è positivo e viene presa la decisione di rilasciare una lettera di endorsement, si riceverà una comunicazione.

La lettera di endorsement sarà resa disponibile sulla RACP in modo da poterla visualizzare e scaricare. Rainforest Alliance rilascia solitamente la lettera di endorsement entro un massimo di 2 settimane dalla presentazione della domanda. Le tempistiche possono variare a seconda della completezza della domanda e dell'attuale volume di richieste presso Rainforest Alliance.

Si ricorda che una lettera di endorsement è considerata equivalente a un certificato nel contesto della conformità alla sostenibilità di Rainforest Alliance.

Per visualizzare e scaricare la tua lettera di endorsement, seguire questi passaggi:

• accedere alla piattaforma MyRA con le proprie credenziali;

• dalla dashboard, andare alla sezione “Servizi consigliati” [Recommended Services];

• cliccare sul modulo “Certificazione” [Certification] così da aprire una nuova finestra con i dettagli della relativa scheda;

• selezionare il modulo “Visualizza lettera di endorsement” [Review Endorsement Letter];

• si verrà indirizzati alla dashboard della RACP;

• dalla dashboard della RACP, scorrere fino alla sezione “Certificati” [Certificates]. Lì sarà possibile trovare la lettera di endorsement in elenco;

• cliccare sul pulsante “Scarica” [Download]. È il simbolo della medaglia davanti alla riga della lettera di endorsement;

• la lettera di endorsement verrà scaricata in formato PDF sul proprio dispositivo, pronta per essere visualizzata.

4.3 Cosa fare dopo la certificazione

Una volta ottenuta la certificazione, l'organizzazione avrà accesso a due strumenti fondamentali che favoriscono la trasparenza e l'approvvigionamento responsabile: la tracciabilità e le dichiarazioni.

4.3.1 Mantenere la certificazione

Per restare certificato, un titolare di certificato deve rispettare le norme riportate di seguito.

1. Mantenere la conformità allo standard

   • I titolari di certificato devono soddisfare costantemente lo standard di agricoltura sostenibile di Rainforest Alliance o lo standard di filiera applicabile durante l'intero ciclo;

   • devono implementare azioni correttive quando si verificano non conformità.

2. Rispettare l'uso dei marchi Rainforest Alliance

   • L'uso del marchio Rainforest Alliance deve seguire le linee guida del marchio e i termini dell'accordo di licenza;

   • l'uso improprio può comportare la sospensione o la revoca della certificazione.

3. Evitare la sospensione o la revoca del certificato

   • Gli enti di certificazione possono sospendere o revocare un certificato se:

     • non vengono condotti gli audit;

     • le non conformità non vengono riparate;

     • vengono violate le regole di certificazione.

4.3.2 Tracciabilità

In quanto organizzazione della filiera, la tracciabilità consente di monitorare i prodotti certificati mentre si muovono lungo la filiera dagli agricoltori ai trasformatori, agli esportatori e oltre. In questo modo si garantisce che le merci certificate siano adeguatamente documentate e possano essere verificate in ogni fase. Aiuta inoltre a mantenere la credibilità nei confronti di acquirenti e partner e favorisce la conformità agli standard di sostenibilità.

Per ulteriori informazioni su come utilizzare il nostro sistema di tracciabilità, MultiTrace, consultare questa guida.

4.3.3 Dichiarazioni

Le dichiarazioni consentono di comunicare il proprio stato certificato ai clienti e agli stakeholder. Ciò comprende l'uso di loghi, etichette o dichiarazioni approvati su confezioni, siti web e materiali promozionali. Tutte le dichiarazioni devono seguire linee guida specifiche per garantire che siano chiare, accurate e conformi alle regole di certificazione.

Per ulteriori informazioni su come utilizzare il nostro sistema Claims per le dichiarazioni, consultare questa guida.

5. Estensioni dello scopo di certificazione

Un'estensione dello scopo è un aggiornamento ufficiale del certificato di Rainforest Alliance valido che riflette cambiamenti significativi nelle operazioni, come l'aggiunta di nuove aziende agricole, colture, siti o l'aumento del volume certificato. Garantisce che la certificazione rimanga accurata, affidabile e conforme agli standard di Rainforest Alliance.

5.1 Informazioni sulle estensioni dello scopo di certificazione

Di seguito sono riportati alcuni aspetti specifici relativi alle estensioni dello scopo di certificazione che è necessario comprendere in qualità di organizzazione della filiera.

5.1.1 Cos'è un'estensione dello scopo?

Un'estensione dello scopo è un aggiornamento formale della certificazione che riflette i cambiamenti nelle operazioni dell'organizzazione. Consente di aggiungere nuovi elementi quali volume maggiore, ulteriori aziende agricole o siti, nuove colture, attività o livelli di tracciabilità al certificato esistente prima della scadenza.

5.1.2 Quando e perché viene richiesta un'estensione?

È necessario richiedere un'estensione dello scopo quando:

• aumentano il volume certificato, l'area o i membri del gruppo;

• si aggiungono una nuova coltura, un nuovo sito o una nuova attività di trasformazione;

• cambia il livello di tracciabilità (ad es., da bilancio di massa a identità preservata).

Queste modifiche devono essere aggiornate su MyRA e potrebbero richiedere un audit di estensione a seconda del rischio e dell'entità della modifica.

5.1.3 Chi avvia l'estensione?

In quanto titolare di certificato, si è responsabili dell'avvio di un'estensione dello scopo.

Quando le operazioni subiscono modifiche, ad esempio aumento del volume, cambiamento di siti, tracciabilità o colture, è necessario procedere come segue.

1: Notificare il proprio ente di certificazione (EC)        

Occorre informarlo della propria intenzione di estendere lo scopo. Questa azione è essenziale per

coordinarsi e determinare se sia necessaria un audit di estensione.

2: L'ente di certificazione si assume la responsabilità del processo di estensione

L'ente di certificazione esaminerà la richiesta.

Se sarà necessario eseguire un audit di estensione in base alle modifiche, verrà creato un ordine di audit e verrà avviata la procedura seguita per l'audit di certificazione iniziale o di sorveglianza.

Se non è necessario alcun audit, l'ente di certificazione concederà l'estensione al certificato sulla piattaforma e si riceverà una notifica via e-mail al momento della ricezione del certificato aggiornato.

Per ulteriori informazioni sulle estensioni, consultare le Regole di certificazione e di audit per la filiera.

5.2 Quando viene richiesto un audit di estensione?

Per informazioni in dettaglio sulle estensioni, consultare le Regole di certificazione e di audit per la filiera.

6. Richiedere il trasferimento di un ente di certificazione

Il trasferimento dell'ente di certificazione comporta il passaggio della supervisione della certificazione da un ente di certificazione autorizzato a un altro. Questo processo garantisce che la certificazione rimanga valida e riconosciuta, pur cambiando l'organizzazione responsabile degli audit e del monitoraggio della conformità.

I trasferimenti devono seguire le norme stabilite nelle Regole di certificazione e di audit per la filiera al fine di mantenere l'integrità della certificazione. È importante avviare correttamente il processo e comunicare in modo chiaro con il nuovo ente di certificazione.

NB: non è possibile avviare trasferimenti per non conformità chiuse con un piano che richieda una verifica di controllo entro 12 mesi dalla data di inizio dell'audit precedente.